Isabel 6 SEPA Domiciliëringen in detail

Isabel 6 SEPA Domiciliëringen in detail Versie 1.1 - 11-12-2012

Inhoudsopgave 1

Inleiding ............................................................................................................................... 3

2

De rol van de schuldeiser en van de banken bij de Europese domiciliëring ................................ 3

3

4

2.1

De rol van de schuldeiser ............................................................................................... 3

2.2

De rol van de banken .................................................................................................... 4

Invoeren van mandaten ......................................................................................................... 5 3.1

Inleiding ....................................................................................................................... 5

3.2

Nieuw Mandaat ............................................................................................................. 5

3.3

Nieuw Gemigreerd mandaat ........................................................................................... 7

Creatie van mandaatgroepen ................................................................................................. 9 4.1

Overzicht van mandaten ................................................................................................ 9

4.2

Toekennen mandaatgroepen .........................................................................................10

4.2.1 4.2.2

5

6

Invorderingen invoeren.........................................................................................................12 5.1

Algemeen ....................................................................................................................12

5.2

Invorderingen per (tijdelijke) mandaatgroep ..................................................................12

5.3

Invorderingen per mandaat ..........................................................................................15

Mandaten wijzigen ...............................................................................................................16 6.1

Volgorde na eerste invordering wijzigen .........................................................................16

6.2

Mandaten wijzigen en amendementen ...........................................................................17

6.3

Amendementen ............................................................................................................17

6.2.1

7

8

Waarom mandaatgroepen? ................................................................................................... 10 Hoe kunt u mandaten toekennen aan groepen? ...................................................................... 11

Wijzigingen.......................................................................................................................... 17

Wat bij niet uitgevoerde invorderingen? .................................................................................18 7.1

REJECTS (weigeringen voordat de debiteur gedebiteerd werd)........................................18

7.2

Weigeringen nadat de debiteur gedebiteerd werd ..........................................................19

Bijlagen ...............................................................................................................................19 8.1 Belangrijke voorbereidende stappen vooraleer u begint met het invoeren van gemigreerde mandaten ................................................................................................................................19 8.2

8.2.1 8.2.2

Praktijkvoorbeelden ......................................................................................................21

Voorbeeld CORE (Ledenbeheer personeelsclub). ..................................................................... 21 Voorbeeld B2B (Softwarehuis) ............................................................................................... 22

Isabel 6 SEPA Domiciliëringen in detail – Versie 1.1 - 11-12-2012

2 - 22

1 Inleiding In het kader van SEPA (Single Euro Payment Area) gaan de bestaande nationale incasso systemen in de SEPA landen vervangen worden door één Europees systeem.

Dit Europees systeem wordt Sepa Direct Debit genoemd (afgekort SDD). In België noemt men dit “Europese domiciliëring” of ook “SEPA domiciliëring”. Vanaf 1 februari 2014 zal enkel het Europees systeem aanvaardt worden. Meer informatie over de Europese domiciliëring vindt u op www.sepabelgium.be of bij uw bank.

2 De rol van de schuldeiser en van de banken bij de Europese domiciliëring In het Belgische DOM80 systeem beheert de bank van de debiteur de mandaten. Aan de hand van het door de debiteur ondertekende mandaatformulier (“domiciliëringsbericht”) kent de bank van de debiteur een domiciliëringsnummer toe en stuurt dit naar de schuldeiser. Op dat moment kan de schuldeiser, via het domiciliëringsnummer, invorderingen (of collecties) uitvoeren. De debiteur kan zijn domiciliëring via zijn bank opzeggen. Ook hiervan krijgt de schuldeiser een bericht. De bank van de debiteur is hier dus verantwoordelijk voor het beheer van de DOM80 mandaten. Bij de Europese domiciliëring is dit concept fundamenteel anders.

2.1 De rol van de schuldeiser Bij het Europees systeem bent u, de schuldeiser, verantwoordelijk voor het beheer van de mandaten. U stuurt het Europees mandaatformulier naar uw debiteur. De debiteur stuurt u rechtstreeks het getekende formulier terug.

Let op De debiteur van de mandaten in het B2B (“Business to Business”) schema moet het betrokken mandaat eerst laten bevestigen door zijn bank! De bank van de debiteur controleert namelijk of de te debiteren rekening een professionele rekening is (B2B mag enkel tussen professionele partijen) en registreert dat voor dit mandaat geen terugstorting kan gevraagd worden. Als deze bevestiging niet gebeurd is zullen uw B2B invorderingen geweigerd worden. U archiveert de ontvangen (papieren) mandaten en voert de mandaatgegevens in Isabel 6 in. Hierna kunt u invorderen. Bij een invordering worden de voor de hand liggende transactiegegevens verstuurd naar de bank (bedrag, mededeling, rekening en naam van de debiteur, uw schuldeisersidentificatie, uw te crediteren rekening, datum uitvoering).


