BAB I PENDAHULUAN 1. TUGAS POKOK, FUNGSI, KEWENANGAN DAN STRUKTUR

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT DPRD Sekretariat DPRD Kota Batam terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam, sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam. Sesuai dengan Peraturan Daerah tersebut di atas, kedudukan Sekretariat DPRD Kota Batam merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh seorang Sekretaris secara operasional bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administrasi Sekretaris DPRD berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Batam melalui Sekretaris Daerah.

1.

TUGAS POKOK, FUNGSI, KEWENANGAN DAN STRUKTUR Tugas pokok, fungsi dan kewenangan serta struktur organisasi sejalan dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan berkaitan dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 dan dijabarkan dengan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007 serta Peraturan Walikota Batam Nomor 62 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam, dijelaskan bahwa Sekretariat DPRD Kota Batam mempunyai tugas menyelenggarakan Administrasi Kesekretariatan, Administrasi Keuangan, Administrasi Hukum dan Persidangan, Administrasi Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dan

Sekretariat DPRD Kota Batam Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Tahun 2013

1

menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Selain tugas pokok Sekretariat DPRD Kota Batam memberikan pelayanan administrasi kepada Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Batam juga menjalankan fungsinya melaksanakan urusan rumah tangga serta perjalanan dinas bagi Pimpinan dan Anggota DPRD serta mengelola dan menjalankan tata usaha DPRD Kota Batam. Dalam melaksanakan tugas pokok Sekretariat DPRD Kota Batam juga memiliki kewenangan untuk melaksanakan fungsinya. Kewenangan tersebut meliputi : a.

Mengatur,

membina

kerjasama,

mengintegrasikan

dan

mensinkronisasikan seluruh penyelenggaraan tugas Sekretariat DPRD; b.

Merencanakan, mengolah, menelaah dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan Pimpinan DPRD;

c.

Menyelenggarakan persidangan dan pembuatan risalah rapat yang diselenggarakan oleh DPRD;

d.

Memelihara dan membina ketertiban dan keamanan dalam lingkungan Sekretariat DPRD.

2.

ASPEK STRATEGIS ORGANISASI Sekretariat DPRD Kota Batam dalam melaksanakan visi dan misinya sebagai bagian integral dari Pemerintah Kota Batam. Visi Sekretariat DPRD Kota Batam sepenuhnya mendukung Visi Pemerintah Kota Batam dalam menjalankan peran strategisnya yaitu “Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang profesional dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui Tata Pemerintahan yang baik“. Keberhasilan dalam pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Kota Batam


2

untuk mencapai Visi dan Misi yang telah ditetapkan akan sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors). Untuk dapat mengidentifikasikan faktor-faktor penentu keberhasilan sampai seberapa jauh Misi Sekretariat DPRD Kota Batam, dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern organisasi yang mencakupi hal-hal sebagai berikut : 1.

Aspek Manajemen Kinerja bagi keperluan internal organisasi, dimana menjadikan LAKIP Tahun 2013 sebagai sarana evaluasi pencapaian kinerja manajemen Sekretariat DPRD Kota Batam bagi upaya-upaya perbaikan kinerja dimasa yang akan datang. Untuk setiap celah kinerja (performance gap) yang ditemukan oleh manajemen Sekretariat DPRD Kota Batam, dapat merumuskan strategi pemecahan masalahnya sehingga pencapaian kinerja dapat ditingkatkan secara berkelanjutan.

2.

Aspek Akuntabilitas Kinerja bagi keperluan eksternal organisasi, dimana menjadikan LAKIP Tahun 2013 sebagai sarana pertanggungjawaban Sekretariat DPRD Kota Batam atas capaian kinerja yang berhasil diperoleh dan kendala yang dihadapi selama Tahun 2013.

3.

Dengan adanya LAKIP dapat memberikan masukan dan atau sebagai dasar bagi pengambilan keputusan untuk perbaikan dalam mencapai penghematan, efektif dan efektifitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam.

3.

