BAB II BAHAN RUJUKAN
2.1.
Anggaran Perusahaan Suatu perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai tujuan
tertentu. Tujuan utama dari suatu perusahaan bersifat profit oriented, yaitu mencapai laba yang optimal. Agar tujuan tersebut dapat dicapai diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian yang baik. Perencanaan merupakan dasar untuk mengadakan pengendalian, sedangkan pengendalian diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Anggaran merupakan suatu perencanaan terperinci dan menyeluruh untuk setiap kegiatan dan aktivitas perusahaan. Dengan demikian anggaran dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen dalam pengendalian kegiatan dan aktivitas perusahaan dalam jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. 2.1.1. Pengertian Anggaran Anggaran atau lengkapnya bussines budget adalah salah satu bentuk dari berbagai rencana. Rencana ini mencakup berbagai kegiatan operasional yang saling
berkaitan
dan
saling
mempengaruhi
satu
sama
lain.
Dengan
mempergunakan anggaran, perusahaan akan dapat menyusun perencanaan dengan lebih baik sehingga koordinasi dan pengawasan yang dilakukan dapat memadai pula. Ada beberapa pengertian mengenai anggaran yang intinya mengandung arti yang sama, meskipun pengungkapannya berlainan. Nafarin (2007:11) mendefinisikan tentang anggaran sebagai berikut : “Anggaran adalah suatu rencana kuantitatif (satuan jumlah) periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalan satuan uang, tetapi dapat juga dinyatakan dalam satuan barang/jasa”.
5
Jajuk Herawati dan Sunarto (2004:2) menyatakan pengertian anggaran sebagai berikut : “Anggaran adalah suatu kegiatan dan satuan uang menempati posisi penting arti segala kegiatan akan dikuantifikasikan dalam satuan uang sehingga dapat diukur pencapaian efisiensi dan efektivitas dari kegiatan yang dilakukan”. Anggaran menurut Horngren, Foster dan Datar (2006:214) adalah : ”1) Pernyataan kuantitatif suatu rencana kegiatan yang dibuat manajemen untuk suatu periode tertentu, 2) Alat yang membantu mengkoordinasikan hal-hal yang perlu dilakukan guna mengimplementasikan rencana tersebut”. Dari uraian di atas, definisi anggaran dapat diikhtisarkan sebagai berikut : 1. Perencanaan Perencanaan berarti penentuan (sekarang) tentang segala sesuatu yang akan dilaksanakan pada waktu atau periode yang akan datang. 2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan. Anggaran yang disusun dalam kegiatan-kegiatan perusahaan mencakup kegiatan-kegiatan bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi umum. 3. Satuan moneter Semua aktivitas yang akan dilaksanakan dalam suatu perusahaan dinyatakan dalam satuan “rupiah”. Sebelum dinyatakan dalam satuan rupiah, pada setiap bagian aktivitas yang ada diukur dengan satuan sendiri-sendiri. Hal ini perlu dilakukan agar dapat dicapai kemudahan penyusunannya serta dapat dilakukan perbandingan. 4. Waktu yang akan datang Yaitu anggaran disusun dan berlaku untuk periode yang akan datang. Berapa lamanya jangka waktu ini sangat tergantung kepada kebutuhan perusahaan dan kesepakatan yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan. Namun demikian pada umumnya periode anggaran yang digunakan adalah anggaran jangka pendek atau anggaran jangka panjang. 6
2.1.2. Fungsi dan Manfaat Anggaran Menurut Tendi Haruman dan Sri Rahayu (2007:5-6), fungsi anggaran adalah sebagai berikut : 1. Di bidang Planning a. Membantu manajemen meneliti dan mempelajari segala masalah yang berkaitan dengan aktivitas yang akan dilaksanakan. b. Membantu mengarahkan seluruh sumber daya yang ada di perusahaan dalam menentukan arah atau aktivitas yang paling menguntungkan. c. Membantu arah atau menunjang kebijaksanaan perusahaan. d. Membantu manajemen memilih tujuan perusahaan. e. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia. f. Membantu pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif. 2. Di bidang Coordinating a. Membantu
mengkoordinir
faktor
sumber
daya
manusia
dengan
perusahaan. b. Membantu menilai kesesuaian antara rencana aktivitas perusahaan dengan keadaan lingkungan usaha yang dihadapi. c. Membantu menempatkan pemakaian modal pada saluran-saluran yang menguntungkan sesuai dan seimbang dengan program perusahaan. d. Membantu mengetahui kelemahan dalam organisasi. 3. Di bidang Controlling a. Membantu mengawasi kegiatan dan pengeluaran. b. Membantu mencegah pemborosan. c. Membantu menetapkan standar baru. Jadi dengan melihat uraian di atas secara tegas dapat ditarik kesimpulan, bahwa dengan menyusun anggaran secara cermat dan baik akan mendatangkan manfaat-manfaat bagi perusahaan, yang pada intinya : 1.
