BAB 4 HASIL PENELITIAN. 4.1 Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi. melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa;

71

BAB 4 HAS IL PENELITIAN

4.1

Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi Dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap perusahaan, di dapatkan

beberapa informasi mengenai kondisi perusahaan untuk dirumuskan sebagai dasar dalam melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa; Kondisi keuangan perusahaan yang berjalan pada tahun 2006 sampai 2010 dengan penjelasan pembagian hasil, biaya operasi langsung dan tidak langsung, dan pajak badan. Arahan strategi yang sudah ditetapkan perusahaan, yaitu : a) Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan M itra Kerja. b) Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal. c) Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach). d) Peningkatan daya saing fasilitas TI (Hardware support). Permasalahan yang dihadapi perusahaan, yaitu : 1. Ragu dalam menentukan investasi TI yang tepat dalam mendukung strategi bisnis perusahaan 2. Kurangnya dukungan dari sistem penyimpanan data, karena perusahaan sempat mengalami kehilangan data karena petir yang menyambar server database.

71

72

Dari informasi yang di dapat akan menjadi arahan dalam melakukan perencanaan investasi dengan melihat kondisi keuangan perusahaan tersebut, lalu menggunakan metode New Information Economic (NIE). Dalam New Information Economic (NIE) arahan strategi perusahaan serta kebutuhan akan di jabarkan melalui Demand/Supply Planning agar menjadi suatu kebutuhan TI yang sesuai, dan juga kondisi keuangan perusahaan akan disesuaikan dengan kebutuhan TI pada perusahan.

Hasil analisa

tersebut akan dilakukan sebuah prioritazion, yaitu mengurutkan proyek-proyek rencana investasi berdasarkan tingkat resiko, dampak serta biaya yang dikeluarkan. Proyek invesatsi yang diusulkan akan dikembangkan secara umum untuk dijadikan inovasi baru dengan menggunakan innovation , yang berguna untuk membantu perkembangan proses bisnis perusahaan dimasa depan. Lalu, setelah semua metode dilakukan maka perencanaan strategi untuk mendukung usulan investasi dibuat sebagai langkah awal bagi perusahaan dalam menjalan usulan investasi TI.

73

4.2

Arahan S trategi Strategi manajemen untuk meningkatkan penguasaan masing-masing segmen

usaha ditentukan dari daya tarik usaha, penguasaan pasar, pertumbuhan pasar, kapasitas terpasang dan peralatan yang ada. Adapun penjabarannya, sebagai berikut : Tabel 4.1 Arahan S trategi PT.Multi Terminal Indonesia Tujuan

Arahan Strategi

Menjadi terminal domestik yang handal

• Perluasan Peningkat an Kerja Sama Dengan Mitra Kerja.

Skor

Metrik 1.Membina kerjasama dengan mitra, untuk peningkatan produkti fitas hingga 25%.

• Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal.

15

1.Kecepat an loading box, 26 box/jam baik muat maupun bongkar.

25

30

Pelayanan pemesanan, pembayaran, maupun schedule kapal secara online.

• Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach).

30

• Peningkatan daya saiang 1.Peningkatan Kualitas fasilitas TI (Hardware penyimpanan data support)

4.3

Analisa Kondisi Keuangan Perusahaan Berdasarkan Wawancara dengan M anajer Operasional bagian Terminal Peti

Kemas, Bagian Terminal Peti kemas pada PT. Multi Terminal Indonesia menyatakan bahwa

bagian

tersebut

mampu

untuk

berinvestasi

Rp.1.000.000.000,- untuk investasi IT berikutnya .

dengan

dana

sekitar

74

4.4

Analisa Kebutuhan dan Pasokan S trategis (Demand/Supply Planning) Kebutuhan dan pasokan strategis (Demand/Supply Planning) diperoleh dari

analisa terhadap arahan strategis sebagai berikut : 4.4.1

S trategic IT Agenda

Tabel 4.2 Demand/ Supply Planning: Perluasan Peningkatan Kerja S ama Dengan Mitra Kerja Demand

Supply

Business Strategic Context

Strategic Plan for the Use of IT

Strategic Plan for the Supply of IT

Strategic Intention

Perluasan peningkat an sama dengan mitra kerja.

kerj a

Akses terhadap inform asi mengenai keseluruhan data mitra kerja yang dibutukan.

Menyediakan aplikas i yang dapat membant u dalam berkomunikas i melalui suatu sistem penghubung perusahaan dengan mitra kerja.

Strategic Objectives

1. Meningkatkan efesiensi proses operasional penyedi aan barang.

Melakukan pendataan mitra kerja sama dengan sumber daya yang ada.

Membangun infrastruktur dan integrasi dat a yang berhubungan dengan mitra kerj a perusahaan.

1. Menjalin hubungan yang baik 1.Pengelolaan dengan mitra kerj a terhadap ekspansi perusahaan. (pengembangan) mitra kerja 2. Mengembangkan cangkupan perusahaan. wilayah dan m emperbanyak mitra kerja perusahaan. 2.Perencanaan pengadaan hubungan mitra kerja.

Membangun Pengembangan aplikasi SRM (Supply Relationship Management ) terhadap aplikasi perusahaan.

2. Kemudahan dalam menerima penawaran kerja sam a secara aktual. Strategic Inisiatives

75

Tabel 4.3 Demand/Supply Planning: Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal Demand

Supply




Strategic Intention

Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal.

