1
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Hubungan masyarakat (Humas) pada dasarnya merupakan salah satu fungsi
manajemen yaitu organizing dan actuating yang berkesinambungan (secara terus menerus) dengan tujuan utama menciptakan pengertian bersama antara organisasi atau lembaga dengan masyarakat. Komunikasi humas berlangsung secara timbalbalik antara organisasi dengan publik dan sekitarnya. Humas mempunyai fungsi pekerjaan yang aktif dan dinamis. Kegiatan yang dilakukan oleh humas harus mampu menumbuhkan komunikasi aktif secara timbalbalik antara lembaga dengan publik atau masyarakat sehingga tercipta hubungan kerjasama yang baik. Selain itu juga komunikasi dua arah secara timbal balik dalam organisasi sangat penting sekali karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, roda organisasi tidak akan jalan berjalan dengan baik.1 Keberadaan departement kehumasan (Public Relations Departement) disuatu lembaga atau instansi pemerintah merupakan suatu keharusan, baik secara fungsional maupun operasional yang mampu bertindak sebagai public informations dan public 1
Onong Uchjana Effendy, “Komunikasi Teori dan Praktek”, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 1990, hal. 123.
1
2
communications dalam upaya penyebarluasan informasi tentang kebijakan, program, dan kegiatan kerja pembangunan pada instansi bersangkutan, baik ditujukan kepada publik internal maupun publik eksternal. Lawrence D. Brennan mengatakan bahwa: “Untuk mencapai sebuah komunikasi ke dalam dibutuhkan adanya komunikasi internal yaitu pertukaran gagasan antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)”.2 Humas lembaga pemerintah sebagai tangan kanan dan telinga organisasi mempunyai kewajiban untuk ikut serta memantapkan program-program lembaga. Humas lembaga pemerintahan bertugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan lalu-lintas arus informasi ke dalam dan ke luar organisasi, juga berfungsi sebagai penyaring atau filter dari proses komunikasi dengan tujuan untuk menciptakan dan membina stabilitas sosial. Melalui program kerja humas tersebut, pemerintah dapat menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijakan atau tindakan-tindakan tertentu
2
Ibid, hal. 122.
3
serta
aktivitas
dalam
melaksanakan
tugas-tugas
dan
kewajiban-kewajiban
pemerintahannya. Salah satu tugas penting dari pihak humas instansi atau lembaga pemerintahan antara lain adalah upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijaksanaan serta tujuan apa dan bagaimana yang akan dicapai oleh pemerintah dalam melaksanakan program kerja tersebut.3 Mengenai kegiatan humas, Jefkins mengemukakan: “Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan komunikasi. Tetapi berbeda dengan jenis kegiatan komunikasi lainnya, kegiatan komunikasi dalam humas mempunyai ciri-ciri tertentu. Ciri-ciri dari komunikasi dalam humas adalah komunikasi yang bersifat timbal-balik (two way communication). Komunikasi yang bersifat timbal-balik ini sangat penting dan mutlak harus ada dalam kegiatan humas dan terciptanya feedback merupakan prinsip pokok humas”.4 Humas Pemkot Tangerang berfungsi sebagai penggagas, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi fungsi kehumasan internal maupun eksternal. Humas pun bertanggung jawab untuk tetap menjaga kestabilan kondisi internal relations mereka.
3 4
Frank Jenkins dan Daniel Yadin, “Public Relations”, edisi kelima, Jakarta: Erlangga, 2003, hal. 27. Ibid., hal. 30.
4
Kegiatan humas adalah kegiatan yang ditujukan untuk publiknya. Berdasarkan jenis publiknya, kegiatan humas terbagi menjadi dua, yaitu: hubungan ke dalam humas dan hubungan ke luar humas. Hubungan ke dalam pada umumnya adalah hubungan dengan para karyawan. Employee relations merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis, yang dibina dan diabadikan dalam bentuk hubungan dengan perseorangan sehari-hari di belakang bangku kerja.5 Pemimpin organisasi atau kepala humas dalam instansi pemerintahan kerjanya bukan hanya duduk di kantornya, melainkan harus berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawannya, senantiasa melakukan kontak pribadi. Sedangkan hubungan ke luarnya ditujukan untuk publik eksternal perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain sebagainya. Sebagai wakil perusahaan, kepala humas harus menciptakan dan selanjutnya membina komunikasi dua arah, baik secara vertikal maupun secara horizontal. Secara vertikal disatu pihak ia menyebarkan informasi seluas-luasnya kepada para karyawan, dan di lain pihak ia menampung segala keluhan, tanggapan, keinginan para karyawan, kemudian menyampaikannya kepada pimpinan organisasi untuk memecahkan segala permasalahannya. Ia bertindak sebagai mediator. Sebagai mediator pada suatu ketika ia mungkin membela para karyawan, dan pada ketika lain ia berada di pihak 5
Op. Cit., hal. 135.
