1
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan
Dalam penyelenggaraan manajemen kearsipan di suatu instansi, penyusutan arsip berperan penting dalam mengontrol laju pertumbuhan arsip yang telah diciptakan melalui kegiatan sehari-hari, yang jika kegiatan penyusutan tidak dilakukan maka akan berdampak pada penggunaan ruang simpan yang
sulit
dikontrol. Undang-undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 menjelaskan bahwa : Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.1 Dari pengertian di atas, dapat diketahui bahwa kegiatan penyusutan tersebut dilakukan oleh unit pencipta arsip untuk mengetahui arsip mana yang berhak untuk dipindahkan dan arsip mana yang bisa dimusnahkan. Hal
ini bisa
dilaksanakan melalui proses penilaian yang didasarkan pada nilai guna primer dan sekunder arsip dari suatu instansi. Penyusutan arsip sudah diatur dalam Undangundang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 antara lain berkaitan dengan ketentuan JRA (Jadwal Retensi Arsip), disebutkan dalam pasal 47 ayat (b) yang berbunyi : Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara 1
ayat 23.
Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, BAB 1 pasal 1
2
Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan ketentuan pemerintah.2 Selain itu, penyusutan lebih jelas secara teknis disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 tahun 2012, bahwa penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 meliputi kegiatan: a) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan b) Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundanga-undangan; dan c) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.3 Menurut Boedi Martono di dalam bukunya yang berjudul Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah : a) Mendapatkan penghematan dan efisiensi. b) Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif). Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi. c) Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. Penyusutan itu sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara : a) Memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file inaktif. b) Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku. c) Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. 4
2
Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
3
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan Nomor 43 tahun 2009, pasal 52. 4
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Sinar Harapan, 1994), hlm. 39-40 .
3
Penyusutan akan berjalan dengan baik jika menggunakan cara yang benar seperti penjelasan dari M.Nusyirwan, Syafi dan Syafei Mediantara dalam bukunya berjudul Istilah-Istilah Kearsipan dijelaskan sebagai berikut : Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku c) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.5 Buku ini dibuat pada tahun 2001, sebelum adanya Undang-Undang Kearsipan nomor 43 tahun 2009, oleh karena itu penyerahan arsip statis dilakukan langsung kepada Arsip Nasional, namun pada Undang-Undang Kearsipan yang sekarang penyerahan arsip statis bisa kepada Lembaga Kearsipan. Berbeda lagi penjelasan dari Sulistyo Basuki dalam bukunya Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, “proses penyusutan arsip dinamis inaktif memerlukan penalaran, visi yang luas, kajian mendalam atas berbagai nilai kegunaan arsip dinamis”.6 Zulkifli Amsyah, di dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kearsipan menjelaskan bahwa dalam melakukan penyusutan yang dilaksanakan dengan cara pemindahan dan pemusnahan arsip, memiliki beberapa keuntungan antara lain sebagai berikut:
5
M. Nusyirwan dkk, Istilah-Istilah Kearsipan, (Jakarta: Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 2001), hlm. 72. 6
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm. 310.
4
a) Penghematan penggunaan ruangan kantor. b) Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan. c) Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip.7 Maygen F. Daniels dan Timothy Watch, di dalam bukunya menjelaskan mengenai records appraisal sebagai berikut : records appraisal is the process of determining which records created by an organization or institution should be accepted for preservation in an archives. sound appraisal decisions have a direct effect on the holdings of an archival institution and therefore are at the foundation of its work. Penilaian arsip adalah proses menentukan arsip yang dibuat oleh suatu organisasi atau lembaga harus diterima untuk pelestarian dalam arsip. keputusan penilaian arsip memiliki efek langsung pada kepemilikan lembaga arsip dan oleh karena itu berada di dasar pekerjaan itu.8 Penilaian arsip bertujuan untuk melestarikan arsip yang berguna bagi instansi pembuat arsip karena arsip mempunyai dampak langsung atas kepemilikan dan keabsahan instansi. Dari beberapa pengalaman observasi di berbagai instansi, misalnya di Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta tahun 2013 dan Puskesmas Kecamatan Gabus Kabupaten Pati tahun 2012, serta di Perum Perhutani KPH Pati tahun 2013 bulan Juni, masih belum melakukan penyusutan terhadap arsip-arsip yang tercipta dari kegiatan masing-masing instansi tersebut. Hal itu disebabkan oleh banyak faktor, diantaranya pola berfikir yang menganggap penyusutan adalah pemusnahan permanen, serta pemikiran bahwa penyusutan tidak penting 7
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), hlm. 211. 8 Maygen F. Daniels dan Timothy Watch, A Modern Archives Reader : Basic Readings on Archival Theory and Practice,( washington. D.C : National Archives and Records Service, U.S. General Services Administration, 1984), hlm. 55.
