1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi ini sering dengan perkembangan dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah disampaikan secara cepat dan akurat. Dengan demikian meluasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang. Di dalam mengahadapi persaingan di dunia lembaga pembiayaan dengan segala penawaran yang sangat menarik, maka diperlukanlah inovasi-inovasi baru agar tidak kalah saing dengan perusahaan-perusahaan lembaga pembiayaan yang lebih dahulu maju. Salah satu masalah itu adalah dibutuhkannya informasi yang luas yang dapat berguna bagi pihak dalam maupun luar. CV.DWIMITRA PERSADA adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang lembaga pembiayaan, dengan prosedur perusahaan membeli sepeda motor secara tunai kemudian perusahaan menjual kembali sepeda motor tersebut secara kredit dengan syarat BPKB ditahan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan kerja di bagian keuangan terjadi arus kas setiap harinya, setiap ada pengeluaran dan penerimaan harus dibukukan secara detail, harus ada bukti pembelian, penjualan, penerimaan dan pengeluaran. Bukti penerimaan misalnya; bukti pembayaran angsuran dari konsumen, penarikan uang dari bank, administrasi
2
yang dibayarkan konsumen ke perusahaan dan lain sebagainya. Sedangkan bukti pengeluaran misalnya; pembelian sepeda motor, ATK, Gaji, Bonus dan lain sebagainya. Setelah terjadi berbagai transaksi tersebut bagian keuangan harus membuat jurnal yang disebut Laporan Kas Harian. Dalam pembuatan Laporan Kas Harian di CV.Dwimitra Persada masih secara manual dengan menggunakan MS Excel, mulai dari pencatatan maupun perhitungan dan memungkinkan penyelewengan di divisi keuangan. Mengingat pentingnya masalah tersebut, maka diperlukan sistem informasi terhadap arus kas yang berdampak pada untung dan rugi perusahaan. Dengan adanya masalah ini penulis bermaksud merancang suatu sistem dalam pembuatan Laporan Kas Harian, penerimaan uang maupun pengeluaran uang yang baik guna memperkecil penyelewengan dalam divisi keuangan. Atas dasar hal-hal diatas maka penulis mengambil judul laporan kerja praktek “SISTEM LAPORAN KAS HARIAN DI CV.DWIMITRA PERSADA”
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan dari uraian latar belakang masalah diatas, rumusan masalah yang angkat adalah : 1. Bagaimana proses laporan kas harian di CV. Dwimitra Persada. 2. Sistem seperti apa yang cocok untuk mengatasi permasalahan laporan kas harian di CV. Dwimitra Persada.
3
1.3 Ruang Lingkup Pada Laporan kerja praktek, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan, yaitu : 1. Dalam pembuatan laporan kas harian, harus mempunyai buktibukti transaksi yang terdiri dari bukti pengeluaran dan bukti penerimaan. 2. Transaksi yang terjadi di CV. Dwimitra Persada adalah sebagai berikut : a) Bukti penerimaan berisi : -
Administrasi yang diperoleh dari nasabah saat terjadi transaksi penjualan.
-
Angsuran yang diperoleh dari setiap nasabah yang membayar angsuran.
-
Penarikan uang di Bank bila kasir tidak mempunyai kas kecil.
b) Bukti pengeluaran berisi : -
Slip penggajian karyawan.
-
Slip pembayaran bonus karyawan.
-
Kuitansi penjualan motor kepada nasabah.
-
Alat tulis kantor.
-
Bukti pembayaran keamanan dan kebersihan.
-
Bukti pembayaran listrik.
-
Bukti pembayaran telepon.
4
-
Bukti pembayaran internet.
-
Biaya lain –lain.
3. Setelah terjadi transaksi, semua bukti penerimaan dan bukti pengeluaran
diinput
kedalam
laporan
kas
harian
untuk
memudahkan dalam melihat alur kas.
1.4 Maksud dan Tujuan Kuliah kerja praktek merupakan kegiatan yang wajib diambil oleh setiap mahasiswa, adapun maksud dan tujuan kuliah kerja praktek adalah : 1. Sarana mahasiswa/wi untuk melihat secara nyata dunia kerja 2. Menerapkankan ilmu diterima dibangku kuliah ke bidang pekerjaan yang ada dalam obyek kerja praktek. 3. Sebagai salah satu syarat untuk dapat mengambil Tugas Akhir
1.5 Mekanisme dan Pelaksanaan Kerja Praktek Dalam melaksanakan kerja praktek ini penulis melakukan riset dengan mendatangi obyek kerja praktek kemudian mengamati dan menganalisa serta menuangkannya dalam sebuah laporan. Penulis melaksanakan kerja di CV.Dwimitra Persada Khususnya di bagian keuangan mulai tanggal 24 Maret sampai dengan 24 Mei dan dibimbing oleh Wenang A. Bangun, SE.
5
1.6 Metodelogi Penelitian Melaksanakan dan menyusun laporan kerja praktek ini penulis menggunakan pendekatan metodelogi penelitian sebagai berikut : 1. Studi Lapangan Penulis datang langsung ke obyek kerja praktek kemudian mengamati, menganalisa dan membuat desain pemecahan masalah. 2. Wawancara Dalam mendalami permasalahan, penulis melakukan wawancara langsung dengan personal-personal yang berkaitan langsung dengan tema kerja praktek. 3. Literatur Untuk mendukung dalam proses penulisan, penulis memanfaatkan literature-literatur yang berkaitan dengan tema kerja praktek baik dalam bentuk buku pustaka, informasi perusahaan obyek kerja praktek dan literature yang penulis ambil dari media internet.
1.7 Sistematika Penulisan Untuk dapat mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini maka penulis menggunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi Laporan Kuliah Kerja Praktek sebagai berikut :
6
BAB I
PENDAHULUAN Bab ini membahas antara lain Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Ruang Lingkup, Maksud dan Tujuan Penelitian, Mekanisme
dan
Pelaksanaan
Kerjaan
Praktek,
Metodelogi
Penelitian, dan Sistematika Penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab. BAB II
LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data (DAD/DFD), normalisasi dan kamus data yang digunakan dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek.
BAB III PEMBAHASAN Bab ini membahas tentang sejarah singkat PT. Ina Publikatama, Struktur Organisasi, Tugas dan Tanggung jawab, menganalisa dan perancangan sistem administrasi yang dilakukan dalam penelitian/ riset Diagram Alir Data (DAD), kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan ( input ) dan keluaran ( output ), permasalahan dan alternatif pemecahan masalah di CV. Dwimitra Persada.
7
BAB IV PENUTUP Bab ini membahas kesimpulan dari keseluruhan penulis kerja praktek dan berisikan saran-saran yang diberikan kepada pihak yang terkait.
8
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Teori – Teori Umum Landasan teori yang digunakan penulis sangat menunjang dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek. Oleh karena itu pada bab ini penulis menjelaskan teori yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dibahas pada penulisan Laporan Kerja Praktek ini.
2.1.1
Sistem
1. Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi
atau
energi.
