1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifan, dan keefesienan dalam bekerja. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya. Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat menambah gairah kerja karyawan dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peranan dan suasana kantor sangat mendukung efektifitas kerja karyawan yang bekerja dikantor tersebut. Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk menempatkan perkakas, bahanbahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan-tumpukan kertas, kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.
1 Universitas Sumatera Utara
2
Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam rangka memperlancar tugas maupun aktifitas kerja disegala bidang. Dengan demikian kantor merupakan tempat diselenggarakannya aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan diberbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan mendistribusikan (mengumpulkan) informasi (Sukoco, 2007). Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman dan leluasa serta bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti 2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk saran untuk para karyawan yang ada dikantor tersebut. Penataan letak kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat meningkatkan efesiensi kerja dan hasil kerja yang maksimal. Dimana, penataan ruang yang baik dan jelas menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. Fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan fasilitas tersebut tidak akan dirasakan manfaatnya bagi kantor. Oleh sebab itu maka diperlukan adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan kantor dengan suasana yang nyaman, teratur, aman dengan fasilitas yang memang diperlukan oleh kegiatan kantor tersebut.
Universitas Sumatera Utara
3
Departemen Manajemen merupakan salah satu departemen yang ada di Fakultas Ekonomi USU. Dimana penataan ruang yang baik dibutuhkan pada Departemen Manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu dosen dan mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar. Pada Departemen Manajemen USU tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen sekretaris departemen dibuat ruangan berkamar dan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka. Sedangkan ruangan dosen pada saat ini sedang direnovasi yang rencananya akan dibuat terbuka. Dengan menggunakan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga mahasiswa dapat lebih mudah dalam pengurusan akademik dan administratif, seperti pengurusan seminar, transkip nilai, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS) bisa langsung berhubungan dengan pegawai-pegawainya. Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU prinsip tata ruang kantor belum dilakukan sepenuhnya. Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan peralatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya. Pegawai juga tidak dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan. Perkakas dan peralatannya juga kurang memadai. Seperti lemari untuk menyimpan arsip, sampul arsip (folder), sekat (guide), map dan filling cabinet masih kurang sehingga tidak jarang ditemukan arsip yang bertumpuk-
Universitas Sumatera Utara
4
tumpuk dimeja pegawainya. Hal ini mengakibatkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan mengakibatkan kehilangan arsip. Tetapi Departemen Manajemen sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikan rupa sehingga tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak disuka dan kesatuan perlengkapan yang gaduh sudah dipisahkan, sehingga tercapai efesiensi kerja para pegawainya. Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan, maka penulis tertarik dengan judul Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektifitas Kerja Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
B. Perumusan Masalah “Bagaimana Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU?”.
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Para Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : a. Bagi Organisasi : Sebagai bahan masukan dalam mengambil langkah pada masa yang akan datang. Bahwa tata ruang kantor dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai dan mencapai tujuan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
5
b. Bagi Penulis : Sebagai bahan tambahan pengetahuan manajemen perkantoran tentang tata ruang dan efektifitas kerja pada kantor. c. Bagi Pihak Lain : Sebagai bahan masukan dan tambahan wawasan tentang tata ruang kantor.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Dan dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penulisan dengan manajemen yang baik, supaya Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
No
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Minggu I Minggu II
Minggu III Minggu IV
Dalam kegiatan pengumpulan data ini dilakukan riset selama dua minggu dimulai tanggal 21 Februari sampai dengan 5 Maret 2011 di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
Universitas Sumatera Utara
6
F. Sistematika Penulisan BAB I
: PENDAHULUAN Dalam Bab ini dijelaskan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, rencana dari jadwal kegiatan dan sitematika penulisan BAB II
: PROFIL INSTANSI
Profil instansi yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja organisasi dan rencana kegiatan. BAB III
: PEMBAHASAN
Pada Bab ini membahas mengenai pengertian tata ruang kantor dan Peranan Tata Ruang Kantor pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU. BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Tata Ruang Kantor pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU. Penulis memberikan saran yang
bermanfaat bagi instansi secara khusus dan pada
pembaca pada umumnya.
Universitas Sumatera Utara