Menyediakan sistem agar penambahan, pengurangan dan pengeditan dapat di update secara aktual di lapangan.

Menyediakan infrastruktur IT dan aplikasi yang mendukung perubaan data di pusat dengan di lapangan secara cepat.


1. Informasi data dapat dis ajikan secara aktual.

Perubahan data dapat diubah secara cepat setelah pemindahan peti kemas.

Me nyediakan suatu device berbentuk portable untuk mempermudah kinerj a operasional dalam meng-update data.

2. Data yang ada di pusat dapat dijaminkan ketepatan dat anya sesuai dengan keadaan dilapangan. 3. Mempercepat pemindahan dan pencarian peti kemas. Strategic Inisiatives

1. Mengelola tingkat operasional.

kinerja

2. Menganalisa kebutuhan operasional secara berkal a demi mendapatkan peningkatan kinerj a perusahaan yang direncanakan.

Lokasi peti kem as yang terdata s ecara aktual, bedas arkan keadaan di lapangan. Megidentifikasi kebutuhan operasional dan mengembangkan kegiatan yang ada dengan dukungan TI

Menyediakan suatu alat hand held tool (HHT) untuk melakukkan pengiriman informasi mengenai dat a pemindahan dan penempatan peti kemas di lapangan secara aktual.

76

Tabel 4.4 Demand/Supply Planning: Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach)

Demand

Supply




Strategic Intention

Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach).

Peningkatan pemesanan transaksi online.

fasilitas maupun secara

Mengembangkan sistem pada perusahaan yang dapat melayani seluruh customer.


1.Memberikan customer.

Mengumpulkan inform asi mengenai data – data customer.

Membuat suatu portal yang mencakup kegiatan transaksi secara online .

kepuas an

2.Meningkatkan keuntungan transaksi perusahaan. 3.Memberikan kemudahan customer dalam bertrans aksi.

Strategic Inisiatives

1. Menganalisa secara periodic atas kebutuhan yang dibutuhkan customer. 2.

Menyediakan dan mengembangkan layanan customer secara berkala.

Membuat fasilitas yang mencakup keseluruhan t ahapan dalam satu portal.

Memahami kebutuhan customer dan mengembangkan layanan sesuai dengan kebutuhan customer.

Mengembangkan infrastruktur website demi mendukung pelayanan customer. 1.Membuat dan mengimplementasi sistem CRM. 2.Penerapan pemesanan transaksi website.

sistem dan dalam

77

Tabel 4.5 Demand/Supply Planning: Peningkatan daya saiang fasilitas TI Demand

Supply

Business Strategic Context Strategic Intention

Peningkatan daya saing TI.


1. Meningkatkan daya saing bisnis perusahaan dengan pemanfaatan TI. 2. Memberikan kepercayaan lebih kepada customer atas keberadaan history data transaksi yang ada pada perusahaan.

Strategic Inisiatives

Strategic Plan for the Use of IT Penggunaan TI dan komunikasi yang sesuai dengan strategi perusahaan.

Meningkatkan kualitas TI yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnis.

1. Investasi TI yang dikeluarkan dapat sesuai dengan arahan strat egi perusahaan.

Merencanakan suatu sistim yang berguna untuk mendukung keamanan data dari suatu musibah yang menyebabkan keilangan/keruskan data.

2. Membuat fasilitas sistem data backup perusahaan.

3. Mempertahankan keutuhan data harian pada perusahaan.

3. Menganalisa dan mengembangkan sistim networking (alur data ) perusahaan

1. Mengarahkan TI pada arahan strategi perusahaan.

Investasi TI yang dapat memberikan hasil dan nilai bagi perusahaan, customer, serta mitra kerja.

2. Menganalisa memperhitungkan pengeluaran pengembangan TI.

dan s etiap biaya


Menerapkan DRC (Disaster Decovery Central) demi keamanan keutuhan data perusahaan.

78

4.5

S pesifikasi Portfolio Project Portfolio Project meliputi proyek-proyek yang akan dikembangkan atau

diusulkan pada Divisi Terminal Peti Kemas PT. M ulti Terminal Indonesia (PT.M TI) selain itu, Portfolio Project ini digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta jumlah biaya dari masing-masing proyek. 4.5.1

Portfolio Project 1. Penerapan sistem Disaster Recovery Center (DRC) a) Tujuan awal

: Penerapan sistem Disaster Recovery Center

(DRC) ditujukan untuk pendukung kinerja organisasi, khususnya dalam menjaga keamanan data yang ada. b) M anfaat

: Sebagai sarana untuk membantu membuat

keputusan ketika bencana terjadi sehingga memberikan keyakinan kepada organisasi bahwa proses bisnis dapat terus berjalan secara berkala. c) Fungsi

: M embuat ketersediaan stand-by system dengan

menyediakan back-up informasi dan dokumen asli secara periodik.

79

2. Penerapan Customer Relationship Management (CRM ) a) Tujuan awal

: M emberikan

Layanan

yang terbaik

untuk

pelanggan , baik itu dari segi kenyamanan dan kepercayaan. b) M anfaat

: M embuat komunikasi kepada pelanggan, mendata

informasi penting seperti rincian data pelanggan, History Transaksi, dan keluhan yang diberikan untuk di proses lebih lanjut. Dan juga memberikan pelayanan secara intensif dalam pelayanan pertanyaan maupun pelayanan pemesanan. c) Fungsi

: M embuat databse pelanggan untuk dihubungkanp

pada aplikasi yang ada, sehingga organisasi bisa melihat informasi keseluruhan.

