Isabel 6 configurator
Starten met Isabel 6. Goed begonnen is half gewonnen.
1
1. WAAROM DEZE GIDS? Voor u start met het opzetten van een Isabel 6-oplossing kunt u het best een duidelijk overzicht opstellen van het gewenste resultaat. In deze gids vindt u de belangrijkste vragen die u zich moet stellen en handige tabellen om uw antwoorden te structureren. 2. WAAROM ISABEL? Isabel 6 biedt internetbankieren voor de professionele gebruiker. Met Isabel 6 kiest u de beste producten en diensten van meer dan 20 banken aan de beste voorwaarden. Dankzij de uitgebreide multi-usermogelijkheden en doorgedreven integratie met boekhoudpakketten verhoogt u uw efficiëntie en verlaagt u uw administratieve werkingskosten. 3. DE GEBRUIKERS EN HUN TAKEN Meestal zijn meerdere medewerkers betrokken bij het financieel beheer. Collega’s kunnen het werk onderling verdelen en voor elkaar inspringen bij werkpiek, ziekte, vakantie of file. Verantwoordelijken kunnen het operationele werk delegeren en toch de controle behouden. Zij plaatsen immers de finale handtekening. Maak een overzicht van alle personen die betrokken zijn bij: • het aanmaken van betalingen • het tekenen van betalingen • het raadplegen van rekeninginfo Ga hierbij niet uit van de huidige situatie maar van de optimale situatie. Denk aan efficiëntie, piekmomenten, delegeren, controle en continuïteit. Stel een tabel op “medewerkers en taken”: Medewerker
Functie
Aanmaken van betalingen Neen
Tekenen van betalingen
Rekeninginfo raadplegen
Custers Marc
Bouters Els
Administratief medewerker Administratief medewerker Boekhoudster
Neen
Ja
Ja
Neen
Neen
Neen
Ja
Hoofdboekhoudster
Ja, back-up Jan Uitzonderlijk
Vermaken Nadine
Ja
Pinkers Eddy
Zaakvoerder
Uitzonderlijk
Vertommen Monique
Vennoot
Neen
Ja, back-up van Nadine Grote bedragen Grote bedragen
Ja, Back-up Els Voor controle
Timmers Jan
Neen
2
4. BANKEN EN REKENINGEN Bedrijven hebben rekeningen bij meerdere banken om een verscheidenheid aan redenen zoals: • historisch, bijvoorbeeld ten gevolge van de acquisitie van een ander bedrijf • risicospreiding, om alle middelen - lees geld - niet onder te brengen bij één bank • aanbiedingen en competenties van meerdere banken in huis halen • concurrentiële druk op de bank uit te voeren Bedrijven openen ook graag meerdere rekeningen om operationele redenen en interne organisatie zoals: • een beter overzicht over inkomsten en uitgaven behouden • speciale rekeningen voor sparen en kredietlijnen • een onderscheid maken tussen verschillende divisies binnen een bedrijf • persoonlijke rekeningen van de zaakvoerder Stel een tabel op “banken en rekeningen”: Bank Bank 1
Bank 2
Rekeningnummer Rekening 1 Rekening 2 Rekening 3
Type Zicht Zicht Zicht
Rekening 4 Rekening 5 Rekening 6 Rekening 7
Termijn Zicht Zicht Spaar
Gebruik Debiteuren België Crediteuren België Buitenlandse transacties Debiteuren België
Professioneel/Privé Professioneel Professioneel Professioneel Professioneel Professioneel Privé zaakvoerder Privé zaakvoerder
3
5. MANDATEN Het mandatenbeheer helpt u duidelijke afspraken te maken met uw bank over wie wat mag doen op welke rekening. Ook deze informatie kan het best in een tabel: Medewerker
Rekening
Custers Marc Timmers Jan
Rekening 1 Rekening 1 Rekening 2 Rekening 3 Rekening 5 Rekening 1 Rekening 2 Rekening 3 Rekening 5 Rekening 1 Rekening 2 Rekening 3 Rekening 4 Rekening 5 Rekening 1 Rekening 2 Rekening 3 Rekening 4 Rekening 5 Rekening 6 Rekening 7 Rekening 1
Aanmaken betalingen Neen Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Neen
Rekening 2
Neen
Rekening 3
Neen
Rekening 4
Neen
Rekening 5
Neen
Bouters Els
Vermaken Nadine
Pinkers Eddy
Vertommen Monique
