BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Kajian Pustaka
2.1.1
Sistem Enterprise Resources Planning (ERP) Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses line
dalam manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu pada bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan bersekala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru.
2.1.1.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2004:442) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: 9
10
“Enterprise Resources Planning (ERP) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh aspek aktivitas organisasi kedalam suatu sistem informasi akuntansi.” Menurut Azhar Susanto (2004:20) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: “ERP adalah paket software terintegrasi yang dirancang untuk memberikan integrasi yang menyeluruh terhadap seluruh data yang terkait dengan sistem informasi perusahaan.” Menurut James A. Hall (2002:114) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: “ERP sistem adalah paket perangkat lunak modul berganda yang berkembang terutama dari sistem perencanaan manufaktur tradisional (manufacturing resources planning-MRP II).” Menurut Jay Heizer dan Barry Rander (2005:186) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: “ERP adalah software yang memungkinkan perusahaan untuk: 1. Mengotomasi dan mengintegrasikan bnyak proses bisnis mereka. 2. Bebagi database dan praktik bisnis yang umum diseluruh perusahaan, dan 3. Menghasilkan informasi dalam waktu terkini.” Menurut James A. O’brien (2005:320) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: “ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan.”
11
Menurut Ronald L. Thompson dan William L. Cats-Baril (2003:354) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: “Enterprise Resources Planning (ERP) system were designed to replace a compani’s older, legacy information system with a group of higly intergrated software modules.” Menurut definisi di atas ERP adalah sistem yang didesain untuk menggantikan perangkat perusahaan terdahulu, dengan kumpulan modul-modul software canggih yang terintegrasi dalam menghasilkan sistem informasi. Menurut www.wikipedia.com mengemukakan pengertian Enterprise Resource Planning adalah: “Enterprise Resource Planning (ERP) is an integrated computer-based system used to manage internal and external resource including tangible assets, financial resource, materials, and human resource. It is a software architecture whose purpose is to facilitate the flow of information between all business functions inside the boundaries of the organization and manage the connections to outside stakeholders”.
Software ERP yang berupa kumpulan modul-modul diterapkan diseluruh perusahaan dan menghubungkan seluruh bagian perusahaan melalui tranmisi logikal dan berbagai data yang sama. Karena cakupanya yang luas, sistem ERP dibagi atas beberapa modul dan setiap modul dalam sistem ERP saling melengkapi dan merupakan satu kesatuan. Setiap modul bisa terdiri dari ribuan proses bisnis, dimana masing-masing proses bisnis ini didapatkan dari praktekpraktek bisnis terkait (best practices). Pengelompokan modul biasanya dilakukan berdasarkan pertimbangan fungsional. Konfigurasi ERP memungkinkan 8000 tabel yang mengatur jenjang-jenjang dalam perusahaan merangkum semuanya
12
dalam struktur organisasi sampai diskon harga. Bahkan manajer dapat memperoleh informasi keuangan perusahaan hanya dengan beberapa ketukan di keyboard komputer (dikenal dengan istilah information in your fingertips). Software ini mengubah data transaksi menjadi informasi yang berguna dan menyusunnya supaya dapat analisa lebih lanjut. Dengan cara ini, semua data transaksi yang terkumpul berubah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2.1.1.2 Software-sofware Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Santo F. Wijaya dan Suparto Daridiato (2009:150) beberapa vendor (penjual) dari Software Enterprise Resource Planning (ERP) diantaranya yaitu: “1. SAP 2. Peoplesoft 3. Oracle”. Pemilihan vendor dari Enterprise Resource Planning (ERP) cukup sulit dilakukan. Pemelihan sebuah vendor saja mempunyai benefit dan kekurangan. Pemelihan sebuah vendor akan menjaga integritas data dan proses standard. Pemelihan sebuah vendor juga menghindari pelemparan tanggung jawab dari satu vendor ke vendor lainnya. Dengan sebuah vendor, tanggung jawab keberhasilan paket terletak ditangan sebuah vendor. Pemakaian
beberapa
vendor
juga
mempunyai
benefit
seperti
menggabungkan modul-modul terbaik yang dimiliki oleh masing-masing vendor.
13
Keuntungan lainnya adalah kinerja satu vendor dapat dibandingkan dengan vendor lainnya dan ketergantungan pada satu vendor dapat dikurangi. 2.1.1.2.1 Software System Aplication and Product in Data Processing (SAP) SAP merupakan salah satu sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang popular di Indonesia adalah aplikasi SAP. SAP didirikan sekitar 1975 di jerman oleh lima orang mantan karyawan yang bekerja di IBM. Singkatan SAP sebenarnya dari bahasa jerman yaitu System Andwendungen Produkteinder Datenverarbeitung atau dalam bahasa inggris singkatan dari System Aplication and Product in Data Processing. SAP terdiri dari modul-modul yan terintegrasi, meliputi SAP ERP Enterprise Core, yaitu merupakan solusi aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP), dan SAP Busines Suite, yaitu merupakan paket aplikasi e-busines seperti SAP Customer Relationship Management, SAP Supply Chain Management, SAP Supplier Relationship Mnanagement, SAP Product Lifecycle Management. Pengguna aplikasi Sitem Enterprise Resource Planning (ERP) pada umumnya adalah perusahaan-perusahaan menengah besar. SAP merupakan pemimpin pasar di seluruh dunia dengan penugasan pasar mencapai 65%. SAP kini menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan menengah kecil, seperti SAP Business One dan SAP All In One. Fungsi utama dalam SAP Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu Akuntansi Manajemen, penjualan, distribusi, manufaktur, perencanaan produksi, pengadaan dan sumber daya manusia.
14
2.1.1.2.2 Software Peoplesoft Peoplesoft adalah perusahaan software yang cukup lama berkembang dan produknya sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan terkemuka di dunia. Akuisisi peoplesoft oleh oracle makin menambah keragaman produk oracle dan memperluas dukungan oracle terhadap semua pengguna produknya, baik produk database maupun aplikasi program. Produk-produk software peoplesoft adalah sebagai berikut: a.
HRMS (Human Resource Management System) terdiri dari Payroll, Benefits, Human Resource, Pension Administration, Time and Labor.
b.
Acconting and Control terdiri dari modul General Ledger, Payables, Receiveables, Asset Management, Projects, Budgets, Expenses Cash Management.
c.
Treasury Management
d.
Material Management
e.
Supply Revenue Management
f.
Procurement
g.
Enterprise Performance Management
h.
Project Management
Keunggulan dari produk peoplesoft adalah implementasinya yang cepat perencanaan dan penjadwalan lanjutan. Produk ini dikembangkan dengan program yang umum dan memakai pendekatan penjualan Enterprise Resource Planning (ERP) pertama yang menggabungkan penjadwalan dan perencanaan
15
lanjutan secara langsung kedalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Keunggulan ini menyebabkan perusahaan dapat bersaing dalam sektor manufacturing dengan memberikan suatu interface untuk menangani berbagai hambatan dalam perencanaan produksi secara serempak.
