BAB 4 ASPEK PERSONALIA
4.1 Struktur Organisasi
Setiap perusahaan atau organisasi memiliki struktur organisasi yang memiliki fungsi masing – masing dalam menjalankan tugas untuk mencapai tujuan perusahaan. Seperti halnya organisasi lain, restoran Bimasena juga memiliki struktur organisasi yang di dalamnya terdiri dari beberapa bagian yang memiliki tugas masing – masing dalam membantu mencapai tujuan dari restoran Bimasena sendiri. Bagian – bagian struktur organisasi di dalam restoran Bimasena terdiri dari direktur, restoran manager, bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, bagian kitchen, bagian pastry, dan bagian operasional. Menurut Handoko (2003) struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme – mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah, sedangkan Robbins (2004) menyatakan bahwa struktur organisasi adalah cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Ada beberapa desain yang umum digunakan oleh perusahaan :
1. Struktur sederhana Struktur
sederhana
adalah
suatu
struktur
yang
bercirikan
tingkat
departmentalisasi sederhana, rentang kendali yang luas, wewenang yang dipusatkan dalam tangan satu orang, dan formalisasi kecil. 2. Birokrasi Birokrasi adalah suatu struktur dengan tugas – tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai lewat spesialisasi, aturan dan pengaturan yang sangat formal, tugas-tigas yang dikelompokkan ke dalam departemen – departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando 3. Struktur Matriks Struktur matriks adalah suatu struktur yang menciptakan lini rangkap dan wewenang, menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.
Pada restoran Bimasena struktur organisasi terpusat pada satu titik yaitu pemilik yang merangkap sebagai direktur restoran yang terdiri dari dua orang. Struktur organisasi restoran Bimasena merupakan bentuk struktur organisasi sederhana yang terdiri dari departementalisasi marketing, accounting, human resource, kitchen department, pastry department dan operational. Berikut dapat dilihat pada gambar 4.1 mengenai struktur organisasi restoran Bimasena.
Director / Owner
Marketing
Accounting
Human Resource
Restaurant Manager
Head Chef
Maintenance
Pastry
Waiter
Steward
Store Keeper
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Bimasena Sumber : Penulis, 2014 Setiap jabatan atau posisi pada restoran Bimasena memiliki ruang lingkup masing – masing yang berisikan tugas dan tanggung jawab dari posisi tersebut dalam pekerjaannya. Penentuan ruang lingkup setiap jabatan posisi yang ada pada restoran Bimasena di tentukan berdasarkan pada tugas dan fungsi pekerjaan itu sendiri. Setiap jabatan posisi pada restoran Bimasena harus menjalankan pekerjaan sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan agar dapat tercapainya pelayanan yang baik terhadap customer. Berikut dapat dilihat pada tabel 4.1 yang berisi ruang lingkup posisi pekerjaan pada restoran Bimasena.
Kitchen
Tabel 4.1 Ruang Lingkup Posisi Pekerjaan Posisi
Ruang Lingkup − Membuat keputusan tentang jalannya perusahaan
Director / owner
secara keseluruhan. Restaurant Manager
−
Bertanggung jawab terhadap operasional Restoran, meliputi
:
berkualitas,
proses
pembelian
produksi
barang
(cooking),
yang
pelayanan
(serving). −
bertanggung jawab atas keuangan (billing) di restoran yang dipimpin.
−
Head Chef
Bertanggung jawab atas kelancaran kerja di dapur baik operasional maupun pekerjaan yang bersifat administrative, bertanggung jawab atas seluruh karyawan yang berada di bawah pengawasannya.
−
Menjaga standar kebersihan dan keselamatan kerja seluruh
karyawan
yang
berada
di
bawah
pengawasannya.
Kitchen
dan
Pastry
−
Department
Menjalankan instruksi dari head chef, bertanggung jawab terhadap ketepatan di dalam memasak, mempresentasi, makanan
di
dan dalam
memberikan kitchen,
pelayanan
memperhatikan
kebersihan dan kesehatan
Marketing & PR
−
Melaksanakan instruksi dari Restaurant Manager. Bertanggung jawab untuk bidang pengelolaan Sales,
Sales
Promotion,
Advertising,
Public
Relation, Riset, survey dan analisis pasar atau operasional restoran.
