1
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Organisasi baik pemerintah, swasta, atau perorangan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi tentunya akan menghasilkan arsip. Arsip dibutuhkan organisasi baik yang berorientasi profit maupun non profit agar dapat bertahan dan tentunya dapat berkembang lebih besar. Arsip sebagai jantung organisasi menyediakan informasi terpercaya, merupakan memori organisasi, memiliki nilai kebuktian, dan digunakan juga sebagai sarana pengambilan kebijakan. Mengingat bahwa dalam pengambilan kebijakan diperlukan informasi yang akurat sehingga dalam hal ini peran arsip sebagai salah satu sumber informasi yang terpercaya mampu memberikan andil yang besar. Sesuai dengan pengertian arsip di dalam undangundang yang menyatakan bahwa: Arsip tercipta atau terekam secara langsung dari suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1 Betty Ricks menyatakan bahwa “Records management provides for systematic control of records from creation, or receipt, through their processing, distribution, organization, storage and retrieval to their ultimate disposition”.2 Atau dengan kata
1
2
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 1.
Ricks, Betty R., et.al., Information and Image Management: A Records Systems Approach (Ohio : South-Western Publishing Co., 1992), hlm. 3.
2
lain bahwa manajemen arsip dinamis digunakan untuk mengontrol arsip dinamis dari diciptakan atau diterima, selesai diproses, didistribusikan, diatur, disimpan, dan ditemukan kembali hingga akhirnya disusutkan. Arsip dinamis memiliki daur hidup dimulai dari diciptakan, digunakan, dilakukan pemeliharaan, dan akhirnya dimusnahkan. Setiap fase dalam daur hidup ini merupakan subsistem dari keseluruhan sistem dalam daur hidup arsip. Daur hidup arsip sendiri terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan dan berpengaruh antara satu dengan yang lainnya. Pada fase penciptaan akan berpengaruh pada fase penggunaan dan pemeliharaan. Pada fase penggunaan dan pemeliharaan juga akan berpengaruh pada proses penyusutan. Arsip tercipta dari hasil kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja. Di setiap unit kerja arsip yang tercipta tentu saja beraneka ragam dan berbeda frekuensi penggunaannya. Arsip yang masih sering digunakan sering disebut sebagai arsip dinamis aktif. Untuk arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya adalah arsip dinamis inaktif. Seiring pertumbuhan dan perkembangan organisasi arsip tentu akan terakumulasi semakin banyak. Arsip yang sedemikian banyaknya jika tidak dikelola akan menjadi masalah tersendiri sehingga akan menghambat kegiatan organisasi. Arsip yang terus-menerus bertambah tentu akan berpengaruh pada sumber daya dibutuhkan untuk melakukan kegiatan pengelolaan. Sumber daya yang dibutuhkan antara lain sumber daya manusia, waktu, uang, dan alat kearsipan. Untuk mengantasipasi berbagai permasalahan di atas diperlukan suatu langkah sistematis. Langkah yang dapat diambil untuk mengatasi hal tersebut adalah kegiatan penyusutan arsip.
3
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa ”Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan”.3 Kegiatan penyusutan arsip merupakan tindakan yang penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu lembaga. Boedi Martono menyatakan bahwa ”Program penyusutan arsip berlandaskan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang tercipta tidak perlu disimpan”.4 Pada dasarnya kegiatan penyusutan arsip memungkinkan pengelolaan arsip dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Pengelolaan arsip yang jumlahnya sedikit lebih mudah dibandingkan dengan pengelolaan arsip yang jumlahnya banyak. Tujuan penyusutan arsip dilihat dari dua segi yaitu segi administrasi dan segi penelitian. Segi administrasi kegiatan penyusutan arsip bertujuan agar tidak bercampur antara arsip dinamis dan inaktif. Kedua, memudahkan dalam temu kembali arsip. Ketiga, hemat dari segi pembiayaan untuk peralatan, pemeliharaan, dan kepegawaian. Keempat, central file mampu menampung lebih banyak arsip. Kelima, dapat menempatkan arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik. Keenam, arsip permanen dapat dijauhkan dari segala macam bahaya yang dapat merusak arsip baik fisik maupun informasinya sehingga memudahkan
3
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 1. 4
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), hlm. 36.