2.1.1.2.3 Software Oracle Oracle corporation didirikan pada tahun 1977 dan merupakan perusahaan
software
yang
mengembangkan,
membuat,
memasarkan,
mendistribusikan, dan melayani software database, dan infrastruktur software. Software yang dipasarkan meliputi application server, software kolaborasi, dan pengembangan. Sejak tahun 2004, perusahaan oracle mengakuisisi salah satu perusahaan pengembangan system Enterprise Resource Planning (ERP) terkemukan yaitu peoplesoft, sehingga perusahaan oracle harus mampu mendukung berbagai jenis produk dan terus mengembangkan produk dan layanannya. Oracle disesuaikan dengan focus e-business, dengan berbasiskan internet. Aplikasi internet memusatkan system Enterprise Resource Planning (ERP) kedalam beberapa buah server yang dikelola secara professional. Teknoligi ini
juga
mengkonsolidasi
mendistribusikan
informasi
data
kedalam
melalui
jaringan
suatu
database
global.
Oracle
global
dan
merupakan
perusahaan perangkat lunak pertama kali di dunia yang mengembangkan dan menggunakan 100% perangkat lunak perusahaan yang memungkinkan pengunaan internet disepanjang lini produk.
16
2.1.1.3 Ciri-ciri Enterprise Resources Planning (ERP) Menurut Mulia Hartono dalam 7 langkah mudah membangun sistem informasi ERP yang dikutip melalui Journal Enterprise Resources Planning (2003:2) sebuah ERP sistem memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1.
2.
3.
4.
Sistem Tunggal Sistem ERP dibangun dalam sistem tunggal sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat karena memiliki data yang terintegrasi. Sistem lain yang non-ERP umumnya dibangun tidak dalam mesin tunggal misal ada data dalam SQL server, sementara data lainnya dalam FozPro, hal ini menyebabkan sulitnya memperoleh informasi dengan cepat. Modul Lengkap Sistem ERP yang memiliki modul yang lengkap dan saling terintegrasi yang menjangkau semua bagian dan fungsi perusahaan karena mempunyai konsep yang jelas. Fleksibel Sistem ERP sangat fleksibel dan dapat diimplementasikan di semua anak perusahaan atau pabrik manapun dalam suatu perusahaan karena dapat disesuaikan (dikonfigurasi) sesuai dengan kebutuhan. Laporan Sistem ERP memiliki data seluruh sumber daya perusahaan dan dapat memberikan laporan apa saja yang diperlukan termasuk fungsi-fungsi statistik untuk menganalisa laporan.
2.1.1.4 Unsur-unsur Enterprise Resources Planning (ERP) Menurut Michael Uram (2002:2) mengemukakan bahwa ada seperangkat komputer atau disebut infrastruktur ERP yang diperlukan terdiri dari: 1.
Physical Component (Komponen Fisik) a. Server-Client yang terdiri dari komputer server dan beberapa komputer client. Server menjadi pusat sistem informasi, sedangkan client merupakan komputer yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas penenganan data. b. Network (Jaringan), merupakan suatu unit komunikasi yang membantu didalam penyebaran informasi. c. Storage (penyimpanan), merupakan tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data yang diolah oleh komputer.
17
2.
3.
People (Sumber Daya Manusia) Sumber daya manusia yang mempunyai peranan penting untuk pengembangan dan implementasi sistem adalah: a. Staf Bisnis (Business Staff) Staf bisnis merupakan orang yang bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang berjalan (workflow as-is) dan mendesain workflow baru yang lebih efisien (workflow should-be). Staf bisnis haruslah orang yang menguasai ilmu yang berhubungan dengan proses bisnis yang dianalisa, misalnya membuat analisa di departemen accounting maka staf bisnis harus menguasai siklus akuntansi. b. Staf Operasi (Operation Staff) Staf operasi merupakan staff yang bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari, misalnya backup data. c. Staf Pengembangan (Development Staff) Staf pengembangan bertugas untuk mengembangkan sistem dengan mendesain program-program yang diperlukan. Organization Process (Proses Organisasi) a. Program dan Proyek Manajemen (Program and Project Management) Penerapan sistem ERP biasanya merupakan bagian dari program dan proyek manajemen, yang dilakukan berdasarkan pertimbanganpertimbangan manajemen. Berikut ini alasan mengapa perusahaan melakukan perubahan: 1. Perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis Peningkatan pesaing, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, merger dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam hubungan regional serta global dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi. Agar tetap responsif atas kebutuhan perusahaan, maka sistem juga harus berubah. 2. Perubahan Teknologi Sejalan dengan makin maju dan murahnya teknologi, perusahaan dapat memanfaatkan berbagai kemampuan baru atau lama. 3. Peningkatan Proses Bisnis Banyaknya perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak efisien sehingga membutuhkan pembauruan untuk memuaskan pelanggan. 4. Keunggulan Kompetitif Peningkatan kualitas, kuantitas dan kecepatan informasi dapat meningkatkan produk atau layanan serta dapat membantu mengurangi biaya. 5. Perolehan Produktivitas Komputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi secara rutin serta signifikan didalam mengurangi waktu untuk melakukan tugastugas lainnya.
18
b.
c.
6. Pertumbuhan Perusahaan berkembang lebih besar dari sistemnya sehingga harus meningkatkan atau melakukan perubahan terhadap sistemnya secara keseluruhan. 7. Penciutan Perusahaan seringkali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC atau sistem berbasis internet untuk memanfaatkan rasio harga/kinerja mereka. Hal ini menempatkan pengambilan keputusan dan informasi yang terkait sampai ke bagan organisasi. Perubahan Proses Kerja (Change Management) Penerapan sistem ERP berpengaruh terhadap budaya perusahaan, sehingga diperlukan perubahan proses kerja (Change Management) pada masa penyesuaian atau yang sering disebut proses implementasi. Jika pada proses implementasi tersebut diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan rekayasa ulang proses bisnis atau Business Process Reenginering (BPR) yaitu analisis menyeluruh dan mendesain ulang yang lengkap atau proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramatis. Walaupun memerlukan waktu yang cukup lama beberapa keuntungan dari proses BPR yaitu: a. Untuk menyederhanakan sistem b. Untuk membuatnya lebih efektif c. Untuk meningkatkan kualitas serta layanan perusahaan Layanan dan Dukungan dari IT Departemen (Support Service) Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem dan mendukung pelaksanaan dari sistem ERP agar dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan adanya layanan dan dukungan dari IT departemen atau vendor software. Dengan begitu para pengguna (Users) akan mampu memahami sistem secara cepat, dan user aakan puas dengan sistem yang ada karena sistem tersebut dapat membantu kerja mereka dan tidak merumitkan. Pengimplementasian sistem ERP bukan merupakan kejadian yang muncul
kemudian berakhir. Skala sistem yang sangat luas menyebabkan manajer menyadari yang terjadi tidak akan pernah lengkap terselesaikan. Organisasiorganisasi akan terus berubah dan berkembang dan sistem yang ada harus ikut berubah dan berkembang bersama.
19
2.1.1.5 Tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) Secara umum, tahapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) meliputi tahapan perencanaan, tahapan analisis, tahapan desain, tahapan dukungan teknis, dan tahapan implementasi. Menuturut Santo F. Wijaya dan Suparto Darudiato (2009 : 116), mengemukakan tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu: 1. Tahapan Perencanaan 2. Tahapan Analisis 3. Tahapan Desain 4. Tahapan Dukungan Teknis 5. Tahapan Implementasi Adapun penjelasan dari tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) di atas adalah: 1. Tahapan Perencanaan Langkah awal adalah membentuk komite pengarah, yang bertugas untuk mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk menentukan Project Leader dan anggota tim dalam membangun sistem. Tugas Tim Project adalah: a. Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan oleh sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan menentukan ruang lingkup proyek secara lebih rinci.
