BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Sistem Akuntansi Setiap organisasi atau perusahaan memilki permasalahan dalam mengelola usahanya, oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang mengatur segala sesuatunya agar permasalahan yang dihadapi dapat segera terselesaikan tanpa mempengaruhi aktivitas usaha. Dibawah ini akan diuraikan beberapa pengertian mengenai sistem akuntansi secara lengkap :
2.1.1 Pengertian Sistem Menurut George H,Bodnar dan William S.Hopwood (2006;1) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” mengemukakan sebagai berikut : “Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih.” Menurut Joseph W. Wilkinson (1993;3) mengemukakan sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.” Menurut Marshall B.Romney dan Paul John Steinbart (2004;2) adalah : “Sistem adalah rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.” Menurut Mulyadi (2001;5) adalah : “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” Menurut Leon Youssef yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;34) menyatakan : “Suatu Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu sekumpulan dari bagian-bagian yang bekerja dan saling berhubungan dalam suatu kerangka kerja yang dibangun untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula.” Menurut Cecil Gillespie yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;34) menjelaskan sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan satu sama lainnya yang dikembangkan berdasarkan satu skema tertentu yang terintegrasi untuk melaksanakan sebagian besar aktivitas perusahaan.” Dari pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem adalah jaringan atau rangkaian prosedur yang saling berhubungan satu sama lain yang dibangun untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan .
2.1.2 Pengertian Informasi Menurut Krismiaji (2002;15) adalah : “Informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.” Karateristik informasi : 1. Relevan Informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima karena informasi untuk tiap-tiap orang atau bagian yang berbeda. 2. Dapat Dipercaya Bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi. 3. Lengkap Tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai. 4. Tepat Waktu Disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan. 5. Mudah Dipahami Disajikan dalam format yang mudah untuk dimengerti. 6. Dapat Diuji Kebenarannya Memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara independen.
Sedangkan menurut Barry E. Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;28) informasi adalah :
“Informasi diartikan sebagai keluaran (output), dari suatu pengolahan data (sistem informasi) yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima.” Sedangkan menurut Joseph W. Wilkinson (1993;3) informasi adalah : “Informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan.” Jadi dapat disimpulkan informasi adalah data yang telah ditransformasi atau diubah menjadi lebih bernilai dan berguna bagi yang menerima.
2.1.3 Pengertian Akuntansi Menurut Mulyadi (1993;4) pengertian akuntansi adalah : “Suatu kegiatan usaha menyediakan data kuantitatif terutama yang mempunyai sifat keuangan, dan kesatuan usaha ekonomi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi untuk memilih alternatif-alternatif dan suatu keadaan.” Dalam buku A Statement of Basic Accounting Theory (ASOBAT), yang dikutip oleh Sofyan Syafri Harahap (2004;4) akuntansi diartikan : “Proses mengidentifikasi, mengukur, dan menyampaikan informasi ekonomi sebagai bahan informasi dalam hal mempertimbangkan berbagai alternatif dalam mengambil kesimpulan oleh para pemakainya.” Sedangkan menurut Komite istilah American Institute of Certified Accounting (AICPA) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut : “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi, dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasilnya.” Dapat disimpulkan melalui beberapa pengertian diatas, bahwa akuntansi adalah seni mencatat, menggolongkan dan mengikhtisarkan data kuantitatif yang mempunyai sifat keuangan dalam ukuran moneter, transaksi, dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasilnya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut James A. Hall (2001;7) mengemukakan bahwa : “Sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.” Menurut Romney yang dikutip oleh Krismiaji (2002;16) adalah : “Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan , memasukkan , mengolah , menyimpan data, dan caracara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola mengendalikan, mengorganisasikan bisnis.” Menurut John F. Nash dan Martin B. Robert yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;29) adalah : “Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat, teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang dimaksudkan untuk menata jaringan komunikasi yang penting, mengolah transaksitransaksi tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.” Sedangkan menurut Joseph W. Wilkinson (1993;4) sistem informasi adalah : “Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka-kerangka dengan mana sumber daya (manusia,komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.” Jadi dapat disimpulkan sistem informasi adalah kombinasi dari seluruh sumber daya yang ada yang dimaksudkan untuk menata jaringan komunikasi yang nantinya akan menghasilkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan guna mencapai tujuan perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam memperoleh informasi akuntansi yang tepat terutama mengenai data keuangan dari suatu perusahaan, sehingga data tersebut dapat digunakan oleh pihak intern dan ekstern.
Terdapat banyak pengertian sistem akuntansi, yang dikemukakan oleh para ahli di bawah ini disajikan beberapa pendapat mengenai pengertian sistem akuntansi :
Pengertian Sistem Akuntansi menurut Howard F. Settler yang dikutip Zaki Baridwan (2000;4) adalah : “Sistem akuntansi adalah formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.” Menurut George H. Bodnar yang dikutip oleh Amir Abadi Jusuf (2000;1) adalah : “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.” Menurut Barry E.Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;30) adalah : “Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan.” Sedangkan menurut Mulyadi (2001;3) definisi sistem akuntansi adalah : “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” Dari pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan-catatan, dan prosedur-prosedur yang dikoordinasikan untuk memperoleh informasi dalam rangka pengelolaan perusahaan, diantaranya untuk keperluan dan pelaporan kepada pihak yang berkepentingan.
