BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Keberhasilan suatu organisasi baik besar maupun kecil ditentukan oleh interaksi antar sumber daya di dalamnya, salah satunya adalah sumber daya manusia (SDM) yang berperan merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan organisasi. Sumber daya manusia ini dikelola dalam manajemen sumber daya manusia atau sering pula disebut manajemen kepegawaian/personalia yang bertujuan untuk memelihara human relationship yang baik antar individu organisasi, di mana setiap individu berkewajiban memberi kontribusi yang optimal dalam mencapai tujuan organisasi (Manulang, 2006). Pencapaian tujuan ini tidak mudah karena harus didukung oleh berbagai komponen pendukung dalam manajemen sumber daya manusia itu sendiri. Salah satu komponen pendukung dalam manajemen sumber daya manusia adalah data dan informasi yang berhubungan dengan SDM suatu organisasi. Menurut
Handoko
(2001),
perolehan,
penyimpanan,
pemeliharaan
dan
penggunaan informasi sumber daya manusia yang baik, mampu meningkatkan kualitas program suatu organisasi. Sebagian besar organisasi terutama di negara maju telah menyadari pentingnya pemenuhan kebutuhan informasi personalia untuk meningkatkan kualitas kegiatan dan mendukung perubahan programprogram personalia mereka. Dinas Kesehatan Kab. Kolaka merupakan salah satu organisasi kesehatan yang berperan dalam mendukung mutu pelayanan kesehatan di wilayah Propinsi Sulawesi Tenggara. Berdasarkan estimasi Seksi Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Dinas Kesehatan Kab. Kolaka Tahun 2014, jumlah penduduk yang menjadi sasaran pembangunan kesehatan di daerah ini adalah 244.154 jiwa. Sebagaimana yang tertuang dalam visi DKK kolaka, mewujudkan Rakyat Kolaka Sehat, Kuat, Mandiri dan berkeadilan, hal ini mutlak menjadi tanggung jawab semua pihak di jajaran Dinas Kesehatan baik dari pihak manajemen maupun fungsional. Tercatat SDM Lingkup Dinas Kesehatan Kab. Kolaka tahun 2014 sebanyak 579 orang, terdiri dari 526 orang Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang
1
2
terdistribusi pada Dinas Kesehatan sebanyak 76 orang, unit pelaksana teknis daerah (UPTD) Laboratorium Kesehatan 8 orang, UPTD Instalasi Farmasi 13 orang, UPTD Akademi Keperawatan 18 orang dan di 12 Puskesmas sebanyak 465 orang dan dibantu dengan 53 orang Pegawai Tidak Tetap (PTT) (Dinas Kesehatan Kab. Kolaka, 2014). Berdasarkan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) di Dinas Kesehatan Kab. Kolaka, pengelolaan SDM lingkup Dinas Kesehatan menjadi tanggung jawab Sub Bagian Kepegawaian. Meliputi pelayanan administrasi kepegawaian seperti proses kenaikan pangkat, proses kenaikan gaji berkala, proses cuti pegawai, usulan kebutuhan dan penempatan pegawai, pindah pegawai, pembinaan disiplin pegawai, pengelolaan PTT baik pusat maupun daerah, pengelolaan data kepegawaian serta layanan informasi kepegawaian bagi unit yang membutuhkan. Unit yang membutuhkan data dan informasi kepegawaian bukan saja dari bagian internal Dinas Kesehatan sendiri tapi juga dari eksternal Dinas Kesehatan. Bagian internal Dinas Kesehatan
seperti
Seksi Pengembangan Sistem Informasi
Kesehatan yang menggunakan data keadaan SDM berdasarkan ketenagaan dan pendidikan untuk data pembuatan profil kesehatan Kab. Kolaka, Subag Perencanaan dan Keuangan menggunakan data keberadaan tenaga paramedis dan nonparamedis untuk data penetapan rencana anggaran insentif SDM paramedis dan non paramedis, Seksi Upaya Kesehatan Dasar terkait data keberadaan tenaga bidan untuk pemantauan lokasi tenaga bidan yang bertugas di desa. Bagian eksternal Dinas Kesehatan yaitu instansi pemerintah daerah yang lain, seperti Badan Kepegawaian Daerah, Badan Kesejahteraan Keluarga Berencana Nasional dan lain-lain. Mengelola SDM Dinas Kesehatan Kab. Kolaka yang berjumlah 579 orang dengan berbagai urusan kepegawaian yang beragam, bukan merupakan hal yang mudah bagi Subag Kepegawaian. Selama ini, pemenuhan permintaan data dan informasi baik dari internal maupun eksternal Dinas Kesehatan sering terhambat akibat tidak mutakhirnya data yang dimiliki. Hal ini menyebabkan permintaan data dan informasi tidak dapat dipenuhi tepat waktu, serta menghabiskan waktu yang lama. Selain itu, layanan administrasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat
3
