BAB 4 PERANCANGAN S IS TEM
4.1. Customer Interface Perancangan Interface merupakan hal yang terpenting dalam perancangan E-business. Interface yang akan dirancang adalah tampilan muka website yang merupakan pengembangan dari yang telah berjalan selama ini, yaitu www.mycentury.com. Yang mana pada pembahasan selanjutnya penulis menyebutnya sebagai website. 4.1.1. 7C’s Framework 4.1.1.1.
Context Website yang akan dirancang yaitu memiliki konteks yang merupakan paduan antara fungsi dan keindahan (estetika). Fungsi yang dimaksud adalah segala hal yang memungkinkan semua fungsi E-business yang ditawarkan dapat disampaikan dan digunakan pelanggan dengan baik. Keindahan /Estetika yang dimaksud adalah keindahan dan kemenarikan website tersebut sebagai pendukung optimalnya penerapan E-business. Pelanggan dapat melakukan transaksi melalui website dengan cara memilih produk pada menu Products yang sudah tersedia dan jika pelanggan ingin memilih produk yang diinginkan maka pelanggan cukup menekan pilihan add to cart yang nantinya produk yang 146
147
dipilih tersebut akan masuk ke dalam Shopping Cart. Namun pelanggan hanya bisa bertransaksi jika telah menjadi member dan telah Login, pelanggan yang belum menjadi member dapat melakukan registrasi dengan menekan pilihan Register. Kriteria fungsional pada website Century Healthcare dapat dilihat dibawah ini : •
Section Breakdown M enu-menu yang terdapat pada website terbagi menjadi empat bagian antara lain : o Header Pada header terdapat beberapa menu utama : -
Home M enu yang mengarahkan pada halaman utama website.
-
About Us Informasi tentang perusahaan Century Healthcare berupa sejarah hingga visi dan misi.
-
Products Informasi produk yang ditawarkan, produk-produk dikelompokkan berdasarkan kategori produk.
-
Outlets Informasi outlet-outlet Century Healthcare di seluruh Indonesia.
148
-
Contact Us Informasi perusahaan Century Healthcare berupa alamat, nomor telepon, dan juga menyediakan form yang dapat user gunakan untuk menyampaikan pertanyaan maupun kritik dan saran.
-
Shopping Cart Keranjang belanja yang berisi produk yang dipilih oleh user atau member.
o Footer Pada footer terdapat menu yang juga terdapat di header, antara lain : -
Home M enu yang mengarahkan pada halaman utama website.
-
Cara Belanja M engarahkan pada halaman yang berisi tahapan dalam melakukan transaksi
-
FAQs Kumpulan pertanyaan yang umum dan sering ditanyakan oleh user, beserta jawabannya.
-
Products Informasi produk yang ditawarkan, produk-produk dikelompokkan berdasarkan kategori produk.
-
Outlets
149
Informasi outlet-outlet Century Healthcare di seluruh Indonesia. -
Feedback Form M erupakan bagian dari Contact Us yang berisi tentang
informasi
kontak
perusahaan
dan
menyediakan form yang dapat diisi dan di kirimkan kepada pihak perusahaan. -
Online Chat M erupakan bagian dari Contact Us yang berisi form chatting yang disediakan untuk pelanggan agar dapat berkomunikasi dengan customer
service tanpa
menggunakan account apapun. o Left Side Pada bagian kiri tampilan terdapat menu yaitu : -
Category Product Berisi tentang kategori produk yang masing-masing kategori berisi produk-produk yang dapat dilihat detilnya dan dipilih.
-
Product Search Terdapat form yang dapat digunakan oleh pelanggan untuk mencari produk yang diinginkan.
-
Login form dan Registrasi Terdapat form yang dapat digunakan oleh pelanggan untuk login dan melakukan registrasi
150
o Right Side Pada bagian kanan tampilan terdapat menu yaitu : -
YM Chat M erupakan
fasilitas
yang
disediakan
untuk
melakukan chatting dengan menggunakan account Yahoo Messengger. -
Top Product M enampilkan produk-produk yang sering dipesan oleh pelanggan.
-
New Product M enampilkan produk-produk terbaru yang dimiliki Century Healthcare.
•
Linking Structure Dalam website ini, struktur link antar halaman atau menu dibuat sederhana dan teratur agar memudahkan konsumen dalam mengakses setiap halaman yang ada. Pada setiap halaman terdapat link semua menu yang telah dibahas sebelumnya pada bagian Section Breakdown. Pada halaman product terdapat link category, product detail, dan add to cart yang berfungsi menambahkan produk ke shopping cart.
151
•
Navigation Tools M edia navigasi yang terdapat pada website dibagi menjadi tiga bagian yaitu header, left side, dan bagian footer. Ketiga media navigasi tersebut selalu ada di setiap halaman.
•
Speed Kecepatan merupakan kriteria yang sangat penting dalam website, oleh karena itu kecepatan selalu dijaga dengan mengurangi adanya gambar-gambar maupun animasi yang memerlukan waktu download yang lama pada waktu pengaksesan oleh pelanggan.