Mendorong setiap individu di dalam perusahaan untuk berpikir ke depan.
2.
Mendorong terjadinya kerjasama antara masing-masing bagian, karena setiap bagian menyadari bahwa mereka tidak dapat berdiri sendiri.
3.
Mendorong adanya pelaksanaan atas partisipasi, karena setiap bagian terlibat untuk ikut serta memikirkan rencana kerjanya. 7
Dapat diuraikan bahwa anggaran berguna untuk membantu pelaksanaan fungsi
manajemen,
terutama
di
bidang
perencanaan,
koordinasi,
dan
pengendalian, serta anggaran juga diharapkan dapat memberi manfaat bagi manajemen sebagai perencanaan mengenai apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang, sehingga manajemen dapat memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada dan mengurangi ancaman-ancaman yang datang dari luar maupun dari dalam perusahaan. 2.1.3. Isi Anggaran Anggaran yang baik haruslah mencakup seluruh kegiatan perusahaan sehingga fungsi-fungsi anggaran (pedoman kerja, alat pengkoordinasian kerja, dan alat pengawasan kerja) benar-benar dapat berjalan dengan baik. Anggaran yang menyeluruh seperti itu sering dinamakan anggaran komprehensif (comprehensive budget). Menurut Munandar (2001:19) isi dari anggaran komprehensif secara garis besar terdiri dari beberapa, yaitu : 1. 2. 3. 4.
Forecasting Budget (Anggaran Taksiran); Variable Budget (Anggaran Variabel); Analisa Statistika dan Matematika Pembantu; Laporan Anggaran.
Berdasarkan kutipan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Forecasting budget (anggaran taksiran) Yaitu anggaran yang berisi taksiran-taksiran (forecast) tentang kegiatankegiatan perusahaan dalam jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang, serta taksiran-taksiran (forecast) tentang keadaan atau posisi financial perusahaan pada saat tertentu yang akan datang. 2. Variable budget (anggaran variabel) Yaitu budget yang berisi tentang tingkat perubahan biaya atau tingkat variabilitas biaya, khususnya biaya-biaya yang termasuk kelompok biaya campuran, sehubungan dengan adanya perubahan produktivitas perusahaan. 3. Analisa statistika dan matematika pembantu
8
Yaitu analisa-analisa statistika dan matematika yang dipergunakan untuk membuat taksiran-taksiran (forecast) serta yang dipergunakan untuk mengadakan penilaian (evaluasi) dalam rangka mengadakan pengawasan kerja. 4. Laporan anggaran Yaitu laporan tentang realisasi pelaksanaan anggaran, yang dilengkapi dengan berbagai analisa perbandingan antara budget dengan realisasinya itu sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik penyimpang yang bersifat positif (menguntungkan) maupun penyimpangan yang bersifat negatif (merugikan). 2.1.4. Karakteristik Anggaran Untuk memperoleh konsep yang lebih jelas mengenai anggaran, berikut ini diuraikan beberapa karakteristik anggaran. Menurut Mulyadi (2001:490) karakteristik anggaran adalah : 1. Anggaran dinyatakan dalam satuan uang; 2. Anggaran umunnya mencakup jangka waktu satu tahun; 3. Anggaran berarti komitmen atau kesanggupan manajemen yang berarti para manajemen setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran; 4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran; 5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah dibawah kondisi tertentu; 6. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran, selisihnya dianalisis dan dijelaskan. Dari pendapat tersebut dapat dinyatakan bahwa anggaran merupakan suatu perkiraan mengenai hasil yang akan dicapai dalam satu periode tertentu (umumnya satu tahun), yang dinyatakan dalam satuan unit moneter atau kuantitatif yang di dalamnya terkandung komitmen dari manajemen untuk mencapai anggaran tersebut, selalu dievaluasi dan diotorisasi oleh tingkat
9