3 - 22

Het Europees systeem eist echter dat u bij elke invordering ook volgende mandaatgegevens (MRI = mandate related information) moet meesturen naar de bank: •

Een mandaatreferte (moet uniek zijn voor de betrokken schuldeisersidentificatie)

•

Een notie “volgorde van invorderingen”. Bij de eerste invordering van een nieuw mandaat (en bij sommige latere wijzigingen) moet u als volgorde “Eerste” mee te sturen. Na een geslaagde invordering moet de volgorde in uw mandatenbeheer veranderd worden in “Volgende”.

•

De datum van ondertekening van het mandaat

•

Het betaalschema. Er zijn 2 schema’s: o o

•

“CORE” (ook “B2C”, “Business to Consumer”): het basisschema “B2B” (“Business to Business”): speciaal voor invorderingen van professionele klanten (debiteur heeft geen recht op teruggave, andere verwerkingstijden, …)

Mandaattype: o o

“Terugkerend”: invorderingen voor dergelijk mandaat kunnen herhaaldelijk gebeuren. “Eenmalig”: voor mandaten waarvoor maar één keer mag ingevorderd worden. Dit is een nieuw type dat niet bestaat in het DOM80 systeem.

2.2 De rol van de banken De banken spelen zowel een uitvoerende, controlerende rol als registrerende rol. •

Uitvoerende rol: o o o

•

Registrerende rol: o o o o

•

De bank van de schuldeiser zorgt dat de invorderingen naar de betrokken bank van de debiteur gestuurd worden. De bank van de debiteur debiteert de rekening van de debiteur en maakt het bedrag over aan de bank van de schuldeiser. De bank van de schuldeiser crediteert de rekening van de schuldeiser.

Registratie van het schema, de volgorde en type van de invordering (resp. CORE/B2B, Eerste/Volgende, Terugkerend/Eenmalig) Het bijhouden van de historiek van de invorderingen door de bank van de debiteur. Bv. voor het recht op terugbetaling. Het bijhouden van de DOM80 gegevens voor gemigreerde mandaten. De bevestiging van de B2B mandaten.

Uiteraard doen de banken tijdens het uitvoeringsproces een groot aantal controles: o o o o o

Is er voldoende provisie op de rekening van de debiteur? Is de volgorde van invorderingen gerespecteerd (“Eerste”, “Volgende”)? Heeft de debiteur de invorderingen voor deze schuldeiser geblokkeerd? Controle op “B2B” mandaten (geen recht op teruggave aan de debiteur) …


4 - 22

•

Als de invordering niet kan gedebiteerd worden van de rekening van de debiteur dan zal zijn bank dit melden als “REJECT” aan de bank van de schuldeiser.

3 Invoeren van mandaten 3.1 Inleiding Uit uw rol als schuldeiser zoals beschreven in voorgaand onderdeel moet het duidelijk zijn dat invorderingen en mandatenbeheer haast onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Om te voorkomen dat latere invorderingen niet uitgevoerd worden is een nauwgezet mandatenbeheer noodzakelijk. Isabel heeft hiervoor 2 invoermodules ontworpen: •

“Nieuw Mandaat”: In deze module worden de nieuwe mandaten “Europese domiciliëring” ingevoerd. De gegevens hiervan staan op de mandaatformulieren die u, nadat u gestart bent met de Europese domiciliëring, naar nieuwe debiteuren gaat sturen. Deze debiteuren hebben u deze formulieren, aangevuld met hun IBAN en BIC, ondertekend terugbezorgd.

•

“Nieuw Gemigreerd mandaat”: Uw bestaande domiciliëringsnummers in het huidige Belgische systeem “DOM80” zijn toegekend door de bank van de debiteur. Deze banken zijn verplicht om de oorspronkelijke papieren “Domiciliëringsberichten” te bewaren. U hoeft daarom voor de bestaande domiciliëringsnummers geen nieuw Europees mandaat te laten ondertekenen. Deze module is speciaal ontworpen om de DOM80 mandaten om te vormen (migreren) naar Europese mandaten. U beschikt weliswaar niet over een papieren exemplaar van deze DOM80 mandaten, maar u moet de gemigreerde mandaten wel kunnen beheren. Daarom worden in deze module de oorspronkelijke domiciliëringsnummers en schuldeisernummers(s) gekoppeld aan het gemigreerde Europees mandaat. In de gemigreerde mandaten is op deze manier de verwijzing naar de beherende bank van het oorspronkelijk DOM80 mandaat verzekerd. Indien nodig kunt u steeds bij de betrokken bank terecht om de geldigheid van een gemigreerd mandaat te bevestigen.

3.2 Nieuw Mandaat Hoe toegang k rijgen? Selecteer “Verrichtingen” tab > Selecteer “B eheren > M andaten” > Selecteer “Nieuw >M andaat” > Voer de gegevens in zoals vermeld op het Europees mandaatformulier. Een aantal gegevens moet verplicht ingevoerd worden. Op het invoerscherm zijn deze met een rode asterisk (“*”) gemarkeerd. Toelichting bij de verplichte gegevens:


5 - 22

• • • •

Mandaatreferte: unieke mandaatreferte voor de betrokken schuldeisersidentificatie Betalingstype: Terugkerend of eenmalig Datum ondertekening: zoals vermeld op het mandaatformulier Betaalschema: In het Europees systeem zijn er 2 schema’s: “CORE” (ook “B2C” genoemd) en “B2B”. Kies hier het gewenste schema.

