BAB 3 ANALIS IS S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PENJUALAN P.D. S INAR MULIA
3.1. The Task 1. Gambaran Umum Perusahaan
Perusahaan ini berawal dari sebuah toko pada tahun 1955 yang dirintis oleh Almarhum Bapak Buddy Tanoto. Toko ini menjual lampu minyak dan perlengkapannya, yang pada saat itu digunakan sebagai alat penerangan yang lebih baik yang dapat dipergunakan untuk memenuhi kebutuhan masayarakat yang belum terjangkau listrik. Penggunaan lampu petromak dinilai lebih praktis dan efesien. Seiring berkembangnya usaha tersebut, toko ini menjadi sebuah Perusahaan Dagang oleh Almarhum Bapak. Buddy Tanoto, selaku pimpinannya. Sparepart lampu petromak keseluruhan di impor dari Singapura dan Hongkong. Pada tahun 1977, karena permintaan yang semakin meningkat dibuat sebuah pabrik untuk pembuatan sparepart lampu petromak dengan nama PT.Sintika diperuntukkan khusus untuk menyuplai kebutuhan sparepart lampu petromak kepada PD.Sinar M ulia. Pada era 90-an, banyak daerah-daerah yang telah terjangkau listrik. Sehingga akhirnya, PT.Sintika tidak lagi menjadi penyuplai tetap sparepart lampu petromak kepada PD.Sinar M ulia. Untuk perluasan produknya PD. Sinar M ulia, menambah lampu dan kompor gas dan produk lainnya. PD. Sinar M ulia sampai saat ini masih mendapatkan suplai sparepart lampu dari PT.Sintika, supplier lokal dan sebagian dari impor.
44 Pada tahun 2000 hingga sekarang , pimpinan PD. Sinar M ulia dialihkan kepada Bapak Santoso Suryadi anak dari Almarhum Bapak Buddy Tanoto. Pelanggannya tersebar di Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, dan sekitarnya.
2. Tujuan Perusahaan Tujuan dari perusahaan ini disamping untuk mendapatkan laba, yaitu untuk menyediakan produk yang berkualitas kepada para pelanggan serta mendukung pemerintah dalam penyedia sarana penerangan.
3. S truktur Organisasi Struktur Organisasi PD. Sinar M ulai ditunjukkan dengan gambar 3.1.
Direktur
Bagian Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Keuangan
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
Gambar 3.1. Struktur organisasi P.D. Sinar M ulia Sumber: Hasil wawancara dengan P.D. Sinar Mulia
Service dan Perakitan
45 4. Tugas dan Tanggung jawab
Direktur: tanggungjawab dalam mengadakan perencanaan, mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan penilaian hasil-hasil tugas dari tiap-tiap bagian serta menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan serta menyetujui penjualan dan pembelian barang.
Bagian Pembelian: 1. memilih supplier untuk membeli suatu barang 2. mencari supplier dan melakukan kerjasama dengan berbagai pihak untuk kelancaran pembelian suatu barang untuk mendapatkan biaya yang minimal.
Bagian Penjualan: 1. melayani pelanggan dengan baik, menawarkan barang kepada pelanggan, menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan 2. menerima pesanan pelanggan dengan tepat 3. mengecek barang yang akan dikemas apakah sesuai dengan pesanan. 4. membuat surat jalan
Bagian Keuangan: 1. Bertugas untuk menagih pembayaran kepada pelanggan, dan menerimapembayaran atas penjualan kepada pelanggan 2. melakukan pembayaran kepada supplier
46 3. melakukan penyetoran kas ke Bank 4. membuat laporan harian kas masuk dan keluar
Bagian Gudang : 1. Bertugas menerima barang dari supplier dan menyediakan barang atas pesanan dari pelanggan . 2. Bertugas membuat faktur penjualan atas catatan dari bagian penjualan 3. Bertugas mencatat kurangnya order di buku order 4. M elakukan stok opname periode satu tahun. 5. Bertugas melakukan pencatatan barang masuk dan
barang keluar untuk
mengendalikan jumlah persediaan 6. M enginformasikan kepada bagian pembelian untuk barang-barang yang harus dibeli.
Bagian Pengiriman : 1. Bertugas dan bertanggungjawab mengirim barang.
Bagian Service atau Perakitan : 1. Bertugas untuk merakit suatu barang pesanan pelanggan 2. Bertugas melakukan service atau perbaikan atas permintaan pelanggan dari barang yang pernah dibelinya.
47 5. Produk Perusahaan 1. Lampu M inyak Tanah 1. Alcohol type :NO. 821/250 C.P., NO. 826/350 C.P.,NO. 832/500 C.P. 2. Rapyd Type :NO. 828/350 C.P., NO. 830/500 C.P. Sparepart: 1. Kap Luar 2. Kap dalam 3. Kap tebeng 4. Rangka 5. Stang pompa 6. Bengkokan 7. M angkok api 8. M epel 9. Sarangan 10. Tempat spiritus 11. Bakaran spiritus 12. Corong M inyak Tanah 13. Pipa bawah 14. Pipa atas 15. M eteran 16. Kaos lampu kaca 17. Tatakan tengah 18. Kunci lampu 19. Tangki
48 2. Kompor minyak tanah SparePart : 1. Burner : NO. 100B, NO. 203, NO. 100, NO. 202, NO. 768 2. Oil-Valves : NO.904 4WAYS, NO.903 3WAYS, NO.902 i. 2 WAYS 3. Copper Tube : NO.905 1/8 “, NO. 906 3/16”
3. Kompor listrik SparePart : pompa listrik 1. 401 Adjustment Nut, 402 Retaining Ring, 403 Plastic Tube,404 HatShape Washer, 405 Copper Wire Coil, 406 Large Raubber Ring, HW 407 Pump Stand 2. 301 Pump Tube, 302 Rubber Ring, 303 Adjustment road, 304 Spring, 305 Pump Piston, 306 Pump Core, 307 Spring, 308 Pump Core Cover, 309 Rubber Ring 3. 501 Filter, 502 Large Washer, 503 power Switch, 504 Fuse Holder, 505 Rubber Ring, 506 Diodes,507 Fuse, 508 Turning Wheel, 509 Jet Set 4. 800 Washer, 801 Rubber Ring, HW 802 Small Pump Stand, 803 Hexagonal Nut, 804 Plastic tube Connector, 805 Small Gauze, 806 Valve, 807 Screw, 808 Large Hexagonal Nut
49 4. Kompor gas 1. High Pressure Serries : TS-50, TS-60,TS-80 II, PF-2, PF-2T, PF-50 2. Low Pressure Series : E- 40, GSM -20,GSM -30, GSM -40, GSM -50, GSM 201, GSM 301, GSM 401, GSM 501 Spare Part: 1. Burner Cup 2. Base 3. Body/ bowl 4. Stand 5. High Pressure Control 6. Burner PF-2 7. Burner CF-600
6. Prosedur sistem penjualan yang berjalan
1. Prosedur penerimaan pesanan Bagian penjualan mendapat pesanan dari pelanggan melalui telepon, faximili, pos surat ataupun dengan datang langsung ke perusahaan. Bila pesanan secara lisan, bagian penjualan mencatat pesanan di secarik kertas. Perjanjian penjualan tunai ataupun kredit, dilakukan pada saat awal pemesanan. Khusus, untuk pelanggan baru penjualan pertama harus dilakukan secara tunai. Untuk pelanggan lama dapat dilakukan secara tunai maupun kredit.
Jika penjualan terjadi secara kredit dibuat kesepakatan waktu
pembayaran yang biasanya dalam waktu 2 minggu.
50 Pesanan yang sudah dicatat kemudian diberikan ke bagian gudang untuk melihat jumlah persediaan di buku stok. Bagian gudang akan menginformasikan kembali kepada bagian penjualan mengenai tersedia atau tidak pesanan tersebut. Kemudian bagian penjualan akan menginformasikan kembali ke pelanggan melalui telepon ataupun faximili. Setelah mendapat informasi dari pelanggan, bagian penjualan menginformasikan kembali ke bagian gudang atas pesanan tersebut Bila jumlah tidak mencukupi, maka akan dikirim sesuai dengan jumlah yang ada dan akan ada catatan tambahan di faktur penjualan, bahwa barang akan segera dikirim setelah jumlahnya tersedia. Perhitungan pembayaran dilakukan berdasarkan jumlah pesanan awal. Bagian gudang akan mencatat jenis dan jumlah persediaan yang kurang di buku order.
