BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN RERANGKA PEMIKIRAN A. KAJIAN PUSTAKA 1. Sistem Informasi Akuntansi a. Pengertian Sistem Menurut James A. Hall (2011:6) “Sistem adalah: Kelompok dari dua orang atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”. Menurut Azhar Susanto (2008:22) sistem adalah: “Kumpulan atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Berdasarkan paparan tentang sistem di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang saling terkait yang berfungsi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. b. Pengertian Data dan Informasi Menurut James A. Hall (2011:15) “Data adalah fakta yang dimasukkan ke dalam, disimpan, dan diproses oleh sebuah sistem informasi akuntansi” .
6
7
Sedangkan “Informasi adalah data yang lain diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Dengan demikian dapat pula disimpulkan bahwa data adalah input bagi sebuah sistem informasi, sedangkan sistem informasi merupakan output. c. Pengertian Akuntansi Menurut Rudianto (2012:4) “ pengertianAkuntansi adalah: “Sistem informasi yang menghasilkan informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi suatu perusahaan”. Menurut American Accounting Association yang diterjemahkan oleh Soemarso S. R (2009:3) Akuntansi adalah: “Proses mendefinisikan, mengatur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”. Jadi dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah sistem informasi yang mendefinisikan, mengatur dan melaporkan informasi ekonomi untuk sebuah penilaian dan pengambilan keputusan bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. d. Pengertian Sistem Informasi Menurut Krismiaji (2010:16) Sistem Informasi adalah: “Cara-cara
yang
diorganisasikan
untuk
mengumpulkan,
memasukan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang
8
diorganisasikan untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan
infomasi
untuk
mencapai
tujuan
yang
telah
ditetapkan”. Menurut Jogiyanto (2009:11) Sistem Informasi adalah: “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem disebuah organisasi untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data untuk kebutuhan pengolahan transaksi untuk mendukung operasional dengan tujuan menyediakan laporan bagi pihak luar organisasi. e. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Samiaji Sarosa (2009:13) Sistem Informasi Akuntansi adalah: “Sebuah sistem yang mngumpulkan mencatat, meyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan”. Menurut Faisal Amri (2009) Sistem Informasi Akuntansi adalah: “Dalam melaksanakan suatu sistem informasi akuntansi unsurunsur yang terlibat adalah manusia sebagai pelaksana dari sistem, organisasi atau perusahaan sebagai obyek yang membutuhkan
9
sistem, dan pengolahan data transaksi untuk menhasilkan informasi. 2. Tujuan Sistem Informasi Menurut
Hall
(2009:21),
setiap
organisasi
atau
perusahaan
harus
menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakaiannya. Oleh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun demikian, terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem, yaitu : a. Untuk mendukung fungsi penyediaan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggung jawaban. b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlakuan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. c. Untuk mendukung kegiatan operasional harian perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personal operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
10
3. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2010:16-17), menyatakan secara garis besar, sebuah sistem informasi memiliki delapan komponen. Kedelapan komponen tersebut adalah: a. Tujuan Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan. b. Input Data input harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input kedalam sistem, sebagian besar input berupa data transaksi. c. Output Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut output. Output dalam sebuah sistem informasi akuntansi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal seperti daftar umur piutang, anggaran, dan proyeksi arus kas. d. Penyimpan data Data sering disimpan untuk dipakai lagi dimasa mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui (updated) untuk menjaga keterkinian data. e. Pemroses Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. Saat ini sebagian besar perusahaan mengolah
11
datanya dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan informasi secara tepat dan akurat. f. Instruksi dan prosedur Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci. Perangkat lunak (program) komputer dibuat untuk mengnstruksikan komputer melakukan pengolahan data. Instruksi dan prosedur untuk para pemakai komputer biasanya dirangkum dalam sebuah buku yang disebut buku pedoman prosedur. g. Pemakai Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai. Dalam perusahaan, pengertian pemakai termasuk didalamnya adalah karyawan yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan karyawan yang mengola dan mengendalikan sistem. h. Pengamanan dan pengawasan Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan, dan terlindungi dari akses secara tidak sah. Untuk
mencapai kualitas
informasi
semacam
itu,
maka
sistem
pengamanan dan pengawasan harus dibuat melekat pada sistem.
