BAB 4
HASIL EVALUASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Hasil Evaluasi Berdasarkan Kerangka Kerja BtripleE
Support Activities
Developme
Operation Communication
Account
Client
nt
Of IT
Manage ment
Support
Management
Of IT Application
Gambar 4.1 Proses IT Supply yang diterjemahkan dari Porter’s Value-Chain
Porter’s Value-Chain diterjemahkan menjadi proses IT Supply yang dapat dilihat pada Gambar 4.1 yaitu untuk mengukur kinerja bagi setiap proses penyediaan IT, fungsi-fungsi dan proses dari layanan penyediaan IT pada Gambar dibawah, yang menjadi 5 score card yang mencakup ukuran kinerja untuk masing-masing fungsi dan proses IT supply yaitu; IT Supply Management, IT Development Management, IT Infrastructure Management, Account Management, Client Support . Setelah melakukan pengukuran kinerja pada sistem Microsoft Dynamics NAV modul Operation dengan skala Likert hasil dari kuesioner, berikutnya adalah melakukan evaluasi sistem Microsoft Dynamics NAV berdasarkan kerangka kerja BtripleE. Metode pengumpulan data yang 85
86 digunakan adalah melalui wawancara kepada IT Assist Manager pada PT. Pelita Samudera Shipping. Evaluasi sistem berfokus pada layer Effectiveness and Efficiency of IT Supply berdasarkan IT Supply Scorecards of Measures, dimana perspektif yang digunakan yaitu pada Customer Perspective, Internal Perspective, dan Innovation and Learning Perspective, dan Financial Perspective. Scorecard yang digunakan hanya 3 yaitu: IT Supply Management, IT Development Management, dan IT Infrastructure Management.
Berikut merupakan hasil
pengukuran dari temuan terhadap sistem Microsoft Dynamics NAV berdasarkan 3 scorecard di atas:
IT Supply Management IT Supply Management merupakan salah satu scorecard yang digunakan untuk mengukur apakah perusahaan dapat memenuhi kebutuhan IT untuk setiap bagian dari perusahaan. Dalam IT supply management scorecard perusahaan dapat mengukur apakah pengadaan IT di perusahaan sudah efektif, dan efisien. Juga apakah dapat mempertahankan potensipotensi perusahaan dimasa yang akan datang dan apakah IT di perusahaan sudah dapat memenuhi keinginan dari shareholder dalam hal ini adalah dari segi keuangan. Berikut adalah pengukuran terhadap measures/ukuran dan temuan yang diperoleh:
Tabel 4.1 Temuan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Customer Perspective Measures
Temuan
Be A Preferred Supplier Number of formal / informal client Kunjungan yang dilakukan hanya jika visits pertime period
terjadi
permasalahan
terhadap
sistem
Microsoft Dynamics NAV yang digunakan. Tidak
ada
total
yang
pasti
untuk
kedatangan client. Pada dasarnya client
87 Measures
Temuan mudah dalam memahami cara penggunaan Microsoft Dynamics NAV.
Tabel 4.2 Temuan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Internal Perspective
Measures
Temuan
Be A Good Employer Employee satisfaction score
Untuk total kepuasan karyawan dalam mengoperasikan Microsoft Dynamics NAV yang berada pada skor 1. Skor didapatkan dengan merujuk pada kuesioner nomor 1.
Employee turnover rate
Tingkat turnover pada PT.PSS cukup tinggi, salah satu alasannya adalah karena PT.PSS banyak menggunakan staf tidak tetap untuk membantu dalam operasional perusahaan.
Be A Lean Organization Ratio direct / support personnel
Jumlah karyawan pada divisi IT di PT.PSS adalah 3 orang. Dan pembagian pekerjaannya yaitu 1 orang IT Assist Manager berada di Jakarta, 1 staf IT di Samarinda, dan 1 staf IT di Banjarmasin.
Be Competent Usage of external consultants to PT.PSS menggunakan konsultan eksternal compensate for lack of skills as a % yang of own staff
membantu
pada
networking
(CISCO), IT planning dan membatu infrastruktur IT (MICROSOFT). Dimana jumlah konsultan eksternal adalah 2 orang.
88 Measures
Temuan Namun, kedua konsultan tersebut tidak menangani sistem Microsoft Dynamics NAV.
Tabel 4.3 Temuan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Innovation and Learning Perspective
Measures
Temuan
Be An Innovative Supplier Average ages of hardware and IT
•
applications
Umur hardware dan aplikasi IT yang digunakan berusia antara 1-2 tahun dan masih mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini.
•
Apabila
hardware
rata-rata
sudah
memasuki usia 5 tahun. Maka akan dilakukan
pengecekan
terhadap
hardware
yang
digunakan.
Jika
memang
terjadi
kerusakan
pada
hardware maka akan diganti dengan hardware yang baru. Namun jika kerusakan tidak terlalu parah, maka hanya
akan
dilakukan
pergantian
sparepart. • Terjadi pencampuran antara teknologi
Mix of new and old technology and extent of their usage
lama yaitu BASSnet dengan teknologi baru yaitu Microsoft Dynamics NAV. •
Dengan
adanya
pencampuran
teknologi, kedua sistem tersebut saling mendukung, dimana fungsi BASSnet mendukung kegiatan operation dalam
89 Measures
Temuan hal maintenance dan purchase order. Sedangkan Microsoft Dynamics NAV mendukung kegiatan daily operation FLF dan T&B.
Foster Innovative Thinking • Jumlah ide perbaikan dari karyawan
Number of employee improvement ideas made, approved, and
dalam waktu 1 tahun kurang lebih
implemented per year
sebanyak 10 ide. • Ide yang direalisasikan dalam 1 tahun sebanyak 3-4 ide.
IT Development Management IT Development Management adalah salah satu scorecard yang digunakan untuk mengukur apakah pengembangan sistem/aplikasi di divisi IT berjalan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Hasil temuan dapat menunjukkan efisiensi pengembangan dan kegiatan pemeliharaan juga biaya yang dikeluarkan. Berikut adalah pengukuran terhadap measures/ukuran dan temuan yang diperoleh:
Tabel 4.4 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Customer Perspective Measures
Temuan
Be Cost Effective Total
development
delivered
function
costs
per Total biaya pengembangan sistem baru
point
in untuk Microsoft Dynamics NAV yaitu 100.000 USD.
operation Total
maintenance
costs
function point in operation
per Dalam pemeliharaan sistem untuk sistem Microsoft
Dynamics
NAV,
PT.PSS
90 Measures
Temuan mengeluarkan biaya kepada Microsoft, yang berjumlah 16% dari total harga biaya awal saat membeli sistem, yang dinamakan Red Carpet Agreement Technical Support. PT. PSS juga mengeluarkan biaya sebesar 6000USD per tahun sebagai annual fee kepada pihak ketiga yang berperan sebagai eksternal
konsultan
yang
mengimplementasikan sistem ini. Be A Quality Supplier Required training days per user to Pelatihan exploit new systems
awal terhadap
Microsoft
Dynamics
sistem
NAV
baru
dilakukan
kepada user yang berada di Samarinda dan Banjarmasin yaitu 2 hari dengan melalui video call. Sedangkan untuk di Jakarta yaitu 3 hari, terhitung dari awal sampai saat ini. Number of versions (rework) of Jumlah written documentation
rework
dokumentasi
tertulis
mengenai pengembangan sistem Microsoft Dynamics
NAV
berjumlah
2
sejak
implementasi. Number of software defects in Jumlah software yang kurang berjalan acceptance test by size
dengan sempurna atau masih banyak kekurangan pada acceptance test adalah satu, yaitu Microsoft Dynamics NAV.
Tabel 4.5 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Internal Perspective Measures
Temuan
Be in Operational Control Number of change request per year Jumlah per application/user group
permintaan
untuk
mengubah
komponen atau fungsi-fungsi tertentu pada
91 Measures
Temuan suatu sistem berkisar 5 – 8 kali perubahan per tahun.
Tabel 4.6 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Innovation and Learning Perspective
Measures
Temuan
Be A Quick Adopter Average elapsed time to (fully) Rata-rata waktu yang diperlukan untuk master
new
development mempelajari secara penuh teknik atau
approaches / techniques / tools
metode pengembangan sistem yang baru ini kurang dari 1 bulan.
Average elapsed time to (fully) Rata-rata waktu yang diperlukan untuk implement
new
development mengimplementasikan teknik atau metode
approaches / techniques / tools
pengembangan
sistem
yang
baru
ini
kurang dari 4 bulan. Foster Innovation Number of state of the art projects Terdapat
3
proyek
IT
yang
sudah
per year/ % of total number of terealisasikan dari 5 proyek IT yang ada di projects
perusahaan.
Number of experiments with new Pengujian yang dilakukan terhadap sistem packages / IT solutions per year
baru yang telah dibuat sebelum sistem tersebut go live berkisar dalam jenjang waktu 2 minggu sampai 1 bulan.
Number of training days per year / Pelatihan kepada staf IT dilakukan secara % of total time devoted to training
keseluruhan berjumlah 30 hari dalam satu tahun.
92 Tabel 4.7 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Financial Perspective Measures
Temuan
Be in Financial Control Cost of maintenance as a % of Total biaya maintenance untuk sistem maintenance + development costs
Microsoft Dynamics NAV dibandingkan dengan jumlah biaya maintenance + development yaitu (16000USD+6000USD) per (22.000USD + 100.000USD) = 18% dari keseluruhan biaya maintenance dan development.
