60 BAB 3 PROJECT PREPARATION
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Profil Perusahaan PT. Krakatau Steel (Persero) adalah satu-satunya industri baja terpadu di Indonesia dan terbesar di Asia Tenggara yang berlokasi di Cilegon. PT. Krakatau Steel merupakan salah satu Badan Usaha M ilik Negara (BUM N) yang mulai beroperasi secara komersial tahun 1977. Saat ini PT. Krakatau Steel mengidentifikasi bahwa terdapat 3 faktor yang mempengaruhi persaingan bisnis, yaitu teknologi, pasar terbuka dan privatisasi. Pasar terbuka dan privatisasi sedang terjadi dan akan terus terjadi, sehingga tidak dapat dihindari dan bahkan harus dihadapi. Dalam mewujudkan pencapaian visi perusahaan perlu didukung oleh teknologi informasi yang handal. Untuk itu PT. Krakatau Steel selalu melaksanakan penyempurnaan berkesinambungan terhadap peralatan dan sistem yang ada, serta membuat perencanaan teknologi informasi yang berjalan searah dengan perencanaan bisnis perusahaan.
Perencanaan ini
menekankan pada perbaikan proses bisnis perusahaan secara menyeluruh dan integrasi sistem informasi melalui penerapan Enterprise Resource Planning (ERP). PT. Krakatau Steel telah memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak SAP. Pada awalnya, PT. Krakatau Steel menerapkan SAP R/2 dengan modul Material Management dan Plant Maintenance pada tahun 1996, dan
61 saat ini PT. Krakatau Steel memutuskan untuk melakukan implementasi SAP R/3. 3.1.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Krakatau Steel didirikan pada tanggal 31 Agustus 1970, bertepatan dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah RI No.35 tahun 1970 tentang Penyertaan M odal Negara Republik Indonesia untuk Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Krakatau Steel. Pembangunan industri baja ini dimulai dengan memanfaatkan sisa peralatan proyek baja Trikora, yakni untuk Pabrik Kawat Baja, Pabrik Baja Tulangan dan Pabrik Baja Profil. Pabrik-pabrik ini diresmikan penggunaannya oleh Presiden Republik Indonesia pada tahun 1977. Pada tahun 1979 dilangsungkan peresmian penggunaan fasilitasfasilitas produksi seperti Pabrik Besi Spons dengan kapasitas 1,5 juta ton/tahun, Pabrik Billet Baja dengan kapasitas 500.000 ton/tahun, Pabrik Batang Kawat dengan kapasitas 220.000 ton/tahun serta fasilitas infrastruktur berupa Pusat Pembangkit Listrik Tenaga Uap 400 M W, Pusat Penjernihan Air, Pelabuhan Cigading serta sistem telekomunikasi. Pada tahun 1983 diresmikan beroperasinya Pabrik Slab Baja dan Pabrik Baja Lembaran Panas. Pada tahun 1991 Pabrik Baja Lembaran Dingin yang merupakan pabrik baja perusahaan patungan yang berada di kawasan industri Cilegon bergabung menjadi unit produksi
62 PT. Krakatau Steel, melengkapi pabrik-pabrik baja lain yang telah ada.
3.1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi dari PT. Krakatau Steel adalah sebagai berikut : •
Visi PT. Krakatau Steel Perusahaan baja terpadu dengan keunggulan kompetitif untuk tumbuh dan berkembang secara berkesinambungan menjadi perusahaan terkemuka di dunia.
•
M isi PT. Krakatau Steel M enyediakan produk baja bermutu dan jasa terkait bagi kemakmuran bangsa.
3.1.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi PT. Krakatau Steel bersifat fungsional. Struktur ini telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuan dan misi yang diembannya. Dalam struktur organisasi PT. Krakatau Steel, jabatan Direktur Utama tidak termasuk dalam struktur kepegawaian, karena diangkat langsung oleh M enteri Perindustrian. Direktur Utama sebagai pimpinan PT. Krakatau Steel membawahi 6 Direktur Pelaksana yang juga masing-masing membawahi direktoratnya, yang antara lain: 1. Direktur Perencanaan dan Teknologi
63 2. Direktur Produksi 3. Direktur Sumber Daya M anusia (SDM ) dan Umum 4. Direktur Keuangan 5. Direktur Pemasaran 6. Direktur Logistik Direktur Logistik yang membawahi Direktorat Logistik bertanggung jawab atas kegiatan pembelian, khususnya pada Subdirektorat
Pembelian.
Adapun
struktur
digambarkan dalam bagan berikut :
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Logistik
organisasinya
64
Gambar 3.2 S truktur Organisasi pada S ubdirektorat Pembelian
Setiap jabatan pada Logistik memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1.
Direktur Logistik Direktur Logistik bertanggung jawab atas pengesahan dokumen-dokumen seperti Purchase Requisition, Harga Perkiraan Standar/Owner Estimate (HPS/OE), Purchase Order pada tingkat Direktorat.
2.
General Manager Pembelian General
Manager Pembelian bertanggung jawab atas
pengesahan
dokumen-dokumen
seperti
Purchase
Requisition, HPS/OE, Purchase Order pada tingkat Subdirektorat. 3.
Manager
65 Manager bertugas mengepalai divisi-divisi yang ada pada PT. Krakatau Steel. Secara umum bertanggung jawab atas pengesahaan
dokumen
tertentu
seperti
Purchase
Requisition, HPS/OE, Purchase Order pada tingkat divisi. Adapun tanggung jawab masing-masing Manager sesuai divisinya ialah : a.
Manager Divisi Procurement Sparepart Bertanggung jawab atas seluruh purchasing material jenis sparepart.
b.
Manager Divisi Raw Material and Operation Supply Bertanggung jawab atas seluruh purchasing material jenis Raw Material dan Operation Supply.
c.
Manager Divisi Procurement Service Bertanggung jawab atas seluruh Procurement jenis Service.
4.
Superintendent Superintendent bertanggung jawab dalam mengesahkan dokumen tertentu seperti Purchase Requisition, HPS/OE, Purchase Order pada tingkat departemen. Adapun tanggung jawab Superintendent pada masing-masing departemen: a. Superintendent Procurement Sparepart Elektrik Bertanggung jawab atas seluruh purchasing material jenis sparepart elektrik.
66 b. Superintendent
Procurement
Sparepart
M ekanik
Bertanggung jawab atas seluruh purchasing material jenis sparepart mekanik. c. Superintendent Procurement Raw Material Bertanggung jawab atas seluruh purchasing material jenis Raw Material d. Superintendent Procurement Operation Supply Bertanggung jawab atas seluruh purchasing material jenis Operation Supply. e. Superintendent Procurement Service Perawatan Bertanggung jawab atas seluruh Procurement jenis Service Perawatan. f. Superintendent Procurement Service Non Perawatan Bertanggung jawab atas seluruh Procurement jenis Service non perawatan. 5.
Buyer Buyer
merupakan
pihak
yang
bertanggung
jawab
memutuskan pembelian setingkat user.
3.1.2
Proses Bisnis Purchasing (Lokal) Material 3.1.2.1 Permintaan Pembelian Permintaan pembelian merupakan proses meminta pembelian material
yang dibutuhkan
oleh
karyawan
departemen
yang
bersangkutan. Sebelum melakukan permintaan pembelian, karyawan
67 departemen meminta material dengan membuat reservasi ke gudang. Bagian Gudang akan mengecek ketersediaan material yang diajukan menggunakan sistem SAP, dikirimkan,
jika tidak
jika tersedia maka material langsung
tersedia maka Bagian
Gudang akan
memberikan konfirmasi ketidaktersediaan material via telepon. Setelah
menerima konfirmasi tersebut,
karyawan
departemen
membuat dokumen reservasi yang memuat keterangan mengenai permintaan material seperti tanggal permintaan, material, spesifikasi, serta kuantitas material yang dibutuhkan. Reservasi ini ditujukan ke Bagian Perencanaan. Pembuatan dokumen reservasi dilakukan diluar sistem SAP. Setiap periode tertentu akan dibuatkan laporan reservasi. Reservasi yang masuk dievaluasi apakah permintaan atas material tersebut memang diperlukan, dan apakah sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika reservasi dinyatakan tidak disetujui maka akan di evaluasi lebih lanjut oleh Bagian perencanaan. Jika disetujui maka langsung dibuatkan Purchase Requisition (PR). PR ini wajib dibuat karena setiap pembelian yang dilakukan harus berdasarkan kebutuhan, dan setiap kebutuhan harus dicatat melalui PR yang diproses dengan sistem SAP. PR berisi material, spesifikasi material, tanggal pengiriman, pihak yang meminta pembelian, rincian material yang ingin dibeli, dan keterangan-keterangan lain yang diperlukan. Setiap periode tertentu akan dibuat laporan PR dengan menggunakan sistem SAP. Pada PT. Krakatau Steel, setiap permintaan pembelian harus
68 disertakan dengan harga perkiraan atas pembelian material tersebut. Harga ini dikenal dengan
istilah HPS/OE (Harga Perkiraan
Sendiri/Owner Estimate). Sebelum melakukan pembuatan PR harus dicek terlebih dahulu apakah HPS/OE ada atau tidak. Jika ada maka HPS/OE langsung dicantumkan, tetapi jika tidak maka HPS/OE akan dibuat untuk material tersebut oleh Bagian Evaluator HPS/OE.