Bagian gudang mengambil barang di gudang, kemudian membuat faktur penjualan tiga rangkap yang akan diberikan ke bagian penjualan bersama barang pesanan. Faktur penjualan di otorisasi oleh bagian penjualan. Faktur penjualan rangkap 3 disimpan bagian penjualan untuk dijadikan arsip. Untuk penjualan kredit : Faktur penjualan rangkap 1 dan 2 akan dikirimkan ke pelanggan bersama barang pesanannya. Faktur penjualan rangkap 1 yang sudah ditandatangani oleh pelanggan kemudian diserahkan kepada bagian keuangan sebagai bukti untuk melakukan penagihan. Faktur penjualan rangkap 2 diberikan ke pelanggan. Untuk penjualan tunai : Faktur penjualan rangkap1 akan langsung diberikan ke pelanggan pada saat pengiriman barang.
51 Barang pesanan kemudian dicocokkan oleh bagian penjualan dengan catatan order yang dibuat oleh bagian penjualan pada saat adanya pesanan dari pelanggan dengan faktur penjualan yang dibuat oleh bagian gudang. Untuk barang yang dirakit, bagian gudang memberikan kepada bagian perakitan untuk dirakit terlebih dahulu.
2.
Prosedur pengiriman
Setelah adanya penyesuaian barang yang dipesan dengan barang yang disiapkan bagian gudang, bagian penjualan membuat surat jalan tiga rangkap yang di otorisasi oleh bagian penjualan dan memberikannya kepada bagian pengiriman beserta barang pesanan untuk dikemas. Surat jalan rangkap 3 disimpan oleh bagian penjualan. Untuk penjualan kredit dengan pengiriman dalam kota : 1. Surat jalan rangkap 1 dan rangkap 2 akan dikirim bersama barang ke pelanggan. 2. Faktur penjualan rangkap 1 dan rangkap 2 akan dikirim bersama barang ke pelanggan Surat jalan rangkap 2 akan diberikan kepada bagian keuangan setelah di tanda tangani pelanggan. Faktur penjualan rangkap
1 yang sudah
ditandatangani oleh pelanggan diberikan untuk bagian keuangan. Faktur penjualan rangkap2 dan surat jalan rangkap 1 untuk pelanggan. Untuk penjualan kredit dengan pengiriman luar kota , pengiriman barang melalui ekspedisi
yang ditunjuk oleh pelanggan. Surat jalan rangkap2
sebagai dokumen ke pihak ekspedisi. Perusahaan akan mendapat tanda terima dari pihak ekspedisi, dan diberikan kepada bagian keuangan sebagai lampiran faktur penjualan.
52 Untuk penjualan tunai, dengan kondisi pengiriman dalam maupun luar kota dokumen surat jalan yang diberikan ke pelanggan maupun pihak ekspedisi sama dengan penjualan kredit, hanya saja pelanggan akan mendapat faktur penjualan rangkap1 dan faktur penjualan rangkap 2 disimpan oleh bagian keuangan.
3. Prosedur penagihan ( untuk penjualan kredit) Pengiriman surat tagihan dilakukan oleh bagian keuangan. Untuk pelanggan dalam kota bagian keuangan membuat surat tagihan atas dasar faktur penjualan dan surat jalan rangkap 2 yang sudah ditanda tangani pelanggan. Surat tagihan akan dikirim oleh bagian keuangan menggunakan faximili maupun surat pos.
4. Prosedur Penerimaan Kas Pelanggan yang melakukan pembelian secara tunai maupun kredit dapat melakukan pembayaran melalui uang tunai, transfer rekening bank, giro maupun cek. Bila sudah membayar, pelanggan akan menginformasikan ke perusahaan melalui telepon atau mengirimkan bukti pembayaran melalui faximili. Bagian keuangan melakukan pengecekan rekening bank dan melakukan pencatatan atas kas yang masuk dan kas keluar setiap hari.
Untuk penjualan kredit, Setelah melunasi pembayaran, bagian keuangan akan mengirimkan faktur penjualan rangkap 1 akan dikirimkan kembali untuk pelanggan. Untuk penjualan tunai, Setelah adanya pembayaran, pesanan pelanggan dapat diproses untuk dikirimkan.
53 3.1.1. Purpose Sistem pencatatan transaksi harian penjualan pada P.D. Sinar M ulia masih bersifat manual dan belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi sehingga tidak memudahkan fungsi-fungsi yang terkait dalam proses pencatatan transaksi harian. Tujuan dari analisis sistem penjualan ini untuk mencari kelemahan-kelemahan pada sistem penjualan yang sedang berjalan sehingga dalam pembuatan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan diharapkan dapat menghasilkan sistem penjualan yang mendukung pencatatan transaksi harian dan menghasilkan laporan disertai dengan pengendalian internal.
3.1.2. System Definition Sebuah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan untuk mendukung proses penjualan yang dilakukan oleh tiap-tiap bagian di dalam perusahaan yang terkait dengan proses penjualan tersebut. Untuk saling mengkomunikasikan informasi yang dihasilkan dari setiap transaksi harian kepada setiap fungsi yang terkait, serta sebagai sumber untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Sistem ini menggunakan arsitektur client dan server. Setiap client dan server menggunakan PC berbasis windows dan client akan terhubung dengan server menggunakan LAN. Untuk lebih jelasnya tabel 3.1. menunjukkan karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.
54 Tabel 3.1. Sistem Definition dengan FACTOR CRITERIA
Functionallity
M endukung pencatatan transaksi harian proses penjualan sehingga menghasilkan informasi yang tepat yang disertai pengendalian internal.
Application Domain
Bagian Penjualan, Gudang, Keuangan, dan Akuntansi
Condition
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dikembangkan atas usulan dari permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penjualan di dalam perusahaan.
Technology
sebuah PC dengan perangkatnya
Objects
karyawan, pelanggan, penjualan, penagihan, pembayaran
Responsibility
untuk pencatatan dan pengendalian internal.
55 3.1.3. Context Gambar 3.2 menunjukkan hubungan tiap bagian yang terkait dalam transaksi penjualan.
Gambar 3.2. Rich Picture
3.1.3.1. Problem Domain
56 Setiap pesanan dari pelanggan akan dilakukan pengecekan terhadap data pelanggan oleh bagian penjualan, jika pelanggan belum terdaftar maka akan dilakukan input terhadap data pelanggan baru tersebut. Proses selanjutnya adalah pengecekan terhadap persediaan barang. Kemudian, bagian penjualan akan melakukan pembuatan pesanan penjualan dengan pembuatan sales order.
Penjualan secara kredit akan mengurangi limit kredit si pelanggan dan akan bertambah bila sudah dilakukan pembayaran. Limit kredit dapat ditambahkan jumlahnya oleh bagian keuangan dengan membuat surat permohonan kredit
berdasarkan informasi
penjualan dan penerimaan kas. Penambahan limit kredit berdasarkan ketentuan perhitungan yang ditetapkan perusahaan. Kemudian surat permohonan kredit ditanda tangani oleh bagian akuntansi dan pimpinan.
Sarana pengiriman yang akan digunakan juga ditentukan pada saat pemesanan berdasarkan lokas i pengiriman. Jika pelanggan berlokasi di Jakarta, maka pengiriman akan dilakukan dengan menggunakan kurir perusahaan. Jika pelanggan berlokasi di luar Jakarta, pengiriman menggunakan perusahaan pengangkutan berdasarkan permintaan pelanggan atau rekomendasi perusahaan.
Penjualan dengan back order terjadi apabila barang yang dipesan pelanggan melebihi barang yang tersedia di perusahaan.
Pencatatan order akan dicetak sebagai dokumen sales order ataupun langsung dilakukan pencetakan picking list maupun packing slip yang disiapkan oleh bagian penjualan.
57 Pelanggan akan menerima
dokumen sales order sebagai order acknowledgment .