2.1.6 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi unsur-unsur
sistem informasi akuntansi adalah sebagai
berikut: 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalan organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering disebut juga media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh: faktur penjualan, bukti kas keluar,dan cek.
2. Jurnal Jurnal merupkan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan di atas,sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kali diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berapa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum. 3. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah pelaporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pkok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
Sedangkan menurut Krismiaji (2002;16) komponen sistem informasi akuntansi : 1. Tujuan. Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan. 2. Input. Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input dalam sistem sebagian besar input berupa data transaksi. 3. Output. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut output. Output dalam sebuah sistem yang dimasukkan kembali dalam sistem sebagai input disebut dengan umpan balik (feed back). Output sebuah sistem informasi akuntansi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal seperti daftar umur piutang, anggaran dan proyeksi arus kas. 4. Penyimpan Data. Data sering disimpan untuk dipakai lagi dimasa mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui (updated) untuk menjaga keterkinian data. 5. Pemroses. Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen proses. Saat ini sebagian besar perusahaan
mengolah datanya dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan informasi yang cepat dan akurat. 6. Intruksi dan Prosedur. Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa intruksi dan prosedur rinci perangkat lunak (program). Komputer dibuat untuk mengintruksikan komputer melakukan pengolahan data. Intruksi dan prosedur untuk pemakai komputer biasanya dirangkum dalam sebuah buku yang biasanya disebut buku pedoman prosedur. 7. Pemakai. Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai. Dalam perusahaan pengertian pemakai termasuk didalamnya adalah karyawan yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan karyawan yang mengelola dan mengendalikan sistem. 8. Pengamanan dan Pengawasan. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan dan terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk mencapai kualitas normal semacam itu, maka sistem pengaman dan pengawasan harus dibuat dan melekat pada sistem.
2.1.7 Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001;20) tujuan pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Untuk Menyediakan Informasi bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi jika perusahaaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. 2. Untuk Memperbaiki Informasi yang Dihasilkan oleh Sistem yang Sudah Ada. Adakalanya sistem yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan , sehingga menurut sistem akuntansi
untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen. 3. Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern. Akuntansi
merupakan
alat
pertanggungjawaban
kekayaan
suatu
organisasi. Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi juga dapat ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. 4. Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan Akuntansi. Pengembangan akuntansi sering kali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lain. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.
2.1.8 Peran Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi suatu organisasi memainkan peranan penting dalam membantu organisasi mengadopsi dan mempertahankan posisi strategis guna mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data tiap aktivitas. Hal lain yang juga sama pentingnya adalah sistem informasi harus mengumpulkan dan mengintegrasi baik data keuangan, maupun data non keuangan dari aktivitas-aktivitas organisasi. Aren, Alvin A, dan James K. Loebbec (1994;291) mengemukakan kegunaan sistem akuntansi sebagai berikut :
“Bahwa kegunaan sistem akuntansi adalah untuk mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi satu satuan usaha, dan untuk menyelenggarakan pertanggung jawabkan serta kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.”
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem informasi akuntansi penjualan membahas secara khusus aspek-aspek yang menyangkut aktivitas yang berkenaan dengan penjualan baik secara tunai maupun penjualan secara kredit sampai dengan tersusunnya informasi akuntansi atas transaksi-transaksi aktivitas penjualan tersebut. Dalam prosedur penjualan diperlukan suatu sistem informasi akuntansi penjualan yang baik untuk menunjang kelancaran setiap kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
2.2.1 Pengertian Penjualan Menurut Moekijat dalam bukunya “Kamus Marketing” yaitu : “Penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli mempengaruhi dan memberi petunjuk agar pembeli dapat menyesuaikan kebutuhannya dengan produk yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.” Sedangkan menurut Basu Swasta (1993;7) adalah : “Menjual adalah ilmu dan seni yang mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan.” Jadi, dapat disimpulkan penjualan atau menjual adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli dan mempengaruhi serta memberi petunjuk untuk bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan kedua belah pihak.
2.2.2 Prosedur Penjualan Di bawah ini akan dijelaskan mengenai prosedur atas penjualan secara tunai : 1. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan mencatat dari pembeli dan membuat faktur penjualan baik tunai maupun kredit untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli. 2. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi kredit. 3. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. 5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Struktur pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke Bank. Semua kas yang diterima pada suatu hari dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke Bank dalam jumlah penuh. 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas dalan jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setoran Bank yang diterima dari Bank melalui fungsi kas. 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
Berdasarkan rekapitulasi harga produk penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk harga pokok penjualan dalam jurnal umum.
2.2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001;72) adalah : “Sistem akuntansi penjualan adalah kerangka kerja dari sumber daya manusia, alat, metode, dan kesemuanya itu dikoordinasikan untuk mengolah data penjualan menjadi informasi penjualan yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan.”
2.2.4 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Penjualan Di bawah ini merupakan unsur-unsur sistem akuntansi penjualan secara kredit adalah sebagai berikut : 1. Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit. 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit 3. Desain dokumen penjualan. 4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit. 5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem. 6. Laporan manajemen.
