BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Landasan Teori
2.1.1 Pengertian lembaga perkreditan desa Pengertian Lembaga Perkreditan Desa (LPD) berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Daerah Tingkat I Bali Nomor 972 Tahun 1984 tertanggal 1 November 1984 yang kemudian dikukuhkan dalam Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Bali Nomor 2 Tahun 1988 tertanggal 27 Januari dan telah diperbaharui lagi dengan Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 8 Tahun 2002 adalah badan usaha keuangan milik desa yang melaksanakan kegiatan usaha di lingkungan desa dan untuk krama desa. LPD sebagai salah satu wadah kekayaan desa, menjalankan fungsinya dalam bentuk usaha–usaha kearah peningkatan taraf hidup krama desa dan dalam kegiatannya banyak menunjang pembangunan desa. Usaha-usaha LPD dilakukan sebagai tujuan: 1.
Mendorong pembangunan ekonomi masyarakat desa melalui kegiatan menghimpun tabungan dan deposito krama desa.
2.
Memberantas ijon, gadai gelap, dan lain-lain yang dapat dipersamakan dengan itu.
3.
Menciptakan pemerataan kesempatan berusaha dan perluasan kesempatan kerja bagi krama desa.
4.
Menciptakan daya beli dan melancarkan lalu-lintas pembayaran dan peredaran uang di desa.
9
2.1.2 Kedudukan lembaga perkreditan desa dalam sistem perbankan Sesuai dengan Pasal 58 dalam Ketentuan Peralihan Undang-undang Perbankan No.7 Tahun 1992 yang telah dirubah dengan Undang-undang No. 10 Tahun 1998 dinyatakan sebagai berikut: Bank Desa, Lumbung Desa, Bank Pasar, Bank Pegawai, Lumbung Putih Nagari (LPN), Lembaga Perkreditan Desa (LPD), Bank Kredit Desa (BKD), Kredit Usaha Rakyat Kecil (KURK), Bank Kredit Kecamatan (BKK), Lembaga Perkreditan Kecamatan (LPK), Bank Karya Produk Desa (BKPD), dan lembaga-lembaga yang disamakan dengan itu diberikan status sebagai Bank Perkreditan Rakyat (BPR). Dengan kedudukan yang sama dengan Bank
Perkreditan
Rakyat,
LPD
mempunyai
fungsi
strategis
dalam
mengembangkan dan memajukan perekonomian masayrakat yang berada di sekitarnya setelah memenuhi persyaratan serta tata cara yang ditetapkan dalam peraturan pemerintah. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa karena LPD tidak mengajukan diri sebagai BPR maka LPD bukan merupakan bagian dari sistem perbankan. Namun berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Tingkat I Bali Nomor 8 Tahun 2002 secara operasional LPD melakukan fungsi intermediasi keuangan layaknya sebuah BPR. 2.1.3 Pengelolaan dan kegiatan usaha lembaga perkreditan desa Pengelolaan LPD dilakukan oleh pengurus, dimana pengurus bertanggung jawab kepada krama desa, dan didalam melaksanakan dan mengelola LPD, pengurus dapat mengangkat karyawan dalam membantu kegiatan operasional lembaga. Mengingat kedudukan LPD disamakan dengan BPR, maka kegiatan
10
usaha yang boleh dilakukan sesuai dengan Pasal 7 Perda No. 8 Tahun 2002 Provinsi daerah Tingkat I Bali tentang Lembaga Perkreditan Desa adalah: 1.
Menerima atau menghimpun dana dari krama desa dalam bentuk tabungan dan deposito.
2.
Memberi pinjaman hanya kepada krama desa.
3.
Menerima pinjaman dari lembaga keuangan lainnya maksimal 100% dari jumlah modal termasuk cadangan dan laba ditahan kecuali batas lain dalam jumlah pinjaman atau dukungan/bantuan dana.
4.
