BAB 4 PENGORGANISASIAN CORPORATE EVENT 4.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat mengkritisi organisasi sebuah CE dalam sebuah studi kasus. 4.2 Organisasi Corporate Event
Seperti telah dibahas pada Bab 1 bahwa mengorganisir, adalah menentukan
organisasi pelaksana kegiatan, yang meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana suatu acara. Bentuk organisasi pelaksana kegiatan adalah organisasi kepanitiaan. Hal ini mengingat bahwa acara adalah tidak
dilaksanakan secara kontinyu dan berkelanjutan, atau hanya dalam jangka
waktu yang relatip pendek. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa panitia CE adalah sekelompok individu yang ditugaskan oleh corporate untuk menyelenggarakan suatu CE yang dibutuhkan organisasi.
Dalam penyelenggaraan sebuah CE, lingkup tugas panitia mulai dari
perencanaan, penyelenggaraan, evaluasi dan pelaporan. Sehingga mereka
akan memiliki sejumlah aktivitas pre-event activities, on site activities, dan post event activities. Pre-event activities adalah berbagai aktivitas yang
dilakukan sebelum pelaksanaan sebuah CE. Ini berisi seluruh aktivitas
perencanaan CE. Kemudian on site activities adalah keseluruhan rangkaian
kegiatan saat penyelenggaraan CE. Post event activities mencakup aktivitas evaluasi, pelaporan, dan tindak lanjut dari CE. 4.3 Proses Pembentukan Kepanitiaan CE Pembentukan kepanitiaan sebuah CE adalah terkait dengan adanya CE yang dibutuhkan organisasi. Penyelenggaraan sebuah CE adalah dalam rangka
mewujudkan tujuan organisasi. Kepanitiaaan CE secara umum terdiri dari dua, yaitu Sterring Committee (SC) dan Organizing Comitee (OC).
28
SC sering juga disebut sebagai Panitia Perumus, karena mereka yang bertugas merumuskan CE berdasarkan tujuan organisasi yang akan
diwujudkan melalui CE. Hasil rumusan SC adalah berupa perencanaaan
umum (Global Planning) CE. Kemudian OC atau Panitia Pelaksana bertugas
membuat Perencanaan Detail sesuai dengan Perencanaan Umum yang telah dibuat oleh SC. OC selain bertugas membuat perencanaan detail, juga akan
terlibat langsung dalam pelaksanaan CE. Dengan demikian biasanya OC akan merekrut Panitia Pendukung untuk pelaksanaan CE. 4.4 Struktur Kepanitiaan CE
Secara umum kepanitiaan sebuah CE terdiri dari SC dan OC. SC sering tidak memiliki struktur. Oleh karena itu mereka sering juga disebut sebagai Tim Perumus, dengan struktur yang hanya terdiri Ketua dan Anggota. Namun sering juga SC ini disusun dengan struktur sebagai berikut: 1. Ketua
2. Sekretaris
3. Bendahara, dan 4. Anggota
Struktur OC biasanya sudah lebih spesifik, karena mereka dibentuk oleh atau berdasarkan hasil kerja SC. OC sering juga disebut sebagai Seksi dalam
kepanitiaan sebuah CE. Secara struktur OC sebuah CE sangat bervariasi, tergantung dari aktivitas pendukung yang diperlukan dalam
penyelenggaraan CE. Seksi yang sering digunakan dalam sebuah CE terdiri dari:
Seksi Sekretariat Seksi Acara
Seksi Tempat
Seksi Perlengkapan Seksi Humas
Seksi Publikasi
Seksi Kesehatan
Seksi Keamanan
29
Seksi Konsumsi
Seksi Akomodasi
Seksi Transportasi 4.5 Fungsi dan Tugas Seksi a. Seksi Sekretariat
Fungsi: Pelaksana Sekretariat CE
Tugas: Penanganan informasi dan komunikasi CE, yang meliputi antara lain: • •
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Sekretariat
Mengadakan pencatatan(pendokumentasian) dari semua kegiatan
CE yang digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban dan sebagai •
sumber informasi
Menangani surat-menyurat CE seperti: Surat Permohonan untuk
personel pendukung (Narasumber, Moderator, Pembuka Acara, dan pendukung lainnya), Surat Permohonan dana, Surat Permohonan kerjasama, Surat Peminjaman Gedung dan Peralatan, Undangan,
Daftar Hadir (peserta, panitia, dan personel pendukung), serta surat• • •
surat yang lainnya;
Membuat sertifikat untuk panitia, peserta, dan personel pendukung;
Membuat tanda pengenal: panitia, peserta, dan personel pendukung; Menyusun Laporan Pertanggung-jawaban CE
b. Seksi Acara
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan acara CE Tugas: • •
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Acara
Membuat susuna (run down) acara secara detail dan spesifik, seperti contoh berikut: Waktu
07.30 – 09.00
Acara
Perlengkapan Tempat
Registrasi
a) Dua set
Peserta
meja-kursi
30
Pintu
Masuk
PIC
Yasmine
(untuk
registrasi
Venue
peserta
baru, dan sudah
daftar online).
b) Sekat
Pemisah untuk
memisahk an tempat • •
registrasi.
