BAB II KAJIAN TEORI 1.1
Sistem Pengarsipan
1.1.1 Pengertian sistem Secara sepintas pekerjaan dalam sebuah
organisasi kantor hanya
menyangkut rangkaian kegiatan seperti merencanakan aktivitas kantor, mengorganisir pekerjaaan,mengarahkan, mengawasi dan mengadili pekerjaan kantor. Menurut L. ACKOF, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Atau dalam bahasa sederhana, sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Syarat-syarat sistem : 1.
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
2.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5.
Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Sedangkan menurut
Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur
yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengalingkungan.
Gerald (dalam baridwan 1998:3), mengemukakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan disusun sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. 1.1.2 Pengertian Arsip Dilihat dari asal
kata arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang
berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi “Teacchee” yang artinya dokumen, yang terakhir berubah menjadi” Archeves” berarti tempat atau dokumen. Menurut Gerald ( baridwan 1998 : 3 ) mengemukakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan dan disusun sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sistem yang dimaksud disini lebih difokuskan pada sistem pengarsipan, yang berkaitan dengan peredaran hidup data dan keterangan lainnya ( arsip) dari sejak penciptaan, pemeliharaan, penyimpanan sampai pada pemusnahaannya. Menurut The Liang Gie (1999;115) dalam pelaksanaan tata usaha pada semua kantor banyak sekali dipergunakan kertas dan peralatan beraneka ragam.
tulis yang
Oleh karena itu tata usaha sering diistilahkan dengan
pekerjaan tulis menulis. Menurut
Amsyah (1999: 3) menyatakan bahwa arsip adalah setiap
catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gmbar yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai
bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, memori), kertas film ( slid, filmstrip, micro-film), media komputer ( pita, tape, piringan, rekaman, disket) kertas foto copy dan lain- lain. Sementara itu menurut The Liang Gie (1999;118) yang dimaksud dengan arsip adalah yang dimuat dalam peraturan presiden tahun 1961 adalah sebagai berikut: 1.
Umumnya, merupakan wujud tulisan dalam bentuk corak teknis yang bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa.
2.
Khususnya, merupakan
kumpulan surat-surat
atau bahan-bahan
penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Lain halnya dengan Fruin (dalam The Liang Gie 1999; 119) bahwa arsip merupakan keseluruhan dokumen-dokumen tertulis, lukisan-lukisan dan barang-barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan pemerintahan atau salah seorang dari pejabat-pejabatnya sepanjang dokumen-dokumen itu dimaksudkan untuk berada dibawah pemeliharaan dari badan tersebut. Sementara
itu
Schellenberg
(dalam
The
Ling
Gie
1999;
119)
mengemukakan bahwa arsip merupakan warkat-warkat dari sesuatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai harga untuk diawetkan
secara tepat guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau hendaklah dipilih untuk disimpan pada suatu badan. Menurut Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua, yaitu “nilai guna primer ( nilai guna asli untuk unit pencipta untuk keseluruhan administrative, keuangan dan operasional) dan nilai guna sekunder ( nilai guna keberlanjutan setelah tidak dipergunakan oleh unit pencipta, nilai guna sekunder ditujukan untuk publik, diluar unit pencipta) Dengan demikian yang dimaksudkan dengan arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, yang memiliki nilai fundamintalis tinggi untuk dipertanggungjawabkan dalam masa tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jadi, kegiatan menyimpan keterangan-keterangan sebagai suatu aktivitas tata usaha dalam kenyataannya berupa kegiatan menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang.
Berbagai keterangan dalam warkat-warkat yang tersimpan itu
dapat mempunyai kegunaan sangat penting untuk bahan penilaian atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Di Amerika Serikat ditentukan nilai-nilai yang mungkin ada pada warkat – warkat sehingga perlu disimpan yang dicakup 1 istilah pengingat ”ALFRED”. Menurut Milton (dalam The Liang Gie, 1999;231) bahwa istilah ini merupakan kependekatan dari nilai-nilai warkat yang berikut: A – Administrasi value (nilai adinistrasi)
L – Legal Value ( nilai hukum) F – Fascal Value (nilai dibidang keuangan) R – Research Value (nilai penelitian) E – Educational Value (pendidikan) D – Documentery Value ( nilai dokumentasi) Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih dari pada 1 kegunaan. yang abadi.
