BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Sebelumnya (State Of The Art) Untuk mendukung penelitian tentang majalah internal FOKUS yang ada di Bank Indonesia, penulis melakukan perbadingan pada penelitian sebelumnya yang sama-sama membahas tentang majalah internal. Penelitian sebelumnya ini terdiri dari 3 (tiga) jurnal lokal dan 2 (dua) juranal internasional. Tabel 2.1 Penelitian sebelumnya No
Nama Peneliti /
Judul Jurnal
Metodologi
Hasil
Tempat / Tahun
Perbandingan dengan penelitian
1
Penelitian ini
Jurnal di atas
Warta
bertujuan untuk
melakukan
Pegadaian
mencari tahu
penelitian
Afrilia
Sebagai Media
seberapa banyak
untuk
Framanik
Informasi
karyawan PERUM
mengetahui
Internal Di
Pegadaian
seberapa
Kania
Perum
mendapat informasi
besar
Kurniawati
Pegadaian
melalui WARTA
WARTA
Pusat
Pegadaian
menunjang
Magazine.
kerja
Bagaimana peran
karyawan
dari media internal
PERUM,
karyawan PERUM
sedangkan
Pegadaian Majalah
penelitian ini
WARTA
membicaraka
Pegadaian. Metode
n tentang
penelitian yang di
bagaimana
gunakan di
seorang PR
penelitian ini
Person
adalah deskriptif
merencanakan
kualitatif, yang
dan teknik
- Ghista Sabrina - Naniek
- Rd. Nia
Banten / 2011
Peran Majalah
Kualitatif
7
8 menjelaskan fakta-
menulis untuk
fakta yang jelas,
majalah
faktual dan
FOKUS
sistematis. Untuk menganalisis data dilakukan dengan in-depth interviews, studi literatur dengan buku-buku komunikasi, observasi langsung dan dokumentasi yang relevan dengan masalah yang diteliti. Informan-informan kunci dalam studi ini adalah Corporate Communications PERUM Pegadaian, dibutuhkan sebanyak 3 (tiga) karyawan dari PERUM Pegadaian dan divisi bisnis dari perpustakaan lain. Hasilnya menunjukan bahwa majalah tersebut telah menjabat sebagai pion media informasi WARTA
9 kepada karyawan PERUM Pegadaian, ini dapat dilihat dari distribusi dari majalah WARTA Pegadaian secara teratur, eksposur yang tinggi, dan ketertarikan tampilan luar majalah. Isi majalah sudah lengkap dan informatif dan itu bisa meningkatkan pengetahuan karyawan PERUM Pegadaian. 2
Nur Dinna
Efektivitas
Utami/ 2012 / Bogor
Kuantitatif
Komunkasi dalam
Jurnal ini
Majalah
organisasi dibagi
membicaraka
Internal “Warta
menjadi dua
n tentang
Keluarga
komunikasi internal
seberapa
Djarum”
dan komunikasi
besar
Sebagai
eksternal.
efektifitas
Wahana
komunikasi sebagai
majalah
Komunikasi
pusat dari
internal
Internal
organisasi biasanya
PT.Djarum
Perusahaan
membutuhkan
yang
(Kasus
media untuk
diterbitkan,
Karyawan PT.
mengirimkan
sedangkan
DJARUM)
pesan-pesan dari
penelitian ini
atasan ke bawahan
membicaraka
dan juga
n tentang
sebaliknya.