Harga Perkiraan S endiri/Owner Estimate (HPS /OE) HPS/OE merupakan batas maksimal dari harga pembelian. Perhitungan HPS/OE bersumber dari : •
Harga pemerintah (harga yang ditentukan pemerintah)
•
Harga pasar (harga dari pabrik, agen, trading)
•
Ekskalasi (perhitungan sendiri dengan melihat dari ketetapan pemerintah, kondisi pasar, dan lain-lain)
•
Estimate engineering (penentuan harga berdasarkan harga dari komponen-komponennya)
•
Anggaran (baik anggaran yang sudah ditetapkan dan juga harga-harga sebelumnya)
•
Penentuan HPS/OE ini dijalankan apabila terjadi :
•
M aterial yang diminta belum pernah dibeli sehingga belum diketahui harganya.
•
Harga dari material tersebut sudah diketahui tetapi masa validitasnya telah berakhir.
69 HPS/OE yang dihasilkan nantinya akan disetujui oleh pihak yang berwenang. HPS/OE yang telah disetujui memiliki validitas sampai dengan satu tahun. Sehingga ketika ada permintaan pembelian material yang sama dalam kurun waktu satu tahun itu, tidak perlu lagi menjalankan perhitungan HPS/OE cukup diambil dari HPS/OE yang telah ada. Nilai dari HPS/OE akan disertakan ke dalam PR. PR baru bisa disetujui apabila sudah tercantum HPS/OE yang valid sesuai tanggal yang berlaku. Baik persetujuan HPS/OE dan juga persetujuan PR, dilakukan secara bertingkat dari tingkatan manajemen terendah sampai dengan direktur, berdasarkan besarnya permintaan pembelian. Jika material yang diminta tersebut telah memiliki HPS/OE (telah pernah dibeli sebelumnya) maka HPS/OE-nya dapat diambil dari Purchasing Info Record (PIR).
Jika belum memiliki HPS/OE maka
Bagian Evaluator HPS/OE akan menentukan HPS/OE berdasarkan sumber-sumber HPS/OE yang ada. Pemrosesan HP S/OE ini dilakukan diluar sistem SAP. Setelah itu Bagian Evaluator HPS/OE mengeluarkan dokumen HPS/OE untuk material tersebut. HPS/OE yang tertera pada pada dokumen akan dicantumkan didalam PR. Setiap periode tertentu akan dibuatkan laporan HPS/OE diluar sistem SAP. Pembuatan PR selain dari dokumen Reservasi juga dapat bersumber dari Contract yang telah dibuat dengan vendor tertentu. Untuk pembuatan PR yang berasal dari Contract Bagian Perencanaan akan melakukan melakukan Adopt Contract, sehingga keterangan mengenai
70 material, spesifikasi material, vendor, dan kesepakatan pengiriman telah dapat diperoleh.
Contract Pembuatan PR selain dari dokumen reservasi dapat juga bersumber dari Contract. Contract merupakan perjanjian pembelian material tertentu dengan suatu vendor dalam jangka waktu yang telah disepakati. Jadi untuk pembelian material jenis tertentu PT. Krakatau Steel dapat langsung membuat PR melalui Contract yang telah dibuat. Contract berisikan keterangan mengenai kesepakatan pembelian seperti material, spesifikasi material, vendor, jangka waktu berlaku Contract, kesepakatan pengiriman dan sebagainya. PR yang telah dikeluarkan akan memasuki proses persetujuan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berwenang seperti Superintendent, M anajer, dan Direktur secara manual (dengan menandatangani dokumen PR sebagai tanda disetujui). Proses persetujuan ini dilakukan bertingkat sesuai dengan nilai dari PR. Semakin tinggi nilai PR maka semakin tinggi tingkatan
persetujuannya.
Hal
ini
ditujukan
untuk
mengurangi
penyelewengan permintaan-permintaan pembelian yang diluar kebutuhan dan kemampuan perusahaan. PR dapat saja dipertimbangkan kembali oleh pihak-pihak yang berwenang apabila dinilai masih belum sesuai dengan kebutuhan ataupun anggaran. Akan dilakukan Change PR atas perubahan PR yang terjadi. PR dapat juga ditolak, apabila dinyatakan benar-benar tidak sesuai
71 dengan kebutuhan ataupun angaran yang tersedia. PR yang ditolak ini akan melalaui proses Cancel PR oleh Bagian perencanaan menggunakan sistem SAP. Selanjutnya Bagian Perencanaan akan melakukan konfirmasi penolakan PR pada karyawan departemen. Karyawan Departemen meninjau kembali Reservasi untuk PR tersebut. Jika Reservasi tersebut dinilai tidak layak diajukan kembali maka reservasi akan dibatalkan. Jika masih layak diajukan kembali maka dibuat reservasi baru berdasarkan reservasi lama tersebut. PR yang telah disetujui
akan diteruskan ke
proses permintaan dan pemilihan vendor. Bagian Perencanaan akan melakukan pembuatan laporan PR secara berkala menggunakan sistem SAP, biasanya setiap sebulan sekali, ataupun ketika pihak manajerial meminta laporan PR.
72
Gambar 3.3 Flowchart Permintaan Pembelian
73 3.1.2.2 Permintaan Penawaran dan Pemilihan Vendor Permintaan Penawaran merupakan proses untuk menentukan vendor untuk pembelian material-material yang diminta pada permintaan pembelian. Proses ini tidak dilakukan pada pembelian yang terikat kontrak ataupun pemilihan vendor dengan penunjukan langsung. Tetapi hanya pada proses pembelian dengan penawaran tender. Di dalam PR yang telah disetujui terdapat rincian material dengan komoditinya, dan juga HPS/OE. Untuk menentukan kepada siapa pembelian ini ditujukan, PT. Krakatau Steel akan memberikan tawaran kepada vendor yang terdaftar dalam DPT (Daftar Peserta Tender). Proses penentuan DPT dapat diuraikan sebagai berikut: Untuk dapat mengikuti tender, vendor harus datang ke PT. Krakatau Steel dan mendaftar sebagai rekanan PT. Krakatau Steel. Proses Pendaftaran rekanan PT. Krakatau Steel ditangani oleh Bagian Vendor Management. Pendaftaran sebagai rekanan PT. Krakatau Steel harus dilengkapi dengan surat-surat pendukung seperti surat izin usaha,
sertifikat
komoditi
dan
sebagainya.
Bagian
Vendor
Management akan melakukan pengecekan kelengkapan vendor seperti keabsahan dokumen, kredibilitas vendor, jika telah sesuai maka didaftar ke dalam sistem SAP serta akan dikeluarkan Tanda Daftar Rekanan untuk vendor tersebut. Selanjutnya Bagian Vendor Management akan mendaftar komoditi-komoditi milik vendor. Jika
74 tidak sesuai maka dilakukan konfirmasi penolakan kepada vendor yang bersangkutan via telepon. Pada periode tertentu akan dibuatkan laporan vendor dengan menggunakan sistem SAP. Ketika ada permintaan pembelian, dilakukan pencocokan antara komoditi dari material yang dibeli yang ada pada PR dengan komoditi yang dimiliki vendor. Komoditi akan dicek diluar sistem SAP kemudian akan dibandingkan dengan PR. Vendor-vendor yang memiliki komoditi sesuai akan masuk ke dalam DPT (Daftar Peserta Tender) yang dibuat oleh Bagian Pembelian. Ada kasus-kasus tertentu di mana status vendor diblok karena alasan tertentu, sehingga vendor tersebut dinilai tidak layak untuk masuk ke dalam DPT. Untuk dapat masuk ke dalam DPT, dinilai dari : •
Kesesuaian komoditi yang dimiliki vendor dengan material yang akan dibeli.
•
Kinerja dari vendor yang dinilai dengan menggunakan Passing Grade.
•
Validitas dokumen vendor atau masa berlaku dokumendokumen yang dimiliki vendor.
