BAB II KAJIAN PUSTAKA
A. Kajian Teori 1. Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001;3), Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Menurut Howard F. Stettler yang diterjemahkan Zaki Baridwan (1998:4) menyebutkan sistem akuntansi adalah formulir-formulir , catatancatatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai operasi. Sedangkan menurut Bambang Purnomosidi dan Muhammad F (1990:19), sistem akuntansi adalah berbagai rancang bangun (design) prosedur-prosedur untuk pengumpulan dan pelaporan data akuntansi yang paling sesuai dengan kebutuhan suatu perusahaan tertentu.
11
12
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksitransaksi organisasi dan untuk menjaga pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban. Dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan antara sistem dan prosedur. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, prosedur merupakan bagian kecil dari sistem.
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas a. Konsep Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Bambang Purnomosidi dan Muhammad F (1990:19), sistem akuntansi adalah berbagai rancang bangun (design) prosedurprosedur untuk pengumpulan dan pelaporan data akuntansi yang paling sesuai dengan kebutuhan suatu perusahaan tertentu. Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. IAI (2007:23.2) mendefinisikan pendapatan (penerimaan kas) sebagai arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk tersebut mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanam modal. Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari
13
transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan. Dari berbagai konsep diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas merupakan sistem dan prosedur yang mengorganisasi
formulir,
catatan,
laporan
dan
transaksi
yang
berhubungan dengan penerimaan kas perusahaan yang berasal dari transaksi penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan dengan menggunakan suatu media agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen. Prosedur dalam penerimaan kas perlu mempertimbangkan pentingnya dan frekuensi masing-masing. Sesudah itu baru merencanakan organisasi dan metode pengelolaan dan pengawasan fisik atau membuat catatan pengelolaan dan pengawasan. b. Fungsi yang Terkait Berdasarkan konteks penelitian ini, yaitu perusahaan jasa, maka fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas menurut Arfan Ikhsan (2008 : 240) adalah sebagai berikut: 1) Fungsi Penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas.
14
2) Fungsi kas Dalam transaksi penerimaan kas, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli, menyetor kas yang diterima ke bank dalam jumlah penuh. 3) Fungsi Gudang Dalam transaksi penerimaa kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5) Fungsi Akuntansi Dalam sistem penjualan tunai, fungi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan. c. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas menurut Mulyadi (2001: 463), yaitu: 1) Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan tunai.
15
Sumber: Mulyadi (2001:464) Gambar 1. Faktur Penjualan Tunai 2) Pita Register Kas(cash register tape) Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. TERIMA KASIH * 12.500,00 15.000,00 20.000,00 57.000,00 75.000,00 179.500,00 ST 180.000,00 500,00 C Sumber: Mulyadi (2001:464) Gambar 2. Pita Register Kas
16
3) Credit card sales slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah diakukan kepada pemegang kartu kredit.
Sumber: Mulyadi (2001: 465) Gambar 3. Credit Card Slip
17
4) Bill of lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
Sumber: Mulyadi (2001: ( 466) Gambar 4. Bill of Lading
18
5) Faktur penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD.
Sumber: (Mulyadi, 2001: 467) Gambar 5. Faktur Penjualan COD 6) Bukti Setor bank Dokumen ini dibuat oleh bagian kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Sumber: Mulyadi di (2001 (2001:468) Gambar 6. Bukti Setor Bank
19
7) Rekapitulasi harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. REKAP HARGA POKOK PENJUALAN Bulan
Nomor
Tgl. Pembuatan
Kode Rekening
Nama Persediaan
Jumlah Rupiah
Departemen Akuntansi Biaya
Bagian Kartu Persediaan
Sumber: Mulyadi (2001: 218) Gambar 7. Rekapitulasi Harga Pokok Penjulan
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas menurut Mulyadi (2001;468) adalah 1) Jurnal penjualan Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
20
Sumber: Mulyadi (2001:279) Gambar 8. Jurnal Penjualan 2) Jurnal penerimaan kas Untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
Sumber: James A. Hall (2009:243) Gambar 9. Jurnal Penerimaan Kas 3) Jurnal umum Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
Sumber: Mulyadi (2001:102) Gambar 10. Jurnal Umum
21
4) Kartu gudang Untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
Sumber: Mulyadi (2001:417) Gambar 11. Kartu gudang
e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Berdasarkan konteks penelitian ini yaitu perusahaan jasa, maka jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam sistem akuntansi penerimaan kas menurut Arfan Ikhsan (2008:255) adalah sebagai berikut: 1) Prosedur order penjualan Prosedur Order Penjualan pada Bagian order penjualan memulai transaksi dengan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan
tunai
untuk
memungkinkan
pembeli
melakukan
pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2) Prosedur penerimaan kas Prosedur penerimaan kas adalah pada bagian kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran dan memberikan tanda cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai.
