BAB II BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Akuntansi Pada perusahaan yang tergolong dalam perusahaan besar pimpinan perusahaan mulai dapat merasakan perlunya fungsi informasi akuntansi hal ini disebabkan oleh semakin meningkatnya aktivitas perusahaan dan semakin kompleksnya kegiatan perusahaan sehingga tugas manajer dan pimpinan perusahaan semakin banyak dituntut ketahanan fisik dan mental juga kemampuan intelektual yang tinggi. Sistem akuntansi disusun untuk dapat menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi pihak dalam maupun pihak luar perusahaan. Kegunaan bagi pihak perusahaaan yaitu untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan, sedangkan bagi pihak luar yaitu kreditur, calon investor, dan kantor pajak sesuai dengan kepentingan masing-masing.
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi yang dijalankan oleh perusahaan adalah untuk meningkatkan informasi bagi pihak manajemen. Adapun pengertian sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2001:30) adalah sebagai berikut ; “Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan”.
7
8
Menurut Nugroho Widjajanto (2001:11) adalah sebagai berikut ; “Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan peralatannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang di desain untuk mentranformasikan data keuangan yang menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.
2.1.3 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur-unsur sistem informasi akuntansi sangatlah penting dalam suatu perusahaan karena tujuan sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan jika tanpa memiliki unsur-unsur sistem informasi akuntansi maka tidak mungkin tercapai. Menurut Mulyadi (2001:15) unsur sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut; “Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal buku besar, dan buku pembantu buku serta laporan-laporan unsur-unsur sistem informasi akuntansi”. yang disimpulkan sebagai berikut : 1. Formulir-formulir yang digunakan untuk mencatat berbagai transaksi pada saat terjadi. 2. Buku-buku catatan, yang dimaksud disini adalah jurnal yang merupakan catatan akuntansi pertama serta buku besar dan buku pembantu yang merupakan catatan akuntansi terakhir. 3. Prosedur-prosedur adalah urutan pekerjaan yang menerbitkan beberapa bagian dalam perusahaan yang disusun untuk menjamin keseragaman penanganan transaksi yang berulang-ulang. Prosedur harus berurutan dan saling berkaitan satu sama lainnya.
9
4. Alat yang digunakan untuk melakukan pencatatan dan pengolahan data saling berhubungan, merupakan bahan-bahan informasi dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan baik intertn maupun ekstern. Dalam mencapai tujuan perusahaan sistem informasi mengolah sejak dari transaksi, data, dokumen diproses dalam berbagai catatan akuntansi dengan informasi disajikan dalam bentuk laporan keuangan, juga merancang pengambilan keputusan dan pengawasan.
2.1.4 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan harus direncanakan yang dapat tercapai yang harus disesuaikan dengan keadaan perusahaan yang bersangkutan. Menurut Mulyadi (2001:19-20), tujuan sistem informasi akuntansi di dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegunaan usaha baru. 2. Memperbaiki informasi yang diberikan oleh suatu dalam hal kualitasnya, ketepatan waktu dan struktur informasi tersebut. 3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan internal cek yakni untuk memperoleh informasi yang dapat diandalkan serta memberikan catatancatatan yang lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan untuk menjadi kekayaan perusahaan. 4. Mengurangi biaya administrasi dan pencatatan.
10
Sistem informasi akuntansi mempunyai tugas utama yaitu mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi yang terstruktur yang tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya, dan secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti yang berguna.
2.2 Pengertian Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Lebih rinci lagi, kebijakan dan prosedur yang digunakan secara langsung dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat serta menjamin ditaatinya atau dipatuhinya hukum dan peraturan, hal ini disebut pengendalian internal, atau dengan kata lain bahwa pengendalian internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang handal serta menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.
11
2.2.1 Tujuan Pengendalian Internal Tujuan pegendalian internal adalah menjamin manajemen perusahaan agar: •
Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat tercapai.
•
Laporan keungan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya.
•
Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
Pengendalian internal dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian internal dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.
2.2.2Elemen-elemen Pengendalian Internal Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian internal yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment),
Prosedur
Pengendalian
(Control
Procedure),
Pemantauan
(Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication). 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan
pengendalian
perusahaan
mencakup
sikap
para
manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan
12
pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian internal yang lain. Linkungan pengendalian terdiri dari 7 faktor yaitu : 1) Integritas dan nilai-nilai etis. 2) Komitmen terhadap kompetensi. 3) Partisipasi dewan direksi dan komite audit. 4) Gaya oprerasi dan filosofi audit. 5) Struktur organisasi. 6) Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia dan aplikasinya. 2. Penilaian Resiko (Risk Assesment) Semua organisasi memiliki resiko, dalam kondisi apapun yang namanya resiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu resiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. 3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure) Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau
13
mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut: •
Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
•
Pelimpahan tanggung jawab.
