1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap organisasi pemerintahan mulai dari tingkat kedudukan yang tertinggi hingga tingkat kedudukan terendah yaitu desa atau kelurahan menghasilkan informasi sebagai bukti kegiatan administrasi terutama administrasi di bidang pemerintahan. Bukti kegiatan tersebut terekam dalam berbagai media seperti media kertas dan elektronik. Bukti kegiatan yang terekam di media tersebut disebut sebagai arsip. Arsip memiliki berbagai peranan didalam penyelenggaraan pemerintahan terutama untuk mempermudah jalanya pengawasaan pemerintahan, mempermudah pelayanan publik dan pengambilan kebijakan pimpinan organisasi pemerintahan. Peranan arsip tersebut membuktikan bahwa arsip memiliki arti penting. Arsip memiliki arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaran administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia serta merupakan bahan pertanggung jawaban terhadap generasi yang akan datang.1 Oleh karena itu,
pemeliharaan dan pengelolaan arsip yang baik perlu
dilaksanakan di tiap-tiap organisasi baik swasta maupun organisasi pemerintahan karena selama organisasi melaksanakan tugas dan fungsinya, arsip akan selalu tercipta sehingga arsip akan selalu meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah
1
Ig. Wursanto, Kearsipan II.(Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm 207.
2
arsip apabila tidak diimbangi dengan penataan yang baik akan menimbulkan berbagai masalah sehingga dibutuhkan kegiatan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan bagian dari Record Continuum Model. Record continuum model merupakan tahapan-tahapan mengenai daur hidup arsip. Meninjau daur hidup arsip melalui Record Continuum Model yang terdiri dari beberapa tahapan yaitu penciptaan, penggunaan, penyusutan, akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses arsip, penyusutan merupakan kegiatan yang menjembatani antara Record Manajemen dengan Archive Manajemen. Sehingga dapat disimpulkan bahwa penyusutan yaitu suatu kegiatan mengurangi jumlah volume arsip yang dilakukan untuk menyeimbangkan jumlah arsip dan mempermudah pengelolaan arsip dinamis aktif, inaktif, dan statis. Penyusutan juga merupakan upaya penyelamatan memori kolektif suatu organisasi sehingga penyusutan arsip merupakan suatu kegiatan yang penting didalam kegiatan kearsipan. Tanpa adanya penyusutan, pengelolaan arsip dinamis aktif menjadi tak terkendali sehingga mengakibatkan terjadi ketidakefisiensian diberbagai hal terutama biaya, waktu, dan tenaga. Undang-undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan mejelaskan bahwa : Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis pada lembaga kearsipan2 Tata cara penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip.
Dilakukannya penyusutan arsip memiliki beberapa tujuan
guna mempermudah pengelolaan arsip dinamis. 2
Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.
3
Tujuan penyusutan arsip adalah a) mendapatkan penghematan dan efisiensi, b) pendayagunaan arsip aktif dan inaktif, c) mempermudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi, d) penyelamataan bahan bukti kegiatan organisasi.3 Kegiatan penyusutan akan terselenggara dengan baik apabila melakukan penilaian sebelum menentukan masa retensi dan nasib akhir suatu arsip. Penilaian merupakan kegiatan yang wajib dilakukan didalam penyusutan arsip. Penilaian dapat dilakukan dengan mempertimbangkan isi yang terkandung didalam Jadwal Retensi Arsip maupun menggunakan metode penilaian makro dan mikro yaitu dengan menganalisa aspek nilai guna suatu arsip dan menganalisa struktur tugas pokok serta fungsi organisasi. Bagi instansi yang telah memiliki Jadwal Retensi Arsip dapat menggunakan Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman didalam melaksanakan penilaian arsip. Pada peraturan Kepala ANRI No 25 Tahun 2002 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip dijelaskan bahwa Pencipta Arsip yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip dalam melakukan pemusnahan mengikuti prosedur pemusnahan arsip sesuai dengan PP 28 Tahun 2002 pasal 66. Di keluarkanya peraturan tersebut dapat diartikan bahwa pencipta arsip yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip tetap dapat melaksanakan penyusutan arsip yaitu dengan melakukan penilaian arsip berdasar metode makro dan mikro. Pada kenyataan yang terjadi di Indonesia banyak organisasi terutama organisasi pemerintahan yang belum sadar mengenai arti penting penyusutan arsip terutama penyusutan arsip berdasarkan pada proses penilaian yang jelas. Penilaian didalam 3
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis.(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), hlm 32.