Selanjutnya tidak semua warkat mempunyai kegunaan
Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah
jangka waktu tertentu. Oleh karena itu warkat-warkat mempunyai kegunaan atau nilai tertentu bagi setiap organisasi, maka warkat-warkat itu lalu disimpan agar setiap kali diperlukan dapat dilakukan
secara
sistematis
dipergunakan.
sehingga
apabila
Penyimpanan itu harus sesuatu
warkat
akan
dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali. Dengan penyimpan ini terdapatlah kumpulan warkat yang merupakan apa yang disebut sebagai arsip. Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1 ayat a dan b (Soetrisno, 2003: 50), menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a.
Naskah-naskah yang dibuat atau diterima dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam pelaksaanan kehidupan perkebangsaan.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 menetepakan bahwa yang dimaksud dengan : 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang
dibuat
dan
diterima
oleh
lembaga
negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi
kemasyarakatan,
dan
perseorangan
dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai
guna
kesejarahan,
telah
habis
retensinya,
dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut record. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor. Arsip dinamis ini dalam bahasa inggris disebut archieve. Dua istilah record dan arvhieve diatas sering disebut dengan istilah arsip (bahasa belanda archief). Sehingga Record Management diterjemahkan dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan Untuk melengkapi pemahaman tentang istilah kearsipan yang dijelaskan diatas, dapat dipahami dengan memperhatikan gambar Lingkaran Kehidupan Arsip seperti yang digambarkan dibawah ini :
Gambar 2.1 Lingkaran Hidup arsip 2.1.3 Sistem Pengarsipan Untuk menciptakan penataan administrasi secara efektif dan efisien sebaiknya setiap organisasi perlu menetapkan sistem pengarsipan yang baik demi terwujudnya tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan demikian sistem pengarsipan merupakan suatu proses penataan administrasi dalam tata usaha organisasi, yang meliputi mencatat, menyimpan, memelihara, menjamin kaeaslian dokumen tersebut dan menjadikan arsip
merupakan hal yang penting dalam keberlanjutan organisasi dimasa akan datang. Kata “ Sistem ” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukan metode penyusunan atau metode klasifikasi ( penggolongan ) tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja, dan metode – metode yang dipergunakan apabila meminjamkan atau mengembalikan surat. (Moekijat,2008:115). 2.1.4 Ruang Lingkup Kearsipan Dalam kegiatan kemasyarakatan selama ini selalu mendesak agar kebutuhan atau keinginannya tersebut dapat terpenuhi dengan baik dan cepat. Sehingga dalam proses pelayanannya membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran agar dapat dilayani dengan baik. Dan setiap pekerjaan atau kegiatan diperkantoran baik swasta maupun pemerintah memerlukan data dan informasi yang akurat.
Menurut Undang-Undang no. 7 tahun 1971 (dalam Amsyah,1991;2) dikemukakan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam perorangan, baik dalam keadaan tunggal maupan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sementara itu Barthos (2000; 2) menyimpulkan arsip dapat diartikan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik menyangkut soal-
soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Pada kamus administrasi ( dalam Anwar, 1999: 24) menyatakan bahwa” kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan
sejak
saat
dimulainya
pengumpulan
warkat
sampai
penyingkirannya”. Sedangkan The Liang Gie (1999: 124), mengemukakan bahwa kearsipan merupakan “sekumpulan kegiatan menyimpan warkat yang tujuannya menemukan kembali secara cepat sesuai warkat yang diperluhkan”. Sebenarnya awal mula sampai terjadinya arsip itu berawal dari hubungan komunikasi atau interaksi sesama manusia yang mempunyai keinginan yang sama dan saking bergantung antara satu sama lainnya.
Mulainya proses
transaksi dalam kehidupan masyarakat dahulu hanya bermodalkan pada kepercayaan dengan daya ingat yang tersedia. Dan hal ini tentunya tidak akan mungkin berlangsung lama sebab pola pikir dengan dukungan kolaborasi budaya yang ada telah memberikan dampak yang luas dalam perubahan tingkah laku masyarakat itu sendidri.
Oleh karena itu kearsipan bertujuan untuk memberikan jaminan
keselamatan dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kenegaraan atau bahkan organisasi usaha untuk kesuksesan organisasi tersebut.
