BAB I PENDAHULUAN. salah jika era sekarang disebut sebagai era informasi. Akibat kemajuan teknologi

BAB I PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Masalah

Perkembangan masyarakat di dunia termasuk Indonesia pada masa sekarang ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi, sehingga tidak salah jika era sekarang disebut sebagai era informasi. Akibat kemajuan teknologi tersebut menghasilkan berbagai produk yang canggih, yang termasuk didalamnya teknologi informasi. Dengan teknologi informasi tersebut banyak hal yang membantu berbagai aktivitas pemerintah, swasta bahkan masyarakat itu sendiri. Dewasa ini dalam meningkatkan kerjanya baik dari segi ilmu pengetahuan, teknologi dan pengolahan data, orang lebih cenderung menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam memecahkan segala permasalahan yang dihadapi. Di Indonesia sektor teknologi ini dimasukkan dalam salah satu rangkaian program-program pembangunan yang ditujukan untuk meningkatkan kemampuan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan dan prioritas pembangunan. Program Nasional ini dilatarbelakangi oleh keinginan untuk melaksanakan amanat Undang-Undang Dasar 1945 dalam perlindungan anak, khususnya pencatatan kelahiran sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak dan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.

1

2

Saat ini masih banyak anak Indonesia yang identitasnya tidak tercatat baik dalam dokumen kependudukan maupun dalam Akta Kelahiran maka dari pada itu perlu pendataan ulang kepada masyarakat. Dalam hal ini Pada pelaksanaan pelayanan masyarakat khususnya di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang, pedoman pencatatan kelahiran merupakan penjabaran norma, kaidah dan ketentuan penyelenggaraan pencatatan sipil yang didasarkan pada

Undang-Undang

Nomor

23

Tahun

2006

tentang

Administrasi

Kependudukan beserta peraturan pelaksanaannya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 tentang persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran penduduk dan Pencatatan Sipil yang disusun dalam bentuk yang mudah dibaca, dicerna dan dilaksanakan oleh para petugas pelaksana di daerah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dibidang pencatatan kelahiran. Dalam Bagan Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang terdapat 3 kepala bidang di antaranya kepala bidang Pencatatan Sipil yang menangani masalah pencatatan sipil diantaranya pembuatan akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, lapor kelahiran, lapor kematian, dan penyimpanan arsip serta register akta dengan sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan klasifikasi penataan. Kotak arsip yang telah diisi arsip registrasi akta dan telah diberi label, nomor dan disimpan pada Gedung penyimpanan arsip perlu memperhatikan tata

3

ruang dan lokasi, karena akan berpengaruh terhadap prinsip dasar penyimpanan arsip, yakni murah, luas, aman dan mudah untuk diakses. Berdasarkan hal tersebut diatas penulis tertarik untuk mengangkatnya dalam sebuah Skripsi yang berjudul “SISTEM PENGARSIPAN KATALOG DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA TANJUNGPINANG“. 1.2

Identifikasi Masalah

Dari penjelasan latar belakang masalah maka penulis dapat menyimpulkan beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Proses penyimpanan arsip register pencatatan akta kelahiran masih dilakukan secara manual sehingga menimbulkan kesulitan dalam pencarian arsip-arsip maupun dokumen-dokumen akta kelahiran yang dibutuhkan secara cepat. 2. Dibutuhkannya penyusunan dan penataan kembali gudang tempat penyimpanan arsip/dokumen akta kelahiran dengan menggunakan katalog sehingga mudah ditemukan posisi dokumen akta yang dicari. 1.3

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis dapat merumuskan permasalahan sebagai berikut :

4

1. Bagaimana membuat Sistem Pengarsipan Dokumen yang dikoneksikan pada katalog di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang. 2. Bagaimanakah Sistem agar dalam pencarian arsip maupun dokumen register akta kelahiran mudah ditemukan dan terdeteksi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang. 3. Bagaimana aplikasi dokumen akta kelahiran lebih efektif dan efisien. 1.4

Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan diatas., maka tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui dan membuat aplikasi sistem pengarsipan yang dikoneksikan pada katalog di Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang. 2. Untuk mengetahui dan membuat aplikasi Sistem pengarsipan akta kelahiran

di

dinas

kependudukan

dan

pencatatan

Sipil

Kota

Tanjungpinang. 3. Untuk mengetahui dan membuat aplikasi dokumen akta kelahiran lebih efektif dan efisien. 1.5

Batasan Masalah

Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang ada beberapa kepala bagian, diantaranya kepala bagian pencatatan sipil dan didalam

5

bagian pencatatan sipil ada pelayanan akta kelahiran dan akta kelahiran terbagi dua macam akta kelahiran yaitu Umum dan Terlambat dalam hal ini batasan permasalahan ditekankan pada : 1. Penataan dan penyusunan arsip-arsip maupun dokumen-dokumen akta kelahiran baik umum maupun terlambat yang telah diterbitkan oleh petugas dan pejabat yang dulu. 2. Pembahasan masalah hanya pada akta kelahiran umum dan akta kelahiran terlambat. 3. Laporan yang dihasilkan ketika masyarakat membutuhkan arsip/dokumen akta kelahiran yang terdahulu, yang akta kelahiranya dikeluarankan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang saja. 4. Untuk pengurusan akta kelahiran yang baru tidak di bahas. 1.6

Maksud dan Manfaat Penelitian

1.6.1 Maksud Maksud dari penulis membuat Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk kelulusan dan memperoleh gelar sarjana strata-1 program studi Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia (STTI) di Tanjungpinang. 1.6.2 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian bagi penulis yaitu untuk mengimplementasikan hasil pendidikan dan ilmu yang di dapat pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia (STTI) di Tanjungpinang serta dapat membantu sistem kerja da cara kerja pada

6

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. 1.7

Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang dilakukan penulis dalam menyusun laporan skripsi ini adalah dengan pengumpulan data dan pengembangan perangkat lunak. 1.7.1 Pengumpulan Data Dalam pelaksanaan kegiatan pengumpulan data yang menjadi dasar dan untuk melengkapi laporan tugas akhir ini, maka digunakan teknik yang umum dalam kegiatan ilmiah, yaitu : 1. Wawancara (Interview), yaitu kegiatan berupa tanya jawab langsung dengan orang yang berkaitan dengan penyimpanan arsip dan dokumen akta kelahiran. 2. Observasi, pengamatan langsung di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang dimana dilaksanakan kerja praktek ini. 3. Study Literature, pengumpulan data yang diambil dari modul-modul yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Tanjungpinang. 1.7.2 Pengembangan Perangkat Lunak Menurut Balagurusamy (1999) yang dikutip Adi Nugroho (2004) dengan bukunya yang berjudul Rekayasa Perangakt Lunak, Metodologi pengembangan perangkat lunak dengan pendekatan oreantasi objek yang menggunakan model waterfall (Classic Life Cycle) dalam hal ini untuk membangun Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan

7

Pencatatan Sipil yang menyarankan pengembangan perangkat lunak secara sistematik dan berurutan yang dimulai dari tingkatan sistem tertinggi dan berlanjut ke tahap analisis, desain, pengkodean, pengujian dan pemeliharaan. Kelebihan dari metode ini adalah terstuktur, dinamis dan sequinsial.

1

Bagurusamy (1999)

dalam Adi Nugroho, (2004).

System Reguerement/ Engineering

Analisis Design Coding Testing Maintance

Gambar 1.1 Diagram waterfall Balagurusamy (1999) Tahapan model waterfall Balagurusamy (1999) adalah sebagai berikut 1

Kebutuhan Sistem (System Engineering) dengan melakukan pengumulan data dan menetapkan kebutuhan semua elemen sistem.

2

Analisis (Analyst) yaitu tahap dimana kita menterjemahkan kebutuhan pengguna kedalam spesifikasi kebutuhan sistem atau SRS (System Requirement Spesification). Spesifikasi kebutuhan sistem ini bersifat

1

Rekayasa Perangakt Lunak, Adi Nugroho, 2004, hal.125

8

menangkap semua yang dibutuhkan sistem dan dapat terus diperbaharui secara interative selama berjalannya proses pengembangan sistem. 3

Perancangan (Design) yaitu tahap dimana dimulai dengan pernyataan masalah

dan

diakhiri

dengan

rincian

perancangan

yang

dapat

ditransformasikan ke sistem operasional. Transformasi ini mencakup seluruh aktivitas pengembangan perangkat lunak serta pengujiannya. 4 Implementasi (Coding) untuk melakukan

penghalusan

rincian

perancangan ke penyebaran sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Transformasi ini juga mencakup perancangan peralatan yang digunakan, prosedur-prosedur pengoperasian, deskripsi orang-orang yang akan menggunakan sistem, dan sebagainya. 5

Pengujian

(Testing)

tujuannya

untuk

mempresentasikan

penginstalan perangkat lunak dalam lingkungan sistem operasional. Dalam hal

ini,

juga

dilakukan

penyesuaian-penyesuaian

dengan

sistem

operasional yang sudah/akan berjalan guna memastikan perangkat lunak yang dibuat sesuai dengan apa yang diharapkan. 6

Perawatan (Maintenance) yatu melakukan pemeliharaan/ perawatan terhadap perangkat lunak dimana kita mulai melakukan pengoperasian sistem dan jika diperlukan kita melakukan perbaikan-perbaikan kecil.

7

Kemudian, jika waktu penggunaan sistem habis maka kita akan masuk lagi pada tahap perencanaan.

9

1.8

Jadwal Penulisan

Secara garis besar dalam penulisan Skripsi dengan judul Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pecatatan Sipil Kota Tanjungpinang yang dimulai dari akhir tahun 2010 bulan Nopember, Desember sampai dengan tahun 2011 bulan Januari, Februari, Maret, April, Mei yang terdiri atas 6 tahap penulisan yang rutin dan sinambung serta saling mendukung. Seluruh pelaksanaan penulisan yang akan membutuhkan waktu 7 bulan kerja agar mudah dalam penyusunan penulisan seperti terlihat dalam Tabel 1.1 sebagai berikut : Tabel 1.1 Jadwal Penulisan TAHAP

TAHUN 2010/2011

Nop 1 2

1

Pendefinisian Masalah

2

Studi Kelayakan Analisa Sistem

3 4

Desain Sistem secara umum

5

Desain Sitem secara terinci Pembuatan Program

6 7 8 9

Uji Coba program Implementasi dan Evaluasi Pemeliharaan

Des 3

4

1 2

Jan 3 4

1 2

Feb 3

4 1

2

Mar 3 4

1 2

Apr 3

4 1

Mei 2 3

4

1

2 3

4

10

1.9

Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan skripsi ini dapat disimpulkan adanya pokok-pokok pembahasan serta pelaksanaan yang berdasarkan data-data dan laporan-laporan yang telah ditentukan. Untuk lebih memahami pembahasan dan pelaksanaan membuat laporan skripsi ada beberapa bagian yang harus diketahui antara lain: BAB I

PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan secara umum latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, manfaat penelitian, maksud dan tujuan penelitian, waktu dan tempat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan dalam menunjang untuk pembuatan Tugas Akhir ini seperti :Sistem Informasi, Sistem Oprasi, Data, Entitas, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relation Diagram (ERD), Software, Data Base yang akan digunakan, serta Report untuk laporan-laporannya.

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini menerangkan tentang analisis sistem dan prosedur yang ada sebelumnya atau yang berjalan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang. Dalam bab ini juga dibahas tentang Flow map sistem yang berjalan beserta kelemahan-kelemahan

11

sistem yang ditemui serta analisis pieces yaitu untuk mempermudah dalam memperbaiki dan mengingat dari sistem lama menjadi sistem baru yang lebih baik. BAB IV

PERANCANGAN SISTEM Menerangkan tentang

perancangan

system

yang

baru

dibuat

berdasarkan analisis data berupa : Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relation Diagram (ERD), Entitas Data Base, Hirarki, Tampilan Program, Perancangan Input dan Output di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang. BAB V

IMPLEMENTASI SISTEM Menjelaskan tentang spesifikasi software, hardware dan suatu pengujian aplikasi dengan metode black box dan black white yang akan diterapkan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang.

BAB VI

PENUTUP Menerangkan tentang kesimpulan hasil analisis, perancangan dan pembangunan sistem serta saran untuk perbaikan sistem yang akan datang.

