BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Sistem Cole dalam Baridwan (1998:3) menyatakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh (terintegrasi) untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan, sedangkan Moscove dalam Baridwan (1998:4) mendefinisikan sistem sebagai suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagianbagian yang saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Sementara Mulyadi (2001:2) menyatakan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang mempunyai hubungan yang erat antara satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat dirumuskan bahwa sistem terdiri dari beberapa elemen-elemen yang merupakan bagian terpadu dari suatu sistem yang bersangkutan. Elemen-elemen sistem tersebut berhubungan erat satu sama lain dan tidak dapat berdiri sendiri, mereka saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan, sehingga tujuan atau sasaran suatu sistem dapat tercapai. Pada dasarnya sesuatu dapat dikatakan sistem, apabila memenuhi dua syarat. Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu, kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses, dan output.
20
2.1.2 Informasi Informasi merupakan salah satu komponen yang penting kehadirannya untuk menunjang faktor lainnya seperti modal, sumber daya manusia, dan lainnya. Menurut Jogiyanto (2000:24) kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dimana informasi tersebut harus dapat menggambarkan keadaan sebenarnya. 2. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan memiliki nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan berakibat fatal bagi organisasi. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.1.3 Akuntansi Salah satu alat penyaji informasi adalah akuntansi, akuntansi merupakan alat untuk menginformasikan keadaan suatu perusahaan atau organisasi. Akuntansi sebagai alat informasi mempunyai aktivitas-aktivitas yang terdiri dari pencatatan, pengolahan data, penganalisaan data, penyusunan laporan-laporan tertentu, dan pemahaman data untuk pengawasan efisiensi. Menurut Harahap (1995:1) akuntansi adalah bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu periode waktu tertentu. Oleh
21
karena akuntansi sebagai alat dalam mengolah data akuntansi dan keuangan, maka diperlukan suatu Sistem Informasi Akuntansi untuk dapat menyampaikan informasi akuntansi tersebut kepada pihak-pihak yang membutuhkannya.
2.1.4 Sistem Informasi Akuntansi Bodnar dan Hopwood (2000:1) menyatakan Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, sedangkan Widjajanto (2001:4) menyatakan Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan formulir catatan, peralatan, termasuk komputer, serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Pendapat lain mengenai Sistem Informasi Akuntansi dinyatakan Mulyadi (2001:30) yaitu sub sistem dari sistem akuntansi manajemen yang terdapat dalam suatu organisasi yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi pemakai intern dan ekstern. Berdasarkan beberapa definisi di atas, maka dapat dirumuskan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen yang mengubah data menjadi informasi yang akan digunakan oleh pihak yang membutuhkan seperti pihak intern dan pihak ekstern. Cushing (1995:5) mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi mempunyai peranan penting dalam menunaikan tugas-tugas yaitu : 1. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan berbagai aktivitas yang dilaksanakan.
22
2. Menyediakan informasi untuk banyak orang dan badan atau instansi yang mempunyai kepentingan pada aktivitas-aktivitas tersebut. Dengan demikian, Sistem Informasi Akuntansi memiliki peranan penting di dalam menyediakan informasi untuk tingkat manajemen dan juga memegang peranan penting terhadap efektivitas organisasi perusahaan. Oleh karena itu, Sistem Informasi Akuntansi harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi yang efektif. Halim (1994:30) mengatakan bahwa untuk menyusun Sistem Informasi Akuntansi diperlukan tahap-tahap pekerjaan, yaitu : 1. Tahap analisis Tahap ini dilakukan untuk memperoleh informasi tentang sistem yang sedang berlaku. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan atau kebaikan dan kelemahan sistem yang berlaku. 2. Tahap perencanaan dan pemilihan Tahap perencanaan dan pemilihan yaitu tahap penyusunan sistem informasi baru. Perencanaan sistem ini terutama ditujukan untuk menghilangkan kekurangan atau kelemahan sistem yang sedang berlaku. Tahap ini juga direncanakan dan dilakukan pemilihan komputer yang akan digunakan.