Menyimpan kelebihan likuiditas pada BPD dengan imbalan bunga bersaing dan pelayanan yang memadai. Lembaga Perkreditan Desa dalam kegiatan usahanya menerima dan
menyalurkan dana pada masyarakat desa adat serta kegiatan jasa keuangan yang sejenisnya. Dapat disimpulkan bahwa Lembaga Perkreditan Desa merupakan badan usaha yang bergerak dalam bidang jasa keuangan yang identik dengan jasa bank yaitu sebagai lembaga perantara keuangan masyarakat. 2.1.4 Pengertian struktur pengendalian intern Menurut Mulyadi (2001) struktur pengendalian intern adalah struktur organisasi, mengecek ketelitian dan keadaan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajamen. Menurut Yadnyana (2007) struktur pengendalian intern yang baik dimaksudkan untuk menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan dalam batas-batas yang layak dan walaupun kesalahan dan penyelewengan terjadi, dapat segera diketahui dan dapat diatasi dengan cepat. Dengan kenyataan tersebut maka
11
perlu diselenggarakan pengendalian intern dengan maksud dan tujuan yang searah dengan perusahaan. Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2001), struktur pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini yaitu: keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern adalah serangkaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh sebuah satuan usaha untuk dapat memberikan keyakinan yang cukup atau memadai bahwa tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya akan dapat tercapai. 2.1.5 Unsur-unsur struktur pengendalian intern Struktur Pengendalian Intern memiliki beberapa unsur yang mempunyai kaitan langsung dengan tujuan Struktur Pengendalian Intern serta langkah-langkah yang ditempuh perusahaan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001) menggolongkan pengendalian intern menjadi lima unsur yaitu: 1)
Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya.
12
Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin serta struktur. 2)
Penaksiran resiko Penaksiran
resiko
entitas
untuk
tujuan
pelaporan
keuangan
merupakan pengidentifikasian, analisis, dan pengelolaan resiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. 3)
Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur
yang
membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi resiko dalam pencapaian tujuan entitas. 4)
Informasi dan komunikasi Informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan sistem keuangan, yang mencangkup sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas.
5)
Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
13
Prosedur pengendalian secara umum terdiri dari: 1.
Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan.
2.
Pemisahan tugas yang dapat dilaksanakan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas sehari–hari.
3.
Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai untuk membantu transaksi dan peristiwa secara semestinya.
4.
Pengendalian kewenangan menyangkut pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan. Pengecekan secara independen terhadap pelaksanaan dan penilaian atas jumlah yang dicatat secara semestinya, misalnya
pengecekan
terhadap
pekerjaan
klerikal,
rekonsiliasi,
perbandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang dicatat, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengiktisarkan rincian perkiraan dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer. 2.1.6 Tujuan struktur pengendalian intern Sunarto dalam Kariada (2005) menyatakan bahwa adanya struktur pengendalian intern yang memadai adalah untuk mencapai tujuan yaitu: 1)
Keandalan pelaporan keuangan.
2)
Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.
3)
Efektivitas dan efisiensi. Menurut Jusup (2001) menyatakan bahwa tujuan struktur pengendalian
intern bahwa:
14
Manajemen menerapkan pengendalian intern guna memberikan keyakinan memadai untuk mencapai tiga kategori tujuan yaitu: 1)
Keandalan informasi laporan keuangan.
2)
Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.
3)
Efektivitas dan efisiensi operasi. Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan maka dapat ditarik kesimpulan
bahwa pengendalian intern yang memadai sangat diperlukan bagi pihak manajemen, karena dapat memberikan manfaat tidak saja dari segi ekonomis tetapi bermanfaat juga dalam membentuk sikap mental yang baik, yaitu mendorong terciptanya kondisi dimana karyawan menaati kebijaksanaan yang telah ditetapkan perusahaan. 2.1.7 Keterbatasan struktur pengendalian intern Struktur pengendalian intern sangat sulit untuk dicapai, maka dari itu orang cenderung menggunakan struktur pengendalian intern yang baik mengingat adanya keterbatasan-keterbatasan dalam struktur pengendalian intern itu sendiri. Menurut Mulyadi (2002) keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern diantaranya: 1)
Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksankan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.
15
2)
Gangguan Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.
3)
Kolusi Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan
kolusi
(collusion).
Kolusi
dapat
mengakibatkan
bobolnya
pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang. 4)
Pengabaian oleh manajemen Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku.