bagaimana
10 Komunikasi
seorang PR
internal sangat
Person
membuthkun media
merencanakan
internal sebagai
dan teknik
media untuk
menulis untuk
menjembatani
majalah
antara perusahaan
FOKUS
dan karyawan. Studi ini membuktikan efektifitas dari “Warta Keluarga Djarum” sebagai media internal di PT. Djarum. Studi ini menggunakan metodologi kuantitatif. Responden dari studi ini adalah karyawan di PT. Djarum. Para karyawan diasumsikan sebagai homogeneity respondents karena mereka semua mendapatkan dan membaca “Warta Keluarga Djarum”. Delapan puluh satu responden dari
11 empat ribu dan dua puluh karyawan dari Head Quarter Office, Regional Sales Officer Jakarta, dan District Sales Officer Bogor PT. Djarum mengevaluasi bahwa “Warta Keluarga Djarum” sudah memenuhi efektifitas. Hasil dari studi ini menunjukan bahwa dari dua puluh lima efektifitas atribut, tujuh belas atribut telah efektif. Itu berarti hasil total menunjukan bahwa “Warta Keluarga Djarum” telah efektif dan juga memenuhi persyaratan dari divisi komunikasi PT. Djarum. 3
-
Yesi Tri
Pengaruh Motif
Amalia
Kuantitatif
Penelitian ini
Penelitian ini
Penggunaan
bertujuan untuk
membicaraka
W.E
Media Internal
mendapatkan
n tentang
Trinambu
Excellence
pemahaman tentang seberapa
12 nan 2014 / Riau
Terhadap
motif menggunakan besar motif
Kepuasan
“Excellence”
dari karyawan
Informasi
(sebuah media
terhadap
Karyawan
internal) untuk
pekerjaannya
Perseroan
kepuasan informasi
dengan
Terbatas (PT)
karyawan di Bank
majalah
Bank Riau
Riau-Kepri
Excellence
Kepri
Pekanbaru Branch,
dan juga
Pekanbaru
dan juga untuk
tentang rubric
mencari tau
kesukaan dari
kategori yang
karyawan
paling digemari
Bank Riau-
oleh pembaca
Kepri
“Excellence”.
Pekanbaru
Sekertaris
Branch,
perusahaan; sebagai sedangkan salah satu anggota
penelitian ini
editorial; memiliki
membicaraka
peranan penting
n tentang
dalam menyatukan
bagaimana
komunikasi untuk
seorang PR
seluruh karyawan
Person
yang menyebar luas
merencanakan
di Riau dan
dan teknik
Provinsi Kepulaan
menulis untuk
Riau. Selain itu,
majalah
sekertaris
FOKUS
perusahaan juga harus tau apa motif dari pembaca agar “Excellence” dapat mengirimkan konten yang cocok
13 dan bisa memberikan kepuasan informasi pada pembacanya. Metode kuantitatif dilakukan untuk mencari tahu: (a) hubungan yang signifikan antara motif menggunakan Excellence untuk kepuasan karyawan di Bank Riau-Kepri Pekanbaru Branch dan (b) kategori favorit Pembaca “Excellence”. Untuk mempertemukan dua objektif ini, dilakukan dua pendekatan; kuisioner dan studi pustaka. Selanjutnya data dikumpulkan dari kuisoner yang di analisis menggunakan metode Simple Linear Regreassion menggunakan commercial
14 statistical software SPSS version 16.0. Hasil membuktikan bahwa adanya korelasi yang signifikan antara motif dan penggunaan “Excellence” terhadap kepuasan karywana di Bank Riau-Kepri Pekanbaru Branch dengan jumlah yang di bservasi (N)=70, hasil dari formula Simple Linear Regression analysis Y=10.439+0.433. termasuk output dari (a) t=3.221, yang lebih tinggi dari “constant” di SPSS output t=1.668, dan (b) signifikan (a)=0.002 yang lebih rendah dari “constant” di SPSS output a=0.1. itu konklusi bahwa korelasi antara
15 motif dan kegunaan darii “Excellence” ada di level rendah, 13.2%. melihat dari kategori di “Excellence”, survei menunjukan bahwa 81% dari responden memilih galeri foto sebagai favorit mereka. This study tests
Jurnal di atas
Of Job
hypothesis derived
meneliti
Categories And
from information
tentang
Douglas E.
Organizational
processing theory
bagaiman
Shook
Levels To Use
concerning
seorang
2005 / Santa
Of
relationships
atasan
Barbara
Communication
between
berkomunikas
Channels,
individuals' job
i dengan
Including
category,
karyawannya
Electronic
organizational
sehari-hari
Mail: A Meta-
level, and levels
secara face-
Analysis And
and patterns of
to-face atau
Extension
media usage. Media secara tidak
4
- Ronald E. Rice -
Relationships
Kualitatif
studied include
langsung,
face-to-face,
sedangkan
meetings,
penelitian ini
memos/letters,
dilakukan
telephone and
untuk
electronic mail. In
mengetahui
the meta-analysis of bagaimana over 40 studies,
seorang PR
usage of different
Person
16 media was
merencanakan
significantly
dan teknik
different for
penulisan dari
managers/executive
majalah
s versus others, and
internal
was highly
FOKUS
correlated with organizational level. In the individual-level analyses of four organizations, the majority of respondents were classified into their actual job categories, and according to distances between organizational levels, by a discriminant function involving only relative extent of media use, especially participation in meetings. Contrary to information richness theory, upper-level respondents (managers) did not
17 necessarily use electronic mail less than did lower-level respondents (clerical workers). The article concludes by discussing implications for theories of organizational media use and implementation of electronic mail systems. 5
-
Purpose – The
Jurnal di atas
organizational
purpose of this
ditulis untuk
Christop
communication
paper is to provide
mengetahui
her
on job
further insight into
hubungan dari
Bourque
satisfaction and
the relationship
komunikasi
organizational
between internal
internal
commitment in
communication
terhadap,
a land
practices,
kepuasana
ambulance
communication
komunikasi,
service and the
satisfaction, job
kepuasan
mediating role
satisfaction, and
bekerja dan
of
organizational
komitmen
communication
commitment. It is
dari
satisfaction
centered in the
organisasi,
emergency services
sedangkan
sector in general,
penelitian ini
and on land
dilakukan
ambulance services
untuk
Jules
The effects of
Carrière
Ottawa / 2009
Kualitatif
18 in particular. The
mengetahui
focus organization
bagaimana
is a large urban
seorang PR
land ambulance
Person
service with an
merencanakan
operating budget of
dan teknik
approximately $50
penulisan dari
million and 468
majalah
employees.
