BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Permasalahan Industri Perhotelan adalah salah satu industri yang berperan penting dalam perkembangan ekonomi dan dunia pariwisata di Indonesia. Seperti yang kita ketahui secara umum hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang digunakan untuk pelayanan kamar, makanan, dan minuman serta rekreasi yang dikelola dengan tujuan komersial.
1
Setiap orang mempunyai aktifitas berpergian yang menjauhkan mereka untuk sementara dari rumah, baik dalam tujuan bisnis, dinas luar, wisata dan lain-lain. Semua dilakukan untuk mengisi liburan dan juga tanggung jawab yang biasa dilakukan sehari-hari. Maka untuk itu hotel dibuat sebagai rumah pengganti bagi siapapun dan dimanapun yang akan menjadikan mereka sebagai tamu. Hotel akan memberikan jasa pelayanan atau disebut Hospitality Service yang akan membuat tamu merasa seperti dirumah sendiri. Usaha perhotelan membentuk dua pihak yang sederhananya kedua pihak ini adalah pihak pembeli yang mengeluarkan uang dan menerima pelayanan dan produk hotel, penjual yang memberikan pelayanan dan produk hotel dan menerima uang.
1
Soewirjo, Herdi S. Darmo, Teori & Praktik Akuntansi Perhotelan. 2008
1
Terkait dari pendapat diatas penulis mengambil satu dasar pembahasan bagaimanakah posisi hotel sebagai pembeli? Tentu sebagai penjual jasa, hotel harus menyediakan berbagai kebutuhan dan fasilitas yang memadai, beserta sumber daya manusia yang terampil dan pengelolaan secara profesional. Maka dari itu hotel sebagai sebuah industri atau perusahaan tentunya mempunyai bagian atau departemen yang bekerja dengan fungsi dan tugas masing-masing, demi untuk kelancaran operasional hotel. Dengan dasar pembahasan tentang hotel sebagai pembeli, maka bagian pembelian (Purchasing Department) hotel menjadi lingkup pembahasan penulis dalam tugas akhir ini. Hotel Melia Purosani Yogyakarta, adalah salah satu hotel berbintang lima di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Letak strategis berada di tengah kota sekitar
area pusat perbelanjaan, Malioboro. Letak strategis
sebuah hotel mempengaruhi banyak tidaknya tingkat kunjungan tamu di sebuah hotel. Akan tetapi kualitas pelayanan hotel yang menjadi kunci keberhasilan sebuah hotel. Makin tinggi kepuasan tamu karena kualitas yang diberikan maka makin tinggi penghasilan yang di dapat oleh penjual jasa. Untuk memenuhi hal tersebut hotel Melia Purosani membutuhkan biaya yang besar dan mahal. Untuk itu departemen finance menjadi bagian yang mengurus pengeluaran atau pembiayaan dan hasil yang di dapat dari kegiatan operasional hotel. Dengan membawahi bagian pembelian (Purchasing), departemen finance menjadi pusat pengawasan pengadaaan kebutuhan operasional hotel melia purosani.
2
Bagian pembelian merupakan jalur pengelolaan biaya terbesar dan terkecil dalam pengeluaran suatu hotel. Bagian Pembelian secara umum berperan dalam pengadaan persediaan hotel, material, serta bagian kebutuhan dapur. Kinerja bagian pembelian membutuhkan proses yang harus sangat teliti, karena harus mengikuti prosedur. Kesalahan dalam prosedur akan mengakibatkan kerugian biaya. Untuk itu penulis akan mencoba menganalisis kinerja bagian pembelian Hotel Melia Purosani Yogyakarta berpedoman pada praktek kerja lapangan selama tiga bulan.
B. Batasan Masalah Berdasarkan Latar belakang diatas penulis membatasi pembahasan khusus seluk beluk kerja purchasing dan departemen kerja terdekat agar tidak menjauh dari inti permasalahan, tentang Analisis Praktik Kerja Purchasing dalam Pengadaan Kebutuhan Operasional & Material khusunya melalui Pembuatan PO (purchase order) dan DML (daily market list) di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
C. Rumusan Masalah Dari latar belakang diatas penulis menganalisis masalah tentang : 1.
Bagaimana praktik kerja purchasing dalam pengadaan barang dan material, Hotel Melia Purosani Yogyakarta?
2.
Bagaimana proses administrasi pengarsipan bagian purchasing di Hotel Melia Purosani Yogyakarta?
