BAB II KERANGKA TEORITIS

25

BAB II KERANGKA TEORITIS

A. Tinjauan Pustaka Sebelum memasuki pokok permasalahan, penulis akan terlebih dahulu menjabarkan beberapa pengertian umum mengenai pengetahuan, ketrampilan, kepuasaan dan berbagai pengertian mengenai sistem informasi akuntansi. Penjabaran ini berguna untuk mendasari dan memperkuat penelitian yang dilakukan penulis. 1. Konsep Sistem Informasi Akuntansi Tercapainya tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, bergantung pada kondisi ekonomi di lingkungan perusahaan tersebut. Untuk mengetahui perkembangan ekonomi yang ada, perusahaan sangat membutuhkan informasi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Adanya keterkaitan dan kesinambungan dalam pengumpulan

data dan

informasi yang didukung oleh kinerja yang baik akan membentuk sistem informasi yang handal dan efektif. Dalam pihak manajemen, terutama dalam proses perencanaan dan pengendaliaan berperan penting dalam pelaksanaan sistem informasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem informasi yang langsung menyajikan informasi-informasi untuk pengambilan keputusan,sehingga perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara efektifdan efisien salah satu sub sistem terpenting dalam lingkungan “management information system” adalah sistem informasi akuntansi.

Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang Audie moary mouchlis Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335

26

1.1 Pengertian Sistem Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan yaitu untuk membantu penentuan metode yang akan digunakan untuk mengumpulkan, mengklarifikasi, mengolah semua transaksi keuangan perusahaan sehingga dapat menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam melakukan pengendalian internal, sehingga terjadi saling kontrol antara satu sama lainnya, memberikan dan menyediakan informasi keuangan, mempermudah pengawasan serta mempermudah pengawasan serta mempermudah pengendalian terhadap perencanaan dan hasil yang telah dicapai perusahaan. Menurut Romney et. al. (2006:02) , “ System is a series of two or more components that interact interrelated for a purpose “ 1.2 Pengertian Informasi Informasi memegang peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena itu apabila sistem tidak didukung dengan informasi yang cukup, sistem tersebut akan sulit untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Menurut Romney et. al. (2006:13), mendefinisikan informasi sebagai berikut : “ Information is data that has been organized and processed so that it becomes more meaningful. "


27

Karakteristik informasi yang berguna, yaitu : 1. Relevansi Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi. Mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi. 3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktifitas-aktifitas diorganisasi 4. Tepat Waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan

pengambilan

keputusan

menggunakan

dalam

membuat

keputusan. 5. Dapat Dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. 6. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.


28

Dari kutipan tersebut dapat disimpulkan bahwa hubungan informasi dengan situasi keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan yang relevan, informasi juga harus mampu memberikan ketepatan waktu, ketepatan informasi serta dapat dipergunakan sebagai dasar pengambilan keputusan baik saat ini maupun saat yang akan datang.

1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2007:08), mendefinisikan sitem informasi adalah sebagai berikut : “A series of formal procedures by which data is collected, processed into information and distributed to the users.”

Tujuan sistem informasi menurut Hall (2007:21), adalah: 1) Supporting the provision of management; 2) Support management decision making; 3) Support the daily operations of the company..

Sedangkan menurut Romney et. al. (2006:03); ” Information systems are organized ways to collecting, entering, processing data and storing data, as well as an organized ways to store, manage, control and report such information so that organizations can achieve the goals that have been created.”

Berdasarkan pengertian sistem dan informasi, maka suatu sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhankebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.


29

1.4 Pengertian Akuntansi Hongren et, al. (2003:4) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut: “Accounting is the information system that measures business activity, processes the information into reports, and communicates the results to decision makers”

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak didalam perusahaan dan berbagai pihak diluar perusahaan yang memiliki kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut. Sedangkan menurut Kieso (2002:2), akuntansi bisa didefinisikan secara tepat dengan menjelaskan tiga karakteristik penting dari akuntansi: 1) Identifying, measuring, and communicating financial information about 2) the economic entity to 3) Concerned user. Akuntansi menurut American Accounting Association yang tertulis dalam buku yang ditulis oleh Hall (2007:12) adalah “Accounting as the process identifiying, measuring and communicating economic information to permit informed judgements and decisions of the information.” Dari pengertian tersebut, dikatakan bahwa akuntansi merupakan suatu proses pengidentifikasian, pengukuran dan pengkomunikasian informasi ekonomi untuk menyediakan laporan yang handal untuk membuat keputusan bagi pengguna laporan keuangan.


