BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1.Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan

PT. Kima Farma Trading & Distribution, sebagai anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003

KFTD sebelumnya merupakan SBU yang bergerak dibidang yang sama, yaitu perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu pengalamannya bukan baru satu tahun, tetapi sama dengan umur PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri. Hampir sepanjang sejarahnya sejak sebagai Divisi PBF, perusahaan lebih menonjol dalam bidang perdagangan, terlihat dari data tahun ketahun, komposisi penjualan kepada institusi baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari pada penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi.

Disamping itu dimasa yang lalu, divisi / SBU PBF ini terfokus lebih banyak menyalurkan atau menjadi keagenan dari produk perusahaan induk, yaitu produk Kimia Farma sebagai satu satunya prinsipal. Setelah lahir menjadi anak perusahaan, serta melihat kondisi kedepan, perusahaan telah bertekad untuk merubah visi, tidak lagi hanya menyalurkan produk dari perusahaan induk, tetapi akan menyalurkan produk-produk prinsipal lain. Oleh karena nya perusahaan telah merubah visinya akan menjadi perusahan Distributor Pilihan Utama

44 Prinsipal. Visi ini mengandung arti kedepan perusahaan akan lebih fokus kepada penjualan reguler, tanpa meninggalkan penjualan kepada institusi / tender dan menjadi perusahaan distribusi multi prinsipal.

Jalur Usaha Jasa pelayanan distribusi produk Prinsipal KF dan Prinsipal Non KF serta Non Prinsipal

o Consumer Health Product : •

OTC Chemical

•

OTC Herbal

•

Cosmeceutical & Toileteris

•

Body Care

•

Food Supplement

•

Vitamin

•

Phyto Medicine

o

Branded Ethical

o

Generik

o

Lisensi

45 o

Narkotika

o

Kontrasepsi

o

Bahan Baku

o

Alat Kesehatan

o

Consumer Goods

o

Consumer Health Product : •

OTC Chemical

•

OTC Herbal

•

Cosmeceutical & Toileteris

•

Body Care

•

Food Supplement

•

Vitamin

•

Phyto Medicine

o

Branded Ethical

o

Generik

o

Lisensi

o

Narkotika

46 o

Kontrasepsi

o

Bahan Baku

o

Alat Kesehatan

o

Consumer Goods

Jasa Perdagangan atau Trading

o

Supplier Obat-obatan

o

Supplier Alat Kesehatan

o

Perawatan Alat Kesehatan PT. Kimia Farma Trading & Distribution, memiliki 41 cabang yang

mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan, baik yang diproduksi sendiri

maupun

yang

diproduksi

oleh

pihak

ketiga.

Dengan saluran pasar: 9 Apotek 9 Rumah Sakit/Instansi Pemerintah 9 Toko Obat 9 Modern Market 9 Grosir 9 PBF

47 9 Hotel- Drugs Store 9 Restoran - Kafe 9 Karaoke/ Kantin 9 Toko Jamu 9 Toko Kelontong 9 Toko Toileteris 9 Toko P & D 9 Toko Kosmetik 9 Warung 9 Kios 9 Salon Kecantikan 9 Kios bergerak

Dalam operasionalnya didukung dengan fasilitas pergudangan yang besar dan peralatan yang efisien serta armada transportasi yang terintegrasi dengan system informasi untuk mendukung kelancaran pengiriman barang ke seluruh Indonesia. 3.1.2.Sejarah Perusahan

48 Sebelum menjadi entitas tersendiri,KFTD dulunya merupakan Divisi Pedagang Besar Farmasi dari PT Kimia Farma Tbk. Divisi ini memiliki tugas utama mendistribusikan produk-produk farmasi yang diproduksi PT.Kimia Farma Tbk ke channel-channel yang tersebar di seluruh nusantara. Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian produk-produk PT Kimia Farma Tbk sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari 2003 Divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT Kimia Farma Trading and Distribution, yang berbasis Jasa Layanan dan Distribusi . PT Kimia Farma Trading and Distribution , adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan perdagangan dan distribusi. Perusahaan yang dikenal dangan nama KFTD ini, memiliki wilayah layanan yang luas, mencakup 33 Propinsi, 466 Kabupaten atau Kota. Sebagai penyedia layanan Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan aneka produk dari perusahaan induk, produk dari prinsipal lainnya, serta produkproduk non prinsipal. Dan di bidang Jasa Perdagangan atau Trading, KFTD menangani kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui tender. 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Adapun Visi dan Misi tahun 2006-2011 PT Kimia Farma Trading and Distribution adalah sebagai berikut : Visi : Distributor pilihan utama bagi prinsipal.