internal
Design/methodolog
FOKUS
y/approach – Only paramedics were eligible to participate in the study. In total, 91 (32.5 per cent) of the organization's 280 paramedics participated. Data were collected using a questionnaire comprising preexisting workrelated psychometric measures. The measures included the Communication Audit Survey, the Communication Satisfaction Questionnaire, the
19 Minnesota Satisfaction Questionnaire and the Affective Organizational Commitment Scale. Only quantitative data were collected. Findings – The data showed that internal communication practices explained 49.8 per cent of the variation in communication satisfaction, 23.4 per cent of the variation in job satisfaction, and 17.5 per cent of the variation in affective organizational commitment. However, these effects were fully mediated by communication satisfaction when job satisfaction and affective organizational
20 commitment were regressed against both internal communication practices and communication satisfaction. Research limitations/implicat ions – These findings have important practical and theoretical implications. Managers will not be able to foster job satisfaction and affective organizational commitment through internal communication practices unless they recognize and appreciate what information is valued by employees. Second, managers must have a clear understanding of both the quantity and quality of
21 information desired by employees if they are to design internal communication systems that meet the information needs of employees. Finally, one must consider the possibility that, for employees, communication satisfaction represents a fundamental yardstick against which all of the organization's activities and change initiatives are measured. This possibility is supported by research from the domain of change management. Originality/value – Given the present shortage of skilled and able emergency personnel, it is in the best interest of
22 organizations to enhance job satisfaction and commitment of such critical employees.
2.2 Landasan Konseptual Skripsi ini akan membahas landasan konseptual dari beberapa teori dan konsep yang terkait dengan bidang kajian komunikasi. Dalam hal ini, bidang yang dikaji adalah ilmu komunikasi terapan Public Relations.
2.2.1 Komunikasi Sebagai mahluk hidup, manusia berkewajiban untuk memenuhi segala kebutuhannya. Untuk memenuhi kebutuhannya, manusia harus melakukan interaksi dengan manusia lainnya. Dasar dari sebuah interaksi adalah komunikasi. Secara luas dan umum, komunikasi diartikan sebagai sutau proses penyampaian pesan dari pengirim pesan kepada penerimaan pesan. Akan tetapi, komunikasi akan memiliki banyak penafsiran sesuai dari segimana komunikasi itu sendiri dipandang Dalam
buku
Pengantar
Ilmu
Komunikasi
(Wiryanto:2006,5)
komunikasi mengandung makna bersama-sama (common). Istilah komunikasi atau communication yang berarti pemeritahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermakna umum atau beersama-sama. Terdapat banyak sekali definisi para ahli mengenai komunikasi, di buku Pengantar Ilmu Komunikasi (Wiryanto:2006,2) : 1. Fisher, “ilmu komukasi mencakup semua dan bersifat eklektif.” 2. Berger dan Chaffe, “ilmu komukasi itu mencari untuk memahami mengenai produksi, pemrosesan dan efek dari symbol serta system signal, dengan mengembangkan pengujian teori-teori menurut hokum generalisasiguna menjelaskan fenomena yang berhubungan dengan produksi, pemrosesan dan efeknya.”
