42 BAB 3 ANALISIS SISTEM DAN PERANCANGAN
3.1 Riwayat Organisasi 3.1.1 Sejarah Organisasi Pada tahun 1970, pemerintah membentuk Lembaga Jaminan Kredit Koperasi (LJKK). Lembaga ini bertujuan untuk membantu mengembangkan usaha koperasi melalui kegiatan penjaminan kredit sehingga koperasi dapat memenuhi syarat agunan perbankan dalam rangka penyaluran kredit modal usaha koperasi. Dalam perjalanannya, fungsi LJKK menjadi sangat penting dalam pengembangan usaha koperasi secara keseluruhan, sehingga memerlukan manajemen pengelolaan aktivitas usaha sebagaiana umumnya sebuah badan usaha. Oleh karena itu pemerintah mendirikan Perusahaan Umum (Perum) Pengembangan Keuangan Koperasi atau disingkat dengan Perum PKK melalui PP Nomor 51 Tahun 1981, yang sekaligus meleburkan LJKK ke dalamnya. Selanjutnya untuk lebih mengoptimalkan fungsi dan tugas Perum PKK sebagai perusahaan penjaminan kredit, pemerintah menyempurnakan PP Nomor 51 Tahun 1981 dengan PP Nomor 27 Tahun 1985. Berjalannya waktu dan terkait keberhasilan pelaksanaan tugas Perum PKK dalam kegiatan penjaminan kredit, pemerintah memperluas jangkauan pelayanan Perum PKK, menjadi tidak hanya terbatas pada koperasi, tetapi juga
43 meliputi Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM), dan sekaligus mengganti nama perusahaan menjadi Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha atau yang disingkat dengan Perum Sarana/Perum SPU melalui PP Nomor 95 Tahun 2000. Sejalan dengan semakin besarnya ekspansi pembiayaan syariah, pada bulan September 2006 Dewan Syariah Nasional-Majelis Ulama Indonesia (DSN-MUI) memberikan rekomendasi pendirian Divisi Penjaminan Syariah Perum Sarana Pengembangan Usaha. Rekomendasi tersebut semakin memantapkan langkah Perum Sarana dalam bekerjasama dengan perbankan syariah maupun lembaga keuangan syariah lainnya. Mengingat adanya keterbatasan kapasitas namun peran perusahaan penjaminan dalam rangka pemberdayaan UMKM relatif besar, maka Pemerintah
mengeluarkan
kebijakan
untuk
memperkuat
sistem
penjaminankredit bagi UMKM dengan memperkuat modal dan perluasan jangkauan pelayanan Perum Sarana Pengembangan Usaha. Kebijakan tersebut dimuat dalam Inpres No.6 Tahun 2007 tentang Percepatan Pengembangan Sektor Riil dan Pemberdayaan UMKM. Sebagai tindak lanjut dari Inpres tersebut, pemerintah menambahkan Penyertaan Modal Negara (PMN) untuk mendukung penjaminan kepada Perum SPU. Sehubugan dengan penambahan PMN tersebut, maka sebagai tindak lanjut Nota Kesepahaman Bersama MoU (Memorandum of Understanding) tentang Penjaminan Kredit/Pembiayaan kepada Usaha Mikro, Kecil, Menengah (UMKM), dan Koperasi, tanggal 9 Oktober 2007 Perum SPU melakukan penandatanganan Perjanjian Penjaminan Kredit dengan perbankan pelaksana
44 Kredit Usaha Rakyat (KUR) yaitu: PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk, PT bank Mandiri (Persero) Tbk, PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk, PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, PT Bank Syariah Mandiri Tbk, PT Bank Bukopin Tbk. Sedangkan KUR itu sendiri merupakan penyaluran kredit produktif perbankan yang dilakukan secara komersial dan prudensial sesuai dengan prinsip perbankan, bagi UMKM yang memiliki usaha produktif dan layak, namun belum memenuhi persyaratan perbankan atau feasible tetapi belum bankable. Guna lebih memfokuskan kegiatan usaha Perum Sarana Pengembangan Usaha (SPU) pada sektor penjaminan kredit untuk pengembangan Usaha Mikro, Kecil, Menengah dan Koperasi (UMKMK) serta upaya penyelarasan terhadap UU No. 19/2003 tentang BUMN dan PP No. 45/2005 tentang Pendirian,
Pengurusan,
Pengawasan,
dan
Pembubaran
BUMN,
maka
berdasarkan PP No. 41 Tahun 2008, pada tanggal 19 Mei 2008 nama Perum Sarana diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Jaminan Kredit Indonesia disingkat Perum Jamkrindo.
3.1.2 Tujuan Pendirian Tujuan didirikannya PERUM JAMKRINDO adalah untuk melaksanakan program pemerintah di bidang pengembangan usaha kecil, menengah, dan koprasi dengan jalan melakukan kegiatan usaha penjaminan kredit, memberikan pinjaman dengan pola bagi hasil dan bantuan manajemen dan konsultasi.
45 3.1.3 Visi dan Misi 3.1.3.1 Visi Terkait dengan tujuan tersebut perusahaan mempunyai visi untuk menjadi perusahaan yang kompetitif, terpercaya, sehat dan berkembang dalam meningkatkan peran koperasi, usaha kecil, dan menengah menuju terciptanya struktur perekonomian nasional yang seimbang dan mantap.
3.1.3.2 Misi Sedangkan misi perusahaan adalah : 1. Melakukan kegiatan usaha penjaminan kredit, pinjaman bagi hasil dan surety
bond
serta
bantuan
menejemen
dan
konsultasi
bagi
pengembangan bisnis koperasi, usaha kecil dan menengah agar mampu menjadi pelaku ekonomi yang tangguh. 2. Meningkatkan profesionalisme dalam pengelolaan perusahaan sehingga mampu berkembang, sekaligus memupuk keuntungan guna memberikan pelayanan yang lebih luas kepada nasabah, mitra bisnis serta kemanfaatan bagi perusahaan. 3. Proaktif
terhadap
segala
perubahan
kepentingan pihak-pihak tersebut.
dan
tetap
memperhatikan
46 3.2 Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perum Jamkrindo
47 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Mentri BUMN Mentri yang ditunjuk dan/atau diberi kuasa untuk mewakili pemerintah selaku pemilik modal pada perusahaan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Dewan Pengawas Organ perusahaan yang bertugas melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada direksi
dalam
menjalankan
kegiatan
kepengurusan perusahaan.yang melakukan kegiatan pengawasan untuk menilai perusahaan dengan cara membandingkan antara keadaan sebenarnya dengan keadaan yang seharusnya dilakukan, baik dalam bidang keuangan dan/atau dalam teknis operasional. 3. Direktur Utama Tugas Mengkoordinasikan perumusan dan menetapkan pokok-pokok Rencana Kerja Jangka Panjang (RJP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), melakukan tindakan-tindakan yang perlu diputuskan secara langsung dalam rangka pencapaian target RKAP, mengarahkan, mengkoordinasikan,
mengawasi,
mengendalikan
pelaksanaan
Anggota Direksi. Wewenang 1. Menetapkan Rencana Jangka Panjang (RJP); 2. Menetapkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);
tugas
48 3. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang Operasional dan Non Operasional Perusahaan; 4. Menetapkan kebijakan di bidang Operasional dan Non Operasional Perusahaan; 5. Menetapkan Laporan Laporan Kegiatan Perusahaan; 6. Menetapkan Program Kerja Pemeriksaan Tahunan di bidang Operasional dan Non Operasional Perusahaan; 7. Bertindak untuk dan atas nama Direksi baik secara sendiri maupun bersama-sama salah satu Direksi sesuai dengan bidang kegiatan Direktoratnya untuk mewakili Perusahaan; 8. Pengambilan alih tugas Anggota Direksi yang berhalangan dan / atau melimpahkan kepada salah satu Direksi lainnya; 9. Menunjuk salah seorang Direktur untuk bertindak dan atas nama Direktur Utama bilaman Direktur Utama berhalangan, cuti, atau berpergian; 10. Membuat perjanjian-perjanjian yang mengikat perusahaan dengan pihak-pihak eksternal perusahaan; 11. Menandatangani surat-surat keputusan pegawai yang meliputi
:
pengangkatan, pemberhentian, promosi dan demosi Pegawai menurut ketentuan yang berlaku; 12. Menandatangani Surat dan Dokumen yang menyangkut masalahmasalah
penting
dan
prinsip
tentang
jalannya
Perusahaan,
perkembangan Perusahaan dan masalah umum yang menyangkut semua bidang didalam organisasi Perusahaan;
49 13. Menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dan yang telah di putuskan untuk di selesaikan dalam rapat Direksi; 14. memberi perintah, menugaskan, mengatur atau memberikan pekerjaanpekerjaan khusus kepada pegawai Perusahaan serta meminta pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas yang diberikan. 4. Direktur Penjaminan Tugas Merumuskan, menetapkan dan melaksanakan kebijakan yang ditetapkan di dalam rencana Kerja Jangka Panjang (RJP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), dan Rencana Tindak Lanjut (RTL); melakukan tindakan-tindakan yang perlu diputuskan secara langsung dalam rangka
pencapaian
target
RKAP
tahun
berjalan;
mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan tugas di bidang Direktorat Penjaminan yang meliputi: Penjaminan, Pemasaran, Pengendalian, Risk Management, Keluhan Mitra Bisnis dan Komunikasi Perusahaan (dan Public Relation) serta Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) dalam rangka pencapaian tujuan Perusahaan baik jangka pendek maupun panjang. Wewenang 1. Menetapkan usulan Rencana Jangka Panjang (RJP) di bidang Operasional Perusahaan; 2. Menetapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang Operasional Perusahaan;
50 3. Mengajukan usulan, saran, dan pendapat secara tertulis kepada Direktur
Utama
tentang
hal-hal
yang
berkaitan
kepentingan
Perusahaan di bidang Operasional Perusahaan pada khususnya dan Non Operasional pada umumnya; 4. Bertindak untuk dan atas nama Direktur Utama / Direksi lainnya sesuai dengan pelimpahan tugas dari Direktur Utama, dan mewakili Perusahaan dalam mengadakan pembicaraan dengan pihak Eksternal sesuai dengan bidang Operasional Perusahaan; 5. Mengkoordinasikan dan menandatangani surat-surat atau dokumendokumen lainnya yang berkaitan dengan kegiatan Operasional Perusahaan; dan masalah-masalah penting dan prinsip tentang jalannya perkembangan Perusahaan dan masalah umum yang menyangkut bidang Operasional Perusahaan; 6. Menetapkan dan menandatangani surat-surat atau dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan kegiatan Operasional Perusahaan; dan masalah-masalah penting dan prinsip tentang jalannya perkembangan Perusahaan dan masalah umum yang menyangkut bidang Operasional Perusahaan; 7. Menetapkan dan menandatangani Laporan kegiatan di bidang Operasional Perusahaan yang meliputi: Penjaminan, Pemasaran, dan Komunikasi Perusahaan (dan Public Relation) serta Laporan Kegiatan dan Keuangan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL);
