1
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, perkembangan
dilaksanakan berbagai bidang, Dengan maksud untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Tercapainya tujuan ini bukanlah merupakan sesuatu yang terjadi secara kebetulan. Karena keberhasilan harus direncanakan secara seksama dan teliti secara terperinci. Untuk mencapai tujuan tersebut, Pemimpin perusahaan dituntut agar dapat menjalankan peran semaksimal mungkin, terutama dalam fungsinya sebagai pengelolaan dan pengendalian seluruh aktivitas perusahaan. Adanya persaingan yang yang semakin kompetitif dan ruang lingkup usaha yang sangat luas menimbulkan kesulitan bagi pimpinan perusahaan untuk mengetahui usaha-usaha yang perlu dilakukan agar tercapai dan terpeliharanya perencanaan dan pengendalian yang efektif. Tanpa dukungan dan pengelolaan yang baik, Maka perusahaan tidak dapat berkembang. Agar perusahaan dapat mengelola dengan baik, maka diperlukan anggaran perusahaan, karena anggaran merupakan suatu rencana kerja terperinci dalam bentuk tertulis yang dapat dijadikan pedoman dan alat untuk mencapai tujuan perusahaan. Anggaran dapat digunakan sebagai alat dalam perencanaan, koordinasi,
2
dan pengawasan dari seluruh aktivitas perusahaan, sehingga anggaran merupakan alat bantu bagi manajemen dalam pengendalian aktivitas penjualan perusahaan. Adapun kegiatan yang sangat berpengaruh bagi perusahaan adalah penjualan, di mana penjualan merupakan kegiatan memindahkan barang dan jasa yang telah tersedia untuk dijual kepada pelanggan. Penjualan merupakan aktivitas yang penting, karena penjualan adalah salah satu faktor yang mempengaruhi kontinuitas perusahaan. Untuk menilai tingkat penjualan serta kelangsungan kerja, diperlukan pelaksanaan organisasi yang baik. Anggaran Penjualan sangat penting bagi perusahaan, karena kegagalan dalam Anggaran Penjualan akan menyebabkan tingginya harga penjualan sehingga sasaran penjualan tidak tercapai dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Anggaran Penjualan sangat penting untuk direncanakan, karena aktivitas penjualan merupakan inti hidup perusahaan dan pimpinan perusahaan beserta para manajer membutuhkan tingkat penjualan yang tinggi untuk menjamin efisiensi dan kualitas penjualan. Dari uraian di atas, diperoleh gambaran mengenai bagaimana perusahaan mengelola penjualan dengan baik. Penjualan secara canvas merupakan salah satu bagian penjualan dari PT Indipar Raya yang bergerak dalam bidang penjualan atas pengiriman barang-barang dagangan, dengan mempergunakan mobil box dalam penjualannya yang dilakukan oleh Canvaser.
3
Sehubungan dengan pentingnya hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut Anggaran Penjualan tersebut, yang selanjutnya akan penulis tuangkan dalam Tugas Akhir yang berjudul “Tinjauan atas Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan pada PT. Indipar Raya Bandung”.
1.2
Identifikasi Masalah Anggaran Penjualan yang memadai dalam perusahaan sangat penting untuk
memperoleh laba penjualan. Sehubungan dengan terciptanya efektivitas dan efisiensi dalam perusahaan industri. Laba penjualan tersebut akan lebih berarti bagi pihak intern dan ekstern perusahaan apabila Anggaran Penjualan direncanakan dengan benar dan sesuai dengan fakta sehingga memperoleh laba penjualan yang tinggi. Berdasarkan uraian-uraian tersebut, maka masalah yang akan diidentifikasikan adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses penyusunan Anggaran Penjualan secara Canvas pada PT Indipar Raya Bandung? 2. Bagaimana perhitungan Anggaran Penjualan secara Canvas diterapkan pada PT Indipar Raya Bandung? 3. Bagaimana cara pelaksanaan Anggaran Penjualan secara Canvas pada PT Indipar Bandung?
4
1.3
Tujuan Kerja Praktik Sesuai dengan masalah-masalah yang telah diidentifikasi, maka penelitian
dilaksanakan dengan tujuan sebagai berikut: 1. Mengetahui proses penyusunan Anggaran Penjualan secara Canvas pada PT Indipar Raya Bandung. 2. Mengetahui sejauh mana perhitungan Anggaran Penjualan secara Canvas diterapkan pada PT Indipar Raya Bandung. 3. Mengetahui cara pelaksanaan Anggaran Penjualan secara Canvas pada PT Indipar Raya Bandung.
1.4
Kegunaan Kerja Praktik Dari data dan informasi yang diperoleh dari kerja praktik ini, diharapkan
berguna bagi semua pihak yang berkepentingan antara lain: 1. Penulis Untuk menambah ilmu pengetahuan mengenai Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan yang dilakukan perusahaan dengan membandingkan antara teori yang didapat dari perkuliahan dengan kondisi nyata dilapangan. 2. Perusahaan
5
Hasil ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi kegiatan perusahaan dalam hal pengolahan data anggaran, sehingga dapat menghasilkan Anggaran Penjualan lebih akurat. 3. Pihak Ketiga Diharapkan penelitian ini dapat digunakan sebagai tambahan informasi dan pengetahuan yang bermanfaat.
1.5
Metodologi Tugas Akhir Dalam penyusunan laporan ini, penulis menggunakan bentuk deskriptif
analitis, yaitu dengan cara mengumpulkan, mengklasifikasikan data disertai dengan analisis yang memperjelas gambaran-gambaran yang telah terjadi. Dalam memperoleh data laporan ini, penulis menggunakan metode sebagai berikut: 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Yaitu dengan cara mempelajari buku-buku/ bahan bacaan lainnya untuk mengetahui lebih dalam mengenai teori-teori yang berhubungan dengan masalah-masalah yang diteliti. 2. Studi Lapangan (Field Research) Yaitu dengan mengadakan tinjauan langsung ke perusahaan dengan maksud untuk mengumpulkan
data yang sebenarnya dari perusahaan serta
mengadakan wawancara langsung dengan pihak divisi yang berhubungan dengan bidang yang diteliti dalam perusahaan.
6
1.6
Lokasi dan Waktu Kerja Praktik Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan untuk menyusun
laporan Tugas Akhir ini, Penulis melakukan kerja praktik pada PT Indipar Raya yang berlokasi di Jln.Cisangkuy no.8 Bandung. Penelitian waktu kerja praktik dilaksanakan mulai tanggal 18 Mei sampai dengan 18 Juni 2006.
7
BAB II BAHAN RUJUKAN
2.1
Gambaran Umum Anggaran Secara sederhana anggaran didefinisikan sebagai rencana keuangan, yaitu
suatu rencana tertulis mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Anggaran mutlak sekali diperlukan sebagi pedoman didalam melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan.
2.1.1 Pengertian Anggaran Pengerian anggaran /budget yaitu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang. Hal ini menunjukan bahwa anggaran mempunyai peranan penting sebagai sarana intuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut M. Munandar (2000,1): “ Anggaran ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam kesatuan (moneter) dan berlaku untuk jangka waktu tertentu dimasa yang akan datang”. Sedangkan menurut Ellen Christina (2002,1) mengemukakan sebagai berikut: “Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh
8
kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu dimasa yang akan datang”. Jadi, pengertian diatas menyimpulkan bahwa anggaran merupakan perencanaan secara sistematis (dinyatakan dalam bentuk angka), mencakup seluruh kegiatan didalam perusahaan dan berlaku untuk masa depan atau masa yang akan datang.
2.1.2 Jenis-jenis Anggaran Beberapa jenis Anggaran menurut M. Nafarin (2001;15) Anggaran dikelompokan dari beberapa sudut pandangan sebagai berikut: 1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari: -
Anggaran Variabel, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval
(kisar) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan yang berbeda). Misalnya anggaran penjualan disusun berkisar antara 500 unit sampai 1000 unit. Anggaran variabel disebut juga dengan anggaran fleksibel. -
Anggaran Tetap, yaitu anggaran disusun berdasarkan suatu tingkat
kapasitas tertentu. 2. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari: -
Anggaran Periodik, adalah anggaran yang disusun untuk satu periode
tertentu, pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.
9
-
Anggaran Cotinue, adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan
perbaikan anggaran yang pernah dibuat, misalnya tiap bulan diadakan perbaikan, sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan. 3. Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari: -
Anggaran jangka pendek (anggaran taktis), adalah anggaran yang dibuat
dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. -
Anggaran jangka panjang (anggaran strategis), adalah anggaran yang
dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. Untuk keperluan investasi barang, modal merupakan anggaran jangka panjang yang disebut anggaran modal (capital budget). 4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut “anggaran induk (master budget). -
Anggaran operasional, adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan Rugi Laba. Anggaran operasional antara lain: 1. Anggaran penjualan 2. Anggaran biaya pabrik 3. Anggaran biaya bahan baku 4.
Anggaran biaya tenaga kerja langsung
5. Anggaran biaya overhead pabrik
10
6. Anggaran beban usaha 7. Anggaran Laporan Rugi Laba -
Anggaran keuangan, adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran keuangan terdiri dari: Anggaran kas Anggaran piutang Anggaran persediaan Anggaran Utang Anggaran Neraca
2.1.3
Unsur-Unsur Anggaran Menurut M. Munandar (2000;1) Anggaran mempunya 4 unsur, yaitu: 1. Rencana Ialah suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang. Anggaran juga merupakan suatu rencana, karena anggaran merupakan penentuan terlebih dahulu tentang kegiatan-kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang. Hanya saja, anggaran merupakan suatu rencana yang mempunyai spesifikasi-spesifikasi khusus, seperti misalnya disusun secara sistematis, mencakup seluruh kegiatan perusahaan, dinyatakan dalam unit moneter. Dengan demikian jelas bahwa anggaran hanyalah merupakan salah satu bagian saja dari rencana-
11
rencana perusahaan, sebab masih ada rencana perusahaan yang tidak termasuk anggaran, karena tidak mempunyai spesifikasi-spesifikasi khusus seperti anggaran.