23 3. Definisi komunikasi dari orang-orang terkenal yang di kutip di buku Ilmu Komunikasi (Deddy Mulyana:2009): 1. Bernard Berelson dan Gary A. Steiner, “Komunikasi: tranmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan symbol-simbol, kata-kata, gambar, figure, grafik, dan sebagainya. Tindakan atau proses transmisi itulah yang biasanya disebut komunikasi 2. Carl I Hovland, “Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (Komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate). 3. Harold lasswell, “Cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan berikut : A. Siapa yang mengatakan apa? B. Dengan saluran apa? C. Kepada siapa? D. Dengan pengaruh bagaimana? Berdasarkan definisi Lasswell ini dapat diturunkan lima unsur komunikasi yang saling bergantung satu sama lain, yaitu: 1. Sumber
(source) atau sering disebut juga pengirim
(sender) 2. Penyandi (encoder) 3. Komunikator (communicator) 4. Pembicara (speaker) atau originator Dari bermacam-macam pengertian yang di paparkan oleh tokoh-tokoh terkenal, dapat kita lihat bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan menggunakan media. Tidak hanya dengan kata-kata verbal, komunikasi juga bisa dilakukan secara non-verbal. Adapun unsur-unsur dalam komunikasi yang harus dipenuhi sebelum bersosialisasi dengan orang lain. Menurut Nurjaman dan Umam (2012:36-38), dalam proses komunikas terdapat tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi, yaitu komunikator, komunikan, dan saluran/media. 1. Komunikator/Sender/Pengirim
24 Komunikator/Sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bisa perseorangan, kelompok, atau organisasi pengirim berita.
2. Komunikan/Receiver/Penerima Komunikan/penerima adalah rekan komunikator dalam komunikasi. Sesuai denga namanya, ia berperan sebagai penerima berita. Dalam komunikasi, peran pengirim dan penerima selalu bergantian sepanjang pembicaraan. Penerima bisa mendengarkan pembicara atau menuliskan teks atau mengintepretasikan pesan dengan berbagai cara. 3. Channel/Saluran/Media Channel adalah saluan atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan,atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran, atau peranara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda, seperti telepon, televisi, faksimili, fotokopi, hand signal, e-mail, sandi morse, semafor, SMS, dan sebagainya. Dari
pengertian-pengertian
tentang
komunikasi
yang
dipaparkan di atas, komunikasi yang baik harus memiliki tiga poin di atas. Ketiga poin tersebut memilik peranan masing-masing. Karena komunikasi bisa disebut komunikasi bila memiliki komunitor, pesan dan komunikan.
2.2.2 Komunikasi Organisasi Untuk mengerti definisi dari komunikasi organisasi, lebih baik kita mengerti dulu apa definisi dari komunikasi. Mengutip dari buku Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi (Tommy Suprapto:2009,7)
25 ada tiga pengertian utama komunikasi, yaitu pengertian secara etimologis, terminologis, dan paradigmatic. 1. Secara etimologis, komunikasi dipelajari menurut asal-usul kata, yaitu kominikasi berasal dari bahasa Latin ‘communicatio’ dan perkataan ini bersumber pada kata ‘comminis’ yang berarti sama makna mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan. 2. Secari terminologis, komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. 3. Secara pradigmatis, komunikasi berarti pola yang meliputi sejumlah komponen berkorelasi satu sama lain secara fungsional untuk mencapai suatu tujuan terntentu. Contohnya adalah ceramah, kuliah, dakwah, diplomasi, dan sebagainya. Demikian pula pemberitaan surat kabar dan majalah, penyiaran radio dan televise atau pertunjukan film di gedung bioskop, dan lain-lain. Sedangkan menurut buku Pengantar Teori Komunikasi 1 (Richard West dan Lynn H. Turner:2008,38) mengatakan bahwa komunkasi organisasi mencakup komunikasi yang terjadi di dalam dan di antara lingkungan yang besar dan luas. Jenis komunikasi ini sangant bervariasi karena komunikasi organisasi juga meliputi komunikasi interpersonal (percakapan antara atasan dan bawahan), kesempatan berbicara di depan publik (presentasi yang dilakukan oleh para eksekutif dalam perusahaan), kelompok kecil (kelompok kerja yang mempersiapkan laporan), dan komunikasi dengan menggunakan media (memo internal, e-mail, dan konferensi jarak jauh.) oleh karenanya, organisasi terdiri atas kelompok yang diarahkan ileh tujuan akhir yang sama. Komunikasi di dalam organisasi sangat penting, Pengantar
Teori
dan
Manajemen
menurut buku
Komunikasi
(Tommy
Suprapto:2009,119) komunikasi merupakan masalah pokok organisasi karena: 1. Komunikasi
tampaknya
memungkinkan
anggota-anggota
organisasi saling bertukar pengetahuan tentang tujuna-tujuan yang ingin dicapai organisasi. 2. Kemunikasi adalah wahana di mana suatu organisasi dapat mencapai lingkungannya.