51 8. Bersama Direktur Utama atau Direksi Lainnya (dalam hal Direktur Utama berhalangan) menandatangani P2K, PL, Addendun atau perjanjian lainnya Perusahaan dengan pihak Eksternal Perusahaan; 9. Menyelesiakan permasalahan yang timbul di bidang Operasional Perusahaan; 10. Memberi
perintah,
menugaskan,
mengatur
taua
memberikan
pekerjaan-pekerjaan khusus kepada Pegawai dilingkungan Direktorat Penjaminan serta meminta pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas yang diberikan. 11. Memelihara ketertiban Laporan Kegiatan dan / atau Keuangan bidang Operasional Perusahaan; 12. Memelihara suasana kerja, kerjasama, semangat dan disiplin kerja dilingkungan Direktorat Penjaminan. 5. Direktur Keuangan Tugas Merumuskan, menetapkan dan melaksanakan kebijakan yang ditetapkan di dalam Rencana Kerja Jangka Panjang (RJP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) serta Rencana Tindak Lanjut (RTL); melakukan tindakan-tindakan yang perlu diputuskan secara langsung dalam rangka
pencapaian
target
RKAP
tahun
berjalan;
mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengawasi, mengendalikan pelaksanaan tugas di bidang Direktorat Keuangan. Wewenang
52 1. Menetapkan usulan Rencana Jangka Panjang (RJP) di bidang Direktorat Keuangan; 2. Menetapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang Direktorat Keuangan; 3. Mengajukan usulan, saran, dan pendapat secara tertulis kepada Direktur
Utama
tentang
hal-hal
yang
berkaitan
kepentingan
Perusahaan di bidang Direktorat Keuangan pada khususnya dan Non Operasional pada umumnya; 4. Bertindak untuk dan atas nama Direktur Utama / Direksi lainnya sesuai dengan pelimpahan tugas dari Direktur Utama, dan mewakili Perusahaan dalam mengadakan pembicaraan dengan pihak Eksternal sesuai dengan bidang Direktorat Keuangan; 5. Mengkoordinasikan, menetapkan kebijakan-kebijakan pelaksanaan kegiatan dan menyelesaikan permasalahan yang timbul di bidang Direktorat Keuangan. 6. Menetapkan dan menandatangani surat-surat atau dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan kegiatan Direktorat Keuangan; dan masalah-masalah penting dan prinsip tentang jalannya perkembangan Perusahaan dan masalah umum yang menyangkut bidang Direktorat Keuangan; 7. Menetapkan dan menandatangani Laporan Kegiatan di bidang Direktorat keuangan yang meliputi; Keuangan/Investasi, Akuntansi, Anggaran dan Treasury, Manajemen SDM dan Administrasi Kepegawaian, Administrasi Rumah Tangga, Kesekretariatan, Umum
53 dan Pengelolaan Gedung; dan mengesahkan bukti-bukti pengeluaran uang menurut ketentuan yang berlaku; 8. Memberi
perintah,
menugaskan,
mengatur
atau
memberikan
oekerjaan-pekerjaan khusus kepada Pegawai dilingkungan Direktorat Keuangan serta meminta pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas yang diberikan; 9. Memelihara ketertiban Laporan Kegiatan dan / atau Keuangan bidang Direktorat Keuangan; 10. Memelihara suasana kerja, kerjasama, semangat dan disiplin kerja dilingkungan Direktorat Keuangan. 6. Direktur Pengembangan Tugas Merumuskan, menetapkan dan melaksanakan kebijakan yang ditetapkan di dalam Rencana Kerja Jangka Panjang (RJP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) serta Rencana Tindak Lanjut (RTL); melakukan tindakan-tindakan yang perlu diputuskan secara langsung dalam rangka
pencapaian
target
RKAP
tahun
berjalan;
mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengawasi, mengendalikan pelaksanaan tugas di bidang Direktorat Pengembangan. Wewenang 1. Menetapkan usulan Rencana Jangka Panjang (RJP) di bidang Direktorat Pengembangan; 2. Menetapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang Direktorat Pengembangan;
54 3. Mengajukan usulan, saran, dan pendapat secara tertulis kepada Direktur
Utama
tentang
hal-hal
yang
berkaitan
kepentingan
Perusahaan di bidang Direktorat Pengembangan khususnya dan Non Operasional pada umumnya; 4. Bertindak untuk dan atas nama Direktur Utama / Direksi lainnya sesuai dengan pelimpahan tugas dari Direktur Utama, dan mewakili Perusahaan dalam mengadakan pembicaraan dengan pihak Eksternal sesuai dengan bidang Direktorat Pengembangan; 5. Mengkoordinasikan, menetapkan kebijakan-kebijakan pelaksanaan kegiatan dan menyelesaikan permasalahan yang timbul di bidang Direktorat Pengembangan. 6. Menetapkan dan menandatangani surat-surat atau dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan kegiatan Direktorat Pengembangan; dan
masalah-masalah
penting
dan
prinsip
tentang
jalannya
perkembangan Perusahaan dan masalah umum yang menyangkut bidang Direktorat Pengembangan; 7. Menetapkan dan menandatangani Laporan Kegiatan di bidang Direktorat Pengembangan yang meliputi; Pembiayaan Bagi Hasil dan Konsultasi Manajemen, Pengembangan Usaha, Perencanaan dan Pengembangan Organisasi Perusahaan baik Operasional maupun Non operasional, Teknologi dan Sistem Informasi beserta Manajemennya, Hukum, Klaim dan Subrogasi 8. Memberi
perintah,
menugaskan,
mengatur
atau
memberikan
pekerjaan-pekerjaan khusus kepada Pegawai dilingkungan Direktorat
55 Pengembangan serta meminta pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas yang diberikan; 9. Memelihara
ketertiban
Laporan
Kegiatan
bidang
Direktorat
Pengembangan; 10. Memelihara suasana kerja, kerjasama, semangat dan disiplin kerja dilingkungan Direktorat Pengembangan. 7. Divisi Penjaminan Syariah Tugas Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan manajemen perusahaan, di bidang Penjaminan dan Pemasaran Kredit Perbankan maupun Kredit Non Bank; serta bidang Komunikasi Perusahaan, dalam fungsinya sebagai Corporate Public Relation dan Customer Services kepada pihak-pihak ekstern perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan. Wewenang 1. Mengajukan usul, saran dan pendapat secara tertulis kepada Direksi mengenai tugas-tugas Penjaminan Syariah; 2. Membina, memberikan tugas kepada bawahannya dan meminta pertanggungjawaban pelaksanaan yang didelegasikan; 3. Memberikan teguran secara lisan dan atau tertulis kepada bawahannya yang melanggar Peraturan Disiplin Pegawai. 4. Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada pegawai di Divisi Penjaminan Syariah mengenai pelaksanaan tugas; 5. Memberikan penilaian Kinerja Pegawai di Divisi Penjaminan Syariah;
56 6. Mewakili Direksi dalam pembicaraan dengan pihak luar dalam rangka pelaksanaan tugas Penjaminan Syariah; 7. Menandatangani surat-surat keluar yang berkaitan dengan bidang Penjaminan Syariah; 8. Mengusulkan kepada Direksi mengenai Penempatan, Mutasi, Promosi dan Demosi pegawai bawahannya melalui Kepala Bagian SDM dan Umum. 8. Divisi Penjaminan & Pemasaran Tugas Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan manajemen perusahaan, di bidang Penjaminan dan Pemasaran Kredit Perbankan maupun Kredit Non Bank; serta bidang Komunikasi Perusahaan, dalam fungsinya sebagai Corporate Public Relation dan Customer Services kepada pihak-pihak ekstern perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan. Wewenang 1. Mengajukan usul, saran dan pendapat secara tertulis kepada Direksi mengenai tugas-tugas Penjaminan, Pemasaran dan Komunikasi Perusahaan; 2. Membina, memberikan tugas kepada bawahannya dan meminta pertanggungjawaban pelaksanaan yang didelegasikan; 3. Memberikan teguran secara lisan dan atau tertulis kepada bawahannya yang melanggar Peraturan Disiplin Pegawai. 4. Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada pegawai di Divisi Penjaminan dan Pemasaran mengenai pelaksanaan tugas;
57 5. Memberikan penilaian Kinerja Pegawai di Divisi Penjaminan dan Pemasaran; 6. Mewakili Direksi dalam pembicaraan dengan pihak luar dalam rangka pelaksanaan
tugas
Penjaminan,
Pemasaran
dan
Komunikasi
Perusahaan; 7. Menandatangani surat-surat keluar tentang permintaan kelengkapan data yang diperlukan dalam rangka Review Analisa permohonan Penjaminan yang dilakukan oleh Kantor Cabang; 8. Menandatangani surat-surat keluar yang berkaitan dengan bidang Pemasaran dan Komunikasi Perusahaan; 9. Memproses permohonan Penjaminan yang melebihi kewenangan Kantor Cabang yang diajukan oleh Kantor cabang Terkait; 10. Mengajukan dan menandatangani permintaan barang ATK dan inventaris untuk keperluan Divisi Penjaminan dan Pemasaran; 11. Mengusulkan kepada Direksi mengenai Penempatan, Mutasi, Promosi dan Demosi pegawai bawahannya melalui Kepala Bagian SDM dan Umum. 9. Divisi Pengendalian Tugas Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pengawasan atas pelaksanaan pengendalian penjaminan kredit dan pinjaman bagi hasil agar penggunaan pinjaman tersebut berjalan lancar sesuai tujuan, bedayaguna dan berhasilguna . Mengkoordinasikan kebijaksanaan klaim dan subrogasi dan pengadministrasian piutang subrogasi dan penarikannnya
58 Wewenang 1.
Mengajukan usul, saran dan pendapat secara tertulis kepada Direksi mengenai tugas-tugas Pengendalian;
2.
Membina, memberikan tugas kepada bawahannya dan meminta pertanggungjawaban pelaksanaan yang didelegasikan;
3.
Memberikan teguran secara lisan dan atau tertulis kepada bawahannya yang melanggar Peraturan Disiplin Pegawai.
4.
Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada pegawai di Divisi Pengendalian mengenai pelaksanaan tugas;
5.
Memberikan penilaian Kinerja Pegawai di Divisi Pengendalian;
6.