•
Reliability M asalah kestabilan kinerja website, Century Healthcare akan berusaha untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik. Kemungkinan
terjadinya
diminimalisir
dengan
error
pada
melakukan
website
akan
maintenance
yang
berkelanjutan. •
Platform Independence Website Century Healthcare akan berjalan dengan baik pada berbagai platform, mulai dari versi lama seperti internet explorer 5, hingga versi terbarunya internet explorer, begitu juga
dengan
mozilla,
opera,
dan
browser
lainnya.
Kesemuanya tidak ada perbedaan dalam kondisi dan cara pemakaian. Hal yang mungkin menjadi perbedaan adalah
152
pada masalah koneksi internet yang digunakan, dimana hanya akan terdapat perbedaan pada kecepatan akses. •
Media Accesibility Website akan dirancang dengan sederhana dan memenuhi standar yang ada, sehingga dapat diterima oleh berbagai platform dan pelanggan yang ada.
Sedangkan
untuk
kriteria estetika pada website Century
Healthcare, perlu diperhatikan dua fitur yang paling penting yaitu: •
Color Scheme Website Century Healthcare mempunyai paduan warna yang menarik, dan dominan berwarna putih hijau muda, warna putih digunakan sebagai latar belakang dari konten agar dapat dilihat dan dibaca dengan jelas, sedangkan warna hijua digunakan karena merupakan warna yang terdapat pada logo Century Healthcare. Hal tersebut diharapkan mewakili ciri dan karakter keseluruhan dari Century Healthcare.
•
Visual Scheme Visual Scheme pada website terdapat pada bagian atas yaitu logo Century Healthcare, menu-menu, dan shopping cart. Pada bagian kiri halaman yaitu kategori produk dan login form. Pada bagian bawah juga terdapat menu-menu lainnya. M eskipun pelanggan pindah halaman, ketiga bagian tersebut
153
tetap
tersedia dan tidak berubah. Penggunaan bahasa
disesuaikan dengan tujuannya, yaitu menggunakan bahasa Inggris pada menu-menu dan bahasa Indonesia pada isi atau content website. Gambar yang ditampilkan merupakan sebuah informasi tertentu seperti promo produk dan lainnya, gambar tersebut juga dapat berperan sebagai link ke halaman tertentu di dalam website. 4.1.1.2.
Content Content yang terdapat dalam website Century Healthcare antara lain : •
Product Banner Terdapat pada halaman home, merupakan konten berupa animasi gambar dan nama produk yang berjalan secara horizontal jika user mengarahkan kursor pada tanda panah. Gambar tersebut dapat di klik yang mengarahkan user pada halaman detil dari produk yang dipilih tersebut.
•
Random Product Terdapat pada halaman home, merupakan konten berupa gambar dan nama produk. Produk yang ditampilkan merupakan hasil random, dan gambar tersebut dapat di klik yang mengarahkan user pada halaman detil dari produk tersebut.
154
•
Top Product Terdapat pada halaman home, merupakan konten berupa nama-nama produk. Nama produk tersebut dipilih sesuai dengan produk yang paling sering dibeli oleh pelanggan. Nama produk tersebut dapat diklik yang mengarahkan user pada halaman detil dari produk tersebut.
•
New Product Terdapat pada halaman home, merupakan konten berupa gambar dan nama produk. Produk yang ditampilkan merupakan produk terbaru. Juga tersedia tombol Add to cart yang dapat menambahkan produk yang dipilih ke shopping cart. Gambar tersebut dapat diklik yang mengarahkan user pada halaman detil dari produk tersebut.
4.1.1.3.
Community Website Century Healthcare dikategorikan dalam nonexistent, dimana website tidak ada media komunitas yang disediakan kepada pelanggan untuk berinteraksi satu dengan lainnya, hal ini dilakukan karena pertimbangan awal bagi yang mengakses website ini hanya untuk mencari informasi dan melakukan pembelian atas produk yang dijual. Oleh karena itu website hanya menyediakan online chat bagi pelanggan yang ingin bertanya. Pelanggan juga dapat melihat pertanyaan-pertanyaan umum yang sering diajukan pada FAQ, ataupun dengan mengirimkan
155
pertanyaan, keluhan, saran, dan pendapat melalui email pada form yang tersedia pada halaman contact. 4.1.1.4.
Customization Website ini tidak menyediakan customization yang khusus bagi setiap pelanggannya, dimana setiap pelanggan diperlakukan sama dan memiliki tampilan yang sama. Perbedaan antar pelanggan hanya pada shopping cart dan juga pesan yang didapat dari admin.
4.1.1.5.
Communication Website Century Healthcare menggunakan komunikasi satu dan dua arah seperti berikut : •
One-to-many non responding user Website ini berkomunikasi dengan
pelanggan
dengan
menyediakan FAQ yang isinya berupa informasi tentang pertanyaan yang umum dan sering ditanyakan oleh pelanggan. Pada komunikasi ini, pelanggan tidak dapat merespon kembali terhadap informasi yang diberikan. •
One-to-one responding user Website ini juga dapat berkomunikasi dengan pelanggan secara personal yaitu melalui media online chat yang disediakan. Fitur ini memungkinkan pelanggan menanyakan hal yang dibutuhkan kepada customer service yang sedang
156
online. Dengan begitu pelanggan dapat dengan cepat memperoleh tanggapan dari pertanyaan yang diajukan. 4.1.1.6.