4. Unsur Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mardi (2011:8), kegiatan SIA terdiri atas bebarapa unsur penting, yaitu pelaku (orang) yang bertindak sebagai operator sistem atau orang yang
12
mengendalikan dan melaksanakan berbagai fungsi. Prosedur, baik manual maupun yang terotorisasi, yang dalam kegiatan mengumpulkan, memproses, meyimpan data tentang aktivitas bisnis perusahaan. Perangkat lunak (software) dipakai untuk mengolah data perusahaan. Keberadaan perangkat komputer, alat pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan merupakan infrastruktur teknologi informasi. 5. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem Informasi Penjualan Kredit menurut Mulyadi (2008:211) fungsi yang terkait dalam sisstem penjualan kredit adalah: a. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2008:219-210) Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1) Prosedur order penjualan Dalam prrosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya memungkinkan
kepada fungsi
berbagai
tersebut
melayani order dari pembeli.
fungsi
memberikan
yang
lain
untuk
kontribusi
dalam
13
2) Prosedur persetujuan kredit Dalam prossedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3) Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. 4) Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. 5) Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsibkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6) Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
14
b. Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2008:226) Fungsi yang Terkait dalam sistem penjualan kredit yaitu: 1) Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. 2) Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3) Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.
15
5) Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan
c. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2008:214) Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1) Surat order pengiriman dan tembusannya. 2) Faktur dan tembusannya. 3) Rekapitulasi harga pokok penjualan. 4) Bukti memorial.
16
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2008:218) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1) Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. 2) Kartu piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3) Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4) Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5) Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selam periode akuntansi tertentu.
17
e. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Menurut Mulyadi (2008:213) Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah: 1) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2) Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4) Nama dan alamat pembeli. 5) Kuantitas produk yang dijual. 6) Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7) Otorisasi pejabat yang berwenang.
f. Unsur Pengendalian Intern Menurut
Mulyadi
(2008:220-221)
untuk
merancang
unsur-unsur
pengendalian intern yang diterapkan pada sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
18
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penaihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “ sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 9. Terjadinya
piutang
diotorisasi
oleh
fungsi
penagihan
dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit).
19
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat 12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. 13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan. 14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. 15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
g. Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Bagian Penjualan: 1.
Menerima Surat Pesanan Pembelian dari pembeli
2.
Atas dasar surat pesanan tersebut, membuat Surat Order Penjualan sebanyak 6 lembar dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar ke-1 dan Order Pelanggan, diserahkan kebagian Penagihan untuk diarsipkan sementara
20
Lembar ke-2 diserahkan ke Bagian Pengiriman Lembar ke-3 dan ke-4 dimintakan persetujuan ke Bagian Kredit Lembar ke-5 di kirimkan ke pelanggan Lembar ke-6 diarsipkan urut nomor Bagian Kredit: 3.
Atas dasar Surat Order Penjualan lembar ke-3 dan ke-4 yang diterima dari Bagian Penjualan, bagian ini memeriksa data kredit pelanggan, yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit (credit limit) pelanggan tersebut. Selanjutnya, bagian ini memberikan persetujuan (tanda tangan)
terhadap Surat Order Penjualan
tersebut dan meneruskannya ke Bagian Gudang. Bagian Gudang: 4.
Atas dasar Surat Order Penjualan lenbar ke-3 dan ke-4 yang telah diotorisasi, bagian gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim. Selanjutnya bagian ini mendistribusikan Surat Order Penjualan sebagai berikut: Lembar ke-3 bersama dengan barangnya diserahkan ke Bagian Pengiriman Lembar ke-4 diarsipkan urut nomor.
21
Bagian Pengiriman: 5.
Setelah menerima Surat Order Penjualan (yang telah diotorisasi) dan barang dari bagian Gudang, bagian ini mengeluarkan Surat Order Penjualan lembar ke-2 dari arsipnya.
6.
Atas dasar kedua dokumen tersebut, bagian ini membuat nota pengiriman sebanyak 3 lembar, dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar ke-1 bersama-sama dengan Surat Order Penjualan yang telah diotorisasi, diserahkan ke Bagian Penagihan. Lembar ke-2 bersama-sama dengan Surat Order Penjualan lembar ke-2 diarsipkan urut tanggal. Lembar ke-3 bersama-sama dengan barangnya, dikirimkan kepada pelanggan.
Bagian Penagihan: 7.