30

Di dalam pembahasan ini ternyata akuntansi mempunyai tiga proses, sebagai berikut : 1) Mengidentifikasi bukti-bukti yang berasal dari kegiatan-kegiatan ekonomi perusahaan. 2) Mencatat bukti-bukti tersebut yang termasuk dalam proses ini adalah mengklasifikasikan dan menyimpannya dengan cara teratur dan sistematis. 3) Informasi yang berupa laporan akuntansi yang sering disebut laporan keuangan harus dikomunikasikan selama proses penyiapan dan penyebaran informasi tersebut menjadi berarti bagi pemakai. Menurut Ardiyos (2007:34) metode pencatatan Akuntansi terdapat dua metode, yaitu : 1) Metode pencatatan berbasis kas ( cash basis ) Ialah basis akuntansi yang mengakui pengaruh transaksi dan peristiwa lainnya pada saat kas atau setara kas diterima atau dibayar yang digunakan untuk pengakuan pendapatan, belanja dan pembiayaan 2) Metode pencatatan berbasis akrual ( accrual basis ) Ialah basis akuntansi yang mengakui pengaruh transaksi dan peristiwa lainnya pada saat transaksi dan peristiwa tersebut terjadi tanpa memperhatikan saat kas atau setara kas diterima. 1.5 Pengertian Sistem Akuntansi Untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan dengan tepat yang harus dilakukan oleh manajemen maka diperlukan berbagai macam informasi antara lain berupa informasi akuntansi. Informasi tersebut disusun dari data keuangan perusahaan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan dan untuk itu perlu adanya suatu sistem yang mengatur arus dan pengelolaan data akuntansi pada perusahaan.


31

Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah Sistem Akuntansi adalah organisir formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun sesuai dengan suatu skema menyeluruh

untuk

melaksanakan

suatu

kegiatan

atau

mengumpulkan,

mengklasifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan informasi operasi keuangan sebuah perusahaan. Dan sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau secara urut terjadi.

1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Marshall Romney et, al. (2006:6), mendefinisikan Sistem Informasi Akuntasi sebagai berikut : “A system that collects, records, and processes data to produce information for decision makers.”

Sedangkan menurut Wilkinson et. al. (2000:7), Sistem Informasi Akuntansi dijelaskan sebagai : “A unified structure within an entity, such as business firm, that employs physical resources, and other components to transform economic data into


32

accounting information, with the purpose of the information needs of a variety of users.” Berdasarkan kedua definisi diatas, maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kegiatan sumber daya manusia mulai dari mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelola dan menganalisa data untuk diubah menjadi informasi keuangan, agar dapat dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan, misalnya kantor pajak, penanaman modal, maupun para kreditur (pihak ekstern) dan pihak perusahaan sendiri, yang dapat dikerjakan secara manual atau terkomputerisasi dapat diubah menjadi tiga cara yaitu manual, komputerisasi dan perpaduan antara manual dan komputerisasi. Penerapan salah satu dari tiga cara tersebut tergantung dari keberadaan perusahaan dan modernisasi pola pikir pihak manajemen perusahaan. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut : 1) Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukannya ke dalam sistem, 2) Memproses data transaksi, 3) Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang, 4) Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan dikomputer, 5) Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.


33

Romney et. al. (2006:3) membagi Sistem Informasi Akuntansi menjadi lima komponen, yaitu: 1) Sumber Daya Manusia Manusia yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.

2) Prosedur-prosedur Rangkaian alur baik manual maupun yang terotorisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3) Data Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4) Perangkat Lunak (software) Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5) Infra struktur Teknologi Informasi Seperti komputer, peralatan pendukung (peripheral device) dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu Sistem Informasi Akuntansi memenuhi tiga fungsi dasar pentingnya dalam organisasi, yaitu : 1) Mengumpulkan

dan

menyimpan

data

tentang

aktivitas-aktivitas

yang

dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitasaktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang terjadi. 2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.