Pencetakan sales order menjadikan order dari pelanggan tersebut masih dalam status waiting yang artinya masih dapat dilakukan pengubahan maupun pembatalan apabila sudah mendapatkan konfirmasi kembali dari pelanggan. Status order menjadi OK apabila sudah dilakukan pencetakan picking list dan packing slip. Bagian akuntansi akan mendapatkan dokumen sales order yang sudah OK. Untuk penjualan tunai, bagian keuangan akan mendapatkan rangkap dari dokumen sales order dari bagian akuntansi untuk pendataan sewaktu pelanggan membayar. Penjualan yang dilakukan secara tunai akan diproses bila telah dilakukan pembayaran oleh pelanggan. Bagian keuangan akan mencetak bukti pembayaran dan memberikan kepada bagian akuntansi untuk diotorisasi. Untuk pembayaran atas sales order tunai, bagian akuntansi akan menginformasikan pembayaran pelanggan tersebut kepada bagian penjualan. Setelah adanya pembayaran, sales order untuk penjualan tunai akan diproses oleh bagian penjualan. Picking list diberikan kepada bagian gudang sebagai surat pengambilan barang di gudang yang nantinya akan di tandatangani oleh si pengambil barang. Picking list diserahkan oleh bagian gudang kepada bagian pengiriman bersamaan dengan barang. Packing slip diberikan kepada bagian pengiriman untuk disesuaikan dengan barang yang di ambil oleh bagian gudang, dan akan ditandatangani oleh si pengemas sekaligus yang akan mengirim barang.
Kemudian picking list bersama packing slip akan diberikan oleh si pengemas barang kepada bagian gudang untuk dibuatkan surat jalan. Surat jalan berisi jumlah barang yang
58 dikirim pada saat itu, dan bila barang yang di kirim adalah back order maka akan terisi jumlah barang yang sudah pernah dikirim. Surat jalan akan diotorisasi oleh si pengirim. Rangkap surat jalan akan diberikan kepada bagian penjualan dan rangkap yang lain akan disimpan oleh bagian gudang. Kemudian akan dibuatkan Invoice oleh bagian penjualan berdasarkan surat jalan. Jumlah pembayaran yang tertera di invoice berdasarkan jumlah order si pelanggan tanpa dikurangi dengan jumlah back ordernya. Sehingga pada saat pengiriman back order, tidak dilakukan pembuatan invoice. Invoice diotorisasi oleh bagian akuntansi dan disimpan rangkapnya oleh bagian akuntansi dan penjualan. Untuk penjualan kredit rangkap invoice akan diberikan kepada bagian keuangan sebagai sumber informasi apabila pelanggan membayar, dan akan diberikan kembali kepada bagian akuntansi bila sudah ada pembayaran.
Pengiriman barang yang dilakukan dengan kurir perusahaan, barang akan dikirim bersama dengan surat jalan dan invoice. Untuk penjualan tunai, invoice rangkap 1 akan di berikan ke pelanggan. Invoice rangkap 2 akan disimpan oleh bagian akuntansi. Untuk penjualan kredit, invoice rangkap 2 akan diberikan ke pelanggan. Invoice rangkap 1 akan disimpan bagian akuntansi. Untuk penjualan baik tunai maupun kredit surat jalan rangkap 1 diberikan ke pelanggan dan surat jalan rangkap 2 yang telah ditandatangani pelanggan akan diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan update tanggal sampainya barang yang kemudian akan diberikan kepada bagian akuntansi. Untuk pengiriman dengan perusahaan angkutan, invoice yang dikirim adalah invoice dan surat jalan rangkap 1 saja untuk penjualan tunai. Sedangkan untuk penjualan kredit adalah invoice rangkap 2 dan surat jalan rangkap1. Perusahaan angkutan akan memberikan tanda
59 terima, yang akan diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan update tanggal sampainya barang yang kemudian akan diserahkan kepada bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi dapat melakukan pengecekan daftar piutang yang akan jatuh tempo dan segera melakukan pencetakan dan pengiriman surat tagihan ke pelanggan. Rangkap surat tagihan juga diberikan kepada bagian keuangan .
Untuk pembayaran dapat dilakukan secara uang tunai, transfer rekening Bank Perusahaan, cek maupun giro. Pelanggan menginformasikan ke bagian keuangan atas pembayaran yang telah dilakukannya dan mengirimkan bukti pembayarannya. Pembayaran dicatat di bukti kas masuk berdasarkan nomor sales order. Untuk pembayaran secara tunai, transfer, cek maupun giro yang telah jatuh tempo dimasukkan dalam tipe deposit, sedangkan untuk cek dan giro yang belum jatuh tempo dimasukkan dalam kondisi undeposit. Bagian keuangan dapat melihat daftar undeposit untuk dicatat sebagai kondisi deposit pada saat jatuh tempo. Bukti pembayaran akan dicetak oleh bagian keuangan dengan otorisasi bagian akuntansi. Kemudian invoice rangkap, yang pada saat awal diberikan oleh bagian akuntansi akan dilampirkan bersama bukti pembayaran kepada bagian akuntansi. Untuk penjualan kredit, bagian akuntansi akan mengirimkan bukti pembayaran beserta invoice rangkap1 kepada pelanggan. Untuk penjualan tunai, bukti pembayaran akan dikirimkan bersama barang beserta invoice rangkap1.
3.1.3.2. Application Domain
60 Sistem yang membantu tugas-tugas yang ditangani oleh karyawan penjualan, karyawan gudang, karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan yang terkait dengan transaksi penjualan untuk menyelesaikan transaksi-transaksi harian serta dapat menghubungkan tiap bagian terkait tersebut. 1. Bagian Penjualan M enerima pesanan dari pelanggan dengan membuat Sales Order, mendata pelanggan baru, membuat Back Order untuk sisa jumlah dari pesanan pelanggan, membuat invoice.
2. Bagian Gudang M embuat surat jalan, dan update surat jalan.
3. Bagian Akuntansi M engecek daftar piutang jatuh tempo, membuat surat tagihan, melakukan otorisasi atas beberapa dokumen transaksi.
4. Bagian Keuangan M embuat bukti kas masuk, menyetorkan kas ke bank, mengubah limit kredit pelanggan dengan ketentuan perhitungan berdasarkan laporan terkait masing-masing pelanggan.
3.1.4. Identifikasi Masalah
61 1. Tidak adanya konfirmasi dokumen pemberitahuan kepada customer, setelah order disetujui. Bagian penjualan menerima order dari pelanggan melalui lisan maupun dokumen tertulis. Untuk order yang diterima secara lisan, bagian penjualan mencatatnya terlebih dahulu dicatatan order tanpa membuat suatu dokumen tertulis yang diberikan kepada pelanggan untuk memastikan kembali order tersebut beserta keterangan yang berkaitan seperti alamat pengirimannya. Salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam siklus pendapatan perusahaan dagang adalah order acknowledgment yaitu rangkap dari sales order sebagai konfirmasi kepada pelanggan atas suatu order(Wilkinson et al,2000). Sebab tidak dibuat dan dikirimkannya kembali dokumen tertulis tersebut kepada pelanggan, dikarenakan sistem kepercayaan perusahaan tersebut kepada pelanggannya. Hal ini dapat mengakibatkan suatu risiko kesalahan dalam pencatatan order maupun hal yang berkaitan dengan pengirimannya. Selain itu, risiko pelanggan tidak mengakui barang pesanannya pun dapat terjadi. Bagian keuangan akan kesulitan dengan informasi pembayaran pelanggan atas penjualan secara tunai, karena untuk penjualan tunai pelanggan tidak mendapatkan suatu dokumen apapun sehingga pada saat membayar pelanggan hanya memberikan informasi total harga saja.
2. Tidak adanya persyaratan limit kredit bagi pelanggan Kondisi yang terjadi diperusahaan, untuk keputusan apakah pelanggan berhak atau tidak mendapatkan kredit adalah berdasarkan keputusan dari bagian penjualan yang hanya mengandalkan intuisinya. Prosedur siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan order dari pelanggan yang salah satu langkahnya adalah persetujuan kredit. Suatu order di setujui apabila sudah melalui pengecekan limit kredit. Batas kredit diverifikasi atas akun
62 dari pelanggan sebelumnya di tambah dengan jumlah order yang dipesan saat ini, bila tidak melebihi limit kredit maka di setujui, bila melebihi limit kredit maka tidak disetujui (Romney dan Steinbart (2006) dan Wilkinson et al (2000)). Sebab tidak adanya persyaratan limit kredit di perusahaan tersebut karena adanya sistem kepercayaan dan kekeluargaan dari perusahaan kepada pelanggan. Seringkali, pelanggan yang memiliki hubungan yang baik dengan bagian penjualan dapat dengan mudah memperoleh kredit. Sehingga, pelanggan yang mendapatkan kredit tersebut sulit dalam pelunasan hutangnya, karena tidak sesuai dengan kemampuannya. Hal ini dapat mengakibatkan suatu risiko kemungkinan tidak tertagihnya piutang atau kredit macet yang dapat mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan akibat meningkatnya kredit macet.