23
3. Tahap implementasi Tahap memasang sistem informasi yang baru di perusahaan. Tahap ini dilakukan untuk menggantikan sistem informasi yang lama dengan yang baru. 4. Tahap pelaksanaan sistem dan pengawasan Tahap ini adalah dimulainya penggunaan sistem informasi baru untuk mengolah data dan juga perencanaan sistem yang dilakukan untuk pengawasan agar dapat mengikuti pelaksanaan sistem informasi yang baru.
2.1.5 Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Dewasa ini untuk mengolah data digunakan alat elektronik seperti komputer. Wilkinson (1995:290) menyatakan manfaat utama penggunaan komputer dalam pengolahan data yaitu : 1. Dapat memproses transaksi dengan volume atau kapasitas yang besar dalam waktu tertentu. 2. Dapat bekerja sepanjang hari tanpa henti dan tanpa membuat kesalahan. 3. Dapat memproses transaksi yang rumit secara efektif dan efisien. 4. Secara otomatis mengikuti seperangkat instruksi terperinci menurut program yang telah disusun secara tepat dan konsisten. 5. Dapat menyusun data yang lebih rapi, sekaligus mengkonsolidasikan banyak data. 6. Dapat memadukan siklus-siklus pemrosesan dan file-file.
24
7. Dengan jaringan telekomunikasi baik kabel maupun satelit dapat menghubungkan data file di tempat-tempat jauh dan terpisah. 8. Dapat membantu pemutakhiran data dan informasi setiap saat. 9. Dapat menyajikan laporan dengan lebih rinci, tepat waktu, dan selektif menurut kebutuhan. Kecepatan pemrosesan data pada sistem yang terkomputerisasi pasti lebih cepat daripada sistem manual dan keluaran yang ada lebih rinci. Sangat sedikit aspek-aspek perusahaan yang tidak terpengaruh oleh munculnya komputer. Selain mempengaruhi cara pemrosesan dan penyimpanan data, komputer juga mempengaruhi cara pengorganisasian perusahaan, cara pengambilan keputusan, serta pemanfaatan fungsi akuntansi perusahaan. Komputer juga mampu memproses data secara lebih efektif daripada manusia. Komputer tidak saja mampu menghitung dengan kecepatan yang sangat mengagumkan, melainkan juga sangat akurat dan ekspansif. Komputer juga mampu memproses ratusan transaksi dalam waktu yang sama, dimana hal ini yang tidak bisa dilakukan oleh manusia. Selain itu komputer juga mampu memproses data tanpa istirahat, transaksi-transaksi atau persoalan-persoalan kompleks yang meliputi ratusan angka dan simbol-simbol lain. Metode pemrosesan data pada sistem yang terkomputerisasi dapat dibagi menjadi beberapa metode, yaitu :
25
1. Batch System Prinsip dari sistem ini adalah menyimpan dan menumpuk semua data transaksi untuk diproses pada waktu yang telah ditentukan. Cara kerja sistem ini secara garis besar adalah : a. Semua dokumen dikumpulkan kemudian diserahkan ke komputer sentral. b. Dokumen kemudian diubah menjadi bentuk dokumen yang dapat di baca oleh mesin. c. Program untuk pemrosesan data dijalankan sesuai dengan waktu yang ditentukan untuk memproses dokumen-dokumen tersebut. d. Hasilnya diberikan kepada pemakai. Ini terjadi karena data yang diperlukan tidak berada dalam komputer pemakai, melainkan di pusat komputer, sehingga pemakai tidak dapat memperoleh informasi melalui komputernya. 2. Real Time System Sistem ini berupa perbaikan dari batch yaitu berusaha memperbaiki informasi yang kurang up-to-date. Sistem ini memungkinkan setiap pemakai fasilitas komputer dapat menginterogasi mesin setiap saat untuk memperoleh data yang paling aktual. Untuk menjelaskan sistem ini dibutuhkan perantara yang lebih banyak dan semua program serta data harus selalu tersedia dalam jalur komunikasi komputer. Sistem batch dan real time menyimpan data dalam bentuk file. Pada umumnya departemendepartemen memiliki file tersendiri yang dianggap sebagai pemilik
26
departemen masing-masing, yang mana ini menimbulkan adanya duplikasi data. 3. Data Base System Konsep dasar dari sistem data base ini adalah data dipusatkan pada suatu departemen dimana departemen lain dapat mengakses datanya. Dengan demikian,
departemen-departemen
tidak
lagi
menyimpan
datanya