2.2.5 Sistem Penjualan Kredit Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang diterima oleh pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. 1. Fungsi Yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit A. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman
dan dari gudang mana barangkan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. B. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. C. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. D. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari yang berwenang. E. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. F. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan.
2. Desain Dokumen Penjualan Dalam mendesain suatu dokumen, beberapa prinsip dasar harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut :
A. Gunakanlah sedikit mungkin kalimat-kalimat, gunakanlah kalimatkalimat yang sederhana akan tetapi jelas dan hindari penggunaan kalimat-kalimat tidak perlu. B. Pergunakan tembusan kopi, untuk mempermudah pendistribusian data atau informasi atau intruksi. Penggunaan dokumen yang berangkap dan menggunakan karbon akan mempermudah menciptakan internal cek dan korelasi intern, maupun sebagai data bagi akuntan publik dalam memeriksa perusahaan tersebut. C. Hindari penggunaan data rangkap. Prinsip yang sangat penting dalam mendesain suatu dokumen ialah mencegah kemungkinan penggunaan data atau informasi yang sama untuk dua atau lebih dokumen yang berfungsi sama. D. Dokumen harus disusun sesederhana mungkin dan jelas. Penggunaan dokumen yang sederhana akan mengurangi data maupun informasi yang tidak perlu dan mudah untuk ditafsirkan. E. Susunlah sebanyak mungkin dokumen untuk mengumpulkan berbagai transaksi yang harus dicatat dalam perusahaan untuk memperlancar kegiatan antara lain proses akuntansi. Di pihak lain penyusunan dokumen harus dapat digunakan untuk tujuan penyusunan statistik. F. Untuk tujuan pengamanan, dalam menyusun dokumen gunakan kodekode tertentu agar tidak mudah dipalsukan, misalnya untuk kertas berharga yaitu dokumen deposito berjangka, cek, bilyet giro yang terdapat di bank. G. Pergunakan kertas sebaik mungkin. Kalau perlu untuk menghemat waktu gunakan kertas berkarbon (carbon nize) untuk menciptakan tembusan. H. Format dan bentuk dokumen harus baik. Apabila tidak perlu jangan terlalu besar atau lebar atau terlalu kecil, karena akan mempersulit pengarsipan (file). Perlu ada batas-batas tertentu untuk pengetikan, tulis tangan dan lain-lain.
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit A. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : 1) Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order yang memberikan
otorisasi
kepada
fungsi
pengiriman
untuk
mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut. 2) Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 3) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. 4) Surat Pengiriman (Bill of Lading) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada angkutan umum. 5) Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen
ini
ditempel
pada
pembungkus
barang
untuk
memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang yang diterimanya.
B. Faktur Penjualan dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar mencatat timbulnya piutang. Di bawah ini terdapat beberapa contoh tembusan surat order pengiriman : 1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. 2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan fungsi penjualan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. 3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. 4) Tembusan Analisis (Analisis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk komisi wiraniaga. 5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Company) Dokumen ini dikirim oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
C. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. D. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Penjualan Kredit : A. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun secara kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut. B. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. C. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap persediaan. D. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. E. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem A. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order pembeli. Fungsi
penjualan
kemudian
mengirimkannya memungkinkan
membuat
kepada fungsi
surat
berbagai
tersebut
order
fungsi
memberikan
pengiriman yang
dan
lain
untuk
kontribusi
dalam
melayani order dari pembeli. B. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini,fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. C. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. D. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. E. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. F. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. G. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
6. Laporan Manajemen Perlu didesain informasi yang terus menerus dalam bentuk laporan yaitu : A. Laporan
Perkembangan
Harga
Perkembangannya Pemasarannya.
Atas
Barang-Barang
Berikut
Laporan ini berisi informasi pokok mengenai perkembangan/ tren harga
dari
berbagai
barang
yang
diperdagangkan
berikut
perkembangan dari pemasaran atas barang-barang tersebut. B. Laporan Analisa Bonafiditas Debitur. Berisi informasi mengenai kondisi dari masing-masing debitur antara lain debitur yang sering menunggak, debitur macet dan lain-lain. Laporan ini berfungsi untuk menyeleksi para debitur yang sehat dan sebagai dasar kebijakan dalam penjualan kredit. Analisa atas bonafiditas kreditur dapat dibantu oleh daftar analisa umur piutang. C. Laporan Rencana Penjualan dan Saluran Pemasaran. Berisi informasi yang penting mengenai rencana penjualan yang akan datang. Laporan tersebut dibuat terutama berdasarkan pengalaman dan hasil penelitian mengenai pasar. D. Laporan Atas Kontrak-Kontrak Penjualan yang Dibuat Berikut Pengiriman Barangnya. Laporan ini memuat informasi kontrak-kontrak penjualan yang telah dibuat berikut nomor kontrak, nama pembeli, termin, penyerahan jumlah kontrak, berikut pengiriman barang yang telah dilaksanakan termasuk sisa kontrak termin yang belum dilaksanakan.
E. Laporan atas Order Penjualan yang Diterima Berisi informasi mengenai order penjualan yang telah diterima dengan menyebutkan nomor order, tanggal order, nama pembeli, jenis barang, berikut banyaknya barang dan tanggal barang harus diserahkan. Termasuk pula informasi atas order yang telah dipenuhi dan yang belum
dipenuhi
pengiriman
barangnya
dan
alasan
sebagai
penyebabnya.
