BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi Sistem Akuntansi Villa adalah kumpulan formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan sedemikian rupa untuk menyediakan dan mengelola keuangan yang berfungsi sebagai media control bagi manajemen villa untuk mendukung guna mengambil keputusan bisnis. Dari definisi tersebut sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdir dari perjurnalan, buku besar dan buku pembantu serta laporan keuangan. Bodnar Hopwood (2010) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan dari berbagai macam sumber daya, seperti manusia dan juga peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan juga data lainnya menjadi sebuah informasi bagi user dan penggunanya. Steinbart (2006) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntasi merupakan sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan juga memproses data menjadi informasi yang berguna dalam membantu proses pengambilan keputusan. Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu bentuk sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis berupa penjurnalan, buku besar, buku pembantu dan laporan menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pihak yang berkepentingan.
7
2.2 Pengendalian Intern Mulyadi (2002:165) pengendalian intern meliputi organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Oleh karena itu, pengendalian intern diatas berlaku bagi perusahaan yang mengelola informasnya secara manual maupun menggunakan komputer. Baridwan (2001:13) pengendalian intern meliputi stuktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan perusahaan bertujuan untuk
menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian intern adalah mengusahakan agar hasil pelaksaan kerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan juga mengetahui serta memiliki solusi terhadap kesulitan dan hambatan yang ada dalam merealisaikan tujuan utama perusahaan. 2.2.1 Tujuan Pengendalian Intern Untuk memberikan keyakinan memadai dalam mencapai tujuan ada tiga golongan tujuan yaitu: 1. Keandalan Pelaporan Keuangan, manajemen bertanggung jawab dalam pembuatan laporan keuangan untuk investor, kreditur, dan pengguna laporan keuangan lainnya dan memiliki kewajiban hukum dan professional untuk menjamin yang telah dicantumkan
8
pada laporan keuangan sesuai dengan standart akuntansi berlaku umum. 2. Efektifitas dan Efesiensi Operasi, pengendalian intern digunakan untuk mencegah pemborosan yang tidak perlu dalam kegiatan usaha, serta mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan efesien. 3. Kepatuhan terhadap Hukum yang Berlaku, sebuah organisasi harus
mengikuti
peraturan
yang
berlaku
dengan
adanya
pengendalian intern diharapkan dapat sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern dapat mencegah pemborosan dan kerugian perusahaan dan berguna untuk menyediakan informasi tentang kinerja perusahaan serta manajemen perusahaan sebagai pedoman dalam perencanaan.
2.2.2 Prinsip-prinsip Pengendalian Intern Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian intern, suatu sistem pengendalian intern harus memiliki enam prinisip dasar pengendalian intern yaitu: 1. Pemisahan Fungsi Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan yang terjadi. Adanya pemisahan fungsi tugas agar mencapai suatu efesiensi kerja yang baik.
9
2. Prosedur Pemberian Wewenang Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh pihak yang berwenang. 3. Prosedur Dokumentasi Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif dan efesien. 4. Prosedur dan catatan akuntansi Prosedur dan pencatatan akuntansi harus rapi dan teliti agar dapat dilaporkan sewaktu-waktu jika dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan. 5. Pengawasan fisik Penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. 6. Pemeriksaan intern secara bebas Perbandingan antara catatan asset dengan asset yang benar ada, menyelenggarakan rekening kontrol dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini dilakukan guna mengawasi kebenaran data.
2.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Intern Mulyadi (2008:183) Unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari 5 komponen yaitu:
10
1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen perusahaan untuk disipilin dan terstuktur. Mulyadi (2008:183) faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas yaitu: 1) Nilai integritas dan etika 2) Komitmen terhadap kompetensi 3) Dewan komisaris dan komite audit 4) Filosofi dan gaya operasi manajemen 5) Stuktur organisasi 6) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia 2. Penaksiran Resiko Singleton (2007:29) dalam Nurmailiza (2010), Perusahaan harus melakukan
penilaian
resiko
(risk
assessment)
untuk
mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. Resiko terhadap penyusunan laporan keuangan harus sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum. 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu
memastikan
bahwa
arahan
manajemen
telah
dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi resiko dalam
11
pencapaian tujuan perusahaan. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai berikut: 1) Otorisasi transaksi 2) Pemisahaan tugas 3) Catatan akuntansi 4) Pengendalian akses 5) Verifikasi independen 4. Informasi dan Komunikasi Mulyadi
(2008:189)
Informasi
dan
Komunikasi
adalah
pengidentifikasian, pengungkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawabnya. 5. Pemantauan Mulyadi (2008:195) Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan pengoperasian, pengendalian tepat waktu dan pengendalian tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang dilakukan terus menerus. Aktivitas pemantauan yang efektif dan efisien menghindari pengendapan bahan baku.
