BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Pengendalian internal merupakan kebutuhan dalam sebuah perusahaan baik yang sudah besar maupun yang sedang berkembang. Proses
dalam
pengendalian internal merupakan hal yang dipengaruhi atau dilakukan oleh sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan. Secara teori keilmuan pengendalian internal merupakan sebuah proses untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya dalam sebuah perusahaan. Pengendalian internal adalah salah satu cara untuk mengarahkan organisasi agar tetap pada prinsip awal perusahaan dengan menjaga proses yang sesuai alur. Adapun cara untuk melakukan pengendalian yang bisa mengarahkan seluruh individual dalam sebuah organisasi adalah dengan membuat standar peraturan yang harus ditetapkan, namun apabila sebuah perusahaan sudah melakukan proses pengendalian internal tidak bisa menjamin apakah proses tersebut sudah berjalan dengan baik tanpa adanya kecurangan. Dalam proses pengendalian internal terdapat proses bisnis yang dijalankan perusahaan baik itu proses bisnis inti maupun proses bisnis 1
2
pendukung yang sudah ditentukan atau dituangkan dalam bentuk struktur organisasi, pemberian otorisasi, atau penentuan list pekerjaan yang biasa diatur dalam standart operation procedur (SOP). SOP yang telah dibuat oleh perusahaan termasuk mengatur proses pencatatan berkas, dalam penyediaan informasi, pencatatan berkas berperan penting memberikan informasi untuk kalangan eksekutif maupun karyawan biasa. Pada umumnya struktur penulisan sudah baku memiliki standarisasi sehingga apabila ada perubahan dalam pencatatan berkas maka SOP yang berlaku juga mengalami perubahan. Pencatatan berkas atau biasa disebut pencatatan arsip dilakukan secara rutin dalam setiap proses bisnis yang dapat dituangkan kedalam berkas sehingga hasil dari pencatatan tersebut dapat dimasukkan dalam sebuah tempat yang pengelolaannya dikontrol dalam SOP, tempat tersebut dinamakan gudang berkas. Gudang berkas yang dimaksud adalah tempat dimana seluruh berkas dikumpulkan dan dilakukan pengelompokan agar dapat mencari informasi dengan mudah. PT. DMP merupakan perusahaan yang bergerak dibidang property dengan pangsa pasar yang luas. PT. DMP merupakan salah satu market leader dalam perusahaan property kelas menengah ke atas yang dalam kata lain tanah yang dijual merupakan tanah dengan luas yang besar, sehingga berkas yang dibuat adalah berkas – berkas dengan jumlah yang besar, dalam setiap proses
3
bisnis yang dijalankan oleh PT. DMP membutuhkan proses pencatatan berkas yang tersusun rapi dan terjaga dengan baik kualitasnya. Pencatatan berkas dalam PT. DMP sudah mengalami perbaikan dalam perjalanan perusahaan, dapat dikatakan untuk pencatatan berkas PT. DMP sudah menerapkan hal yang menjadi standar dalam pencatatan berkas sehingga informasi yang disampaikan sudah cukup membantu eksekutif untuk melakukan pengambilan keputusan didukung oleh data yang didapat dari berkas – berkas. Dalam sebuah perusahaan property dibutuhkan dokumen – dokumen legalitas kepemilikan yang merupakan asset pendukung dalam penjualan property,
dokumen
tersebut
digunakan
untuk
pembuatan
sertifikat
kepemilikan property yang sudah dijual. Sementara dalam PT. DMP yang kurang menjalankan SOP sebagaimana mestinya terjadi kehilangan banyak dokumen – dokumen legalitas dalam gudang berkas PT. DMP. Salah satu contoh dalam PT. DMP yang mengakibatkan dokumen legalitas hilang adalah kasus pengendalian berkas yang mengakibatkan berkas dalam gudang divisi pertanahan hilang dan tidak diketahui keberadaannya, sementara kelengkapan berkas tersebut merupakan komponen utama dalam pembuatan sertifikat tanah yang dilakukan oleh Badan Pertanahan Nasional. Hal tersebut diketahui setelah dilakukan verifikasi berkas oleh tIm admin dan berikut adalah laporan kelengkapan berkas PT. DMP dalam gudang berkas dengan sampel 2 desa :
4
Grafik Wanakerta 250 200 150 Data Lama
100
Data Baru
50 0
Gambar 1.1 Laporan Verifikasi Kelengkapan Berkas Desa Wanakerta
Grafik Sidang Asih 250 200 150 100
Data Lama
50
Data Baru
0
Gambar 1.2 Laporan Verifikasi Kelengkapan Berkas Desa Sindang Asih
5
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis tertarik untuk membahas masalah mengenai pengendalian internal dalam pengelolaan gudang berkas sebagai objek penulisan skirpsi dengan judul : “Evaluasi Pengendalian Internal Terhadap Pengelolaan Gudang Berkas Untuk Meningkatkan Produktivitas (Studi kasus pada divisi pertanahan PT. DMP)”
B. Identifikasi dan pembatasan masalah 1. Identifikasi Masalah Dalam penulisan ini, penulis mengidentifikasikan masalah pada : a. Tidak berjalannya fungsi pengendalian internal dalam pengelolaan gudang berkas sehingga terjadi dokumen hilang. b. Dalam proses keluar masuk dokumen legalitas kurang adanya follow up oleh unit kerja yang bertanggung jawab. c. Proses melengkapi dokumen legalitas yang dilakukan oleh buyer tidak dilakukan. 2. Pembatasan masalah Dalam penulisan ini penulis hanya membatasi masalah pada tidak berjalannya fungsi pengendalian internal dalam pengelolaan gudang berkas sehingga terjadi dokumen hilang selama periode 2010-2013.