12

BAB II LANDASAN TEORI

Didalam lingkungan perusahaan, perangkat komputer adalah suatu sarana penunjang yang sangat dibutuhkan. Tidak dapat dibayangkan apabila suatu perusahaan dapat berkembang dengan pesat tanpa didukung oleh teknologi komputer. Penerapan sistem informasi manajemen menjadi kebutuhan yang sangat penting dan dapat memberikan keunggulan-keunggulan yang sangat kompetitif. Sebelum pembahasan lebih lanjut pada langkah-langkah pemecahan masalah perlu ditinjau lebih dahulu teori-teori yang berhubungan dengan pokok– pokok permasalahan yang meliputi sistem informasi, desain sistem dan aplikasi. Teori–teori ini sangat penting karena akan digunakan sebagai landasan dalam pemecahan masalah. Selain itu dengan adanya landasan teori, dapat dipilih dan ditentukan teori yang mana akan diterapkan dan yang sesuai dengan permasalahan yang ada. 2.1

Konsep Sistem Informasi Manajemen

Perubahan-perubahan yang terjadi pada masa sekarang ini terjadi dengan sangat cepat, terutama perubahan-perubahan dan perkembangan dibidang teknologi. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat serta sangat kompleks, para manajer akan bekerja pada suatu sistem yang juga bekerja secara kompleks dan serba otomatis. Oleh karena itu dalam mengambil keputusan perlu

13

memperlihatkan berbagai macam faktor. Perubahan-perubahan yang sangat cepat ini jelas akan mempengaruhi tata kerja (kinerja) para manajer. Dimana dalam melihat suatu masalah tidak lagi sebagai suatu bagian atau satu sisi saja, tetapi juga sebagai suatu kesatuan yang unik. Kebutuhan manajer dalam melihat suatu masalah sebagai suatu sistem serta mendukung kegiatan didalam mengambil keputusan, sehingga diperlukan suatu sistem yang dapat memberikan suatu informasi yang berhubungan dengan faktor-faktor tersebut dalam jumlah yang cukup, hasil yang baik, dapat dipercaya serta dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Sehingga didapatkan hasil yang efektif dibandingkan dengan mengambil suatu keputusan tanpa didukung informasi yang baik. Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi. Informasi adalah sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa cuaca besok akan bagus, akan mengurangi ketidakpastian. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, nonmanajer,

serta orang-orang

dan organisasi-organisasi dalam

lingkungan

perusahaan. Manejer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan, dan untuk berhasil, manejer memerlukan kealihan dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manejer perlu mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti akan informasi (Information literate) pada setiap seorang manejer membuat suatu keputusan.

14

Sangat bermanfaat jika manajer mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan berada dalam super sistem yang lebih besar. Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolahan informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik. Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi yang lainnya yaitu : sistem informasi manajemen (Management information systems), sistem pendukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (Computer based information system) atau sering disebut CBIS. Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam mengembangkan sistem yang berbasis komputer. Para spesialis ini mencakup analisis sistem (system analist), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (network specialist), programmer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakai telah mulai melakukan sebagian besar pekerjaan para spesialis, suatu fenomena yang disebut end-user computing. Sangat sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi banyak analis yang dilakukan untuk menjustifikasikan tiap proyek potensial. Setelah berjalan, proyek tersebut berkembang melalui suatu

15

siklus, termasuk pengembangan dan pemakaian harus dikelola oleh seorang manajer. 2.2

Sistem

Pada dasarnya istilah sistem informasi merupakan gabungan dari dua unsur pokok yaitu sistem dan informasi. Dalam menerapkan sebuah sistem informasi perlu didefenisikan terlebih dahulu kedua unsur tersebut. Ada banyak defenisi tentang sistem yang mempunyai hubungan erat dengan latar belakang pemberian defenisinya, antara lain: Menurut Gordon B. Davis 2“Sistem dapat berupa abstrak dan fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan- gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling bergantungan. Misalnya sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan Tuhan, manusia dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.” Menurut Burch dan Strater 3“Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.” Maka Menurut Prajudi Atmosudidjo “Suatu sistem adalah suatu kebulatan/ keseluruhan yang kompleks atau

4

terorganisasi suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks dan utuh.”Dari semua defenisi diatas mengenai sistem dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan 2

3 4

Lucas. JR, C. Hendry, Analisis Disain Dana Implementasi Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Erlangga, Surabaya, 1987, p.14 Ibid, p. 14 Ibid, p. 15

16

perangakat yang secara teratur dan saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. 2.3

Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Banyak sekali pendapat yang mengatakan tentang defenisi informasi, antara lain Menurut John Burch dan Gary Grundnitski 5“Informasi adalah data yang telah diletakan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan.” Menurut George J. Verzello dan John Reuter III 6“Informasi adalah kumpulan data yang relevan dan mempunyai arti yang menggambarkan suatu kejadian- kejadian.” Menurut George H. Bodnar 7“Informasi adalah data yang berguna.” Sedangkan menurut Burch dan Strater 8“Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.” Menurut Henry C. Lucas maupun

“Informasi adalah kenyataan yang tampak

9

yang tidak tampak yang tersedia untuk mengurangi ketidak-pastian

tentang beberapa keadaan atau kejadian. Sedangkan ”Menurut Gordon B. Davis : 10 “Informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna

5

6 7 8 9

10

Jogiyanto, HM, Analisis Dan Sistem Informasi Pendekatan Terstrutur,Edisi Pertama, Cetakan Kedua, Andi Offset,Yogyakarta, 1991, p. 8 Ibid, p. 8 Ibid, p. 8 Ibid, p. 8 Jogiyanto, HM, Analisis Dan Sistem Informasi Pendekatan Terstrutur,Edisi Pertama, Cetakan Kedua, Andi Offset, Yogyakarta, 1991, p. 9 Ibid. p..9

17

bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan.” Menurut Jerry Fitz Gerald, Ardra F.Fitz Gerald, Warren D.Stalling, JR 11

“Informasi adalah data yang diubah ke dalam bentuk yang berguna,

mencerminkan sesuatu tentang hubungan dari data tersebut.” Dari semua defenisi diatas mengenai informasi dapat disimpulkan Bahwa informasi pemberitauan atau penerangan mengenai keseluruhan makna yang menunjang maksud tentang data yang diperlukan. 2.4

Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Informasi yang diterima akan menghasilkan suatu tindakan atau keputusan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan atau informasi yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycle). Data dapat berbentuk simbolsimbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya. Di dalam kegiatan pencatatan Sipil, misalnya hasil retribusi pembuatan akta kelahiran dari beberapa petugas capil, yang dihasilkan masih harus di 11

Jogiyanto, HM, Analisis Dan Sistem Informasi Pendekatan Terstrutur,Edisi Pertama, Cetakan Kedua, Andi Offset, Yogyakarta, 1991, p.9

18

serahkan kepada bendahara penerima yang sudah ditunjuk untuk disetorkan ke kas daerah. Untuk keperluan direkap dan disetorkan dalam pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut masih perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu laporkan sebagai informasi seperti pada gambar dibawah ini :

Proses(model) Output (Information)

Input (Data)

Basis Data Data (Terungkap)

Penerima

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Gambar 2.1 Siklus Informasi Data Base 2.5

Kualitas Informasi

Tidak semua informasi memiliki nilai yang berarti bagi penerimanya. Nilai informasi ditentukan oleh kualitas informasi itu semdiri maka dalam kerangka kepentingan penerima informasi (quality of information), tergantung pada tiga hal yang sangat mendukung yaitu: 2.5.1 Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas maksudnya. Informasi harus akurat

19

karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. 2.5.2 Tepat waktu Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan

teknologi

mutahir

untuk

mendapatkan,

mengolah

dan

mengirimkannya. 2.5.3 Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang dengan yang lain berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab kerusakan fasititas computer pada perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada Teknisi Komputer. Sebaliknya informasi yang kurang relevan, maka tidak mempunyai Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya yang di dapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Masalahnya adalah berapa harus dibayar oleh perusahaan untuk mendapatkan informasi tersebut.

20

Apakah informasi yang didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya. Misalnya pada Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang dalam menangani komputerisasi diperlukannya sumber daya manusia tetapi belum mengetahui kualitas dan berapa banyak tenaga yang dibutuhkan serta biaya yang dibutuhkan. Ketidakyakinan ini dapat mengurangi untuk mendapatkan informasi tambahan yang berkualitas. Misalnya para tenaga tersebut harus diuji kemampuan dalam penangannya, maka dikatakan informasi tersebut bernilai. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntunganya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Agar dalam pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit, agar bisa keseimbangan antara kerja dan upah gajinya yang akan di bayarkan. 2.6

Manajemen

Manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut menurut James A.F. Stoner

12

“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan

dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber 12

Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Remaja Karya CV, Bandung, 1986, p. 21

21

daya organisasi lainya agar dapat mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.” sedangkan menurut George R. Terry, Ph.D suatu

proses

tertentu

yang

terdiri

13

“Manajemen

adalah

atas perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan dan pengawsan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.” Ada beberapa alasan utama diperlukannya manajemen agar bisa menjaga keseimbangan di antaranya tujuan, sarana dan kegiatan yang saling bertentangan dari pihak yang berkepentingan didalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan maupun pelanggan, konsumen, supllier, serikat kerja, asosiasi pedagang, masyarakat dan pemerintah. Juga untuk mencapai efesiensi dan efektifitas suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda, salah satu cara umum adalah kemampuan bertanggungjawab. 2.7

Pengarsipan Katalog Dokumen

Pengarsipan katalog Dokumen merupakan dokumen tertulis yang berupa arsip akta atau surat penting dari waktu yang lampau yang disimpan dalam media tulis atau elektronik yang dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi yang disusun secara beurutan teratur dan alfabetis untuk membantu orang dalam pencarian dokumen yang diperlukan yang dilengkapi dengan Nik, No_Kendali, nama dan lain-lain.

13

Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Remaja Karya CV, Bandung, 1986, p. 21

22

2.8

Akta Kelahiran

Akta Kelahiran merupakan dokumen/data penting

yang dikumpulkan

dalam pelaksanaan pencatatan peristiwa penting yang dialami seseorang dalam pendaftaran register akta pencatatan sipil, yang mendapat pengakuan negara atas status keperdataan seseorang. Akta kelahiran mempunyai kepastian hukum, ketentraman, ketertipan, ketersediaannya data penduduk yang akurat.

2.9

Sistem Informasi Manajemen

Ada beberapa pendapat dan defenisi dari sistem informasi manajemen diantaranya. Menurut Abdullah Alkaf

“Sistem Informasi Manajemen adalah

14

sistem manusia, mesin dalam usaha menghasilkan informasi yang diperlukan untuk menunjang fungsi-fungsi manajemen dalam mengambil keputusan.” Menurut Donald W. Kroeber

15

“Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah

organisasi, sejumlah proses yang menyediakan informasi kepada manajer sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi.” Menurut Gordon B. Davis

16

“Sistem Informasi Manajemen adalah sistem

mesin pemakai yang terintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi-operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan hardware, software dan prosedur-prosedur manual, model-model untuk analisa, perencanaan dan pengawasan serta pengambilan suatu data dan pengambilan suatu keputusan”. 14

Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Remaja Karya CV, Bandung, 1986, p. 28

23

Menurut Barry E. Cushing

“Sistem Informasi Manajemen adalah

17

kumpulan dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”. Menurut Frederik H. Wu

“Sistem Informasi

18

Manajemen adalah kumpulan–kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan untuk mendukung manajemen”. Dari semua defenisi diatas mengenai sistem informasi manajemen dapat disimpulkan Bahwa sistem informasi manajemen terdiri dari sebuah sistem manusia-manusia yang saling berintegrasi yang mengolah data menjadi informasi, sebagai dasar pengambilan keputusan dengan memanfaatkan perangkat komputer yang disebut landasan data (database). 2.10

Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Sebuah sistem informasi manajemen yang baik, dapat menyediakan informasi-informasi yang relevan dengan masalah yang dihadapi oleh pimpinan. Perhitungannya harus akurat dan ketersediaan informasinya tepat waktu sehingga pengambilan keputusan bisa efektif dan efesien serta mencapai sasaran. Adapun peranan dan fungsi sistem informasi manajemen dalam organisasi yaitu sistem yang 15 16 17

18

direncanakan

untuk

membantu

organisasi dengan

Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Remaja Karya CV, Bandung, 1986, p. 28 Ibid, p. 29 Lucas. JR, C. Hendry, Analisis Disain Dana Implementasi Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Erlangga, Surabaya, 1987, p. 26 Ibid, p. 26

24

informasi yang diperlukan agar keputusan dapat diambil dengan teliti dan tepat serta menyediakan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. 2.11