Tekenen betalingen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Tot 50.000€ Tot 50.000€ Tot 50.000€ Tot 50.000€ Tot 50.000€ Tot 200.000€ Tot 200.000€ Tot 200.000€ Tot 200.000€ Tot 200.000€ Tot 200.000€ Tot 200.000€ Onbeperkt indien samen met Eddy Onbeperkt indien samen met Eddy Onbeperkt indien samen met Eddy Onbeperkt indien samen met Eddy Onbeperkt indien samen met Eddy
Rekeninginfo raadplegen Ja Neen Neen Neen Neen Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Neen
Neen
Neen
Neen
Neen
4
6. MODULES EN OPTIES Isabel 6 is een modulaire oplossing. U kiest per gebruiker die modules en de opties die nodig zijn. Zo betaalt u niets te veel en hebt u een oplossing op maat. De recentste Isabel 6prijslijst vindt u op www.isabel.eu/isabel6 en klik op “Tarieven”. Iedere gebruiker start met de module Isabel Secured Access. Deze module bevat de beveiligingssoftware Isabel OfficeSign en het digitale Isabel-certificaat. Voeg er nog de Isabel Secure Signing Card en de kaartlezer aan toe en de gebruiker is klaar om zijn eerste elektronische handtekening te plaatsen. De Isabel 6 - Bankit Standard module is de basis. Daarmee kan de gebruiker betalingen aanmaken, betalingen ondertekenen en rekeninginfo raadplegen. Opties zijn: • Een bijkomende bank. De eerste bank is standaard (dus vanaf de tweede bank en verder) • MultiSign: delen betalingen, delen begunstigden, lijst ondertekenaars, uitnodigen per e-mail. • Exporteren van rekeninginfo naar uw boekhoudpakket • Isabel Go. De Isabel-knop in uw boekhoudpakket (De optie “Exporteren rekeninginfo” is noodzakelijk) • Ingeven en importeren van domiciliëringen • Importeren van cheques en andere bankbestanden Gebruikers die enkel betalingen moeten ondertekenen kunnen zich eventueel beperken tot het gebruik van de Isabel 6 – Bankit Signing module. Opgelet: deze gebruikers hebben geen toegang tot andere functionaliteiten zoals ondermeer “betalingen aanmaken” en “rekeninginfo raadplegen”. Maak een tabel met de Isabel-configuratie per gebruiker: Medewerker
Isabel 6 module
Bijkomende bank
MultiSign
Custers Marc Timmers Jan Bouters Els Vermaken Nadine Pinkers Eddy Vertommen Monique
Standaard Standaard Standaard Standaard Standaard Signing
1 1 1 1 1
Exporteren Rekeninginfo
Isabel Go
5
7. BESTELLEN Starten met Isabel is eenvoudig. Maar wanneer het om uw geld gaat zijn goede afspraken met Isabel en uw banken belangrijk. Uw overeenkomst met Isabel beschrijft enkel het gebruik van Isabel producten en diensten. Daarnaast hebt u overeenkomsten met uw banken die de identificatie van uw bedrijf, de gebruikers en hun mandaten beschrijft. Voor uw comfort treedt uw voorkeursbank op als uniek administratief contactpunt. Zij zorgt voor alle contractuele afhandelingen. Uw bank zorgt dus voor het: • beheren van ondertekende Isabel- en bank-contract • toevoegen van gebruikers • toevoegen van rekeningen • beheer van mandaten • sturen van CODA-bestanden • bankeigen optionele diensten toegankelijk via Isabel 6 Uw Isabel-contract afsluiten met uw voorkeursbank is een eenmalige stap. Het bankcontract kan wel verschillen van bank tot bank. Voor iedere bijkomende bank sluit u een bankcontract af en dat verwijst naar uw Isabel-abonnementsnummer. Iedere gebruiker kan de gewenste opties zelf aankruisen in de Isabel 6 toepassing. Isabel NV stuurt maandelijks een factuur voor de gebruikte Isabel-diensten. U kunt steeds opties toevoegen of verwijderen, de facturatie wordt maandelijks aangepast. Isabel aanvragen doet u het best op www.isabel.be en “Ik wil klant worden”. Uw bank neemt dan contact voor de administratieve stappen. 8. IN GEBRUIK NEMEN Zodra de administratieve stappen met uw bank zijn afgerond, worden uw gegevens door uw bank ingevoerd in de centrale Isabel-administratieve toepassing. Isabel maakt uw Isabel Secure Signing Cards aan en stuurt u een uitnodigingsbrief om de kaarten op te halen in uw bankkantoor. Ook de kaartlezer volgt per post.