manajemen yang lebih tinggi yang merupakan dasar untuk menilai kinerja dari manajer pelaksana anggaran tersebut. 2.1.5. Jenis-Jenis Anggaran Menurut Jajuk Herawati dan Sunarto (2004:8) dalam menyusun anggaran perusahaan dapat mengacu pada ruang lingkup penyusunannya, fleksibilitas, dan periode waktunya. 1. Berdasarkan ruang lingkup penyusunannya : a. Anggaran parsial Yaitu anggaran yang ruang lingkupnya terbatas, misalnya anggaran untuk bidang produksi atau bidang keuangan saja. b. Anggaran komprehensif : Yaitu anggaran yang ruang lingkupnya menyeluruh, karena jenis kegiatannya meliputi seluruh aktivitas perusahaan dibidang marketing, produksi, keuangan, personalia dan administrasi. 2. Berdasarkan flesibilitasnya : a. Anggaran tetap (fixed budget) Yaitu anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dengan volume yang sudah tercatat dan berdasarkan volume tersebut disusun rencana mengenai revenue, cost dan expenses. b. Anggaran kontinyu (continuous budget) Yaitu anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu, dengan volume tertentu dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan besarnya revenue, cost dan expenses, namun secara periodik dilakukan penilaian kembali. 3. Berdasarkan periode waktu : a. Anggaran jangka pendek (satu tahun) b. Anggaran jangka panjang (lebih dari satu tahun)
10
2.1.6. Kegunaan dan Keterbatasan Anggaran Ellen dkk (2002:2) mengemukakan kegunaan anggaran sebagai berikut: 1. Adanya perencanaan terpadu Adanya perencanaan dapat dipergunakan sebagai alat untuk merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. 2. Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah dalam menjalankan tugasnya. Di samping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan dan melakukan penyesuian sehingga kinerja perusahaan lebih baik. 3. Sebagai alat pengkoordinasian kerja Penganggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat antar bagian (divisi) secara keseluruhan. 4. Sebagai alat pengawasan kerja Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi atau target yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar acuannya, diperlukan pemahaman yang realistis dan analisis yang seksama terhadap kegiatankegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. 5. Sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan Anggaran yang disusun dengan menerapkan standar yang relevan akan memberikan pedoman bagi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan cara yang baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi dalam
11
operasionalnya perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran berikutnya. Meskipun anggaran memiliki kegunaan, tetapi terdapat pula keterbatasanketerbatasan, seperti yang dikemukakan oleh Ellen dkk (2002:19) yaitu: 1. Dalam penyusunan anggaran, penaksiran yang dipakai belum tentu sama dengan keadaan yang sebenarnya. 2. Seringkali keadaan yang digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran mengalami perkembangan yang jauh berbeda daripada yang direncanakan. 3. Karena penyusunan anggaran melibatkan banyak pihak, maka secara potensial dapat menimbulkan persoalan-persoalan hubungan kerja (human relation) yang dapat menghambat proses pelaksanaan anggaran. 4. Penganggaran tidak dapat terlepas dari penilaian subjektif pembuatan kebijakan (decision maker) terutama pada saat data dan informasi tidak lengkap dan tidak cukup. 2.1.7. Tujuan Penyusunan Anggaran Menurut Ellen dkk (2002:4) tujuan penyusunan anggaran adalah : 1. Untuk menyatakan harapan atau sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberi arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen. 2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak–pihak terkait sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan. 3. Untuk menyediakan rencana rinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. 