Mewakili Direksi dalam pembicaraan dengan pihak luar dalam rangka pelaksanaan tugas Pengendalian;
7.
Menandatangani surat-surat keluar tentang permintaan kelengkapan data yang diperlukan dalam rangka Review Analisa permohonan Penjaminan yang dilakukan oleh Kantor Cabang;
8.
Memproses permohonan Penjaminan yang melebihi kewenangan Kantor Cabang yang diajukan oleh Kantor cabang Terkait;
9.
Mengusulkan kepada Direksi mengenai Penempatan, Mutasi, Promosi dan Demosi pegawai bawahannya melalui Kepala Bagian SDM dan Umum.
10. Divisi Keuangan Tugas Mengkoordinasikan
pelakasanaan
kebijaksanaan
manajemen
perusahaan di bidang keuangan dalam rangka pengelolaan perusahaan yang
59 meliputi penyusunan dan evaluasi Rencana Kerja & Anggaran Perusahaan (RKAP), Rencana Tindak Lanjut (RTL) dan Rencana Jangka Panjang (RJP) di bidang: Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, pencatatatn dan pembukuan transaksi keuangan, mengelola dana perusahaan, dan memproses penerimaan jasa-jasa dan pembayaran klaim, serta penyusunan Neraca, Laporan Rugi/Laba, Laporan Perubahan Posisi Keuangan dan laporan arus kas Perusahaan serta laporan keuangan lainnya berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk bahan pimpinan dalam pengambilan keputusan. Wewenang 1.
Mengajukan usul, saran dan pendapat secara lisan dan atau tertulis kepada Direksi mengenai bidang tugasnya;
2.
Mewakili Direksi dalam mengadakan pembicaraan dengan pihak luar, untuk hal yang menyangkut tugas bagian keuangan, anggaran, perbendaharaan, akuntansi, jasa keuangan lain berdasarkan penugasan dari Direksi;
3.
Mengesahkan dan menandatangani permintaan barang untuk keperluan Divisi, sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku;
4.
Mengesahkan atau menolak pengeluaran uang sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh Direksi;
5.
Memberikan rekomendasi kepada Direksi terhadap pengeluaran uang yang berada diluar kewenangan Divisi Keuangan;
60 6.
Meminta data dari Divisi, SPI, Sekretaris Perusahaan, dan Kantor Cabang untuk keperluan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan serta Laporan Keuangan Perusahaan;
7.
Memberikan rekomendasi tentang pengusulan kenaikan pangkat pegawai yang berada dibawah wewenangnya;
8.
Memberikan perintah dan tugas kepada pegawai yang berada dibawah wewenangnya, dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan;
9.
Memberikan teguran secara lisan dan atau tertulis kepada bawahannya yang melanggar peraturan disiplin pegawai;
10. Memberikan bimbingan, pengarahan dan penilaian kinerja kepada bawahannya yang melanggar peraturan disiplin pegawai; 10. Menetapkan penempatan dan atau mutasi bagi staf dan pelaksana dalam lingkup unit kerjanya untuk diusulkan kepada Kepala Bagian SDM & Umum; 11. Mengusulkan kepada Direksi mengenai promosi dan demosi pegawai bawahannya. 11. Divisi SDM & Umum Tugas Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan manajemen Perusahaan di bidang SDM & Umum dalam rangka pengelolaan Perusahaan yang meliputi penyusunan dan evaluasi Rencana Kerja Jangka Pendek (RKAP), Rencana Tidak Lanjut (RTL), dan Rencana Jangka Panjang (RJP) di bidang:
Struktur
Organisasi;
Analisa
Pekerjaan;
Perencanaan,
61 Pengembangan dan Pemeliharaan Pegawai; Inventaris & pengendalian tugas-tugas Rumah Tangga; Tata Usaha dan Kesekretariatan; Pengadaan barang/jasa; dan Pemasaran & Pengelolaan Gedung, berdasarkan ketentuan yang berlaku dalam pemberian pelayanan teknis dan administratif di lingkungan Perusahaan. Wewenang 1.
Memberikan usul. Saran dan pendapat kepada Direksi di Bidang SDM & Umum;
2.
Mewakili Direksi dalam mengadakan pembicaraan dengan pihak luar untuk hal-hal yang menyangkut tugas bidang SDM, Umum, Kesekretariatan dan Pengelolaan Gedung berdasarkan penugasan dari Direksi;
3.
Memberikan usul, saran dan pendapat kepada para Kepala Divisi maupun Kantor Cabang dalam kaitannya dengan permasalahan SDM dan Pengelolaannya;
4.
melakukan oembinaan dan pengembangan SDM secara tersendiri dan atau dengan Lembaga Pendidikan di luar Perusahaan.
5.
Melakukan pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan Perusahaan melalui Direksi sesuai ketentuan yang berlaku;
6.
Menyetujui permohonan penggunaan sarana dan prasarana kantor;
7.
Mengelola inventaris & investasi Perusahaan;
8.
Menandatangani surat-surat dan dokumen penting sesuai dengan wewenang yang diberikan Direksi;
62 9.
Memberikan peritah dan tugas kepada Pegawai yang berada di bawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan;
10. Memberikan teguran secara lisan dan atau tertulis kepada bawahannya yang melanggar peraturan disiplin Pegawai; 11. Memberikan bimbingan dan pengarahan penilaian kinerja kepada Pegawai bawahannya; 12. Memberikan rekomendasi pengusulan Promosi, Mutasi dan Demosi Pegawai yang berada di bawah wewenangnya; 12. Menetapkan penempatan dan atau mutasi bagi staf dan pelaksanaan dalam lingkup unit kerjanya untuk diusulkan kepada Kepala Bagian SDM & Umum. 12. Divisi Pengembangan Usaha & TI Tugas Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan manajemen Perusahaan di bidang pembiayaan Bagi Hasil dan Konsultasi Manajemen, Pengembangan Usaha, Pengembangan dan Teknologi Informasi yang meliputi kegiatan operasional dan non operasional melalui penyusunan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap Rencana Kerja Jangka Pendek (RKAP), Rencana Tindak Lanjut (RTL) dan Rencana Jangka Panjang (RJP). Wewenang 1.
Mengajukan usul, saran dan pendapat secara lisan dan atau tertulis kepada Direksi mengenai tugas-tugas bidang Pengembangan Usaha,
63 Pembiayaan dan Konsultasi Manajemen, Perencanaan dan Teknologi Informatika; 2.
Membuat usulan untuk melakukan reorganisasi dalam rangka pengembangan perusahaan;
3.
Membuat usulan mengenai hak-hak yang berkaitan dengan produk baru yang inovatif maupun derivatif;
4.
Menentukan jadwal proses kerja Lokal Area Network, MIS dan EDP;
5.
Membina,
memberikan
tugas
bawahannya
dan
meminta
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas yang didelegasikan serta melakukan Penilaian Kinerja Pegawai bawahannya. 6.
Memberikan teguran secara lisan dan atau tertulis kepada bawahannya yang melanggar peraturan disiplin pegawai;
7.
Memberikan bimbingan, pengarahan dan penilaian kinerja kepada bawahannya yang melanggar peraturan disiplin pegawai.
8.
Menetapkan penempatan atau mutasi bagi staf dan pelaksana dalam lingkup Unit Kerjanya;
9.
Mewakili Direksi dalam pembicaraan dengan pihak luar dalam rangka pelaksanaan tugas Perencanaan dan Pengembangan Perusahaan.
13. Divisi Hukum, Klaim & Subrogasi Tugas Mengkoordinasikan
pelaksanaan
kebijaksanaan
manajemen
Perusahaan di bidang Hukum, Klaim dan Subrogasi melalui penyusunan, pelaksanaan dan evaluasi atas RKAP, RTL dan RJP Perusahaan dan Divisi,
64 serta penyusunan rekomendasi terhadap pelaksanaan kebijakan Perusahaan pada bidang dimaksud kepada Direksi. Wewenang 1.
Memberikan usul, saran dan pendapat kepada Direktur Pengembangan mengenai pelaksanaan tugas pada bidang Hukum, Klaim dan Subrogasi;
2.
Mewakili Direksi dalam mengadakan pembicaraan dengan pihak luar untuk hal-hal yang menyangkut tugas bidang Hukum, Klaim dan Subrogasi;
3.
Memberikan usul, saran dan pendapat kepada para Kepala Divisi maupun Kantor Cabang dalam Kaitannya dengan permasalahan Hukum, Klaim dan Subrogasi;
4.
memberikan perintah dan tugas dan wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan;
5.
Menelaah produk-produk Hukum;
6.
Menyelesaikan sengketa Hukum dengan pihak luar;
7.
Memberikan tanggapan/penjelasan kepada masyarakat mengenai masalah Hukum sesuai dengan sasaran;
8.
Memberikan teguran secara lisan dan atau tertulis kepada bawahannya yang melanggar Peraturan disiplin pegawai;
9.
Menetapkan penempatan dan atau mutasi bagi staf dan pelaksanan dalam lingkup unit kerja yang bersangkutan atas persetujuan Direksi;
10. Mengusulkan kepada Direksi mengenai penempatan, mutasi, promosi dan demosi pegawai bawahnya.
65 3.3 Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.3.1 Perekrutan Pegawai Walaupun Perum Jamkrindo adalah perusahaan BUMN, namun dalam perekrutan pegawainya tidak melalui tes CPNS (Calon Pegawai Negri Sipil). Perum Jamkrindo merekrut independen (perekrutan dilakukan sendiri). Perekrutan bermulai dari Pembuatan Surat Kebutuhan Tenaga Kerja dari Divisi bersangkutan yang ditujukan kepada Divisi SDM dan Umum (Bagian SDM). Kemudian Bagian SDM membuat informasi lowongan pekerjaan dan menyebarkannya di media-media terpilih. Surat lamaran dan Curriculum Vitae (CV) pelamar diterima dan diseleksi Bagian SDM. Para pelamar yang dianggap berpotensi dan memenuhi syarat, dipanggil untuk melakukan wawancara pertama, yaitu wawancara dengan Bagian SDM. Penyeleksian kembali dilakukan pada tahap ini. Bagi para pelamar yang dianggap berpotensi dipanggil kembali untuk melakukan wawancara kedua, yaitu dengan divisi bersangkutan yang membutuhkan tenaga kerja. Bagi yang lolos seleksi tahap ini/diterima. Diangkat sebagai calon pegawai tetap yang memiliki waktu percobaan hingga satu tahun dan memperoleh gaji sebesar 80% dari standar gaji pokok yang seharusnya diterima. Jika calon pegawai dianggap benar-benar memenuhi syarat, barulah kemudian diangkat menjadi pegawai tetap setelah masa percobaan berakhir.