Istilah
ini
sering
dipergunakan
untuk
menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki itemitem penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara
9
dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. Definisi / Pengertian Sistem Menurut Para Ahli 1. Menurut Ludwig Von Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 2. Menurut Anatol Raporot Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. 3. Menurut L. Ackof Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
10
2. Elemen Dalam Sistem Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen: 1. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut. 2. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya. 3. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya. 4. Lingkungan, tempat di mana sistem berada. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemenelemen yang membentuk sebuah sistem atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai : 1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (Goal) atau sasaran (objective). entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
11
Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya. 2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan). Energi yang dimasukkan ke dalam sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.
12
Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. 4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 5. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing
13
dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah
perusahaan
dapat
mengurangi
keterbasatan
dana.
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. 7. Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa
merugikan
atau
menguntungkan
sistem
itu
sendiri.
Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
14
Lingkungan luar sistem (environments) Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem. 8.
Komponen (components) Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem
tersebut
memiliki
fungsi
khusus
dan
akan
subsistem,
yang
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 9.
Penghubung (interface) Merupakan
media
penghubung
antar
memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung
disamping
sebagai
penghubung
untuk
mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan. 3. Jenis sistem Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori: 1. Atas dasar keterbukaan:
15
1.
Sistem
terbuka,
dimana
pihak
luar
dapat
mempengaruhinya. 2. Sistem tertutup. 2. Atas dasar komponen: 1. Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi. 2. Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide. Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 : 1. Sistem Fisik ( Physical System ) : Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya. 2. Sistem Abstrak (Abstract System) : Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya. 3. Syarat-Syarat Sistem 1.
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
2.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang diterapkan.
3.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5.
Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
16
4. Klasifikasi Sistem 1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. (Contoh : Sistem Teologia).
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. (Contoh : Sistem Komputer). 2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. (Contoh : Sistem Perputaran Bumi). Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. (Contoh : Sistem Informasi). 3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Deterministic Sistem yaitu Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program). Sistem tak tentu
17
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Open Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya 5. Konsep Dasar Sistem Agar dapat memahami memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan: 1. Prosedur
18
Yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu". Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu". Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaiman (how) mengerjakannya. 2. Komponen/elemen Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu". Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil. Contoh : Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal.
19
Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan. Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat. Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatankegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan pengendalian (feedback). Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai
komponen-komponen atau elemen-
elemen atau subsistem-subsistem dari suatu sistem tersebut. Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.
2.1.2
Laporan
1. Pengertian Laporan Laporan adalah sajian tertulis maupun sistem dari hasil kegiatan, pekerjaan dan penelitian yang telah dilakukan atau bisa
20
dikatakan sebagai pertanggungjawaban dari semua kegiatan yang dilakukan. 2. Tujuan dan Manfaat Laporan Tujuan dan Manfaat Laporan adalah sebagai berikut : 1. Sebagai perwujudan dari pertanggungjawaban pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan. 2. Sebagai alat untuk memperlancar kerjasama dan koordinasi maupun
komunikasi
yang
saling
mempengaruhi
antar
perorangan dalam organisasi. 3. Sebagai alat untuk membuat rencana anggaran (budgeting), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, maupun pengambilan keputusan. 4. ebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.
2.1.3
Kas
1. Pengertian kas Kas adalah uang tunai serta surat – surat berharga, kalu dijadikan tidak memerlukan biaya. Kas meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel (kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bankatau cek bank, hal ini selanjutnya diistilahkan dengan wesel), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan.
21
2. Ciri – ciri kas Kas mempunyai cirri – ciri sebagai berikut : 1. Bentuk fisik kas kecil 2. Mudah dibawa – bawa 3. Tidak ada tanda bukti kepemilikan 4. Nominalnya tetap 5. Tidak mempunyai tanggal jatuh tempo 6. Disukai masyarakat Karena ciri – ciri tersebut kas sering menjadi objek penyelewengan. 3. Pengamanan kas perusahaan Cara pengamanan kas perusahaan untuk menghindari penyelewengan : 1. Harus membuka rekening koran di bank (tabungan giro) yang ditandatangani dua orang direksi. 2. Harus ada pemisahan wewenang dan tanggung jawab diantara orang – orang yang terkait dalam penanganan kas perusahaan. Yang mengotorisasi kas adalah direksi, yang memegang fungsi uangnya adalah kasir, yang membukukan adalah accounting, dan yang menyetorkan adalah Bank. 3. Setiap ada penerimaan kas sesegera mungkin disetor ke Bank, tidak boleh ditunda – tunda agar tidak dipakai oleh karyawannya. 4. Setiap pengeluaran harus melalui cek. 5. Pengeluaran yang relative kecil dibentuk dari kas kecil.
22
4. Metode pembukuan pemegang dana kas kecil Pemegang dana kas kecil ditandai dengan metode pembukuan sebagai berikut : 1. Pembukuan dana kas kecil dengan metode dana tetap. 1. Saat pembentukan dana dijurnal sebagai berikut : Kas kecil
xxx
Kas di bank
xxx
2. Saat kas kecil mengeluarkan dana, tidak dijurnal hanya dikelompokkan. 3. Saat kas kecil dianggap terlalu kecil dijurnal sebagai berikut : Kas kecil
xxx
Kas di bank
xxx
4. Saat kas kecil dianggap terlalu besar dijurnal sebagai berikut : Kas di bank
xxx
Kas kecil
xxx
5. Saat kas kecil dipertanggung jawabkan dijurnal sebagai berikut : Biaya - biaya Kas di bank
xxx xxx
2. Pembukuan dana kas kecil dengan metode dana berubah.
23
5. Pengendalian atas penerimaan kas Untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetorkan ke bank. Prosedur semacam itu disebut pengendalian preventi. Prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif. Pengendalian kas terdiri dari : 1. Pengendalian kas yang diterima dari penjualan tunai Terlepas dari mana asal penerimaan kas, setiap perusahaan harus menjaga dan membukukan penerimaan kas sebagaimana semestinya. Salah satu alat pengendalian yang penting untuk mengamankan kas yang diterima di tempat penjualan adalah register kas. 2. Pengendalian kas yang diterima melalui kiriman pos Karyawan perusahaan yang menerima wesel tersebut harus terlebih dahulu membandingkan jumlah kas yang diterima dengan jumlah yang diperlihatkan pada slip pembayaran. Slip pembayaran tersebut berfungsi sebagai catatan atas kas yang diterima. Hal itu juga membantu untuk memastikan bahawa pencatatan ke akun pelanggan dilakukan secara akurat. 3. Pengendalian internal atas pembayaran kas Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya
24
untuk transaksi yang diotorisasi. Di samping itu, pengendalian harus memastikan bahwa semua diskon yang bisa didapatkan, seperti diskon pembelian dan rabat, diambil oleh perusahaan.
2.2
Analisa Perancangan Sistem
2.2.1
Definisi Analisis Sistem Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut Sistem Analis. Ada yang mendefinisikan Sistem Analis sebagai: 1. Seorang yang menggunakan pengetahuan aplikasi komputer yang dimilikinya untuk memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawah petunjuk manajer sistem. 2. Seorang yang bertanggung jawab menterjemahkan kebutuhankebutuhan si pemakai sistem (user) ke dalam spesifikasi teknik yang diperlukan oleh Programmer dan diawasi oleh Manajemen. Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara. Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk
25
memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
2.2.2
Fungsi Analisis Sistem Fungsi analisa system adalah sebagai berikut : 1. Mengidentifikasikan masalah-masalah dari user. 2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user. 3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah. 4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user Ada beberapa hal yang harus dianalisis sebelum membuat
perancangan sistem, yaitu : (1) ruang lingkup atau batasan sistem, (2) apa yang ingin dihasilkan oleh sistem (tujuan sistem/ output), (3) siapa saja yang terlibat di dalamnya, dan sebagainya.
