BAB II BAHAN RUJUKAN
2.1
Sistem Informasi Akuntansi Untuk menunjang kebutuhan informasi untuk pihak ekstern maupun pihak
intern perusahaan, disusun suatu sistem informasi akuntansi. Sistem dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak intern dan ekstern serta sebagai alat pengendalian internal bagi perusahaan. Suatu sistem dibuat untuk menangani transaksi yang terjadi secara berulang-ulang dan merupakan usaha pokok perusahaan serta nilai transaksinya dalam jumlah material. Oleh sebab itu sistem dapat mengawasi jalannya perusahaan supaya departemen-departemen yang ada didalamnya dapat menjalankan tugasnya dengan baik sesuia dengan wewenang yang telah di tentukan oleh perusahaan.
2.1.1. Pengertian Sistem Beberapa definisi sistem dikemukakan oleh para ahli antara lain menurut Mulyadi (2001: 1) adalah : Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan . Sedangkan definisi sistem menurut Moscove yang dikutip oleh Zaki Baridwan (2000 : 2) adalah : Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian yang saling berhubungan (subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu . La Midjan dan Azhar susanto (2001 : 2) memberikan definisi tentang sistem sebagai berikut : Sistem sebagai kumpulan/grup dari bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara tertentu . Dari definisi di atas, dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa suatu sistem dapat mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah suatu
masukan-masukan menjadi keluaranuntuk mencapai sasaran tertentu. Yang di maksud dengan sumber daya diatas, dapat berupa material peralatan (mesin), karena yang dibicarakan dalam pembahasan ini adalah sistem informasi, maka sumber daya yang dimaksud dapat berupa komputer, manusia dan formulirformulir.
2.1.2. Pengertian Informasi Suatu Informasi mempunyai peranan yang sangat pemting didalam suatu organisasi,informasi sangat berguna bagi pihak manajemen selaku pihak intern untuk mengambil suatu keputusan. Ada beberapa pengertian informasi yang dikemukakan oleh para ahli. Menurut Marshall Romney dan Paul Steinbart (2001 : 13) adalah sebagai berikut : Informasi adalah data-data yang telah diatur dan diproses sehingga menjadi lebih berarti . Barry E. Cushing memberikan definisi informasi yang dikutip oleh La Midjan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi (2001 :28) adalah sebagai berikut : Informasi merupakan keluaran (output), dari suatu pengolahan data (sistem informasi) yang telah diorganisir dan berguna bagi yang menerimanya . Sedangkan menurut George H. Bodnar menjelaskan arti dari informasi berikut yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001 : 1) : Informasi Adalah data yang berguna diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat . Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan keluaran (output) dari suatu data yang telah diproses sehingga menjadi lebih berguna untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi Menurut john F. Nash/Martin B. Robert yang dikutip oleh La Midjan (2001 : 29) definisi sistem informasi adalah sebagai berikut: Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat, teknologi, media, prosedurr, dan pengendalian yang dimaksud untuk menata jaringan komunikasi yang penting, mengolah transaksi-transaksi tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan . Sedangkan pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut james B. Bower, Robert E., Scholsser, dan Maurice S. Newman yang dikutip oleh Jogiyanto (2003 : 36) adalah : Suatu sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk menyediakan yang di butuhkan oleh orang untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk orang yang bisnis dengan cara yang menguntungkan . Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah sebagai berikut : Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajeman guna memudahkan pengelolaan perusahaan . Dari pengertian diatas bahwa sistem informasi merupakan suatu cara yang dibuat oleh perusahaan dengan menggunakan sumber daya pendukung seperti manusia dan komputer untuk memproses data menjadi informasi yang berguna bagi penggunanya.
2.1.4. Pengertian Akuntansi Pengertian akuntansi menurut Agus Mahfudz dan Sri Nur Mulyani (2009:136), adalah sebagai berikut : Akuntansi adalah suatu proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan dilakukannya penelitian dan pengambilan keputusan secara jelas dan tegas bagi pihak-pihak yang menggunakan informasi keuangan tersebut .