5)
Biaya lawan manfaat Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern
16
tersebut, karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan. Manajemen juga harus memperkirakan dan
mempertimbangkan
secara
kuantitatif
dan
kualitatif
dalam
mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern. 2.1.8 Pengertian komputer dan electronic data processing Kata komputer berasal dari bahasa latin yaitu to compute yang berarti alat hitung atau mesin hitung. Widjajanto (2001) menyatakan bahwa komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan perhitungan secara substantial, termasuk operasi hitung-menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia. Pengolahan data dengan menggunakan komputer lebih dikenal dengan istilah electronic data processing (EDP). Menurut Bodnar (2004) definisi dari pemrosesan data elektronik atau electronic data processing adalah penggunaan teknologi komputer untuk menjalankan pemrosesan data transaksi suatu organisasi. Menurut Widjajanto (2001) electronic data processing adalah pengolahan data dengan komputer yang dapat melaksanakan perhitungan secara substantial, termasuk operasi hitung menghitung dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia. Pada pemrosesan data elektronik, proses pengolahan data dilakukan oleh komputer, proses ini dimulai dengan pencatatan dokumen sumber ke dalam jurnal yang ada di komputer, lalu komputer akan mengolah data secara otomatis dengan mengklasifikasikan setiap data tersebut ke dalam buku besar masing-masing
17
perkiraan atau buku besar pembantu (file transaksi). Pengolahan ini tidak berhenti sampai pengolahan buku besar saja tetapi akan terus berlanjut hingga dihasilkan keluaran berupa laporan keuangan atau laporan lainnya. Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa komputer merupakan suatu mesin atau sekelompok mesin yang bekerja untuk mengolah data, terdiri dari unsur-unsur peralatan, prosedur pengolahan, dan orang yang menyusun prosedur tersebut yang merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Di dalam sistem pengolahan data dapat dibedakan menjadi dua yaitu sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian beban pengolahan data dilaksanakan oleh orang (manual) dan sistem pengolahan data otomatis EDP dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh komputer. Jadi sistem akuntansi berbasis komputer sebagai pengolah data merupakan suatu sistem yang menggunakan komputer sebagai alat untuk mengubah data menjadi informasi. 2.1.9 Sistem pengolahan data elektronik Dalam suatu sistem informasi data merupakan bahan mentah untuk diolah yang hasilnya menjadi informasi atau dengan kata lain data yang telah diperoleh, diukur, dan dinilai baik buruknya, berguna tidaknya, dan lain-lain. Apabila penilaian sesuai dengan tujuan yang akan dicapai, maka sebelum menjadi informasi data diproses dan diolah terlebih dahulu. Menurut Krismiaji (2002) pengolahan data terdiri dari:
18
1)
Pemasukan data Dalam tahap ini, data transaksi ditangkap (direkam) dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh komputer, antara lain: (1) Klasifikasi dengan memberi kode (nomor rekening, kode departemen, dan lain-lain) data berdasarkan sistem yang ada. (2) Verifikasi untuk menjamin akurasi data. (3) Pengiriman data dari satu lokasi ke lokasi yang lainnya.
2)
Penyimpanan data.
3)
Pemrosesan data.
4)
Menghasilkan informasi.
2.1.10
Aspek-aspek pokok komputerisasi Keberhasilan suatu proyek komputerisasi yang diselenggarakan oleh
suatu perusahaan atau organisasi tergantung pada aspek-aspek pokok yaitu fasilitas-fasilitas yang secara prinsipal harus ada apabila suatu usaha sudah memasuki langkah maju dengan menggunakan peralatan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data dan informasi. Elemen-elemen yang menjadi pilihan utama dalam pengembangan sistem yang berbasis komputer adalah hardware dan software. Hardware komputer mengacu pada bagian-bagian fisik dan software merupakan sekumpulan program yang mengontrol operasi sistem komputer (Ariyanto, 2006). Menurut Baridwan (2002) secara garis besar perangkat-perangkat dalam komputer terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia yang menjalankan komputer yang disebut dengan brainware.
19
1.