49 Misi : Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders. 3.1.4 Struktur Organisasi Berikut ini adalah Struktur Organisasi KFTD dan Struktur Organisasi Divisi KFTD, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua divisi tersebut.

50 3.1.5.1 Strukturr Organisasi KFTD

DIREKTUR UTAMA

DIREKTU UR KEUANGAN N& AKUNTAN NSI

Sales Manager

Support Manager

Branch Manaager Cab Klas A

Asman Um mum & SDM M

Branch Manaager Cab Klas B

Asman IT

Institutionn Managerr

Principal Manager M

Asman Regional R Instittution

Service Poin nt (DEPO) Cab Klas K C

Accounnt/Finance Maanager

Logisstic Manager

Asman Alat Keesehatan

Asm man Keuangan

A Asman Distribusi

Asm man Obat

Asm man Akuntansi

A Asman Purchasing

Asman Pergudangan

G Gambar 3.1 Struktur Organisasi O P PT.Kimia Faarma Tradinng and Distrribution, Suumber P PT.Kimia Fa arma Tradinng and Distrribution

51 3.1.5.2 Strukturr Organisasi Divisi Salees KFTD

SALES MANAGER

SU UPERVISOR TA ATA USAHA

SUPERVISO OR REGULER R

INKA ASO

FAKT TURIS

KAS BANK B

SALES SMAN

SUPER RVISOR TEN NDER

SA ALESMAN

PAJJAK

PENA AGIH

KA ASIR

G Gambar 3.2 2 Struktur Organisasi O Divisi Salees pada PT..Kimia Farm ma Tradingg and D Distribution n, Sumber PT T.Kimia Farm ma Trading and Distribuution

52 3.1.5.3 Strukturr Organisasi Divisi Supp pport KFTD

SUPPORT MANAGER

AS SMAN IT

ASMAN SDM M

CSM M

MANAGER R UNIT KERJA A

PENGEL LOLA DATAB BASE

TECHN NICAL SUPPO ORT

ANAL LIS IT

PROGRA AMMER

KONSOL LIDASI DATA DAN VERIFIIKASI DAT TA

G Gambar 3.3 3 Struktur Organisasi O D Divisi Suppoort pada PT T.Kimia Farrma Tradingg and D Distribution n, Sumber PT T.Kimia Farm ma Trading and Distribuution

53 3.1.5.4 Strukturr Organisasi Divisi Account/Financce KFTD

ACCOUNT / A FINANCE M MANAGER

ASMAN KEUANGAN

SUPER RVISOR

PELAKSANA P KEGIATAN

A ASMAN AKU UNTANSI dan PER RPAJAKAN

S SUPERVISOR T TU

TATA USAHA U

PEMBUAT DAFTAR GAJI D

KASIIR

BE ENDAHARAWA AN

INKA ASO

PENA AGIH

PEMOH HON

G Gambar 3.4 Struktur Orrganisasi Divvisi Accountt/Finance paada PT.Kimiia Farma Traading a Distribu and ution, Sumbeer PT.Kimia Farma Tradding and Disstribution

54 3.1.5.5 Strukturr Organisasi Divisi Loggistic KFTD

MANAGER M LOGISTIK

ASMAN PE ENGADAAN

SUP PERVISOR PEN NGADAAN

KABAG K PEN NGADAAN

SUPERVISOR S P PENJUALAN

OPERA ATOR PENGOLA AHAN DATA LOGISTIK

K KEPALA GUDA ANG

OPERATOR R KOMPUTER R PENGADAA AN BARANG

PETUGAS PENGADAA AN

G Gambar 3.5 5 Struktur Organisasi O D Divisi Logistic pada PT T.Kimia Farrma Tradingg and D Distribution n, Sumber PT T.Kimia Farm ma Trading and Distribuution

55 3.1.5 Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah Tugas dan Wewenang yang diemban oleh setiap jabatan, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua divisi tersebut. 3.1.5.1 Divisi Sales Manager Tugas Utama : Merencanakan & menyusun program-program untuk meningkatkan penjualan cabang. Berikut penjabaran workflow Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut : 1. Prosedur Registrasi Outlet

56

Gambar 3.6 Flowchart workflow Prosedur registrasi outlet. Divisi Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution. 2. Administrasi & Pengawasan Piutang (Penyimpanan & Pengawasan Faktur)

57

Gambar 3.7 Flowchart workflow Administrasi & Pengawasan Piutang (Penyimpanan & Pengawasan Faktur). Divisi Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

58 3. Penjualan Konsinyasi dan Kondisi Khusus

Gambar 3.8 Flowchart workflow Penjualan Konsinyasi dan Kondisi Khusus. Divisi Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Berdasarkan struktur divisi Sales Manager

pada Gambar 3.2, maka

penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Sales Manager adalah sebagai berikut : 1. Sales Manager •

Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

59 •

Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.