Menurut Alvi A. Arens dan James K. Loebbecke yang dialih bahasakan oleh Amir Abadi Yusuf, akuntansi adalah sebagai berikut : Akuntansi adalah proses pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran peristiwa ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan . Sedangkan pengertian akuntansi menurut Carl. S. Warren (2009:9) adalah sebagai berikut : Akuntansi
dapat
diartikan
sebagai
sistem
informasi
yang
menyediakan laporan untuk para pemangku kepentingan menjadi aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan .
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi merupakan suatu proses mengidentifikasi, mengukur, melaporkan laporan transaksi keuangan dan menitikberatkan pada suatu aktivitas yang memberikan informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, baik pengambil keputusan maupun pemegang saham serta pihak eksternal lain.
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Implementasi dari sebuah sistem informasi adalah pengaturan dari pengumpulan, pemasukan, dan pemrosesan data penyimpanan , pengaturan , pengendalian dan pelaporan informasi. Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood yang telah diterjemahkan kedalam bukunya oleh Amir Abadi Jusuf yang diberi judul Sistem Informasi Akuntansi (2001 :1) : Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . Sedangkan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 31) Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut :
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yangberinteraksi secara harmonis dalam suatu wadah yang organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi managemen yang terstruktur pula . Moscove memberikan definisitentang Sistem Informasi Akuntansi yang dikutip oleh Zaki Baridwan (2000 : 3) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut : Sistem Informasi Akuntansi adalah komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan pada pihak ekstern (seperti kantor pajak, investor dan kreditor) dan pihak intern (terutama pihak Manajemen) . Definisi lain diberikan oleh Barry E. Chusing yang diktip oleh Zaki Baridwan (2000 : 3) adalah sebagai berikut : Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu set sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi . Dari pengertian diatas bahwa sistem informasi akuntansi merupakan aktivitas perusahaan untuk mengolah data (formulir-formulir) dengan serangkaian prosedur yang digunakan agar data tersebut menjadi informasi yang berguna bagi manajemen untuk mengambil suatu keputusan dan sebagai alat pengendalian intern perusahaan.
2.1.6. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan sistem informasi akuntansi yang ditetapkan perusahaan adalah untuk mengurangi terjadinya penyelewengan-penyelewengan dan kecurangankecurangan dalam perusahaan, sehingga dengan demikian perlunya tujuan sistem informasi akuntansi perusahaan. Selain itu tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri dan kriterianya. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur
dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan dasar bagi dilakukannya suatu pengendalian. Tujuan sistem informasi akuntansi menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 37) adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi Yaitu Informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu, hal ini berarti sistem informasi harus cepat dan tepat memberikan informasi yang diperlukan. 2. Untuk meningkatkan kualitas pengendalian internal Yaitu
sistem
pengendalian
intern
yang
diperlukan
agar
dapat
mengamankan kekayaan perusahaan, berarti bahwa sistem akuntansi yang disusun harus mendukung sistem pengendalian intern. 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha Yaitu untuk menyusun sistem akuntansi harus seefisien mungkin.
Sedangkan tujuan sistem informasi akuntansi menurut
Abdul Hakim
(1994 : 7) adalah sebagai berikut : Untuk
menyediakan
informasi
kepada
manajemen
untuk
perencanaan dan pengendalian, namun demikian hal ini tidak akan tercapai apabila tidak diketahui sasaran organisasi terlebih dahulu. Dan tujuan sistem informasi akuntansi menurut Hor Ngren (1994 : 23) adalah sebagai berikut : Tujuan dari suatu sistem informasi akuntansi adalah untuk menghasilkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya yang dapat digunakan oleh para manajer, para kreditur dan orang-orang yang berkepentingan untuk mengevaluasiperusahaan. 2.1.7. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Untuk dapat mencapai sistem informasi akuntansi diperlukan unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Marshall B. Romey dan Paul John Steinbart
(2004
:
3)
terdapat
informasiakuntasi antara lain :
beberapa
unsur-unsur
pokok
sistem
1. Orang-orang yang mengoprasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Data tentang proses-proses bisnis organisasi 3. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivasi-aktivasi organisasi. 4. Software yang dipake untuk memproses data organisasi 5. Instruktur teknologi Informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan-peralatan untuk komunikasi jaringan.