Perangkat Keras (Hardware) Hardware merupakan peralatan fisik komputer yang melaksanakan tugas pengolahan data pada sistem komputer. Perangkat keras komputer dapat dikelompokan menjadi empat komponen utama yaitu: 1) Central Processing Unit (CPU), yaitu pusat dari komputer yang mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arithmetic atau logic dan mengawasi kegiatan seluruh sistem pengolahan data elektronik. CPU memiliki tiga komponen untuk menjalankan fungsinya, yaitu: (1) Main Memory Unit, bagian ini merupakan bagian untuk menyimpan data yang akan diproses, yang sudah beres, dan instruksiinstruksi untuk bagian yang lain dari CPU. Data yang diterima dari peralatan masukan dan instruksi program untuk sementara dikumpulkan bersama di penyimpanan primer sebelum dieksekusi. (2) Arithmatic Logic Unit, bagian ini berfungsi untuk melakukan kecepatan-kecepatan perhitungan. Unit ini juga melaksanakan operasioperasi logik seperti membandingkan dua bilangan, apakah sama besar yang satu lebih besar, atau lebih kecil dari yang lain. (3) Control Unit, bagian ini berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan dalam sistem pengolahan data elektronik. Koordinasi dan pengaturan ini dilakukan agar mendapatkan keserasian kerja antara setiap alat dalam sistem pengolahan data elektronik.
20
2) Input Equipment, yaitu pekerjaan memasukan data yang menggunakan berbagai macam alat. Beberapa alat yang digunakan untuk memasukan data ke komputer diantaranya: (1) Point of Sales Terminal (POS), yaitu terminal yang digunakan dalam check out counter pada toko-toko supermarket untuk mencatat barang yang dijual. (2) Automatic Tag Reader, yaitu alat yang berfungsi seperti pos terminal, perbedaannya adalah data dibawa secara otomatis dan langsung ke komputer lewat terminal. (3) Magnetik Ink Character Recognition (MICR), yaitu dokumen yang dicetak dengan tinta khusus yang mempunyai sifat magnetis. (4) Terminal, yaitu alat yang digunakan untuk memasukan data ke komputer dengan menggunakan keyboard seperti dalam mesin tik. 3) Ouput Equipment, yaitu alat yang berfungsi untuk menerima informasi dari komputer (CPU) dan mengubahnya kedalam bentuk yang dapat dibaca yang terdiri dari soft copy device dan hard copy device. 4) Secondary Storage, yaitu alat-alat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Secondary storage digunakan karena terbatasnya kapasitas memory dari CPU dan harganya yang mahal, sedangkan data yang harus disimpan jumlahnya banyak.
21
2.
Perangkat Lunak (Software) Software merupakan suatu komponen non fisik dan sistem komputer yang memungkinkan komputer tersebut dapat berfungsi. Software dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu: 1) System design, yaitu mencangkup tentang jenis data yang akan diolah, jaringan pengolahan data, dan informasi yang nantinya akan dihasilkan. 2) Programs, yaitu mencangkup user program yang berasal dari programmer, operating system yang membantu pelaksanaan user program dalam memori. 3) Prosedur-prosedur yang mencangkup standar-standar yang akan digunakan, peraturan-peraturan yang berlaku dan berguna sebagai aplikasi dan operasi.
3.
Pemakai (Brainware) Brainware merupakan merupakan tenaga atau personil yang menangani langsung baik dalam hal pengoperasian maupun pengembangan sistem komputerisasi. Bagian dari brainware adalah operator, pembuat program (programmer), analisis sistem (system analisys), dan data entry operation.
2.1.11
Metode pengolahan data elektronik Menurut Krismiaji (2002) metode pengolahan data elektronik dapat
dibagi menjadi dua cara dalam menangani transaksi yang terjadi baik jumlah frekuensi ataupun lokasi, antara lain:
22
1)
Pengolahan secara kelompok (Batch Processing) Pengolahan secara kelompok merupakan cara pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok. Pemrosesan dilakukan dalam satuan waktu tertentu atau ketika jumlah transaksi mencapai angka tertentu. Transaksi yang sudah terkumpul dalam sebuah bacth dapat diproses secara urut atau dengan teknik pemrosesan langsung.