Rencana-rencana
semacam
itu
misalnya
rencana
tentang
penggunaan lembaga-lembaga saluran distribusi yang akan datang (Agen, Pedagang besar, Pedagang Kecil, dan sebagainya). Beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk menyusun rencana untuk menghadapi waktu yang akan datang, antara lain ialah: Waktu yang akan datang penuh dengan berbagai ketidakpastian, sehingga perusahaan harus mempersiapkan diri sejak awal tentang apa yang dilakukannya nanti. Waktu yang akan datang penuh dengan berbagai alternatif pilihan, sehingga perusahaan harus mempersiapkan diri sejak awal, alternatif apakah yang akan dipilihnya nanti. Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai pedoman kerja diwaktu yang akan datang. Oleh karena rencana dijadikan sebagai suatu pedoman kerja, maka sudah semestinyalah jika rencana disusun secara sistematis, terperinci, jelas dan tidak menimbulkan berbagai macam tafsiran, serta memungkinkan untuk dilaksanakan (tidak terlampau muluk-muluk). Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai alat pengkoordinasian kegiatan-kegiatan dari seluruh bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.
12
Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai alat pengawasan terhadap pelaksanaan (relisasi) dari rencana tersebut diwaktu yang akan datang. Dengan adanya suatu rencana, maka perusahaan mempunyai tolak ukur untuk menilai (evaluasi) realisasi kegiatan-kegiatan perusahaan nanti 2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan Yaitu, mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Secara garis besar kegiatan-kegiatan (fungsi) perusahaan dapat dikelompokkan menjadi lima kelompok, yaitu kegiatan pemasaran (marketing), kegiatan produksi (producing), kegiatan pembelanjaan (financing), kegiatan administrasi (administrating) serta kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan masalah-masalah personalia (personnel). Mengingat bahwa anggaran adalah suatu rencana yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja, dan alat pengawasan kerja, maka sudah semestinyalah bahwa anggaran harus mencakup seluruh kegiatan perusahaan. Bilamana ada sebagian dari kegiatan perusahaan yang tidak direncakan (tidak tercakup dalam anggaran) berarti ada sebagian dari kegiatan perusahaan yang tidak mempunyai pedoman dan arah, sehingga tidak bisa diharapkan partisipasinya didalam saling bahu-membahu serta saling menunjang secara terkoordinasikan dengan kegiatan-kegiatan yang lain.
13
Dengan demikian jelas bahwa jika anggaran tidak meliputi seluruh kegiatan perusahaan, akan dapat menggangu kelancaran jalannya perusahaan nantinya, yang berarti pula akan menggangu jalannya kegiatan untuk merealisasikan anggaran itu sendiri. Walaupun demikian, tidak tertutup kemungkinan untuk tidak memasukkan sesuatu kegiatan kedalam anggaran, yaitu bilamana kegiatan tersebut dipandang tidak terlalu penting kaitannya dengan kegiatan-kegiatan perusahaan lainnya. 3. Dinyatakan dalan unit Moneter, Yaitu unit (kesatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. Unit moneter ini sangat diperlukan, mengingat bahwa masing-masing kegiatan perusahaan yang beranekaragam tersebut sering mempunyai kesatuan unit yang berbeda-beda, seperti misalnya bahan mentah menggunakan kesatuan berat (kilogram dan sebagainya), kesatuan panjang (meter dan sebagainya), kesatuan luas (meter persegi dan sebagainya), kesatuan jarak (kilometer dan sebagainya). Dengan unit moneter dapatlah diseragamkan semua kesatuan yang berbeda tersebut, sehingga memungkinkan untuk dijumlahkan, diperbandingkan serta dianalisa lebih lanjut. 4. Jangka waktu tertentu yang akan datang, yang menunjukan bahwa anggaran berlakunya untuk masa yang akan datang. Ini berarti bahwa apa yang dimuat didalam anggaran adalah taksiran (Forecast) tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan diwaktu yang akan
14
datang. Dalam kaitannya dengan masalah jangka waktu (periode) anggaran, dikenal dua macam anggaran, yaitu: a.
Anggaran Strategis (strategic budget), ialah anggaran yang berlaku untuk jangka panjang, yaitu jangka waktu yang melebihi satu periode akutansi (melebihi satu tahun).
b.
Anggaran Taktis (Tactical budget), ialah anggaran yang berlaku untuk jangka pendek, yaitu satu periode akutansi atau kurang.
2.1.4
Tujuan dan Manfaat Anggaran Menurut M. Nafarin (2000;12) Tujuan dan manfaat anggaran dijabarkan
sebagai berikut: Ada beberapa tujuan disusunnya anggaran, antara lain: 1. Untuk digunakan sebagai landasan yurisis formal dalam memilih sumber dan pengunaan dana. 2. Untuk mengadakan pembatasan jumlah dana yang dicari dan digunakan. 3. Untuk merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis penggunaan dana, sehingga dapat mempermudah pengawasan. 4. Untuk melaksanakan sumber dan penggunaan dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal. 5. Untuk menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan nyata terlihat.
15
Manfaat Penyusunan anggaran: 1. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama 2. Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai 3. Dapat memotivasi pegawai 4. Menimbulkan tanggung jawab tertentu kepada pegawai 5. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu
2.1.5
Kegunaan Anggaran Sementara itu M. Munandar (2000;10) menyebutkan bahwa anggaran
mempunyai kegunaan pokok, yaitu: 1. Sebagai pedoman kerja Angggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang. 2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja Anggaran berfungsi sebagai alat pengkoordinasian kerja agar semua bagianbagian yang terdapat didalam perusahaan dapat saling menunjang, serta saling bekerja sama dengan baik, untuk menuju kesasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya perusahaan akan lebih terjamin. 3. Sebagai alat pengawasan kerja
16
Anggaran berfungsi pula sebagai tolak ukur, sebagai alat banding untuk menilai (evaluasi) realisasi kegiatan perusahaan nanti. Dengan membandingkan antara apa yang tertuang didalam anggaran dengan apa yang dicapai oleh realisasi kerja perusahaan, dapatlah dinilai apakah perusahaan telah sukses bekerja ataukah kurang sukses bekerja dari perbandingan tersebut. Dapat pula diketahui sebab-sebab penyimpangan antara anggaran dengan realisasinya, sehingga dapat pula diketahui kelemahan-kelemahan dan kekuatan yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan yang sangat berguna untuk menyusun rencana-rencana (Anggaran) selanjutnya secara lebih matang dan lebih akurat.
2.1.6 Prosedur Penyusunan Anggaran Prosedur Penyusunan anggaran sangat dipengaruhi oleh jenis perusahaan, sebab setiap perusahaan memiliki aktivitas dan permasalahan yang berbeda. Stoner and Freeman (2002;17) mengemukakan 2 prosedur penyusunan anggaran yang biasanya digunakan dalam suatu organisasi, yaitu: 1.Top-Down Budgeting Merupakan prosedur penyusunan anggaran yang ditentukan oleh pimpinan tertinggi perusahaan dengan sedikit atau bahkan tidak ada konfirmasi pada manajer tingkat bawah. Keuntungannya adalah waktu penyusunan yang singkat dan terkoordinasinya anggaran antar bagian. Kelemahannya adalah tidak memperhitungkan kebutuhan tiap
17
bagian dengan tepat, karena semuanya merupakan keperluan sepihak dari Top Manajemen. 2. Bottom-Up Budgeting Merupakan prosedur penyusunan anggaran yang disiapkan oleh pihak yang melaksanakan anggaran tersebut, kemudian anggaran diberikan kepada pihak yang lebih tinggi untuk mendapatkan persetujuan. Kentungannya adalah penyusunan anggaran oleh bagian-bagian yang benar-benar membutuhkan dana atau yang akan memberikan
penghasilan
sehingga
tingkat
keakuratannya
sangat
tinggi.
Kelemahannya adalah waktu penyusunan yang lama dan kurangnya koordinasi antar bagian. Pada kenyataannya perusahaan menggunakan Bottom Up Budgeting sebagai prosedur penyusunan anggarannya, dengan pertimbangan bahwa dengan prosedur tersebut mereka akan lebih mengetahui apa yang diperlukan oleh perusahaannya, sehingga mereka dapat mempersiapkan suatu perincian yang lebih realistis untuk mendukung anggaran yang mereka siapkan. Dengan demikian anggaran yang telah disusun merupakan hasil kesepakatan bersama, yang sesuai dengan kondisi, fasilitas serta kemampuan masing-masing bagian secara terpadu. Kesepakatan bersama ini sangat penting agar pelaksanaan anggaran benar-benar didukung oleh seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, sehingga mempermudah terjadinya kerjasama yang saling menunjang dan terkoordinasi dengan baik.
18
Menurut Mulyadi (2001;493) prosedur penyusunan anggaran memerlukan tahapan sbb: 1. Penetapan sasaran oleh manajer tingkat atas. 2. Pengajuan usulan aktivitas dan taksiran sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut oleh manajer tingkat bawah. 3. Penelaahan oleh manajer tingkat atas terhadap usulan anggaran yang diajukan oleh manajer tingkat bawah. 4. Persetujuan oleh manajer atas terhadap usulan anggaran yang diajukan oleh manajer tingkat bawah. Pada dasarnya yang wewenang dan bertanggung jawab atas penyusunan anggaran serta pelaksanaan kegiatan budgeting lainnya ada ditangan pimpinan tertinggi perusahaan. Hal ini disebabkan karena pimpinan tertinggi perusahaanlah yang berwenang dan paling bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun anggaran serta kegiatan lainnya tidak harus ditangani oleh pimpinan tertinggi perusahaan, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain dalam perusahaan.