4
penyusutan arsip yang sering diterapkan di beberapa organisasi di Indonesia terkadang hanya sebuah penilaian secara sederhana tanpa didasarkan pada pertimbangan Jadwal Retensi Arsip maupun kedua aspek tersebut.
Keadaan
tersebut menggambarkan bahwa banyak organisasi yang masih menerapkan penyusutan dan penilaian arsip dengan sederhana tanpa didasari aspek yang jelas. Penerapan penilaian arsip yang demikian biasa disebut dengan penerapan penilaian dengan menggunakan metode tradisional. Penilaian secara tradisional merupakan penilaian arsip secara subjektif atau dapat dikatakan sebagai penilaian berdasarkan feeling (perasaan) tanpa didasari pertimbangan nilai guna arsip dan analisis fungsi organisasi. Metode penilaian tradisional memiliki kelemahan didalam kegiatan penilaian yaitu salah satunya adalah rawan terjadi kesalahan dalam penilaian seperti salah menentukan nasib akhir suatu arsip. Penilaian yang baik dapat didasarkan kepada pertimbangan nilai guna dan analisis tugas pokok serta fungsi organisasi. Schellenberg menjelaskan mengenai metode penilaian mikro dalam bukunya yang berjudul Modern Archives: Principles and Techniques bahwa Record Based Analisis (Analisis Dasar Record) atau yang biasa disebut dengan metode penilaian micro (micro appraisal) merupakan penilaian berdasar nilai guna record. Penilaian secara micro tersebut dilakukan dengan menganalisa nilai guna arsip. Berikut merupakan beberapa kriteria penilaian nilai guna arsip yang sering digunakan meliputi :
5
ALFRED, singkatan dari Administrative Value, Legal Value, Financial Value, Research Value, Educational Value, Documentary Value4 Nilai guna dapat mengukur sejauh mana kontribusi arsip tersebut pada organisasi yang bersangkutan maupun masyarakat luas. Sedangkan Macro Appraisal (penilaiaan makro) dapat diimplemntasikan pada instansi dengan melakukan pertimbangan analisis tugas pokok dan fungsi organisasi. Penilaian makro dengan menganalisis tugas pokok dan fungsi organisasi dilakukan untuk mengetahui sejarah organisasi tugas pokok dan fungsi organisasi. Serta dengan melakukan penilaian makro dapat mengetahui fungsi substantif dan fasilitatif suatu organisasi dengan melihat struktur organisasi tugas pokok dan fungsinya. Meninjau kembali permasalahan yang sering terjadi di Indonesia khususnya mengenai penerapan penyusutan dan penilaian arsip, banyak organisasi pemerintahan yang kurang memahami cara penilaian dan penyusutan arsip yang baik seperti yang terjadi pada organisasi pemerintahan yaitu pemerintah desa atau kelurahan. Pemerintah Desa Caturtunggal merupakan organisasi pemerintahan terendah di bawah Kecamatan Depok. Selain menjalankan roda pemerintahan, Pemerintah Desa Caturtunggal juga melaksanakan kegiatan kearsipan. Selama menjalankan tugas dan fungsi organisasinya, Pemerintah Desa Caturtunggal menghasilkan berbagai macam arsip. Arsip-arsip yang tercipta didalam kegiatan administrasi sebagian besar merupakan arsip bentuk tekstual. 4
212.
