BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Subag Umum Kepegawaian dan Perlengkapan (UKP) FMIPA UNY merupakan unit bagian yang melayani urusan kepegawaian dan perlengkapan perkuliahan. Tugas pokok dan fungsi UKP adalah (1) menyusun rencana dan program kerja subag UKP, (2) menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan
di
bidang
ketatausahaan,
kerumahtanggaan,
kepegawaian, dan perlengkapan, (3) mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggan, kepegawaian, dan perlengkapan, (4) melakukan urusan kearsipan di FMIPA, (5) melakukan pemeliharaan keamanan dan ketertiban di FMIPA, (6) melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, (7) mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi, dan pertemuan ilmiah di FMIPA, (8) melakukan inventarisasi dan pengelolaan barang milik Negara, (9) melakukan penyusunan
instrument
kerumahtanggaan,
pemantauan
kepegawaian,
dan
kegiatan
perlengkapan,
ketatausahaan, (10)
melakukan
penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan, kepegawaian, dan perlengkapan, (11) melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. UKP menyediakan fasilitas peminjaman ruang untuk kegiatan mahasiswa dan dosen di lingkup FMIPA UNY. Beberapa ruangan yang
1
digunakan untuk kegiatan perkuliahan antara lain ruang D01, D02, D03, D07, Laboratorium,
dan
ruang
PPG.
Kegiatan
mahasiswa
yang
kerap
diselenggarakan oleh organisasi-organisasi mahasiswa diantaranya yaitu, rapat sidang tahunan, olimpiade, pelatihan organisasi, dan sebagainya. Mahasiswa yang akan menyelenggarakan kegiatan di dalam ruangan harus mengajukan peminjaman ruangan kepada bagian UKP. Peminjaman ruang di UKP harus melalui beberapa prosedur. Prosedur peminjaman ruang di UKP yaitu, peminjam melakukan pengecekan ruang di bagian UKP dengan menentukan ruang, hari, tanggal, dan jam pinjam. Jika ruang tersedia, peminjaman dapat diajukan ke bagian UKP dengan menunjukkan surat keterangan kegiatan yang akan diselenggarakan, selanjutnya peminjam menyerahkan kartu identitas kepada petugas UKP sebagai jaminan peminjaman ruangan, dan peminjaman ruang dapat dilakukan. Sebagian besar ruangan di FMIPA digunakan untuk kegiatan perkuliahan seperti ruang DO1, D02, D03, D07, dan ruangan di laboratorium. Sedangkan ruangan yang biasanya dipinjamkan untuk kegiatan di luar perkuliahan diantaranya yaitu, ruang D02, DO3, D07, ruang sidang 1, ruang sidang 2, ruang seminar, ruang astronomi fisika, dan ruang laboratorium matematika. Banyaknya kegiatan yang diadakan oleh organisasi mahasiswa dari berbagai jurusan menjadi kendala apabila terdapat waktu peminjaman ruang yang bersamaan antara kegiatan satu dengan kegiatan yang lain. Mahasiswa maupun dosen yang akan meminjam ruang harus terlebih dahulu
2
mengkonfirmasi kepada staf UKP mengenai ketersediaan ruang pada waktu kegiatan yang telah digendakan. Pemilihan ruang yang dipilih untuk kegiatan terkadang sama dengan ruangan yang telah dipinjam untuk kegiatan yang lain sehingga terdapat kegiatan yang tidak mendapatkan ruangan. Catatan peminjaman ruang yang masih dicatat secara manual membuat petugas UKP harus melayani peminjaman ruang secara manual dengan memastikan ketersediaan ruang terlebih dahulu. Kejadian tersebut disebabkan karena belum tersedianya sistem berbasis komputer/ IT sehingga data peminjaman ruang masih diproses secara manual. Memperbaiki hal tersebut, perlu dikembangkan aplikasi peminjaman ruang di UKP FMIPA UNY. Perkembangan teknologi informasi pada saat ini memberikan manfaat kepada kita dalam memperoleh dan menyebarkan informasi dengan cepat dan mudah. Berbagai informasi yang dibutuhkan telah tersedia di internet. Komputer merupakan salah satu produk dari teknologi informasi. Komputer tersusun atas dua komponen yaitu, komponen perangkat lunak (software) dan komponen perangkat keras (hardware). Perangkat lunak (software) adalah suatu perangkat yang berisi serangkaian instruksi, program, prosedur, pengendali, pendukung, dan aktifitas-aktifitas pengolahan perintah pada sistem komputer. Dari latar belakang diatas maka dalam penelitian ini, akan dikembangkan sebuah aplikasi peminjaman ruang dalam lingkup FMIPA UNY berdasarkan prosedur dan peminjaman ruang yang dapat dilakukan secara online. Pengembangan aplikasi menggunakan framework Codeigniter
3
bahasa dibantu dengan pemrograman PHP dan Database Management System (DBMS)
MySQL.
Pengembangan
aplikasi
ini
diharapkan
dapat
mempermudah proses peminjaman ruang di FMIPA UNY, yang dikelola oleh Subag Umum Kepegawaian dan Perlengkapan (UKP) FMIPA Universitas Negeri Yogyakarta. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang ada, masalah yang dapat dirumuskan dalam tugas akhir ini adalah : 1. Bagaimana mengembangkan aplikasi peminjaman ruang oleh mahasiswa dan dosen di subag Umum Kepegawaian dan Perlengkapan (UKP) FMIPA UNY. C. Tujuan Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah mengembangkan aplikasi peminjaman ruang berbasis website subag Umum Kepegawaian dan Perlengkapan (UKP) FMIPA UNY yang mampu memberikan kemudahan dalam proses peminjaman ruang dan penyajian laporan dengan baik. D. Manfaat Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNY, dapat memanfaatkan hasil pengembangan ini untuk pengelolaan data peminjaman ruang di UKP FMIPA.
4
2. Bagi
Unit
Kegiatan
Mahasiswa
(UKM)
FMIPA
UNY,
dapat
memanfaatkan hasil pengembangan ini untuk melakukan peminjaman ruang untuk kegiatan keorganisasian di FMIPA. 3. Bagi dosen, dapat memanfaatkan hasil pengembangan ini untuk melakukan peminjaman ruang untuk kegiatan perkuliahan dan kegiatan lain di luar perkuliahan. 4. Menambah pengetahuan pembaca dalam hal mengembangkan aplikasi berbasis website dengan PHP dan MySQL.
5