tersendiri dan semua pemakai komputer akan bekerja pada satu perangkat yang terpusat. Widjadjanto (2001:73) menyatakan sistem akuntansi berbasis komputer memiliki beberapa kelebihan, yaitu: 1. Dapat meningkatkan throughput dan efisiensi, khususnya jika data yang diolah cukup besar. Throughout adalah ukuran kapasitas sistem mulai input sampai output dalam suatu periode tertentu. Dengan menggunakan komputer, throughput akan semakin besar sehingga jika volume data yang diolah cukup besar, biaya pertransaksi akan semakin rendah. 2. Pengolahan data dengan menggunakan komputer juga menjanjikan kemudahan karena komputer bisa melakukan perhitungan secara otomatis. Selain itu komputer juga mampu melakukan verifikasi kecermatan angkaangka data transaksi input dan membandingkan data tersebut dengan data yang sah. Komputer juga mampu membuat ikhtisar sesuai dengan acuan yang digunakan. 3. Komputer mampu menyajikan informasi secara cepat. Selain cepat, komputer juga mampu menyajikannya dengan kecermatan yang tinggi.
27
Walaupun komputer memiliki banyak kelebihan, tetapi tetap saja memiliki beberapa kelemahan, antara lain: 1. Komputer hanyalah alat Secepat apapun proses yang dikerjakan komputer, jika manusia yang merupakan
komponen
brainware
bagi
komputer
tidak
berperan
didalamnya, maka komputer hanyalah sebagai alat mati yang tidak berfungsi apa-apa. 2. Komputer memerlukan program aplikasi Untuk mengerjakan dan memproses sesuatu, komputer membutuhkan program aplikasi. Setiap pekerjaan yang berbeda memerlukan aplikasiaplikasi yang berbeda pula. Jika belum terdapat program-program tersebut maka komputer belum dapat digunakan sebagai alat bantu siap pakai. 3. Komputer terbatas pada kemampuan alogoritmis Komputer bekerja berdasarkan suatu algoritma. Algoritma yang dimaksud adalah suatu urutan langkah untuk melakukan proses dalam mendapatkan hasil pekerjaan. Komputer tidak bisa melakukan suatu pengambilan keputusan di luar algoritma yang telah diberikan.
2.1.6 Perangkat Pengolah Data Agar proses pengolahan data menjadi informasi dapat berjalan dengan baik, maka harus diketahui perangkat-perangkat komputer yang terlibat didalamnya. Menurut Baridwan (1998:83) secara garis besar perangkat-perangkat tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
28
(software). Meskipun demikian masih ada satu bagian yang tidak bisa dilupakan yaitu manusia yang menjalankan komputer tersebut (brainware). 1. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras komputer adalah peralatan fisik komputer yang melaksanakan tugas pengolahan data pada sistem komputer. Perangkat keras komputer dapat dikelompokkan menjadi lima komponen utama yaitu: a. Central processing unit (CPU) atau unit pemrosesan sentral CPU merupakan pusat dari komputer yang mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arithmetic atau logic dan mengawasi kegiatan seluruh sistem pengolahan data elektrolis. Untuk dapat melakukan fungsi ini CPU dibagi menjadi tiga bagian berdasarkan fungsinya yaitu: 1). Main memory unit atau unit penyimpanan utama Bagian ini merupakan bagian untuk menyimpan data yang akan diproses, yang sudah diproses, dan instruksi-instruksi untuk bagian yang lain dari CPU. Data yang diterima dari peralatan masukan (input device) dan instruksi program untuk sementara dikumpulkan bersama di penyimpanan primer sebelum dieksekusi. 2). Arithmatic-logic unit atau unit aritmatik-logik Bagian ini berfungsi untuk melakukan kecepatan-kecepatan perhitungan, unit ini juga melaksanakan operasi-operasi logik
29
seperti membandingkan dua bilangan, apakah sama besar, yang satu lebih besar, dan lebih kecil dari yang lain. 3). Control unit atau unit pengendali Bagian ini berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan dalam sistem pengolahan data elektrolis. Koordinasi dan pengaturan ini dilakukan agar dapat keserasian kerja antara setiap alat dalam sistem pengolahan data elektrolis. Fungsi bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program komputer mana yang akan dikerjakan lebih dulu, mengatur alat-alat input atau output, memasukkan data, dan mengeluarkan data dari tempat penyimpanannya. b. Input equipment Data yang akan diproses dalam komputer harus dimasukkan ke komputer. Pekerjaan memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat (equipment), alat ini disebut pure input equipment atau sering disebut sebagai input device. Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data ke komputer seperti: 1). Point of sales terminal (POS) Terminal ini digunakan dalam check-out counter pada toko-toko supermarket
untuk
mencatat
barang
yang
dijual.