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan.(Jakarta:PT Gramedia, 1988), hal
6
Penciptaan arsip yang terus meningkat didalam kegiatan administrasi yang dijalankan Pemerintah Desa Caturtunggal, mengakibatkan banyak permasalahan didalam jalanya kegiatan administrasi di Pemerintah Desa Caturtunggal. Penumpukan
arsip
di
tiap-tiap
bagian
seperti
Bagian
Pemerintahan,
Kemasyarakatan, Pembanguan, Keuangan, Pelayanan Umum menjadi bukti nyata bahwa kegiatan reproduksi arsip perlu diimbangi dengan kegiatan penyusutan arsip agar pengelolaan dan penataan menjadi lebih mudah. Penumpukan arsip yang terjadi di organisasi pemerintahan tersebut berdampak pada kegiatan administrasi yang terselenggara seperti menghambat kegiatan administrasi tiaptiap bagian karena hilangya suatu informasi penting yang terjadi akibat hilangnya suatu arsip, selain itu juga berdampak dalam kegiatan pengambilan kebijakan. Untuk
menyelesaiakan
permasalahan
tersebut
Pemerintah
Desa
Caturtunggal sudah seharusnya melaksanakan kegiatan penyusutan arsip namun berbagai macam kendala seperti kurangnya tenaga kearsipan yang mengetahui pengelolaan arsip yang benar menjadi masalah utama yang dihadapi Pemerintah Desa Caturtunggal. Kurangnya pengetahuan pamong desa didalam pengelolaan arsip juga menjadi masalah yang dihadapi Pemerintah Desa Caturtunggal saat ini. Meski telah memiliki buku pedoman didalam pelaksanaan kearsipan yaitu seperti SKPD Manual Desa Caturtunggal, dan buku Petunjuk Teknis Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa namun isi yang terkandung di dalamnya belum sepenuhnya diaplikasikan dalam kegiatan kearsipan di Pemerintah Desa Caturtunggal terutama mengenai tata cara penyusutan arsip yang benar dan sesuai prosedur.
7
Kompleksnya permasalahan yang dihadapi Pemerintah Desa Caturtunggal dalam pengimplementasian kegiatan kerasipan di dalamnya, sehingga membuat penulis tertarik untuk mengangkat tema “Penilaian dan Penyusutan Arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta”. Menganalisa permasalahan yang terjadi di Pemerintah Desa tersebut sehingga dirumuskan masalah mengenai kegiatan penyusutan arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai berikut : 1) Bagaimana kegiatan penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta; 2) Pedoman apa yang digunakan didalam melaksanakan penilaian arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta; 3) Kendala apa yang terjadi pada kegiatan penyusutan di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta; 4) Manfaat apa yang didapat dari adanya kegiatan penilaian dan penyusutan arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan diadakannya Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Pemerintah Desa Caturtunggal adalah untuk memperoleh data dan informasi yang kongret mengenai kegiatan kearsipan di organisasi pemerintahan tersebut terutama mengenai kegiatan penilaian dan penyusutan arsip. Selain itu diadakanya Praktik
8
Kerja Lapangan ini bertujuan untuk mengetahui struktur organisasi, tugas pokok, dan fungsi yang terdapat di Pemerintah Desa Caturtunggal. Mengetahui sejauh mana pelaksanaan kegiatan penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan di Pemerintah Desa Caturtunggal. Mengetahui bagaimana tata cara dan alur kegiatan penyusutan arsip baik tata cara pemindahan, penyerahan serta pemusnahan arsip. Serta dengan Praktik Kerja Lapangan ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana manfaat yang diambil dengan adanya kegiatan penilaian dan penyusutan arsip didalam kegiatan administrasi yang berlangsung di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
C. Metode Pengumpulan Data Didalam mengumpulkan data dan informasi yang menunjang kegiatan penulisan serta penyusunan Laporan Tugas Akhir ini , penulis menggunakan beberapa metode yaitu metode observasi partisipan, metode wawancara, dan metode studi literatur (Studi Pustaka). 1. Metode Observasi Metode pertama yang dilakukan adalah observasi. Observasi merupakan metode yang paling efektif dan efisien dalam mencari data yang kongret. Observasi yang dilakukan oleh penulis adalah observasi partisipan. Observasi pertisipan bukan hanya sekedar kegiatan pengamatan mengenai kegiatan penyusutan yang dilakukan, melainkan ikut terlibat secara langsung didalam kegiatan penilaian dan penyusutan arsip yang berlangsung di Pemerintahan Desa Caturtunggal. Observasi partisipan
9
bertujuan untuk mempermudah penulis memperoleh data dan informasi yang kongret mengenai kegiatan penilaian dan penyusutan arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal. 2. Wawancara Metode kedua yang diterapakan oleh penulis adalah dengan wawancara. Wawancara merupakan suatu metode memperoleh informasi secara lisan dan langsung kepada sumber yang bersangkutan. Wawancara dilakukan penulis dengan berdialog langsung dan tanya jawab kepada pihak yang bersangkutan. Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait didalam proses kegiatan penilaian dan penyusutan arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal seperti Sekertaris Desa, pegawai arsip dan beberapa sumber lainya.
