BAB 3 LOGISTIK CORPORATE EVENT 3.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat mengidentifikasi logistik CE minimal untuk sebuah sie pelaksana.. 3.2 Pengertian Logistik Corporate Event Logistik CE atau dapat juga disebut sebagai kebutuhan CE adalah berbagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelenggarakan sebuah CE. Logistik CE secara umum dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu barang dan jasa. Logistik yang berupa barang adalah berbagai kebutuhan yang akan habis digunakan dalam rangka penyelenggaraan CE. Kemudian untuk memperolehnya biasanya harus dibeli. Misalnya konsumsi peserta CE dan hadiah yang diberikan kepada pemenang lomba. Sedangkan yang berupa jasa sering berujud secara fisik, namun fisik tersebut relatip tidak berubah atau berkurang setelah digunakan untuk CE, karena yang digunakan adalah manfaatnya. Untuk memperolenya lebih sering dengan cara menyewa. Seperti misalnya kursi pesta dan pembawa acara. Logistik CE sangat berperan dalam kesempurnaan terselenggaranya CE. Jika ada logistik CE yang tidak terpenuhi, pasti akan mengganggu jalannya CE. Tingkat gangguan yang akan terjadi tergantung dari peran logistik tersebut terhadap CE yang akan diselenggarakan. Dilihat dari perannya terhadap keberlangsungan CE, logistik dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu kelompok V, E, dan N. Logistik kelompok V adalah yang memiliki peran Vital terhadap terselenggaranya CE. Logistik ini sangat diperlukan keberadaanya untuk menjamin CE dapat berjalan. Jika logistik ini tidak ada atau kurang dapat dipastikan CE tersebut tidak akan bisa berjalan. Sebagai contoh pada CE seminar, yang masuk kelompok logistik V antara lain pembicara dan peserta. Logistik kelompok E adalah yang memiliki peran Esensial terhadap terselenggaranya CE. Logistik ini sangat diperlukan keberadaanya untuk menjamin CE dapat berjalan dengan baik. Jika logistik ini tidak ada atau kurang dapat dipastikan CE tersebut tidak akan bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sebagai contoh pada CE seminar, yang masuk kelompok logistik E antara lain makalah dan konsumsi. Logistik kelompok N adalah yang memiliki peran Non esensial (kurang penting) terhadap terselenggaranya CE. Logistik ini sangat diperlukan keberadaanya 22
untuk menjamin CE dapat berjalan dengan sempurna. Jika logistik ini tidak ada atau kurang dapat dipastikan CE hanya bisa berjalan biasa saja. Sebagai contoh pada CE seminar, yang masuk kelompok logistik N antara lain doorprize dan cindera mata. Mengingat peran logistik seperti yang telah diuraikan di atas, maka setiap logistik yang dibutuhkan harus tersedia pada saat dibutuhkan. Untuk dapat menyediakan logistik CE yang dibutuhkan, seorang penyelenggara CE harus memahami keberadaan para supplyer dari setiap logistik yang dibutuhkan. Selain itu harus juga memahami tentang cara pengadaan logistik yang diperlukan. Jika mengacu pada pengertian CE, yang dimaksud dengan logistik CE adalah sumber daya acara. Sumber daya sebuah acara meliputi manusia, uang, material, metode, sarana, dan ukuran atau tata-nilai yang terikat secara adat, budaya, tradisi, agama , dan Lingkungan masyarakat tertentu. Kebutuhan sumber daya manusia Kebutuhan sumber daya manusia (SDM) diidentifikasi dengan pertanyaan Siapa saja yang terlibat dalam suatu CE? Dalam sebuah CE, SDM terdiri dari 3 kelompok, yaitu: 1. Kelompok penyelenggara. Penyelenggara CE adalah Corporate Event Organizer (CEO). Dalam penyelenggaraan sebuah CE, CEO lebih sering disebut sebagai Panitia Penyelenggara. Jadi SDM penyelenggara sebuah CE adalah semua personel yang menjadi panitia penyelenggara sebuah CE. Anggota kelompok ini semua berasal dari dalam sebuah organisasi pemilik CE. Sebagai contoh dalam penyelenggaraan Rapat Rutin Pimpinan. CEO rapat ini akan terdiri dari Sekrataris Direktur yang dibantu oleh personel dari Bagian
Rumah
Tangga
yang
menyiapkan
Ruang
Meeting
dan