Sementara menurut Mulyadi ( 2001 : 3) unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi dan biasanya disebutdengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3. Buku Besar Buku besar (general jedger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal, rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4. Buku Pembantu Apabila data keuangan yang digunakan dalam buku besar diperlukan rinciannya yang lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang biasanya disebut dengan laporan keuangan, dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan.
2.2.
Pengertian penggajian Rumusan mengenai pengertian gaji terdapat Peraturan Pemerintah (PP)
no. 8 Tahun 1981 yang didefinisikan sebagai berikut : Penggajian adalah suatu penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada karyawan untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakukan dan dinyatakan atau dinilai dalam bentuk uang yang ditetapkan atas dasar suatu persetujuan atau peraturan perundang-undangan serta dibayarkan atas dasar suatu untuk karyawan itu sendiri maupun keluarganya . Definisi lain dari gaji dan upah juga dinyatakan oleh Mulyadi (2001 : 373) dalam buku nya yang berjudul Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut : Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, yang biasanya dibayarkan secara tetap per bulan. Upah pada umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksanaan (buruh), uang dibayarkan hasil kerja, jam kerja atau produk yang dihasilkan karyawan . Pengertian gaji menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2003 : 327) sebagai berikut : Gaji adalah salah satu bentuk penghargaan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan atas jasa yang diidentifikasikan untuk perusahaan tempat karyawan tersebut bekerja .
Dari pengertian diatas bahwa gaji merupakan balas jasa perusahaan terhadap karyawannya yang dibayarkan secara rutin setiap bulannya berdasarkan jenjang jabatan dalam waktu tertentu setiap bulannya.
2.3.
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Gaji merupakan hal yang penting dan sensitif bagi karyawan sebab
menyangkut kepentingan secara langsung terhadap karyawan yang akan mempengaruhi motivasi dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan gaji merupakan bagian yang vital karena merupakan biaya yang dapat mempengaruhi laba bersih perusahaan sehingga perlu ditekankan agar tujuan efesiensi tercapai. Oleh karena itu akuntansi penggajian perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi akuntansi yang baik karena penggajian merupakan pos yang rawan akan kecurangan dalam suatu perusahaan. Semua ini perlu adanya fungsi didalam siklus daftar gaji supaya memberikan control internal guna memastikan memenuhi tujuan-tujuan nya yaitu: 1. semua transaksi-transaksi daftar gaji dengan tepat diotorisasikn. 2. semua transaksi-transaksi daftar gaji yang telah dicatat sah. 3. semua sah, transaksi-transaksi daftar gaji yang telah diotorisasikan dicatat. 4. semua transaksi-transaksi daftar gaji yang telah dicatat akurat. 5. Peraturan pemerintah terkait dengan pembayaran pajak dan laporan daftar gaji dan HRM dapat diterapkan dan dipenuhi. 6. Aset ( baik itu tunai maupun data) terjamin dari kehilangan atau pencurian. 7. aktivitas-aktivitas HRM/sirkulasi daftar gaji dilakukan secara efisien dan efektif. Berbagai macam dokumen dan catatan misalnya, kartu waktu, register daftar gaji) menggambarkan
seksi sebelumnya memainkan peran penting di
dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut Tujuan pemrosesan daftar gaji adalah untuk secara efisien dan efektif membayar upah karyawan atas jasa yang mereka berikan. Dengan demikian, ancaman-ancaman besar tersebut mencakup perubahan-perubahan tidak resmi pada arsip utama daftar gaji, data waktu yang tidak akurat, pemrosesan, dan pencurian atau distibusi pemalsuan pembayaran check. Sistem informasi akuntansi penggajian pada dasarnya bertujuan untuk menyediakan informasi mengenai karyawan dan besarnya gaji yang diterima oleh
karyawan, dimana informasi ini dapat membantu manajemen dalam mengelola penggajian karyawan. Sistem informasi penggajian pada perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaanya. Dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya dan penyediaan informasi sebagai pengawasan. Menurut Mulyadi (2001 : 385-386) prosedur yang membentuk sistem informasi penggajian adalah : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3. Prosedur distribusi biaya gaji. 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar . 5. Prosedur pembayaran gaji. Dari uraian tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk atau bagian administrasi. Pemcatatan ini diselenggarakan untuk membentuk apakah karyawan dapat mendapat gaji penuh atau dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan kehadiran. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. 3. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang memanfaatkan tenaga kerja, dengan tujuan sebagai pengendalian biaya. 4. Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menggunakan cek ke bank dan memasukkan uang tersebut kedalam amplop gaji dan upah.