3
3.
Apa saja hambatan-hambatan yang ada dalam praktik kerja purchasing khususnya melalui pembuatan PO (purchase order) dan DML (daily market list), di Hotel Melia Purosani Yogyakarta?
D. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Adapun tujuan dalam pembahasan tugas akhir ini adalah : a.
Mengetahui tentang teori dan praktik kerja departemen purchasing di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
b.
Mengetahui bagaimana proses pengarsipan departemen purchasing, di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
c.
Mengetahui
hambatan-hambatan
praktik
kerja
departemen
purchasing dalam membuat PO dan DML dalam praktik kerja purchasing, di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
2. Manfaat Adapan manfaat dalam penulisan tugas akhir ini di bagi dua oleh penulis yang terdiri dari : a.
Manfaat Teoritis Penulis
mendapatkan
wawasan
dan
pengetahuan
dan
kemampuan menggambarkan dan membedakan proses pembelajaran teori di perkuliahan dan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di bagian pembelian (purchasing). Bagi Pembaca dan mahasiswa lain, Sebagai
4
gambaran atau referensi tentang kinerja sebuah departemen pembelian pada suatu hotel. b.
Manfaat Praktis Sebagai bahan analisis untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas
kinerja
bagian
pembelian
Hotel
Melia
Purosani
Yogyakarta dimasa yang akan datang.
E. Tinjauan Pustaka Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan tinjauan pustaka dari penelitian yang berhubungan dengan tema penulisan tugas akhir untuk mengidentifikasi perbedaaan dan alur permasalahan. Referensi penelitian dengan judul “KINERJA PURCHASING DEPARTEMEN DALAM PENGADAAN BARANG DI GARDEN PALACE HOTEL”. Diteliti oleh Rena Hayyu Mulya Wardhani, Fakultas ekonomi dan bisnis. Menuliskan tentang fungsi dan tujuan pembelian pada Garden Palace Hotel sebagai pengadaan barang dan material, dengan menekankan pembahasan pada pembuatan PO (Purchase Order). PO atau surat pesanan adalah formulir administrasi sah yang digunakan untuk melakukan pemesanan barang atau material yang dibutuhkan di Garden Palace Hotel. Referensi tugas akhir dengan judul “PERANAN PURCHASING DEPARTMENT TERHADAP PENGADAAN BARANG DI ATRIA HOTEL AND CONFERENCE PARAMOUNT SERPONG”. Ditulis oleh Juliana, jurusan Hotel Manajemen Universitas Bina Nusantara Jakarta. Dalam tugas 5
akhirnya menuliskan pembahasan tentang peran,sistem dan prinsip yang di gunakan oleh bagian pembelian atau purchasing di Hotel Atria And Conference Paramount Serpong. Referensi
tugas
akhir
dengan
judul
“ADMINISTRASI
PENGADAAN BARANG DEPARTEMEN HOUSEKEEPING DI POSE IN HOTEL SOLO”, di tulis oleh Meinar Arumsari Lenggang jurusan manajemen administrasi di univesitas sebelas maret Surakarta. Tugas akhir ini membahas tentang proses administrasi pengadaan barang departemen housekeeping, melakukan kerja sama dengan bagian accounting khususnya bagian purchasing dan store keeper. Pembahasan dalam tugas akhir ini meliputi tentang perencanaan kebutuhan, pengadaan logistic, penyimpanan, distribusi dan penggunaan barang. Berdasarkan tinjauan pustaka dari beberapa sumber diatas, penulis menyimpulkan bawa penulisan tugas akhir dengan judul “ANALISIS PRAKTIK KERJA PURCHASING DALAM PENGADAAN KEBUTUHAN BARANG DAN MATERIAL UNTUK OPERASIONAL DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGAYAKARTA” belum pernah ditulis dalam laporan ataupun tugas akhir mahasiswa sebelumnya. Dimana tugas akhir ini membahas perbedaan pokok permasalahan tentang pembuatan DML (daily market list) dan PO (purchase order), administrasi pengarsipan dan hambatan yang di hadapi bagian purchasing di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
6