2.2
Tata Kerja Kearsipan Di Indonesia pada umumnya surat-menyurat dicatat dalam semacam
buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini untuk mencatat segala sesuatu
yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan surat-surat masuk. Untuk keperluan itu pada bagian-bagian buku agenda dibuat beberapa lajur. Tiap lajur pergunakan untuk mencatat salah satu hal mengenai surat yang keluar atau masuk itu. Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh sebagian badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut dengan kearsipan (ig. Wursanto, 2007:12).
Sebagaimana yang tertulis dalam tabel berikut ini: Tabel. 1 : Format Buku Agenda N Tanggal
Nama
Tujuan
K
Isi No
Pengiriman
Pengirim
Surat
ket
Keterangan ; 1.
Lajur pertama untuk mencatat nomor urut selama 1 tahun, yaitu dari nomor 1 terus sampai banyaknya surat yang dikirimkan atau diterima.
Nomor agenda ini biasanya merupakan nomor yang
tercantum pada surat-surat organisasi.
2.
Lajur kedua diperuntukan bagi catatan tentang tanggal pengiriman atau penerimaan sesuatu surat.
3.
Lajur k-3 biasanya berkepala “nama pengirim: atau “diterima dari” untuk keperluan surat-surat yang masuk. Sedang untuk surat-surat yang keluar, kepalanya dapat berbunyi “dikirim kepada” atau “ Nama yang dikirim”
4.
Lajur ke-4 untuk memuat keterangan singkat mengenai isi atau perihal surat yang bersangkutan.
5.
Lajur ke-5 untuk catatan tentang hubungan surat itu dengan suratsurat yang terdahulu.
6. Lajur ke-6 disediakan untuk keterangan-keterangsn lainnya yang bertalian dengan surat.
Kadang-kadang bagi surat yang masuk diadakan pula sebuah lajur lainnya untuk mencatat tanggal dan nomor surat dari pihak luar itu. Tanggal tersebut biasanya tidak sama dengan tanggal diterimanya surat itu. Untuk tiap-tiap surat yang keluar dan yang masuk biasanya dibuatkan buku agenda sendiri-sendiri. Jadi, sesuatu organisasi biasanya mempunyai buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk. Tetapi, buku agenda dapat juga dipersatukan.
Bagian kiri untuk keperluan surat-surat masuk,
sedang bagian kanan untuk catatan surat-surat keluar. Setelah setiap surat dicatat secukupnya dalam buku agenda, kemudian barulah itu disimpan.
Penyimpanan itu biasanya dilakukan dalam berkas
jepitan atau kadang-kadang juga dalam berkas tebal. Cara penyimpanan ini
membutuhkan pelubang kertas untuk melubangi sisi kiri setiap surat. Susunan penyimpanannya sering-sering menurut urutan-urutan nomor surat. Diatas telah dijelaskan dalam penyimpangan surat-surat menurut nomor agenda tidak praktis, hal ini disebabkan untuk mencari kembali berkas tersebut membutuhkan waktu agak lama kalau tidak teringat nomornya, karena ada kemungkinan beberapa puluh bagian buku agenda harus teliti baris demi baris. Dan selanjutnya juga nomor agenda itu
tidak memepunyai peranan yang
sangat penting. Urutan nomor hanya dapat memberitahu pada akhir tahun mengenai banyaknya surat yang
telah dikirimkan atau diterima.
Sebagai
sistem penyimpangan bagi korespondensi tidaklah begitu nama orang dan organisasi atau pokok urusan yang tertera pada pemerintah pada bagian atasnya sering dibubuhi catatan yang berbunyi: “ jika membalas sebutlah tanggal dan nomor ini”. Untuk surat menyurat, suatu kerja kearsipan yang lebih praktis ialah kalau dipakai sistem penyimpanan menurut abjad atau pokok soal. Bagi sebuah perusahaan besar, surat kepada dan dari langganannya dapat disimpan menurut urutan-urutan abjad nama mereka. Pencatatan mengenai sesuatu surat yang keluar atau masuk tidak dilakukan pada buku agenda melainkan pada kartunya sendiri-sendiri. Ukuran kartu misalnya sebesar kartu pos atau lebih. Pada bagian atas kiri dicantumkan nama langganan. Kemudian kartu ini cukup dibagi dalam 3 kolom, kolom kiri untuk tanggal surat, yang tengah untuk mencatat isi pokok surat, sedang kolom kanan diperuntukan bagi catatan-catatan lainnya kalaw diperlukan.