Penjual
memasukkan data persediaan dan harga dengan terminal ini secara langsung, diteruskan ke komputer untuk diproses sebagai penjualan, penerimaan kas, dan berkurangnya persediaan.
30
2). Automatic tag readers Alat ini fungsinya sama dengan pos terminal, perbedaannya adalah dalam pos terminal data dimasukkan ke terminal oleh penjual dengan menggunakan tangan, sedangkan automatic tag readers membawa data secara otomatis dan langsung masuk ke komputer lewat terminal. 3). Magnetik ink character recognition (MICR) Dokumen (bukti transaksi) dapat dicetak dengan tinta khusus yang mempunyai sifat magnetis. Huruf atau angka yang menggunakan tinta magnetis ini bentuknya standar, merupakan bentuk yang dapat dibaca oleh komputer tanpa diubah dulu bentuknya. 4). Terminal Terminal merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data ke komputer dengan menggunakan keyboard seperti dalam mesin tik. Terminal ini dapat dilengkapi dengan kertas atau layar monitor. Terminal ini dapat diletakkan di dekat komputer atau di tempat yang tidak dekat komputer, sehingga disebut juga dengan remote control. Dengan adanya remote control ini, data dapat dimasukkan ke komputer dari tempat asalnya data. c. Output equipment Alat keluaran (output equipment) adalah alat yang menerima informasi dari komputer (CPU) dan mengubahnya ke dalam bentuk yang dapat dibaca. Informasi yang dihasilkan dapat berbentuk huruf, angka,
31
gambar, maupun grafik. Output equipment dapat dikelompokkan menjadi : 1). Soft copy device Soft copy device ini merupakan alat yang berfungsi untuk menampilkan informasi di layar monitor, sehingga dapat dibaca oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Contohnya adalah visual display terminal. 2). Hard copy device Hard copy device merupakan alat yang berfungsi untuk menghasilkan informasi dalam bentuk catatan. Contohnya adalah primer dan plotter. d
Computer communication equipment atau alat komunikasi Alat
komunikasi
dengan
komputer
merupakan
alat
yang
menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang on-line. Dengan digunakannya alat-alat komunikasi komputer ini, proses memasukkan dan mengeluarkan data ke dan dari komputer dapat dilakukan jarak jauh. Dengan demikian, data akuntansi dapat dimasukkan ke komputer langsung dari tempat dimana data itu terjadi tanpa perlu membawa bukti fisik (dokumen sumber) ke tempat dimana komputer tersebut berada. Begitu pula output informasi yang diinginkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dapat dihasilkan tanpa perlu menandatangani komputernya. Contohnya adalah terminal, key-entry devices, dan computer consoles.