26
2.3
Alat Bantu Perancangan Sistem Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan atau pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian umumnya berupa gambaran atau diagram adalah sebagai berikut : 1. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliranaliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. Empat simbol yang digunakan :
Gambar 2.1. Simbol Data Flow Diagram
27
DFD dapat digambarkan dalam Diagram Context dan Diagram Nol. 1. Context Diagram (Diagram konteks) Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliranaliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem). Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD; 1. Terminologi sistem : 1. Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”. 2. Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut. 3. Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan lingkungan sistem tersebut. 2. Menggunakan satu simbol proses, Catatan: Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen,
28
memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi). 3. Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut 4. Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung 5. Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( # ).
6. Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut. 7. Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”
29
Jadi, yang dibutuhkan adalah (1) Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, (2) Data apa saja yang diberikannya ke sistem, (3) kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan (4) apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator), dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow), dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran (disebut dengan process).
Terminator
Pihak-pihak yang berada di luar sistem, tetapi secara langsung berhubungan dengan sistem dalam hal memberi data atau menerima informasi
Process
Di dalam diagram konteks, berisi mengenai sistem yang akan dibuat.
Data Flow
Berisi data atau informasi yang mengalir dari satu pihak ke sistem dan sebaliknya.
Gambar 2.2. Lambang-lambang yang akan Digunakan di Diagram Konteks
2. Zero Diagram (Diagram Nol) Tujuan dari diagram nol adalah untuk “memerinci” sebuah sistem menjadi “proses-proses” yang harus dilakukan „orang dalam.‟
30
Atau jika dibuat dalam kalimat adalah : “Apa saja proses yang harus dilakukan agar mencapai sistem tersebut ?.” Jadi, diagram ini adalah kelanjutan dari diagram konteks, yang “memperbanyak lingkaran,” sedangkan untuk (jumlah dan isi) terminator serta (jumlah dan isi) data flow dari dan ke terminator tersebut harus tetap. Pada diagram ini pula mulai ditampilkan data store (penyimpan data/ file) yang dibutuhkan. Data Store atau
Data store dapat dilakukan untuk dua keperluan, yakni (1) untuk "menulis" atau menyimpan data baru, dan (2) untuk "membaca" atau mengecek data yang sudah ada. Data flow yang mengarah ke data store berarti "menulis," dan sebaliknya berarti "membaca" data.
Gambar 2.3. Lambang Penyimpan Data File apa saja yang dibutuhkan di sistem ini ?. Jenis file data ada dua, yakni (1) master file, dan (2) transaction file.. Master file adalah file berisi (mencatat) mengenai objek yang harus ada di sebuah unit usaha yang jika tidak ada objek tersebut maka unit usaha tersebut tidak akan berjalan secara sempurna.
3. Sistem Basis Data Basis Data adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode
31
tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola
record-record
menggunakan
komputer
untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap
sebuah
organisasi/perusahaan
sehingga
mampu
menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
2.3.1 Komponen Dasar Sistem Basis Data Terdapat 4 komponen pokok sistem basis data, yaitu: 1. Data Data didalam sebuah basis data dapat disimpan secara terintegrasi (integrated) dan data dapat dipakai secara bersamasama (shared). 1. Data disimpan secara terintegrasi atau integrated, yaitu; Basis data merupakan kumpulan dari berbagai macam file dari
aplikasi
yang
berbeda
yang
disusun
dengan
cara
menghilangkan bagian-bagian yang rangkap (redundant). 2. Data dipakai bersama-sama atau shared, yaitu: Masing-masing bagian dari basis data dapat diakses oleh pemakai dalam waktu yang bersamaan untuk aplikasi yang berbeda.
32
1. Data dan hubungannya pada basis data Terdapat tiga jenis data, yaitu: 1. Data operasional, data dari suatu organisasi berupa data yang disimpan di dalam basis data. 2. Data masukan (input data), data dari luar sistem yang dimasukkan melalui peralatan input (misalnya: keyboard) yang dapat mengubah data operasional. 3. Data keluaran (output data), data berupa laporan melalui peralatan output (misalnya: screen, printer, dan lain-lain) sebagai hasil proses dari dalam suatu sistem yang mengakses data operasional. 2. Hardware (perangkat keras) Terdiri dari semua peralatan komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem basis data berupa: 1. Peralatan untuk
penyimpanan basis
data,
yaitu:
secondary storage (disk, drum, dan lain-lain). 2. Peralatan input dan output. 3. Peralatan komunikasi data, dan lain-lain. 3. Software (perangkat lunak) Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data fisik pada basis data. Software pada basis data berupa:
33
1. DBMS (Database Management System) yang menangani akses terhadap basis data sehingga pemakai tidak perlu memikirkan proses penyimpanan dan pengelolaan data secara detail. 2. Program-program aplikasi dan procedure-procedure. 4. User atau pemakai Pemakai basis data dibagi atas tiga klasifikasi, yaitu: 1. Database Administrator (DBA), orang atau tim yang bertugas DBA mempunyai tugas: 1. Mengontrol DBMS dan software-software. 2. Memonitor siapa yang mengakses basis data. 3. Mengatur pemakaian basis data. 4. Memeriksa security, integrity, rcorvery atau back-up, dan concurency. 2. Programmer, orang atau team yang bertugas membuat program aplikasi, misalnya untuk perbankan, administrasi, akuntansi, dan lain-lain. 3.
End user, orang yang mengakses basis data melalui
terminal dengan menggunakan query language atau program aplikasi yang dibuat oleh programmer. End user dapat dibagi dua, yaitu: 1. Naïve end user adalah pemakai yang tidak berpengalaman, berinteraksi dengan sistem tanpa menulis program, tinggal
34
menjalankan satu menu dan memilih proses yang telah ada atau telah dibuat sebelumnya oleh programmer. 2. Casual
end
user
adalah
pemakai
yang
tidak
berpengalaman, berinteraksi dengan sistem tanpa menulis program, tetapi memakai bahasa query.
2.3.2 Keuntungan dan Kerugian Sistem Basis Data 1. Keuntungan sistem basis data adalah: 1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang. 2. Mencegah ketidakkonsistnan 3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang. 4. Integritas dapat dipertahankan 5. Data dapat dipergunakan bersama-sama 6. Menyedikan recovery 7. Memudahkan penerapan standarisasi 8. Data bersifat mandiri (data independence) 9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
35
2. Kerugian sistem basis data adalah: 1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar 2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data 3. Perangkat lunaknya mahal 4. Kerusakan di sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
2.3.3 Istilah-Istilah yang Dipergunakan di dalam Sistem Basis Data 1. Enterprise, suatu bentuk organisasi, seperti: bank, universitas, pabrik, dan lain-lain. Data yang didimpan di dalam basis data merupakan data operational suatu enterprise. Contoh data operational adalah: Data Sekolah
Mahasiswa
Data Rumah Sakit
Pasien
Data Bank
Nasabah
2. Entitas, suatu objek yang dapat dibedakan dengan objek lainnya yang dapat diwujudkan di dalam basis data. Contoh: 1. Entitas di lingkungan pabrik (supplier, part, shipment)
36
2. Entitas di lingkungan Bank (simpanan, hipotik, nasabah) Kumpulan entitas disebut himpunan entitas Contoh: Bank merupakan kumpulan entitas nasabah 3. Atribute/field, karakteristik entitas tertentu. Contoh: Entity siswa atributenya adalah Nim, nama_siswa, alamat Entity nasabah atributenya adalah Kode_nasabah, nama_nasabah 4. Data value (nilai atau isi data) merupakan data actual atau informasi yang disimpan di tiap data elemen atau attribute. Isi atribut disebut nilai data. Contoh: Atribut nama karyawan Sutrisno, Budiman 5. Record/tuple, kumpulan isi elemen data (attribute) yang saling berhubungan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Contoh: kumpulan atribute kode nasabah, nama, dan alamat berisikan “013456”, nina,jl. Kalimalang no.9 6. File, kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan attribute yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.