Connection Connection yang terdapat pada website ini hanya terdapat pada banner berupa gambar yang menghubungkan website dengan website internal sendiri. Sehingga tidak ada website lain yang terhubung.
4.1.1.7.
Commerce Commerce yang terdapat pada website ini hanya dapat dilakukan oleh pelanggan yang sudah resgitrasi pada website ini. Pelanggan yang belum mendaftar tidak dapat melakukan transaksi, hanya bisa mendapatkan informasi produk dan perusahaan saja. Fungsi commerce yang terdapat pada website ini yaitu : •
Registrasi Pelanggan yang ingin melakukan transaksi pembelian produk, terlebih dahulu harus melakukan login. Bagi pelanggan yang belum terdaftar, terlebih dahulu melakukan registrasi dengan memilih fasilitas Register yang telah disediakan. Pelanggan diharuskan mengisi data untuk keperluan transaksi dan pengiriman produk. Data tersebut akan disimpan dalam database, sehingga pelanggan dapat melakukan transaksi kembali dilain waktu cukup dengan melakukan login.
157
•
Shopping Cart Shopping Cart disediakan sebagai keranjang belanja yang berisi produk apa saja yang pelanggan pesan/pilih. Pada halaman Product terdapat fasilitas Pesan yang jika ditekan, maka produk yang dipilih tersebut akan dimasukkan kedalam shopping cart. Pada halaman shopping cart, pelanggan dapat membatalkan
dan
menambah
produk.
Setelah
selesai,
pelanggan memilih fasilitas checkout untuk melanjutkan transaksi.
158
4.1.2. S truktur Menu 4.1.2.1.
S truktur Menu User
Obat Racikan About Us Products Outlets Contact Us Home
Obat Bebas Category
Feedback Form Online Chat
FAQ Cara Belanja Login Shopping Cart
Gambar 4 a Struktur M enu User
Suplemen Kesehatan Body Care Others
159
4.1.2.2.
S truktur Menu Member Account Information Account Meintenance
Shipping Information
About Us
Order Information Obat Racikan Obat Bebas
Products Home
Category
Outlets
Suplemen Kesehatan Body Care
Feedback Form Contact Us
Others Online Chat
FAQ Cara Belanja Logout Shopping Cart
Gambar 4 b Struktur M enu Member
160
4.1.2.3.
S truktur Menu Admin User list Category Tree
List Categories Add Category List Products
Product list
Add Product View Inventory
Home
Vendor list
List Vendors Add Vendor
Order List Store
Edit Store
Reports
Gambar 4 c Struktur M enu Admin
161
4.1.3. Rancangan Layar
Gambar 4.1 Perancangan Home
162
Gambar 4.2 Perancangan About Us
163
Gambar 4.3 Perancangan Products
164
Gambar 4.4 Perancangan Outlets
165
Gambar 4.5 Perancangan Feedback Form
166
Gambar 4.6 Perancangan Shopping Cart
167
Gambar 4.7 Perancangan Register
168
Gambar 4.8 Perancangan Order Information
169
Gambar 4.9 Perancangan Online Chat
170
Gambar 4.10 Perancangan Control Panel
171
Gambar 4.11 Perancangan Statistic
172
Gambar 4.12 Perancangan Product List
173
Gambar 4.13 Perancangan Order List
174
Gambar 4.14 Perancangan Reports
175
4.2. Perancangan Database Website Century Healthcare menggunakan My SQL dalam merancang database-nya. Berikut adalah tabel-tabel yang digunakan dalam merancang website Century Healthcare : 1. Tabel Member Primary Key : Id_member Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Field Id_member
Varchar
15
Username
Varchar
30
Kode M ember Username yang digunakan member untuk Login
Password
Varchar
30
Password yang digunakan member untuk Login
Fullname
Varchar
25
Nama M ember
Gender
Varchar
10
Jenis kelamin member
Street
Varchar
50
Alamat jalan member
City
Varchar
25
Kota tempat tinggal member
Zipcode
Varchar
10
Kode pos
Telepon
Varchar
15
Nomor telepon member
HP
Varchar
15
Nomor handphone member
Email
Varchar
35
Alamat email member
2. Tabel Admin Primary Key : Id_admin Nama Field
Tipe Data
Ukuran Field
Keterangan
176
Id_ admin
Varchar
15
Kode admin
Username
Varchar
30
Password
Varchar
30
Fullname
Varchar
25
Nama admin
Position
Varchar
25
Jabatan admin
Telepon
Varchar
15
Nomor telepon admin
HP
Varchar
15
Nomor handphone admin
Email
Varchar
35
Alamat email admin
Username yang digunakan admin untuk Login Password yang digunakan admin untuk Login
3. Tabel Kategori Primary Key : Kd_kategori Ukuran
Nama Field
Tipe Data
Kd_kategori
Int
11
Kode kategori
Nama
Varvhar
30
Nama kategori
Deskripsi
Text
Field
Keterangan
Deskripsi kategori
4. Tabel Vendor Primary Key : Kd_vendor Ukuran Nama Field
Tipe Data
Kd_ vendor
Int
11
Kode vendor
Nama
Varchar
50
Nama vendor
Street
Varchar
50
Alamat jalan vendor
City
Varchar
25
Kota tempat tinggal vendor
Zipcode
Varchar
10
Kode pos
Field
Keterangan
177
Telepon
Varchar
15