IT Infrastructure Management IT Infrastructure Management memiliki aspek penting yaitu efisiensi, hal ini dikarenakan sebagian besar pengeluaran dari IT digunakan untuk infrastruktur. Untuk itu penting untuk menilai infrastruktur dari sistem Microsoft Dynamic NAV ini. Untuk pemanfaatan asset infrastruktur sudah baik karena penggunaannya sudah sesuai dengan kebutuhan. Untuk jumlah insiden, masalah, atau kegagalan transaksi yang dialami oleh sistem tergolong baik karena jumlahnya yang tidak besar. Berikut merupakan pengukuran dan temuan yang diperoleh:
Tabel 4.8 Temuan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard – Customer Perspective Measures
Temuan
Be A Quality Supplier Number of hassle-free days per Dalam periode waktu satu bulan masalah period
yang dialami kurang dari lima masalah.
Number of business transaction
Untuk kegagalan transaksi, sampai dengan
failures as a % of total business
saat ini belum pernah terjadi kegagalan
transactions
transaksi.
93 Tabel 4.9 Temuan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard – Internal Perspective Measures
Temuan
Optimize Assets Utilization CPU usage (%) overall, prime shift,
Tingkat penggunaan CPU diwaktu kerja
non-prime
mencapai 70% sedangkan untuk non-
Shift
primeshift mencapai 30% per hari.
DASD
usage
(%
% Tingkat penggunaan DASD (Direct Access
allocated,
Storage
actually used)
Device)
sebanyak
60%
dialokasikan dan 40% yang telah benarbenar digunakan per hari. Untuk penggunaan printer dalam sehari
Printer usage (% busy)
bisa digunakan sebanyak 60-70%. Penggunaan jaringan sudah dilakukan
Network usage (% occupied)
sebesar 80 %. Optimize Staff Levels Data
Base
administrators
per Database Administrator yang dimiliki oleh
10.000 files
IT dalam PT.PSS hanya satu orang untuk mengurus database secara kesuluruhan.
Be A Quality Operator Number of outage / defects / Dalam periode waktu setahun, kegagalan incidents
yang dialami mencapai dua sampai tiga insiden seperti failure email, power supply yang lemah, dan masah hardware.
% of data backed up
Back-up data dilakukan sebanyak 70%80% dari jumlah seluruh data. Biasanya yang
diback-up
shareholder,
master
merupakan file,
data
dan
data
transaksi. Sedangkan sisanya yang tidak terback-up merupakan personal data. Be in Operational Control % of network change requests per
Permintaan
untuk
merubah
jaringan
year accomplished in time
pertahunnya bisa mencapai satu sampai
94 Measures
Temuan dua
kali.
Hal
ini
dilakukan
untuk
pengembangan sistem. % of hardware and software under
Untuk hardware sebesar tiga dari jumlah
configuration management
keseluruhan hardware under configuration management. Sedangkan untuk software dua dari jumlah keseluruhan software under configuration management.
Tabel 4.10 Temuan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard – Innovation and Learning Perspective Measures
Temuan
Be A Quick adopter Average elapsed time to (fully) Rata-rata waktu yang diperlukan user master new technique/tools
untuk
mempelajari
teknologi
alat-alat
pendukung baruya itu kurang dari satu bulan. Average elapsed time to (fully) Rata-rata waktu yang diperlukan user implement new technique/tools
untuk mempelajari teknologi atau alat-alat pendukung baru ini kurang dari empat bulan
Foster Innovation Number of training days per year/% Pelatihan terhadap sistem baru dilakukan of total time devoded to training
secara keseluruhan berjumlah 30 hari dalam periode satu tahun dalam satu tahun.
Number of experiments with new Pengujian yang dilakukan terhadap sistem technology per year
baru dalam satu tahun dua sampai tiga kali.
95 4.2
Hasil Evaluasi Sistem Microsoft Dynamics NAV Saat Ini dan Solusi Pengembangan/ Perbaikan
Tabel 4.11 Model Kerja pada PT. Pelita Samudera Shipping Model of Work
IT Effectiveness Requirement
Working with an eye on the customer
Open – ended, informative
•
Close and intensive customer contact
•
•
Broad insight in customer requirements
•
Focus on world – class service
Access to ubiquitous information bases
•
Access to ubiquitous transaction history
•
Decision
support
and
office
automation aids
Berdasarkan hasil observasi, kuesioner dan wawancara tarhadap sistem Microsoft Dynamics NAV di PT. Pelita Samudera Shipping, dapat digambarkan
hasil
evaluasi
sistem
saat
ini
beserta
solusi
pengembangan/perbaikan yang dapat diterapkan untuk sistem ke kedepannya. Pengembangan/perbaikan
yang
diusulkan
mengarah
kepada
keterkaitannya dengan kebutuhan-kebutuhan efektivitas dari IT sesuai dengan model kerja pada PT.Pelita Samudera Shipping yaitu “working with an eye on the customer”, sehingga kebutuhan efektivitas IT yang sesuai yaitu “Openended,
informative”.
Tabel
4.18
dibawah
ini
merupakan
usulan
pengembangan/perbaikan berdasarkan temuan masalah yang dikemukakan pada BAB 3.
Tabel 4.12 Usulan Perbaikan dari Temuan Masalah No 1.
Masalah
Usulan Pengembangan/Perbaikan
Tidak semua menu dapat men- PT.PSS sebaiknya memanggil pihak ketiga generate kode transaksi atau untuk
memperbaiki
dengan
cara
master data sehingga sistem menambahkan fungsi untuk men-generate
96 pengkodean
menjadi
tidak kode transaksi atau master data agar sistem
konsisten. 2.
Masih
pengkodean konsisten di dalam database. banyak
penyingkatan
terdapat
istilah
• User pada divisi Operation sebaiknya
dan
memiliki handbook untuk membantu
penamaan field yang tidak
mengerti istilah dan penamaan yang
umum pada menu yang ada.
digunakan di dalam sistem. • Di dalam sistem Microsoft Dynamics NAV, diubah penamaan label dan tidak disingkat.
3.
Tidak ada fungsi filter di PT.PSS sebaiknya memanggil pihak ketiga beberapa menu.
untuk
memperbaiki
dengan
cara
menambahkan fungsi filter agar dapat lebih menyaring informasi atau data yang ingin dimunculkan. 4.
Bagian
IT
dapat
memiliki Bagian IT sebaiknya membuat pengaturan
otorisasi untuk menginput data. hak akses untuk dapat mengatur otorisasi untuk masing-masing master data dan transaksi. 5.
Microsoft
Dynamics
NAV PT.PSS sebaiknya memanggil pihak ketiga
belum terdapat fungsi analysis untuk menambah fungsi and reporting tools.
analysis and
reporting tools pada sistem Microsoft Dynamics NAV.
97 Usulan Sistem Pengkodean Penambahan fungsi untuk dapat men-generate kode pada master data, adalah agar sistem pengkodean menjadi konsisten di dalam database. Sehingga pengguna tidak dapat mengisi sendiri kode tersebut, melainkan sistem akan secara automatis mengeluarkan kode setiap pengguna akan menambah data baru. Dibawah ini pada Gambar 4.2 merupakan salah satu contoh usulan pada menu Barge Card, usulan ini dapat digunakan juga pada menu vessel card lain termasuk Tug Card, MV Card, dan FLF/FC Card Selain itu, sistem pengkodean ini juga dapat digunakan pada menu Item Card pada Gambar 4.3.
Gambar 4.2 Usulan Generate Kode Automatis pada Barge Card
Gambar 4.3 Usulan Generate Kode Automatis pada Item Card
98 Usulan Fungsi Filter Berikut ini merupakan usulan fungsi filter pada beberapa menu yang terdapat suatu daftar tertentu. Untuk menyaring data tertentu yang akan ditampilkan, filter membantu untuk pekerjaan dengan data yang banyak. Dibawah ini terdapat tiga tampilan sistem usulan dengan tambahan combo box, text box, dan tombol search yang berguna sebagai filter. Filter dapat dilakukan berdasarkan date, vessel type, code, dan status. 1. Activity Vessel Card
Gambar 4.4 Usulan Tampilan Activity Vessel Card dengan filter
2. FLF Barge Movement List
Gambar 4.5 Usulan Tampilan FLF BM List dengan filter
99 3. Vessel List
Gambar 4.6 Usulan Tampilan Vessel List dengan filter
Usulan Tampilan Reporting Tool dalam Bentuk Grafik Usulan tampilan informasi yang dapat digunakan oleh top management untuk pengambilan keputusan adalah dengan menggunakan grafik, hal ini tentunya akan mempermudah top management untuk mengambil keputusan. Diharapkan agar Microsoft Dynamics NAV dapat melakukan analisis untuk pembuatan grafik. dimana data grafik yang dibutuhkan diperoleh dari data harian maupun mingguan perusahaan yang dimasukkan kedalam sistem Microsoft Dynamics NAV. Dibawah ini merupakan beberapa contoh usulan tampilan informasi operasional perusahaan dalam bentuk grafik: Grafik Volume & Trip pada Gambar 4.7 merupakan penggambaran untuk memperlihatkan banyaknya penggunaan/utilisasi tug&barge serta FLF milik PT. PSS berbanding dengan jumlah perjalanan dalam satu bulan, karena di dalam kontrak awal, pelanggan dapat memilih akan menggunakan salah satu jasa dari PT. PSS dan memakai jasa dari perusahaan lain atau kedua jasa (tug&barge dan FLF), berikut penjelasan mengenai inputan data pada Microsoft Dynamics NAV yang dapat menjadi sumber dalam pembuatan report:
100 - No of trip: total dari berapa kali penggunaan barge. - Volume carriage by PT.PSS: volume yang dibawa menggunakan tug&barge milik PT. PSS didapat dari keseluruhan cargo on barge yang terdapat pada menu pada T&B Daily (Daily Report Detail Tab). - Volume discharge by PT.PSS’s FLF: volume yang dibongkar oleh FLF milik PT. PSS, didapat dari cargo on board yang terdapat inputannya dari menu FLF Barge Movement (Barge Movement Tab).