HRD Staff
− Melaksanakan
instruksi
dari
Restaurant
Manager,
bertanggung
mempersiapkan,
jawab
dalam
melaksanakan,
dan
mengawasi waktu kerja karyawan − Memberikan laporan mengenai daftar hadir, administrasi , dan sebagai pencatat waktu kerja karyawan. Accounting Staff
− Melaksanakan instruksi Restaurant Manager, bertanggung
jawab
atas
pencatatan,
penyusunan laporan keuangan, pengendalian, pengawasan seluruh laporan keuangan, dan laporan anggaran perusahaan. Cashier
− Bertanggung
terhadap
keuangan
dalam
operasional restoran (transaksi jual beli setiap Steward
− Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas harian dalam hal pengadaan, pemeliharaan, dan kebersihan peralatan yang digunakan di dapur dan restoran. − Bertanggung jawab dalam pemakaian bahanbahan cleaning supplies.Melaksanakan tugas
Store Keeper
kebersihan atau sanitasi di area dapur atau − Bertanggung jawab atas pencatatan, penyimpanan,
pengeluaran
barang
dari
gudang, melaksanakan tugas – tugas yang Waiter/ss
diberikan oleh Head − Bertanggung jawabChef. melayani
pelanggan
dengan ramah dan penuh tanggung jawab. Maintanance
− Mengatur dan memperbaiki kerusakan dan masalah yang ada di dalam restoran.
Sumber : Penulis, 2014
4.2 Job Description dan Job Spesification Menurut Gomes (2003) “job description
adalah untuk mengindetifikasi
pekerjaan, riwayat pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan”.
Hasibuan (2007) “job spesification adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik dan kompeten.Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian mengenai hal – hal berikut ini : a. Tingkat pendidikan pekerjaan b. Jenis kelamin pekerja c. Keadaan fisik pekerja d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja e. Batas umur pekerja f. Nikah atau belum g. Minat pekerja h. Emosi dan tempramen pekerja i. Pengalaman kerja
Pada restoran Bimasena setiap jabatan atau posisi pekerjaan telah memiliki ruang lingkup pekerjaan masing – masing yang telah ditentukan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung pekerjaan itu sendiri. Dalam hal jabatan atau posisi yang ada pada restoran, Bimasena mempekerjakan orang – orang yang memiliki pengalaman dan keahlian pada bidang restoran dan jabatan atau posisi yang akan diisi tersebut. Hal tersebut bertujuan agar setiap posisi atau jabatan tersebut diisi oleh orang orang yang kompeten dan berpengalaman sehingga pekerjaan yang akan mereka kerjakan sesuai dengan keahlian mereka masing – masing. Berikut dapat dilihat uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan restoran Bimasena pada tabel 4.2 Restoran Manager pada Bimasena memiliki tugas dan kewajiban yang harus dijalankan. Restoran manajer harus bertanggung jawab atas jalannya restoran Bimasena dimana manajer nantinya harus mempertanggungjawabkan pada direktur. Tugas – tugas dari restoran manajer antara lain seperti mengawasi, mengatur, dan menyelesaikan masalah. Spesifikasi jabatan untuk restoran manajer adalah berlatar belakang pendidikan pada bagian perhotelan atau restoran, memiliki pengalaman, dan berkarakter baik. Berikut dapat dilihat tabel 4.2 mengenai job description dan job specification restoran manajer.
Tabel 4.2 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Restaurant Manager Nama Jabatan
: Restaurant Manager
Departemen
: Food and Beverage Department
Atasan langsung
: Director / Owner
No
Uraian
1
Melaksanakan instruksi Director
2
Mengawasi dan mengatur area restoran, membuat keputusan akhir, pada hal – hal penting
3
Mengontrol kebersihan, kehadiran karyawan, pemesanan tempat, jadwal hiburan, stok barang, makanan, maupun minuman
4
Meneliti daftar belanja, pemesanan barang, dan menandatangani
5
Meneliti pembayaran dan pendapatan hari sebelumnya, meningkatkan tingkat penjualan, meminimalkan biaya
6
Menerapkan praktek-praktek sanitasi untuk menangani makanan, kebersihan umum, dan pemeliharaan dan restoran daerah dapur. Memastikan sesuai dengan standar operasional, dan kebijakan perusahaan
7
Menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan konflik intern organisasi, dan masalah kerja sama di lingkungan restoran
8
Meneliti dan menindaklanjuti laporan harian
9
Menciptakan hubungan yang baik dengan para pelanggan
10
Perkiraan biaya makanan dan minuman dan Mengontrol jumlah persiapan untuk meminimalkan limbah
11
Memperkirakan kebutuhan pangan, tempat pesanan dengan distributor, dan jadwal pengiriman dari pemasok makanan segar
12
Memastikan layanan pelanggan di semua wilayah. Menanggapi keluhan, mengambil setiap solusi dan semua tindakan yang tepat untuk memastikan tamu mendapat kepuasan
13
Mengatur shift yang meliputi: pengambilan keputusan sehari-hari, penjadwalan, perencanaan sementara menegakkan standar kualitas produk dan kebersihan
14
Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang menyangkut keuangan restoran baik operasional sehari-hari ataupun kebutuhan yang bersifat tidak terjadwal
15
Mengecek main storage untuk keperluan operasional, memastikan jumlah dan jenis bahan-bahan untuk produksi sesuai dengan yang sudah dipesan dan tidak mengalami kekurangan persediaan
16
Membuat laporan bulanan untuk director, mempertanggungjawabkan operasional restoran ke director
17
Evaluasi pendapatan restoran untuk mengatur strategi, melaksanakan marketing plan, mengecek kembali pembelian barang.