Sewaktu perusahaan menerima surat dari seseorang langganan, surat pada bagian atas kanan diberi catatan tanggal dari hari yang bersangkutan. Ini dapat dilakukan dengan cap tanggal dari karet yang dapat diputar angkaangkanya setiap hari. Dalam kolom tengah dicantumkan isis pokok surat. Singkatan M dan K berarti surat masuk atau keluar. Untuk langganan-langganan lainnya juga dibuatkan kartu seorang satu. Kemudian kartu-kartu arsip itu disusun menurut urutan abjad dari A sampai Z seperti susunan kamus.
Kalau ingin mengetahui surat-menyurat yang
dilakukan dengan seseorang langganan tertentu tinggalah yang m,emuat namanya.
mencabut kartu
Ini dapat dijalankan dalam waktu yang sangat
singkat. Keterangan-keterangan yang tercantum pada kartu ini memang tidak banyak. Tapi, ini sudah cukup untuk memberikan gambaran selayang pandang mengenai hubungan-hubungan yang dilakukan antara perusahaan itu dengan langganan.
Kalau dikehendaki keterangan-keterangan yang lebih lengkap
tentang sesuatu surat yang masuk misalnya nomor dan tanggalnya, jumlah lampirannya, atau keterangan lainnya, cukuplah surat yang bersangkutan dikeluarkan kembali. Setelah dicatat pada kartu, barulah sesuatu surat disimpan dalam berkas surat. Untuk setiap nama langganan hendaknya disediakan sebuah berkas. Berkas ini tidak usah berupa map jepitan, melainkan cukup seperti kertas yang dilipat menjadi 2 dengan ukuran yang sama. Pada lipatanya yang satu bagian
atas kanan agak menonjol sedikit untuk menuliskan nama langganan yang bersangkutan. Surat-surat dengan langganan dimaksukkan dalam berkas menurut urutan-urutan tanggal yang tercantum pada kartu. Surat yang tanggalnya lebih baru ditaruh di bagian muka. menghadap ke arah kiri.
Suratnya dimiringkan sehingga kepalanya
Ini memudahkan melihat tanggal-tanggal yang
tertera. Berkas-berkas surat itu disimpan pula dengan tegak menurut urutanurutan abjad seperti kartu-kartu di atas. Jadi, susunan penyimpanan kartu dan berkas surat adalah sama sehingga mengeluarkan kembali sesuatu surat adalah muda. Untuk penyimpanan surat-surat menurut pokok soal, asalnya adalah sama saja. Sebagai gantinya nama orang/organisasi, yang dicantumkan pada kartu bagian atas kiri ialah pokok urusan yang dibahas dalam surat. Kolom tengah pada kartu diperuntukan untuk mencatat nama pengirim surat atau pihak yang dituju. Jadi,
kalau
korespondensi
misalnya
mengenai
sebuah
pendidikan
istansi
pemerintah
pegawainya
melakukan
berhubung
dengan
maksudnya menugaskan beberapa pejabat untuk belajar di beberapa tempat, dapatlah dibuat kartu arsip yang berikut. Kartu-kartu dengan judul sesuatu pokok soal juga disimpan menurut uruturutan abjad dari urusan itu. Demikian pula berkas-berkas suratnya. Disini
juga untuk setiap soal disediakan 1 berkas tersendiri. Surat-suratnya walaupun dari atau kepada berbagai pihak disimpan dalam berkas itu menurut uruturutan tanggalnya. Penyimpanan surat menurut pokok soal kadang-kadang ada kesulitannya sedikit,
yaitu sesuatu surat dapat dinyatakan dalam
beberapa istilah. Untuk mengatasi hal indah dapatlah dibuatkan kartu petunjuk. Dalam contoh tentang “ pendidikan pegawai” tersebut diatas, pegawai arsip dapat menyiapkan sehelai kartu lain yang diberi kepala ”Tugas Belajar”. Kemudian di sebelah kanan juduk itu dibubuhi perkataan “Lihat: Pendidikan pegawai”. Untuk selanjutnya kartu ini disimpan dalam urutan abjad T dan tidak dipakai untuk mencatat sesuatu surat.