4
penyerahan ke Arsip Nasional. Tujuan penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah ialah membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian terutama apabila arsiparsip sudah mencapai masa statis.5 Kegiatan penyusutan arsip dapat dilakukan oleh unit kerja berdasarkan JRA. Sesuai dengan pengertian JRA dalam peraturan pemerintah dinyatakan bahwa: JRA atau yang sering disebut Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.6
Dalam melaksanakan kegiatan penyusutan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu
penyusutan dengan JRA dan tidak berdasar JRA. Sesuai dengan
Keputusan Kepala ANRI Nomor 9 tahun 2000 yang menyatakan bahwa: Kegiatan penyusutan berdasar JRA dilakukan secara teratur dan terencana dengan cara menyeleksi arsip yang telah inaktif untuk dituangkan ke dalam Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan, menyeleksi arsip yang nasib akhirnya musnah untuk dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan, menyeleksi arsip yang dalam kolom keterangan nasib akhirnya permanen untuk dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan, dan menyeleksi arsip yang dalam kolom keterangan nasib akhirnya dinilai kembali, dituangkan dalam Daftar Arsip yang dinilai kembali.7
Pada proses pemindahan yaitu memindahkan arsip dari unit pengolah unit kearsipan perlu dilakukan secara sistematis dan terencana. Selain itu, koordinasi dengan petugas penanggung unit kearsipan juga perlu dilakukan. Berikut ini
5
Ig Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 209.
6
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 1. 7
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2000 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintahan, Bab IV.
5
merupakan langkah-langkah dalam melakukan kegiatan pemindahan sesuai dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2000: Prosedur pemindahan dilakukan dengan melakukan pencatatan jenis/seri arsip yang akan dipindahkan ke dalam Daftar Pertelaan Arsip. Daftar Pertelaan Arsip dibuat rangkap 2, rangkap pertama untuk Unit Kearsipan dan rangka kedua untuk Unit Pengolah. Kemudian berkas yang sesuai dengan nomor urut Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dimasukkan ke dalam boks. Pada boks yang telah diberi label sesuai dengan jumlah berkas, nomor urut berkas dan tahun penciptaan serta volume arsip. Setiap pemindahan arsip disertai dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara Pemindahan.8
Selain pemindahan terdapat juga kegiatan untuk mengurangi jumlah arsip yaitu pemusnahan. Kegiatan pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak kelihatan baik wujud maupun informasinya. Berikut ini prosedur untuk melakukan kegiatan pemusnahan arsip sesuai dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2000: Prosedur pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang telah habis nilai guna dan masa simpannya serta dinyatakan musnah pada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemusnahan arsip dengan jangka simpan 10 tahun atau lebih ditetapkan dengan persetujuan pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan setelah mendapatkan pertimbangan dan persetujuan instansi terkait. Kegiatan pemusnahan arsip dilaksanakan secara total sehingga tidak dikenal baik fisik maupun informasi dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan, dan kimia. 9
Selain kegiatan pemindahan dan pemusnahan terdapat kegiatan lainnya untuk mengurangi jumlah arsip yaitu penyerahan arsip. Penyerahan arsip dilakukan dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Arsip yang diserahkan kepada lembaga 8
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2000 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintahan, Bab IV. 9
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2000 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintahan, Bab IV.
6
kearsipan adalah arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai berkelanjutan. Berikut prosedur penyerahan arsip sesuai dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2000: Penyerahan dilakukan terhadap arsip bernilaiguna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Penyerahan arsip statis ke ANRI atau lembaga yang ditunjuk untuk itu dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam 10 tahun. Penyerahan arsip statis instansi vertikal di daerah kepada Badan/Kantor Kearsipan Daerah Otonom dilakukan sesuai ketentuan umum penyerahan arsip statis instansi yang bersangkutan. Arsip statis di lingkungan instansi daerah otonom dan arsip statis yang diterima dari instansi vertikal di daerah, diselamatkan, dilestarikan, dan dikelola untuk kepentingan nasional oleh masing-masing Badan/Kantor Kearsipan Daerah yang bersangkutan.10
Batasan dalam Praktik Kerja Lapangan dengan judul Penyusutan Arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian adalah kegiatan pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Kegiatan pemindahan meliputi pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Selanjutnya kegiatan pemusnahan arsip dengan melakukan penilaian terhadap arsip sehingga akan dihasilkan daftar arsip usul musnah. Kemudian dilakukan juga kegiatan penilaian untuk menyeleksi arsip yang hendak diserahkan sehingga dihasilkan arsip usul serah. Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta sudah membuat pedoman mengenai pengelolaan arsip dengan terbitnya Surat Keputusan Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta Nomor 2856/Kpts/KP.340/L.33.C/12/2013 tentang Standar Pelayanan pengelolaan arsip Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta Tahun Anggaran 2013. Akan tetapi pada Surat Keputusan tersebut belum dicantumkan masa inaktif arsip selain arsip keuangan. Untuk itu penulis memutuskan 10
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2000 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintahan, Bab IV.