•

Volgorde: Bij de eerste invordering van een nieuw mandaat moet de volgorde “Eerste” meegestuurd worden naar de bank. Vandaar dat hier standaard “Eerste” ingevuld is. De “Eerste” invorderingen moeten in een CORE schema bovendien minimaal 5 werkdagen voor de uitvoeringsdatum naar de bank gestuurd worden. De volgorde moet na de eerst geslaagde invordering gewijzigd worden naar de waarde ”Volgende”. Vanaf dat ogenblik moeten ze minimaal 2 werkdagen voor de invordering verstuurd worden. Bij invorderingen van B2B mandaten moeten zowel “Eerste” als “Volgende” minimaal 1 werkdag voor inning naar de bank gestuurd worden. Volgorde is niet toegankelijk bij Betalingstype “Eenmalig”. Zie ook onderdeel “Mandaten wijzigen”.

•

Schuldeiseridentificatie: Deze identificatie werd u toegekend door een van uw banken en kunt u vinden op hun overeenkomst “Europese domiciliëring”. U kunt hier kiezen uit al eerder ingevoerde identificaties of een nieuwe invoeren.

De informatie in de optionele velden kan vrij gekozen worden. Dit zijn: • • •

“Contractreferte” zoals die eventueel is ingevuld op het mandaatformulier “Plaats van ondertekening” van het mandaat “Identificatiecode” van de debiteur (bv. klantnummer)

•

“Debiteur” “Referentiepartij weergeven”: referentie naar de eigenlijke debiteur (bv. naam van het kind voor schoolgelden betaald door de ouders). Weinig gebruikt.

•

“Schuldeiser” “Referentiepartij weergeven”: referentie naar de eigenlijke schuldeiser (bv. naam van de onderneming waarvoor het boekhoudkantoor als schuldeiser optreedt).


6 - 22

Weinig gebruikt. •

“Opmerking”: bv. plaats waar het papieren mandaat zich bevindt.

•

Als u vaste bedragen en mededelingen gebruikt bij uw invorderingen van dit mandaat kunt u die invoeren bij “Standaardbedrag” en “Standaardboodschap aan de debiteur”.

•

De knop “Amendement toevoegen”: wordt zeer uitzonderlijk gebruikt. Zie opmerking bij “Mandaten wijzigen”.

Tips bij “ M andaatreferte” • •

Kies voor eenvoudige en duidelijke mandaatrefertes en gebruik bij voorkeur enkel hoofdletters en alfanumerieke tekens (A-Z, 0-9). Gebruik geen spaties. Dit geldt zeker voor B2B mandaten omdat die bij de bank van de debiteur bevestigd moeten worden. Mandaatrefertes ingevoerd tijdens de bevestiging bij de bank moeten namelijk IDENTIEK zijn aan de mandaatrefertes in uw mandatenbeheer (hoofdlettergevoelig!), zo niet worden de betrokken invorderingen geweigerd!

3.3 Nieuw Gemigreerd mandaat Deze module moet u gebruiken om uw bestaande DOM80 mandaten te migreren naar een Europees mandaat. In de bijlage vindt u een stappenplan waarin uitgelegd wordt hoe u een “migratielijst” kunt aanmaken met alle gegevens die nodig zijn voor het correct invoeren van een gemigreerd mandaat. Eerder kunt u niet beginnen met het invoeren van gemigreerde mandaten! Hieronder worden enkel de verschillen ten opzichte van de module “Nieuw mandaat” (zie vorig onderdeel) behandeld. •

“Mandaatreferte”: zie uw “migratielijst”

•

Bij gemigreerde DOM80 mandaten is bij “Betalingstype” enkel “Terugkerend” en bij “Betaalschema” enkel “CORE” toegestaan. Vandaar dat ze hier niet toegankelijk zijn.

•

“Datum ondertekening”: Dit is een verplicht veld. Aangezien u bij een gemigreerd mandaat niet beschikt over een papieren versie (die zit namelijk bij de bank van de debiteur), kunt u hier een vrij te kiezen datum kiezen. Kies voor al uw gemigreerde mandaten steeds dezelfde datum, bv. de datum waarop het contract “Europese domiciliëring” bij uw bank getekend werd.

•

“Volgorde”: Bij de eerste invordering van een gemigreerd mandaat wordt het oude domiciliëringsnummer (Vorig direct debit nummer) en het Vorig crediteurnummer meegestuurd. Op die manier wordt de bank van de debiteur op de hoogte gebracht van de migratie van dit mandaat naar het Europees systeem. Vanaf dat moment bent u verplicht om alle toekomstige invorderingen via het Europees systeem uit te voeren. Invorderingen via DOM80 voor het betrokken domiciliëringsnummer worden vanaf dat moment geweigerd! Vandaar dat bij een nieuw gemigreerd mandaat de volgorde “Eerste” verplicht, en niet te wijzen is.

