BAB 3 PENGUMPULAN DATA DAN OBSERVASI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Alas Makmur Langgeng Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi sandal. PT. Alas Makmur Langgeng Abadi didirikan pada tahun 1997 dengan nama PT. Indowangsa, namun pada tahun 2002 berganti nama menjadi PT. Alas Makmur Langgeng Abadi. Pemilik dari PT. Alas Makmur Langgeng Abadi terdiri dari tujuh orang, yaitu : Ny. Elizabeth Jane, Tn. Lie Lukianto, Tn. Budi Hartanto, Tn. Sariman Husen, Tn. Octavia Widyastuti Alim, Tn. Hadi Soetanto dan Ny. Surianti. Namun dalam kesehariannya yang menjadi penanggungjawab dan pengurus dalam perusahaan ini adalah Tn. Budi Hartanto, yang dibantu oleh Ny. Surianti. PT. Alas Makmur Langgeng Abadi beralamat di Jl. Anyar RT.01/02 Desa Leuwinutug Kecamatan Citeureup, Bogor. PT. Alas Makmur Langgeng Abadi memiliki hasil produksi berupa sandal untuk anak-anak, laki-laki, dan perempuan dengan spesialisasi yaitu sandal eva/spons. Adapun para pelanggannya antara lain: BATA, O’NEILL, Danza, Sophie Martin dan Carvil. Seiring berjalannya waktu, perusahaan ini telah berhasil mengekspor ke pasar internasional, antara lain: United States, Italy, Malaysia, Thailand, dan India.
37
38 3.1.2 Visi Perusahaan Visi perusahaan adalah membangun masa depan dengan pelanggan dengan mengembangkan produk-produk baru dan membangun kesempatan bisnis yang mengunggulkan perusahaan dalam persaingan. 3.1.3 Misi Perusahaan Misi perusahaan antara lain : •
Mengembangkan design inovatif dan produk tanpa penurunan kualitas.
•
Mementingkan segi kenyamanan dalam setiap produk.
•
Menjadikan fashion sebagai sebuah pengalaman yang menarik untuk pelanggan.
3.1.4 Annual Plan PT. Alas Makmur Langgeng Abadi ingin mengembangkan perusahaan dengan cara memperbanyak keragaman produksi sandalnya dengan jenis material lainnya seperti kulit yang diharapkan dapat menembus pasar Eropa. Meningkatkan kualitas produk yang baru untuk mendapatkan pelanggan dari mancanegara, dengan meningkatkan kualitas kemampuan buruh dalam memproduksi sandal kulit yang terbuat dari bahan kulit yang relatif mahal. PT. Alas Makmur Langgeng Abadi juga ingin mempromosikan perusahaannya lebih lanjut dengan membuat website untuk perusahaan. Berpartisipasi dalam pameran alas kaki nasional dan international. Mempromosikan perusahaan dengan kedutaan Indonesia yang ada di luar negeri dimana mereka mempromosikan produk buatan Indonesia.
39
3.2 Struktur Organisasi 3.2.1 Struktur Organisasi Tujuan pembentukan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan terlebih dahulu. Pembagian peran, ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang kegiatan organisasi dapat terlihat dari struktur organisasi yang mulai diterapkan oleh PT. Alas Makmur Langgeng Abadi sejak tahun 2002, namun baru saja diperbaharui pada tahun 2006.
40 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN PT. ALAS MAKMUR LANGGENG ABADI
Sumber
: PT. Alas Makmur Langgeng Abadi
Tahun
: 2008 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
41 3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi di atas, dapat diuraikan masing-masing tugas dari jabatan-jabatan tersebut. Uraian dari tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut: •
Direksi o Mengotorisasi giro/cek untuk pembayaran kepada supplier. o Mengecek Laporan Pemegang Saham.
•
General Manager o Mengecek laporan keuangan. o Mengecek laporan ekspor. o Mengecek kelancaran proses ekspor. o Mengontrol jalannya proses produksi secara lancar.
•
Pemasaran o Gudang Packing
Mengatur proses pengepakan barang.
Bertanggung jawab atas barang yang telah siap jual.
o Ekspedisi
Mengatur proses pengiriman dalam negeri.
Membuat Surat Jalan Ekstern.
o Ekspor
Mengatur proses pengiriman ke luar negeri.
Mengatur pemrosesan dokumen ekspor.
Membuat laporan ekspor.
42 •
Keuangan o Pembelian
Mengatur proses pemesanan bahan baku.
Membuat Purchased Order.
Melayani penerimaan barang.
o Keuangan
Membuat giro pembayaran ke supplier.
Mengecek kas kecil
Mengelola kas besar.
Mengecek surat penagihan.
Mengontrol piutang buyer.
o Kasir
Mengelola kas kecil.
Menerima Surat Penagihan dari supplier.
Mengecek kelengkapan dokumen (Surat Jalan, Kwitansi, Pajak, dan Purchased Order).
o Accounting
Menerima bukti-bukti kas dan bank.