32
e
Secondary storage atau kombinasi input output (I/O) Kombinasi input output (I/O) atau secondary storage merupakan alatalat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Karena terbatasnya kapasitas memory dari CPU dan harganya yang mahal, sedangkan data atau informasi yang harus disimpan jumlahnya banyak, maka digunakanlah secondary storage. Alat-alat tersebut antara lain: 1). Pita magnetis (magnetis tape) Ukurannya sebesar pita tape recorder. Mesin pembacaan data ke dan dari pita disebut tape drive. 2). Cakram magnetis (magnetic disk) Bentuknya seperti piringan hitam. Permukaannya terdapat tracktrack berbentuk lingkaran yang berdiri sendiri. 3). Drum magnetis (magnetic drum) Berbentuk silinder. Permukaannya digunakan untuk mencatat data. 4). Real tape Berbentuk gulungan pita kaset. Panjang pita 6250 CPI. 5). Tape data Berbentuk seperti kaset tape. Kapasitasnya 2 GB dan 1,3 GB dengan panjang pita 90 m dan 60 m.
2. Perangkat lunak (software) Perangkat lunak atau software merupakan suatu komponen non fisik dari sistem komputer yang memungkinkan komputer tersebut dapat berfungsi.
33
Dalam pengertian sempit software ini berupa program komputer yang memungkinkan komputer tersebut bekerja sesuai dengan kemauan kita. Software dapat digolongkan menjadi: a. Program aplikasi Program aplikasi merupakan kumpulan dari instruksi-instruksi untuk menjalankan aktivitas yang diinginkan guna mencegah masalahmasalah tertentu. Program aplikasi dibuat oleh user atau membeli dari perusahaan pembuat software komputer. Contoh dari program aplikasi yaitu Ms Word, Lotus 123, Ms. Excel, dan Visual Fox Pro. b. Sistem operasi Sistem operasi adalah software yang mengatur dan mengkoordinasikan interaksi (proses) antar pemakai dan sumber daya (resources) satu dengan lainnya. Sumber daya (resources) tersebut terdiri dari hardware, memory, paket data, dan layanan (service) lainnya. c. Bahasa komputer Untuk dapat berkomunikasi dengan komputer, perlu digunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh komputer. Pada dasanya komputer hanya mengetahui bahasa yang disebut bahasa mesin, yaitu bahasa yang menggunakan
kode
binary.
Apabila
program
ditulis
dengan
menggunakan selain bahasa mesin, maka sebelum dipahami oleh komputer bahasa tersebut harus diterjemahkan dulu. Bahasa lainnya yang dapat digunakan untuk penulisan program adalah : 1). Assembler language
34
Bahasa ini merupakan bahasa yang menggunakan singkatansingkatan huruf (system memonic) untuk menunjukkan instruksiinstruksi yang diperlukan. Misalnya huruf A untuk menunjukkan Branch, huruf ST untuk stock, dan sebagainya. 2). High level language High level language adalah bahasa yang berorientasi pada prosedur atau problem dan merupakan bahasa yang berdiri sendiri, terlepas dari mesin-mesin komputer. Bahasa ini menggunakan istilah-istilah dalam bahasa Inggris dan simbol-simbol matematika yang umum digunakan. 3. Pemakai (brainware) Agar komputer dapat dipergunakan, maka harus ada manusia yang berfungsi untuk mengoperasikan komputer tersebut. Brainware terdiri dari: a. Sistem analisis (system analyst) 1). Menganalisis ketentuan-ketentuan informasi 2). Mengevaluasi sistem aplikasi yang digunakan dan merencanakan prosedur proses data yang baru atau yang diperbaiki. 3). Membuat kerangka sistem aplikasi yang baru dan menyusun spesifikasi untuk mengarahkan para programmer. 4). Membuat rencana implementasi dan buku pedoman prosedur b. Pemrograman sistem (system programmer)
35
1). Menyediakan petunjukan teknis yang berhubungan dengan operating system untuk seluruh staff data processing. 2). Menyediakan penghubung diantara kebutuhan sistem aplikasi dan ketentuan dari operating system. 3). Mengubah, mengetes, dan memelihara semua software non aplikasi yang dibeli dari penjual software. c
Pemrograman aplikasi (programmer) 1). Menentukan logika dari program komputer yang diperlukan untuk seluruh sistem yang dirancang oleh system analyst. 2). Menyusun logika untuk menjadi program komputer. 3). Mengoreksi kesalahan dalam program yang dibuat dan menyiapkan dokumentasi.
d
Operator komputer Mengoperasikan komputer sesuai dengan prosedur operasi untuk instalasi dan prosedur detail untuk setiap program.
e
Operator pemasukan data (data entry operator) Menyiapkan data untuk diproses oleh mesin dengan memasukkannya melalui keyboard ke suatu alat yang akan mencatat data itu dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (kartu, pita, atau disk) atau memasukkannya langsung ke komputer untuk diproses.