18
Melatih dan mengembangkan karyawan agar dapat memenuhi standar restoran dalam beroperasi dan melayani pelanggan
19
Mendorong keikutsertaan karyawan untuk mencapai target restoran dan rencana peningkatan
20
Memecahkan persoalan dan keluhan dari para karyawan, melakuka evaluasi kerja dan peninjauan gaji serta membuat teguran untuk karyawan manakala perlu
Spesifikasi Jabatan • Minimal D4/S1 dalam bidang Perhotelan dan Pariwisata • Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan bahasa Inggris baik lisan maupun tertulis • Memiliki pengalaman 2 tahun di bidang yang sama • Memiliki keahlian dan kemampuan tentang Kuliner • Pria / Wanita, Maksimal umur 35 tahun • Dapat diandalkan menjadi pemimpin
• Sehat jasmani dan rohani Sumber : Penulis, 2014
Posisi head chef merupakan posisi penting dari restoran. Pada restoran Bimasena, head chef bertugas untuk menyiapkan menu berdasarkan orderan, memimpin jalannya proses di kitchen dan staff kitchen serta pastry, membuat jadwal kerja untuk kitchen serta pembagian tugas, menciptakan produk baru, dan membuat daftar belanja bahan keperluan kitchen. Untuk head chef spesfikasi jabatan yang diperlukan adalah berpengalaman pada bidang restoran, berlatar belakang pendidikan hospitality, mengerti mengenai kebersihan dan keselamatan,dan berkarakter pemimpin. Berikut dapat dilihat pada tabel 4.3 mengenai job description dan spesifikasi jabatan head chef.
Tabel 4.3 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Head Chef Nama Jabatan
: Head Chef
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Restaurant Manager
No
Uraian
1
Menyiapkan menu sesuai dengan instruksi manajemen, menetapkan harga jual makanan sesuai dengan petunjuk Restoran Manajer. Membuat jadwal kerja dan menjaga disiplin karyawan.
2
Memberikan persetujuan atas permintaan bahan makanan dari gudang, dan mengadakan pengontrolan langsung terhadap kelancaran operasional di dapur, serta mengadakan pengecekan langsung baik kualitas maupun kuantitas atas bahan – bahan makanan yang diterima di dapur.
3
Membuat daftar pembelian barang / bahan makanan baik langsung maupun tidak langsunguntuk keperluan di dapur, menentukan jumlah kebutuhan peralatan dapur dan pengadaannya.
4
Menjaga standar kebersihan dan kesehatan, meliputi personel, peralatan, dan lingkungan kerja.
5
Mencatat jumlah setiap jenis makanan yang terjual setiap hari sesuai dengan “order slip”
6
Menjaga mutu makanan (tekstur, rasa, aroma, gizi, dan penampilan) secara berkesinambungan
7
Bertanggung jawab atas peralatan, kelancaran operasional, keamanan dan ketertiban operasional serta administrasi di dapur.
8
Menekan biaya agar selalu berada dalam tingkat persentase yang rendah.