F. Landasan Teori 1. Pengertian Hotel Hotel merupakan salah satu industri penunjang ekonomi di Indonesia. Perkembangan dunia pariwisata membuka peluang bagi industri perhotelan untuk terus berkembang. Adapun pengertian pariwisata itu sendiri menurut UU No. 9 tahun 1990 adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan wisata, termasuk pengusahaan objek dan daya tarik wisata serta usaha-usaha yang terkait di tersebut. Hotel merupakan salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil (Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT 1987). Hotel merupakan Sarana tempat tinggal umum untuk wisatawan dengan memberikan pelayanan jasa kamar, penyedia makanan dan minuman serta akomodasi dengan syarat pembayaran.2 2. Pengertian Pembelian (Purchasing) Finance Department, atau bagian keuangan merupakan bagian yang membawahi bagian pembelian. Bagian keuangan dalam suatu organisasi merupakan bagian yang melakukan manajemen terhadap pengelolaan proses keuangan seluruh bagian operasional suatu organisasi
7
2Defenisi
perhotelan, http : // jurnal-sdm.blogspot.Com / 2009 / 07 / pengantarperhotelan-defenisi-hotel. html, diakses 20 april 2014) yang menghasilkan informasi keuangan dan non-keuangan bagi manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan.3 Purchasing berasal dari beberapa suku kata dalam bahasa inggris yaitu “Purchase” tepatnya “to purchase” yang artinya membeli atau melakukan pembelian. Purchasing Department (bagian pembelian), adalah salah satu departemen atau sub bagian dari departemen finance, yang mendapat otorisasi dari manajemen atau pemilik hotel untuk melakukan pembelian semua jenis barang keperluan operasional perusahaan atau hotel. Adapun bagian atau struktur organisasi dari departemen purchasing antara lain : Purchasing Manager, merupakan orang yang paling bertanggung jawab dalam menangani keseluruhan tugas dan kewajiban bagian pembelian. Assistant Purchasing Manager, Wakil kepala bagian pembelian yang mewakili beliau untuk melakukan tugas dan tanggung jawab, dengan mengetahui keseluruhan pekerjaaan dari bagian pembelian. Foods & beverage Purchaser, Staf bagian pembelian yang khusus menangani urusan pembelian bahan makanan dan minuman.4
8
3Wahyono,
Teguh. Sistem Informasi Keuangan. 4Suarsana.Nyoman, Siklus Pengadaan Barang,2007. Engineering Supplies and Material Purchaser, adalah staf bagian pembelian yang khusus menangani pembelian barang-barang material dan kelengkapan hotel. Buyer/Driver, adalah staf atau supir pada bagian pembelian yang di tugaskan untuk menjemput barang atau bahan makanan baik secara kontan atau kredit, yang tidak bisa diantar oleh supplier yang bersangkutan, yang sifatnya segera (urgent) dan mendadak.
3. Kerja sama dengan bagian lain (Close Cooperation) Dalam melakukan tugas sehari-hari, bagian pembelian bekerja sama dengan 3 bagian paling dekat yaitu: a. Bagian Gudang (Store Room) Bagian gudang adalah bagian persediaan umum hotel yang dibutuhkan untuk keperluan masing-masing bagian operasional hotel. Bagian gudang selalu menjalin komunikasi kepada bagian purchasing apabila barang (Stock items) sudah habis atau mendekati angka minimum persediaan (minimum stock) b. Bagian Pengendalian biaya (Cost control) Bagian pengendali biaya adalah bagian yang berperan aktif dalam proses pengecekan daftar harga barang, sebagai bahan dasar perbandingan dalam memilih rekanan bisnis yang dilakukan oleh bagian purchasing yang kemudian jika
9
memenuhi prosedur akan dijadikan bahan acuan kontrak harga dengan rekanan bisnis yang bonafid atau menguntungkan. c. Bagian Penerimaan Barang (Receiving) Bagian penerimaan barang merupakan, bagian yang berperan dalam menerima barang yang telah di order atau di pesan hotel melalui bagian purchasing tentunya. Bagian penerima barang akan selalu bekerja sama dengan bagian purchasing apabila barang datang untuk mengantisipasi kesalahan order, kecocokan harga, serta formulir PO yang benar.
4. Sistem atau Cara Pembelian Barang Pada Hotel Dalam buku Nyoman Suarsana dengan judul “Siklus Pengadaan Barang”, ada beberapa sistem atau cara pembelian barang yang dilakukan bagian pembelian pada sebuah hotel. Antara lain : a. Sistem Kontrak Sistem pembelian ini berdasar pada pembelian bahan makanan terutam jenis perishable tertentu seperti sayur mayur, dan buahbuahan atau bahan makanan musiman (seasonal foods). Kontrak dilakukan dengan satu rekanan atau lebih, dan yang ditekankan dalam surat kontrak mengenai kualitas, kuantitas, dan harga barang.