4. Local area network (LAN) Perkembangan penggunaan komputer dalam suatu jaringan mendorong kebutuhan kerjasama antar sistem komputer PC dan juga dengan sistem
36
komputer yang lebih besar (mini dan mainframe). Hal inilah yang kemudian menyebabkan munculnya local area network (LAN).
2.1.7 Siklus Pengolahan Data Semua bentuk pengolahan data, baik yang dilaksanakan secara manual maupun secara elektronik, akan selalu terdiri dari kegiatan input, proses, dan output. 1. Input Dalam aktivitas input, data direkam dalam bentuk-bentuk tertentu sebagai bahan untuk diolah atau diproses. Data tersebut dicatat pada dokumen, seperti faktur, tanda terima barang, dan lain-lainnya, dan kemudian diubah ke dalam bentuk yang terbaca mesin untuk diolah. Selain itu, data juga bisa langsung direkam dalam bentuk yang terbaca mesin tanpa menggunakan kertas lagi (paperless). 2. Proses Pada dasarnya, komputer memproses data dengan salah satu dari dua sistem pengolahan data berikut ini : a. Batch processing Sistem pengolahan data secara batch dilakukan secara periodik atau berkelompok. Artinya, data yang akan diproses dikumpulkan dan disimpan dulu sampai terkumpul dalam jumlah yang cukup banyak atau sampai pada saat yang ditentukan secara periodik. Pendekatan ini umumnya digunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumenya cukup besar.
37
b. Immediate processing Sistem pengolahan data secara immediate atau on-line processing adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah terjadi. Artinya, setiap transaksi segera direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi
itu.
Dengan
demikian,
setiap
file
akan
selalu
menunjukkan status yang mutakhir. Pendekatan immeddiate processing ini sangat cocok untuk diterapkan dalam sistem yang dinamis, yaitu sistem yang memerlukan informasi yang selalu mutakhir. 3. Output Jika data telah diubah menjadi informasi, berarti proses pengolahan data telah menginjak aktivitas output. Dalam aktivitas output tercakup beberapa operasi sebagai berikut : a. Komunikasi Komunikasi adalah penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dan bisa bersifat timbal balik. Informasi yang telah dapat dipergunakan harus dikomunikasikan dengan penggunanya. b. Penyimpanan Operasi penyimpanan adalah operasi untuk menempatkan data ke dalam file-file untuk dipergunakan sebagai referensi bilamana diperlukan. Penyimpanan itu sendiri bisa dilaksanakan dalam
38
berbagai bentuk, antara lain dalam media simpan magnetik, mikrofilm, ataupun kertas dokumen dan laporan. c. Penarikan informasi Penarikan informasi adalah kegiatan pengambilan data yang disimpan pada saat diperlukan. Kegiatan penarikan diawali dari pencarian data yang dilakukan oleh petugas pengelola data sampai penggunaan
terminal-terminal
yang
cepat
tanggap
yang
dihubungkan secara langsung dengan komputer. d. Reproduksi Apabila data perlu disalin atau digandakan, berarti aktivitas output perlu melakukan reproduksi. Data bisa disalin atau digandakan dengan menggunakan mesin fotocopy ataupun dengan komputer.