Volumeand Trip (Numberof volumecompared with trip)
Volume (MT)
600000
60,00
500000
50,00
400000
40,00
300000
30,00
200000
20,00
100000
10,00
0
0,00 Week 1
Week 2
Week 3
Week 4
49
30
35
45
Volume carriage by PTPSS (MT)
381.814
200.000
491.814
431.814
Volume discharged by PTPSS' FLFs (MT)
110.148
300.111
220.148
320.148
No of trips
Gambar 4.7 Usulan Tampilan Analysis dalam Bentuk Grafik (Volume & Trip)
Grafik Waiting
pada Gambar 4.8 merupakan penggambaran untuk
memperlihatkan waktu yang telah terpakai dalam kegiatan menunggu/waiting. Report ini berlaku untuk tug&barge dan FLF. Jenis kegiatan waiting dapat disesuaikan dengan report yang akan dibuat. Tujuan report ini salah satunya adalah management dapat mengetahui faktor apa yang menyebabkan waktu pengiriman
101 kargo terhenti. Berikut penjelasan mengenai inputan data pada Microsoft Dynamics NAV yang dapat menjadi sumber dalam pembuatan report : - Tug&Barge: untuk melihat report mengenai waktu dan jenis kegiatan menunggu yang dihabiskan oleh t&b, dapat mengambil data dari inputan yang ada pada menu T&B Daily (Tug Report Detail Line). - FLF: untuk melihat report mengenai waktu dan jenis kegiatan menunggu yang dihabiskan oleh FLF, dapat mengambil data dari inputan yang ada pada menu FLF Barge Movement (General Tab).
Waiting in a Month )s r u o (H g n tii a W la t o T
90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Week 1
Week 2
Week 3
Week 4 80
Jetty quenue
11,38
80
80
Bridge Schedule
19,93
7
7
7
Waiting another T&B/Cargo
0,36
45
33
45
MV delay
4,80
12
12
12
FLF delay
0,00
9
9
9
Waiting assist Tug to alongside
1,00
0
0
0
MV quenue
25,24
33
33
33
Bad Weather
5,01
34
34
34
Waiting Instruction
0,08
66
34
66
Waiting Document
3,50
6
Gambar 4.8 Usulan Tampilan Analysis dalam Bentuk Grafik (Waiting)
Grafik Bunker Consumption pada Gambar 4.9 merupakan penggambaran untuk memperlihatkan jumlah bahan bakar yang dikonsumsi oleh vessel selama perjalanan. Report ini berlaku untuk tug&barge. Inputan data pada Microsoft Dynamics NAV yang dapat menjadi sumber dalam pembuatan report, didapat dari menu T&B Daily (Running Hour Tab).
102
Bunker Consumption 310,00 )r e tt iL ( n o it m u s n o C r e k n u B
300,00 290,00 280,00 270,00 260,00 250,00 240,00 230,00 220,00 Week 1 Bunkering
250,00
Week 2
Week 3
300,00
275,00
Week 4 230,00
Gambar 4.9 Usulan Tampilan Analysis dalam Bentuk Grafik (Bunker Consumption)
Dibawah ini merupakan usulan pengembangan/perbaikan berdasarkan hasil pengukuran berdasarkan temuan yang terdapat pada ketiga scorecard yang digunakan yaitu IT Supply Management, IT Development Management, dan IT Infrastructure Management. Berdasarkan hasil observasi, kuesioner dan wawancara tarhadap sistem Microsoft Dynamics NAV di PT. Pelita Samudera Shipping, dapat digambarkan hasil evaluasi sistem saat ini beserta solusi pengembangan/perbaikan untuk ke depannya.
103
IT Supply Management
Tabel 4.13 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Customer Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be A Preferred Supplier Number formal/informal
of Minimal kunjungan 1 kali Kunjungan yang dilakukan Untuk dapat menjadi supplier yang lebih perbulan dan maksimal di hanya
client visits pertime sesuaikan period
kebutuhan user.
jika
terjadi disukai ada baiknya untuk rutin diadakan
dengan permasalahan terhadap sistem pertemuan / kunjungan dengan client untuk Microsoft
Dynamics
NAV menjaga hubungan dan untuk mendapatkan
yang digunakan. Tidak ada kepercayaan dari client. total
yang
kedatangan
pasti client.
untuk Pada Sebaiknya
Staff
dasarnya client mudah dalam Banjarmasin
di
IT
di
Samarinda
training
agar
dan dapat
memahami cara penggunaan menyelesaikan permasalahan di wilayahnya masing-masing.
Microsoft Dynamics NAV. Staff IT di Jakarta masih harus ke
Samarinda
Banjarmasin
jika 103
dan terjadi
104
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
masalah pada system tersebut.
Tabel 4.14 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Internal Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be A Good Employer Employee
satisfaction Total kepuasan karyawan Untuk total kepuasan karyawan
score
•
Untuk Microsoft Dynamics NAV
pada skor 3-5 (dari total dalam mengoperasikan Microsoft
sangat disarankan untuk rutin
skor 5)
dilakukan training atau dengan
Dimana
Dynamics NAV berada pada skor diharapkan 1. Hal ini disebabkan karena
membuat
dokumentasi
cara
Microsoft Dynamics NAV karyawan tidak memahami cara
penggunaan Microsoft Dynamics
dapat
NAV.
mempermudah
membantu mengoperasikan
Microsoft
dalam Dynamics NAV.
Diharapkan
tingkat
kepuasan user akan meningkat
penyelesaian masalah.
karena
sudah
mengetahui
bagaimana cara menjalankannya dan penanganan apa yang harus dilakukan jika terjadi error. Employee turnover rate
• Berkurangnya
staff
• Tingkat
turnover
pada
•
Ada
baiknya
jika
1
staf
105
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
yang
PT.PSS cukup tinggi, salah
dikhususkan untuk mengerjakan
terikat kontrak pertiga
satu alasannya adalah karena
tugas yang memang termasuk
tahun)
PT.PSS banyak menggunakan
dalam divisi mereka. PT.PSS
staf
banyak menggunakan 1 staf
sementara
(staf
• Berkurangnya
tingkat
tidak
tetap
untuk
turnover 50% (2 – 3
membantu dalam operasional
untuk
staf)
perusahaan. (4 – 6 staf / 3
pekerjaan.
bulan)
memberatkan pekerjaan dari staf
dari
tingkat
turnover yang ada saat ini.
• Turnover rate di pengaruhi
tersebut
merangkap
beberapa
Sehingga
karena
akan
mengerjakan
oleh ketidakpuasan karyawan
beberapa
dan adanya rangkap tugas. (1
dan tentunya akan menyebabkan
staf harus dapat mengerjakan
karyawan berhenti bekerja.
beberapa pekerjaan)
•
Bagian
pekerjaan
Human
sekaligus
Resource
Development, dapat memiliki program
yang
dapat
mengembangkan karyawan, dan mempertahankan Sehingga
dapat
tingkat turn-over.
karyawan. mengurangi
106
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi •
Sebaiknya
mempekerjakan
karyawan yang memang ahli dibidangnya dan berkomitmen untuk berkerja dengan baik dan menjadi karyawan tetap maupun diadakan
system
kontrak
pertahun
jika
memang
diperlukan. Be A Lean Organization Ratio
direct/support
•
Staff
IT
untuk Jumlah karyawan pada divisi IT PT.PSS perlu untuk menambah staf
Jakarta sebanyak 3 di PT.PSS adalah 3 orang. Dan IT, agar dapat mendukung dalam
personnel
orang
(2
untuk pembagian pekerjaannya yaitu 1 perawatan hardware, software dan
Microsoft dynamics orang IT Assist Manager berada sistem Microsoft Dynamics NAV, NAV dan 1 untuk di Jakarta, 1 staf IT di Samarinda, maka dibutuhkan staf IT yang dapat dan 1 staf IT di Banjarmasin.
CISCO ) •
membantu user dalam penggunaanya
Untuk Banjarmasin
dan dapat membantu jika terjadi
sebanyak
permasalahan. Terutama untuk di
3
(
Microsoft dynamics
Samarinda dan Banjarmasin.
107
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
NAV, Ascenz dan Bassnet) •
Untuk
Samarinda
sebanyak 3 orang (Microsoft Dynamics
NAV,
Ascenz
dan
Bassnet) Be Competent Usage
of
consultants
external to
•
Pengurangan
PT.PSS menggunakan konsultan Konsultan
penggunaan
eksternal yang membantu pada membantu
external
tentu
perusahaan
external networking (CISCO), IT planning menyelesaikan
permasalahan
akan untuk yang
compensate for lack of
konsultan
skills as a % of own staf
dan memanfaatkan dan membatu infrastruktur IT tidak bisa diselesaikan oleh staf sumber
daya (MICROSOFT). Dimana jumlah internal.
internal yang ada.
konsultan
eksternal
adalah
2 Namun
lebih
baik
jika
orang. Namun, kedua konsultan mempekerjakan konsultan internal. tersebut tidak menangani sistem Hal Microsoft Dynamics NAV.
ini
akan
mempercepat
penanganan masalah yang terjadi
108
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi pada PT.PSS tanpa harus menunggu kedatangan dari konsultan external. Konsultan internal tentu akan lebih memahami
permasalahan
yang
terjadi. Karena konsultan internal bekerja
dan
berinteraksi
secara
langsung setiap hari di PT.PSS dan tentu
pemahaman
tentang
proses
bisnispun akan lebih baik. Akan lebih baik lagi
jika
perusahaan
dapat
menggunakan sumber daya internal.
Tabel 4.15 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Innovation and Learning Perspective
Measures
Target
Temuan
•
•
Hasil Evaluasi
Be An Innovative Supplier Average
ages
of
hardware
and
IT
Setiap tahun dilakukan pengecekan
untuk
Umur hardware dan aplikasi •
Sebaiknya untuk software yang
IT yang digunakan berusia
digunakan
harus
disesuaikan
109
Measures
Target
Temuan antara 1-2 tahun dan masih
dengan kebutuhan perusahaan dan
digunakan.
mengikuti
mengikuti perkembangan teknologi
Umur hardware yang
teknologi yang ada saat ini.
saat ini.