•
Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
•
Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.
4. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian internal dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi. Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internalal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian internal. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian internal sebagai bagian dari auditor atas laporan keuangan. 5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian internal perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan monitoring
14
diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
2.3 Proses Produksi Demi terlaksananya proses produksi dengan baik dalam suatu perusahaan maka faktor-faktor pendukung yang berupa bahan-bahan yang diproduksi, mesin dan peralatan yang digunakan, juga tenaga kerja serta lokasi perusahaan yang menentukan efisiensi dari suatu proses produksi juga tergantung dari dapat atau tidaknya perusahaan menjalankan pengawasan penggunaan bahan baku, peralatan, dan biaya tidak langsung lainnya selama menjalankan proses produksi.
2.3.1 Pengertian Proses Produksi Proses
produksi
merupakan
catatan,
metode,
maupun
teknik
penyelenggaraan atau pelaksanaan dari suatu perubahan bahan baku menjadi barang jadi atau barang selesai. Pengertian proses produksi menurut Sofjan Assuari (1999:11) adalah sebagai berikut :
15
“Proses produksi adalah cara metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang dan jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan-bahan, dan dana) yang ada keterkaitannya dengan masalah pelaksanaan sistem akuntansi proses produksi tersebut adalah apa saja masukan proses produksi tersebut dan keluaran apa saja yang dapat dihasilkan oleh perusahaan itu dengan penyelenggaraan proses produksi dalam perusahaan yang bersangkutan”.
2.3.2 Jenis-Jenis Proses Produksi Bagi pihak yang terkait dalam kegunaan proses produksi harus mengetahui jenis-jenis proses produksi yang akan diterapkan dalam suatu perusahaan. dari berbagai jenis proses produksi dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Jenis proses produksi Contoh : pada perusahaan kontruksi, Kapal, Mobil, Roll Royce, dan Furniture. Diproduksi atas dasar pesanan, sifat jenis produksi itu adalah terputus-putus artinya dari proses produksi dan hasil yang telah selesai mungkin tidak akan di ulang lagi. 2. Jenis proses produksi masa Contoh : pertamina, industri tekstil, pabrik cat, pabrik tepung terigu, dan lain-lain. 3. Jenis proses produksi seri satuan Contoh : pada perusahaan kontraktor perumahan yang memproduksi rumah type A dan B. 4. Jenis proses produksi seri masa Contoh : motor honda type GL diproduksi 10.000 unit setahun kemudian
16
tidak diproduksi lagi. Dari berbagai jenis proses produksi yang di uraikan diatas dapat disimpulkan bahwa perbedaan dari keempat jenis proses produksi tersebut adalah terletak pada jumlah dan variasi dari produk yang dihasilkan.
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Proses Produksi Penerapan sistem informasi akuntansi bagi proses produksi dimaksudkan agar pimpinan memperoleh data mengenai seluruh kegiatan proses produksi guna pengendalian perusahaan khususnya mengenai jumlah produksi. Sistem informasi akuntansi proses produksi adalah sistem dan prosedurprosedur serta pencatatan terhadap kegiatan proses produksi sejak pemakaian, penerimaan bahan, biaya tambahan selama proses produksi berlangsung sampai penyimpanan barang jadi. Peranan sistem informasi akuntansi, sangat penting dalam pelaksanaan proses produksi suatu perusahaan kuantitatif dari seluruh proses produksi, maka dokumen yang tiap hari masuk di pertamina keadaan seperti laporan-laporan proese produksi bon-bon pengantar-pengantar, surat-surat penyerahan dan sebagainya harus dicocokkan satu sama lain direkapitulasi dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat dibuat laporan produksi yang disampaikan kepada pimpinan perusahaan.