26 3. Komunikasi merupakan saluran yang menghubungkan masukan dengan keluaran suatu organisasi. Komunikasi di dalam organisasi adalah suatu keharusan, dari persepsi di atas, meunjukan bahwa organisasi yang baik adalah organisasi yang anggotanya memiliki satu informasi yang sama. Dalam hal ini, majalah internal bisa menjadi salah satu pilihan untuk menjadi media komunikasi organisasi.
2.2.3 Publik Internal Publik internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jadi public yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri. (Pace, 2008: 24-25) Kegiatan Publik Internal dilakukan oleh seorang petugas PR : (Effendy, 2006) 1. Hubungan dengan karyawan Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya
antara
manajemen
dengan
para
karyawannya.
Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal. Employee public/public pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupapakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui :
27 1. Upah yang cukup 2. Perlakuan yang adil 3. Ketenengan kerja 4. Perasaan diakui 5. Penghargaan atas hasil kerja 6. Penyaluran perasaan 2. Hubungan dengan manajer Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting. Dalam hal ini jika manager diperlakukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manejemen
yang
sangat
menentukan
maju
mundurnya
perusahaan. Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, misalnya : 1. Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan 2. Uang Resiko Jabatan 3. Kegiatan coffee morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya. 4. Koordinasi kerja antar bagian 5. Jika memungkinkan menyediakan alat transfortasi bagi kepentingan dinas 6. Rumah dinas, dsb. 7.
28 3. Hubungan dengan buruh Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan demikian PR berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak. Misalnya :
1. Menyelesaikan kasus tentang ada rasa permusuhan terhadap pimpinan dan sebagainya. 2. Tuntutan kenaikan upah sampai terjadinya mogok kerja. 3. Kasus PHK, Dll. 4. Hubungan dengan pemegang saham Kegiatan PR dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Majalah internal merupakan salah satu media untuk publik internal. Majalah internal juga bisa memberikan informasi-informasi terkini yang harus diketahui oleh karyawan. Dari persepsi di atas, majalah FOKUS sudah memberikan kebutuhan untuk karywan Bank Indonesia.
2.2.4 Public Relations 2.2.4.1 Definisi Public Relations Tidak sedikit orang-orang berpikir bahwa tugas seorah public relations hanya mempertahankan citra yang sudah tercipta dan bekerja satu arah. Seiring berjalannya waktu public relations mulai dikenal banyak orang dan menjadi pekerjaan yang official. Berikut adalah beberapa definisi Pubil Relations menurut para ahli:
29 1. The British Institute of Public Relations, “ suatu upaya untuk membangun dan mempertahankan saling pengertian antara organisasi dan publiknya.” (Morissan, 2008:7) 2. Cutlip, Center dan Broom, “Public Relations adalah fungsi manajemen
yang
mengidentifikasi,
membangun,
dan
mempertahankan hubungan baik antara organisasi dengan publik yang berkertergantungan.” (L.Willcox & Cameron, 2009:5) 3. Frank Jefkins, “Public Relations adalah sebuah sistem komunikasi untuk menciptakan niat baik.”
(Kriyantono,
2008:5) 4. Grunig dan Hunt, “Public Relations adalah manajemen komunikasi
antara
organisasi
dengan
publiknya.”
(Kriyantono, 2008:5) Dari pengertian Public Relations diatas bisa dilihat bahwa seorang PR Person menggunakan komunikasi untuk dapat membangun, memelihara dan memperbaiki image dan hubungan yang baik yang telah tercipta di masyarakat.
2.2.4.2 Fungsi Public Relations Seitel mengungkapkan 6 fungsi dari Public Relations, yaitu : (Seitel, 2004:10-11) 1. Writing atau yang biasa juga disebt dengan kemampuan untuk menulis dan merupakan keahlian dasar yang harus dimiliki oleh praktisi PR, kegiatan menulis dapat digunakan untuk membuat materi publikasi mulai dari news release, naskah pidato, hingga brosur untuk menunjang periklanan 2. Media Relations, menjalin hubungan dengan press merupakan fungsi PR yang terdepan 3. Planning (atau perencanaan) seperto acara khusus (events), acara media (media events), fungsi manajemen, dan sebagainya.