Apabila hardware rata-rata •
Untuk
maksimal 5 tahun dan
sudah
dilakukan
akan
tahun. Maka akan dilakukan
seperti pengecekan tahunan untuk
apakah akan dilakukan
pengecekan
mengetahui
pergantian
hardware yang digunakan.
masih dapat digunakan atau harus
atau tidak setelah 5
Jika
dilakukan perbaikan. Minimal 1
tahun berjalan.
kerusakan pada hardware
hardware
applications •
Hasil Evaluasi
yang
PT.PSS •
digunakan
di
putuskan
hardware
perkembangan
memasuki
usia
5
terhadap
memang
terjadi
maka akan diganti dengan hardware yang baru. Namun jika kerusakan tidak terlalu parah, maka hanya akan dilakukan
pergantian
sparepart.
(pengecekan
hardware setiap 5 tahun sekali)
hardware
tahun sekali.
pengecekan
apakah
sebaiknya berkala,
hardware
110
Measures
Target
Temuan
Mix of new and old
• Microsoft
technology and extent of
NAV,
their usage
Ascenz
dynamics
Bassnet dapat
mendukung bagiannya masing dan
dan saling pada
masing-
(pada
sesuai
divisi dengan
Hasil Evaluasi
• Terjadi pencampuran antara Pencampuran teknologi sudah dapat teknologi
lama
yaitu berjalan dengan baik. Karena dapat
BASSnet dengan teknologi saling baru
yaitu
masing teknologi yang digunakan. adanya
pencampuran
teknologi,
kegunaannya masing-
kedua sistem tersebut saling
masing)
mendukung, dimana fungsi
terintegrasi
dan
dapat dengan
baik satu sama lain.
kekurangan
Microsoft komponen yang ada pada masing-
Dynamics NAV. • Dengan
melengkapi
BASSnet
mendukung
kegiatan operation dalam hal maintenance dan purchase order. Sedangkan Microsoft Dynamics NAV mendukung kegiatan
daily
operation
FLF dan T&B. Foster Innovative Thinking Number
of
employee
• > 5 ide pertahun. (yang
• Jumlah ide perbaikan dari
•
Karyawan sudah cukup aktif
111
Measures improvement made,
approved,
Target ideas and
implemented per year
Temuan
Hasil Evaluasi
dapat dipertimbangkan
karyawan dalam waktu 1
dalam memberikan usulan ide-
untuk direalisasikan)
tahun kurang lebih sebanyak
ide perbaikan bagi perusahaan.
10 ide
Dan ide tersebut dapat ditinjau
• Ide
yang
kembali
direalisasikan
oleh
dalam 1 tahun sebanyak 3-4
apakah
ide.
atau tidak. •
dapat
perusahaan direalisasikan
Ide yang didapat dari karyawan tentu akan sangat membantu perusahaan, hal ini disebabkan karyawan
sendirilah
yang
berinteraksi dengan kegiatan operasional harian perusahaan. Sehingga
karyawan
lebih
memahami permasalahan apa yang
harus
kedepannya.
diperbaiki
112
IT Development Management
Tabel 4.16 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Customer Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be Cost Effective Total development costs Target biaya pengembangan Total biaya pengembangan sistem PT. PSS mengeluarkan biaya untuk sistem per
delivered
function sistem baru untuk Microsoft baru untuk Microsoft Dynamics NAV tersebut, masih sesuai dengan alokasi biaya
point in operation
Dynamics disediakan
NAV oleh
yang yaitu 100.000 USD.
awal.
PT.PSS
yaitu berkisar 135.000 USD. Total maintenance costs Target biaya pemeliharaan Dalam pemeliharaan sistem untuk Biaya per
function
operation
point
yang
dikeluarkan
untuk
in sistem baru untuk Microsoft sistem Microsoft Dynamics NAV, pemeliharaan sistem masih dalam batas Dynamics disediakan
NAV oleh
yang PT.PSS mengeluarkan biaya kepada toleransi yaitu berbeda 1%. PT.PSS Microsoft, yang berjumlah 16% dari
yaitu berkisar 15% dari total total harga biaya awal saat membeli biaya sistem.
pembelian
awal system, yang dinamakan Red Carpet Agreement Technical Support. PT. PSS juga mengeluarkan biaya sebesar
113
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
6000USD per tahun sebagai annual fee
kepada
pihak
ketiga
yang
berperan sebagai eksternal konsultan yang mengimplementasikan sistem ini. Be A Quality Supplier Required training days Dalam 1 tahun dialokasikan Pelatihan awal terhadap sistem baru Untuk pelatihan yang di Banjarmasin dan per user to exploit new 10 - 30 hari untuk training. Microsoft Dynamics NAV dilakukan Samarinda belum efektif yang hanya systems
Namun
angka
berubah
jika
ini
training diperlukan.
dapat kepada
user
yang
berada
di berjumlah 2 hari dan melalui video call.
memang Samarinda dan Banjarmasin yaitu 2 Sebaiknya dilakukan secara face to face hari dengan melalui video call. dengan
praktek
langsung.
Sehingga
Sedangkan untuk di Jakarta yaitu 3 pelatihan akan lebih efektif dari segi hari, terhitung dari awal sampai saat komunikasi dan pemahaman. ini. Number (rework)
of of
documentation
versions Tidak ada target yang pasti Jumlah rework dokumentasi tertulis written untuk dokumentasi
mengenai
pengembangan
sistem
Microsoft Dynamics NAV berjumlah 2 sejak implementasi.
114
Measures Number
Target of
software Jumlah
defects in acceptance test berjalan by size
Temuan software tidak
yang Jumlah
Hasil Evaluasi software
yang
kurang Sistem Microsoft Dynamics NAV yang
sempurna berjalan dengan sempurna atau masih masih banyak kekurangan,
diharapkan tidak ada.
banyak kekurangan pada acceptance dilakukan
perbaikan
hendaknya
kembali
dengan
test adalah satu, yaitu Microsoft memberikan daftar error pada sistem dan Dynamics NAV.
fungsi-fungsi yang belum berjalan kepada pihak yang bertanggung jawab dalam hal support&maintenance.
115
Tabel 4.17 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Internal Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be in Operational Control Number of change request Perubahan diharapkan tidak Jumlah per
year
application/user group
per ada.
permintaan
untuk
•
Perubahan pada suatu sistem dapat
mengubah komponen atau fungsi-
ditinjau kembali secara bijak, apakah
fungsi tertentu pada suatu sistem
memang sistem perlu dikustomisasi
berkisar 5 – 8 kali perubahan per
kembali, mengingat sistem Microsoft
tahun.
Dynamics
NAV
sudah
mengalami
kustomisasi sebesar 80% mengikuti proses bisnis yang ada.
116
Tabel 4.18 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Innovation and Learning Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be A Quick Adopter Average elapsed time to Target rata-rata waktu yang Rata-rata waktu yang diperlukan Rata-rata waktu dalam mempelajari penuh (fully)
master
new diperlukan untuk mempelajari untuk mempelajari secara penuh pengembangan sistem ini sudah sesuai
development approaches / secara techniques / tools
penuh
metode system
teknik
atau teknik atau metode pengembangan dengan target dan dapat disesuaikan dengan
pengembangan sistem yang baru ini kurang dari 1 tingkat kerumitan sistem dan kemampuan tergantung
pada bulan.
tingkat kesulitan dari sistem
dari
masing-masing
user
yang
akan
menggunakannya.
yang dipelajari. Minimal 2 minggu. Average elapsed time to Target rata-rata waktu yang Rata-rata waktu yang diperlukan Rata-rata waktu untuk implementasi teknik (fully)
implement
new diperlukan
untuk untuk
mengimplementasikan atau metode pengembangan sistem baru,
development approaches / implementasi secara penuh teknik atau metode pengembangan terutama sistem Microsoft Dynamics NAV techniques / tools
teknik
atau
metode sistem yang baru ini kurang dari sudah baik.
pengembangan
system 4bulan.
tergantung
tingkat
pada
kesulitan dari sistem yang
117
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
dipelajari. Minimal 1 bulan. Foster Innovation Number of state of the art Ide
proyek
IT
dapat Terdapat 3 proyek IT yang sudah 60% proyek sudah terealiasasi dari yang
projects per year/ % of direalisasikan semua, setelah terealisasikan dari5 proyek IT telah total number of projects
direncanakan.
Divisi
IT
dapat
mendapatkan persetujuan dari yang ada di perusahaan.
meningkatkan pencapaian realisasi proyek
top management.
dengan terus konsisten, fokus, serta tanggap dengan
keadaan
perusahaan
saat
ini
sehingga proyek yang telah direncanakan dapat dijalankan di perusahaan. Number of experiments Target with new packages / IT dilakukan solutions per year
pengujian
yang Pengujian yang dilakukan terhadap Untuk pengujian yang dilakukan terhadap
terhadap
system system baru yang telah dibuat teknologi atau system baru ada baiknya
dalam kurun waktu satutahun sebelum system tersebut go live dilakukan satu kali per jumlah system adalah 3 kali.
sesuai
dengan
tingkat
kompleksitas dan pengaruh sistem .
baru yang akan dipakai. Number of training days Target rata-rata waktu yang Pelatihan
kepada
per year / % of total time diperlukan untuk melakukan dilakukansecara devoted to training
training teknologi / alat-alat berjumlah pendukung
baru
yaitu tahun.
30hari
staff
IT Jumlah pelatihan kepada staf IT bergantung
keseluruhan pada seberapa efektif tiap pelatihan tersebut, dalam
satu karena setiap pelatihan akan berbanding lurus
dengan
peningkatan
produktivtas
118
Measures
Target tergantung
Temuan pada
Hasil Evaluasi
tingkat
perusahaan.
kesulitan dari system untuk dipelajari.