5
pimpinan organisasi. Kesemuanya demi kelancaran jalannya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam rangka mempermudah kegiatan komunikasi ke atas dan ke bawah, kepala humas dapat menggunakan beberapa media informasi, salah satunya yaitu dengan menggunakan media internet.6
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Kenyataan telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting, untuk itu penataan yang tengah dilaksanakan harus pula diarahkan untuk mendorong publik menuju masyarakat informasi. Untuk itu diperlukan sebuah Tata kelola Teknologi Informasi (TI), agar pengelolaan TI sejalan dengan tujuan organisasi.
E-government adalah aplikasi teknologi informasi (TI) yang berbasis internet dan perangkat digital lainnya yang dikelola pemerintah untuk keperluan penyampaian informasi dari pemerintah ke mitra bisnis, pegawai, badan usaha, dan lembagalembaga lainnya secara online. Hal ini berdasarkan Instruksi Presiden No.3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-government telah menyebutkan bahwa untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik dan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien melalui pemanfaatan teknologi
6
Loc. Cit., hal. 136.
6
informasi dan komunikasi diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh unsur kelembagaan pemerintah.7
Mengenai hal ini Indrajit mengemukakan bahwa:
“E-government refers to the use by government agencies of information technologies (such as Wide Area Networks, the internet, and mobile computing) that have the ability to transform relations with citizens, businesses, and other arms of government”8
Pemerintahan elektronik atau e-government (berasal dari kata Bahasa Inggris, electronics government, juga disebut e-gov, digital government, online government atau dalam konteks tertentu disebut transformational government) adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. Egovernment dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis. Model penyampaian yang utama adalah Government-to-Citizen
atau
Government-to-Customer
(G2C),
Government-to-
Business (G2B) serta Government-to-Government (G2G). Keuntungan yang paling
7
Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika Daerah Provinsi Jawa Barat, “Manajemen Pembangunan Teknologi Informasi: Transformasi Menuju E-government”. 8 Richardus Eko Indrajit, “Electronic Government”, Andi Yogyakarta, hal. 2.
7
diharapkan dari e-government adalah peningkatan efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari pelayanan publik.
Dengan Teknologi Informasi (TI) ini diharapkan dapat mempercepat upaya memperbaiki birokrasi, karena rancangan birokrasi sebelumnya oleh Max Weber dimaksudkan untuk menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja serta bersifat rasionalitas, tetapi kini hal tersebut telah berubah wajah menjadi birokrasi boros atau yang bersifat sebaliknya. Karena birokrasi pemerintahan selalu disintesiskan dengan kultur tradisional. Namun demikian budaya (cultur) yang sudah mendarah daging, bahwa aparat pemerintah selalu minta dilayani memang tidak mudah untuk dirubah, atau digantikan dengan mesin elektronik.
Penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka pelayanan publik memerlukan good governance. Implementasi good governance akan menjamin transparansi, efisiensi, dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan. Untuk memastikan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) tersebut benar-benar mendukung tujuan penyelenggaraan pemerintahan, dengan memperhatikan efisiensi penggunaan sumber daya dan pengelolaan resiko terkait dengannya, diperlukan good governance terkait dengan TI, atau yang disebut Tata Kelola TI.
Untuk segenap aparat kehumasan baik pusat maupun daerah harus mampu mencermati realitas perkembangan teknologi komunikasi. Salah satu langkah antisipasinya adalah membangun kesiapan diri untuk melaksanakan sistem pelayanan
8
masyarakat yang lebih baik melalui pemanfaatan dan pengelolaan teknologi informasi yang tepat. Perkembangan teknologi informasi merupakan kenyataan global yang tidak mungkin kita hindari.9
Sistem e-government merupakan bentuk dari pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk mendukung aktivitas-aktivitas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, maupun hal-hal yang bersifat pemberian pelayanan prima dari pemerintah untuk masyarakatnya. Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi merupakan salah satu pilar utama suksesnya pembangunan e-government yang secara filosofi ditujukan untuk mendukung terciptanya pemerintahan yang bersih, transparan dan berwibawa. Oleh karenanya e-government juga merupakan unsur penting dalam sistem aparatur negara yang modern, yang dilandasi oleh derajat rasionalitas yang tinggi.
Kebutuhan akan kemudahan dalam perolehan atau penerimaan informasi semakin mengemuka dan menjadi tema perjuangan kelompok masyarakat yang menginginkan percepatan demokratisasi dan transparansi. Dalam konteks ini adalah relevan bila masyarakat dewasa ini mengembangkan wacana E-Government (Electronic Government), yaitu komputerisasi sistem pelayanan publik dan membangun basis data secara elektronik untuk mudah diakses oleh semua pihak.10
9
Hafied Cangara, “Pengantar Ilmu Komunikasi”, Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2004, hal. 50. Feisal Tamin, “Bunga Rampai Kehumasan”, Jakarta: Direktorat Hubungan informasi Antar Lembaga Informasi Nasional, 2003, hal. 51. 10
9
Tata kelola TI tidaklah diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI, seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka tata kelola TI yang pada intinya adalah bagaimana mengelola penggunaan TI agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah. Prinsip-prinsip tata kelola TI harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsifungsi manajemen dilaksanakan secara sisitemik dilaksanakan pada sebuah organisasi publik. Agar misi, tujuan dan proses organisasi dapat berjalan dengan baik terkait dengan layanan TI-nya, diperlukan suatu pengelolaan terhadap TI yang secara taktis dapat memberikan gambaran strategis bagi kebutuhan integrasi dan standarisasi model operasi organisasi.