2.3.1. Informasi yang Digunakan oleh manajemen Informasi yang dibutuhkan manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : 1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi bahan perusahaan selama periode akuntansi tertentu. 2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. 3. Jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan selama periode akuntansi tertentu. 4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
2.3.2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam Sistem akuntansinpokok yang digunakan untuk melaksanakan penggajian yaitu : 1. Dokumen Pendukung Perubahaan Gaji. Dokument-dokument yang ada pada umumnya dikeluarkan oleh fungsi personalia adalah berupa surat-surat keputusan yang berhubungan dengan
karyawan, seperti surat pengangkatan pegawai baru, surat kenaikan pangkat, pemberhentian sementara atau skorsing, pemutasian, dan lainnya. Tindasan dari dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuat dan penghitungan daftar gaji. 2. Kartu Jam Hadir. Kartu ini merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktuuntuk mencatat waktu kehadiran pegawai di kantor yang dapat daftar hadir biasa maupun kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu Jam Kerja. Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh para tenaga kerja langsung pabrik dalam mengerjakan pekerjaannya. Dokumen ini diisi oleh mandor dan diserahkan kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk dasar distribusi biaya upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. 4. Daftar gaji dan Upah Adalah dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah tiap karyawan, dikurangi dengan potongan-potongan seperti PPh pasal 21, atau karyawan iuran organisasi dan lainnya. 5. Rekap daftar Gaji dan Upah Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Jumlah didalamnnya biasanya ditotal dan dibukukan ke dalam buku besar tiap bulannya. 6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan gaji dan upah dalam kegiatan yang terpisah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap pegawai mengenai rincian gaji dan upah dan diterima nya beserta mengenai beban yang berupa potonganpotongan.
7. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah diserahkan kepada tiap karyawan dalam sebuah amlpop gaji dan upah. Pada halaman muka amplop gaji dan upah berisi informasi mengenai nama, nomor identifikasi dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tersebut. 8. Buku Kas Keluar Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi pencatat uang kepada fungsi pembayaran gaji didasarkan pada informasi dalam daftar gaji.
2.3.3. Fungsi yang Terkait Sistem akuntansi penggajian melibatkan beberapa orang dengan harapan agar penggajian tidak dilakukan atau hanya terpusat pada satu bagian saja. Bagian atau fungsi-fungsi yang terkait dalam sitem akuntansi adalah : 1. Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari pagawai baru, menyeleksi, menempatkan, dan membuat surat keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak pegawai dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama periode tertentu. 4. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji dan upah (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
5. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan upah karyawan.
2.4.
Sistem Pengendalian Internal Sistem Pengendalian Internal dan sitem informasi akuntansi merupakan
alat pengendalian intern bagi pimpinan dan kedua alat ini harus selalu berjalan bersama-sama dalam perusahaan. Tidak mungkin suatu perusahaan yang telah melaksanakan sistem informasi akuntansi dengan baik tanpa memiliki sitem pengendalian intern yang baik pula karena salah satu tujuan sistem adalah meningkatkan sistem pengendalian internal. Dengan kata lain sistem informasi akuntansi serta berbagai metode dan prosedur yang berlaku harus mendukung sistem pengendalian internal.
