BAB II BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Sistem Untuk mendapatkan pengertian sistem yang lebih jelas dan tepat, dibawah ini akan dikemukakan beberapa pengertian sistem yang dinyatakan oleh para ahli diantaranya: Menurut Romney dan Steinbart (2004:2) menyatakan pengertian sistem sebagai berikut: “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1990:1) menyatakan pengertian sistem sebagai berikut: “Sistem merupakan suatu kerangka kegiatan dan prosedur-prosedur yang paling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”.
Menurut Mulyadi (2001:2) mengemukakan pengertian sistem ialah sebagai berikut: “Bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari ketiga definisi tersebut dapat disimpulkan sistem adalah serangkaian unsur, prosedur-prosedur, atau komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan bertujuan untuk melaksanakan kegiatan dan tujuan dari perusahaan.
2.1.2 Informasi Davis dalam Abdul Kadir (2003:28) menyatakan Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Penulis lain, Andri Kristanto (2003:6) menyatakan bahwa Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sedangkan menurut Jogiyanto (1990:8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.
Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari datadata tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan.
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi George H.Bodnar, mendefinisikan sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Menurut Wilkinson (1991) Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Sedangkan menurut Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997) sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Dari ketiga definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan sumber daya yang bertujuan untuk mengubah data menjadi informasi yang berkaitan dengan kegiatan keuangan perusahaan.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian 2.2.1 Pengertian Pembelian Pembelian adalah proses perolehan bahan, peralatan dan jasa dari penyalur luar (Longenecker,at all,2001:4). Sedangkan pembelian menurut Philip Kotler (2002:218) adalah: “Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organisasi untuk menetapkan kebutuhan akan barang dan jasa yang perlu dibeli serta mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih diantara alternatif merek dari pemasok”. Pembelian dapat diartikan pula sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang berkaitan dengan pengadaan barang. Disini pembelian merupakan salah satu kegiatan utama untuk mendukung tersedianya kebutuhan material/jasa yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan melalui kegiatan pembelian barang di PT.Telkom Divisi Akses Regional III tersebut.
2.2.2 Kegiatan Pembelian Menurut Soemarso (2002:194), kegiatan pembelian dalam sebuah perusahaan dagang meliputi hal-hal sebagai berikut : a.
Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.
b.
Pembelian aktiva produktif untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. Contoh kegiatan ini adalah pembelian kendaraan, peralatan kantor dan lain-lain.
c.
Membeli barang dan jasa-jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan. Contohnya adalah biaya pengiriman, biaya listrik, air dan telepon. Menurut Longenecker, at all (2001:552), “kegiatan pembelian digunakan
untuk memperoleh bahan, barang dagangan, peralatan, dan jasa untuk memenuhi sasaran produksi dan pasar”.
2.2.3 Tujuan Pembelian Tujuan utama proses pembelian menurut Nugroho Widjajanto adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci lebih lanjut menjadi sebagai berikut : a) Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal. b) Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan. c) Memperoleh barang dengan harga yang pantas. d) Hanya membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai dengan tujuan perusahaan. e) Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan Perusahaan. f) Hanya menerima barang yang sudah dipesan , dan harus menerima semua barang yang dipesan.
g) Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.
2.2.4 Proses Bisnis Pembelian Proses bisnis pembelian atau procurement adalah proses bisnis memilih sumber, pemesanan, dan memperoleh barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal bila barang dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Langkah umum dalam proses bisnis pembelian menurut George H.Bodnar (2001:8) adalah: a. Penentuan persyaratan
Permohonan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta pengadaan sesuatu sehingga tersedia pada titik waktu tertentu. Permohonan pembelian bisa disiapkan secara manual. b. Pemilihan sumber
Menugaskan sebuah sumber untuk memasok permohonan pembelian, memeriksa apakah ada sebuah kontrak dengan pemasok untuk memasok barang yang diminta. c. Permintaan penawaran
Setelah pemasok dipilih dibuatlah dokumen permintaan penawaran. Suatu permintaan penawaran dibuat untuk barang atau jasa dengan biaya tinggi atau untuk barang dan jasa dimana penawarannya dibutuhkan sebagai kebijakan perusahaan.