Tabel 4.19 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Financial Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be in Financial Control Cost of maintenance as a Target biaya maintenance Total biaya maintenance untuk sistem Biaya yang dikeluarkan untuk maintenance % of maintenance + dari PT. PSS adalah kisaran Microsoft development costs
Dynamics
NAV lebih dari target semula. Maka dari itu,
15% dari biaya pembelian dibandingkan dengan jumlah biaya diharapkan maintenance yang dilakukan, awal sistem.
maintenance + development yaitu dapat dilakukan secara optimal. (16000USD+6000USD)
per
(22.000USD + 100.000USD) = 18% dari keseluruhan biaya maintenance dan development.
119
IT Infrastructure Management
Tabel 4.20 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard – Customer Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be A Quality Supplier Number
of
days per period
hassle-free Target dalam periode satu tahun Dalam periode waktu satu bulan Dalam hal kualitas sebagai supplier minimal
tingkat
terjadinya masalah yang dialami kurang dari sudah kurang baik terlihat dari jumlah
masalah maksimal dua masalah lima masalah.
masalah yang dihadapi dalam periode
yang terjadi
satu bulan terjadi lima masalah, Akan lebih baik lagi jika masalah yang dihadapai
kedepannya
bisa
semakin
berkurang. Number
of
business Target
untuk
kegagalan Untuk kegagalan transaksi, Sampai Dari hasil temuan diketahui bahwa
transaction failures as a % transaksi, diharapkan tidak ada dengan saat ini belum pernah infrastruktur IT pada PT.PSS sudah baik of
total
transactions
business kegagalan transaksi yang terjadi terjadi kegagalan transaksi.
hal ini didasarkan pada temuan yang menyatakan bahwa belum pernah terjadi kegagalan transaksi yang diakibatkan oleh infrastuktur IT perusahaan.
120
Tabel 4.21 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard – Internal Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Optimize Assets Utilization CPU usage (%) overall, Target penggunaan CPU untuk Tingkat penggunaan CPU diwaktu Untuk tingkat penggunaan CPU dapat prime
shift,
non-prime prime shift sebesar 60%-70%. kerja mencapai 70% sedangkan diukur dengan melihat seberapa besar
shift
Sedangkan untuk non-prime untuk non-primeshift mencapai 30% penggunaannya
dan CPU
pada
PT.PSS
time shift diharapkan sebesar per hari.
penggunaan
sebesar
70%.
10-30%
Sehingga dapat disimpulkan penggunaan asset CPU sudah optimal, hal ini berdasarkan pada target penggunaan CPU
di
perusahaan
dan
temuan
penggunaan CPU. DASD usage (% allocated, Target % actually used)
pada
penggunaan sebesar
DASD Tingkat penggunaan DASD (Direct Untuk penggunaan DASD sudah baik
60%-80% Access Storage Device) sebanyak karena sudah sesuai dengan target, untuk
dialokasikan, 70%-80% yang 60% dialokasikan dan 40% yang pengalokasiannya dapat dikatakan sudah benar-benar digunakan. Printer usage (% busy)
Target
penggunaan
telah benar-benar digunakan per hari mendekati target dari perusahaan. printer Penggunaan printer dalam sehari Dengan penggunaan printer sebanyak
pada sebesar 70 % melihat digunakan sebanyak 60-70%
60-70% perhari dapat dikatakan sudah
121
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
jumlah printer yang ada di
efektif
dan
PT.PSS
yaitu
optimal
Karena
untuk
sendiri sudah sesuai dengan kebutuhan
hanya
sebagai
satu
mesin
target
penggunaannya penggunaan
perusahaan
itu
sudah printer
melakukan copy data, print,
dan
sendiri.
dan scan
Apabila perusahaan ingin menjalankan kegiatannya dengan ramah lingkungan yang mengacu pada HSSE (Health, Safety, Security, Environment), maka ada baiknya jika perusahaan lebih menghemat dalam penggunaan printer.
Network
usage
(% Target penggunaan jaringan Penggunaan pada sebesar 70%-80%
occupied)
jaringan
dilakukan sebesar 80 %
sudah Perusahaan
sudah
mengoptimalkan
penggunaan jaringan untuk membantu kegiatan operasionalnya. Hal ini sudah sesuai dengan target perusahaan.
Optimize Staff Levels Database
Administrators Target
per 10.000 files
jumlah
administrator
database Database
Administrator
yang Untuk saat ini 1 orang staf masih cukup
disesuaikan dimiliki oleh IT dalam PT.PSS untuk
mengurus
dengan jumlah file yang ada. hanya satu orang untuk mengurus keseluruhan,
hal
database ini
secara
dikarenakan
122
Measures
Target Satu
Temuan orang
Hasil Evaluasi
database database secara kesuluruhan.
perusahaan tersebut belum lama berdiri
administrator untuk per 10.000
dan data yang disimpan masih belum
files.
banyak. Namun pada masa yang akan datang ada baiknya jika perusahaan memiliki
Database
Administrator
disesuai dengan jumlah file yang ada pada
database
perusahaan.
Jika
perusahaan memiliki file yang banyak atau perusahaan merupakan perusahaan besar sebaiknya Database Administrator yang dimiliki lebih dari satu. Be A Quality Operator Number of outage /defects Target untuk tingkat terjadinya Dalam / incidents
periode
waktu
setahun, Untuk jumlah insiden yang terjadi dapat
kegagalan atau insiden yang kegagalan yang dialami mencapai dikatakan cukup kecil. Namun tidak tidak diinginkan maximal dua dua sampai tiga insiden seperti sesuai kali / tahun.
dengan
target
perusahaan.
failure email, power supply yang diharapkan kedepannya untuk memiliki lemah, dan masah hardware.
solusi dalam menangani insiden tersebut. Contohnya pada permasalahan power
123
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi supply sebaiknya disediakan UPS dan Stabilizer
sehingga
kemungkinan
mengurangi
kegagalan
yang supply.
disebabkan
oleh
power
Sedangkan
untuk
masalah
yang
disebabkan
perangkat
keras
dapat
pengecekan
secara
dicegah
dengan
berkala untuk mengurangi masalah yang mungkin muncul. % of data backed up
Target Shipping
PT.Pelita dalam
Samudra Back-up data dilakukan sebanyak Back up data sudah cukup baik namun melakukan 70%-80% dari jumlah seluruh data. masih belum
Back-up data yaitu sebesar Biasanya
yang
sesuai dengan
target
diback-up perusahaan.
100%. Diharapkan semua data merupakan data shareholder, master Jika perusahaan ingin melakukan backyang ada di masing-masing file, dan data transaksi. Sedangkan up pada semua data baik data transaksi komputer dapat diback-up.
sisanya
yang
tidak
merupakan personal data.
terback-up maupun
data
komputer. melakukan melakukan
Ada
personal
pada
baiknya penjadwalan
back-up
data.
setiap
perusahaan untuk Misalnya
124
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi setiap akhir minggu.. Hal ini akan mendorong user untuk melakukan backup
keseluruhan data
karena
sudah
terjadwal. Tidak menutup kemungkinan bahwa 20% data yang tidak terback up bisa menyebabkan masalah dikemudian hari
jika
ada
permasalahan
yang
membutuhkan data tersebut. Be in Operational Control %
of
requests
network
change Jumlah permintaan perubahan Permintaan untuk merubah jaringan Perusahaan sudah melakukan perubahan
per
accomplished in time
year jaringan dalam periode satu pertahunnya antara satu sampai dua jaringan tahun maksimal satu sampai kali.
Hal
ini
dilakukan
1-2
kali
/
tahun.
dapat
untuk disimpulkan bahwa perusahaan ingin
dua kali, tergantung tingkat pengembangan sistem.
mengembangkan
systemnya
menjadi
kebutuhan perusahaan.
lebih baik lagi dan salah satu factor pendukungnya adalah jaringan. Oleh sebab itu dilakukan perubahan jaringan dengan
harapan agar system
yang
digunakan dapat berjalan dengan baik.
125
Measures %
of
Target hardware
configuration
Hasil Evaluasi
and Targetnya semua software dan Untuk hardware sebesar tiga dari Masih terdapat software dan hardware under hardware
software
Temuan
sudah
under jumlah keseluruhan hardware under yang
configuration management
configuration
tidak
management. management.
Sedangkan untuk software dua dari hardware
management
under Ada dan
configuration
baiknya
seluruh
software
under
jumlah keseluruhan software under configuration management. Agar kedua configuration management.
perangkat tersebut diimplementasi serta di-maintain secara terkontrol.
Tabel 4.22 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard – Innovation and Learning Perspective
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Be A Quick Adopter Average elapsed time to Rata-rata (fully)
master
technique/tools.
waktu
yang Rata-rata waktu yang diperlukan Untuk rata-rata waktu yang diperlukan
new diperlukan untuk mempelajari user untuk mempelajari teknologi dalam mempelajari teknologi dan alatteknologi / alat-alat pendukung alat-alat pendukung baru yaitu alat pendukung baru itu tergantung pada baru tergantung pada tingkat kurang dari satu bulan.
kemampuan
kesulitan
kompleksitas dari teknologi dan alat-alat
dari
teknologi/alat
pendukung yang dipelajari.
usernya
dan
tingkat
pendukung baru yang akan digunakan
126
Measures
Target
Temuan
Hasil Evaluasi
Ditargetkan dalam kurun waktu
oleh user tersebut.