30 4. Counseling, dalam menjalin hubungan dengan manajaemen dan interaksinya dengan public-publik kunci 5. Research, mengenai segala bentuk tindakan dan opini yang mempengaruhi perilaku dan kepercayaan 6. Publicity, fungsi yang berkaitan dengan pemasaran, sering disalah artikan sebagai fungsi “tunggal” dari praktisi PR, yaitu untuk menciptakan publisitas yang positif bagi klien maupun pimpinan organisasi atau perusahaan.
Dapat dilihat dari 6 fungsi yang di jabarkan oleh Seitel, Divisi Komunikasi Bank Indonesia telah menjalankan keseluruhannya dengan
tujuan
memperkuat
citra
Bank
Indonesia
dan
mengembangkan komunikasi yang sudah terbentuk. Dalam karya ilmiah ini akan di jabarkan tentang fungsi Public Relations poin 1 (satu). Dimana Divisi Komunikasi Bank Indonesia memproses penulisan majalah FOKUS.
2.2.5 Public Relations Tools Untuk dapat melakukan pekerjaannya seorang public relations mempunyai alat-alat kegiatan (PR Tools). Alat-alat kegiatan ini bisa disebut sebagai media public relations, antara lain: (Kriyantono, 2008: 28-30) 1. Press release : menulis berita tentang perusahaan kepada media 2. Press conference : menyampaikan informasi tentang perusahaan dengan secara langsung mengundang wartawan makan bersama) 3. Press tours : mengundang wartawan untuk berkunjung ke perusahaan 4. Press party : menjamu wartawan makan bersama 5. Press receptions : mengadakan acara khusus pertemuan dengan wartawan 6. Media gathering :mengumpulkan media dalam sebuah forum 7. Newsletter : media tulisan yang bisa digunakan untuk internal ataupun eksternal public
31 Public Relations Tools yang digunakan di dalam penelitian ini adalah newsletter yang digunakan untuk internal public. Bank Indonesia menggunakan majalah internal FOKUS yang merangkap newsletter untuk menjadi media informasi bagi seluruh karyawan Bank Indonesia yang tersebar di seluruh Indonesia dan luar negeri.
2.2.6 Public Relations writing Pada prinsipnya, praktisi public relations (PR) menggunakan teknik lisan, tulisan atau kombinasi keduanya dalam menyampaikan pesan kepada publik perusahaan (Prayudi, 2007:21). Dalam membuat tulisan untuk kepentingan pubic relations (PR), kita perlu
memperhatikan
komponen-komponen
komunikasi.
Komponen-
komponen komunikasi ini bisa dipandang sebagai mata-rantai yang menghubungkan sumber informasi dan penerima informasi. Pesan yang kita buat secara tertulis akan melewati mata-rantai tersebut dan akhirnya bisa tercapai tujuan komunikasi (Iriantara dan Surachman,2011:25-27) Keseluruhan dari Public Relations Writing menginginkan stabilisasi hubungan positif antara organisasi dan beberapa pihak terkait, biasanya dari image-building techniques. Ada dua jenis kategori PR Writing, yaitu: (Bivins, 2008) 1. Uncontrolled Information Informasi yang setelah lepas dari tangan seorang PR Person maka berita itu menjadi berita yang bisa di kontrol oleh media. Jadi sebaiknya saat mengeluarkan informasi lebih baik ditulis dengan sebaik-baiknya. 2. Controlled Information Informasi dimana kita sebagai PR Person memiliki pengaruh dan kuasa penuh terhadap informasi tersebut, jadi berita yang tersebar tidak simpang siur. Di dalam penelitian ini, penggunaan PR Writing di khususkan kepada penulisan artikel pada majalah internal, dalam buku Public Relations Writing Pendekatan Teoritis dan Praktis (Yosal Iriantara, 2006, pp. 109 - 124)
32 menjelskan bagaimana teknik penulisan artikel, tahapan-tahapan tersebut adalah : 1. Persiapan Penulisan Pada tahap ini, niasanya diawali dengan: a) pencarian idea tau gagasan, b) menguji ide, c) memilih topik, d) pengumpulan data, dan e) membuat kerangka. 2. Pelaksanaan Penulisan Di proses ini tidak sedikit para penulis mengalami kesulitan untuk memulai penulisan, tetapi itu bisa dihadapi dengan membuat
kutipan-kutipan,
memberikan
gambaran
dan
menyertakan perbandingan. Setelah semua itu terlewati, penulis bisa melanjutkan tulisannya dengan:
a) Membuat intro b) Membuat isi artikel 3. Perbaikan Perbaikan dapat dilakukan dengan langkah membaca ulang seluruh isi tulisan untuk mencari kesalahan-kesalahan dalam penulisan. 4. Menetapkan judul Judul merupakan salah satu kekuatan tulisan. Di samping harus mencerminkan isi secara keseluruhan. Judul harus mnggugah dan membangkitkan mina pembaca agat mau membaca artikel hingga selesai. Seorang PR Person harus bisa memanfaatkan waktu dengan sebaik mungkin. Menulis berita yang efektif adalah salah satu cara PR Person untuk memanfaatkan kesempatan yang ada, dan ini adalah Sembilan langkah menulis yang efektif menggunakan teknik Public Relations : (Smith, 2012, pp. 68 - 71) 1. Rencanakan apa yang akan di tulis Proses ini dilakukan untuk mempersiapkan penampilan pesan. Proses menulis dimulai saat dilakukannya planning sheet.