5
justru hanya akan menambah pekerjaan. Padahal penyusutan berperan penting dalam siklus manajemen kearsipan, karena jika proses itu tidak dilakukan maka akan terjadi penumpukan arsip di satu titik, hal ini akan mempengaruhi sarana dan prasarana tempat simpan arsip dan juga anggaran dalam pengelolaan arsip itu sendiri. Anggaran instansi merupakan hal yang sensitif dari setiap kegiatan termasuk tentang kearsipan. Hal ini mendorong dipilihnya tema Praktik Kerja Lapangan tentang penyusutan arsip pemilu. Pertimbangan tema ini karena proses penyusutan arsip terdiri dari beberapa cara meliputi pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan yang ketiganya membutuhkan tata cara dan prosedur yang rumit, serta harus mempunyai kekuatan hukum, juga mempertimbangkan unsur-unsur penilaian arsip dan dari segi praktisnya, tema ini dipilih karena dalam proses perkuliahan yang lalu, mendapatkan nilai yang tidak memuaskan. Hal ini yang memotivasi untuk lebih mendalami tentang penyusutan agar dapat menjadi orang yang ahli dan paham bagaimana syarat, prosedur, dalam melakukan penyusutan yang baik dan benar. Berkaitan dengan tema penyusutan, penulis memilki ketertarikan pada arsip pemilu di KPUD Sleman. Alasannya karena arsip substantif dan fasilitatif pada kegiatan pemilu terjadi dalam periode 5 tahun, serta tidak adanya proses pemilihan Gubernur di Daerah Istimewa Yogyakarta. Oleh karena itu, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman dipilih sebagai tempat pelaksanaan PKL. Pemilihan tempat PKL tersebut dengan pertimbangan, banyaknya arsip yang bersifat hukum dan teknis dalam penyelenggaraan pemilu membuat arsip di KPU
6
lebih banyak yang disimpan secara permanen dari pada arsip yang dimusnahkan. Selain itu di KPU memiliki akumulasi arsip yang relatif tinggi saat proses penciptaan, sehingga akan berdampak pada penambahan volume arsip yang dihasilkan. Hal inilah yang menjadikan penulis memilih instansi tersebut, dengan harapan dapat mengetahui kegiatan penyusutan arsip pemilu yang terdapat di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman.
Dari latar belakang di atas dapat dirumuskan beberapa masalah, sebagai berikut:
a) Bagaimana program penyusutan di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman? b) Bagaimana proses penyusutan yang dilakukan di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman? c) Apa sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan penyusutan? d) Apa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penyusutan? B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Tujuan Praktik Kerja Lapangan tentang penyusutan arsip di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman, sebagai berikut : a) Mengetahui sistem penyusutan di instansi tersebut. b) Mengetahui proses dan prosedur penyusutan. c) Mengetahui fasilitas yang digunakan dalam pelaksanaan penyusutan di instansi tersebut. d) Mengetahui kendala yang ditemui dalam pelaksanaan penyusutan.
7
C. Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dibutuhkan proses pengumpulan data untuk mendukung kelengkapan informasi. Dalam mendapatkan data yang akurat dari Praktik Kerja Lapangan digunakan beberapa metode sebagai berikut : 1.
Wawancara Metode yang pertama adalah melakukan wawancara (interview) atau survey. Wawancara dilakukan terhadap narasumber yaitu kepada para pegawai Sub Bagian Umum di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman dan pihak-pihak yang memiliki hubungan baik langsung maupun tidak langsung dengan arsip yang dimiliki oleh Komisi Pemilihan Umum. Wawancara itu dilakukan untuk melakukan tahap penyusutan arsip yang akan disusutkan. Metode ini dilakukan untuk membantu melengkapi data-data dalam analisis penyusutan arsip pemilu di Komisi Pemilihan Umum.
2.
Observasi dan Partisipasi Metode pengumpulan data selanjutnya observasi dan partisipasi adalah kegiatan melakukan pengamatan langsung dan pengumpulan data terhadap proses penyusutan arsip. Dalam observasi melibatkan dua komponen, yaitu pelaku observasi (disebut observer) dan obyek yang diobservasi (disebut sebagai observee). Kegiatan observasi dan partisipasi dilakukan secara bertahap yaitu dengan melakukan penelitian kemudian melakukan pertisipasi langsung terhadap proses penyusutan yang ada di Komisi
8
Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. Metode ini digunakan agar lebih faham dan mengetahui kenyataan dilapangan. 3.
Studi pustaka Metode studi pustaka adalah pengumpulan data dengan menggunakan teori yang ada dari buku-buku sebagai peneleah, dan jurnal serta literature lainnya yang memiliki korelasi dengan masalah yang akan dipecahkan. Metode ini digunakan untuk membantu dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir yang bertema Penyusutan arsip pemilu. Buku yang digunakan adalah Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam manajemen kearsipan oleh boedi Martono, manajemen kearsipan oleh Zulkifli Amsyah, dan Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen karangan Sulistyo basuki, serta A Modern Archives Reader : Basic Readings on Archival Theory and Practice, karangan Maygen F. Daniels and Timothy Watch.