37
7. Kunci elemen data, sebagai tanda pengenal yang secara unik mengidentifikasikan entitas dari suatu kumpulan entitas. Contoh: entitas nasabah yang mempunyai attribute-attribute kode nasabah, nama, alamat, menggunakan kode nasabah sebagai kunci elemen data. 8. Database Management System (DEMS), kemudian file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolanya.
4. Entity Relationship Diagram (Diagram E/R) Diagram E/R digunakan untuk memperlihatkan hubungan antarfile (data store) yang ada di DFD. Di sini, file (data store) disebut dengan entity (entitas). Bagian dari file, yaitu fields, di sini disebut dengan attributes (atribut-atribut). Berikut lambang-lambangnya. entity
Adalah file (data store di DFD). Entity adalah file yang berjenis master.
relationshi p
Adalah file (data store di DFD). Relationship adalah file yang berjenis transaksi, digunakan untuk menyimpan data transaksi yang terjadi
attribute
Adalah bagian-bagian spesifik dari file (entitas)
Gambar 2.4. Lambang-lambang Diagram E/ R
38
5. Normalisasi 1. Normalisasi Data Tingkat Pertama Normalisasi data adalah salah satu cara membentuk sebuah file yang efektif dan efisien, sehingga dapat memanfaatkan space memori komputer seoptimal mungkin. Proses normalisasi data juga bertingkat-tingkat, dan di sini hanya akan dibahas mulai tingkat 1 hingga tingkat 3 saja. Normalisasi data tingkat pertama (First Normal Form/ 1NF) adalah proses penganalisisan setiap atribut yang ada di semua file yang terbentuk hingga Diagram E/R. Penganalisisan ditujukan agar setiap atribut yang dibentuk dapat diolah untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Syarat 1NF adalah “setiap atribut harus bersifat atomik,” artinya, setiap atribut merupakan unsur terkecil dari identitas entitas (tidak perlu dipecah-pecah lagi). Contoh : akan kita periksa atribut “NAMA,” apakah atribut tersebut sudah atomik ?. Misalkan salah satu isi atribut NAMA adalah “Rachmi Hidayat,” jika nama itu selamanya akan digunakan demikian, maka atribut tersebut sudah atomik. Tetapi, jika nama itu suatu saat harus dicetak menjadi “Hidayat, Rachmi,” maka atribut NAMA tersebut belum atomik. Bagaimana mencetak “Rachmi Hidayat” menjadi “Hidayat Rachmi” ?.
39
Jadi, jika di “negara barat,” biasanya atribut nama dipecahpecah menjadi first name (FNAME), middle name (MNAME), dan last name (LNAME), karena memang nama mereka sering dibolakbalik. Periksa
juga
atribut-atribut
lainnya,
seperti
atribut
ALAMAT, perlu tidak dipecah-pecah. Bayangkan saja, jika panjang atribut ALAMAT 100 karakter, kemudian kita diminta mengirim surat, apa jadinya ketika di amplop kita print alamat yang panjangnya 100 karakter ?. 2. Normalisasi Data Tingkat Kedua Normalisasi data tingkat kedua (second normal form/ 2NF) bersyarat : (1) telah memenuhi 1NF, (2) setiap atribut non key harus tergantung secara fungsional dengan atribut key-nya. Apa itu atribut key dan non key ?.
Key Field (Kunci Atribut) Kunci atribut adalah atribut yang dipilih untuk dapat mewakili atribut-atribut lain dalam sebuah record yang membedakan dengan record-record lainnya Misalkan, untuk seorang mahasiswa, apa atribut yang bisa mewakili dirinya yang bisa membedakan dengan mahasiswa lainnya ?.
40
Jika dipilih nama, banyak nama mahasiswa lain yang sama. Jika dipilih tanggal lahir, kemungkinan akan ada yang sama, dan sebagainya. Bagaimana cara menentukannya ?.
Super Key (Kunci Super) Kunci super adalah satu atau beberapa kombinasi atribut yang mungkin dapat dipilih menjadi kunci atribut. Misalkan, File “Mahasiswa” memiliki atribut-atribut : NIM, NAMA, KELAS, ALAMAT, dan TGL_LAHIR, maka atribut(-atribut) yang bisa dipilih menjadi kunci atribut adalah : (1)
NIM
(2)
NAMA (dengan syarat tidak ada nama mahasiswa yang
sama) (3)
NIM + NAMA
(4)
NIM + TGL_LAHIR
(5)
NIM + NAMA + TGL_LAHIR
(6)
Dan seterusnya, berbagai kombinasi yang mungkin
Candidate Key (Kunci Calon) Kunci calon adalah kunci atribut yang merupakan (kumpulan) kunci atribut yang jumlahnya paling sedikit di kunci super. Kita dapatkan dua buah atribut yang merupakan kunci atribut dengan jumlah atributnya tersedikit (1 atribut), yaitu :
41
(1)
NIM
(2)
NAMA (dengan syarat tidak ada nama mahasiswa yang
sama)
Primary Key (Kunci Utama), yang sering disebut dengan key field. Adalah kunci kandidat yang dipilih untuk dijadikan key field. Pemilihan dilakukan dengan mempertimbangkan kemungkinan yang tidak akan pernah sama, maka kunci atribut yang dipilih adalah NIM.
Alternate Key (Kunci Alternatif) Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak terpilih menjadi primary key, dalam hal ini, NAMA.
Foreign Key (Kunci Tamu) Adalah kunci utama dari file (master) lain yang digunakan di file (transaksi). Kunci atribut tersebut digunakan sebagai “jembatan” untuk mengambil nilai data dari atribut-atribut lain. 3. Normalisasi Data Tingkat Ketiga Normalisasi data tingkat ketiga (third normal form/ 3NF) bersyarat : (1) telah memenuhi 2NF, (2) setiap atribut non key tidak
42
boleh tergantung dengan atribut non key lainnya (tidak boleh terjadi ketergantungan transitif). Contoh transitif : Jika A B, dan B C, maka sudah pasti A C. Contoh atribut yang bersifat transitif. Jika A = NIM, B = KODE_POS, dan C = KOTA yang misalnya ada di file MAHASISWA, maka file tersebut harus dipecah menjadi, file 1 (MAHASISWA) berisi atribut NIM, dan KODE_POS, dan file 2 (KODEPOS) berisi atribut KODE_POS dan KOTA.