9. ONDERSTEUNING
Informatie, handleidingen, Q&A, Online Helpdesk, Support Ga naar www.isabel.eu/support
6
Hulp ter plaatse Ieder zijn job ! Verlies geen tijd met vallen en opstaan om het zelf uit te zoeken. Laat Isabel 6 installeren en configureren door een professional. Ga naar www.isabel.eu/partners en kies “Installation Partners”
Opleidingen Vertrouwd raken met alle mogelijkheden van Isabel 6 kan snel en efficiënt dankzij de hulp van een Isabel Training Partner. De Isabel 6-trainingen zijn heel leerrijk voor uzelf en uw medewerkers. Zo haalt u moeiteloos alles uit uw Isabel-oplossing. Ga naar www.isabel.eu/partners en kies “Opleidingen”
10. UW ABONNEMENT AANPASSEN
Uw bedrijf staat nooit stil. Er komen nieuwe medewerkers, nieuwe taken en nieuwe opportuniteiten. Door het aanpassen van uw Isabel-abonnement aan uw nieuwe noden blijft u in controle en houdt u de efficiëntie van uw financiële waardeketen - van factuur tot betaling – hoog.
•
Gebruikers wijzigen o Verwijderen Zorg ervoor dat medewerkers die het bedrijf verlaten hun Isabel-kaart indienen en verwijder ze uit uw Isabel-abonnement.
o
Dien uw aanvraag in op www.isabel.eu/support en kies “Uw abonnement beheren”. Isabel zal uw aanvraag doorsturen naar uw banken om de gebruiker te laten schrappen. Sommige banken kunnen u vragen een bankeigen document in te vullen.
Zodra de gebruiker ook effectief geschrapt is door uw banken wordt de gebruiker vanaf de eerstvolgende maand niet meer gefactureerd.
Toevoegen Geef nooit een oude Isabel-kaart door aan een nieuwe medewerker. Vraag een nieuwe kaart aan op zijn naam, met de juiste mandaten.
7
o
Dien uw aanvraag in op www.isabel.eu/support en kies “Uw abonnement beheren”. Isabel zal uw aanvraag doorsturen naar uw banken om de gebruiker te laten aanmaken. Sommige banken kunnen u vragen een bankeigen document in te vullen.
Het aanmaken van een gebruiker vereist de nauwkeurige identificatie op basis van een identiteitskaart of paspoort. Daarom wordt uw aanvraag steeds verwerkt door uw bank. Isabel NV kan geen gebruikers aanmaken.
Mandaten aanpassen Het aanpassen van de mandaten van een bestaande gebruiker kunt u aanvragen bij uw bank, meestal door middel van een bankeigen document.
•
Het beheer van mandaten is een afspraak tussen uw bedrijf en uw bank. Isabel NV kan de mandaten van gebruikers niet wijzigen.
Banken en rekeningen wijzigen Een van de grootste voordelen van Isabel is dat u in één ogenblik een overzicht hebt van alle verrichtingen op al uw rekeningen, bij al uw banken. Gedaan met aanmelden bij drie of meer verschillende programma’s voor internetbankieren. Zorg er dus voor dat u al uw rekeningen bij al uw banken ook effectief terug vindt in Isabel.
o
Toevoegen
Een rekening bij een zelfde bank toevoegen in Isabel is gratis. Dien uw aanvraag in op www.isabel.eu/support en kies “Uw abonnement beheren”. Isabel zal uw aanvraag doorsturen naar uw banken om de rekening toe te voegen. Sommige banken kunnen u vragen een bankeigen document in te vullen.
Wanneer u een rekening toevoegt, moet u ook de mandaten van de bestaande Isabel-gebruikers op de nieuwe rekening vermelden. Het beheer van mandaten is een afspraak tussen uw bedrijf en uw bank. Daarom kan Isabel NV geen rekeningen toevoegen.
8
o
•
Indien u een rekening toevoegt bij een nieuwe bank – dus een bank waarvan u nog geen rekening in Isabel hebt – wordt een extra bank aangerekend voor iedere gebruiker met een mandaat op die rekening.
Verwijderen
Een rekening bij een zelfde bank verwijderen in Isabel is gratis. Dien uw aanvraag in op www.isabel.eu/support en kies “Uw abonnement beheren”. Isabel zal uw aanvraag doorsturen naar uw banken om de rekening te schrappen uit uw Isabel-abonnement. Sommige banken kunnen u vragen een bankeigen document in te vullen.
Isabel NV kan geen rekeningen schrappen.
Indien u alle rekeningen bij eenzelfde bank schrapt, wordt er automatisch een bank minder aangerekend voor iedere gebruiker die een mandaat had op een van die rekeningen.
Optionele modules wijzigen
Iedere Isabel-gebruiker kan zelf optionele modules toevoegen en verwijderen. De facturatie van het gebruik is maandelijks. Wanneer een module verwijderd wordt stopt de facturatie er van op het einde van de lopende maand. Een nieuwe module wordt gefactureerd vanaf de maand van toevoeging.
Toevoegen en verwijderen kan iedere gebruiker op het Welkomstscherm van Isabel 6, rechterkolom “Intekenen op modules”.
V.U. Isabel NV – Ref : Isa6Conf – NL-0510
9