STRUKTUR ORGANISASI Untuk dapat menjalankan tugas yang telah dibebankan, sesuai dengan Peraturan Walikota Batam Nomor 62 Tahun 2012 dimana dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Sekretariat DPRD Kota Batam dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD, merupakan unsur pelayanan kepada DPRD yang mempunyai

tugas

menyelenggarakan

Administrasi

Kesekretariatan,

Administrasi Keuangan, Administrasi Hukum dan Persidangan, Administrasi


3

Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Sekretariat DPRD dibantu oleh :

1. Bagian Umum Bagian Umum mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan kepegawaian, rumah tangga, administrasi umum, perlengkapan pengelolaan pengamanan dan lingkungan, menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, serta memberikan pelayanan teknis administratif dan fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsinya Bagian Umum mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Bagian Umum;

b.

pengkoordinasian perumusan kebijakan umum dan kebijakan teknis Sekretariat DPRD;

c.

pengkoordinasian pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional Sekretariat DPRD;

d.

penyiapan bahan dan penatausahaan Sekretariat DPRD;

e.

pengelolaan keuangan, kepegawaian, surat-menyurat, kearsipan, administrasi umum,

kerumahtanggaan, sarana dan prasarana serta

pengamanan dalam dan lingkungan; f.

pelayanan administratif dan fungsional;

g.

pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Umum; dan

h.

melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas


4

dan fungsinya.

Bagian Umum terdiri dari : 1.1

Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai fungsi pelaksanaan

pengelolaan

administrasi

ketatausahaan

dan

kepegawaian, mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, serta memberikan pelayanan teknis administratif dan fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha dan kepegawaian; c) mengelola surat-menyurat dan kearsipan; d) menganalisis rencana kebutuhan, kualifikasi, dan kompetensi pegawai; e) memberikan pelayanan administrasi kepegawaian; f)

melaksanakan pengembangan pegawai;

g) menyelenggarakan analisis jabatan; h) mengelola tata usaha kepegawaian; i)

menganalisis beban kerja;

j)

menyiapkan bahan pembinaan dan kesejahteraan pegawai serta pengawasan melekat;

k) melaksanakan pengkajian kompetensi dan kualifikasi jabatan; l)

menyiapkan bahan evaluasi kinerja pegawai;

m) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang tata usaha


5

dan kepegawaian Sekretariat DPRD; n) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; dan o) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

1.2

Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan rumah tangga, sarana dan prasarana, perlengkapan dan aset yang diperlukan oleh DPRD dan Sekretariat DPRD.

Untuk

menyelenggarakan

fungsinya,

Sub

Bagian

Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengelolaan urusan rumah tangga, sarana, dan prasarana; c) menyusun analisis rencana kebutuhan sarana dan prasarana; d) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman,

dan

petunjuk

operasional

bidang

perlengkapan, aset dan rumah tangga Sekretariat DPRD; e) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga; dan f)

melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

1.3

Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai fungsi


6

pelaksanaan bidang pengamanan dalam dan lingkungan Sekretariat DPRD.

Untuk

menyelenggarakan

fungsinya,

Sub

Bagian

Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengamanan dalam dan lingkungan sekretariat DPRD; c) melaksanakan pengamanan sarana dan prasarana sekretariat DPRD; d) melaksanakan pengaturan dan pengelolaan pengamanan tamu Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD;

e) melaksanakan

koordinasi

dengan

instansi

terkait

untuk

pengamanan dalam dan lingkungan; f)

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang pengamanan dalam dan lingkungan sekretariat DPRD;

g) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan; dan h) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya

2. Bagian Hukum dan Persidangan Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang hukum dan peraturan perundang-undangan, perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan


7

Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan;

b.

merumuskan kebijakan teknis pelayanan di bidang hukum dan persidangan;

c.

melaksanakan penelaahan perundang-undangan;

d.

menyusun rancangan produk hukum DPRD;

e.

menyiapkan penyusunan dan perumusan risalah;

f.

menyiapkan dan menyelenggarakan persidangan;

g.

pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional pelayanan di bidang hukum dan persidangan;

h.

pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan; dan

i.


