96
BAB 4 HASIL EVALUASI IMPLEMENTASI SAP
4.1
Analisis Kesesuaian Sistem dengan Kebutuhan Perusahaan Untuk menganalisa kesesuaian sistem dengan kebutuhan perusahaan digunakan metode analisa Fit/Gap. Analisa Fit/Gap merupakan suatu proses mengidentifikasi setiap proses bisnis yang dijalankan perusahaan yang berhubungan dengan modul material. Analisa Fit/Gap sangat diperlukan dalam membandingkan sebelum mengimplementasi SAP dan setelah mengimplementasi SAP. Hal ini bertujuan untuk melakukan investigasi terhadap proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Proses analisa proses bisnis pada PT BGA dimulai dari mengklasifikasikan proses bisnis yang berhubungan dengan modul Material Management. Tahap selanjutnya adalah menentukan sejauh mana proses bisnis tersebut dijalankan menggunakan sistem yang lama dan sistem yang baru. Dalam analisa Fit/Gap, terdapat beberapa kondisi yaitu fit, gap, dan partial fit. Kategori fit adalah kondisi dimana sistem dapat menjalankan proses bisnis yang berhubungan dengan material management dengan tidak mengalami kendala. Kategori gap adalah kondisi dimana sistem tidak bisa menjalankan proses bisnis yang berhubungan dengan material management karena sistem tidak dapat memenuhi keinginan dari proses bisnis. Sedangkan kategori partial fit adalah kondisi dimana sistem bisa menjalankan proses bisnis yang berhubungan dengan
97
material management, tetapi harus disesuaikan dengan keinginan dari user melalui ABAP (Bahasa pemrograman pada sistem SAP), baik dengan melakukan konfigurasi pada ABAP atau dengan membuat program tambahan yang biasa disebut program Z atau add on (istilah program tambahan pada sistem SAP) dengan syarat masih termasuk dalam satu proses yang sedang dilakukan.
4.1.1
Analisa Fit/Gap Kesesuaian Sistem dengan Kebutuhan Perusahaan Tabel 4.1 Analisa Fit/Gap Kesesuaian Sistem
98
No
Requirement
1.
Proses permintaan
Rank H
Current F
Comments
Alternatives
• Terjadi perubahan bentuk
pembelian (Purchase
pemrosesan PR dari
Requisition) :
hardcopy menjadi by sistem
Informasi yang lengkap dan jelas 2.
Proses release PR : Yang tepat waktu dan
H
G
• Proses release PR masih banyak terjadi keterlambatan.
tepat sasaran
• Membuat sebuah list reminder untuk release PR
99
No 3.
Requirement Proses Evaluasi
Rank M
Current G
Vendor lama :
Comments • Perusahaan belum menerapkan dan
Alternatives •
Menggunakan fitur evaluasi vendor yang sudah tersedia di SAP
menjalankan sistem evaluasi
Dapat menilai kinerja
kelayakan bagi vendor lama
vendor dengan akurat secara objektif tidak secara subjektif 4.
Proses penawaran dan perbandingan harga
L
P
• Format perbandingan harga dan vendor kurang detil
dari vendor (RFQ dan Price Comparison) : Dapat melakukan perbandingan harga secara spesifik
100
sehingga membantu mempermudah pengambilan keputusan 5.
Proses release dan persetujuan PO : Waktu yang singkat tanpa harus tertunda
H
G
• Proses persetujuan PO masih banyak terjadi keterlambatan karena change habit belum berjalan.
karena faktor human error
•
Membuat sebuah aplikasi reminder melalui email
101
No 6
Requirement Proses pembelian
Rank H
Current P
Comments •
Kondisi saat ini, pada saat
(Purchase Order) :
membuat PO harus meng-
Informasi pembelian
entry kembali no reference
yang lengkap dan teri
document yaitu no PR.
ntegrasi. • Tidak ada pemisahan nomor Pemisahan no PO
PO yang mengidentifikasikan
antara satu perusahaan
asal PO tersebut dibuat.
dengan perusahaan lainnya agar dapat menghasilkan laporan yang baik serta tepat sesuai dengan kebutuhan
Alternatives • Melakukan kustomisasi pada program •
Membuat PO khusus untuk pencatatan jasa transportasi.