Nomor telepon vendor
Email
Varchar
35
Alamat email vendor
178
5. Tabel Produk Primary Key : Kd_produk Ukuran
Nama Field
Tipe Data
Kd_ produk
Varchar
10
Kode produk
Nama
Varchar
50
Nama produk
Kd_kategori
Varchar
15
Kategori produk
Kd_vendor
Varchar
15
Produsen produk
Harga
Double
Harga produk
M anfaat
Text
M anfaat produk
Deskripsi
Text
Deskripsi produk
Stok
Int
6
Jumlah produk yang tersedia
Gambar
Varchar
40
Gambar produk
Field
Keterangan
6. Tabel Transaksi Primary Key : Kd_transaksi Ukuran
Nama Field
Tipe Data
Kd_ transaksi
Varchar
15
Id_member
Varchar
15
Tgl_ transaksi
Date
Alamat
Varchar
50
Kota
Varchar
25
Kodepos
Varchar
10
Status
Varchar
20
Field
Keterangan Kode transaksi Kode member yang melakukan transaksi Tanggal transaksi dilakukan Alamat dimana barang akan dikirim Kota dari alamat pengiriman barang Kode pos dari alamat pengiriman barang Status transaksi
179
7. Tabel DetilTransaksi Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Field Kd_ transaksi
Varchar
15
Kode transaksi
Kd_produk
Varchar
40
Kode produk yang dibeli
Jumlah
Double
Jumlah produk yang dibeli
8. Tabel FAQs Primary Key : Kd_faq Nama Field
Tipe Data
Kd_faq
Int
Pertanyaan
Text
Jawaban
Text
Ukuran Field 11
Keterangan Kode FAQ Pertanyaan dalam FAQ Jawaban dari pertanyaan FAQ
Kategori
Varchar
30
Jenis dari pertanyaan FAQ
9. Tabel Pertanyaan Primary Key : Kd_pertanyaan Ukuran Nama Field
Tipe Data
Field
Keterangan Kode pertanyaan yang
Kd_ pertanyaan Int
11
Nama
Varchar
30
Nama pelanggan
Email
Varchar
30
Email pelanggan
Subject
Varchar
50
Isi
Text
diajukan pelanggan
Subject dari pesan yang akan dikirim kepada perusahaan Isi pertanyaan
180
4.3. Market Communication and Branding 4.3.1. Market Communication Market Communication atau komunikasi pasar merupakan suatu cara yang dilakukan oleh perusahaan dalam berkomunikasi dengan pelanggannya untuk memasarkan produk. Komunikasi pasar dibagi menjadi empat kategori yaitu : 1. Komunikasi online umum Yaitu komunikasi tidak personal antara Century Healthcare dengan pelanggannya secara online. Bentuknya antara lain iklan berupa banner pada website, promo, dan informasi lain yang disampaikan secara massal melalui internet. 2. Komunikasi online personal Yaitu
komunikasi yang dilakukan
CenturyHealthcare kepada
pelanggan tertentu. Bentuknya antara lain rekomendasi produk yang ditelah dikategorikan berdasarkan indikasi penyakit pelanggan, informasi tentang data personal, shopping cart dan history transaksi dari pelanggan.
181
3. Pemasaran massal tradisional Century Healthcare pada kategori ini menggunakan media cetak dan elektronik berupa koran dan radio dalam memasarkan produk dan menyampaikan informasi lain ke pelanggan. 4. Komunikasi secara langsung Komunikasi secara langsung yang dilakukan Century Healthcare kepada pelanggan adalah memberikan pelayanan yang maksimal secara langsung di outlet. Gambar dibawah ini merupakan ringkasan dari keempat penjelasan kategori komunikasi pasar di atas. Direct -
Personalized Sales
-
Person
Perekomendas ian produk
Individualized
Personalisasi profil pelanggan
Audience
(shopping cart
Focus
& transaction history) Traditional
General Online
Mass
Approaches
Broad Marketing -
Koran
-
Radio
-
Offline
Iklan banner
Online
Communications Media Gambar 4.18 Market Communication
182
4.3.2. Branding Dalam melakukan proses Branding, terdapat 10 tahap yang harus dilakukan yaitu : 1. Clearly Define the Brand Audience Target konsumen yang dituju Century Healthcare dengan adanya website adalah pelanggan dengan pendapatan menengah ke atas. 2. Understand the Target Customer Century Healthcare memahami perbedaan kebutuhan pelanggannya, untuk itu dalam website-nya ditawarkan produk-produk yang telah terkategori sesuai dengan indikasi penyakitnya. Hal tersebut bertujuan mempermudah pelanggan dalam memilih produk yang dibutuhkan. 3. Identify Key Leverage Points in Customer Experience Untuk meningkatkan pengalaman dan pelayanan pelanggan dalam bertransaksi, Century Healthcare terus melakukan pembenahan dan peningkatan secara berkelanjutan baik segi fitur ataupun promopromo yang ditawarkan. 4. Continually Monitor Competitor Pesaing Century terus bermunculan, baik yang memiliki bentuk layanan yang sama persis maupun yang sedikit berbeda, namun keduanya merupakan ancaman yang sama besar bagi Century Healthcare. Untuk itu Century Healthcare terus melakukan perbaikan dan peningkatan layanan, baik yang di outlet maupun website yang dimiliki.