•

“Vorig direct debit nummer”: Dit is het “oude” DOM80 domiciliëringsnummer. Als u momenteel al DOM80 domiciliëringen invoert in Isabel 6 dan verschijnen alle bestaande


7 - 22

DOM80 nummers in de keuzelijst. Voer anders deze gegevens manueel in aan de hand van uw “migratielijst”. •

“Rekeningnummer (IBAN)” en “BIC”: zie uw “migratielijst”

•

“Vorig crediteurnummer”: Dit is het crediteurnummer van uw DOM80 contract (meestal uw ondernemingsnummer). Als u nu al DOM80 domiciliëringen invoert in Isabel 6, dan kunt u dit nummer selecteren uit de keuzelijst. Voer anders alle gegevens manueel in.


8 - 22

4 Creatie van mandaatgroepen 4.1 Overzicht van mandaten Hoe toegang k rijgen? Selecteer “Verrichtingen” tab > Selecteer “B eheren > M andaten”

Standaard is bovenaan het tabblad “Mandaten” actief waardoor alle mandaten getoond worden. In het veld links naast de knop “Zoeken” kunt u mandaten zoeken op mandaatreferte, naam of IBAN van een debiteur (of een gedeelte ervan). Uitleg kolommen: •

In de kolom “Schema” is er een duidelijk onderscheid in logo tussen “B2B” (tekst) en “CORE” (figuurtje).

•

Als u met de muis over de kolommen “Mandaatreferte”, “Schema” en “Groep” beweegt, worden resp. de schuldeiseridentificatie, schemanaam en toegekende groepen getoond.

•

In de kolomtitels “Schema” en “Volgorde” kunt u via de navigatiepijl rechts van de kolomtitel een filter selecteren.


9 - 22

Door bovenaan het tabblad “Groepen” te selecteren krijgt u een overzicht van alle groepen.

U kunt één groep tonen door bij “Groepsfilter” de gewenste mandatengroep te selecteren.

4.2 Toekennen mandaatgroepen 4.2.1 Waarom mandaatgroepen? Door mandaten toe te kennen aan groepen, beschikt u over een uiterst handig middel om niet alleen uw mandaten te rubriceren, maar ook om uw toekomstige invorderingen voor te bereiden. De wizard “SEPA domiciliëringen” is namelijk speciaal ontworpen om te werken met mandaatgroepen.

Voorbeeld vaste en tijdelijk e m andaatgroepen Een school gebruikt de Europese domiciliëring voor de invorderingen van de schoolrekeningen en andere kosten. In het schoolsecretariaat worden de mandaten toegekend aan een vaste mandaatgroep per klas. Eén keer per trimester gaat het secretariaat per klas (= per vaste mandaatgroep) de schoolrekeningen invorderen. In de loop van het schooljaar zijn er echter activiteiten waarop de leerlingen individueel kunnen inschrijven en waarvan de bijdragen niet via de trimestriële schoolrekening ingevorderd worden. Hiervoor gaat het secretariaat het mandaat van elke deelnemende leerling toekennen aan een bijkomende “tijdelijke” mandaatgroep. Het secretariaat kan dan zeer eenvoudig, in één transactie, de hele tijdelijke mandaatgroep invorderen. Zie ook het onderdeel “Invorderingen per (tijdelijke) mandaatgroep” Tip Gebruik van mandaatgroepen helpen u bij uw mandatenbeheer en bij uw invorderingen!


10 - 22

4.2.2 Hoe kunt u mandaten toekennen aan groepen? Hoe toegang k rijgen? Selecteer “Verrichtingen” tab > Selecteer “B eheren > M andaten” > Selecteer één of meer mandaten die u wilt toekennen aan een groep > Klik rechtsboven op de knop “Groep van m andaten” > U kunt nu in het popup venster een nieuwe groep aanmaken en/of de geselecteerde mandaten toekennen aan een of meer groepen.

Hoe m andaten terug verw ijderen uit een groep? Klik op tabblad “Groepen” en selecteer de betrokken groep in “Groepsfilter” > Selecteer de mandaten die u uit de groep wenst te verwijderen en klik op de rode knop “Verw ijder m andaten uit de groep”. Als u de hele groep wilt verwijderen verwijdert u alle mandaten uit de groep.


11 - 22

LET OP Klik niet op “Verw ijderen” onder “Acties”. Dan wordt namelijk het betrokken mandaat verwijderd!

5 Invorderingen invoeren 5.1 Algemeen U kunt zowel invorderen (of collecties) per groep van mandaten als mandaat per mandaat. Als u minstens één groep van mandaten hebt aangemaakt, activeert de wizard automatisch de optie “Groep van mandaten”. De wizard zal aan de hand van volgende criteria automatisch aparte invorderingsgroepen aanmaken: • • • • •

Per Per Per Per Per

rekeningnummer en per munt code van de schuldeiser schuldeiseridentificatie uitvoerdatum “Volgorde” (“Eerste”, “Volgende”, “Eenmalige”) schema (“CORE”, “B2B”)

Het is namelijk niet toegestaan om een mix van bovenstaande criteria in één invorderingsgroep te versturen.