17
2.4.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Proses Produksi Menurut Azhar Susanto (2001:216) mengemukakan sistem informasi akuntansi proses produksi diperlukan untuk menangani beberapa hal sebagai berikut : 1. Proses produksi menyangkut masalah perubahan bentuk yang akan menghilangkan sifat asal bahan, sehingga kurang ditata sistem informasi akuntansi proses produksi yang baik akan menyebabkan kerugian. 2. Kurang ditata sistem informasi akuntansi proses produksi yang baik akan menciptakan ketidak efisienan. 3. Kurang desain sistem informasi akuntansi proses produksi yang memadai akan menyebabkan hasil produksi yang tidak akan selesai pada waktunya sehingga mengganggu ben efiditas perusahaan. 4. Sebagian besar kekayaan perusahaan tertanam barang dalam proses produksi karena itu perlu diamankan dan dikendalikan untuk mencapai efisien baik hasil produksi maupun biaya. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem akuntansi proses produksi adalah sebagai berikut : 1. Menghindarkan kerugian, karena perubahan bentuk dari bahan baku menjadi barang jadi menghilangkan sifat asal bahan baku sehingga memudahkan terjadinya pencarian bahan baku. 2. Untuk menghindarkan ketidakefisienan, karena proses produksi tidak langsung yang akan menentukan kuantitas hasil produksi dan harga pokok proses produksi.
18
2.4.2Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Proses Produksi Unsur-unsur
sistem
informasi
akuntansi
proses
produksi
akan
dikemukakan di bawah ini yang meliputi unsur-unsur sebagai berikut : 1. Dokumen atau formulir Formulir merupakan unsur pokok yang digunakan untuki mencatat semua transaksi yang terjadi. Formulir sering juga disebut dengan istilah dokumen, karena dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini dengan transaksi yang terjadi dalam organisasi dan organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi yang dicatat pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. 2. Catatan Biasanya diisi dan bersumber dari catatan untuk pelengkap yang tidak digunakan untuk mencatat lebih lanjut dan disebut register misalnya kas gudang, kas pegawai, dan sebagainya. Sedangkan catatan untuk bahan pencatatan buku besar, dan kartu persediaan. 3. Prosedur Proses produksi yang berlaku di sebuah perusahaan belum tentu sama dengan yang berlaku di perusahaan lainnya. Biasanya suatu perusahaan yang ada selalu mengikuti prosedur rutin. Proses produksi meliputi tahap-tahap sebagai berikut : 1) Prosedur perencanaan produksi 2) Prosedur permintaan bahan 3) Prosedur pengawasan produksi
19
4) Prosedur pencatatan hasil produksi 4. Alat Merupakan alat-alat yang digunakan untuk melakukan pencatatan, seperti mesin Tulis, mesin hitung, dan komputer untuk menghasilkan lapangan. 5. Laporan Laporan merupakan suatu keluaran sistem informasi akuntansi, suatu lapangan yang efektif bagi para manajer harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut : a. Relevansi: suatu lapangan harus membantu seorang atau lebih manajer dalam memenuhi tanggung jawab utamanya dalam hal pengarahan perencanaan atau pengendalian operasi serta penggunaan sumber daya yang berkaitan dengan hal itu. b. Kepadatan: laporan harus menghilangkan semua rincian yang tidak perlu dan tidak relevan. c. Diskriminasi yang memadai: meskipun laporan hartus padat, laporan menyembunyikan rincian yang diperlukan. d. Lingkup yang tepat: laporan harus mencakup lingkup yang berkaitan dengan tangung jawab yang akan menerima laporan itu. e. Dapat dipahami: suatu laporan harus menyajikan informasi yang jelas dan siap dipakai. f. Ketepatan waktu: laporan harus dterbitkan secara tepat waktu untuk memungkinkan manajer melakukan tindakan yang efektif.
20
2.5 Perencanaan dan Pengendalian Proses Produksi Perencanaan dan pengendalian proses produksi merupakan kegiatan pengkoordinasian dari bagian-bagian yang ada dalam proses produksi merupakan usaha manajemen untuk menetapkan dimuka, dasar dari arus bahan dan prosesnya, sehingga menghasilkan produk yang dibutuhkan dengan biaya yang seminim mungkin.
2.5.1 Perencanaan Proses Produksi Definisi perencanaan proses produksi menurut Sofjan Assauri (1999:25), adalah sebagai berikut: “Perencanaan proses produksi adalah perencanaan dan pengorganisasian sebelumnya mengenai orang-orang, bahan-bahan, mesin, dan peralatan lainnya serta modal yang diperlukan untuk memproduksi barang-barang pada suatu periode tertentu di masa depan sesuai dengan yang diperlukan atau yang direncanakan berdasarkan rencana-rencana yang telah disusun”. Tujuan perencanaan proses produksi meliputi : •
Untuk mencapai tingkat keuntungan (profit) tertentu
•
Untuk menguasai pasar tertentu, sehingga hasil atau hasil output perusahaan tetap mempunyai pangsa pasar (market share) tertentu.