Dilakukanya metode wawancara adalah guna
mempermudah pengambilan data dan informasi untuk menambah referensi dari data yang diperoleh selama kegiatan observasi. 3. Studi Literatur Metode ketiga adalah dengan studi literatur atau studi pustaka. Studi literatur dilakukan penulis dengan mengambil meteri-materi berupa konsep, teori dan gagasan ide para tokoh mengenai kegiatan kearsipan khususnya kegiatan penilaian dan penyusutan arsip. Dilakukanya study literature bertujan untuk menambah referensi pengetahuan mengenai kegiatan kearsipan, dan melihat perbandingan mengenai teori-teori, ataupun metode yang terangkum di dalamya dengan keadaan nyata yang terjadi di instansi tersebut
10
D. Tinjauan Pustaka Sebagai penunjang untuk menulis Laporan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa bahan pustaka sebagai materi pendukung, dan pelengkap. Bahan pustaka yang digunakan oleh penulis merupakan bahan pustaka yang paling relevan dengan tema yang diambil oleh penulis dan dijadikan bahan kajian materi penyusutan dan penilaian arsip untuk menunjang penulisan. Bahan pustaka tersebut antara lain: Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, Archival Appraisal, Modern Archives: Principles and Technicues dan Kearsipan II. Buku pertama adalah Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, ditulis oleh Boedi Martono diterbitkan pada Pustaka Sinar Harapan tahun 1990. Didalam buku tersebut dijelaskan mengenai penyusutan arsip secara keseluruhan, meliputi teori penyusutan, manfaat penyusutan, tujuan penyusutan dan penilaian arsip yang ditinjau dari beberapa nilai guna seperti nilai guna primer dan skunder. Isi dalam buku tersebut menambah pemahanan bahwa didalam penyusutan arsip diperlukan adanya penilaian yang dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam kegiatan penyusutan arsip . Di dalam latar belakang telah dijelaskan mengenai penilaian arsip termasuk didalamnya mengenai metode penilaian arsip yang diterapkan didalam kegiatan penilaian arsip, untuk mengembangkan pembahasan tersebut digunakan buku kedua yaitu Archival Appraisal yang ditulis oleh Frank Boles tahun 1991. Frank Boles menjelaskan didalam kegiatan penyusutan arsip perlu dilakukan adanya penilaian baik penilaian yang dilihat dari sudut pandang nilai guna
11
maupun fungsi organisasi. Isi dari buku tersebut menerangkan dengan detail mengena kedua metode penilaian tersebut, yaitu mengenai metode penilaian mikro dan makro. Teori mengenai pembahasan penilaian yang ditulis didalam buku Archival Appraisal dapat dikembangkan lebih lanjut dengan meninjau buku ketiga yaitu Modern Archives: Principles and Technicues yang ditulis oleh T.R Schellenberg dan diterbitkan oleh Chicago University Press tahun 1956. Schellenberg membahas lebih detail mengenai teori penilaian micro, yang didasarkan pada analisis nilai guna arsip terhadap suatu organisasi. Prinsip pendekatan yang dikemukakan oleh T.R.Schelenberg didasarkan pada dua nilai record yaitu nilai primer dan skunder. Sehingga, buku ini menjadi bahan informasi yang relevan dan membantu dalam pembahasan mengenai penilaian didalam kegiatan penyusutan arsip teutama mengenai pelengkapan konsep penilaian arsip secara mikro. Buku keempat adalah Kearsipan II, yang ditulis Ig Wursanto diterbitkan oleh Kanisius tahun 1991, yang membahas lebih mengenai mengenai Jadwal Retensi Arsip dan inventarisasi arsip yang sangat bersinggungan dengan kegiatan penyusutan terutama penilaian arsip. Selain penilaian berdasarkan dua metode yaitu mikro dan makro pedoman penggunaan Jadwal Retensi Arsip sebagai bahan pertimbang nasib akhir arsip merupakan proses dari penilaian arsip. Isi didalam buku tersebut menekankan pada penggunaan Jadwal Retensi Arsip sebagai alat bantu dan pedoman didalam melakukan penyusutan. Penulis menggunakan buku tersebut sebagai bahan materi pelengkap mengenai penilaian arsip dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip, karena untuk melakukan sebuah
12
penilaian arsip bukan hanya mempertimbangkan nilai guna dan fungsi organisasi kegiatan penyusutan tetapi juga didasarkan pada pertimbangan Jadwal Retensi Arsip yang digunakan suatu instansi untuk dijadikan sebagaia alat penentu dalam menentukan nasib akhir arsip. Sehingga secara buku ini relevan dengan tema penilaian dan penyusutan arsip tersebut.