4. Untuk mengkoodinasi cara atau metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya. 5. Untuk menyediakan alat pengukur dan pengendalian kinerja individu dan kelompok, menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya koreksi. Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa dalam menyusun anggaran perlu banyak diperhatikan hal-hal yang dapat membantu dalam kelancaran 12
penyusunan anggaran, sehingga memberikan kemudahan bagi manajer dalam melaksanakan kegiatan perusahaan dan sesuai dengan apa yang telah disusun sehingga tujuan penyusunan anggaran akan tercapai secara efektif dan efisien. 2.1.8. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Anggaran dapat berfungsi dengan baik apabila taksiran-taksiran (forecast) yang termuat di dalamnya dibuat seakurat mungkin, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Untuk bisa melakukan penaksiran secara lebih akurat, diperlukan berbagai data, informasi dan pengalaman yang merupakan faktorfaktor yang harus dipertimbangkan di dalam penyusunan anggaran. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran menurut Tendi Haruman dan Sri Rahayu (2007:8-9) adalah sebagai berikut : 1.
Faktor intern Faktor-faktor intern (controllable) antara lain berupa : a.
Data Penjualan pada tahun-tahun yang lalu.
b.
Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, promosinya, pemilihan saluran distribusi dan sebagainya.
c.
Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
d.
Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan, baik jumlahnya maupun keterampilan dan keahlian.
e.
Modal kerja yang dimiliki perusahaan.
f.
Fasilitas-fasilitas yang dimiliki perusahaan.
g.
Kebijaksanaan-kebijaksanaan
perusahaan
yang
berkaitan
dengan
pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan, baik di bidang pemasaran, produksi, pembelanjaan, administrasi maupun di bidang personalia. 2.
Faktor ekstern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan. Faktor-faktor ekstern (uncontrollable) antara lain berupa : a.
Keadaan persaingan.
b.
Tingkat pertumbuhan penduduk.
c.
Tingkat penghasilan masyarakat.
d.
Tingkat penyebaran penduduk. 13
e.
Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat.
f.
Berbagai kebijakan pemerintah, baik di bidang politik, ekonomi, sosial, budaya maupun keamanan.
g.
Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi dan sebagainya.
2.2.
Anggaran Bahan Baku
2.2.1. Pengertian Bahan Baku Bahan baku merupakan salah satu komponen utama di dalam pembentukkan produk. Sebagaimana diketahui, terdapat tiga komponen di dalam pembentukan produk yaitu bahan baku, tenaga kerja langsung dan overhead pabrik. Ketiga komponen ini secara bersama-sama akan melewati proses produksi sehingga akan diperoleh produk perusahaan. Bagi perusahaan-perusahaan manufaktur ketiadaan bahan baku akan menimbulkan terhentinya proses produksi dalam perusahaan yang bersangkutan. Dengan demikian maka kehadiran bahan baku dalam perusahaan tersebut mutlak diperlukan. Menurut Agus Ahyari (2002:274) : “Bahan baku adalah merupakan bahan utama yang diperlukan dalam proses produksi, dimana jika bahan tersebut tidak diperoleh maka proses produksi tidak akan dapat menghasilkan produk akhir”. Sedangkan menurut Nafarin (2007:202) : “Bahan baku merupakan bahan langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk suatu kesatuan yang tak terpisahkan dari produk jadi. Bahan baku adalah bahan utama atau bahan pokok dan merupakan komponen utama dari suatu produk”. Bahan baku yang digunakan untuk proses produksi terdiri dari dua macam, yaitu bahan baku langsung (direct material) dan bahan baku tidak langsung (indirect material). Bahan baku langsung adalah bahan baku yang berperan dalam proses produksi dan mempunyai hubungan yang erat dengan produk yang dihasilkan. Bahan tidak langsung adalah bahan baku yang secara tidak langsung berperan dalam proses produksi. 14