20
b. Mengevaluasi alternative pendekatan pada Enterprise Resource Planning (ERP), seperti solusi kostumisasi, satu kesatuan paket, integrasi beberapa paket software atau kombinasi dari beberapa alternative dan memilih salah satu solusi. c. Membuat jadwal dan anggaran proyek dengan memperhatikan studi kelayakan dan melaporkan setiap temuan yang signifikan kepada komite pengarah secara berkala baik secara tertulis maupun lisan. 2. Tahapan Analisis Dalam tahapan analisis, maka komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan sudah menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Tim mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai fungsi di organisasi untuk mengumpulkan informasi dan mengidentifikasikan kebutuhan pengguna. Pihak konsultan luar dapat dilibatkan hanya untuk mambantu kelompok kerja dalam menjalankan aktivitas analisis ini. Tanggung jawab utama Tim adalah: a. Mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan membuat rekomendasi kepada Tim pengarah, yang akan memilih vendor kemudian Tim akan melakukan evaluasi lebih rinci atas vendor terpilih. b. Mengidentifikasikan inisiatif rekayasa ulang proses bisnis yang mungkin diperlukan berdasarkan pendekatan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan paket yang dipilih. Meskipun tidak selalu menjadi alternative yang baik, perusahaan dapat mempertimbangkan solusi untuk melakukan kostumisasi paket.
21
Setelah itu, maka perwakilan vendor dan pihak konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis, di mana komite pengarah dan tim proyek akan diberikan pelatihan intensif mengenai konsep dan operasional sistem oleh pihak konsultan. Tahap akhir fase ini adalah akan dihasilkan sebuah prototype sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di berbagai fungsi organisasi untuk melakukan simulasi dan menunjukan integrasi antar modul kepada pengguna dan identifikasi sesuai kebutuhan. Akhirnya tim proyek akan membuat laporan rekomendasi kepada komite pengarah untuk proses persetujuan dan verifikasi kelanjutan proyek. 3. Tahap Desain Tahap desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor atau konsultan yang telah dipilih. Tingkat desain tergantung pada pendekatan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), jika memilih satu kesatuan paket, maka antarmuka sebagian besar sudah ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan pada bagian-bagian minor saja. Jika perusahaan memilih pendekatan kostumisasi paket, biasanya desain antarmuka akan lebih lama. Paket kesatuan biasanya memerlukan middleware (perangkat perantara) yang minimal, karena hanya memerlukan antarmuka dengan beberapa bagian system yang alamat atau paket aplikasi yang disediakan. Jika pendekatan kombinasi beberapa paket, maka memerlukan desain antarmuka yang lebih rumit, karena berbagai paket dari berbagai vendor harus saling berkomunikasi.
22
4. Tahap Dukungan Teknis Untuk menjalin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang, maka dukungan teknis dan para pengguna sangatlah diperlukan. Walaupun semua pengguna sudah mendapatkan pelatihan intensif, namun staf dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk pembuatan sistem yang drastic dan komperhensif, misalnya perbaikan koreksi kesalahan program yang ditemukan pengguna dalam menjalankan sistem baru. Jika terjadi kesalahan program, maka diperlukan respon yang cepat dari konsultan atau project leader untuk menjaga kepercayaan pengguna terhadap sistem baru dan demi mendukung kelancaran dan efektifitas kerja. Untuk itu, diperlukan pemeliharaan sistem untuk menjaga kinerja sistem agar tetap,optimal. Demikian pula pelaksanaan audit sistem dapat dilakukan dengan secara periodic untuk mengetahui apakah tujuan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sudah tercapai sesuai yang diharapkan. 5. Tahapan Implementasi Setelah perusahaan menentukan paket software terpilih yang akan digunakan dan dilakukan kostumisasi, maka tahapan berikutnya adalah melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, maka program sudah dirancang dan diterapkan per modul. Misalnya: fungsi pembelian, inventory, pembayaran. Untuk fungsi industri manufaktur, biasanya modul yang digunakan bervariasi tergantung jenis proses bisnis perusahaan. Dari tahapan implementasi, semua rencana rekayasa ulang proses bisnis diterapkan, karena semua hardware, software, data, jaringan sudah diterapkan,
23
maka hanya dua hal yang perlu dikaji, yaitu orang dan prosedur. Struktur organisasi dapat berubah, karyawan dapat berpindah posisi (mutasi). Untuk mendukung proses implementasi, biasanya diterapkan beberapa prosedur kerja baru Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan program lainnya, maka tahapan selanjutnya adalah: a. Pembuatan prototype sistem, yang dilanjutkan dengan dilakukan validasi beberapa kali iterasi dan dilakukan revisi hingga akhirnya sistem siap dijalankan. b. Verifikasi dan pengujian keseluruhan sistem dilakukan beberapa konfigurasi ulang untuk meningkatkan kinerja sistem. c. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan kepada semua pengguna sistem. d. Membuat rencana konversi “roll-out” sistem, yang meliputi jadwal instalisasi sistem di seluruh organisasi dengan pendekatan strategi konversi terpilih.
2.1.1.6 Modul-modul Enterprise Resources Planning (ERP) ERP memiliki cakupan fungsi yang sangat luas, di dalam fungsi-fungsi tersebut terdapat komponen-komponen yang sering disebut dengan istilah modul. Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akuntansi serta Sumber Daya Manusia.
24
Menurut Henry Somamora (2009:32) dijelaskan modul-modul ERP adalah sebagai berikut: a. Modul Operasi adalah: Modul yang berhubungan dengan pengontrolan produksi. Sub Modulnya terdiri dari: General Logistic, Sales and Distribution, Material Management, logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control< Project System, Environment Management. b. Modul Finansial dan Akuntansi adalah: modul yang berhubungan dengan masalah keuangan dan akuntansi. Sub Modulnya terdiri dari: General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling. c. Modul Sumber Daya Manusia adalah: Modul yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Sub Modulnya terdiri dari: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
2.1.1.7 Fungsi Enterprise Resources Planning (ERP) atau Enterprise System Menurut Gellians, Hunton and Sitton (2005:52) dijelaskan mengenai fungsi atau gegunaan dari Enterprise System secara umum diantaranya: 1. Enterprise Support for Organizational Process a. Capturing data during, business process b. Enterprise System facilitate functioning of the organization’s business c. Enterprise System record that business events have accured d. Enterprise System store data for decision making 2. Enterprise System Support for Major Business Events Process a. Order to cash b. Purchase to pay Di bawah ini akan dijelaskan mengenai definisi fungsi atau kegunaan dari enterprise sistem adalah sebagai berikut: 1. Dapat mendukung proses organisasi. a. Pengolahan data, proses bisnis. b. Menjadi fasilitas bagi fungsi organisasi bisnis. c. Merekam proses bisnis dengan lebih teliti.