1
Dari hasil temuan dapat disimpulkan
bulan
memahami teknologi
karyawan
sudah
dengan
baik
dan
bahwa
alat-alat
karyawan
mempelajari
pendukung yang baru.
pendukung
cepat
teknologi lainnya.
dan
Sehingga
dalam alat jika
system yang digunakan sudah sesuai dan dapat berfungsi dengan baik maka untuk proses pembelajaran system tersebut tidak akan memakan waktu lama. Average elapsed time to Rata-rata (fully)
implement
technique/tools.
waktu
new diperlukan
yang Rata-rata waktu yang diperlukan Untuk implementasi sendiri sama halnya untuk user untuk mengimplementasikan dengan mempelajari. disesuaikan dengan
mengimplementasikan
teknologi atau alat-alat pendukung kemampuan karyawan dan dilihat juga
teknologi / alat-alat pendukung baru ini kurang dari empat bulan.
dari
baru yaitu tergantung pada
teknologi atau alat-alat pendukung baru,
tingkat
dari
apakah setelah melakukan implementasi
teknologi / alat pendukung
kurang dari empat bulan tujuan dari
yang akan diimplementasikan.
implementasi terebut tercapai atau tidak.
Target
kerumitan
yang
diharapkan
hasil
pencapaian
implementasi
127
Measures
Target berkisar
Temuan antara
tergantung
1-5
pada
Hasil Evaluasi
bulan tingkat
kerumitan implementasinya Foster Innovative Number of training days Rata-rata
waktu
yang Pelatihan terhadap sistem baru Perusahaan sudah melakukan beberapa
per year/% of total time diperlukan untuk melakukan dilakukan devoded to training.
training
keseluruhan kali training dan tentunya akan sangat
teknologi / alat-alat berjumlah 30 hari dalam periode membantu dalam pemahaman karyawan,
pendukung tergantung
secara
baru pada
yaitu satu tahun. tingkat
namun disayangkan jika tingkat turnover masih
tinggi.
Karena
tidak
ada
kesulitan dari sistem untuk
penurunan ilmu dari hasil training yang
dipelajari.
diadakan.
Dalam 1 tahun di alokasikan 10
Ada baiknya melakukan training sesuai
-30 hari untuk training. Namun
dengan
angka ini dapat berubah jika
karyawannya.
memang training diperlukan.
menangkap materi pelatihan dengan
tingkat Jika
kemampuan
dari
karyawan
bisa
cepat maka, tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar, sehingga lebih efisien. Number
of
experiments Target
pengujian
yang Pengujian yang dilakukan terhadap Pengujian yang dilakukan sudah cukup
128
Measures
Target
with new technology per dilakukan year.
Temuan terhadap
Hasil Evaluasi
sistem sistem baru dalam satu tahun antara sering melewati target yang ada. dan hal
dalam kurun waktu satu tahun 2
ini akan berdampak baik karena hal
yaitu satu kali per jumlah
tersebut dilakukan untuk mengetahui
sistem baru yang akan dipakai.
bagus atau tidaknya teknologi yang digunakan. Dengan
melakukan
teknologi mengetahui
baru,
percobaan perusahaan
teknologi
terbaru
pada dapat yang
bagus dan sesuai dengan perusahaan. Dan
teknologi
apa
yang
dapat
menunjang operasional perusahaan agar lebih baik lagi.
129
4.3
Usulan Pengisian Kerangka Kerja BTripleE Setelah mendapatkan temuan terhadap 3 scorecard, yaitu IT Supply Management,
IT
Development
Management,
Management, dimana perspektif
dan
IT Infrastructure
yang digunakan yaitu Customer
Perspective, Internal Perspective, Innovation and Learning Perspective, dan Financial Perspective terdapat beberapa pengukuran yang belum dapat diidentifikasi oleh perusahaan. Maka dari itu berikut merupakan penjelasan mengenai pengukuran-pengukuran tersebut. Sehingga perusahaan memiliki gambaran untuk melakukan evaluasi terhadap nilai-nilai pengukuran yang belum teridentifikasi.
IT Supply Management
Tabel 4.23 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Customer Perspective
Measures
Deskripsi
Be An Attractive Supplier Awareness score of the suppliers
Sebagai supplier yang baik hendakya
product and service portfolio
memberikan penjelasan produk maupun jasa yang ditawarkan kepada customer hal ini akan berdampak pada peningkatan kepercayaan
dari
customer
terhadap
supplier. % of proposals that are converted
Dengan mengetahui berapa jumlah proposal
into a contract
yang disetujui untuk dijadikan kontrak maka
dapat
dijadikan
acuan
untuk
mengetahui tingkat kepercayaan customer dan dapat dijadikan referensi pencarian solusi
untuk
peningkatan
kinerja
kedepannya sehingga akan lebih banyak
129
130 Measures
Deskripsi proposal yang disetujui untuk dijadikan kontrak.
Overall client satisfaction score
Total kepuasan klien tentu akan berdampak baik bagi supplier. Ada banyak cara untuk meningkatkan
kepuasaan
klien.
Salah
satunya dengan memberikan pelayanan yang terbaik untuk klien. Be A Preferred Supplier Number of workstations served as a
Salah satu ukuran untuk menjadi supplier
% of total workstations
yang disukai adalah dengan melihat jumlah workstations yang yang digunakan.
Be A Business Partner Agreed upon total annual budget vs.
Hendaknya
supplier
realization % of supplier revenue
anggaran tahunan yang disepakati dalam
covered by formal contracts
kontrak
dan
mengetahui
dibandingkan
total
dengan
realisasinya. Untuk mengetahui apakah terjadi perbedaan anggaran dan jika terjadi perbedaan maka sebaiknya perusahaan mengetahui mengapa perbedaan anggaran tersebut dapat terjadi. Dengan mengetahui alasan perbedaan anggaran Tersebut maka perusahaan dapat melakukan perbaikan kedepannya untuk mencegah terjadinya
perbedaan
anggaran
yang
dikeluarkan dengan kontrak. % of bills sent out on time
Total tagihan harus dikirimkan tepat waktu. Tentunya hal ini dapat dilakukan jika seluruh biaya yang dikeluarkan dapat dihitung dengan baik dan cepat (real time).
131
Tabel 4.23 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Internal Perspective
Measures
Deskripsi
Be A Good Employer % of employee absence, illness days
Untuk melihat kinerja karyawan apakah baik atau tidak dapat dilihat dari total ketidakhadiran/ sakit. Dengan
begitu
presentase
maka
kinerja
dapat
melihat
karyawan
tersebut
apakah meningkat atau bahkan menurun. Salary competitiveness
Persaingan meningkatkan
gaji
yang
semangat
baik
akan
kerja
dari
karyawan tersebut. Untuk mendapatkan gaji yang baik maka kinerja karyawan harus baik pula. Be a Lean Organization Ratio direct/indirect hours
Pembagian jam kerja. Misalnya jika ada seorang karyawan memiliki jam kerja sebanyak 8 jam dalam 1 hari maka selama kurun waktu 8 jam apa saja yang dapat dilakukan. Seperti misalnya 2 jam untuk perbaikan error. 3 jam untuk membangun system baru dan lain sebagainya. Dan jika ada alokasi pekerjaan maka harus tetap mengacu pada job desk dari karyawan tersebut.
Be Competent Lost business because of lack of
Kehilangan
bisnis
karena
capability
kemampuan
karyawan
kurangnya
internal
sering
terjadi pada beberapa perusahaan. Cara menanggulanginya
dengan
diadakan
132 Measures
Deskripsi pelatihan maupun dengan menggunakan staf external.
Tabel 4.24 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Innovation and Learning Perspective
Measures
Deskripsi
Be An Innovative Supplier % of budget spent on IT staff
Anggaran yang dikeluarkan hendaknya
training
realistis dan disesuaikan dengan kebutuhan staf IT. Dengan adanya anggaran
untuk
pelatihan maka akan lebih mudah untuk diadakan
pelatihan-pelatihan
IT
dan
tentunya akan meningkatkan kemampuan dari staf IT tersebut. % of budget spent on IT research
Selain anggaran untuk keperluan pelatihan,
and development
hendaknya
disediakan
anggaran
untuk
melakukan research dan untuk membangun suatu system. Dengan begitu performa dari segi IT akan lebih baik lagi Number of new products/services
Perusahaan yang baik adalah perusahaan
launched peryear
yang memiliki kemauan untuk berkembang maupun melebarkan unit bisnisnya. Namun tetap focus pada bidang bisnis yang dijalankan. Misalnya dengan meningkatkan jenis-jenis jasa yang ditawarkan.
Create New Markets % of revenues from new
Dengan membuat suatu aplikasi, produk
applications, products, and/or
maupun
jasa
yang
baru
maka
akan
133 Measures relationships
Deskripsi meningkatkan total pendapatan.
Tabel 4.25 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Supply Management Scorecard – Financial Perspective
Measures
Deskripsi
Be a Profitable Business ROS, ROA
•
ROS = profit/Sales
•
ROA = profit / assets
Semakin tinggi profit akan semakin baik. Profit
yang
dimaksud
adalah
keuntungan yang diperoleh divisi IT dari setiap pekerjaan yang mereka lakukan untuk membantu perusahaan. Sales : penjualan dari divisi IT, baik berupa produk maupun jasa. Assets : merupakan modal berupa barang,
kemampuan,
produk
yang
dimiliki oleh divisi IT. Profit/revenue per employee
Merupakan
keuntungan
yang
didapatkan oleh divisi IT dibandingkan dengan total karyawan IT. Rumus : Jika keuntungan yang didapatkan 10 juta, dengan jumlah staf IT sebanyak 5 orang. Maka 1 staff IT memiliki nilai 2jt. Perhitungan ini dilakukan untuk melihat apakah IT dapat memberikan keuntungan bisnis bagi perusahaan. Be a Reliable Planner
134 Measures
Deskripsi
Performance to budget
Dalam IT supply tentu harus dapat melakukan perencanaan dengan baik, salah satunya mengenai perencanaan anggaran
dan
mengawasi
kinerja
anggaran apakah sudah berjalan dengan baik atau masih terdapat kendala dalam kinerja anggaran terutama untuk divisi IT. Apakah anggaran yang didapatkan oleh divisi IT sudah dapat dikelola dengan baik/belum. Be in Financial Control Mix of budget by activity (development / Untuk maintenance
/
communications)
operations
dapat
melakukan
kontrol
and keuangan dengan baik, divisi IT harus memperhatikan penggunaan keuangan yang ada. dimana anggaran tersebut dapat
digunakan
aktifitas
untuk
seperti
maintenance/
melakukan development/
operations/
communications. Anggaran
dan maupun
profit yang didapatkan oleh divisi IT hendaknya dapat dikelola dengan baik. Mix of budget by resource (personnel, Anggaran divisi IT dapat digunakan technology, other)
untuk peningkatan sumber daya seperti teknologi/
menambah
teknologi,
digunakan untuk yang berhubungan dengan pelatihan
personil
baik
atau
mencari
external
untuk
menyelesaikan dapat
berupa konsultan
membantu
masalah
diselesaikan
itu
oleh
yang divisi
tidak IT
internal perusahaan dan lain-lain. Namun
hendaknya
penggunaan
135 Measures
Deskripsi anggaran
yang
digunakan
harus
dikontrol penggunaannya.