34

3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-asset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal. Sistem adalah kumpulan dari dua komponen atau lebih yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Informasi adalah data yang sudah diproses sehingga mempunyai nilai lebih. Sedangkan akuntansi sendiri adalah proses identifikasi, pengukuran, dan proses komunikasi informasi ekonomi agar pemakai informasi dapat mengambil pertimbangan dan keputusan berdasarkan informasi tersebut. Dengan demikian Sistem Informasi Akuntansi dapat diartikan sebagai kumpulan dari dua komponen atau lebih yang saling terintegrasi atau bekerjasama untuk menghasilkan suatu informasi akuntansi atau keuangan. Sistem Informasi Akuntansi memiliki lima siklus sub system, yaitu : 1) Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Siklus ini mencatat munculnya pendapatan dari penjualan produk atau jasa yang dihasilkan oleh siklus konversi. 2) Siklus Pembelian (expenditure cycle) Siklus ini memfokuskan pada aktivitas pembelian, baik pembelian bahan baku, bahan pembantu maupun barang dagangan. 3) Siklus Penggajian (payroll cycle) Siklus penggajian ini meliputi aktivitas sewa, pelatihan, dan penggajian karyawan. 4) Siklus Produksi (Production Cycle)


35

Siklus ini mencangkup kegiatan mengubah input menjadi barang dan jasa yang bisa dijual dan hanya perusahaan manufaktur yang mempunyai siklus ini. 5) Siklus Finansial (financing cycle) Siklus ini berfungsi untuk menampung transaksi akuntansi yang mencatat penyerahan modal dari pemilik dan kreditor, penggunaan modal untuk memperoleh aktiva produktif dan pelaporannya. Kelima siklus diatas memberikan data transaksi pada general ledger dan reporting system (siklus pencatatan) untuk pencatatan dan komunikasi yang berhubungan dengan penyiapan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya.

2. Sistem Informasi Penjualan 2.1 Definisi Penjualan Penjualan merupakan kegiatan yang paling utama dalam perusahaan, yang terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa yang dilakukan secara tunai maupun kredit. Oleh karena itu, dibutuhkan informasi yang dapat menunjang kegiatan tersebut. Dengan adanya sistem penjualan yang baik diharapkan dapat meningkatkan volume penjualan. Definisi penjualan menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan (1994:23) adalah sebagai berikut : “Arus kas masuk, dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktifitas normal perusahaan selama satu periode bila arus kas masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penananman modal.”


36

Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa penjualan adalah arus kas masuk mandaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan yaitu menjual barang dagangan selama satu periode. Beberapa standar yang di atur oleh SAK oleh IAI (2007:23.2) melalui PSAK 23 yang berhubungan dengan Penjualan: 1) Pendapatan diakui apabila besar kemungkinan manfaat ekonomi masa depan akan mengalir ke perusahaan dan manfaat ini dapat diukur dengan andal. 2) Pendapatan dari penjualan barang harus diakui bila seluruh kondisi berikut dipenuhi: 3) Perusahaan telah memindahkan risiko secara signifikan dan memindahka manfaat kepemilikan barang kepada pembeli; 4) Perusahaan tidak lagi mengelola atau melakukan pengendalian efektif atas barang yang dijual; 5) Jumlah pendapatan tersebut dapat diukur dengan andal; 6) Besar kemungkinan manfaat ekonomi yang dihubungkan dengan transaksi akan mengalir kepada perusahaan tersebut; 7) Biaya yang terjadi atau yang akan terjadi sehubungan transaksi penjualan dapat diukur dengan andal. 2.2 Jenis- jenis Penjualan Penjualan sering digolongkan menurut jenis hubungan pembeli yang terlihat dalam penjualan. Dalam hal ini Baridwan (2002:45) mengemukakan jenis-jenis dalam penjualan yang dikelompokkan menjadi lima jenis, antara lain : 1) Penjualan tunai Penjualan tunai yaitu penjualan pada umumnya terjadi secara kontan dimana pembeli langsung membayar secara tunai atas barang atau jasa yang dibeli. 2) Penjualan secara kredit Penjualan secara kredit yaitu penjualan dimana pembeli akan membayar atas barang atau jasa dalam waktu tertentu. 3) Penjualan secara tender Penjualan secara tender yaitu penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi kebutuhan pihak pembeli yang membuka tersebut. Untuk memenangkan tender, selain harus memenuhi berbagai prosedur untuk pemenuhan dokumen tender (bidbond) dll, juga harus dapat bersaing dengan pihak lainnya. 4) Penjualan secara konsinyasi