3. Penerapan Supplier Relationship Managament (SRM ) d) Tujuan awal

: M embuat relasi kepada pihak supplier / M itra

Kerja menjadi lebih baik. e) M anfaat

: Kedua belah pihak dapat mengetahui informasi

yang dibutuhkan seperti produk berserta harganya secara langsung dan cepat, dapat membuat kesepakatan secara langsung dengan produk baru yang dimiliki mitra kerja , mengurangi biaya administrasi seperti invoice dan report , dan juga menghindari

80

biaya tak terduga seperti pungli pada saat mengantarkan alat berat. f) Fungsi

: M embuat Integrasi databse pelanggan dengan

mitra kerja untunk dihubungkan pada aplikasi yang ada pada perusahaan masing - masing.

4.

Pengembangan Website a) Tujuan Awal : Untuk mempermudah pelanggan dalam melihat jadwal kapal dan juga pemesanan serta pembayaran. b) M anfaat

:

M emberikan informasi mengenai perusahaan

untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi yang dibutuhkan sebelum melakukan transaksi atau pemesanan. c) Fungsi

: M embuat fitur pemesanan secara online dan

pembayaran secara online, dengan penyediaan semua keterangan yang dibutuhkan pelanggan sebelum memesan.

5.

Penyediaan Hand Held Tool Container Terminal a)

Tujuan Awal : M empermudah user dalam melakukan kegiatan operasional di lapangan container terminal dalam menginput atau mengedit data.

81

b)

M anfaat

:

M empermudah

pencarian

peti

kemas,

mempercepat perancanaan dalam memindahkan peti kemas dan juga memberikan informasi aktual bedasarkan keadaan di lapangan. c)

Fungsi

:

M enginput

atau

mengedit

data

kegiatan

operasional di lapangan peti kemas dengan data yang tersimpan di database pusat secara langsung.

4.5.2

S pesifikasi Proyek Usulan investasi membutuhkan softwate, hardware, dan braindware.

Berikut kebutuhan yang dibutuhkan untuk investasi selanjutnya mencakup pengembangan web dengan dukungan Customer Relationship Management (CRM ) serta Supplier Relationship Management (SRM ), pembuatan Disaster Recovery Center (DRC), dan penerapan Hand Held Tool (HHT) :

4.5.2.1

Customer

Realtionship

Management

(CRM),

Supplier

Relationship Management (S RM), dan Pengembangan Website Customer Realtionship Management (CRM) Customer Relationship Management (CRM ) adalah sebuah pendekatan yang memandang bahwa pelanggan adalah inti dari bisnis dan

82

keberhasilan suatu perusahaan tergantung dari bagaimana mereka mengelola hubungannya secara efektif. Adapun Sistem Customer Relationship Management (CRM ) yang nantinya akan berjalan di perusahaan adalah sebagai berikut : CRM

Custo mer Service * Telepon / H otline / F ax * Website / Email * Fo llow Up P emesa na n

Rem inder ( e-mail ) * Ja tuh Tempo Peluna san * K onfirma si Pemes anan * Event tertentu

Database * D atab ase Histo ry Pemesanan * D atab ase Histo ry K eluhan

Gambar 4.1 Alur kerja Customer Relationship Management (CRM) Pelayanan

pelanggan

yang

ada

di

perusahaan

akan

dikembangkan sehingga perusahaan bisa menanggapi respon pelanggan baik dari telepon, fax , maupun e-mail. Dan juga proses pemesanan yang dilakukan pelanggan akan dimonitor dan dikonfirmasi secara lanjut jika peti kemas sudah dalam perjalanan ataupun sudah berada di lapangan peti kemas. Keluhan yang diterima perusahaan akan disimpan, agar perusahaan dapat mempelajari dari setiap keluhan yang ada dan menindaklanjuti solusi yang nantinya harus diterapkan di perusahaan, hal ini merupakah tindakan yang penting untuk menjaga pelanggan agar tetap menggunakan jasa perusahaan. Selain itu perusahaan akan menerapkan sistem Reminder yang berguna untuk memberi notifikasi kepada pelanggan tentang informasi–informasi penting melalui e-mail, seperti

83

tanggal jatuh tempo pembayaran, nota pemesanan, dan juga ucapan selamat pada event tertentu.

Supplier Relationship Management (S RM) Supplier Relationship Management (SRM ) adalah pendekatan komprehensif untuk mengelola interaksi suatu perusahaan dengan organisasi yang menyediakan barang dan jasa yang digunakannya. Tujuan dari manajemen pemasok hubungan SRM

adalah untuk

memudahkan serta membuat lebih efektif proses antara perusahaan dan pemasoknya.

