BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Dalam perkembangan dunia yang modern seperti sekarang ini, peranan arsip sangat penting dan diperlukan karena arsip merupakan sumber informasi yang sangat valid. Ditinjau dari nilai penting suatu arsip sehingga negara Indonesia perlu mengeluarkan Undang-undang tahun 2009 yang mendefinisikan pengertian arsip yaitu: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Sementara itu, menurut Betty R. Ricks, Swafford & Gow dalam bukunya menyebutkan recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in operation of the organization.
2
yang diartikan arsip sebagai informasi yang terekam dalam media atau karakteristik apapun dibuat dan diterima oleh suatu organisasi yang berguna bagi operasional organisasi tersebut. Dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta pasti tidak bisa dipisahkan dengan arsip. Setiap organisasi pasti membutuhkan suatu informasi dan informasi tersebut dapat
1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal (1)
ayat (2) 2
Betty R, Ricks, Swafford & Gow, Information and Image Management, Record System Approach (Ohio: South-Western Publishing co, 1992), hlm 3.
2
diperoleh dengan adanya arsip, karena arsip merupakan rekaman kegiatan atau aktivitas yang dilakukan suatu organisasi tersebut. Arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengerakan (motivating), pengawasan (controlling), dan untuk pengambilan keputusan (decission making) baik yang berlangsung dalam instansi atau organisasi.3 Arsip dinamis dibedakan menjadi dua lagi, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yang memiliki fungsi yaitu arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.4 Arsip dinamis aktif merupakan salah satu unsur yang sangat menunjang dalam pengambilan keputusan maka arsip aktif harus tersedia ketika diperlukan.5 Arsip dinamis aktif di setiap organisasi memiliki retensi sendiri-sendiri. Jadi arsip dinamis aktif yang ada di setiap organisasi memiliki retensi yang berbeda. Jika arsip tersebut masih dalam retensi aktif maka arsip itu sudah pasti masih digunakan dalam kelangsungan kerja organisasi tersebut. Jika masa retensi aktif telah habis maka arsip tersebut menjadi inaktif. Arsip dinamis aktif sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Karena arsip aktif sangat mendukung kelangsungan aktifitas suatu organisasi atau 3
Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Kanisius, 1991), hlm. 103.
4
Ibid., hlm.29.
5
Manajemen Kearsipan Dinamis, (Jakarta: Kerjasama Jendral Pendidikan Tinggi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002), hlm. 88.
3
instansi yang terkait. Arsip dinamis aktif menurut penggunaannya merupakan arsip yang masih diperlukan dalam penyelenggaraan kerja. 6 Karena arsip aktif tercipta setiap hari, misalnya surat masuk dan surat keluar. Hal ini sangat dibutuhkan guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas organisasi. Sehingga perlu adanya penanganan dan penataan berkas atau arsip yang didukukng dengan berbagai sarana dan metode agar terjaga ketersediaannya. Penataan berkas tersebut dilakukan agar arsip yang masih digunakan secara langsung dalam setiap kegiatan organisasi akan selalu siap dan cepat diketemukan kembali. Kantor Kecamatan Ngaglik belum pernah digunakan sebagai tempat praktik kerja lapangan oleh mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Arsip yang dimiliki oleh Kecamatan Ngaglik terdiri surat masuk dan keluar dari berbagai macam kegiatan. Penataan arsip dinamis aktif yang ada dengan kondisi tidak teratur. Arsip yang ada menumpuk sehingga untuk melaksanakan penataan akan membutuhkan biaya yang besar. Rancangan proposal ini difokuskan pada tema arsip dinamis aktif yang secara substansial berbeda dengan tema Tugas Akhir sebelumnya. Dari latar belakang tersebut, maka dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: 1.
Bagaimana kondisi arsip dinamis aktif yang ada di Kantor Kecamatan Ngaglik?
6
Ig Wursanto, op.cit., hlm. 28.
4
2.
Bagaimana penataan arsip dinamis aktif yang ada di Kantor Kecamatan Ngaglik?
3.
Apa saja sarana dan prasaran yang digunakan untuk melakukan penataan arsip dinamis aktif di kantor Kecamatan Ngaglik?
4.
Permasalahan apa saja yang dihadapi dalam melakukan penataan arsip dinamis aktif dan cara mengatasinya selama melaksanakan kerja praktik?
B. Tujuan Tujuan penelitian dan praktik kerja lapangan ini yaitu: 1. Untuk mengetahui kondisi arsip dinamis aktif yang ada di Kantor Kecamatan Ngaglik. 2. Untuk mengetahi penataan arsip dinamis aktif yang diterapkan Kantor Kecamatan Ngaglik. 3. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk penataan arsip dinamis aktif di Kantor Kecamatan Ngaglik. 4. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam melaksanakan penataan arsip dinamis aktif di Kantor Kecamatan Ngaglik.