183
5. Design Compelling and Complete Brand Intent Desain tampilan pada website Century Healthcare harus menarik dan memiliki paduan warna yang mewakili warna logo Century Healthcare yang telah banyak dikenal. 6. Execute with Integrity Century Healthcare membangun kepercayaan dengan pelanggan dengan cara memberikan pelayanan pelanggan yang baik dan produkproduk yang berkualitas. 7. Be Consistent Over Time Untuk mengembangkan sebuah brand baru di dunia internet memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh sebab itu, Century Healthcare harus bisa memberikan pelayanan yang terbaik agar brand di dunia internet mendapat perhatian dan kepercayaan lebih dari pelanggannya. Bentuk pelayanan yang dapat dilakukan antara lain memberikan informasi kesehatan dan produk kesehatan dengan lengkap, promo dan janji pelayanan lain dilakukan sesuai dengan yang ditawarkan, dan lain-lain. 8. Establish Feedback Systems Dalam menanggapi feedback dari pelanggan, Century Healthcare menyediakan beberapa layanan pendukungnya
dalam website.
Layanan tersebut berupa online chat, FAQ, dan pengiriman kritik dan saran melalui email.
184
9. Be Opportunistic Century Healthcare memanfaatkan peluang dalam membangun brand dengan cara memberikan penawaran yang menarik secara kontinu. 10. Invest and Be Patient Untuk mewujudkan brand yang dikenal di dunia internet dibutuhkan investasi yang cukup besar dan kesabaran dalam menunggu terciptanya kondisi dikenal baiknya brand tersebut.
4.4. Implementation 4.4.1. Human Assets Sumber daya manusia yang nantinya berpengaruh banyak pada proses bisnis E-business harus diberikan pelatihan dan penyeleksian lebih. Bidang yang menjadi perhatian lebih yaitu penjualan dan distribusi yang kinerjanya mempengaruhi kinerja dan tingkat penjualan perusahaan secara menyeluruh. Untuk itu sumber daya manusia yang telah terpilih dan terlatih tersebut diharapkan dapat memberikan kinerja yang optimal bekerja dilingkungan penjualan secara online. Pada saat ini Century Healthcare memiliki tenaga penjual dan tenaga kurir yang tersedia di tiap outlet. Selama ini tenaga penjual berinteraksi langsung dengan pelanggan yang datang ke outlet dan juga melayani pesanan
pelanggan
melalui
telepon,
sedangkan
kurir
bertugas
mengantarkan obat-obat yang pelanggan pesan melalui telepon. Pada penerapan E-business ini, maka pekerjaan tiap karyawan di outlet tidak banyak mengalami perubahan karena teknis pelaksaannya sama dengan
185
sistem penjualan melalui telepon. Perubahan penugasan terjadi pada karyawan yang berada di kantor pusat. Karyawan bagian Sistem Informasi M anajemen berkoordinasi dengan pihak yang menangani penjualan, ditugaskan sebagai admin untuk menangani penjualan online ini. Dipilihnya karyawan pada bidang-bidang tersebut diharapkan mengerti bidang teknologi informasi, jaringan, dan penjualan agar penerapan E-business menjadi optimal
4.4.2. Processes 4.4.2.1.
Proses Pemilihan Nama Domain Nama domain website yang digunakan harus mudah diingat dan menggambarkan perusahaan dan isi website tersebut. Saat ini Century Healthcare sudah memiliki website yang baru berisi portofolio perusahaan. Nama domain yang digunakan saat ini adalah www.my-century.com. Pada penerapan E-business ini lebih baik tetap menggunakan nama domain tersebut, karena cukup mudah diingat dan telah dikenal banyak pihak sebelumnya.
4.4.2.2.
Proses Manufaktur dan Distribusi Century Healthcare tidak melakukan proses manufaktur produk yang dijualnya. Produk-produk yang dijual merupakan produk yang diproduksi oleh masing-masing perusahaan dari produk tersebut. Century
Healthcare hanya membeli produk dari
perusahaan tersebut dan menjualnya kembali. Untuk proses distribusi, jika dilihat dari sisi upstream Century Healthcare
186
bekerja sama dengan lebih dari 400 distributor dan produsen produk dalam pengadaan barang, dari sisi downstream Century Healthcare mengumpulkan semua produk tadi pada Gudang Sentral Century lalu disalurkan ke seluruh outlet melalui karyawan yang sudah ditugaskan. 4.4.2.3.
Proses Pembayaran Untuk saat ini, Century Healthcare merasakan bahwa baik perusahaan
maupun
pelanggan
masih
belum siap
untuk
melakukan pembayaran secara online dengan menggunakan credit card. Hal tersebut karena masih rendahnya kepercayaan masyarakat dalam melakukan transaksi online karena sistem keamanan yang masih rendah. Jadi walaupun pembelian dilakukan secara online, proses pembayaran untuk sementara ini direncanakan melalui tunai (Cash on Delivery) pada saat penyampaian produk ke pelanggan. Jika dirasakan perusahaan dan pelanggan telah siap melakukan proses pembayaran secara online, maka akan dilakukan tindakan perubahan dan pengembangan. 4.4.2.4.