Bagian Hukum dan Persidangan terdiri dari : 2.1 Sub Bagian Perundang-Undangan Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang hukum dan perundang-undangan. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perundang-undangan;

b) menyusun kebijakan teknis bidang perundang-undangan DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang perundangundangan DPRD;


8

d) menyusun rencana operasional bidang perundang-undangan DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang perundang-undangan DPRD;

f)

menyusun telaah dan penyajian produk hukum DPRD;

g) menyusun rancangan perundang-undangan produk hukum DPRD; h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang perundangundangan DPRD; i)

melaksanakan koordinasi dan pengelolaan peraturan perundangundangan;

j)

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perundang-undangan; dan

k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

2.2 Sub Bagian Persidangan Sub Bagian Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Persidangan;

b) menyusun kebijakan teknis rapat dan persidangan DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan rapat dan persidangan DPRD;

d) menyusun rencana operasional persidangan DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang


9

persidangan DPRD; f)

menyusun jadwal persidangan dan rapat Pimpinan dan Anggota DPRD;

g) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan; h) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan. i)

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang persidangan DPRD;

j)

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Persidangan; dan

k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

2.3 Sub Bagian Risalah Sub Bagian Risalah mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Risalah mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Risalah;

b) menyusun kebijakan teknis bidang risalah rapat dan persidangan DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang risalah rapat dan persidangan DPRD;

d) menyusun rencana operasional bidang rapat dan risalah persidangan DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang risalah persidangan DPRD;

f)

menyusun risalah persidangan DPRD;


10

g) menyusun resume hasil persidangan DPRD; h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang risalah rapat dan persidangan DPRD; i)

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Risalah; dan

j)


3. Bagian Keuangan Bagian Keuangan mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, rencana anggaran dan pelaksanaan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Keuangan mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Bagian Keuangan;

b.

merumuskan kebijakan teknis perencanaan dan keuangan;

c.

melaksanakan koordinasi penyusunan rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, rencana kegiatan dan anggaran Sekretariat DPRD;

d.

melaksanakan koordinasi pelaksanaan program dan kegiatan;

e.

menyusun penetapan kinerja sekretariat DPRD;

f.

menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan;

g.

melaksanakan analisis dan penyajian data sekretariat DPRD;

h.

menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD;

i.

menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan sekretariat DPRD;


11

j.

melaksanakan penyusunan rencana anggaran Sekretariat DPRD;

k.

melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan Sekretariat DPRD;

l.

mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat DPRD;

m. melaksanakan verifikasi, pembukuan dan pertanggungjawaban; n.

melaksanakan pemantauan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan;

o.

melaksanakan

pengendalian

dan

pelaksanaan

norma,

standar,

pedoman, dan petunjuk operasional bidang perencanaan dan keuangan; p.

pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Keuangan; dan

q.


Bagian Keuangan terdiri dari : 3.1 Sub Bagian Program dan Anggaran Sub Bagian Program dan Anggaran mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, dan anggaran Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Program dan Anggaran mempunyai tugas :

a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Program dan Anggaran;

b) menyiapkan bahan rancangan kebijakan umum Sekretariat DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan;

d) melaksanakan analisis dan penyajian data Sekretariat DPRD; e)

menyusun rencana anggaran Sekretariat DPRD;


12

f)

menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD;

g) menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan kinerja tahunan, dan rencana kegiatan, Sekretariat DPRD; h) menyusun rencana kerja sama; i)

menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD;

j)

menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan;

k) melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD; l)

menyiapkan bahan pengendalian kegiatan Sekretariat DPRD;

m) menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD; n) menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan Sekretariat DPRD; o) menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD; p) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang penyusunan program dan anggaran Sekretariat DPRD; q) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Program dan Anggaran; dan r)


3.2 Sub Bagian Perbendaharaan Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang perbendaharaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perbendaharaan