Kartu ini hanya merupakan penunjuk untuk
memudahkan mencari sesuatu surat yang mungkin dapat digolongkan dalam beberapa judul. Bagi sepucuk surat yang membicarakan 2 urusan hendaknya dibuatkan 2 kartu dan 2 berkas. Misalnya balai pembinaan administrasi menerima surat dengan pokok soal “permintaan latihan jabatan dalam bidang Organisasi dan Manajement” .
maka hendaknya dibuat 2
kartu yang masing-masing
berkepala tanggal penerimaan surat dan mana instansi yang mengajukan permohonan, catatan pada kedua kartu itu sama
karena suratnya 1.
Kemudian suratnya sendiri disimpan dalam berkas dengan judul organisasi, karena perkataan ini disebut lebih dulu, sedang dalam berkas yang berkepala “Management” diselipkan saja sehelai aslinya.
Surat penunjuk itu dibubuhi pula cap tanggal seperti pada surat aslinya dibagian atas kanan.
Kemudian disimpan bercampur dengan surat-surat
lainnya tentang “Management” menurut urutan tanggalnya. Kalau kemudian balai menjawab surat tersebut dengan pokok surat yang sama, untuk berkasnya dibuatka pula sehelai surat penunjuk dengan mengubah perkataan dari menjadi kepala. Dengan cara pencatatan dan penyimpanan surat seperti diuraikan di atas, ternyatalah bahwa nomor pada surat-surat dapat dihapuskan.
Inilah
prakteknya di luar negeri, surat-surat tidak memakai nomor. Bahkan kalimat yang menyatakan pokok surat juga dijadikan untuk pokok soalnya. Sipegawai arsip sewaktu akan menyimpan sesuatu surat lebih dulu membacanya dan perkataan yang menjadi inti surat digaris atau dilingkari potrol berwarna. Menurut Barthos (2000; 113) dengan singkat proses penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: 1. Pembacaan surat dan pembuatan tanda Kalau diujung kiri surat sudah ada kalimat yang menunjukan pokok suratnya, maka salah satu perkataan yang merupakan intinya hendaklah digaris dibawahnya dengan potlot merah. pokok surat,
Kalau tidak ada pernyataan
maka perkataan inti yang akan dijadikan pokok soal
diambilkan isi surat itu. 2. Pencatatan dalam kartu
Setelah ditentukan nama orang/organisasi atau pokok soalnya, dilakukan pencatatan pada kartu arsip.
lalu
Lalu kartu ini disusun menurut
urutan abjad. Antara abjad yang satu dengan yang berikutnya sebaiknya diberi kartu batas. Ini akan lebih mempercepat dalam mencari sesuatu kartu. 3. Penyimpanan dalam berkas Berkas yang lebih praktis ialah tamapa jepitan. Ini mengurangi waktu dan tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat dan memasangkannya dalam jepitan.
Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaran-
lembaran surat petunjuk.
Ini akan memperkecil kemungkinan tidak
diketemukannya kembali surat. Berkas-berkas surat harus pula disusun teratur seperti kartu arsip. Kalau cara-cara diatas dilaksanakan dengan tepat, pastilah sesuatu surat yang dikehendaki
dapat dikeluarkan oleh pegawai arsip yang baik dalam
waktu kurang pada 1 menit. Kebutuhan akan sesuatu warkat tentu hendaknya diajukan kepada bagian arsip.
Misalnya dalam sistem penyipanan menurut soal, maka setiap kali
pimpinan atau satuan organisasi lain memerlukan sepucuk surat, mereka meminta kepada bagian arsip dengan menyebut surat, mengenai pokok soal apa dan siapa pihak pengirim/penerima surat Tanpa meminta surat itu. Setelah diterima permintaan yang jelas, petugas arsip dengan cepat padat memeriksa kartu-kartu arsipnya dan menemukan kartu arsip dengan judul pokok soal yang diminta itu.