37

Penjualan secara konsinyasi yaitu menjual barang dengan menitipkan barang kepada pembeli juga sebagai penjual. 5) Penjualan secara ekspor Penjualan secara ekspor yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak luar negeri yang mengimpor barang tersebut. Biasanya penjualan ekspor memanfaatkan prosedur “letter of credit”. Dari kutipan diatas dapat dijelaskan bahwa aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan. Aktivitas penjualan harus dikelola dengan baik agar sasaran penjualan dapat tercapai. 2.3 Fungsi yang terkait Sistem Informasi Penjualan Fungsi yang terkait Sistem Informasi Penjualan, yaitu : 1) Mendapatkan pesanan dari pembeli Pelanggan memesan melalui surat, telepon, fax, atau langsung datang ke toko dan membeli barang dari pramuniaga. 2) Memeriksa kredit pelanggan Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan atau fungsi kredit dimana dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan. Untuk pesanan secara kredit perlu dilakukan pemeriksaan yang lebih teliti guna menghindari kedit macet dikemudian hari yang dapat merugikan perusahaan. 3) Memasukkan pesanan penjualan Pesanan yang telah disetujui selanjutnya dimasukan ke prosedur pemrosesan penjualan seperti pengecekan persediaan di gudang, pembuatan dokumendokumen pendukung dan lain-lain. 4) Merakit barang yang dikirim


38

Barang-barang yang dipesan harus secara fisik dipindahkan ke pangkalan pengiriman. Terdiri dari pengambilan barang dari gudang dengan menggunakan tiket pengambilan atau copy surat pesanan penjualan dan memindahkannya ke pangkalan pengiriman. 5) Mengirimkan barang pesanan Barang dikemas lengkap dengan slip pembayaran lalu dikirim kepelanggan . 6) Menagih pelanggan Mengirimkan faktur (invoice) kepada pelanggan yang telah jatuh tempo. 7) Menerima dan menyetorkan pembayaran tunai Uang tunai dari pelanggan dapat diterima melalui pos atau langsung dikirim ditempat penjualan. Setiap penjualan tunai segera dicatat pada saat uang diterima. Cara lain menerima uang tunai adalah melalui tagihan kotak pos (Locking Box Collection System), yaitu pelanggan mengirimkan bukti pembayarannya ke kotak pos, menyetorkan pembayaran ke rekening perusahaan kreditor dan menyiapkan daftar rinci barang yang dipesan untuk perusahaan tersebut. 8) Menyelenggarakan catatan piutang Catatan piutang yang terpisah harus ditangani untuk setiap pelanggan yang aktif. Setiap tagihan didebitkan ke rekening, sementara setiap penerimaan dikreditkan ke rekening lain. Saldo piutang akan muncul pada rekening selama pembayaran belum dilakukan sepenuhnya. 9) Membukukan transaksi ke buku besar umum Ikhtisar transaksi penjualan dan penerimaan kas secara tunai dilakukan ke buku besar umum.


39

10) Menyiapkan laporan-laporan keuangan yang dibutuhkan Ikhtisar penjualan dan penerimaan tunai berkaitan dengan daftar jurnal, juga dibutuhkan laporan keuangan mulai dari jadwal jatuh tempo piutang sampai data analisis penjualan. 11) Fungsi-fungsi terkait lainnya Fungsi-fungsi lain meliputi komisi wiraniaga, biaya produktif, retur dan kelonggaran penjualan, prosedur penagihan dan penerimaan tunai lain-lain, serta pemesanan tanda. 2.4 Bagian yang Terkait Dalam Penjualan Penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian billing. Fungsi dari tiap-tiap bagian tersebut adalah sebagai berikut: 1) Bagian pesanan penjualan (sales order department) Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan. Fungsi bagian pesanan penjualan adalah: a) Mengawasi semua pesanan yang diterima.


40

b) Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesmen dan melengkapi informasi yang kurang, yang berhubungan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman. c) Meneliti jaminan kredit yang dipakai oleh konsumen, dan meminta persetujuan penjualan kredit ke bagian kredit. d) Menentukan tanggal pengiriman. e) Membuat surat perintah pengiriman (shipping order) dan back order beserta tembusan-tembusannya. f) Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum diketahui. g) Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial (journal voucher) untuk bagian piutang. 2) Bagian kredit Dalam sistem penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapat persetujuan dari bagian kredit. Fungsi bagian kredit adalah: a) Menyetujui pemberian kredit yang diajukan oleh bagian pesanan penjualan. b) Membuat catatan atas seluruh langganan. c) Mengirimkan persetujuan kredit kepada bagian pengiriman barang, agar barang yang dipesan segera dikirim. d) Mengirimkan kembali surat pesanan yang ditolak.