3. Perangkapan tugas di bagian gudang dan bagian penjualan.
Bagian Gudang membuat faktur penjualan setelah mendapatkan informasi dari bagian penjualan mengenai adanya pesanan dari pelanggan. Bagian gudang mengecek persediaan barang, jika barang tersedia akan dibuatkan faktur penjualan. Bila tidak tersedia, akan dicatat di buku order untuk melakukan back order setelah barang tersedia. Kemudian faktur penjualan beserta barang akan diberikan kepada bagian penjualan untuk disesuaikan dengan catatan pesanan yang dibuat bagian penjualan pada saat ada pemesanan. Faktur penjualan akan diotorisasi oleh bagian penjualan. Bagian penjualan membuat surat jalan, yang akan diotorisasi sendiri oleh bagian penjualan. Bagian pengiriman hanya bertugas mengirim barang tanpa mengetahui jumlah barang yang dikemasnya. Hal ini menjadikan kondisi setiap fungsi melaksanakan tugas tidak sesuai dengan tanggung jawabnya. Pelaksanaan tanggung jawab fungsi penjualan, gudang, dan
63 pengiriman tidak berjalan sebagaimana fungsi dari sebuah prosedur penjualan dilakukan ( M ulyadi, 2001). Kondisi ini dapat terjadi karena perusahaan menganggap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan setiap fungsi dapat memudahkan tiap fungsi gudang, penjualan, dan pengiriman untuk melaksanakan tugasnya dalam hal pencatatan transaksi dan pengecekan barang yang dikirim. Selain itu, perusahaan juga memberikan kepercayaan penuh pada karyawannya. Akibatnya proses pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan mengenai persediaan barang tidak cepat karena informasi persediaan ada di gudang. Sedangkan pelanggan, bila ingin memesan ditangani fungsi penjualan. Bagian gudang juga mengetahui harga penjualan. Fungsi pengiriman yang harusnya bertanggung jawab atas barang yang dikirim tetapi tidak mengetahui sesuai atau tidaknya barang yang dikirim dengan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang.
4.Fungsi Keuangan merangkap dengan fungsi Pencatatan Kas.
Hasil pembayaran yang diterima dari pelanggan ditangani oleh fungsi keuangan yang juga bertugas sebagai pencatat buku harian kas masuk dan keluar. Kondisi ini terjadi karena perusahaan tidak mempunyai karyawan khusus yang bertugas sebagai pencatat buku harian kas masuk dan keluar. Perusahaan menganggap pencatatan transaksi akan lebih mudah dilakukan. Unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan fungsi penyimpanan ( M ulyadi,2001). Akibatnya bila kondisi ini dipertahankan kemungkinan adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap kas perusahaan dengan mengubah catatan akun
64 seperti lapping. Karyawan dapat menunda pencatatan terhadap kas yang diterima dan menggunakannya terlebih dahulu untuk kepentingan pribadi.
5. Tidak adanya daftar pencatatan faktur jatuh tempo , tidak tercantumnya tanggal jatuh tempo difaktur dan tidak adanya perangkapan surat tagihan. Karyawan keuangan yang bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan. Bagian Keuangan membuat surat tagih dengan berdasarkan dokumen rangkap dari faktur penjualan dan surat jalan. Tidak adanya pencatatan jatuh tempo terhadap faktur tersebut dan difaktur pelanggan pun tidak tercantum tanggal jatuh tempo sehingga surat tagihan dibuat dan dikirimkan ke pelanggan sering melampaui batas dari tanggal jatuh tempo. Kondisi ini menyulitkan karyawan untuk membuat surat tagihan, sehingga pembuatannya pun tanpa ketentuan khusus melainkan berdasarkan kebebasan dari karyawan untuk mengecek faktur-faktur yang akan jatuh tempo. Surat tagihan juga tidak dibuatkan rangkap untuk arsip perusahaan maupun persetujuan fungsi lain. Sebab kondisi ini terjadi karena perusahaan tidak mempunyai karyawan khusus yang ditugaskan sebagai pembuat dan pengirim surat tagihan kepada pelanggan. Salah satu sasaran dari Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk melakukan penagihan atas produk atas jasa secara tepat pada waktunya dan dengan proses yang benar yaitu adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Wilkinson et al ( 2000 ) dan ( M ulyadi,2001)
65 Akibat bila kondisi ini dipertahankan adalah fungsi keuangan dapat beresiko melakukan kecurangan dengan piutang yang telah ditagihnya. Karena tidak adanya fungsi lain yang mengetahui adanya pengiriman surat tagihan dan penerimaan piutang dari pelanggan tersebut. Disamping itu, karena telatnya penagihan kepada pelanggan beresiko piutang menjadi lama tertagih sehingga dapat mengurangi arus kas masuk bagi perusahaan.
6. Tidak adanya dokumen yang distandarkan dan laporan-laporan yang terkait dengan penjualan. a. Bagian Gudang mengambil barang tidak berdasarkan dokumen pengambilan barang yang terotorisasi. b. Bagian Pengiriman tidak mendapatkan dokumen untuk menyesuaikan barang yang diterima dari gudang dan yang akan dikemas untuk disesuaikan dengan order pelanggan. Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan mengakibatkan tiap fungsi yang terkait dengan penjualan serta pimpinan tidak dapat mengetahui kondisi perusahaan dan sulit untuk mengambil keputusan.
66 3.1.5. Usulan dari permasalahan
1.
Pihak
perusahaan
memberikan order
acknowledgement kepada pelanggan
berdasarkan sales order yang dibuat pihak perusahaan untuk konfirmasi order yang dipesan pelanggan untuk memastikan order sehingga adanya kesepakatan penjualan antara pihak perusahaan dengan pelanggan.
2. Adanya persyaratan limit kredit untuk pelanggan yang akan melakukan pemesanan. Dengan adanya persyaratan limit kredit ini maka pelanggan tidak dapat memperoleh kredit apabila sudah melebihi limit kreditnya. Pelanggan diharuskan untuk membayar terlebih dahulu. Sehingga meminimumkan resiko tidak tertagihnya piutang dan mengantisipasi timbulnya kerugian dari dampak ketidak tertagihan piutang. Penambahan mengenai limit kredit seorang pelanggan juga dapat dilakukan oleh bagian keuangan atas dasar pertimbangan yang didapat dari bagian penjualan mengenai transaksi penjualan dan bagian akuntansi mengenai pembayaran piutang dari pelanggan tersebut.
3.
Sebaiknya perusahaan menyesuaikan setiap fungsi dengan tanggung jawab yang
harus dilaksanakannya. Fungsi penjualan yang bertanggung jawab untuk membuat sales order, mencetak picking list, packing slip, dan invoice berdasarkan surat jalan yang dibuat oleh bagian Gudang. Invoice yang dibuat akan diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Surat jalan yang dibuat akan diotorisasi oleh fungsi Penjualan. Surat jalan dibuat berdasarkan adanya kesesuaian
67 barang yang telah disesuaikan oleh fungsi pengiriman antara barang yang diambil oleh bagian gudang dengan packing slip dari bagian Penjualan.
4. Sebaiknya tanggungjawab Penerimaan Kas ditangani oleh fungsi Keuangan kemudian Perusahaan membentuk fungsi akuntansi yang bertanggungjawab sebagai pencatat kas harian.