•

Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT.Kimia Farma Trading & Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.

•

Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial dan pelanggan baru.

•

Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.

•

Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stock level yang ditetapkan.

•

Mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi.

•

Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.

•

Menganalisa mutu persediaan.

•

Bertanggung jawab terhadap aset cabang.

•

Melakukan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia di Cabang.

•

Memberikan sanksi sampai dengan keputusan yang berupa pemutusan hubungan kerja SDM di unit kerjanya bilamana terjadi pelanggaran dan kelalaian yang merugikan perusahaan.

•

Melakukan dan mengusulkan pelatihan dan pendidikan bagi karyawan dalam rangka meningkatkan kualitas SDM di unit kerjanya.

2. Supervisor Penjualan Reguler

60 •

Menyusun perencanaan program kerja penjualan reguler

•

Mengkoordinir, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan Blue print termasuk ‘joint visit’ dgn para Salesman

•

Bertanggungjawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan reguler sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.

•

Melaksanakan koordinasi yang baik dengan tenaga pemasaran semua principal.

•

Memproses sales order/surat pesanan, berkoordinasi dengan fakturis untuk dibuatkan faktur komersial dan faktur pajaknya

•

Membuat dan menyerahkan laporan penjualan, penambahan outlet baru (NOO), effective calls, Produk Prioritas (harian, mingguan dan bulanan) kepada Kepala Cabang.

•

Merekapitulasi dan mengendalikan biaya operasional penjualan reguler.

•

Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan reguler dan pelanggan baru potensial.

3. Supervisor Penjualan Institusi/Tender •

Menyusun perencanaan program kerja penjualan institusi.

•

Mengkoordinir, melaksanakan, memenangkan

proses tender sesuai

peraturan yang berlaku dan menyelesaikannya dengan lancar dan aman. •

Berkoordinasi dengan Kepala Cabang, melakukan pembinaan baik ke pelanggan maupun kepada rekanan dan pihak-pihak lain demi kelancaran bisnis penjualan institusi.

•

Membantu penyelesaian pelaksanaan proyek pusat.

61 4. Supervisor TU •

Melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan triwulanan, semesteran dan tahunan.

•

Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan seperti data pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas-bank, pajak dan SDM.

•

Mengelola inventaris, asset perusahaan lain, mengusulkan investasi, dan memberikan laporannya.

•

Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang optimal

5. Salesman Reguler •

Menyusun data pelanggan, potensi dan target sesuai devisi dan rayon.

•

Menyusun rencana target produk dalam wilayah kerja dan devisinya yang dibreakdown per outlet

•

Menyusun daftar prospek outlet yang ada dalam wilayah kerja dan devisinya

•

Melakukan kunjungan ke outlet sesuai jadwal kunjungan untuk menciptakan order yang dapat dipertanggung jawabkan

•

Melakukan kegiatan merchandiser berkaitan dengan produk OTC_CHP dan kosmetik

62 •

Menawarkan secara aktif produk KF dan Principal yang diageni kepada pelanggan

•

Menyampaikan informasi kepada outlet pelanggan bila ada perubahan harga dan kondisi/program penjualan atau produk baru.

•

Membuat laporan kunjungan harian dan realisasinya

•

Membuat laporan bulanan realisasi kunjungan terhadap target baik sales per outlet maupun distribusi produk

•

Melaporan masalah yang dihadapi dan upaya yang akan dilakukan setiap hari kepada Supervisor Penjualan

6. Salesman Tender •

Menyusun rencana dan target penjualan tender berdasarkan potensi institusi dan produk

•

Menyusun rencana prospek & peluang pengadaan institusi yang baru baik untuk menjadi peserta tender di suatu institusi maupun supply produk

•

Menyusun rencana kunjungan ke institusi per bulan yang dibreakdown per hari

•

Melaksanakan kunjungan ke institusi dalam upaya menciptakan spek produk dan peluang pekerjaan proyek

•

Mencari informasi tentang waktu dan rencana tender oleh suatu institusi

63 7. Fakturis •

Melakukan entry data Produk dan data outlet baru sesuai SOP dan kebijakan diskon per produk atau outlet sesuai keputusan pusat.