2.2.2. Pengertian Anggaran Bahan Baku Anggaran bahan baku adalah penjabaran lebih lanjut dari anggaran produksi. Anggaran bahan baku mencakup lebih rinci mengenai jumlah dan jenis bahan baku yang digunakan dalam proses produksi. Anggaran bahan baku merencanakan kebutuhan dan penggunaan bahan baku langsung, sedangkan kebutuhan bahan baku tidak langsung akan direncanakan dalam kebutuhan overhead pabrik. Hal ini dapat terlihat dari pengertian anggaran bahan baku yang dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Ellen dkk (2002:74) : “Anggaran bahan baku adalah semua aggaran yang berhubungan dengan perencanaan secara lebih terinci mengenai penggunaan bahan baku untuk proses produksi selama periode yang akan datang”. Pendapat lain yang dikemukakan Agus Ahyari (2002:275) bahwa : “Anggaran bahan baku merupakan suatu anggaran yang mempersiapkan jumlah dari masing-masing jenis bahan baku yang dipergunakan dalam perusahaan dalam hubungannya dalam kebutuhan bahan untuk pelaksanaan proses produksi”. Dari definisi di atas dapat diuraikan bahwa, anggaran bahan baku merupakan anggaran yang merencanakan suatu kebutuhan bahan baku yang digunakan pada suatu perusahaan untuk proses produksi selama periode yang akan datang. 2.2.3. Jenis-Jenis Anggaran Bahan Baku Jenis-jenis anggaran bahan baku menurut Tendi Haruman dan Sri Rahayu (2007:74) adalah sebagai berikut : 1. Anggaran kebutuhan bahan baku Anggaran ini disusun sebagai perencanaan jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk keperluan produksi pada periode mendatang. 2. Anggaran pembelian bahan baku Anggaran ini disusun sebagai perencanaan jumlah bahan baku yang harus dibeli pada periode mendatang. 3. Anggaran persediaan bahan baku 15
Anggaran ini merupakan suatu perencanaan terperinci atas kuantitas bahan baku yang disimpan sebagai persediaan. 4. Anggaran biaya bahan baku yang habis digunakan dalam produksi (pemakaian bahan baku) Sebagian bahan baku disimpan sebagai persediaan, dan sebagian digunakan dalam proses produksi, anggaran ini merencanakan nilai bahan baku yang digunakan dalam satuan uang. Anggaran ini menentukan biaya yang akan direncanakan untuk anggaran kebutuhan bahan baku yang akan dipakai dalam proses produksi. 2.3.
Anggaran Pembelian Bahan Baku
2.3.1. Pengertian Anggaran Pembelian Bahan Baku Anggaran ini disusun sebagai perencanaan jumlah bahan baku yang harus dibeli pada periode yang akan datang. Anggaran ini harus merinci : 1. Jumlah bahan baku yang akan dibeli. 2. Penentuan waktu pembelian. 3. Perkiraan besarnya biaya bahan baku yang akan dibeli. Any Agus Kana (2003:69) mengemukakan bahwa : “Anggaran pembelian bahan baku yakni anggaran yang disusun untuk merencanakan kuantitas fisik bahan baku langsung yang harus dibeli pada periode yang akan datang dengan mempertimbangkan faktor persediaan dan kebutuhan bahan baku langsung untuk keperluan produksi”. Menurut Munandar (2001:119) Bahwa : “Budget yang merencanakan secara lebih terperinci tentang pembelian bahan mentah untuk memenuhi kebutuhan produksi selama periode yang akan datang”. Dari definisi di atas, dapat diuraikan bahwa anggaran pembelian bahan baku adalah anggaran yang disusun untuk merencanakan pembelian kuantitas fisik bahan baku yang harus dibeli pada periode yang akan datang.