Partner Data Integrated

Information Pricing Update

Reduce Administrati ve cost

Control maverick procuremen

T erminal Peti Kemas

Partner Resource Visibility

Gambar 4.2 Alur kerja Supplier Relationship Management (S RM)

Sistem Supplier Relationship Management (SRM ) yang diterapkan adalah integrasi data pada perusahaan dengan mitra kerja. Integrasi dilakukkan dengan menerapkan suatu sistim penggabungan aplikasi maupun database pada tiap - tiap perusahaan. Dengan penggabungan data yang dilakukan pada tiap–tiap aplikasi yang dipakai,

84

kedua belah pihak mendapatkan keuntungan proses bisnis dan juga keuangan, adapun keuntungan tersebut adalah pertama informasi mengenai perubahan biaya baru yang secara otomatis langsung terupdate. Kedua mengurangi biaya administrasi seperti kertas dan tinta karena semua file invoice dan Report diubah menjadi otomatisasi karena sistem yang terintegrasi. Ketiga, M engurangi biaya tak terduga pada saat melakukan transaksi,seperti pungli pada saat mengantarkan alat berat. Keempat, Informasi mengenai sumber daya mitra kerja yang bersifat terbuka.

Pengembangan Website Website merupakan portal dimana semua orang dapat mangakses berbagai informasi yang disediakan oleh perusahaan Proyek

ini

merupakan

pengembangan

website

dengan

menambah fitur pemesanan serta pembayaran secara “tidak langsung” dengan dukungan penerapan database sistem dari Customer Relationship Management (CRM ) sebagai ID akun pelanggan pada website, Alur pemesanan maupun pembayaran pada website dapat digambarkan sebagai berikut :

85

Register Account

Login Account *optional

(1) Lihat Halaman Jadwal Kedatangankeberangkatan Kapal/

(2)

(3)

Lihat Tata Cara pemesanan dan Pembayaran

Melakukan pemesanan pada halaman form pemesanan

(4)

(5)

Diterimanya Kode Transfer dengan nominal yang harus dibayar

Mengirim Bukti Transfer epayment melalui e-mail

Gambar 4.3 Alur Kerja Pemesanan dan Pembayaran pada Website

Pada mulanya pelanggan dapat melihat kapal – kapal mana saja yang akan datang maupun berangkat dengan keterangan tanggal dan waktu, selain itu informasi tentang ketersediaan untuk pemesanan juga dijabarkan pada halaman tersebut (1). Lalu pelanggan dapat pindah ke halaman yang berisi informasi keseluruhan tentang cara pemesanan serta pembayaran secara lengkap (2). Jika pelanggan sudah yakin dengan pemesanannya, pelanggan dapat mengisi form pemesanan dengan

86

panduan jadwal kapal pada halaman yang sebelumnya dibuka (3). Pelanggan akan mendapatkan kode boking yang harus disertakan ketika mentransfer dana dan juga keterangan seberapa besar biaya yang harus dibayar (4). Setelah pelanggan selesai mentransfer dana, bukti transfer yang berbentuk e-mail dikirim kepada perusahaan untuk ditindaklanjuti proses pemesanannya (5).

Keterangan spesifikasi Proyek Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini dijabarkan sebagai berikut: Tabel 4.6 S peseifikasi Proyek Website Keterangan IT Consultant *

Waktu

Biaya

1 tahun, 3 bulan

Rp.250.000.000

Perencanaan Pengerjaan Perancangan Sistem Programing Website Implementasi dengan Evaluasi Infrastruktur Hardware Software Operation System

Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan konsultan TI, PT.Xinix.

87

4.5.2.2

Disaster Recovery Center (DRC) Disaster Recovery Center (DRC) merupakan suatu fasilitas

dalam perusahaan yang berfungsi untuk mengambil alih fungsi suatu unit ketika terjadi gangguan serius yang menimpa satu atau beberapa unit kerja penting di perusahaan, seperti pusat penyimpanan dan pengolahan data dan informasi. K a ntor L apa nga n

K ant or P usa t

c lie nts

cl ient s

Fi ber O ptic Sw it ch K L

Sw i tch KP

D a ta bas e S er ve r KL

D a tab ase S er ve r K P

Sw itc h

Si ste m D RC

Ba ckup D ata ba se

Gambar 4.4 Alur Kerja Disaster Recovery Center (DRC)

88

Disaster Recovery Center (DRC) yang diusulkan pada perusahaan adalah dengan membangun suatu ruangan dengan sistem sekuritas yang berfungsi untuk memproteksi server terhadap bencana,dan sistem server yang akan berjalan . Sistem ini akan menjaga server backup dan memonitor database yang beroperasi. Jika ada sistem gagal ataupun sistem yang rusak, sistem DRC akan mengganti keseluruhan server yang bertugas menyimpan seluruh database kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan.

Keterangan spesifikasi Proyek Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini dijabarkan sebagai berikut: Tabel 4.7 S peseifikasi Proyek Disaster Recovery Center (D RC) Keterangan IT Consultant**

Waktu

Biaya

2 tahun

Rp.750.000.000

Perencanaan Pengerjaan Perancangan Sistem Perancangan Keamanan Ruangan Implementasi dengan Evaluasi Infrastruktur Hardware Software Operation System

Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan konsultan TI, PT.Xinix dengan menggunakan dukungan Infrastruktur Based on IBM.

89

4.5.2.3

Hand Held Tool (HHT) HHT merupakan sebuat device berbentuk seperti kalkulator

besar dengan banyak tombol, tetapi device ini mempunyai operating system berbasis window. Alat ini memberikan sinyal yang diterima oleh tower yang berguna untuk mengirim atau menerima data dari database pusat.