22
3) Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 4) Prosedur pencatatan penjualan tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. 5) Prosedur penyetoran kas ke bank Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jurnal penuh. 6) Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. 7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
23
f. Unsur Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi
dan
mendorong
dipatuhinya
kebijakan
manajemen. Menurut Mulyadi (2001:470) unsur pengendalian intern secara garis besar adalah sebagai berikut: 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. a) Fungsi Penjualan harus terpisah dari Fungsi Kas. b) Fungsi Kas harus terpisah dari Fungsi Akuntansi. c) Transaksi penjualan harus dilakukan oleh Fungsi Penjualan, Fungsi Pengiriman, dan Fungsi Akuntansi. 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan. b) Penerimaan kas diotorisasi oleh Fungsi Kas dengan cara membubuhkan
cap
lunas
pada
faktur
penjualan
dan
menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. c) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi kredit dari bank penerbit kartu kredit.
24
d) Penyerahan barang diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan. e) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan. 3) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. a) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dalam pemakaian dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan. b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan atau hari kerja berikutnya. c) Perhitungan saldo kas yang ada di tangan Fungsi Kas secara periodik dan secara mendadak oleh Fungsi Pemeriksa Intern.
25
g. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Sumber : Mulyadi (2001 : 476) Gambar 12. Prosedur Penerimaan Kas
26
Sumber : Mulyadi (2001 : 477) Gambar 12. Prosedur Penerimaan Kas (Lanjutan)
27
3. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terkomputerisasi a. Konsep Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terkomputerisasi Menurut Zaki Baridwan (2000:5), terkomputerisasi bermakna sebagai penggunaan komputer dalam pemrosesan transaksi penjualan dan kegiatan pengolahan data penjualan menggantikan proses pengolahan data manual. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi adalah pengorganisasian formulir, catatan, laporan dan transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas perusahaan yang berasal dari transaksi penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan menggunakan teknologi komputer. 1) File Magnetis Catatan Akuntansi James A. Hall (2007 : 76) menyebutkan bahwa pencatatan akuntansi terkomputerisasi disajikan dalam empat jenis file magnetic, yaitu : a) File Master File master biasanya berisi data akun. contohnya buku besar umum dan buku besar pembantu. b) File Transaksi File transaksi adalah file sementara yang berisi catatan transaksi yang akan digunakan untuk memperbaharui file master.
28
c) File Referensi File referensi menyimpan data yang akan digunakan untuk memproses transaksi. d) File Arsip File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi masa depan. 2) Perbedaan Sistem Batch Dan Real Time Pemrosesan transaksi akuntansi terkomputerisasi dibagi menjadi dua, yaitu batch dan real time. Perbedaan karakterisitik antara pemrosesan batch dengan real time menurut James A.Hall, (2007 :98) Karakteristik Pembeda Kerangka waktu informasi
Batch
Real Time
Terdapat jeda antara
Pemrosesan dilakukan
waktu terjadinya
ketika kegiatan
kegiatan ekonomi dengan ekonomi itu terjadi waktu pencatatannya
Sumber Daya
Lebih sedikit sumber
Lebih banyak sumber
daya yang digunakan
daya yang digunakan
Efisiensi
Record tertentu diproses
Semua record yang
Operasional
setelah terjadi peristiwa
berkaitan dengan
untuk menghindari
peristiwa segera
penundaan operasional
diproses
Sumber : James A.Hall, (2007:98) Tabel 1 : Perbedaan Sistem Batch dan Real Time
29
Selain itu, masih menurut James A. Hall (2007:257) pemrosesan data secara real-time mempunyai beberapa keunggulan, diantaranya: a) Pemrosesan secara real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan. b) Pemrosesan real time dapat memberikan keunggulan bagi perusahaan untuk bersaing di pasar. c) Prosedur manual akan sangat berpeluang terjadi kesalahan administrasi, seperti kesalahan nomor akun dan kesalahan perhitungan harga. b. Desain Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terkomputerisasi Desain sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi melewati beberapa tahapan yaitu pemodelan database, pemodelan proses dan desain interface. Pada desain interface meliputi desain input, dan desain output. 1) Pemodelan Database Menurut Hanif Al Fatta (2007:121) data model adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Salah satu cara pemodelan adalah dengan Relational Data Base Model (RDBM). Relational Data Base Model (RDBM) menurut Edhy Sutanta (2004:133) merupakan model basis data menunujukkan/suatu cara/mekanisme
yang
digunakan
untuk
mengelola/
30
mengorganisasikan data secara fisik dalam memori sekunder yang berdampak pula pada bagaimana kita menelompokkan dan membentuk keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang sedang ditinjau. RDBM berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya akan dikembangkan basis datanya. RDBM juga dapat menunjukkan macam data yang dibutuhkan dan kerelasian antar data yang ada di dalamnya. Untuk melakukan relasi antar tabel pada sebuah database dikenal istilah primary key. Untuk jenis-jenis kerelasian terdapat relasi satu ke satu, relasi satu ke banyak, relasi banyak ke satu, relasi banyak ke banyak. Berikut ini tabel-tabel yang akan dibuat beserta dengan primary key yang akan digunakan: 1) Tabel Mobil Tabel mobil adalah tabel untuk menyimpan berbagai hal yang berhubungan dengan data mobil, antara lain kode mobil (primary key), No. Polisi, jenis mobil, warna mobil, dan harga sewa mobil. 2) Tabel Pelanggan Tabel pelanggan adalah tabel untuk menyimpan data pelanggan. Tabel ini akan berisi kode pelanggan (primary key), nama pelanggan, alamat pelanggan, jenis kelamin dan no telepon.