dan kenaikan gaji berkala yang kadang terlambat, juga distribusi tenaga di unitunit pelayanan tidak terkoordinir dengan baik, terdapat puskesmas dengan jumlah tenaga yang sangat sedikit dan puskesmas dengan jumlah tenaga yang sangat banyak dan bahkan pengembangan karier pegawai sering tidak terkontrol. Selain itu, pengarsipan berkas pegawai dengan map yang disimpan di beberapa rak memperlihatkan data yang kurang lengkap dan tidak aman. Pencarian map data pegawai pun agak sulit dilakukan akibat map yang tidak tertata dengan baik. Hal ini diperparah dengan banyaknya map data pegawai yang hilang akibat rehabilitasi gedung Dinas Kesehatan pada tahun 2009. Yogaswara (2010) menyebutkan bahwa pengolahan administrasi secara manual memiliki banyak kelemahan, diantaranya menyita waktu dan proses penyampaiannya lambat. Karena itu, seiring dengan kemajuan teknologi terutama teknologi informasi (internet, perangkat lunak, dan lain-lain), sistem manual ini sangat perlu dan mendesak untuk diubah ke metode digital sehingga menghasilkan pengelolaan yang baik dan dapat menghasilkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat melalui sistem informasi yang terkomputerisasi. Hal ini didukung oleh Manulang (2006) bahwa suatu organisasi hanya dapat berkembang dan terus hidup bilamana organisasi selalu tanggap terhadap perubahan lingkungan, teknologi dan ilmu pengetahuan. Perkembangan zaman yang membuat orang semakin familiar dengan teknologi informasi menjadi kesempatan untuk mencoba sebuah inovasi dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian di Dinas Kesehatan yang memadai agar tercipta sistem informasi dan pelayanan yang baik sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tingkat nasional. Dukungan sistem informasi merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan pelayanan kepegawaian. Kebutuhan ini jadi semakin diperlukan karena tenaga manusia menjadi terbatas untuk melakukan tugas–tugas kepegawaian yang cukup banyak. Penelitian oleh Ball, 2001; Lippert & Swiercz, 2005; Troshani, Jerram, & Gerrard (2010) menyebutkan bahwa sistem informasi sumber daya manusia (Human Resources Information Systems/HRIS) menjadi kian penting dan diandalkan untuk membantu organisasi modern dalam mengelola aset sumber daya manusianya secara efektif apapun ukuran perusahaannya (Hussain, Wallace,
4
& Cornelius, 2007) karena menurut (Hendrickson, 2003) HRIS merupakan tulang punggung dari fungsi Manajemen SDM kontemporer. Hanya saja pengadopsian sistem informasi sumber daya manusia masih merupakan fenomena yang kurang diteliti (Troshani, Jerram, & Rao Hill, 2011). Ankrah & Sokro (2012) menyatakan bahwa adopsi dan penggunaan HRIS memiliki pengaruh yang besar dan positif pada Cost and Time Savings (CTS) dan Decision Making Contribution (DMC). Pada dasarnya, organisasi yang mengalihkan upaya bersama menuju adopsi dan penggunaan HRIS memiliki kemungkinan tinggi mengurangi biaya dan menghemat waktu sehingga departemen SDM dapat mengalihkan perhatian untuk menyediakan analisis yang lebih baik terhadap data yang ada saat ini serta penggunaan HRIS secara kreatif untuk memberikan data yang lebih baik dan lebih akurat yang menjadi dasar keputusan strategis (Aston, Lowery, & Johns, 2005) Inovasi pengembangan sistem informasi kepegawaian diharapkan dapat menyediakan informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan untuk membantu manajemen sumber daya manusia lingkup Dinas Kesehatan Kab. Kolaka, karena meskipun sistem informasi kepegawaian telah ada sejak tahun 2000 dari Departemen Kesehatan yang diberi nama SIMKA. Namun SIMKA ini tidak pernah dimanfaatkan di Dinas Kesehatan Kab. Kolaka, dan menurut penelitian Indrayadi (2010) SIMKA sudah tidak memenuhi kebutuhan bisnis organisasi Dinas Kesehatan saat ini sehingga perlu dikembangkan. Selama ini Subag Kepegawaian hanya menggunakan SIMPEG online yang diberikan oleh Kementerian Kesehatan sejak tahun 2009, untuk keperluan data pemerintah pusat dalam mengelola administrasi Tenaga Dokter/Dokter Gigi/Bidan PTT pusat yang melaksanakan tugas di Wilayah Kab. Kolaka. Salah satu hal yang sangat penting menurut penganut cara pandang struktur organisasi inovatif yang mengalihkan pengelolaan sistem informasi dari sentralistik ke desentralistik mengenai peran sistem informasi bagi organisasi adalah bahwa unit sistem informasi harus berinteraksi dengan pengguna maupun vendor. Interaksi ini dimaksudkan agar sumber daya informasi dapat