d. Pemilihan pemasok
Membandingkan kebutuhan pembelian dengan penawaran pemasok saat dicatat dalam dokumen penawaran dan mengidentifikasikan penawaran yang paling sesuai. e. Membuat pesanan pembelian
Dokumen
pesanan
pembelian
mengidentifikasikan
seorang
pemasok,
mengkonfirmasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, cara pengiriman, dan cara pembayaran. f.
Penerimaan barang Saat pemasok membuat pengiriman, dokumen penerimaan barang yang disebut laporan penerimaan disiapkan. Dokumen penerimaan barang dapat dibuat kapan saja.
g. Verifikasi faktur
Faktur harus diperiksa terhadap dokumen penerimaan barang dan pesanan pembelian asli sebelum pembayaran dilakukan. Ini akan menjamin bahwa persyaratan biaya dan jumlah telah dipenuhi. h. Pembayaran pemasok
Saat faktur telah diposkan, pembayaran bisa dilakukan. Pembayaran bisa dibuat sesuai dengan cara pembayaran dan kondisi yang disebutkan dalam pesanan pembelian atau catatan induk pemasok.
2.2.5 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Menurut Mertawidaja R. Ramlie (1991:148) Prosedur pembelian merupakan suatu prosedur yang dirancang dengan teliti dan dengan penegendalian administratif yang memadai untuk menjamin pemilihan sumber-sumber persediaan yang paling terpercaya dan ekonomis. Menurut Mulyadi, (2001:299) sistem informasi akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari permasok luar negeri. Sedangkan pengertian sistem informasi akuntansi pembelian yang diungkapkan oleh James A.Hall (2001:56) ialah sebagai berikut: “Sistem Informasi Akuntansi Pembelian mengakui kebutuhan untuk membeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima bagian keuangan membentuk akun hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan”. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA Pembelian) dapat diartikan pula sebagai sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian merupakan serangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan pemasok.
2.3 Fungsi Yang Terkait Dalam sistem informasi akuntansi pembelian melibatkan fungsi-fungsi yang bekerja sama dalam melakukan pembelian, walaupun fungsi-fungsi ini memiliki tanggung jawab yang berbeda tapi memiliki tujuan yang sama yaitu menjaga kelancaran pengadaan bahan baku yang diperlukan perusahaan untuk diproses. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:299) adalah: a. Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. b. Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Dalam struktur organisasi pada suatu perusahaan, fungsi pembelian berada di tangan Bagian Pembelian.
c. Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. Dalam struktur organisasi pada suatu persahaan, fungsi penerimaan berada ditangan Bagian Penerimaan. d. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
pembelian
ke
dalam
register
bukti
kas
keluar
dan
untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Menurut Baridwan (1991:173-174), prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian gudang. Fungsi dari bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah sebagai berikut :
1. Bagian Pembelian Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang-barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti : a. Mesin, alat-alat, dan suku cadang. b. Bahan baku, bahan penolong, dan supplies pabrik. c. Supplies kantor dan bahan pembungkus. d. Jasa serta barang-barang lainnya. Untuk
dapat
melaksanakan
fungsi
ini
bagian
pembelian
sebelum
mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa : a. Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas yang sesuai. b. Barang-barang yang dibeli akan dapat diterima tepat waktu yang dibutuhkan. Agar pembelian dapat dilakukan dengan harga yang menguntungkan, bagian pembelian perlu mengizinkan surat permintaan penawaran harga kepada beberapa orang supplier. Untuk menentukan supplier yang akan diberi surat permintaan penawaran harga, perlu dipertimbangkan keadaan suplier itu, cukup bonafide atau tidak, penyerahan barang-barang dari pembelian yang lalu tepat pada waktunya atau sering terlambat. Setelah ada surat penawaran harga dari supplier, dapat ditentukan supplier mana yang harganya paling menguntungkan, kemudian bagian pembelian mengeluarkan order pembelian. Setelah mengirimkan order pembelian, maka
pengiriman barang dari supplier perlu diikuti untuk dapat memastikan bahwa pengiriman itu dilakukan tepat waktunya. 2. Bagian Penerimaan Barang Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli perusahaan. Pada waktu menerima barang bagian ini harus melakukan perhitungan fisik atas barang-barang yang diterima baik dengan cara menghitung, menimbang, atau dengan cara-cara yang lain. disamping itu bagian penerimaan juga harus mengadakan pemeriksaan kualitas barang-barang yang diterima. Surat pengangkutan barang dari pihakm pengangkut ditandatangani oleh bagian penerimaan barang. 3. Bagian Gudang Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan. Penyimpanan barang dalam gudang harus disusun sedemikian rupa supaya memudahkan pada waktu dibutuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Catatan ini hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah. Dari uraian diatas maka fungsi-fungsi atau bagian-bagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
2.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2001:301) Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem informasi akuntansi pembelian ialah sebagai berikut: a. Prosedur permintaan pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barag, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang
diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatat Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.5 Dokumen dan Catatan yang Digunakan “Dokumen menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. sebagian transaksi”. (Hall A. James 2001:58) George H.Bodnar (2001) menyatakan bahwa dokumen yang tersedia dalam proses pembelian barang adalah: 1. Permintaan pembelian 2. Permintaan penawaran 3. Penawaran 4. Pesanan pembelian 5. Perjanjian ringkas 6. Kontrak 7. Perjanjian penjadwalan
8. Pencatatan informasi pembelian Dokumen lain digunakan dalam verifikasi faktur dan penerimaan barang yang tidak selalu digunakan setiap kali terjadi pembelian. Menurut Mulyadi (2001:303) Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah: a. Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. b. Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak reperentif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tenbusan dengan fungsi sebagai berikut: 1. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. 2. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut
dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. 3. Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. 4. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tangggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. 5. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 7. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. d. Laporan Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi
jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat perubahan order. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. f. Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice). Menurut Zaki Baridwan (1990 : 175), formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan sebagai berikut : 1. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition). Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan barang atau gudang atau pembelian buku pembantu persediaan yang isinya meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang atau jasa seperti yang tercantum pada formulir tersebut. 2. Permintaan Penawaran Harga. Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta harga dari penjual 3. Order Pembelian. Yaitu surat pesanan pembelian, dibuat oleh bagian pembelian dan dikirimkankepada penjual barang atau jasa tertentu. Tembusan yang dibuat dari formulir order pembelian barang ini adalah sebagai berikut :