Setelah menerima Surat Order Penjualan (yang telah diotorisasi) dan nota pengiriman lembar ke-1 dari bagian pengiriman, bagian ini mengeluarkan Surat Order Penjualan lembar ke-1 dan Surat Pesanan Pembelian Pelanggan dari arsipnya.
8.
Atas dasar keempat dokumen
ini, bagian penagihan membuat
Faktur Penjualan sebanyak 3 lembar, dan didistribusikan sebagai berikut:
22
Lembar ke-1, dikirimkan kepada pelanggan Lembar ke-2, diserahkan ke Bagian Piutang Lembar ke-3, diarsipkan urut nomor bersama-sama dengan Surat Order Penjualan lembar ke-3 yang telah diotoriasi, nota pengiriman lembar ke-1, Surat Pesanan Pembelian Pelanggan, dan Surat Order Penjualan lembar ke-1, setelah sebelumnya digunakan sebagai dasar untuk mencatat Jurnal Penjualan. Bagian Piutang: 9.
Setelah menerima Faktur Penjualan lembar ke-1 dari Bagian Penagihan, bagian ini memeriksa nomor seri faktur. Selanjutnya bagian ini akan memposting transaki tersebut ke rekening pelanggan yang bersangkutan, dan mengarsipkan faktur penjualan tersebut urut tanggal.
23
Gambar 2.1 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Sumber : Krismiaji (2010:309)
24
6. Sistem Informasi Akuntansi Penagihan Piutang a. Fungsi yang Terkait Menurut
Mulyadi (2008:487) Fungsi yang terkait dalam sistem
penerimaan kas dari piutang adalah: 1) Fungsi Sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2) Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagih bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
25
4) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5) Fungsi Pemeriksa Intern Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. b. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dalam piutang adalah: 1) Surat pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberi tahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang didalam kartu piutang.
26
2) Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutan ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank detelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatn penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 4) Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang
27
mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check (Mulyadi, 2008:488). c. Catatan Akuntansi Menurut Mulyadi (2008:260) catatan akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah: 1) Jurnal Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2) Jurnal Retur Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini dugunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3) Jurnal Umum Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 4) Jurnal Penerimaan Kas Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
28
5) Kartu Piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur. d. Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008:490-491), unsur pengendalian intern pada penagihan piutang adalah sebagai berikut: Organisasi 1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. 2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet). 4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
29
Praktik yang Sehat 6. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara perhitungan kas dan di setor penuh ke bank dengan segera. 7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance). 8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-intransit insurance).
30
d. Flowchart Penagihan Piutang Melalui Penagih Perusahaan
Gambar 2.2 Sistem Penagihan Piutang melalui Penagih Perusahaan Sumber: Mulyadi (2008:495)
31
Menurut Mulyadi (2008:494), dalam bagan alir tersebut, Bagian Penagihan melaksanakan penagihan piutang berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh Bagian Piutang atas dasar kartu piutang atau arsip faktur yang belum dibayar. Hasil penagihan dari debitur dilaporkan oleh Bagian Penagihan melalui daftar surat pemberitahuan. Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat pemberitahuan diserahkan oleh Bagian Penagihan kepada Bagian Piutang. Bagian Piutang membandingkan hasil penagihan yang dilaporkan dalam daftar surat pemberitahuan dengan daftar piutang yang ditagih. Dengan cara ini kegiatan Bagian Penagihan dicek oleh Bagian Piutang. Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan cek diserahkan oleh Bagian Penagihan ke Bagian Kasa. Bagian Kasa melakukan endorsement atas cek dan kemudian penagih perusahaan ini di dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank. Jurnal yang dibuat oleh Bagian Jurnal adalah: Kas