Sistem Informasi

Berdasarakan defenisi sistem dan informasi dari berbagai pendapat para ahli diatas maka, pengertian sistem informasi Menurut Henry C. Lucas

“Sistem

19

Informasi adalah suatu kegiatan dari proseur- prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi”. Menurut Jon F. Nash dan Marthin B. Roberts

20

“Suatu sistem informasi

adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedurprosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting akan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik”. Menurut James B. Bower,Robert E.Schosser dan Maurice S. Newman 21

“Suatu sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan”. 19

Lucas. JR, C. Hendry, Analisis Disain Dana Implementasi Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Erlangga, Surabaya, 1987, p. 26 20 Ibid, p. 26 21 Lucas. JR, C. Hendry, Analisis Disain Dana Implementasi Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Erlangga, Surabaya, 1987, p. 26

25

Menurut Jhon Burch dan Gary Grundnitski mengemukan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), dapat dijabarkan yaitu : 1. Blok masukan Dalam blok masukan ini, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media yang dapat digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukan yang mana data tersebut dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang disimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran atau laporan yang diinginkan. 3. Blok keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta pemakai sistem. 4. Blok teknologi Teknologi merupakan “kota alat” (tool box) dalam sistem informasi teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

26

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknsi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. 5. Blok Basis Data Basis (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasikan dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database managemen system). 6. Blok kendali Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan- kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efesiensi, sabotase dan lain sebagainya Pengendali harus dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat dicegah, ataupun bila sudah terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu

27

dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya seperti pada gambar dibawah ini:

Pemakai

Pemakai

Input

Model

Output

Pemakai

Pemakai Teknologi

Dasar data

Pemakai

Kendali

Pemakai

Gambar 2.2 Blok kendali Jadi secara umum dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. 2.12

Komponen Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen diciptakan untuk memberikan informasi yang cepat dan tepat bagi manejer dalam melaksanakan fungsinya, yaitu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem akan mengolah data dan ide dari input yang telah dimasukan dan dianalisa yang pada akhirnya akan disajikan dalam sebuah bentuk informasi. Konsep perpaduan antara manusia dengan mesin disini mempunyai arti bahwa sebagian pengolahan akan baik dan maksimum bila dilakukan oleh manusia sedang sebagian yang lain akan lebih baik dan maksimal apabila

28

dilakukan oleh alat bantu yang berupa alat/ mesin. Dengan memaksimalkan model pekerjaan diatas, maka akan didapatkan suatu hubungan/ perpaduan antara manusia dan mesin. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain : 1. Komponen Sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian yang lebih kecil dari sistem. Dimana suatu sistem ini dapat pula menjadi suatu bagian dari sistem yang lebih besar lagi, yaitu disebut supra sistem. 2. Masukan Sistem yang disebut input merupakan informasi yang dimasukan dalam sistem. Masukan ini nantinya akan diolah oleh sub sistem-sub sistem yang sesuai dengan keinginan sistem yang dimaksud. 3. Penghubung sistem atau interface

merupakan

salah satu

sarana

penghubung antara bagian-bagian dari sistem, yang menjalin komunikasi antar subsistem-subsistem dalam suatu sistem. 4. Batas sistem adalah suatu bagian yang membatasi suatu bagian dengan bagian yang lain pada sebuah sistem. Batasan ini merupakan daerah yang membatasi baik ke dalam maupun keluar sistem itu sendiri. 5. Lingkaran luar sistem sering juga disebut Enviroment dari suatu model sistem, yaitu segala sesuatu yang berada diluar sistem tersebut, tetapi keberadaanya dapat mempengaruhi proses dan hasil dari operasi sistem. 6. Keluaran sistem atau output dari sistem adalah hasil dari masukan yang diolah dan klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat berupa suatu informasi yang harus diolah oleh subsistem yang lainnya atau dapat pula secara langsung digunakan.

29

7. Pengolahan sistem suatu sistem dapat mempunyai bagian yang berfungsi sebagai perubah/ pemproses masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem haruslah mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran suatu sistem sangatlah bergantung dari masukan yang dibutuhkan sistem serta keluaran yang dihasilkan sistem. 2.13

Sifat Dasar Sistem Informasi

Ada beberapa hal dari sifat dasar yang harus dimiliki oleh sistem informasi diantaranya adalah : 1. Dapat diterima jika suatu sistem dapat dikatakan baik apabila sistem tersebut dapat diterima oleh anggota-anggota sistem yang baik. 2. Dapat membuat keputusan jika output suatu sistem informasi lebih bermanfaat yang menghasilkan tepat dalam waktu, cepat serta biaya yang rendah. 3. Ekonomi merupakan pengembangan suatu fungsi baru dalam sistem harus dapat menyingkat waktu, tingkat komunikasi dan kerja. 4. Dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungan apabila sistem tidak dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungan, maka organisasi kehilangan kepercayaan dari pemakai maupun anggota sistem tersebut. 5. Dapat dipercaya maka sistem harus dapat diandalkan keabsahannya (kebenarannya).

30

2.14

Elemen-elemen Sistem Informasi

Elemen-elemen sistem informasi terdiri atas komponen fungsi, proses dan output sedangkan Komponen-Komponen fisik yang diperlukan untuk suatu sistem informasi adalah : 1. Perangkat keras komputer (Hadware), merupakan fisik dari komputer beserta

penunjang

lainnya.

Perangkat

keras

(hardware)

harus

menyediakan lima fungsi utama, yaitu sebagai media input, output, penyimpanan sekunder untuk data dan program, unit pemrosesan dan komunikasi. 2. Perangkat lunak komputer (Software), berisi instruksi yang mengarah operasi perangkat keras yang dibagi dua bagian, yaitu perangkat lunak aplikasi dan perangkat lunak sistem. 3. Database, yaitu yang mempunyai hubungan dan dipakai dalam perangkat lunak aplikasi dan disimpan dalam media penyimpanan sekunder. 4. Prosedure, berisikan manual atau intruksi yang terdiri atas instruksi untuk pemakai dan operator penyimpanan data. 5. Personal operation, adalah operator komputer, pemrograman, sistem analisis, administrasi data, manajer data, manajer sistem informasi dan lain sebagainya.

31

2.15

Kegiatan pada sistem informasi

Dalam menjalankan Kegiatan-kegiatan pada sistem informasi diantaranya harus melaksanakan : 1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang ada diproses. 2. Proses, dapat menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang dimiliki nilai tambah. 3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dan proses kegiatan

diatas tersebut. 4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data agar

data tersebut tidak hilang atau rusak. 5. Control, adalah aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 2.16

Mengembangkan Sistem Informasi

Bagaiman cara mengembangkan sistem informasi, hal ini tergantung pada beberapa faktor seperti besar kecilnya sistem informasi, kompleksitas dan karateristik kelompok pemakai sistem. Istilah “pemakai” atau user didalam literatur-literatur sistem informasi menunjukan pada seluruh orang yang ada didalam struktur organisasi. Mulai dari operator mesin sampai direktur utama. Mereka semua berpartisipasi didalam sistem informasi sebagai pemberi data masukan, penerima data keluaran serta pengambilan keputusan berdasarkan pada informasi yang disajikan oleh sistem. Ini berarti bahwa pengetahuan kelompok

32

para pemakai bervariasi dari suatu sistem ke sistem lain. Berdasarkan pada alasan tersebut, maka para penganalisa sistem sangat perlu menjalin komunikasi yang baik dengan berbagai kelompok. Pengembangan sistem dapat diartikan mengganti sistem lama ke sistem yang baru atau memperbaiki sistem yang sudah ada (up to date) atau merancang/ membuat sistem baru (semula belum ada). Ada alasan mengapa perlu adanya pengembangan sistem, antara lain Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem lama/ ketidakberesan sistem lama di organisasi, Untuk meraih kesempatan yang baik dan Adanya instruksi dari pemegang kekuasaaan. Harapanharapan adanya pengembangan sistem, antara lain Performance diharapkan lebih meningkat, Peningkatan terhadap kualitas informasi, manfaat efesiensi dan pelayanan yang diterima oleh sistem, Peningkatan terhadap manfaat dan efisiensi, Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Gambar 2.3 Bagan pengembangan Sistem

33

2.17

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen dalam organisasi

Setiap organisasi mempunyai sistem informasi masing-masing. Disamping itu juga organisasi memanfaatkan sistem organisasi yang lain didalam kegiatankegiatannya. Hal ini berlaku baik untuk organisasi publik yang berskala besar maupun suatu organisasi yang hanya terdiri dari beberapa orang yang berkumpul bersama untuk mencapai tujuan tertentu. Akan tetapi tipe sistem informasi yang digunakan oleh masing-masing organisasi berbeda antara satu dengan lainnya. Pada organisasi yang kecil mungkin sistem informasinya bersifat informal dan kelahirannya pun melalui proses yang panjang dan perlahan-lahan disesuaikan dengan kepentingan orangorang yang ada didalam organisasi tersebut. Sistem informasi yang diidefinisikan sebagai suatu alat yang menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya tidak saja mencakup informasi manajemen yang tradisional (decision – input – informasi) tetapi juga mencakup pemrosesan data yang berkaitan dengan operasi bersifat rutin pada suatu sistem seperti pemrosesan laporan jumlah akta kelahiran, pembuatan akta kelahiran dan lain-lain. Seperti pada pemerintahan daerah khususnya di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil

Kota

Tanjungpinang

Sesuai

Peraturan

Daerah

Kota

Tanjungpinang Nomor 2 Tahun 2009 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kota Tanjungpinang maka uraian tugas (job description) sebagai berikut :

34

BIDANG PENDAFTARAN

Gambar 2.4 Bagan Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

35

2.17.1 Kepala Dinas Membantu Walikota dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan melaksanakan tugas pembantuan di bidang pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil serta memimpin, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. 2.17.2 Sekretariat Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang kesekretariatan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Sekretariat menyelenggarakan

fungsi

Pelaksanaan

penyusunan

rencana

kegiatan

kesekretariatan, Pelaksanaan kesekretariatan dinas yang meliputi administrasi umum, keuangan dan kepegawaian, Pengkoordinasian penyusunan perencanaan, evaluasi dan pelaporan kegiatan dinas, Penyelenggaraan urusan perlengkapan dan rumah tangga serta Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. 2.17.3 Bidang Pendaftaran dan Informasi Kependudukan Bidang Pendaftaran dan Informasi Kependudukan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pendaftaran penduduk. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Bidang Pendaftaran dan Informasi Kependudukan menyelenggarakan fungsi Membuat perumusan pola dan evaluasi program pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), Melakukan koordinasi, keterpaduan dan komunikasi dalam peningkatan kualitas pelayanan, Menyiapkan dan menyusun umpan balik serta laporan berkala dalam meningkatkan mutunya, Membina dan mengembangkan pelaksanaan pencatatan

36

dan pelaporan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Melaksanakan koordinasi perencanaan pelaksanaan kebijakan kependudukan melalui berbagai forum untuk mengembangkan program-program rintisan kependudukan, Monitoring dan evaluasi kegiatan program Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). 2.17.4 Bidang Pencatatan Sipil Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pencatatan sipil. Untuk melaksanakan tugas pokok dalam bidang pencatatan sipil menyelenggarakan fungsi pelaksanaan pencatatan, pemeriksaan dan penelitian berkas pencatatan pengelolaan data serta penerbitan akta; kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan pengakuan anak bagi WNI dan WNA. Pelaksanaan pencatatan, pemeriksaan dan penelitian berkas laporan kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan dan pengesahan anak. Serta melaksanakan pemeriksaan dan penelitian berkas pencatatan serta pengelolaan perubahan status kewarganegaraan dan ganti nama. Penyelenggaraan urusan administrasi Pencatatan Sipil serta Pelaksanaan penyimpanan, penataan, pemeliharaan, pengendalian dan pemanfaatan dokumen. 2.17.5 Bidang Pengawasan dan Pelaporan Data Bidang Pengawasan dan Pelaporan Data mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pengawasan dan pelaporan data. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Bidang Pengawasan dan Pelaporan Data menyelenggarakan beberapa fungsi diantaranya Pelaksanaan pengumpulan,

37

pengolahan dan penyimpanan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Pelaksanaan Penyediaan grafik statistik kependudukan, Pelaksanaan pemberian informasi data kependudukan, Pelaksanaan pelaporan, Pelaksanaan evaluasi data kependudukan dan membuat proyeksi data kependudukan, Pelaksanaan pengembangan data kependudukan serta Pelaksanaan pengawasan dan razia dokumen kependudukan. 2.17.6 Tugas dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dinas