Membuat Jurnal dari bukti-bukti kas dan bank tersebut.
Membuat Surat Setoran Pajak, melakukan pembayaran pajak dan melaporkan pajak ke Kantor Pelayanan Pajak
43
Membuat Surat Pajak Tahunan PPH Badan, melakukan pembayaran jika ada kekurangan dalam pembayaran dan melaporkan Surat Pajak Tahunan tersebut kepada kantor pelayanan pajak.
•
Menginput stok ke komputer dan membuat laporan persediaan
Membuat laporan keuangan untuk para pemegang saham.
Membuat laporan pembelian.
Membuat laporan retur pembelian.
Membuat laporan penjualan.
Membuat laporan penyusutan.
Membuat laporan piutang karyawan.
Umum o Personalia
Mengatur penerimaan dan pemberhentian karyawan.
Mengurus kontrak kerja karyawan.
Mengecek dan mengolah absensi.
Menghitung gaji karyawan beserta lemburnya.
Melayani permohonan cuti.
o Security
Melayani penerimaan tamu.
Melaksanakan proses body checking setiap harinya.
o Klinik
Melayani kesehatan dan menunjang kesejahteraan karyawan.
44 o Umum •
Melayani konsumsi para pekerja.
Produksi o PPIC (Production Planning Inventory Control)
Menghitung bahan baku yang akan digunakan.
Mengajukan proses pembelian bahan baku.
o Teknik
Melayani maintanance mesin.
o Pola
Membuat design sandal.
o Gudang Bahan
Bertanggung jawab atas bahan baku yang ada.
o Cutting
Melakukan pemotongan bahan baku.
o Gudang Upper
Bertanggung jawab atas pembuatan bagian upper dari sandal.
o Jahit
Melakukan proses penjahitan pada sandal.
o Sablon
Melakukan proses penyablonan pada sandal.
o Press
Membuat cetakan sandal.
Memberikan motif pada sandal.
Melakukan proses pressing.
45 o Gudang Aksesoris
Mengatur proses penambahan aksesoris pada sandal.
o Gudang Sole
Melakukan pengesolan sandal.
o Tumit
Melakukan penempelan di bagian tumit sandal.
o Assembling
Melakukan penempelan antara upper sole dengan bagian tumit.
o Gurinda
Merapihkan sisi sandal hingga seluruh bagiannya menjadi halus dan rapi.
o Finishing
•
Melakukan pengecekan ulang.
Melakukan pengemasan sandal.
TI o Memastikan sistem informasi perusahaan berjalan dengan baik. o Menangulangi kesalahan terhadap sistem informasi perusahaan. o Membantu user memahami sistem informasi perusahaan. o Memelihara sistem informasi perusahaan. o Mengganti password setiap user secara berkala.
46 3.3 Proses Bisnis 3.3.1 Narasi Proses PT. Alas Makmur Langgeng Abadi memulai proses pembeliannya dengan diterimanya PO Buyer dari customer oleh bagian PPIC. Setelah menerima PO Buyer, bagian PPIC akan menghitung dan membuat SPK 3 rangkap yang akan diberikan ke bagian produksi, bagian pembelian, dan yang terakhir akan diarsipkan di bagian PPIC dan dimasukkan ke Tr. SPK. Setelah menerima SPK dari bagian PPIC, bagian Pembelian akan membuat PO berdasarkan SPK lalu mencetaknya sebanyak 5 rangkap yang masing-masing akan diserahkan ke supplier, bagian PPIC, bagian keuangan, bagian produksi, yang terakhir akan diarsipkan oleh bagian pembelian dan dimasukkan ke Tr. PO. Saat barang datang, bagian gudang akan langsung melakukan pengecekan dan mencocokannya dengan SJ supplier, jika barang sesuai, berdasarkan PO dan SJ yang diterima, bagian gudang akan membuat BPB 2 rangkap yang akan diberikan ke bagian keuangan dan sisanya akan dijadikan acuan dalam membuat SJI untuk mengirim bahan baku ke bagian produksi setelah dimasukkan ke dalam Tr. BPB. Jika dalam pengecekan ternyata terdapat barang yang tidak sesuai atau cacat, maka bagian pembelian akan melakukan retur pembelian dan akan membuat RP 4 rangkap, dimana rangkap 1 akan diarsip, rangkap 2 akan diberikan ke bagian gudang, rangkap 3 diberikan ke bagian akuntansi dan rangkap 4 akan dikembalikan kepada supplier. Setelah jatuh tempo, supplier akan mengirimkan SP ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan memeriksa dan mencocokan data BPB, PO, dan SP. Bagian keuangan akan mengecek apakah barang yang datang telah sesuai dengan PO. SP