xxx Piutang Usaha
xxx
7. Penelitian Terdahulu Berdasarkan hasil penelitian terdahulu yang relevan dengan judul ini yang dapat dijadikan sebagai acuan yaitu penelitian yang dilakukan oleh Dessy dan Rika (2013) dengan judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada CV Kobin Pratama Sukses Palembang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa,
32
1)Tidak ada prosedur penjualan tertulis, 2)Penawaran produk yang hanya dilakukan satu kali dalam setahun, 3)Pencatatan manual yang tidak berjalan. Henny, I Gusti, dan Ferdinandus (2009) dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan”. Hasil penelitiannya menununjukkan bahwa, 1) Dengan sistem informasi ini, maka laporan yang dihasilkan lebih banyak dan bervariasi sehingga informasi yang dihasilkan mempermudah Top Manajemen untuk mengambil keputusan. 2) Mempermudah proses transaksi yang ada. 3) Adanya otorisasi berupa login dan password bagi pihak-pihak tertentu yang mau menggunakan sistem informasi ini, sehingga manipulasi data dan kecurangan oleh orang yang tidak berwenang dapat terhindari. Vini Mariani (2010) dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi
Penjualan,
Piutang
dan
Penerimaan
Kas
Pada
CV.Dekatama”. hasil penelitiannya menunjukkan bahwa, pada transaksi sistem yang sedang berjalan, terdapat beberapa masalah seperti tidak lengkapnya dokumen pencatatan, lemahnya pendendalian internal pada bagian akuntansi dan otorisasi kredit serta belum adanya kriteria limit kredit bagi setiap pelanggan. Pembuatan lapora-laporan yang terkait dihasilkan dalam waktu lama, sehingga informasi yang diberikan juga tidak akurat atau kurang lengkap. Selain itu, dirancang sistem dengan menggunakan level akses yang berbeda sesuai dengan jabatan yang didudukinya jadi pengendalian internal dalam perusahan juga dapat ditingkatkan. Dirancang juga penentuan kriteria limit kredit bagi setiap pelanggan baik pelanggan lama maupun pelanggan baru, serta adanya prosedur otorisasi
33
kredit. Dengan adanya sistem baru, diharapkan permasalahan-permasalahan yang ada pada saat ini dapat diatasi dan pencarian informasi serta pembuatan laporan dapat dihasilkan lebih cepat, sehingga informasi yang diberikan lebih bisa diandalkan untuk pengambilan keputusan lebih lanjut. Yanuarti Wahyu Perwitasari (2013) dengan judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan dan Persediaan (Studi Kasus PT. Bahana Nusa Lubrindo)”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa, 1) Sistem informai akuntansi dalam siklus penjualan yang diterapkan pada perusahaan dilaksanakan secara komputerisasi. 2) Sistem informasi akuntansi dalam siklus penjualan yang diterapkan perusahaan sebagian besar sudah tepat dan efektif karena sudah sesuai dengan teori sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas. 3) Siklus persediaan diperusahaan ini masih menggunakan sistem yang manual dan belum terintegrasi dengan sistem penjualan. Tan Kwang En dan Jane Dorothy (2011) dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan untuk Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Studi Kasus pada Perusahaan Sepatu “X”)”. hasil penelitiannya menunjukkan bahwa, sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh perusahaan telah memadai, hal ini dapat dilihat dari adanya prosedur penjualan kredit perusahaan. Pengendalian internal penjualan telah diterapkan dengan baik, hal ini terbukti dengan adanya penggunaan dokumen dan catatan akuntansi dalam usaha membantu pelaksanaan prosedur penjualan kredit yang telah ditetapkan perusahaan. Perusahaan Sepatu “X” juga telah memiliki struktur organisasi yang
34
cukup baik, dimana telah ada uraian tugas dan tanggung jawab yang jelas dari setiap bagian. Hastoni dan Dewi (2008) dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Piutang dan Penerimaan Kas (Studi Kasus pada PT. Trinunggal Komara)”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa, Prosedur pengendalian intern piutang yang telah dilaksanakan oleh PT. Trinunggal Komara secara umum telah memadai, ini terlihat dari hal-hal sebagai berikut: persetujuan kredit telah dianalisa oleh manajer piutang, piutang yang sukar ditagih atau tidak tertagih akan mendapatkan perhatian yang khusus untuk diteliti sebab-sebabnya, perusahaan telah mengadakan penyisihan untuk piutang yang tidak tertagih. Sementara itu penerimaan kas yang telah dilaksanakan oleh PT. Trinunggal Komara secara umum telah memadai, ini terlihat dari hal-hal sebagai berikut: uang tunai yang diterima yang berasal dari hasil penagihan piutang kepada pelanggan disetorkan seluruhnya ke bank pada hari yang bersangkutan atau selambat-lambatnya keesokan harinya, uang tunai yang ada di perusahaan disimpan di brankas, dokumen-dokumen penerimaan seperti bukti penerimaan kas dan bukti penerimaan bank telah bernomor urut, dan telah dilakukan rekonsiliasi rekening Koran dengan laporan bank yang dicatat oleh kasir. Shierly (2012) dengan judul “Perancangan Sistem Penjualan dalam Rangka Meningkatkan Ketertagihan Piutang pada Usaha Percetakan di Surabaya”. Hasil penelitianya menunjukkan bahwa, pengelolaan dokumen pada sistem penjualan dan pembayaran CV Diamond Printing kurang baik, tidak adanya
35
kontrol secara berkala dari pemilik terhadap piutang karena CV Diamond Printing tidak mempunyai laporan database piutang, CV Diamond Printing tidak menerapkan kebijakan otorisasi pemberian kredit sehingga pelanggan dapat terus melakukan order tanpa batas, CV Diamond Printing sedang melakukan perluasan usaha, sehingga sistem penjualan dan sistem pembayaran yang terkomputerisasi dan menggunakan database mulai dibutuhkan. Kwa Kim Lian (2013) dengan judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Untuk Meningkatkan Penjualan Pada PT.GEO ENERGY COALINDO”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa, Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit mempunyai hubungan dengan meningkatnya volume penjualan perusahaan. Karena dengan pemberian kredit kepada pelanggan akan timbul kepercayaan dari pelangan untuk bertransaksi dengan perusahaan. Rizki Ade (2004) dengan judul “Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang pada Perum Perumnas Regional I Medan”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa, sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang sudah cukup memadai dimana kelima unsur dari sistem akuntansi talah ada; dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang seperti daftar piutang, daftar persediaan rumah, jurnal umum, perjanjian pemesanan rumah, akta jual beli, ikhtisar penerimaan mingguan dan laporan penjualan sudah memadai untuk mencatat seluruh transaksi secara lengkap; perusahaan dalam melakukan berbagai prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang belum memisahkan seluruh fungsi yang ada.
36
Elfin Wijaya (2005) dengan judul “Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang pada PT. Bingei Agung Medan”. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa, otorisasi pemberian kredit dilakukan oleh bagian order penjualan karena tidak adanya bagian kredit dalam struktur organisasi perusahaan dan penerbitan kredit terutama untuk pelanggan yang berada diluar Sumatera Utara dilakukan tanpa mengetahui secara jelas kondisi keuangan pelanggan karena jarak yang jauh. Penagihan piutang untuk pelanggan yang berada di luar Sumatera Utara sering mengalami kredit macet karena perusahaan kurang mengetahui kondisi keuangan pelanggan yang diberikan kredit.
B. RERANGKA PEMIKIRAN Konsep
sia penjualan
memberikan gambaran
bahwa perusahaan
mengirimkan barang hasil produksi kepada konsumen sesuai order pembeli yang disepakati sebelumnya. Hal tersebut mengakibatkan perusahaan memiliki tagihan kepada pembeli yang disebut sebagai piutang.Para pelanggan umumnya lebih menyukai bila perusahaan dapat melakukan penjualan secara kredit, karena pembayarannya dapat ditunda. Dalam kenyataannya, penjualan kredit pada banyak perusahaan biasa jauh lebih besar dari penjualan tunai. Dimana penjualan kredit menimbulkan piutang. Sehingga penjualan kredit dan piutang menjadi satu kesatuan yang tak terpisahkan sehingga perlu dilakukan pengendalian piutang dengan cara melakukan penagihan piutang secara berkala ke pihak terkait. Sedangkan konsep SIA penagihan piutang dapat dilakukan dengan cara : 1) Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan dari penjualan kredit. 2) Dokumen
37
yang digunakan dalam sistem penagihan piutang. 3) Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur. Cara terbaik untuk mengetahui penagihan piutang dagang adalah dengan menganalisa umur piutang. Semakin tua umur piutang, semakin kecil kemungkinan tertagihnya analisis umur piutang mempunyai tujuan untuk meyakinkan tertagih atau tidaknya piutang dan menunjukan efektifitas pengendalian piutang. Berdasarkan uraian kerangka di atas, maka peneliti dapat menggambarkan skema kerangka pemikiran sebagai berikut:
Gambar 2.3 Rerangka Pemikiran