33 Keputusan yang diambil akan sangat membantu dalam penulisan kedepannya. 2. meneliti informasi yang dibutuhkan Dalam proses ini, kumpulkan semua informasi-informasi penting afar bisa menulis pesan dengan baik. Kumpukan seluruh informasi yang ingin disampaikan ke pembaca. Lakukan wawancara dengan narasumber yang dibuthkan, penelitian lewat buku. 3. mengorganisir penulisannya Goal dari proses ini adalah untuk mengumpulkan outline yang fleksibel untuk penulisan. Akan lebih baik jika menggunakan graphic organizer untuk memilah-milah pikiran untuk tema menulis.
4. Tulis dan cetak draft pertama Draft adalah kunci utama saat menulis. Tulislah draft dari pesannya. Biarkan kalimat-kalimat itu mengalir, dan fokus bada pesan tulisan daripada mekanisme untuk menulis. 5. meninjau lembaran rencana dan revisi draft pertama Tujuan dari proses ini untuk meyaakinkan bahwa tulisan tetap berada para target sebelumnya. 6. Perindah cara penulisan dan cetak Goal dari prosese ini adalah untuk memperlembut penulisan yang sudah setengah jadi agar bisa lebih di mengerti. Gunakan beberapa teknik untuk lebih mengenal tulisan yang sudah ditulis sebelumnya. 7. Lakukan proofread untuk melihat teknik bahasa Proses ini dilakukan ntuk melakukan koreksi dalam hal mekanisme
penulisan.
Minta
bantuan
orang
lain
untuk
memastikan bahwa tulisan bisa dimengerti 8. Minta persetujuan Seorang Public Relations Writers
membutuhkan persetujuan
sebelum menerbitkan tulisan mereka. Proses ini dilakukan untuk mendapat persetujuan dari atasan unutk mem-publish tulisan.
34 9. Publish tulisan dengan tampilan akhir Ini adalah hal yang ditunggu-tunggu seorang penulis, untuk mempersembahkan tulisan mereka dalam bentuk profesional. Tapi, harus tetap bersiap-siap pada penilaian masyarakat atau audiens pembaca. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penulisan yang digunakan oleh PR Person Bank Indonesia untuk menulis majalah internal FOKUS. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan performa majalah internal Bank Indonesia.
2.2.7 Komunikasi Internal Seluruh perusahaan dan organisasi di dunia memiliki komunikasi internal, karena komunikasi internal adalah jantung dari sebuah perusahaan atau organisasi. Saat komunikasi internal di dalam sebuah perusahaan terjalin dengan baik, maka seluruh karyawan akan memiliki cara pandang yang sama. Berikut pengertian komunikasi internal dari beberapa ahli : (Ragusa, 2010:7) 1. Bovee dan Thill (2000), “Komunikasi internal adalah perubahan dari informasi dan ide-ide di dalam sebuah organisasi.” 2. Kalla (2005), “Seluruh komunikasi formal dan informal yang mengambil tempat di dalam suatu organisasi. Komunikasi internal digunakan dalam jumlah banyak karena ingin mencapai goal yang merupakan proses komunikasi yang ada di dalam perusahaan.” Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dan sebagainya. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:
35 1. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjukpetunjuk, informasi-informasi, kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduanpengaduan, dan sebagainya kepada pimpinan. 2. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja (Romli, 2014, p. 6).