Kependudukan

dan Pencatatan Sipil

Kota Tanjungpinang

mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menyelenggarakan fungsi diantaranya Perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Penyelenggaraan pelayanan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Pembinaan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan pencatatan sipil.Pelaksanaan urusan kesekretariatan dinas pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Walikota. 2.18

Analisa Sistem Untuk dapat menyiapkan informasi yang diperlukan user, suatu sistem

informasi manajemen perlu dikembangkan. Pengembangan sistem informasi mengikuti suatu siklus yang dimulai dengan analisa sistem, desain sistem dan pelaksanaan sistem. Tidak ada sistem yang baku untuk selamanya. Dalam

38

pelaksanaan sistem akan ditemukan masalah yang perlu dianalisa kembali, itu sebabnya pengembangan sistem merupakan suatu siklus. Jadi analisa sistem adalah tahap yang mula-mula dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.Menurut Jogiyanto 22“Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevalasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.” Dalam analisa sistem, ada beberapa langkah yang dilakukan yaitu Langkah pertama dimulai dari timbulnya kebutuhan akan sistem baru. Ada penyebab utama sehingga timbul kebutuhan untuk pengembangan sistem diantaranya Menyadari bahwa ada masalah yang terjadi dan dapat ditanggulangi dengan memperbaiki sistem yang ada atau dengan membuat sistem yang baru. Misalnya masalah menyangkut keterlambatan laporan yang sering terjadi, biaya operasi yang tinggi, prosedur yang terlalu lama dan lain- lain. Diminta oleh user, kadang-kadang user sendiri yang meminta pengembangan sistem yang sesuai kebutuhan mereka. Walaupun user yang memita tentu ada alasan dibalik itu dan alasan itu merupakan suatu masalah yang perlu diketahui. Keberhasilan

analisa

tergantung

pada

seberapa

masalah

yang

diidentifikasikan. Bedakan antara masalah dan gejala. Kadang-kadang apa yang dilihat itu hanyalah gejala dari suatu masalah dan bukan pusat persoalannya. 22

Jogiyanto, HM, Analisis Dan Sistem Informasi Pendekatan Terstrutur,Edisi Pertama, Cetakan Kedua, Andi Offset,Yogyakarta, 1991, hal 77

39

Sebab jika bukan pusat persoalan yang diidentifikasikan, analisa sitem tidak akan berhasil. Lalu memperlajari sistem yang sedang digunakan untuk mengetahui dimana letak masalahnya atau kelemahan yang membutuhkan perbaikan dan merupakan dasar untuk membuat sistem baru yang tentu lebih baik dari sistem sekarang dalam arti dapat menanggulangi permasalahannya. Berdasarkan dari hasil analisa sistem yang digunakan, dibuat laporan berupa usulan yang ditujukan kepada manajemen untuk diperiksa apakah sistem sekarang perlu dikembangkan atau tidak, tentu dengan mempertimbangkan manfaat dan biaya. Jika disetujui maka berikutnya melakukan desain sistem. Jika usulan tidak disetujui maka desain sistem dibatalkan. Didalam analisa sistem ini dilakukan dengan cara bertahap karena analisa sistem merupakan tugas yang amat penting, adapun sebagian tugas-tugas dalam analisa adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan - kegiatan Mengidenfikasikan

dan

pokok

dalam

mendefenisikan

menganalisa masalah

atau

sistem serta kebutuhan-

kebutuhan yang timbul, Pengumpulan dan analisa data dan Pembuatan rekomendasi untuk membuat desain sistem. 2. Alat yang digunakan untuk analisa sistem agar dapat menggunakan bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat komplesitasnya. Diagram arus data DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut

40

mengalir atau dimana data tersebut disimpan. Diagram arus data merupakan alat yang digunakan pada meteologi pengembangan sistem yang terstruktur. Lebih lanjut, diagram arus data juga merupakan media pendokumentasian dari sistem yang baik. Ada beberapa simbol yang digunakan dalam Diagram Arus Data (DAD) dengan maksud untuk mewaliki beberapa kesatuan diantaranya yaitu : 1. Kesatuan Luar ( Eksternal Entity ) adalah orang, organisasi atau sistem yang berada diluar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. Disimbolkan dengan suatu notasi kotak dan tidak termasuk bagian dari sistem.

Gambar 2.5 Simbol kesatuan luar 2. Arus Data (Data Flow) yaitu satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses sehingga suatu notasi tanda panah yang menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan seperti :

Gambar 2.6 Simbol Arus data

3. Proses (Process) Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik biasa berupa manual maupun terkomputerisasi. Disimbolkan dengan suatu

41

notasi bujur sangkar dengan sudut membulat/lingkaran digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi.

Gambar 2.7 Simbol Proses 4. Simpanan Data (Data Store) Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan didata store. Aliran data diupdate atau ditambah ke data store. Dalam menggambarkan simpanan data di diagram alur data, perlu diingatkan bahwa hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data. Data store disimbolkan dengan notasi sepasang dua garis sejajar.

Gambar 2.8 Simbol Simpanan data

2.18.1 Diagram hubungan entitas Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. Diagram hubungan entitas dapat menunjukan ketereratan hubungan antara kesatuan luar dengan sistem yang ada yang akan dikembangkan. Didalam diagram hubungan entitas atau yang biasa disebut dengan entity relationship (ERD) memiliki elemen-elemen utama, diantaranya Entity adalah sesuatu apa saja yang

42

ada dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data disimpan atau dimana terdapat data. Dapat digambarkan dengan bentuk persegi panjang, Relationship suatu bentuk interaksi atau hubungan diantara setiap objek dan Attribut merupakan sifat atau kata karakteristik yang dimiliki oleh setiap entitas dan relasi. Tujuan dari diagram hubungan entitas adalah untuk membuat modul yang dapat dimengerti oleh pemakai atau personil komputer dan analisis. Nilai atau tingkatan hubungan didalam diagram hubungan entitas disebut cardinallity. Kardinalitas dapat menjelaskan tingkat hubungan antar entitas melalui relasi (relationship). Tingkatan hubungan atau kardinalitas tersebut dapat dibagi menjadi 4 tingkatan : 1. One to One (1:1) Tingkatan hubungan one to one, jika 1 (satu) nilai pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungann nilai dengan entitas yang kedua. 2. One to Many (1:M) Tingkatan hubungan one to many adalah yang menjelaskan (satu) nilai sebuah entitas memiliki hubungan dengan entitas lain yang miliki lebih dari satu nilai. 3. Many to One (M:1) Tingkatan hubungan one to many adalah yang menjelaskan banyak entitas memiliki hubungan dengan nilai sebuah entitas. 4. Many to Many

43

Tingkatan hubungan banyak entitas yang mempunyai banyak nilai dengan setiap entitas yang mempunyai nilai secara merata antara satu dengan lainnya. Dapat di simpulkan dengan bentuk gambar berikut ini :

Gambar 2.9 Kardinalitas Data Base Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen 2.18.2 Konversi diagram hubungan entitas ke logical record structure

Diagram hubungan entitas harus diubah (dikonversikan) dari diagram hubungan ke bentuk struktur (strukture record of logikal). Dari bentuk logical record struktur inilah yang nantinya dapat ditransformasikan ke bentuk relasi (table). Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram hubungan entitas akan mengikuti pola atau aturan permodelan tertentu. Dalam

44

kaitannya dengan konvensi ke logical record structure, maka perubahan yang terjadi adalah mengikuti aturan-aturan berikut ini : 1. Setiap entitas akan diubah ke bentuk kotak dengan nama entitas berada diluar kotak dan atribut berada didalam kotak. 2. Sebuah relationship kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas, kadang dipisah dalam sebuah kotak bersama-sama entitas, kadang disatukan dalam sebuah kotak tersendiri. 3. Konvensi logical struktur ke relasi (table) 4. Relasi atau tabel adalah sebuah bentuk pernyataan data grafis dua dimensi, yang terdiri dari kolom dan baris. 5. Relasi adalah bentuk visual dari sebuah file dan setiap tuple dalam relasi adalah mewakili sebuah record, jadi berarti bahwa setiap kolom dalam relasi (domain) mewakili sebuah field atau yang dalam lingkungan diagram hubungan entitas dikenal dengan sebuah attribut, konvensi dari logical record struktur ke relasi dapat dilakukan secara Nama logical record struktur menjadi nama relasi. Tiap attribut menjadi sebuah kolom didalam relasi. 2.19

Kamus data Kamus data atau system data dictionary adalah katalog dokumen fakta

tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mengidentifikasikan data yang

45

mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. 2.20

Bagan terstruktur Bagan terstruktur atau structured chart mirip dengan bagan berjenjang

atau hierarchy chart. Bagan terstruktur digunakan untuk mendefenisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul. Bagan terstruktur juga menunjukan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan modulnya. Dengan demikian bagan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lebih lengkap dari sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya seperti : 1. Pseudocode berasal dari kata yang artinya imitasi atau menyerupai. Dan menunjukan kode dari program. Pseudocode adalah kode yang mirip dengan instruksi program yang sebenarnya. Pseudocode

lebih tepat

digunakan untuk menggambarkan algoritma yang dapat dikomunikasikan kepada programmer. 2. Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Tersimpan diperangkat komputer dan digunakan oleh perangkat lunak yang memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi bagi para pemakai. 3. Normalisasi yaitu dekomposisi struktur data yang kompleks ke dalam bentuk normal, berdasarkan aturan ketergantungan data. Normalisasi

46

merupakan sebuah bentuk teknik dalam desain logika sebuah database, Tujuannya yaitu Untuk meminimalkan kerangkapan data, Untuk menghindari terjadinya insert, update, delete yang menimbulkan anomali yang terjadi error atau

inkonsistensi data pada saat dilakukan

updating,Untuk menjamin perawatan (maintenance resitence). Terjadinya struktur data yang konsisten. Manfaat dari normalisasi agar dapat meminimalkan terjadinya anomali pada operasi tuple atau record, meminimalkan resiko data yang tidak konsisten serta memaksimalkan stabilitas struktur data. Bentuk-bentuk normalisasi data adalah sebagai berikut: 1. Data belum normal (unnormalized Data) yaitu data yang belum dan yang sudah ternomalisasi. 2. Bentuk normalisasi pertama (1 NF = First Normal Form) yaitu suatu relasi dikatakan sudah berada pada 1 NF, jika dan hanya jika semua atributnya adalah atomik atau tunggal. 3. Bentuk normalisasi kedua ( 2 NF = Second Normal Form) yaitu suatu relasi sudah berada 2 NF, jika dan hanya jika sudah berada pada 1 NF dan setiap atribut yang bukan key, full funtional dependency terhadap primary key. 4. Bentuk normalisasi ketiga (3NF = Third Normal Form) yaitu suatu relasi sudah berada 3 NF bila sudah berada pada 2 NF dan setiap attributnya yang belum key depent terhadap attribut lain (tidak transitif)

47

kecuali terhadap primary key (non transitivly dependent terhadap primary key). 5. BCNF (Boyce Codd Normal Form) yaitu tidak menunjukan 1 NF, 2 NF maupun konsep full dan transitive dependency. Suatu relasi sudah berada pada BCNF, bila setiap determinant adalah merupakan candicate key. 6. Bentuk Normalisasi ke empat (4 NF = Fourth Normal Frorm) Berbasis kepada multivalued dependencies, yang dapat membantu atau mendukung dan mendekomposisikan relasi yang tidak menginginkan adanya mulivalued dependencies didalam relasinya. Sebagi contoh, relasi N dikatakan dikatakan berada dinormalisasi tingkat keempat jika dan apabila jika ada nilai multivalued dalam relasi N. pemecahan masalah dalam normalisasi tingkat keempat ini ialah dengan mengisilasi atau menyekat multiple relasi independent atau isolae independent multiple relationhip. 7. Bentuk normalisasi kelima (5 NF = Fifth Normal Form) Biasanya tidak akan ada losses join decomposition dalam dua schema relasi, namun dalam beberapa kasus, hal ini ada dan bahkan ada lebih dari dua scehma relasi. Masalah tersebut dapat diatasi dengan normalisasi 5 NF yang berorintasi kepada join dependency. Pemecahan permasalahan diatas dapat

dicapai

relationships.