2.1.7 Perbedaan Anggaran dengan Ramalan Sebagian masyarakat beranggapan bahwa anggaran dan ramalan itu sama, karena keduanya beroriantasi kemasa yang akan datang. Perencanaan dan pembuatan ramalan bukanlah rencana, ramalan lebih bersifat suatu pernyataan atau suatu
19
perkiraan dalam bentuk kuantitas keadaan dimasa datang tentang sautu hal tertentu (misalnya pendapatan penjualan) berdasarkan satu atau lebih asumsi yang jelas. Ramalan harus selalu menjelaskan asumsi yang menjadi dasarnya. Ramalan harus dianggap hanya salah satu masukan dalam pembuatan rencana. Manajemen suatu perusahaan dapat menerima, mengubah atau menolak suatu ramalan. Sebaliknya, perencanaan memasukkan keputusan manajemen yang dasarnya pada ramalan masukan lain, pertimbangan manajemen tentang hal-hal yang berkaitan dengan volume penjualan harga, kegiatan penjualan, produksi dan pembiayaan. Anggaran mempunyai beberapa aspek yang berbeda dibandingkan dengan peramalan. Anggaran merupakan rencana manajemen yang mendasarkan asumsi bahwa langkah-langkah positif akan diambil penyusun anggaran agar realisasi kegiatan sesuai dengan rencana yang telah disusun. Untuk memberikan gambaran gambaran bahwa antara pengertian anggaran dan ramalan itu berbeda, maka menurut Glenn
A.
Welsch
dan
kawan-kawan
(2000;174)
diterjemahkan
oleh
Purwatiningsih dan Maudy mengatakan ramalan sebagai berikut: “Ramalan (forecast) bukan merupakan rencana melainkan suatu pernyataan atau penaksiran terukur dari keadaan dimasa yang akan datang tentang pokok tertentu berdasarkan satu atau lebih asumsi yang jelas”. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan suatu perencanaan manajemen dengan asumsi bahwa langkah-langkah positif akan diambil oleh pelaksanaan anggaran, agar pelaksanaan sesungguhnya sesuai dengan apa yang
20
telah direncanakan, sedangkan suatu ramalan hanyalah suatu dugaan tentang apa yang mempunyai kemungkinan besar akan terjadi. Perbedaan antara anggaran dan ramalan pada umumnya ada 7 yaitu: ANGGARAN: 1. Rencana yang sudah disahkan 2. Anggaran adalah suatu kejadian dimasa yang akan datang yang digambarkan dalam operasi perusahaan selalu dinyatakan dalam satuan uang 3. Menyangkut periode satu tahun 4. Berisi komitmen manajemen 5. Di-review oleh pejabat yang lebih tinggi 6. Hanya dapat berubah pada kondisi tertentu 7. Dianalisis antara anggaran dan direalisasi, dianalisis secara formal yang akan dilaksanakan oleh manajemen dalam melakukan operasi perusahaan atau ada tindak lanjut (corrective action). RAMALAN: 1. Rencana yang belum disahkan 2. Ramalan adalah perencanaan awal tentang kegiatan perusahaan, tidak selamanya dinyatakan dalam satuan tetapi dapat dinyatakan dalam satuan unit barang 3. Tidak harus satuan atau unit barang 4. Tidak terikat pada orang-orang 5. Tidak perlu menggunakan review
21
6. Dapat berubah kapan saja 7. Tidak dianalisis secara formal (tidak ada tindak lanjut). Perbedaan pengertian anggaran dan ramalan diatas dapat diperinci dengan memberikan karakteristik anggaran dan ramalan yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001;489-490) sebagai berikut: Karakteristik anggaran: 1. Anggaran dinyatakan dalam bentuk nilai satuan uang, akan tetapi didukung dengan jumlah yang bukan satuan nilai uang (misalnya jumlah unit yang akan dijual) 2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun 3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dalam anggaran 4. Usulan anggaran dibahas dan disetujui oleh pihak yang berwenang yang lebih tinggi dari penyusunan anggaran 5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah pada kondisi tertentu 6. Secara periodik kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan selisihnya akan dianalisis serta dijelaskan. Karakteristik Ramalan: 1. Ramalan dapat dinyatakan dalam satuan keuangan atau dalam satuan selain keuangan 2. Ramalan dapat mencakup berbagai macam jangka waktu
22
3. Penyusunan ramalan tidak bertanggung jawab terhadap pencapaian hasil yang diramalkan 4. Ramalan tidak memerlukan persetujuan dari pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi 5. Ramalan akan selalu dimutakhirkan jika informasi baru menunjukkan perubahan kondisi 6. Penyimpangan dari yang diramalkan tidak dianalisis dengan formal atau secara berkala. Penyusun ramalan melakukan analisis terhadap penyimpangan hasil ramalan dengan apa yang diramalkan, namun tujuan analisis ini adalah untuk memperbaiki kemampuannya dalam melakukan ramalan. Berdasarkan uraian diatas dapat diartikan bahwa ramalan hanya merupakan suatu gambaran mengenai apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang tanpa siperamal sendiri diberi tanggung jawab atas apa yang telah diramalkan sedangkan anggaran merupakan proses memutuskan apa yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang, dalam jangka waktu anggaran telah ditetapkan, maka manajer akan diberi tanggung jawab untuk mencapainya. Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran dan ramalan berbeda. Akan tetapi ramalan mempengaruhi penyusunan Anggaran Penjualan, yaitu dalam pembuatan Anggaran Penjualan yang dasarnya adalah ramalan penjualan digunakan sebagai alat bantu untuk menyusun anggaran.
23
2.2
Penjualan
2.2.1 Pengertian Penjualan Pada dasarnya, setiap perusahaan tidak terlepas dari aktivitas penjualan barang maupun penjualan jasa. Hasil penjualan tersebut yang telah dikurangi dengan biaya-biaya akan menghasilkan laba yang akan digunakan perusahaan untuk kelangsungan usahanya. Pengertian penjualan menurut John Dowes dan kawan-kawan yang diterjemahkan oleh Soesanto Budhidarmo (2002;495) adalah sebagai berikut: “ Penjualan ialah pendapatan yang diterima ditukarkan dengan barang/ jasa dan dicatat untuk suatu periode akutansi tertentu, baik atas dasar kas (sebagaimana diterima) / atas dasar aktual (sebagaimana diperoleh)”. Secara sederhana penjualan diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak atas barang atau jasa dari pihak penjual kepada pihak pembeli yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penjual kepada pihak pembeli yang disertai dengan penyerahan tersebut. Aktivitas penjualan yang dilaksanakan oleh suatu perusahaan erat kaitannya dengan masalah distribusi. Agar distribusi dapat dilakukan secara baik maka harus diketahui terlebih dahulu klasifikasi yang diinginkan. Aktivitas penjualan merupakan pusat perhatian utama, karena keberhasilan suatu perusahaan sangat tergantung pada kemampuan untuk menjual barang/jasa kepada konsumen.
24
2.2.2 Anggaran penjualan Anggaran penjualan merupakan rencana dalam penentuan tujuan perusahaan, dan berguna sebagai dasar penyusunan semua anggaran-anggaran dalam perusahaan. Sebab bagi perusahaan yang menghadapi pasar yang bersaing, anggaran penjualan harus disusun paling awal dari pada semua anggaran yang lain, yang ada dalam perusahaan. Dalam penyusunan anggaran operasional perusahaan, biasanya kegiatan pertama yang dilakukan adalah membuat anggaran penjualan. Pada umumnya anggaran penjualan menggambarkan penghasilan yang diterima karena adanya penjualan. Anggaran meliputi anggaran tentang jenis produksi yang akan dijual, volume produksi yang akan dijual, harga per unit, waktu penjualan dan daerah penjualan. Anggaran penjualan merupakan dasar untuk penyusunan anggaran lainnya seperti: anggaran produksi, anggaran bahan baku, anggaran tenaga kerja, anggaran overhead pabrik, anggaran administrasi dan umum, anggaran biaya penjualan, anggaran kas, anggaran persediaan, anggaran aktiva tetap, anggaran hutang lancar, anggaran neraca, anggaran rugi/ laba dan anggaran lainnya. Oleh karena itu, setelah anggaran penjualan disusun dilanjutkan dengan menyusun anggaran keuangan, semua dibuat dengan berpedoman kepada Anggaran Penjualan.
25
Berikut ini pengertian Anggaran Penjualan menurut Munandar (2001;49) yaitu: “Anggaran penjualan yaitu anggaran yang merencanakan secara lebih terinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan datang, yang didalamnya meliputi rencana tentang jenis barang yang akan dijual, jumlah barang yang akan dijual, jumlah barang yang akan dijual, harga barang yang akan dijual, waktu penjualan serta tempat penjualannya”. Jadi dari definisi diatas dapat diartikan bahwa Anggaran Penjualan merupakan suatu rencana terinci yang menunjukkan penjualan perusahaan, yang biasanya dinyatakan dalam nilai uang dalan satuan produk untuk periode yang akan datang. Anggaran Penjualan dapat membantu manajemen dalam mengendalikan aktivitas perusahaan, karena Anggaran Penjualan dalam perusahaan merupakan alat perencanaan dan pengendalian.