Peraturan daerah ditingkat pemerintah daerah kabupaten dan kota sebaiknya ikut pula memayungi pelaksanaan tata kelola TI ditingkat pemerintahan tersebut. Hal ini berkaitan dengan kemungkinan adanya investor-investor dalam dan luar negeri yang akan bergerak aktif dalam kegiatan outsourcing, public private partnerships dan konsultasi dibidang tata kelola TI ditingkat pemerintah kabupaten dan kotamadya. Adanya kejelasan kebijakan ditingkat kabupaten dan kotamadya akan meningkatkan kemajuan dan perkembangan penggunaan TI pada organisasi publik di Indonesia secara signifikan, terutama dalam memayungi pelaksanaan e-government.
10
Sejak diberlakukannya Peraturan walikota Tangerang Nomor 5 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Informasi dan Komunikasi dengan tugas pokok dan fungsinya sebagai berikut:11
1. Menyelenggarakan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pembangunan, pengembangan, pengelolaan serta pemberdayaan Sistem Informasi Manajemen Daerah (SIMDA) dan website Kota Tangerang; 2. Menyelenggarakan sosialisasi peraturan perundang-undangan mengenai pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK); 3. Menyelenggarakan pemberian bimbingan teknis mengenai Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) bagi aparatur Pemerintah Daerah, masyarakat, dan kalangan dunia usaha; 4. Menyelenggarakan sosialisasi mengenai Internet Sehat bagi masyarakat; 5. Menyelenggarakan sosialisasi mengenai Indonesia Go Open Source (IGOS); 6. Menyelenggarakan penerapan standarisasi hardware dan software Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di lingkungan pemerintah daerah; 7. Menyelenggarakan persiapan tim adhoc di bidang teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam rangka memfasilitasi penyelenggaraan jenis-jenis layanan publik / kegiatan Pemerintah Daerah yang memerlukan layanan elektronik. 11
Pemerintah Kota Tangerang, “Laporan Studi Penyusunan Kebijakan dan Aturan Tata Kelola Teknologi Informasi”, 2010, hal. 7.
11
Berkenaan dengan judul skripsi ini, penulis mengamati bahwa penggunaan egovernment di pemerintah kota Tangerang sangatlah memberikan manfaat yang positif dan perlu didukung dengan pengelolaan yang baik oleh semua pihak. Sekretaris Daerah Kota Tangerang H.M. Harry Mulya Zein mengatakan bahwa “perencanaan pembangunan pemerintah daerah harus dilakukan berdasarkan prioritas program dan bertujuan melayani masyarakat yang didasari perundang-undangan dan peraturan yang berlaku”.12 Perencanaan pembangunan tersebut haruslah dapat memberikan solusi atau problem solving dari permasalahan.
1.2
Perumusan Masalah Manfaat langsung penggunaan e-government adalah meningkatkan fungsi
pelayanan serta meningkatkan kinerja Sumber Daya Manusia dan secara langsung meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dari Pemerintah Kabupaten Kota Tangerang. Dengan demikian perlu adanya suatu pengelolaan data dan informasi yang baik. Sehubungan dengan hal pengelolaan data e-government yang telah berhasil disusun oleh Pemerintah Kota Tangerang tahun 2010, maka peneliti mencoba untuk
melakukan
penelitian
pada
Pemerintah
Kota
Tangerang
mengenai:
Prioritas
Pelayanan
Masyarakat”,
12
“Sekda: Perencanaan www.tangerangkota.go.id
Pembangunan
Berdasarkan
12
“Bagaimana Pengelolaan E-Government oleh Humas Pemkot Tangerang Sebagai Wahana Komunikasi?” 1.3
Tujuan Penelitian Untuk mengetahui tentang pengelolaan e-government sebagai wahana
komunikasi, yaitu wujud optimalisasi pemanfaatan teknologi informasi (TI) dan komunikasi oleh Humas Pemkot Tangerang; serta mencari hambatan dan pemecahan masalahnya. 1.4
Signifikansi Penelitian Signifikansi penelitian dikelompokkan dalam signifikansi akademis dan
signifikansi teknis, yaitu: 1. Signifikansi secara akademis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi positif bagi perluasan dan pengembangan tentang pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi e-government pada khususnya, sehingga tercapai proses pertukaran data dan informasi secara efisien dan efektif. 2. Signifikansi secara praktis Karya tulis ilmiah ini bisa dijadikan sebagai acuan teman-teman mahasiswa lainnya serta diharapkan dapat dijadikan bahan masukan bagi praktisi humas pada umumnya dan Pemkot Tangerang pada khususnya.