47 juga akan dicocokan dengan BPB sebelum pembayaran dilakukan. Setelah dinilai benar, bagian keuangan akan melakukan pembayaran dengan membuatkan Giro dan menyerahkannya ke Supplier. Setelah supplier menerima pembayaran, maka bagian keuangan akan membuat BPK yang akan diotorisasi oleh supplier sebagai tanda terima dari Giro yang telah dibayarkan oleh perusahaan. BPK yang diterima oleh bagian keuangan akan diteruskan ke bagian akuntansi. Berdasarkan BPK bagian akuntansi akan membuat laporan pembelian dan berdasarkan stok yang ada akan dibuat laporan persediaan, sedangkan retur pembelian akan digunakan untuk pembuatan laporan retur pembelian untuk setiap periodenya. 3.3.2 Activity Diagram 3.3.2.1 Overview Activity Diagram
48 Supplier
PPIC
Pembelian
Gudang
Produksi
Keuangan
Akuntansi
Komputer
PO Buyer
Ms. Brg 1.Membuat SPK 3 {SPK}
TR. SPK 3 { SPK} 2 { SPK}1 {SPK diarsipkan}
2.Melakukan pembelian
PO Buyer diarsipkan
3 PO diarsipkan
5 {PO}4 {PO}3 {PO}
Ms. Supplier
3 {SPK diarsipkan}
2
5 {PO}
{RP}
{SJ Supp}
2 {PO}1 {PO diarsipkan}
TR. PO 3.Menerima Barang
4 {RP}
2 {RP diarsipkan}
{SJ Supp signed}
Ms. Lokasi
4.Meretur Barang 5.Menerima retur pembelian 4 {RP}3 {RP}2 2 {RP}1 {RP diarsipkan} 6.Mengirim pesanan kembali
5 {PO diarsipkan}
2 {BPB}1 {BPB diarsipkan}
2 { SPK}
TR. Retur Pembelian
{SJ Supp signed} 7.Mengirim bahan baku
{SJ Supp}
TR. BPB 2 { SPK diarsipkan}
{SJI}
{PO} 2
{SP} 4 {PO}
MS.Stok
2
8.Melakukan penagihan
{BPB}
{SP}
TR.SJ Intern 9.Melakukan pembayaran {Giro}
{Giro}
{BPK}
{BPK}
3 {RP}
4 {SP diarsipkan}
{PO diarsipkan}
2 {BPB diarsipkan}
{BPK signed}
TR. BPK
10.Menerima pembayaran 11.Membuat laporan {BPK signed}
{Lap. Pembelian} {Lap. Persediaan}
{Lap. Retur Pembelian}
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram
49 3.3.2.2 Detailed Activity Diagram 3.3.2.2.1 Detailed Activity Diagram Membuat SPK
DAD Membuat SPK PPIC
Komputer
PO Buyer 1. Menerima PO Buyer dari Customer
2. Mengecek bahan baku
3. Menampilkan data bahan baku
Ms. Brg
4. Membuat SPK 3 rangkap
5. Menyimpan data SPK 3 { SPK} 2 1 { SPK} {SPK diarsipkan}
TR. SPK
6. Mencetak SPK 3 rangkap
8. Menyerahkan SPK rangkap 3 kepada bag.pembelian 3 {SPK}
9. Menyerahkan SPK rangkap 2 kepada bag.gudang
2 {SPK}
10. Mengarsipkan SPK rangkap 1
1 {SPK diarsipkan}
11. Mengarsipkan PO Buyer
PO Buyer
Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Membuat SPK
50 3.3.2.2.2 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembelian
DAD Melakukan Pembelian Bag. Pembelian
Komputer
3 SPK 12. Menerima SPK rangkap 3 dari bag. PPIC
13. Memilih supplier
14. Menampilkan data supplier
Ms. Supplier
15. Menampilkan SPK
TR.SPK
16. Membuat PO 5 rangkap
17. Menyimpan data PO
TR. PO
18. Mencetak PO 5 rangkap
19. Menyerahkan PO rangkap 5 kepada bag.gudang
5 5 {PO} 20. Menyerahkan PO rangkap 4 kepada bag.keuangan
4 {PO} 3 {PO} 2 {PO} 1 {PO} {PO diarsipkan}
4 {PO}
21. Menyerahkan PO rangkap 3 kepada PPIC
3 {PO}
22. Menyerahkan PO rangkap 2 kepada supplier
2 {PO}
23. Mengarsipkan PO rangkap 1 1 {PO diarsipkan}
24. Mengarsipkan SPK rangkap3
3 SPK diarsipkan
Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembelian
51 3.3.2.2.3 Detailed Activity Diagram Menerima Barang DAD Menerima Barang Gudang
Pembelian
Komputer
2 {RP}
25. Menerima RP rangkap2
26. Menerima Barang 5 {PO}
27. Menerima PO rangkap 5 dari Bag. Pembelian
{SJ Supp}
28. Menerima SJ dari Supplier
29. Mencocokan barang dengan PO dan SJ Supp
{SJ Supp signed}
[ brg tdk sesuai atau rusak] 30. Meretur barang
TR. Retur Pembelian
[kualitas baik dan item sesuai]
4 3 {RP} 2 2 {RP} {RP}1 {RP diarsipkan}
31. Menerima barang
32. Membuka Ms. Lokasi
MS.Lokasi 33. Menampilkan Lokasi
TR.PO
34. Menampilkan PO
35. Membuat BPB 2 rangkap
36. Menyimpan BPB
TR. BPB
37. Mencetak BPB 2 rangkap
38. Menyerahkan BPB rangkap 2 ke bag. Keuangan