9
Melaporkan hasil tugasnya secara periodic (harian, mingguan, atau bulanan) kepada atasan langsung (Manager Restaurant)
Job Spesification Head Chef •
Pendidikan minimum D4 Perhotelan
•
Menguasai bahasa inggris, lisan maupun tulisan
•
Pria, usia maximal 30 tahun
•
Mempunyai pengetahuan dan kemampuan teknik memasak
•
Mempunyai pengalaman minimal 3 tahun dibidang nya
•
Menguasai masakan Indonesia
•
Memiliki kemampuan tentang hygiene dan sanitasi
•
Mampu menggunakan peralatan yang terdapat di dapur, secara baik
Sumber : Penulis, 2014 HRD staff mempunyai tugas – tugas dan jabatan yang berhubungan dengan personalia. HRD staff bertugas dalam hal perekrutan, mengkoordinasi aktivitas atau kegiatan yang berhubungan dengan karyawan, melakukan evaluasi penilaian terhadap karyawan, mencegah penyebaran informasi yang berhubungan dengan kerahasiaan karyawan, aktivitas atau kegiatan karyawan serta peraturan atau kebijaksanaan perusahaan, dan mengkoordinir dan ikut berperan serta dengan Restoran manajer dalam seluruh aktivitas atau kegiatan yang berhubungan dengan karyawan, antara lain gaji, hubungan kerja antar karyawan, perekrutan, pelatihan, dan pengembangan karyawan. Untuk job spesification HRD yang diperlukan adalah berlatar belakang pendidikan administrasi dan berpengalaman dalam mengatasi masalah personilia. Berikut dapat di lihat tabel 4.4 job description dan job spesification HRD staff di restoran Bimasena. Tabel 4.4 Job Description dan Spesifikasi Jabatan HRD Staff Nama Jabatan
: HRD Staff
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Restaurant Manager
No
Uraian
1
Mengkoordinir dan ikut berperan serta dengan Restoran Manajer dalam seluruh aktivitas/kegiatan yang berhubungan dengan karyawan, antara lain : gaji, hubungan kerja antar karyawan, perekrutan, pelatihan, dan pengembangan
2
karyawan. Membantu Restoran Manajer dalam meningkatkan serta bertanggung jawab atas ketepatan waktu, kerja karyawan.
3
Mencegah penyebaran informasi yang berhubungan dengan kerahasiaan karyawan, aktivitas / kegiatan karyawan serta peraturan / kebijaksanaan perusahaan
4
Memelihara dan memperbarui arsip –arsip karyawan, dokumen – dokumen resmi, peraturan dan prosedur perusahaan serta arsip – arsip lainnya
5
Membantu Restoran Manager dalam memberikan, mengumpulkan formulir penilaian karyawan dan menyimpannya
Job Spesification HRD staff •
Pendidikan minimun D3 sederajat, menguasai ilmu administrasi
•
Pria / Wanita maximal usia 26 tahun, berpenampilan menarik
•
Mampu berbahasa inggris lisan, pengalaman kerja minimal 1 tahun
Sumber : Penulis, 2014
Marketing staff memiliki tugas penting pada restoran Bimasena. Marketing bertugas untuk melaksanakan tugas yang berhubungan dengan pemasaran restoran. Tugas yang harus dijalankan antara lain seperti mengusahakan pencapaian profit restoran, membuat laporan penjualan, dan membuat perencanaan promosi restoran. Spesifikasi jabatan yang di perlukan adalah berlatar belakang pendidikan pemasaran, berpengalaman pada bidang marketing, berpenampilan menarik dan berkarakter baik. Berikut tabel 4.5 job description dan job spesification marketing.
Tabel 4.5 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Marketing &PR Nama Jabatan
: Marketing & PR
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Restaurant Manager
No
Uraian
1
Melaksanakan pemasaran produk restoran, dan bertanggung jawab atas citra positif restoran dan terselenggaranya arus informasi dan komunikasi yang harmonis dengan berbagai pihak
2
Turut mengusahakan pencapaian keuntungan perusahaan sebesar-besanya Mencari dan menetapkan target market restoran dan mengikuti perkembangan pasar baik adanya perubahan keadaan pasar, penurunan maupun peningkatan daya saing
3
Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran, serta melaksanakan tugas publisitas atas kewenangan yang diberikan oleh Restaurant Manager
4
Membuat laporan sales promotion, Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation, bertanggung jawab atas kampanye restoran lewat direct mail maupun penawaran tarif kepada tamu ataupun calon tamu
5
Bertanggung jawab atas pembuatan laporan bulanan atau tahunan sesuai dengan keperluan yang telah di tetapkan, Bertanggung jawab atas penyelenggaraan publikasi atau advertensi dalam rangka pemasaran restoran
Jobe Spesification Marketing & PR
•
Pendidikan minimum D3 sederajat, dapar berkomunikasi dengan baik
•
Mampu berbahasa inggris dengan baik (lisan maupun tulisan)
•
Berpengalaman di bidang marketing minimal 2 tahun
•
Pria / Wanita maximal usia 25 tahun,Berpenampilan menarik, sehat, kreatif, dan inisiatif