41

3) Bagian Pengiriman Pengiriman hanya boleh dilakukan apabila ada surat pengiriman yang sah. Fungsi bagian pengiriman adalah: a) Menyiapkan barang-barang yang akan dikirim. b) Melakukan pengiriman barang atas perintah bagian kredit. c) Mengisi surat pengantar barang yang akan dikirimkan bersama dengan barang. Surat pengantar tersebut oleh pelanggan dikembalikan ke bagian billing. d) Mengembalikan barang-barang yang rusak dari pembeli. 4) Bagian billing Fungsi bagian billing adalah: a) Mencatat bukti-bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh pengirim barang. b) Membuat faktur penjualan yang dikirimkan kepada bagian penagihan satu lembar (asli), tembusan bagian akuntansi. c) Menghitung biaya pengiriman barang, pajak penjualan dan biaya lainnya. d) Memeriksa kebenaran perhitungan faktur.

2.5 .Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Penjualan 1) Purchase Order Form (surat pesanan) Adalah

lembaran yang dikirim oleh pemesan sebagai tanda bukti adanya

permintaan barang untuk dikirim.


42

2) Picking List (kartu pengambilan barang) Adalah lembaran yang berisi daftar jenis barang dan jumlah setiap barang yang dipesan oleh pemesan. Dokumen ini sebagai perintah kebagian gudang untuk menyiapkan barang sesuai permintaan pembeli. 3) Packing Slip (slip pengepakan) Adalah lembaran yang berisi daftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan ke dalam pengiriman tersebut. Dokumen ini dilampirkan pada barang yang akan dikirim pada waktu pengiriman barang tersebut. 4) Delivery Order (dokumen pengiriman) Adalah dokumen legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirimkan. 5) Invoice (faktur penjualan) Adalah

lembar yang memberitahu pelanggan

mengenai jumlah yang harus

dibayarkan dan kemana harus mengirimkan pembayaran atau dokumen penagihan ke pelanggan. 6) Remittance Advice (daftar pengiriman uang) Adalah dokumen yang menunjukkan jumlah uang yang diterima dari pelanggan atas peranannya.


43

3. Sistem Informasi Penerimaan Kas 3.1 Definisi Penerimaan Kas Sumber utama penerimaan kas perusahaan berasal dari pelunasan piutang dari debitur atas penjualan secara kredit atau diperoleh melalui penjualan secara tunai yang dilakukan oleh perusahaan Menurut Wilkinson, et. al. (2000:416) : “The revenue cycle is a series of business activities and related information processing activities that kept recurring to provide goods and services to its customers and collect cash as payment of the sales.”

Pengertian kas menurut IAI (2007 : 3.3) dalam buku Standar Akuntansi Keuangan : “Kas adalah mata uang kertas dan logam baik berupa rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah.” Kas merupakan aktiva yang paling likuidm yang merupakan media pertukaran srandar dan dasar pengukuran akuntansi untuk semua pos-pos lainnya. Kas umumnya diklasifikasikan sebagai aktiva lancer dan pada praktiknya kas dibagi menjadi dua yaitu kas kecil dan kas besar atau bank. Agar dapat dilaporkan sebagai kas, suatu pos harus dapat dengan segera digunakan untuk membayar kewajiban lancar dan harus bebas dari setiap restriksi kontraktual yang membatasi pemakaiannya dalam melunasi hutang.


44

3.2 Fungsi yang Terkait Pada Sistem Informasi Penerimaan Kas Beberapa fungsi uang terkait pada sistem informasi penerimaan kas adalah : 1) Fungsi Sekretaris Fungsi sekretaris bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance advice) melalui pos dari para debitur. 2) Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang kepada debitur peruusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi sekretaris. 3) Fungsi Kas Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretaris dan fungsi penagihan. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5) Fungsi Pemeriksaan Internal Fungsi

pemeriksaan

internal

bertanggung

jawab

dalam

melaksanakan

perhitungan yang ada pada fungsi kas secara periodik.


45

3.3 Dokumen yang Digunakan Pada Sistem Informasi Penerimaan Kas Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas, antara lain : 1) Surat Pemberitahuan Dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud dari pembayaran yang dilakukannya. 2) Daftar Surat Pemberitahuan Merupakan rekapitulasi p enerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretaris atau fungsi penagihan 3) Bukti Setoran Bank Dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. 4) Kwitansi Dokumen penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi debitur yang melakukan pembayaran hutang. 5) Laporan Hasil dari berbagai dokumen-dokumen yang digunakan untuk manajemen agar dapat menghasilkan keputusan terbaik untuk perusahaan.