Proses Penanganan terhadap Pelanggan Untuk
menangani
pelanggan,
yaitu
berupa
pertanyaan,
kritik&saran, dan tanggapan lainnya, pada website Century Healthcare telah disediakan berbagai media penanganannya. M edia tersebut antara lain adanya fasilitas online chat yang memungkinkan pelanggan dapat berkomunikasi dengan customer service langsung, juga terdapat FAQ yang berisi pertanyaan-
187
pertanyaan yang umum dan sering ditanyakan, juga terdapat form kritik dan saran pada halaman Contact Us yang memungkinkan pelanggan menyampaikan pendapatnya melalui email.
4.4.3. Organizational Structure Pada penerapan E-business ini, struktur organisasi yang sesuai dengan PT. Perintis Pelayanan Paripurna adalah jenis organisasi tunggal, dimana penjualan online dan offline dipimpin oleh satu pemimpin. Tidak adanya pembentukan divisi baru yang khusus untuk menangani penjualan online. pemilihan jenis organisasi ini dikarenakan baik dari jenis produk maupun harganya relatif sama antara secara online maupun offline. Juga proses bisnis yang tidak begitu berbeda antara keduanya sehingga tidak diperlukan penanganan khusus.
4.4.4. Systems 4.4.4.1.
Jaringan Sistem informasi yang ada pada PT. Perintis Pelayanan Paripurna saat ini belum sepenuhnya terintegrasi. M aksud dari belum terintegrasi disini adalah sistem informasi tiap cabang tidak terhubung dengan cabang yang lain maupun dengan pusat. M asing-masing cabang mengelola datanya sendiri seperti data penjualan, setiap cabang melaporkan hasil penjualannya setiap hari dengan cara manual. Pada tahap awal ini, penerapan Ebusiness diterapkan di kantor pusat dan nantinya selanjutnya akan
188
diterapkan di semua cabang. Jika E-business ini diterapkan, akan lebih baik jika semua data (database) terintegrasi di satu pusat. PT. Perintis Pelayanan Paripurna akan menggunakan fasilitas jasa perusahaan server web hosting, hal tersebut dikarenakan penerapan E-business pada PT. Perintis Pelayanan Paripurna merupakan implementasi tahap awal sehingga dilakukan banyak penyesuaian dan agar implementasi yang dilakukan setahap demi setahap dapat berjalan dengan baik. Oleh sebab itu penggunaan jasa perusahaan server hosting dianggap lebhi efektif, namun untuk ke depannya PT. Perintis Pelayanan Paripurna berencana membangun server sendiri di kantor pusat. Sistem jaringan yang diusulkan untuk ke depannya adalah server pusat diletakkan di perusahaan server web hosting, sedangkan di setiap cabang tidak terdapat server lagi. Untuk saat ini karyawan di cabang belum mempunyai wewenang untuk mengubah database, hanya Admin di pusat yang dapat mengubah isi database.
189
Gambar 4.19 Sistem Jaringan yang diusulkan
4.4.4.2.
Perangkat Keras Perangkat keras yang dibutuhkan dalam operasional E-business PT. Perintis Pelayanan Paripurna adalah : a. Untuk Client : -
Processor Pentium 4 2.0 GHz
-
Memory DDR PC-3200 256MB
-
Harddisk 40GB
-
Monitor CRT
-
Keyboard dan Mouse
-
Modem dan koneksi internet
190
b. Untuk Admin :
4.4.4.3.
-
Processor Pentium 4 3.0 GHz
-
Memory DDR PC-3200 1GB
-
Harddisk 100GB
-
Monitor CRT
-
Keyboard dan Mouse
-
Modem dan koneksi internet
Perangkat Lunak Selain perangkat keras, spesifikasi dari perangkat lunak yang digunakan dalam penerapan E-business PT. Perintis Pelayanan Paripurna adalah : a. Untuk Client -
Sistem Operasi : Microsoft Windows 98/XP hingga versi terbaru
-
Web browser : Internet Explorer versi 5 hingga versi terbaru, Mozilla Firefox, Opera, dan browser lain yang telah mendukung Javascript.
b. Untuk Admin -
Sistem Operasi : Microsoft Windows XP hingga versi terbaru
-
Web browser : Internet Explorer versi 5 hingga versi terbaru, Mozilla Firefox, Opera, dan browser lain yang telah mendukung Javascript.
191
4.4.5. Culture Budaya yang dimiliki oleh PT. Perintis Pelayanan Paripurna adalah selalu berusaha dengan keras untuk terus mengembangkan usahanya dan cekatan dan mampu untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di masyarakat, hal tersebut dapat dilihat dari kemampuan membaca situasi, salah satunya dengan mengikuti dan beradaptasi dengan perkembangan tenologi.