102
Adanya Pencatatan untuk jasa transportasi 7
Proses
pencatatan H
penerimaan
F
• Sistem
(Good
SAP
sudah
mendukung proses ini. •
Receipt) :
Pada saat penerimaan
Pencatatan harus
barang,Bagian logistik
sesuai dengan jumlah
membuat BAPB yang
barang diterima dan
disesuaikan dengan PO
tidak terjadi kesalahan
perusahaan, surat jalan serta
dalam pencatatan
keadaan dan jumlah barang secara actual.
No 8.
Requirement Proses pembayaran
Rank
verifikasi H (Invoice
Current F
Comments • Proses verifikasi invoice saat ini dilakukan oleh bagian
Verification) :
Alternatives
103
Harus sesuai dengan
Purchasing. Proses verifikasi
barang yang diterima
melibatkan beberapa
(BAPB)
dokumen seperti; BAPB, BAPP (jika ada) dan Scan surat jalan vendor
9.
Laporan – laporan yang H dibutuhkan :
P
• Laporan yang dibutuhkan sudah dibuat oleh team IT, namun belum secara
Harus memiliki format
maksimal digunakan.
yang mudah dibaca, ringkas dan jelas agar dapat mempermudah pengambilan keputusan Keterangan: H = High M = Medium
L = Low
F = Fit G = Gap
P = Partial Fit
104
Dari tabel hasil analisa fit/gap terdapat 9 user requirement dengan prioritas High, Medium dan Low yang ingin diidentifikasi oleh perusahaan:
•
High 1.
Proses permintaan pembelian (Purchase Requisition) Proses ini masuk dalam kategori High karena proses awal dalam
Material
Management
adalah
proses
permintaan
pembelian, jika tidak terjadi permintaan pembelian, maka tidak akan ada bahan baku masuk, yang akan menyebabkan terhentinya proses produksi. SAP telah secara lengkap memberikan aplikasi untuk melakukan permintaan pembelian baik dari lokal maupun head office. Sehingga tidak terjadi perubahan yang terlalu signifikan.
2.
Laporan yang dibutuhkan Ada beberapa laporan yang dibutuhkan departemen Purchasing, diantaranya: a) Laporan Item masuk b) Laporan Item release c) Laporan PO release d) Laporan PO diterima e) Laporan History Price f) Laporan Kecenderungan Harga
105
g) Laporan kemampuan item diproduksi per purchaser, dan per bulan h) Laporan PR Outstanding
Kebutuhan laporan diatas dikategorikan High karena merupakan salah satu faktor penting yang mendukung proses bisnis perusahaan terutama pada proses Procurement yang akan membantu departemen Purchasing untuk mengetahui setiap pergerakan harga dan pengukuran kinerja dalam memproses setiap
tahapan
dalam
proses
pembelian,
mempermudah
perusahaan dalam monitoring dan pengambilan keputusan. Laporan yang disebutkan diatas telah tersedia dalam SAP, namun belum digunakan secara maksimal sehingga masih dikerjakan menggunakan program Microsoft Office Excel. Dampak yang mungkin timbul akibat pengolahan data secara manual yaitu human error dan mengurangi keefektifan penggunaan waktu. Sehingga akan berdampak cukup beresiko untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang.
3.
Proses pencatatan penerimaan (Good Receive) Proses ini sangat kritikal dalam pencatatan perusahaan karena akan mempengaruhi pencatatan aset/barang yang dimiliki
106
dan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Proses yang dijalankan saat ini dengan menggunakan SAP telah menunjang kebutuhan pencatatan penerimaan dengan tepat, relevan dan langsung (online).
4.