2.4 Pendukung Perangkat Lunak 2.4.1 Windows 7 Semakin zaman bertambah maju, semakin bertambah pula keterlibatan dan ketergantungan manusia dengan komputer. Untuk itu, komputer pun terus berubah, lebih cepat, lebih kompleks dan memiliki lebih banyak fitur. Salah satu bagian computer yang terus berubah dengan konstan adalah sistem operasi, mengingat ini merupakan komponen soft dari komputer. Sistem operasi terpopuler di dunia adalah keluarga Windows yang dikembangkan oleh Microsoft Corporation yang berpusat di Redmond Washington. Sistem operasi ini digunakan oleh mayoritas komputer PC di dunia.
43
Dan saat ini, versi terbaru dari sistem operasi windows adalah seven yang merupakan rilis setelah vista. Seven artinya 7, karena windows ini merupakan generasi windows ke-7 oleh Microsoft. Microsoft Windows 7 mulai dikembangkan sejak tahun 2006, sehinnga sekarang pengembangannya sudah memasuki tahun ketiga. Tidak seperti pendahuluannya, Windows 7 tidak menawarkan perubahan yang kontras dengan Vista. Perubahan yang diakomodasi oleh Windows 7 hanyalah penyempurnaan dari windows vista dan bukan perubahan total. Sehingga antara Windows 7 dan vista ada kesimanbungandan tidak seperti perubahan antara windows XP dengan Windows Vista. Dalam presentasi yang diberikan oleh Microsoft di tahun 2008 lalu, windows 7 akan berfokus pada dukungan multitouch, windows shell yang didesain ulang dengan taskbar, system networking baru dengan nama homegroup, selain tentunya adalah kecepatan proses yang diklaim lebih cepat dibandingkan vista. (Wahana Komputer, 2009, pp1-2)
2.4.2 Visual Basic 2008 Visual Basic berasal dari singkatan BASIC (Beginner’s Allpurpose Symbolic Instruction Code) yang dibuat oleh Profesor Jhon Kemeny dan Thomas Kurtz dari Darmont pada pertengahan tahun
44
1960. Perintah-perintah bahasa program yang digunakan adalah bahasa Inggris, dengan tujuan dapat mempermudah programmer yang menggunakan bahasa pemrograman ini. Bahasa pemrograman BAISC dikembangkan dengan berbagai bentuk, diantarnaya adalah Microsoft QBASIC, QUICKBASIC, GWBASIC, IBM BASIC, dan Apple BASIC. Apple BASIC dikembangkan oleh Steve Wozniak, seorang karyawan Hewlett-Packard yang pada akhirnya pada bulan April 1976 secara resmi membentuk perusahaan Apple Computer. Kemudahan
menggunakan
bahasa
pemrograman
BASIC
akhirnya mendorong Microsoft untuk mengembangkan bahasa BASIC dnegan GUIBASED. Graphical User Interface membuat pengguna bahasa Basic semakin senanga dengan komponen yang disediakan oleh pembuatnya, mereka merasakan kemudahan dalam menggunakan dan membuat program dengan bahasa yang berbasis visual. Sejak itu bahasa pemrograman Visual Basic berkembang dengan berbagai versi, dan sampai pada akhirnya muncul bahasa pemrograman Visual Basic 2008 atau Visual Basic 9. Visual Basic 2008 adalah salah satu kelompok bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2008. Paket pemrograman tersebut terdiri dari Microsoft Visual C# 2008, Microsft Visual Basic 2008,
Microsoft C++ 2008,
dan Microsoft Web Developer 2008. (Hendrayudi, 2009, pp1-2)
45
Gambar 2.5 Visual Basic 2008
2.4.3 Microsof Access 2007 Microsoft access telah sangat dikenal dalam dunia database, mudah didapat, mudah digunakan, berorientasi visual dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain. Berikut ini akan dibahas sekilas tentang Microsoft Access 2007. Dahulu ketika masih menggunakan OS DOS, Wordstar dan Lotus 1-2-3 merupakan aplikasi wajib yang harus dimiliki oleh setiap pengguna PC. Keduanya merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengolah kata dan angka seperti halnya Word dan Excel. Akan tetapi, kedua aplikasi tersebut mulai ditinggalkan setelah dunia perkomputeran mulai beranjak ke sistem GUI (Graphic User Interface).
46
Sekitar tahun 1992 Microsoft meluncurkan Microsoft Office ke pasaran. Aplikasi ini digunakan untuk mengolah kata dan angka seperti halnya Wordstar dan Lotus. Untuk versi awalnya. Microsoft Access belum disertakan dalam Office. Baru sekitar tahun 1995-an Micosoft meluncurkan kembali Microsoft Office 95 lengkap dengan Microsoft Access. Bersama dengan hal itu, sistem operasi Windows 95 juga dirilis. Masyarakat computer di dunia mulai menggandrungi system operasi Microsoft Windows. Microsoft Office terus berkembang dan semakin banyak digunakan di perkantoran, instansi pemerintah maupun pendidikan. Masyarakat Indonesia mulai menyukai produk Microsoft ini karena kemudahan dalam penggunaannya. (Wahana Komputer, 2007, pp1-2)
47
Gambar 2.6 Microsoft Access
48
BAB III PEMBAHASAN
3.1
Sejarah Singkat Perusahaan DMP singkatan dari DWIMITRA PERSADA, Dwi berarti dua, Mitra berarti teman, Persada (Bahasa Karo) berarti disatukan, Menjadi Satu, Bergabung. Dwimitra Persada berarti dua teman bergabung/bersatu memulai suatu usaha. Pada awalnya yang bergabung adalah Tn. Robinson Sitepu dan Tn. Ramly Bangun. Terhitung mulai tahun 1990 Tn. Ramly Bangun menjadi pemilik tunggal CV. Dwimitra Persada. Membicarakan riwayat perusahaan (DMP) tak terlepas dari riwayat pekerjaan pimpinannya. Sebelum DMP lahir pimpinan DMP telah berpengalaman dalam bidang penjualan barang secara kredit/cicilan antara lain : -
Dari Agustus 1979 sampai dengan April 1984 sebagai pimpinan penyalur khusus singer di Manado. Bidang usaha : penjualan mesin jahit secara tunai & kredit.
-
Dari Mei 1984 sampai dengan September 1986 sebagai pimpinan Singer Exclusive Dealer di Jakarta. Bidang usaha : penjualan mesin jahit secara tunai & kredit.
-
Dari Oktober 1986 sampai dengan Pebruari 1990 sebagai Wakil Direktur PD. Indohome di Jakarta sekaligus sebagai
49
pemegang saham 50%. Bidang usaha : penjualan semua perabotan rumah tangga secara tunai & kredit. -
Dari Agustus 1987 s/d sekarang sebagai Direktur DMP.
-
Saat ini pimpinan DMP dipercaya sebagai direktur dan komisaris dari beberapa perushaan tunai & kredit, seperti : PT. Multi Mitra, PT. Sumber Persada Multi Dana dan lain-lain.