6
C. Perumusan masalah Adapun perumusan masalah yang akan dikemukakan oleh penulis sebagai dasar bahan penulisan adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan gudang berkas pada PT. DMP? 2. Apakah pelaksanaan pengelolaan gudang berkas sudah sesuai dengan SOP yang berlaku di PT. DMP? 3. Jika terjadi ketidakcocokan antara SOP dan pelaksanaannya, apa faktor penyebabnya dan bagaimana jalan keluarnya? 4. Apakah pengendalian internal pada PT. DMP sudah sesuai dengan kriteria pengendalian internal yang baik?
D. Tujuan Penulisan Berdasarkan perumusan masalah yang telah disebutkan diatas, maka tujuan penulisan ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan gudang berkas pada PT. DMP. 2. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal sudah sesuai dengan prosedur (SOP). 3. Untuk mengetahui faktor yang menjadi penyebab ketidakcocokan SOP dengan pelaksanaannya dan bagaimana alternatif jalan keluarnya. 4. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal sudah sesuai dengan kriteria pengendalian internal yang baik.
7
E. Manfaat penulisan Dari penulisan yang penulis lakukan, diharapkan dapat memberi manfaat bagi perusahaan, penulis, dan pembaca antara lain : 1. Bagi perusahaan Penulis berharap dengan adanya penulisan ini dapat memberikan manfaat sebagai bahan masukan yang berguna untuk pihak manajemen perusahaan dalam mengatasi kelemahan pengendalian internal yang terjadi atas pengelolaan berkas yang terdapat di gudang. 2. Bagi penulis Dengan adanya penulisan ini dapat menambah pemikiran dan memperluas wawasan serta memperdalam pemahaman tentang penerapan pengendalian internal terhadap pengelolaan berkas di gudang. 3. Bagi pembaca Dari hasil penulisan yang diperoleh, penulis berharap dapat meningkatkan pengetahuan khususnya dalam ruang lingkup pengendalian internal atas pengelolaan berkas di gudang dan dapat menjadi sumber informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
8
F. Sistematika Penulisan Sistematika dalam penulisan ini berupa uraian mengenai penyusunan skripsi secara garis besar untuk mempermudah pembaca dalam memahami isi dari skripsi tersebut. Gambaran dari skripsi ini terbagi ke dalam 6 (enam) bab diantaranya sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang masalah, identifikasi dan pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan yang berkaitan dengan skripsi tersebut. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang tinjauan pustaka, teori–teori yang mendasari dan mendukung pembahasan, seperti pengertian pengendalian internal menurut beberapa para ahli, tujuan adanya pengendalian internal, karakteristik pengendalian
internal,
unsur
dalam
pengendalian
internal,
konsep
pengendalian internal, keterbatasan yang terdapat dalam pengendalian internal. Selain pengendalian internal juga terdapat pembahasan pembahasan mengenai gudang, serta kerangka pikir penulisan.
9
BAB III : METODOLOGI PENULISAN Dalam bab ini akan diberikan penjelasan mengenai tempat dan waktu penulisan, jenis dan sumber data, metode pengumpulan data, metode analisis data, serta definisi operasional variabel. BAB IV : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Pada bab ini penulis akan menceritakan secara singkat tentang sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, kegiatan usaha, dan struktur organisasi dalam perusahaan. BAB V : HASIL PENULISAN DAN PEMBAHASAN Isi dari bab ini memuat tentang hasil penulisan dan pembahasan lebih lanjut mengenai penerapan pengendalian internal terhadap pengelolaan gudang berkas pada divisi pertanahan PT. DMP. BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis akan menarik kesimpulan dari hasil penulisan dan pembahasan masalah yang ada, serta memberikan saran yang diharapkan dapat berguna sebagai bahan masukan bagi perusahaan agar pengendalian internal yang telah dilakukan dapat berjalan secara efektif, sehingga ikut mendorong kelancaran kegiatan operasional dalam perusahaan.