16
2.3.2. Fungsi Anggaran Pembelian Bahan Baku Munandar (2001:10) mengemukakan : “Secara umum, semua budget, termasuk budget pembelian bahan mentah, mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai alat pengkoordinasian kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja yang membantu manajemen dalam memimpin jalannya perusahaan. Sedangkan secara khusus, budget pembelian bahan mentah berguna sebagai dasar untuk menyusun budget biaya bahan mentah, penyusunan budget utang dan budget kas”. Dari uraian diatas, maka fungsi anggaran pembelian bahan baku dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Anggaran pembelian bahan baku berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan produksi perusahaan di masa yang akan datang. 2. Anggaran pembelian bahan baku berfungsi sebagai alat pengkoordinasian kerja agar semua unit organisasi yang terlibat dalam kegiatan produksi di dalam perusahaan dapat saling menunjang, Saling bekerja sama dengan baik, untuk menuju ke sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran perusahaan akan lebih terjamin. 3. Anggaran pembelian bahan baku berfungsi pula sebagai tolak ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai (evaluasi) realisasi kegiatan produksi perusahaan nanti. Dengan membandingkan dengan apa yang tertuang di dalam anggaran pembelian bahan baku dengan apa yang telah dicapai oleh realisasi kerja perusahaan, dapatlah dinilai apakah perusahaan telah sukses bekerja. Dari perbandingan tersebut dapat pula diketahui sebab-sebab penyimpangan antara anggaran pembelian bahan baku dengan realisasinya, sehingga dapat pula diketahui kelemahan-kelemahan dan kekuatan-kekuatan yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbang yang sangat berguna untuk menyusun anggaran pembelian bahan baku selanjutnya secara lebih matang dan lebih akurat.
17
2.3.3. Prosedur Penyusunan Anggaran Pembelian Bahan Baku Menurut Kamaruddin (1992:836–837), Prosedur pada dasarnya adalah : “Suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan dalam melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”. Sedangkan pengertian prosedur menurut Nafarin (2007:9) mengatakan bahwa Prosedur adalah : “urut-urutan seri tugas yang saling berkaitan dan dibentuk guna menjamin pelaksanaan kerja yang seragam”. Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan. Stoner dkk yang dialih bahasakan oleh Sindoro (1996 : 480) mengemukakan 2 prosedur penyusunan anggaran yang biasa digunakan oleh suatu organisasi, yaitu : 1. Top-down budgeting; 2. Bottom-up budgeting. “Top-down budgeting adalah prosedur penyusunan anggaran dimana anggaran ditentukan oleh manajer tingkat atas dengan sedikit atau bahkan tidak ada konsultasi dengan manajer tingkat bawah”. Mekanisme prosedur top-down budgeting adalah sebagai berikut : a. Manajer tingkat atas menetapkan usulan anggaran; b. Usulan anggaran diserahkan pada komite anggaran untuk dinilai; c. Jika usulan anggaran sudah dinilai maka akan diserahkan oleh manajer tingkat atas; d. Setelah itu dilaksanakan oleh manajer tingkat menengah dan bawah.
18
“Bottom-up budgeting adalah prosedur penyusunan anggaran dimana anggaran disiapkan oleh pihak yang akan melaksanakan anggaran tersebut kemudian anggaran akan diberikan kepada pihak yang lebih tinggi untuk mendapatkan persetujuan”. Mekanisme prosedur bottom-up budgeting adalah sebagai berikut : a. Manager tingkat bawah membuat usulan anggaran; b. Usulan anggaran diserahkan kepada manajer tingkat menengah untuk dibahas; c. Jika usulan sudah dibahas maka akan diserahkan pada komite anggaran untuk dinilai; d. Setelah itu akan diserahkan pada manajer tingkat atas untuk disahkan sebagai anggaran yang siap dilaksanakan.
Gambar 2.1. Proses Penganggaran (Perencanaan Penjualan s/d Perencanaan Produksi) Untuk Usaha Manufaktur.