2.2.6 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam aktivitas penjualan perlu disusun sistem akuntansi, disebabkan sebagai berikut :
1. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan. Kurang dikelolanya aktivitas penjualan dengan baik, secara langsung akan merugikan perusahaan karena selain sasaran penjualan tidak tercapai juga pendapatan akan berkurang. 2. Pendapatan dari hasil penjualan merupakan sumber pembiayaan perusahaan oleh karenanya perlu diamankan. 3. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta dan menyangkut : 3.1 Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan kalau penjualan secara tunai. 3.2 Kuantitas barang akan berkurang digudang karena penjualan terjadi.
2.2.7 Pengertian Pengendalian Internal Menurut
Marshall
B.
Romney
dan
Paul
J.
Steinbart
(2004;229)
mengemukakan bahwa : “Pengendalian internal (internal control) rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong, dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.” Sedangkan menurut Mulyadi dalam bukunya “Sistem Akuntansi” (2001;163) adalah : “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode,dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong, dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
2.2.8 Unsur-Unsur Pengendalian Internal Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi” komponen dari proses kontrol internal yaitu : 1. Lingkungan Kontrol
Lingkungan kontrol adalah efek kumpulan dari beragam faktor pada pembuatan, penguatan, atau mengurangi efektivitas dari kebijakan dan prosedur khusus. Dengan kata lain, lingkungan kontrol mengatur keseluruhan nada dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran kontrol dari karyawan. Faktor yang disertakan dalam lingkungan kontrol adalah sebagai berikut : A. Nilai integritas dan etika Potensi pelanggaran etika memberikan kerugian penyingkapan yang besar untuk perusahaan. Penyingkapan demikian meliputi kemungkinan denda yang besar atau tuntutan kriminal baik terhadap perusahaan maupun eksekutifnya. Organisasi harus memiliki kontrol yang cukup untuk menghalangi tindakan kecurangan, bila hanya melalui pengurangan godaan dengan ancaman akan ditangkap. Di sisi lain, kontrol yang terlalu kokoh merintangi tindakan dan keputusan individual, secara artifisial membatasi respon karyawan terhadap keragaman tugasnya. Akuntabilitas dan tekanan untuk prestasi bida berbalik. Sistem kontrol kokoh bisa membuat atau mendorong jenis tindakan bahwa kontrol dirancang untuk mencegah. B. Komitmen pada kompetisi Kompetisi pada karyawan adalah penting untuk fungsi yang tepat dari suatu proses kontrol internal. Dalam analisis akhir, ini adalah mutu dari kompetisi karyawan yang memastikan kemampuan untuk menjalankan proses kontrol. Tidak ada proses kontrol yang bisa berfungsi dengan memadai tanpa karyawan yang kompeten. C. Filosofi manajemen dan gaya operasional Kontrol efektif dalam sebuah organisasi dimulai dengan dan pada akhirnya berada pada filosofi manajemen. Bila manajemen percaya bahwa kontrol itu penting, maka mereka akan berusaha agar kebijakan dan prosedur kontrol yang efektif bisa diimplementasikan. Perilaku sadar kontrol ini akan dikomunikasikan kepada bawahannya melalui gaya operasional manajemen. Di sisi lain, bila manajemen hanya memberikan “omongan saja” atas kebutuhan akan kontrol, sangatlah mungkin bahwa
bawahannya akan merasakan perilaku manajemen yang sebenarnya dan tujuan kontrol tidak akan dicapai. D. Perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya Dewan direksi sebuah organisasi adalah penghubung antara pemegang saham yang memilki organisasi dan manajemen operasional organisasi. Pemegang saham melakukan kontrol atas manajemen melaui fungsi dari dewan direksi dan komitenya. Bila dewan seluruhnya beranggotakan manajemen, atau bila dewan tidak rutin bertemu, maka kontrol pemegang saham atas manajemen yang operasional pastilah akan lemah atau tidak ada. Komite audit haruslah independen dari sebuah manajemen organisasi, yang tersusun terutama dari anggota luar dewan direksi. Komite audit biasanya dibebankan dengan seluruh tanggung jawab untuk laporan keuangan organisasi, termasuk pemenuhan dengan hukuman dan peraturan yang ada. Komite audit menominasikan akuntan publik, membahas cakupan dan sifat dari audit dengan akuntan publik, dan mengulas dan mengevaluasikan laporan yang disiapkan oleh akuntan publik organisasi. Komite audit harus dibebankan dengan menelaah reaksi manajemen terhadap laporan akuntan publik atas proses kontrol internal perusahaan. Agar efektif, komite audit harus memelihara komunikasi dengan fungsi audit internal organisasi seperti juga dengan auditor luar perusahaan (yaitu akuntan publik). E. Cara memberikan otoritas dan tanggung jawab Metode memberikan otoritas dan tanggung jawab di dalam sebuah organisasi adalah indikatif dari filosofi manajemen dan gaya operasional. Bila hanya metode verbal atau informasi saja yang ada, kontrol akan menjadi lemah atau tidak ada. Sebuah bagan organisasi formal, dokumen tertulis, seringkali digunakan untuk menunjukkan keseluruhan penugasan otoritas dan tanggung jawab dalam sebuah organisasi. Bagan organisasi sering disertai dengan gambaran pekerjaan formal dan pernyataan tentang penugasan pekerjaan. Memorandum tertulis, manual kebijakan, dan manual prosedur