25
d. Menyimpan data untuk pengambilan keputusan. 2. Dapat mendukung dalam proses bisnis yang utama. a. Pembayaran pesanan b. Pembayaran pembelian Sedangkan menurut Henry Simamora (2009:32) dijelaskan mengenai fungsi atau kegunaan dari sistem Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebagai berikut: 1. Integrasi data keuangan, yaitu: untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga Top Management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. 2. Standarisasi proses operasi berfungsi menstandarkan proses operasi melalui Implementasi Best Practise sehingga terjadi peningkatan produktivitas. Penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. 3. Standarisasi data dan informasi berfungsi menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
2.1.1.8 Faktor-faktor Kesuksesan dalam ERP Menurut Zeplin Jiwa Husada Tarigan (2003:2) ada beberapa hal yang menjadi faktor kesuksesan dalam ERP di dalam perusahaan, yaitu: 1. Organisasi (Management) Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, adapun unsur-unsur dalam organisasi adalah:
26
a. Commitment Sikap karyawan untuk tetap berada dalam organisasi dan terlibat dalam upaya-upaya mencapai misi, nilai-nilai dan tujuan organisasi. Lebih lanjut dijelaskan, bahwa komitmen merupakan suatu bentuk loyalitas yang lebih konkret yang dapat dilihat dari sejauh mana karyawan mencurahkan perhatian, gagasan, dan tanggung jawab dalam upaya mencapai tujuan organisasi. b. Education Proses pengubahan sikap dan tata lakuseseorng atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan. Dalam hal ini organisasi di tuntut untuk bisa lebih baik atau lebih cekatan dalam mengelola organisasi dalam perusahaan, agar tidak terjadi human error di dalam perusahaan yang dapat merugikan perusahaaan. c. Involvement Derajat dimana orang dikenal dari pekerjaannya, berpartisipasi aktif didalamnya, dan mengaggap prestasinya penting untuk harga diri. d. Training Setiap usaha untuk memperbaiki prestasi kerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya. Dalam hal ini organisasi dituntut untuk bisa mengkordinasikan seluruh bagian yang ada di dalam perusahaan. e. Role and Responsibilities Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen puncak untuk mengukur dan menilai prestasi kinerja manajer di bawahnya. 2. Proses Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi scara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya. Unsur-unsur dari proses dalam ERP adalah: a. Aligment Penjajaran strategi dimulai dengan kebutuhan penafsiran strategi IT dan diagnosa masalh yang mengizinkan eksekutif untuk menyediakan pengertian pada kebutuhan kritis, objektifitas, dan prioritas yang mereka hadapi. b. Documentation Suatu bahan refleksi kegiatan pembelajaran yang berfungsi sebagai alat evaluasi atau refleksi dari perencanaan sampai implementasi suatu model pembelajaran,informasi model pembelajaran, strategi pembelajaran yang diterapkan, interaksi aktif terekam dalam proses dokumentasi. c. Intergration Suatu proses menggabungkan atau menyatukan data yang berasal dari sumber yang berbeda dan mendukung pengguna untuk melihat keastuan data.
27
d. Process Redesign Berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa element yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh da berfungsi sebagai konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. 3. Teknologi Teknologi adalah satu ciri yang mendefinisikan hakikat manusia yaitu bagian dari sejarahnya meliputi keseluruhan sejarah. Beberapa aspek penting yang ada didalam teknologi diantaranya adalah: a. Hardware Perangkat komputer yang terdiri atas susunan komponen-komponen elektronik berbentuk fisik (berupa benda). Jenis-jenis hardware pada personal Computer (PC), antara lain motherboard, hard disk, CD room,memory, dan lain-lain. b. Software Kumpulan beberapa perintah yang dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya. Perangkat lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah, maupun dokumen, serta arsip lainnya. c. System Management Untuk meminimalisasi penggunaan yang berlebihan dari suatu sistem, seperti redundasi perangkat atau resource, permintaan yang tumpang tindih dari penyeimbangan performance, network management, menekan pengeluaran, biaya maintenace, diagnosis dan perbaikan, serta migrasi dari suatu sistem lama ke sistem baru. 4. Data Fakta berupa angka, karakter, simbol, tanda-tanda, tulisan, suara, bunyi yang mempersentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu sistem informasi. Ada beberapa jenis data, diantaranya adalah: a. Master file Kerangka kerja yang terdiri dari beberpa komponen atau bagian, secara keseluruhan saling berkaitan dan diorganisir sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan organisasi. b. Transactional file Bertambah setiap terjadi transaksi baru files tersebut berfungsi untuk menyimpan secara detail transaksi yang terjadi. c. Data Structure Cara menyimpan atau merepresentasikan data di dalam komputer agar bisa dipakai secara efisien. Sedangkan data adalah representasi dari fakta dunia nyata. Fakta atau keterangan tentang kekayaan yang disimpan, direkam atau direpresentasikan dalam bentuk tulisan, suara, gambar, simbol. 5. Manusia Dalam sistem ERP, selain teknologi maka ada faktor lain yang sangat berpengaruh, yaitu faktor manusia. Manusia merupakan pelaku atau objek
28
aktif untuk mencapai kesuksesan-kesuksesan tersebut ada beberapa unsur yang ada dalam manusia yang harus dikembangkan atau dilatih, yaitu: a. Education Proses pengubahan sikap dan tata lakuseseorng atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan. Dalam hal ini organisasi di tuntut untuk bisa lebih baik atau lebih cekatan dalam mengelola organisasi dalam perusahaan, agar tidak terjadi human error di dalam perusahaan yang dapat merugikan perusahaaan. b. Training Setiap usaha untuk memperbaiki prestasi kerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya. Dalam hal ini organisasi dituntut untuk bisa mengkordinasikan seluruh bagian yang ada di dalam perusahaan. c. Skill Development Proses atau tahapan pertumbuhan kearah yang lebih maju. Pertumbuhan sendiri (growth) berati tahapan peningkatan sesuatu dalam hal jumlah, ukuran, dan arti pentingnya. Pertumbuhan juga dapat berarti sebuah tahapan perkembangan. d. Knowlage Management Sebuah proses yang mengkoordinasikan pengguna informasi, pengetahuan, dan pengalaman. Dengan konsep tersebut, berarti ada perbedaan untuk data, informasi dan pengetahuan. Berdasarkan hierarkinya, informasi berasal dari data yang telah diproses sehingga dapat diinterpretasikan.