2.1.8 Efektivitas Efektif memiliki konotasi atau berkaitan dengan banyaknya hasil yang dicapai. Menurut Yamit (1998:14) efektivitas adalah suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai baik secara kualitas maupun waktu, orientasinya adalah pada keluaran (output) yang dihasilkan. Handoko (1999:7) mendefinisikan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, menyangkut bagaimana melakukan pekerjaan yang benar. Berdasarkan beberapa pengertian tersebut dapat dirumuskan bahwa efektivitas adalah suatu kondisi yang menyatakan tingkat keberhasilan suatu
39
pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dalam usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.1.9 Ukuran Efektivitas Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Perancangan sistem merupakan aktivitas kreatif. Jarang terjadi dua tim perancangan akan menghasilkan penyelesaian masalah yang sama untuk masalah tertentu. Adapun pertimbangan-pertimbangan perancangan untuk elemen sistem dapat dilihat pada tabel 2.1: Tabel 2.1
Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan Untuk Elemen Sistem
Elemen Sistem
Pertimbangan Perancangan
Masukan Data
Akurasi Waktu Pemrosesan Data Akurasi Waktu Penyimpanan Data Keamanan Akurasi Keluaran Relevansi Variasi laporan Ketepatwaktuan Sumber : Bodnar dan Hopwood, 2000 Ukuran efektivitas penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer yaitu antara lain: 1. Keamanan Data Pertimbangan ini berhubungan dengan kemampuan sistem untuk mengantisipasi akses data dari orang yang tidak berhak, dan kemampuan sistem untuk melakukan proses back-up untuk mengantisipasi adanya kejadian-kejadian buruk yang tidak terduga seperti kebakaran, bencana
40
alam, gangguan listrik, adanya binatang pengganggu, kesalahan manusia yang tidak disengaja, dan lain-lain. 2. Waktu Pertimbangan ini menunjukkan kecepatan dan ketepatan yang diperlukan sistem untuk mencari suatu data, melakukan input data, menangani berbagai transaksi, melakukan analisis dan proses data, dan lain-lain dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. 3. Ketelitian Pertimbangan ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan dalam menginput data, dalam melakukan perhitungan angka, dalam menangani transaksi, pencarian data, analisis dan proses data, dalam menyajikan data, dan lain-lain. 4. Relevansi Pertimbangan ini menunjukkan kesesuaian dari manfaat produk yang dihasilkan baik itu dalam hal analisis data, pelayanan, pengolahan dan penyimpanan data, penyajian data, dan lain-lain. 5. Variasi laporan Pertimbangan ini menunjukkan kemampuan sistem untuk membuat suatu laporan yang dapat berguna bagi pengguna informasi. Laporan dapat divariasikan dengan modifikasi dan pengembangan perhitungan sesuai dengan yang dibutuhkan.
41
6. Kenyamanan fisik Pertimbangan yang berhubungan dengan tingkat spesifikasi kemampuan hardware maupun lingkungan dalam mendukung proses penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer.
2.1.10 Pengertian Perusahaan Daerah/ Perusahaan Pemerintah Pengertian Perusahaan Daerah/ Perusahaan Pemerintah adalah organisasi yang orientasi utamanya bukan untuk mencari laba. Organisasi pemerintah (government organization), yang orientasi utamanya bukan untuk mencari laba. Umumnya, organisasi pemerintah bergerak di bidang jasa dan layanan umum. Tujuan utama organisasi ini adalah untuk meningkatkan jasa dan layanan kepada masyarakat umum. Organisasi pemerintah harus dikelola dengan baik agar organisasi ini dapat meningkatkan jasa dan layanan kepada masyarakat umum. Seperti dalam organisasi komersial (commercial organization), para pengambil keputusan dalam organisasi pemerintahpun membutuhkan informasi untuk mengelola organisasinya. Selain sebagai dasar pengambilan keputusan, informasi juga dapat digunakan sebagai alat komunikasi dan pertanggung jawaban pengelolaan organisasi terhadap pihak lain.