2

Lapangan Operasional

1

3

Kantor Pusat

Kantor Lapangan

Gambar 4.5 Alur Kerja Jaringan Data Hand Held Tool (HHT)

Ketika proses bongkar muat dilakukan dilapangan, pengupdetan data dilaksanakan secara langsung dengan HHT yang dipegang oleh karyawan yang sedang bertugas dilapangan. Pengupdatetan yang dilakukan HHT akan dikirim melalui sinyal yang nantinya ditangkap oleh tower yang berdiri dilapangan terminal peti kemas (1). Tower yang menerima data akan mengirim data yang dikirim oleh HHT dari terminal peti kemas kepada kantor lapangan melalui kabel faber optic yang tersambung menuju kantor lapangan (2). Data dikantor lapangan secara otomatis akan terupdate secara langsung, data yang sudah terupdate akan dikirim secara otomatis juga

90

kepada kantor pusat melalui jaringan Electronic Data Interchange (EDI) yang sudah tersedia (3). Keterangan spesifikasi Proyek Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini dijabarkan sebagai berikut:

Tabel 4.8 S peseifikasi Proyek Hand Held Tool (HHT) Keterangan

Waktu

Biaya

3 bulan

Rp.80.800.000

Hardware HHT Psion Teklogix 7535 G2 ( 2 Unit ) Radio 802.11b/g,direct sequence (DS)extended range ( 2 Unit ) Battery,1900 Mah Li-ion ( 2 Unit ) Jasa Pengembangan Aplikasi dengan sistem HHT Pembuatan Tower Koneksi Tower dengan Kantor Lapangan Pelatihan Karyawan

91

Business Value 1. Disaster Recovery Center (D RC)

a.

25

30

30

Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach)

Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support)

User 1 User 2 User 3 User 4 User 5 Total Average Score

15

Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal

Tabel 4.9 Business Value untuk Disaster Recovery Center (DRC)

Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja.

4.6

4 3 4 4 3 18 3.6 54

4 4 5 4 4 21 4.2 105

5 4 4 4 5 22 4.4 132

5 5 4 5 5 24 4.8 144

435

Nilai Resiko Terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi

: (10+7+7+9+8) /5

= 8.2

2. Ketidakpastian pendefinisian

: (7+10+7+7+9) /5

=8

3. Ketidakpastian teknis

: (10+8+8+10+9) /5

=9

4. Resiko infrastruktur

: (8+10+8+8+9) /5

= 8.6

5. Resiko teknis TI

: (8+9+8+9+8) /5

= 8.4

6. Resiko investasi

: (9+8+9+10+9) /5

=9

7. Resiko manajemen proyek

: (9+10+9+9+7) /5

= 8.8

Jumlah nilai resiko adalah : 8.2 + 8 + 9 + 8.6 + 8.4 + 9 + 8.8 = 60

92

b.

Biaya : Rp.750.000.000,-

2. Customer Relationship Management (CRM) Tabel 4.10 Business Value untuk Customer Relationship Management

25

30

30

kegiatan Peningkatan Produktivitas Operasioal

Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach)

Peningkatan daya s aiang fasilitas TI (Hardware support)


15 Perluasan Peningkatan Kerja Sam a Dengan Mitra Kerja.

(CRM)

3 4 4 3 4 18 3.6 54

4 5 4 4 4 21 4.2 105

5 4 5 5 5 24 4.8 144

4 4 3 4 5 20 4 120

423

a. Nilai Resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi

: (8+9+8+8+8) /5

=8


: (7+10+7+10+7) /5

= 8.2


: (9+10+7+9+7) /5

= 8.4


: (8+9+8+10+8) /5

= 8.8

5. Resiko teknis TI

: (8+9+10+9+9) /5

=9

6. Resiko investasi

: (9+9+9+8+9) /5

=9

93


: (7+8+9+9+9) /5

= 8.4

Jumlah nilai resiko adalah : 8 + 8.2 + 8.4 + 8.8 + 9 + 9 + 8.4

= 59.6

b. Biaya : Rp.250.000.000,3. Supplier Relationship Management (S RM) Tabel 4.11 Business Value untuk Supplier Relationship Management (S RM)


a.

5 4 5 5 4 23 4,6 69

4 5 5 4 4 22 4.4 110

4 3 4 4 3 18 3.6 108

30 Peningkatan daya s aiang fasilitas TI (Hardware support)

30 Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach)

kegiatan

25

Peningkatan Produktivitas Operasioal

Perluasan Peningkatan Kerja Sam a Dengan Mitra Kerja.

15

5 4 4 4 5 22 4.4 132

419

Nilai Resiko terdiri atas : 1.

Resiko proyek dan organisasi : (6+9+7+7+9) /5

= 7.6

2.

Ketidakpastian pendefinisian : (10+7+7+10+7) /5

= 8.2

3.

Ketidakpastian teknis

= 8.5

4.

Resiko infrastruktur

: (10+7+7+10+7) /5

= 8.2

5.

Resiko teknis TI

: (8+9+9+9+9) /5

= 8.8

6.

Resiko investasi

: (9+9+9+8+9) /5

= 8.8

: (7+10+8+8+8) /5

94

7.

Resiko manajemen proyek

Jumlah nilai resiko adalah

:(8+9+9+9+8) /5

= 8.6

: 7.6 + 8.2 + 8.5 + 8.2 + 8.8 + 8.8 + 8.6 = 58.4

b.