7
menggunakan JRA milik Arsip Nasional Republik Indonesia yaitu Perka ANRI No 37 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Keuangan ANRI, Perka ANRI No 35 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian ANRI, Perka ANRI Nomor 6 tahun 2013 Tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan. Untuk JRA substantif menggunakan JRA yang dikeluarkan ANRI bekerja sama dengan Kementrian Pertanian melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Pedoman retensi arsip sektor perekonomian Urusan pertanian. Selain itu digunakan pula sebagai pembanding Keputusan
Menteri
Kelautan
dan
Perikanan
Republik
Indonesia
Nomor
Kep.60/Men/2011 Tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Alasan pemilihan JRA fasilitatif Kementrian Kelautan dan Perikanan ini adalah karena kedua institusi memiliki kesamaan yaitu kementrian. Dalam Kementrian Kelautan dan Perikanan pedoman penyusutan arsip dijelaskan secara lengkap mulai dari proses pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Pada Keputusan Menteri tersebut juga dijelaskan secara mendetail mengenai tugas dan kedudukan Unit Kearsipan dimulai dari Depot Kearsipan Pusat, Depot Kearsipan I, Depot Kearsipan II, dan Depot Kearsipan UPT. Selain itu, kedua kementrian tersebut memiliki fungsi di bidang perkarantinaan yang hampir sama. Kementrian Pertanian memiliki fungsi di bidang karantina tumbuhan dan hewan sedangkan Kementrian Kelautan dan Perikanan memiiki fungsi di bidang karantina ikan. Untuk JRA substantif menggunakan JRA ANRI yang dibuat bersama dengan Kementrian Pertanian yaitu Perka ANRI Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Pertanian. Setelah itu dilakukan kegiatan
8
penilaian arsip yang dilakukan menggunakan JRA ANRI yang telah disebutkan di atas. Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta merupakan instansi pusat Eselon 3 yang berada di daerah. Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta merupakan instansi di bawah Badan Karantina Pertanian. Badan Karantina Pertanian sendiri adalah instansi yang berada di bawah Kementrian Pertanian. Selama ini Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta sudah sering menerima mahasiswa yang hendak melakukan Praktek Kerja Lapangan ataupun penelitian. Namun untuk pengajuan Praktek Kerja Lapangan bidang Kearsipan di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta khususnya mahasiswa Program Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada belum pernah dilakukan. Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta dalam menjalankan tugas dan fungsinya menghasilkan arsip yang jumlahnya banyak. Apalagi instansi tersebut memiliki fungsi pokok untuk memberikan layanan sertifikasi impor, ekspor, dan antar area masuk serta keluar terhadap media pembawa hama penyakit hewan karantina (HPHK) serta organisme pengganggu tumbuhan karantina (OPTK). Berdasarkan latar belakang yang disebutkan di atas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: Bagaimana pelaksanaan pemindahan arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta? Bagaimana pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta? Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyerahan arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta? Apa saja kendala yang dihadapi dalam kegiatan tersebut?
9
B. TUJUAN PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai pada Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, yaitu untuk mengetahui bagaimana kegiatan pemindahan arsip dilaksanakan. Hal ini dilakukan agar arsip yang sudah memasuki masa inaktif dapat dipindahkan. Tujuan kedua yaitu mengetahui bagaimana cara memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna. Tujuan ketiga adalah untuk mengetahui bagaimana cara menyerahkan arsip yang memiliki nilai sekunder kepada lembaga kearsipan. Tujuan yang terakhir adalah mengetahui apa saja kendala yang dihadapi ketika melakukan penyusutan. Pengetahuan mengenai kendala yang dihadapi dapat digunakan sebagai media pembelajaran di masa yang akan datang.