2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Penelitian terhadap Sistem Informasi Akuntansi dengan pengolahan data elektronik sudah pernah dilakukan sebelumnya yaitu : Yogi Raymond Indrayanto (2002) melakukan penelitian yang mengangkat masalah bagaimana Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer sebagai
42
pengolah data untuk menghasilkan laporan yang dapat diandalkan dan disajikan tepat pada waktunya. Penelitian tersebut dilakukan pada PT Tour East Indonesia Denpasar yang bergerak dalam bidang pariwisata yaitu travel agent dan objek penelitian tersebut adalah pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer sebagai pengolah data perusahaan. Variabel yang diteliti dalam penelitian tersebut antara lain perangkat dalam EDP dan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bahan input dan outputnya, sedangkan teknik analisis data yang dipergunakan adalah teknik analisis kualitatif deskriptif. Kesimpulan dari penelitian tersebut adalah sistem pengolahan data dari PT. Tour East Indonesia Denpasar adalah multiuser system, dan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer pada PT. Tour East Indonesia Denpasar telah didukung dengan fasilitas dan prosedur yang memadai, sehingga menghasilkan laporan yang dapat diandalkan, serta disajikan tepat pada waktunya. Adapun persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah penelitian ini sama-sama mengangkat masalah tentang Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya antara lain penelitian yang dilakukan sebelumnya mengambil tempat pada PT. Tour East Indonesia Denpasar yaitu perusahaan jasa pariwisata, sedangkan penelitian ini dilakukan pada perusahaan daerah yaitu Perusahaan Daerah Parkir Kota Denpasar. Variabel yang digunakan dalam penelitian ini yaitu keamanan data, waktu (kecepatan dan ketepatan), ketelitian, variasi laporan atau output, relevansi, dan kenyamanan fisik sedangkan penelitian sebelumnya hanya berkisar pada perangkat dalam EDP dan dokumen-dokumen yang digunakan
43
sebagai bahan input dan outputnya. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah kuantitatif dengan menggunakan kuesioner, sedangkan penelitian sebelumnya teknik analisis kualitatif deskriptif. Made Rismarini (2004) mengadakan penelitian tentang penilaian efektivitas penerapan electronic data processing pada sistem akuntansi penjualan. Penelitian tersebut dilakukan pada PT. Halus Ciptanadi yang bergerak dalam bidang jasa distribusi food dan non food, dan objek penelitian tersebut adalah efektivitas penerapan electronic data processing pada sistem akuntansi penjualan perusahaan. Variabel yang digunakan dalam penelitian tersebut antara lain keamanan data, ketelitian, waktu, variasi output, kenyamanan fisik dan relevansi penerapan EDP dengan teknik analisis data yaitu teknik analisis kuantitatif dengan menggunakan kuesioner. Kesimpulan dari penelitian tersebut adalah hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan electronic data processing pada sistem akuntansi penjualan secara keseluruhan dinilai telah efektif dengan nilai sebesar 83%, dengan efektivitas terbesar pada aspek variasi output. Adapun persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama menggunakan teknik analisis kuantitatif yaitu dengan menggunakan kuesioner, variabel yang digunakan sama antara lain keamanan data, waktu (kecepatan dan ketepatan), ketelitian, relevansi, kenyamanan fisik dan variasi laporan. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya antara lain penelitian yang dilakukan sebelumnya mengambil tempat pada PT. Halus Ciptanadi yaitu perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor produk food
44
dan non food, sedangkan penelitian ini dilakukan pada perusahaan daerah yaitu Perusahaan Daerah Parkir Kota Denpasar. Ni Gusti Ayu Made Sri Evarini (2006) meneliti tentang efektivitas penerapan Elektronic Data Processing (EDP) pada sistem penjualan kamar di Hotel The Oberai Bali. Efektivitas penerapan EDP pada Hotel The Oberai Bali ini diukur dengan menggunakan teknik analisis deskriptif kuantitatif, yaitu teknik analisis yang dilakukan dengan cara menjelaskan melalui perhitungan-perhitungan tertentu. Variabel yang diukur dalam penelitian ini antara lain adalah variabel keamanan data, waktu, ketelitian, relevansi dan variasi laporan. Hasil yang didapat dalam penelitian ini adalah bahwa tingkat efektivitas penerapan EDP pada sistem penjualan kamar di Hotel The Oberoi Bali termasuk dalam kriteria sangat efektif. Adapun persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah variabel yang digunakan sama antara lain keamanan data, waktu, ketelitian, relevansi, dan variasi laporan. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya antara lain penelitian yang dilakukan sebelumnya mengambil tempat pada Hotel The Oberai Bali, sedangkan penelitian ini dilakukan pada perusahaan daerah yaitu Perusahaan Daerah Parkir Kota Denpasar.
45