2.2.3
Forecast Penjualan Adalah suatu perkiraan/ proyeksi tentang tingkat permintaan konsumen
potensial pada suatu periode tertentu dengan menggunakan berbagai asumsi tertentu juga, yakni sesuatunya berjalan seperti masa lalu. Dalam hal ini hasil suatu forecast lebih merupakan pernyataan atau penilaian yang dikuantitatif (dinyatakan dalam angka) terhadap kondisi masa depan mengenai penjualan sebagai proyeksi teknis dari permintaan konsumen potensial untuk jangka waktu tertentu. Meskipun demikian,
26
hasil perkiraan yang diperoleh mungkin saja tidak sama dengan rencana. Hal ini disebabkan karena: 1. Forecast lebih merupakan pernyataan atau penilaian yang dikuantifisir terhadap kondisi masa depan mengenai subjek tertentu, misalnya penjualan. 2. Forecast penjualan merupakan proyeksi teknis dari permintaan konsumen potensial untuk jangka waktu tertentu, dengan menyebutkan asumsi yang mendasarinya 3. Forecast
selayaknya
hanya
dipandang
sebagai
bahan
masukan
untuk
mengembangkan suatu rencana penjualan 4. Manajemen dapat menerima, memodifikasi atau menolak hasil dari suatu forecast.
Metode-metode yang digunakan Metode forecast penjualan dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Judgmental Method atau Non Statistical Method, yakni metode memproyeksikan penjualan yang berdasar pada pendapat salesman, sales manajer, para ahli dan survei konsumen 2. Statistical method, meliputi:
27
A. Analisa Trend, yang terdiri dari: - Penerapan garis trend secara bebas - Penerapan garis trend dengan metode setengah rata-rata - Penerapan garis trend secara matematis, yang terbagi menjadi: a. Metode Moment b. Metode Kuadrat terkecil (least square) B. Analisa Korelasi 3. Spesific Purpose Method, meliputi: a. Analisa Industri b. Analisa Product Line c. Analisa Penggunaan Akhir Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan cara pembuatan forecast penjualan, antara lain: a. Sifat produk b. Metode distribusi c. Luas usaha d. Persaingan e. Data histories yang tersedia. Beberapa kebijaksanaan yang dipengaruhi oleh hasil forecast penjualan, antara lain: a. Kebijaksanaan perencanaan produksi b. Kebijaksanaan persediaan
28
c. Kebijaksanaan pemakaian mesin d. Kebijaksanaan investasi aktiva tetap e. Kebijaksanaan pembelian bahan baku dan bahan pembantu f. Kebijaksanaan aliran kas.
Contoh kasus: Perusahaan Rokok DJARUM Data Penjualan selama 8 tahun terakhir Tahun
Penjualan
Tahun
Penjualan
1995
8.000
1999
10.400
1996
8.800
2000
10.800
1997
10.000
2001
12.000
1998
9.200
2002
12.400
Y = a+bx
1. Metode Least Square (kuadrat terkecil) Parameter X disusun dan diusahakan agar jumlahnya sama dengan nol (ZX = 0) Tahun (n)
Penjualan (y)
X
X2
XY
1995
8.000
-7
49
-56.000
1995
8.800
-5
25
-44.000
29
1997
10.000
-3
9
-30.000
1998
9.200
-1
1
-9.200
1999
10.400
1
1
10.400
2000
10.800
3
9
32.400
2001
12.000
5
25
60.000
2002
12.400
7
49
86.800
Jumlah (∑ )
81.600
0
168
50.400
a=
∑ y = 81600 = 10200 n
8
b=
∑ xy = 50400 = 300 ∑ x 168 2
RUMUS : Y = a + bX Y 2003 = 10200 + 300(9)
= 12900
2. Metode Moment Tahun (n)
Penjualan (y)
X
X
XY
1995
8.000
0
0
0
1995
8.800
1
1
8.800
1997
10.000
2
4
20.000
30
1998
9.200
3
9
27.600
1999
10.400
4
16
41.600
2000
10.800
5
25
54.000
2001
12.000
6
36
72.000
2002
12.400
7
49
86.800
Jumlah (∑ )
81.600
28
140
310.800
∑ XY = a.∑ X + b.∑ X 81.600 = 8a + 28b
2
(X 5)
408.000 = 40a + 140b
310.800 = 28a +140b (X 1)
310.800 = 28a + 140b 97.200 = 12a a = 8.100
∑ Y = a.n + b.∑ X 81.600 = 8.100 (8) + 28b = 64.800 + 28b b = 600
∑ Y = Jumlah data historis n = Jumlah waktu data x = Nilai pada setiap periode waktu a = Nilai Y pada titik 0
Rumus : Y = a + bX Y = 8.100 + 600X Y 2003 = 8.100 + 600 (8) Y = 12.900
31
b = Lereng garis lurus 3. Metode setengah rata-rata (semi average) Tahun (n)
Penjualan (y)
X
1995
8.000
-3
1995
8.800
-1
1997
10.000
1
1998
9.200
3
1999
10.400
5
2000
10.800
7
2001
12.000
9
2002
12.400
11
Jumlah (∑ )
81.600
13
a = rata-rata kelompok 1 b=
x 2 − x1 n
n = jarak waktu antara x1 dengan x2 X = jumlah tahun dihitung dari periode dasar (nilai pada setiap periode waktu) x1 =
36.000 = 9.000 (a) 4
x2 =
45.600 = 11.400 (dengan skala dua) 4
32
b=
11.400 − 9.000 = 600 4
b=
600 = 300 (dengan skala satu) 2
a=
∑ y = 81600 = 10200 n
8
Rumus : Y Y
b=
∑ xy = 50400 = 300 ∑ x 168 2
= a + bX = 9.000 + 300x
Y 2003 = 9.000 + 300 (13)
= 12900 4. Forecast berdasarkan metode khusus a. Analisis Industri Dalam analisis ini lebih ditekankan pada “Market Share” yang dimiliki perusahaan. Analisis ini menghubungkan potensi penjulan perusahaan dengan industri pada umumnya (volume, posisi dalam persaingan). Tahapan dalam pemakaian analisis industri : 1. Membuat proyeksi permintaan industri 2. Menilai posisi perusahaan dalam persaingan Market Share =
Permintaan Perusahaan * 100% Permintaan industri
b. Analisis product line
33
Umumnya
analisis
product
line
digunakan
pada
perusahaan
yang
menghasilkan beberapa macam produk yang tidak mempunyai kesamaan, sehingga dalam membuat forecastnya harus terpisah. c. Analisis penggunaan akhir Bagi perusahaan yang menghasilkan produk setengah jadi, masih memerlukan proses lebih lanjut menjadi produk jadi dan siap untuk dikosumsi, maka dalam pembuatan forecastnya ditentukan oleh penggunaan akhir yang ada kaitannya dengan produk yang dihasilkan.
2.3.1 Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan Penyusunan Anggaran Penjualan pada hakekatnya sama dengan prosedur penyusunan anggaran secara umum dalam suatu perusahaan. Yang perlu diperhatikan disini adalah keterlibatan faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat penjualan. Penyusunan Anggaran Penjualan secara umum adalah sbb: 1. Menganalisa informasi masa lalu dan lingkungan eksternal yang diantisipasi 2. Untuk mengetahui volume penjualan yang dihadapi oleh perusahaan 3. Menentukan perencanaan strategi yaitu menentukan tujuan perusahaan 4. Mengkomunikasikan tujuan organisasi dan rencana jangka panjang khususnya dalam hal penjualan 5. Memilih taktik mengkoordinasikan kegiatan, mengawasi kegiatan artinya memilih cara yang akan digunakn untuk mencapai tujuan
34
6. Menyerahkan revisi usulan Anggaran Penjualan kepada komite anggaran untuk dievaluasi 7. Menyetujui revisi usulan anggaran dan menjadi Anggaran Penjualan perusahaan 8. Pengesahan revisi Anggaran Penjualan perusahaan. Perhitungan anggaran penjualan merupakan hal yang sangat penting dalam pengendalian suatu perusahaan. Dalam hal ini, perhitungan Anggaran Penjualan merupakan informasi bagi manajemen untuk mengevaluasi hasil-hasil perhitungan yang telah dicapai berdasarkan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumya.
BAB 111 OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1
Objek Penelitian
35
Dalam penyusunan tugas akhir ini, yang menjadi objek penelitian adalah Anggaran Penjualan pada PT Indipar Raya, yang terletak di Jl. Cisangkuy No.8. Objek penelitiannya adalah Anggaran Penjualan dan realisasinya. Sesuai dengan judul Tugas Akhir dan waktu yang diberikan sangat terbatas, maka Penulis akan membahas Penjualan secara Canvas saja, yang merupakan aktivitas penjualan yang dilakukan oleh Sales dengan mempergunakan kendaraan/mobil box sebagai alat transportasinya. Dimulai pada tahun 1978, PT Indipar mulai mengalami banyak kemajuan selama perkembangannya dan mulai dikenal banyak perusahaan, hingga mengalami perubahan, yang mulanya bergerak dalam bidang farmasi kemudian merambah menjadi non farmasi. Untuk dapat lebih mengenal perusahaan tersebut, maka penulis menguraikan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas per departemen, aspek operasional serta aktivitas penjualannya.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Indipar Raya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi. Awal berdirinya pada 25 Oktober 1978 yang badan hukumnya Perseroan Terbatas. Sebagai distributor untuk Daerah Jawa Barat dan Jawa Tengah dari
36
berbagai principal, PT Indipar Raya mempunyai cabang yang berlokasi di Jl. Dr Wahidin No.42 Semarang dan Depo di Jl. Cigeureug No.76 Tasikmalaya, Jl. Simasa 73 Cirebon, dan Jl. Sriwedari No.38 Sukabumi. PT Indipar Raya mempunyai status Fiskal, yaitu pengusaha kena pajak dengan No. NPWP 01.240.521.3.423.000. Seiring dengan pertumbuhan dan mobilitas guna menghadapi persaingan yang semakin meningkat dengan mempertimbangkan kualitas pelayanan, pemerintah menarbitkan surat ijin sbb: 1.