kelengkapannya. Pada sebuah CE yang besar, kepanitiaannya adalah seperti yang sudah dibahas pada Bab 2. 2. Kelompok peserta. Peserta adalah target sasaran diselenggarakannya sebuah
sebuah CE. Untuk mengidentifikasinya dikakukan dengan
menanyakan: “Siapa sajakah yang diharapkan akan mengikuti CE yang akan diselenggarakan?” Kelompok ini bisa berasal dari dalam dan atau luar organisasi pemilik CE. Sebagai contoh dalam penyelenggaraan Rapat Rutin
23
Pimpinan. Semua pesertanya adalah dari dalam organisasi, yaitu para pimpinan yang ada pada organisasi pemilik CE. 3. Kelompok pihak ke tiga. Kelompok ini adalah pihak supleyer yang akan
terlibat dalam memenuhi kebutuhan penyelenggaraan sebuah CE. Anggota kelompok ini semua berasal dari luar sebuah organisasi pemilik CE. Sebagai contoh dalam penyelenggaraan Rapat Rutin Pimpinan dibutuhkan konsumsi berupa kue. Karena organisasi pemilik CE tidak dapat membuat kue, maka memesan kue ke pihak ke tiga, misalnya Toko Kue “Nikmat”. Kebutuhan sumber daya uang Kebutuhan sumber daya uang untuk sebuah CE adalah anggaran. Anggaran memuat berbagai kebutuhan biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan sebuah CE. Selain itu juga memuat sumber pendanaannya. Penyusunan anggaran akan dibahas lebih lanjut pada bab selanjutnya tentang Perencanaan CE. Kebutuhan sumber daya material. Sumber daya material atau bahan adalah berbagai material yang digunakan untuk menyelenggarakan sebuah CE, dan sifatnya habis pakai. Jadi material sebuah CE tidak dapat digunakan lagi untuk CE yang lain. Sebagai contoh misalnya pada CE ada Daftar Hadir Peserta. Daftar Hadir ini kalau sudah digunakan pada sebuah CE tidak dapat digunakan lagi pada CE lainnya. Kebutuhan sumber daya sarana. Kebutuhan ini kebalikan dari material. Jadi kebutuhan ini tidak akan habis digunakan untuk penyelenggaraan sebuah CE. Oleh karena itu masih memungkinan untuk digunakan lagi pada CE lainnya. Contoh sarana misalnya LCD Projector, yang dapat digunakan untuk banyak CE yang ada presentasinya. Kebutuhan sumber daya metode. Metode adalah cara teratur yang digunakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan agar tercapai sesuai dengan yang dikehendaki; (http://www.artikata.com, 3 Nopember 2013). Jika diterapkan pada CE, artinya adalah cara teratur yang digunakan untuk melaksanakan sebuah CE agar dapat mewujudkan tujuan yang dikehendaki. Karena sebuah CE
24
diwujudkan melalui sejumlah tahapan pelaksanaan kegiatan, maka pemilihan metode yang akan digunakan juga diperlukan untuk semua tahapan kegiatan yang ada. Misalnya saja untuk penyelenggaraan rapat rutin ada tahapan publikasi penyebaran undangan. Metode apa yang paling efektip dan efisien untuk penyebaran undangan? Undangan dapat disebarkan dengan berbagai cara yang teratur, misalnya melalui surat undangan, melalui fax, melalui email,atau cukup lewat sms. Kebutuhan sumber daya ukuran atau tata-nilai. Setiap organisasi memiliki pedoman yang terkait dengan aturan dan tatanilai yang dianut. Seperti misalnya yang dimiliki oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai berikut: ”Sebagaimana ditegaskan dalam Rencana Strategis Kementerian Pendidikan Nasional 2010—2014, terdapat 6 tata nilai pegawai Kementerian Pendidikan Nasional yang menjadi acuan kerja, yaitu terdiri atas Amanah, Professional, Visioner, Berkeadilan, Demokratis, dan Inklusif. Keenam nilai tersebut menjadi acuan pegawai dalam berfikir, bersikap, dan bertindak dalam pelaksanaan tugas seharihari.” (http://hukor.kemdikbud.go.id, 3 Nopember 2013). Dengan demikian setiap CE yang diselenggarakan harus mengacu atau selaras dengan tata-nilai yang dimiliki oleh organisasinya. Tata-nilai organisasi biasanya disatukan dengan budaya organisasi. Ke dua hal ini antara lain diuraikan dalam Misi, Visi, Rencana Jangka Panjang dan Rencana Jangka Pendek organisasi. Oleh karena itu setiap CE yang dilaksanakan harus dalam rangka mewujudkan semua hal tadi. 3.3 Supply Chain Logistik Supply Chain logistik CE adalah mata-rantai pasokan