Biaya : *Rp 250.000.000,-

4. Hand Held Tool (HHT)

30 Peningkatan daya s aiang fasilitas TI (Hardware support)

3 4 3 3 4 20 4 60



25

5 4 3 4 5 22 4.4 110

4 4 5 4 4 21 4.2 126

4 3 4 4 3 18 3.6 108

kegiatan

Perluasan Peningkatan Kerja Sam a Dengan Mitra Kerja.

15

Peningkatan Produktivitas Operasioal

Tabel 4.12 Business Value untuk Hand Held Tool (HHT)

404

a. Nilai Resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi

: (5+5+4+6+6) /5

= 5.2


: (3+6+3+6+6) /5

= 4.8


: (4+3+3+6+6) /5

= 4.2

95


:(3+6+4+5+6) /5

= 4.8

5. Resiko teknis TI

: (5+4+4+4+4) /5

= 4.2

6. Resiko investasi

: (5+5+3+5+4) /5

= 4.4


: (6+4+5+4+3) /5

= 4.4


: 5.2 + 4.8 + 4.2 + 4.8 + 4.2 + 4.4 + 4.4 = 32

b. Biaya :Rp 80.800.000,-

5. Website Tabel 4.13 Business Value untuk Website 30 Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support)


25

Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja. Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal

15

User 1

4

5

4

4

User 2

5

4

5

3

User 3

4

5

5

5

User 4

3

5

5

5

User 5

5

4

4

4

Total

19

23

23

21

Average

3.8

4.6

4.6

4.2

Score

57

115

138

126

436

96

a) Nilai Resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi

: (7+8+9+8+7) /5

= 7.8


: (8+8+7+7+7) /5

= 7.4


: (7+7+8+7+6) /5

=7


: (5+6+6+5+4) /5

= 5.2

5. Resiko teknis TI

: (7+8+7+7+8) /5

= 7.4

6. Resiko investasi

: (8+7+9+8+8) /5

=8


: (8+7+6+7+7) /5

=7


: 7.8 + 7.4 + 7 + 5.2 + 7.4 + 8 + 7 = 49.8

b) Biaya : *Rp. 250.000.000,-

4.6.1 Kategori Portfolio Project Tabel 4.14 Kategori Portfolio Project

Portfolio Project Nama Proyek

Biaya ( Juta Rupiah )

Portfolio

250

Strategic

60

750

Mandated

32

80,8

Factory

Dampak

Resiko

Supplier Relationship Management (SRM) Customer Realtionship Management (CRM) Pengembangan Website

419

58,4

423

59,6

436

49,8

Disaster Recover y Center (DRC)

435

Hand Held Tool (HHT)

404

97

4.7

Hasil Analisa Portfolio Project 4.7.1 Persentase Biaya Investasi Light – on dengan Investasi Project

Persentase Biaya Investment

41% 59%

Light - on investment Project Investment

Gambar 4.6 Persentase Biaya Investment Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya Light – on Investment atau investasi sebelumnya yang sekarang sdang berjalan adalah sebesar 45% dengan biaya Rp. 1.581.475.500,- . Persentase untuk Project Investment atau investasi yang diusulkan adlah sebesar 55% dengan biaya Rp. 1.080.000.000 ,-

98

4.7.2 Persentase Biaya Portfolio Project

Persentase Biaya Proyek (dalam jutaan rupiah) 23%

Disaster Recovery Center (DRC) Website,CRM, dan SRM 7% Hand Held Tool (HHT) 70%

Gambar 4.7 Persentase Biaya Project Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya proyek Website, Customer Relationship Management (CRM ), dan Supplier Relationship Management (SRM) sebesar 7% dengan biaya Rp. 250.000.000,- . Persentase untuk proyek Hand Held Tool (HHT) sebesar 23% dengan biaya Rp. 80.800.000,- . Kemudian Persentase untuk proyek Disasster Recovery Center (DRC) sebesar 70% dengan biaya Rp.750.000.000,- .

99

4.7.3 Priorization M elakukan prioritisasi bedasarkan analisa dampak dan resiko dengan hasil sebagai berikut : Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya (dalam jutaan rupiah)

Dampak Gambar 4.8 Bu bble Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya Pada proyek dapat dilakukan oleh bagian terminal peti kemas pada PT M ulti Terminal Indonesia (M TI) resiko terbesar dimiliki oleh proyek Disaster Recovery Center (DRC) dengan nilai resiko 60. Resiko terendah dimiliki oleh proyek Hand Held Tool (HHT) dengan nilai resiko 32. Sedangkan untuk dampak yang tertinggi adalah proyek Website dengan nilai 436 yang berada diatas proyek DRC dengan selisih nilai 1 poin dan dampak terendah adalah HHT dan Customer Relationship Management (CRM ) dengan nilai 404.

100

4.7.3.1 Poin Website Proyek Website memiliki dampak yang paling tinggi dengan resiko yang sedang. Adapun penjelasannya yaitu : a. Dampak yang tinggi sebesar 436 poin dikarenakan proyek website berpengaruh pada peningkatan pelayanan terhadap pelanggan karena secara tidak langsung pelayanan yang baik dapat juga menunjang peningkatan jumlah pelanggan dan berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan nantinya. b.

Sedangkan resiko sebesar 49.8 poin dikarenakan proyek ini sudah memiliki infrastruktur, hanya tinggal menambahkan sistim yang mendukung proyek dan melakukan penyesuaian antara insfrastruktur dengan sistim yang akan dikembangkan.