dengan

isolate

semantically

related

multiple

48

Penelusuran Akses (Access path) Penelusuran akses digunakan untuk mengetahui jalur akses dari proses- proses yang menggunakan data berasal dari basis data yang dipakai atau yang ada. Penelusuran akses dapat disajikan dalam bentuk gambar ataupun tabel. Setelah tahap analisa dilakukan, maka tahap berikut adalah tahap perancangan sistem yang akan membuat rancangan sistem dari sistem yang telah disusun ditahap analisa sistem yang berupa perencanaan, yang merupakan penggambaran dan konfigurasi dari sistem yang ada. Tujuan dari perencanan sistem adalah memberikan suatu prosedur yang dapat digunakan oleh pengembang sistem untuk membuat suatu keputusan dengan cara yang sistematis. Salah satu strategi yang dipakai didalam perancangan sistem dilakukan dengan cara membagi masalah ke dalam masalah kecil dengan tujuan Untuk mensistematiskan proses perancangan, Untuk menghasilkan suatu perancangan modul program dan Untuk memberikan gambaran pemecahan masalah dengan cara efektif. Sedangkan tujuan utama dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan rancang bangun lebih lengkap sehingga dapat dimengerti oleh para pemakai sistem. Untuk mencapai tujuan ini dapat mengenai sasarannya yang diantaranya adalah Sistem ini harus berguna, mudah dipahami serta mudah dimengerti.Sistem ini dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefenisikan pada tahap perancangan sistem. Juga sistem ini harus efektif dan

49

efesiensi dalam mengambil keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen, baik dari tugas yang tidak menggunakan komputer. 2.21

Desain Sistem

Desain sistem merupakan tahapan yang dilaksanakan setelah analisis sistem selesai dilaksanakan. Desain sistem dapat didefenisikan sebagai berikut Menurut George M. Scott

23

“Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem

akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan. Tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.” Menurut John Burch dan Gary Grudnitski

24

“Desain sistem dapat

didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.” Dengan demikian desain sistem dapat diartikan dengan berbagai macam diantaranya seperti Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, Pendefenisian untuk kebutuhan-kebutuhan fungsional, Persiapan untuk rancang bangun implementasi, Penggambaran, perencanaan dan sketsa bagaimana suatu sistem dibentuk, Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Tahapan desain sistem ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu Desain sistem secara umum (general system design) yang disebut juga dengan desain konseptual 23

Jogiyanto, HM, Analisis Dan Sistem Informasi Pendekatan Terstrutur,Edisi Pertama, Cetakan Kedua, Andi Offset,Yogyakarta, 1991, p. 92

50

(conceptual design)/ desain lokal (logical design) atau desain secara makro (macro design). Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem yang baru dan Desain sistem terinci (detail system design) yang Disebut juga desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain internal (internal design). Pada tahap ini, komponen-komponen sistem informasi yang telah didefenisikan diperinci lebih lanjut didapatkan gambaran rinci dari sistem yang dikembangkan.

Menurut Elias M. Awad, ada beberapa langkah yang ditempuh dalam mendesain sistem yaitu : 1. Meninjau tujuan user dengan cara mendesain sistem, perlu ditinjau kembali tujuan dan misi dari user. Dengan demikian sistem yang akan didesain tidak menyimpang dari tujuan dan misi user tersebut. 2. Evaluasi keterbatasan system meliputi antara lain Keterbatasan fisik, menyangkut perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia serta Keterbatasan finansial user untuk membiayai pengembangan sistem. 3. Desain output/ input meliputi antara lain Desain dokumen, Pada umumnya desain dokumen dicetak dikertas. Dokumen perlu didisain sedemikian rupa sehingga memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut Sederhana, dalam arti mudah digunakan dan tidak rumit sehingga dapat menyesatkan, tapi berisi semua informasi yang dibutuhkan dan Relevan, yaitu berisikan semua informasi yang dibutuhkan dan dapat diperoleh tepat waktu. 24

Ibid, p. 93

51

Hindari mencantumkan informasi yang tidak dibutuhkan yang dapat menimbulkan kebingungan. 4. Andal/reliable, menampilkan informasi yang benar dan dapat dipercaya. Ada bentuk-bentuk dokumen seperti Flat form, dokumen yang berdiri sendiri, Snapont form, dokumen yang mempunyai satu atau lebih salinan dan sisipan lembaran karbon, Continuous form, dokumen yang dicetak pada kertas yang bersambung. Biasanya digunakan pada output yang dihasilkan komputer. Menggunakan lembar karbon jika terdapat beberapa salinan, NCR (No Carbon Required), kertas yang mempunyai salinan tapi tidak membutuhkan lembaran karbon. Bagian bawah dari kertas, diatasnya sudah melekat sejenis karbon sehingga tulisan bisa tembus. 5. Desain file Input/ output yang disajikan dalam bentuk file atau arsip, pada umunya menggunakan media seperti disk, diskette, magnetic tape atau CD-Rom. Ada beberapa desain file dan dapat dibedakan menurut isinya, file bisa merupakan master file yaitu file berisikan data utama dan dapat digunakan secara umum dan transaction file yaitu file yang berisikan data yang hanya digunakan untuk pengolahan tertentu dan biasanya digunakan untuk memperbaharui master file. 6. Menurut cara pengolahannya, file dapat diolah atau diproses secara urut (sequencial) atau acak (random) dan Menurut alat penyimpanannya, terdiri dari serial-access atau direct access. Jika alatnya serial-access maka diolah satu persatu berurut mulai dari pertama seterusnya sampai yang terakhir. File yang disimpan dalam media magnetik tape umumnya serial-

52

access. Sedangkan direct-access data yang tersimpan dapat diolah acak. Pada umumnya media yang digunakan adalah disk, diskette atau harddisk. 7. Desain Proses perlu dilaksanakan untuk Desain sistem pengolahan data Dalam mendesain sistem pengolahan data, mula-mula yang harus diketahui informasi apa yang dibutuhkan user dan bagaimana desain outputnya (dokumen dan file), disimpan pada media apa. Kemudian untuk menghasilkan output seperti itu, data apa yang diperlukan dan media input apa yang digunakan. 8. Desain prosedur dengan menggambarkan alur dari dokumen. Prosedur perlu didesain sedemikian rupa agar sederhana dan tidak memberikan kesan rumit serta mencakup semua dokumen yang diperlukan untuk bukti dan arsip. 9. Rencana pelaksanaan mencakup hal-hl waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta kapan pelatihan dilakukan dan pengujian sistem dimulai dan diakhiri. Serta Kebutuhan dana yang Terdiri dari persiapan perangkat lunak, perangkat keras, pelatihan dan uji coba sistem membutuhkan dana yang Perlu dirinci berapa dana yang diperlukan untuk kegiatan ini dan kapan dibutuhkan. 2.22

Pelaksanaan Sistem

Pelaksanaan adalah keadaan dimana sistem baru akan dilaksanakan atau diuji coba sebelum digunakan sepenuhnya oleh user. Setelah desain sistem

53

selesai, ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum sistem yang baru dijalankan: 2.22.1 Persiapan perangkat lunak Software

dapat diperoleh dengan cara membuat sendiri dan membeli

software yang sudah tersedia dipasaran. Perangkat lunak yang diperlukan oleh sistem informasi dapat dibuat oleh programmer. Programmer adalah orang yang membuat program. beberapa kelompok programmer diantaranya adalah Application programmer membuat software sesuai dengan desain sistem yang dibuat oleh system analist, Software programmer membuat program terkompilasi untuk digunakan dalam sistem informasi. Compile adalah cara yang digunakan untuk mengubah instruksi suatu program dari bahasa yang dimengerti manusia ke bahasa mesin sehingga lebih cepat dan mudah pengolahannya oleh komputer, Maintenance programmer membuat perubahan dan perbaikan atas program yang sedang dipakai agar lebih baik. 2.22.2 Persiapan perangkat keras Kualitas dari pelayanan yang diberikan oleh supplier perangkat keras. Misalnya apakah tersedia garansi, bebas perbaikan dalam waktu tertentu atau pelayanan lainnya seperti syarat pembayaran dan apakah diangkut ke tempat tujuan. Harga dibandingkan dengan kemampuan, Tentu yang diinginkan adalah harga yang murah, Tapi jangan terpancing dengan produk murah tanpa memperhatikan kualitas produk.

54

Reputasi supplier. Apakah supplier memiliki reputasi yang baik. Jangan membeli barang pada supplier yang tidak dikenal, Reputasi dapat diketahui melalui berita atau rekomendasi orang lain. Perangkat keras yang dibutuhkan dapat mengakses software yang tersedia. Misalnya beberapa software untuk PC yang tersedia dipasaran saat ini kompatibel dengan IBM. Itu sebabnya baik memilih komputer yang kompatibel dengan produk IBM agar Mudah dipasang dan Jarak supplier Lebih bak mencari supllier yang jaraknya tidak terlalu jauh, sehingga jika membutuhkan dengan segera dapat dihubungi dan tidak membutuhkan biaya yang besar. Ada beberapa sumber untuk menguji perangkat keras yang dipilih seperti melalui sofware yang telah dirancang untuk menguji kemampuan hardware, Dari orang lain yang telah mencoba perangkat keras tersebut dan dari buku manual perangkat keras tersebut. Pelatihan diperlukan untuk menjelaskan cara pengoperasian sistem baru. Orang yang akan dilatih untuk mengoperasikan sistem bisa diperoleh dari karyawan yang telah ada atau merekrut karyawan baru. Ada beberapa cara pelatihan yang dapat dilakukan yaitu melalui Presentasi, disini instruktur banyak berbicara dan peserta mendengarkan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar presentasi bisa berhasil dengan baik, Perhatikan tujuan yang ingin dijelaskan, Gunakan alat bantu mengajar seperti overhead projector, papan tulis (white board) dan materi yang dibagikan kepada peserta dengan cara Tanya jawab. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar cara pelatihan tanya jawab ini dapat berhasil agar memahami tujuan dari program latihan, perhatikan situasi, misalnya

55

latar belakang pendidikan dan pengalaman peserta, memahami dengan baik setiap pertanyaan yang akan ditanya. Perhatikan waktu jangan sampai waktu hanya habis dengan pertanyaan yang tidak relevan, Demonstrasi, gunakan ilustrasi atau pembuktian. Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar waktu dapat berjalan dengan baik. menguasai apa yang akan didemonstrasikan, buat perencanaan yang baik. Usahakan agar apa yang akan didemonstrasikan tidak terlalu rumit sehingga mudah mengerti. Berikan kesempatan kepada peserta untuk mendemonstrasikan. Peserta tidak terlalu banyak. Misalnya 1 unit komputer, 3 orang. 2.22.3 Pengujian sistem

Sebelum sistem benar-benar dilaksanakan, terlebih dahulu diuji. Pengujian dilakukan dengan cara menjalankan sistem baru sementara sistem lama tetap berjalan bersama-sama. Jangka waktu pengujian tergantung dari output yang dihasilkan sistem yang baru. Sistem baru harus lebih baik atau paling tidak sama dengan sistem lama. Jika tidak terjadi kesalahan dalam pengujian, barulah sistem lama bisa diberhentikan dan menggunakan sistem baru. 2.23

Teknologi Informasi

Perkembangan teknologi informasi sangat erat hubungannya dengan perkembangan teknologi komputer itu sendiri. Apabila membahas tentang teknologi informasi maka pokok bahasan mengarah pada teknologi komputer. Dipihak lain, apabila berbincang tentang telekomunikasi, maka pada umumnya

56

terbatas pada teknologi penyaluran berita atau informasi sehingga diperlukan pemahaman yang mulai mengarah pada sudut teknologi, yaitu terjadinya integrasi antara teknologi komputer dengan teknologi komunikasi menjadi teknologi informasi. Salah satu pengembangan terpenting dalam teknologi informasi adalah penerapan “End-User Development System (EUD)”. Syarat tercipta EUD adalah adanya sistem disentralisasi yaitu pembagian pusat sistem informasi menjadi unitunit yang lebih kecil dan menerapkan kelompok-kelompok unit kecil kepada pemakai untuk menciptakan suatu sistem informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan. Pengolahan aplikasi user merupakan dari Management Information System (MIS). MIS adalah suatu sistem yang menghasilkan informasi- informasi yang siap dipergunakan oleh manajemen didalam mengambil keputusan. Yang memegang peranan penting dalam MIS adalah komputer, karena kemampuan mengolah data yang dikerjakan dengan cepat dan teliti dengan catatan data diinput telah diseleksi terlebih dahulu. 2.24

Bahasa Pemrograman

Komputer dalam melakukan operasinya tidak dapat berkomunikasi dengan bahasa yang dikenal oleh manusia sehari-hari. Komputer memiliki bahasa sendiri yang

biasanya

pemrograman

disebut inilah

dengan

manusia

bahasa dapat

pemrograman.