66
Gambar 3.2 flowchart rekrut pegawai
67 3.3.2 Perubahan Status Pegawai Dalam Perum Jamkrindo para pegawai yang baru masuk harus melewati beberapa tahap sebelum dapat menjadi pegawai tetap. Awalnya mereka akan mendapatkan status KKWT atau Kontrak Kerja Waktu Tertentu, dimana pada masa ini para pegawai akan dinilai kinerjanya selama setahun yang akan menentukan apakah pegawai dapat memperoleh status percobaan kedua. Proses ini tidak selalu berlangsung selama setahun, bila nilai kinerja seorang pegawai dianggap cukup dalam waktu kurang dari setahun, makan pegawai berhak berubah ke status percobaan kedua. Status percobaan kedua adalah sebagai Calon Pegawai. sama seperti sebelumnya, pada masa ini pegawai akan kembali dinilai selama setahun. Apabila nilai yang didapat oleh pegawai memadai, maka pegawai berhak mendapatkan status sebagai Pegawai Tetap di Perum Jamkrindo. Proses ini juga tidak harus dilakukan selama setahun, apabila kinerja pegawai dinilai cukup dalam waktu kurang dari setahun, maka pegawai berhak menjadi pegawai tetap.
68
Gambar 3.3 flowchart Perubahan Status Pegawai
69 3.3.3 Mutasi Pegawai Tidak ada ketentuan tetap atas batasan mutasi pada Perum Jamkrindo. Mutasi dilakukan karena semata-mata kebutuhan internal dan berdasarkan pertimbangan khusus yang diputuskan oleh dewan direksi. Divisi mengajukan memo yang berisi usulan mutasi ke Bagian SDM. Kemudian Bagian SDM meneruskan memo tersebut ke Dewan Direksi. Kemudian dibentuk rapat direksi (jika dibutuhkan). Hasil dari rapat direksi tersebut mengalir top-down (dari direktur utama – direktur keuangan – Bagian SDM). Divisi menerima Surat Keputusan Mutasi yang disetujui dewan direksi. Surat tersebut diserahkan ke pegawai yang bersangkutan. Bagian SDM menginput data pegawai yang dimutasi.
70 Divisi Sumber Daya Manusia
Divisi
Dewan Direksi
Pegawai
Mulai
Membutuhkan tenaga kerja baru (interna)l
Memo usulan mutasi
Memo usulan mutasi beserta list calon mutasi
Membuat Memo usulan mutasi
Kriteria Tenaga Kerja
Melakukan Rapat
Membuat list calon mutasi
Apakah usulan disetujui?
Tidak
Menolak usulan mutasi
Surat Keputusan Penolakan Mutasi
Membuat Surat Keputusan Penolakan Mutasi
Surat Keputusan Mutasi
Ya
Menyetujui usulan mutasi
Membuat Surat Keputusan Mutasi
Surat Keputusan Mutasi Surat Keputusan Mutasi
Disimpan di berkas
Surat Keputusan Mutasi
Surat Keputusan Mutasi
N
Update data pegawai
Mutasi Data Pegawai
Menerima surat keputusan penolakan mutasi
Selesai
Selesai
Gambar 3.4 Flowchart Mutasi Pegawai
71 3.3.4 Promosi Pegawai Promosi jabatan dilakukan atas kebutuhan perusahaan yang diproses oleh Bagian SDM. Bagian SDM dapat merekomendasi calon tanpa pengajuan dari unit kerja divisi. Bagian SDM membuat informasi lowongan jabatan yang kemudian diserahkan kepada masing-masing divisi. Masing-masing divisi memilih kandidat yang sekiranya memenuhi persyaratan lalu memberikan form lowongan jabatan, kandidat terpilih menyerahkan form yang sudah terisi kepada divisi masing-masing yang kemudian diserahkan kepada Bagian SDM, setelah itu Bagian SDM akan mengadakan Fit and proper test jika memang diperlukan. Pada akhirnya yang memutuskan siapa yang berhak memperoleh promosi/kenaikan jabatan adalah hasil rapat dewan direksi. Surat Keputusan Promosi mengalir top-down. Bagian SDM menginput data pegawai yang mendapatkan promosi. Setelah menerima surat keputusan hasil akhir promosi, saat itulah pegawai naik jabatan.
72 Divisi Sumber Daya Manusia
Divisi
Pegawai
Dewan Direksi
Mulai
Data Pegawai
Form lowongan jabatan
Melihat ada kekosongan jabatan
Mengisi form lowongan jabatan Surat Keputusan
Apakah ada jabatan yang kosong?
Memilih kandidat
Mempertim bangkan hasil fit and proper test
Ya
Tidak
Membuat Form lowongan jabatan
Selesai
Form lowongan jabatan (Terisi)
Diterima?
Ya Mengesah kan Surat keputusan
Menerima form lowongan jabatan (terisi)
Tidak
Form lowongan jabatan (terisi) masuk dalam dokumen kandidat promosi
Dokumen kandidat promosi
Menolak Surat Keputusan Mengadakan Fit and proper test
Mengikuti test
Hasil fit and proper test
Surat Keputusa n (tidak valid)
Surat Keputusan (Valid)
Seleksi Kandidat
Menyimpan surat keputusan di berkas
Naik Jabatan
Diterima? Tidak
Ya
N Membuat Surat Keputusan
Selesai
Menyalin Surat Keputusan (valid)
Surat Keputusan (Valid) Surat Keputusan (Valid)
Surat Keputusan (Valid)
Data Pegawai Input data Pegawai
Gambar 3.5 Flowchart Promosi Pegawai
73 3.3.5 Pelatihan Pegawai Untuk mengajukan pelatihan, divisi yang bersangkutan membuat Memo Pemberitahuan Pelatihan yang kemudian diajukan kepada pegawai. Pegawai yang berminat mengikuti pelatihan, mendaftar kepada divisi bersangkutan. Kemudian Divisi mengajukan Surat Pelatihan beserta lampiran daftar peserta kepada Bagian SDM. Kemudian Bagian SDM yang menjadi panitia atas pelatihan ini. Bagian SDM membuat proposal pelatihan kepada event organizer (EO). Ketika proposal tersebut mencapai kesepakatan kedua belah pihak maka Bagian SDM membuat anggaran biaya pelatihan yang kemudian diajukan pada divisi keuangan. Pencairan anggaran biaya pelatihan dilakukan divisi keuangan yang setelah proses tersebut selesai, dana tersebut diberikan ke Bagian SDM sebagai pembayaran pelatihan dan diberikan kepada peserta pelatihan sebagai uang saku, baru kemudian Bagian SDM yang mengurus penyelesaian administrasi dengan EO.
Masalah penyelesaian administrasi tergantung dengan kondisi
kesepakatan. Pegawai mengikuti pelatihan selama batas waktu yang ditentukan. Di akhir pelatihan, pegawai mendapatkan sertifikat pelatihan dan Bagian SDM mendapatkan laporan pertanggung jawaban pelatihan dari EO, kemudian Bagian SDM menginput data pegawai yang mengikuti pelatihan.
74 Divisi
Divisi Sumber Daya Manusia
Divisi Keuangan
Pegawai
Penyelenggara
Mulai Memo Pemberitahuan pelatihan
Membuat Memo Pemberitahuan Pelatihan
Pegawai berminat? Menerima daftar peserta pelatihan
Tidak N Ya
Membuat Memo pengajuan pelatihan
Memo Pengajuan Pelatihan Mendaftar Proposal pelatihan Membuat Proposal Pelatihan
Daftar Peserta
Menyetujui Proposal? Tidak Ya Membuat Anggaran Biaya Pelatihan & bukti pengambilan uang saku
Bukti pengambilan uang saku
Anggaran Biaya Pelatihan
Bukti pengambilan uang saku
Mencairka n dana pelatihan & uang saku
N
Dana Pelatihan
Tanda terima dana pelatihan
N
Tanda terima dana pelatih an
N
Tanda terima uang saku
Tanda terima uang saku
Uang saku
N
Mengikuti pelatihan
Laporan Pertanggung Jawaban Pelatihan
Dana Pelatihan
Input Data Pegawai yang Mengikuti Pelatihan
Pelatihan
Sertifikat Pelatihan Data pelatihan pegawai
Membuat laporan pertangg ung jawaban pelatihan
Selesai
Gambar 3.6 Flowchart Pelatihan Pegawai
75 3.3.6 Cuti Pegawai Sebelum membahas alur pengajuan cuti dari pegawai, berikut akan dipaparkan enam jenis cuti yang ada pada Perum Jamkrindo : 1.
Cuti Tahunan
2.
Cuti Besar
3.
Cuti Sakit
4.
Cuti Bersalin
5.
Cuti Ibadah
6.
Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan
Untuk mendapatkan cuti, pegawai bersangkutan membuat memo pengajuan yang ditujukan pada Bagian SDM. Kemudian Bagian SDM melakukan pengecekan jatah cuti yang dimiliki pegawai. Jika pegawai masih memiliki jatah maka Bagian SDM menyerahkan persetujuan cuti kepada pegawai. Kemudian Bagian SDM mengupdate data pegawai yang cuti
76 Pegawai
Atasan langsung
Divisi Sumber Daya Manusia
Mulai Memo Permohonan Cuti Membuat Memo Permohonan Cuti
Data cuti pegawai Memeriksa Jatah Cuti yang bersangkutan
Proses pertimbangan
Apakah cuti diperbolehkan?
Memo Permohonan Cuti (valid)
Apakah Jatah Cuti Cukup? Ya
Menandatangani Memo Permohonan Cuti
Ya
Membuat surat penolakan cuti
Tidak
Memo Permohonan Cuti Tertunda (Valid)
Tidak
Mengesahkan memo permohonan cuti
Mengesahkan Memo Permohonan Cuti dengan tanggal cuti tertunda Memo Permohonan Cuti (valid)
Update sisa cuti Pegawai
Data cuti pegawai
Surat penolakan cuti
Selesai
Memo Permohonan Cuti (valid)
N
Selesai
Gambar 3.7 Flowchart Cuti Pegawai
77 3.3.7 Gaji Pegawai Gaji pegawai dibagi atas tujuh belas Golongan Gaji dan tujuh Tingkatan Gaji. Gaji yang diterima pegawai terbagi atas 1. Gaji Pokok 2. Tunjangan Pokok (Perumahan, Kesehatan, Kesejahteraan, Pakaian) 3. Uang Makan 4. Uang Transport 5. Tunjangan Komunikasi* 6. Tunjangan Jabatan* 7. Tunjangan Hari Raya 8. Tunjangan cuti 9. Insentif** 10. Jasa Produksi*** Keterangan: *) Khusus tingkat pejabat **) Setiap tiga bulan tergantung kinerja ***) Setiap satu tahun tergantung keuntungan perusahaan Kenaikan gaji pegawai dipengaruhi oleh kenaikan golongan gaji dan tingkat gaji, kenaikan tersebut terbagi atas : •
Kenaikan Reguler : kenaikan golongan gaji yang di dapat oleh pegawai pertahun namun kenaikan tersebut di pengaruhi oleh penilaian kinerja pegawai.