12
2.3 Purchasing Finance Departement atau bagian keuangan merupakan bagian yang membawahi bagian pembelian. Bagian keuangan dalam suatu organisasi merupakan bagian yang melakukan manajemen terhadap pengelolaan proses keuangan seluruh bagian operasional suatu organisasi yang menghasilkan informasi keuangan dan non-keuangan bagi manajemen yang merumuskan strategi perushaan. Purchasing berasal dari beberapa suku kata dalam bahasa inggris yaitu “Purchase” yang artinya membeli atau melakukan pembelian. Purchasing Department (bagian pembelian) adalah salah satu department atau sub bagian dari department finance yang mendapat otorisasi dari manajemen atau pemilik villa untuk melakukan pembelian semua jenis barang keperluan operasional perusahaan atau hotel maupun villa.
2.4 Persediaan Prawirosentono (2009:16) Persediaan merupakan barang yang dimiliki dan disimpan oleh perusahaan dengan maksud mengantisipasi terhadap permintaan barang. Sedangkan Sjahrial (2007:189) Persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam periode tertentu. Persediaan merupakan investasi yang sangat penting bagi perusahaan”. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa persediaan merupakan barang yang dimiliki dan disimpan oleh perusahaan dengan maksud mengantisipasi terhadap permintaan barang.
13
2.4.1 Metode Pencatatan Persediaan Mulyadi (2010:556) menyatakan bahwa ada dua metode pencatatan persediaan yaitu metode mutasi persediaan perpectual (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan perpectual, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, sedangkan metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian persediaan saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. 2.4.2 Fungsi - Fungsi Persediaan Persediaan barang mempunyai fungsi yang sangat penting bagi perusahaan. Dari berbagai macam persediaan yang ada, seperti bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. Handoko (2000:335-336) perusahaan melakukan penyimpanan atas persediaan barang karena berbagai fungsi: 1. Fungsi Decoupling Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan
internal
dan
eksternal
mempunyai
kebebasan
(independensi). Persediaan decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung supplier. 2. Fungsi Economic Lot Sizing Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber-sumber daya dalam kuantitas yang dapat
14
mengurangi biaya-biaya per unit. Dengan persediaan lot size ini akan mempertimbangkan penghematan-penghematan. 3. Fungsi Antisipasi Sering
perusahaan
menghadapi
ketidakstabilan
(fluktuasi)
permintaan yang dapat diidentifikasi memlalui data masa lalu. Disamping itu, perusahaan dihadapkan dengan ketidakpastian datang barang saat pengiriman sehingga harus dilakukan antisipasi terhadap hal tersebut. Dari pengertian fungsi-fungsi tersebut, dapat dipahami bahwa perusahaan melakukan penyimpanan atas persediaan barang karena berbagai alasan yaitu untuk berjaga-jaga jika di pasar barang sukar diperoleh dan agar perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cepat.
2.5 Bahan Baku Ahyari (1990:163) Bahan baku adalah bahan yang utama didalam melakukan proses produksi sampai menjadi barang jadi. Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sedangkan Prawirosentono (2001:61) bahan baku adalah bahan utama dari suatu produk atau barang. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa bahan baku merupakan bahan utama dalam melakukan proses produksi sampai menjadi barang jadi. Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
15
2.6 Pengendalian Persediaan Rangkuti (2001:25) pengendalian persediaan merupakan salah satu kegiatan yang berhubungan antara kegiatan satu dengan lainnya sesuai dengan apa yang telah direncanakan baik berupa waktu, kualitas, kuantitas maupun biaya. Sedangkan Assahuri (2004:176) pengendalian persediaan merupakan suatu kegiatan yang erat hubungannya dengan kegiatan yang telah direncanakan sesuai dengan waktu, kualitas, jumlah dan biaya. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan salah satu aktifitas untuk menetapkan besarnya persediaan dengan memperhatikan keseimbangan antara besarnya persediaan yang disimpan dengan biaya yang timbul. 2.6.1 Tujuan Pengendalian Persediaan Assauri (2004:177) Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan memiliki tujuan-tujuan tertentu yaitu: 1. Menjaga perusahaan jangan sampai kehabisan persediaan sehingga dapat menghambat produksi. 2. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan tidak terlalu besar atau berlebihan. 3. Menjaga agar pembelian kecil-kecilan dihindari karena ini akan berakibat biaya pemesanan semakin besar.