berkomunikasi

Dengan

(berinteraksi)

bahasa atau

57

memerintahkan komputer untuk melakukan suatu pekerjaan yang dikehendaki oleh manusia. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan tentang komputer khususnya dalam bahasa pemrograman tersebut, yang pada perkembangannya kini telah banyak dikenal beberapa bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman tersebut telah dibuat mudah dan hampir menyerupai bahasa manusia. Komputer adalah seperangkat alat elektronik/ mesin yang dapat melakukan tiga hal yaitu menerima input terstruktur, memprosesnya sesuai dengan instruksi-instruksi yang telah ditentukan, memproduksi hasilnya sebagai output. Komputer bisa beragam ukuran, bentuk, kemampuan dan aplikasinya. Mereka dapat dikategorikan dalam berbagai cara, diantaranya kelas, generasi dan modus pemrosesan. Kelas komputer dapat diklasifikasikan sebagai superkomputer, mainframe, workstation atau microkomputer. Bila semuanya (misalnya usia mesin dianggap sama, pengkategorian tersebut menyediakan indikasi kecepatan kemampuan komputer, ukuran, biaya. Hal tersebut penting mengingat bahwa seluruh statistik mengenai kinerja dan kemampuan komputer mudah berubah. Microkomputer high-end masa kini misalnya, mempunyai kemampuan yang sama dengan microkomputer keluaran beberapa yang lalu. Generasi

komputer

pertama

yang

bersejarah,

seperti

UNIVAC,

diperkenalkan pada awal tahun 1950-an, dan dibuat dari tabung vakum. Generasi kedua muncul pada awal tahun 1960-an, dibuat dari transistor sebagai penganti tabung vakum dan generasi ketiga, yang muncul pada tahun 1960-an, dibuat

58

dengan menggunakan rangkaian terintegrasi (IC) untuk menggantikan transistor. Komputer generasi ke empat, yang muncul pertengahan tahun 1970-an, seperti mikrokomputer, menggunakan komponen LSI (large-scale interaction) sehingga ribuan rangkaian bisa dimuatkan dalam satu chip. Komputer generasi kelima merupakan kombinasi VSLI (very-large-scale integration) dengan pendekatan canggih untuk komputasi, termasuk kecerdasan buatan dan pemrosesan distribusi sejati. Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa komputer tidak dapat mengerjakan apa-apa tanpa adanya suatu instruksi-instruksi untuk mengerjakan suatu, jadi komputer tidak mengerti bahasa Inggris, komputer hanya mengenal satu hal yaitu bahasa mesin, yang mana isinya berupa susunan angka-angka. Misalnya program Basic, orang menulis program kedalam bahasa Inggris, program Basic akan menterjemakan kode/ program tersebut lalu mengubahnya kedalam bahasa mesin sehingga komputer dapat mengerti dan menjalankan tugasnya. Program Basic menggunakan karakter, simbol dan sedikit angka tapi bagaimana, kapan, dan dapatkan komputer menjalankan program basic tersebut?. Sesungguhnya ketika kita mengaktifkan program Basic, kita juga mengaktifkan sebuah program Compiler. Compiler adalah sebuah program spesial yang berfungsi untuk mengubah kode-kode program menjadi bahasa mesin sehingga aplikasi tersebut dapat dijalankan langsung (executable). Begitu juga dengan Visual basic 6.0, siapapun yang bergerak dibidang komputer pasti pernah mendengar tentang Visual Basic 6.0, baik dari sekolah, kantor, maupu lewat iklan-iklan lowongan kerja. Tapi mungkin sebagian dari kita

59

belum mengetahui apa sebenarnya Visual Basic 6.0. Visual Basic 6.0 pada dasarnya adalah sebuah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk menjalankan tugas-tugas tertentu. Visual Basic kini seakan- akan menjadi kiblat bagi para software developer, dan menjadi salah satu bahasa yang wajib dipelajari oleh berbagai kalangan, jika mereka ingin sukses didunia komputer. Visual Basic selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program – program aplikasi berbasiskan Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic 6.0 diantaranya seperti untuk membuat program aplikasi berbasis Windows gunanya Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya kontrol ActiveX, file help, aplikasi Internet dan sebagainya serta menguji program (debugging) dan menghasilkan program berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. Sejak awal dikembangkannya komputer, berkembang pula bahasa pemrograman yang digunakan untuk menulis aplikasi-aplikasi yang dijalankan oleh komputer tersebut. Bahasa pemrograman pada dasarnya adalah serangkaian instruksi atau perintah yang dimengerti oleh komputer yang digunakan untuk melakukan

tugas-tugas

tertentu.

Sebelum

munculnya

lingkungan

yang

berorientasi Windows, bahasa pemrograman rata-rata merupakan berbasis teks. Contohnya seperti Basic, Pascal, Cobol C, Dbase dan sebagainya. Biasanya cara penulisan programnya semuanya diketik dari atas ke bawah. Sama dengan penulisan program, cara eksekusi program pun dilakukan dari atas ke bawah

60

secara segaris. Sehingga pemrograman semacam ini disebut dengan istilah Linear Programming. Tetapi kini setelah muncul sistem operasi dan lingkungan Windows, bahasa pemrograman lebih ditekankan dalam hal tampilannya. Sarana pengembangannya pun bersifat grafis, jadi pemakai tinggal mengeser gambargambar saja dengan mouse. Oleh sebab itu, banyak bahasa program dinamai dengan kata “Visual” di depannya, misalnya seperti Visual FoxPro, Visual Basic 6.0, Visual C++, dan sebagainya. Bahasa-bahasa pemrograman yang ada sekarang memiliki beberapa kemampuan seperti memiliki sarana pengembangan yang bersifat grafis (visual) diantaranya Berorientasi objek (objek oriented), Dapat bekerja di dalam sistem operasi Windows, Mampu menghasilkan program aplikasi berbasis Windows dan mampu memanfaatkan kemampuan Windows seperti grafis, multimedia, Internet, multitasking, dan sebagainya. Selain itu, setiap pemrograman berbasis visual (terutama Visual Basic 6.0) kini tidak lagi menggunakan orientasi linear (segaris) didalam pembuatan programnya, melainkan dengan berorientasi pada objek-objek yang terpisah- pisah (object-oriented). Oleh sebab itulah, maka bahasa-bahasa pemrograman yang ada saat ini disebut dengan istilah Object-Oriented Programming (OPP). Visual Basic (dan bahasa-bahasa pemrograman baru lainnya) juga memiliki konsep modular programming, dimana kode-kode program letaknya tersebar didalam modulmodul (objek-objek) yang terpisah-pisah. Di dalam pemrograman berbasiskan OOP, sebuah program dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang disebut dengan Objek. Setap objek memiliki entity yang

61

terpisah dengan entity objek-objek lain dalam lingkungannya. Objek-objek yang terpisah ini dapat diolah sendiri-sendiri, dan setiap objek memiliki sekumpulan sifat dan metoda yang melakukan fungsi tertentu sesuai dengan yang telah kita programkan kepadanya. Sejak dikembangkan pada tahun 1980-an, Visual Basic 6.0 kini telah mencapai versinya yang ke-6. beberapa keistimewaan utama dari Visual Basic 6.0 diantaranya seperti dengan menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan Visual J++. Dengan begitu kita dapat bermigrasi atau mempelajari bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan cepat, tanpa harus belajar dari nol lagi serta memiliki Complier andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efesien dari sebelumnya, memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah didalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas tertentu, Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic 6.0, mempunyai Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas Internet yang lebih banyak. Sarana akses yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database yang berkemampuan tinggi. Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakaiannya yang Standard Edition/ Learning Edition ini adalah versi standar yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk mengembangkan aplikasi dan Profesional Edition versi ini memberikan

62

berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh para programmer profesional. Misalnya seperti kontrol-kontrol tambahan, dukungan untuk pemrograman Internet, compiler untuk membuat file Help serta sarana pengembangan database yang lebih baik dan Enterprise Edition

versi ini dikhususkan untuk para

programmer yang ingin mengembangkan aplikasi remote computing atau client/ server. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi pada jaringan.

63

BAB III ANALISIS SISTEM

Pada bab ini dilakukan analisis yang selanjutnya dilakukan tahapan implementasi. Analisis digunakan untuk mengindentifikasi yang kemudian dilakukan perancangan untuk sistem pengganti yang dibuat. Implementasi dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman, setelah itu dilakukan pengujian sistem yang baru dimana akan dilihat masih ada kekurangan pada aplikasi tersebut. 3.1

Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai tahap yang bertujuan untuk memahami sistem, mengetahui kekurangan sistem, dan menentukan kebutuhan sistem pada sistem pengarsipan katalog dokumen akta kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang. Sebelum memasuki

tahap

perancangan

program,

tahap

analisis

dilakukan

agar

nantinya dalam merancang program tidak terjadi kesalahan. Analisis adalah tahap penting sebelum memasuki tahap selanjutnya, apabila pada tahap ini terjadi kesalahan

maka

tahap selanjutnya

dapat dipastikan

akan terjadi

kesalahan. Analisis sistem bertujuan untuk mempelajari prosedur yang sedang berjalan sekarang dan kebutuhan atau keinginan dari orang yang akan menggunakan sistem ini.

64

3.1.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Adapun prosedur

Sistem

yang sedang berjalan pada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai berikut

awalnya Staf Capil

memberikan persyaratan untuk membuat akta kelahiran kutipan kedua kepada pemohon kemudian Pemohon melengkapkan persyaratan dan mengajukan kepada Staf Capil seperti KK,KTP, Surat kehilangan dari Kepolisian dan berkas yang diterima oleh Staf Capil dibawak ke bagian gudang untuk dicari keberadaan arsip/dokumen akta kelahiran tersebut. Setelah itu Arsip/dokumen yang dicari oleh bagian gudang masih mengunakan cara manual dengan cara membongkar satu persatu berkas, dan Jika sudah ketemu maka arsip/dokumen tersebut diberikan kembali Staf Capil untuk dicetak pada blangko akta kelahiran kutipan ke2 maka akta kelahiran kutipan kedua telah dicetak maka Staf Capil menyerahkan kepada Kepala Dinas untuk ditandatangani kemudian ditandatangani oleh Kepala Dinas berkas-berkas tersebut diserakan kembali kepada Staf Capil untuk dicap Stempel. Setelah itu Staf Capil memilah antara akta kelahiran kutipan ke2 dan berkas yang untuk arsip/dokumen dikembalikan kebagian gudang untuk disimpan ketempat semula dan untuk akta kelahiran kutipan ke2 diserahkan kepada pemohon sebagai pengganti akta yang hilang.

65

Gambar 3.1 Analisis sistem yang berjalan ( Flowmap berjalan ) 3.1.2

Analisa Piecess

Yang tujuannya yaitu untuk mempermudah dalam memperbaiki dan mengingat dari sistem lama menjadi sistem baru yang lebih ada perbaikan antara lain :

66

1. Performance (kinerja) tujuannya agar peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efaktif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Througput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Contohnya dalam pencarian arsip/dokumen akta kelahiran sebelum sistem memerlukan waktu 15 sampai 20 menit tetapi dengan sistem katalog memerlukan waku 5 sampai 10 menit kerjanya lebih efektif. 2. Information (informasi) agar peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Contohnya Informasi dalam pelaporan data arsip dulunya lambat dan tidak akurat ketika menggunkan sistem katalog hasil laporan lebih lengkap dan akurat. 3. Economy (ekonomis) agar peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Contohnya pada saat menggunakan sistem lama dalam pencarian memerlukan tenaga manusia yang banyak sehinga untuk membayar upah lebih banyak, sedangkan dengan sistem katalog ini hanya memerlukan 1 sampai 2 orang saja. 4. Control (pengendalian) agar peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang dan akan terjadi. Contohnya dengan sistem lama masih ada kesalahan atau

67

keragu-raguan data yang dicari tetapi dengan sistem katalog data tersebut sudah pasti lengkap. 5. Efficiency (efisiensi) agar peningkatan terhadap efisiensi operator. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Contoh biaya pembuatan sistem katalog yang dibuat lebih besar manfaat dan keuntungannya dibandingkan dengan sistem lama sulit dalam pencarian dan bertele-tele. 6. Service (pelayanan) agar peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Contoh sistem katalog sangat membantu dalam pelayanan yang lebih cepat dan akurat pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kota Tanjungpinang sehingga masyarakat merasa puas dan yaman. 3.1.2 Analisis Kelemahan Sistem

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang, informasi tentang arsip/dokumen yang masih menggunakan cara yang bersifat manual sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pencarian, maka perlu dibuat sistem pengarsipan katalog dokumen akta kelahiran yang tujuanya untuk pencarian dokumen/arsip akta kelahiran pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang yang dapat mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pengurus akta

68

kelahiran. Adapun proses sistem pengarsipan katalog dokumen akta kelahiran akan mencakup proses tata ruang analisa dan desain sistem. Pada Analisis Kelemahan Sistem ini harus dikondisikan antara tata letak akta dan sistem yang diusulan harus singkron sehingga tidak berubah posisi pada waktu pencarian akta yang diinginkan. Juga dalam penyimpanan setiap harinya dokumen/arsip bertambah dan harus dientri sehingga memori penyimpanan dikomputer harus diperhatikan. Serta harus ada bace up data jika untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. 3.2

Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional ini meliputi elemen-elemen apa saja yang dibutuhkan oleh sebuah sistem yang akan dibangun, spesifikasi masukan yang diperlukan sistem, keluaran yang akan dihasilkan sistem dan proses yang dibutuhkan sampai

sistem

tersebut

diimplementasikan.