a. Tembusan Pemberitahuan (Advice Copy) Tembusan ini diberikan pada bagian yang meminta pembelian. Kadangkadang penjual diberi 2 lembar order pembelian yang satu lembar akan dikembalikan sebagai pemberitahuan pesanan diterima. b. Tembusan Penerimaan (Receiving Copy) Tembusan ini diberikan kepada bagian penerimaan. Dalam Blind Receiving Procedure, tembusan ini dapat ditiadakan, atau kolom jumlah pesanan ditutup dengan tinta hitam, dengan maksud agar bagian penerimaan betul-betul menghitung barang yang diterima. c. Tembusan Untuk Arsip Tembusan ini bisa dibuat 2 lembar, yang satu lembar digunakan untuk mengawasi pesanan yang belum diterima barangnya. Tembusan ini disebut Unifilled Under Copy dan disimpan urut abjad nama penjual. Lembar yang kedua diarsipkan urut nomor order pembelian dan digunakan untuk mengawasi order-order yang dkeluarkan, disebut journal register copy. d. Tembusan posting atau distribusi Tembusan ini diserahkan pada pemegang buku pembantu yang akan dicatat dalam kolom “dipesan” dalam kartu persediaan. Tembusan ini dapat juga digunakan untuk membuat statistik order pembelian. 4. Laporan Penerimaan Barang (receiving report). Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan barang-barang yang diterima. Laporan penerimaan barang ini dibuat 2 lembar, yang asli untuk bagian
pembelian, tembusannya disimpan dalam arsip urut nomor. Kadang-kadang dibuat 3 lembar, dimana yang satu lembar diberikan pada bagian yang meminta pembelian. Laporan penerimaan barang dapat berbentuk tembusan order pembelian. Dalam keadaan seperti ini bagian penerimaan akan menandatangani tembusan tersebut apabila barangnya sudah diterima. Apabila diperlukan tembusan laporan penerimaan barang, tembusan order pembelian dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan peneriman barang. 5. Formulir Persetujuan Faktur. Merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan bahwa harga, perkalian dan pemjumlahan dalam faktur sudah betul, dan barang yang diterimanya sesuai dengan yang dipesan. Formulir persetujuan ini dapat juga diganti cap (stempel) yang isinya sama dengan formulir. Cap (stempel) ini dicapkan pada faktur yang sudah disetujui. 6. Memo Debit/Kredit. Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barang-barang yang dikembalikan pada penjual. Memo kredit merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian apabila barang dikirim melebihi jumlah pesanan dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur penjual. Kalau kelebihan barang tersebut tidak diperlukan, maka barang-barangnya dikembalikan dan dibuatkan memo debit. Tetapi bila kelebihan tersebut dapat disetujui maka dibuatkan memo kredit. Memo debit atau kredit biasanya dibuat 2 lembar, lembar pertama untuk penjual dan lembar kedua untuk bagian pembelian yang nantinya akan digabungkan dengan faktur dari penjual.
Dengan demikian dokumen-dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yaitu surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian, bukti kas keluar, formulir persetujuan faktur, memo debit/kredit. Menurut Mulyadi (2001:308) Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut: a. Register bukti kas keluar (voucher register). Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. b. Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. c. Kartu Utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. d. Kartu Persediaan. Dalam sitem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
2.6 Pengendalian Internal 2.6.1 Pengertian Pengendalian Internal Menurut Hartadi Bambang (1990:2) Sistem Pengendalian Internal dapat mempunyai beberapa pengertian, yaitu Sistem Pengendalian Internal dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, istilah tersebut sama dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi 0seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar (horizontal) dengan penjumlahan melurus (vertikal). Dalam arti luas, Sistem Pengendalian Internal dapat dipandang sebagai sistem sosial (social system) yang mempunyai wawasan/makna khusus yang berada dalam organisasai perusahaan. Sedangkan menurut Marshall B.Romney (2003) menyatakan pengertian pengendalian internal sebagai berikut: “Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Struktur Pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujun tertentu organisasi”. Menurut Krismiaji (2002:218) Pengendalian Internal (Internal Controling) adalah rencana organisasi dan metoda yang dipergunakan untuk menjaga atau
melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki effisiensi, dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. “Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan effisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan”. (Hartadi Bambang 1990:3).
2.6.2 Fungsi dan Tujuan Pengendalian Internal Menurut Marshall B.Romney (2003), Pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu: 1. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control) mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul. 2. Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control) dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu suatu masalah muncul. 3. Pengendalian korektif (corrective control) memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Menurut Mulyadi (2001:163) Tujuan sistem pengendalian intern adalah: a. Menjaga kekayaan organisasi, b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, c. Mendorong efisiensi dan, d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Hartadi Bambang (1990:2) Lebih lanjut faktor berikut dibawah ini dipandang sebagai alasan mengapa Sistem Pengendalian Intern diperlukan: a. Luas dan ukuran kesatuan usaha yang menjadi begitu kompleks dan meluas sehingga manajemen harus mempercayai berbagai macam laporan-laporan dan analisis-analisis. Untuk mengendalikan operasi secara efektif. b. Pengawasan dan penelaahan yang melihat pada Sistem Pengendalian Intern yang baik meampu melindungi terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan akan terjadi. c. Tidak praktis apabila akuntan untuk memeriksa secara keseluruhan dengan keterbatasan uang jasa (fee) tanpa mempercayai Sistem Pengendalian Intern.