•
Diblok atau tidaknya status vendor. Status vendor yang diblok harus disertai alasan (Block Reason), seperti : Claim atas vendor karena kualitas material yang tidak baik, pembatalan PO oleh vendor, pemalsuan dokumen, material tidak original,
75 pemalsuan sertifikat manufaktur, performa yang tidak baik, ataupun validitas dokumen-dokumen vendor. Bagian
yang
mengelola
DPT
adalah
Bagian
Vendor
Management, dan hanya Bagian tersebut yang mengetahui vendor mana saja yang diblok. Bagian Pembelian hanya menerima daftar vendor yang sudah
tertera dalam DPT,
untuk mengurangi
subjektivitas dalam pembelian. DPT yang dikeluarkan harus mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang seperti Superintendent, Manager, dan Direktur. Persetujuan DPT dilakukan secara bertingkat. Jika DPT tidak disetujui maka akan dilakukan peninjauan ulang oleh Bagian pembelian seperti penggantian beberapa vendor yang dinilai tidak kompeten untuk menjadi peserta tender. DPT yang telah disetujui akan dibuatkan laporanya di luar sistem SAP. Setelah DPT disetujui maka Request For Quotation (RFQ) sebagai permintaan penawaran akan dibuat melalui sistem SAP. PT. Krakatau Steel akan mendistribusikan RFQ yang berisi rincian spesifikasi material, jumlah, aturan pengiriman, dan batas waktu pengumpulan tawaran kepada vendor-vendor pada Daftar Peserta Tender (DPT). RFQ ini akan didistribusikan melalui pos atau fax kepada vendor oleh Bagian Vendor Management. Selanjutnya, vendor akan mengirimkan Quotation (tawaran) yang berisi spesifikasi material, harga, jumlah yang disanggupi vendor, aturan pengiriman, aturan pembayaran, dan informasi lainnya
76 ke PT. Krakatau Steel yang pertama kali akan diterima oleh Bagian Vendor
Management untuk
kemudian
diteruskan
ke Bagian
Pembelian. Quotation yang telah diterima sesuai dengan RFQ akan dimasukan ke sistem SAP. Quotation yang telah dianggap sesuai akan diseleksi lebih lanjut melalui proses Comparison Of Quotation (COQ) dalam sistem SAP untuk memilih maksimal 10 vendor terbaik yang layak untuk mengikuti tender. Bagian Pembelian akan membuat Surat Undangan Tender (SUT) untuk 10 vendor terbaik yang akan dikirimkan oleh Bagian Vendor Management. SUT berisikan undangan untuk menghadiri proses tender pada waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh Bagian Pembelian. Proses tender pada PT. Krakatau Steel dilakukan dengan Online Bidding yaitu proses dimana vendor-vendor yang diundang dikumpulkan dalam suatu ruangan dan melakukan penawaran (Bidding) menggunakan system yang khusus dirancang untuk Bidding. Proses Online Bidding terdiri atas maksimal tiga kali proses Bidding untuk menemukan pemenang tender. Setiap Bidding yang dilakukan dibatasi dalam waktu tertentu. Bidding dimulai dengan pemasukan harga tawaran ke dalam sistem oleh perwakilan vendor, kemudian setelah waktu Bidding habis, sistem otomatis akan mengevaluasi nominal harga tawaran tender dan diurutkan dari harga terendah
(ranking pertama)
ke yang tertinggi,
hasilnya akan
ditampilkan di layar utama tanpa menampilkan nama pemilik harga
77 tersebut. Hal ini memicu perwakilan tender lainnya untuk memasukan harga terendah agar harganya tampil sebagai ranking pertama yang berarti harga pemenang tender. Setelah didapat pemenang Bidding, maka dilakukan peng-update-an harga hasil Bidding ke dalam Quotation awal dengan cara memasukan harga tersebut ke sistem SAP. Selanjutnya dilakukan proses COQ lagi untuk membandingkan peserta tender tidak hanya dari sisi harga seperti pada proses Online Bidding tetapi juga dari sisi Service, kualitas material yang ditawarkan. Pada proses COQ ini, disertakan nilai HPS/OE sebagai pembanding dengan cara memasukan HPS/OE kedalam proses COQ. Sebelumnya dilakukan proses pengecekan HPS/OE diluar sistem SAP. Apabila pernah terjadi pembelian atas material tersebut maka HPS/OE dapat diambil dari Purchasing Info Record (PIR) tetapi jika belum pernah maka diambil dari database HPS/OE. Dari has il COQ ini dipilih satu vendor dengan Quotation terbaik. Vendor hasil COQ dibandingkan dengan vendor pemenang Bidding, dipilih yang memiliki harga, Service, kualitas yang terbaik sebagai pemenang tender utama. Apabila harga terendah pemenang tender utama masih diatas HPS/OE maka dilakukan proses negosiasi. Beberapa kemungkinan yang mungkin terjadi : •
Bila negosiasi dengan pemenang pertama tidak berhasil, maka akan dilakukan negosiasi dengan pemenang kedua.
•
Bila negosiasi dengan pemenang kedua tidak berhasil, maka akan dilakukan negosiasi dengan pemenang ketiga.
78 •
Bila negosiasi dengan pemenang ketiga tidak berhasil, maka akan dilakukan proses retender.
•
Bila dari hasil retender tidak berhasil mendapatkan harga yang sama dengan atau di bawah nilai HPS/OE, maka harus ditinjau kembali nilai HPS/OE yang mungkin terlalu rendah. Atau dapat juga langsung dilakukan pengesahan apabila harga
yang ditawarkan sama atau lebih rendah dari HPS/OE. Setelah diperoleh vendor yang akan diajak kerja sama, maka PT. Krakatau Steel akan mempertimbangkan apakah vendor tersebut layak untuk dikontrak sebagai vendor tetap, khusus untuk pembelian material yang tertera dalam Quotationnya. Jika layak maka akan dibuatkan Contract yang dibuat dalam sistem SAP. Contract berisikan perjanjian pembelian material serta syarat-syarat pembeliannya yang berlaku dalam jangka waktu tertentu. Jika tidak layak untuk dikontrak, maka akan dibuatkan perjanjian pembelian berupa Memorandum Of Understanding (M OU) yang berisikan kesepakatan pembelian material, spesifikasi, harga dan syarat-syarat pembelian dengan vendor untuk kebutuhan kali itu saja. Perjanjian pembelian ini selanjutnya akan digunakan sebagai dasar dalam pemrosesan pembelian.
79
Gambar 3.4 Flowchart Permintaan Penawaran dan Pemilihan Vendor
80 3.1.2.3 Pemrosesan Pembelian
Transaksi pembelian pada PT. Krakatau Steel mengeluarkan Purchase Order (PO) sebagai bukti pembelian, yang pemrosesanya dilakukan oleh Bagian Pembelian dan diproses menggunakan sistem SAP. PO dapat diproses berdasarkan PR, Contract, Scheduling agreement dan sebagainya. Bagian Pembelian akan melakukan proses Adopt atas salah satu dokumen tersebut jika pembelian didasarkan atas salah satunya. Contract dengan vendor disimpan dalam suatu transaksi yang disebut Source Of Supply, yang berisi material, vendor, kontrak, dan masa berlaku kontrak (validitas). PO merupakan perjanjian resmi atas transaksi pembelian antara PT. Krakatau Steel dengan vendor. PO berisi vendor yang dipilih, material, jumlah, harga, tanggal pengiriman, kondisi pembelian dan lain-lain. PO yang telah dibuat akan melalui proses persetujuan yang dilakukan oleh pihak-pihak berwenang seperti Superintendent, M anajer, dan Direktur. Persetujuan ini dilakukan secara bertingkat tergantung dari nilai PO. Semakin besar nilai PO maka semakin tinggi tingkatan persetujuannya. Jika disetujui maka Bagian Vendor Management akan mengirimkan PO tersebut ke vendor. Jika tidak disetujui maka akan dilakukan evaluasi PO. Pada evaluasi ini akan dipertimbangkan apakah isi PO baik dari material, vendor, syarat pembelian masih ada yang tidak sesuai dengan budget dan kondisi perusahaan. Jika hasil
81 evaluasi ini adalah PO masih mungkin untuk diteruskan maka akan dilakukan perubahan isi PO (Change PO) dan akan diajukan ulang ke proses persetujuan. Jika sebaliknya, maka PO akan dibatalkan (Cancel PO). Perubahan maupun pembatalan PO dilakukan melalui sistem SAP. Dengan adanya perubahan ataupun pembatalan PO maka akan dikeluarkan memo dinas oleh Bagian Pembelian yang ditujukan untuk karyawan departemen sebagai pemberitahuan perubahan PO. PO yang telah disetujui akan langsung dikirimkan ke vendor oleh Bagian Vendor Management. Pada periode tertentu akan dibuatkan laporan PO (Laporan Pembelian) dengan menggunakan sistem SAP. Setelah PO dikirimkan ke vendor, akan terus dilakukan pengawasan terhadap PO (PO Monitoring) dan diawasi apakah tanggal pengiriman sudah jatuh tempo atau belum. Bagian Pembelian dapat membuat Reminder kepada vendor melalui sistem SAP, apabila sudah mendekati tanggal pengiriman yang telah ditentukan. Reminder ini akan dikirimkan kepada vendor oleh Bagian Vendor Management. Dan kemudian vendor dapat saja mengkonfirmasi Reminder tersebut pada Bagian Vendor Management. Jika konfirmasinya berisikan permohonan untuk memperpanjang tanggal delivery maka akan
dilakukan
negosiasi
tanggal
dengan
vendor
tersebut.
Permohonan perpanjangan tanggal delivery yang disetujui akan berdampak
pada
pengubahan
PO.
Bagian
Pembelian
mengeluarkan Amandemen PO untuk vendor sebagai bukti
akan
82 konfirmasi sah dan M emo Dinas untuk karyawan departemen yang meminta pembelian sebagai pemberitahuan atas perubahan tanggal yang terjadi. Sedangkan untuk permohonan perpanjangan tanggal delivery yang tidak disetujui akan dilakukan pembatalan PO. Atas hal ini Bagian Pembelian akan mengeluarkan Surat Batal Purchase Order (SBPO) untuk vendor dan M emo Dinas untuk karyawan departemen yang meminta pembelian sebagai pemberitahuan atas pembatalan yang terjadi. Ketika Vendor memberikan konfirmasi bahwa material siap dikirim maka PT. Krakatau Steel tinggal menunggu proses penerimaan material pada tangal yang ditentukan.
Pengubahan PO setelah PO dikirim ke vendor PO yang telah dibuat dan dikirimkan dapat saja diubah karena alasan tertentu dan tentunya perubahan ini disepakati oleh vendor dan PT. Krakatau Steel. Perubahan PO ini dapat berupa perubahan kuantitas dikarenakan kebutuhan, perubahan tanggal Delivery ataupun perubahan aturan pembelian dikarenakan kondisi perusahaan.
Pembatalan PO setelah PO dikirim ke vendor Selain dapat diubah PO yang telah dibuat dan dikirimkan dapat juga dibatalkan oleh vendor maupun oleh PT. Krakatau Steel. PO yang dibatalkan oleh PT. Krakatau Steel berdasarkan salah satu keadaan sebagai berikut :
83 • Apabila vendor tidak dapat mengirim material dalam jangka waktu yang telah ditentukan. • Apabila material yang dikirimkan selalu tidak lulus inspeksi (reject). • Apabila jumlah material yang dikirimkan tidak lengkap. Pembatalan PO dapat dilakukan per-item atau seluruhnya, dan harus disertai alasan. Apabila pembatalan PO dilakukan oleh pihak vendor, maka setelah pembatalan PO tersebut disetujui, status vendor akan diblok sampai vendor membayar pinalti atas pembatalan tersebut. Sedangkan pembatalan PO yang dilakukan oleh PT. Krakatau Steel, tidak akan merubah status apapun dari vendor, dan tidak ada pembebanan pinalti kepada vendor.
84
Gambar 3.5 Flowchart Pemrosesan Pembelian
85 3.1.2.4 Penerimaan Material dan Pengajuan Claim Vendor akan mengirimkan material sesuai dengan waktu yang telah disepakati dengan dilengkapi Delivery Note. M aterial yang datang, pertama kali diterima dan ditempatkan di suatu area yang disebut Holding Area. Pada saat penerimaan material tersebut dilakukan Good Receipt yang menandakan bahwa material telah diterima, tetapi belum mempengaruhi jumlah stok material. Proses penerimaan material ini akan menghasilkan GR yang akan digunakan untuk proses selanjutnya, yaitu pemeriksaan material secara fisik. Pemeriksaan material secara fisik dilakukan oleh Bagian Quality Control. Pada pengecekan fisik akan diperiksa kesesuaian material yang diterima dengan material yang dipesan pada PO, baik dari segi spesifikasi dan juga jumlahnya. Selain itu juga dilakukan pengecekan pada kondisi fisik material. Ada beberapa kondisi hasil pengecekan : • Jumlah material yang diterima lebih banyak daripada jumlah pada PO. Apabila masih dalam toleransi, maka material akan diterima dan akan dibuatkan PO baru atas kelebihan material, tetapi sebelumnya harus dibuatkan PR dan disetujui oleh yang berwenang. Tetapi apabila di luar batas toleransi maka kelebihan material akan ditolak. • Jumlah material yang diterima lebih sedikit daripada jumlah pada PO. M aterial akan diterima, dan PO akan diubah.
86 • Apabila spesifikasi dan kualitas material yang diterima tidak sesuai dengan yang ada pada PO, maka material tidak dapat diterima. • Apabila spesifikasi dan kualitas material yang diterima sesuai dengan PO, maka material akan diterima. Apabila material yang diterima memiliki spesifikasi dan jumlah yang tidak sesuai dengan PO, atau kondisi fisik material tidak baik, maka akan dilakukan pengembalian atas material yang tidak sesuai tersebut ke vendor, dengan dilampirkan Catatan Pengembalian M aterial (CPB). Apabila material yang diterima memiliki spesifikasi dan jumlah yang sesuai dengan PO, serta kondisi fisik material tersebut baik, maka selanjutnya akan dilakukan penerimaan material hasil inspeksi fisik dengan melampirkan GR yang tadi serta Delivery Note dari vendor yang telah dicap. M aterial yang lolos pemeriksaan (inspeksi) fisik, selanjutnya akan dilakukan inspeksi kualitas (mutu) yang dilakukan oleh Bagian Quality Control. Jika hasil inspeksi kualitas menyatakan bahwa kualitas material buruk, maka akan dilakukan pengembalian (Retur) kepada vendor dengan melampirkan RRN (Rejection Report Note). Jika hasil inspeksi kualitas menyatakan bahwa kualitas material baik, maka akan dibuatkan RIR (Receiving Inspection
87 Report). Berdasarkan RIR tersebut, akan dilakukan Good Receipt yang akan menambah jumlah stok material di gudang. Setiap periode tertentu akan dibuatkan laporan GR (Laporan Penerimaan M aterial) dengan menggunakan sistem SAP. Setelah
proses penerimaan
material selesai,
dilakukan
pemindahan material (Transfer Posting) ke gudang pelayanan dan material siap dipakai. Ketika material tersebut dipakai dan ternyata kondisi material rusak (tidak baik), maka karyawan akan melakukan konfirmasi untuk Claim ke Bagian Administrasi Claim. Pengajuan Claim diawali dengan pra-Claim yang merupakan pemberitahuan kepada vendor untuk permohonan klarifikasi atas kualitas material yang tidak baik. Apabila vendor tidak memberikan klarifikasi atau hasil klarifikasi menunjukkan bahwa kesalahan memang terletak pada vendor, maka PT. Krakatau Steel akan secara resmi mengajukan Claim. Claim yang diajukan kepada vendor dapat juga dikarenakan faktor lain, antara lain : • Claim atas keterlambatan pengiriman material. • Claim atas kesalahan spesifikasi material yang dikirim. • Claim atas ketidaksesuain jumlah. • Claim atas kualitas material yang tidak baik. • Claim atas pembatalan PO oleh vendor. • Claim atas harga yang terlalu mahal dan lain-lain.
88 Setelah Claim diajukan, akan dilakukan negosiasi dengan pihak vendor untuk menentukan kesepakatan selanjutnya apakah vendor harus mengganti material atau uang. Jika hasil kesepakatan adalah vendor harus mengganti uang atau melakukan pemotongan atas tagihan (yang belum dibayar), maka akan dibuatkan Surat Kesepakatan Claim (SKC) yang menunjukkan besarnya nilai yang harus diganti oleh vendor. Jika hasil kesepakatan berupa penggantian material, maka Bagian Administrasi Claim melakukan konfirmasi ke Bagian Gudang untuk mengembalikan material ke vendor. Setelah vendor mengirim material ganti, Bagian Gudang akan melakukan konfirmasi kepada Bagian Administrasi Claim atas penerimaan material ganti tersebut. Dan status Claim vendor akan ditutup (Close). Pada periode tertentu akan dibuatkan laporan Claim yang diproses diluar sistem SAP. Setiap periode tertentu, akan dibuat Laporan Penerimaan M aterial dan juga Laporan Claim
89
Gambar 3.6 Flowchart Penerimaan Material dan Pengajuan Claim
90 3.1.2.5 Verifikasi Tagihan Vendor akan mengirimkan tagihan atas pembelian material tersebut. Bagian Keuangan akan mencocokkan besarnya tagihan dengan : • PO, untuk mengetahui kesepakatan harga atas material yang dibeli. • GR, pada saat penerimaan material setelah inspeksi kualitas untuk mengetahui jumlah material yang diterima. • Surat Kesepakatan Claim untuk mengetahui besarnya potongan tagihan atas kesepakatan Claim. Jika besarnya tagihan sudah sesuai, maka akan dibuatkan Invoice melalui proses Invoice Verification. Selanjutnya akan dilakukan pengecekan dan persetujuan Invoice oleh Bagian yang lebih tinggi. Jika ketika dicek ternyata ditemukan ada kesalahan, maka Invoice akan di-pending sampai disetujui. Jika Invoice telah disetujui, Invoice tersebut akan diteruskan ke proses selanjutnya, yaitu proses pembayaran. Setiap periode tertentu akan dibuatkan Laporan Tagihan yang telah diverifikasi.
91
Gambar 3.7 Flowchart Verifikasi Tagihan
92 3.2 Proyek S AP pada PT. Krakatau S teel (Trust) Sejalan
dengan
komitmen
untuk
meningkatkan
peran
teknologi
informasi dalam mengintegrasikan proses bisnisnya dan meningkatkan budaya perusahaan, serta mengintegrasikan sistem informasinya, PT. Krakatau Steel telah memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak SAP sebagai alatnya. Proyek implementasi SAP R/3 pada PT. Krakatau Steel dinamakan Proyek Trust. Dimaksudkan agar seluruh pihak yang terlibat dalam proyek ini memiliki keyakinan penuh bahwa proyek implementasi SAP ini dapat berjalan dengan sukses dan membawa perubahan bagi PT. Krakatau Steel ke arah yang lebih baik lagi.
Gambar 3.8 Logo Proyek Implementasi S AP pada PT. Krakatau S teel
M isi dari proyek Trust ini adalah terciptanya sistem informasi korporat yang terintegrasi dengan menggunakan sistem SAP serta penyempurnaan proses bisnis melalui streamlining, penggunaan "Best-practice" dan meningkatkan compliance yang mengarah kepada efisiensi dan sinkronisasi strategi bisnis (Operational Excellence). Dengan tercapainya Operational Excellence melalui sistem SAP, PT. Krakatau Steel diharapkan beroperasi seperti mekanisme yang terintegrasi. SAP akan memberikan transparansi dan kemudahan dalam memberikan informasi kepada pimpinan di PT. Krakatau Steel dalam pengambilan keputusan. Operational
93 Excellence akan menjadikan dasar perkembangan masa depan PT. Krakatau Steel untuk menjadi pemain kelas dunia dalam industri besi baja (Steel Industry).
3.2.1
Tujuan dan Manfaat Proyek S AP Tujuan keseluruhan proyek ini adalah untuk melakukan tranformasi bisnis dan merasionalkan berbagai sistem informasi yang saat ini digunakan menjadi solusi terintegrasi dengan menggunakan sistem SAP. Secara umum tujuan proyek di antaranya adalah: •
M enyempurnakan proses bisnis perusahaan yang mengakomodasi bestpractice secara optimal dalam sistem SAP untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengambilan keputusan manajemen PT. Krakatau Steel sebagai perusahaan baja kelas dunia.
•
M endapatkan pengendalian keuangan dan sistem pengelolan kas serta sistem pengendalian manajemen yang lebih baik.
•
M emperbaiki kualitas modal kerja melalui perbaikan perputaran persediaan dan percepatan cash-to-cash cycle.
•
M enghasilkan pelaporan yang standar, cepat, tepat, akurat, dengan adanya peningkatan kualitas penyediaan data yang menjamin integritas, konsistensi, dan transparansi informasi.
•
M emberikan kemudahan untuk mengidentifikasi profitabilitas penjualan produk yang lebih detail dan akurat.
•
M emperoleh keselarasan yang lebih tinggi antara penjualan dan produksi untuk meningkatkan Corporate Service level.
94 •
M enyediakan sistem yang aman dan andal yang juga mudah untuk dioperasikan dan dipelihara/dirawat.
•
M endorong program perubahan budaya perusahaan, salah satunya dengan menerapkan sistem pengukuran kinerja yang lebih baik dan efektif.
M anfaat utama yang diharapkan dari proyek ini adalah sebagai berikut: •
M endukung lingkungan bisnis yang fleksibel, berkembang, dan responsif.
•
M enghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti data entry ganda.
•
M engadopsi best-practice secara optimal.
•
Proses tutup buku pada akhir bulan dan akhir tahun lebih mudah dan cepat.
•
M eningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
•
M enurunkan
biaya-biaya administratif,
meningkatkan
kemampuan
karyawan dalam aktivitas analisis bukan pada masalah-masalah transaksional, serta memberikan fokus pada penyediaan informasi saat ini dan analisis untuk masa yang akan datang berdasarkan rekonsiliasi dan pelaporan data historis. •
M emberikan solusi terintegrasi atas kelemahan sistem saat ini.
•
M emberikan streamline processes dan mengurangi pemborosan.
•
M endukung sharing informasi dan akses.
•
M enyediakan Interface yang sederhana dan mudah digunakan.
•
Pengelolaan persediaan yang lebih baik.
95 3.2.1.1 S asaran Implementasi S AP Modul Material Management M odul Material Management merupakan salah satu modul pada SAP R/3 yang diimplementasikan oleh PT. Krakatau Steel untuk menangani proses pengadaan dan pengelolaan material (termasuk jasa) serta pergerakannya, baik untuk Incoming Material (Procure) maupun Material Production. Tujuan
dari implementasi SAP
R/3
M odul Material
Management pada PT. Krakatau Steel antara lain: a. M eminimalisir stok persediaan. b. M eminimalisir leadtime proses pengadaan. c. M endapatkan vendor yang tepat. d. M emperoleh harga yang kompetitif. e. M emperoleh material dengan kualitas yang baik yang sesuai dengan permintaan. f. M emudahkan pemantauan dan analisa pengadaan. Dalam M odul Material Management yang diimplementasi oleh PT. Krakatau Steel terdapat tiga bagian yang berperan penting bagi proses bisnis logistik, yaitu : 1. MRP (Material Requirement Planning) Material Requirement Planning yang diterapkan pada PT. Krakatau Steel bertujuan untuk : •
M engurangi
kesalahan
planning
dengan
menggunakan
otomatisasi perencanaan pembuatan permintaan pembelian
96 •
M eningkatkan Turn Over (perputaran material).
•
M engurangi biaya persediaan.
•
M engurangi kebutuhan darurat.
2. Batch Management Batch Management yang diterapkan pada PT. Krakatau Steel bertujuan untuk : •
M emudahkan proses tracking.
•
M emudahkan aktivitas kerja penyimpanan dan pengeluaran material.
•
M emudahkan analisa kondisi stok material.
3. Inspection Method Inspection Method yang diterapkan pada PT. Krakatau Steel bertujuan untuk :
3.2.2
•
M engurangi kesalahan pemerikasaan material.
•
M emperoleh material dengan kualitas yang baik.
Ruang Lingkup Implementasi 3.2.2.1 Ruang Lingkup Organisasi dan Geografis Proyek implementasi SAP pada PT. Krakatau Steel mencakup: •
Kantor PT. Krakatau Steel yang berlokasi di Gedung Wisma Baja, Jl. Gatot Subroto, Jakarta Selatan.
•
Kantor dan pabrik PT. Krakatau Steel di Cilegon.
97 •
Kantor perwakilan dan cabang PT. Krakatau Steel di seluruh Indonesia.
3.2.2.2 Ruang Lingkup Fungsional Secara fungsional, proyek implementasi SAP ini mencakup : •
Sales & Distribution
•
Material Management
•
Plant Maintenance
•
Project System
•
Production Planning
•
Quality Management
•
Finance and Controlling
•
Human Resource
3.2.2.2.1 Ruang Lingkup Modul Material Management Ruang lingkup dalam implementasi SAP M odul Material Management pada PT. Krakatau Steel yaitu: a. Master Data •
M aterial (klasifikasi dan kodefikasi).
•
Vendor (Comodity dan Evaluation).
•
Pruchasing Info Record (Standard Price dan Evaluation).
b. Proses Perolehan (Procurement Process). •
Permintaan awal / Initiative Requisition (Reservasi).
98 •
Perencanaan (M RP dan Purchase Requisition).
•
Pembelian (Outline Agreement dan Purchase Order).
•
Invoice Verification.
c. Inventory Management •
Perpindahan material (Goods Receipt, Proses Inspeksi, Transfer Posting, Goods Issue).
•
3.2.3
Physical Inventory.
Organisasi Proyek Struktur organisasi proyek implementasi SAP pada PT. Krakatau Steel digambarkan dalam diagram di bawah ini :
99
Gambar 3.9 S truktur Organisasi Proyek S AP
M asing-masing level pada organisasi proyek SAP PT. Krakatau Steel ini memiliki tanggung jawab dan wewenang antara lain : 1. Steering Committee Steering Committee merupakan tingkat hierarki tertinggi dalam organisasi proyek implementasi SAP pada PT. Krakatau Steel, memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut : Tugas yang dimiliki Steering Comittee antara lain :
100 a. M empertanggungjawabkan
penyelesaian
proyek
Implementasi
ERP/SAP dan stabilisasinya. b. M enyelesaikan masalah implementasi dan stabilisasi ERP pada tingkat perusahaan. c. M emberikan sumber daya yang diperlukan. d. M emonitor perkembangan implementasi, stabilisasi dan dampak Implementasi ERP/SAP di perusahaan. e. M endorong dan memacu implementasi dan stabilisasi. f. M enyelesaikan konflik antar Business Process Owners. g. M enunjuk salah seorang anggota Steering Committee sebagai Director-in-charge, sekaligus menjadi Project Sponsor.
Kewenangan yang dimiliki Steering Committee antara lain : a. M emberikan keputusan akhir tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengimplementasian ERP, termasuk di dalamnya keputusan tentang desain proses bisnis, organisasi, dan sumber daya. b. M enyetujui anggaran dan realisasinya yang diajukan oleh Project Chairman.
2. Project Sponsor Tugas yang dimiliki Project Sponsor antara lain : a. M embantu penyelesaian masalah implementasi dan stabilisasi ERP pada tingkat perusahaan.
101 b. M ewakili
Steering
implementasi,
Committee
stabilisasi dan
dalam
dampak
memonitor
progress
Implementasi ERP
di
perusahaan. c. M emfasilitasi penyediaan sumber daya yang diperlukan. d. M emfasilitasi upaya dalam mendorong dan memacu implementasi dan stabilisasi. e. M ewakili Steering Committee dalam menyelesaikan konflik antar Business Process Owners.
Kewenangan yang dimiliki Project Sponsor antara lain : a. M enentukan dan menyetujui prioritas dan lingkup implementasi. b. M emberikan keputusan tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengimplementasian ERP, termasuk di dalamnya keputusan tentang desain proses bisnis, organisasi, dan sumber daya. c. M emberikan keputusan tentang anggaran dan realisasinya yang diajukan oleh Project Chairman.
3. Project Chairman Tugas dari Project Chairman antara lain : a. M enunjuk, mengusulkan, dan mengganti anggota tim Pelaksana Penerapan ERP sehingga tim dapat berjalan sebagaimana mestinya. b. M engendalikan waktu, biaya, sumber daya, lingkup, dan kualitas, serta pelaksanaan proyek sesuai rencana.
102 c. M engelola serta menyelesaikan masalah inter dan antar tim Fungsional,
RICEF,
Administration,
Technical
Support,
Quality
Assurance,
Integration, dan Change Management dalam
Implementasi ERP/SAP. d. M enjadi penghubung utama (liaison) antara Steering Committee, Business process Owners, dan Konsultan, termasuk di dalamnya memfasilitasi penyelesaian konflik e. M engelola kegiatan operasional proyek sehari-hari secara langsung dan melaporkan status proyek kepada Steering Committee. f. M enjadi penghubung (liaison) antara tim dengan Project Sponsor, Business process Owners dan konsultan
Kewenangan yang dimiliki oleh Project Chairman antara lain : a. M enentukan strategi implementasi, perencanaan dan jadwal proyek, anggaran proyek, dan rencana kerja proyek. b. M ensosialisasikan Business process Blueprint dan konfigurasi perangkat lunak sistem. c. M enentukan jadwal penyiapan perangkat keras dan infrastruktur teknologi informasi lainnya terkait dengan Implementasi ERP/SAP bersama unit kerja terkait. d. M enyetujui penggunaan tenaga ahli untuk membantu penyelesaian proyek. e. M enyetujui pelaksanaan pemenuhan kompetensi bagi anggota tim sesuai kebutuhan.
103 4. Co-Project Chairman Tugas yang dimiliki Co-Project Chairman antara lain : a. M elakukan evaluasi kinerja anggota tim Pelaksana Penerapan ERP sehingga tim dapat berjalan sebagaimana mestinya. b. M embantu Project Chairman dalam mengendalikan waktu, biaya, sumber daya, lingkup, dan kualitas, serta pelaksanaan proyek sesuai rencana. c. M engelola serta menyelesaikan masalah inter dan antar tim Fungsional, RICEF, dan Technical Support dalam Implementasi ERP/SAP. d. M enjadi penghubung (liaison) antara tim Pelaksana Penerapan ERP, dan Konsultan, termasuk di dalamnya memfasilitasi penyelesaian konflik Kewenangan yang dimiliki Co-Project Chairman yaitu mewakili Project Chairman apabila Project Chairman berhalangan hadir dalam suatu aktivitas.
5. Quality Assurance Team Tugas dari Quality Assurance Team, antara lain : a. M engevaluasi
pencapaian
dan
kualitas
proyek
Implementasi
ERP/SAP pada setiap milestone, dengan memperhatikan rencana proyek, metodologi, dan tools yang digunakan.
104 b. M embuat standar kualitas data, transaksi, otorisasi, dan kinerja fungsional permodul dan terintegrasi, teknikal, dokumentasi, dan metodologi. c. M engevaluasi
kelengkapan
dan
kualitas
pelaksanaan
dan
dokumentasi proyek. d. M emeriksa kompliansi sistem ERP dengan aplikasi lain, standar, prosedur, dan data yang ada di PT. Krakatau Steel. e. M enyampaikan temuan dan rekomendasi pada setiap milestone dan akhir proyek kepada Project Chairman. f. M elakukan User Acceptance Test bersama user.
Kewenangan yang dimiliki oleh Quality Assurance Team antara lain : a. M enentukan standar kualitas data, transaksi, otorisasi, dan kinerja fungsional per modul dan terintegrasi, teknikal, dokumentasi, dan metodologi. b. M enentukan kelayakan User Acceptance Test bersama user. c. M enentukan kelayakan pelaksanaan dan dokumentasi proyek.
6. Project Management Office Team Tugas dari Project Management Office Team antara lain : a. M enyiapkan standar dan mekanisme pelaksanaan proyek. b. M enyiapkan jadwal, melakukan pemantauan dan pengendalian proyek. c. M enyusun laporan manajemen proyek secara mingguan dan bulanan.
105 d. M enyiapkan pemenuhan logistik, akomodasi, peralatan, dan ruangan untuk tim. e. M enyusun
usulan
anggaran
operasional tim kepada Project
Chairman. f. M elakukan aktifitas administrasi untuk keperluan kerja tim, termasuk menyiapkan kegiatan rapat, notulensi dan distribusi surat. g. M enyiapkan dan memonitor dokumen-dokumen yang diperlukan untuk kelengkapan administrasi penyelesaian proyek, termasuk dokumen yang berkaitan dengan pemenuhan kewajiban tim terhadap pihak lain. h. M elakukan project document house keeping (hardcopy dan softcopy). i. M elakukan pengaturan dengan pihak-pihak lain untuk kelancaran tugas tim. j. M engendalikan Petty Cash.
7. Change Management Team Tugas dari Change Management Team antara lain : a. M enyusun perencanaan dan strategi penerapan change management dalam rangka pengelolaan perubahan secara efektif. b. M enyusun
usulan
anggaran
proyek
untuk
kegiatan
change
management kepada Project Chairman. c. M engidentifikasi change agent dan membuat mekanisme mobilisasi jaringannya.
106 d. M endorong terjadinya perubahan, aktif dalam dalam penyusunan proses bisnis, memonitor dan mengidentifikasi potensi konflik dalam penyusunan proses bisnis dan mengkoordinasikan dengan Business Process Owners dan struktural. e. M erekomendasikan perubahan proses bisnis pada unit-unit kerja yang memerlukannya dan infrastruktur perubahan kepada unit kerja terkait. f. Secara intensif melaksanakan proses sponsorship, komunikasi, sosialisasi, dan transformasi yang terstruktur diselaraskan dengan program budaya perusahaan. g. M engantisipasi dan mengelola resiko kegagalan proyek dan dampak perubahan proses bisnis dan Implementasi ERP/SAP. h. M enyusun kurikulum pelatihan, menyusun kebutuhan perlengkapan pelatihan,
dan
mengkoordinasikan
alih
pengetahuan
dan
pengembangan kemampuan kepada user. i. M erekomendasikan program pasca Implementasi ERP/SAP, termasuk fungsi ERP Core Competence Center dan Support Desk.
Kewenangan yang dimiliki Change Management Team antara lain : a. M enetapkan strategi penerapan change management. b. M enetapkan anggaran untuk aktifitas change management.
8. Integration Team Tugas dari Integration Team antara lain :
107 a. M enjaga agar proses-proses bisnis yang akan diimplementasikan selaras dengan kebutuhan bisnis perusahaan dengan aktif terlibat dalam penyusunan Business process Blueprint. b. M emberikan masukan baik diminta maupun tidak diminta kepada tim Proyek, untuk menjaga jalannya implementasi agar sesuai dengan kebutuhan transformasi bisnis, dan sinergis dengan program transformasi perusahaan lainnya, seperti budaya perusahaan, Sistem M anajemen Krakatau Steel, Restrukturisasi Organisasi, dan Business process Reengineering. c. M enjamin bahwa arsitektur informasi ERP selaras dengan arsitektur informasi yang terdapat pada M aster Plan teknologi informasi, baik pada sistem informasi bisnis maupun sistem otomasi proses. d. M embuat Integration Testing Scenario bersama Functional Team dan konsultan. e. Berkoordinasi dengan M ES Team untuk memastikan Interface antar SAP R/3 dengan M ES dan PCS sesuai dengan kebutuhan bisnis proses perusahaan.