5.2 Invorderingen per (tijdelijke) mandaatgroep Het is in de meeste gevallen aangewezen om vooraf via mandatenbeheer de invorderingen die u wilt doen, toe te kennen aan een tijdelijke mandaatgroep: • • •

Gemakkelijker om na de invordering de wijziging naar “Volgende” uit te voeren (zie onderdeel “Volgorde na eerste invordering wijzigen”) Mogelijk doet u periodieke invorderingen. Tijdens de lopende periode kunt u de mandaten waarop u gaat invorderen vooraf al toekennen aan een tijdelijke groep. Een tijdelijke groep is ook handig als u gaat invorderen met een vast bedrag en vaste mededeling.

Zie onderdeel “Toekennen mandaatgroepen” voor het aanmaken van groepen.


12 - 22

Hoe toegang k rijgen? Selecteer “Verrichtingen” tab > “Nieuw > SEP A dom iciliëringen”.

Toelichting bij de gegevens: •

“Domiciliëringsgegevens”: o

“Alias van de opdrachtgever”: selecteer uw te crediteren rekening aan de hand van de alias, naam of rekeningnummer. De alias van de rekening wordt ingevuld. Naam en rekeningnummer worden getoond in de volgende velden. Bij rekeningen waaraan meerdere munten gekoppeld zijn, kan de gewenste munt gekozen worden. U hoeft niet noodzakelijk een rekening in euro te selecteren. De bedragen die u invordert zijn wel in euro.

o

Selecteer onder “Groep van mandaten” de gewenste groep waarvoor u invorderingen wilt doen. Alle mandaten uit de groep, met hun vaste bedrag en mededeling, worden getoond en automatisch geselecteerd. De mandaten met volgorde “Eerste” waarvoor u in het verleden een invordering hebt gedaan worden niet automatisch geselecteerd. Normaliter had u hiervoor de volgorde moeten wijzigen naar “Volgende” (zie “Volgorde na eerste invordering wijzigen”). U kunt deze mandaten alsnog handmatig selecteren.

o

Via de knop “Eigenschappen wijzigen” wordt een groter scherm met meer mandaten getoond.

o

U kunt nu voor elk mandaat een “Bedrag” en een “Bericht aan debiteur” invoeren en/of de vaste gegevens overschrijven. De oorspronkelijke vaste gegevens blijven in het mandaat bewaard.


13 - 22

o

“Bedrag”: 

“Groep”: de bedragen die bij de mandaten vermeld staan worden overgenomen. Standaard staat 100% ingevuld, maar u kunt dit wijzigen.



“Vast”: u kunt een vast bedrag invoeren dat voor alle mandaten in deze invordering geldt.



“Bericht aan de debiteur”: 

“Groep”: de berichten die in de groep bij de mandaten vermeld staan worden overgenomen.



“Vast”: U kunt hier een vast bericht invoeren dat voor alle mandaten in deze invordering geldt.



“Invorderingsdatum”: Selecteer uit de kalender de gewenste invorderingsdatum. • •

“Eerste” en “Volgende” invorderingen moeten ten laatste resp. 5 en 2 werkdagen voor de invorderingsdatum verstuurd worden. (Bij B2B ten laatste 1 werkdag voor de invorderingsdatum). “Eerste" en “Volgende” invorderingen komen automatisch in aparte invorderingsgroepen.

Tip Bij een mix van “Eerste” en “Volgende” adviseren we om voor alle invorderingen een invorderingsdatum van minimum 5 werkdagen later in te voeren. Anders moet u achteraf de invorderingsdatum van de groep “Eerste” invorderingen één voor één gaan wijzigen. Als alles correct is ingevoerd, klik dan op de knop “Volgende verrichting”. Door op de balk “Aangemaakte groepen” te klikken, krijgt u hiervan een overzicht. Met de “+”-knop wordt het detail van de invorderingsgroep getoond. Desgewenst kunt u invorderingen toevoegen/wijzigen of verwijderen. Als u “Globale debitering” selecteert, dan wordt het totaalbedrag van de invorderingsgroep op uw rekening geboekt.

Sluit de wizard met de knop “Voltooien”, ”Alles ondertekenen” of “Alles verzenden”.


14 - 22

Met de knop “Annuleren” kunt u al uw invorderingstransacties annuleren of enkel de huidige transactie. Het detail van een invorderingsgroep kunt u raadplegen door in het tabblad “(Verzonden) Verrichtingen” te klikken op de invorderingsgroep.

5.3 Invorderingen per mandaat Hoe toegang k rijgen? Selecteer “Verrichtingen” tab > Selecteer “N ew > SEP A dom iciliëringen” > Kies voor de optie “Enk el m andaat”

Toelichting bij de gegevens: •

“Alias van de opdrachtgever”: selecteer uw te crediteren rekening aan de hand van de alias, naam of rekeningnummer. De alias van de rekening wordt ingevuld. Naam en rekeningnummer worden getoond in de volgende velden. Bij rekeningen waaraan meerdere munten gekoppeld zijn, kan de gewenste munt gekozen worden.