2 {BPB}
2 1 {BPB} {BPB diarsipkan}
39. Mengarsipkan BPB rangkap 1
1 {BPB diarsipkan}
Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Menerima Barang
52 3.3.2.2.4 Detailed Activity Diagram Meretur Barang
DAD Meretur Barang Bag. Pembelian
Komputer
{SJ Supp signed}
40. Menerima SJ Supp
41. Membuat RP 4 rangkap
42. Menyimpan RP
TR. Retur Pembelian 43. Mencetak RP 4 rangkap
4 44. Menyerahkan RP rangkap 4ke Supplier
{RP}3 {RP}2 {RP}1 {RP}
4 {RP}
45. Menyerahkan RP rangkap 3 ke Akuntansi
3 {RP}
46. Menyerahkan RP rangkap 2 ke Gudang 2 {RP}
47. Mengarsipkan RP rangkap 1
1 {RP diarsipkan}
Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Meretur Barang
53 3.3.2.2.5 Detailed Activity Diagram Mengirim Bahan Baku
DAD Mengirim Bahan Baku Bag.Gudang
Komputer
2 { SPK}
48. Menerima SPK rangkap 2
49. Menampilkan SPK
TR. SPK
50. Membuat SJI
51. Menyimpan SJI
TR. SJI
52. Mencetak SJI
{ SJI} 53. Mengirim SJI ke Bag. Produksi
{ SJI}
54. Mengarsip SPK rangkap 2
2 { SPK diarsipkan}
Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Mengirim Bahan Baku
54 3.3.2.2.6 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran
DAD Melakukan Pembayaran Bag. Keuangan
Komputer
{SP}
55. Menerima SP dari Supplier
2 {BPB}
{SP}
4 {PO}
56. Mencocokan BPB, PO dengan SP dari Supplier.
57. Menampilkan BPB
TR. BPB
58. Menampilkan PO
TR. PO 59. Membuat BPK
60. Menyimpan BPK
TR. BPK
61. Mencetak BPK
62. Membuat Giro {BPK} {Giro}
63. Memberikan Giro dan BPK ke Supplier
{BPK}
64. Mengarsipkan SP
{SP diarsipkan}
65. Mengarsipkan BPB
2 {BPB diarsipkan}
66. Mengarsipkan PO rangkap 4
4 {PO diarsipkan}
Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran
55 3.3.2.2.7 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan
DAD Membuat Laporan Bag. Akuntansi
Komputer
3 {RP}
67. Menerima RP yg telah ditandatangani
{BPK signed}
68. Menerima BPK yang sudah ditandatangani
TR.BPK 69. Menampilkan BPK
70. Membuat Laporan Pembelian
{Laporan Pembelian}
MS.Stok
71. Membuat Laporan Persediaan
72. Menampilkan Stok
73. Mencetak Laporan Persediaan
{Lap. Persediaan}
74. Membuat Laporan Retur Pembelian
TR. Retur Pembelian 75. Menampilkan Retur Pembelian
76. Mencetak Laporan Pembelian
{Lap. Retur Pembelian}
Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan
56 3.3.3 Kerangka Kerja Analitis Dalam proses analisa sistem PT. Alas Makmur Langgeng Abadi menggunakan internal perspective karena dalam perusahaan belum ada perencanaan biaya secara terperinci, belum adanya layanan yang menunjang kepuasan pelanggan dan sumber daya yang terdapat di perusahaan juga masih kurang. Oleh sebab itu, jika dievaluasi menggunakan perspective yang lain, maka hasil yang didapat kurang maksimal (tidak tepat). Sedangkan dalam internal perspective memusatkan perhatiannya kepada pemantauan dan perbaikan biaya, mutu, dan ukuran berdasarkan waktu proses bisnis perusahaan. Adapun pembahasan perspektif tersebut adalah sebagai berikut: Internal perspective terdiri dari beberapa bisnis goals yaitu : 1. Meningkatkan dan memelihara fungsi proses bisnis. 2. Menurunkan biaya-biaya proses. 3. Menyediakan pemenuhan akan hukum external, regulasi dan kontrak. 4. Menyediakan pemenuhan akan kebijakan perusahaan. 5. Mengatur perubahan bisnis. 6. Meningkatkan dan memelihara operasional dan produktivitas para pekerja. Adapun dalam internal perspectif terdiri atas elemen berikut :
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Untuk mengetahui rencana
Semua proses pembelian
strategis TI dalam sistem
dan persediaan dalam
perusahaan
perusahaan.
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mendefinisikan sebuah rencana strategi TI. Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI
Check list dan
PO1 Menopang atau memperluas strategi dan
wawancara
penguasaan kebutuhan menjadi transparan mengenai keuntungan biaya dan resiko.