4.7.3.2 Poin Disaster Recovery Center (DRC) Proyek Disaster Recovery Center (DRC) memiliki dampak tertinggi kedua setelah proyek website dengan selisih nilai 1 poin dan mempunyai tingkat resiko yang paling tinggi. Adapun penjelasannya yaitu : a. Dengan dampak sebesar 435 poin, proyek ini merupakan suatu yang dibutuhkan perusahaan dalam menjaga keutuhan data yang ada, proyek ini juga merupakan solusi pengamanan jika perusahaan mendapatkan suatu kejadian yang menyebabkan kehilangan data perusahaan.

101

b. Tingkat resiko yang paling tinggi sebesar 60 poin, dikarenakan proyek ini menerapkan sistem yang belum pernah diterapkan sebelumnya dan juga proyek ini harus melalui proses perencanaan yang sangat matang agar dampak positif yang diberikan pada proyek bermanfaat secara maksimal dengan resiko-resiko yang telah diidentifikasi dan solusisolusi penanganan yang telah direncanakan sebelumnya.

4.7.3.3 Poin Customer Relationship Management (CRM) Proyek Customer Relationship Management (CRM ) memiliki dampak tinggi ketiga setelah proyek Disaster Recovery Center (DRC). Adapun penjelasannya yaitu : a. Dampak tinggi sebesar 423 poin, dikarenakan proyek ini berhubungan dengan tingkat kepuasan pelanggan yang secara tidak langsung berakibat pada peningkatan keuntungan perusahaan. b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 59.6 poin dikarenakan jika sistem ini tidak berjalan seperti yang diharapkan akan berpengaruh terhadap penurunan kepuasan pelanggan yang nantinya berdampak pada penurunan produktifitas perusahaan.

102

4.7.3.4 Poin Supplier Relationship Management (S RM) Proyek Supplier Relationship Management (SRM ) memiliki dampak

tinggi

keempat

setelah

proyek

Customer

Relationship

Management (CRM ). Adapun penjelasannya yaitu : a. Dampak tinggi sebesar 419 poin dikarenakan proyek ini membuat suatu komunikasi antara perusahaan dan mitra kerja menjadi lebih baik. Jika tingkat hubungan yang terjalin pada mitra kerja dapat dipelihara dengan baik maka kebutuhan operasional perusahaan yang dibutuhkan terhadap mitra kerja dapat terpenuhi secara efektif dan efisien. b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 58.4 poin dikarenakan jika hubungan yang terjalin dengan mitra kerja menjadi terganggu maka siklus dari proses bisnis perusahaan dapat berjalan tidak efektif dan operasional perusahaan juga tidak berjalan dengan baik.

4.7.3.5 Poin Hand Held Tool (HHT) Proyek Hand Held Tool (HHT) memiliki dampak dan tingkat resiko yang rendah dari semua proyek. Adapun penjelasannya yaitu: a. Dampak sebesar 404 poin dikarenakan, traffic bongkar muat peti kemas yang berasal dari pemesanan pelanggan belum terlalu melebihi kapasitas kemampuan perusahaan dalam menanganinya. HHT hanya

103

sebagai pendukung operasional perusahaan

dan

tidak

terlalu

berpengaruh terhadap perkembangan bisnis perusahan. b. Resiko yang ditimbulkan sebesar 32 poin karena proyek ini hanya membangun dua tower pada sudut lapangan dan menghubungkan ke kantor lapangan, serta mengembangkan aplikasi agar bisa disatukan dengan

HHT

dan

training pemakaian

oleh

karyawan

tidak

membutuhkan waktu yang lama. 4.7.3.6 Hasil Analisa Priorization Berdasarkan analisa dampak dan resiko yang ditimbulkan dalam tiap-tiap

proyek,

dan

juga penjelasan

keduanya.

implementasi proyek diurutkan sebagai berikut : 1. Proyek Disaster Recovery Center (DRC) 2. Gabungan Proyek : Pengembangan Website Relationship Management (CRM ) Supplier Relationship Management (SRM )

M aka,

tahapan

104

* Ketiga Proyek tersebut digabungkan karena pekerjaan bisa dilakukan

peusahaan Softwarehouse sekaligus, tetapi

urutan dampak berdasarkan

proyek website.

3. Hand Held Tool (HHT) 4.8

Innovation Innovation merubah kesempatan TI menjadi strategi bisnis baru yang mendukun g

arahan strategi yang sudah ada untuk menjawab kebutuhan terminal peti kemas. Perencanaan innovation dalam NIE terdiri dari empat komponen, antara lain : Business and Technology Monitoring (Apa saja perubahan yang mempengaruhi perusahaan) Berikut adalah beberapa hal yang di monitoring perusahaan untuk memperbaiki atau mengarahkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik, antara lain: M emantau pengembangan dari aplikasi yang dipakai terminal peti kemas yaitu aplikasi Container Terminal Operation System (CTOS). Aplikasi ini merupakan aplikasi tunggal yang diandalkan terminal peti kemas, oleh karena itu

perkembangan yang

dibutuhkan oleh aplikasi CTOS demi menyempurnakan proses kegiatan operasionalnya harus diperhatikan dengan baik karena pemantauan terhadap aplikasi dengan analisis tertentu dapat menjadi suatu nilai fatal dimasa depan dan juga menganalisis celah-celah yang membuat aplikasi tersebut menjadi kurang efektif dan efisien untuk ditindak lanjuti secara berkala.