78 •
Kenaikan Terbatas : kenikan tingkat gaji yang di dapat oleh pegawai setelah bekerja selama 7 tahun pertama, selanjutnya dilakukan kenaikan tingkat gaji kembali setiap 4 tahun berikutnya.
•
Kenaikan Tertunda : kenaikan gaji berdasarkan presetasi pegawai dan atau kebijakan perusahaan. Seluruh pegawai mendapatkan gaji pertanggal 25 disetiap bulannya.
Divisi keuangan bekerja sama dengan Bank dalam pendistribusian gaji menggunakan sistem payroll. Bagian SDM tidak banyak terlibat dalam pendistribusian gaji, hanya dalam pencatatan Golongan Gaji dan Tingkatan Gaji para pegawai. Bagian SDM menginput data tiap pegawai yang mengalami kenaikan. Kenaikan Gaji Tahunan dapat diperoleh pegawai jika mendapatkan nilai Baik pada Penilaian Pegawai. Slip gaji pegawai diperoleh dari divisi keuangan.
79
Gambar 3.8 Flowchart Gaji Pegawai
80 3.3.8 Lembur Pegawai Pegawai memberikan memo kepada Bagian SDM. Pegawai melakukan lembur dan setelah selesai, pegawai memberikan memo yang berisi pernyataan telah menyelesaikan lembur. Bagian SDM melakukan pengecekan absen dan mencocokan dengan memo yang diberikan pegawai. Selain pengecekan absen Bagian SDM juga melakukan pengecekan jatah lembur. Jika masih memiliki jatah, Bagian SDM melakukan pengurangan jatah lembur dan perhitungan upah lembur yang harus dibayarkan. Jatah uang lembur per pegawai adalah 16 jam tiap bulan. Jika melebihi batas tersebut maka pegawai tetap dianggap lembur selama 16 jam.
81
Gambar 3.9 Flowchart Lembur Pegawai
82 3.3.9 Pengunduran Diri Pegawai Surat pengunduran diri ditulis oleh pegawai bersangkutan dan diberikan kepada atasan langsung yang bersangkutan untuk disahkan sebelum kemudian surat tersebut ditujukan kepada Bagian SDM. Bagian SDM menyelesaikan administrasi dan hak pegawai bersangkutan hingga tanggal yang telah ditentukan. Bagian SDM mengeluarkan surat keputusan yang kemudian disampaikan dan ditanda tangani oleh direktur keuangan, kepala divisi bersangkutan, dan kepala Bagian SDM.
Gambar 3.10 Flowchart Pengunduran Diri Pegawai
83 3.3.10 Pensiun Pegawai Batas umur pensiun di Perum Jamkrindo adalah 55 Tahun. Setiap bulan Bagian SDM mengecek pegawai yang telah mencapai umur tersebut, jika terdapat pegawai yang umurnya sudah mencapai 55 tahun, maka Bagian SDM mengeluarkan Surat Pensiun yang kemudian diserahkan kepada dewan direksi untuk disahkan, lalu Bagian SDM mengupdate data pegawai,dan membuat surat keterangan pensiun untuk diserahkan kepada pihak asuransi dan pegawai yang bersangkutan. Divisi Sumer Daya Manusia
Dewan Direksi
Pegawai
Asuransi
Mulai
Data pegawai
Pengecekan Usia
Apakah usia sudah 55 tahun? Ya Tidak Membuat Surat Pensiun Selesai
Surat Pensiun
Menandatangani Surat Pensiun
Surat Pensiun (Valid)
Menyalin dokumen
Surat Pensiun (Valid) Surat Pensiun (Valid)
Update Data Pegawai Data Pegawai
Pensiun
Menyimpan surat pensiun (valid) di berkas
Membuat Surat Keterangan Pensiun untuk Asuransi
Surat Keterangan Pensiun Pegawai
Selesai
Gambar 3.11 Flowchart Pensiun Pegawai
84 3.3.11 Penilaian Kinerja Pegawai Perum Jamkrindo menilai kinerja para pegawainya tiap Semester. Bagian SDM membagikan form penilaian pada seluruh divisi. Penilaian kinerja dilakukan oleh atasan langsung kemudian diperiksa dan disetujui oleh atasan tidak langsung. Setelah penilaian selesai dilaksanakan, form tersebut dikembalikan pada Bagian SDM, lalu Bagian SDM melakukan perhitungan penilaian dan menginput data pegawai.
Gambar 3.12 Flowchart Penilaian Pegawai
85 3.4 Analisis Kebutuhan Pengguna 3.4.1 Analisis Kebutuhan Informasi Informasi-informasi yang dibutuhkan oleh bagian Sumber Daya Manusia PERUM JAMKRINDO adalah: 1. Pendataan Pegawai - Data-data pegawai 2. Perekrutan Pegawai - Data-data pelamar, jabatan, bagian dan divisi yg dituju 3. Perubahan Status Pegawai - Data-data pelamar, tanggal perubahan status, status baru, status lama 4. Mutasi Pegawai - NPP, nama, divisi awal, divisi mutasi, cabang, bagian, tanggal berlaku mutasi pegawai, No SK, nama pegawai yang menyetujui 5. Promosi Pegawai - NPP, nama, jabatan awal, jabatan akhir, tanggal berlaku promosi pegawai, No SK, nama pegawai yang menyetujui 6. Pelatihan Pegawai - Nama program pelatihan, tempat penyelenggaraan, periode,
tanggal
mulai, tanggal akhir, divisi pegawai yang mengikuti, no serifikat, biaya, nama penanggung jawab divisi keuangan 7. Cuti Pegawai - NPP, nama pegawai, jenis cuti, jatah cuti, tanggal awal cuti, tanggal akhir cuti, lama cuti pegawai, No SK
86 8. Gaji Pegawai - NPP, nama, golongan gaji, tingkat gaji, gaji pokok, tunjangan pegawai 9. Lembur Pegawai - NPP, nama, jatah lembur, tanggal lembur, jam awal lembur, jam akhir lembur, lama lembur, nama pegawai yang menyetujui 10. Penilaian Pegawai - NPP, nama, divisi, jabatan, nilai, tanggal penilaian, nama pegawai yang menyetujui 11. Pensiun Pegawai - NPP, nama, tanggal pensiun pegawai,
No SK, nama pegawai yang
menyetujui 12. Pengunduran Diri - NPP, nama, tanggal pensiun pegawai, alasan mengundurkan diri, No SK, nama pegawai yang menyetujui
3.4.2 Analisis Keamanan Data Keamanan data merupakan hal yang sangat penting yang diharapkan ada nantinya untuk keamanan rahasia perusahaan dan juga untuk menghindari terjadinya kehilangan data dari berbagai hal yang tidak diinginkan. Selain itu masalah kewenangan dalam mengakses suatu data juga sangat penting dan diharapkan ada suatu sistem yang dapat menangani masalah otoritas ini sehingga hanya orang yang berkepentingan saja yang dapat mengakses data tersebut.
87 3.4.3 Analisis Kebutuhan Sistem Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada Perum Jamkrindo, diketahui kebutuhan sistem pada Bagian SDM adalah : -
Aplikasi yang akan dibuat hanya dapat diakses oleh Bagian SDM.
-
Aplikasi yang akan dibuat dapat mencakup semua ruang lingkup yang telah dijelaskan.
-
Memiliki user interface yang mudah dipahami dan digunakan.
3.4.4 Analisis Kebutuhan Integrasi Data Perusahaan membutuhkan suatu aplikasi dengan database yang terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan data yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik, sehingga mempemudah dalam mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. Integrasi data juga merupakan hal yang penting untuk menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan perusahaan seperti faktur penjualan, PO, laporan penjualan, laporan pembelian, dan laporan persediaan barang.
3.4.5 Analisis Kebutuhan Transaksi Perusahaan membutuhkan suatu aplikasi basis data yang dapat mendukung transaksi untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memperoleh data dan informasi dengan praktis, serta menyajikan kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
88 3.5 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang ada beserta fakta yang didapat saat melakukan wawancara, permasalahan yang dihadapi oleh PERUM JAMKRINDO adalah : 1. Pengadaan informasi pegawai yang kurang akurat Karena sistem yang berjalan masih manual, maka sering didapati kesalahan dalam pelaporan terlebih dalam pelaporan yang membutuhkan perhitungan. 2. Keamanan data yang kurang terjamin Karena data hanya disimpan secara manual dan melalui file excell, maka data dapat mudah diubah oleh orang lain atau terjadi kerusakan yang disengaja atau tidak disengaja dan menyebabkan integritas dan keamanan data kurang terjamin. 3. Waktu yang dibutuhkan untuk akses data cenderung lama Dalam pengaksesan data dan informasi kepegawaian membutuhkan waktu yang lama karena data-data di simpan di Microsoft excel dan arsip.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis dari permasalahan yang dihadapi saat ini pada sistem pada bagian sumber daya manusia(SDM) pada Perum Jamkrindo maka dapat diusulkan beberapa pemecahan masalah antara lain : 1. Merancang suatu sistem basis data sumber daya manusia 2. Memindahkan data-data manual ke dalam sistem database, agar dapat mempermudah user dalam mendapatkan informasi yang di butuhkan. 3. Merancang user interface yang mudah dipahami dan digunakan. Pada sistem tersebut diharapkan dapat berguna dalam membantu user untuk mengelolah data-data yang berhubungan dengan pegawai.
89 3.7 Perancangan Sistem Bab ini menjelaskan proses usulan sistem untuk membantu Perum Jamkrindo dalam mengelola data-data kepegawaiannya. Rancangan yang dibuat antara lain meliputi : 1. Perancangan Basis Data yang meliputi : a. Perancangan Konseptual b. Perancangan Logikal c. Perancangan Fisikal 2. Perancangan Aplikasi yang meliputi : a. Struktur menu b. State transtition diagram c. Perancangan layar
3.7.1 Perancangan Basis Data 3.7.1.1 Perancangan Basis Data Konseptual Tujuan dari tahap ini adalah untuk membuat representasi konseptual dari database yang meliputi : a. Mengidentifikasi tipe entitas b. Mengidentifikasi tipe relasi c. Mengidentifikasi dan Menguhubungkan Atribut Dengan Entitas d. Menentukan Domain Atribut e. Menentukan Atribut Primary Key dan Candidate Key f. Mempertimbangkan konsep pemodelan tingkat lanjut (opsional).