•
Untuk mengusahakan dan mempertahankan agar perusahaan dapat bekerja pada tingkat efisien tertentu.
•
Untuk mengusahakan agar pekerjaan dan kesempatan kerja yang sudah ada pada tingkatnya dapat berkembang. Hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan proses produksi
21
a. Kapan kegiatan produksi dimulai dan berapa banyak pekerjaan yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi tersebut. b. Menentukan alat-alat dan perlengkapan yang diperlukan dalam proses produksi.
2.5.2 Pengendalian Proses Produksi Sofjan Assauri (1999:11) mendefinisikan pengendalian proses produksi sebagai berikut: “Pengendalain proses produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas pekerjaan, pengelolaan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan terlebih dahulu dapat dicapai dengan efektif dan efisien”. Ada dua jenis utama pengendalian proses produksi yang dibedakan berdasarkan pada jenis proses produksinya, yaitu : 1) Flow control Pengendalian arus atau flow adalah pengendalian produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pengerjaan. Pada pengendalian ini dibutuhkan suatu tingkat hasil (output) yang agak tetap atau konstan. Oleh karena itu flow control ini dijalankan pada produksi yang terus-menerus (continous) dimana bahan-bahan yang digunakan adalah mesin khusus (special machine purpose) serta hasil produksinya mempunyai kesatuan dan jenis gaya yang sama dalam waktu tertentu.
22
2) Order control Order control atau pengendalian pesanan adalah pengendalian produksi yang dilakukan terhadap produk yang dikerjakan tersebut sesuai keinginan si pemesan baik pemesan bentuk, jenis, dan kuantitasnya. Pada pengendalian ini, tiap-tiap produk pesanan harus dipisahkan dari produk pesanan yang lain, dimana tiap-tiap pesanan mempunyai nomor pesanan (ordernya) sendiri. Oleh karena itu order control ini dijalankan pada produksi yang proses produksinya terputus-putus dimana mesin-mesin yang diinginkan adalah mesin serba guna (general purpose) dan barangbarang yang diproduksi mempunyai jenis dan kebutuhan yang berubahubah dengan pesanan.
2.6 Akuntansi Biaya Proses Produksi Tujuan akuntansi biaya dalam proses produksi adalah menentukan harga pokok produksi. Untuk menentukan harga pokok dengan teliti perlu dipahami proses pembuatan produk. Dalam menghitung biaya-biaya produksi akuntansi biaya harus dapat mengikuti proses pengololaan bahan baku menjadi produk jadi.
2.6.1 Metode Pengumpulan Harga Pokok Pengumpulan harga pokok sangat diperlukan oleh cara produksi. Cara memproduksi produk dapat dibagi menjadi dua yaitu : 1. Memproduksi atas dasar pesanan yang dtierima dari pihak luar.
23
2. Memproduksi berdasarkan produksi masa untuk memenuhi persediaan gudang. Oleh karena itu metode pengumpulan biaya produksi pada dasarnya dapat dibagi menjadi : 1) Metode harga pokok pesanan Metode harga pokok pesanan adalah cara penentuan harga pokok dimana biaya-biaya produksi dikumpulkan untuk sejumlah produk tertentu dan untuk memenuhi pesanan dengan jumlah satuan produk dalam pesanan yang bersangkutan. Total biaya produksinya antara lain terdiri dari:biaya bahan baku, biaya tenaga kerja (langsung dan tidak langsung) dan biaya overhead pabrik. Total biaya produksi = Harga pokok persatuan produk Jumlah satuan yang dipesan 2) Metode harga pokok produksi Metode harga pokok produksi adalah cara menentukan harga produk yang di bebankan biaya-biaya produk selama periode tertentu kepada proses atau kegiatan produksi dan pembagian sama rata kepada produk yang dihasilkan dalam periode tertentu dan harga pokok produksi persatuan produk yang dihasilkan dengan cara membagi total biaya produksi untuk periode tersebut dengan jumlah yang dihasilkan dalam periode yang bersangkuta. Biaya produksinya antara lain : Biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik. Biaya produksi yang dikeluarkan
24
selama periode tertentu = harga pokok produk persatuan jumlah produk yang dihasilkandalam periode yang bersangkutan