57
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Memadukan TI dan manajemen bisnis di dalam menerjemahkan kebutuhan bisnis ke dalam penawaran pelayanan, dan pengembangan dari strategi-strategi untuk melahirkan pelayanan-pelayanan ini dalam tata cara yang efektif dan transparan.
58
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Menerima Barang : karena Mendefinisikan arsitektur informasi. dalam proses menerima Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI barang, user harus Menjadi tangkas dalam merespon
PO2
kebutuhan-kebutuhan, untuk
Untuk menjaga kualitas
menginput beberapa data
informasi
sehingga dibutuhkan
Check List
menghasilkan informasi yang dapat ketelitian dan pengetahuan diandalkan dan konsisten dan untuk terhadap sistem yang mengintegrasi aplikasi secara kasat mata digunakan ke dalam proses-proses bisnis.
59
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Menetapkan sebuah model data perusahaan yang menyertakan skema klasifikasi sebuah data untuk memastikan integritas dan konsistensi dari semua data.
60
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Menentukan arah teknologi. Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI
Mengetahui apakah
Memiliki sistem-sistem aplikasi standar,
perusahaan memiliki
Menerima Barang: karena
Check list dan
rencana terkait
dalam proses ini masih
wawancara
pengembangan TI dalam
dapat dilakukan
proses pembelian dan
pengembangan aplikasi
sumber daya-sumber daya dan PO3 kemampuan-kemampuan yang stabil, hemat biaya, terintegrasi yang menyatukan kebutuhan-kebutuhan
persediaan
bisnis sekarang dan di masa yang akan datang. 61
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mendefinisikan dan mengimplementasikan sebuah rencana infrastruktur teknologi, arsitektur dan standar-standar yang dikenali dan dapat meningkatkan kesempatan teknologi.
62
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mendefinisikan proses, organisasi, dan hubungan TI. Untuk mengetahui adanya Keseluruhan sistem
Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI PO4
Menjadi stategi
tangkas bisnis
dalam
Check list dan
pemisahan fungsi tugas
wawancara
dan tanggung jawab dalam
pembelian dan persediaan
merespon
(pemeliharaan, dll)
dalam mempersetujui bagian TI
dengan
kebutuhan
menyediakan
titik
penguasaan
dan
kontak
yang
kompeten.
63
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Penetapan struktur organisasi TI yang transparan fleksibel dan responsif dan mendefinisikan dan mengimplementasi proses TI terhadap peran, kepemilikan dan tanggung jawab yang terkait dengan proses
pengambilan
keputusan
dan
bisnis.
64
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mengatur investasi TI. Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI Secara
terus-menerus
dan
dapat
PO5 (tidak
Perusahaan tidak memiliki dibuktikan meningkatkan efisiensi biaya
dipakai)
IT budgeting TI dan kontribusinya pada keuntungan bisnis
dengan
pelayanan
yang
terintegrasi dan terstandarisasi yang memuaskan ekspektasi pengguna.
65
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Investasi TI yang efektif san efisien dan keputusan
portfolio,
dan
dengan
mengatur dan melacak budget TI dalam kaitannya
dengan
strategi
TI
dan
keputusan investasi.
66
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mengkomunikasikan antara tujuan dan keinginan manajemen. Untuk mengetahui apakah Proses penerimaan barang,
Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI PO6
Check list dan
tujuan utama dari
wawancara
pembuatan sistem telah
pembuatan laporan dan
Memasok informasi yang akurat dan
formulir.
berkala dalam pelayanan TI sekarang dicapai dan di masa yang akan datang dan mengasosiasikan resiko dan tanggung jawab.
67
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Menyediakan prosedur petunjuk dan kebijakan yang akurat, dapat dimengerti dan disetujui dan dokumentasi lain kepada para pemegang saham, yang berkaitan
dengan
kerangka
kerja
pengendalian TI.
68
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI
Tidak berhubungan
Mengatur sumber daya manusia TI
dengan sistem pembelian
Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI.
dan persediaan serta tidak
PO7 (tidak ada spesifikasi persyaratan dipakai)
Memperoleh
orang-orang
yang untuk perekrutan
kompeten
dan
termotivasi
untuk karyawan pada bagian
membuat dan melahirkan layanan TI. tersebut
69
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Menyewa dan melatih setiap orang, memotivasi melalui jalur karir yang jelas,
menugaskan
peran
yang
berkoresponden dengan kemampuan, menetapkan
proses
review
yang
terdefinisi, membuat deskripsi posisi dan memastikan kesadaran terhadap ketergantungan pada setiap individu.