Komunikasi merupakan hal yang mengikat kesatuan organisasi. Komunikasi membantu anggota – anggota organisasi dalam mencapai tujuan individu dan juga organisasi, merespon dan mengimplementasikan perubahan organisasi, mengoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut memainkan peran dalam hampir semua tindakan organisasi yang relevan. Jika sebuah organisasi sampai pada titik dimana komunikasi dalam organisasi tidak efektif yang seharusnya, organisasi itu tidak akan berfungsi seefektif yang seharusnya. Berikut adalah proses komunikasi menurut (Romli, 2014:8)
Siapa …
Mengatakan
Dengan
Kepada siapa … Komunikator
apa … Pesan
apa … Media
Umpan Balik
Penerima Pesan
36 Dengan dampak apa? ...
Gambar 2.1 Teori Harold Lasswell Sumber: Komunikasi Organisasi Lengkap, Khomsahrial Romli
Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam perusahaan. Komunikasi menurut perilaku dapat dibedakan menjadi tiga (Romli, 2011, p. 2 & 3), yaitu: 1. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi, misalnya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi seperti memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. 2. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. 3. Komunikasi non formal adalah komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan. Persepsi mengenai komunikasi organisasi perlu diketahui sebagai dasar untuk memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi. Dari persepsi diatas dapa disimpulkan bahwa terjadinya proses komunikasi didalam suatu organisasi juga dipengaruhi oleh banyak faktor yang berasal dari setiap setiap individu itu sendiri. Baik secara internal dari dalam dirinya, proses pada saat penyampaiannya, dan pengaruh eksternal dari lingkungan sekitarnya. Komunikasi organisasi dilakukan agar mendapat perhatian dan saling pengertian
37 antar individu atau unit didalamnya. Maka dari menyebabkan komunikasi tersebut akan saling terjadi secara terus menerus.
2.2.8
Majalah 1. Penjelasan majalah Dari segi konten, majalah berbeda dari Koran, selain itu time frame dan metode operasinya. Berbeda dari Koran yang deadline-nya terburu-buru, majalah mengeluarkan edisi barunya secara mingguan atau bulanan. (Dennis L. Wilcox, 2005)
2. Majalah Internal Majalah internal di design untuk di distribusikan kepada karyawan, pensiunan, orang-orang yang memiliki keinginan di dalam organisasi tersebut dan seringkali stockholder tersebut. Majalah internal memiliki isi yang berbeda-beda disetiap perusahaannya, majalah internal memiliki gaya bahasa yang ringan agar karyawan antusias untuk membaca artikel tersebut. (Dennis L. Wilcox, 2005) Majalah internal tidak selalu berisi tentang isu-isu yang sedang terjadi terkait dengan pekerjaan di suatu perusahaan, tapi sering juga berisikan tentang hiburan-hiburan dan pengetahuan sehari-hari untuk menghadapi kehidupan kantor yang berada diluar kantor. Isi majalah internal dalam sebuah perusahaan sama dengan tipe informasi editorial di newsletter, seperti dibawah ini : (Dennis L. Wilcox, 2005:249)
1. Table of contents, biasanya berada di halaman depan 2. Masthead, memebri informasi publikasi (contoh: editor dan publisher) dan biasanya ada di table of contents atau di halaman kedua. 3. Editorial, rupanya bisa merupakan “Kolom Presiden,” yang di tanda tangani oleh managemen atau editor publikasi 4. Letters, jika desain dari publikasi tersebut adalah dua arah, maka kolom letters biasanya dimasukan.
38 5. News notes, berita singkat tentang apa yang sedang terjadi di perusahaan. Biasanya terdiri dari dua atau tiga halaman. Artikel ini memberikan informasi kepada karyawan. 6. Articles, berita dan feature yang memiliki susunan yang konsisten. 7. Announcements, biasanya beritanya di kotak-kotakkan tapi terkadang dalam bentuk kolom biasa untuk penempatan kerja, promosi danl lain-lain. Kolom ini merupakan salah satu kolom yang diminati karyawan. 8. Calendar, event yang akan datang. Majalah FOKUS merupakan majalah internal resmi satu-satunya yang dimiliki oleh Bank Indonesia. Majalah FOKUS juga memiliki rubrik-rubrik yang disebutkan oleh Dennis L. Wilcox.
39 2.4.
Kerangka Berpikir Komunikasi
Komunikasi organisasi
Public Relations
Publik Internal
Public Relations Tools
Aku sayang kalian semu Pubilc Relations Writing
In-House Magazine
Gambar 2.2 Hasil gambar kerangka berpikir
Tolong imel ya Tuhan