2.1.1.9 Keuntungan dan Kerugian Enterprise Resources Planning (ERP) Menurut Henry Simamora yang dikutip melalui Journal Enterprise Resource Planning (2003:34) dijelaskan mengenai keuntungan yang bisa diukur dengan menggunakan sistem Enterprise Resources Planning (ERP): 1. Penurunan Inventori 2. Penurunan tenaga kerja secara total 3. Peningkatan service level 4. Peningkatan kontrol keuangan 5. Penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi
29
Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari sistem ERP, beberapa kelemahan ERP perlu diperhatikan. Kelemahan ERP adalah sebagai berikut: 1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis. 2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal 3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dipenerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah. 4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
2.1.1.10 Pengaruh Enterprise Resources Planning (ERP) Pengaruh ERP secara umum dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu siapa yang dipengaruhi ERP dan mengapa ERP mampu mempengaruhinya. ERP adalah suatu sistem yang disiapkan untuk perusahaan yang membutuhkan sistem yang luar biasa. Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pula permasalahan yang dihadapinya, khususnya permasalahan bisnis. Maka dari itu diperlukan informasi yang sangat banyak untuk menyelesaikan persoalan tersebut, baik informasi yang bersifat internal maupun eksternal perusahaan. Sebagai konsekuensi dari semua ini adalah dibutuhkannya suatu sistem yang mampu
30
menjembatani antara kompleksitas bisnis dan teknologi informasi sebagi sarana penyedia informasi yang diperlukan oleh perusahaan. Ada beberapa hal yang menyebabkan ERP berkembang begitu luar biasa. Pertama adalah faktor pengaruh perilaku kompetitor. Setiap perusahaan akan selalu berusaha mendapatkan informasi mengenai kompetitornya. Informasi yang dibutuhkan tidak hanya terbatas pada produk, tetapi lebih pada perusahaannya itu sendiri. Bila suatu perusahaan telah menerapkan ERP dan berhasil, maka mau tidak maukompetitornya akan berusaha menerapkan sistem yang sama ataupun yang lebih baik, jikalau perlu menggunakan software dan konsultan yang sama. Yang kedua adalah faktor kebutuhan akan rekan bisnis. Secara umum dengan menerapkan ERP akan menghasilkan informasi yang lebih baik untuk digunakan dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan. Sebagai konsekuensi adalah kebutuhan data yang up to date serta real time harus terpenuhi. Bila data berasal dari internal perusahaan maka itu mungkin bukan suatu masalah, tetapu bila berasal dari eksternal perusahaan maka hal tersebut bisa menjadi masalaha yang serius. Sehingga dengan alasan untuk pemenuhan kebutuhan informasi, seringkali perusahaan melakukan tekanan-tekanan kepada rekan bisnisnya untuk menyediakan informasi yang terbaru dan real time. Jika dirasa perlu, informasi tersebut juga terintegrasi dengan sistem ERP yang ada di perusahaan. Secara diplomatis dapat dikatakan perusahaan memaksa rekan bisnisnya turut menerapkan ERP. Selain itu ERP mampu mempengaruhi fungsi sistem informasi. Awalnya personal yang berkecimpung di bidang sistem informasi mempunyai tugas utama
31
untuk perancangan, pengembangan, dan implementasi software. ERP sendiri dirancang dan dikembangkan oleh pihak luar perusahaan (outsourcing). Dengan demikian tugas personal di bidang sistem informasi hanya melakukan implementasi ERP pada perusahaan. Untuk itu pengetahuan yang mendalam mengenai software paket menjadi sesuatu yang mutlak diperlukan. Dari sini terjadi pergeseran tugas dan kemampuan seorang sistem analis dan programmer, yaitu dari perancangan pengembangan dan implementasi software menjadi penguasaan software paket dan pengimplementasiannya pada perusahaan. Pengaruh yang lain adalah pergeseran pada fungsi sistem informasi. ERP menciptakan ketidakjelasan antara user dan spesialis informasi. Konsep tradisional menjelaskan bahwa spesialis informasi hanya berurusan dengan teknologi, tidak pada proses bisnis. Namun dengan penerapan ERP, user sebagai pelaku bisnis selain dituntut menguasai proses bisnis juga dituntut untuk menguasai teknologi ERP. Begitu juga sebaliknya untuk seorang spesialis informasi selain memiliki kemampuan teknologi juga dituntut menguasai proses bisnis. ERP mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan semua proses yang ada dalam area fungsional perusahaan, antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda. Dengan integrasi sistem ini data yang tadinya didapat dari sistem yang berbeda-beda akan diintegrasikan menjadi sistem tunggal dengan format yang standar. Dengan demikian tidak ada lagi perbedaan proses yang terjadi antar fungsi,
antar
departemen,
maupun
antar
lokasi
yang
berbeda.Dengan
mengintegrasikan semua proses menjadi sistem yang tunggal, semua informasi
32
akan disimpan dalam format yang sama dalam database yang sama, sehingga semua akan mengakses data yang sama. Standar dan data tunggal ini akan mengurangi informasi yang asimetris. Implikasi yang terjadi adalah peningkatan kontrol terhadap pekerjaan. Bila suatu pekerjaan belum dikerjakan, maka pekerjaan yang lain tidak akan bisa dikerjakan karena menggunakan data yang sama. Implikasi yang lainnya adalah semakin meningkatkan akses informasi bagi siapa saja yang membutuhkan, terutama untuk proses pengambilan keputusan, baik pada level atas, menengah maupun bawah.
2.1.2
Kinerja
2.1.2.1 Pengertian Kinerja Kinerja merupakan penampilan hasil kerja pegawai baik secara kuantitas maupun kualitas. Kinerja dapat berupa penampilan kerja perorangan maupun kelompok. Kinerja organisasi merupakan hasil interaksi yang kompleks dan agregasi kinerja sejumlah individu dalam organisasi. Menurut Kapllan di alih bahasakan oleh Anwar Prabu Mangkunegara (2000:67) mengemukakan pengertian kinerja yaitu: “Hasil kerja kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”. Menurut Barry Cushway (2001:34) mengemukakan pengertian kinerja yaitu:
33
“Kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah ditentukan”. Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001:78) mengemukakan pengertian kinerja adalah: “Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan”. Dari definisi di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa kinerja adalah kemampuan atau prestasi yang dicapai didalam melaksanakan suatu tindakan tertentu.
2.1.2.2 Penilaian Kinerja Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan penentuan secara periodik efektifitas operasional suatu perusahaan, unit bisnis dalam perusahaan, dan karyawan berdasarkan sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Karena perusahaan pada dasarnya dijalankan oleh manusia, maka penilaian kinerja perusahaan sesungguhnya merupakan penilaian atas perilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan di dalam suatu perusahaan. Metode yang digunakan dalam pengendalian kinerja menurut robbins di alih bahasakan oleh Hasibuan Malayu dalam buku Evaluasi Kinerja Perusahaan (2001:34) yaitu: 1. Esei tertulis Dengan menulis suatu cerita yang memberikan kekuatan, kelemahan, kinerja masa lalu, potensial, dan sasaran untuk perbaikkan”.
34
2. Insiden Kritis Memfokuskan perhatian si penilai pada perilaku-perilaku yang merupakan kunci untuk membedakan antara menjalankan pekerjaan itu secara efektif dan melaksananakannya secara tidak efektif”. 3. Skala Penilaian Grafik Skala ini kurang memakan waktu untuk dikembangkan dan diolah. Skala ini juga memungkinkan alisis kuantitatif dan perbandingan. Menurut Robert L. Mathis dan John E. Jackson terjemahan Bambang Wahyudi (2001:101) mengemukakan penilaian kinerja adalah: “Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi kerja / jabatan seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya”. Menurut Robbins di alih bahasakan oleh Henry Simamora 2004:338) mengemukakan penilaian kinerja adalah: “Penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu karyawan”.