46

4. Pengendalian Internal Sejalan dengan semakin luas dan kompleksnya perusahaan, pimpinan perusahaan dihadapkan pada realita keterbatasannya untuk dapat memonitor semua kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya secara langsung. Oleh karena itu diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai yang daoat digunakan sebagai alat bantu manajemen dalam memastikan tercapainya sasaran dan tujuan perusahaan

4.1 Pengertian pengendalian Internal Pengendalian internal merupakan istilah yang telah umum dan banyak digunakan untuk berbagai kepentingan, istilah Pengendalian Internal diambil dari terjemahan istilah “Internal Control” meskipun demikian penulis menterjemahkan sebagai pengawasan internal, untuk istilah tersebut hal ini tidaklah menjadi masalah karena tidak mengurangi pengertian Pengendalian Internal secara umum. Sebagaimana

diketahui

bahwa

definisi

pengendalian

internal

yang

dikemukakan Sistem pengendalian internal menurut Arens et. al. (2010:310), adalah : “system of internal control consists of policies and procedures designed to provide management with reasonable assurance that the company's goals and objectives. Policies and procedures are often referred to as control (control), and collectively, they create an internal control the entity in question.”

Amin

Widjaja

(2011:86)

menyebutkan

komponen-komponen

yang

berhubungan dengan pengendalian internal seperti yang dikemukakan oleh COSO, terdiri dari lima komponen, yaitu: 1) Lingkungan Pengendalian (Environtment Control) Berhubungan dengan beberapa faktor yang disusun organisasi untuk mengontrol kesadaran para karyawannya. Faktor tersebut berhubungan


47

dengan integritas, nilai etika, filosofi manajemen, dan operating style. Hal ini juga termasuk cara manajemen menetapkan otoritas dan tanggung jawab, mengatur, dan mengembangkan sumber daya manusia serta perhatian dan petunjuk dari board of directors. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, memengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian yang efektif, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian termasuk tingkah laku, kewaspadaan, kebijakan, dan tindakan manajemen dan dewan komisaris mengenai pengendalian internal entitas dan kepentingannya bagi entitas. 2) Penilaian Resiko (Risk Assessment) Merupakan proses identifikasi dan analisis terhadap resiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan pengendalian internal. Untuk tujuan pelaporan keuangan, proses penentuan resiko entitas termasuk bagaimana manajemen mengidentifikasi resiko yang relevan terhadap persiapan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum, memperkirakan signifikansinya, menentukan kemungkinan kejadiannya, dan memutuskan tindakan untuk mengelolanya. 3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Merupakan kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menangani resiko-resiko yang mungkin telah ada. Control activities mencakup: a. Pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas. b. Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas. c. Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan akuntansi yang memadai. d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan akuntansinya yang memadai. e. Pemeriksaan kinerja secara independen, baik kinerja individu maupun organisasi. 4) Informasi dan komunikasi (Information and Communication) Sistem informasi perusahaan adalah sekumpulan dari prosedur (baik otomatis maupun manual) dan pencatatan dalam memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian atas proses-proses yang terjadi dalam organisasi, serta komunikasi berhubungan dengan menyediakan pemahaman atas peraturan dan tanggung jawab tertentu.


48

5) Pengawasan (Monitoring) Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian internal organisasi berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Metode utama untuk mengawasi kinerja pengawasan mencakup: a. Supervisi yang efektif, mencakup melatih dan mendampingi pegawai, mengawasi kinerja mereka, mengoreksi kesalahan dan melindungi asset dengan cara mengawasi pegawai yang memiliki akses ke hal-hal tersebut. b. Pelaporan yang bertanggung jawab, mencakup anggaran, laporan kinerja dan prosedur untuk menyelidiki selisih yang jumlahnya signifikan dan prosedur untuk menindaklanjuti penyimpangan dari rencana. c. Audit internal, mencakup peninjauan ulang keandalan dan integritas informasi keuangan dan operasional serta menyediakan penilaian keefektifan pengendalian internal.

Menurut Boynton et. al. (2006 : 373), Internal control is a process, implemented by the board of directors, management and other personnel in an entity, which is designed to mnyediakan reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: 1) Reliability of financial reporting. 2) Compliance with applicable laws and regulations. 3) Effectiveness and efficiency of operations. Standar Profesi Akuntan Publik Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan

paragraph 06 yang ditulis oleh IAI

(2006:319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut : “Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1) Keandalan pelaporan keuangan 2) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3) Efektivitas dan efisiensi operasi.


