BAB 6 PERENCANAAN DETAIL CORPORATE EVENT 6.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat menyusun perencanaan detail sebuah CE, berdasarkan perencanaan global yang telah dibuat. 6.2 Perencanaan Detail Dari pembahasan sebelumnya diketahui bahwa perencanaan detail adalah tindak lanjut dari perencanaan global. Oleh karena itu penyusunan rencana detail harus didasarkan atau mengacu pada rencana global. Acuan yang digunakan adalah meliputi: 1.
Pihak yang bertanggung-jawab untuk membuat rencana detail.
Pihak yang bertugas menyusun rencana detail adalah penitia pelaksana. Jadi siapa saja yang bertugas atau bertanggung-jawab untuk menyusun rencana detail? Jjika melanjutkan contoh pada bab sebelumnya, dapat dilihat pada Tabel 4.3 Penyusunan Struktur Panitia. Pada tabel tersebut diketahui bahwa struktur panitia pelaksananya terdiri dari: a. Tempat b. Konsumsi c. Publikasi d. Lomba e. Sekretariat 2.
Lingkup Tugas atau Aktivitas yang Harus Direncanakan
Lingkup tugas atau aktivitas yang direncanakan disesuaikan dengan perencanaan global. Secara rinci dapat dilihat pada Gambar 2.1 Perencanaan Kerja Corporate Event. Dari gambar tersebut dapat diketahui Lingkup Tugas atau Aktivitas yang harus direncanakan oleh masing-masing panitia pelaksana adalah sebagai berikut: a.
Tempat Lingkup perencanaan yang harus dibuat oleh Sie Tempat adalah meliputi: 46
a.1 Perencanaan Detail & Anggaran a.2 Pengurusan Tempat a.3 Koordinasi Keamanan a.4 Pelaporan Sie b. Konsumsi Lingkup perencanaan yang harus dibuat oleh Sie Konsumsi adalah meliputi: b.1 Perencanaan Detail & Anggaran b.2 Penyiapan Konsumsi b.c Pelaporan Sie c.
Publikasi Lingkup perencanaan yang harus dibuat oleh Sie Publikasi adalah meliputi: c.1 Perencanaan Detail & Anggaran c.2 Publikasi c.3 Pelaporan Sie
d. Lomba Lingkup perencanaan yang harus dibuat oleh Sie Lomba adalah meliputi: d.1 Perencanaan Detail & Anggaran d.2 Penyiapan Yuri Cerdas Cermat d.3 Pertemuan Teknis d.4 Babak Penyisihan d.5 Babak Final d.6 Penutupan d.7 Pelaporan Sie e.
Sekretariat Lingkup perencanaan yang harus dibuat oleh Sie Sekretariat adalah meliputi: e.1 Perencanaan Detail & Anggaran e.2 Pendaftaran Peserta e.3 Penyiapan Hadiah e.4 Pelaporan Umum 47
e.5 Pelaporan Sie 3.
Menyusun Rencana Detail Penyusunan rencana detail dilakukan dengan cara mendeskripsikan kebutuhan masingmasing lingkup perencanaan. Untuk mendeskripsikan kebutuhan lingkup tugas dapat dilakukan dengan pola pertanyaan 5 W + 1 H, sebagai berikut: a. What, kebutuhan apa saj yang harus direncanakan oleh panitia pelaksana b. Who, untuk siapa kebutuhan itu diperlukan. Seperti pada Perencanaan global, Who juga harus dideskripsikan secara kualitatip dan kuantitatip (Q.W). c. Why, mengapa kebutuhan itu diperlukan. Langkah ini juga sama dengan yang dilakukan di Perencanaan Global, yaitu tujuan atau peranan dari kebutuhan tersebut dalam CE yang akan diselenggarakan. d. When, kapan dan berapa kali kebutuhan itu akan diperlukan. Kapan ini meliputi sebelum hari H (-H), pada hari H, dan setelah hari H (H+). Masing-masing perlu diidentifikasi berapa hari dilaksanakannya (n). Kemudian dalam tiap harinya, aktivitas itu akan dilaksanakan berapa kali (F). e. Where, dimana kebutuhan itu akan diperlukan. f. How, bagaimana kebutuhan itu akan diberikan. Ada 4 hal yang perlu disajikan dalam mendeskripsikan kebutuhan, yaitu Deskripsi atau Uraian, Satuan (misal : kg, lembar, atau yang lainnya sesuai dengan yang dideskripsikan), harga satuan (@ Rp) dan unit atau kuantitasnya (Q.H) .
4.
Menghitung Anggaran Operasional Anggaran operasional adalah anggaran yang akan dipergunakan untuk melaksanakan semua ativitas yang menjadi tanggung jawab Panitia Operasional. Cara menghitungnya adalah dengan rumus sebagai berikut: Q.W x ((nH- x F-) +(nH x F) + (nH+ x F+)) x Q.H x @ Rp Untuk mempermudah penghitungan anggaran, sebaiknya perencanaan detail dibuat dengan menggunakan MS Excell, dengan pengaturan kolom seperti pada contoh Ilustrasi 3.1.
48
Ilustrasi 3.1 Penyusunan Rencana Detail dan Anggaran
49
Dari contoh rencana detail yang dibuat oleh Sie Sekretariat terlihat sudah ada 2 kebutuhan yang diperlukan untuk aktivitas perdaftaran peserta, yaitu Formulir Pendaftaran dan Tanda Peserta. Sementara kebutuhan ke 3 belum dideskripsikan. Kebutuhan pertama yaitu Formulir pendaftaran diperlukan untuk Calon Peserta yang terdiri dari 15 Group. Formulir ini digunakan untuk mendata calon peserta. Digunanakannya sebelum hari H, dan setiap group hanya perlu sehari dan satu lembar formulir. Formulir itu digunakan untuk mendaftar di Sekretariat Lomba. Kemudian formulir pendaftaran dibuat dengan kertas HVS A4, rangkap 2, biaya per lembarnya adalah Rp 150,-. Dengan demikian anggaran untuk keperluan Formulir Pendaftaran adalah = 15 x 1 x 1 x 2 x Rp150,- = Rp4.500,00. Kemudian untuk kebutuhan ke 2, dengan uraian seperti kebutuhan 1, diketahui anggaran yang dibutuhkan adalah sebesar Rp112.500,00. Seandainya kebutuhan yang ada di Sie Sekretariat hanya 2 item, maka anggaran yang diperlukan oleh Sie Sekretariat adalah Rp117.000,00. 6.3 Latihan Untuk melatih kemampuan Saudara dalam menyusun Detail Planning, kerjakanlah RENCANA TUGAS – ke 5
50