2.1.2.3 Tujuan Penilaian Kinerja Menurut Kapllan dan Norton (2001:187) mengemukakan tujuan penilaian kinerja adalah: “Secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development”. 1. Bersifat evaluasi penilaian harus menyelesaikan:
35
a. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi b. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision c. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar mengevaluasi sistem seleksi 2. Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelasaikan: a. Prestasi riil yang dicapai individu b. Kelemahan-kelemahan individu yang menghambat kinerja c. Prestasi-prestasi yang dikembangkan
2.1.2.4 Pengukuran Kinerja Balance Scorecard Balance Scorecard (BSC) memberikan kerangka kerja yang komperhensif untuk menerjemahkan visi dan strategi perusahaan ke dalam seperangkat ukuran kinerja yang terpadu. Balance scorecard menurut Kapllan dan Norton (2001:22) juga menerjemahkan misi dan strategi kedalam berbagai tujuan ukuran, yang tersusun ke dalam empat perspektif
36
FINANCIAL Untuk berhasil secara financial, apa yang harus diperlihatkan kepada para pemegang saham kita?
PELANGGAN Untuk mewujudkan visi kita, apa yang harus kita perlihatkan kepada para pelanggan kita.
VISI dan STRATEGI
PROSES BISNIS INTERNAL Untuk menyenangkan para pemegang saham dan pelanggan kita proses bisnis apa yang harus kita kuasai dengan baik.
PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN Untuk mewujudkan visi kita, bagaimana kita memelihara kemampuan kita untuk berubah dan meningkatkan diri.
Gambar 2.1 Balance Scorecard (BSC) sebagai kerangka kerja Sumber : Kaplan dan Norton
1. Perspektif Keuangan (Financial Perspective) Penerapan Balace Scorecard pada perspektif keuangan membantu tujuan jangka panjang perusahaan dalam usahanya untuk mencapai tingkat pengembalian modal investasi tinggi dari setiap unit bisnis. Strategi perusahaan atau unit bisnis dalam perusahaan akan sangat ditentukan oleh
37
posisinya dari siklus hidup usaha. Ukuran kinerja keuangan dalam balance scorecard dapat memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba dan nilai tambah ekonomis bagi perusahaan dalam berinvestasi, sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Tujuan keuangan menjadi fokus tujuan dan ukuran untuk semua perspektif lainnya, arti setiap ukuran yang terpilih harus merupakan bagian dari hubungan sebabakibat yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan kinerja keuangan. Menurut Kapllan dan Norton (2001) pada saat perusahaan melakukan pengukuran secara financial, maka hal pertama yang harus dilakukan adalah mendeteksi keberadaan industri yang dimilikinya. Kapllan menggolongkan tiga tahap perkembangan industri yaitu: a. Tahap Pertumbuhan (Growth) Tahap pertumbuhan memiliki sumber daya yang cukup besar untuk mengembangkan dan meningkatkan berbagai produk dan jasa baru, membangn
dan
memperluas
fasilitas
produksi,
membangun
kemampuan operasi, menanamkan investasi yang besar, memelihara serta mengembangkan hubungan yang erat dengan pelanggan. Tujuan keuangan pada tahap ini akan menekankan pada pertumbuhan penjualan (di pasar yang baru, pelnggan yang baru dan dihasilkan dari produk dan jasa yang baru). Tolak ukur yang dapat digunakan adalah tingkat pertumbuhan penjualan, pangsa pasar dan pangsa rekening yang telah ditargetkan.
38
b. Tahap Bertahan (Sustain) Perusahaan yang berada pada tahap ini masih melakukan investasi dan investasi ulang dengan tujuan untuk mengatasi berbagai macam kemacetan, perluasan kapasitas, dan peningkatan aktivitas perbaikan yang
berkelanjutan.
Pada
tahap
ini
perusahaan
mampu
mempertahankan pangsa pasar yang dimiliki dan akan mengalami peningkatan secara bertahap. Tujuan keuangan pada tahap bertahan akan bertumbuh pada kemampuan perusahaan dalam menghasilkan tingkat pengembalian modal yang tinggi. Alat ukur yang dapat digunakan adalah besarnya pendapatan operasional (Operating Income), besarnya laba kotor (Gross Profit Margin), tingkat pengembalian investasi (Return On Investment), dan besarnya nilai tambah ekonomis (Economic Value Added). c. Tahap Penuaian (Harvest) Perusahaan
yang berada pada tahap menuai ini tidak lagi
membutuhkan investasi yang besar, cukup hanya untuk pemeliharaan peralatan dan kapabilitas bukan dilakukan untuk perluasan atau pembangunan berbagai kapabilitas yang baru. Tujuan keuangan pada tahap ini adalah pada arus kas operasi (sebelum depresiasi) dan penghematan berbagai kebutuhan modal kerja. Tolak ukur yang dapat dipergunakan melalui besarnya kas masuk (cash flow) dari kegiatan operasi perusahaan dan mengurangi kebutuhan modal kerja.
39
2. Perspektif Pelanggan (Customer Perspective) Kinerja ini dianggap penting dewasa ini mengingat semakin ketatnya pertarungan mempertahankan pelanggan lama dan merebut para pelanggan baru. Perspektif pelanggan dalam balance scorecard mengidentifikasi bagaimana kondisi customer mereka dengan segmen pasar yang telah dipilih oleh perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor mereka. Segmen yang telah mereka pilih ini mencerminkan keberadaan customer tersebut sebagai sumber pendapatan mereka. Tolok ukur kinerjapelanggan dibagi atas dua kelompok yaitu kelompok pengukuran intidan kelompok penunjang (Kaplan dan Norton, 2000). Kelompok pengukuran inti (core measurement groups), terdiridari :
Market Share
Customer Acquisition
Customer Profitability
Customer Satisfaction
Gambar 2.2 Perspektif Pelanggan Inti Sumber : Kaplan dan Norton
Customer Retention
40
a. Market Share Pengukuran pangsa pasar, yang mengukur seberapa besar proporsi segmen pasar tertentu yang dikuasai oleh perusahaan, meliputi antara lain : jumlah pelanggan, jumlah penjualan, dan volume unit penjualan. b. Customer Retention Kemampuan mempertahankan kepuasan pelanggan lama (customer retention), yang mengukur seberapa bnyak perusahaan berhasil menarik pelanggan-pelanggan lama. Alat ukur yang dapat digunakan adalah persentase pertumbuhan bisnis dengan pelanggan yang ada saat ini. c. Customer Acquisition Tingkat perolehan pelanggan (customer acquisition), yang mengukur seberapa banyak perusahaan berhasil menarik pelnggan-pelanggan baru. Alat ukur yang dugunakan adalah banyaknya jumlah pelanggan baru dibagi dengan jumlah penjualan kepasar pelanggan baru di segmen pasar yang ada. d. Customer Satisfaction Tingkat kepuasan pelanggan (customer satisfaction), yang mengukur seberapa besar keuntungan yang berhasil diraih perusahaan dari penjualan produk kepada para pelanggan. e. Customer Profitability Profitabilitas pelanggan (customer profitability), yang mengukur keuntungan bersih yang diperoleh dari pelanggan atau segmentertentu
41
setelah menghitung berbagai pengeluaran yang dipergunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tersebut. Kelompok Penunjang. a. Atribut-atribut produk (fungsi, harga dan mutu) Tolak ukur atribut produk adalah tingkat harga eceran relatif, tingkat daya guna produk, tingkat pengembalian produk oleh pelanggan sebagai akibat ketidak sempurnaan proses produksi, mutu peralatan dan fasilitas produksi yang digunakan, kemampuan sumber daya manusia serta tingkat efisiensi produksi. b.