4.4.6. Leadership Sorang pemimpin yang baik harus bisa mengkomunikasikan tujuantujuan perusahaan kepada karyawan-karyawannya, mengarahkan mereka agar bertindak sesuai dengan tujuan perusahaan tersebut. Dengan komunikasi yang berjalan dengan baik antara pemimpin dengan karyawan, maka tingkat penerimaan dan partisipasi karyawan terhadap tugas dan tanggung jawab akan lebih besar, sehingga penerapan Ebusiness nantinya akan berjalan dengan baik pula.
192
4.4.7. Partnerships PT. Perintis Pelayanan Paripurna memiliki hubungan kerjasama dengan para distributor resmi dari para produsen-produsen farmasi yang produknya dijual oleh PT. Perintis Pelayanan Paripurna. Bentuk kemitraan lain juga terjalin dengan pelanggan yang berminat bermitra membuka cabang Century Healthcare. Hal tersebut dituangkan dalam proposal kemitraan yang berisi segala ketentuan yang berlaku.
4.4.8. Rencana Implementasi Adapun rencana implementasi E-business pada PT. Perintis Pelayanan Paripurna adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Tabel Rencana Implementasi No.
Bulan ke-1
Kegiatan 1 Pengadaan
1
hardware dan Software
2
Pengadaan Jaringan
3
Install
4
Training
5
Testing dan Implementasi
6
Evaluasi
2
3
Bulan ke-2 4
1
2
3
Bulan ke-3 4
1
2
3
4
193
4.5. Metrics Metrics merupakan tahapan akhir dalam melakukan perancangan terhadap e-business suatu perusahaan. Metrics berfungsi untuk mengevaluasi kesuksesan strategi perusahaan sehingga apa yang diterapkan dapat berjalan sesuai dengan rencana. Komponen yang termasuk dalam metrics antara lain mencakup pengukuran terhadap market opportunity, business model, market and branding, implementation, dan customer. 4.5.1. Market Opportunity Pengukuran terhadap market opportunity PT. Perintis Pelayanan Paripurna dalam mengimbangi pasar yang selalu berubah-ubah antara lain terhadap : •
Cakupan pasar yang akan dilayani M empertimbangkan cakupan pasar yang akan dilayani dengan berbagai jenis karakter konsumen yang akan dihadapi dengan mempersiapkan dan melengkapi fasilitas pelayanan untuk cakupan pasar tersebut.
•
M enganalisa kondisi pesaing M engetahui pandangan para pesaing terhadap kesempatan bisnis online, memprediksikan seberapa banyak pesaing yang ada sekarang maupun yang akan bermunculan pada masa mendatang sekaligus mempertimbangkan bermunculan.
banyaknya
pembeli
online
yang
akan
194
•
M engidentifikasi kebutuhan dari konsumen M emenuhi kebutuhan pelanggan yang beragam dengan cara penyediaan produk yang lengkap, mempelajari pengaruh jumlah pendapatan
terhadap
kebutuhan
pelanggan
serta
memahami
keinginan pelanggan terhadap fasilitas dan layanan yang dibutuhkan. •
Perkembangan teknologi M engikuti perkembangan teknologi yang ada, baik sekarang maupun yang akan datang sehingga dapat menyesuaikan diri dengan kondisi eksternal perusahaan sekaligus memenuhi kebutuhan pelanggan.
4.5.2. Business Model Pengukuran terhadap business model dalam penerapan sistem E-business antara lain: •
Sumber daya dan pelayanan yang baik PT. Perintis Pelayanan Paripurna memiliki sumber daya yang baik berupa supplier yang terpercaya dan para staff yang terlatih dan profesional. Layanan yang diberikan berupa kemudahan pelanggan dalam melakukan transaksi dan juga tersedianya media interaksi antara pelanggan dengan perusahaan dalam bentuk feedback form dan online chat.
•
Kelengkapan produk sesuai dengan kategori Produk yang ditawarkan pada website sama atau bahkan lebih lengkap dibandingkan di outlet, karena kelengkapan pada outlet
195
tergantung kapasitas bangunan outlet tersebut. Produk yang ditawarkan pada website di kategorikan sesuai dengan kategori yang dilakukan di outlet juga, hal tersebut dilakukan untuk memudahkan pelanggan dalam mencari produk yang diinginkan. •
Harga produk yang ditawarkan Harga yang ditawarkan relatif sama dengan yang ditawarkan di outlet, adanya perbedaan harga jika ada promo yang dilakukan. Namun kedepannya harga dapat disesuaikan dengan kondisi pasar.
•
Perluasan jumlah outlet dalam cakupan pasar Pada
saat
ini,
PT.
Perintis
Pelayanan
Paripurna
terus
mengembangkan outlet-outlet di beberapa wilayah di Indonesia. Perluasan ini bisa berupa pihak PT. Perintis Pelayanan Paripurna yang mendirikan cabang, bisa juga berupa permintaan kemitraan dari pihak yang tertarik membuka cabang. Perluasan outlet ini dimaksudkan untuk menjangkau pelanggan di wilayah lain yang ingin melakukan pembelian secara offline.