90 g. Memeriksa redudansi data model. h. Validasi Model Konseptual Lokal dengan Transaksi User i. Meninjau data model konseptual dengan pengguna.
3.7.1.1.1 Mengidentifikasi Tipe Entitas Berikut ini adalah tabel yang menjelaskan tiap entitas yang diperlukan dalam rancangan. Tabel 3.1 identifikasi tipe entitas Nama Entitas Pegawai
Deskripsi
Alias
Informasi tentang
Karyawan
data pegawai
Kejadian Setiap individu yang bekerja pada Perum Jamkrindo
Pelamar
Informasi tentang
-
data pelamar
Setiap Individu yang akan melamar pekerjaan pada Perum Jamkrindo
Lamaran
Informasi tentang
-
proses lamaran
Lowongan pekerjaan yang tersedia pada Perum Jamkrindo,dan status apakah pelamar lolos hasil seleksi
Mutasi
Informasi tentang
Perpindahan
data mutasi
Data ketika pegawai dimutasi
pegawai
91 Nama Entitas Promosi
Deskripsi
Alias
Informasi tentang
-
data promosi
Kejadian Data promosi yang didapatkan pegawai
pegawai Pelatihan
Informasi tentang
-
data pelatihan
Data pelatihan yang diikuti pegawai
pegawai Cuti
Informasi tentang
Izin kerja
data cuti pegawai Gaji
Informasi tentang
melakukan cuti Penghasilan
data gaji pegawai Penilaian
Lembur
Data ketika pegawai
Data mengenai gaji yang didapat pegawai
Informasi tentang
-
Data penilaian pegawai
data penilaian
yang didapatkan tiap
pegawai
semester
Informasi tentang
-
data lembur
Data ketika pegawai melakukan lembur
pegawai Pengunduran_
Informasi data
Diri
pengunduran diri
Berhenti
Data pengunduran diri pegawai
pegawai Pensiun
Informasi data
-
pensiun pegawai
Data pensiun pegawai
92 Nama Entitas
Deskripsi
Alias -
Kejadian
Perubahan_st-
Informasi
Data perubahan status
atus
perubahan status
calon pegawai menjadi
pegawai
pegawai tetap
3.7.1.1.2 Mengidentifikasi Tipe Relasi Pada tahap ini akan dijelaskan proses identifikasi tipe relasi melalui bentuk ERD dan Kamus Data 1. ERD (Entity Relationship Diagram)
Gambar 3.13 ERD
93 2. Kamus Data Tabel 3.2 Kamus Data Nama
Multiplicity
Relasi
Multiplicity
Nama Entitas
Pelamar
0..*
Melakukan
1..1
Lamaran
Pegawai
1..1
Memproses
0..*
Lamaran
Pegawai
1..*
Mendapatkan
0..1
Mutasi
Pegawai
1..*
Mendapatkan
0..1
Promosi
Pegawai
1..*
Melakukan
0..*
Pelatihan
Pegawai
1..*
Melakukan
1..1
Cuti
Pegawai
1..*
Memperoleh
1..1
Gaji
Pegawai
1..*
Memperoleh
1..*
Tunjangan
Pegawai
1..*
Mendapatkan
1..1
Penilaian
Pegawai
1..*
Melakukan
1..1
Lembur
Pegawai
1..1
Melakukan
0..*
Pengunduran_diri
Pegawai
0..*
Mendapatkan
1..1
Pensiun
Pegawai
1..*
Memperoleh
1..1
Perubahan_status
Entitas
94 3.7.1.1.3 Mengidentifikasi dan Menguhubungkan Atribut Dengan Entitas Tabel 3.3 identifikasi dan hubungan atribut dan entitas Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas Pegawai
npp
Nomor yang
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Char (5)
Tidak
Tidak
Varchar (100)
Tidak
Tidak
Varchar (100)
Tidak
Tidak
mengidentifikasik an pegawai nama_p
Nama dari pegawai
alamat_p
Alamat dari pegawai
rt_p
RT dari pegawai
Varchar (3)
Tidak
Tidak
rw_p
RW dari pegawai
Varchar (3)
Tidak
Tidak
kode_pos_p
Kode Pos dari
Varchar (5)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
pegawai kelurahan_p Kelurahan dari pegawai kecamatan_
Kecamatan dari
p
pegawai
kabupaten_
Kabupaten dari
p
pegawai
kota_p
Kota tempat tinggal pegawai
95 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas provinsi_p
Provinsi dari
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar(20)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Char (1)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar(2)
Ya
Tidak
pegawai tempat_lah-
Tempat kelahiran
ir
pegawai
tgl_lahir
Tanggal Lahir dari pegawai
jenis_kela-
Jenis Kelamin
min
dari pegawai
agama
Agama dari pegawai
gol_darah
Golongan darah pegawai
telp
Telepon pegawai
Varchar (15)
Tidak
Ya
status_nik-
Status pernikahan
Char (1)
Tidak
Tidak
ah
Pegawai,
status_p
Status pegawai,
Varchar(10)
Tidak
Tidak
value jabatan
Jabatan pegawai
Varchar(30)
Tidak
Tidak
divisi
Divisi tempat
Varchar(30)
Tidak
Tidak
pegawai bekerja,
96 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas cabang
Cabang tempat
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar(30)
Tidak
Tidak
Char(1)
Ya
Ya
Nama tanggungan Varchar(50)
Ya
Ya
tgl_lahir_
Tanggal lahir
Datetime
Tidak
Ya
tanggungan
tanggungan
tmpt_lahir_
tempat lahir
Varchar(15)
Tidak
Ya
tanggungan
tanggungan
gg
Golongan gaji
Varchar(2)
Tidak
Tidak
Varchar(3)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Char(14)
Tidak
Tidak
pegawai bekerja, status_ta-
Status/hubungann
nggungan
ya apa dengan pegawai
nama_tanggungan
pegawai tg
Tingkat gaji pegawai
tgl_masuk
Tanggal masuk diterima kerja pegawai
no_ktp
Nomer KTP pegawai
97 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas kantor_pk
Nama kantor
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar(30)
Ya
Ya
Varchar(30)
Ya
Ya
Varchar(2)
Ya
Ya
Varchar(30)
Ya
Ya
Varchar (3)
Tidak
Ya
Varchar(20)
Tidak
Ya
Varchar(30)
Tidak
Ya
Varchar(3)
Tidak
Ya
Varchar(4)
Tidak
Ya
sebelumnya jabatan_pk
Jabatan yang pernah di pegang sebelumnya
lama_pk
Lama kerja sebelumnya
keahlian_
Keahlian khusus
khusus
pegawai
jenjang_pe-
Tingkat
ndidikan
Pendidikan pegawai
nama_pen-
Nama tempat
didikan
pendidikan
jurusan
Jurusan pendidikan
nilai_akhir
Nilai akhir pelamar
tahun_lulus
Tahun lulus pendidikan
98 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas pendidikan_ Nama pendidikan
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar (20)
Ya
Ya
Varchar (30)
Ya
Ya
Varchar (4)
Ya
Ya
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(20)
Ya
Tidak
nama asuransi
varchar(20)
Ya
Tidak
jenis asuransi
varchar(20)
Ya
Tidak
foto
foto pegawai
Varchar(10)
Ya
Tidak
kd_mutasi
nomor unik yang
Char(7)
Tidak
Tidak
informal
informal
materi_in-
Nama materi
formal
pendidikan Informal
tahun_lulus
Tahun Lulus
_informal
Pendidikan Informal
tgl_masuk_
Tanggal pegawai
tetap
menjadi pegawai tetap
no_asuransi
Nomer asuransi pegawai
nama_asuransi jenis_asuransi
Mutasi
menjelaskan data mutasi
99 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas no_sk
nomor surat
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar(10)
Tidak
Tidak
Varchar(3)
Tidak
Tidak
Varchar(3)
Tidak
Tidak
Varchar(4)
Tidak
Tidak
Varchar(4)
Tidak
Tidak
Varchar (30)
Tidak
Tidak
Varchar (30)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(100)
Ya
Tidak
keputusan cabang_a-
Cabang sebelum
wal
pegawaimutasi
cabang_ak-
Cabang sesudah
hir
pegawai dimutasi
divisi_awal
Divisi sebelum pegawai di mutasi
divisi_akhir
Divisi sesudah pegawai di mutasi
bagian_a-
Bagian sebelum
wal
pegawai dimutasi
bagian_ak-
Bagian sesudah
hir
pegawai dimutasi
tanggal_
Tanggal saat
mutasi
pegawai dimutasi
keterangan
Keterangan/alas an mengapa pegawai dimutasi
100 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas Cuti
kd_cuti
Nomor unik yang
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Char(7)
Tidak
Tidak
Varchar(10)
Tidak
Tidak
Varchar(35)
Tidak
Tidak
Char(2)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
menjelaskan cuti no_sk
nomor surat keputusan
jenis_cuti
Jenis-jenis cuti yang terdapat pd perusahaan
jatah_cuti
Jatah juti tiap pegawai pertahunnya
tgl_awal_
Tanggal mulai
cuti
cuti
tgl_akhir_
Tanggal akhir cuti Datetime
Tidak
Tidak
Nomor unik yang
Char(7)
Tidak
Tidak
Varchar(10)
Tidak
Tidak
cuti Lembur
kd_lembur
menjelaskan lembur tunj_lembur tunjangan lembur pegawai
101 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas jatah_lem-
Jatah lembur
bur
pegawai perbulan
tgl_lembur
Tanggal pegawai
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar(2)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(5)
Tidak
Tidak
Varchar(5)
Tidak
Tidak
Char(7)
Tidak
Tidak
varchar(10)
Tidak
Tidak
lembur jam_awal_
Jam awal mulai
lembur
lembur
jam_akhir_
Jam akhir
lembur
pegawai mulai lembur
Pelatihan
kd_pel
No unik yang mengidentifikasi pelatihan
no_sk
nomor surat keputusan
Periode
Periode pertahun
Datetime
Tidak
Tidak
nama_pel
Nama
Varchar(30)
Tidak
Tidak
pelatihan/materi pelatihan
102 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas nama_eo
Nama
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar(30)
Tidak
Tidak
Varchar(50)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(20)
Tidak
Tidak
penyelenggara yang mengadakan pelatihan alamat_eo
Alamat penyelenggara yang mengadakan pelatihan
tgl_awal
Tanggal awal mulai pelatihan
tgl_akhir
Tanggal akhir pelatihan
no_sertif
No sertifikat hasil pelatihan
Penilaian
biaya
Biaya pelatihan
Varchar(13)
Tidak
Tidak
kd_nilai
Nomor unk yang
Char(7)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
mengidentifikasi penilaian tgl_nilai
Tanggal pengisisan penilaian