adalah cara umum lainnya yang digunakan untuk secara formal memberikan otoritas dan tanggung jawab di dalam sebuah organisasi. F. Kebijakan dan prosedur sumber daya manusia Karyawan haruslah kompeten dan harus memiliki kemampuan dan atau pelatihan yang sepadan dengan kewajiban mereka. Dalam analisis final karyawan adalah komponen kunci dalam sistem kontrol manapun. Kualifikasi yang dibuat untuk setiap posisi pekerjaan dalam sebuah perusahaan harus mencerminkan derajat tanggung jawab yang terkait dengan posisi itu. Kualifikasi bisa meliputi pengalaman, intelegensia, karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. Ikatan kesetiaan adalah umum bagi karyawan yang secara langsung bertanggung jawab untuk penanganan aset. Pemisahan tanggung jawab untuk tugas khusus dalam sebuah organisasi jelas harus ditujukan oleh manualnya, gambaran pekerjaan, atau dokumentasi lainnya. Pemisahan kewajiban yang efektif bergantung pada luasan besar atas perencanaan tepat dan rinci dari semua prosedur dan penugasan hati-hati dari fungsi kepada beragam orang dalam organisasi. Penyeliaan adalah pengawasan langsung dari prestasi karyawan oleh seorang karyawan yang berwenang. Sebagai tambahan memilih dengan tepat dan melatih karyawan secara memadai, penyeliaan yang tepat diperlukan untuk menjamin bahwa kewajiban dijalankan seperti yang ditugaskan. Penyeliaan menjadi sangat penting dalam sebuah perusahaan kecil atau dalam situasi lain di mana pemisahan kewajiban tidaklah mungkin. Rotasi pekerjaan dan cuti yang dipaksakan akan mengijinkan karyawan untuk memeriksa atau memverifikasi operasi dari karyawan lain dengan melakukan kewajiban mereka selama satu periode waktu. Beberapa keuntungan bisa didapatkan dengan teknik ini. Rotasi pekerjaan seringkali berfungsi pemeriksaan umum atas efisiensi karyawan yang cuti atau yang telah dirotasi ke pekerjaan lain. Akhirnya, rotasi pekerjaan memperluas pelatihan dari karyawan secara umum.
Kontrol ganda sangatlah berhubungan dengan penyeliaan langsung adalah konsep dari kontrol ganda- penugasan dua orang untuk melakukan tugas pekerjaan yang sama dalan kesatuan. Tujuan dari kontrol ganda bukanlah pengurangan pekerjaan tetapi kelebihan pekerjaan. Setiap orang ditugaskan untuk memeriksa pekerjaan yang lainnya secara teratur.
2. Penilaian Risiko Penilaian risiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur risiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Barangkali langkah yang paling kritis dalam penilaian risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi internal dan eksternal dan tindakan yang terkait yang mungkin diperlukan. Contoh dari risiko yang relevan kepada proses pelaporan keuangan meliputi perubahan dalam lingkungan operasional organisasi, perubahan dalam karyawan, perubahan dalam sistem informasi, teknologi baru, perubahan industri besar, jalur produk baru, aturan, hukum atau keputusan akuntansi yang baru.
3. Aktivitas Kontrol Aktivitas kontrol adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk membantu menjamin bahwa arahan manajemen dijalankan. Ada banyak aktivitas kontrol potensial yang bisa digunakan oleh organisasi. Ini termasuk kontrol akunting yang dirancang untuk memberikan jaminan masuk akal bahwa tujuan kontrol khusus berikut dipenuhi untuk setiap sistem aplikasi penting dalam organisasi : -
Rencana organisasi melilputi pemisahan kewajiban untuk mengurangi kesempatan untuk mengijinkan seseorang berada dalam sebuah posisi baik untuk melakukan atau menutupi kesalahan atau hal tidak biasa dalam tindakan normal kewajibannya.
-
Prosedur meliputi rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu menjamin pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
-
Akses kepada aset hanya diijinkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen. Pemeriksaan dan ulasan independen dibuat atas akuntabilitas aset dan prestasi.
-
Kontrol pemrosesan informasi diterapkan untuk memeriksa otorisasi yang tepat, akurasi dan kelengkapan dari transaksi individual.