2)
Pemrosesan seketika (On-Line Processing) Pemrosesan ini menguraikan dimana komputer menangkap data secara elektronik kemudian menyimpannya sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Dengan metode one line real time processing, komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, serta memrosesnya sesegera mungkin, setelah itu disimpan untuk diproses lebih lanjut dimasa yang akan datang. Perbandingan keuntungan dan kerugian dari penggunaan batch processing maupun on-line processing dapat dilhat pada Tabel 2.1 berikut:
Tabel 2.1 Perbandingan Untung Rugi Penggunaan Batch dan On-Line Processing
KEUNTUNGAN
BATCH PROCESSING
ON-LINE PROCESSING
1.
1.
2.
3.
Biaya penerapannya relatif murah. Menyediakan suatu alat control berupa batch total. Penerapannya lebih efisien melalui pemrosesan secara berurutan.
23
2.
3.
Menyediakan suatu informasi yang up-todate. Menyediakan suatu proses kontrol lebih awal. Meniadakan proses sortir dan pengubahan data.
KERUGIAN
Tidak dapat 1. Membutuhkan menyediakan peralatan yang lebih informasi yang up-tomahal. date. 2. Tidak dapat 2. Harus melakukan menggunakan batch sortir dan pengubahan kontrol. bentuk data. 3. Membutuhkan penanganan untuk mengatur dokumen sumber. Sumber: Agung Laksono, Modul Teori EDP dan EDP Audit (2009) 2.1.12
1.
Pengendalian intern dalam electronic data processing Pengendalian intern yang memakai komputer sebagai alat bantu
pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (computer oriented system). Menurut Baridwan (2002), pengendalian intern akuntansi dalam lingkungan electronic data processing dibagi menjadi dua, yaitu: 1.
Pengendalian umum (General Control) Pengendalian umum adalah suatu pengendalian yang berkaitan dengan sistem aplikasi pusat pelayanan komputer yang bertujuan untuk menjaga keamanan harta perusahaan dari tindak kecurangan yang mungkin terjadi, meliputi: 1) Pengendalian organisasi Sebuah organisasi yang di dalamnya memakai sistem komputer, fungsi otorisasi, operasi, dan akuntansi sering digabungkan dalam wujud program komputer sehingga penggabungan tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus. Untuk menciptakan sistem
24
pengendalian intern dalam lingkungan pengolahan data elektronik, perlu diadakan pemisahan fungsi antara lain: (1) Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program. (2) Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan. Adapun tujuan dari pemisahan fungsi tersebut adalah: (1) Agar terjadi pengecekan silang (cross-chek) terhadap ketelitian dan kepantasan perubahan yang dimasukan dalam sistem. (2) Dapat mencegah karyawan operator komputer melakukan perubahan terhadap program tanpa izin dan tanpa pengujian sebelumnya. 2) Pengendalian terhadap sistem dan program Pengendalian ini meliputi: (1) Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru, dimana sistem yang baru harus ditelaah lebih dahulu oleh komisi yang berwewenang sebelum dinyatakan berlaku dalam pengolahan data dengan menggunakan komputer. (2) Prosedur pengujian program, hal ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa program yang dibuat sesuai dengan spesifikasi desainnya dan mencangkup logika pengambilan keputusan dan logika pengolahan data untuk pengambilan keputusan. (3) Prosedur pengubahan program, dilakukan oleh fungsi perancangan sistem dan program. Perubahan program harus diarsip dalam program run book yang merupakan catatan mengenai semua
25
perubahan yang pernah dilakukan terhadap program yang digunakan untuk mengolah data. (4) Dokumentasi, merupakan alat yang penting untuk memahami dan mengawasi program serta merupakan sejarah semua fakta yang berhubungan dengan program. 3) Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data (1) Operasi konversi data, meliputi kegiatan pengubahan data dari dokumen ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. (2) Operasi komputer, operasi komputer ini diawasi untuk menjamin keandalan data akuntansi yang diolah dan untuk memberikan perlindungan terhadap arsip data dan program dari kehilangan, kerusakan, atau pengubahan tanpa izin. (3) Fungsi pengendalian, melakukan pengecekan secara independen terhadap fungsi pelaksanaan pengolah data elektronik. 2.