C. METODE PENGUMPULAN DATA Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk penelitian ini terdiri dari observasi-partisipatif, studi pustaka, dan wawancara. Menurut Djaali dan Pudji Muljono “Observasi adalah cara menghimpun bahan-bahan keterangan yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap fanomen-fanomena yang dijadikan obyek pengamatan”.11 Lebih lanjut menurut Djaali dan Pudji Muljono “Observasi dapat dilakukan baik secara partisipatif (participant observation) maupun non-partisipasi (non-participant observation)”. 12 Pada observasi partisipasi, obsever melibatkan diri di tengah-tengah kegiatan observasi, sedangkan observasi non-partisipasi, obsever berada di luar kegiatan, 11
Djaali dan Pudji Muljono, Pengukuran Dalam Bidang Pendidikan, (Yogyakarta: Grasindo, 2008), hlm. 16. 12
Ibid.
10
seolah-olah sebagai penonton.13 Observasi dilakukan dengan pengamatan terhadap objek yang dikaji. Dilakukan melalui kegiatan pengamatan secara langsung, merekam, dan mencatat terhadap objek-objek yang menjadi bahan kajian pada kegiatan penyusutan. Hal yang menjadi fokus utama adalah langkah-langkah dalam melakukan
penyusutan.
Bagaimana
proses
penyusutan
dilakukan
dengan
menggunakan JRA terhadap arsip Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Menurut Mestika Zed “Studi pustaka adalah serangkaian kegiatan
yang
berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat serta mengolah bahan penelitian”.14 Studi pustaka
dilakukan dengan kegiatan
pengumpulan data dari sumber-sumber bahan pustaka, literatur, web yang berkaitan dengan topik yang diambil. Dengan membaca berbagai literatur diharapkan mampu memperkuat konsep dasar penyusutan dan teknis penyusutan. Hal ini dilakukan dengan
tujuan
untuk
memperkuat
pemahaman
teoritis
sehingga
dapat
membandingkan pelaksanaan di lapangan dengan teori yang ada. Literatur yang digunakan berasal dari pribadi, perpustakaan Program Studi Kearsipan, Perpustakaan UGM, dan website yang mendukung. Selain metode observasi-partisipatif dan studi pustaka penulis juga menggunaan metode wawancara, Djaali dan Pudji Muljono menyatakan bahwa: Wawancara adalah cara menghimpun bahan-bahan keterangan yang dilaksanakan dengan tanya jawab secara lisan, sepihak, berhadapan muka, maupun dengan arah serta tujuan yang telah ditentukan. Ada dua jenis wawancara yang dapat dipergunakan sebagai alat evaluasi yaitu wawancara terpimpin (guide interview) yang juga dikenal dengan wawancara berstruktur 13
14
Ibid., hlm. 17.
Mestika Zed, Metode Penelitian Kepustakaan, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2008), hlm. 3.
11
atau wawancara sistematis dan wawancara tidak terpimpin (un-guided interview) yang dikenal dengan istilah wawancara sederhana atau wawancara bebas.15
Kegiatan wawancara ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi dengan mengajukan pertanyaan kepada narasumber yang kompeten dibidangnya. Kegiatan wawancara ini dilakukan beberapa kali sehingga diharapkan diperoleh informasi yang lengkap dan mendalam. Wawancara dilakukan baik secara formal maupun informal dengan menggunakan panduan wawancara (Interview Guide). Wawancara dilakukan untuk memperkuat hasil observasi sehingga harapannya data yang didapatkan valid. Narasumber yang telah diwawancarai adalah Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta, staf bagian tata usaha di bidang persuratan yang telah mengikuti diklat kearsipan, dan seorang staf PPNS (Penyidik Pegawai Negeri Sipil).
D. TINJAUAN PUSTAKA Dalam Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) memerlukan berbagai bahan pustaka untuk memperoleh data yang relevan dengan topik penelitian. Berbagai sumber bahan pustaka mengenai penyusutan arsip yang akan digunakan sebagai acuan adalah karya Ignatius Wursanto dengan judul Kearsipan 2 yang diterbitkan oleh Kanisius tahun 1991. Pada buku ini memberikan referensi yang digunakan sebagai acuan penelitian yang berisi mengenai tata cara penyusutan. Pada buku ini dijelaskan mengenai pengertian penyusutan, pentingnya penyusutan dalam suatu instansi, dan tujuan penyusutan dari segi administrasi serta dari segi penelitian ilmiah.
15
Djaali dan Pudji Muljono, op.cit., hlm. 20.
12
Pada buku tersebut juga dijelaskan mengenai prosedur penetapan serta apa saja langkah-langkah dalam melakukan penyusunan jadwal retensi arsip. Dijelaskan juga mengenai bagaimana proses penyusutan dilakukan meliputi kegiatan pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip, pemusnahan arsip di unit pengolah (satuan kerja), pemusnahan arsip oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah, serta pemindahan arsip-arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada buku tersebut juga dijelaskan mengenai metode pemindahan arsip yaitu pemindahan arsip secara berkala (periodically) dan pemindahan arsip secara berulang-ulang
(perpetually).