•

Melakukan entry perubahan harga distributor dan diskon (struktur harga) sesuai keputusan pusat.

•

Memeriksa kebenaran data/up to date nya data entry produk dan outlet serta diskon (struktur harga)

•

Melakukan entry penjualan di menu penjualan menurut jenis transaksinya berdasarkan SP

yang telah diperiksa dan di paraf

Supervisor Penjualan. •

Memeriksa kebenaran entry data dan Mencetak dokumen faktur komersil rangkap 8 (delapan), Surat Tanda Terima (STT) dan faktur pajak.

8. Kasir •

Melaksanakan dan memeriksa kebenaran penerimaan uang yang meliputi: Tunai, Cek, Giro, Tranfer, SSP

•

Melaksanakan dan memeriksa kebenaran pengeluaran uang yang meliputi: Pembayaran gaji pegawai dan Biaya Operasional perusahaan berdasarkan Dokumen pengeluaran Kas/Bank yang sah dan anggaran perusahaan.

64 •

Mencatat penerimaan dan pengeluaran dalam Klat kas/Bank

9. Penagih •

Menyusun rencana penagihan berdasarkan jadwal penagihan/tukar faktur yang ditetapkan dan faktur jatuh tempo.

•

Melaksanakan tukar faktur dan penagihan ke outlet/pelanggan sesuai jadwal rencana penagihan berdasarkan NI dari Petugas Inkaso :

•

Memeriksa kebenaran dokumen tagihan yang diterima untuk ditagihkan dan dokumen tagihan yang tidak tertagih setelah kembali ke kantor untuk diserahkan kembali ke Inkaso.

•

Membuat laporan hasil tagihan kepada Petugas Inkaso

10. Petugas Inkaso •

Penyimpanan dan pemeliharaan kelengkapan alat tagih : o Menerima faktur komersil asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak asli dari Operator Penjualan/Piutang Dagang. o Menerima Bukti Penerimaan Barang (BPB) asli yang telah dibubuhi tandatangan penerimaan barang oleh debitur/pelanggan dari Koordinator Gudang.

•

Menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang :

65 o Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima titipan faktur (TTTF) per debitur sesuai tanggal jatuh temponya rangkap 3 (tiga). o Menyerahkan TTTF rangkap 3 (tiga) yang dilampiri dokumen alat tagih lengkap ke Penagih, sedangkan 1 lembar copy faktur komersil diarsip sementara. 11. Petugas Kas Bank •

Menerima bukti kas/bank beserta lampirannya dari Supervisor Tata Usaha yang terdiri dari : o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil penjualan tunai. o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil tagihan piutang dagang.

•

Melakukan entry transaksi kas/bank di menu Keuangan dengan memperhatikan petunjuk-petunjuk yang ada di program komputerisasi.

•

Menyerahkan bukti kas/bank beserta lampirannya yang telah dientry dan diberi nomor urut registrasi kepada Kasir untuk dilakukan validasi.

12. Petugas Pajak •

Menerima lampiran pajak keluaran (1195 A1, A2, A3) dari Operator penjualan/piutang dagang.

•

Menerima lampiran pajak masukan (1195 B1, B2, B4) dari Operator Pembelian/hutang dagang.

66 •

Memeriksa kebenaran dan keabsahan faktur pajak keluaran yang dibuat oleh Operator penjualan/piutang dagang.

3.1.5.2

Divisi Support Manager

Tugas Utama : Memberikan supporting kepada semua unit kerja baik kantor pusat maupun cabang terhadap tugas & kinerja semua

pegawai dengan cara

memberikan pelatihan secara berkala kepada pegawai dan mengembangkan sistem informasi yang ada. Berikut penjabaran workflow Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut : 1. Pengelola Database

67 Gambar 3.9 Flowchart workflow Pengelola Database. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Ssupport Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution. 2. Perubahan Aplikasi Karena Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi

Gambar

3.10

Flowchart

workflow

Perubahan

Aplikasi

Karena

Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

68 3. Prosedur Penerimaan Email dari Cabang

Gambar 3.11 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Email dari Cabang. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

69 4. Proses Mapping Debitur Baru dan Barang Baru

Gambar 3.12 Flowchart workflow Proses Mapping Debitur Baru dan Barang Baru. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

70 5. Laporan Bulanan Penjualan Untuk Principal

Gambar 3.13 Flowchart workflow Laporan Bulanan Penjualan Untuk Principal. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

71 Berdasarkan struktur divisi Sales Manager


penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Support Manager adalah sebagai berikut : 1. Manager SDM dan Umum/Support Manager •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Asisten Manager/ Kacab.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Manager.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Manager. ¾ Sub Divisi IT 1. CSM (Provider Jaringan dan Internet) •

Pengelolahan Database dan Konsolidasi Laporan untuk Pengamanan Data Cabang dan Pusat.