Pengendalian aplikasi (Aplication Control) Pengendalian aplikasi adalah suatu pengendalian yang berkaitan dengan masukan dan keluaran dari hasil pengolahan data komputer, yang bertujuan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa pencatatan, pemrosesan, dan pengolahan sudah dilakukan dengan benar. 1) Pengendalian masukan Pengendalian masukan direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup terhadap data yang diterima untuk diproses oleh EDP yang sudah diotorisasi, dirubah ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin dan
26
diidentifikasi, serta data tersebut tidak hilang, berkurang, bertambah, diduplikasi, atau diubah tanpa izin. 2) Pengendalian proses Pengendalian proses direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa EDP telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan aplikasi tertentu, misalnya semua transaksi diproses sesuai dengan yang direncanakan, tidak ada transaksi sah yang hilang dan tidak ada transaksi yang tidak sah ditambahkan. 3) Pengendalian keluaran Keluaran merupakan produk dari pengeluaran data dan dapat disajikan dalam bentuk hardcopy (laporan yang dicetak menggunakan printer), kartu plong, disk, dan sebagiannya. untuk pengendalian keluaran tersebut dapat dilakukan dengan cara: (1) Menyelenggarakan sistem penyimpanan media laporan tercetak. (2) Sebelum didistribusikan laporan harus diperiksa kembali untuk meyakinkan bahwa laporan tersebut bebas dari kesalahan. (3) Laporan tidak boleh ditinggal sembarangan atau terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan. 2.1.13
Formulir Menurut Mulyadi (2001), formulir merupakan secarik kertas yang
memiliki ruang untuk diisi. Definisi formulir dibuat sebelum meluasnya pemakaian komputer untuk mejalankan bisnis, setelah digunakannya komputer dalam dunia bisnis maka penggunaan formulir elektronik menjadi umum dan
27
meluas dalam dunia bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah. Pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat sebagai berikut: 1)
Tidak pernah kehabisan formulir Bila perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis akan terhambat jika perusahaan kehabisan formulir. Lain halnya dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.
2)
Tidak pernah ketinggalan zaman Formulir elektronik mudah sekali disesusaikan dengan perubahan kebutuhan dan perubahan peraturan. Investasi dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.
3)
Ketidakefisienan formulir dapat dihindari Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
4)
Tidak memungkinkan penggunaan formulir yang salah Penggunaan formulir elektronik dalam pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang-orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus menggunakan password, nama, dan nomor
28
formulir dan komputer yang akan memberikan jenis formulir yang sesuai dengan kode dan nama yang dimasukan kedalam komputer. 5)
Kecepatan pengisian formulir Kecepatan
pengisian
formulir
elektronik
jauh
lebih
cepat
dibandingkan dengan pengisian formulir kertas. Cursor akan berhenti disetiap ruang kosong yang harus diisi data, dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian secara logis. Formulir elektronik dapat melakukan perhitungan dan mencantumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir. 6)
Penangkapan data dilakukan sekali Penggunaan formulir elektronik memungkinkan tidak terjadinya duplikasi penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
7)
Kemudahan dalam pengolahan formulir Penggunaan formulir eletronik bermanfaat dalam perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah digunakan dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Formulir merupakan hal yang sangat penting untuk menjalankan suatu
bisnis perusahaan. Hampir semua peristiwa dalam suatu perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Adapun manfaat formulir dalam perusahaan adalah:
29
(1)
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
(2)
Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
(3)
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
(4)
Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.
2.1.14
Jurnal Suatu transaksi yang telah direkam dalam suatu formulir, dilanjutkan
dengan pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan yaitu pembuatan jurnal. Menurut Mulyadi (2001), jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang dilakukan dalam proses akuntansi. Sistem akuntansi dalam jurnal diharapkan dapat dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi suatu transaksi yang terlupakan untuk dicatat. Prinsip-prinsip yang mendasari perancangan jurnal menurut Mulyadi (2001) adalah: 1)
Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan segera transaksi keuangan yang terjadi.
2)
Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaski ke dalam penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian.
3)
Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkian pembukuan
30
(posting) jumlah perkolom ke dalam rekening yang bersangkutan di dalam buku besar. 4)
Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
5)
Kolom - kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
6)
Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan.