Dwimitra Persada adalah perusahaan komanditer (CV) yang berdiri pada tanggal 26 Agustus 1987 di bawah akte notaries Anna Suharnadi di Jakarta. Dilihat dari umur perusahaan, pada tahun 2002 ini DMP telah berusia 15 tahun, dibidang tunai/kredit tak termasuk lima tahun di Singer dan tiga tahun di Indohome. Sebelum krisis moneter, DMP telah mempunyai cabang-cabang di kota besar di Jawa seperti di Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Bogor, Sukabumi, Citeureup, Bekasi dan beberapa lokasi di DKI. Saat kerusuhan terjadi di DKI pada tanggal 14 Mei 1998, DMP merupakan salah satu korban dimana dua cabang DMP yaitu Tomang Plaza Yogya Plaza di Klender, selain semua isinya dijarah, gedungnya juga dirusak dan dibakar. Akibat krismon dan kerusuhan ini pada pertengahan 1998 sampai dengan akhir 1999, DMP hanya tinggal satu cabang yaitu Utan Kayu yang menjual sepeda motor. Berbeda dengan sebelum krismon dimana barang yang dijual adalah elektronik dan meuble, saat ini seluruh cabang DMP hanya menjual sepeda motor kecuali cabang Bogor yang masih menjual alektronik dan meuble.
50
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan CV.Dwimitra Persada mempunyai struktur organisasi perusahaan sebagai berikut :
Direktur/Wakil Direktur
C/I (Collection Investigator) / Surveyor
Branch Manager
Sales Supervisor
Kasir
Credit/Collection Supervisor
Salesman
Clerk/Pembantu kasir
C/A (Collector Agent)
Keuangan dan Pembukuan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
OB
51
3.3
Tugas dan Wewenang Dalam struktur organisasi pada sub bab sebelumnya, di jelaskan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab secara bertingkat adalah sebagai berikut : a. Direktur bertugas sebagai pemimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer), menyetujui anggaran tahunan perusahaan, memberikan wewenang kepada Wakil Direktur untuk menggantikan tugasnya bila sedang berhalangan. Sedangkan Wakil Direktur bertugas membantu Direktur dan menggantikan tugas serta wewenang Direktur bila Direktur berhalangan. b.
C/I atau surveyor bertugas mensurvey pengajuan nasabah sesuai dengan ketentuan perusahaan, menganalisa hasil survey, melaporkan hasil survey kepada Branch manajer, bertanggung jawab terhadap nasabah bila pengajuannya disetujui.
c.
Branch manajer bertugas mengawasi dan bertanggung jawab atas jalannya kegiatan perusahaan setiap harinya, dapat mengambil keputusan tanpa harus menunggu Direktur/Wakil Direktur, memberi keputusan untuk setiap transaksi jual beli yang terjadi, mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya.
d.
Keuangan dan pembukuan bertugas mengontrol setiap pengeluaran dan pemasukkan perusahaan agar penggunaannya efektif dan efisien,
52
memeriksa Laporan kas harian dan Laporan bank harian yang dibuat oleh kasir dan dikirim dari setiap cabang ke pusat, membuat laporan penjualan dan pembelian setiap cabang, membuat laporan detail tagihan sesuai tagihan yang masuk, mencetak slip gaji dan bonus setiap karyawan, membuat laporan keuangan sampai laporan Rugi/Laba untuk pemegang saham. e.
Sales supervisor bertugas untuk mengkoordinir tim penjualan agar dapat meningkatkan tingkat penjualan dan apakah penjualan sesuai dengan target, membantu tim sales dan memberikan pelatihan dalam mencari nasabah, melayani dan memaintain konsumen, membantu mengatasi
permasalahan
tim
sales
dan
ikut
melakukan
atau
mendampingi presentasi tim sales jika diperlukan, membuat strategistrategi penjualan dan mensosialisasikan kepada tim sales, memberikan laporan penjualan tim sales baik itu mingguan, bulanan atau tahunan, memonitoring aktivitas tim sales, memonitoring penjualan dan pembayaran
konsumen
dari
tim
sales,
mensosialisasikan
dan
memberitahu informasi mengenai penjualan yang baru kepada tim sales. f.
Kasir bertugas untuk membuat Laporan kas harian berdasarkan dari bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran, mengontrol arus kas, mengawasi clerk/pembantu kasir, bertanggung jawab atas BPKB yang dijaminkan oleh konsumen ke perusahaan, melayani pembayaran angsuran dari konsumen.
53
g.
Credit/Collection supervisor bertugas mengontrol tagihan setiap kolektor, merekap konsumen yang belum membayar, mengkoordinir tim kolektor agar dapat meningkatkan tagihan dan apakah tagihan sesuai dengan target, membantu mengatasi permasalahan tim kolektor dan ikut melakukan atau mendampingi tim kolektor saat menagih konsumen jika diperlukan, membuat strategi-strategi penagihan agar konsumen membayar dengan tertib dan mensosialisasikan kepada tim kolektor, memberikan laporan penagihan tim kolektor baik itu mingguan, bulanan atau tahunan, memonitoring aktivitas tim kolektor, memonitoring pembayaran konsumen, melacak serta menarik motor konsumen bila ada konsumen yang tidak membayar melebihi dari batas yang sudah ditentukkan perusahaan.
h.
Salesman bertugas untuk memasarkan CV. Dwimitra persada sebagai perusahaan pembiayaan, mencari konsumen untuk menggadaikan BPKBnya ke perusahaan, melakukan promosi-promosi dengan cara menyeberkan brosur, pamphlet memasang banner ke tempat-tempat yang strategis agar banyak orang yang melihat.
i.
Clerk/pembantu kasir bertugas untuk membantu kasir dalam mengentri data konsumen keprogram yang sudah ada dan kemudian menjadi sebuah keluaran yang disebut perjanjian sewa jual beli, bertanggung jawab atas kuitansi konsumen yang sudah dicetak, mengentri laporan penjualan dan pembelian harian, filling setiap dokumen masuk dan
54
keluar, melayani konsumen bila kasir berhalangan, mencatat setiap pembayaran konsumen ke kartu penagihan. j.
C/A (Collector Agent) bertugas untuk menagih setiap konsumen, menyetorkan uang yang didapatkan dari hasil menagih angsuran konsumen kepada kasir, mengingatkan konsumen untuk membayar tagihan, mengontrol tagihan sesuai dengan tanggal jatuh temponya, bila sudah mendekati jatuh tempo atau sudah jatuh tempo kolektor mengambil kuitansi kepada clerk/pembantu kasir, melacak konsumen yang menunggak bersama Collection Supervisor, menarik motor konsumen bila diperlukan.
k.
OB
bertugas
untuk
membersihkan
seluruh
ruangan
kantor,
membersihkan seluruh peralatan kantor, melaksanakan perintah karyawan sesuai dengan keperluan.
55
3.4 Diagram Sistem Berjalan 3.4.1 Diagram Konteks Berjalan
Angsuran
Konsumen
Pembuatan Laporan Laporan Kas Harian di CV Dwimitra Persada
Laporan
Branch Manajer
Kuitansi
Gambar 3.2 Diagram Konteks Berjalan
Penjelasan dari diagram konteks berjalan di atas ialah : 1. Konsumen membayar angsuran ke kasir, kasir memeberi kuitansi sebagai bukti pembayaran ke konsumen. 2. Branch Manajer akan mendapatkan laporan kas harian dari kasir yang masih dibuat secara manual.