5. Sebaiknya ada pencatatan mengenai daftar piutang pelanggan yang akan jatuh tempo dan adanya tanggal jatuh tempo disetiap faktur penjualan sehingga pembuatan surat tagihan dapat dilakukan sebelum piutang tersebut jatuh tempo sehingga pelangganpun dapat melakukan pembayaran sebelum jatuh tempo. Tanggungjawab penagihan piutang ke pelanggan ditangani oleh fungsi lain yaitu Fungsi Piutang karena tanggungjawab mengenai pencatatan daftar piutang pelanggan ada di fungsi ini. Di dalam struktur organisasi fungsi piutang ada dibawah bagian Akuntansi.
6. Sebaiknya dalam setiap transaksi penjualan yang terjadi terdapat dokumen-dokumen yang distandarkan seperti acknowledgement copy untuk dikirimkan ke pelanggan sebagai pemberitahuan kembali atas order yang telah dipesannya, picking list adalah dokumen yang diberikan ke gudang untuk menyiapkan barang untuk diserahkan ke bagian pengiriman, packing slip dokumen untuk menyesuaikan dengan barang yang diterima dari bagian gudang. Disamping itu sebaiknya juga tersedia laporan-laporan yang terkait dengan penjualan seperti laporan penjualan, laporan penerimaan kas, dan
68 laporan analisis umur piutang yang memudahkan tiap fungsi terkait dan pimpinan untuk mengambil keputusan.
3.2. Problem Domain 3.2.1. Clusters Gambar 3.3. menunjukkan kegiatan penjualan di perusahaan meliputi karyawan, pelanggan, penjualan, penagihan, dan pembayaran.
Gambar 3.3. Cluster
3.2.2. Structure 1. Karyawan Karyawan adalah orang yang melakukan tugas-tugas yang terkait dengan transaksi penjualan. Gambar 3.4. menunjukkan Karyawan yang terspesialisasi menjadi bagian Penjualan, bagian Gudang, bagian Pengiriman , bagian Keuangan dan bagian Akuntansi.
Gambar 3.4. Struktur untuk Karyawan
69 2. Pelanggan Gambar 3.5. menunjukkan struktur untuk pelanggan. Pelanggan adalah orang yang melakukan transaksi pembelian secara tunai maupun kredit.
Gambar 3.5.Struktur untuk pelanggan
3. Penjualan Terdiri dari Sales Order, Barang, Back Order, Surat Jalan, Invoice. Gambar 3.6. menunjukkan struktur untuk penjualan. Sales order memiliki agregasi dengan back order, sales order memiliki asosiasi dengan barang, dan sales order memiliki asosiasi dengan surat jalan. Surat jalan berasosiasi dengan invoice. Satu atau banyak sales order dapat mempunyai satu atau lebih barang, satu sales order dapat mempunyai nol atau satu back order. Satu sales order mempunyai satu surat jalan. Satu surat jalan mempunyai satu invoice.
Gambar 3.6. struktur untuk penjualan
70
4. Penagihan Surat tagihan dibuat untuk transaksi penjualan kredit yang invoicenya akan jatuh tempo. Gambar 3.7.menunjukkan struktur untuk penagihan.
Gambar 3.7. struktur untuk penagihan
5. Pembayaran Terdiri dari Bukti kas masuk. Gambar 3.8. menunjukan struktur untuk pembayaran.
Gambar 3.8 Struktur untuk pembayaran
71
3.2.3. Classes Gambar 3.9. menunjukkan class diagram
Gambar 3.9. class diagram
72 3.2.3.1. Behavioral Pattern 1. Karyawan Karyawan bagian penjualan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan penjualan dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat sales order, dan invoice. Gambar 3.10. menunjukkan behavioral pattern karyawan utnuk bagian penjualan.
Gambar 3.10. behavioral pattern untuk bagian penjualan.
Karyawan bagian gudang mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan gudang dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat surat jalan.
Gambar 3.11. behavioral pattern untuk bagian gudang
73 Karyawan bagian pengiriman mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan pengiriman dapat membuat surat jalan.
Gambar 3.12. behavioral pattern untuk bagian pengiriman
Karyawan bagian akuntansi mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan bagian akuntansi dapat
melakukan pengubahan, pencarian, membuat daftar piutang jatuh
tempo, membuat surat tagih.
Gambar 3.13. behavioral pattern untuk bagian akuntansi
74 Karyawan bagian keuangan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan keuangan dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat bukti kas masuk.
Gambar 3.14. behavioral pattern untuk bagian keuangan
2. Pelanggan Pelanggan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif pelanggan dapat melakukan pengubahan, pencarian, dan pemesanan. Gambar 3.15. menunjukkan behavioral pattern pelanggan.
Gambar 3.15. behavioral pattern untuk pelanggan
75 3. Barang
Barang diasumsikan tersedia saat sudah di create. Pada saat tersedia, barang dapat melakukan pengubahan dan pencarian. Pada saat dalam kondisi dipesan, barang akan terupdate. Gambar 3.16. menunjukkan behavioral pattern untuk barang.
Gambar 3.16. Behavioral pattern untuk barang
4. Sales Order
Sales Order mulai aktif saat di create. Saat aktif, sales order dapat melakukan pencarian dan pengubahan. Pada saat kondisi sales order dicetak, maka sales order berstatus waiting. Setelah adanya konfirmasi kembali dari pelanggan, sales order dapat aktif kembali untuk dilakukan pencarian dan pengubahan. Sales Order berakhir saat sudah tercetak picking list ataupun dibatalkan. Gambar 3.17. menunjukkan behavioral pattern untuk sales order.
76
Gambar 3.17. behavioral pattern untuk sales order.
5. Back Order Back Order mulai aktif pada saat di create. Back Order berakhir pada saat dilakukan pencetakan. Gambar 3.18. menunjukkan behavioral pattern untuk back order.
Gambar 3.18. behavioral pattern untuk back order
77 6. Surat Jalan Surat jalan mulai aktif pada saat di create. Saat aktif, surat jalan dapat melakukan penambahan. Setelah surat jalan dalam kondisi sudah tercetak dan dikirim, surat jalan dapat melakukan pengubahan terhadap tanggal diterimanya surat jalan tersebut. Surat jalan berakhir saat kondisi tersimpan. Gambar 3.19. menunjukkan behavioral pattern untuk surat jalan.
Gambar 3.19. behavioral pattern untuk surat jalan
7. Invoice Invoice aktif saat di create. Invoice berakhir saat dilakukan pencetakan. Gambar 3.20. menunjukkan behavioral pattern untuk invoice.
Gambar 3.20. behavioral pattern untuk invoice
78 8. Bukti Kas M asuk Bukti Kas M asuk aktif, saat di create. Bukti Kas M asuk berakhir pada saat dilakukan pencetakan.Gambar 3.21. menunjukkan behavioral pattern untuk bukti kas masuk.
Gambar 3.21. behavioral pattern untuk bukti kas masuk
9.Surat tagihan Surat tagihan aktif saat dicreate. Surat tagihan berakhir pada saat dilakukan pencetakan. Gambar 3.22. behavioral pattern untuk surat tagihan.
Gambar 3.22. behavioral pattern untuk surat tagihan
79 3.2.4. Event Table Tabel 3.2 menunjukkan event-event dari class-class behavioral pattern
Tabel 3.2. event table
class
Pelanggan Karyawan Barang Sales
Back
Order Order
Surat Invoice Bukti Jalan
Kas
event
Surat Tagihan
M asuk
create
+
+
+
+
update
*
*
*
*
batal
+
cetak
+
cari
*
*
*
*
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+ *
3.3. Application Domain 3.3.1. Usage 3.3.1.1. Overview Terdapat empat actor dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar M ulia yang akan menggunakan sistem yaitu karyawan Penjualan, karyawan Gudang, karyawan Akuntansi dan Karyawan Keuangan. Tabel 3.3.. menunjukkan actor table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar M ulia.
Tabel 3.3.. actor table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
80 P.D. Sinar M ulia. Use Cases
Actors Bagian
Bagian
Bagian
Bagian
Penjualan
Gudang
Akuntansi
Keuangan
Update pelanggan
X
Input pelanggan
X
M encari barang
X
M embuat sales order
X
Update sales order
X
M embuat back order
X
M encetak
X
Laporan
X
X
Penjualan M embuat invoice
X
M embuat surat jalan
X
Update surat jalan M embuat
bukti
X
X
kas
X
masuk M encari undeposit M encetak
X
Laporan
X
M embuat daftar piutang
X
Penerimaan Kas
jatuh tempo M encetak surat tagih
X
M encetak
X
Laporan
Analisis Umur Piutang
3.3.1.2 Actor
X
81 Tabel 3.4. menunjukkan spesifikasi actor untuk karyawan penjualan
Tabel 3.4. Actor Specification untuk karyawan penjualan Karyawan Penjualan Goal
: Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani transaksi pemesanan barang termasuk pendataan terhadap pelanggan.