Kewenangan yang dimiliki Integration Team antara lain : a. M enetapkan strategi dan scenario Unit testing, Integration Testing dan User Acceptance Test. b. M enyetujui Blueprint proses bisnis dan Report, Form, Interface, serta Enhancement.
108 c. M enyetujui Unit Testing, Integration Testing dan User Acceptance Test (Proses Bisnis, Data dan Transaksi).
9. Functional Team Tugas dari Functional Team antara lain : a. M engidentifikasi kebutuhan proses bisnis dan menyusun To Be Vision pada area bisnisnya, serta mengenali dampaknya. b. M engendalikan lingkup, kualitas, dan pelaksanaan proyek pada areanya. c. M elakukan pemetaan dari spesifikasi detil desain dari Business Blue print menjadi fungsionalitas yang ada di SAP R/3 dan melakukan pengembangan konfigurasi detil terhadap perangkat lunak SAP R/3. d. M embuat testing scenario bersama konsultan. e. M embuat definisi, membuat prosedur testing, dan melaksanakan testing pada master file dan konfigurasi tabel. f. M embuat Authorization Matrix dan Authorization Profile. g. M erancang, menyusun, dan melakukan testing terhadap Form, Report,
perangkat
lunak Interface,
dan
Enhancement,
serta
penambahan lain terhadap SAP R/3 standar. h. M enyusun dokumen yang dikustomisasi dan users manual serta memberikan pelatihan kepada user.
Functional Team pada proyek implementasi SAP PT. Krakatau Steel terbagi atas :
109 •
Sales and Distribution M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Sales and Distribution (SD), yang bertujuan untuk membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pemenuhan pesanan pelanggan, dari proses penjualan, pengiriman material, sampai penagihan pada PT. Krakatau Steel.
•
Production Planning and Quality Management M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Production Planning (PP) dan Quality Management (QM ). M odul Production Planning (PP) bertujuan untuk membantu proses perencanaan dan pengendalian dari kegiatan produksi pada PT. Krakatau Steel. M odul Quality Management (QM ), yang untuk
membantu
pemeriksaan
kualitas
proses-proses
di
keseluruhan rantai logistik pada PT. Krakatau Steel.
•
Material Management M erupakan tim yang betanggung jawab dalam implementasi modul Material Management (M M ), yang bertujuan untuk membantu menjalankan proses pengadaan material atau jasa (Procurement) dan pengelolaan persediaan.
110 Pada M odul Material Management, terdapat Team Leader dan Team Member, yang susunannya digambarkan melalui bagan berikut ini :
Gambar 3.10. Tim Proyek pada Modul Material Management
Pada M odul Material Management terdapat Consultant Leader dan Team yang berasal dari eksternal PT. Krakatau Steel, bertugas untuk memberikan arahan dan saran dalam implementasi SAP/R3 M odul Material Management. Selain itu, PT. Krakatau Steel Team Leader dan Team berasal dari internal PT. Krakatau Steel yang bertugas untuk memberikan informasi proses bisnis secara rinci kepada konsultan. •
Plant Maintenance M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Plant Maintenance (PM ), yang bertujuan untuk membantu proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis.
111 •
Finance, Controlling, Project System, and Asset Management M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Financial Accounting dan Controlling (FICO), Project System (PS), dan Asset Management (AM ). M odul Financial Accounting (FI) mencakup Standard Accounting Cash Management (Treasury), General Ledger, dan konsolidasi untuk tujuan Financial Reporting pada PT. Krakatau Steel. Sedangkan M odul Controlling (CO) mencakup Cost Accounting, mulai dari Cost Center Accounting, Cost Element Accounting dan analisa profitabilitas pada PT. Krakatu Steel. M odul Project System (PS) bertujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proyek SAP R/3 pada PT. Krakatau Steel. M odul Asset Management (AM ) membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling.
• Human Resources M engintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai,
management waktu, pembiayaan untuk
perjalanan dinas sampai ke proses pembayaran gaji.
10. Technical Support Team Tugas yang dimiliki Technical Support Team antara lain :
112 a. M enyiapkan perangkat keras, jaringan, sistem, dan perangkat lunak SAP R/3, serta perangkat lunak lain, baik server maupun client, yang diperlukan oleh tim maupun production environment yang diperlukan oleh user. b. M engelola dan melakukan instalasi, perawatan (monitoring, tuning, dan trouble shooting), dan upgrade perangkat lunak SAP R/3 (sebagai System Administrator) c. M elakukan pekerjaan konfigurasi, tuning, backup, recovery, dan security serta growth management dari sistem database ERP (sebagai Database Administrator) d. M elaksanakan perencanaan, instalasi, perawatan, dan keamanan jaringan yang menghubungkan semua server, client, dan perangkat lainnya (sebagai Hardware & Network Administrator) e. M elakukan instalasi, upgrade, backup, recovery, tuning, monitoring, dan keamanan dari sistem operasi SAP (sebagai BASIS). f. M embuat standar dan prosedur administrasi user dan mengelola security dan otorisasi penggunaan SAP (sebagai Authorization Administrator) g. M erekomendasikan program pasca Implementasi ERP/SAP dalam bidang teknis, termasuk fungsi help desk support.
11. Report, Interface, Conversion, Enhancement, and Form (RICEF) Team Tugas yang dimiliki RICEF Team antara lain :
113 a. M engembangkan form, Report, perangkat lunak Interface, dan Enhancement, serta penambahan lain terhadap SAP R/3 standar yang tidak disediakan oleh fungsionalitas standar SAP R/3. b. M engembangkan dan melakukan testing pada program Interface, konversi, dan Enhancement. c. Bersama dengan Business process Owner menetapkan lingkup data yang akan dikonversikan. d. M embersihkan, melengkapi, dan memberikan data dalam format dan waktu yang telah disepakati. e. M emvalidasi data yang telah diberikan sebelum dan sesudah dikonversikan ke SAP R/3. f. M elakukan upload data yang telah bersih.
12. Manufacturing Execution (M ES) Team a. Bekerjasama dengan tim RICEF untuk menetapkan standar Interface antara SAP R/3 dengan PCS dan M ES. b. Bekerjasama dengan tim RICEF menetapkan batasan battery limit antara SAP dengan M ES c. Bekerjasama dengan tim RICEF untuk menetapkan standar Interface antara SAP R/3 dengan PCS dan M ES.M engembangkan dan melakukan
testing
Enhancement.
pada
program
Interface,
konversi,
dan
114 d. Bersama dengan Business process Owner menetapkan lingkup data yang akan dikonversikan. e. M embersihkan, melengkapi, dan memberikan data dalam format dan waktu yang telah disepakati. f. M emvalidasi data yang telah diberikan sebelum dan sesudah dikonversikan ke SAP R/3. g. M elakukan upload data yang telah bersih.
13. Business process Owner Tugas yang dimiliki Business process Owner antara lain : a. M emberikan masukan dan konfirmasi dalam penyusunan Business process Blueprint kepada tim. b. M enunjuk personil yang menguasai proses bisnis dari unit bisnis terkait untuk bekerja bersama tim sepanjang diperlukan oleh tim. c. M emobilisasi sumber daya yang dibutuhkan tim. d. Bekerja sama dengan tim Change Management dalam menjamin kesiapan implementasi sistem dalam hal organisasi dan personil (termasuk di dalamnya pelatihan) unit bisnis bersangkutan. e. Bekerja sama dengan tim Technical Support dan Data Conversion dalam menjamin kesiapan infrastruktur dan data pada unit bisnis bersangkutan,
termasuk
mengalokasikan
penyusunan data dan data cleansing.
sumber
daya
untuk
115 Kewenangan yang dimiliki Business process Owner antara lain : a. M enyetujui desain proses bisnis dan Report, Form, Interface, serta Enhancement. b. M enentukan lingkup data yang akan dikonversi c. M enyetujui User Acceptance Test (Proses Bisnis, Data dan Transaksi) pada area fungsionalnya d. M enyetujui Otorisasi Business process Blueprint
3.2.4
Tahap-tahap Implementasi Implementasi SAP M odul Material Management terbagi atas tahapan-tahapan sebagai berikut: a. Persiapan Proyek. •
Perencanaan awal proyek, meliputi menentukan ruang lingkup proyek, serta menyusun organisasi proyek.
•
M enyusun prosedur proyek dan jadwal proyek.