Rencana Penjualan Rencana Produksi Anggaran Persediaan Barang Dalam Proses
Anggaran Persediaan Barang Jadi
Anggaran Kebutuhan Bahan Langsung
Anggaran Biaya Produksi Anggaran Produksi
Anggaran Kebutuhan Tenaga Kerja Langsung
Anggaran Overhead Manufaktur
Sumber : Welsh dkk diterjemahkan oleh Purwatiningsih dan Maudy Warouw (2000 : 181)
19
Dari uraian sebelumnya, prosedur penyusunan anggaran pembelian bahan baku dapat diikhtisarkan sebagai berikut : 1. Bagian produksi menyusun rencana produksi berdasarkan data rencana penjualan dari bagian penjualan. 2. Dari rencana produksi tersebut ditentukan jumlah dan jenis kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk kegiatan produksi oleh bagian produksi. 3. Bagian produksi melakukan pengecekan persediaan bahan baku yang tersedia di gudang. 4. Setelah diketahui jumlah persediaan bahan baku yang tersedia, bagian produksi mengurangi jumlah kebutuhan bahan baku untuk produksi dengan jumlah persediaan bahan baku yang ada di gudang. Selisih dari pengurangan itulah nanti yang menjadi rencana pembeliaan bahan baku. 5. Bagian produksi melakukan permintaan kebutuhan bahan baku ke bagian pengadaan. 6. Bagian pengadaan menyusun rencana pembeliaan bahan baku dan menyerahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. 7. Bagian akuntansi dan keuangan menyusun anggaran pembelian bahan baku. 8. Anggaran bahan baku diserahkan ke bagian yang berwenang untuk menyetujui anggaran pembelian bahan baku. 9. Sebelum anggaran disetujui oleh pihak yang berwenang, anggaran masih dimungkinkan mengalami perubahan-perubahan dan dimungkinkan pula untuk diadakan pembahasan-pembahasan antara pihak yang berwenang untuk mensahkan anggaran dengan pihak yang bertugas dalam menyusun anggaran. 10. Setelah anggaran disahkan, maka anggaran tersebut akan menjadi pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja, dan sebagai alat pengawasan kerja.
20
2.3.4. Penyajian Anggaran Pembelian Bahan Baku Anggaran ini disusun sebagai perencanaan jumlah bahan baku yang harus dibeli pada periode yang akan datang. Hal ini harus dilakukan dengan hati-hati terutama dalam jumlah dan waktu pembelian. Bahan baku yang harus dibeli diperhitungkan dengan mempertimbangkan faktor-faktor dalam pembelian bahan baku. Anggaran pembelian bahan baku dapat diformulasikan sebagai berikut : Persediaan Akhir…….…………………………………………………….
xxx
Kebutuhan Bahan Mentah Untuk Produksi…..…………………………… xxx+ Jumlah Kebutuhan………...……………………………………………….
xxx
Persediaan Awal…………………………………………………………...
xxx-
Pembelian Mentah…………………………………………………………
xxx
Sumber : Gunawan Adisaputro dan Marwan Asri (2003 : 228) Berdasarkan uraian dan formula di atas, anggaran pembelian bahan baku dapat disajikan dalam bentuk tabel. Dimana anggaran ini disusun sebagai perencanaan jumlah bahan baku yang harus dibeli dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Tabel 2.1. Anggaran Pembelian Bahan Baku Untuk periode xxxx NO
URAIAN
TRIWULAN I
TRIWULAN II
TRIWULAN III
TRIWULAN IV
TOTAL
1
Bahan V
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
2
Bahan X
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
3
Bahan Y
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
4
Bahan Z
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
JUMLAH
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
21
2.3.5. Faktor-Faktor
Yang
Mempengaruhi
Penyusunan
Anggaran