49

Dari definisi pengendalian tersebut, terdapat beberapa konsep dasar berikut ini (Mulyadi, 2002): 1) Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas. 2) Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain. 3) Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4) Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Dengan pengertian dan konsep dasar tersebut, maka kita dapat memahami bahwa pengendalian internal merupakan suatu proses yang terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk dilaksanakan oleh orang-orang untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian tujuan-tujuan tertentu yang saling berkaitan. Dengan adanya penerapan pengendalian internal dalam setiap operasi perusahaan, maka diharapkan tidak akan terjadi tindakan-tindakan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya penggelapan (fraud) baik yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja,

4.2 Tujuan Pengendalian Internal


50

Tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan menurut Arens et. al. (2010:310): 1) Reliability of financial information 2) Compliance with applicable laws and regulations 3) Effectiveness and efficiency of operations Karena tidak semua tujuan pengendalian internal tersebut relevan dengan audit atas laporan keuangan, tanggung jawab auditor dalam mematuhi standar pekerjaan lapangan kedua. Pengendalian internal menurut IAI SPAP (2006:319.2) mendefinisikan sebagai berikut : “Pengendalian interen adalah suatu proses yang dilakukan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil dari suatu entitas yuang dirancang untuk memberikan kepastian yang memadai bahwa tujuan organisasi berupa efektivitas dan efisiensi usaha, pelaporan keuangan yang dapat diandalkan, dan ketaatan pada peraturan dan perundangan yang berlaku dapat dicapai.”

Menurut Chussing (2007): “Pengendalian internal meliputi rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi dan tindakan atau ukuran yang ditetapkan didalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta (kekayaan) nya, mencek ketelitian dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasi dan mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen.”


51

Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sasaran utama pengendalian internal adalah 1) Melindungi asset perusahaan (yaitu sumber daya, termasuk data dan informasi) 2) Memastikan ketepatan dan keandalan data akuntansi, artinya menjaga agar data bebas dari kesalahan dan menyediakan hasil tang konsisten bila memproses data yang serupa. 3) Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan 4) Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen.

Struktur pengendalian internal perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedurprosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai. 4.3 Fungsi-fungsi Pengendalian Internal Menurut Sawyer dan Dittenhofer (2005:67) pengendalian internal dapat dirancang untuk memiliki tiga fungsi, yaitu : 1) Preventive Control Is to prevent the occurrence of a problem they occur or arise. Such as hiring employees who are competent and reliable separation of duties to prevent intentional violations. 2) Detective Control Detective control measure is needed to measure the effectiveness of preventive control and comparison of such notes to the criteria, supplies of physical examination, and analysis of variance. 3) Corrective Control Do in case things are not supposed to and has been in the detection. This covers procedural controls implemented to identify the cause of the problem, correct the error or trouble caused, and change the system so that future problems can be minimized or eliminated.


52

4.4 Komponen – Komponen Pengendalian Internal Pengendalian internal terdiri atas beberapa unsur-unsur, namun hendaknya tetap diingat bahwa unsur-unsur tersebut saling berhubungan dalam suatu sistem. Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway/COSO yang ada dalam buku Arens (2010 : 318) yang meliputi unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah: 1) Environmental Control, an organization that affects the atmosphere of awareness of mastery (control consciousness) of all employees. Control environment is the basis of the other components because it involves discipline and structure. 2) Risk Assessment, is the process of identifying and assessing / measuring the risks faced in achieving its objectives. Once identified, management must decide how to manage / control them. 3) Control Activities, the policies and procedures should be established to assure management that all directives are implemented. Control activities are implemented at all levels of organization and data processing. 4) Information and communications, two elements that can help management carry out its responsibilities. Management should establish effective information systems and timely. This is among others related to the accounting system consisting of ways and recording (records) to identify, combine, analyze, classify, record and report transactions that arise as well in order to create accountability (accountability) asset and debt restructuring. 5) Pemantauan (Monitoring), suatu proses penilaian sepanjang waktu atas kualitas pelaksanaan pengendalian internal dan dilakukan perbaikan jika dianggap perlu.

4.5 Hubungan SIA dengan Pengendalian Internal Tujuan dari pengendalian internal pada suatu sistem akuntansi adalah mencegah adanya kesalahan dalam pekerjaan akuntansi,baik yang disengaja maupun tidak. Jika suatu kesalahan dapat dicegah terjadi, maka dianggap bahwa laporan akuntansi yang dihasilkan sistem Akuntansi tersebut akan menyajikan informasi yang dapat diandalkan.