•
M engadakan pelatihan untuk tim proyek.
•
M elakukan kick-off meeting.
•
M elaksanakan aktivitas team building.
•
M erencanakan
kebutuhan
teknis,
mencakup
identifikasi
kebutuhan teknis dan menyediakan hardware yang diperlukan. •
M anajemen kualitas dari tahap Project Preparation.
116 b. Business Blueprint. • M endefinisikan proses bisnis, struktur organisasi bisnis, serta mengintegrasikan proses bisnis yang ada. • M elakukan review terhadap proses bisnis yang ada, serta mengidentifikasi kebutuhan atas penambahan program ABAP. • M erancanakan
kondisi
lingkungan
di mana sistem akan
dikembangkan, seperti perencanaan instalasi hardware, sistem SAP, software dan jaringan-jaringan yang diperlukan. • M anajemen kualitas dari tahap Business Blueprint. c. Realisasi. • M elakukan konfigurasi atas pengaturan awal, struktur organisasi, serta validasi-validasi lainnya. • M embangun lingkungan di mana sistem akan dikembangkan, seperti melakukan instalasi hardware, sistem SAP, melakukan pengaturan atas master record, dan membangun keamanan sistem. • M emastikan bahwa lingkungan untuk pengembangan sistem telah siap digunakan. • M erancang pelatihan untuk end user, yaitu menganalisa strategi pelatihan bagi end user dan mendefinisikan kebutuhan dari lingkungan SAP Training. • RICEF (Report, Interface, Conversion, Enhancement, and Form) mencakup konversi program, mengembangakan Interface program
117 aplikasi, mengembangkan Enhancement, membuat laporan, serta membuat form yang diperlukan. • M erencanakan batasan peran user (autorisasi). • M elakukan batasan hak akses user (autorisasi). • M embuat materi pelatihan untuk end user. • M elakukan pengujian integrasi. • M enjalankan manajemen kualitas dari tahap realisasi.
d. Persiapan Akhir. • M engembangkan perencanaan pengujian sistem. • M elaksanakan pelatihan Pre-GoLive bagi end user. • M elaksanakan pengujian sistem secara teknikal dan performance. • M empersiapkan cut over serta menentukan kesiapan dari sistem. • M empersiapkan pendukung sistem, seperti help desk. • M elakukan cut over dan persetujuan akhir untuk Go Live. • M anajemen kualitas untuk tahap Final Preparation.
e. Go Live dan Support. •
M enyediakan dukungan terhadap sistem, validasi atas proses bisnis nyata, serta pengawasan atas transaksi-transaksi yang terjadi.
•
M enjalankan manajemen KPI (Key Performance Indicator).
118 •
Penutupan proyek, mencakup review atas keuntungan bisnis, merangkum perubahan proses bisnis, serta menyelesaikan kegiatan manajemen perubahan.
3.2.5
Jadwal Proyek Implementasi Rincian kegiatan dan durasi dari tahapan implementasi, sebagai berikut :
Tabel 3.1 Jadwal Proyek Implementasi Duration Activity Project Preparation
(days) 49
Initial Project Planning
30
Project Procedures
12
Create Training Plans
49
Project Kickoff
1
Conduct Team Building Activity
1
Technical Requirements Planning
8
Quality Management Project Preparation Phase Business Blueprint
2 68
Business process Definition
58
Business Blueprint Review
8
119 Establish Development System Environment
12
Quality Management Business Blueprint Phase Realization
2 86
Configuration and Confirmation
63
Establish Quality Assurance Environment
7
Establish Production Environment
3
Design Training Plans
10
RICEF
65
Initiate User Roles and Authorization Project
4
Establish User Role and Authorization Concept
9
Create Training Materials
43
Final Integration Test
22
Quality Management Realization Phase
2
Final Preparation
41 Develop System Test Plans
4
Deliver End User Training
25
Conduct System Tests
34
Refine Cutover
1
120 Refine Production Support Plan
2
Cutover
11
Quality Management Final Preparation Phase Go Live and Support
2 40
Production Support
40
Ongoing KPI Management
2
Project End
2
Akumulasi Durasi
283
Gambar yang menjelaskan jadwal proyek (gantt chart) atas implementasi SAP M odul Material Management dilampirkan pada halaman lampiran.
3.2.6
Arsitektur Teknologi 3.2.6.1 S AP System Landscape Krakatau Steel menggunakan Three-system Landscape dalam sistem mereka untuk proyek Trust ini. Penentuan Three-system landscape yang digunakan :
121 Tabel 3.2 Deskripsi System Landscape Nama
Deskripsi
DEV
Development
QAS
Quality Assurance
PRD
Production
Penetuan client pada PT. Krakatau Steel berdasarkan System Landscape :
Tabel 3.3 Client berdasarkan System Landscape System
DEV
QAS
PRD
100
200
310
Master/Golden Client
QA Client
Production Client
101
210
Local Client
Testing Client
Client
102 Interface Client
122 3.2.6.1.1 Development System Semua pengerjaan kustomisasi dan pengembangan dilakukan
di
dalam
pengembangan
sistem.
Setelah
pengembangan telah diuji cobakan, maka dapat ditransfer ke Quality Assurance System untuk pengujian integrasi sistem. Pengembangan lingkungan SAP mempunyai sistem sebagai berikut : •
Client 100 : Master / Golden Client Client ini adalah sumber client untuk semua perubahan di dalam proyek Trust. Perubahan ini termasuk pengembangan program, dan konfigurasi sistem.
•
Client 101 : Local Client Para pengembang sistem dapat menggunakan client ini untuk menguji pengaturan kustomisasi dan workbench development. Di dalam client ini, para developer dapat membuat aplikasi pengujian data untuk melakukan serangakaian pengujian nyata (real) dari sistem yang telah dibangun untuk menemukan error ataupun bug.
•
Client 102 : Interface Client Para pengembang sistem dapat menggunakan client ini untuk
melakukan
pengujian
terhadap
pengaturan
kustomisasi dan workbench development atas Interface (tampilan).
123 3.2.6.1.2 Quality Assurance System SAP QA Environment meliputi client sebagai berikut : •
Client 200 : Training Client Sistem pelatihan akan digunakan untuk mendukung usaha dalam pelatihan banyak end user pada sistem.
•
Client 210 : Test / UAT (User Acceptance Test) Client Integrasi dan User Acceptance Test dijalankan di dalam TEST/UAT client.
3.2.6.1.3 Production System Production Production Client
System
meliputi
Client
310
:
yang akan digunakan untuk semua
aktivitas produksi end user. End user akan masuk ke dalam sistem untuk mengoperasikan pekerjaan sehari-hari. Sistem ini berisikan data yang sesungguhnya, dimana proses bisnis yang nyata terjadi.
3.2.6.1.4 Sandbox System Sandbox System yaitu Client 900: Sandbox Client yang terisolasi, dimana setiap perubahan yang dibuat di dalam
sandbox
tidak
akan
pernah
mengalir
ke
implementation landscape. Sandbox Client adalah sistem yang digunakan untuk percobaan, mengerjakan R&D
124 (Research and Development) dan mengambil pengetahuan karena
dapat
membuat
segalanya
dan
melakukan
eksperimen di dalam sistem ini tanpa mempengaruhi sistem pada client lainya. Penggunaan sistem ini ditunjukkan untuk melakukan analisis permulaan dan dapat digunakan juga untuk rancangan prototipe.
3.2.6.2 Transport System
Gambar 3.11 S AP Transport System Tahap pengembangan program dan konfigurasi sistem dilakukan di Master/ Golden Client (Client 100). Setelah pengaturan kustomisasi dan program telah siap, maka akan dipindahkan ke Local Client (Client 101). Di dalam Local Client akan dilakukan pengujian. Bila terdapat bug ataupun error yang muncul, akan dilakukan
125 perbaikan/ kustomisasi kembali di client yang sama. Pengujian atas Interface juga dilakukan pada Interface Client (Client 102). Setelah tidak ditemukan masalah dalam pengujian maka akan dipindahkan ke QA (Quality Assurance) untuk dilakukan training pada Training Client (Client 200). Dan sistem diujicobakan lebih lanjut kepada end user untuk mendapatkan User Acceptance Test, yang dilakukan di TEST/UAT Client (client 210). User yang tidak setuju dengan alur sistem tersebut akan memberikan masukan, dan sistem akan dikonfigurasi serta dilakukan program ulang di Master/Golden Client. Lalu akan dilakukan User Acceptance Test kembali dan bila user setuju, maka sistem akan dibawa ke Master/Golden client terlebih dahulu, kemudian baru dilakukan pemindahan ke Production Client (client 300). Eksperimen atas sistem yarng akan dibangun, dirancang dan diuji coba terlebih dahulu pada Sandbox Client, yang tidak akan membawa pengaruh apapun terhadap landscape sistem yang lainya.