Masing-masing tujuan kontrol khusus ini akan dibahas bergiliran. Pemisahan kewajiban adalah perlu untuk mengurangi kesempatan mengijinkan siapapun untuk berada dalam sebuah posisi untuk melakukan dan menutupi kesalahan atau hal tidak biasa dalam tindakan normal dari kewajibannya. Pemisahan kewajiban diimplementasikan dengan memberikan tanggung jawab kepada orang yang berbeda akan mengotorisasi transaksi, mencatat transaksi, dan memelihara tanggung jawab aset. Untuk mencapai pemisahan kewajiban, tanggung jawab dari transaksi yang diotorisasikan, transaksi yang dicatat, dan memelihara tanggung jawab dari aset harus dilakukan dengan fungsi yang independen. Dokumen dan catatan yang memadai. Prosedur harus meliputi desain dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu menjamin pencatatan yang tepat dari transaksi dan kejadian. Dokumen dan catatan adalah media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi. Mereka bisa mengambil banyak bentuk berbeda, yang berkisar dari dokumen kertas biasa seperti pesanan penjualan dan pesanan pembelian, hingga media penyimpanan magnetik dan optis seperti pita magnetik dan disk optis. Akses terbatas kepada aset. Akses kepada aset harus diijinkan hanya bila sesuai dengan otorisasi manajemen. Ini membutuhkan kontrol dan perlindungan fisik yang memadai atas akses ke dan penggunaan dari aset dan catatan, seperti fasilitas yang diamankan dan otorisasi untuk akses ke program komputer dan arsip data. Telah ada dokumentasi bahwa pencurian fisik dan penggelapan adalah ancaman besar atas kesanggupan membayar dari organisasi bisnis. Kontrol fisik diarahkan pada mengurangi kesempatan untuk pencurian dan penggelapan. Perlindungan atas aset seperti kas, sekuritas, dan persediaan dicapai dengan supervisi dekat, alat-alat perlindungan fisik, dan pemisahan kewajiban.
Otorisasi membatasi inisiasi dari transaksi atau penampilan dari sebuah aktivitas kepada individual tertentu. Otorisasi mencegah transaksi dan aktivitas yang tidak diijinkan atau tidak sah. Otorisasi yang tepat dari transaksi dan aktivitas diperlukan bila manajemen ingin memperoleh jaminan yang masuk akal dimana tujuan kontrolnya dicapai.
4. Informasi dan Komunikasi Informasi mengacu kepada sistem akuntansi organisasi yang terdiri dari metode dan catatan yang dibuat untuk mengenali, menyusun, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk mempertahankan akuntabilitas untuk aset dan pasiva yang berhubungan. Sistem akuntansi dari sebuah organisasi bisa sederhana atau bisa rumit. Banyak organisasi yang mempunyai sistem yang mampu untuk memproses sejumlah jenis transaksi. Sistem informasi dirancang dan dipasang bukan hanya untuk menghasilkan saldo buku besar dari mana pernyataan keuangan disiapkan tetapi juga untuk menghasilkan kontrol manajemen dan informasi operasional. Jadi, sistem akuntansi dan kontrol operasional sangatlah berdekatan dalam sebuah organisasi. Komunikasi berhubungan untuk menyediakan sebuah pemahaman jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan kontrol. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, dan jenis dokumentasi lainnya. Komunikasi efektif juga membutuhkan sebuah arus informasi bagian atas yang memadai dalam organisasi. Informasi demikian digunakan untuk ulasan prestasi, laporan, eksepsi, dan seterusnya.
5. Pengawasan / Monitoring Pengawasan melibatkan proses berkelanjutan dari penilaian mutu kontrol atas waktu dan mengambil tindakan korektif saat dibutuhkan. Mutu kontrol bisa sebaliknya dipengaruhi dalam berbagai cara, termasuk kurangnya pemenuhan, mengubah kondisi, atau bahkan kesalahpahaman.
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus berjalan, evaluasi terpisah, atau suatu kombinasi dari keduanya. Aktivitas yang terus berjalan akan melilputi aktivitas penyeliaan manajemen dan tindakan lain yang bisa diambil karyawan untuk meyakinkan proses kontrol internal efektif yang terus berjalan. Fungsi audit internal adalah umum dalam organisasi besar untuk mengawasi dan mengevaluasi kontrol dasar berkelanjutan. Jangkauan kontrol yang diperluas dan pertumbuhan dalam volume transaksi yang terkait dengan organisasi yang besar adalah faktor dalam timbulnya fungsi audit internal. Kepercayaan yang meningkat atas data akuntansi yang dibutuhkan dalam manajemen sebuah organisasi besar, dipasangkan dengan meningkatkan kemungkinan
defalkasi
dan
catatan
akuntansi
yang
tidak
benar
pemeliharaannya dalam organisasi besar, telah membuat kebutuhan untuk pelaksanaan audit yang berkelanjutan. Tujuan dari fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan melengkapi manajemen dengan hasil dari analisis dan penghargaan atas aktivitas dan sistem demikian seperti sistem informasi organisasi, struktur kontrol internal organisasi, luasnya pemenuhan kebijakan, prosedur, dan rencana operasional, dan mutu dari penampilan oleh karyawan perusahaan.
Sedangkan menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling berhubungan yaitu: Komponen Lingkungan Pengendalian
Aktivitas Pengendalian
Deskripsi Inti dari bisnis apapun adalah orangorangnya-ciri perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi –serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengendalikan organisasi dan dasar tempat segala hal terletak. Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak manajemen untuk mengatasi risiko pencapaian tujuan organisasi secara efektif dijalankan.
Penilaian Risiko
Informasi dan Komunikasi
Pengawasan
Organisasi harus sadar akan dan berurusan dengan risiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan yang terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan kegiatan lainnya, agar organisasi berorientasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait. Disekitar aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi, untuk mendapatkan dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola,, dan mengendalikan operasinya. Seluruh proses harus diawasi, dan perubahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Melalui cara ini, sistem dapat bereaksi secara dinamis, berubah sesuai dengan tuntutan keadaan.