Sumber : Penulis, 2014 Accounting memiliki tugas dalam hal keuangan restoran. Accounting bertugas membuat laporan keuangan, melakukan pengecekan stock setiap akhir bulan atau mengawasi penerimaan barang, dan mengarsipkan dokumen transaksi. Spesifikasi jabatan
yang
diperlukan
adalah
berlatar
belakang
pendidikan
akuntansi,
berpengalaman pada bidang akuntansi dan berkarakter baik. Berikut dapat di lihat tabel 4.6 Job description dan job spesification accounting
Tabel 4.6 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Accounting Staff Nama Jabatan
: Accounting Staff
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Restaurant Manager
No
Uraian
1
Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier
2
Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran
3
Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen
4
Melakukan stock setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan
5
Membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan penerimaan barang di restaurant cashier, serta laporan daily summer of sales F & B sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku Membuat laporan daily sales report, mengecek ulang laporan dari cashier
6
restaurant, membuat jurnal – jurnal yang diperlukan, Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran Job spesification Accounting •
D3 / S1 Akuntansi
•
Pengalaman 2 tahun di bidang administrasi Keuangan dan Akuntansi
•
Komputer (menggunakan software Accounting)
•
Menguasai Bahasa Inggris, aktif dan pasif
•
Pria / Wanita maximal usia 27 tahun
Sumber : Penulis, 2014 Cashier pada restoran Bimasena memiliki tanggung jawab atas penjualan di restoran, menyerahkan hasil keuangan kepada accounting dan bertanggung jawab atas keuangan restoran. Spesifikasi jabatan yang dibutuhkan adalah berlatar belakang pendidikan akuntansi, berpengalaman, dan berkarakter baik. Berikut dapat di lihat pada tabel 4.7 job description dan spesifikasi jabatan cashier
Tabel 4.7 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Cashier Nama Jabatan
: Cashier
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Accounting Staff
No
Uraian
1
Bertanggung jawab atas penjualan di reatoran yang menyangkut penerimaan uang tunai di restoran atas penjualan makanan dan minuman
2
Membuat Restaurant charges dengan menggunakan mesin Cash Register Restaurant, berdasarkan captain order atau slip order sesuai dengan menu list Menyerahkan hasil penerimaan tunai kepada Accounting Staff, serta
3
membuat sales summary and recapitulation Job Spesification •
D3/ S1 jurusan Akuntansi dengan pengalaman 2 tahun
•
Menguasai Bahasa Inggris secara aktif dan pasif
•
Jujur, ramah
•
Menguasai Aplikasi Komputer dan Cash Register Machine
Sumber : Penulis, 2014
Pastry dan kitchen department bertugas untuk memasak makanan dan membuat kue sesuai dengan orderan, membuat area kitchen tetap bersih, mengikuti instruksi dari head chef dan memberikan laporan yang dibutuhkan oleh head chef. Untuk spesifikasi jabatan pastry dan kitchen department adalah berlatar belakang pada jurusan kitchen dan pastry, berpengalaman dalam bidang ini, memiliki pengetahuan tentang hygiene dan safety, dan berkarakter baik. Berikut dapat di lihat pada tabel 4.8 job description dan spesifikasi jabatan pastry dan kitchen department.
Tabel 4.8 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Pastry dan Kitchen Nama Jabatan
: Kitchen and Pastry Department
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Head Chef
No
Uraian
1
Mengikuti instruksi dari head chef, melakukan tugas dalam menyiapkan makanan.
2
Membantu di dalam memasak dan melakukan pengontrolan terhadap kebersihan area
3
dapur. Bertanggung jawab atas kesiapan dan kebersihan
4
Bersedia bekerja di luar jam kerja, dan bersedia membantu bagian yang lain
5
Mengatur dan mengontrol pekerja harian
6
Memberikan laporan kerja kepada head chef
Job Spesification Pastry dan Kitchen Department • Minimal D3 / D4 jurusan perhotelan • Menguasai pengetahuan dan teknik memasak dan membuat kue •Memiliki pengetahuan tentang hygiene dan sanitasi • Mempunyai pengalaman kerja di bidang Kitchen dan Pastry minimal 1-2 tahun • Pria / Wanita minimal usia 24 tahun Sumber : Penulis, 2014
Waiter/ss pada restoran Bimasena bertugas untuk menjalankan intruksi dari restoran manajer, menyiapkan semua kebutuhan tamu, menangani persiapan untuk glassware, chinaware dan cutleries yang digunakan oleh tamu, menggunakan seragam yang diberikan oleh restoran Bimasena, dan menjaga kebersihan dan kerapihan restoran. Untuk spesifikasi jabatan adalah berlatar belakang perhotelan, berpengalaman dalam bidang tersebut, mampu berbahasa inggris dengan baik dan berkarakter baik. Berikut dapat dilihat pada tabel 4.9 tentang job description dan spesifikasi jabatan.