56
3.4.2 Diagram Nol Sistem Berjalan
Angsuran
Konsumen Kuitansi
1.0 Pemasukkan Kas
Kas
Kas Masuk
Kas Kas
Permintaan
Karyawan
2.0 Pengeluaran Kas
Kas
Kas Keluar
Kas
3.0 Laporan Kas Harian
Laporan
Branch Manajer
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan Penjelasan dari diagram konteks berjalan di atas ialah : 1. Konsumen memberi uang untuk membayar angsuran sebagai sumber pemasukkan kas, konsumen mendapat kuitansi sebagai bukti pembayaran. 2. Karyawan mengajukan permintaan dalam setiap pembelian dan pembayaran, seperti : pembayaran rekening listrik, telepon, keamanan dan kebersihan, pembelian ATK, dll. 3. Branch Manajer akan mendapat laporan kas harian dari kasir.
57
3.4.3 Kekurangan Sistem Berjalan Kekurangan sistem berjalan pada Laporan Kas Harian CV. Dwimitra Persada adalah : 1. Pembuatan laporan kas harian yang masih manual. 2. Belum adanya sistem yang cepat untuk mengetahui alur kas.
Berdasarkan kekurangan sistem berjalan di atas, berikut ini adalah diagram konteks usulan yang diberikan untuk CV. Dwimitra Persada.
3.5
Diagram Sistem Usulan
Angsuran
Konsumen
Pembuatan Laporan Kas Harian di CV Dwimitra Persada
Laporan
Branch Manajer
Kuitansi
Gambar 3.4 Diagram konteks usulan
Penjelasan dari diagram konteks usulan di atas ialah : 1. Konsumen memberi uang untuk membayar angsuran, konsumen akan mendapatkan kuitansi sebagai bukti pembayaran. 2. Branch manajer akan mendapat laporan kas harian dari kasir yang sudah menggunakan sistem .
58
3.5.1 Diagram Nol Sistem Usulan Berdasarkan diagram konteks usulan di atas, didapatkan diagram nol sistem usulan seperti dibawah ini :
Angsuran
Konsumen
1.0 Pemasukkan Kas
Kas
Kas Masuk
Kuitansi Nota
Bukti Penerimaan Kas
Permintaan
Karyawan
2.0 Pengeluaran Kas
Kas
Kas Keluar N o t a
Bukti Pengeluaran Kas
3.0 Laporan Kas Harian
Penerimaan
Pengeluaran Laporan
Branch Manajer
Gambar 3.5 Diagram nol sistem usulan Dari diagram konteks usulan diatas diuraikan yang termasuk dalam penerimaan dan pengeluaran ialah : Penerimaan terdiri dari : 1. Pembayaran Angsuran dari Konsumen 2. Bukti Penarikan dari Bank
59
3. Formulir Pengajuan Nasabah 4. Pendapatan Denda Pengeluaran terdiri dari : 1. Pembelian Pinjaman Kredit Kepada Konsumen 2. Bukti Pembayaran Listrik, Telepon, Keamanan&Kebersihan. 3. Bukti Pembelian Peralatan & Perlengkapan Kantor, Cetakan, Air Minum. 4. Pembayaran Gaji, Transport , Bonus &Tunjanagan Karyawan.
3.5.2 Diagram Rinci Diagram rinci dibawah ini berasal dari digram nol sistem usulan. Gambar 3.6 merupakan proses (2P) kas yang mempunyai rinci kas masuk dan kas keluar.
2.0 Kas
Kas Masuk
2.1 Kas Masuk
Gambar 3.6 Proses (2P) kas
Kas Keluar
2.2 Kas Keluar
60
Diagram rinci dibawah ini berasal dari digram nol sistem usulan. Gambar 3.6 merupakan proses (3P) Laporan Kas Harian yang mempunyai rinci Bukti Pemasukkan dan Bukti Pengeluaran. 3.0 Laporan Kas Harian Pembuatan
3.1 Bukti Penerimaan
Pembuatan
3.2 Bukti Pengeluaran
Gambar 3.7 Proses (3P) Laporan Kas Harian
3.6
Normalisasi 1. Bentuk tidak normal (Unnormalised Form) Dibawah ini merupakan bentuk tidak normal dari Sistem Pembuatan Laporan Kas Harian di CV. Dwimitra Persada.
No_Bukti_Penerimaan Tgl_Penerimaan Ket_Penerimaan Nilai_Penerimaan Jumlah_Penerimaan No_Bukti_Pengeluaran Tgl_Pengeluaran Ket_Pengeluaran Nilai_Pengeluaran Jumlah_Pengeluaran No_Bukti _Lap_Kas Periode Keterangan Debet Kredit Jumlah_Debet Jumlah_Kredit Saldo_Awal Saldo_Akhir No_Bukti_Penerimaan Tgl_Penerimaan Ket_Penerimaan Nilai_Penerimaan Jumlah_Penerimaan No_Bukti_Pengeluaran Tgl_Pengeluaran Ket_Pengeluaran Nilai_Pengeluaran Jumlah_Pengeluaran No_Bukti_Lap_Kas Periode Keterangan Debet Kredit Jumlah_Debet Jumlah_Kredit Saldo_Awal Saldo_Akhir
Gambar 3.8 Bentuk tidak normal
61
2. Bentuk normal kesatu (1NF) Dibawah ini merupakan bentuk normal kesatu (1NF) dari Sistem Pembuatan Laporan Kas Harian di CV. Dwimitra Persada.
No_Bukti_Penerimaan Tgl_Penerimaan Ket_Penerimaan Nilai_Penerimaan Jumlah_Penerimaan No_Bukti_Pengeluaran Tgl_Pengeluaran Ket_Pengeluaran Nilai_Pengeluaran Jumlah_Pengeluaran No_Bukti _Lap_Kas Periode Keterangan Debet Kredit Jumlah_Debet Jumlah_Kredit Saldo_Awal Saldo_Akhir
Gambar 3.9 Bentuk normal kesatu (1NF)
62
3. Bentuk normal kedua (2NF) Dibawah ini merupakan bentuk normal kedua (2NF) dari Sistem Pembuatan Laporan Kas Harian CV. Dwimitra Persada.
Kas Keluar
Kas Masuk
*No_Bukti_Pengeluaran Tgl_Pengeluaran Ket_Pengeluaran Nilai_Pengeluaran Jumlah_Pengeluaran
*No_Bukti_Penerimaan Tgl_Penerimaan Ket_Penerimaan Nilai_Penerimaan Jumlah_Penerimaan
Transaksi *Kode_Transaksi Tgl_Transaksi No_Bukti No_Bukti_Penerimaan No_Bukti_Pengeluaran Saldo_Awal Saldo_Akhir
Gambar 3.10 Bentuk normal kedua (2NF)
63
4. Bentuk normal ketiga (3NF) Dibawah ini merupakan bentuk normal ketiga (3NF) dari Sistem Pembuatan Laporan Kas Harian di CV. Dwimitra Persada.