Ijin PBF
: No. 566/75
2.
Ijin Tempat Usaha
: SIUT No. 536/SI/6225-ET tahun1995
3.
Ijin Tempat Usaha Perdagangan : 0370-0472/10-25/PM/V/1990
4.
Ijin Daftar Perusahaan
: TDP No. 1011602529
Hal ini berarti bahwa PT Indipar Raya telah mengalami ijin yang sulit dari pemerintah, sampai akhirnya pemerintah mengijinkan tempat usaha tersebut pada tahun 1995 hingga terdaftar sebagai perusahaan Perseroan Tebatas sampai sekarang ini. PT Indipar Raya, dalam pola usaha atas dasar prinsip-prinsip ekonomi tanpa meninggalkan aspek perintis dan sosial dalam mengemban misi pemerintah dituntut untuk dapat berkembang, agar mampu bersaing dengan badan usaha lainnya. 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
37
Struktur organisasi perusahaan PT
Indipar Raya disusun dengan
memperhatiakn unsur pemisahaan fungsi kendali, delegasi wewenang, tanggung jawab, dan kejelasan otorisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi PT Indipar yang dipimpin oleh Dewan Direksi terdiri dari: 1 Orang Direktur Utama, 1 Orang Direktur sebagai Manajer Tertinggi. Dan terdiri dari 5 departemen. 1. Departemen Penjualan 2. Departemen Pembelian 3. Depertemen Keuangan 4. Departemen Akutansi 5. Departemen Umum dan Personalia Wewenang, Fungsi dan Tanggung Jawab per Departemen Departemen penjualan memiliki wewenang untuk menyusun kebijaksanaan penjualan. Seorang Manajer penjualan dengan dibantu Supervisor penjualan berfungsi menetapkan target penjualan, yang kemudian dituangkan dalam bentuk Rencana Penjualan dan Laporan Realisasi Penjualan. Dengan Proyeksi dan Evaluasi, Departemen Penjualan bertanggung jawab penuh meningkatkan penjualan. Departemen pembelian memiliki wewenang menyusun kebijaksanaan pembelian. Seorang Manajer Pembelian dengan seorang staf administrasi, berfungsi menyusun Rencana dan Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement) dari Bagian Keuangan. Atas dasar efisiensi dan efektivitas, Depertemen Pembelian bertanggung
38
jawab untuk mengendalikan proses pembelian yang mendukung penuh aktivitas penjualan. Departemen
keuangan
memiliki
wewenang
menyusun
kebijaksanaan
keuangan perusahaan, memberikan otorisasi untuk setiap pengeluaran. Seorang Manajer Keuangan dengan beberapa stafnya, berfungsi menyusun Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement) dan Master Budget. Selain atas Budget dan Realisasinya, sebagai dasar untuk pengambilan tindakan yang diperlukan sehingga alokasi dan penggunaan asset perusahaan dicapai secara optimal. Depertemen keuangan bertanggung jawab atas keamanan asset perusahaan yang likuid, kelancaran tagihan piutang dagang, dan pengendalian cash turnover. Depertemen akutansi memiliki wewenang menyusun kebijaksanaan, sistem dan prosedur akutansi perusahaan. Seorang Manajer Akutansi dengan beberapa stafnya berfungsi menyusun laporan keuangan berupa neraca, laporan rugi laba, Dan perubahan dana perusahaan secara periodic.Dengan fungsi akutansi dan audit yang dilakukan secara rutin dan bebas dari setiap pengaruh depertemen lain. Depertemen akutansi berhak mendeteksi adanya penyalahgunaan wewenang dan inefisiensi yang dilakukan oleh setiap personnel dari setiap departemen. Departemen umum dan personalia memiliki wewenang untuk menyusun kebijaksanaan sumber daya Manusia dalam perusahaan, yaitu sistem penerimaan dan seleksi calon karyawan. Seorang Manager personalia dengan ataf administrasi berfungsi mengurus segala permasalahan yang menyangkut hak dan kewajiban
39
karyawan perusahaan. Departemen umum dan personalia bertugas mengelola semua kebutuhan administrasi kantor dan pemeliharaan asset perusahaan yang berupa aktiva tetap.
3.1.3 Aspek Operasional dan Aktivitas Operasional Perusahaan PT Indipar Raya merupakan perusahaan yang bergerak dibidang: A. FARMASI B. CONSUMER GOODS C. FOOD D. BABY PRODUK Selama ini PT Indipar Raya menjadi Distributor dari beberapa perusahaan sbb: 1. PT GRAHA KERINDO UTAMA
= Tissue (fcl.Npkn,Toilet)
2. PT SIDOLA
= Farmasi
3. PT SATELIT SRITI
= Tepung agar-agar
4. PT ARKSTARINDO
= Popok Bayi
5. PT COTTONINDO
= Kapas Wajah
6. PT DANTE
= Tissue Basah
7. PT SOGO
= Coklat
8. PT NINE
= Selai
9. PT MULTI INDOCITRA
= Baby Produk
10.PT KOKIN
= Makanan Kaleng
40
11.PT DUA BERLIAN
= Biscuit
12.PT MALINDO CEMERLANG
= Sikat Gigi dan Coklat
13.PT SAMUDRA JAYA
= Marqisa
Dan sub distributor dari
:
1. PT CUSSON DISTRIBUTOR 2. PT DUA BERLIAN Aktivitas operasional penjualan dibagi dalam 5 divisi penjualan : 1.
Divisi Pharmaceutical Product
2.
Divisi Consumer Product
3.
Divisi Food
4.
Divisi Baby Product
Setiap Divisi Penjualan dipimpin oleh 1(satu) orang Supervisor Penjualan yang masing-masing membawahi sbb : 1.
2 Orang salesman Supermarket
2.
2 Orang salesman Mini Market
3.
1 Orang salesman Grosir
4.
2 Orang salesman Retail
Disamping itu mempunyai juga : 1.
3 Orang salesman Kanvaser
2.
2 Orang salesman Kanvaser pinggiran kota Bandung
3.
3 Orang salesman Kanvaser luar kota pinggiran
41
3.1.4 Aspek Pemasaran Setiap divisi penjualan berfungsi mengelola pemasaran seluruh produk dalam divisinya masing-masing. Delegasi penuh kepada setiap Supervisor penjualan diberikan agar pemasaran berjalan secara merata dan terkoordinir. Pemasaran setiap produk dilaksanakan dengan cara : 1. Taking order salesman 2. Canvas oleh canvaser Setiap salesman memperoleh minimum 15 efektive call setiap hari. Sedangkan Canvaser untuk spraiding memperoleh minimum 25 efective call setiap hari. Order luar kota dapat diterima langsung melalui pesawat facsimile untuk segera dilakukan pengiriman. Outlet yang menjadi sasaran distribusi terbagi dalam kategori : -
Supermarket dengan pangsa pasar 5 %
-
Mini Market dengan pangsa pasar 10%
-
Grosir dengan pangsa pasar 15%
-
Semi Grosir dengan pangsa pasar 20%
-
Retailer dengan pangsa pasar 50%
Daerah Pemasaran dan Saluran Distribusi
42
Distribusi penjualan di daerah Jawa Barat mencakup : 1.
Kotamadya dan Kabupaten Bandung
2.
Sumedang, Cirebon, Kuningan, Majalengka, dan Daerah sekitarnya
3.
Purwakarta, Kerawang, Pamanukan, Jatibarang, Indramayu, Subang
4.
Garut, Tasik, Ciamis, Banjar, dan daerah sekitarnya
5.
Cianjur, Sukabumi, Cipanas, Bogor, dan daerah sekitarnya.
Distribusi penjualan didaerah Jawa Tengah mencakup : 1.
Kotamadya Semarang
2.
Solo, Salatiga, Sragen, Kartasurua, dan daerah sekitarnya
3.
Yogyakarta, Ambarawa, Magelang, Klaten
4.
Purwokerto, Cilacap, Banyumas, Temanggung dan Wonosobo
5.
Tegal, Pemalang, Slawi, Pekalongan dan Kudus Untuk efektivitas pemasaran di kotamadya Bandung, dibuat rayonisasi. Setiap
Salesman bergerak dirayon yang telah ditentukan. Rotasi rayon dilakukan secara periodic. Rayon diluar kota Bandung, dikunjungi oleh seorang Kanvaser setiap dua minggu. Untuk meratakan distribusi hingga dipelosok-pelosok luar kota, retail dan spraiding luar kota masih menjadi salah satu konsentrasi pemasaran yang mempekerjakan canvasser khusus untuk itu.
3.2
Metode Penelitian
43
Dalam melakukan penelitian, Penulis menggunakan metode deskriptif analitis, yaitu suatu metode penelitian yang mengumpulkan serta menyajikan data sesuai
dengan
keadaan
yang
sebenarnya
kemudian
menganalisis
dan
menginterpretasikan data dan fakta yang di peroleh , sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai objek yang diteliti untuk membuat suatu kesimpulan. Sesuai dengan identifikasi masalah yang telah ditetapkan, penulis mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk melaksanakan studi kasus pada PT Indipar Raya.