10
b. Sistem Harian dan Bulanan Sistem harian atau bulanan maksudnya adalah pihak hotel bisa dengan bebas dan leluasa membeli barang-barang keperluannya dari beberapa supplier atau dari toko serba ada / super market yang ada disekitarnya. c. Sistem Pembelian Secara Kontan (Cash and Carry) Pembelian yang dilakukan dengan menggunakan kas yang tersedia dari bagian pembelian itu sendiri yang jumlahnya tidak terlalu banyak (petty cash). Biasa digunakan untuk membeli barang keperluan operasional hotel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering diminta secara mendadak. d. Pesanan Tetap (Standing Order) Pesanan tetap adalah, salah satu cara pembelian bahan makanan tertentu saja yang dipasok oleh supplier tertentu juga. Jenis bahan makanan tersebut biasa disebut dengan istilah „dairy product’.
5. Jenis Kebutuhan Pembelian dalam sebuah Hotel dan Restoran Kebutuhan pembelian dalam sebuah hotel sangatlah banyak dan beragam. Dalam hal ini bagian pembelian membagi jenis kebutuhan pembelian dalam 2 jenis yaitu: a. Kebutuhan Operasional, merupakan kebutuhan yang digunakan pada dalam kurun waktu yang dekat atau harian, berupa sayur-sayuran,
11
buah dan daging. Kebutuhan ini umumnya paling banyak diminta oleh bagian dapur atau F&B. b. Kebutuhan Material, kebutuhan ini merupakan jenis kebutuhan yang bersifat keras dan tahan lama, seperti mesin cuci, genset, material spa, linen, dan lain-lain.
6. Pengertian Siklus Dokumen Pembelian Siklus Dokumen pembelian adalah, peredaran-peredaran dokumendokumen yang dipergunakan dalam proses pengadaan seperti ; formulir Purchase Requisition. Formulir ini dibuat oleh semua bagian departemen yang melakukan permintaan pembelian barang, yang akan di jadikan Purchase Order (pesanan pembelian) untuk di kirim dan di proses ke supplier. Dokumen yang digunakan antara lain adalah: a. Purchase Request/PR (Permintaan pembelian), merupakan berkas pembelian yang digunakan oleh departemen terkait dalam sebuah hotel untuk menuliskan daftar permintaan barang kepada bagian pembelian. b. Purchase Order/PO(Form Pembelian), merupakan berkas yang dibuat oleh bagian pembelian melalui sistem computer keuangan berdasarkan data PR yang diterima dari departemen yang membutuhkan.
12
c. Nota, Invoice, kuintasi, cash payment, merupakan bukti transaksi atau pembayaran dari hasil kegiatan pembelian barang ataupun jasa yang diterima dari penjual atau supplier. d. DML (daily market list), merupakan form order harian bagian dapur atau F&B yang dibuat oleh bagian pembelian berdasarkan permintaan yang telah di tuliskan. e. Market list/Store Request, merupakan form order bagian gudang yang digunakan untuk stok barang yang memiliki jenjang waktu pemakaian yang lebih lama. f. Form Penawaran, merupakan daftar harga pembelian dari supplier yang diserahkan kebagian pembelian sebagai bahan dasar pembelian.
7. Pengertian Sistem Aplikasi Keuangan Sistem aplikasi keuangan merupakan penggunaan komputer dan alat alat pendukung nya. Dalam operasional perusahaan meliputi pencatatan, perhitungan, peringkasan, penggolongan dan pelaporan semua kegiatan dibidang perbankan. Kegiatan tersebut bisa meliputi administrasi, akuntansi, manajemen pemasaran atau bidang lain yang mendukung kegiatan perbankan.5
5Pengertian
Aplikasi Keuangan, http://.wordpress.com/2011/12/05/sistemaplikasi-perbankan/, (di Akses 9 juni 2014).