31
3) Tabel Karyawan Tabel karyawan adalah tabel untuk menyimpan data karyawan. Tabel ini akan berisi kode karyawan (primary key), nama karyawan, alamat karyawan, jenis kelamin dan no telepon. 4) Tabel Booking Tabel booking adalah tabel untuk menyimpan data booking. Dengan
tabel
ini
memungkinkan
pelanggan
melakukan
pemesanan melalui telepon. Tabel booking akan berisi nomor booking (primary key), kode pelanggan, kode mobil, tanggal sewa, tanggal booking dan uang muka. 5) Tabel Kas Tabel kas adalah tabel untuk menyimpan data pembayaran. Tabel ini akan berisi no transaksi (primary key), tanggal transaksi, kode mobil, kode pelanggan, nama transaksi dan kas. 6) Tabel Pinjam Tabel pinjam adalah tabel untuk menyimpan data peminjaman dan data pengembalian Tabel pinjam nantinya akan dipakai untuk melakukan penyimpanan data dari form peminjaman dan form pengembalian. Tabel ini akan berisi nomor peminjaman (primary key), tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, lama peminjaman, kode karyawan, kode pelanggan, kode mobil, jaminan, overtime, denda overtime, kondisi mobil, denda kerusakan, total, uang muka, dan kekurangan .
32
2) Pemodelan Proses Pemodelan proses dapat digambarkan melalui Flowchart. Flowchart digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan dengan lebih mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Penggambaran Flowchart dilakukan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Simbol-simbol tersebut digunakan pada Flowchart dengan maksud mewakili suatu elemen tertentu 3) Desain Interface. Desain interface merupakan desain tatap muka yang akan dibuat pada program aplikasi. Desain interface yang akan dibuat meliputi desain input dan desain output. a) Desain Input Desain input merupakan desain media sebagai tempat untuk memasukkan data-data ke dalam database. Desain input ini meliputi beberapa form sebagai berikut: (1) Form Mobil Form mobil digunakan untuk memasukkan data barang, mengubah data barang dan menghapus data barang. (2) Form Pelanggan Form pelanggan digunakan untuk memasukkan data, mengubah data dan menghapus data pelanggan.
33
(3) Form karyawan Form
karyawan
digunakan
untuk
memasukkan
data
karyawan, mengubah data karyawan dan menghapus data karyawan. (4) Form Booking Form booking digunakan untuk memasukkan data booking yang telah di order oleh pelanggan. (5) Form Peminjaman Form peminjaman digunakan untuk memasukkan data peminjaman mobil. (6) Form Pengembalian Form pengembalian digunakan untuk memasukkan data pengembalian mobil. (7) Form Pembayaran Form pembayaran digunakan untuk mencatat data-data pembayaran yang diterima oleh perusahaan. b) Desain Output Desain
output
berupa
informasi
tentang
laporan-laporan
penerimaan kas dan laporan transaksi yang telah terjadi. Desain output ini meliputi beberapa laporan berikut: (1) Laporan Data Mobil Laporan data mobil merupakan laporan tentang data-data mobil yang dimiliki oleh perusahaan.
34
(2) Laporan Data Pelanggan Laporan data pelanggan merupakan laporan tentang data-data pelanggan yang melakukan peminjaman mobil di Putra Surya Rent Car. (3) Laporan Data Karyawan Laporan data karyawan merupakan laporan tentang data-data karyawan yang bekerja di Putra Surya Rent Car. (4) Laporan Penerimaan Kas All Periode Laporan penerimaan kas periode merupakan laporan tentang jumlah seluruh kas yang ada pada periode tertentu. (5) Laporan Penerimaan Kas dari Denda Overtime Periode Laporan penerimaan kas dari denda overtime periode merupakan laporan tentang jumlah kas yang hanya berasal dari denda overtime (keterlambatan pengembalian mobil). (6) Laporan Penerimaan Kas dari Denda Kerusakan Periode Laporan penerimaan kas dari denda kerusakan periode merupakan laporan tentang jumlah kas yang hanya berasal dari denda/ganti rugi kerusakan oleh pelanggan. (7) Laporan Booking Mobil Periode Laporan booking merupakan laporan yang berisi tentang detail booking mobil pada periode tertentu.
35
(8) Laporan Peminjaman Mobil Periode Laporan peminjaman mobil merupakan laporan yang berisi tentang detail peminjaman mobil pada periode tertentu. (9) Laporan Pengembalian mobil Periode Laporan pengembalian mobil merupakan laporan yang berisi tentang detail pengembalian mobil. Dari laporan ini dapat diketahui mobil mana saja yang sudah dikembalikan tepat waktu. 4. Pengembangan Sistem Nugroho Wijayanto (2004:521) mendefinisikan pengembangan sistem sebagai daur dari suatu perkembangan sistem informasi mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan, proses pengembangannya hingga implementasi
dan
operasionalnya.