Characteristics : memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem dan mengetahui proses bisnis yang terjadi. Pada saat karyawan menggunakan sistem, maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
Examples
: Karyawan Penjualan menangani pendataan pelanggan dan transaksi pemesanan barang, maka ia juga mengetahui tugas yang harus dilaksanakannya. Pada saat melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
82 Tabel 3.5. Actor Specification untuk karyawan gudang
Karyawan Gu dang Goal
: Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani pembuatan dan update surat jalan.
Characteristics
: memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem dan mengetahui proses bisnis yang terjadi dalam pembuatan surat jalan tersebut. Pada saat karyawan menggunakan sistem, maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
Examples
: Karyawan Gudang membuat surat jalan, ia juga mengetahui proses dan kondisi yang terjadi sehingga dapat
melaksanakan
tugasnya.
Pada
saat
melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
Tabel 3.6. Actor Specification untuk karyawan akuntansi
83
Karyawan Akuntansi Goal
: Karyawan yang bertanggung jawab untuk piutang, pencetakan
surat
tagih,
pencetakan
laporan
penjualan, laporan penerimaan kas, dan analisis umur piutang.
Characteristics
: memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem dan mengetahui proses bisnis dan kondisi yang terjadi. Pada saat karyawan menggunakan sistem, maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
Examples
: Karyawan Piutang membuat surat tagih, ia juga mengetahui proses dan kondisi yang terjadi sehingga dapat melaksanakan tugasnya. Pada saat melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
Tabel 3.7. Actor Specification untuk karyawan keuangan
84
Karyawan Keuangan
Goal
:
Karyawan yang bertanggung jawab menerima
pembayaran
dari
pelanggan
dan
melakukan
penyetoran uang tunai ke Bank
Characteristics
: memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem dan mengetahui proses bisnis dan kondisi yang terjadi untuk membuat
bukti pembayaran. Pada
saat karyawan menggunakan sistem, maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
Examples
: Karyawan Keuangan menangani penerimaan pembayaran dari pelanggan maka ia mengetahui proses dan kondisi dalam melaksanakan tugasnya. Pada saat melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
3.3.1.3. UseCases
85 Gambar 3.23 menunjukkan use case yang mengidentifikasikan empat actor.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia upd ate pela ngga n
i nput pel angg an
ba gian p enju ala n ba gia n Ke uang an
membuat sales ord er me ncari ba rang
upd ate sa les order
membu at ba ck o rd er
membu at b ukti ka s masu k
me ncari un depo sit membua t invo ice mencetak lap oran pe neri ma an kas
mencetak lap oran p enj uala n
memb uat d aftar pi uta ng jatuh tempo
ba gian Guda ng up date surat j ala n
mence ta k sura t ta gih
Bagia n Aku ntansi
me mbuat surat j alan mencetak lap oran a nali sis umur piutan g
Gambar 3.23. Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Use Cases Specification
86 Tabel 3.8. menjelaskan spesifikasi use-case untuk update pelanggan.
Tabel 3.8. Use Case Specification untuk update pelanggan
Update Pelanggan
Use Case : update pelanggan diawali dengan pencarian data pelanggan. Karyawan
bagian
penjualan
dan
keuangan
dapat
melakukan pencarian data pelanggan di master pelanggan. Pencarian dapat menggunakan nama pelanggan ataupun kode pelanggan tersebut. Untuk pelanggan yang sudah terdaftar, dapat dilakukan pengecekan terhadap data pelanggan termasuk limit kreditnya. Karyawan penjualan juga dapat melakukan pengubahan data pelanggan tersebut kecuali data limit kreditnya, yang dapat melakukan pengubahan limit kredit yaitu karyawan keuangan.
Objects :
Bagian penjualan, bagian keuangan, pelanggan.
Functions: create, mengambil detail pelanggan, update.
Tabel 3.9. Use Case Specification untuk input Pelanggan input Pelanggan Use Case : input atau mencatat pelanggan dilakukan bila pada saat pengecekan
data pelanggan ternyata pelanggan belum
terdaftar.
Object
: bagian Penjualan, pelanggan
Functions : create, save
87 Tabel 3.10. Use Case Specification untuk M encari barang Mencari barang
UseCase : M encari barang dilakukan pengecekan data barang di master barang. Bagian penjualan melakukan pengecekan barang dengan melihat master barang untuk memastikan bahwa barang yang di pesan pelanggan tersedia atau tidak. Pengecekan di master barang dapat menggunakan kode barang ataupun nama barang.
Objects : Bagian penjualan, barang.
Function : create, mengambil detail barang.
Tabel 3.11. Use Case Specification untuk membuat sales order
88 Membuat Sales Order Use Case :
M embuat sales order di windows sales order dengan
mengambil data dari pelanggan dan barang. Dengan memasukkan kode pelanggan dan nama barang , maka akan tampil data pelanggan dan data barang yang terkait dengan sales order. Sales Order yang sudah ter-save dapat dilakukan pencetakan sales order maupun picking list dan packing slip. Pencetakan sales order akan menjadikan status sales order menjadi waiting. Pencetakan picking list dan packing slip akan menjadikan status sales order menjadi OK. Sales Order dalam kondisi waiting, masih dapat dilakukan pengubahan dan pembatalan. Sales Order dalam kondisi OK tidak dapat dilakukan pengubahan dan pembatalan.
Object : Bagian Penjualan, sales order, barang, pelanggan.
Function :create, mengambil detail pelanggan, mengambil detail barang, hitung total, hitung back order,update back order, update barang, update limit kredit, update status sales order, save, mencetak sales order.
89
Tabel 3.12. Use Case Specification untuk update sales order Update Sales Order Use Case : Update Sales Order dilakukan untuk melihat dan melakukan perubahan terhadap status sales order. Status waiting terjadi apabila belum dilakukan pencetakan picking list dan packing slip. Status OK terjadi apabila telah dilakukan pencetakan picking list dan packing slip. Selain itu juga untuk melihat status back order apakah waiting atau OK. Back order dalam kondisi waiting bila belum dilakukan pembuatan back order dan akan menjadi OK bila sudah dilakukan pembuatan back order.
Object : bagian penjualan, sales order, back order,barang, pelanggan.
Function: create, mengambil detail sales order, mengambil detail back order, mengambil detail pelanggan, update barang, update limit kredit, update back order, update status sales order,cetak .
90
Tabel 3.13. Use Case Specification untuk M embuat Back Order Membuat Back Order Use Case : Back Order terjadi pada saat jumlah barang yang dipesan pelanggan melebihi jumlah barang yang tersedia di gudang. Back order dibuat setelah barang yang menjadi back order tersebut sudah tersedia. M embuat back order berdasarkan pendataan di windows data sales order.
Object : bagian penjualan, back order, sales order, pelanggan, barang.
Function : create, mengambil detail sales order, mengambil detail pelanggan, mengambil detail barang, update status back order,save, cetak.
Tabel 3.14. Use Case Specification untuk M embuat Surat Jalan Membuat Surat Jalan Use Case : Surat jalan dibuat pada saat pesanan barang sudah diambil dari gudang dan sudah disesuaikan oleh bagian pengiriman. Dengan berdasarkan picking list, bagian gudang membuat surat jalan dengan input nomor berdasarkan tipe sales order ataupun back order.
Object : Bagian gudang, pengiriman, surat jalan, sales order, back order, pelanggan, barang.
Function: create, mengambil detail sales order, mengambil detail back order, mengambil detail pelanggan, mengambil detail barang, mengambil detail pengirim, mengambil detail gudang, save, mencetak surat jalan.
91
Tabel 3.15. Use Case Specification untuk update surat jalan Update S urat Jalan Use Case : Update surat jalan dengan melakukan perubahan tanggal sampainya barang. Dapat juga dilakukan pencarian data surat jalan berdasarkan nomor sales order oleh bagian penjualan.
Object : bagian gudang, bagian penjualan, surat jalan, back order.
Function : create,mengambil detail surat jalan, mengambil detail sales order, save.
Tabel 3.16. Use Case Specification untuk membuat invoice Membuat Invoice Use Case : M embuat invoice dilakukan oleh bagian penjualan setelah adanya pembuatan surat jalan. Invoice dibuat berdasarkan nomor surat jalan untuk tipe sales order.
Object :
bagian penjualan, invoice, surat jalan, sales order, pelanggan, barang.
Function : create, mengambil detail surat jalan, mengambil detail sales order, mengambil detail pelanggan, mengambil detail barang, save, update invoice, mencetak invoice.
92
Tabel 3.17. Use Case Specification untuk M embuat Bukti Kas M asuk Membuat Bukti Kas Masuk
Use Case : M embuat Bukti Kas M asuk pada saat bagian keuangan telah menerima pembayaran dari pelanggan. Keuangan akan input pembayaran berdasarkan nomor sales order . Sistem juga akan mengenerate jenis penjualan tersebut apakah tunai ataupun kredit. Jika penjualan terjadi secara tunai maka sistem tidak akan mengenerate nomor invoice karena untuk penjualan tunai invoice akan dibuat setelah adanya pembayaran. Untuk penjualan yang terjadi secara kredit, sistem akan mengenerate nomor invoice. Status invoice tersebut juga akan tergenerate apakah paid atau unpaid. Kemudian
bagian
keuangan
juga
dapat
melakukan
pencetakan bukti pembayaran.
Object :
bagian Keuangan, bukti kas masuk, sales order, invoice, pelanggan.
Function : create, mengambil detail sales order, mengambil detail invoice,mengambil detail pelanggan, save, update limit kredit, update status invoice, mencetak bukti pembayaran.
93
Tabel 3.18.Use Case Specification untuk M encari Undeposit Mencari Undeposit Use Case : Bagian keuangan mencari undeposit berdasarkan tanggal cair cek atau giro.
Object
: Bagian Keuangan, bukti kas masuk, pelanggan, sales order, invoice.
Function : create, mengambil detail bukti kas masuk, mengambil detail pelanggan,mengambil detail sales order, mengambil detail invoice.
Tabel 3.19.Use Case Specification untuk M embuat Daftar Piutang Jatuh Tempo Membuat Daftar Piutang Jatuh Tempo
Use Case
: Daftar piutang jatuh tempo menampilkan daftar invoice yang akan jatuh tempo berdasarkan tanggal yang diinput bagian akuntansi.
Object
Function
: bagian akuntansi, Bukti Kas M asuk, pelanggan, invoice.
: create, mengambil detail pelanggan, mengambil detail invoice, mengambil detail bukti kas masuk.
94
Tabel 3.20. Use Case Specification untuk mencetak surat tagihan Mencetak Surat Tagihan Use Case : Surat tagihan dibuat oleh bagian akuntansi setelah melihat daftar piutang jatuh tempo. Surat tagihan dibuat berdasarkan nomor invoice.
Object
: bagian piutang, surat tagihan, invoice.
Function
: create, mengambil detail invoice, save, mencetak surat tagihan.
Tabel 3.21. Use Case Specification untuk M encetak Laporan Penjualan Mencetak Laporan Penjualan
Use Case : M embuat Laporan Penjualan dapat dibuat berdasarkan pelanggan, ataupun barang. M asing-masing pilihan tersebut dapat dikategorikan berdasarkan periode atau keseluruhan.
Object
: bagian penjualan, bagian akuntansi, sales order, pelanggan, barang
Function
: create, mengambil detail sales order, mengambil detail pelanggan, penjualan.
mengambil
detail
barang,
cetak
laporan
95
Tabel 3.22. Use Case Specification untuk M encetak Laporan Analisis Umur Piutang M encetak Laporan Analisis Umur Piutang
Use Case
: M embuat Laporan Piutang dapat dibuat berdasarkan periode, bulan dan keseluruhan.
Object
: bagian akuntansi, invoice, pelanggan.
Function
: create, mengambil detail invoice, mengambil detail pelanggan, mencetak laporan piutang.
Tabel 3.23. Use Case Specification untuk mencetak Laporan Penerimaan Kas Mencetak Laporan Penerimaan Kas
Use Case
: Laporan Penerimaan Kas dapat dibuat berdasarkan pelanggan. M asing-masing dapat di kategorikan menurut periode, ataupun keseluruhan.
Object
: bagian keuangan, bagian akuntansi , pelanggan, bukti kas masuk, invoice, sales order.
Function
: create, mengambil detil pelanggan, mengambil detail bukti kas masuk, mengambil detail sales order, mengambil detail invoice, mengambil detail pelanggan, mencetak laporan penerimaan kas.
96
3.3.2. Function List 3.3.2.1. Complete Function List Tabel 3.24. Function List Function List Complexity
Type
Use Case : Update pelanggan
simple
read,update
Create
simple
update
M engambil detail pelanggan
simple
read
Update pelanggan
simple
update
Use Case : input Pelanggan
simple
update
Create
simple
update
Save
simple
update
Use Case : Mencari Barang
simple
read,update
Create
simple
update
M engambil detail barang
simple
read
Use Case : Membuat sales order
complex
update,read, compute
Create
simple
update
M engambil detail pelanggan
simple
read
M engambil detail barang
simple
read
Hitung back order
medium
compute
Hitung total
medium
compute
Update back order
medium
compute
Update barang
complex
compute
update limit kredit
complex
compute
simple
update
save update status sales order
simple
update
cetak sales order
simple
read
97
Use Case : Update S ales Order
complex
read,update, compute
Create
simple
update
M engambil detail Sales Order
simple
read
M engambil detail back order
simple
read
M engambil detail barang
simple
read
M embatalkan Sales Order
simple
update
M engambil detail pelanggan
medium
update
Update barang
complex
compute
Update limit kredit
complex
compute
Update back order
complex
compute
Update status sales order
simple
update
Use Case : Membuat Back Order
simple
read,update
Create
simple
update
M engambil detail pelanggan
simple
read
M engambil detail sales order
simple
read
M engambil detail barang
simple
read
Update status back order
simple
update
Save
simple
update
Cetak
simple
read
Use Case : Membuat Surat Jalan
simple
read,update
Create
simple
update
M engambil detail sales order
simple
read
M engambil detail back order
simple
read
M engambil detail pelanggan
simple
read
M engambil detail barang
simple
read
M engambil detail pengirim
simple
read
M engambil detail gudang
simple
read
Save
simple
update
M encetak surat jalan
simple
read
98
Use Case : Update S urat Jalan
medium
M engambil detail surat jalan
simple
read
M engambil detail sales order
medium
read
Save
simple
update
Use Case : Membuat Invoice
simple
read,update
Create
simple
update
M engambil detail surat jalan
simple
read
M engambil detail sales order
simple
read
M engambil detail pelanggan
simple
read
M engambil detail barang
simple
read
Save
simple
update
M encetak invoice
simple
read
Use Case: Membuat bukti kas masuk
complex
read,update
read,update, compute
Create
simple
update
M engambil detail invoice
simple
read
Update status invoice
simple
update
M engambil detail sales order
simple
read
M engambil detail pelanggan
simple
read
Save
simple
update
Update Limit Kredit
complex
compute
M encetak bukti pembayaran
simple
read
Use Case : Mencari undeposit
simple
read,update
Create
simple
update
M engambil detail bukti kas masuk
simple
read
M engambil detail pelanggan
simple
read
M engambil detail sales order
simple
read
M engambil detail invoice
simple
read
99
Use Case : Mencari daftar piutang jatuh tempo
simple
read
M engambil detail invoice
simple
read
M engambil detail bukti kas masuk
simple
read
M engambil detail pelanggan
simple
read
Buat surat tagih
simple
UseCase : Mencetak Surat Tagih
simple
read read,update
Create
simple
update
M engambil detail invoice
simple
read
M encetak surat tagih
simple
read
Save
simple
update
Membuat laporan penjualan