70
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI
PO10 (tidak dipakai)
Mengatur proyek Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI Memastikan pengiriman hasil proyek
Perusahaan tidak memiliki proyek TI
dengan persetujuan-berdasarkan batasan waktu, budget dan kualitas
71
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Sebuah program yang terdefinisi dan pendekatan proyek managemen yang diimplementasikan pada proyek TI dan mengijinkan para pemegang saham untuk berpartisipasi dan mengawasi resiko proses dan kemajuannya
72
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Menilai apakah Keseluruhan proses
Identifikasi otomatisasi pemecahan masalah. perusahaan memiliki
bisnis dalam proses
Pemuas kebutuhan IT perusahaan AI1
Check List Penerjemahan bisnis fungsional dan syarat pengendalian untuk rancangan otomatisasi
solusi teknologi yang pembelian dan cukup untuk mendukung persediaan. bisnisnya.
pemecahan masalah yang efektif dan efisien. Fokus Pengenalan kemungkinan secara teknis dan pemecahan cost-effective.
73
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI
AI2 Memperoleh dan memelihara aplikasi software. Untuk menilai Pemuas kebutuhan IT perusahaan apakah perusahaan Menyediakan aplikasi yang sesuai dengan Check list dan
memiliki aplikasi
Proses penerimaan barang
wawancara
yang sesuai dengan
beserta proses returnya.
kebutuhan perusahaan, dan dilakukan dengan tepat waktu dan dengan harga yang masuk akal. kebutuhan Fokus
perusahaan.
Menjamin bahwa ada ketepatan waktu dan proses pembangunan cost-effective.
74
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI
Untuk menjamin keamanan infrastruktur TI
Memperoleh dan memelihara
Keseluruhan proses dalam
dalam perusahaan
infrastruktur teknologi. AI3
Check List Pemuas kebutuhan TI perusahaan
sistem pembelian dan
sehingga proses yang persediaan.
Memperoleh dan memelihara integrasi dan standar infrastruktur TI.
terkait dapat berjalan dengan lancar
Fokus Penyediaan panggung yang sesuai untuk aplikasi bisnis sejalan dengan definisi arsitektur TI dan standar teknologi . 75
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Untuk menilai apakah
Memungkinkan cara kerja dan
Penerimaan barang karena user telah puas terhadap
kegunaan.
proses ini dinilai cukup Pemuas kebutuhan TI perusahaan
Check list dan
aplikasi dan solusinya kompleks sehingga user
AI4 Menjamin kepuasan dari pemakai
wawancara
dalam pemecahan yang membutuhkan pengetahuan
akhir dengan menawarkan pelayanan
ada dalam operasional
dan tingkat pelayanan dan integritas
bisnis
lebih detail.
aplikasi dan pemecahan masalah teknologi ke dalam proses bisnis. 76
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Menyediakan pemakai yang efektif dan cara kerja operasional dan pelatihan material untuk dikirim pengetahuan yang penting untuk operasional dan kegunaan sistem yang sempurna.
77
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mendapatkan sumber daya TI.
Karena perusahaan tidak
(tidak
Pemuas kebutuhan TI perusahaan
memiliki proyek terkait
dipakai)
Meningkatkan efisiensi biaya TI dan
dengan TI.
AI5
kontribusinya untuk keuntungan perusahaan.
78
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Memperoleh dan memelihara kemampuan TI yang menghasilkan strategi penyampaian, integrasi dan standar infrastruktur IT dan pengurangan resiko dari IT.
79
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Perusahaan tidak Mengendalikan perubahan-perubahan. memilik prosedur Pemuas kebutuhan TI perusahaan
AI6 (tidak
perubahan dan Merespon kebutuhan perusahaan kemampuan untuk
dipakai) disesuaikan dengan strategi bisnis,
menangani perubahan selagi mengurangi pemecahan masalah yang mungkin timbul. dan penyampaian kekurangan pelayanan dan diolah lagi.
80
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mengendalikan perkiraan dampak, otorisasi dan implementasi dari semua perubahan pada infrastruktur TI, aplikasi dan pemecahan masalah teknik, meminimalkan kesalahan karena kekurangan permintaan yang spesifik, dan meragukan implementasi dari perubahan yang tidak sah.
81
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Memberikan definisi dan mengatur service level Pemuas kebutuhan TI perusahaan Perusahaan tidak
DS1(tidak
Menjamin keseimbangan atas kunci memiliki SLA (Service
dipakai)
pelayanan TI dengan strategi bisnis. Level Aggrement) Fokus Mengidentifikasi kebutuhan pelayanan, menyetujui service levels dan mengawasi hasil service levels. 82
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI
Perusahaan tidak
Mengatur kinerja dan kapasitas.
memiliki rencana
DS3(tidak Pemuas kebutuhan TI perusahaan
penilaian kapasitas
Mengoptimalkan kinerja infrastruktur
sistem terhadap sumber
dipakai)
TI, sumber daya dan kemampuan
daya TI.
dalam menanggapi kebutuhan bisnis.
83
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Menanggapi kebutuhan pada saat pertemuan dalam SLAs ( Service Level Agreement), meminimalkan keborosan waktu, dan menggunakan secara terusmenerus kinerja TI dan kapasitas pengembangan pengawasan dan pengukuran.
84
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Untuk menilai pelayanan
Keseluruhan proses
rencanaan TI dalam
pembelian dan persediaan
perusahaan.
pada perusahaan.