Proses Pembelian (Purchase Order) Proses
pembelian
merupakan
kebutuhan
penting
perusahaan guna mendukung operasi perusahaan, dalam hal ini proses procurement yang dibutuhkan untuk mendukung proses produksi sehingga proses procurement dapat terus berjalan. Penggunaan sistem SAP untuk pembuatan PO masih mengalami beberapa kendala diantaranya tidak adanya pembagian nomor PO untuk mengidentifikasikan perusahaan asal pembuatan PO. Karena PT BGA ini bernaung pada sebuah Group, maka identifikasi ini sangat penting mengingat hanya ada 1 departemen Purchasing untuk semua perusahaan dalam Group tersebut. Hal ini akan berdampak pada laporan PO yang diterima dan PO release yang akan dibuat untuk masing masing company code. Permasalahan lain yang muncul yaitu tidak adanya reference
nomor
PR
dalam
pembuatan
PO
sehingga
membutuhkan effort lebih untuk mencatat dan memasukkan kembali nomor tersebut. Sebagai dampaknya akan muncul kemungkinan human error dengan memasukkan nomor yang
107
salah ataupun mengurangi efisiensi waktu jika catatan yang berisi nomor PR tersebut hilang. Untuk mengatasinya bisa dilakukan dengan melakukan penambahan beberapa source code untuk memunculkan pilihan reference number. Belum ada pencatatan atas biaya jasa transportasi sehingga tidak bisa secara langsung melihat Harga Perolehan Barang. Untuk menanggulanginya, akan dibuatkan sebuah dokumen PO khusus untuk pencatatan jasa transportasi.
5.
Proses release PR Proses release PR saat ini masih banyak mengalami keterlambatan dikarenakan user tidak setiap saat membuka aplikasi SAP untuk melihat PR yang masuk. Sehingga user hanya membuka aplikasi SAP ketika ada konfirmasi pengiriman PR dari departemen terkait. Hal ini akan berdampak terhadap berhentinya proses produksi akibat belum tersedianya bahan baku. Masih banyaknya keterlambatan yang terjadi disebabkan oleh change habit yang belum berjalan
6.
Proses release dan persetujuan PO Sama halnya dengan proses presetujuan PR, proses persetujuan PO mengalami jumlah keterlambatan paling besar,
108
hal ini disebabkan karena proses verifikasi bertingkat yang melibatkan bagian– bagian seperti, Kepala Departemen/Kepala Wilayah, Kepala Purchasing dan Direksi. Untuk proses release langsung ditangani oleh Kepala Departemen sehingga tidak terjadi keterlambatan seperti proses persetujuannya. Keterlambatan dalam proses persetujuan PO juga akan berdampak kepada proses produksi yang terganggu/tidak berjalan akibat ketiadaan bahan baku. Terhentinya proses produksi akan berdampak pada terganggunya siklus penjualan dan persediaan perusahaan.
7.
Proses verifikasi pembayaran (Invoice Verification) Verifikasi invoice tergolong dalam kategori High. Karena jika proses verifikasi tidak dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, akan mengakibatkan kesalahan pencatatan ke dalam jurnal yang akan mempengaruhi cost benefit perusahaan. Dan bila hal ini terjadi berulang kali maka akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dampak paling buruk yang mungkin terjadi yaitu kebangkrutan. Sejauh ini SAP telah memenuhi kebutuhan perusahaan melalui aplikasi verifikasi invoice, tidak ada perubahan yang signifikan dalam proses ini.
109
•
Medium Proses evaluasi vendor lama Proses evaluasi ini masuk kategori medium mengingat bila perusahaan mengaplikasikan proses ini dalam proses bisnisnya, akan menjadi suatu nilai tambah yang akan meningkatkan kualitas dari proses procurement terutama kualitas barang dan jasa serta efisiensi waktu. Proses ini membantu perusahaan dalam menilai kembali kelayakan suatu vendor yang telah selama beberapa kurun waktu tertentu bekerjasama dengan perusahaan. Evaluasi vendor dapat dilakukan dengan memberikan beberapa kriteria seperti ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian jumlah barang, kondisi saat barang diterima, serta pergerakan harga vendor. Perusahaan sampai saat ini belum melakukan proses evaluasi tersebut dikarenakan prioritas mereka yang rendah terhadap evaluasi vendor. Oleh karena itu memanfaatkan aplikasi vendor evaluation pada SAP dengan sedikit penyesuaian program pada beberapa kriteria akan sangat membantu.