simple
read,update
Create laporan penjualan
simple
update
M engambil detail pelanggan
simple
read
M engambil detail barang
simple
read
M encetak laporan penjualan
simple
read
Membuat Laporan Penerimaan Kas
simple
read,update
Create
simple
update
M engambil detail bukti kas masuk
simple
read
M engambil detail invoice
simple
read
M engambil detail pelanggan
simple
read
M engambil detail sales order
simple
read
M encetak laporan penerimaan kas
simple
read
Use Case :
Use Case :
100
Use Case : Membuat Laporan Analisis Umur Piutang
complex
read,compute
Create
simple
update
M engambil detail invoice
simple
read
M engambil detail bukti kas masuk
simple
read
M engambil detail pelanggan
simple
read
M enghitung umur piutang
complex
compute
M encetak laporan piutang
simple
read
101
Sequence Diagram
Gambar 3.24. sequence diagram update pelanggan
102
Gambar 3.25. sequence diagram input pelanggan
Gambar 3.26. sequence diagram mencari barang
103
Gambar 3.27. sequence diagram membuat sales order
104
Gambar 3.28. sequence diagram update sales order
105
Gambar 3.29. sequence diagram membuat back order
106
W indows Input S urat Jalan
S urat Jal an
Back Order
Sales Order
P elanggan
Barang
B agian G udang
create() get_NO_S urat _jalan() result () get pengi ri m() result () get _gudang() resul t() l oad_t ipe() get back order() result () get sal es order() result() get_sales_order() result () get pelanggan() resul t()
get barang()
resul t()
save() sim pan() result() cet ak()
close()
Gambar 3.30. sequence diagram membuat surat jalan
P engiriman
G udang
107
Gambar 3.31. sequence diagram update surat jalan
108
Gambar 3.32. sequence diagram membuat invoice
109
Wi nd ow s Bu kti Ka s Ma suk
Buk ti K as M asu k
P el an gg an
S al es Ord er
B ag ia n Ke ua ng an crea te()
ge t_n o_ pe mb aya ra n() re sul t() g et pe la ng ga n( ) re su lt() g et sal es o rd er() res ul t( ) ge t i nvo ic e() re su lt()
l oa d_ vi a_ pe mb aya ra n() e ntry () l oa d_ tip e()
sa ve () up da te_ lim it_ kred it() u pd a te _s ta tus _in vo ice () re su lt() c etak ()
cl ose ()
Gambar 3.33. sequence diagram membuat bukti kas masuk
In voi ce
110
Gambar 3.34. sequence diagram mencari undeposit
111
Gambar 3.35. sequence diagram membuat piutang jatuh tempo
112
Gambar 3.36. sequence diagram mencetak surat tagihan
113
Gambar 3.37. sequence diagram mencetak laporan penjualan
114
Gambar 3.38. sequence diagram mencetak laporan penerimaan kas
115
Gambar 3.39. sequence diagram mencetak laporan analisis umur piutang
116 3.3.3. User Interface Bahasa Indonesia adalah bahasa yang umumnya digunakan dalam P.D. Sinar M ulia. Sehingga, bahasa indonesia digunakan dalam sebagian besar user interface Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar M ulia. Istilah bahasa inggris juga ada yang digunakan dalam rancangan muka Sistem Informasi Akuntansi Penjualan tersebut.
3.3.3.1.Dialogue Style Setiap user interface mempunyai sebuah windows untuk setiap kelas-kelas penting di dalam sistem. Setiap windows mendukung pencatatan transaksi penjualan rutin di perusahaan. Sistem juga mendukung pencarian data dan fasilitas pencetakan yang dapat digunakan untuk menginformasikan perkembangan transaksi penjualan kepada tiap bagian yang terkait dalam kegiatan tersebut seperti pelanggan, karyawan penjualan, karyawan gudang, karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan. Untuk lebih jelasnya gambaran rancangan muka dan hasil pencetakannya dapat dilihat di table 3.25
117 Tabel 3.25. windows user interface dan printouts
Windows
Printouts
Main Menu M aster Pelanggan Input Pelanggan Update Pelanggan M aster Karyawan Input Karyawan M aster Barang Cari Barang Transaksi Sales Order Input Sales Order Update Sales Order Transaksi Back Order
Sales Order, Picking list,Packing Slip Picking list,Packing Slip Picking List,Packing Slip
Transaksi Surat Jalan Input Surat Jalan
Surat Jalan
Update Surat Jalan Transaksi Invoice Transaksi Bukti Kas M asuk
Invoice Bukti Pembayaran
Transaksi Cari undeposit
-
Transaksi Daftar
-
Piutang Jatuh Tempo Transaksi Cetak Surat Tagih Laporan Penjualan Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Penerimaan Kas
Surat Tagihan Laporan Penjualan Laporan Analisis umurPiutang Laporan Penerimaan Kas
118
3.3.3.2.Overview Gambar 3.40. menunjukkan sebuah navigasi diagram , yang menyediakan sebuah gambaran dari windows user interface dan hubungan antar windows user interface. Windows di rancang serupa dengan bentuk windows yang terdapat di navigation diagram dan semua fungsi yang penting dapat di aktivasi secara langsung di tiap windows.
119
Gambar 3.40. Navigation Diagram
120
Gambar 3.41. User Interface M enu Login
Gambar 3.42 User Interface Menu File
121
Gambar 3.43. User interface M enu Master
.
122
M enambah data
M enutup windows
M enyimpan data
Gambar 3.44. User Interface Input Pelanggan Baru
123
M encari berdasarkan pilihan
M enutup Windows
M enampilkan semua data
Gambar 3.45. User Interface Update Pelanggan
124
Gambar 3.46. User Interface Cari Barang
125
Gambar 3.47. User Interface M enu Transaksi
126
Menambah data
Bersihkan fi eld
Menutup Windows
Mencetak
Menyimpan data
Gambar 3.48. User Interface Sales Order
127
Gambar 3.49. User Interface Update Sales Order
128
Gambar 3.50. User Interface Back Order
129
Gambar 3.51. User Interface Input Surat Jalan
130
Gambar 3.52. User Interface Update Surat Jalan
131
Gambar 3.53. User Interface Invoice
132
Gambar 3.54. User Interface Bukti Kas M asuk
133
Gambar 3.55. User Interface Cari Undeposit
Gambar 3.56. User Interface Piutang Jatuh Tempo
134
Gambar 3.57. User Interface Cetak Surat Tagih
Gambar 3.58. User Interface M enu Laporan
135
Print Preview
Cetak Pilih
Gambar 3.59. User Interface Laporan Penjualan
136
Print Preview
Cetak Pilih
Gambar 3.60. User Interface Laporan Penerimaan Kas
137
Print Preview Cetak
Gambar 3.61. User Interface Laporan Analisis Umur Piutang
138 3.3.4. The Technical Platform Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar M ulia dikembangkan untuk PC dengan menggunakan bahasa pemrograman berorientasi objek yaitu Visual Basic 6 dan menggunakan Microsoft Access 2000. User interface yang digunakan sesuai dengan standar windows. Sistem ini akan dioperasikan dengan mouse dan keyboard.
3.4. Recommendations
3.4.1. The System’s Usefulness and Feasibility Sistem yang dibuat dapat membantu dan mempermudah penggunaan dalam transaksi penjualan. Selain itu sistem juga dapat menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi harian penjualan yang dilakukan selama periode tertentu dengan tujuan untuk mengkontrol transaksi-transaksi tersebut.
3.4.2. Strategy Rancangan sistem yang baru akan dipresentasikan kepada perusahaan sebelum diimplementasikan dengan menjelaskan konsep sistem. Diharapkan perusahaan dapat lebih memahami kegunaan sistem dan dapat menerapkannya dalam kegiatan perusahaan. Apabila mereka dapat menggunakannya, maka sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sistem diterapkan dengan menggunakan strategi cut off yaitu penerapan sistem dengan langsung menggunakan s istem yang baru dengan alasan untuk menghemat waktu proses implementasi dan mengurangi beban kerja karyawan apabila dibandingkan dengan strategi paralel.
139 3.4.3. Development Economy Biaya dari sistem yang dirancang dihitung berdasarkan keseluruhan tahap implementasi proyek mulai dari tahap analisis hingga user evaluation yang diperkirakan akan membutuhkan anggaran sebesar lima belas juta rupiah dalam kurun waktu tujuh bulan.