2. Pengelola Database IT KFTD Pusat •

Update Data Managerial.

•

Penerimaan Data dari Cabang.

72 •

Mapping barang dan debitur.

•

Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.

3. Technical Support •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pemecahan masalah yang dihadapi oleh Cabang adalah Cabang dan IT Pusat.

4. Asman IT •

memberikan Intruksi ke Analis dan Programmer mengubah Aplikasi yang berjalan di cabang untuk kepentingan perusahaan

(karena

ada

Kebijakan

Perusahaan

atau

Perubahan Peraturan Pemerintah). 5. Analis IT •

Merancang Aplikasi/Program yang akan digunakan dalam membantu Operasional KFTD.

6. Programmer •

Membuat Aplikasi.Program yang akan digunakan dalam membantu Operasional KFTD.

7. Bagian konsolidasi data dan verifikasi data •

kebenaran data yang di terima dari cabang dan ketepatan waktu penerimaan (Penerimaan Email dari Cabang).

•

Mapping barang dan debitur.

73 •

Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.

¾ Sub Divisi SDM dan Umum 1. Asman SDM dan Umum •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Melahirkan / Gugur Kandungan.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Pelaksana.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Manager.

2. Manager Unit Kerja •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.

74 •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Manager.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Pelaksana.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Supervisor.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Tahunan Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

3.1.5.3

Divisi Account & Finance Manager :

Tugas Utama : Memberikan data & Laporan Akuntansi baik jurnal, kertas kerja, neraca, laporan laba rugi terhadap pimpinan Perusahaan dan pihak ke 3 bila diperlukan.

75 Berikut penjabaran workflow

Divisi Account/Finance Manager PT.

Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut : 1. Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke 3

Gambar 3.14 Flowchart workflow Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke 3, Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

76 2. Prosedur Pengeluaran Uang Muka

Gambar 3.15 Flowchart workflow Prosedur Pengeluaran Uang Muka Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

77 3. Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke 3 dalam bentuk kas

Gambar 3.16 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke 3 dalam bentuk kas. Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Berdasarkan struktur divisi Account & Finance Manager pada Gambar 3.4, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Account & Finance Manager adalah sebagai berikut : 1. Account Manager •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam

78 proses pembayaran hutang (Pihak ke III). •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penerimaan piutang (Pihak ke III dan Affiliasi dengan giro).

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penerimaan piutang (Penerimaan Piutang Pihak ke III dan affiliasi dalam bentuk kas).

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang muka.

2. Supervisor •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pembayaran hutang (Pihak ke III).

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengajuan kas bon sementara.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian kas bon sementara.

3. Tata Usaha •


4. Kasir •


•


79 5. Inkaso •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang

dalam

proses penagihan piutang (Pihak ke III). •


•


6. Penagih •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penagihan piutang (Pihak ke III).

•


7. Supervisor TU •


•


8. Asisten Manager Akuntansi dan Perpajakan •


80 •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian kas bon sementara.

9. Asisten Manager Keuangan •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengajuan kas bon sementara. Kepala Cabang

•


•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian hutang piutang intern antar Cabang.

10. Pemohon •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang muka.

•

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian uang muka.

11. Pelaksana Kegiatan •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang muka(Pengeluaran Uang Operasional ).

12. Pembuat Daftar Gaji •

Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang untuk gaji.

13. Bendaharawan

81 •

selaku pemotong berkewajiban untuk menyetorkannya melalui Bank persepsi / KPKN dan membuat SSP dengan benar serta menyampaikan SSP tsb kepada KFTD maksimal satu bulan setelah bulan pemotongan.

3.1.5.4 Divisi Logistic Manager Tugas Utama : Memberikan pelayanan prima untuk dapat memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan cabang serta mengatur distribusi obat yang dibutuhkan cabang sesuai skala prioritas Berikut penjabaran workflow Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut : 1. Barang Rusak

82

Gambar 3.17 Flowchart workflow Barang Rusak. Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

83 2. Stock Opname

Gambar 3.18 Flowchart workflow Stock Opname. Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

84 3. Prosedur Registrasi Supplier Mou Pusat

Gambar 3.19 Flowchart workflow Prosedur Registrasi Supplier Mou Pusat . Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Berdasarkan struktur divisi Logistic Manager pada Gambar 3.5, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Logistic Manager adalah sebagai berikut : 1. Supervisor Penjualan •

Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.