4.5.3. Market and Branding Pengukuran terhadap market dan branding dilakukan untuk mengetahui seberapa efektif sarana website mampu mempromosikan produk yang ditawarkan kepada pelanggan. Tolak ukur yang digunakan dalam penilaian tersebut antara lain:
196
•
Jumlah pelanggan yang mengunjungi website PT. Perintis Pelayanan Paripurna Jika jumlah pelanggan yang mengunjungi website PT. Perintis Pelayanan Paripurna meningkat dalam kurun waktu tertentu, maka hal ini menunjukkan bahwa website yang diterapkan telah memenuhi fungsinya sebagai sarana periklanan yang baik. Tetapi jika dalam kenyataannya jumlah pelanggan yang mengunjungi website tidak seperti yang diharapkan, maka dapat disimpulkan bahwa website yang diterapkan mungkin tidak memberikan manfaat yang sesuai dengan harapan pelanggan dan tidak menarik.
•
Jumlah pelanggan yang melakukan pembelian produk secara online Jumlah pelanggan yang melakukan pembelian secara online juga dapat menjadi acuan tersendiri dalam menyimpulkan kesuksesan sarana website dalam mendukung peningkatan periklanan dan proses penjualan pada PT. Perintis Pelayanan Paripurna.
•
Jumlah biaya yang dikeluarkan Tujuan utama penerapan E-business yaitu mengurangi biaya yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan dalam menjalankan proses bisnis yang lalu atau konvensional. M aka dari itu biaya yang dikeluarkan dalam penerapan E-business sebaiknya tidak lebih besar daripada biaya yang dihabiskan selama penjualan offline.
197
4.5.4. Implementation Pengukuran pada bagian ini untuk mengetahui seberapa baik website Century Healthcare dalam mendukung produk dan layanan. Tolak ukur dalam pengukuran ini antara lain : •
Waktu yang dibutuhkan dalam mengakses Kecepatan dalam pengaksesan informasi tidak hanya tergantung dari provider internet yang digunakan oleh pelanggan, namun desain website tersebut juga ikut mempengaruhi. Website
Century
Healthcare cukup cepat pada saat diakses, hal tersebut dikarenakan minim menggunakan konten yang memberatkan akses. •
Banyaknya informasi yang dapat diperoleh Informasi yang terdapat dalam website cukup lengkap, informasi berupa portofolio perusahaan, produk-produk yang dijual berikut dengan detil deskripsinya, artikel tentang kesehatan, dan juga informasi tentang lokasi outlet.
•
Kemudahan pelanggan melakukan transaksi Dalam melakukan transaksi, pelanggan cukup mencari produk yang dicari ataupun bisa juga memilih produk yang ditampilkan pada random product, top product, dan new product. Pelanggan bisa mencari menggunakan fasilitas product search yang disediakan, ataupun dengan cara mencari produk pada kategori produk yang disediakan. Pelanggan dalam memilih fasilitas add to cart untuk memasukkan produk ke dalam keranjang belanja. Keranjang belanja
198
memiliki format yang mudah dimengerti dan pelanggan mengakhiri transaksi dengan menekan check out, untuk nantinya produk diantarkan dan dibayarkan dalam bentuk cash on delivery. •
Ketersediaan M edia Interaksi kepada perusahaan Website Century Healthcare menyediakan media interaksi kepada perusahaan. M edia ini berupa feedback form dan online chat. Kedua media tersebut dapat digunakan oleh pelanggan untuk melakukan konsultasi tentang produk maupun menyampaikan saran dan kritik.
4.5.5. Customer Pengukuran terhadap penilaian dan pandangan pelanggan terhadap website dan layanan dilakukan dengan mengacu pada tolak ukur berikut : •
Penilaian pelanggan terhadap tampilan website M engetahui pendangan pelanggan dalam menilai tampilan website, apakah tampilan cukup konsisten dalam situasi yang sama dari satu halaman dengan halaman yang lainnya, seperti konsistensi terhadap tulisan dan warna. Paduan warna pada tampilan juga diperhatikan dalam penilaian ini.
•
Penilaian pelanggan terhadap kelengkapan dan kesesuaian fitur website M engetahui penilaian pelanggan mengenai kelengkapan serta kesesuaian navigasi dengan fungsi yang diberikan, seperti fungsi tombol yang ada pada setiap halaman website.
199
•
Penilaian pelanggan terhadap variasi, ketersediaan dan kesesuaian harga produk yang ditawarkan M engetahui penilaian pelanggan mengenai variasi, ketersediaan dan harga yang ditawarkan pada produk yang terdapat pada website sesuai dengan produk yang ada pada outlet. Aspek ini harus lebih diperhatikan karena sangat mempengaruhi tingkat loyalitas dan kepercayaan pelanggan.
4.5.6. Metrics Pada Century Healthcare Dari penjelasan tentang metrics diatas, dapat dilihat bahwa pada poin implementation dan customer mengikutsertakan pelanggan dalam melakukan pengukuran. Untuk itu dilakukan pengumpulan pendapat berupa kuesioner 10 pelanggan dan hasilnya disimpulkan sebagai berikut:
Tabel 4.2 Tabel penilaian pelanggan Kriteria Waktu yang dibutuhkan dalam mengakses
Banyaknya informasi yang dapat diperoleh
Kemudahan pelanggan melakukan transaksi
Penilaian
200
Ketersediaan M edia Interaksi
Format tampilan website
Paduan warna tampilan website
Kelengkapan dan kesesuaian menu
Variasi produk
Keterangan :
Sangat Baik
Baik
Cukup Baik