2.1.15
Metode pencatatan jurnal dengan komputer Akuntansi yang menggunakan komputer sebagai metode pencatatan
jurnal dimana data yang dalam bentuk dokumen sumber, dimasukan ke dalam sistem komputer melalui keyboard dan dicatat ke dalam transaksi (transaction file) yang berfungsi sebagai jurnal. Apabila suatu perusahaan menggunakan formulir elektronik dalam merekam suatu transaksi, input data dilakukan sekaligus pada saat entry ke dalam formulir elektronik dan sekaligus merupakan pencatatan ke dalam arsip transaksi. Dari arsip transaksi yang telah ada akan dilakukan validasi dengan arsip induk (buku besar dan buku pembantu) yang belum dimutakhirkan, kemudian menghasilkan arsip
induk
yang telah
dimuktakhirkan, dapat dilihat pada Gambar 2.1. Di dalam pencatatan transaksi ke dalam jurnal diperlukan pula suatu sistem kode perkiraan yang merupakan klasifikasi dari setiap transaksi yang terjadi ke dalam perkiraan-perkiraan atau rekening. Kode perkiraan ini menjadi penting apabila proses akuntansi dilakukan secara komputerisasi. Kode adalah
31
pola indetifikasi data yang menempelkan nomor identifikasi dapat berupa nomor identifikasi, huruf atau kombinasi dari keduanya. Kode ini juga memberikan tujuan yaitu menyediakan identifikasi ringkas dan memberikan arti bagi data dalam pemrosesan selanjutnya. Gambar 2.1 Pencatatan Jurnal dengan Komputer
Dokumen Sumber
Arsip induk Yang belum dimutakhirkan
Terminal
Run Updating
Arsip Transaksi
Arsip induk Yang telah dimutakhirkan
Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi III (2001) 2.1.16
Pembahasan hasil penelitian sebelumnya Penelitian sebelumnya merupakan penelitian yang dianggap sesuai untuk
dijadikan dasar acuan dalam penelitian ini. Persamaan dan perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya dapat dilihat pada tabel berikut:
32
Tabel 2.2
Perbedaan Penelitian Ini dengan Penelitian Sebelumnya
No.
Hal yang Diperhatikan
Penelitian Sebelumnya
Penelitian Sebelumnya
Penelitian Sekarang
1.
Nama Peneliti
I Wayan Kariada (2005)
Ni Putu Windi Wistari (2007)
Analisis Struktur Pengendalian Intern Berbasis Komputer Pada LPD Di Wilayah Kecamatan Kuta Selatan Bagaimanakah pelaksanaan SPI berbasis komputer ditinjau dari aspek lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur pengendalian pada LPD wilayah Kecamatan Kuta Selatan? LPD di wilayah Kecamatan Kuta Selatan SPI berbasis komputer sebagai alat bantu dalam mengolah data atau yang menerapkan EDP pada LPD wil. Kecamatan Kuta Selatan Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, prosedur pengendalian
Efektivitas Penerapan Electronic Data Processing Pada Koperasi Pegawai Telekomunikasi Denpasar Bagaimanakah tingkat efektivitas penerapan electronic data processing pada Koperasi Pegawai Telekomunikasi Denpasar?
Putu Beny Partacaraka R.B. (2010) Analisis Penerapan Struktur Pengendalian Intern Berbasis Electronic Data Processing Pada LPD Se-Kota Denpasar Bagaimanakah pelaksanaan penerapan struktur pengendalian intern berbasis electronic data processing di LPD Se-Kota Denapsar?
2.
Judul
3.
Pokok Permasalahan
4.
Lokasi Penelitian
5.
Objek Penelitian
6.
Variabel
7.
Teknik Analisis
Koperasi Pegawai Telekomunikasi Denpasar Electronic data processing pada Koperasi Pegawai Telekomunikasi Denpasar
Tingkat keamanan data, kecepatan waktu, ketelitian (akurasi), variasi dan frekuensi laporan (output), relevansi, kenyamanan fisik, keekonomisan Teknik analisis Teknik analisis kuantitatif kuantitatif
33
LPD Se-Kota Denpasar Penerapan SPI berbasis EDP pada LPD Se-Kota Denpasar
Lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, pemantauan
Teknik kuantitatif
analisis