103 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas tgl_awal_
Tanggal awal
periode
periode
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Datetime
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Integer
Tidak
Tidak
Integer
Tidak
Tidak
berlakunya hasil nilai tgl_akhir_
Tanggal akhir
periode
berlakunya hasil nilai
n_produkti-
Nilai
vitas
Produktivitas
n_kualitas
Nilai Kualitas Kerja
n_inisiatif
Nilai Inisiatif
Integer
Tidak
Tidak
n_pengua-
Nilai Penguasaan
Integer
Tidak
Tidak
saan
Pekerjaan
n_penyesu-
Nilai Penyesuaian
Integer
Tidak
Tidak
aian
diri terhadap tuntutan tugas
n_disiplin
Nilai Disiplin
Integer
Tidak
Tidak
n_tanggung
Nilai Tanggung
Integer
Tidak
Tidak
jawab
jawab
104 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas n_kemauan
Nilai Kemauan
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Integer
Tidak
Tidak
Nilai Kreativitas
Integer
Tidak
Tidak
Nilai Komitmen
Integer
Tidak
Tidak
n_loyalitas
Nilai Loyalitas
Integer
Tidak
Tidak
n_kerjasam
Nilai Kerjasama
Integer
Tidak
Tidak
Nilai Merencana
Integer
Ya
Tidak
n_organisir
Nilai Organisir
Integer
Ya
Tidak
n_delegasi
Nilai
Integer
Ya
Tidak
Integer
Ya
Tidak
Integer
Ya
Tidak
Integer
Ya
Tidak
Belajar n_kreativita s n_komitmen
a n_merencana
Mendelegasikan Tugas n_mengen-
Nilai
dalikan
Mengendalikan
n_keputu-
Nilai Mengambil
san
Keputusan
n_motivasi
Nilai Motivasi
105 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas n_mengem-
Nilai
bangkan
Mengembangkan
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Integer
Ya
Tidak
Integer
Ya
Tidak
Integer
Tidak
Tidak
Integer
Tidak
Tidak
Integer
Ya
Tidak
Integer
Tidak
Tidak
Char(7)
Tidak
Tidak
Varchar(10)
Tidak
Tidak
Bawahan n_membina
Nilai Membina Kelompok Kerja
n_akhir_pe-
Nilai akhir dari
rsonalitas
aspek personalitas
n_akhir_or-
Nilai akhir dari
ganisasi
aspek organisasi
n_akhir_
Nilai akhir dari
kepemim-
aspek
pinan
kepemimpinan
ip
Indeks prestasi penilaian pegawai
Promosi
kd_promosi
Nomor unik yang mengidentifikasi promosi
no_sk
nomor surat keputusan
106 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas tgl_promosi
Tanggal
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(3)
Tidak
Tidak
Varchar(3)
Tidak
Tidak
Char(7)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(2)
Tidak
Tidak
Varchar(2)
Tidak
Tidak
diadakannya promosi
Perubaha-
jabatan_aw-
Jabatan sebelum
al_p
promosi
jabatan_ak-
Jabatan sesudah
hir_p
promosi
kd_ps
Nomor unik yang
n_Status
mengidentifikasi perubahan status pegawai tgl_ps
Tanggal perunbahan status
status_awal
Status awal
_ps
sebelum brubah status
status_akhir
Status akhir
_ps
sesudah brubah status
107 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas Pensiun
kd_pensiun
Nomor unik yang
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Char(6)
Tidak
Tidak
Varchar(10)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Char(6)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(50)
Tidak
Tidak
Char(6)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(10)
Tidak
Tidak
menjelaskan pensiun no_sk
nomor surat keputusan
tgl_pensiun
Tanggal pensiun pegawai
Pengundu-
kd_pd
ran_Diri
Nomor yang menjelaskan pengunduran diri
tgl_pd
Tanggal pengunduran diri pegawai
keterangan
Keterangan pengunduran diri
Gaji
kd_gaji
Nomor yang menjelaskan gaji
bln_gaji
Bulan gaji di turunkan
gaji_pkk
Gaji pokok
108 Nama
Atribut
Deskripsi
Tipe Data
Entitas
NULL
dan panjang
Multi Valued
data Tunjangan_
kd_tunj
gaji
nomor unik yang
Char(5)
Tidak
Tidak
Nama tunjangan
Varchar(15)
Ya
Ya
Nominal tunjangan
Varchar(15)
Tidak
Ya
Nomor unik yang
Char(5)
Tidak
Tidak
menjelaskan tunjangan nama_tunjangan nominal_tunjangan
Pelamar
kd_pelamar
menjelaskan pelamar nama_pel
Nama pelamar
Varchar(100)
Tidak
Tidak
alamat_pel
Alamat pelamar
Varchar(100)
Tidak
Tidak
tempat_la-
Tempat lahir
Varchar (20)
Tidak
Tidak
hir_pel
pegawai
tgl_lahir_
Tanggal lahir
Datetime
Tidak
Tidak
pel
pegawai
rt_pel
RT dari pelamar
Varchar (3)
Tidak
Tidak
rw_pel
RW dari pelamar
Varchar (3)
Tidak
Tidak
kode_pos_
Kode Pos dari
Varchar (5)
Tidak
Tidak
pel
pelamar
109 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas telp
telepon dari
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar (13)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Char(14)
Ya
Tidak
pelamar kelurahan_
Kelurahan dari
pel
pelamar
kecamatan_
Kecamatan dari
pel
pelamar
kabupaten_
Kabupaten dari
pel
pelamar
provinsi_
Provinsi dari
pel
pelamar
kota_pel
Kota tempat tinggal pelamar
no_ktp
Nomer KTP pelamar
agama
Agama pelamar
Varchar (20)
Tidak
Tidak
gol_darah
Gol darah
Varchar (2)
Tidak
Tidak
Char (1)
Ya
Tidak
Char (2)
Tidak
Tidak
pelamar status_ni-
Status pernikahan
kah
pelamar
jenis_kela-
Jenis kelamin
min
pelamar
110 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas kantor_pk
Nama kantor
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar(30)
Ya
Ya
Varchar(30)
Ya
Ya
Varchar(2)
Ya
Ya
Varchar(30)
Ya
Ya
Varchar(3)
Ya
Ya
Varchar(50)
Tidak
Ya
sebelumnya jabatan_pk
Jabatan yang pernah di pegang sebelumnya
lama_pk
Lama kerja sebelumnya
keahlian_
Keahlian khusus
khusus
pelamar
jenjang_pe-
Jenjang
ndidikan
pendidikan pelamar
nama_pen-
Nama pendidikan
didikan
pelamar
jurusan
Jurusan pelamar
Varchar(20)
Ya
Ya
nilai_akhir
Nilai akhir
Varchar(3)
Tidak
Ya
Datetime
Tidak
Ya
Varchar(20)
Ya
Ya
pelamar tahun_lulus
Tahun lulus pelamar
Pendidikan_ Nama Pendidikan informal
Informal
111 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas materi_in-
Marteri
formal
pendidikan
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar (20)
Ya
Ya
Varchar (4)
Ya
Ya
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
Varchar (20)
Tidak
Tidak
informal tahun_lulus
Tahun Lulus
_informal
Pendidikan Informal
Lamaran
jabatan_la-
Jabatan tujuan
maran
pelamar
divisi_lam-
Divisi tujuan
aran
pelamar
bagian_la-
Bagian tujuan
maran
pelamar
keterangan
keterangan
Varchar(50)
Ya
Tidak
kd_lamaran
Nomor unik yang
Char(5)
Tidak
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(2)
Tidak
Tidak
menjelaskan lamaran tgl_wawan-
Tanggal proses
cara1
wawancara 1
hasil_wa-
Hasil wawancara
wancara1
1
112 Nama
Atribut
Deskripsi
Entitas ket_1
Keterangan hasil
Tipe Data dan NULL
Multi
panjang data
Valued
Varchar (140)
Ya
Tidak
Datetime
Tidak
Tidak
Varchar(2)
Tidak
Tidak
Varchar(140)
Ya
Tidak
wawancara 1 tgl_wawan-
Tanggal proses
cara2
wawancara 2
hasil_wa-
Hasil wawancara
wancara2
2
ket_2
Keterangan hasil wawancara 2
3.7.1.1.4 Menentukan Domain Atribut Tahap ini dijelaskan batasan value pada atribut yang diperlukan Tabel 3.4 Domain Atribut Domain value
attribute npp
Range value (00001-00999)
kd_mutasi
Range value (MU00001-MU09999)
kd_cuti
Range value (CT00001-CT09999)
kd_lembur
Range value (LM00001-LM09999)
kd_pel
Range value (PL00001-PL09999)
113 attribute
Domain value
kd_nilai
Range value (NL00001-NL09999)
kd_promosi
Range value (PR00001-PR09999)
kd_ps
Range value (PS00001-PS09999)
kd_pensiun
Range value (PN00001-PN09999)
kd_pd
Range value (PD00001-PD09999)
kd_tunj
Range value (TJ001-TJ099)
kd_gaji
Range value (GJ00001-GJ09999)
kd_lamaran
Range value (L0001-L0999)
kd_pelamar
Range value (P0001-P0999)
jenis_kelamin
Value (P=perempuan, L=laki-laki)
rt
Value(001-099)
rw
Value(001-099)
kode_pos_p
Value(00001-99999)
kode_pos_pel
Value(00001-99999)
status_pernikahan
Value (M=menikah, L=lajang)
status_p
Value (cp=calon pegawai, p=pegawai)
status_tanggungan
Value ( i=istri, a=anak)
gg
Range Value (1-17)
tg
Range value (I-VII)
jenjang_pend
Value (sd,smp,sma,s1,s2,s3)
hasil_lamaran
Value (L=lulus, TL=tidak lulus)
114 3.7.1.1.5 Menentukan Atribut Primary Key dan Candidate Key Pada tahap ini dijelaskan atribut yang menjadi Primary Key dan Candidate Key untuk tiap entitas
Tabel 3.5 menentukan primary key dan candidate key Nama entitas
Candidate key
Primary key
Pegawai
- npp
npp
- no_ktp - no_asuransi Mutasi
- kd_mutasi
kd_mutasi
- no_sk Cuti
- kd_cuti
kd_cuti
- no_sk Lembur
kd_lembur
kd_lembur
Pelatihan
kd_pel
kd_pel
Penilaian
kd_nilai
kd_nilai
Promosi
- kd_promosi
kd_promosi
- no_sk Perubahan_status
kd_ps
kd_ps
Pensiun
- kd_pensiun
kd_pensiun
- no_sk Pengunduran_diri kd_pd
kd_pd
Gaji
kd_gaji
kd_gaji
Pelamar
- kd_pelamar
kd_pelamar
- no_ktp Lamaran
kd_lamaran
kd_lamaran
115 3.7.1.1.6 Mempertimbangkan Penggunaan Konsep Pemodelan Tingkat Lanjut Pada tahap ini dilakukan pertimbangan penggunaan konsep permodelan tingkat lanjut dimana dalam model ini memiliki tiga konsep utama yaitu specialization-generalization, aggregation, dan composition. Pada ERD yang telah dibuat tidak terdapat ketiga hal tersebut sehingga pada tahap ini tidak dilakukan.