•

“Mandaatreferte”: Zoek naar de mandaatreferte, rekeningnummer of naam van de debiteur. Als u een mandaat kiest met volgorde “Eerste” waarvoor u al eerder een invordering hebt aangemaakt, verschijnt er een waarschuwing die u echter kunt negeren. Normaliter had u dit mandaat naar “Volgende” moeten wijzigen (zie “Volgorde na eerste invordering wijzigen.”).

•

Voer “Bedrag”, “Invorderingsdatum” en “Bericht” aan debiteur in en klik dan op de knop ”Volgende verrichting”.

Afhankelijk van de criteria zoals vermeld in het onderdeel “Invorderingen invoeren - algemeen” worden er invorderingsgroepen aangemaakt. Behandel deze invorderingsgroepen zoals beschreven in het onderdeel “Invorderingen per (tijdelijke) mandaatgroep”.


15 - 22

6 Mandaten wijzigen 6.1 Volgorde na eerste invordering wijzigen Bij het invoeren van nieuwe en gemigreerde mandaten en bij sommige amendementen (zie onderdeel “Mandaten wijzigen en amendementen”) krijgt de volgorde van een mandaat automatisch de waarde “Eerste”. Na een geslaagde invordering (zie ook onderdeel “Wat bij niet uitgevoerde invorderingen?”) moet de volgorde van de ingevorderde mandaten gewijzigd worden naar “Volgende”. Zie hiervoor de kolom “Volgorde” in het overzicht van de mandaten. Deze wijziging kan op individuele basis, maar als u bij de invordering gebruik gemaakt heeft van een (tijdelijke) mandaatgroep”, kan dit snel voor de hele (tijdelijke) groep.

Hoe toegang k rijgen? Selecteer “Verrichtingen” tab > Selecteer “B eheren > M andaten” •

Voor de wijziging van individuele mandaten activeert u tabblad “Mandaten”: 1) Zoek aan de hand van uw afgedrukte detaillijst van de invorderingen het betrokken mandaat op via de knop “Zoeken”. 2) Vink dit mandaat aan en selecteer “Acties > Wijzig volgorde in Volgende”.

•

Voor het wijzigen van een hele (tijdelijke) groep waarvoor u invorderingen heeft gedaan, kiest u de gewenste groep via de groepsfilter.

LET OP Controleer of u wel zeker een groep heeft geselecteerd die overeenkomt met de groep waarop u de invorderingen gedaan heeft. U loopt anders het risico dat u mandaten met volgorde “Eerste” gaat wijzigen waarvoor nog nooit een invordering gebeurd is! Klik daarna op de navigatiepijl rechts naast de kolomnaam “Volgorde” en kies voor de filter “Eerste”. Enkel de “Eerste” mandaten worden nu getoond. Selecteer alle mandaten (selectievakje in de hoofding aanvinken). Selecteer “Acties > Wijzig volgorde in Volgende”. Alle “Eerste” mandaten van de ingevorderde groep worden nu gewijzigd naar “Volgende”. Vergeet niet de filter in kolom “Volgorde” achteraf uit te zetten.


16 - 22

6.2 Mandaten wijzigen en amendementen 6.2.1 Wijzigingen Wijzigingen van mandaten gebeuren op initiatief van de schuldeiser (bv. andere mandaatreferte) of op initiatief van de debiteur (bv. andere IBAN).

Hoe toegang k rijgen? Selecteer “Verrichtingen” tab > Selecteer “M andaten > Beheren” Zoek het te wijzigen mandaat op en klik in de lijst op dit mandaat. Het mandaat wordt geopend om te bewerken. U kunt nu alle gegevens van het mandaat wijzigen.

6.3 Amendementen Van sommige wijzigingen moeten de originele gegevens meegestuurd worden bij de eerstvolgende invordering. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een “Amendement” dat aan het mandaat gehecht wordt tot de eerstvolgende invordering. Het gaat over de wijzigingen van volgende gegevens: •

“Mandaatreferte”

•

“Schuldeiseridentificatie” en “Naam schuldeiser”

•

“Rekeningnummer debiteur”: indien andere IBAN bij dezelfde bank van de debiteur

•

“BIC debiteur”: indien wijziging van bank van de debiteur. In dat geval zal er ook een andere IBAN zijn, maar daarvan mag de oorspronkelijke waarde niet in het amendement staan. De “Volgorde” zal in dat geval gewijzigd worden naar “Eerste”. Van deze wijziging wordt niet de oorspronkelijke BIC in het amendement opgeslagen, maar de notie “Zelfde mandaat Nieuwe agent debiteur” (agent = bank).

Als u een van bovenstaande gegevens in een mandaat wijzigt, zal automatisch een amendement met de oorspronkelijke gegevens aangemaakt worden. U hoeft dit enkel te bevestigen.


17 - 22

Als verantwoordelijke voor het mandatenbeheer moet u de wijzigingen op mandaten in uw papieren archief bewaren. (bv. brief of e-mail van de debiteur die de wijziging aanvraagt). Geadviseerd wordt om op zijn minst een schermafdruk van het amendement in uw mandatenarchief te bewaren. Bij de aanmaak van een eerste invordering van een mandaat met een amendement, zal namelijk het amendement automatisch verwijderd worden.