3.2.1
Teknik Pengumpulan Data Penulis melakukan penelitian dan menggunakan teknik pengumpulan data,
yaitu: 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Maksud dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan data yang aktual mengenai gambaran umum perusahaan dan data-data yang relevan dengan objek penelitian, yaitu dengan melakukan penelitian langsung pada perusahaan yang bersangkutan, sehingga diperoleh data dan informasi yang diperlukan, Penulis menggunakan dua tehknik pengumpulan data, yaitu : a. Wawancara Yaitu tehknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab langsung dengan Pejabat dan/Staf yang berwenang dalam perusahaan untuk memberikan
44
penjelasan mengenai masalah dari objek penelitian yang dibahas. Dari hasil wawancara tersebut, Penulis memperoleh data mengenai gambaran umum dan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas, aspek operasional dan aktivitas perusahaan.
b. Observasi Yaitu tehknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti dan mempelajari dokumen perusahaan yang berkaitan dengan objek penelitian. 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Yaitu dengan cara mengumpulkan bahan-bahan dan membaca serta mempelajari buku-buku atau literatur-literatur yang ada hubungannya dengan masalah yang sedang diteliti, sebagai landasan teori dalam penelitian dan sebagai dasar dalam melakukan analisis atas objek penelitian yang diperoleh dalam studi lapangan, dan sebagai dasar perbandingan praktek dilapangan dengan materi yang didapat selama duduk dibangku kuliah. Sehingga pada akhirnya dapat menghasilkan kesimpulan serta saran untuk pemecahan masalah yang ada.
45
BAB IV ANALISIS
4.1
Hasil Penelitian atas Anggaran Penjualan Canvas pada PT Indipar Raya Bandung Dalam pelaksananan kerja praktik, penulis menggunakan metode Block
Release, maksudnya pelaksanaan kerja praktik ini dilakukan dalam suatu periode tertentu yaitu mulai tanggal 18 Mei sampai dengan 18 Juni 2006. Teknis pelaksanaan yang dilakukan dalam kerja praktik adalah melakukan kerja praktik dan pengamatan disub bagian anggaran pada bagian keuangan perusahaan PT Indipar Raya kota Bandung, sehingga penulis dapat lebih memahami dan mengerti dunia kerja sesungguhnya, mengetahui kegiatan-kegiatan yang biasanya dilakukan oleh sub bagian yang ada diperusahaan PT Indipar Raya terutama bagian keuangan. Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan disub-sub bagian keuangan yang berkaitan dengan prosedur Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan. Berdasarkan hasil pengamatan tersebut, penulis mempelajari bagaimana proses pengolahan Anggaran Penjualan. Dalam pelaksanaan Anggaran Penjualan harus sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan agar tujuannya tercapai serta perlu
46
berpegang teguh pada disiplin anggaran, maksudnya adalah ketepatan waktu dalam proses Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan. Adapun Misi PT Indipar Raya adalah : 1. Distribusi produk terarah dan lebih terencana 2. Pengembangan sumber daya manusia, terutama tenaga-tenaga penjualan yang lebih terampil dan berpengalaman 3. Antisipasi yang tepat terhadap keadaan yang terjadi pada saat ini 4. Pengembangan asset perusahaan yang mendukung untuk meningkatkan penjualan, antara lain dengan penambahan sarana pengangkutan dan sarana gudang penyimpanan barang. Visi PT Indipar Raya : 1. Menjadi perusahaan yang bonafit dan dapat diterima oleh masyarakat 2. Menciptakan daya saing yang sehat dengan perusahaan lain 3. Mendapatkan laba penjualan yang tinggi dengan kualitas produk yang baik.
4.1.1 Prosedur Penjualan Prosedur penjualan pada PT Indipar adalah sebagai berikut: Kanvaser mendatangi Toko-toko, Supermarket, Minimarket, Pasar-pasar secara rutin dengan membawa sampel produk untuk ditawarkan beserta daftar harga sekaligus barangnya dan bisa pula melalui Fax, telepon dan kemudian diantarkan. Apabila
47
Konsumen telah cocok dengan produk, harga serta kondisi lainnya, maka dibuatkan surat pesanan. Dalam pembayarannya dapat dilakukan setelah barang diterima oleh Konsumen melalui cicilan (kredit), ataupun pembayaran langsung (cash). Untuk penjualan secara kredit, konsumen diberi jangka waktu selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah produk diterima oleh Konsumen.
4.1.2 Peramalan Penjualan Peramalan penjualan merupakan unsur yang sangat penting dalam penyusunan Anggaran Penjualan. Ramalan penjualan itu harus realistis berdasarkan analisis dari penjualan dimasa lalu dan keadaan pasar dimasa sekarang. Peramalan penjualan merupakan pusat dari seluruh perencanaan perusahaan. Penjualan ini akan menentukan potensi penjualan dan luas pasar yang dikuasai dimasa yang akan datang. Pemilihan cara yang digunakan dalam pembuatan peramalan penjualan ini dipengaruhi oleh berbagai faktor, seperti: 1. Sifat produk yan dijual 2. Metode distribusi yang digunakan 3. Kebijakan harga perusahaan dibandingkan dengan pesaing 4. Data historis yang tersedia 5. Tingkat persaingan yang dihadapi.
48
Peramalan penjualan dilakukan dengan mengumpulkan dan menganalisis data historis serta menginterprestasikan peristiwa-peristiwa dimasa yang akan datang. Dalam menyusun ramalan penjualan, PT Indipar mengunakan metode judgement. Atau metode pendapat. Sumber-sumber yang digunakan sebagai dasar melakukan peramalan adalah: 1. Pendapat Kanvaser Para Kanvaser diminta untuk mengukur apakah ada kemajuan dalam segala hal yang berhubungan dengan tingkat penjualan masing-masing. Kemudian Kanvaser diminta pula untuk mengestimasi tentang tingkat penjualan masing-masing diwaktu mendatang. Hasil perkiraan Kanvaser itu kemudian diolah oleh Sales Supervisor agar didapat peramalan yang dapat dipertanggungjawabkan. 2. Pendapat Kepala Penjualan Perkiraan yang dikemukakan oleh para Kanvaser perlu dibandingkan dengan perkiraan yang dibuat oleh kepala bagian penjualan. Pada umumnya perkiraan kepala penjualan lebih objektif karena mempertimbangkan dana yang tersedia dalam perusahaan PT Indipar Raya.
4.2
Prosedur Penyusunan Anggaran Penjualan Canvas PT Indipar Raya Bandung Pada dasarnya setiap perusahaan mempunyai prosedur penjualan atas barang-
barang yang akan dijual ataupun ditawarkan, prosedur tersebut diawali dengan
49
menawarkan barang yang akan ditawarkan. Dalam hal penjualan ini, kanvaser sebagai alat dalam perencanaan perusahaan. Kanvaser menawarkan barang sesuai dengan daerah penjualan yang telah ditetapkan perusahaan. Setiap divisi penjualan dipimpin oleh satu orang Supervisor penjualan yang masing-masing membawahi 2 orang salesman untuk Supermarket yaitu Yogya, Hero, Giant, Hipermarket, Borma, Indogrosir, Carrefour, Matahari, Griya dan lain-lain, 2 orang Kanvaser Minimarket untuk Yomart, Alfamart, Borma, Tujuh 11 Swalayan,dll 1 orang Salesman Grosir yaitu PD Barokah, Mitra, Roliya (Cirebon), SinarMas, 2 orang Salesman untuk Retail, Toko kecil, Warung, Pasar tradisional, dll. Penyusunan anggaran harus mengacu kepada pencapaian sasaran yang telah ditetapkan dalam jangka panjang perusahaan, dengan mempertimbangkan kebijakan perusahaan pada tahun sebelumnya dan perkiraan keadaan untuk tahun yang akan datang. Adapun dasar dalam penyusunan anggaran perusahaan adalah : 1. Realisasi anggaran tahun lalu 2. Rencana jangka panjang perusahaan 3. Perolehan perjanjian dari perusahaan lain, baik yang sudah ditandatangani maupun yang akan ditandatangani 4. Kebijaksanaan perusahaan dalam penentuan kebijakan harga jual produk/ barang. Prosedur penyusunan anggaran pada PT Indipar Raya menggunakan BottomUp Budgeting sebagai prosedur penyusunan anggarannya, dengan pertimbangan bahwa dengan prosedur tersebut dimulai dari tingkat urusan kebagian-bagian
50
berdasarkan tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, asumsi-asumsi, perencanaan dari Manajemen Puncak dan menggunakan metode Least Square sebagai peramalan dalam penjualannya. Pimpinan perusahaan PT Indipar Raya mempunyai wewenang dan bertanggung jawab atas penyusunan anggaran serta pelaksanaan kegiatan anggaran. Hal ini disebabkan karena pimpinan tertinggi perusahaan lah yang berwenang dan paling bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun anggaran serta kegiatan lainnya tidak harus ditangani oleh pimpinan tertinggi perusahaan, melainkan dapat didelegasikan kebagian lainnya yang saling bekerjasama dalam perusahaan PT Indipar Raya. Dengan demikian anggaran yang telah disusun dalam PT Indipar Raya merupakan hasil kesepakatan bersama, yang sesuai dengan kondisi, fasilitas, serta kemampuan masing-masing bagian secara terpadu. Kesepakatan bersama ini sangat penting agar penyusunan anggaran benar-benar didukung oleh seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, sehingga mempermudah terjadinya kerjasama yang saling menunjang dan terkoordinasi dengan baik. Berdasarkan data yang diperoleh Penulis, prosedur penyusunan anggaran sangat dipengaruhi oleh kondisi perusahaan dan target penjualan yang dicapai. Dalam hal ini prosedur penyusunan PT Indipar cukup baik karena adanya kerjasama semua
51
bagian yang saling mendukung pada PT Indipar, adanya kerjasama dan dukungan yang kuat dari Top Manajer sampai ke Lower Manajer.