logistik CE mulai dari asal logistik itu berada hingga sampai ke penggunanya. Asal dari logistik adalah bisa dari produsen kalau logistik itu berupa material. Kemudian jika logistik tersebut berupa sarana asalnya adalah para pemilik atau yang menyewakan sarana tersebut. Antara asal dan pengguna tentunya ada pihak-pihak yang terlibat dalam menyampaikan logistik. Jika dalam marketing mereka disebut sebagai saluran distribusi. Jadi dalam Supply Chain logistik CE ada 3 (tiga) pihak yang harus dipahami terkait dengan pengadaan logistik CE. Mereka adalah pengguna atau konsumen akhir, penyedia, dan saluran distribusi atau penyalur. Dengan memahami Supply Chain logistik CE, seorang CEO akan dapat memenuhi kebutuhan logistik CE nya secara efisien dan efektip. Untuk memberikan gambaran, perhatikan contoh berikut:
25
No
Nama Logistik
Harga
Konsumen
Penyedia
Saluran Distribusi
1
Makan Siang
Rp 20.000
Makan Siang
Rp 19.000
Nikmat Catering Sedap Catering
Diantar
2
100 Peserta 100 Peserta
Diambil sendiri
Dari table di atas, jika kualitasnya sama, tentu akan mengambil Nikmat Catering sebagai penyedia makan siang untuk peserta CE. Meskipun harga satuannya lebih mahal, namun jika diperhitungkan dengan biaya pengambilan tentunya akan menjadi lebih murah. 3.4 Mengidentifikasi Logistik CE Untuk mengidentifikasi logistik CE dapat dilakukan berdasarkan tahapan penyelenggaraan CE. Penyelenggaraan sebuah CE dapat dibagi menjadi 3 tahapan, yaitu: 1. Persiapan. Persiapan adalah melakukan berbagai aktivitas terkait dengan akan dilaksanakannya sebuah CE. 2. Pelaksanaan. Pelaksanaan adalah melakukan aktivitas intinya sebuah CE. Ini dideskripsikan dalam susunan acara (run down) CE. 3. Pelaporan dan Tindak Lanjut. Langkah ke tiga ini akan diawali dengan evaluasi terhadap CE yang telah dilaksanakan. Kemudian disusun laporan pelaksanaan dan menindaklanjuti hasil evaluasi dan hasil pelaksanaan CE. Dari tiap tahapan penyelenggaraan CE yang pertama diidentifikasi adalah aktivitas atau tugas-tugasnya. Dari aktivitas atau tugas-tugasnya akan dapat diidentifikasi logistiknya. Contoh: Berikut adalah contoh logistik yang diperlukan oleh Sie Sekretariat Seminar, terkait dengan tugas “Membuat sertifikat untuk panitia, peserta, dan personel pendukung”.
26
Sie Sekretariat Seminar Identifikasi logistik No 1
Tugas Membuat sertifikat
Logistik Spesifikasi
Satuan
Katagori V E N
Kertas Sertifikat
Lembar
√
Tinta Hitam, 60 cc Tinta Biru, 30 cc Tinta Merah, 30 cc Tinta Kuning, 30 cc
Botol Botol Botol Botol
Kantong Plastik Mika bersegel
Lembar
Laptop Colour Printer Tanda Terima Sertifikat
buah buah Lembar
√ √ √ √ √
√ √ √
Pengguna Akhir Siapa Panitia Peserta Personel pendukung: Pembicara Moderator Sekretariat Sekretariat Sekretariat Sekretariat
20 100
Panitia Peserta Personel pendukung: Pembicara Moderator Sekretariat Sekretariat Panitia Peserta
20 100
Personel pendukung:
Pembicara & Moderator
27
Jml
3 3 1 1 1 1
3 3 1 1 2 5 1
Penyedia
Penyalur
Toko Stasionary RAPI
Toko Stasionary RAPI
Excelence Comp
Excelence Comp
Dunia Plastics
Sie Sekretariat
Sei Perlengkapan Sei Perlengkapan Sie Sekretariat
Sei Perlengkapan Sei Perlengkapan Sie Sekretariat
Dari contoh di atas dapat diketahui bahwa terkait tugas pembuatan sertifikat, Sie Sekretariat memerlukan 9 logistik yang terdiri dari: Kertas Sertifikat, Tinta Hitam, 60 cc, Tinta Biru, 30 cc, Tinta Merah, 30 cc, Tinta Kuning, 30 cc, Laptop, Colour Printer, dan Tanda Terima Sertifikat. Untuk kertas sertifikat termasuk katagori V (Vital), karena kalau tidak ada kertas sertifikat, Sie Sekretariat tidak dapat membuat sertifikat. Kemudian pengguna akhirnya adalah panitia, peserta, dan personel pendukung. Selanjutnya antara penyedia dan penyalur adalah sama, yaitu Toko Stasionary RAPI. Ini artinya bahwa untuk kertas sertifikat akan dibeli dari toko tersebut dan kertasnya akan diantar oleh toko itu juga. 3.5 Latihan Untuk mengerjakan latihan ini lihatlah Rencana Tugas ke 3: Mengidentifikasi Logistik CE.
27