D. Tinjauan Pustaka
Buku yang pertama adalah Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan yang ditulis oleh Boedi Martono diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan di Jakarta tahun 1997. Buku ini membahas tentang program penyusutan arsip yang dimulai dari tujuan dilakukannya penyusutan dan cara-cara pengurangan atau penyusutan baik melalui pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip, penyerahan arsip statis ke arsip nasional dan pemusnahan. Dalam buku ini juga memberikan gambaran tentang jadwal retensi arsip (JRA), serta cara
9
penyusunan JRA yang meliputi inventaris arsip, pendataan non fisik, pendataan sendiri meliputi, isi keterangan arsip, kurun waktu, jumlah atau volume berkas, kegunaan berkas, tingkat akumulasi, frekuensi kegunaan, sistem penataan berkas, sarana penemuan kembali, persyaratan hukum yang berlaku. Sedangkan yang kedua adalah pendataan fisik arsip yang meliputi formulir inventarisasi, pengolahan hasil pendataan (penilaian). Penilaian sendiri meliputi nilai primer dan sekunder.
Buku yang kedua adalah buku karangan Zulkifli Amsyah yang berjudul Manajemen Kearsipan diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama di Jakarta tahun 1991. Buku ini secara garis besar menjelaskan tentang kearsipan. Segala ketentuan kearsipan disajikan dan dijelaskan secara detail, mulai dari pengelolaan sampai pada penyusutan arsip. Bagian yang relevan dengan tema terdapat dalam bab 12. Pada bab tersebut menjelaskan mengenai pemindahan dan pemusnahan arsip. Kedua hal tersebut merupakan proses yang ada dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip. Sehingga akan membantu penulis dalam memahami mengenai penyusutan arsip secara mendalam.
Buku yang ketiga adalah ditulis oleh Sulistyo Basuki yang berjudul Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama di Jakarta tahun 2003. Buku ini membahas tentang penyusutan arsip dinamis, retensi arsip dinamis, tujuan jadawal retensi, efisiensi dan konsistensi temu balik arsip dinamis, keperluan perundang-undangan, perlindungan dan bantuan litigasi. Penilaian arsip dinamis
10
mulai dari penentuan seri arsip dinamis, nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Menyusun jadwal retensi arsip dinamis dengan menentukan persyaratan retensi, penentuan jadwal retensi arsip dinamis. Adanya implementasi yang meliputi persiapan jadwal, penyebaran jadwal retensi, revisi dan tinjau ulang jadwal retensi serta buku pedoman jadwal retensi. Selanjutnya adalah perundangundangan jadwal retensi arsip dinamis yang meliputi pemusnahan arsip dinamis inaktif. Pemusnahan sendiri meliputi pencacahan, pembakaranm pemusnahan kimiawai, pembuburan, pemilihan metode, berita acara pemusnahan. Selanjutnya adalah proses pemindahan ke depo arsip.
Buku keempat yaitu A Modern Archives Reader : Basic Readings on Archival Theory and Practice, karangan Maygen F. Daniels and Timothy Watch, di terbitkan di Washington. D.C tahun 1984 oleh National Archives and Record Service U.S. General Services Adminisrtration. Dalam buku ini membahas tentang manajemen arsip statis. Sedangkan bab yang relevan dengan tema yang diambil terdapat dalam bagian ke-3. Di dalamnya menjelaskan mengenai record appraisal (penilaian arsip dinamis). Penilaian merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang ada dalam pelaksanaan penyusutan. Sehingga pembahasan dalam bagian tersebut akan sangat membantu penulis dalam memahami pelaksanaan penyusutan khususnya dalam hal penilaian.
11
E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari 4 bab antara lain : Bab 1 berisi uraian meliputi Latar Belakang dan Permasalahan yang mendasari dilakukannya Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman dengan tema penyusutan arsip pemilu, tujuan praktek kerja lapangan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistematika penulisan. Bab II berisi uraian meliputi gambaran umum instansi Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. Menjelaskan sejarah singkat instansi, visi dan misi instansi, tugas pokok dan fungsi serta kewenangan, recana strategis instansi, regulasi dan lokasi simpan arsip. Bab III membahas penyusutan arsip pemilu di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. Meliputi gambaran umum arsip pemilu, jenis arsip pemilu, banyaknya arsip pemilu, dan penataan arsip serta dasar hukum yang digunakan. Selanjutnya pelaksanaan penyusutan yang meliputi pemindahan, pemusnahan, penyerahan. Kemudian prosedur penyusutan, sarana dan prasarana, kondisi arsip dan kendala dalam pelaksanaan penyusutan arsip pemilu serta manfaat dari pelaksanaan penyusutan.
Bab IV berisi uraian yang meliputi kesimpulan dan saran, untuk perlu disampaikan kepada instansi bersangkutan dengan tema praktek kerja lapangan yang diambil.