Kontrol Pemrosesan Transaksi Kontrol pemrosesan transaksi adalah prosedur yang dirancang untuk menjamin bahwa elemen dari proses kontrol internal organisasi diimplementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang dikandung dalam setiap siklus transaksi organisasi. Kontrol pemrosesan transaksi terdiri dari kontrol umum dan kontrol aplikasi.Kontrol umum mempengaruhi semua pemrosesan transaksi. Kontrol aplikasi adalah spesifik untuk aplikasi individual.
A. Kontrol Umum Kontrol umum adalah mengenai keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Kontrol umum terdiri dari yang berikut : 1. Rencana organisasi pemrosesan data
Pemisahan kewajiban tanggung jawab untuk otorisasi, penjagaan, dan penyimpanan catatan untuk penanganan dan pemrosesan transaksi harus dipisahkan. Pemisahan kewajiban dalam pemrosesan data. Fungsi pemrosesan data harus dipusatkan. Pemrosesan data komputer tidak boleh memiliki penjagaan ataupun otoritas atas aset apapun selain aset pemrosesan data. Juga diinginkan untuk memisahkan fungsi karyawan berikut yang terkait dengan pemrosesan komputer di dalam departemen pemrosesan data. - Analisis sistem. Analisis sistem bertanggung jawab atas perkembangan dari rancangan umum aplikasi sistem komputer. Analisis sistem bekerja dengan pemakai untuk mendefinisikan persyaratan informasi khusus. - Programer. Programmer komputer mengembangkan program yang menghasilkan keluaran komputer. Mereka merancang dan memberi kode program komputer yang baru dikembangkan berdasarkan spesifikasi yang diberikan oleh analisis sistem. - Operator komputer. Operator komputer mengoperasikan peralatan komputer main frame. Mereka tidak boleh memiliki akses kepada daftar program rinci untuk memlihara pemisahan fungsi diantara pemograman dan operasional. - Pustakawan. Fungsi pustakawan memelihara tempat penyimpanan dari program dan dokumentasi komputer. - Klerk kontrol data. Klerk kontrol data membuat kontrol atas pekerjaan dan data masukan untuk pemrosesan. Ini termasuk pertimbangan dari mutu masukan, kelengkapan pemrosesan, dan sifat masuk akal dari keluaran.
2. Prosedur operasional umum - Definisi tanggung jawab : gambaran dari tugas untuk setiap fungsi pekerjaan didalam sebuah sistem pemrosesan transaksi. Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus jelas ditunjukkan, seperti juga hubungan dari fungsi pekerjaan kemasing-masingnya. - Kemampuan karyawan yang bisa diandalkan : karyawan yang melakukan pemrosesan bisa diandalkan untuk berfungsi dengan cara yang konsisten.
- Pelatihan karyawan : karyawan diberikan instruksi yang jelas dan diuji atas pemahaman mereka sebelum diberi kewajiban baru. - Kompetensi karyawan : orang yang ditugaskan untuk memproses dan menyelia peran dalam sistem pemrosesan transaksi memiliki pengetahuan teknis yang diperlukan untuk melakukan fungsi mereka. - Rotasi kewajiban : pekerjaan yang diberikan kepada orang dirotasikan secara periodik pada waktu yang berjadwal tidak teratur, bila mungkin untuk fungsi pemrosesan kunci. - Rancangan formulir : formulir dikonstruksikan untuk bisa menjelaskan dirinya sendiri, dapat dimengerti dan ringkas untuk mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan dengan usaha yang minimum.
3. Tampilan kontrol peralatan - Penyokong dan pemulihan : penyokong terdiri dari peralatan dan prosedur arsip yang tersedia bila aslinya dihancurkan atau rusak. Pemulihan adalah kemampuan untuk membuat kembali arsip induk yang digunakan sebelum arsip dan transaksi. - Jejak transaksi : ketersediaan sebuah manual atau cara yang bisa dibaca mesin untuk mencari jejak status dan isi dari catatan transaksi individual mundur atau maju dan diantara keluaran, pemrosesan, dan sumber. - Statistik sumber kesalahan : akumulasi dari informasi atas jenis kesalahan dan awalnya. Ini digunakan untuk menentukan sifat usaha perbaikan yang dibutuhkan untuk mengurangi jumlah kesalahan.
4. Kontrol akses-data dan peralatan - Penjagaan yang aman : aset informasi memberikan keamanan yang serupa dengan aset tidak teraba seperti kas, sekuritas yang bisa dinegosiasikan dan sebagainya. - Akses ganda / kontrol ganda : dua tindakan atau kondisi independen yang simultan dibutuhkan sebelum pemrosesan diijinkan.
B. Kontrol Aplikasi Kontrol aplikasi adalah khusus untuk aplikasi individual. Kontrol aplikasi dikategorikan menjadi kontrol masukan, pemrosesan, dan keluaran. Kategori ini sesuai dengan langkah dasar dalam siklus pemrosesan data. 1. Kontrol Masukan Kontrol masukan dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dalam tahap masukan dari pemrosesan data. Saat komputer digunakan untuk pemrosesan, tahap masukan melibatkan konversi dari data transaksi kedalam format yang bisa dibaca mesin. Kontrol masukan yang tipikal meliputi hal berikut: -
Otorisasi : membatasi inisiasi sebuah transaksi atau penampilan dari sebuah proses untuk memilih individual.