Kebutuhan

nonfungsional terbagi menjadi tiga yaitu analisis perangkat keras, perangkat lunak, analisis pengguna. 3.3

Analisis Perangkat Keras

Perangkat keras yang dimiliki oleh bagian Pengurus/Penyimpanan barang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang

ada 1 unit

komputer dengan spesifikasi yang sama, yaitu Kapasitas Memory RAM 512 MB DDR1, Monitor 17 ", Kapasitas Hardisk: 80 GB, Optical Drive: CDROM, Mouse dan keyboard.

69

Setelah evaluasi mengenai spesifikasi hardware yang tersedia di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang dengan spesifikasi minimum hardware Sistem Pengarsipan Katalog Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang, spesifikasi di bagian pelayanan pencatatan sipil sudah memenuhi kebutuhan baik staf capil maupun bagian gudang. 3.4

Analisa Perangkat Lunak

Perangkat lunak

yang digunakan untuk menunjang pada Sistem

Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang yaitu Sistem operasi Microsoft Windows XP Professional SP 3, Visual Basic 6.0, Microsoft Access 2007, Microsoft Office Visio 2003. Sedangkan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk dapat mendukung kinerja sistem dan menjalankan Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang dalam pencetakan dokumen sebagai berikut Sistem operasi Microsoft Windows XP Professional

SP 3, Aplikasi pengelola program yaitu Visual Basic 6.0,

Aplikasi pengolah database yaitu Microsoft Access 2007. Evaluasi dari hasil analisis kebutuhan perangkat lunak di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang pada bagian gudang dengan

spesifikasi

perangkat

lunak

yang

dibutuhkan untuk laporan dan

pencetakan dokumen pada Sistem Pengarsipan Katalog Akta Kelahiran.

70

Analisis Pengguna digunakan

untuk

mempermudah

menggunakan

aplikasi yang dibuat, berikut spesifikasi pengguna yang ada pada bagian gudang

di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil diantaranya Dapat

menggunakan komputer dengan sistem operasi Windows, Dapat menjalankan program Visual Basic 6.0, Dapat menggunakan Microsoft Office dan Microsoft Access, serta Lulusan pendidikan minimal program D I (Diploma Satu). Sedangkan

pengguna

yang

dibutuhkan

untuk

dapat

mendukung

kinerja sistem yang akan dibangun adalah seorang petugas yang dapat mengelola

dan bertanggung

pemasukan

data,

jawab

pengolahan data,

terhadap proses

keseluruhan pelaporan

sistem,

dan

hal

dari dasar

pengoperasian komputer merupakan tugas-tugas yang harus dikuasai oleh seorang petugas. Pengguna

Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen

pada

Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang secara umum sudah memenuhi kriteria dalam penggunaan sistem yang dikembangkan, sehingga dalam pengimplementasian sistem akan lebih mudah. Analisis Kebutuhan Fungsional bertujuan untuk mengetahui proses informasi yang mengalir melalui perangkat lunak. Alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan proses informasi secara umum yaitu Contexs Diagram (Diagram Konteks), Data Flow Diagram (DFD), kamus data dan spesifikasi proses.

71

BAB IV PERANCANGAN SISTEM

4.1

Perancangan sistem

Melalui penelitian data di lapangan sangat berpengaruh pada hasil yang akan digunakan pada tahap perancangan sistem yang memerlukan analisa dan disain sistem yang sedang berjalan serta dicarikan alternatif pemecahannya dan dapat dikembangkan sistem yang lebih baik. Dalam tahap tahap perancangan sistem ini dibuatkan dahulu alur kerjanya agar tidak menyimpang dari sasaran tujuan awalnya dan menghasilkan kesesuaian. Perancangan sistem ini dibuat agar dalam pembuatan form-form serta tampilan-tampilan program bisa menjadi panduan dalam pembuatan program yang diinginkan.

4.2

Analisis prosedur sistem usulan

Adapun prosedur

sistem usulan pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil yang akan dirancang sebagai berikut Staf Capil memberikan persyaratan-persyaratan untuk membuat akta kelahiran kutipan kedua kepada pemohon kemudian Pemohon melengkapkan persyaratan dan mengajukan kepada Staf Capil seperti KK, KTP, Surat kehilangan dari Kepolisian dan berkas yang diterima oleh Staf Capil untuk dicari secara cepat dengan menggunakan Sistem pengarsipan katalog dokumen akta kelahiran dengan menggunakan data base.

72

Setelah itu data yang dicari jika ketemu maka dikeluarkan formulir verifikasi yang isinya data lengkap serta posisi arsip/dokumen tersebut berada yang ditujukan ke bagian gudang untuk dicari mencari arsip/dokumen sesuai dengan formulir verifikasi data dari Staf Capil. Jika bagian gudang sudah ketemu maka arsip/dokumen tersebut diberikan kembali Staf Capil untuk dicetak pada blangko akta kelahiran kutipan ke2 dan setelah akta kelahiran kutipan kedua telah dicetak maka Staf Capil menyerahkan kepada Kepala Dinas untuk ditandatangani kemudian ditandatangani oleh Kepala Dinas berkas-berkas tersebut diserakan kembali kepada Staf Capil untuk dicap Stempel. Kemudian oleh Staf Capil memilah-milah antara akta kelahiran kutipan ke2 yang baru dan berkas yang lama serta yang baru kemudian arsip/dokumen dikembalikan kebagian gudang untuk disimpan ketempat sesuai nomor urut dan kodenya semula dan untuk akta kelahiran kutipan ke2 diserahkan kepada pemohon.

73

Gambar 4.1 Analisa prosedur sistem usulan arsip/dokumen akta kelahiran (Flowmap usulan Arsip/Dokumen akta kelahiran)

74

4.3

Perancangan Proses

Perancangan sistem secara global merupakan tahap perancangan yang menggambarkan sistem secara menyeluruh atau secara umum. Perancangan secara global tujuannya adalah mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain. Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem secara menyeluruh. Diagram alir data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik data tersebut mengalir atau lingkungan fisik data tersebut akan disimpan. Diagram alir data merupakan alat yang digunakan pada metodelogi pengembangan sistem terstruktur dan jelas.

4.4

Diagram Konteks

Diagram konteks perancangan Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang yang terdapat pada bagian dinas kependudukan dan pencatatan sipil khususnya yaitu pada bagian pencatatan sipil. Agar lebih mudah dalam pencarian maka Pemohon saling berinteraksi dengan staf capil kemudian staf capil memberikan lembaran verifikasi kepada bagian gudang untuk pencarian secara fisik arsip akta/dokumen kelahiran yang dimaksud. Untuk mengetahui lebih jelas diagram konteks perancangan Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta

75

Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil tersebut dapat dilihat pada gambar 4.2.

Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang 4.5

Diagram Alir Data (DAD)

Perancangan Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kota Tanjungpinang menggunakan diagram alir data untuk membantu

mempermudah perancangan sistem ini.

Dengan adanya diagram alir data maka kesalahan-kesalahan kecil dapat diantisipasi, sehingga kesalahan yang besar dapat dihindarkan. Untuk lebih jelasnya diagram alir data level nol sistem pengarsipan digital dapat dilihat pada gambar 4.3.

76

Gambar 4.3 DFD Level 0 Dari diagram data level 0, untuk input data atau master data dapat dipecah seperti yang ditunjukkan dalam diagram alir level 1 proses 2 yang tujuannya agar lebih terfokus pada posisi dokumen tersebut yang akan dicari dapat dilihat pada gambar 4.4 dibawah ini :

77

Gambar 4.4 DFD Level 1 proses 2 Kelengkapan syarat akta/kutipan ke dua

Gambar 4.5 DFD Level 1 proses 3 Pencarian data di bagian gudang

Gambar 4.6 DFD Level 2 proses 3 Pencarian data berdasarkan di bagian gudang

78

4.6

Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data dapat diidentifikasi data yang mengalir disistem secara lengkap. Pada tahapan didalam membuat akta kutipan kedua data ini dibuat pada tahap perancangan sistem dan analisis. Pada tahap analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai tentang data yang mengalir di sistem. Pada tahap perancangan kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan yang akan dibuat dan perancangan database. Kamus data program dari arus data di diagram alir data Sistem pengarsipan katalog akta kelahiran pada Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Tabel Notasi Kamus Data Pemohon Nama

Data Pemohon

Deskripsi

Informasi untuk data Pemohon Akta pencatatan sipil

Struktur data

Data Pemohon = Nik + Nama + Tmt_Lahir + Tgl_Lahir + Alamat + Nm_Ayah + Nm_Ibu + Tgl_Buat

Digunakan

Untuk mengetahui data Arsip Akta/Kutipan kelahiran pencatatan sipil berada

Format data

Text

79

Tabel 4.2 Tabel Notasi Kamus Data Arsip Nama

Data Arsip

Deskripsi

Informasi untuk data Arsip akta kelahiran

Struktur data

Data Arsip = Nik + No_Kendali + No_Buku + No_Rak =[1|2|3|4|5] + No_Lemari + No_Lantai

Digunakan

Untuk mengetahui posisi data Arsip Akta/Kutipan kelahiran tersebut disimpan

Format data

Text

Tabel 4.3 Tabel Notasi Kamus Data Akta/Kutipan Nama Deskripsi

Data Akta/Kutipan

Struktur data

Informasi untuk data Akta/Kutipan kelahiran pencatatan sipil Data Pemohon = Nik + No_Kendali + No_Akta + Nama + Tmt_Lahir + Tgl_Lahir + Nm_Ayah + Nm_Ibu + Sex + Anak_ke + Tgl_Cetak

Digunakan

Untuk mencetak Akta/Kutipan pencatatan sipil

Format data

Text

5

Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antar data didalam sistem yang digambarkan dalam bentuk agregasi dibawah ini :

80

Gambar 4.7 ERD Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang

4.7

Sturktur File

Struktur file menggambarkan tentang file-file yang dipakai dalam pengembangan

dan

pengolahan

data

Sistem

Informasi

Administrasi

Kependudukan (SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang khususnya dibidang Pencatatan Sipil dalam penangan dokumendokumen arsip dibagian gudang. Diantaranya Tabel yang akan digunakan yaitu tabel pemohon, tabel arsip dan tabel Akta untuk nama fields, jenis dan ukurannya akan dijelaskan pada table dibawah ini :

81

Tabel 4.4 Pemohon Nama

: T_Pemohon

Primary key : Nik Nama Fields

Type

Ukuran

Keterangan

1.

Nik

Text

16

Nomor Induk Kependudukan

2.

Nama

Text

30

Nama dalam Akta

3.

Tmt_Lahir

Text

20

Tempat Kelahiran

4.

Tgl_Lahir

Date

8

Tanggal Kelahiran

5.

Alamat

Text

35

Alamat Pemohon

6.

Nm_Ayah

Text

30

Nama Ayah Kandung

7.

Nm_Ibu

Text

30

Nama Ibu Kandung

8.

Tgl_Buat

Date

8

Tanggal Pembuatan Kelahiran

No

Akta

82

Tabel 4.5 Arsip Nama

: T_Arsip

Primary Key

: Nik

Secondary Key : No_Kendali No

Nama Fields

Type

Ukuran

Keterangan

1.

No_Kendali

Text

4

Nomor Kendali Blangko

2.

Nik

Text

25

Nomor Induk Kependudukan

3.

No_Buku

Text

25

Nomor buku dalam setiap 50 akta kelahiran

4.

No_Rak

Text

40

Nomor Rak dalam lemari

5.