IT Development Management
Tabel 4.26 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Customer Perspective
Measures
Deskripsi
Be A Responsive Supplier Response
time
for
enhancement: Jumlah
lama
waktu respon
untuk
for
small sebuah peningkatan yang dapat dilihat
changes/to fix reported incidents
dengan jumlah jam atau hari untuk
number
of
hours/day
suatu
perubahan
atau memperbaiki
insiden yang telah dilaporkan. Average initial time to respond to Agar dapat melihat tingkat responsif, request for new applications
dengan melihat rata-rata waktu inisiasi dalam merespon permintaan aplikasi baru.
Elapsed time to deliver projects (large Untuk melihat tingkat responsif, dengan changes and new development)
melihat
berapa
lama
waktu
yang
dijalani untuk melakukan sebuah proyek seperti perubahan besar dalam suatu aplikasi atau pengembangan yang baru. Be Reliable Partner Performance to budget (cost, time) Untuk
melihat
kehandalan
kinerja,
within reasonable level of tolerance dapat dengan melihat kinerja anggaran (e.g.10%) - % projects delivered in time, (biaya, waktu) dalam tingkat toleransi within budget. Be A Quality Supplier
yang wajar (misalnya: 10%).
136 Measures
Deskripsi Untuk melihat menjadi supplier yang
Customer satisfaction score
berkualitas, diperlukan nilai kepuasan dari pihak pelanggan dimana disini yaitu divisi non-IT yang akan menjadi dampak dari teknologi yang dipakai oleh
perusahaan
untuk
menunjang
proses bisnis didalamnya. Cara yang dilakukan untuk mendapatkan nilai kepuasan, yaitu bisa dengan kuesioner langsung
ke
pihak-pihak
yang
bersangkutan. Number of software defects, e.g., in firts Jumlah aplikasi yang belum sempurna three months of operation by size
dan
banyak
kekurangan
dapat
mempengaruhi nilai kualitas kinerja divisi IT. Number of functional changes, e.g., in Jumlah perubahan unit fungsional dapat firts three months of operation by size
mempengaruhi nilai kualitas kinerja divisi IT.
Size of functional changes., , e.g., in Besarnya perubahan unit fungsional firts three months of operation divided dapat by the initial implementation size
mempengaruhi
nilai
kualitas
kinerja divisi IT.
Be A Team Player Number
of
upper
management Jumlah perselisihan manajemen atas
arbitrages as a result of conflicts per yang terjadi per tahun akibat konflik yang terjadi.
year
Tabel 4.27 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Development Management Scorecard – Internal Perspective
Measures Be An Efficient Developer
Deskripsi
137 Measures
Deskripsi
Number of staff days by project size and Jumlah hari kerja karyawan divisi IT dapat mempengaruhi tingkat efisien
by project phase
divisi IT sebagai developer. Jumlah hari kerja disesuaikan dengan ukuran proyek dan dengan fase-fase yang ada di dalam proyek tersebut. Number of staff days maintenance effort Jumlah hari kerja karyawan divisi IT dalam
by system size
memelihara
sistem
dapat
mempengaruhi tingkat efisien. Extent of reuse by type of component: Pemakaian kembali komponen seperti designs,
modules,
lines
of
code, design,
modules,
lines
of
code,
documentation, di dalam pengembangan
documentation, etc.
sistem yang selanjutnya, dapat menjadi tolak ukur divisi IT sebagai developer yang
efisien,
memanfaatkan
karena
dapat
komponen-komponen
yang sebelumnya sudah pernah dibuat. Be A Quality Developer Number of software defects in unit test Pengukuran kualitas dapat dilihat dari and system integration test by size
jumlah kesalahan/error dalam testing dan
integrasi
sistem
berdasarkan
ukurannya. Quality
measures/ratings
development
staff:
design
by Pengukuran kualitas dapat diperoleh and dari staf pengembangan dari segi desain dan
maintanability
pemeliharaan
sebuah
sistem.
Pengukuran ini dapat diperoleh dengan membuat kuesioner. Quality measures/ratings by operation Pengukuran kualitas dapat diperoleh dari staf operation dari segi pemakaian
staff: operability
sebuah sistem. Pengukuran ini dapat diperoleh dengan membuat kuesioner. Quality
measures/ratings
by
EDP Pengukuran kualitas dapat diperoleh
138 Measures auditors:
auditability,
Deskripsi security,
and dari EDP (Electronic Data Processing) auditor
controllability
dari
segi
pemeriksaan,
keamanan dan pengendalian. Dimana proses ini mengumpulkan dan menilai bukti untuk menentukan apakah sistem tersebut mampu mengamankan aset, memelihara kebenaran data, dan mampu mencapai tujuan perusahaan secara efektif. Be Competent Capability/experience level in number of Kompetensi karyawan dapat diukur dengan melihat kemampuan atau tingkat
years by job class
pengalaman
dalam
beberapa
tahun
sesuai posisi karyawan tersebut. Be In Operational Control Performance
to
plan
by
project Kegiatan dalam melakukan perencanaan
phase(cost, time) within reasonable level pengembangan seiring dengan fase of tolerance (e.g.,10%) – project phases proyek (biaya, waktu) dalam tingkat completed in time, within budget
toleransi yang wajar dapat menjadi tolak ukur apakah setiap kegiatan, atau proyek ada di bawah pengendalian.
Average number of project request in Nilai pengendalian dapat dilihat dengan menghitung rata-rata permintaan sebuah
backlog
proyek yang masih belum diselesaikan. %
of
applications
management
under
release Nilai pengendalian dapat dilihat dengan menghitung banyaknya aplikasi / sistem yang diawasi dan dikelola dari tahap pengembangan,
pengujian,
sampai
software tersebut rilis. % of applications under configuration Nilai pengendalian dapat dilihat dengan management
menghitung banyaknya aplikasi / sistem yang dievaluasi, dikoordinasi, pada saat
139 Measures
Deskripsi menerapkan
perubahan
dalam
membangun dan memelihara sistem tersebut.
Tabel 4.28 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Development Management ScorecardFinancial Perspective
Measures
Deskripsi
Be A Profitable Developer Profit/recovered costs per development Untuk project
melihat
merupakan
apakah
IT
developer
yang
dapat
dengan
menguntungkan, menghitung
divisi
profit
per
proyek
pengembangan. Profit/recovered costs per maintenanced Untuk system
melihat
merupakan
apakah
divisi
IT
developer
yang
dapat
dengan
menguntungkan,
menghitung profit per proyek sistem yang di-maintain. Profit per employee
Untuk
melihat
merupakan
apakah
divisi
IT
developer
yang
dapat
dengan
menguntungkan,
menghitung profit per karyawan. Be In Financial Control Costs of maintenance as a % of total Untuk melihat biaya pemeliharaan per operations costs
total biaya operasional, apakah lebih besar atau lebih kecil.
140 IT Infrastructure Management
Tabel 4.29 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard – Customer Perspective Measures
Deskrpsi
Be A Responsive Supplier Response time-at the terminal-for on- Untuk menjadi responsif, perlu untuk line transactions by type of transaction mengetahui (classified by complexity)
waktu
respon
yang
dibutuhkan pada saat transaksi online dilakukan. Dengan respon yang cepat maka
tingkat
kepuasan
customer
terhadap pelayanan yang dilakukan pun akan meningkat. Elapsed time for regular-planned batch Selain itu perlu juga untuk mengetahui jobs
waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan rutin yang telah dilakukan.
Elapsed time for add hoc-not planned- Mengetahui waktu yang dihabiskan batch jobs
untuk pekerjaan yang dikerjakan pada kondisi
tertentu
yang
tidak
direncanakan. Be Cost Effective Processing cost per-on-line business Untuk melihat efektifitas biaya yang transaction
telah dikeluarkan, salah satunya dengan cara melihat Biaya pengolahan yang dikeluarkan per transaksi bisnis secara online.
Processing costs per –batch report (e.g. Selain itu melihat efektifitas biaya yang per page)
dikeluarkan
dapat
dilakukan
juga
dengan cara melihat Biaya pengolahan yang dikeluarkan per bacth laporan. Sebagai contoh misalnya per halaman laporan. Data center and communications costs Untuk melihat efektifitas biaya juga
141 Measures per business user/workstation
Deskrpsi harus melihat biaya yang dikeluarkan untuk data center dan komunikasi per bisnis user atau workstation.
Processing costs as a % of a business Efektifitas biaya juga dapat dilihat measure (e.g. order, shipment, customer, dengan cara menghitung biaya yang passengers flown, etc.)
dikelurkan per proses. Sebagai contoh misalnya pada proses order, selama proses order tersebut berapa banyak biaya yang telah dihabiskan, begitu pula dengan proses shipment dan lain-lain. Setelah
dihitung
maka
dapat
dibandingkan dengan standar rata-rata pengeluaran
tiap
industri.