-
Persetujuan : penerimaan dari sebuah transaksi untuk pemrosesan setelah ini dimulai.
-
Masukan terformat : pembuatan spasi otomatis dan perubahan format dari field data selama masukan data ke sebuah alat pencatat.
-
Pengesahan : pemberian tanda dari sebuah formulir atau dokumen untuk mengarahkan atau melarang pemrosesan selanjutnya.
-
Pembatalan : mengenali dokumen transaksi untuk mencegah penggunaan selanjutnya atau berulang setelah mereka telah melakukan fungsinya.
2. Kontrol Pemrosesan Kontrol pemrosesan dirancang untuk memberikan jaminan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dimaksudkan dan bahwa tidak ada transaksi yang telah hilang atau dimasukkan dengan tidak benar kedalam arus pemrosesan. Kontrol pemrosesan tipikal meliputi hal berikut : -
Mekanisasi : konsistensi diberikan oleh pemrosesan mekanis atau elektronik.
-
Standarisasi : prosedur seragam, terstruktur, dan konsisten yang dikembangkan untuk semua pemrosesan.
-
Pengimbangan : sebuah ujian untuk kesetaraan diantara nilai dari dua kumpulan barang yang ekuivalen atau satu kumpulan barang dan sebuah total kontrol. Perbedaan apapun menunjukkan kesalahan.
-
Pencocokkan : mencocokkan barang dengan barang yang diterima dari sumber independen untuk mengontrol pemrosesan transaksi.
-
Pemrosesan kelebihan : sebuah pengulangan dari pemrosesan dan perbandingan yang menyertai dari hasil individual untuk kesetaraan.
3. Kontrol Keluaran Kontrol keluaran dirancang untuk memeriksa bahwa masukan dan pemrosesan menghasilkan keluaran yang sah dan bahwa keluaran didistribusikan dengan tepat. Kontrol keluaran tipikal meliputi hal berikut : -
Rekonsiliasi : sebuah identifikasi dan analisis perbedaan antara nilai yang dikandung dalam dua arsip yang sangat identik atau diantara sebuah
arsip
rinci
dan
sebuah
total
kontrol.
Kesalahan
diidentifikasikan menurut sifat dari hal yang rekonsiliasi bukan kehadiran perbedaan diantara saldo tersebut. -
Pembuatan umur : identifikasi dari hal yang belum diproses atau yang dipertahankan dalam arsip menurut tanggal mereka, biasanya tanggal transaksi. Umur menggolongkan hal menurut beragam kisaran kewajiban.
-
Arsip Tenggang : sebuah total kontrol untuk hal yang menunggu pemrosesan selanjutnya.
-
Audit periodik : verifikasi periodik dari sebuah arsip atau proses untuk mendeteksi masalah kontrol.
-
Laporan selisih : sebuah daftar hal yang telah melanggar suatu kontrol detektif dan membutuhkan penyelidikan lebih lanjut.
2.2.9 Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penjualan Sistem pengendalian intern yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem akuntansi penjualan ialah : 1. Aktivitas dari fungsi penjualan yang harus dipisahkan dan terdiri dari : a. Aktivitas penerimaan order (Order procedures).
b. Aktivitas pengeluaran dan pengiriman barang (Shipping procedures). c. Aktivitas pembuatan faktur (Billing Procedures). d. Aktivitas pencatatan penjualan (Account receivable procedures). Fungsi-fungsi tersebut sebaiknya dipisahkan dibeberapa bagian agar dapat terciptanya pengendalian intern yaitu : -
Fungsi penerimaan order dan fungsi pembuatan faktur berada pada bagian penjualan .
-
Fungsi pengeluaran dan pengiriman barang berada pada bagian gudang dan ekspedisi.
-
Fungsi pencatatan penjualan berada pada bagian akuntansi dan piutang.
-
Fungsi penerimaan uang pada bagian kas.
2. Hanya barang yang telah dipesanlah yang akan dikirim. 3. Penanganan penjualan secara kontan atau kredit harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dan semua penjualan atas dasar kontan atau kredit tersebut harus segera dicatat secara teliti dan tepat. 4. Semua penyerahan barang melalui penjualan harus terkontrol sehingga kerugian akibat pencurian dan lain-lain dapat dihindari. 5. Pengembalian atau retur penjualan harus selalu melalui persetujuan dan berusaha dapat menghindari pencurian, penyelewengan (fraud), dan kesalahan-kesalahan lainnya. 6. Dalam penjualan kontan harus dipisahkan antara penanganan penjualan dengan penerimaan uangnya. Pada penjualan kontan yang mutasinya cukup banyak perlu dibantu cash register. 7. Pembebanan biaya atas penjualan harus selalu terkontrol. 8. Atas penjualan kredit, sebelum dilakukan penjualan haruslah terlebih dahulu diadakan pengontrolan atas posisi kreditnya, macet atau tidak, atau pengontrolan atas batas maksimum kredit.