Kas Masuk
Kas Keluar
*No_Bukti_Penerimaan Tgl_Penerimaan Ket_Penerimaan Nilai_Penerimaan Jumlah_Penerimaan
*No_Bukti_Pengeluaran Tgl_Pengeluaran Ket_Pengeluaran Nilai_Pengeluaran Jumlah_Pengeluaran
Transaksi *Kode_Transaksi Tgl_Transaksi **No_Bukti **No_Bukti_Penerimaan **No_Bukti_Pengeluaran Jumlah_Penerimaan Jumlah_Pengeluaran
Gambar 3.11 Bentuk normal ketiga (3NF)
64
3.7
Entity Relationship Diagram Entitas-entitas dibawah ini merupakan entitas dari Perancangan Sistem Laporan Kas Harian di CV. Dwimitra Persada
Konsumen
Membayar Angsuran
Kas Masuk
Meminta Karyawan
Kas Keluar
Gambar 3.12 Entity relationship diagram
65
3.8
Struktur File 1. Kas Masuk Tabel konsumen ini berfungsi untuk mencatat dan menyimpan data Kas Masuk. Nama Tabel : Kas Masuk Primary key : No_Bukti_Penerimaan Field-fieldnya adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Kas Masuk Field
Type
Size
No_Bukti_Penerimaan
Text
9
Keterangan No Bukti Penerimaan
Tgl_Penerimaan
Date/Time
Tgl Penerimaan
Ket_Penerimaan
Text
50
Ket Penerimaan
Nilai_Penerimaan
Text
12
Nilai Penerimaan
Jumlah_Penerimaan
Text
12
Jumlah Penerimaan
2. Kas Keluar Tabel konsumen ini berfungsi untuk mencatat dan menyimpan data Kas Keluar. Nama Tabel : Kas Keluar Primary key : No_Bukti_Penerimaan Field-fieldnya adalah sebagai berikut :
66
Tabel 3.2 Kas Keluar Field
Type
Size
No_Bukti_Pengeluaran
Text
9
Keterangan No Bukti Pengeluaran
Tgl_ Pengeluaran
Date/Time
Tgl Pengeluaran
Ket_ Pengeluaran
Text
50
Ket Pengeluaran
Nilai_ Pengeluaran
Text
12
Nilai Pengeluaran
Jumlah_ Pengeluaran
Text
12
Jumlah Pengeluaran
3. Data transaksi Tabel data transaksi ini berfungsi untuk mencatat dan menyimpan data transaksi. Nama Tabel : Data transaksi Primary key : Kode_Transaksi Field-fieldnya adalah sebagai berikut : Tabel 3.3 Data transaksi Field Kode_Transaksi Tgl_Transaksi
Type
Size
Text
9
Date/time
Keterangan Kode Transaksi Tgl Transaksi
No_Bukti
Text
9
No Bukti
No_Bukti_Penerimaan
Text
9
No Bukti Penerimaan
No_Bukti_Pengeluaran
Text
9
No Bukti Pengeluaran
Jumlah_Penerimaan
Text
35
Jumlah Penerimaan
Jumlah_Pengeluaran
Text
35
Jumlah Pengeluaran
67
3.9
Tampilan Masukan 1. Kas Masuk Tampilan kas masuk dibuat untuk memasukkan kas yang masuk ke perusahaan yang diperoleh dari konsumen yang membayar angsuran di CV. Dwimitra Persada. Berikut tampilan kas masuk :
Gambar 3.13 Kas Masuk
68
2. Kas Keluar Tampilan kas keluar dibuat untuk memasukkan kas yang keluar ke perusahaan yang diminta karyawan untuk membeli atau membayar keperluan CV. Dwimitra Persada. Berikut tampilan kas keluar :
Gambar 3.14 Kas Keluar
69
3. Laporan kas harian Tampilan laporan kas harian dibuat untuk merekap dan melihat alur kas, yang terjadi di CV.Dwimitra Persada sesuai dengan periode yang diinput. Dalam tampilan masukkan Laporan kas harian yang diinput hanya periode saja, karena saldo awal, no.bukti, keterangan, debet, kredit, jumlah dan saldo akhir sudah mengelink dari inputan kas masuk dan kas keluar. Berikut tampilan laporan kas harian :
Gambar 3.15 Input Laporan Kas Harian
70
3.10 Tampilan Keluaran 1. Bukti Penerimaan Kas Tampilan bukti penerimaan kas dibuat untuk merekap kas masuk di CV. Dwimitra Persada. Berikut tampilan bukti penerimaan kas :
Gambar 3.16 Bukti Penerimaan Kas
71
2. Bukti Pengeluaran Kas Tampilan bukti pengeluaran kas dibuat untuk merekap kas keluar di CV. Dwimitra Persada. Berikut tampilan bukti pengeluaran kas :
Gambar 3.17 Bukti Pengeluaran Kas
72
3. Laporan Kas Harian Tampilan laporan kas harian dibuat untuk mrekap alur kas di CV. Dwimitra Persada sesuai dengan kas masuk dan kas keluar. Berikut tampilan laporan kas harian :
Gambar 3.18 Laporan Kas Harian
73
BAB IV PENUTUP 4.1
Kesimpulan Berdasarkan
pembahasan
pada
bab
III,
maka
penulis
dapat
menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut : a. Sistem laporan kas harian di CV. Dwimitra Persada
masih
menggunakan sistem manual yaitu pembukuan masih dengan tulis tangan sehingga memperlambat kinerja dan mudah sekali untuk melakukan penyelewengan. b. Karena CV. Dwimitra Persada belum memnggunakan sistem komputerisasi maka setiap ada pengeluaran dan penerimaan harus dibukukan secara detail, harus ada bukti pembelian, penjualan, penerimaan dan pengeluaran. Bukti penerimaan misalnya; bukti pembayaran angsuran dari konsumen, penarikan uang dari bank, administrasi yang dibayarkan konsumen ke perusahaan dan lain sebagainya. Sedangkan bukti pengeluaran misalnya; pembelian sepeda motor, ATK, Gaji, Bonus dan lain sebagainya. Setelah terjadi berbagai transaksi tersebut bagian keuangan harus membuat jurnal yang disebut Laporan Kas Harian. Dalam pembuatan Laporan Kas Harian di CV.Dwimitra Persada masih secara manual dengan menggunakan MS Excel, mulai dari pencatatan maupun perhitungan dan memungkinkan penyelewengan di divisi keuangan, sering adanya selisih kas dan penulisan yang kurang jelas, sehingga sulit untuk dibaca. Dokumen juga
74
menjadi banyak yang hilang dan tercecer. Sehingga menyebabkan tidak akuratnya data laporan . Pekerjaan pun menjadi tidak efesien dan efektif.
4.2
Saran Dari kesimpulan yang didapat setelah menganalisa sistem laporan kas harian, penulis memberikan saran-saran pemikiran untuk perbaikan sistem tersebut antara lain sebagai berikut : a. Sebaiknya proses yang dilakukan secara manual dihilangkan dan diganti dengan sistem yang berbasis komputer untuk terciptanya kinerja sistem yang lebih baik efektif dan efesien. b. Sebaiknya CV. Dwimitra Persada dalam mengingat pentingnya masalah tersebut, maka diperlukan sistem informasi terhadap arus kas yang berdampak pada untung dan rugi perusahaan. Dengan cara merancang suatu sistem dalam pembuatan Laporan Kas Harian, penerimaan uang maupun pengeluaran uang yang baik guna memperkecil penyelewengan dalam divisi keuangan. Maka untuk mewujudkan pernyataan tersebut perusahaan harus mengguakan sistem komputerisasi dengan program yang lebih mampu memenuhi kebutuhan basis data untuk menghindari kesalahan-kesalahan dalam penyimpanan data laporan dan untuk keamanan data laporan, dalam hal ini penulis menyarankan agar menggunakan program dari Microsoft Visual Basic 2008.
