BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah Sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari
pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.Tugas sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:4) Sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. (Saiman, 2002:24) Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003:6) Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya. Peran Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah pimpinan, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana,membuat keputusan, melakukan pengarahan dan pengkoordinasian hadap seluruh unit yang ada dalam lingkungan. Tugas sekretaris organisasi adalah menjaga file yang tepat,
1 Universitas Sumatera Utara
2
baik untuk dokumen kertas penting dan juga untuk yang elektronik, menginformasikan kepada dewan direksi tentang pertemuan dan agendanya, mengirim laporantahunan, mengedarkan surat tentang kebijakan perusahaan, dan rapat. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:6) Salah satu tanggung jawab utama seorang sekretaris organisasi adalah mengatur jadwal pertemuan sesuai dengan Perusahaan dan memastikan pertemuan secara efektif terorganisir. Selain itu menurut Rosidah & Sulistiyani (2005:13-14) menjaga catatan administrasi misalnya: menjaga rincian kontak up-to-date (yaitu nama,alamat dan nomor telepon) untuk komite manajemen dan anggota biasa dari organisasi, menyusun daftar nama dan alamat yang berguna untuk organisasi, termasul pejabat yang sesuai atau petugas dari organisasi sukarela, membuat catatan tentang kegiatan organisasi. Peran Sekretaris organisasi pemerintah menurut Supriyadi dan Guno (2009:39) adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga pemerintahan dan pemerintah daerah.Selain itu peran sekretaris organisasi pemerintah adalah pengantar Kantor Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan. Sekretaris pemerintah bertanggung jawab untuk menetapkan agenda untuk pertemuan Pemerintah dan Komite Menteri.Selain itu, sekretaris pemerintah memelihara hubungan konstan dengan semua anggota pemerintah.Sekretaris pemerintah bertindak sebagai Juru Bicara Pemerintah.Sekretaris pemerintah melaksanakan tugas-tugas lain yang ditunjuk kepadanya oleh Perdana Menteri. (Supriyadi dan Guno, (2009:40)
Universitas Sumatera Utara
3
Sekretaris dalam perusahaan adalah seorang karyawan senior di sebuah organisasi sektor publik dengan status direktur dan bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas. Tugas sekretaris perusahaan adalah bertindak dengan itikad baik untuk kepentingan perusahaan, untuk menghindari konflik kepentingan, tidak untuk membuat keuntungan dari transaksi rahasia untuk atau atas nama perusahaan. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:8) Fenomena/kendala yang terjadi di Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah dalam Proses Penyusunan APBD. Sebagai salah satu instansi pemerintahan yang memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan Penyusunan APBD, penulis menemukan beberapa masalah yang kadang terjadi pada Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yaitu : 1. Keterlambatan dalam Penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD). Keterlambatan penyusunan anggaran terjadi karena adanya tarik ulur atau adanya perbedaan pendapat penyusunan anggaran yang belum disetujui antara dewan eksekutif dengan dewan legislatif, perbedaan pendapat tersebut menghabiskan waktu yang cukup lama sekitar 2 bulan untuk mencapai satu pendapat yang sama, selain itu ada juga alasan lain yang menyebabkan terjadinya keterlambatan yaitu, suatu hubungan yang kurang harmonis dengan dewan legislatif akan memperhambat penyusunan anggaran, apabila dewan legislatif kurang menyukai penyusunan anggaran yang telah kita ajukan atau kurang menyukai dengan orang yang membuat penyusunan anggaran tersebut, maka hal tersebut akan menghambat persetujuan dari dewan legislatif dan juga proses pelaksanaan anggaran.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka perumusan masalah dijawab dari laporan ini adalah, Bagaimana tugas dan tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ? C. Tujuan Penelitian Tujuan penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah Untuk mendiskripsikan tentang tugas dan tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah: Penulisan Tugas Akhir ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak, sehingga dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya. Adapun manfaat Tugas Akhir ini antara lain : 1.Bagi Instansi a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan. b. Sebagai masukan untuk perbaikan sekretaris Pada Badan Pendidikan dan pelatihan Provinsi sumatera utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini. 2. Bagi Peneliti a. Medambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kesekretariatan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
Universitas Sumatera Utara
5
3. Bagi Peneliti yang akan datang Sebagai bahan referensi tugas akhir bagi peneliti lainnya. E. Sistematika Penelitian Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, Penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut: 1.
Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilaksanakan di Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara di Jln.Imam Bonjol No.61. Penelitian berlangsung selama empat minggu, yaitu dari tanggal 16 Februari 2015 sampai dengan 27 Maret 2015.Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO
KEGIATAN Minggu ke 1
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Juni Minggu ke Minggu 2 ke 3
Minggu ke 4
Sumber: Penulis (2015)
Universitas Sumatera Utara
6
F.
Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) BAB, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dan dapat lebih terarah dan sistematis. BAB I
: PENDAHULUAN Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Metode Penelitian, serta Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III
: PEMBAHASAN Dalam BAB ini Penulis mencoba untuk menguraikan mengenai Pengertian Sekretaris, Pengertian Sekretariat, Peranan Sekretaris, Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris, fungsi dan kedudukan sekretaris dalam organisasi pemerintah, serta rincian Aktivitas Sekretariat di Dinas Perhubungan Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
7
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara
