BAB 4 PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
4.1
Pemetaan Fitur Knowledge Management
Tabel 4.1. Tabel Pemetaan Fitur Knowledge Management Structures
Knowledge Identification
Knowledge Goals
Functional
- Job description
-
- Proses bisnis
Artikel,
buku,
Behavioral majalah
- E-mail
dan referensi lainnya
- Sharing - Rapat
- Arsip karyawan
-
Surat Keputusan (SK)
- Modul latihan
-
Notulen rapat
- Ide karyawan
-
Laporan kerja
- Problem and solution
-
Ide inovasi karyawan
Forum diskusi
Dokumentasi
Forum
Dokumentasi
Surat Keputusan (SK)
Komunitas
Masalah dan Solusi
Forum
Komunitas
Perpustakaan
Forum
Dokumentasi
Forum
Dokumentasi
Surat Keputusan (SK)
Surat Keputusan (SK)
Normative
- Menciptakan budaya self learning pada setiap karyawan
- Menciptakan budaya knowledge sharing
- Menjaga dan memelihara agar knowledge yang penting bagi perusahaan tidak sampai hilang
Strategic
- Memanfaatkan setiap knowledge yang ada
Perpustakaan
- Membuat suatu sistem pendokumentasian yang baik
Operational
- Mengurangi pengulangan kesalahan yang mungkin terjadi
- Meningkatkan pengetahuan dan
Masalah dan Solusi
Surat Keputusan (SK)
Forum
Forum
Dokumentasi
Surat Keputusan (SK)
Dokumentasi
Forum
Dokumentasi
Perpustakaan
keahlian dari setiap sumber daya manusia
- Mengolah dan menjaga semua aset milik perusahaan
126
127
Tabel 4.1 adalah perancangan aplikasi knowledge management
didasarkan pada
pemetaan knowledge goal (dijabarkan pada tabel di bagian kolom)
dan knowledge
identification (dijabarkan pada tabel di bagian baris) pada bagian HRD (Human Resources Development) PT.XYZ. Dari hasil pemetaan tersebut akan didapatkan aplikasi utama yang akan dibuat pada web knowledge management.
4.2
Taksonomi Knowledge Taksonomi knowledge
adalah pengelompokkan pengetahuan-pengetahuan yang
terdapat di dalam perusahaan. Pengetahuan-pengetahuan yang telah teridentifikasi menjadi pengetahuan yang bersifat structures, functional, dan behavior yang secara garis besar dibedakan lagi menurut sifat knowledge yaitu tacit dan explicit, akan dikelompokkan lagi sesuai dengan pengetahuan yang terdapat dalam perusahaan.
Gambar 4.1. Taksonomi Knowledge untuk Job Description
Gambar 4.1 menjelaskan bahwa job description akan dikelompokkan menurut divisidivisi yang ada kemudian dari divisi, akan dibagi menjadi ruang lingkup yang lebih kecil yaitu per bagiannya baru setelah itu dikelompokkan berdasarkan tiap jabatan dari tiap bagian yang ada.
128
Gambar 4.2. Taksonomi Knowledge untuk Proses Bisnis
Sama halnya seperti di atas, Gambar 4.2 menjelaskan bahwa proses bisnis juga dikelompokkan dalam perusahaan dan tiap divisi, kemudian dari tiap divisi dikelompokkan lagi menjadi bagian-bagian yang ada di dalamnya. Proses bisnis dalam perusahaan akan menjelaskan bagaimana proses bisnis perusahaan pada umumnya. Nantinya, di dalam
knowledge management yang akan dibangun, proses bisnis di atas dapat ditemukan dalam menu download. Dimana pada menu tersebut pengguna dapat men-download perusahaan berupa proses bisnis.
arsip
129
Gambar 4.3. Taksonomi Knowledge untuk Arsip Karyawan Taksonomi untuk arsip karyawan dijelaskan dalam Gambar 4.3 dimana arsip karyawan yang dalam hal ini dapat berupa nama, jenis kelamin, jabatan, tanggal lahir, alamat, pengalaman, pendidikan, prestasi, nomor telepon, dan email dibedakan berdasarkan pengelompokkan karyawan dari tiap divisi dan bagian yang ada di dalam perusahaan. Arsip karyawan ini akan dinyatakan di dalam knowledge management
pada menu direktori
karyawan.
Gambar 4.4.Taksonomi Knowledge untuk Ide Karyawan
Gambar 4.4 menggambarkan pengelompokkan pengetahuan berupa ide karyawan ke dalam berbagai macam topik-topik pembahasan dan dari topik yang ada, masih dikelompokkan lagi menjadi sub topik yang berkaitan. Dalam hal ini contohnya, ada ide
130
karyawan bertopik mengenai operasional, dia akan membahas mengenai ide atau usulan untuk menerapkan teori six sigma dalam proses produksi. Nantinya di dalam knowledge
management
akan di rancang, knowledge
yang berupa ide karyawan di atas dapat
diungkapkan dalam bentuk forum, dimana pengguna dapat mengungkapkan aspirasi pribadinya yang berkenaan dengan perusahaan.
Gambar 4.5. Taksonomi Knowledge untuk Modul Latihan dan Seminar Pengetahuan yang berupa modul latihan dan seminar juga dikelompokkan menjadi berbagai macam topik terkini dan topik-topik tersebut nantinya akan dibagi lagi menjadi sub topik-sub topik berdasarkan topik terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 4.5.
Gambar 4.6. Taksonomi Knowledge untuk Problem dan Solution
131
Gambar 4.6 memperlihatkan bahwa pengetahuan berupa masalah dan solusinya dapat dikelompokkan menjadi masalah-masalah yang terjadi karena faktor manusia, mesin atau prosedur. Dari tiga faktor penyebab kesalahan tersebut, akan dikelompokkan lagi ke dalam permasalahan di tiap divisi kemudian di tiap bagian masing-masing. Pengelompokkan terakhir adalah masalah dalam tiap bagian menjadi berbagai macam masalah dan pemecahan masalah yang telah terjadi.
Gambar 4.7. Taksonomi Knowledge untuk Artikel dan Referensi
Artikel dan Referensi lainnya juga akan dikelompokkan menjadi berbagai macam topik dan kemudian dibedakan berdasarkan judul-judul yang ada. Lihat Gambar 4.7.
Gambar 4.8. Taksonomi Knowledge untuk Surat Keputusan
132
Gambar 4.8 menjelaskan bahwa surat keputusan dibagi-bagi berdasarkan sumbernya. Dimana ada surat keputusan yang berasal dari eksternal yang dalam hal ini dari pemerintah dan dari internal yang dalam hal ini dari perusahaan sendiri. Semua orang yang terdaftar sebagai member web ini, dapat mengakses surat keputusan.
Gambar 4.9. Taksonomi Knowledge untuk Notulen Rapat
Sama seperti memo, pengelompokkan knowledge untuk notulen rapat juga di bagi ke dalam tiap divisi, kemudian dari tiap divisi di bedakan sesuai dengan bagian-bagian yang ada baru setelah itu dilakukan pengelompokkan berdasarkan nomor notulen rapat dan tanggal rapat tersebut diadakan. Notulen rapat hanya bisa diakses oleh peserta rapat, undangan rapat dan level pimpinan. Lihat Gambar 4.9.
133
Gambar 4.10: Taksonomi Knowledge untuk Laporan Kerja
Untuk laporan kerja, dikelompokkan menjadi tiap divisi, kemudian dibedakan menjadi lingkup yang lebih kecil yaitu pada tiap bagian di divisi yang ada. Setalah itu, laporan kerja masih dikelompokkan berdasarkan macam-macam laporan yang ada. Laporan Kerja dapat dilihat oleh orang-orang dalam bagian yang sama saja. Lihat Gambar 4.10.
4.3
Keterangan Fitur Aplikasi Knowledge Management dibangun dari enam fitur utama (Dokumentasi, Surat
Keputusan, Komunitas, Forum, Masalah dan Solusi, dan Perpustakaan ) sesuai dengan hasil pemetaan fitur ditambah dengan 3 fitur tambahan (Halaman Utama, Download, dan Ubah Data). Ke sembilan fitur di atas akan dibagi lagi menjadi sub fitur yang memiliki fungsi masing-masing. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi dari setiap fitur yang ada. 1.
Dokumentasi Fitur ini berisikan mengenai dokumen-dokumen yang penting yang ada di dalam perusahaan yang dijabarkan ke dalam sub fitur berita, direktori karyawan, notulen rapat, deskripsi pekerjaan (job description) ,modul latihan, dan laporan kerja.
134
Sub fitur Berita berisikan hal-hal terbaru seputar perusahaan maupun berita-berita dari lingkup eksternal perusahaan mengenai masalah-masalah yang berkaitan dengan perusahaan. Untuk sub fitur direktori karyawan, pengguna bisa melihat data pribadinya maupun data pribadi orang lain. Tetapi tidak memiliki akses untuk melakukan perubahan. Yang memiliki akses untuk melakukan perubahan terhadap data pribadi karyawan adalah admin. Notulen rapat hanya dapat diakses oleh personel-personel yang diundang di dalam rapat tersebut entah itu statusnya hadir atau tidak hadir. Selain personel tersebut dan level atasan, tidak ada akses untuk membaca notulen rapat. Dan notulen tersebut hanya bisa dirubah oleh admin saja. Pengguna dapat mengakses deskripsi pekerjaan (job description) milik karyawan lain untuk melihat apa yang menjadi tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. Pengguna tidak dapat melakukan perubahan pada tampilan. Modul latihan berisikan modul-modul latihan dalam bentuk softcopy, modul latihan dikelompokkan sesuai topik yang ada. Laporan Kerja berisikan laporan-laporan pekerjaan dalam suatu bagian yang ada. Laporan kerja ini hampir sama seperti notulen rapat yang memiliki hak akses yang terbatas. Laporan kerja hanya bisa diakses oleh sesama karyawan dalam satu bagian yang sama saja. 2.
Surat Keputusan Dalam fitur ini, pengguna dapat membaca atau mengakses surat keputusan yang ada baik itu yang di buat oleh pihak eksternal dalam hal ini pemerintah atau yang dibuat oleh pihak internal, dalam hal ini perusahaan. Surat keputusan disajikan dalam bentuk download file untuk kepentingan pengguna.
135
3.
Komunitas Dalam fitur ini, terdapat sub fitur-sub fitur lainnya seperti artikel, buletin dan agenda kegiatan. Dimana di dalam sub fitur buletin, pengguna dapat mengakses edisi-edisi buletin yang diterbitkan perusahaan dan sub fitur agenda kegiatan perusahaan, pengguna dapat melihat agenda kegiatan perusahaan yang akan berlangsung serta dapat mendaftarkan diri untuk acara tersebut. Untuk sub fitur artikel, pengguna dapat mengirimkan artikel maupun membaca artikel yang ada. Pengguna dapat juga memberikan penilaian terhadap artikel yang dikirimkan oleh pengguna lainnya. Setiap kali pengguna memposting artikel, akan ada poin tambahan yang akan diakumulasikan dengan poin-poin yang ada di fitur lainnya.
4.
Forum Di dalam forum akan dibagi menjadi topik-topik yang akan dibahas dalam forum ini. Seperti misalnya, topik HRD, Marketing, Pembelian, Penjualan, dan lain sebagainya. Dalam fitur ini, semua karyawan dapat berpartisipasi dari level atasan hingga level pelaksana, dan setiap karyawan bisa meramaikan topik-topik yang ada di atas walaupun berbeda dari bidang, tugas, dan tanggung jawabnya. Setiap pengguna yang aktif dalam forum ini akan mendapatkan point yang nantinya akan diakumulasikan tiap bulan untuk kandidat user of the month, pengumuman siapa yang menjadi kandidat dan pemenangnya dapat dilihat di halaman masuk.
5.
Masalah dan Solusi Masalah dan Solusi di kelompokkan ke dalam sub fitur kesalahan disebabkan karena mesin, prosedur, dan manusia. Dari faktor penyebab kesalahan tadi, masih dikelompokkan lagi ke dalam divisi dan bagian. Baru setelah itu dijabarkan kasus-
136
kasus yang ada dalam tiap bagiannya. Tiap karyawan boleh melihat dan mengirim masalah beserta solusinya. 6.
Download Dalam fitur ini, pengguna dapat men-download berbagai formulir dan arsip yang berkaitan dengan keperluannya. Seperti misalnya arsip mengenai struktur organisasi, arsip mengenai proses bisnis perusahaan, prosedur dan formulir seperti formulir surat keterangan ijin tidak masuk, atau formulir yang lainnya.
7.
Perpustakaan Fitur ini dibuat untuk mendukung unit perpustakaan yang ada di perusahaan supaya efektif digunakan karyawan untuk mengembangkan diri. Di dalam fitur ini, pengguna bisa membaca resensi buku-buku yang terbaru yang ada di perpustakaan, membuat rekomendasi untuk pengadaan buku,
mencari koleksi
buku atau pengguna bisa melihat buku baru yang tersedia dalam koleksi perpustakaan. 8.
Ubah Data Dalam fitur ini, pengguna dapat mengubah data-data yang dia miliki, meng-update data pribadinya dan merubah password untuk masuk ke website knowledge
management. Tetapi pengguna tidak dapat merubah data milik pengguna lainnya. 9.
Halaman Utama Halaman utama berisikan mengenai cuplikan berita-berita terbaru, dan cuplikan artikel
terbaru
yang
ada.
Halaman
utama
menghubungkan ke halaman-halaman berikutnya.
merupakan
halaman
yang
137
4.4
Batasan Mengenai Reward (Penghargaan) Setiap pengguna yang terdaftar dalam knowledge management PT. XYZ, diwajibkan
untuk berperan serta secara aktif dengan cara melakukan posting pada knowledge
management system. Bentuk postingan bisa dalam berbagai macam bentuk seperti misalnya, posting forum, mengirimkan artikel, memberikan rekomendasi buku atau hal-hal yang lain, yang intinya adalah menambahkan content pengetahuan dari knowledge management
system. Setiap pengguna melakukan posting sebanyak kelipatan tiga, maka pengguna tersebut akan mendapatkan satu bintang sebagai simbol dari penghargaan. Jumlah pengguna yang berhasil mengumpulkan bintang terbanyak dalam satu bulan, akan diberikan penghargaan yang disebut ”user of the month”. Selain persyaratan berdasarkan dari jumlah posting yang terbanyak dalam satu bulan, ada syarat lain yang harus dipenuhi yaitu memiliki rata-rata rating paling tinggi dalam hal mengirimkan suatu topik artikel. Maksudnya, setiap pengguna mengirimkan suatu artikel maka pembaca dapat memberikan penilaian berdasarkan skala peringkat (rating). Satu untuk kiriman artikel yang buruk, dua adalah cukup buruk, tiga adalah biasa saja, empat untuk kiriman artikel yang baik, dan lima adalah untuk kiriman artikel yang sangat baik. Penilaian dari para pembaca tadi akan dirata-ratakan untuk mengetahui rating rata-rata dari tiap pengguna. Rata-rata rating yang terkumpul ditampilkan pada setiap posting untuk diketahui bersama. Hal ini dimaksudkan untuk mendorong orang lain untuk memilih posting yang lebih relevan dan berbobot. Peraih predikat ”user of the month”
bisa saja berjumlah lebih dari satu apabila
terdapat kasus jumlah posting dan rata-rata rating dari artikelnya sama dan pengguna tersebut berhak mendapatkan hadiah yang telah disediakan oleh pihak perusahaan dalam hal ini di sediakan oleh bagian HRD (Human Resources Development) sebagai pengelola
system knowledge management. Adanya penghargaan ini, dimaksudkan agar pengguna
138
termotivasi untuk berperan aktif dalam pengembangan knowledge perusahaan atau
knowledge pribadinya. Pengguna dapat melihat jumlah postingannya pada saat pengguna melakukan posting di menu forum. Pada menu forum tersebut, jumlah yang tertera adalah akumulasi dari posting yang telah di lakukan pengguna, baik itu posting berupa artikel baru, resensi, atau hal-hal lainnya.
139
4.5
Site map 4.5.1
Site map Knowledge Management untuk Pengguna (user site)
Gambar 4.11. Site map untuk Pengguna 4.5.2
Site map Knowledge Management untuk Admin (admin site)
140
Gambar 4.12. Site map untuk Admin 4.6
State Transition Diagram (STD) Pada User Site
141
Gambar 4.13. State Transition Diagram Halaman Masuk Pengguna
Pada Halaman Masuk ini, pengguna diwajibkan untuk mengisi username dan
password. Apabila username dan password benar dan diterima, maka pengguna dapat melanjutkan ke halaman berikutnya yaitu halaman utama. Apabila username dan
password salah, maka pengguna harus kembali ke halaman masuk untuk mengulangi memasukkan username
dan password yang benar. Apabila lupa username dan
password, pengguna harus mengkonfirmasi alamat e-mail
untuk mendapatkan
username dan password yang baru. Apabila alamat e-mail salah maka pengguna akan kembali ke halaman masuk, apabila benar maka username dan password yang baru akan dikirimkan langsung ke alamat e-mail pengguna.
142
Gambar 4.14. State Transition Diagram Halaman Utama Pengguna
Pada halaman utama ini, pengguna bisa mengakses menu-menu yang lain seperti menu dokumentasi, surat keputusan, komunitas, forum, masalah dan solusi, perpustakaan, download, dan ubah data. Semua menu ini akan ada di tiap halaman dan dapat diakses oleh pengguna. Apabila pengguna meng-klik menu forum misalnya, layar akan menampilkan halaman forum, dan apabila pengguna meng-klik kembali maka layar akan menampilkan halaman utama, begitu dan seterusnya. Menu keluar juga ada pada tiap halaman yang fungsinya untuk mengakhiri penggunaan sebuah web site.
143
akan menampilkan halaman utama, begitu dan seterusnya. Menu keluar juga ada pada tiap halaman yang fungsinya untuk mengakhiri penggunaan sebuah web site.
Gambar 4.15. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Berita Pengguna
Pada Menu Dokumentasi, pada sub menu berita, pengguna bisa melihat kumpulan berita-berita terbaru yang ada yang ada. Judul berita akan dikelompokkan menjadi dua kategori yaitu berita seputar perusahaan dan berita mengenai hal-hal yang bersifat umum. Pengguna tidak dapat menambahkan berita atau merubah-rubah isi berita. Berita akan diperbaruhi oleh admin.
Gambar 4.16. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Direktori Karyawan
144
Pada Menu Dokumentasi, pada sub menu direktori karyawan, pengguna bisa melihat data-data karyawan lainnya seperti nama, alamat, nomor telepon, jabatan, dan sebagainya. Tetapi pengguna tidak bisa melakukan perubahan pada data tersebut.
Gambar 4.17. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Notulen Rapat
Gambar 4.17 menjelaskan bagaimana langkah-langkah yang harus dilalui pengguna untuk dapat mengakses notulen rapat. Notulen rapat hanya dapat diakses oleh para peserta, undangan rapat, dan pimpinan saja. Notulen rapat berada di menu dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik notulen rapat, maka akan terlihat tampilan notulen rapat yang berisi pembagian notulen berdasarkan divisi dan bagian. Apabila pengguna meng-klik bagian dari tiap divisi, maka terdapat penjabaran berbagai macam rapat beserta notulen yang telah berlangsung di bagian tersebut. Apabila pengguna adalah
anggota dari salah satu rapat, maka dapat mengakses tampilan isi notulen.
145
Apabila pengguna bukan peserta dari rapat tersebut, maka layar akan menampilkan keterangan tidak terakses.
Gambar 4.18. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Deskripsi Pekerjaan
Gambar 4.18 menjelaskan bagaimana seorang pengguna dapat melihat deskripsi pekerjaan tiap jabatan dalam perusahaan. Deskripsi pekerjaan terdapat dalam menu dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik deskripsi pekerjaan, maka akan muncul tampilan penggolongan deskripsi pekerjaan berdasarkan divisi dan bagian. Apabila kemudian, pengguna meng-klik salah satu bagian dari divisi yang ada, maka akan muncul layar yang menampilkan jabatan-jabatan dalam bagian tersebut. Deskripsi pekerjaan dapat dilihat pada kotak di kanan apabila pengguna menggerakkan mouse di jabatan-jabatan yang tersedia. Deskripsi pekerjaan ditampilkan dalam bentuk roll over
image.
146
Gambar 4.19. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Modul Latihan
Gambar 4.19 menjelaskan langkah-langkah yang harus dilalui pengguna untuk dapat mengakses modul latihan. Modul Latihan ada di menu dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik modul latihan, maka layar akan menampilkan penggolongan modul latihan berdasarkan topik dan sub topik yang ada. Apabila pengguna meng-klik salah satu sub topik modul latihan, maka secara otomatis modul latihan akan di download. Detail modul latihan berupa file pdf. Pangguna hanya bisa membaca tanpa melakukan perubahan.
Gambar 4.20. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Laporan Kerja
147
Gambar 4.20 menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses laporan kerja. Sub menu laporan kerja dapat ditemukan dalam menu dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik laporan kerja, maka layar akan menampilkan pilihan laporan kerja berdasarkan divisi dan pengguna harus memilih salah satu dari divisi yang ada tersebut untuk melihat laporan kerja yang ada dalam tiap bagian. Setelah pengguna memilih salah satu bagian, maka layar akan menampilkan daftar laporan kerja yang ada dalam bagian tersebut, dan pengguna dapat mendownloadnya dengan cara meng-klik icon download. Apabila pengguna yang ingin mendownload tersebut berada dalam satu bagian yang sama dengan laporan kerja yang dipilih berdasarkan bagian, maka file download akan jalan. Tetapi apabila penguna tidak berada di dalam satu bagian yang sama dengan laporan yang dipilih maka file download akan tidak berhasil. Laporan kerja ini tertutup hanya untuk karyawan dalam bagian yang sama saja.
Gambar 4.21. State Transition Diagram Menu Surat Keputusan Gambar 4.21 mendeskripsikan bagaimana pengguna dapat mengakses surat keputusan. Surat keputusan merupakan salah satu menu utama pada knowledge
management PT. XYZ. Dimana apabila pengguna meng-klik menu surat keputusan tersebut, maka layar akan menampilkan berbagai jenis surat keputusan yang di golongkan berdasarkan sumbernya yaitu eksternal perusahaan dan internal perusahaan. Kemudian, apabila salah satu dari surat keputusan tadi di-klik, maka pengguna dapat melihat detailnya.
148
Gambar 4.22. State Transition Diagram Menu Buletin
Gambar 4.22 menjelaskan bagaimana langkah-langkah yang dilalui pengguna untuk dapat membaca buletin perusahaan. Buletin ada di dalam menu Komunitas. Apabila pengguna meng-klik buletin, maka layar akan menampilkan buletin-buletin yang telah di upload oleh admin. Apabila pengguna meng-klik salah satu buletin, maka pengguna dapat membaca keseluruhan isi buletin dalam bentuk file pdf.
Gambar 4.23. State Transition Diagram Menu Artikel Gambar 4.23 menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses dan mengirim artikel untuk dimuat dalam web ini. Sub menu artikel ada di dalam menu komunitas. Apabila pengguna meng-klik menu artikel, maka layar akan menampilkan topik-topik
149
yang tersedia beserta judul artikel yang dimuat. Pengguna bisa meng-klik judul tersebut untuk membaca artikel yang ada. Dan dapat juga memberikan rating atau penilaian terhadap artikel yang dibaca. Pada halaman tersebut pula, pengguna bisa mengirimkan artikelnya sendiri.
Gambar 4.24. State Transition Diagram Menu Agenda Kegiatan
Pengguna juga dapat melihat rangkaian kegiatan yang diadakan perusahaan pada sub menu agenda kegiatan yang terdapat dalam menu komunitas. Pengguna dapat meng-klik agenda kegiatan yang ingin diketahuinya untuk memperoleh keterangan yang
150
lebih lanjut. Pengguna juga dapat mendaftar dalam suatu acara kegiatan melalui web. Apabila kapasitas masih tersedia, maka secara otomatis pengguna telah terdaftar. Jika kapasitas penuh, pengguna tidak dapat lagi mengikuti agenda kegiatan.
Gambar 4.25. State Transition Diagram Menu Forum
Pada menu forum, pengguna dapat membaca, mengirimkan tanggapan, atau bisa juga mengirim posting baru untuk diperbincangkan di forum tersebut. Diharapkan setiap karyawan aktif dalam forum ini, dan berapa banyak jumlah kiriman menjadi salah satu patokan keaktifan karyawan, dan akan dihargai oleh perusahaan. Berapa banyak jumlah posting pengguna dapat dilihat tiap kali pengguna melakukan posting. Setiap kali melakukan posting, pengguna akan mendapatkan satu poin. Dan setiap kelipatan tiga point pengguna akan mendapatkan satu bintang. Jumlah bintang yang terkumpul akan menunjukkan keaktifan pengguna di dalam knowledge management ini.
151
Gambar 4.26. State Transition Diagram Menu Masalah dan Solusi
Gambar 4.26 Menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses menu masalah dan solusi. Menu di dikelompokkan berdasarkan faktor kesalahan yang terjadi. Dalam hal ini, ada tiga faktor kesalahan yang ada yaitu karena faktor manusia, mesin, atau prosedur. Kemudian akan dikelompokkan lagi menurut divisi-divi yang ada baru ke bagian-bagiannya. Pengguna dapat melihat masalah dan solusinya dengan memilih salah satu topik yang ada atau bisa juga mengirimkan topik masalah baru.
152
Gambar 4.27. State Transition Diagram Menu Download Menu download menyediakan kepada pengguna hal-hal yang biasa dicari oleh pengguna dengan maksud supaya mudah di dapatkan. Pada menu ini, pengguna dapat men-download file-file seperti proses bisnis perusahaan, deskripsi pekerjaan, prosedur, dan segala sesuatu yang umum untuk diketahui di perusahaan. Menu ini juga menyediakan formulir-formulir kosong untuk di download untuk memudahkan pengguna.
153
Gambar 4.28. State Transition Diagram Menu Perpustakaan
Gambar 4.28 mendiskripsikan bagaimana pengguna dapat mengakses menu perpustakaan. Di dalam menu ini, pengguna dapat melakukan pencarian buku koleksi perpustakaan, memberikan resensi buku apa saja yang bagus untuk dibaca dan ada tersedia di perpustakaan, serta melihat kumpulan koleksi buku baru yang diadakan perpustakaan. Pengguna juga dapat memberikan rekomendasi pengadaan barang jika perpustakaan tidak memiliki koleksi buku tersebut. Resensi buku yang di berikan sebaiknya disesuaikan dengan koleksi yang ada di perpustakaan. Tetapi tidak menutup kemungkinan
untuk
memberikan
resensi
di
luar
koleksi
perpustakaan.
Menu
perpustakaan dibuat untuk memaksimalkan fungsi perpustakaan yang perusahaan miliki.
154
Gambar 4.29. State Transition Diagram Menu Ubah Data
Menu ubah data adalah merupakan menu tambahan dan menu yang terakhir dalam web ini. Di dalam menu ini, pengguna dapat melakukan perubahan pada data pribadinya untuk pembaharuan dalam dokumen pembaharuan direktori karyawan. Selain itu, pengguna dapat melakukan perubahan pada passwordnya untuk alasan keamanan.
155
4.7
Rancangan Layar 4.7.1
Rancangan Layar Knowledge Management untuk Pengguna (user site)
Gambar 4.30. Rancangan Layar Halaman Masuk Ini merupakan tampilan awal ketika masuk ke dalam sistem knowledge
management PT. XYZ. Untuk dapat mengakses sistem ini, pengguna harus mengketik penggunaname dan password yang telah diberikan oleh perusahaan. Sistem ini ditujukan untuk sebagian besar karyawan PT. XYZ dari level supervisor hingga level pimpinan. Apabila penggunaname dan password telah terisi maka klik “masuk” dan nantinya akan muncul tampilan halaman utama. Apabila pengguna lupa akan passwordnya, maka dapat
156
meng-klik “Lupa Password ?” untuk mendapatkan konfirmasi password yang baru melalui alamat email pengguna tersebut. Yang akan ditampilkan dalam gambar dibawah ini.
Gambar 4.31. Rancangan Layar Lupa Password
Tampilan di atas merupakan tampilan yang akan muncul apabila pengguna meng-klik “Lupa Password ?”. Untuk mendapatkan konfirmasi password melalui email maka, pengguna bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi data pribadinya berupa nama lengkap dan alamat emailnya. Setalah itu meng-klik tombol “kirim Password Baru” yang setelah itu akan muncul tampilan dibawah ini.
157
Gambar 4.32. Rancangan Layar Password Telah Terkirim Halaman ini menunjukkan bahwa konfirmasi email telah berhasil dan password serta penggunaname yang baru telah dikirimkan ke pengguna bersangkutan melalui email. Apabila pengguna meng-klik “kembali” maka ia akan kembali ke halaman sebelumnya.
158
Navigasi
Button Menu
Gambar 4.33. Rancangan Layar Halaman Utama Tampilan di atas adalah tampilan setelah masuk (login) berhasil, yaitu halaman utama. Pada halaman utama, pengguna dapat melihat penjabaran visi misi perusahaan, bisa juga pengguna membaca berita terbaru atau artikel yang ada. Pada halaman ini, juga terdapat menu-menu seperti dokumentasi, surat keputusan, komunitas, forum, masalah dan solusi, download, perpustakaan. Dan pasa tiap menu tersebut masih ada sub menu yang lain untuk pengguna. Pada sebelah “greetings” terdapat juga menu untuk ubah data dimana pada menu tersebut pengguna dapat meng-update data pribadinya dan mengubah password. Pada pojok kiri dari web bagian atas, merupakan navigasi web yang berfungsi untuk mengetahui posisi pengguna dimana pada saat mengakses web tersebut.
Menu Ubah Data
159
Pop Up Menu
Gambar 4.34. Rancangan Layar Berita Berikut adalah tampilan halaman berita. Layar berita berada di dalam menu dokumentasi, dimana pengguna dapat membaca berita-berita baik itu seputar perusahaan maupun berita umum lainnya. Apabila salah satu daftar berita tersebut di klik maka, akan muncul berita lengkapnya seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
160
Gambar 4.35. Rancangan Layar Contoh Berita Ini adalah tampilan dari berita lengkapnya. Pada halaman ini, pengguna hanya bisa membaca berita tersebut. Apabila pengguna meng-klik button kembali ke indeks berita, maka akan ditampilkan layar sebelumnya. Pengguna juga dapat membaca berita sebelum dan sesudah dengan cara meng-klik button yang ada. Tetapi berita sebelum dan sesudah yang akan ditampilkan masih dalam kategori yang sama, apakah itu kategori berita perusahaan atau berita umum.
161
Gambar 4.36. Rancangan Layar Direktori Karyawan Ini merupakan tampilan dari direktori karyawan. Dimana pada halaman ini, pengguna dapat melihat data pribadi miliknya secara lengkap dan data pribadi milik karyawan lain yang hanya sebatas data seperti jabatan, divisi, bagian dan alamat email seperti tampak pada gambar di atas. Untuk melihat data pribadi karyawan secara lengkap pengguna dapat mengklik namanya yang tercantum pada layar. Pengguna juga dapat melakukan sort untuk memudahkan penglihatan, dan sort tersebut akan tersusun secara urut abjad “ascending”. Pengguna dapat juga melakukan pencarian baik itu berdasarkan nama, divisi, bagian, jabatan, maupun email.
162
Gambar 4.37. Rancangan Layar Untuk Detail Direktori Karyawan Ini merupakan tampilan apabila pengguna meng-klik nama di dalam direktori karyawan. Di sini, pengguna dapat melihat data-data lengkap miliknya mulai dari nama, alamat, tanggal lahir, email, divisi, bagian, jabatan, pendidikan, pengalaman kerja maupun prestasi. Apabila ingin memperbaharui atau merubah data, pengguna dapat melakukannya pada menu edit data pribadi. Apabila meng-klik button kembali, maka layar akan menampilkan halaman sebelum yaitu direktori karyawan.
163
Gambar 4.38. Rancangan Layar Hasil Pencarian Direktori Karyawan Ini merupakan tampilan dari hasil pencarian pada direktori karyawan, diasumsikan pada saat itu pengguna melakukan pencarian berdasarkan nama, maka secara otomatis hasil pencarian menampilkan hasil yang sesuai dengan kata kunci yang ada. Apabila ternyata tidak hasil pencarian tidak diketemukan, maka akan muncul tampilan yang menyatakan bahwa tidak ada hasil pencarian.
164
Gambar 4.39. Rancangan Layar Notulen Rapat Tampilan di atas adalah tampilan dari halaman notulen rapat. Pada halaman ini, notulen rapat akan dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan divisi dan bagiannya. Pada saat pengguna memilih salah satu bagian, maka layar akan menampilkan daftar notulen yang ada. Selain itu, pengguna juga dapat melakukan pencarian notulen berdasarkan kata kunci.
165
Gambar 4.40. Rancangan Layar Daftar Notulen Rapat Pada Bagian HRD Ini merupakan tampilan Notulen Rapat setelah pengguna memilih bagian. Di layar akan muncul daftar notulen yang ada dalam bagian terebut. Pengguna dapat mengakses notulen tersebut dengan cara meng-kliknya. Namun notulen tersebut hanya bisa diakses oleh undangan rapat baik yang hadir maupun tidak hadir dalam rapat tersebut, dan pihak pimpinan saja. Selain itu, pengguna juga dapat melakukan pencarian notulen berdasarkan kata kunci.
166
Gambar 4.41. Rancangan Layar Contoh Detail Notulen Rapat Gambar di atas adalah tampilan setelah pengguna meng-klik salah satu dari daftar notulen yang ada. Pengguna juga dapat mendownload notulen dengan cara meng-klik icon download yang disimbolkan dengan gambar disket. Button kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.
167
Gambar 4.42. Rancangan Layar Pengguna Tidak Dapat Mengakses Notulen Rapat Ini merupakan tampilan apabila pengguna yang tidak memiliki hak akses untuk membaca laporan mencoba untuk membuka doumen yang dimaksud. Layar akan menampilkan pesan bahwa pengguna bersangkutan tidak terdaftar sebagai undangan atau peserta rapat atau pimpinan.
168
Gambar 4.43. Rancangan Layar Hasil Pencarian Notulen Rapat Gambar di atas merupakan hasil pencarian notulen rapat berdasarkan kata kunci, Pengguna dapat membaca detail laporan dengan cara meng-klik pokok bahasan yang diinginkan.
169
Gambar 4.44. Rancangan Layar Deskripsi Pekerjaan Tampilan di atas merupakan tampilan dari deskripsi pekerjaan, dimana deskripsi pekerjaan akan di kelompokkan berdasarkan divisi dan bagian yang ada. Pengguna dapat meng-klik salah satu bagian yang diinginkan, dan kemudian layar akan menanpilkan tampilan seperti gambar di bawah ini.
170
Gambar 4.45. Rancangan Layar Detail Deskripsi Pekerjaan Ini merupakan tampilan dari detail deskripsi pekerjaan, pengguna dapat mendownload deskripsi pekerjaan dengan cara meng-klik icon download yang disimbolkan dengan gambar disket atau bisa juga membaca saja tampilan sederhana dari deskripsi pekerjaan dengan cara menggerakkan mouse di jabatan yang diinginkan, otomatis akan muncul deskripsi pekerjaan dalam bentuk rolll over image.
171
Gambar 4.46. Rancangan Layar Modul Latihan Gambar di atas merupakan tampilan dari modul latihan. Modul latihan dikelompokkan berdasarkan topik-topik yang ada. Pengguna dapat mendownload modul latihan dengan cara meng-klik icon download yang ada. Button “kembali” untuk kembali ke halaman utama.
172
Gambar 4.47. Rancangan Layar Laporan Kerja Ini merupakan tampilan dari halaman lapran kerja. Pada tampilan tersebut, laporan kerja dikelompokkan terlebih dahulu ke dalam divisi dan kemudian ke dalam bagian, baru setelah itu apabila pengguna meng-klik salah satu bagian maka daftar laporan kerja dalam bagian tersebut dapat dilihat. Laporan kerja hanya dapat diakses oleh orang pada bagian itu juga. Jadi maksudnya karyawan dari bagian pemasaran misalnya tidak dapat mengakses laporan kerja bagian penjualan.
173
Gambar 4.48. Rancangan Layar Laporan Kerja Pada Bagian HRD Ini merupakan tampilan daftar laporan kerja pada salah satu bagian. Pengguna yang memiliki hak akses dapat membaca dengan cara mendowloadnya.
174
Gambar 4.49. Rancangan Layar Tidak Memiliki Hak Akses Laporan Kerja Ini merupakan tampilan layar yang akan muncul apabila pengguna yang tidak memiliki hak akses mencoba untuk membuka laporan kerja bagian lain. Apabila pengguna meng-klik button “kembali” maka layar akan menampilkan halaman sebelumnya.
175
Gambar 4.50. Rancangan Layar Laporan Kerja Telah Berhasil Download Ini merupakan tampilan layar apabila pengguna telah selesai mendownload laporan kerja.
176
Gambar 4.51. Rancangan Layar Surat Keputusan Gambar di atas merupakan tampilan dari menu surat keputusan. Di tampilan tersebut dapat dilihat bahwa surat keputusan terbagi menjadi dua bagian besar yaitu surat keputusan internal dan eksternal. Internal di sini adalah dari dalam perusahaan dan eksternal berasa dari luar perusahaan seperti pemerintah. Pengguna dapat mendowload surat keputusan tersebut dengan cara meng-klik icon download yang ada. Button “kembali” untuk kembali ke halaman utama.
177
Gambar 4.52. Rancangan Layar Buletin Gambar di atas adalah tampilan untuk sub menu buletin yang berada di dalam menu komunitas. Pada layar akan terdapat buletin-buletin dengan edisi yang berbedabeda. Pengguna dapat mendownload buletin tersebut apabila ingin membacanya. Button
“ kembali” untuk kembali ke halaman utama.
178
Gambar 4.53. Rancangan Layar Artikel Gambar di atas adalah tampilan untuk sub menu artikel yang terdapat dalam menu komunitas. Artikel tersebut dibagi menjadi berbagai macam topik yang ada. Pengguna dapat membuka artikel yang ingin dibaca dengan cara meng-klik judul artikel yang ada. Pengguna juga dapat mengirimkan artikel miliknya dengan cara meng-klik
button “kirim artikel” yang ada di sebelah kanan atas layar artikel.
179
Gambar 4.54. Rancangan Layar Contoh Artikel Gambar di atas adalah tampilan salah satu contoh artikel. Pengguna dapat membaca artikel tersebut dan dapat memberikan penilaian kepada pengirim artikel dengan cara memilih dari skala 1 sampai 5 kemudian menekan button submit. Klik “kembali” apabila pengguna ingin kembali ke halaman sebelumnya.
180
Gambar 4.55. Rancangan Layar Kirim Artikel Gambar di atas adalah tampilan layar untuk pengiriman suatu artikel. Pengguna di dalam mengirimkan suatu artikel dapat dilakukan dengan cara mengketik secara langsung atau melalui attachment file. Setelah artikel di ketik, kemudian di berikan judul dan topik dan kemudian di upload.
181
Gambar 4.56. Rancangan Layar Artikel Terkirim Gambar di atas merupakan tampilan layar apabila pengguna telah berhasil mengirim artikelnya. Pengguna dapat kembali ke menu artikel dengan cara menekan link pada tulisan “klik” pada keterangan di layar.
182
Gambar 4.57. Rancangan Layar Agenda Kegiatan Ini merupakan tampilan layar untuk sub menu agenda kegiatan yang terletak pada menu komunitas. Pengguna dapat melihat detail agenda kegiatan dengan cara meng-klik link pada nama agenda kegiatan yang akan diselenggarakan.
183
Gambar 4.58. Rancangan Layar Detail Agenda Kegiatan Gambar di atas merupakan contoh tampilan salah satu detail agenda kegiatan. Untuk beberapa kegiatan tertentu, dapat dilakukan pendaftaran kegiatan seperti contohnya kegiatan seminar di atas. Button “daftar” untuk menampilkan layar pendaftaran peserta dan link “kembali” untuk kembali ke halaman sebelumnya.
184
Gambar 4.59. Rancangan Layar Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan Ini merupakan contoh formulir pendaftaran untuk suatu agenda kegiatan. Klik “ daftar” untuk melihat konfirmasi pendaftarannya.
185
Gambar 4.60. Rancangan Layar Sukses Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan Ini merupakan hasil konfirmasi pendaftaran agenda kegiatan yang dilakukan pengguna. Pada tampilan tersebut terlihat bahwa peserta telah terdaftar pada agenda kegiatan tersebut. Klik “kembali” untuk kembali ke halaman sebelumnya.
186
Gambar 4.61. Rancangan Layar Gagal Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan Ini merupakan tampilan apabila pengguna tidak terdaftar dalam agenda kegiatan yang dipilihnya. Hal ini dapat terjadi karena salah satunya kapasitas kegiatan sudah penuh atau bisa juga terjadi karena ada persyaratan khusus, misalnya kegiatan ditujukan untuk level manajer saja, tetapi pengguna dalam hal ini kedudukannya pada level supervisor, maka otomatis pengguna tidak terdaftar. Klik “kembali” untuk kembali pada halaman formulir pengisian pendaftaran kegiatan.
187
By category
Gambar 4.62. Rancangan Layar Halaman Forum Gambar di atas adalah tampilan untuk menu forum. Tampilan menu forum ini sengaja dibuat sangat sederhana untuk memudahkan pengguna yang belum akrab dengan forum. Forum ini ditampilkan berdasarkan pilihan kategori. Setelah itu masih dikelompokkan ke dalam topik-topik yang ada. Pengguna dapat membuat posting baru pada tiap-tiap topik yang ada. Pengguna juga dapat membaca atau memberikan balasan pada tiap postingan yang ada.
188
Next Page Gambar 4.63. Rancangan Layar Detail Forum Gambar di atas merupakan contoh tampilan apabila pengguna meng-klik salah satu posting dari topik yang tersedia. Dibawah identitas pengirim terdapat keterangan berapa kali dia telah melakukan posting dan dibawahnya lagi terdapat gambar bintang (*) sebagai simbol penghargaan, dimana tiap 3 kali posting mendapat 1 bintang. Hal itu dijelaskan pada batasan mengenai reward dan punishment di atas. Pengguna dapat mengirimkan balasan dengan cara meng-klik “kirim balasan” dan dapat juga kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik “kembali”.
189
Gambar 4.64. Rancangan Layar Balasan Ini merupakan tampilan layar untuk mengirim balasan. Pada kotak pertama berisi pembahasan dari orang pertama yang posting karena yang menjadi fokus atau bahan diskusi adalah posting pertama yang dikirim. Kotak kedua adalah tempat untuk mengisi balasan. Setelah selesai menuliskan balasan maka klik “kirim” untuk mengirimkan balasan tersebut.
190
Gambar 4.65. Rancangan Layar Kirim Posting Baru Ini adalah tampilan apabila pengguna ingin mengirimkan posting baru. Itu itu, pengguna harus mengisi judul dan pembahasan yang sesuai dengan topik yang dipilih. Setelah itu klik “kirim” untuk mengirimkan postingan yang baru.
191
Gambar 4.66. Rancangan Layar Menu Masalah dan Solusi Gambar di atas adalah tampilan untuk masalah dan solusi. Masalah dan Solusi dibagi menjadi tiga kategori yaitu berdasarkan kesalahan manusia, berdasarkan kesalahan mesin, dan berdasarkan kesalahan prosedur. Setelah memilih berdasarkan kategori kesalahan, pengguna harus memilih masalah dan solusi berdasarkan pengelompokkan divisi dan bagian yang ada.
192
Gambar 4.67. Rancangan Layar Topik Masalah dan Solusi di Bagian HRD Ini merupakan tampilan setelah pengguna memilih salah satu bagian untuk masalah dan solusi. Pada halaman ini, pengguna dapat memilih salah satu topik masalah yang ada untuk dibaca. Selain itu pengguna juga dapat mengirimkan masalah dan solusi dengan cara meng-klik “kirim masalah dan solusi”.
193
Gambar 4.68. Rancangan Layar Detail Masalah dan Solusi Ini merupakan tampilan layar untuk detail masalah dan solusi dari salah satu bagian. Pengguna hanya dapat membaca saja tanpa melakukan perubahan. Pengguna dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan meng-klik “kembali”.
194
Gambar 4.69. Rancangan Layar Download Formulir Gambar diatas adalah tampilan layar untu menu download formulir. Pada tampilan tersebut terdapat banyak sekali daftar formulir kosong yang dapat di download dengan bebas oleh pengguna dalam hal ini karyawan.
195
Gambar 4.70. Rancangan Layar Download Arsip Ini merupakan tampilan untuk download arsip. Sama seperti di atas (download formuir), pengguna dapat mendownload arsip-arsip umum perusahaan yang dapat digunakan untuk membantu pekerjaan mereka. Arsip ini bersifat umum bagi karyawan perusahaan sehingga semua karyawan dapat mendownloadnya.
196
Gambar 4.71. Rancangan Layar Progress Download Gambar ini adalah tampilan pada saat pengguna men-download file yang diinginkan baik itu arsip atau formulir. Apabila download tidak jalan, pengguna dapat mengulangi dengan cara meng-klik petunjuk yang ada.
197
Gambar 4.72. Rancangan Tampilan Layar Sukses Download File Gambar di atas adalah tampilan layar apabila pengguna telah selesai men-
download file baik itu arsip ataupun formulir. Pengguna dapat kembali kehalaman sebelumnya dengan meng-klik petunjuk yang ada.
198
Info Buku Baru
Gambar 4.73. Rancangan Layar Pencarian di Perpustakaan Gambar di atas adalah tampilan untuk menu perpustakaan pada sub menu pencarian buku. Pengguna dapat melihat buku-buku baru yang ada dalam koleksi perpustakaan. Selain itu, sesuai tujuannya, pengguna dapat melakukan pencarian buku yang terdapat dalam koleksi perpustakaan berdasarkan kata kunci.
199
Gambar 4.74. Rancangan Layar Hasil Pencarian di Perpustakaan Gambar diatas adalah tampilan untuk hasil pencarian buku. Pengguna dapat melihat hasil pencarian sesuai dengan kata kunci lainnya dengan meng-klik halaman selanjutnya. Pengguna juga dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara mengklik “kembali ke halaman pencarian”.
200
Gambar 4.75. Rancangan Layar Pencarian Tidak Ditemukan di Koleksi Perpustakaan Gambar diatas adalah tampilan untuk hasil pencarian yang tidak ditemukan atau tidak terdapat dalam koleksi perpustakaan. Pengguna dapat kembali ke halaman sebelumnya, atau pengguna dapat merekomendasikan untuk pengadaan buku yang dimaksud dengan cara mengklik button “rekomendasi buku ini”.
201
Gambar 4.76. Rancangan Layar Resensi Buku Untuk Perpustakaan Gambar di atas adalah tampilan layar untuk resensi buku. Pengguna dapat membaca resensi buku yang ada dengan cara meng-klik salah satu judul bulu yang tersedia. Selain itu, pengguna dapat mengirimkan resensi buku yang bagus untuk dibaca dengan cara meng-klik “kirim resensi buku”.
202
Gambar 4.77. Rancangan Layar Detail Resensi Buku Ini adalah tampilan layar untuk contoh detail resensi buku. Pengguna hanya dapat membaca resensi buku. Selain itu pengguna dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara mengklik link “kembali”.
203
Gambar 4.78. Rancangan Layar Kirim Resensi Gambar di atas adalah tampilan layar untuk kirim resensi buku. Pada halaman ini, pengguna diwajibkan untuk mengisi formulir secara lengkap dan jelas sebelum dikirim. Setelah resensi ditulis, pengguna dapat mengirimnya dengan cara meng-klik
button ”kirim” dibawah.
204
Gambar 4.79. Rancangan Layar Resensi Sukses Terkirim Gambar di atas adalah tampilan layar setelah pengguna mengirimkan resensi buku. Pengguna dapat kembali ke halaman resensi dengan cara meng-klik petunjuk yang ada.
205
Gambar 4.80. Rancangan Layar Ubah Data Gambar di atas adalah tampilan layar untuk menu ubah data. Menu ubah data ini bisa ditemukan pada link ”edit” di kanan atas sebelah greetings. Pada tampilan ini, pengguna dapat merubah data pribadinya melalui link edit data pribadi atau dapat juga merubah passwordnya melalui link ubah password.
206
Gambar 4.81. Rancangan Layar Edit Data Pribadi Gambar di atas ini adalah tampilan untuk edit data pribadi. Di halaman ini, pengguna diwajibkan untuk mengisi formulir mengenai data diri yang terbaru untuk kemudian di simpan ke dalam arsip perusahaan.
207
Gambar 4.82. Rancangan Layar Edit Data Tersimpan Gambar di atas adalah tampilan apabila pengguna selesai dan telah berhasil melakukan perubahan pada data pribadinya. Pengguna dapat kembali ke halaman utama dengan cara meng-klik link yang telah disediakan.
208
Gambar 4.83. Rancangan Layar Ubah Password Ini merupakan tampilan layar untuk melakukan perubahan password. Pengguna dapat melakukan perubahan password dengan cara mengisi formulir yang telah disediakan. Setelah formulir di isi semuanya, pengguna dapat meng-klik konfirmasi
password yang nantinya akan menampilkan layar seperti dibawah ini.
209
Gambar 4.84. Rancangan Layar Password Baru Telah Terdaftar Gambar di atas menampilkan bahwa password yang baru telah terdaftar. Pengguna dapat kembali ke halaman utama dengan cara meng-klik link yang disediakan.
210
4.7.2
Rancangan Layar Knowledge Management untuk Admin (admin site)
Gambar 4.85. Rancangan Layar Halaman Masuk
211
Gambar 4.86. Rancangan Layar Lupa Password
Gambar 4.87. Rancangan Layar Password Telah Terkirim Gambar 4.84., Gambar 4.85., dan Gambar 4.86. Merupakan tampilan pada halaman masuk untuk admin. Tidak ada perbedaan tampilan layar pada halaman masuk
212
untuk pengguna dan admin. Perbedaan hanya pada susunan password yang dibedakan saja.
Gambar 4.88. Rancangan Layar Halaman Utama Gambar di atas adalah tampilan untuk halaman utama pada admin site. Tampak sekilas tidak ada perbedaaan pada halaman utama pengguna dan admin. Perbedaan hanya pada penamaan menu saja dan tidak ada menu “edit” untuk mengubah data pribadi pada kanan atas sebelah “greetings”.