2.6.3 Unsur Pengendalian Intern Dalam unsur pengendalian intern adanya pengawasan. Menurut Syafri H. Sofyan (1992:77) Pengawasan adalah merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khusus berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Dan menurut Hall James (2001:157) Pengawasan adalah proses dimana kualitas desain kontrol internal dan operasinya dapat dinilai.
Unsur-unsur atau komponen pengendalian internal menurut George H.Bodnar dan William S.Hopwood (2006:133-146) adalah sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu. 2. Penaksiran risiko Penaksiran risiko merupakan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang mempunyai tujuan perusahaan. Tahap paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan. 3. Aktivitas pengendalian Aktifitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Aktivitas ini bisa berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi. 4. Informasi dan komunikasi Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.
5. Pemantauan Pemantauan melibatkan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Menurut Mulyadi (2001:164) Unsur pokok sistem Pengendalian Intern adalah: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk merancang unsur-unsur penegendalian intern akuntansi
yang
diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sitem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dirinci lebih lanjut seperti dibawah ini: Organisasi 1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. 4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksnakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. 2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. 5. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. 6. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Praktik yang sehat 1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi gudang. 2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian. 3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penerimaan. 4. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
5. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 6. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan
cara
menghitung
dan
menginspeksi
barang
tersebut
dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 7. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. 8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar. 9. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. 10. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim kepada pemasok.
2.6.4 Pengendalian Pemrosesan Transaksi Pengendalian pemrosesan transaksi menurut George H.Bodnar dan William S.Hopwood dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi (2006:147153) adalah sebagai berikut: a. Pengendalian umum Pengendalian umum mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
Pemisahan tugas tanggung jawab untuk otorisasi, penyimpanan, dan pemegang catatan untuk menangani dan memproses transaksi dipisahkan.
2. Prosedur operasi secara umum
Tanggung jawab: deskripsi tugas untuk setiap fungsi pekerjaan dalam sistem pengolahan transaksi
Realibilitas personel: personel yang menjalankan pemrosesan harus dipastikan ia dapat secara konsisten menjaga kinerjanya.
Pelatihan personel: personel harus diberi instruksi secara eksplisit dan harus diuji pemahamannya sebelum ia dipercaya untuk melaksanakan tugas.
Kompetensi personel: orang yang diberi tugas untuk memproses sistem pengolahan transaksi memiliki pemahaman teknis yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya.
3. Karakteristik pengendalian peralatan
Backup dan recovery: terdiri dari peralatan file dan prosedur yang tersedia jika data yang asli hilang atau rusak.
Jejak transaksi: ketersediaan manual untuk melacak status dan isi setiap catatan individual
Statistik error: akumulasi informasi atau jenis kesalahan.
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Penyimpanan yang aman: aktiva informasi harus dijaga sama seperti menjaga aktiva berwujud.
Akses ganda: dua tindakan atau dua kondisi yang independen dan simultan diperlukan sebelum suatu proses diizinkan untuk dijalankan.
b. Pengendalian aplikasi Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk satu aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dikelompokan menjadi: 1. Pengendalian input: dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dalam penginputan data. 2. Pengendalian proses: dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. 3. Pengendalian output: dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses telah dijalankan
menghasilkan
didistribusikan secara tepat.
output
yang
valid
dan
bahwa
output
telah