C. Tinjauan Pustaka Dalam mendukung proses penulisan tugas akhir ini dibutuhkan referensi dari beberapa buku. Referensi tersebut disesuaikan dengan tema dan judul yang diambil pada praktik kerja lapangan. Buku yang pertama yaitu buku yang ditulis oleh Basir Barthos dengan berjudul Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, diterbitkan di Jakarta oleh PT. Bumi
5
Aksara. Secara garis besar buku ini membahas mengenai pengertian arsip, peranan kearsipan, pengelolaan arsip, dan tata kearsipan. Pada bab III menjelaskan tentang proses pengaturan dan penyimpanan arsip-arsip secara sistematis yang disebut dengan filing. Selain itu, bab ini juga menjelaskan penyelengaraan filing dengan sistem yang setandar seperti sistem abjad, sistem subyek, sistem geografis, sistem nomor, dan sistem kronologis. Pada bab IX juga menjelaskan cara penataan arsip seperti proses penyimpanan (Filing), pemberian kode (Coding), tunjuk silang (Cross reference cards), penggolongan (Sorting), dan prosedur penyimpanan (Storage). Buku yang kedua yaitu buku yang disusun oleh Ig. Wursanto dengan judul Kearsipan 1, diterbitkan di Yogyakarta tahun 1991 oleh Kanisius. Secara umum buku ini membahas tentang pengertian dan pengelolaan arsip dengan beberapa aspek yang ada, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis aktif, undang-undang yang mengatur pokok-pokok kearsipan, perlindungan arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip. Bab yang membantu dalam penulisan tugas akhir adalah bab V yang membahas asas penyimpanan warkat secara fleksible (aman, awet, efisien, dan luwes) seperti asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran (sentralisasi-desentralisasi). Buku yang ketiga berjudul Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Boedi Martono diterbitkan di Jakarta Tahun 1992. Buku ini secara garis besar membahas tentang peletakan dasar penyimpanan arsip dan perkembangan sistem pemberkasan. Pada bab II menjelaskan tentang penataan arsip dinamis aktif seperti sistem pemberkasan, yaitu yang didasarkan pada sistem
6
angka, sistem abjad, dan sistem masalah. Selain itu buku ini memberitahukan peralatan-peralatan yang digunakan untuk penataan arsip aktif seperti folder, guide, rak lemari, dan filing cabinet. Buku yang keempat berjudul Information and Image Management, Record Syistem Approach yang disusun oleh
Betty R. Ricks, Swafford & Gow
diterbitkan di Ohio pada tahun 1992 oleh South-Western Publishing co. Buku ini menyangkut semua aspek Records Management System. Buku ini secara garis besar membahas tentang Records Management, evaluasi arsip dinamis, mengulas tentang manajemen arsip dinamis, manajemen arsip dinamis inaktif, penciptaan dan pengendalian arsip dinamis, pengaturan dan pengeditan serta program manajemen arsip dinamis. Yang menjadi acuan dalam pelaksanaan penulisan tugas akhir yaitu manajemen arsip dinamis aktif (Active Records). Bab ini mencakup semua tentang arsip dinamis aktif mulai dari asas kearsipan, gambaran kebutuhan dan fasilitas serta pembuatan prosedur penyimpanan arsip aktif secara manual. Prosedur penyimpanan arsip dinamis aktif secara manual menjelaskan secara garis besar tentang proses penyimpanan dan temu balik arsip secara manual tanpa alat bantu mekanis atau otomotif. Proses ini dimulai dengan mengumpulkan arsip dan mengeluarkan arsip, pola pengindeksan dan pemberian kode sampai tunjuk silang untuk memudahkan pencarian arsip.
D. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini yaitu studi pustaka, observasi-partisipasi, dan wawancara. Studi pustaka
7
dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan data dari berbagai sumber bahan pustaka, dan penelusuran literatur atau buku yang berkaitan dengan tema tugas akhir yaitu penataan arsip dinamis aktif. Sumber bahan pustaka didapat dengan cara mencari referensi di berbagai tempat buku baik di perpustakaan yang ada Universitas Gadjah Mada maupun perpustakaan lain di Yogyakarta. Sementara itu, metode observasi yaitu pengumpulan data dan informasi dengan cara pengamatan secara langsung terhadap pelaksanaan penataan arsip dinamis aktif di Kantor Kecamatan Ngaglik. Partisipasi yaitu ikut terlibat secara langsung dalam kegiatan guna mengetahui keadaan yang sebenarnya dalam proses penataan dan mencatat tentang apa yang ditemui dalam tahap penataan arsip dinamis aktif di Kegiatan Kecamatan Ngaglik. Metode terakhir yang digunakan yaitu metode wawancara. Wawancara adalah metode pengumpulan data yang dilakukan melalui tanya jawab langsung dengan pihak yang bersangkutan atau responden. Tujuan wawancara adalah untuk mendapatkan data secara langsung dalam waktu yang singkat dari interviewe (orang yang diinterview) dari interviewer (orang yang menginterview).7 Penulis melakukan wawancara terhadap beberapa narasumber terkait dengan tema yang diambil diantaranya arsiparis dan camat kecamatan Ngaglik. Pertanyaan yang diajukan berhubungan dengan permasalahan yang mengacu pada pokok persoalan.
7
Sukandarrumidi dan Haryanto, Dasar-dasar Penulisan Proposal Penelitian (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2008), hlm. 46.
8
E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir yang berjudul Penataan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Kecamatan Ngaglik terdiri dari empat bab. Dari masing-masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan. Bab satu berupa pendahuluan yang terdiri dari beberapa sub bab yaitu latar belakang dan permasalahan, tujuan penelitian, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistematika laporan. Bab dua menjelaskan tentang gambaran umum Kantor Kecamatan Ngaglik. Dalam bab ini menjelaskan profil Kecamatan Ngaglik, tugas pokok dan fungsi, visi dan misi, serta struktur organisasi kecamatan Ngaglik. Bab tiga membahas mengenai penataan arsip dinamis aktif pada Kantor Kecamatan Ngaglik yang menjadi fokus penelitian dan penulisan tugas akhir. Dalam bab ini memuat tentang kondisi tata kearsipan, sarana dan prasarana penataan, langkah-langkah pelaksanaan penataan arsip dinamis aktif, kendalakendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penataan arsip dinamis aktif. Bab empat berupa penutup yang berisi kesimpulan dan saran.