Opm erking Een invordering met een amendement kan geweigerd worden (REJECT). Het amendement werd echter bij de aanmaak van deze invordering automatisch verwijderd. U moet dan in het mandaat het amendement manueel terug invoeren via de knop “Am endem ent toevoegen”. Hiervoor hebt u de oorspronkelijke gegevens nodig. Zoek die op in uw mandatenarchief. Tip U kunt ook in het veld “Opm erking” van het mandaat de originele gegevens van de wijziging invoeren. Hiervoor zijn 34 posities beschikbaar.

7 Wat bij niet uitgevoerde invorderingen? 7.1 REJECTS (weigeringen voordat de debiteur gedebiteerd werd) REJECTS zijn weigeringen van invorderingen waarvoor er geen boeking heeft plaatsgevonden bij de bank van de debiteur (bv. onjuiste mandaatreferte, blokkering door de debiteur, afgesloten rekening, onjuiste migratiegegevens, …) De bank van de debiteur stuurt alle REJECTS naar uw bank die u hierover eenduidig moet informeren. Omdat er bij REJECTS geen boeking gebeurde, heeft de bank van de debiteur geen bijwerking van het mandaat doorgevoerd (bv. “Volgorde” “ Eerste” werd niet geregistreerd). U zult dus in dergelijke gevallen de volgorde “Eerste” niet mogen wijzigen en bij de volgende invordering opnieuw “Eerste” meesturen. Amendementen moeten bij REJECTS opnieuw manueel ingevoerd worden.


18 - 22

7.2 Weigeringen nadat de debiteur gedebiteerd werd Van deze weigeringen krijgt u geen REJECT, maar een andere omschrijving. De bank van de debiteur heeft de bijwerking van het mandaat wel doorgevoerd. De mandaten van de invorderingen met volgorde “Eerste” moeten dan gewijzigd worden naar volgorde “Volgende” (zie onderdeel “Mandaten wijzigen en amendementen - Wijzigingen”).

8 Bijlagen 8.1 Belangrijke voorbereidende stappen vooraleer u begint met het invoeren van gemigreerde mandaten •

Stap 1: maak een inventaris van uw bestaande DOM80 debiteuren. We gaan ervan uit dat u momenteel DOM80 domiciliëringen invoert in Isabel 6. 1) Selecteer “Verrichtingen” tab 2) Selecteer “Beheren > Tegenpartijen”. 3) Sorteer op kolom “Debiteur” door op de kolomtitel te klikken zodat alle debiteuren bovenaan de getoonde lijst staan. 4) Selecteer dan alle debiteuren (aanvinken) en kies dan bij “Afdrukken” voor “Details van de geselecteerde tegenpartijen” en voor “PDF tonen”. Bij “Rapporten” verschijnt dan het rapport “Details van de (geselecteerde) tegenpartijen”. De afdruk van dit rapport kunt u nu gebruiken als werkdocument (“migratielijst”) in de volgende stappen.

•

Stap 2: uitzuiveren van de migratielijst. De migratielijst is alfabetisch gesorteerd op “Alias”. Overloop de migratielijst en schrap alle niet meer actieve debiteuren (bv. de relatie met de debiteur is stopgezet). U hebt nu een uitgezuiverde migratielijst met al uw te migreren DOM80 mandaten.

•

Stap 3: verzamel de IBAN’s en BIC’s die verbonden zijn aan de domiciliëringsnummers. Bij de Europese domiciliëring gebeuren de invorderingen rechtstreeks op de IBAN en BIC van de debiteur. Aangezien u in DOM80 vordert op domiciliëringsnummer beschikt u normaliter niet over deze IBAN en BIC. U zult dus de IBAN en BIC die gekoppeld zijn aan het domiciliëringsnummer elders moeten opvragen. Hiervoor kunt u bij uw bank terecht. De Nationale bank verzamelt namelijk de domiciliëringsnummers van alle banken (maandelijkse bijwerking) met de overeenkomstige IBAN en BIC. U kunt voor uw DOM80 debiteuren dit “Migratiebestand DOM80” opvragen bij uw bank. In dit bestand vindt u de domiciliëringsnummers van al uw debiteuren bij alle banken, met hun IBAN en BIC. Afhankelijk van de betrokken bank wordt dit bestand geleverd op CD, USB-stick,


19 - 22

via Isabel, … Het migratiebestand is een tekstbestand en gemakkelijk te openen in kladblok, wordpad …. Per domiciliëringsnummer staat er één lijn in het migratiebestand. De beschrijving van dit bestand (o.a. de plaats van de IBAN en BIC) vindt u in bijlage 2 van het volgende document: http://www.sepabelgium.be > Brochures > Eurodomiciliering (La domiciliation européenne).