Setiap peminjaman surat oleh/bagian lain hendaknya dicatat seperlunya oleh pegawai arsip. Kartu tanda pinjam setelah diisi oleh pegawai arsip lalu ditaruh dalam berkas surat tepat pada berkas tempat warkat yang diambil itu. Untuk mengatasi pinjaman surat-surat dari bagian arsip yang sangat lama (yang kalau tidak ditagih sering-sering bahkan tidak dikembalikan), maka oleh pimpinan sesuatu organisasi hendaknya ditetapkan aturan tentang jangka waktu peminjaman itu. Jangka waktu ini dapat disesuaikan dengan aturan batas waktu membalas surat, yaitu misalnya 10 hari.
Untuk dapat melaksanakan penagihan surat
yang dipinjam sesuai dengan berakhirnya jangka waktu itu, bagian arsip dapat membuat semacam alat peringatan tersendiri dari lembaran-lembaran karton yang masing-masing dibubuhi tanggal dari sesuatu bulan.
Banyaknya
lembaran karton yang disediakan ini ialah sebanyak untuk pemakaian 1 bulan ( tanggal 1- 31 = 31 lembar). Bon-bon peminjaman surat (kartu tanda pinjam) disimpan dibelakang sesuatu karton dengan tanggal yang menunjukan batas waktu pinjam.
2.3
Sistem Penyimpanan Arsip Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya,
maupun
yang
dihasilkan
oleh
suatu
organisasi
baik yang diterima kantor
diselesaikan
isi/maksud/masalahnya oleh
satuan
kerja
pengelolah,
maka
kegiatan
selanjutnya
adalah
melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpangan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsip-arsip itu merupakan tugas pekerjaan dan
menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi,
maka
arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Soetrisno (2003: 52), mengemukakan pandangannya tentang filling sebagai proses pengklarifikasian, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Dalam manajemen kearsipan The Liang Gie (2000;120) menjelaskan beberapa pokok sistem penyimpanan warkat yaitu: 1.
Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic) Pada penyimpanan ini, warkat-warkat
disimpan menuru abjad dari
mana-mana orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dalam surat menyurat antara sebuah perusahaan dengan para pelanggan misalnya, surat-surat yang ditunjukan dan diterima dari pelanggan itu disimpan menurut urutan-urutan abjad nama masingmasing langganan.
Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini,
sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur-adukan. 2.
Penyimpanan menurut pokok soal (Subect filing) Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai
iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupaperkataan “tanah”. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad juduljudul urusan itu.
Jadi, misalnya suatu instansi pemerintah dapat
mempunyai kumpulan berkas yaang disimpan menurut urut-urutan sebagai berikut: Air. Akte notaris, Bank surat, buku (pesanan), Buku telepon,
Jepitan
kertas,
formasi
pegawai,
Gedung
(pebaikan),
Honorarium penerjemah, pendidikan pegawai, perjalanan dinas dan Zice (pembelian). 3.
Penyimpan menurut wilayah (Geographic filing) Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta). Sebuah penerbit majalah yang
mempunyai
langganan
diseluruh
indonesia,
umpamanya
menyimpan surat-menyurat dengan para langganan itu menurut kotakota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dipakai pula sistem abjad untuk mengukur urutan-urutan nama-nama langganan. pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah. 4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling)
Tetapi
Pada sitem penyimpanan ini,
warkat yang mempunyai nomor
disimpan menurut urutan-urutan angka 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar.
Misalnya faktur-faktur
yang dibuat oleh
sebuah perusahaan. 5. Penyimpanan menurut tanggal (Cronological filing) Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan warkat-warkat ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
2.4
Kajian Penelitian yang relevan Penelitian yang relevan merupakan hasil penelitian orang lain yang
relevan dijadikan titik tolak penelitian kita dalam mencoba melakukan pengulangan, revisi, modifikasi dan sebagainya.
Peneliti yang relefan dan
selaras dengan judul penelitian yang diambil, yaitu Rinto Buheli (2005) dalam penelitian yang berjudul Sistem Pengarsipan
suatu penelitian di kantor
pemberdayaan masyarakat bone bolango. Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh bahwa kesimpulannya, dalam pengelolaan sistem kearsipan pada kantor Badan pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango, masih dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain penataan sistem kerja, memahami tingka laku pegawai, memotivasi pegawai dan meningkatkan komunikasi serta menambah fasilitas kearsipan, sehingga
hal ini akan mendukung sistem pengarsipan yang merupakan pedomandan dan merupakan sarana prasarana demi penciptaan iklim yang favourrable bagi terwujudnya tujuan organisasi secara keseluruhan.