53

Pada dasarnya ada empat unsur pokok yang harus ada bila suatu organisasi atau perusahaan menghendaki adanya system pengendalian internal yang baik, seperti yang dikemukakan oleh AICPA dalam buku karangan Mulyadi (2001:163) yaitu : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap-tiap bagian organisasi 4. Karyawan yang memiliki kuantitas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Sistem pengendalian internal tidak dimaksudkan untuk menghilangkan semua kemungkinan

terjadinya

kesalahan

atau

penyelewengan

tetap

mengurangi

kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyelewengan maka hal ini dapat diketahui dan diatasi dengan cepat. Sistem pengendalian internal juga merupakan alat untuk mencegah pemborosan yang tidakperlu dalam segala aspek kegiatan perusahaan dan untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan efektif.

4.6 Keterbatasan Struktur Pengendalian Internal Manajemen bertanggung jawab untuk menyusun, melaksanakan, dan mengawasi berjalannya sistem pengendalian internal. Sistem apapun pada dasarnya baik akan tetapi menjadi rusak apabila tidak diterapkan secara efektid dan efisien. Mulyadi (2001:183) mengemukakan bahwa keterbatasan struktur pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.

Kesalahan dalam pertimbangan Gangguan Kolusi Pengabaian oleh manajemen Biaya lawan manfaat


54

Dan beberapa bentuk kecurangan yang biasa terjadi pada perusahaan menurut Ardiyos (2007:74) adalah sebagai berikut : 1. Lapping, yaitu tindak penipuan yang dilakukan seseorang dengan tujuan menyamarkan penyalahgunaan dana, pada umumnya dana yang dibayarkan klien/nasabah perusahaan terkait. 2. Kitting, adalah rekening bank dari satu bagian/divisi dari suatu kelompok perusahaan yang sama, terjadi penarikan cek pada tanggal jatuh tempo milik bagian lain dari perusahaan tersebut tetapi dicatat dalam buku besar bagian pertama sebagai pengeluaran yang terjadi setelah tanggal jatuh tempo. 3. Menambah beban pembelian-pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pembelian yang bersifat pribadi dalam nominal tertentu. 4. Pencurian atau penggelapan uang. 5. Memperbesar jumlah biaya yang diperkirakan 6. Mengantongi uang dari piutang tak tertagih yang telah dihapus.

4.7 Pengendalian Internal Atas Penjualan Pengendalian Internal yang digunakan dalam prosedur penjualan adalah : 1) Organisasi Dilakukan pemisahan fungsi dan tugas dari fungsi-fungsi yang berhubungan dengan prosedur penjualan serta transaksi yang harus dilakukan oleh lebih dari satu fungsi a. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit b. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi kas 2) Dilakukan otorisasi dan prosedur pencatatan agar setiap transaksi telah disetujui oleh pihak yang berwenang dengan adanya tanda tangan pada dokumen sumber atau dokumen pendukung.


55

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjual dengan menggunakan forulir surat order penjualan b. Persetujuan kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy c. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan faktur penjualan 3) Diciptakan praktek kerja yang sehat a. Surat

order

pengiriman

bernomor urut

tercetk

dan

pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan. 4.8 Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas Pengendalian internal yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas : 1) Organisasi a) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas b) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi penagihan 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama perusahaan atau bilyet giro b) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih untuk dibuat oleh fungsi akuntansi


56

3) Praktik yang sehat a) Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank b) Para penagih, kasir dan kas dalam perjalanan harus diasuransikan


57

B. KERANGKA PEMIKIRAN Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal atas Penjualan barang dan Penerimaaan Kas pada PT. Atap Teduh Lestari Cabang Kalimalang

Teori: Komponen sistem Informasi akuntansi : 1. 2. 3. 4. 5.

Penerapan sistem Informasi Akuntansi Penjualan Barang Dan Penerimaan Kas

Sumber Daya Manusia Prosedur Data Perangkat Lunak Infrastruktur Teknologi Informasi

Komponen Aktifitas Pengendalian Internal: 1. 2. 3. 4. 5.

PT. Atap Teduh Lestari Cabang Kalimalang

Penerapan Pengendalian Internal Penjualan Barang Dan Penerimaan Kas

Pemisahan Tugas Otorisasi Dokumentasi Pengendalian Fisik dan Informasi Pemeriksaan Kinerja

6.

Analisis dan Pembahasan

Kesimpulan dan Saran

Gambar 2.1


BAB II KERANGKA TEORITIS

Recommend Documents