Mengajukan kebutuhan perlengkapan kepada divisi perlengkapan;
•
Merencanakan dan merekrut personnel pendukung CE;
•
lain yang terkait
•
Mengkoordinasikan draft susunan acara kepada sie lain dan pihak-pihak Mengkoordinir, mengatur, dan mengendalikan hal-hal teknis di venue; Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Acara c) Seksi Perlengkapan
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan perlengkapan CE
Tugas: • • • •
Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menyusun daftar kebutuhan perlengkapan CE.
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Perlengkapan Melakukan pengadaan perlengkapan CE
Berkoordinasi dengan Seksi Tempat untuk mengatur penataan perlengkapan di venue CE
31
• •
Melakukan pengembalian perlengkapan kepada pihak penyedia jasa perlengkapan CE
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Perlengkapan
d) Seksi Tempat
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan tempat (venue) CE
Tugas: • • • • •
Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan venue CE. Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Tempat Melakukan pengadaan venue CE
Mengurus perijinan penggunaan venue
•
Merancang Lay-out baik venue utama maupun venue penunjang
•
untuk mengatur penataan perlengkapan di venue CE
Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara dan Perlengkapan Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat e) Seksi Humas
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan penciptaan image atau kesan baik CE, baik dari internal maupun eksternal public. Tugas: • •
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Humas
•
yang akan diselenggarakan,
menanamkan dan memberikan pengertian kepada publik tentang CE
•
menciptakan goodwill (nama baik) CE di benak publik,
•
diselenggarakan,
menciptakan kepercayaan publik terhadap CE yang akan Mengusahakan agar CE mendapat penghargaan dari publik, dan
memberikan penghargaan kepada pihak-pihak yang telah berperan terhadap penyelenggaraan CE.
32
•
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Humas f) Seksi Publikasi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan publikasi CE. Tugas: • • • • •
Berkoordinasi dengan Seksi Humas untuk pelaksanaan publikasi CE yang akan diselenggarakan,
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Publikasi Merancang dan mengadakan media publikasi, Melaksanakan publikasi CE,
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Publikasi g) Seksi Kesehatan
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan kesehatan personel pendukung, peserta, maupun panitia CE. Tugas: •
Berkoordinasi dengan Seksi lain untuk memperkirakan kebutuhan berbagai hal yang terkait dengan kesehatan personel pendukung,
•
peserta, maupun panitia selama berlangsungnya CE
•
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Kesehatan
•
dan pengadaan kelengkapan Sie Kesehatan,
•
CE,
Berkoordinasi dengan Sie Tempat dan Perlengkapan untuk penempatan Menyediakan kelengkapan PPPK yang mungkin akan dibutuhkan selama Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Kesehatan h) Seksi Keamanan
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan keamanan selama berlangsungnya CE. Tugas:
33
•
Berkoordinasi dengan Seksi lain untuk memperkirakan kebutuhan
keamanan untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia selama •
berlangsungnya CE
•
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Keamanan
•
selama berlangsungnya CE.
Berkoordinasi dengan pihak kepolisian untuk keperluan pengamanan Berkoordinasi dengan Sie Akomodasi dan Acara untuk pengamanan
transportasi personel pendukung, peserta, maupun panitia dari hotel ke •
venue
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Kesehatan i) Seksi Konsumsi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan konsumsi personel pendukung, peserta, maupun panitia CE Tugas: • •
Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan konsumsi CE.
•
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Konsumsi
•
peserta, maupun panitia.
• •
Melakukan pengadaan konsumsi CE, baik untuk personel pendukung, Melakukan pembagian konsumsi
Menyelesaikan urusan administratip denga pihak penyedia konsumsi
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat j) Seksi Akomodasi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan akomodasi CE Tugas: • •
Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan akomodasi CE.
•
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Akomodasi
•
peserta, maupun panitia.
Melakukan pengadaan akomodasi CE, baik untuk personel pendukung, Melakukan pembagian kamar 34
•
Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara, Transportasi, dan Keamanan untuk mengatur transportasi personel pendukung, peserta,
• •
maupun panitia dari hotel ke venue.
Menyelesaikan urusan administratip denga pihak penyedia akomodasi
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat k) Seksi Transportasi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan transportasi CE Tugas: • •
Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan kebutuhan transportasi CE.
•
Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Transportasi
•
pendukung, peserta, maupun panitia.
•
pendukung, peserta, maupun panitia.
Melakukan pengadaan sarana transportasi CE, baik untuk personel Melakukan penjemputan dan pengantaran baik untuk personel Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara, Akomodasi dan
Keamanan untuk mengatur transportasi personel pendukung, peserta, •
maupun panitia dari hotel ke venue.
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Transportasi
4.6 Latihan Untuk mengukur kemampuan Saudara tentang menyusun organisasi
kepanitiaan sebuah CE, kerjakanlah RENCANA TUGAS – ke 2.
35