Menurut
Jogiyanto
(2005)
pengembangan sistem adalah proses penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Mulyadi (2001:39) menjelaskan pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. a. Prinsip dan Tujuan Pengembangan Sistem Dalam proses pengembangan sistem, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan. Menurut Jogiyanto (2005;38) prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut:
36
1) Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen. Pengguna informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. 2) Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Pengembangan sistem membutuhkan dana yang besar, oleh karena itu harus mempertimbangkan hal berikut, yaitu semua altenatif yang ada harus diinvestigasi dan investasi yang terbaik harus bernilai. 3) Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. Orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan. 4) Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem. Tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang kerja yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. 5) Tahapan pengembangan sistem tidak harus urut. Langkah-langkah dalam pengembangan sistem tidak harus urut, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama, karena waktu adalah uang. 6) Jangan takut membatalkan proyek. Jika terjadi kasus-kasus tertentu dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas.
37
7) Dokumentasi harus ada untuk pedoman pengembangan sistem. Dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem. Dalam proses pengembangan sistem, ada beberapa tujuannya. Tujuan pengembangan sistem menurut Mulyadi (2001 :19 ) yaitu: 1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. 2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, kecepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sistem akuntansi dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan manajemen. 3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengendalian intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
38
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Dalam
memperhitungkan
pengorbanan
untuk
memperoleh informasi keuangan ternyata lebih besar dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumberdaya bagi penyediaan informasi. b. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem merupakan tahapan-tahapan yang penting untuk menentukan arah dari pembuatan sistem. Untuk metode pengembangan sistem, metode yang digunakan merupakan metode SDLC ( System Development Life Cycle ). Metode SDLC terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : 1) Tahap Analisis Sistem Analisis sistem merupakan tahap pertama yang dilakukan dalam pengembangan sebuah sistem. Hanif Al Fatta (2007:27) menjelaskan tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam analisis sistem dibagi menjadi tiga analisis, yaitu : a) Analisis Kelemahan Sistem Lama Metode yang digunakan dalam analisis terhadap sistem yang lama adalah metode analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control,
Eficiency dan Service).
Menurut Hanif Al Fatta (2007:51), untuk mengidentifikasi
39
masalah sistem dari sistem lama, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan pelanggan. (1) Performance (analisis kinerja) Kinerja merupakan kemapuan menyelesaikan tugas pelayanan dengan cepat sehingga sasaran atau tujuan segera tercapai. Masalah kinerja diukur dengan jumlah dan waktu tanggap dan jumlah produksi akan muncul ketika tugas-tugas tidak mencapai tujuan sasaran. (2) Information (analisis informasi) Keadaan yang membutuhkan peningkatan informasi di antaranya, kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan sekarang, kurangnya informasi yang tepat waktu, dan kurang akuratnya informasi. Sehingga dibutuhkan
evaluasi
terhadap
kemampuan
sistem
informasi yang bisa menghasilkan informasi yang bermanfaat. Dalam hal ini meningkatkan suatu kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena jika terjadi banyaknya informasi yang ada hanyalah muncul masalah baru. (3) Economy (analisis ekonomi) Analisis ekonomi merupakan penilaian sistem atau biaya dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang
40
diterapkan. Hal yang harus diperhatikan dalam analisis ini adalah biaya dan keuntungan. Biaya meliputi biaya tidak diketahui, biaya tidak dapat dilacak ke sumber, dan biaya terlalu tinggi. Sedangkan untuk keuntungan meliputi pasar-pasar baru dapat dieksplorasi, pemasaran ini dapat diperbaiki, dan pesanan-pesanan dapat ditingkatkan. (4) Control (analisis pengendalian) Untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem serta menjamin keamanan data dan informasi maka dipasang sebuah control. Hal-hal yang harus diperhatikan yaitu : (a) Keamanan atau kontrol yang lemah (b) Kontrol atau keamanan yang berlebihan (5) Eficiency (analisis efisisensi) Ditujukan
untuk
menghasilkan
output
sebanyak-
banyaknya dengan input seminimal mungkin. Terdapat beberapa alasan atau indikasi suatu sistem dikatakan tidak efisien, yaitu ; (a) Data di input atau di salin secara berlebihan (b) Data di proses berlebihan (c) Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia (d) Informasi yang dihasilkan berlebihan
41
(e) Usaha yang dibutuhkan untuk tugas terlalu berlebihan (f) Material
yang
dibutuhkan
untuk
tugas
terlalu
berlebihan (6) Service (analisis pelayanan pelanggan) Merupakan analisis terhadap peningkatan pelayanan yang diberikan oleh sistem. Kriteria sistem dikatakan buruk jika sistem tersebut menghasilkan suatu produk yang tidak akurat, tidak konsisten, dan tidak bisa dipercaya. b) Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru. Analisis tersebut guna memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru dibutuhkan atau tidak. Kebutuhan sistem dibagi menjadi dua, yaitu : (1) Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Selain itu, berisi tentang informasi-informasi yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. (2) Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi : operasional, kinerja, keamanan dan informasi.