E. Sistematika Penulisan Untuk lebih memahami materi yang terkandung didalam Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Penilaian dan Penyusutan Arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta”, laporan ini dibagi menjadi empat bab tiap bab saling berkaitan antara satu dengan yang lainya. Berikut adalah isi didalam Laporan Tugas Akhir ini: Bab 1 merupakan pendahuluan yang terdiri dari beberapa subbab yaitu Latar Belakang Permasalahan, Tujuan Praktik Kerja Lapangan, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Latar Belakang dan Permasalahan berisi uraian alasan penulis memilih tema tersebut dan didalamnya terdapat rumusan masalah yang dijadikan acuan oleh penulis untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan. Subbab berikutnya merupakan Tujuan Praktik Kerja Lapangan yang meliputi perumusan dari tujuan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Didalam memperoleh data dari tujuan yang telah dirumuskan penulis menggunakan beberapa metode atau cara memperoleh data dan informasi hal tersebut telah teruraiakan didalam subbab Metode Pengumpulan Data. Selain itu
13
untuk menunjang pengembangan data yang telah diperoleh, penulis menggunakan beberapa buku yang relevan dengan tema pembahasan yang dijadikan acuan atau sumber referensi materi, konsep, dan teori, penjelasan mengenai bahan referensi tersebut dijelaskan pada subbab Tinjauan Pustaka. Bab II merupakan gambaran mengenai Pemerintah Desa Caturtunggal, didalamnya terdapat beberapa subbab yaitu subbab yang membahas mengenai sejarah singkat Pemerintah Desa Caturtunggal dari awal terbentuk hingga sekarang, Subbab selanjutnya membahas mengenai Visi Misi dan Tujuan Fungsi Pemerintah Desa Caturtunggal, Pembahasan Struktur Organisasi Pemerintah Desa Caturtunggal, serta didalamnya terdapat pula subbab yang khusus membahas mengenai Lokasi Pemerintah Desa Caturtunggal serta subbab yang membahas mengenai Organisasi Kearsipan yang ada didalam Pemerintah Desa Caturtunggal. Bab III merupakan inti dari keseluruhan dan sekaligus menguraiakn pembahasan mengenai isi yang terkandung pada bab-bab sebelumnya. Bab III merupakan pembahasan mengenai permasalahan yang terjadi pada saat melaksanaan Praktik Kerja Lapangan. Bab ini terdiri dari tiga subbab yaitu Keadaan Pengelolaan Arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal, Proses Penyusutan Arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal, dan Kendala Penyusutan Arsip. Pada subbab pertama yaitu mengenai keadaan pengelolaan arsip yang terjadi di Pemerintah Desa Caturtunggal, mulai dari awal penciptaan arsip, penyimpan hingga penyusutaan arsip yang merupakan inti dari permaslaahan pokok. Subbab kedua mengenai proses penyusutan yang dilakukan di Pemerintah Desa Caturtunggal mulai dari penilaian, pemindahan, hingga, pemusnahan arsip.
14
Subbab ketiga dan keempat membahas mengenai kendala yang terjadi saat proses penilaian dan penyusutan arsip. Bab IV merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan dari bab-bab sebelumnya akan terangkum dalam Bab IV termasuk mengenai manfaat dari di adakanya penilaian dan penyusutan arsip. Saran dan ide penulis disampaikan didalam bab terakhir ini.