Hubungan dengan pelanggan Tolak ukur yang termasuk sub kelompok ini, tingkat fleksibilitas perusahaan
dalam
memenuhi
keinginan
dan
kebutuhan
para
pelanggannya, penampilan fisik dan mutu layanan yang diberikan oleh pramunaga serta penampilan fisik fasilitas penjualan. c.
Citra dan reputasi perusahaan beserta produk-produknya dimata para pelanggannya dan masyarakat konsumen.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal (internal Business Process Perspective) Dalam perspektif ini, perusahaan melakukan pengukuran terhadap semua aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan baik manajer maupun karyawan untuk menciptakan suatu produk yang dapat memberikan kepuasan tertentu bagi customer dan juga para pemegang saham. Dalam hal ini perusahaan berfokus pada tiga proses bisnis utama, yaitu:
42
Layanan kepada pelanggan
Mutu dan Keandalan Produk
Kecepatan dalam Memenuhi Kebutuhan Pelanggan
Kecepatan dalam Merespon Komplain pelanggan
Gambar 2.3 Perspektif Proses Bisnis Internal a. Proses inovasi/mutu, dalam proses penciptaan nilai tambah bagi customer, proses inivasi merupakan salah satu kritikal proses, dimana efisiensi dan efektifitas serta ketepatan waktu dari proses inovasi ini akan mendorong terjadinya efisiensi biaya pada proses penciptaan nilai tambah bagi customer. Secara garis besar proses inovasi dapat dibagi menjadi dua yaitu: (1) Pengukuran terhadap proses inovasi yang bersifat penelitian dasar dan terapan, (2) Pengukuran terhadap proses pengembangan produk. b. Proses operasi, dimulai dengan diterimanya pesanan pelanggan dan diakhiri dengan penyampaian produk atau jasa kepada pelnggan. Proses ini menitikberatkan penyempurnaanproduk atau jasa kepada pelanggan secara efisien, konsisten, dan tepat waktu. Pada proses operasi ini, pengukuran terhadap kinerja dilakukan terhadap tiga dimensi, yaitu; time measurement, quality proses measurement dan process cost measurement. Alat ukur yang dapat digunakan adalah
43
troughput time (waktu penyelesaian) dan MCE (manufacturing cycle effectiveness). c. Pelayanan purna jual atau pengenalan produk, tahap akhir dalam proses bisnis internal adalah dilakukannya pengukuran terhadap pelayanan purna jual kepada costomer. Pengukuran ini menjadi bagian yang cukup penting dalam proses bisnis internal, karena pelayanan purna jual ini akan berpengaruh terhadap tingkat kepuasan pelanggan. Yang termasuk dalam aktivitas purna jual diantaranya adalah: garansi dan aktivitas reparasi, perlakuan terhadap produk cacat atau rusak, proses pembayaran yang dilakukan oleh customer pada transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit. 4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Tujuan dimasukannya kinerja ini adalah untuk mendorong perusahaan untuk menjadi organisasi belajar (learning organization) sekaligus untuk mendorong pertumbuhannya (Kaplan dan Norton, 2000:110). Tolak ukur kinerja pertumbuhan dan pembelajaran dapat dibagi menjadi tiga kelompok: a. Kelompok Pegawai Tolak ukur yang masuk dalam kelompok ini antara lain adalah tingkat kepuasan kerja para pegawai, tingkat perputaran (turn over para pegawai), besarnya pendapatan para pegawai, nilai tambah pegawai (pendapatan
dikurangi
seluruh
biaya
operasional),
tingkat
44
pengembalian balas jasa (return on compensation) yang dihitung dengan cara membagi nilai tambah dengan total balas jasa pegawai. b. Kemampuan Sistem Informasi Alternatif yang termasuk kelompok ini adalah tingkat ketersediaan informasi yang dibutuhkan, tingkat ketepatan informasi yang tersedia dan jangka waktu untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. c. Motivasi, Pemberdayaan dan Keserasian Individu Perusahaan Tolak ukur yang tergabung dalam kelompok ini antara lain adalah jumlah saran pegawai, jumlah saran yang diimplementasikan atau direalisasikan, jumlah saran yang berhasil guna dan banyaknya anggota perusahaan yang dapat mengerti visi dan tujuan perusahaan. Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dikatakan bahwa indikator kinerja perusahaan dengan menggunakan pendekatan balance score memiliki empat dimensi yaitu financial, pelanggan, prospek bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. Namun dalam penelitian ini hanya difokuskan pada analisis dimensi kinerja perusahaan yang bersifat non financial. Hal ini didasarkan pada pendapat dari Kaplan dan Norton, (2001); Lingle dan Schiemann, (2002) yang dikutip oleh Rahmat Febrianto (2010:4), bahwa pengukuran kinerja non keuangan didesain untuk menilai seberapa baik aktivitas yang berhasil dicapai dan dipusatkan pada tiga dimensi utama yaitu efisiensi, kualitas dan waktu.
45
2.1.2.5 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001:82) menggunakan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu: 1. Kemampuan mereka 2. Motivasi 3. Dukungan yang diterima 4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan 5. Hubungan mereka dengan organisasi. Berdasarkan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemempuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi. Menurut Mangkunegara (2000) menyatakan bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja antara lain: 1. Faktor kemampuan secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya. 2. Faktor motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang pegawai dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal.
46
2.1.2.6 Hasil dan Faktor Pendorong Kinerja Seluruh Balance Scorecard menggunakan ukuran generik tertentu. Ukuran generik ini cenderung menjadi ukuran utama hasil, yang mencerminkan tujuan bersama berbagai strategi, dan struktur yang serupa di semua industri dan perusahaan. Ukuran-ukuran hasil generik ini cenderung menjadi lag indicator (ukuran hasil) seperti profitabilitas, pangsa pasar, kepuasan pelnggan, retensi pelanggan, dan keahlian pekerja. Faktor pendorong kinerja, lead indicator, adalah faktor-faktor khusus yang terdapat pada unit bisnis tertentu. Faktor pendorong kinerja mencerminkan keunikan dari segi unit bisnis, misalnya: faktor pendorong financial dari probabilitas, segmen pasar yang dipilih unit bisnis, serta tujuan proses internal, pembelajaran dan pertumbuhan tertentu yang akan memberi proporsi nilai kepada pelanggan dan segmen pasar sasaran. Sebuah BSC yang baik seharusnya memiliki bauran ukuran hasil dan faktor pendorong kinerja. Ukuran hasil tanpa faktor pendorong kinerja tidak akan mengkomunikasikan bagaiman hasil tersebut dicapai. Ukuran itu tidak akan memberikan indikasi dini tentang apakah strategi perusahaan sudah dilaksanakan dengan berhasil atau tidak. Sebaliknya, faktor pendorong kinerja tanpa ukuran hasil mungkin dapat membuat unit bisnis mencapai tingkatan operasional jangka pendek, tetapi akan gagal mengungkapkan apakah peningkatan operasional tersebut telah diterjemahkan ke dalam bisnis dengan pelanggan saat ini dan pelanggan baru yang telah diperluas, dan kepada peningkatan kinerja financial. Sebagai contoh dari gambaran di atas yaitu dalam mengukur efektifitas penjualan. Dimana yang menjadi ukurannya yaitu rata-rata jumlah produk yang
47
dijual kepada sebuah rumah tangga. Lag indicator ini akan menceritakan apakah proses yang baru ini dapat berjalan baik atau tidak. Ukuran yang kedua, waktu yang dipakai bersama pelanggan, disertakan untuk memberi tanda kepada tenaga penjual di seluruh perusahaan tentang budaya baru yang dibutuhkan oleh strategi ini. Suatu pendekatan penjualan yang sifatnya relationship-based tidak akan berhasil jika waktu berhadapan muka dengan pelanggan tidak ditingkatkan. Waktu bersama pelanggan oleh karenanya menjadi suatu lead indicator (faktor pendorong) bagi keberhasilan ini.