4.2.1 Prosedur Perhitungan Anggaran Penjualan Canvas pada PT Indipar Raya Langkah pokok yang dilakukan untuk menghitung Anggaran Penjualan, diperlukan perhitungan yang benar dan akurat sehingga didapat hasil/ keadaan yang sebenarnya dalam suatu perusahaan. Bagian keuangan dalam PT Indipar Raya selalu menghitung Anggaran Penjualan setiap harinya untuk menghindari kecurangan ataupun kekeliruan yang mungkin dapat terjadi dan diperiksa oleh Top Manajer setiap minggunya. PT Indipar Raya menerapkan bahwa semua unsur-unsur penjualan dibuat perinciannya, termasuk biaya yang terkecil sekalipun yaitu: biaya parkir, bensin, uang makan, penginapan (khusus untuk Kanvaser yang bertugas ke luar kota), perbaikan kendaraan, dll. Untuk Outlet yang menjadi sasaran distribusi penjualan pemberian discountnya, Retail 3%5%, Minimarket dan Supermarket 3%-10% danGrosir 3%-7%.
52
Anggaran Penjualan dapat dihitung dengan cara membandingkan tahun maupun bulan yang lalu dengan keadaan yang sebenarnya/ realisasinya saat ini, dibuat selisihnya kemudian menghitung persentase penjualan untuk memastikan apakah ada peningkatan ataupun penurunannya. Perhitungan realisasi Anggaran Penjualan merupakan proses anggaran yang terus-menerus dimulai dari tahap penyusunan Anggaran Penjualan sampai dengan pelaksanaan Anggaran Penjualan. Bagian keuangan yang ada di PT Indipar Raya menyampaikan rincian Anggaran Penjualan setiap harinya dan dicatat oleh bagian Akutansi. Laporan Anggaran Penjualan disusun menjadi laporan bulanan, pertriwulan dan pertahun yang kemudian dibandingkan.Apabila terjadi penyimpangan antara realisasi Anggaran Penjualan dengan yang telah direncanakan maka bagian akutansi mencatat laporan penyimpangan tersebut kebagian yang bertanggung jawab atas Anggaran Penjualan tersebut agar dapat diketahui apa yang menyebabkan terjadinya penyimpangan. Perhitungan realisasi anggaran disampaikan pada bagian keuangan setiap bulannya. Para bagian yang terkait dalam Anggaran Penjualan PT Indipar Raya bertanggung jawab atas ketepatan dan kelengkapan laporan realisasi anggaran unit kerjanya.
53
Perhitungan perkiraan penjualan PT Indipar Raya dengan menggunakan metode Least Square untuk tahun 2006, dalam I triwulan (Jan, Feb dan Maret). Triwulan
Penjualan (Karton)
I
4885
II
5367
III
6945
IV
5314
Perkiraan Penjualan Triwulan I Tahun 2006 (Jan, Feb dan Maret)
Triwulan
Y
X
X.Y
X
I
4885
-3
-14.655
9
II
5367
-1
5.367
1
III
6945
1
6.945
1
IV
5314
3
15.942
9
Jumlah
22.511
0
2.865
20
Persamaan Y= a + b
54
a=ZY n b=ZXY
= 22.511
= 5.627,75
4 = 2.865
= 143,25
Rumus : Y = a + bx = 5.627,75 + 143,25 (x) Y2006
= 5.627,75 + 143 (5) = 6.344
Jadi, perkiraan penjualan PT Indipar Raya selama periode triwulan 1 untuk bulan Jan, Feb dan Maret adalah sebesar 6.344 karton mengalami peningkatan dari triwulan sebelumnya, yaitu triwulan IV yang hanya sebesar 5.314
55
Perbandingan Anggaran Penjualan dan realisasinya dari Triwulan I sampai dengan triwulan IV adalah sebagai berikut:
Tabel 4.2.1 Anggaran Penjualan dan Realisasi Penjualan Triwulan I, tahun 2005
NO
Nama
Anggaran Penjualan
Realisasi Penjualan
Selisih
Karton
Jumlah
Karton
Jumlah
Karton
%
Jumlah
1.
Farmasi
1375
354.657.832
1355
121.143.456
20
233.514.376
98%
2.
Consumer Goods
1119
278.983.845,5
1100
134.709.564
19
144.274.281,5
98%
3.
Food
844
154.908.456,6
876
70.896.879
(32)
(84.011.577,6)
(103,79%)
4.
Baby Produk
1632
332.594.969,9
1639
209.397.514
(7)
(123.197.455,9)
(100,4%)
4970
1.121.145.104
4885
536.147.413
85
584.997.691
82,5%
TOTAL
Sumber Data : Bagian Keuangan PT Indipar
56
Tabel 4.2.1 Anggaran Penjualan dan Realisasi Penjualan Triwulan II, tahun 2005
NO
Nama
Anggaran Penjualan
Realisasi Penjualan
Selisih
Karton
Jumlah
Karton
Jumlah
Karton
%
Jumlah
1.
Farmasi
1400
121.435.568
1465
116.879.442
(65)
(4.556.126)
(117,5%)
2.
Consumer Goods
1342
160.434.168,3
1190
159.007.657
152
1.426.511,3
88%
3.
Food
1056
78.568.345,6
1000
70.788.465
56
7.779.880,6
94%
4.
Baby Produk
1840
178.674.431
1712
162.161.873
128
16.512.558
93%
5638
539.112.512,9
5367
508.837.437
271
TOTAL
Sumber Data : Bagian Keuangan PT Indipar
30.275.075
75,66%
57
Tabel 4.2.1 Anggaran Penjualan dan Realisasi Penjualan Triwulan III, tahun 2005
NO
Nama
Anggaran Penjualan
Realisasi Penjualan
Selisih
Karton
Jumlah
Karton
Jumlah
Karton
Jumlah
1.
Farmasi
1789
143.237.287
1929
283.219.234
(140)
2.
Consumer Goods
1684
178.368.290
1201
119.329.827
483
3.
Food
1308
98.324.329,1
1382
106.890.876
(74)
(8.566.546,9)
4.
Baby Produk
2760
254.525.755
2433
104.200.941
327
15.324.814
7541
674.455.661
6945
613.640.878
596
TOTAL
Sumber Data : Bagian Keuangan PT Indipar
%
(139.981.947) 59.038.463
60.814.783
(107,8%) 71,3% (105,6%) 88,1% 88,9%
58
Tabel 4.2.1 Anggaran Penjualan dan Realisasi Penjualan Triwulan IV, tahun 2005
NO
Nama
Anggaran Penjualan
Realisasi Penjualan
Selisih
Karton
Jumlah
Karton
Jumlah
Karton
%
Jumlah
1.
Farmasi
1787
127.298.289
1598
132.209.290
189
4.911.001
88,9%
2.
Consumer Goods
1589
123.652.732
1679
118.928.121
(90)
4.724.611
(105,6%)
3.
Food
1490
126.832.893
1209
79.887.632
281
46.945.261
81%
4.
Baby Produk
1173
145.253.420
828
110.304.723
345
34.948.697
70%
81.671.568
78,03%
TOTAL
6041
523.037.334
Sumber Data : Bagian Keuangan PT Indipar
5314
441.365.766
727
59
Tabel 4.2.1 Perbandingan Anggaran Penjualan dan Realisasi Penjualan Selama tahun 2005 NO
Nama
Anggaran Penjualan
Realisasi Penjualan
Selisih
Karton
Jumlah
Karton
Jumlah
Karton
%
Jumlah
1.
Triwulan I
4970
1.121.149.104
4885
4885
85
584.497.691
82,5%
2.
Triwulan II
5638
539.112.512,9
5367
5367
271
30.275.039
75,66%
3.
Triwulan III
7541
674.455.661,1
6945
6945
596
60.814.783
88,9%
4.
Triwulan IV
6041
2.857.749.612
5314
5314
727
81.671.568
78%
231.261.159
81,26%
TOTAL
24190
2.857.749.612
21511
2.070.018.49 4
1679
Sumber Data : Bagian Keuangan PT Indipar
Berdasarkan tabel diatas, dapat dilihat bahwa selama tahun 2005 penyimpangan yang terjadi masih dalam batas toleransi yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu sebesar 80%-110%. Selama tahun 2005, Anggaran Penjualan sebesar 24190 karton sedangkan realisasi penjualan sebesar 21511 karton, terjadi penyimpangan negatif sebesar 18,74% atau sebesar 1679 karton. Perhitungan anggaran yang dilakukan oleh PT Indipar cukup baik karena telah didukung oleh adanya penjualan yang cukup baik. PT Indipar mengalami penjualan yang terbesar selama tahun 2005, yaitu pada triwulan III anggaran perusahaan sebesar 6041 karton, sebesar Rp 674.455.661,1 , 00. Dengan realisasinya 6945 karton sebesar Rp 613.640.878 ,00 dan persentasenya yaitu 88,9%. Hal ini dikarenakan selama triwulan III, bertepatan dengan hari raya. Sehingga permintaan konsumen melonjak drastis. Bila dilihat secara keseluruhan, yaitu perbandingan antara total realisasi penjualan tahun 2005 PT Indipar dalam
60
melakukan penjualan, cukup baik. Karena penjualan sudah mencapai 80,26% dari apa yang sudah dianggarkan. Selisih 18,74% masih dapat ditolerir, mengingat kebijakan perusahaan pempunyai target penjualan yaitu sebesar 80%-110% dan masih dapat dikatakan wajar.