85 •

Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.

•

Pengadaan Barang Narkotika di Cabang.

2. Supervisor Pengadaan •

Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.

•

Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.

•

Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.

•

Pelaksana Stock Opname.

3. Operator Komputer Pengadaan Barang •

Pengadaan Reguler di Cabang Sentrlisasi.

•

Pengadaan Tender di Cabang Sentrlisasi.

•

Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.

4. Manager Logistik •

Pengadaan Barang Pusat melalui Dropping.

•

Prosedur Penyerahan Faktur Tagihan Supplier.

•

Registrasi Barang Baru.

•

Retur Pembelian.

•

Registrasi Supplier.

5. Kepala Gudang •

Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).

•

Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).

•

Penerimaan barang di cabang.

•

Pelaksana Stock Opname.

6. Kabag Pengadaan

86 •

Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).

•

Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).

•

Penerimaan barang di cabang.

7. Asman Pengadaan •


8. Petugas Pengadaan •


9. Operator Pengolahan Data Logistik

3.1.6

•

Registrasi Barang Baru.

•

Registrasi Supplier.

Aktifitas Utama PT.Kimia Farma Trading and Distribution Terdapat 1 aktifitas utama pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, yaitu

adalah sebagai Pedagang Besar Farmasi. Produk Kimia Farma 1. Dari Pabrik ke ULS (Unit Logistik Sentral) dengan PIC (Person in Charge) Kepala Gudang. 2. Masuk ke Gudang Peyimpanan Barang dengan PIC (Person in Charge) Petugas ULS. 3. Dari Gudang Penyimpanan Barang, Cabang Bisnis membuat PO (Purchase Order) dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian ke ULS (Unit Logistik

87 Sentral). Lalu dari ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan RBK (Rencana Kirim Barang) dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan. 4. Lalu Staff Gudang mengeluarkan SKB (Surat Kirim Barang) ke Hantaran Dalam Kota & Hantaran Luar Kota. 5. Bagian ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan Faktur ke cabang bisnis dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan.

88

Gambar 3.20 Alur Aktivitas Produk Kimia Farma pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution

89 Produk Principal 1. Cabang dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian melakukan pemesanan ke Logistik, lalu Bagian Logistik membuat PO (Purchase Order) dengan PIC (Person in Charge) staff Pengadaan. 2. PO (Purchase Order) Cabang di rekap, lalu PO (Purchase Order) cabang dikirim ke Principal dengan PIC (Person in Charge) Staff Pengadaan Principal. 3. Principal mengirim Barang & Faktur dengan PIC (Person in Charge) Bagian Gudang Penerimaan Barang (Logistik). 4. Barang Principal dikelompokan sesuai PO (Purchase Order) dari Cabang dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang. 5. Bagian Logistik mengirim SKB (Surat Kirim Barang) ke cabang bersamaan dengan barang dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang. 6. Bagian Penjualan Logistik membuatkan Invoice sesuai PO (Purchase Order) dan berdasarkan Faktur dari Principal.

90

Gambar 3.21 Alur Aktivitas Produk Principal pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution

91 3.2 Analisis Strategi Berikit ini akan dipaparkan analisis strategi tahun 2007 sampai dengan 2009 yang berawal dari Visi dan Misi setiap tahunnya. Pada akhirnya, data akan dibandingkan skornya untuk mendapatkan informasi pergerakan kinerja setiap sasarannya. 3.2.1 Sasaran PT Kimia Farma Trading and Distribution Tahun 2006- 2011 1. Menjaga kecukupan likuiditas untuk menjaga tetap terlaksanakannya kegiatan operasi perusahaan secara efektif dan efisien 2. Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan KFTD dengan menyediakan produk dan pelayanan sesuai kebutuhan 3. Perbaikan dan peningkatan proses internal KFTD yang menunjang efisiensi biaya dan peningkatan kualitas pelayanan/hantaran 4. Meningkatkan kemampuan dan memperluas tingkat partisipasi karyawan sehingga mampu bekerja lebih efektif dan efisien dalam mencapai target kerja yang ditetapkan.

92 3.2.2 Tahun 2007 o Visi dan Misi PT. Kimia Farma Trading & Distribution a. Visi Distributor pilihan utama bagi principal

b. Misi Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders

o Pencapaian Strategis dan Finansial PT.Kimia Farma Trading and Distribution •

Penjualan total Rp.1.361.794 juta.

•

Pertumbuhan penjualan 12,01% yang terdiri dari :

Tabel 3.1 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2007 PT.Kimia Farma Trading and Distribution.