Pemindahan
secara
berkala
dilakukan
pada
interval/jangka waktu tertentu dari arsip aktif ke arsip inaktif atau pemindahan arsip dari arsip inaktif ke arsip statis. Pemindahan arsip secara berkala (periodically) ini dibedakan menjadi tiga yaitu pemindahan satu kali dalam waktu tertentu (one period), pemindahan dua kali dalam satu waktu tertentu (two-period), dan pemindahan menurut batas waktu maksimum dan minimum (maximum-minimum). Selain pemindahan berkala juga terdapat pemindahan berulang-ulang yaitu cara pemindahan arsip yang dilakukan secara berulang-ulang dengan tidak menentukkan waktunya, dari arsip aktif ke inaktif atau arsip inaktif ke arsip statis. Buku kedua yang digunakan sebagai referensi adalah karya Betty Ricks., et.al., dengan judul Information and Image Management: A Records System Approach yang diterbitkan oleh South-Western Publishing Co pada tahun 1992. Pada buku ini dijelaskan tentang pengertian Records Management, pentingnya Records Management agar organisasi dapat bertahan, dan konsep siklus hidup arsip dimulai
13
dari penciptaann (penerimaan), pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Pada bagian Records Retention and Legal Considerations buku ini menjelaskan tentang retensi arsip dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi, penurunan pembiayaan alat, penemuan kembali dengan lebih efisien dan konsisten, kebutuhan akan dokumen yang sah, peraturan pemerintah, dan perlindungan terhadap proses peradilan. Pada bagian ini dijelaskan pula mengenai pengertian nilai guna arsip yang terdiri dari nilai administrasi, nilai fiskal (keuangan), nilai legal, dan nilai sejarah. Pada bagian selanjutnya dijelaskan mengenai penetapan retensi arsip serta implementasinya yang terdiri atas tahap persiapan, tahap penyebaran informasi, tahap peninjauan dan revisi, serta pengembangan panduan kebijakan retensi. Pada tahap persiapan dijelaskan bahwa jadwal retensi arsip paling sedikit memuat series arsip dan retensi arsip. Tahap kedua dijelaskan mengenai penyebaran informasi kepada pegawai agar jadwal retensi dapat segera berguna dan berfungsi. Pada tahap selanjutnya dijelaskan bahwa jadwal retensi arsip perlu direvisi sesuai dengan perubahan regulasi pemerintah. Hal ini perlu dilakukan agar jadwal retensi yang ada, tetap efektif diterapkan di organisasi. Pada tahap akhir penetapan retensi arsip ini dijelaskan mengenai pengembangan manual retensi arsip oleh beberapa organisasi yang berisi aturan dan prosedur mengenai retensi arsip, transfer, serta penyusutan. Buku ketiga yang digunakan sebagai acuan adalah buku karya Boedi Martono dengan judul Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan tahun 1990. Pada buku ini dijelaskan mengenai penilaian arsip yang harus memperhatikan aspek hubungan antara seri
14
berkas yang satu dengan yang lainnya, penilaian dilakukan tidak dapat dinilai secara terpisah dari konteks administrasinya, penilaian harus memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi dan serta struktur pemerintahan serta penilaian harus memperhatikan faktor biaya untuk pemeliharannya. Pada buku ini dijelaskan mengenai nilai guna arsip yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai primer terdiri dari nilai administratif, nilai hukum, nilai fiskal, nilai ilmiah dan teknologi, dan nilai perorangan. Sedangkan nilai sekunder terdiri atas nilai kebuktian dan nilai informasional. Penjelasan pada masing nilai adalah sebagai berikut. Nilai administrasi adalah kebijaksanaan dan prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan organisasi. Arsip memiliki nilai administrasi apabila arsip yang bersangkutan dapat membantu organisasi untuk melaksanakan kegiatannya yang sedang berlangsug. Nilai primer yang kedua adalah nilai hukum. Arsip yang memiliki nilai hukum adalah arsip yang mengandung informasi tentang hak dan kewajiban pemerintah atau warganegara dan yang merupakan hasil proses pengadilan. Nilai fiscal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Nilai fiskal berhubungan transaksi keuangan. Nilai primer yang keempat adalah nilai ilmiah dan teknologi. Arsip yang memiliki nilai ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data teknis sebagai hasil penelitian terapan atau murni. Nilai primer yang terakhir adalah nilai perorangan. Arsip yang memiliki nilai perorangan adalah arsip yang mengandung informasi tentang seseorang. Nilai sekunder terdiri atas nilai kebuktian dan nilai informasional. Arsip yang memiliki nilai kebuktian adalah arsip yang mengandung keterangan yang
15
menjelaskan tentang bukti keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya. Nilai guna sekunder yang kedua adalah nilai informasional. Arsip yang memiliki nilai informasional adalah arsip yang hasil pelaksanaan fungsi organisasi, titik berat nilai informasionalnya terletak pada informasinya bukan pada organisasinya. Arsip yang memiliki nilai informasional menyangkut orang atau badan usaha, benda, tempat,dan gejala atau fanomena.