13
Aplikasi keuangan yang digunakan oleh Hotel Melia Purosani adalah, SAGE ACC PAC ERP. Aplikasi ini merupakan salah satu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. Untuk kepentingan penulis sistem aplikasi ini merekam seluruh data item barang yang diperlukan, data supplier atau vendor, yang di perlukan dalam proses pembuatan PO.6
8. Pengecekan Harga (Market Survey) Survey harga pasar dilakukan untuk mengetahui harga yang sebenarnya (Actual Price). Survey dilakukan secara rutin oleh bagian pembelian bersama dengan pengendali biaya (cost control), dan bagian dapur (kitchen). Tempat survey dilakukan hanya pada pasar-pasar tradisional saja yang tidak memiliki label harga yang sudah ditetapkan secara umum seperti pada super market atau Mall. Market Survey, juga dapat menjadi dasar dalam memilih rekanan kerja (supplier). Dengan membuat rekapitulasi harga (Market Price List) yang kemudian disetujui
6Pengertian
Sage Acc Pac. http://sageaccpacindonesia.blogspot.com/ (Di akses 9
juni 2014)
14
bagian pembelian bersama dengan pengendali biaya (cost control), dan bagian dapur (kitchen). Tempat survey dilakukan hanya pada pasar-pasar tradisional saja yang tidak memiliki label harga yang sudah ditetapkan secara umum seperti pada super market atau Mall. Market Survey juga dapat menjadi dasar dalam memilih rekanan kerja (supplier). Dengan membuat rekapitulasi harga (Market Price List) yang kemudian disetujui dan ditanda tangani oleh bagian Purchasing, cost control, serta bagian Operasional hotel yang bersangkutan.
G. Metode Penelitian 1. Cara Pengambilan Data a. Observasi Lapangan Observasi lapangan dilakukan selama melakukan training / praktek kerja lapangan (PKL) selama tiga bulan di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Data observasi terdiri dari : 1. Berkas – berkas kerja yang digunakan bagian purchasingseperti PO (purchase order), PR (purchase request), Penawaran, DML (daily market list), nota,invoice. 2. Sistem aplikasi keuangan yang digunakan. 3. Prosedur kerja purchasing dengan supplier atau departemen lain. 4. Prosedur pengarsipan berkas dan sampel barang.
15
b. Wawancara Dilakukan dengan menanyakan data yang digunakan untuk melengkapi data penulisan tugas akhir tentang detail kinerja departemen purchasing di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Beberapa topik wawancara oleh penulis antara lain: 1.
Apa dan bagaimana Pengertian dan Prosedur kerja purchasing?
2.
Berkas-berkas yang digunakan serta di terima
3.
Cara Pembuatan PO (purchase Order) dan DML (daily market list).
4.
Jenis-jenis barang yang dibeli menggunakan PO dan DML.
5.
Berapa lama jangka waktu pembelian suatu barang baik menggunakan PO ataupun DML
6.
Hambatan-hambatan yang sering di temui dalam kegiatan pembelian.
c. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan untuk menjadi bahan acuan atau landasan teori dalam menemukan data yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir tentang kinerja departemen purchasing.
16
2. Jenis Data a.
Data Primer Merupakan data yang diperoleh selama penulis melakukan observasi di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Data yang diperoleh berupa gambar barang dan fasilitas, file, contoh PO, PR, DML, struktur organisasi, dan job description atau pembagian tugas.
b.
Data Sekunder Merupakan data yang didapatkan dari buku referensi buku, majalah, dan artikel yang terdapat di media cetak atau internet.
3. Analisis Data Analisis data yang digunakan yaitu Deskriptif Kualitatif. Data hasil pengamatan langsung terhadap praktik kerja staf terkait di departemen purchasing Hotel Melia Purosani Yogyakarta dalam melakukan seluruh proses pengadaan barang, administrasi, dan pengarsipan data pembelian di analisis untuk menjelaskan pokok permasalahan yang akan dibahas.
H. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari 4 bab yang penulis jabarkan antara lain : 1. BAB I Terdiri dari Pendahuluan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan, Manfaat, Landasan Teori, Metode Penelitian, dan Sistematika Penulisan. 17
2. BAB II Terdiri dari Deskripsi Hotel Melia Purosani Yogyakarta, Lokasi dan Profil Hotel Melia Purosani Yogyakarta. 3. BAB III PEMBAHASAN a. Praktik kerja purchasing dalam pengadaan barang dan material, Hotel Melia Purosani Yogyakarta. b. Proses administrasi pengarsipan bagian purchasing di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. c. Hambatan-hambatan yang ada dalam praktik kerja purchasing khususnya melalui pembuatan PO dan DML, di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. 4. Bab IV KESIMPULAN DAN SARAN
18