213
Gambar 4.89. Rancangan Layar Aktivitas Pengguna Gambar di atas adalah tampilan untuk aktivitas pengguna. Di mana pada halaman ini, admin dapat memantau aktivitas pengguna dalam penerapan knowledge
management berbasis web ini. Di halaman ini, admin dapat mengetahui siapa kira-kira peraih ”user of the month”. Daftar pengguna yang ditampilkan diurutkan berdasarkan jumlah posting terbanyak dan kemudian jumlah rating yang tertinggi.
214
Gambar 4.90. Rancangan Layar Berita Ini merupakan tampilan layar untuk berita. Tampilan ini hampir sama dengan tampilan layar pada pengguna. Pada admin site, admin dapat melakukan perubahan isi dari web seperti edit, hapus dan kirim berita.
215
Gambar 4.91. Rancangan Layar Kirim Berita Gambar di atas adalah tampilan admin untuk kirim berita. Untuk pengiriman berita, admin harus mengklasifikasikan terlebih dahulu berita yang hendak dikirim apakah itu bersifat umum atau berita seputar internal perusahaan dengan cara memilih salah satu dari radio button yang ada.
216
Gambar 4.92. Rancangan Layar Edit Berita Gambar di atas adalah tampilan admin untuk edit berita. Pada tampilan tersebut
admin dapat langsung melakukan perubahan berita yang diinginkan. Setelah selesai, admin harus meng-klik button “simpan” agar berita tersebut berubah.
217
Gambar 4.93. Rancangan Layar Direktori Karyawan Ini adalah tampilan layar untuk Direktori Karyawan, di sini admin dapat melakukan perubahan terhadap isi direktori karyawan baik itu hapus, edit atau menambahkan direktori. Untuk menghapus, mengedit maupun menambahkan direktori,
admin harus mencetang kotak check list yang ada di samping nama karyawan yang hendak diperbaharui. Setelah itu admin baru memilih aktivitas apa yang hendak dilakukan apa itu hapus atau edit. Kalau untuk tambahkan direktori, admin tidak perlu mencentang salah satu nama karyawan.
218
Gambar 4.94. Rancangan Layar Edit Direktori Karyawan Ini adalah tampilan untuk edit direktori karyawan. Admin dapat langsung melakukan perubahan data karyawan pada text box yang ada. Setelah selesai melakukan perubahan, klik simpan untuk menyimpan data terbaru.
219
Gambar 4.95. Rancangan Layar Tambahkan Direktori Karyawan Ini adalah rancangan layar admin untuk tambahkan direktori karyawan. Pada halaman ini, Layar akan menampilkan formulir yang berkaitan dengan data-data karyawan untuk diisi oleh admin. Admin harus mengisi formulir tersebut secara lengkap. Setelah semuanya terisi, klik “tambahkan” untuk menambahkan list karyawan.
220
Gambar 4.96. Rancangan Layar Upload Notulen Ini adalah layar untuk upload notulen. Pada menu notulen rapat ini, admin dapat melakukan perubahan notulen rapat seperti upload notulen baru, edit notulen dan hapus notulen. Untuk upload notulen, admin harus mengisi form seperti terlihat pada tampilan tersebut. File notulen berupa file attachment.
221
Gambar 4.97. Rancangan Layar Berhasil Upload Notulen Ini adalah rancangan layar apabila admin telah berhasil meng-upload notulen rapat. Admin dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara mengklik link yang disediakan.
222
Gambar 4.98. Rancangan Layar Edit Notulen Ini adalah rancangan layar untuk edit notulen, tampilannya sama persis seperti
upload maupun hapus notulen hanya dibedakan di button terakhirnya saja yang disesuaikan dengan fungsi. Untuk mengedit notulen, admin harus mengisi form tersebut lalu klik selanjutnya, maka akan muncul tampilan detail laporan yang dipilih, pada saat detail laporan muncul, admin dapat melakukan perubahan-perubahan tulisan yang diperlukan.
223
Gambar 4.99. Rancangan Layar Hapus Notulen Tampilan untuk hapus notulen juga tidak berbeda jauh seperti edit, perbedaan hanya pada button yang terletak dibawah yang disesuaikan dengan fungsinya saja.
Admin dapat mengisi formulir yang disediakan, setelah itu klik ”hapus”. Maka layar akan menampilkan halaman yang berisikan konfirmasi apakah file notulen tersebut benar akan di hapus. Apabila tidak jadi, maka layar akan menampilkan halaman hapus notulen seperti di atas, jika iya akan dihapus, maka layar akan menampilkan konfirmasi bahwa notulen telah berhasil dihapus. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
224
Gambar 4.100. Rancangan Layar Notulen Berhasil Dihapus Ini adalah tampilan layar apabila notulen telah berhasil dihapus. Admin dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang di sediakan.
225
Gambar 4.101. Rancangan Layar Update Deskripsi Pekerjaan Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar untuk update deskripsi pekerjaan. Pada update deskripsi pekerjaan, admin dapat melakukan perubahan berupa hapus dan upload deskripsi pekerjaan. Admin harus mengisi formulir yang ditampilkan setelah itu, memilih apakah formulir itu akan di upload atau akan di hapus dengan cara meng-klik button yang ada.
226
Gambar 4.102. Rancangan Layar Berhasil Upload Deskripsi Pekerjaan Ini adalah tampilan apabila deskripsi pekerjaan berhasil di upload. Admin dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang disediakan.
227
Gambar 4.103. Rancangan Layar Berhasil Hapus Deskripsi Pekerjaan Ini adalah tampilan apabila deskripsi pekerjaan berhasil di hapus. Admin dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang disediakan.
228
Gambar 4.104. Rancangan Layar Modul Latihan Tampilan di atas adalah rancangan layar untuk modul latihan. Hampir sama dengan tampilan modul latihan pada pengguna, tampilan pada admin memiliki kelebihan yaitu terdapat button edit dan hapus yang dapat digunakan untuk memperbaharui isi dari modul latihan. Admin dapat melakukan perubahan tersebut dengan cara meng-klik button yang diinginkan di sebelah judul modul yang diinginkan. Admin juga dapat mengupload modul yang terbaru dengan cara mengklik button ”upload modul” yang terletak di pokok kanan atas tampilan.
229
Gambar 4.105. Rancangan Layar Laporan Kerja Gambar di atas adalah rancangan layar untuk laporan kerja. Pada halaman ini,
admin dapat melakukan perubahan seperti edit, hapus dan upload laporan kerja. Untuk melakukan perubahan tersebut, admin harus mengisi form yang disediakan yang berisi mengenai laporan tersebut termasuk dalam divisi dan bagian apa, lalu judul laporan, file attachment diisi hanya untuk upload laporan kerja.
230
Gambar 4.106. Rancangan Layar Surat Keputusan Gambar di atas adalah tampilan admin untuk menu surat keputusan. Pada halaman ini, admin dapat mengupload surat keputusan yang baru yang dibedakan berdasarkan kategorinya, apakah itu bersifat eksternal atau internal. Admin juga dapat melakukan edit surat keputusan dan hapus surat keputusan. Semua fungsi yang dapat dilakukan oleh admin ada dalam button yang tersedia di sebelah surat keputusan yang hendak diperbaharui. Button ”upload surat keputusan” ada di pojok kanan atas dr halaman surat keputusan.
231
Gambar 4.107. Rancangan Layar Upload Buletin Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar admin untuk upload buletin. Sub menu upload buletin terdapat dalam menu komunitas. Admin dapat mengupload buletin edisi terbaru dengan cara meng-klik button ”upload buletin” atau dapat juga menghapus
buletin
edisi
yang
lama.
menghubungkan admin ke halaman utama.
Link
”kembali”
di
pojok
bawah
kanan
232
Gambar 4.108. Rancangan Layar Artikel Masuk Tampilan layar di atas adalah rancangan layar admin untuk artikel masuk. Di mana pada halaman ini, admin dapat menyortir artikel apa yang dikirim oleh pengguna apakah itu layak untuk di tampilkan atau tidak. Admin dapat menyetujui artikel dengan cara meng-klik approve dan otomatis setelah di approve, artikel tersebut akan ditampilkan di site pengguna. Dan dapat juga menolak dengan cara meng-klik reject yang artinya artikel tersebut di hapus dan tidak akan ditampilkan di site pengguna.
Admin juga dapat mengupload artikel dengan cara meng-klik button upload artikel di pojok kanan atas.