2.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Pengertian pengendalian intern menurut AICPA (American Institute of certified public) dalam buku yang ditulis oleh La Midjan dan Azhar Susanto yang berjudul
Sistem Informasi Akuntansi
(2001 : 58) adalah sebagai
berikut : Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisien usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan . Sedangkan Mulyadi (2001 : 163) memberikan definisi tentang Sistem Pengendalian Internal sebagai berikut : Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi dan segala cara serta tindakan dalam suatu perusahaan yang terkoordinir dengan tujuan untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisien operasi serta mendorong ketaatan terhadap kebijakankebijakan yang telah digariskan oleh perusahaan .
Pengertian sistem pengendalian internal menurut COSO yang dikutip Bodnar dan Hopwood (2001:182) adalah sebagai berikut : Internal control is a process effected by an entity s board of directors, management, and other personel designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of object tire in the following categories : (a) Reliability of financial reporting, (b) effectiveness and effeciency of operations, and (c) compliance with applicable laws and regulations . Definisi diatas menjelaskan bahwa pengendalian internal adalah suatu proses yang dilakukan oleh dewan direksi, manajemen, dan orang-orang lain yang dirancang untuk memberikan jaminan secara wajar dari tujuan dalam kategori sebagai berikut : (a) Keandalan laporan keuangan, (b) Efektivitas dan efesiensi operasi-operasi, dan (c) Kepatuhan terhadap hukum-hukum dan peraturanperaturan. Maksud dari definisi-definisi tersebut diatas adalah bahwa pengendalian intern meliputi semua tindakan atau cara-cara yang ditetapkan untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan dari tindakan yang merugikan, memeriksa ketepatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisien operasi, serta mendorong dipatuhinya setiap kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
2.4.2. Tujuan Sistem Informasi Internal Tujusn Sistem Pengendalian Internal Menurut COSO adalah sebagai berikut : 1. Efisiensi dan efektivitas operasi. 2. Penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya. 3. Ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku. Uraian dari tujuan Sistem Pengendalian Internal diatas adalah sebagai berikut : 1. Efisiensi dan efektivitas operasi Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur pengendalian biaya melalui penyusunan anggaran (budget) biaya standar tersebut akan
menjadi alat ang efektif untuk mengendalikan biaya denga tujuan akan menciptakan efisiensi. 2. Penyajian Laporan Keuangan yang dapat dipercaya Informasi yang dihasilkan oleh bagian akuntansi dalam bentuk laporan keuangan yang berisi informasi akuntansi keuangan dan laporan manajemen harus dapat dipercaya tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenarannya. 3. Ketaatan terhadap undang-undang dan aruran yang berlaku Kebijakan pemerintah yang ditetapkan dengan undang-undang dan kebijaksanaan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan juga merupakan alat pengendalian yang penting didalam perusahaan yang ditaati dan dijalnkan oleh setiap karyawan. Sedangkan tujuan Sistem Pengendalian Internal menurut Mulyadi (2001 : 163) adalah sebagai berikut : 1. Menjaga keamanan harta milik organisasi. 2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. 3. Menjaga Efesiensi dalam Operasi. 4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Tujuan pengendalian internal yang dijalankan oleh perusahaaan untuk menghindari penyimpangan atau penyelewengan seperti yang dikemukakan oleh Bodnar (2001:183), tujuan pengendalian internal adalah : 1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reability of financial reporting 3. Compliance with applicable law and regulations Jadi pengendalian internal dapat dikatakan memadai apabila dapat mencapai tujuan sebagai berikut : 1. Karena laporan keuangan yang diasersikan oleh manajemen bukan hanya untuk pihak manajemen sendiri tetapi juga untuk pihak luar perusahaan, maka manajemen mempunyai tanggung jawab secara
hukum maupun profesional untuk meyakinkan bahwa informasi tersebut sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2. Selain hal diatas uunutk meningkatkan keandalan data serta catatan akuntansi dalam bentuk laporan bentuk keuangan dan laporan manajemen sehingga tidak menyesatkan pemakai laporan tersebut dan dapat diuji kebenarannya. 3. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari semua operasi perusahaan, sehingga dapat mengendalikan biaya yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi. Pengendalian internal dalam suatu organisasi atau perusahaan sudah selayaknya mendorong usaha penggunaan
sumber
daya
secara
efektif
dan
efisien,
untuk
mengoptimalkan tujuan perusahaan. Pengendalian internal mendorong efektivitas organisasi artinya harus bisa membantu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengendalian internal mendorong efisiensi artinya dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut sesuai dengan kebutuhan dan seimbang dengan manfaat yang akan diperoleh. 4. Salah satu hal yang penting dari efisiensi dan efektifitas operasi adalah penyediaan informasi yang akurat untuk para pembuat keputusan internal. Hal penting lainnya dari efisieinsi dan efektivitas adalah untuk melindungi aktiva dan catatan atau dokumen-dokumen. Aktiva fisik perusahaan dapat dicuri, disalah gunakan atau dirusak apabila aktiva tidak dilindungi oleh pengendalian yang cukup. Demikian juga dengan aktiva non fisik seperti piutang, dokumen penting (kontrak, buku besar, jurnal). 5. Untuk meningkatkan kepatuhan karyawan tehadap hukum dan peraturan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Kebijakan pimpinan yang telah diterapkan merupakan alat pengendalian dari berbagai kegiatan perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap unit organisasi.