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Menjamin rencana TI yang berkelanjutan.
DS4
Check List Pemuas kebutuhan TI perusahaan Menjamin pengurangan dampak bisnis pada suatu kejadian karena kesalahan pelayanan TI.
85
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Membangun keuletan dalam mengotomatisasi solusi dan mengembangkan, memelihara dan menguji perencanaan TI yang berkelanjutan.
86
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Pemberian Id dan Password Menjamin keamanan sistem. Untuk menilai keamaan
kepada setiap staf
terhadap sistem informasi
pembelian dan persediaan
perusahaan
dan proses pengantian
Pemuas kebutuhan TI perusahaan DS5
Check List Mempertahankan keutuhan informasi dan memproses infrastruktur,
Password secara berkala memperkecil dampak kelemahan keamaan serta kejadian.
87
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mendefinisikan kebijakan keamanan TI, rencana dan prosedur, dan memantau, mendeteksi, melaporkan dan memecahkan kelemahan keamanan dan kecelakan.
88
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mengidentifikasi dan mengalokasikan Untuk mengetahui
biaya-biaya. Pemuas kebutuhan TI perusahaan DS6
pengalokasi biaya TI
Keseluruhan sistem
terhadap sistem pembelian
pembelian dan persediaan.
Check List Menjamin keakuratan dan pemahaman atas biaya-biaya TI dan
dan persediaan.
mengembangkan efisiensi biaya melalui informasi yang baik atas pelayanan TI.
89
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Penangkapan kelengkapan dan keakuratan atas biaya-biaya TI, keadilan sistem atas alokasi disetujui para pengguna, dan sistem untuk melaporkan waktu atas penggunaan TI dan biayabiaya yang dialokasikan.
90
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mendidik dan melatih pemakai.
Untuk menilai
Pemuas kebutuhan TI perusahaan DS7
keberhasilan user dalam
Keseluruhan sistem
memahami sistem
pembelian dan persediaan.
Check List Secara efektif dan efisien mengunakan aplikasi dan solusi teknologi dan
pembelian dan persediaan.
menjamin pemenuhan pemakai dengan kebijakan dan prosedur.
91
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Pemahaman yang jelas terhadap kebutuhan pelatihan pemakai TI, melaksanakan strategi pelatihan yang efektif dan mengukur hasilnya.
92
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI
DS8(tidak dipakai)
Mengatur service desk dan kejadian. Pemuas kebutuhan TI perusahaan
Perusahaan tidak memiliki
Membolehkan kegunaan efektivitas
fasilitas service desk.
sistem TI dengan menjamin dan menganalisis pertanyaan pemakai akhir, pertanyaan dan kejadian.
93
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Sebuah fungsi service desk yang professional dengan menanggapai dengan cepat, peningkatan prosedur, dan pemecahan dan analisis kecenderungan.
94
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Untuk mengetahui
Mengatur konfigurasi.
Penerimaan barang pada DS9
Pemuas kebutuhan TI perusahaan
Check List
kecocokan data antara bagian gudang.
Mengoptimalkan infrastruktur IT,
sistem dan fisik
sumber daya dan kemampuan, serta mencatat asset IT.
95
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mendirikan dan memelihara keakuratan kelengkapan gudang atas konfigurasi sifat dan patokan asset, dan membandingkannya terhadap kenyataan konfigurasi asset.
96
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mengatur data pembelian dan persediaan. Pembuatan laporan :
Pemuas kebutuhan TI perusahaan Untuk menilai Mengoptimalkan penggunaan informasi
Check list dan
DS11
Karena dalam proses ini ketersediaan informasi
dan menjamin bahwa informasi yang
wawancara
menuntut ketersediaan bagi user
ada diperlukan.
informasi yang akurat.
Fokus Mempertahankan kelengkapan, akurasi, ketersediaan dan keamaan data. 97
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Mengelola lingkungan fisik Pemuas kebutuhan TI perusahaan Menjaga asset komputer dan data bisnis
DS12(tidak dipakai)
dan memperkecil resiko gangguan perusahaan. Fokus
Perusahaan tidak menyediakan fasilitas khusus dalam menunjang keamanan asset TI
Menyediakan dan memelihara lingkungan fisik yang cocok untuk melindungi asset TI dari akses, kerusakan atau pencurian. 98
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Berhubungan dengan semua Untuk memastikan bahwa
Mengelola operasi.
proses bisnis dalam Pemuas kebutuhan TI perusahaan
Check list dan
operasional perusahaan operasional perusahaan
DS13 Memelihara integritas data dan
wawancara
sudah berjalan dengan terkait dengan proses
menjamin bahwa itu prasarana bisa
baik. pembelian dan persediaan.
melawan dan sembuh dari kesalahan dan kegagalan.
99
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mendapat tingkat servis yang cara bekerja untuk pengolahan data dijadwalkan, menjaga hasil sensitif dan mengamati dan memelihara prasarana.