42
c) Analis Kelayakan Sistem Menurut Jogiyanto (2008:436) anaisis kelayakan sistem merupakan analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek pengembangan sistem layak dipertimbangkan atau tidak. Hanif Al Fatta (2007:75) menyebutkan aspek yang harus dianalisis kelayakannya adalah kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan ekonomi dan kelayakan hukum. (1) Kelayakan Teknis Kriteria kelayakan ini berhubungan dengan tingkat dan karateristik teknologi dalam industri komputer serta kemampuan perusahaan dalam menerapkan teknologi. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, tingkat pemakaian mudah, dan murah berarti bisa dikatakan layak. (2) Kelayakan Operasional Kriteria kelayakan ini berhubungan dengan sistem teknologi yang dihasilkan tersebut dapat dioperasikan atau tidak. Faktor penting yang harus diperhatikan dalam menguji kelayakan sistem operasional adalah kepuasan pengguna sistem.
43
(3) Kelayakan Ekonomi Aspek yang mendominasi aspek kelayakan adalah aspek ekonomi. Terdapat beberapa metode kuantitatif untuk melakukan analisis kelayakan. (a) Metode Periode Pengembalian (payback period) Metode ini digunakan untuk mengukur jumlah tahun yang diperlukan untuk mendapatkan kembali investasi awal yang telah dikeluarkan. Proyek yang memiliki periode kembalian paling rendah menjadi prioritas utama untuk dipilih. Rumus dari payback period : Total biaya pengembangan PP = 0 + Proceed tahun 1 Jika Periode Pengembalian bernilai positif, berarti investasi menguntungkan dan dikatakan layak. (b) Metode Nilai Sekarang (Net Present Value) Metode nilai sekarang bersih menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi arus dari uang. Metode NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun yang dinilai dengan tingkat
suku
bunga
diskonto.
menghitung besarnya NPV adalah
Rumus
untuk
44
Proceed 1 NPV = Nilai proyek +
Proceed 2 +
(1 + I)1
Proceed 3 +
(1 + I)2
(1 + I)3
Keterangan : I
: Tingkat Bunga Diskonto
Proceed : Total Manfaat-Total Biaya Bila NPV bernilai lebih besar dari 0 (Nol), berarti investasi menguntungkan dan dikatakan layak. (c) Metode Tingkat Pengembalian Internal (Internal Rate of Return) Tingkat pengembalian internal (IRR) dari suatu proyek sistem informasi dapat dihitung dengan rumus : (i2 – i1) . NPV1 IRR =
i1 + NPV1 – NPV2
Keterangan : NPV = Net Present Value i = Tingkat pengembalian Bila nilai IRR lebih besar daripada nilai tingkat bunga diskonto (i1), maka investasi dikatakan layak. (4) Kelayakan Hukum Suatu sistem dapat dikatakan layak secara hukum jika memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku.
45
Misalnya menggunakan software asli dari pembuatnya, tidak dalam bentuk bajakan, karena hal tersebut melanggar undang-undang. 2) Tahap Desain Sistem Pengertian desain sistem menurut Mulyadi (2001 : 51) adalah suatu proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi dalam alternatif rancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk menjadi bahan pertimbangan. Tujuan utamanya adalah memberikan gambaran secara umum tentang kebutuhan informasi kepada sistem secara logika dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer komputer dan ahli-ahli teknik lainnya. Dalam tahap ini menentukan bagaimana membangun sistem informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem. Dalam desain sistem terdapat tiga desain, yaitu desain database, desain input dan desain output. a) Desain Database Desain database merupakan proses merancang database sebagai tempat data input dimasukkan dan diolah sehingga menjadi
informasi
yang
diperlukan.
Desain
database
merupakan desain dalam bentuk file dan database yang memuat data input yang akan diolah dan ditampilkan pada
46
layar komputer maupun pada laporan tercetak Langkahlangkah desain database yaitu : (1) Menentukan kebutuhan file database untuk sistem yang baru. (2) Menetukan parameter dari file database. b) Desain Input Desain input merupakan desain media sebagai tempat untuk memasukkan data-data ke dalam database. Tujuan dilakukannya desain input adalah untuk mencapai keakuratan yang tinggi, untuk mengefektifkan biaya pemasukan data dan untuk menjamin pemasukan data sehingga dapat diterima dan dimengerti
oleh
pemakai.
Proses
input
pada
sistem
terkomputerisasi melibatkan dua tahapan, yaitu : (1) Data Capture (Penangkapan Data) Tahap penangkapan data merupakan tahap dimana semua data-data yang ada di seleksi untuk kemudian dimasukkan (input).
Terdapat
juga
aplikasi
untuk
melakukan
penangkapan data secara otomatis, yaitu dengan cara datadata tersebut di foto, kemudian di scan dan akan telah otomatis masuk ke database. (2) Data Entry (Pemasukan Data) Tahap pemasukan data adalah tahap dimana data-data yang telah dipilih pada tahap sebelumnya kemudian
47
dimasukkan (input) ke dalam sistem dengan cara diketik atau dengan scan otomatis. c) Desain Output Desain output merupakan hal yang tidak bisa diabaikan, karena
dengan
adanya
perancangan
tersebut
dapat
memudahkan bagi setiap pemakai info yang membutuhkan. Tipe output ada dua, yaitu : (1) Eksternal Tipe output eksternal merupakan output sistem yang memiliki tujuan untuk memberikan informasi diluar organisasi pemakai. Contohnya faktur, cek. (2) Internal Tipe output internal merupakan output sistem yang memiliki tujuan untuk memberikan informasi dari lingkungan
organisasi
pemakai.