No_Lemari

Text

20

Nomor Lemari

6.

No_Lantai

Text

20

Nomor Lantai

83

Tabel 4.6 Akta/Kutipan Nama

: T_Akta

Primary Key

: Nik

No

Nama Fields

Type

Ukuran

Keterangan

1.

Nik

Text

6

Nomor Kendali Blangko

2.

No_Akta

Text

21

Nomor Akta Kelahiran

3.

No_Kendali

Text

30

Nama dalam Akta

4.

Nama

Text

30

Nama dalam Akta

5.

Tmt_Lahir

Text

20

Tempat Kelahiran

6

Tgl_Lahir

Date

8

Tanggal Kelahiran

7.

Nm_Ayah

Text

30

Nama Ayah Kandung

8.

Nm_Ibu

Text

30

Nama Ibu Kandung

9.

Sex

Text

1

Jenis Kelamin

10.

Anak_Ke

Text

2

Urutan Anak

11.

Tgl_Cetak

Date

8

Tanggal cetak Kelahiran

Akta/Kutipan

4.7.1 Perancangan Arsitektural (Arsitektural Design)

Perancangan

arsitektural

dirancang

untuk

mempermudah

dalam

melakukan proses pencatatan dan pembuatan yang diinginkan. Perancangan ini dijelaskan dalam bentuk, struktur menu, perancangan masukan dan perancangan keluaran. Struktur Menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan program aplikai yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem

84

yang dibangun. Sruktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menumenu dan sub menunya. Dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 4.8 Struktur Menu Sistem Pengarsipan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang

Perancangan Antar Muka ini dirancang untuk mempemudah interaksi antara pemakai sistem dengan perangkat lunak yang dikembangkan. Perancangan antarmuka diantaranya perancangan input dan perancangan output.

4.7.2

Perancangan Masukan (Input Design)

Perancangan input atau masukan adalah awal dari proses informasi yang digunakan adalah data pemohon yang dilakukan oleh pengguna, dalam perancangan input ini biasanya dilakukan proses Input, Edit, Save dan Delete. Perancangan ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

85

1. Format Form Login

Gambar 4.9 Rancangan Form Login

Gambar 4.9 Rancangan Form login 2. Format Form Menu Utama

Gambar 4.10 Rancangan Form Menu Utama

86

3. Format Input Pemohon

Gambar 4.11 Rancangan Form Input Pemohon

4. Format Form Search

Gambar 4.12 Rancangan Form Cari Arsip

87

5. Form Tabel Pemohon

Gambar 4.13 Rancangan Form Tabel Pemohon

6. Form Tabel Arsip

Gambar 4.14 Rancangan Form Tabel Arsip

88

4.7.3 Perancangan Keluaran

Perancangan keluaran merupakan rancangan yang dihasilkan oleh sistem dalam bentuk laporan yang terdiri dari laporan data Pelapor, data Arsip/dokumen hasil pencarian berdasarkan item-item pencarian misalnya pencarian Nik, No Kendali, Nama, Nomor Akte, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Bulan dan Tahun Pembuatan, Nama Ayah, Nama Ibu dan jika ketemu maka laporan dan informasi akan ditampilan. Ketika data arsip/dokumen akta diketemukan maka pencetakan akta kutipan kedua dan rangkapan akta kutipan Ke2. Perancangan keluaran dapat dilihat pada gambar dibawah ini: 1. Form Laporan Pencarian Berkas Arsip

Gambar 4.15 Rancangan Form Laporan Pencarian Berkas Arsip

89

2. Form Laporan Pemohon Akta Kutipan Ke2

Gambar 4.16 Rancangan Form Laporan Pemohon Akta Kutipan Ke2

3. Form Laporan Akta Kutipan Ke2

Gambar 4.17 Rancangan Form Laporan Akta Kutipan 2

90

4. Format Cetak Akta/Kutipan

No.575.023041 Nomor Induk Kependudukan (Nik) : 2172042511740002 PENCATATAN SIPIL WARGA NEGARA INDONESIA KUTIPAN AKTA KELAHIRAN KEDUA

Berdasarkan Akta Kelahiran Nomor : ---SERATUS LIMAPULUH EMPAT/U/TPI/2005--Bahwa di : Tanjungpinang Pada tanggal : 8 Januari 2005 telah lahir:

-----: SHERINNASYA DEEF NOCH :-----

Anak ke:dua perempuan dari suami isteri : DEDY YULIUSA dengan EFIARNI KURNIAWATI.

Kutipan ini dikeluarkan di Tanjungpinang pada tanggal 23 Februari 2005 Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pemerintah Kota Tanjungpinang

PAMRI, S.Sos Pembina Tk.I Nip. 19550407 198305 1 020

Gambar 4.18 Rancangan Form Akta Kelahiran

91

BAB V IMPLEMENTASI SISTEM 5.1

Implementasi Sistem

Sistem setelah dianalisa dan dirancang, maka sistem tersebut siap diterapkan atau diimplementasikan. Tahap implementasi sistem ini merupakan tahap meletakan perancangan sistem kedalam bentuk coding bahasa pemrograman selain implemtasi dalam instansi atau perusahaan dan dioperasikan sesegera mungkin. Dalam rencana implementasi sistem ada beberapa landasan yang akan dikemukakan diantaranya yaitu Penjadawalan waktu kegiatan yang dilakukan dalam pembangunan sistem, Mengalokasikan sumber – sumber dan keahlian yang diperlukan pelaksanaan kegiatan, Menentukan waktu pelaksanaan suatu kegiatan dan Menentukan urutan pelaksanaan kegiatan yang telah diidentifikasi. Kegiatan implementasi ini meliputi kebutuhan perangkat lunak, perangkat keras, pemilihan bahasa pemrograman yang sesuai, pemrograman dan pengujian sistem yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan instansi atau perusahaan. 5.2

Kebutuhan Perangkat Lunak

Pada sub bagian ini aka dijelaskan uraian tentang tahapan implementasi dari aplikasi

pencarian

dokumen

dengan

menggunakan

Katalog

yang

dikembangkan dan diimplementasikan dengan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 (VB 6) dengan database Microsoft Access 2007.

92

5.3

Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras yang diperlukan untuk membangun Aplikasi Pengolahan Katalog Dokumen Akta Kelahiran pada Dinas Kependududkan dan Pencatatan Sipil sebagai berikut Laptop Intel {R} Pentium {R} processor T4400 ASPIRE 4736Z (2.2 GHz, 800 MHz FSB), 160 GB HDD, 14.0” HD LED LCD, 1 GB Memory dan Printer Epson Stilus T13 . 5.4

Teknik Pemrograman

Aplikasi

sistem

pengarsipan

katalog

dokumen

akta

kelahiran

dikembangkan dan diimplementasikan dengan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. MS Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman Object Oriented Programming (OOP) yaitu pemrograman yang berorientasi objek. VB menyediakan objek-objek yang dapat digunakan dalam membuat tampilan program yang lebih variatif dan komunikatif. Bekerja dengan Visual Basic, harus ada langkah- langkah penting yaitu harus membuat form dan membuat kode Program. Terdapat beberapa komponen utama dari Visual Basic, antara lain Jendela Properties, Jendela Project, Form, ToolBox , Form Layout dan lain-lain Jendela Properties digunakan untuk mengatur atau mensetting keperluan tampilan objek-objek yang terdapat pada form, seperti mengatur name, caption, warna, letak, fornt, hubungan dengan database, false atau true dan lain pengaturan-pengaturan lainnya. Jendela Project digunakn untuk menampilkan proyek dan form-from yang sedang aktif. Form

93

adalah lembaran tempat kita meletakan objek yang akan ditampilkan pada program. ToolBox adalah objek-objek yang disediakan oleh Visual Basic. Pengaturan objek dapat dilakukan dengan setting pada Properties dan dapat juga diatur dengan kode program. Pengaturan ini perlu dilakukan, agar setiap objek yang ditampilkan di for dapat melakukan kejadian atau event. Event yang akan dilakukan oleh sebuah objek, penulisan perintahnya dilakukan pada jendela kode dengan menuliskan Procedure dan Function. 5.5

Pengujian Program

Pengujian program diperlukan untuk membuktikan bahwa program yang dibuat sudah sesuai dengan apa yang diingikan, pengujian program tersebut :

1. Uji Modul dengan pengujian modul ini menghandalkan dari modul pribadi. Tiap–tiap program diuji untuk mengetahui apakah tiap bagan tersebut dapat bekerja dengan baik atau tidak. Untuk mengetahu apakah bagan tersebut sudah bekerja dengan baik berdasarkan pegangan basis data secara sistematis. 2. Uji Pengembangan maksudnya Pengujian ini diterapkan pada modul bagian – bagian program dipadukan kedalam seluruh paket program, atau pengujian dilakukan setelah masing-masing modul dipadukan. 3. Uji Operasional maksudnya Uji operasional merupakan uji yang dilakukan untuk memeriksa bagaimana program bertindak dalam keadaan realistis. Pengujian

dilakukan

dengan

menjalankan

program

kemudian

mengaktifkan seluruh bagian sesuai dengan urutan yang diberikan pada

94

menu – menu dan perintah – perintah yang ada disetiap program yang dijalankan. Sesuai dengan pengujian yang dilakukan maka program dapat dikatakan bekerja dengan baik dan telah sesuai rancangan yang dibuat. Program yang telah dibuat perlu dilakukan pengujian program untuk menghindari kesalahan pada program yang dibuat. Kesalahan – kesalahan yang mungkin ditemukan pada proses pengujian program yaitu Kesalahan kode pemrograman (syntax error) kesalahan ini terjadi jika kode program yang ditulis tidak sesuai dengan prosedur penulisannya, Kesalahan proses (run time error) kesalahan ini terjadi pada saat program executable dijalankan. Kesalahan ini meyebabkan program berhenti sebelum waktunya selesai karena compiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi dan tidak layak untuk dikerjakan serta Kesalahan logika kesalahan ini terjadi pada saat program yang dibuat. Kesalahan tersebut apabila tidak disadari akan kesulitan. 6.6

Pengujian Sistem Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui bahwa komponen –

komponen sistem telah berfungsi dengan baik. Pengujian sisten termasuk juga pengujian program secara menyeluruh. Kumpulan program yang telah diintegrasikan perlu dicoba atau dites untuk melihat apakah sebuah program dapat menerima dengan baik, memproses dan memberikan keluaran program yang baik pula.

95

Tahap pertama pengujian dilakukan untuk proses input data mulai dari input data arsip/dokumen, input pemohon, input akta kutipan,

untuk

menghasilkan output yang dikehendaki dan hasilnya sesuai dengan perancangan yang diusulkan. Kemudian selanjutnya dilakukan pengujian terhadap laporan yang terdiri dari laporan pemohon, laporan arsip, tabel pencarian, tabel pembuatan akta kelahiran.

96

BAB VI PENUTUP 6.1

Kesimpulan

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang dalam pembuatan laporan akta kelahiran serta pencarian arsip akta kelahiran, kemudian dianalisa dan dibentuk rancangan baru suatu aplikasi laporan pendataan arsip/dokumen pencatatan sipil maka penulis dengan ini menyimpulkan bahwa : 1. Dapat memperlancar dan mempercepat proses pencarian arsip/dokumen akta kelahiran, serta laporan - laporan pengurusan akta kelahiran. 2. Dapat mengurangi keterlambatan dalam pencarian berkas arsip/dokumen disebabkan oleh ketidakteraturan posisi dan tempat arsip tersebut. 3. Dapat memberikan laporan dan keterangan yang lebih cepat dan akurat kepada masyarakat yang membutuhkan segera. 6.2

Saran

Dari kesimpulan diatas maka penulis mengajukan beberapa saran sehubungan dengan penerapan dan pengembangan sistem yang lebih lanjut sehingga aplikasi pencarian arsip/dokumen dapat memiliki tingkat pemanfaatan yang lebih tinggi, adapun saran – saran yang diajukan sebagai berikut :

97

1. Pembuatan file cadangan secara berkala (3 atau 4 bulan sekali), hal ini sangat penting untuk mencegah kemungkinan kehilangan dan kerusakan data yang disimpan. 2. Sebaiknya

digunakan

program

antivirus

yang

residen.

Hal

ini

dimaksudkan untuk mencegah terjadinnya kerusakan pada program atau data – data yang lain. 3. Dengan adanya aplikasi pencarian arsip/dokumen yang menggunakan katalog ini, maka perlu pengetahuan dan pelatihan bagi pengguna atau oprator untuk menjalankannya agar lebih cepat dan efektif.