E. SISTEMATIKA PENULISAN Untuk memudahkan pemahaman yang menyeluruh dari laporan yang berjudul “Penyusutan Arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta”, laporan ini telah dibagi menjadi empat bab. Meskipun masing-masing bab menggambarkan persoalan yang berbeda akan tetapi semua terjalin menjadi satu kesatuan yang utuh. Berikut ini adalah isi di dalam Laporan Tugas Akhir ini: Pada bab pertama adalah Pendahuluan di dalamnya mencakup latar belakang dan permasalahan, tujuan, metode penelitian serta tinjauan pustaka. Uraian dalam latar belakang dan permasalahan berisi uraian alasan penulis memilih tema tersebut. Pada uraian latar belakang tersebut di dalamnya terdapat permasalahan yang berisi uraian masalah untuk dijadikan acuan oleh penulis dalam melakukan Praktik Kerja Lapangan. Subbab berikutnya merupakan tujuan praktik kerja lapangan yang merupakan rumusan dari tujuan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Dalam memperoleh data untuk mewujudkan tujuan yang telah dirumuskan, penulis menggunakan beberapa metode atau cara memperoleh data serta informasi yang diuraikan di subbab metode pengumpulan data. Selain itu, untuk mengembangkan data yang telah diperoleh, penulis menggunakan beberapa buku yang relevan dangan
16
tema pembahasan yang dijadikan acuan sumber referensi materi, konsep, dan teori serta penjelasan mengenai bahan referensi yang dijelaskan pada subbab tinjauan pustaka. Pada bab kedua adalah Gambaran Umum Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta mencakup gambaran mengenai Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta, di dalamnya membahas mengenai sejarah singkat perkembangan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta dari awal terbentuk hingga sekarang. Di dalam sejarah singkat tersebut juga dijelaskan mengenai lokasi dan fasilitas yang terdapat di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta baik kantor pusat maupun wilayah kerja. Subbab selanjutnya membahas mengenai visi, misi, kebijakan mutu, dan tugas pokok serta fungsi Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Selain itu dilakukan pembahasan mengenai struktur organisasi Balai Karantina Pertanian Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta, serta subbab yang membahas mengenai organisasi kearsipan di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Bab ketiga adalah Penyusutan Arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Pada bab ini merupakan inti dari keseluruhan tugas akhir ini. Pada bab ini juga menguraikan pembahasan mengenai isi yang terkandung pada bab-bab sebelumnya. Pada bab tiga ini merupakan pembahasan mengenai permasalahan yang terjadi pada saat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan selama 2 bulan di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Pada bab ini terdiri dari tiga subbab yaitu Kondisi Arsip dan Ruang Simpan Arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta, Penyusutan Arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta, dan Kendala Penyusutan Arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Pada subbab
17
pertama yaitu uraian mengenai kondisi arsip arsip yang tidak teratur bercampur antara non arsip dan duplikasi serta kondisi ruang simpan yang tidak standar baik ruangan maupun sarana prasarana yang digunakan. Pada subbab yang kedua yaitu uraian mengenai kondisi penyusutan baik pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan disertai analisis pada masing-masing bagian. Pada subbab yang ketiga adalah uraian mengenai kendala yang dihadapi ketika melakukan penyusutan arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Bab empat adalah Penutup di dalamnya mencakup kesimpulan dan saran. Pada subbab pertama ini berisi kesimpulan yang merupakan jawaban atas pertanyaan dari rumusan masalah yang telah disebutkan pada bagian pendahuluan. Pada subbab kedua berisi saran dari penulis terkait dengan proses penyusutan arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta.