2.4.3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal Unsur pengendalian menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 60) adalah sebagai berikut : 1. Adanya Struktur Organisasi yang Menggambarkan Pemisahan Fungsi. 2. Sistem Pemberian Wewenang dan Prosedur Pencatatan. 3. Unsur Pelaksanaan yang Sehat dan Wajar. 4. Unsur Kualitas Pegawai. 5. Bagian Pengawasan Internal. Dari uraian tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Adanya struktur organisasi yang menggambarkan pemisahaan fungsi pekerjaan yang tepat Setiap petugas atau pejabat tidak boleh melakukan pekerjaan sendiri untuk semua tahap dari rangkaian pekerjaan. Pemisahan fungsi merupakan dasar terciptanya sistem pengendalian intern. Penggabungan fungsi memperoleh sistem pengendalian intern malahan akan mengundang terjadinya Fraud (kecurangan). Adanya pemisahan fungsi, berbagai bagian hanya akan melaksanakan fungsinya sesuai wewenang dan tanggung jawab masingmasing. Dengan adanya pemisahan fungsi yang menggambarkan adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab, akan mempermudah menciptakan kegiatan internal cek dengan tepat 2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan Salah satu cara untuk pengendalian harta, utang, pendapatan dan biaya adalah dengan pemberian wewenang dengan batas-batas kewajaran yang telah ditetapkan. Semua pejabat yang berada pada struktur organisasi, khususnya yang memegang fungsi kekuasaan, hanya dapat melaksanakan wewenang
yang
menyangkut
pengelolaan
kekayaan
perusahaan,
pendapatan dan biaya dengan fungsinya. Dipihak lain setiap transaksi harus dilaksanakan melalui sistem dan prosedur yang telah ditetapkan termasuk sistem dan prosedur pencatatan atas berbagai dokumen yang menggambarkan adanya tindakan persiapan, pemeriksaan dan persetujuan yang dilaksanakan dan diproses oleh masing-masing bagian dan
menghasilkan berbagai informasi dan tindakan internal cek yang dibutuhkan. 3. Unsur pelaksanaan yang wajar Dalam hal ini sistem dan prosedur yang telah ditetapkan seyogyanya ditaati oleh setiap petugas didalam perusahaan. Pemisahan fungsi diantara berbagai petugas tersebut kalau tepat sering menjadi penghalang dan kaku sehingga
memperlambat
berbagai
transaksi.