Tabel 4.9 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Waiter/ss Nama Jabatan
: Waiter / ss
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Restaurant Manager
No
Uraian
1
Melaksanakan instruksi dari Restaurant Supervisor
2
Menangani persiapan “mise en place” seperti : glassware, chinaware, silverware, linen
3
Menata peralatan, menata makanan dan minuman yang di display
4
Memakai baju seragam dengan rapi dan bersih
5
Menyambut tamu yang datang dengan ramah dan sopan, mencatat pesanan, menyajikan menu sesuai aturan, serta cepat tanggap terhadap panggilan dari pelanggan
6
Menjaga kebersihan dan kerapihan area restoran
7
Suggestive selling ( panawaran )
Job Spesification Waiter/ss •
Pendidikan minimum D1 / D2 / D3
•
Berpenampilan menarik, rapi dan bersih
•
Pria / Wanita, maximal usia 24 tahun
•
Dapat berbahasa inggris secara aktif
Sumber : Penulis, 2014 Store Keeper pada restoran Bimasena bertugas untuk menjaga keamanan barang, mengecheck kembali barang – barang yang sudah diterima, melakukan inventory, mencatat barang – barang yang ada di penyimpanan restoran, dan mengelompokan masing – masing barang. Untuk spesifikasi jabatan yang diperlukan adalah mempunyai pengetahuan tentang administrasi, ekonomi dan management dan berkarakter baik. Berikut dapat di lihat pada tabel 4.10 tentang deskripi pekerjaan dan spesifikasi jabatan.
Tabel 4.10 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Store Keeper Nama Jabatan
: Store Keeper
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Head Chef
No
Uraian
1
Menerima barang dan meneliti kembali barang – barang yang diterima, disertai dokumen penyerta yang lengkap
2
Memisahkan barang – barang yang akan disimpan sesuai dengan klasifikasi dan penempatannya masing – masing yaitu : kelompok makanan, minuman, material, equipment, fixed assets
3
Mengeluarkan barang – barang berdasarkan store room requisition dan mencatat dalam barang sesuai ketentuan yang berlaku
4
Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Head Chef
5
Menyimpan semua dokumen sesuai ketentuan yang berlaku, mengadakan inventory.
Job Spesification Store Keeper •
Pendidikan minimum D1 Perhotelan / SMA + persyaratan khusus
•
Mempunyai pengetahuan di bidang Manajemen, Administrasi, Accounting, Ekonomi, Aplikasi Komputer
•
Menguasai Bahasa Inggris
•
Jujur dan disiplin
Sumber : Penulis, 2014
Steward pada restoran Bimasena bertugas untuk menjaga kebersihan restoran, melaksanakan kebersihan area dapur, bertanggung jawab dengan pemakaian bahan – bahan cleaning supplies dan melaksanakan intruksi dari restoran manager dan head chef. Untuk spesifikasi jabatan yang diperlukan adalah mempunyai pengetahuan tentang sanitasi dan kebersihan dan berkarakter baik. Berikut dapat di lihat pada tabel 4.11 tentang deskripsi pekerjaan dan spesifikasi jabatan steward.
Tabel 4.11 Job Description dan Spesifikasi Jabatan Steward Nama Jabatan
: Steward
Departemen
: Food & Beverage Department
Atasan langsung
: Head Chef
No
Uraian
1
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas harian dalam hal pengadaan, pemeliharaan, dan kebersihan peralatan yang digunakan di dapur, dan restoran
2
Bertanggung jawab atas pemakaian bahan – bahan cleaning supplies
3
Melaksanakan tugas kebersihan atau sanitasi di area dapur dan di area stewarding
4
Bekerja langsung di bagian stewarding yaitu pelaksanaan pencucian alat – alat dapur dan restoran
5
Memberikan laporan langsung kepada Head Chef bila ada masalah – masalah yang sekiranya akan menggangu operasional secara keseluruhan
6
Melaksanakan instruksi yang datang dari Head Chef dan meneruskannya kepada bawahannya
Job spesification Steward •
Pendidikan minimum SMA
•
Memiliki pemgetahuan tentang sanitasi dan hygiene
•
Pria maximal usia 25 tahun
Sumber : Penulis, 2014
4.3 Kebutuhan Karyawan dan Sistem Penggajian 4.3.1 Kebutuhan Karyawan