Contohnya
seperti
laporan-laporan manajerial. 3) Tahapan Implementasi Sistem Menurut Mulyadi (2005:53), Implementasi sistem adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menajalankan sistem, pengajuan sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan
secara
profesional.
Puncak
segala
kegiatan
48
pengembangan dan perancangan informasi terletak pada tahap implementasi. Menurut Jogiyanto (2005 : 573) beberapa tahapan implementasi yaitu : (a) Menerapkan Rencana Implementasi Supaya
kegiatan
implementasi
nantinya
dapat
beroperasi sesuai yang diharapkan, maka suatu rencana implementasi
perlu
dibuat
terlebih
dahulu.
Rencana
implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi sistem. (b) Melakukan Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakuka dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Kegitan-kegiatan
yang
dapat
dilakukan
pada
tahap
implementasi ini adalah sebagai berikut: (1)Pemilihan dan Pelatihan Personil, yaitu melakukan pemilihan bagian mana yang akan menjalankan sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi, kemudian dilakukan pelatihan terhadap karyawan yang akan mengoperasionalkan sistem tersebut. (2)Pemilihan Tempat dan Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
49
(3)Pemrograman dan Pengetesan Program, yaitu merupakan kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer. Setelah program selesai dibuat kemudian dilakukan
pengetesan
program
untuk
menemukan
masalah-masalah yang mungkin dapat terjadi. (4)Pengetesan Sistem, yaitu dilakukan untuk memerikasa kekompakan
antar
komponene
sistem
yang
diimplementasi. Tujuan utama dari penegetesan sistem ini adalah untuk memastikan komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. (5)Konversi Sistem Proses
konversi
sistem
merupakan
proses
meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan.
Menurut
Jogiyanto
(2005:586)
terdapat
beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem, yaitu sebagai berikut: a. Konversi langsung Pendekatan konversi langsung dilakukan dengan mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang baru. Pada pendekatan konversi langsung ini, sistem yang lama dihentikan sama sekali dan sistem yang baru mulai dioperasikan. Pendekatan ini biasanya dilakukan untuk sistem yang tidak terlalu besar.
50
Sistem lama
Sistem Baru
Jogiyanto (2005:447) Gambar 13. Pendekatan Konversi Langsung b. Konversi paralel Konversi
paralel
dilakukan
dengan
mengoperasikan sistem yang baru bersama – sama dengan sistem yang lama selama satu periode waktu yang tertentu. kedua sistem ini dioperasikan bersamasama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem lama dihentikan. Sistem Lama Sistem Baru Jogiyanto (2005:447) Gambar 14. Pendekatan Konversi Paralel c. Konversi Pilot Konversi pilot biasanya dilakukan bila beberapa sistem sejenis akan diterapkan pada beberapa area terpisah (beberapa departemen, beberapa cabang atau divisi). Konversi sistem dapat dilakukan pada sebuah unit organisasi terlebih dahulu dan dinilai operasinya.
51
Jika sistem yang baru ini telah dapat beroperasi dengan sukses, maka sistem baru ini mulai diterapkan ke semua bagian-bagian yang lainnya.
Sistem Sistem Lama
Baru
Jogiyanto (2005:447) Gambar 15. Pendekatan Konversi Pilot d. Konversi bertahap Konversi ini dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul sistem yang berbeda secara urut. Tiap-tiap modul dioperasikan terlebih dahulu dan jika telah sukses maka disusul oleh modul yang lainnya dan seterusnya sampai semua modul berhasil dioperasikan. Sistem Baru Sistem Lama
Jogiyanto (2005:447) Gambar 16. Pendekatan Konversi Bertahap (c) Tindak Lanjut Implementasi Setelah tahap implementasi selesai dilakukan, maka perlu dilakukan tindak lanjut dengan melakukan evaluasi hasil implementasi. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui
52
apakah sistem yang telah dirancang masih memerlukan revisi atau sudah siap untuk dijalankan.
5. Perangkat Lunak Pendukung Perangkat lunak merupakan elektronik yang disimpan oleh komputer, data ini bisa berupa program atau instruksi yang akan dijalankan atau catatan yang dibutuhkan oleh komputer untuk menjalankan perintah yang dilaksanakannya. Dalam perancangan sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi ini, penulis menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tampilannya dan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007 sebagai databasenya. a. Microsoft Access 2007 Menurut Firdaus (2006), Microsoft Access adalah sebuah sistem pengelolaan database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management Sistem). Access akan menyusun informasi yang banyak secara sistematis dan disimpan ke dalam komputer dalam bentuk tabel pada sebuah database. Access dapat digunakan untuk membuat basis aplikasi database dalam waktu relatif singkat, yang semuanya dapat dilakukan secara visual.