105

Innovation Visioning Alternatif yang dapat mendukung bisnis baru adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan TI yang mengarah kepada otomatisasi operasional untuk memudahkan proses kegiatan baik menurunkan

dan menaikkan peti kemas

maupun mengatur keberadaan peti kemas itu di terminal, sebagai contoh hal ini dapat dilakukan dengan mengimplementasikan sistem Traffic Analysis of Quay Rail and Road (TRAFALQUAR) yang berguna untuk membongkar dan membuat peti kemas dari kapal, sistem Container Terimnal Simulation : TIMEsquare yang berguna untuk mengantar peti kemas dari kapal ke lapangan maupun sebaliknya dan juga mengatur keberadaan peti kemas di lapangan, dan sistem Container Terminal Optimised Logistics Simulation (CONTROLS) yang berguna untuk mengatur traffic peti kemas yang masuk maupun keluar agar berjalandengan efektif dan efisien. Semua sistem tersebut merupakan sistem yang dibuat oleh perusahaan TBA asal Belanda yang bergerak dibidang pendukung sistem Terminal Petikemas. 2. M enjalin kerjasama pada perusahaan peti kemas yang sudah berkembang lebih jauh agar dapat dilakukan studi banding terhadap terminal peti kemas yang beroperasi di Negara lain, hal ini dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran yang nantinya bisa dipraktekkan perusahaan untuk menjadi lebih baik. 3. Pelayanan dengan customer yang mencapai tingkat excellent sesuai dengan tingkat standarisasi tingkat pelayanan yang dibuat oleh perusahan itu sendiri, dimana standarisasi tersebut sudah dibandingkan dengan tingkat standar yang ada pada

106

perusahaan world class, hal ini dapat dilakukan dengan cara menerapkan dan mengembangkan aplikasi Customer Relationship Management (CRM ). Bussiness Context and choices (Apa yang seharusnya dilakukan perusahaan) 1. M empersiapkan dan menyediakan infrastruktur, sarana dan prasarana serta semua sumber daya yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem DRC, CRM , serta SRM . 2. M empersiapkan dan mengembangkan fitur e-business untuk diimplementasikan pada perusahaan. 3. M enganalisa semua kebutuhan investasi baik itu kebutuhan TI maupun kebutuhan operasional dengan metode-metode tertentu yang menghasilkan suatu informas i demi memudahkan manajer dalam menentukan keputusan. Actionable Innovation (Apa yang akan kita lakukan) 1. M enerapkan sistem DRC, CRM , serta SRM dan juga sistem tersebut harus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. M engambangkan fitur

pemesanan, serta pembayaran berbasis web untuk

mendukung e-business perusahaan yang bertujuan mendukung arahan strategi dalam pengembangan TI secara terus menerus. 3. Penerapan Hend Held Tool yang nantinya beroperasi dilapangan untuk memenuhi kebutuhan operasional dilapangan yang nantinya akan berdampak pada kualitas pelayanan pelanggan.

107

4.9

Perencanaan Strategi Untuk mendukung investasi proyek yang diusulkan, dibutuhkan perencanaan

berupa Strategic IT Plan dan Strategic IT Requirement. 4.9.1

Strategic IT Plan

Perencanaan strategi TI untuk mendukung kebutuhan TI adalah sebagai berikut: a. M enyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. b. M eningkatkan kemampuan sumber daya manus ia yang berkualitas dan berkompetensi dalam meghadapi inovasi baru. c. M eningkatkan efisiensi pembiayaan TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI secepat mungkin untuk meminimalisir adanya kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang ditetapkan. d. M engidentifikasi

pembiayaan

perencanaan

invesatasi

untuk

menghasilkan informasi mengenai pengembalian investasi tersebut (IT payoff).

108

4.9.2 Strategic IT Requirement Dalam IT requirement, dibuat perencanaan TI beberapa tahun kedepan untuk memperioritaskan peningkatan

atau pengembangan sistem dalam

mendukung arahan strategi bisnis yang ingin dicapai perusahaan. Berikut adalah strategi perencanaann TI untuk kedepan : Tahun

Perencanaan penggunaan TI a. Perencanaan proses sistem CRM dan SRM b. Penyediaan kebutuhan infrastruktur maupun sumber daya manusia dalam proyek

I

c. Pembuatan website dengan integrasi CRM dan SRM d. Implementasi awal proyek dariCRM, SRM, dan Website e. Pelatihan karyawan dalam menjalankan sistem baru a. Evaluasi dan perbaikan proyek CRM, SRM, dan Website b. Perencanaan dan persiapan pembuat an DRC

II

c. Penyediaan kebutuhan DRC d. Pelaksanaan pembuatan sistem DRC e. Monitoring pembangunan sistem DRC a. Implementasi penerapan sistem DRC b. Identi fikasi kebutuhan-kebutuhan sistem DRC yang tidak efekti f c. Evaluasi dan pengembangan sistem DRC

III d. Pembanguna tower di sudut lapangan e. Menghubungkan penangkap sinyal dari tower ke kantor pusat f. Pelatihan karyawan dalam menggunakan HHT

BAB 4 HASIL PENELITIAN. 4.1 Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi. melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa;

Recommend Documents