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongankekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dilaksanakan. Menurut Dessler (2009) perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan. Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan terdiri sebagai berikut ini : 1. Jumlah Produksi Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang akan dihasilkan maka akan semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan/direkrut. Bimasena bergerak dalam bisnis restoran dimana restoran merupakan salah satu bentuk bisnis jasa yang tidak memperhatikan jumlah produksi, melainkan pelayanan yang baik. Oleh karena itu penentuan jumlah karyawan pada Bimasena tidak melihat pada jumlah produksi melainkan sesuai kebutuhan yang ada. 2. Ramalan-ramalan Usaha Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang menyangkut ketidakpastian di masa yang akan datang, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Setiap bisnis pasti terpengaruh akan situasi perekonomian yang tidak pasti. Restoran Bimasena sendiri juga akan menyesuaikan situasi yang akan berlangsung pada masa yang akan datang baik jangka pendek maupun panjang. Misalnya jika situasi usaha restoran memburuk, maka kemungkinan akan dilakukan pengurangan jumlah karyawan, atau tingkat turnover restoran yang tinggi maka perencanaan kebutuhan tenaga kerja karyawan harus dipersiapkan dengan baik. 3. Perluasan Perusahaan Perencanaan tenaga kerja juga dipengaruhi oleh rencana perluasan perusahaan di masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka perekrutan atau penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula. Restoran Bimasena sendiri jika pada nantinya akan melakukan perluasan bisnis maka
harus diperlukan sumber tenaga kerja yang baru dan berkompeten untuk dapat mengisi kekosongan pada tempat yang baru. 4. Perkembangan Teknologi Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit. Hal inilah yang harus diperhitungkan agar dikemudian hari tidak terjadi PHK. Pada restoran Bimasena tidak digunakan teknologi yang canggih sehingga, sumber daya manusia masih dibutuhkan pada restoran, dan juga karena restoran merupakan salah satu bisnis jasa. 5. Perencanaan Karier Tenaga Kerja Kemungkinan promosi di kemudian hari akan ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan di kemudian hari, maka calon karyawan/tenaga kerja yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak lagi. Pada restoran Bimasena sendiri, pada saat dilakukan promosi terhadap karyawan, maka harus ada penganti untuk karyawan yang dipromosikan tersebut. Dengan adanya penggantian tersebut maka tenaga kerja pada restoran bimasena tidak akan kekurangan. Dalam melakukan perekrutan, restoran Bimasena menggunakan sumber internal dan eksternal. Sumber internal yaitu dengan referensi dari kenalan, dan mouth to mouth sedangkan sumber eksternal yaitu dengan menggunakan media internet dan cetak seperti koran. Restoran Bimasena sendiri beroperasi dari jam 12.00 – 23.00. Dengan menggunakan 2 shift yaitu shift pertama dari jam 10.00 – 19.00 dan shift kedua di mulai dari jam 14.00 – selesai. Restoran bimasena sendiri memiliki luas sekitar 363,5 meter dengan ukuran lebar 16.85 meter dan panjang 21.6. Jumlah karyawan yang ada pada restoran Bimasena adalah berks Berikut dapat dilihat pada tabel 4.12 mengenai jumlah karyawan pada restoran Bimasena.
Tabel 4.12 Jumlah Karyawan Restoran Bimasena
Sumber : Penulis, 2014 4.3.2 Sistem Penggajian Menurut Soemanto (2005) Gaji adalah imbalan yang diberikan oleh pihak yang mempekerjakan kepada pihak pekerja, dalam hubungan yang relatif tetap, maupun dalam bentuk kontrak. Besarnya Gaji biasanya sudah ditentukan pada saat kesepakatan kerja dilakukan, dan tidak akan berubah sampai dengan adanya kesepakatan baru. Bagian – bagian yang terdapat dalam elemen penggajian terdiri dari : a. Gaji Pokok Gaji Pokok merupakan elemen utama, yang dijadikan dasar pertimbangan
mengapa
gaji
digolongkan
kedalam
kelompok
biaya
operasional. Dimana nilainya relatif tetap (paling tidak untuk satu tahun buku). Besarnya nilai pada elemen ini tentunya bervariasi sesuai dengan kemampuan perusahaan, jabatan, masa kerja. Semakin tinggi kemampuan perusahaan, biasanya juga akan menentukan nilai gaji pokok yang relatif lebih tinggi, semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi juga gaji pokoknya, semakin lama masa kerjanya maka kemungkinan kenaikan gaji akan semakin luas yang nantinya berakumulasi menjadi peningkatan nilai dari gaji pokoknya.
b. Lembur Kebijakan mengenai lembur tidaklah sama antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Akan tetapi, pada umumnya lembur biasanya diberikan hanya pada pegawai di tingkatan (level) tertentu saja, yaitu staff (bukan manajer)
c. Bonus & Insentif Bonus & insentif merupakan elemen tambahan, biasanya disediakan oleh jenis perusahaan tertentu dan untuk pegawai tertentu saja, yaitu distributor, bank, finance dan perusahaan sejenis yang operasionalnya berorientasikan target. Elemen ini nilainya tidak tetap.
Dalam sistem penggajian restoran Bimasena memakan sistem penggajian bulanan kepada karyawan yang telah ditentukan berdasarkan posisi atau jabatan mereka masing – masing. Dalam meningkatkan kinerja dan semangat karyawan dalam bekerja, restoran bimasena akan memberikan bonus dan insentif berdasarkan kinerja mereka yang akan dinilai per 6 bulan. Untuk lembur, karyawan akan diberikan uang lembur berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Untuk karyawan yang tidak masuk, sakit, atau izin harus ada pemberitahuan sebelumnya terhadap restoran Bimasena. Restoran Bimasena
menetapkan peraturan dimana bagi
karyawan yang tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan maka akan di lakukan pemotongan gaji berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Berikut dapat di lihat pada tabel 4.13 yang berisi daftar gaji karyawan pada restoran Bimasena yang sudah ditetapkan sesuai UMP/UMR propinsi di Bali (2014) sebesar Rp 1.542.600,.
Tabel 4.13 Daftar Gaji Karyawan Bimasena No
Position
Salary / Month
1 2 3 4 5 6 7 10 11 12
Restaurant Manager Head Chef Kitchen Departement Pastry Department HRD Officer Marketing Accounting Officer Cashier Waiter / ss Maintenance
Rp. 5.000.000,Rp. 5.000.000,Rp. 2.800.000,Rp. 2.800.000,Rp. 3.000.000,Rp. 4.000.000,Rp. 3.500.000,Rp. 3.200.000,Rp. 2.500.000,Rp. 2.300.000,-
13 14
Storekeeper Steward
Rp. 2.000.000,Rp. 1.600.000,-
Sumber : Penulis, 2014 4.4 Fasilitas untuk karyawan Restoran Bimasena memberikan fasilitas kepada karyawan di antara lain nya tempat parkir, loker dan seragam. Restoran Bimasena juga melengkapi karyawan dengan asuransi seperti kesehatan, dan jamsostek untuk mendukung kesehatan dan kenyamanan karyawan di dalam bekerja. Fasilitas ini di berikan untuk menunjang kinerja dari karyawan itu sendiri, loker di sediakan dengan fasilitas kamar mandi didalam nya dan bisa sebagai tempat bersantai saat sedang istirahat, tidak hanya itu Bimasena memberikan seragam untuk karyawan di restoran. Seragam untuk kitchen memiliki paduan warna putih dengan list batik disertai dengan scarf bermotif batik. Kitchen juga dilengkapi dengan topi berlist batik. Untuk celana kitchen menggunakan celana bahan hitam. Berikut dapat dilihat pada tabel 4.2 mengenai desain seragam karyawan Bimasena.
Gambar 4.2 Seragam Kitchen Sumber : Penulis, 2014 Untuk waiter menggunakan seragam berbahan katun yang dapat menyerap keringat sehingga waiter akan kelihatan lebih fresh. Baju staff berwarna coklat dengan lengan panjang. Staff diwajibkan menggunakan celana panjang hitam, dan bagian luar akan di tutupi dengan kain batik. Berikut dapat dilihat pada gambar 4.3 desain seragam waiter Bimasena.
Gambar 4.3 Seragam Waiter Sumber : Penulis, 2014 Desain untuk waitress berbahan katun dengan warna coklat muda. Untuk waitress diwajibkan menggunakan baju dalam berwarna hitam. Desain baju waitress dibuat
dengan model berenda pada bagian kerah, lengan dan kancing baju. Waitress diwajibkan menggunakan celana bahan hitam dan pada bagian luar akan menggunakan kain bermotif batik. Berikut dapat dilihat desain seragam waitress pada gambar 4.4
Gambar 4.4 Seragam Waiteress Sumber : Penulis, 2014 4.4 Training Pelatihan menurut Dessler (2009) adalah Proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, ketrampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerja. Karyawan, baik yang baru ataupun yang sudah bekerja perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain sebagainya. Pada restoran Bimasena, pelatihan akan di berikan kepada karyawan sebelum karyawan mulai bekerja pada restoran Bimasena. Pelatihan sebelum bekerja ini diperlukan agar karyawan mengerti mengenai tata cara dalam bekerja pada restoran Bimasena sesuai dengan standar restoran. Pelatihan yang akan diberikan antara lain seperti
dalam
hal
mempresentasikan
menu,
berkomunikasi
kepada tamu,
menjelaskan isi dari makanan kepada tamu, cara menuangkan minuman, meletakkan makanan dan cutleries, cara menangani tamu ketika komplain, dll. Semua pelatihan ini akan di ajarkan oleh staff yang telah berpengalaman sebelumnya sehingga sebelum karyawan mulai bekerja mereka sudah tahu mengenai tata cara restoran Bimasena.