100
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Untuk menilai apakah TI Pengawasan dan evaluasi pencapaian dalam perusahaan telah Semua proses yang terlibat
TI. melakukan kegiatan ME1
Pemuas kebutuhan TI perusahaan
dalam proses pembelian dan
Check List pengawasan terhadap
persediaan.
Terlihat dan mengerti akan biaya TI, perkembangan performa keuntungan-keuntungan, strategi, sistemnya aturan-aturan dan tingkat pelayanan seturut dengan penguasaan kebutuhan.
101
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Pengawasan dan pelaporan pengukuran dan pengidentifikasian dan pengimplementasian perkembangan performance.
102
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI
Semua proses dalam sistem
Pengawasan dan evaluasi pencapaian
pembelian dan persediaan.
TI.
Check list dan
Untuk menjamin adanya
Misalnya dalam penetapan
wawancara
internal control yang baik.
hak akses untuk setiap
ME2 Pemuas kebutuhan TI perusahaan Melindungi pencapian tujuan TI dan menyetujui dengan hukum yang
bagian dan otorisasi pada formulir yang ada.
berhubungan, peraturan dan perjanjian.
103
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mengawasi proses pengendalian internal untuk kegiatan yang berhubungan dengan TI dan tindakan pengembangan identifikasi.
104
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Menjamin kepatuhan dengan syarat
Perusahaan tidak memiliki
ME3(tidak eksternal.
kebijakan khusus terkait
dipakai) Pemuas kebutuhan TI perusahaan
dengan TI perusahaan
Menjamin kepatuhan dengan hukum, peraturan dan syarat-syarat perjanjian.
105
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mengidentifikasi semua hukum yang diterapkan, peraturan dan perjanjian dan menyesuaikan dengan tingkat kepatuhan TI dan meyakini proses TI untuk mengurangi resiko dari ketidakpatuhan.
106
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Pengendalian terhadap proses dari TI Menyediakan IT Governance. Perusahaan tidak memiliki
ME4(tidak
Pemuas kebutuhan TI perusahaan kebijakan khusus terkait
dipakai)
Mengintegrasikan peraturan TI dengan dengan TI perusahaan tujuan peraturan perusahaan dan kepatuhan dengan hukum, peraturan dan perjanjian.
107
COBIT
Teknik Pengumpulan
Domain
Alasan
Proses Terkait
Uraian Data Fokus Mempersiapkan papan laporan atas strategi TI, tampilan dan resiko-resiko, dan tanggapan untuk kebutuhan peraturan sejalan dengan arahan.
Tabel 3.1 Analisa Penetapan Domain COBIT
108
109 3.4 Gambaran Software PT. Alas Makmur Langgeng Abadi menggunakan sistem informasi dengan bahasa pemograman C++, aplikasi penyimpanan database yang digunakan adalah Dbase5th. Sistem jaringan yang digunakan adalah LAN (Local Area Network). Pengguna sistem informasi pada PT. Alas Makmur Langgeng Abadi terbagi menjadi : •
Bagian penjualan dengan hak akses : o Tr. PO Buyer, Tr. Retur Penjualan, Tr. SPK o Ms. Barang, Ms. Buyer, Ms. Lokasi, Ms. Area o Laporan penjualan tertinggi o Stok dan kartu stok
•
Bagian PPIC dengan hak akses : o Tr. SPK
•
Bagian pembelian dan persediaan dengan hak akses : o Tr. PO, Tr. Retur Pembelian o Ms. Lokasi, Ms. Supplier, Ms. Barang o Tr. BPB, Tr. SJ
•
Bagian Accounting dengan hak akses : o Tr. Kartu Hutang Piutang, Tr. PO, Tr. BPB o Ms. Stok o Laporan HPP (Harga Pokok Penjualan)
•
Bagian keuangan dengan hak akses : o Tr. BPK
110 o Hak akses secara penuh untuk membuka keseluruhan sistem. •
Bagian TI dengan hak akses : o Hak akses secara penuh untuk membuka keseluruhan sistem.
Arsitektur sistem yang digunakan adalah sebagai berikut : •
User pada bagian : Produksi (1), Sample (1), Gudang bahan baku (1), Akesoris (1), Gudang barang jadi (1), Accounting (4), Personalia (1), Opersional (6), TI (1) o System : Windows XP Profesional version 2002 Service Pack 2 o Registered to : Egyptian hak, home, 55274-640-4312605-23182 o Manufactured & supported by : Egyptian hak, Win XP Profesional, Intel (R) Pentium (R) Dual, CPU E2160 @1,80 GHZ, 0,99GB of RAM
•
Server o System : M. Windows 2000, 5.00.2195, Service Pack 4 o Registered to : AlasMakmur, PT, 51879-000-0000025-00373 o Computer : Intel (R) Xeon (R) CPU, 3040@1,86GHZ, AT/AT Compatible, 522, 316 KB RAM
•
Printer o Epson LQ- 2180 pada : personalia (1), accounting (3), Operasional (2), PPIC (1)