Pembelian Bahan Baku Menurut Munandar (2001 : 127-129), agar suatu budget dapat berfungsi dengan baik, maka taksiran-taksiran yang termuat di dalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Untuk bisa melakukan penaksiran secara lebih akurat, diperlukan data, informasi, dan pengalaman, yang merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun budget. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun budget pembelian bahan mentah atau bahan baku, antara lain : a. Budget unit kebutuhan bahan mentah, khususnya rencana tentang jenis (kualitas) dan jumlah (kuantitas) bahan mentah yang dibutuhkan dari waktu ke waktu selama periode yang akan datang. Semakin besar jumlah unit kebutuhan bahan mentah, akan semakin besar pula jumlah pembelian bahan mentah. Sebaliknya, semakin kecil jumlah unit kebutuhan bahan mentah, akan semakin kecil pula jumlah pembelian bahan mentah tersebut. b. Biaya-biaya yang harus ditanggung perusahaan pada setiap kali melakukan pembelian bahan mentah (set up cost). Bilamana pada setiap kali melakukan pembelian bahan mentah, perusahaan menanggung beban biaya besar, maka akan mendorong perusahaan untuk tidak terlalu sering melakukan transaksi pembelian bahan mentah. Akibatnya pada setiap kali melakukan pembelian, akan dibeli bahan mentah dalam jumlah besar. Sebaliknya, bilamana beban biaya tersebut kecil, akan memberikan kemungkinan perusahaan untuk lebih sering melakukan transaksi pembelian bahan mentah dalam jumlah kecil. c. Biaya-biaya dan risiko yang harus ditanggung perusahaan yang berhubungan dengan penyimpanan bahan mentah di gudang. Bilamana biaya-biaya dan risiko penyimpanan yang harus ditanggung perusahaan cukup mahal, maka akan mendorong perusahaan untuk mempunyai persediaan bahan mentah dalam jumlah kecil. Akibatnya pada setiap kali melakukan pembelian, akan dibeli bahan mentah dalam jumlah kecil. Sebaliknya, bilamana biaya-biaya dan risiko penyimpanan bahan
22
mentah yang harus ditanggung perusahaan tersebut cukup murah, maka akan memberikan kemungkinan perusahaan untuk menyimpan persediaan bahan mentah dalam jumlah besar. Akibatnya pada setiap kali melakukan pembelian, akan dibeli bahan mentah dalam jumlah besar. Adapun biaya-biaya dan risiko penyimpanan (carrying cost) tersebut antara lain, sewa gedung, biaya pemeliharaan barang yang disimpan, risiko rusak, risiko turunnya kualitas, risiko turunnya volume, dan sebagainya. d. Fluktuasi harga bahan mentah di waktu-waktu yang akan datang. Bilamana ada kecenderungan bahwa harga bahan mentah akan terus naik, maka akan mendorong perusahaan untuk segera melakukan pembelian bahan mentah dalam jumlah besar. Sebaliknya, bilamana ada kecenderungan bahwa harga bahan mentah akan terus turun, maka akan mendorong perusahaan untuk tidak segera melakukan pembelian bahan mentah dalam jumlah besar. e. Tersedianya bahan mentah di pasar. Bilamana bahan mentah tidak selalu tersedia sepanjang tahun (misalnya bahan mentah berupa hasil-hasil pertanian), maka akan mendorong perusahaan untuk melakukan pembelian dalam jumlah besar pada waktu bahan mentah tersebut banyak tersedia di pasar. Sebaliknya, pada waktu bahan mentah tidak lagi banyak tersedia di pasar, perusahaan juga hanya akan melakukan pembelian dalam jumlah kecil. f. Modal kerja yang tersedia. Bilamana perusahaan memiliki modal kerja yang cukup, akan memberikan kemungkinan untuk melakukan pembelian-pembelian bahan mentah dalam jumlah besar. Sebaliknya, bilamana perusahaan hanya memiliki modal kerja yang terbatas, akan mendorong perusahaan untuk melakukan pembelianpembelian bahan mentah dalam jumlah yang terbatas pula. g. Kebijakan perusahaan di bidang persediaan bahan mentah (inventory policy). Bilamana perusahaan menetapkan bahwa persediaan bahan mentah berjumlah besar, maka akan mendorong pembelian bahan mentah juga dalam jumlah besar. Sebaliknya bilamana perusahaan menetapkan bahwa persediaan bahan mentah berjumlah kecil, maka akan mendorong pembelian bahan mentah dalam jumlah kecil.
23