Setelah
dibandingkan maka dapat dilihat apakan pengeluaran yang dikeluarkan masih dalam batas normal atau tidak. Be A Reliable Planner On-time delivery of-key-batch output Untuk dapat melihat performance dapat (performance to plan)
dilakukan dengan cara menentukan waktu delivery. Kemudian dari waktu yang telah ditentukan tersebut maka dapat dilihat apakan waktu delivery sesuai dengan yang telah direncanakan, apakah lebih lama atau lebih cepat. Jika lebih
lama
maka
performance-nya
kurang baik. Performance to annual budget
Dari anggaran tahunan yang sudah ditentukan,
maka
dapat
mengukur
kinerja atau hasil dari anggaran tahunan tersebut. Apakah anggaran tersebut telah digunakan secara maksimal dan memberikan dampak yang baik.
142 Measures
Deskrpsi
Be A Quality Supplier Customer
satisfaction
score
%
of Untuk melihat kualitas sebagai supplier
technologies in use that don’t adhere to diperlukan nilai kepuasan customer standards
terhadap teknologi yang digunakan dalam melayani customer. Cara yang dilakukan untuk mendapatkan nilai kepuasan customer, yaitu bisa dengan kuesioner langsung ke customer yang bersangkutan.
Availability:mean-time-between-
Kualitas
juga
failures
Availability
dilihat yang
dari
tingkat
merupakan
perbandingan antara waktu yang berarti dengan kegagalan yang terjadi. (MTBF) per application in hours or Kualitas sebagai supplier dapat dilihat days, meantime-to-repair (MTTR) in dari perkiraan waktu yang dilewatkan minutes or hours
karena
kegagalan
sistem
selama
kegiatan beroperasi. Karena kegagalan sistem saat beropeprasi berpengaruh terhadap kinerja dimata customer yang dapat membuat kepuasan customer menjadi berkurang. Dapat dihitung dengan cara waktu yang dilewatkan karena kegagalan sistem selama operasi per aplikasi dalam hitungan jam atau hari. Selain itu, dapat juga dilihat dari rata-rata waktu yang diperlukan untuk memperbaiki sistem dalam hitungan menit atau jam. Accuracy of key output: Processing Menilai akurasi output dari sistem yang errors in reports as a % of total number digunakan dengan cara dilihat dari of reports
jumlah
kesalahan
dibandingkan
dalam
dengan
total
laporan jumlah
143 Measures
Deskrpsi laporan yang ada dalam perusahaan.
Number of incidents in conflict with Jumlah kejadian yang tidak sesuai dengan kesepakan SLA per tahun.
agreed upon SLA’s per year Number
of
upper
management Jumlah perselisihan manajemen atas
arbitrages as a result of conflicts per yang terjadi per tahun akibat konflik yang terjadi.
year
Tabel 4.30 Usulan Pengisian Berdasarkan IT InfrastructureManagement Scorecard – Internal Perspective
Measures
Deskripsi
Be Efficient Total spending per used MIPS/1.000 Efesiensi
dapat
dilihat
dari
total
pengeluaran per MIPS yang digunakan /
network nodes
1000 jaringan node. MIPS (Millions of Instruction Per Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program. Hal ini untuk melihat efisiensi perusahaan. Hardware
spending
MIPS/1.000 nodes
per
used Melihat
tingkat
efisiensi
melalui
hardware yang digunakan dengan cara melihat Pengeluaran untuk hardware per MIPS yang digunakan / 1000 node. MIPS
(Millions
of
Instruction
Per
Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program.
144 Measures
Deskripsi
Software spending per used MIPS/1.000 Selain itu perlu juga melihat tingkat efisiensi dari software yang digunakan
nodes
dengan
melihat
pengeluaran
untuk
software per MIPS yang digunakan / 1000 node. MIPS (Millions of Instruction Per
Second)
kecepatan
adalah
perhitungan
ukuran
untuk
pada
suatu
program. Personnel
spending
MIPS/1.000 nodes
per
used Efisiensi juga dapat dilihat pula dengan melihat pengeluaran untuk personil per MIPS yang digunakan / 1000 node. MIPS
(Millions
of
Instruction
Per
Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program. Communications spending per 1.000 Untuk efisiensi yang dilihat dari sisi nodes
komunikasi
dapat
Pengeluaran perusahaan
untuk per
1000
dilihat
dari
komunikasi node
yang
digunakan. Other spending per used MIPS/1.000 Pengeluaran lainnya juga bisa menjadi nodes
dasar untuk melihat tingkat efisiensi. Perhitungannya dapat dilihat dari total pengeluaran lain-lain per MIPS yang digunakan / 1000 node. MIPS (Millions of Instruction Per Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program.
Cost per generic unit of work (mount a Untuk melihat efisiensi biaya yang tape, store a gigabyte of DASD for a dikelurkan, perlu melihat biaya per month, print a page, manage 1.000 generic unit of work network nodes, etc.)
145 Measures
Deskripsi
Oprimize Assets Utilization Tape usage (number of mounts/job, % Untuk
dapat
mengoptimalkan
multiple tape files, % small tape files, % pemanfaatan asset dapat dengan cara optimally blocked files)
mengukur tape yang telah digunakan.
Optimize Staff Levels Degree of productivity tools penetration
Untuk dapat mengoptimalkan staff level dapat
dengan
melihat
tingkat
produktifitas tools penetration. Total staff per used MIPS/number of Pengoptimalan staff level dapat dilihat shifts/ 1.000 nodes
dari total staf per MIPS yang digunakan atau per jumlah shift atau per 1000 node. MIPS
(Millions
of
Instruction
Per
Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program. Console operators per used MIPS
Untuk mengoptimalkan staff Operator konsol dapat dilihat dari jumlah operator konsol
perusahaan
digunakan.
per
MIPS
MIPS
yang
(Millions
of
Instruction Per Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program. I/O operators per 10.000 production Pengoptimalan staf dapat dihitung dari jobs/100.000 printed pages/10.000 tape jumlah mounts
I/O
operators
per
10.000
pekerjaan produksi atau per 100.000 halaman yang dicetak atau per 10.000 tape mounts
Schedulers per 10.000 production jobs
Untuk
mengoptimalkan
staf
dapat
melihat dari schedulers yang dimiliki perusahaan produksi
per
10.000
pekerjaan
146 Measures
Deskripsi
System programmers per Operating Selain itu mengoptimalkan staff dapat dilihat berdasarkan Sistem programmer
System/used MIPS
yang ada pada perusahaan per sistem yang beroperasi atau per MIPS yang digunakan.
MIPS
(Millions
of
Instruction Per Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program. Capacity planners per used MIPS/1.000 Untuk mengoptimalkan staff capacity planner
network nodes
dapat
Capacity
dilihat
planner
per
dari
jumlah
MIPS
yang
digunakan / 1000 jaringan node. MIPS (Millions of Instruction Per Second) adalah
ukuran
untuk
kecepatan
perhitungan pada suatu program. Security
specialists
per
MIPS/1.000 nodes
used Untuk mengoptimalkan staff
Security
specialist dapat dilihat
dari jumlah
Security
MIPS
specialist
per
yang
digunakan / 1000 node. MIPS (Millions of Instruction Per Second) adalah ukuran untuk kecepatan perhitungan pada suatu program. Network managers per 1.000 nodes
Pengoptimalah staff juga dapat dilihat dari
jumlah
Network
manager
perusahaan per 1000 node Be A Quality Operator % reruns of batch jobs
Untuk dapat menilai kualitas operator yang ada yaitu dengan cara menghitung jumlah
batch
jobs
yang
dijalankan
kembali dari seluruh jumlah batch jobs yang ada.
147 Measures
Deskripsi
% of data files covered by access control Selain itu juga dapat dengan cara menghitung jumlah data yg ter-cover oleh
mechanisms
access control mechanisms dibagi dengan jumlah total data keseluruhan. Be Competent Capability/experience level in number Untuk memiliki karyawan berkompeten maka dapat melihatnya dari tingkatan
of years by job class
kemampuan tahunnya
atau
pengalaman
berdasarkan
tiap
kelompok
pekerjaan yang ada. Be in Operational Control Performance
to
budget
by Menghitung
application/user group
hasil
atau
kinerja
dari
anggaran berdasarkan aplikasi digunakan atau kelompok pengguna yang ada.
Average size of outstanding network Perlu juga mengukur nilai rata-rata change requests
permintaan perubahaan jaringan yang berlebihan.
Average size of outstanding ad hoc Agar tetap dalam kontrol operasional batch jobs
perlu menghitung nilai rata-rata ad hoc batch jobs yang berlebihan.
% of procedures passed, e.g., ITIL tests
Perusahaan harus mengetahui prosedur yang telah dilewati. Contoh perusahaan melakukan ITIL tests. Dalam ITIL tests tersebut sudah berapa yang berhasil dilewati. Menghitungnya dengan cara jumlah prosedur yang berhasil dilewati dibagi
dengan
jumlah
prosedur
keseluruhan. Hal ini dilakukan agar tetap berada dalam kontrol operasional
148 Tabel 4.31 Usulan Pengisian Berdasarkan IT InfrastructureManagement Scorecard – Financial Perspective
Measures
Deskripsi
Be Profitable Profit/recovered costs per unit of service
Untuk melihat profit yang dihasilkan dari unit servis yaitu dengan cara menghitung Profit / recovered costs per unit servis
Profit/recovered costs per user group
Untuk melihat profit berdasarkan user group, yaitu dengan menghitung Profit / recovered costs per kelompok pengguna
Profit per employee
Untuk dapat mengetahui keuntungan per karyawan
dapat
dilakukan
dengan
melakukan perhitungan seperti berikut : Profit Total karyawan Be in Financial Control Size of equity (for capital investments) Perlu untuk mengetahui nilai yang sesuai ROA, ROI, etc.
untuk investasi modal seperti ROA (Return of Assets), ROI (Return on Investment), dan lainnya. Yaitu dengan cara : ROA = Profit
ROI = Profit
Asset
Invest
Semakin tinggi hasilnya berarti semakin baik.
149
109
109
110
110