Dengan
menggunakan
Access
juga,
proses
pencarian,
pengurutan, penghapusan dan pengelompokan data jauh lebih mudah. Kemampuan yang dimiliki Access selain menyimpan data ke dalam table, Access juga dapat menampilkan Queries, Form, Report dan
53
penggunaan di luar Access, seperti VBA (Visual Basic Aplication), OL E (Object Linking Embedding), XML (Extended Markup Language). Menurut Edhi Sutanta, (2004 : 18 ) Database atau basis data merupakan suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data (kalaupun ada) maka kerangkapan data tersebut harus seminimal mungkin dan terkontrol (controllel redundancy), data disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali. Dalam Microsoft Access ada beberapa fitur utama (Firdaus : 2006), yaitu: 1) Tabel Tabel merupakan sekumpulan data atau informasi spesifik mengenai subjek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Kolom atau field berisi judul yang mewakili sekumpulan baris. Sedangkan baris atau disebut record, berisi kumpulan data yang memiliki karakteristik dan pengertian yang sama. 2) Query Query
ini
berarti
mendefinisikan
sebuah
data.
Yaitu
memanipulasi data dan mengendalikan manipulasi data tersebut melalui bahasa.
54
3) Formulir Formulir
dibuat
untuk
menampilkan
field-field
yang
dibutuhkan dan label penjelasannya dibuat dalam tampilan yang menarik. 4) Report Report atau biasa disebut dengan laporan digunakan untuk menampilkan dan mencetak informasi yang berasal dari tabel dan query. Report biasa disebut dengan hasil akhir pengolahan database yang menggunakan Microsoft Access. b. Microsoft Visual Basic 6.0 Menurut Abdul Rajaq (2005:4) Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang berbasis GUI (Graphic User Interface). Didalamnya berisi perintah-perintah untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Tugas-tugas tersebut dapat dijalankan apabila ada respon dari pemakai atau user. Respon tersebut berupa kejadian tertentu, misalnya memilih tombol, memilih menu dan sebagainya. Beberapa kemampuan Visual basic antara lain: 1)
Membuat program aplikasi berbasis windows.
2)
Membuat objek-objek pembantu program, misalnya file help, kontrol ActiveX dan sebagainya.
3)
Menguji program dan menghasilkan program akhir berekstensi EXE yang langsung dapat dijalankan.
55
B. Penelitian yang Relevan 1. Penelitian yang dilakukan oleh Noorita Ambarsari (2011) yang berjudul “Perancangan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terkomputerisasi pada Golden Goal Futsal Yogyakarta”. Penelitian tersebut menyatakan bahwa dalam sistem akuntansi yang lama masih manual, dokumen dan catatan yang digunakan masih sangat sederhana yakni berupa kertas dan buku yang dibuat berkolom, transaksi DP belum ditulis dalam buku catatan sehingga menyulitkan operator saat terjadi pelunasan sewa lapangan, sistem yang berjalan belum dapat menyajikan informasi mengenai data lapangan secara tepat dan akurat, laporan penerimaan kas belum disajikan secara tepat waktu karena harus dilakukan perhitungan secara manual. Dari
permasalahan
tersebut
kemudian
penulis
melakukan
pengembangan sistem akuntansi penerimaan kas pada Golden Goal Futsal Yogyakarta. Hasil akhir dari perancangan ini menghasilkan form booking lapangan 1, form booking lapangan 2, form reservasi, form pelunasan, form input data karyawan, dan form input data pelanggan. Laporan yang dihasilkan adalah laporan data karyawan, laporan data pelanggan, laporan reservasi lapangan, laporan pembayaran lapangan, laporan penerimaan kas harian, laporan penerimaan kas bulanan. Persamaan penelitian tersebut dengan yang akan diteliti adalah sama-sama merancang dan mengembangkan sistem penerimaan kas pada perusahaan jasa. Perbedaannya terletak pada lokasi penelitian, dalam
56
penelitian tersebut berlokasi pada tempat futsal, sedangkan yang akan diteliti berlokasi pada Rental Mobil. 2. Penelitian yang dilakukan oleh Diah Pitaloka Br Ginting (2011) yang berjudul
“Perancangan
Sistem
Akuntansi
Penerimaan
Kas
Terkomputerisasi pada Jogja House of Laundry (J.H.O.L)”. Penelitian tersebut menyatakan bahwa sistem yang lama yang ada pada Jogja House of Laundry (J.H.O.L) masih manual dan rawan terhadap kesalahan pencatatan yaitu pada saat menuliskan nota penjualan, terutama pada saat perhitungan total biaya jasa laundry yang harus dibayar oleh pelanggan, pelanggan sering mengeluh bahwa cuciannya sering tertukar dengan pelanggan lain, sistem yang lama tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama untuk membuat laporan penerimaan kas harian. Dari permasalahan diatas kemudan penulis melakukan analisis dan pengembangan terhadap sistem akuntansi penerimaan kas pada Jogja House of Laundry (J.H.O.L). hasil dari pengembangan tersebut telah menghasilkan sistem akuntansi yang baru dan terkomputerisasi dengan memiliki tampilan antarmuka form produk jasa, form pelanggan, form order, form karyawan, form pewangi dan form pembayaran. Laporan yang dapat dihasilkan yaitu laporan pelanggan, laporan karyawan, laporan order, laporan struk (pembayaran), laporan penerimaan kas per periode, laporan penerimaan kas all.