•
Low Proses penawaran dan perbandingan harga dari vendor Proses ini masuk dalam kategori low karena proses pembelian dapat terus dilakukan tanpa adanya perbandingan harga terlebih dahulu.
110
Bagian Purchasing dapat menggunakan vendor yang sudah biasa digunakan ataupun vendor yang disarankan.
4.2
Analisa Business Process Improvement Analisa
Business
Process
Improvement
merupakan
suatu
proses
mengidentifikasi setiap perubahan yang terjadi yang berhubungan dengan proses bisnis yang berhubungan dengan modul material management yang dilakukan oleh perusahaan sebelum mengimplementasi SAP dan setelah mengimplementasi SAP. Analisa Business Process Improvement ini akan membandingkan proses bisnis yang berhubungan dengan modul material management.
4.2.1
Perbandingan Proses Bisnis Sebelum Mengimplementasi SAP dan Setelah Mengimplementasi SAP Proses bisnis yang berhubungan dengan modul material management
sebelum
mengimplementasi
SAP
dan
setelah
mengimplementasi SAP tidak mengalami perubahan. Namun di setiap proses terjadi penambahan aktivitas. Hal ini terjadi karena semakin banyaknya informasi yang dibutuhkan demi tercapainya keamanan dan integrasi sistem. Berikut adalah flowchart tentang proses bisnis yang berhubungan dengan modul material management yang berjalan di perusahaan
sebelum
mengimplementasi
mengimplementasi SAP.
SAP
dan
setelah
111
Gambar 4.1 Proses Bisnis Sebelum Mengimplementasi SAP
112
Gambar 4.2 Proses Bisnis Setelah Mengimplementasi SAP
113
Kesimpulan : -
Perubahan proses bisnis terjadi pada saat proses persetujuan Purchase Order (PO) dan Daftar Perbandingan Harga. Proses persetujuan PO pada proses bisnis saat ini menggunakan persetujuan bertingkat berdasarkan besarnya jumlah pembelian. Sedangkan proses persetujuan DPH lebih cepat karena hanya melibatkan 1 orang yaitu owner.
-
4.3
Terjadi pengurangan pencetakan dokumen.
Usulan Pemecahan Permasalahan Dari permasalahan yang telah di rangkum dan telah dibahas pada BAB 3, maka dapat di simpulkan beberapa usulan pemecahan permasalahan. Selain usulan pemecahan permasalahan dari masalah yang ada, ada beberapa usulan yang berhubungan dengan modul material management. 1. User harus diberi pelatihan terkait dengan proses bisnis yang menggunakan aplikasi SAP untuk meningkatkan kinerja user dan membuat aplikasi SAP lebih user friendly. 2. Dilihat dari dukungan aplikasi SAP terhadap proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan yang berhubungan dengan modul material management, aplikasi SAP perlu di lakukan penyesuaian agar aplikasi SAP dapat membantu proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. 3. Sejauh pengamatan yang telah dilakukan keterlambatan penyetujuan dokumen dapat diatasi dengan pembuatan sebuah reminder. Aplikasi reminder
114
ditampilkan pada layar yang dimiliki oleh pihak yang menyetujui dan wakilnya. 4. Perbaikan kinerja di bagian help desk agar user dapat terbantu dalam mengatasi kendala penggunaan aplikasi SAP pada saat menjalankan proses bisnis yang berhubungan dengan modul material management. Saat ini help desk sudah membantu namun masih ada user yang langsung menghubungi departemen IT jika user mengalami kendala. 5. Dibuatnya sebuah pemisahan tanggungjawab sehingga menghindari terjadinya hal – hal yang tidak diinginkan. 6. Dibuat sebuah dokumen sebagai bukti penyerahan barang ke staf departemen terkait.