5
dikembangkan, berkelanjutan dan output yang dihasilkan relevan dengan kebutuhan pengelolaan SDM (McLeod & Schell, 2008) Berdasarkan uraian di atas, maka penelitian tentang pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian Dinas Kesehatan Kab. Kolaka perlu dilakukan. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan masalah dari penelitian ini adalah “Bagaimanakah sistem informasi kepegawaian yang sesuai dengan kebutuhan Dinas Kesehatan Kab. Kolaka?” C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengembangkan sistem informasi kepegawaian yang sesuai dengan kebutuhan Dinas Kesehatan Kab. Kolaka. 2. Tujuan Khusus a. Mengidentifikasi input yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi kepegawaian. b. Mengidentifikasi output yang dibutuhkan sebagai keluaran informasi dari sistem informasi kepegawaian. c. Membuat desain proses sistem informasi kepegawaian Dinas Kesehatan Kab. Kolaka. d. Menghasilkan prototipe sistem informasi kepegawaian Dinas Kesehatan Kab. Kolaka. D. Manfaat Penelitian Dengan tercapainya tujuan penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat, yaitu sebagai berikut: 1. Bagi Dinas Kesehatan a. Mempercepat proses kerja di Kepegawaian dalam meningkatkan kinerja pelayanan SDM Lingkup Dinas Kesehatan Kab. Kolaka.
6
b. Mendukung pihak manajemen di Dinas Kesehatan Kab. Kolaka dalam mengambil keputusan terkait SDM Lingkup Dinas Kesehatan Kab. Kolaka. 2. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan Sebagai referensi pustaka hasil penelitian khususnya mengenai pengembangan sistem informasi manajemen kesehatan ditinjau dari aspek ketersediaan data dan informasi sumber daya kesehatan. E. Keaslian Penelitian Beberapa penelitian yang telah dilakukan berhubungan dengan pengembangan sistem informasi manajemenen kepegawaian antara lain adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan Prototipe Sistem
Informasi
Manajemen Kepegawaian
(SIMKA) Berbasis Open Source di Dinas Kesehatan Kota Pariaman Tahun 2007 oleh Alamsyah (2008) yang bertujuan mengembangkan prototipe SIMKA berbasis open source untuk meningkatkan monitoring kepegawaian di Dinas Kesehatan Kab. Pariaman. Perbedaan dengan penelitian ini adalah pada penelitian Alamsyah melakukan pengamatan pada konsep interaksi manusia dengan komputer terhadap aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian yang telah ada, namun aplikasi ini belum dimanfaatkan secara optimal. Sedangkan penelitian ini melakukan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang baru untuk direkomendasikan secara perlahan-lahan menggantikan sistem yang lama yang masih menggunakan aplikasi pengolahan data manual. 2. Sistem Informasi Eksekutif dengan Alerting System pada Prototipe SIMKA di Dinas Kesehatan Provinsi Riau oleh (Suryani, 2009) yang bertujuan untuk memperkuat prototype aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMKA) dengan penambahan fasilitas sistem peringatan dalam mendukung sistem pengambilan keputusan. Perbedaan dengan penelitian ini adalah pada penelitian Suryani lebih menekankan pada alerting system yang dapat membantu staf kepegawaian dalam mengontrol pengembangan karier pegawai, sedangkan penelitian ini mencoba menggali kebutuhan pengguna di
7
Dinas Kesehatan dan mendefinisikan kebutuhan tersebut ke dalam bentuk prototipe
sistem
informasi
kepegawaian
yang
sewaktu-waktu
dapat
dikembangkan lagi menjadi sistem yang lebih lengkap untuk mendukung manajemen kepegawaian di Dinas Kesehatan Kab. Kolaka. 3. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Kapuas oleh Indrayadi (2010) yang bertujuan untuk membuat
perencanaan
pengembangan
sistem
informasi
manajemen
kepegawaian yang dapat memenuhi kebutuhan informasi dan pelayanan kepegawaian dengan penambahan fitur layanan kepegawaian rutin yang menghasilkan beberapa produk administrasi kepegawaian. Produk tersebut bermanfaat
untuk
peningkatan
manajemen
pelayanan
administrasi
kepegawaian di Dinas Kesehatan Kab. Kapuas. Penelitian Indrayadi melakukan analisis Sistem Informasi Kepegawaian yang telah ada dengan menggunakan kerangka kerja sebagai pedoman dalam mengembangkan fiturfitur layanan kepegawaian yang belum ada di aplikasi sistem tersebut. Perbedaan dengan penelitian ini adalah penelitian ini melakukan analisis kebutuhan organisasi untuk mengembangkan sistem yang baru dalam menunjang proses pelayanan di Kepegawaian.