2.2
Kerangka Pemikiran dan Hipotesis Untuk mencapai keberhasilan, manajemen perusahaan pada saat ini
bertanggung jawab tidak hanya pada kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan, tetapi meliputi juga kegiatan yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan. Setiap perusahaan memiliki ketergantungan pada system informasi untuk dapat terus mempertahankan kemampuan berkompetisi. Dengan adanya system informasi yang baik maka produktivitas dan kinerja suatu perusahaan akan dapat meningkat. Akuntansi, sebagai system informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Menurut Barry E. Chusing (2001:30), pengertian system informasi akuntansi adalah: “Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang di bangun untuk menyajikan
48
informasi keuangan yang di peroleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan.” Dalam melakukan perubahan data menjadi informasi terebut, dapat diwujudkan oleh system informasi akuntansi baik dengan cara manual maupun terkomputerisasi. Mengingat kebutuhan akan informasi yang mudah, cepat dan akurat pada kondisi yang cepat berubah pada saat sekarang ini, maka system informasi yang digunakan secara manual sudah mulai ditinggalkan. Bagi perusahaan yang relative kecil, mungkin hal tersebut belum sepenuhnya ditinggalkan. Namun, bagi sebuah perusahaan besar, hal tersebut merupakan suatu keharusan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam setiap kegiatannya. Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transportasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan.Indonesia merupakan Negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomian bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dar kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut kedalam suatu system komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk
49
menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru. Sistem ERP ini merupakan sebuah perangkat lunak modul berganda yang berkembang terutama dari system perencanaan sumberdaya manufaktur tradisional (manufacturing resource planning - MRP ). Selain itu ERP adalah sistem informasi yang berbasis komputer yang antar modulnya saling berhubungan. Modul adalah bagian kecil dalam system informasi yang mempunyai fungsi sendiri. Yang dimaksud sistemnya saling berhubungan adalah jika ada data yang berubah di satu modul, otomatis modul lain akan berubah datanya. ERP dalam pelaksanaannya merupakan system yang menghubungkan semua proses yang ada disuatu perusahaan baik internal maupun eksternal. Seperti proses dari pembelian barang, penyimpanan, penjualan sampai kepelaporan akuntansi. Dalam melakukannya, suatu system computer tunggal dapat melayani kebutuhan unik dari area fungsional. Hal ini bertolak belakang dengan model system informasi akuntansi yang tradisional. Dimana setiap area fungsional atau departemen memiliki system komputernya sendiri yang dioptimasi pada cara dimana ia melakukan bisnis sehari-harinya. ERP menggabungkan semua ini kedalam suatu system tunggal, yang terintegrasi yang mengakses pada suatu database tunggal untuk memudahkan pembagian dari informasi dan untuk memperbaiki komunikasi di seluruh organisasi. Dan dengan ERP, jaminan integrasi data dapat diandalkan, begitu pula dengan tidak adanya redundasi data. Yaitu kemungkinan adanya duplikasi data yang akan membuat data tersebut
50
menjadi tidak valid. Jaminan ini merupakan hal penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, karena dasar pengambilan keputusan tersebut adalah data tersebut. Dalam mengukur keberhasilan sebuah srategi yang diterapkan oleh perusahaan, maka harus keseimbangan antara hasil (lagging indicator) dengan factor pendorong kinerja (leading indicator). Karena apabila ukuran hasil tanpa factor pendorong kinerja maka tidak akan dapat memberikan indikasi dini tentang bagaimana hasil tersebut bias dicapai. Dan ukurannya tersebut tidak dapat memberikan indikasi dini apakah strategi telah dilaksanakan dengan berhasil atau tidak. Sebaliknya, pendorong kinerja tanpa ukuran hasil mungkin mampu mendorong unit bisnis mencapai peningkatan operasional jangka pendek, tetapi tidak akan mampu mengungkapkan apakah peningkatan operasional tersebut telah diterjemahkan ke dalam bidang usaha yang sudah diperluas tidak saja kepada pelanggan saat ini tetapi juga kepada pelanggan baru, dan pada akhirnya ke dalam kinerja finansial yang meningkat.menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000:67), mengemukakan pengertian kinerja sebagai berikut: “Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang
karyawan
dalam
melaksanakan
tugasnya
sesuai
dengan
tanggungjawab yang diberikannya”. Kinerja perusahaan dapat ditingkatkan dengan keberhasilan teknologi Enterprise Resorce Planning, dimana ERP ditentukan oleh tim proyek atau disebut key user, dimana key user ini dipengaruhi juga oleh komitmen top manajemen perusahaan dan budaya perusahaan.
51
Menurut Zeplin Jiwa Husada Tarigan (2003:2) Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi system informasi terintegrasi yang digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Dari
beberapa
penelitian
didapatkan
bahwa
implementasi
ERP
dapat
meningkatkan dengan cepat kinerja perusahaan dan beberapa mengalami kegagalan, sehingga dapat merusak system perusahaan. Menurut Sun et al dalam Journal Enterprise Resource Planning (2005) mengungkapkan bahwa technology Enterprise Resource Planning berpengaruh positif terhadap pencapaian kinerja perusahaan. Sedangkan penelitian Elisabeth J. Umble, et al (2003:304) adalah: “Faktor kesuksesan implementasi ERP antara lain memahami tujuan dari strategi organisasi, komitmen manajemen puncak, manajemen proyek baik, perubahan manajemen organisasi, kemampuan tim yang terbaik, akurasi data, pendidikan dan pelatihan yang ekstensif, serta focus pengukuran kinerja ERP”. Dalam penelitian ini penulis hanya melakukan pengukuran dari faktorfaktor yang menjadi pendorong kinerja (leading indicator). Dan juga dikarenakan keterbatasan dalam mendapatkan data-data keuangan, maka penulis tidak dapat menilai factor pendorongnya (leading indicator) darisisi keuangan. Untuk itu penulis menggunakan metode pengukuran Balance Scorecard yang berkaitan dengan aktor-faktor pendorong (drivers) kinerja. Berdasarkan kepada kerang kapemikiran diatas, maka penulis menarik hipotesis: “Apabila Enterprise Resource Planning (ERP) dilaksanakan dengan baik maka akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan”.