Pertumbuhan Penjualan Reguler 2006

2007

Rp.470.250 Rp.601.920 juta juta

Tumbuh 28,00%

2006

Trading/Tender

Jumlah Pelanggan

2007

Tumbuh

Tumbuh

5,00%

18,78%

Rp.723.689 Rp.759.874 juta juta

Sumber : RKAP 2007

93 Tabel 3.2 Cakupan Pasar pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution. 2006

Cakupan

Tumbuh 2007

Pasar

(Realisasi)

Apotek

9,250

9,250

0,00

RS/Inst

1,434

1,650

115,03

Toko Obat

7,043

8,100

115,00

Supermarket

824

1,689

205,02

Grosir

396

435

110.05

PBF

899

1000

111,12

1,557

3,205

205,84

21,403

25,329

118,34

%

Lain2 (Selain TO) Sub Total

Sumber : RKAP 2007 •

Laba setelah dikenakan pajak Rp.19.842 juta. Tumbuh sebesar 20% dibanding tahun 2006 yaitu sebesar Rp.16.535 juta.

•

Return Of Investment sebesar 6,02%.

•

Likuidats Ratio sekurang-kurangnya 203% dan solvabilitas Ratio sekurang-kurangnya 213%.

•

ROE = 7,84%

94 •

Inventory Turn Over = 30,00

•

Likuiditas Ratio = 202%

•

Solvabilitas Ratio = 210%

•

Fixed Asset Turn Over = 65,09

•

Total Asset Turn Over = 2,77

•

Debt Equity Ratio = 87,96 %

o Strategi PT.Kimia Farma Trading and Distribution •

Strategi Umum :

•

Melakukan Konsolidasi dan Penetrasi pasar.

Strategi Bidang Trading : 1. Meningkatkan Efektifitas Trading. 2. Melakukan

Evaluasi,Penyempurnaan

secara

continue

dan

pembuatan SOP untuk Trading. •

Strategi Bidang Distribusi : 1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi. 2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar dan pelanggan. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi. 4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif.

•

Strategi Bidang SDM, Keungan, IT dan Logistik 1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif. 2. Penyempurnaan dalam SOP pelayanan/service. 3. Menerapkan suatu system hardware dan software ke dalam suatu system yang terintegrasi.

95 4. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas SDM. 5. Melakukan

pengembangan

system

dalam

rangka

meningkatkan/menyempurnakan efektifitas dan efisiensi.

o Kebijakan PT.Kimia Farma Trading and Distribution •

Kebijakan Trading 1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh kantor pusat 2. Penjualan

institusi

dilajalankan

dengan

penuh

ketelitian,

kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat. •

Kebijakan Distribusi 1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk 2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi biaya distribusi 3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat dengan system IT yang terintegrasi

•

Kebijakan Logistik 1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali dipegang oleh pusat 2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat

•

Kebijakan Keuangan & IT

96 1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD. 2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD. •

Kebijakan SDM/Organisasi 1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistic

o Program kerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution •

Finansial 1. Meningkatkan pertumbuhan Penjualan/Distribusi 2. Biaya Operasi yang dapat digunakan secara efektif dan se efisien mungkin 3. Meningkatkan Penjualan

•

Pelanggan 1. Mempertahankan pelanggan/principal yang ada. 2. Menambah pelanggan/principal KFTD yang baru. 3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu 4. Memberikan

dan

terus

meningkatkan

pelayanan

kepada

pelanggan KFTD •

Proses Bisnis 1. Menambah jumlah outlet 2. Memperbaiki produktifitas karyawan 3. Meningkatkan pelayanan/hantaran 4. Menambah jumlah produk

•

Pertumbuhan & Pembelajaran 1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan

97 2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan 3. Implementasi IT system yang terintegrasi o Pencapaian Kinerja Pada tahun 2007, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Program Kerja yang telah dilaksanakan •

Penambahan muatan distribusi melalui penunjukan ke-agenan diantaranya dari : PT.Merapai (Infus), PT. Tirta Santana (Kasa Elastis), PT.Duta Kaizer, PT.Talenta, PT. Mahakam Beta Farma, PT.Bio Farma, Reddis Papua.

•

Penambahan

Cabang.

Pada

tahun

2004

telah

dibuka

cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang dan Gorontalo. Sedangkan pada tahun 2007, tidak dilakukan penambahan cabang baru, hanya melakukan pembinaan khusus terhadap cabang-cabang baru tersebut. •

Perwakilan cabang PT.Merapi Utama Pharma yang beroperasi dicabang Batam, telah berakhir pada bulan November 2005. Sebagai gantinya telah ditandatangani pembukaan perwakilan cabang PT.MUP di cabang Jambi yang akan mulai beroperasi per Januari 2007 dan cabang Jayapura.