16
2.6.2 Jenis-jenis Pengendalian Persediaan Hadi (1997:33) ada tiga jenis pengendalian persediaan yaitu: 1. Pengendalian Fisik Pengendalian fisik sangat penting, mengingat persediaan terdiri dari benda-benda fisik yang membutuhkan adanya penjagaan tempat penyimpanan barang-barang. 2. Pengendalian Akuntansi Pengendalian akuntansi adalah pengendalian yang berhubungan dengan pencatatan atau pembukuan pengadaan dan pemakaian persediaan, sehingga perubahan yang terjadi terhadap persediaan akan tercermin dalam kartu persediaan, jumlah sisa tersebut sesuai dengan sisa barang yang ada di gudang. 3. Pengendalian Jumlah yang dibutuhkan Agar proses produksi dapat berjalan lancar, perusahaan menentukan terlebih dahulu anggaran produksi dan jumlah persediaan yang akan dibutuhkan untuk menghasilkan jumlah produk yang direncanakan. Hal ini penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekurangan bahan sehingga produksi bisa berjalan terus.
2.7 Persediaan Bahan Baku Prawirosentono (2009:16) Persediaan merupakan barang yang dimiliki dan disimpan oleh perusahaan dengan maksud mengantisipasi terhadap permintaan barang. Ahyari (1990:163) Bahan baku merupakan bahan yang utama didalam melakukan proses produksi sampai menjadi barang
17
jadi. Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa persediaan bahan baku merupakan barang yang dimiliki, diproses dan disimpan oleh perusahaan digunakan untuk memenuhi dan mengantisipasi permintaan dari pelanggan.
2.8 Pengendalian Persediaan Bahan Baku Assahuri (2004:176) pengendalian persediaan merupakan suatu kegiatan yang erat hubungannya dengan kegiatan yang telah direncanakan sesuai dengan waktu, kualitas, jumlah dan biaya Ahyari (1990:163) Bahan baku adalah bahan yang utama didalam melakukan proses produksi sampai menjadi barang jadi. Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan bahan baku adalah kegiatan yang erat hubungannya dengan kegiatan yang telah direncanakan agar barang yang dimiliki perusahaan dapat digunakan untuk memenuhi permintan pelanggan sesuai dengan waktu, kualitas, jumlah dan biaya yang ada.
2.9 Hasil Penelitian Sebelumnya Menurut penelitian yang dilakukan oleh Ismiyanti (2014) dengan judul “Analisis Pengendalian intern persediaan bahan baku pada PT. PULAU BINTAN DJAYA DI BINTAN”. Tujuan penelitian sebelumnya untuk
18
menganalisis pengendalian intern persediaan bahan baku pada PT. PULAU BINTAN DJAYA DI BINTAN sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern atau tidak. Teknik analisis yang digunakan pada penelitian ini adalah teknik analisis deskiptif. Adapun hasil kegiatan penelitian ini adalah pengendalian intern persediaan bahan baku di pada PT. PULAU BINTAN DJAYA terdapat perbedaan dari segi penomoran dokumen dan beberapa unsur pengendalian intern telah sesuai dengan teori unsur-unsur pengendalian intern yang ada. Berdasarkan penelitian di atas dengan penelitian ini memiliki persamaan dan perbedaan yang dapat dilihat, dimana untuk persamaannya terletak pada teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis data deskriptif sedangkan perbedaan penelitian diatas dengan penelitian ini terletak pada lokasi penelitian dan objek penelitian, yaitu penelitian diatas berlokasi di PT. PULAU BINTAN DJAYA Kepulauan Riau, sedangkan penelitian ini berlokasi di Maharaja Villas Seminyak. Objek penelitian di atas yaitu di sebuah perusahaan industri sedangkan penelitian ini di perusahaan jasa yaitu villa.
19