4.2.2 Pelaksanaan Anggaran Biaya Penjualan pada PT Indipar Raya PT Indipar Raya dalam melaksanakan anggarannya memutuskan bahwa tahun anggaran adalah dari 1 Januari sampai 31 Desember setiap tahun selama dalam kurun waktu pelaksanaan Anggaran Penjualan, maka kemudian didalam pelaksanaan anggaran sehari-hari diawasi dan dikontrol oleh departemen keuangan, accounting dan bagian anggaran dengan memberikan tanggung jawab kepada bagian anggaran karena berlaku masa 1 tahun maka untuk memantau pelaksanaan pada periode waktu yang telah ditetapkan dilakukan evaluasi hasil kerja agar dapat diketahui sejauh mana penjualan dan realisasinya, sehingga memungkinkan terjadinya revisi-revisi apabila diperlukan. 1. Anggaran dilaksanakan melalui kegiaatan masing-masing unit departemen penjualan 2. Setiap departemen bertanggung jawab atas penjualan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana anggaran penjualan 3. Bila ada perubahan pihak manajemen membuat laporan perubahan penjualan departemen mengubah terlebih dahulu rencana Anggaran Penjualan
61
4. Setiap unit departemen melaporkan jumlah barang penjualan aktual kepada atasannya 5. Penggunaan Anggaran Penjualan didasarkan atas rencana manajemen dilaksanakan sebelum aktivitas berjalan. 6. Baru seteleh orang Presiden Direktur, Komite anggaran menyerahkan Anggaran Penjualan kepada departemen untuk dilaksanakan pada waktu yang ditetapkan.
4.2
Faktor-faktor yang mempengaruhi Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan Untuk dapat suatu Anggaran Penjualan yang dapat berfungsi dengan baik,
maka perkiraan yang termuat haruslah dapat mendekati kepada kenyataan agar penyimpangan yang mungkin terjadi dapat ditekan seminimal mungkin sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Dalam menyusun, menghitung dan melaksakan Anggaran Penjualan diperlukan data, informasi dan pengalaman penyusunannya, yang merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam Pelaksanaan Anggaran Penjualan, antara lain ialah : 1. Rencana Penjualan Rencana penjualan pada jumlah unit yang akan dijual dilihat baik dari segi kualitas maupun kuantitas dari waktu kewaktu selama periode yang akan datang. PT Indipar Raya menerima pesanan dari perusahaan lain melalui telvon, fax,
62
Sales PO (Purchase Order). Kemudian bagian Kanvaser menghantarkan barang tersebut kepada perusahaan yang memesan. Biasanya PT Indipar Raya memberikan kredit dengan jatuh tempo dua Minggu, pembayaran kepada perusahaan. Apabila perusahaan yang memesan barang/produk kepada PT Indipar belum membayar/ tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan maka akan diberikan tenggang waktu selama 1 (satu) minggu setelah jatuh tempo, apabila dalam waktu 1 (satu) minggu setelah jatuh tempo belum ada konfirmasi maka perusahaan tersebut akan diberikan SP (surat peringatan tertulis). Kemudian barang akan ditarik kembali oleh Sales yang bertanggung jawab atas konsumen. 2. Perlengkapan dan Tempat Saat ini PT Indipar Raya mempunyai kendaraan yang cukup memadai, yaitu 15 kendaraan pengirim barang untuk dalam kota dan 10 kendaraan pengirim barang untuk luar kota. Dan juga gudang tempat penyimpanan barang. 3. Tenaga Kerja PT Indipar Raya saat ini memiliki staf dalam menangani proses penjualan, dibagi kedalam beberapa unit penjualan. Setiap unit penjualan berbeda jumlahnya karena menangani jumlah pesanan yang berbeda. Produk yang dihasilkan salah satunya adalah tessa/tissue yang menjadi tulang punggung perusahaan dengan tingkat penjualan sangat tinggi dengan tingkat penjualan sangat tinggi, sehingga sangat diperhatikan penjualannya.
63
4. Ketersediaan Produk Barang-barang yang diperoleh oleh PT Indipar Raya mayoritas berasal dari pabrik yang langsung diproduksi oleh PT Indipar Raya, oleh karena itu sangat mempengruhi sistem persediaan yang diterapkan, pengiriman produk, pembelian produk, dan lain-lain. 5. Modal Kerja Perusahaan. Sistem pesanan yang berlaku adalah dengan pembiayaan terlebih dahulu dalam menyelesaikan pesanan maka perusahaan sangat memerlukan dana untuk menyelesaikan pesanan setiap pesanan yang datang berbeda waktunya dan dalam jumlah yang besar, maka perusahaan harus dapat mencarikan dana yang dibutuhkan disamping itu pula perusahaan mempunyai keterbatasan dalam hal kepemilikan dana menjadikan tidak semua pesanan yang ditawarkan dapat dipenuhi oleh perusahaan. 6. Fasilitas-Fasilitas lain yang dimiliki Perusahaan Fasilitas-fasilitas khususnya yang berkaitan dengan penjualan haruslah mampu menunjang efisien dan efektifitas kegiatan penjualan itu sendiri. PT Indipar Raya memiliki fasilitas yang sangat baik serta dapat menyediakan kebutuhankebutuhan yang diperlukan berkaitan dengan masalah penjualan. 7. Kebijakan Perusahaan Kebijakan perusahaan dibidang kebijakan harga penjualan, kebijakan rencana penjualan PT Indipar Raya menerapkan pola penjualan. Pola penjualan
64
diberlakukan untuk mengatasi keterbatasan yang dimiliki perusahaan dan mencegah kerugian-kerugian yang lebih besar.
4.3
Pembahasan
4.3.1
Proses
Penyusunan,
Perhitungan
dan
Pelaksanaan
Anggaran
Penjualan Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan, maka dapat diketahui bahwa anggaran PT Indipar Raya adalah untuk rencana keseluruhan, yaitu setiap manajer berpartisipasi dalam menyusun dan membuat anggaran. Selanjutnya setiap manajer atas kesepakatan bersama diminta pertanggungjawaban atas realisasi dari anggaran. Alasan Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan secara keseluruhan adalah agar memperoleh manfaat berupa pendekatan yang sistematis terhadap kebijaksanaan perusahaan serta memudahkan dilakukannya evaluasi terhadap tujuan akhir perusahaan secara kuantitatif dan membantu hasil pengendalian yang dinamis terhadap pelaksanaan kebijaksanaan manajemen. Penyusunan program kerja dan anggaran pada PT Indipar Raya cukup baik. Usaha-usaha untuk mempersiapkan Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan perlu mendapat perhatian dari manajemen, karena Anggaran Penjualan merupakan hal yang penting dalam perusahaan. Dari rancangan Anggaran Penjualan ini telah dibandingkan dengan realisasi Anggaran Penjualan sebenarnya sehingga dapat diketahui berapa laba yang akan diperoleh oleh suatu perusahaan.
65
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan Berdasarkan hasil pelaksanaan kerja praktik di Sub bagian keuangan (Anggaran) pada PT Indipar Raya dan data yang dikumpulkan serta didukung oleh pembahasan maka Penulis menyimpulkan sbb : 1. Anggaran merupakan alat untuk mengukur potensi dan sebagai alat alokasi dana/ pembiayaan untuk berbagai program dan kegiatan yang ditetapkan, sehingga Anggaran Penjualan sangat berpengaruh terhadap penjualan yang ingin dicapai. 2. Berdasarkan analisis perbandingan Anggaran Penjualan dengan realisasinya menyebabkan kenaikan Anggaran Penjualan. Selain sebagai alat perencanaan dan pengendalian, Anggaran Penjualan juga berkorelasi langsung terhadap penjualan dalam menentukan kebijakan perusahaan. 3. Dalam penyusunan Anggaran Penjualan hingga pelaksanaaan Anggaran Penjualan, terdapat prosedur-prosedur yang harus dilaksanakan dan ditaati, dimana dalam setiap prosedur tersebut, diterbitkan dokumen-dokumen yang berfungsi untuk mendukung pelaksanaan anggaran.
66
4. PT Indipar Raya telah membuat Anggaran Penjualan dengan cukup baik, karena telah sesuai dengan prosedur Penyusunan, Perhitungan dan Pelaksanaan Anggaran Penjualan Perusahaan. Berdasarkan pembahasan pada bab IV, penulis melihat adanya kelemahankelemahan Anggaran Penjualan, yaitu: -
Dalam mengendalikan kegiatan penjualan diperlukan pengawasan ekstra dalam menetapkan kebijakan batas kenaikan harga penjualan.
-
Karena adanya selisih lebih/ kurang yang menyebabkan anggaran dengan realisasinya melebihi standar yang ditentukan oleh PT Indipar Raya.
5.2
Saran Setelah Penulis mengikuti pelaksanaan kerja praktik pada PT Indipar Raya di
Sub bagian Keuangan, maka Penulis hendak menyampaikan saran-saran yang dapat dijadikan masukan bagi instasi yang bersangkutan dalam melaksanakan tugastugasnya yang mungkin bermanfaat bagi manajemen PT Indipar Raya, saran-saran tersebut antara lain: 1. Penyusunan,
Perhitungan
dan
Pelaksanaan
Anggaran
Penjualan
harus
diperhatikan koordinasi setiap unit pelaksanaan pada departemen penjualan sehingga arus informasi dapat terjalin dengan baik. 2. Ditentukan penetapan besarnya penjualan, karena Anggaran Penjualan sangat mempengaruhi Penjualan.
67
3. Upaya-upaya pengendalian terhadap kegiatan penjualan dalam mendukung pelaksanaan Anggaran Penjualan sebaiknya dapat ditindaklanjuti, seperti diadakannya revisi anggaran yang memadai agar tidak terdapat perbedaan yang terlalu besar antara anggaran dengan realisasinya, sehingga dalam hal ini anggaran berfungsi sebagai tolak ukur bagi kegiatan selanjutnya. Hal ini adalah pihak penyusun anggaran (bagian Keuangan) lebih memperhatikan keadaan perusahaan itu sendiri. 4. Pemberian fasilitas, khususnya untuk Kanvaser yaitu pemberian sewa tempat untuk kantor depo (mes), kenaikan gaji bagi para bagian yang
berprestasi,
pemberian bonus apabila penjualan sesuai target/ melebihi target perusahaan. 5. Para bagian PT Indipar yang kinerjanya kurang baik, tidak disiplin, diberikan peringatan berupa surat peringatan, sehingga para bagian PT Indipar akan berusaha sebaik mungkin dalam mengelola penjualannya.