13

mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan;

b) mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat DPRD; c)

melaksanakan

penelitian

dan

pengujian

surat

perintah

pembayaran (SPP); d) menerbitkan surat perintah membayar (SPM) berdasarkan atas Surat Keputusan Otorisasi; e)

meneliti dan menguji surat permintaan pembayaran kegiatan, gaji, serta tunjangan lainnya sebelum diajukan ke instansi/unit kerja terkait;

f)

melaksanakan koordinasi dan melakukan pengusulan pembayaran gaji, tunjangan jabatan, dan tunjangan lainnya;

g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang keuangan Sekretariat DPRD; h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan; dan i)


3.3 Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban Sub

Bagian

Verifikasi,

Pembukuan

dan

Pertanggungjawaban

mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang verifikasi, pembukuan dan pertanggungjwaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk

menyelenggarakan

fungsinya,

Sub

Bagian

Verifikasi,

Pembukuan dan Pertanggungjawaban mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban;


14

b.

mengelola bidang verifikasi keuangan Sekretariat DPRD;

c.

menyusun laporan keuangan Sekretariat DPRD;

d.

menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD;

e.

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang verifikasi keuangan Sekretariat DPRD;

f.

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian

Sub

Bagian

Verifikasi,

Pembukuan

dan

Pertanggungjawaban; dan g.


4. Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Bagian

Hubungan

Masyarakat

dan

Protokol

mempunyai

fungsi

pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat dan keprotokolan Pimpinan,

Anggota

DPRD

dan

Sekretariat

DPRD.

Untuk

menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol;

b.

perumusan

kebijakan

teknis

penyelenggaraan

protokoler,

dan

hubungan masyarakat; c.

penyiapan dan penyelenggaraan protokoler;

d.

penyiapan dan penyelenggaraan hubungan masyarakat;

e.

menyusun rencana operasional perpustakaan, pendokumentasian dan arsip Sekretariat DPRD;

f.

pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional penyelenggaraan protokoler, dan hubungan masyarakat;


15

g.

pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan

h.


Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari : 4.1 Sub Bagian Hubungan Masyarakat Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Hubungan Masyarakat;

b.

menyusun

kebijakan

teknis

penyelenggaraan

hubungan

masyarakat DPRD; c.

menyiapkan

bahan

pelaksanaan

kegiatan

penyelenggaraan

hubungan masyarakat DPRD; d.

menyusun

rencana

operasional

penyelenggaraan

hubungan

masyarakat DPRD; e.

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan hubungan masyarakat;

f.

menyelenggarakan hubungan masyarakat;

g.

mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi Sekretariat DPRD;

h.

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan hubungan masyarakat;

i.

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan

j.

melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup


16

tugas dan fungsinya. 4.2 Sub Bagian Protokol Sub Bagian Protokol mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang penyelenggaraan

keprotokolan

sekretariat

DPRD.

Untuk

menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Protokol mempunyai tugas: a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Protokol;

b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan protokoler DPRD; c)

menyiapkan

bahan

pelaksanaan

kegiatan

penyelenggaraan

protokoler DPRD; d) menyusun rencana operasional penyelenggaraan protokoler DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan protokoler DPRD;

f)

menyelenggarakan protokoler DPRD;

g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan protokoler DPRD; h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Protokol; dan i)


4.3 Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang penyelenggaraan dokumentasi dan arsip Sekretariat DPRD.

Untuk

menyelenggarakan

fungsinya,

Sub

Bagian

Dokumentasi dan Arsip mempunyai tugas :


17

a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip;

b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan dokumentasi dan arsip; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD;

d) menyusun rencana operasional pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD; e)

menyusun

rencana

kinerja

dan

penetapan

kinerja

pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD; f)

menyelenggarakan pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD;

g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD; h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip; dan i)



18

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Batam SEKRETARIS DPRD MARZUKI, SE, M.Si.