57
Persamaan penelitian tersbut dengan yang akan diteliti adalah samasama merancang dan mengembangkan sistem penerimaan kas pada perusahaan jasa. Perbedaannya terletak pada lokasi penelitian, dalam penelitian tersebut berlokasi pada Laundry, sedangkan yang akan diteliti berlokasi pada Rental Mobil. 3. Penelitian yang dilakukan oleh Deny Setyawan Purwandaru (2009) yang berjudul
“Perancangan
Sistem
Akuntansi
Penerimaan
Kas
Terkomputerisasi pada Instalasi Rawat Inap RSBK, BP/RB Rizki Amalia Medika Kulon Progo”. Penelitian tersebut menyatakan bahwa sistem yang lama yang ada pada Instalasi rawat inap RSBK, BP/RB Rizki Amalia Medika Kulon Progo pada sistem penerimaan kas masih tergolong manual, mereka kesulitan dalam pengelolaan data serta penyusunan laporan keuangan. Distribusi informasi pada RSBK, BP/RB Rizki Amalia Medika kurang berjalan secara maksimal. Pengendalian intern sistem penerimaan kas pada RSBK, BP/RB Rizki Amalia Medika kurang memadai. Dari permasalahan diatas kemudian penulis melakukan analisis dan pengembangan pada sistem penerimaan kas pada RSBK, BP/RB Rizki Amalia Medika. Hasil dari penelitian tersebut menghasilkan sistem akuntansi penerimaan kas yang baru dan terkomputerisasi dengan memiliki tampilan antarmuka Form Data Pasien, Form Data dokter, Formdata pegawai, Form Data Ruang, Form Data rawat Inap, Form Data Diagnosa, Form Data Pembayaran. Laporan yang dapat dihasilkan adalah
58
Laporan Pasien, Laporan Dokter, Laporan Ruang, Laporan Pembayaran dan Laporan Klaim Asuransi. Persamaan penelitian tersebut dengan yang akan diteliti adalah sama-sama merancang dan mengembangkan sistem penerimaan kas pada perusahaan jasa. Perbedaannya terletak pada lokasi penelitian, dalam penelitian tersebut berlokasi pada Rumah Sakit, sedangkan yang akan diteliti berlokasi pada Rental Mobil.
C. Kerangka Berfikir Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan. Penerimaan kas merupakan faktor yang penting dalam menunjang keberlangsungan hidup suatu perusahaan. Karena sebuah perusahaan jasa mendapatkan keuntungan utamanya dari penjualan jasa yang merupakan penerimaan kas bagi perusahaan. Sistem akuntansi penerimaan kas adalah sistem yang menangani transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas. Dengan adanya sistem akuntansi penerimaan kas yang berbasis komputer, perusahaan akan banyak memperoleh manfaat berupa proses pengolahan data transaksi yang cepat dibandingkan sistem yang dilakukan secara manual. Begitu juga untuk mendapatkan informasi, dengan adanya sistem akuntansi penerimaan
59
kas yang berbasis komputer untuk memporoleh informasi yang cepat dan tepat sangat mudah. Perancangan sistem akuntansi penerimaan kas dengan pendekatan database mampu mengakomodasi kebutuhan informasi suatu perusahaan. Program database yang digunakan adalah Microsoft Access 2007 sedangkan tampilannya menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Aplikasi ini dipilih karena pembuatan dan pengelolaannya mudah, selain itu juga mudah dimengerti oleh orang awam dan cukup baik. Sistem ini akan dirancang berdasarkan
komponen-komponen
yang
berhubungan
dengan
sistem
akuntansi penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car. Perancangan diharapkan mampu menghemat proses pengelolaan administrasi. Perancangan sistem akuntansi penerimaan kas yang akan dilakukan melibatkan beberapa desain utama, yaitu desain input, desain database, dan desain output. Desain input berupa perancangan form meliputi Form Mobil, Form Pelanggan, Form Karyawan, Form Booking, Form Peminjaman, Form Pengembalian dan Form Pembayaran. Desain database berupa perancangan tabel meliputi Tabel Mobil, Tabel Pelanggan, Tabel karyawan, Tabel Booking, Tabel kas dan Tabel Pinjam. Sedangkan untuk desain outputnya berupa perancangan laporan - laporan meliputi Laporan data mobil, Laporan data karyawan, Laporan data pelanggan, Laporan booking mobil periode, Laporan penerimaan kas Periode, laporan peminjaman mobil periode dan Laporan pengembalian mobil.
60
D. Tahapan Pengembangan Sistem Tahap-tahap dalam perancangan sistem akuntansi penerimaan kas, yaitu: Analisis Sistem
Perancangan Sistem
Implementasi Sistem Gambar 17. Tahap Pengembangan Sistem
E. Pertanyaan Penelitian Dari penjelasan di atas, maka muncul pertanyaan penelitian yang disusun oleh penulis, yaitu: 1. Fungsi apa saja yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car? 2. Bagaimana prosedur dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car? 3. Dokumen apa saja yang ada dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car? 4. Bagaimanakah sistem pengendalian pada sistem akuntansi penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car? 5. Catatan apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car?
61
6. Bagaimana bagan alir data dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car? 7. Bagaimana analisis sistem akuntansi penerimaan yang sudah berjalan pada Putra Surya Rent Car? 8. Bagaimana perancangan sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi yang sesuai pada Putra Surya Rent Car? 9. Bagaimana
implementasi
sistem
akuntansi
terkomputerisasi pada Putra Surya Rent Car?
penerimaan
kas