Kerjasama
perlu
dikembangkan tetapi pada batas-batas yang sehat sehingga tidak mengarah pada collusion yang dapat merugikan perusahaan. Agar dapat diharapkan setiap petugas yang terlibat dalam sistem dan prosedur melaksanakan tugasnya perlu kiranya bagi mereka ditumbuhkan perasaan memiliki (sense of belonging) yang pada akhirnya mendorong mereka memiliki perasaan turut berpartisipasi (sense of participation), rasa turut bertanggung jawab (sense of responsibility) dan rasa turut mengamankan (sense of security). Semua rasa ini akan dicapai apabila karyawan merasa tergantung kehidupan masa depannya pada perusahaan, untuk menjamin perlu dikeluakan berbagai peraturan yang dapat mendorong dilakukannya praktek yang sehat berdasarkan surat keputusan direksi. 4. Unsur kualitas pegawai Sistem pengendalian internal hanya akan berfungsi dengan baik apabila petugas yang melaksanakantugasnya memiliki kecakapan berdasarkan pengalaman dan pendidikan yang sesuai dengan tugasnya. 5. Bagian pengawasan intern (Internal Auditing) Bagian pengawasan intern selain berfungsi untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan antara lain dengan pemeriksaan fisik, mengevaluasi peraturan-peraturan yang berlaku, juga mempunyai peranan utama untuk menilai apakah sistem dan prosedur yang sekarang berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya dan situasi yang berkembang saat ini. Pengawasan intern sangat penting perananya, untuk sedapat mungkin mencegah kemungkinan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan
dengan melakukan tindakan pengawasan yang dilakukan secara terus menerus baik melalui laporan ataupun memalui pemeriksaan fisik. Sedangkan Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO yang dikutip Bodnar dan Hopwoood (2001:183) memiliki lima komponen sebagai berikut : An organization internal control process consist of five - element: the control environtment, risk asessment, control activities, information and communication, and monitoring . Ke lima komponen pengendalian internal tersebut secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personil tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian internal, yang membentuk disiplin dan struktur, faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas, antara lain : a. Integritas dan nilai etika ( integrity and ethical values) Efektivitas pengendalian internal bersumber dari diri orang yang mendesain
dan
melaksanakannya.
Pengendalian
internal
yang
memadai desainnya, namun dijalankan oleh orang yang tidak menjunjung tinggi tidak terwujudnya tujuan pengendalian internal. Oleh karena itu, tanggung jawab manajemen adalah menjunjung tinggi nilai integritas yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau telah menjadi komitmennya. Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, manajer juga dituntut untuk mendasarkan pasa etika bisnis. Nilai integritas dan etika bisnis tersebut dikomunikasikan oleh manajer melalui personal behavior dan operational behavior. Melalui personal behavior, manajer mengkomunikasikan nilai integritas dan etika melalui tindakan individual mereka, sehingga nilainilai tersebut dapat diamati oleh karyawan entitas. Melalui operational
behavior,
manajer
mendesain
sistem
yang
digunakan
untuk
membentuk perilaku yang diinginkan, yang berdasarkan nilai integritas dan etika. b. Komitmen terhadap kompetensi (commitment to competence) Untuk mencapai tujuan entitas, personil disetiap tingkat organisasi harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan kterampilan yang diperlukan, dan paduan antara kecerdasan, pelatihan dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi. c. Dewan Komisaris dan Komite Audit (Board of Directors or committee participation) Untuk mencaiptakan independensi auditor, perusahaan-perusahaan yang go-public sebaiknya wewenang penunjukan auditor dari tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite audit. Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen. d. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi (management philosophy and operating style) Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic believe) yang menjadi sumber parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilaksanakan. e. Struktur Organisasi (Organization Structure) Struktur
organisasi
memberikan
kerangka
untuk
perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian suatu entitas mencakup pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab didalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
f. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab (assigement of authorithy and responsibility) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut pengembangan struktur organisasi. Dengan pembagian
wewenang
yang
jelas
organisasi
akan
dapat
mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi. Di samping itu pembagian wewenang yang jelas akan memudahkan pertanggungjawaban komunikasi sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. g. Kebijakan dan prosedur kepegawaian (Human Resource Policies And Practies) Karyawan
merupakan
unsur
yang
paling
penting
dalam setiap
pengendalian internal. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Pengendalian internal yang baik tidak akan menghasilkan informasi keuangan yang andal jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur.
BAB III OBJEK DAN METODE TUGAS AKHIR
3.1.
Objek Tugas Akhir