3.7.1.1.7 Cek Model Terhadap Redudansi Pada tahap ini bertujuan untuk melakukan pengecekan pada ERD yang telah dibuat apakah ada hubungan antar entity yang bersifat redudansi. Pada ERD yang telah dibuat tidak ditemukan adanya hubungan yang redudansi antar entity sehingga tahap ini tidak dilakukan.
3.7.1.1.8 Validasi Model Konseptual Lokal dengan Transaksi User Yang dilakukan pada tahap ini adalah untuk memastikan bahwa model konseptual mendukung transaksi yang dibutuhkan
3.7.1.1.8.1 Menjelaskan Transaksi a. Pendataan gaji b. Pendataan pengunduran diri c. Pendataan promosi d. Pendataan pensiun
116 e. Pendataan pelatihan f. Pendataan perubahan status g. Pendataan penilaian h. Pendataan mutasi i. Pendataan hak cuti j. Pendataan pelamar k. Pendataan lamaran l. Pendataan lembur m. Pengawasan pegawai n. Pendataan tunjangan gaji
3.7.1.1.8.2 Menggunakan Jalur Transaksi
Gambar 3.14 jalur transaksi
117 3.7.1.1.9 Meninjau Data Model Konseptual Dengan Pengguna meninjau data model konseptual dengan pengguna untuk memastikan bahwa model tersebut adalah representasi dari data yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3.7.1.2 Pemilihan DBMS Perbandingan DBMS MySQL 5.0 Tabel 3.6 spesifikasi MySQL 5.0 Tipe DBMS
Relational Database Server (Transactional dengan InnoDB)
Biaya
Gratis karena aplikasi ini merupakan freeware
Kelebihan
• MySQL mendukung semua platform, tidak hanya yang berbasis platform Windows. • MySQL kurang memerlukan sumber daya hardware. • MySQL dapat digunakan tanpa pembayaran di bawah dengan GNU General Public License.
Kekurangan
Tidak sepenuhnya kompatibel dengan SQL 92 yang menyebabkan masalah dengan aplikasi server yang membuat query SQL-nya sendiri. Versi yang gratis tidak mendapatkan bantuan teknis,tidak dapat mengunci objek dibawah level tabel
Keterbatasan Basis
Terbatas hingga 32 indeks tiap tabel
Data
118 Pemenuhan ACID
Ya
Kehandalan
Piranti lunak open – source
Standar
SQL 92 Intermediate , ODBC memerlukan MYODBC JDBC SQL Server 2000 Tabel 3.7 spesifikasi SQL Server 2000
Tipe DBMS
Transactional relational database server
Biaya
US$ 220 – US$ 1,079 (Standard Edition)
Kelebihan
•
Mendukung keamanan dan kehandalan tingkat enterprise, dapat menjalankan berbagai basis data dalam satu server
•
SQL Server memegang bagian atas kinerja TPC-C dan harga / kinerja hasil.
•
SQL Server adalah umumnya diterima sebagai lebih mudah untuk menginstal, menggunakan dan mengelola.
•
Transact-SQL adalah lebih berkuasa daripada bahasa dialek MySQL.
Kekurangan
Biaya cukup tinggi
Keterbatasan Basis
Terbatas mendekati 2 miliar obyek dalam basis data
Data Pemenuhan ACID
Ya
Kehandalan
Mendukung failover clusters, pemulihan point in time, dapat melakukan restart jika berhenti
119 Standar
SQL 99, XML, ODBC, JDBC, T-SQL
Perbandingan Platform DBMS Tabel 3.8 perbandingan platform DBMS MySQL 5.0
mendukung termasuk
semua
platform,
platform
berbasis
Windows, AIX-berbasis sistem, sistem HP-UX, Linux Intel, Sun Solaris dan sebagainya. SQL Server 2000
hanya
bekerja
pada
berbasis
Windows,
Windows
9x,
platform termasuk
Windows
NT,
Windows 2000 dan Windows CE. Dari proses perbandingan diatas, maka DBMS SQL Server 2000 akan dipilih dalam mendukung implementasi rancangan basis data dengan pertimbangan bahwa SQL Server 2000 memiliki performance yang baik menurut TPC (Transaction Processing Perfomance Council). SQL Server 2000 bekerja pada platforms yang berbasiskan Windows, kondisi ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan yangtelah menggunakan sistem operasi berbasiskan windows. Pertimbangan lainnya adalah instalasi dan pengoperasian SQL Server 2000 lebih mudah untuk dilakukan.
120 3.7.1.3 Perancangan Basis Data Logikal Tujuan dari tahap ini adalah untuk membuat representasi logikal dari database yang meliputi : a. Menentukan relasi untuk model data logikal b. Validasi relasi menggunakan normalisasi c. Validasi relasi terhadap transaksi pengguna d. Memeriksa batasan integritas e. Meninjau model data logical terhadap pengguna. f. Menggabungkan model data logical menjadi model global (opsional) g. Memeriksa untuk pengembangan kedepan.
3.7.1.2.1 Menentukan Relasi Untuk Data Logikal
3.7.1.2.1.1 Strong Entity Types Dalam
data
model
yang
ada,
yang
dapat
dikategorikan sebagai entitas kuat adalah:
Pegawai
( npp, nama_p, alamat_p, rt_p, rw_p,
kode_pos_p, kelurahan_p, kecamatan_p, kabupaten_p, kota_p, provinsi_p, tempat_lahir, tgl_lahir, jenis_kelamin, agama, gol_darah, telp, status_nikah, status_p, jabatan, divisi, cabang, status_tang, nama_tang, tgl_lahir_tang, tmpt_lahir_tang, GG, TG, tgl_masuk, no_ktp, Kantor_pk, Jabatan_pk,
Lama_pk,
keahlian_khusus,
121 jenjang_pendidikan, nilai_akhir,
nama_pendidikan,
tahun_lulus,
jurusan,
pendidikan_informal,
materi_informal, tahun_lulus_informal, tgl_masuk_tetap, no_asuransi, nama_asuransi, jenis_asuransi, foto ) Primary Key (npp)
Lamaran ( kd_lamaran, jabatan_lamaran, tgl_wawancara1, hasil_wawancara1,
ket_1,
hasil_wawancara2,
tgl_wawancara2,
ket_2,
tgl_lamaran)
Primary Key ( kd_lamaran )
3.7.1.2.1.2 Weak Entity Types Dalam
data
model
yang
ada,
yang
dapat
dikategorikan sebagai entitas lemah adalah: Penilaian(kd_nilai,
npp,
tgl_nilai,
tgl_awal_periode,
tgl_akhir_periode, n_produktivitas, n_kualitas, n_inisiatif, n_penguasaan,
n_penyesuaian,
n_disiplin,
n_tanggungjawab, n_kemauan, n_kreativitas, n_komitmen, n_loyalitas,
n_kerjasama,
n_merencana,
n_organisir,
n_delegasi, n_mengendalikan, n_keputusan, n_motivasi, n_mengembangkan, Primary Key (kd_nilai)
n_membina
)
122 Pelatihan ( kd_pel, nama_pel, nama_eo, alamat_eo, periode, tgl_awal, tgl_akhir, no_sertif, biaya, no_sk) Primary key (kd_pel) Cuti(kd_cuti, no_sk, jenis_cuti, jatah_cuti, tunj_cuti, tgl_awal_cuti, tgl_akhir_cuti) Primary key(kd_cuti)
Pelamar
( kd_pelamar, nama_pel, alamat_pel, rt_pel,
rw_pel, kode_pos_pel, kelurahan_pel, kecamatan_pel, kabupaten_pel, kota_pel, provinsi_pel tempat_lahir_pel, tgl_lahir_pel, jns_kelamin_pel, agama, gol_darah_pel, telp, status_nikah, no_ktp, kantor_pk, jabatan_pk, lama_pk, keahlian_khusus,
jenjang_pend,
nama_pend,
jurusan,
nilai_akhir, tahun_lulus, jabatan_tujuan, divisi_tujuan, bagian_tujuan,
pendidikan_informal,materi_informal,
tahun_lulus_informal, Keterangan) Primary Key ( kd_pelamar )
Pengunduran_Diri(kd_pd, tgl_pd, ket) Primary key(kd_pd)
Perubahan
Status(kd_ps,
status_akhir_ps) Primary key(kd_ps)
tgl_ps,
status_awal_ps,
123 Gaji(kd_gaji, bln_gaji, thn_gaji, gaji_pkk) Primary key(kd_gaji)
Tunjangan(kd_tunj, nama_tunj, nominal_tunj) Primary key(kd_tunj) Pensiun(kd_pensiun, no_sk, tgl_pensiun) Primary key(kd_pensiun)
Lembur
(
kd_lembur,
tunj_lembur,
jatah_lembur,
tgl_lembur, jam_awal_lembur, jam_akhir_lembur ) Primary Key (kd_lembur)
Promosi(kd_promosi, no_sk, tgl_promosi, jabatan_awal_p, jabatan_akhir_p) Primary key(kd_promosi)
Mutasi( kd_mutasi, no_sk, cabang_awal, cabang_akhir, divisi_awal,
divisi_akhir,
tanggal_mutasi,keterangan) Primary Key (kd_mutasi)
bagian_awal,
bagian_akhir,
124 3.7.1.2.1.3 One-to-many (1:*) Binary Relationship Types a. Relasi Pegawai dengan Penilaian
Gambar 3.15 relasi pegawai dengan penilaian b. Relasi Pegawai dengan Mutasi
Gambar 3.16 relasi pegawai dengan mutasi
125 c. Relasi pegawai dengan Lembur
Gambar 3.17 relasi pegawai dengan lembur d. Relasi Pegawai dengan Pensiun
Gambar 3.18 relasi pegawai dengan pensiun
126 e. Relasi Pegawai dengan Gaji
Gambar 3.19 relasi pegawai dengan gaji f. Relasi Pegawai dengan Perubahan_Status
Gambar 3.20 relasi pegawai dengan perubahan_status