KA. BAGIAN UMUM

KA.BAGIAN HUKUM & PERSIDANGAN

KA. BAGIAN KEUANGAN

Drs. TAJUDDIN

KA. BAGIAN HUMAS & PROTOKOL

HARYONO, BA Drs. AC HERLAMBANG

Drs. ARIFIN IBRAHIM

Kasubag TU & Kepegawaian AFANDI, SE.

Kasubag Perundangundangan

Kasubag Program & Anggaran

Kasubag Humas

AGUS EDY SUSANTO. SH.

EDNASA AGUSSUSANTY, SE

A. MIFTAKHUROZIQIN, SE ,

Kasubag Perlengkapan, Aset & Rumah Tangga

Kasubag Persidangan

Kasubag Perbendaharaan

Kasubag Protokol TRI EKA JAUHARI, SSTP

RUKUN MH, SE.

SAPARIAH, S.Sos, MA

MARTHA MENON, SE.

Kasubag Verifikasi, Pembukuan& Pertanggungjawaban

Kasubag Dokumentasi & Arsip

NYOMAN SUKARTINI

Dra, TUTI ARYANTI

Kasubag Pamdal & Lingkungan RIPSODIANTO

Kasubag Risalah ANGLING KUSUMOPUTRO, SH. MH

B. MAKSUD DAN TUJUAN LAKIP 2013 Laporan Akuntabilisiktas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) selain


19

memiliki fungsi sebagai penyediaan informasi untuk mengambil keputusan pihak– pihak terkait, juga sebagai umpan balik dan sebagai sarana perbaikan manajemen kepemerintahan. Fungsi tersebut merupakan cerminan dari maksud dan tujuan penyusunan dan penyampaian LAKIP Sekretariat DPRD Kota Batam. Maksud dan tujuan penyusunan dan penyampaian LAKIP Sekretariat DPRD Kota Batam Tahun 2013 mencakup hal–hal berikut ini: 

Memberi dasar bagi pengambil keputusan untuk perbaikan dalam pencapaian kehematan, efesiensi, dan efektivitas pelaksanaan tupoksi, sebagai upaya mencapai visi dan misi Sekretariat DPRD Kota Batam tahun 2011-2016;



Mewujudkan pelaksanaan kepemerintahan yang bersih, efisien, efektif, transparan, professional dan akuntabel;



Meningkatkan peran Sekretariat DPRD Kota Batam sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah.

C. SISTEMATIKA PENYAJIAN Pada dasarnya Laporan Akuntabilitas Kinerja ini menggambarkan pencapaian kinerja Sekretariat DPRD Kota Batam selama Tahun 2013. Capaian kinerja Tahun 2013 diperbandingkan dengan Rencana Kinerja Tahun 2013 sebagai tolak ukur keberhasilan tahunan organisasi. Selain itu dilakukan analisis capaian kinerja sehingga akan memungkinkan diidentifikasikannya sejumlah celah kinerja (Performance Gap) bagi perbaikan kinerja dimasa yang akan datang.


20

Gambar 1.2 Sistematika Penyajian LAKIP Tahun 2013

Referensi Bab Gambaran Umum

Bab I

Renstra 2011-2016

Bab II

Rencana Kinerja 2013

Capaian Kinerja 2013 Bab III

Analisis Capaian Kinerja 2013 Bab IV


21

Penutup

Adapun sistematika tiap Bab dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I

Pendahuluan, berisi uraian singkat organisasi beserta tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam.

BAB II

Berisi Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Batam yang menguraikan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran yang akan dicapai.

BAB III

Berisi Akuntabilitas Kinerja Tahun 2013 yang menguraikan pengukuran kinerja serta akuntabilitas kinerja dan keuangan Tahun 2013.

BAB IV

Penutup yang berisi kesimpulan serta upaya ke depan sebagai saran yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dimasa mendatang.


22

BAB I PENDAHULUAN 1. TUGAS POKOK, FUNGSI, KEWENANGAN DAN STRUKTUR

Recommend Documents