233
Gambar 4.109. Rancangan Layar Forum Gambar di atas adalah rangcangang layar admin untuk menu forum. Ada sedikit perbedaan antara tampilan untuk pengguna dan admin. Admin dapat menghapus posting yang tidak relevan dan dapat menutup posting agar pengguna tidak lagi bisa membalas pembahasan yang ada. Untuk menghapus posting disimbolkan dengan icon silang di sebelah kiri judul posting. Dan untuk menutup posting disimbolkan dengan icon ”lock” di sebelah icon silang/ cross. Admin juga dapat mengirim posting baru.
234
Gambar 4.110. Rancangan Layar Detail Forum Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar admin untuk detail forum. Hampir sama seperti tampilan di site pengguna, pada admin site terdapat icon silang/cross di tiap nama-nama pengirim posting untuk menghapus kiriman pengguna yang di rasa tidak layak dan relevan oleh admin. Bisa saja dihapus karena kiriman tidak sesuai dengan topik atau bisa juga dihapus karena menyinggung pengguna yang lain dan sebagainya. Admin dapat memberikan balasan pada forum tersebut. Dan link ”kembali” akan membawa admin pada halaman forum.
235
Gambar 4.111. Rancangan Layar Masalah dan Solusi Gambar di atas adalah tampilan layar untuk menu masalah dan solusi sub menu kesalahan manusia. Pada halaman itu terlihat bahwa masalah dan solusi dikelompokkan ke dalam tiap-tiap bagian yang ada dalam divisi perusahaan. Admin dapat meng-klik bagian yang diinginkan untuk melihat topik-topik masalah dan solusi atau melakukan perubahan.
236
Gambar 4.112. Rancangan Layar Topik Masalah dan Solusi Ini merupakan tampilan setelah admin memilih salah satu bagian pada tampilan sebelumnya. Pada halaman ini, admin bisa melakukan perubahan pada topik masalah dan solusi seperti mengedit, dan menghapus. Admin juga dapat mengirimkan masalah dan solusi baru atau bisa juga menyortir masalah dan solusi yang masuk, apakah itu layak untuk ditampilkan atau tidak.
237
Gambar 4.113. Rancangan Layar File Download Ini adalah tampilan layar untuk file download. Pada halaman ini admin dapat melakukan perubahan file-file download yang disediakan bagi pengguna seperti menghapus atau mengedit. Admin bisa juga melakukan upload file download yang baru. File download ini dibedakan menjadi dua kelompok yaitu file yang berupa formulir kosong bersifat umum bagi internal perusahaan dan arsip umum bersifat umum bagi perusahaan.
238
Gambar 4.114. Rancangan Layar Upload File Download Gambar di atas adalah rancangan layar admin untuk mengupload file download. Pada halaman ini, admin dapat mengupload file untuk dapat di download oleh pengguna dengan cara mengisi formulir yang ada pada tampilan. Setelah formulir diisi lengkap,
admin dapat menekan button ”upload”. Secara otomatis file tersebut akan masuk ke dalam daftar file yang dapat didownload oleh pengguna.
239
Gambar 4.115. Rancangan Layar Tambah Koleksi Perpustakaan Gambar di atas adalah tampilan layar admin untuk menu perpustakaan sub menu tambah koleksi. Di sini admin dapat menambahkan koleksi-koleksi buku terbaru yang dibeli perpustakaan. Untuk menambahkan ke dalam daftar koleksi maka, admin harus mengisi formulir di atas baru setelah itu klik ”tambahkan koleksi”. Secara otomatis, buku yang baru saja di tambahkan pada daftar koleksi oleh admin akan muncul pada layar pengguna pada info buku baru.
240
Gambar 4.116. Rancangan Layar Status Resensi Gambar di atas adalah tampilan admin untuk sub menu status resensi. Pada halaman ini, admin dapat menyortir resensi-resensi buku yang dikirim oleh pengguna, apakah itu layak untuk ditampilkan maupun tidak. Apabila layak ditampilkan, maka
admin harus meng-approve resensi yang masuk tersebut, apabila tidak layak maka resensi tersebut harus di reject atau di hapus. Admin juga dapat mengirim resensi buku.
241
4.8 x
Kebutuhan Minimum Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Kebutuhan minimal perangkat keras Server: Spesifikasi
Harga (IDR)
Jumlah (IDR)
Processor Intel Xeon 3.4 GHz (Support Dual 3.500.000
3.500.000
560.000
1.120.000
2.150.000
2.150.000
Power Supply 450 W
770.000
770.000
DVD CDRW Combo
250.000
250.000
Keyboard+ Optical Mouse
141.000
141.000
450.000
450.000
1.699.000
1.699.000
Processor) 2MB, EM 64T, 8000 Mhz FSB Memory RAM, 2 GB (2x1024MB) DDR2 400MHz Up to 12 GB MotherBoard 1xPCIex8, 1xPCIex4, 2xPCI, VGA 16MB, 1x Gbe NIC, 4xSATA-II, DIMM up to GB DDR 2 ECC
Harddisk 80GB (Up to 300 10k SCSI, Up to 250GB) (7200rpm) SATA Monitor LCD 1024x768
TOTAL
x
Kebutuhan minimal piranti lunak -
Sistem Operasi XP Pro XP 2
-
Microsoft Office 2003
-
Acrobat Reader
-
Software Xamps / Appserv
10.080.000
242
Untuk client, perusahaan tidak perlu membeli karena sudah memiliki fasilitas komputer client yang kompatible untuk sistem knowledge management. Banyaknya komputer client yang ada di dalam perusahaan tersebut kurang lebih sekitar 210 buah. Komputer tersebut akan terbagi dalam tiap bagian dengan menyesuaikan jumlah anggota bagian dan keperluan dari tiap-tiap bagian yang ada. Jadi, mungkin saja di bagian satu dengan bagian yang lain tidak memiliki jumlah inventaris komputer yang sama. Komputer yang ada dalam perusahaan tersebut dapat diakses oleh seluruh karyawan pada level supervisor hingga pimpinan. Sistem ini hanya bisa diakses oleh karyawan di level supervisor hingga level pimpinan. Spesifikasi perangkat keras yang ada untuk komputer client tersebut adalah: - Procesor AMD Athlon 64-3000 Socket 939 Single core - Mother board MSI ,type K8NGM2(MS-7207 v-2.0) - Chipset nVidia nForce 410 - Ram 2x256 DDR Mb up to 4Gb (dual channel) - Hard disk 80 Gb, 7200rpm SATA - Floppy Disc drive 1.44 Mb/3,5" - Monitor SVGA 15" Flat square - Integrated 8 channel audio codec - Intergrated LAN 100 MB - 1xPCI expressx16 slot - 1xPCI expressx1 slot - 2xPCI Master 32 bit PCI bus slot - 1xUltra ATA-133 port - 2x SATA 2-300 mbps - Multimedia keyboard + optical scroll mouse
243
- Casing ATX 5510 ,300 Watt through put Sedangkan perangkat keras yang ada dalam komputer client juga sudah mendukung karena sistem yang dibangun hanya memerlukan software standar sehingga tidak perlu melakukan penambahan software. Software standar yang sudah ada pada komputer client antara lain Microsoft Office 2003 termasuk di dalamnya Internet Browser seperti Internet
Explorer 5.0, Acrobat Reader.
4.9
Topologi jaringan Topologi adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer
lainnya sehingga membentuk jaringan. Untuk sistem knowledge management berbasis web yang terintegrasi dengan internet ini, diusulkan untuk menggunakan topologi jaringan bus/ garis lurus karena pertimbangan layout yang sederhana dan mudah untuk dikembangkan. Topologi jaringan bus dimana semua sentral dihubungkan secara langsung pada medium transmisi dengan konfigurasi yang disebut Bus. Transmisi sinyal dari suatu sentral tidak dialirkan secara bersamaan dalam dua arah. Topologi jaringan ini menggunakan protokol
ethernet dimana untuk aksesnya menggunakan metode CSMA/CD (Carrier Sense Multiple Access/ Collision Detection). Sistem ini menjelaskan bahwa setiap komputer memperhatikan ke dalam kabel dari network sebelum mengirimkan sesuatu ke dalamnya. Jika dalam jaringan tidak ada aktivitas atau bersih, maka komputer akan mentransmisikan data. Jika ada transmisi lain di dalam kabel, komputer akan menunggu dan mencoba kembali transmisi jika jaringan telah bersih. Kadangkala dua buah komputer melakukan transmisi pada waktu bersamaan, jika hal ini terjadi maka masing-masing komputer akan mundur dan menunggu kesempatan secara acak untuk menstransmisikan data kembali.
244
Segmen Keuangan
Segmen Makerting
Gambar 4.117. Rancangan Topologi Jaringan