Opm erking Is, na het uitzuiveren van de lijst in stap 2, het aantal debiteuren beperkt, dan is het wellicht eenvoudiger om de IBAN en BIC op te vragen bij uw debiteuren. •

Stap 4: Uw migratielijst aanvullen met IBAN/BIC en met een mandaatreferte. 1) Open het “Migratiebestand DOM80” (met kladblok, wordpad, …). 2) Zoek (CTRL/F) in het bestand naar het domiciliëringsnummer uit uw migratielijst (voer geen scheidingstreepjes in bij het zoeken!). 3) Noteer zorgvuldig de overeenkomstige IBAN en BIC uit het migratiebestand op uw migratielijst (bv. naast het domiciliëringsnummer). De IBAN staat op posities 29-44 (16 tekens), de BIC op posities 176-186 (max. 11 tekens) en het domiciliëringsnummer (zonder streepjes!) op posities 45-56 (12 tekens). 4) Noteer op uw migratielijst per domiciliëringsnummer eveneens een unieke mandaatreferte. Kies voor eenvoudige en duidelijke mandaatrefertes en gebruik bij voorkeur enkel hoofdletters en alfanumerieke tekens (A-Z, 0-9), zonder spaties Desgewenst kunt u de mandaatreferte aanvullen met een “migratie” kenmerk (bv. “MIG”) zodat u in uw toekomstige lijst van Europese mandaten direct kunt zien welke mandaten gemigreerd zijn. 5) Bewaar de migratielijst in uw “Mandatenarchief”!

U beschikt nu over een migratielijst met alle gegevens om een nieuw gemigreerd mandaat in te voeren.


20 - 22

8.2 Praktijkvoorbeelden 8.2.1 Voorbeeld CORE (Ledenbeheer personeelsclub). U bent penningmeester van de personeelsclub. Zowel de huidige als de gepensioneerde medewerkers kunnen lid zijn van de club. Jaarlijks worden diverse activiteiten georganiseerd waarvoor een bijdrage gevraagd wordt. Eén keer per jaar worden de lidgelden geïnd. De gepensioneerden betalen een lager lidgeld. Alle clubleden hebben een DOM80 mandaat getekend. De invorderingen doet u al jaren via Isabel 6. U wilt migreren naar de Europese domiciliëring, o.a. wegens de vraag van de directie om ook de medewerkers die geen lid zijn, uit te nodigen voor sommige activiteiten (weliswaar met een hogere bijdrage). Voor de niet-leden wilt u gaan werken met “Eenmalige” mandaten. Mogelijk scenario: 1) Teken een “CORE” contract bij uw bank. U krijgt dan een schuldeiseridentificatie (formaat BEnnZZZnnnnnnnnnn). 2) Maak een lijst aan met alle te migreren DOM80 mandaten (zie “Belangrijke voorbereidende stappen vooraleer u begint met het invoeren van gemigreerde mandaten”). 3) Voert alle mandaten in aan de hand van de migratielijst (zie “Nieuw Gemigreerd mandaat”) 4) Maak aparte groepen voor actieven en gepensioneerden. De personeelsclub organiseert een activiteit (“Bedrijfsfeest”) voor alle actieve medewerkers (geen gepensioneerden) waarop ook niet-leden kunnen inschrijven. 5) Nodig alle medewerkers uit en voor de niet-leden voegt u een mandaatformulier toe voor “eenmalige” invordering. 6) Voer de binnenkomende eenmalige mandaten in en kent ze toe aan de tijdelijke groep “Bedrijfsfeest eenmalig”. De mandaten van de binnenkomende inschrijvingen van leden kent u doet aan de tijdelijke groep “Bedrijfsfeest leden” (zie “Hoe kunt u mandaten toekennen aan groepen?”). 7) Invorderen op beide groepen: a. Voor de groep “Bedrijfsfeest eenmalig” kiest u voor een vast bedrag (= hoger bedrag wegens niet-lid) en een vast bericht “Bijdrage bedrijfsfeest”. b. Voor de groep “Bedrijfsfeest leden” kiest u als vast bedrag het ledenbedrag en hetzelfde vaste bericht. 8) Verwijder alle eenmalige mandaten na de invordering en de verwerking bij de bank. 9) Vorder de jaarlijks lidgelden. Wegens het verschil in lidgeld gaat u ook hier vorderen op 2 groepen “Actieven” en “Gepensioneerden” met een vast bedrag en bericht per groep. 10) Werk de mandaten bij met volgorde “Eerste” (zie “Volgorde na eerste invordering wijzigen”).


21 - 22

8.2.2 Voorbeeld B2B (Softwarehuis) U bent boekhouder bij een softwarehuis en werkt momenteel met DOM80 voor invorderingen van jaarlijkse onderhoudscontracten en tussentijdse facturen ( opleidingen, aankopen, …). Uw klanten zijn allemaal professionele klanten (geen particulieren). U wilt overstappen naar de Europese domiciliëring. Om te voorkomen dat uw klanten de mogelijkheid hebben om de invorderingen te laten terugbetalen, kiest u voor het B2B schema. Scenario: 1) Teken een “B2B” contract bij uw bank. Migratie van DOM80 is niet mogelijk voor B2B. U laat daarom nieuwe mandaten tekenen door al uw debiteuren. 2) Kies voor een eenvoudige duidelijke mandaatreferte. 3) Wijs de debiteuren op het belang van de bevestiging door hun bank.


22 - 22

Isabel 6 SEPA Domiciliëringen in detail

Recommend Documents