•

Telah diterbitkan system baru komisi penjualan, berlaku per agustus 2006, yang diharapkan akan lebih merangsang bagi tenaga lapangan.

98 •

Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk meningkatkan penjualan regular.

•

Jumlah Outlet yang dilayani :

Tabel 3.3 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution. Outlet Yang

Tahun

Prog

Dilayani

2006

2007

370

407

37

Apotek

9.091

10.002

911

Apotek KF

356

359

3

Rumah Sakit

1.822

2.186

364

Toko Obat

7.684

9.221

1.537

Supermarket

861

861

Grosir

417

417

PBF

791

791

24.244

4.921

Instansi Pemerintahan

+/-

/ Din.Kes

Total

19.323

Sumber : RKAP 2007

99 •

Telah dilakukan penambahan Salesman

sebanyak 29 orang,

diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah salesman pada akhir tahun 2007 menjadi 252 orang. •

Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Mei 2007. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabangcabang.

•

Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 :

Tabel 3.4 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun 2007 PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Posisi

Jenis

Posisi

Tahun

Kendaraan

1-12-2006

2007

31-12-2007

Roda 4

210

26

236

Roda 2

365

8

373


Pengembangan SDM Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi SDM, antara lain :

100 o Telah dilakukan implementasi Blue Print oleh Konsultan Force One didampingi para sales manager kepada seluruh jajaran penjualan, mulai kepala cabang,Supervisor sampai Salesman. o Telah dilakukan training manajemen piutang oleh konsultan kepada supervisor TU dan tenaga inkaso seluruh cabang, terbagi menjadi 4 gelombang. o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala cabang dan salesman terbaik tahun 2006.

2. Realisasi Anggaran Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2007 sebesar Rp.16.535 juta atau hanya 60,41 % dari anggarannya (Rp.27.370 juta) dan naik 10% dari realisasi tahun 2006 (Rp. Rp.15.032 juta).

3. Investasi dan Pembiayaan Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada tahun 2007 mencapai Rp.3.856 juta atau 55,2% dari anggarannya (Rp.6.986 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan jenis kegiatan. Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya investasi untuk pengembangan program IT.

4. Sumber Daya Manusia (SDM)

101 Pada awal tahun 2007 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading & Distribution berjumlah 882 orang dan dilakukan pengurangan sebanyak 10 orang dan dilakukan pernambahan sebanyak 5 orang, sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2007 diperkirakan berjumlah 877 orang.

102 Tabel 3.5 Jenjang Pendidikan pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

No.

Jenjang Pendidikan

Jumlah

1

Pasca Sarjana

3

2

Sarjana Apoteker

39

3

Sarjana Lainnya

93

4

D3

69

5

SAA

97

6

Analis

1

7

SLTA

448

8

SLTP

67

9

SD

60

Jumlah

877

Sumber : RKAP 2007

103 3.2.3 Tahun 2008 o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution a. Visi Distributor pilihan utama bagi principal b. Misi Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders


Penjualan total Rp.1.497.973,4 juta

•

Pertumbuhan penjualan 10% yang terdiri dari :



2008

Rp.601.920 Rp.776.777 juta juta

Tumbuh 29,05%

2007

Trading/Tender

Jumlah Pelanggan

2008

Tumbuh

Tumbuh

6,00%

19,02%

Rp.759.874 Rp.805.466 Juta Juta

Sumber : RKAP 2008

104 Tabel

3.7 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2008 PT Kimia Farma

Trading and Distribution.

Cakupan

2007

Tumbuh 2008

Pasar

(Realisasi)

Apotek

9,250

9,250

0,00

RS/Inst

1,630

1,793

110.05

Toko Obat

7,912

8,173

103.30

Supermarket

1,689

1,783

105.60

Grosir

432

436

101.12

PBF

975

1175

120.53

2,935

3,382

115.26

24,823

25,992

104.70

%



Laba setelah dikenakan pajak Rp.20.999,45 juta. Tumbuh sebesar 27% dibanding tahun 2007 yaitu sebesar Rp.16.535 juta

•

Return Of Investment sebesar 7,02%

•

ROE = 7,95%

•


105 •


•


•


•


•



Strategi Umum :

•

Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar

Strategi Bidang Trading : 1. Meningkatkan Efektifitas Trading. 2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi pada trading.

•

Strategi Bidang Distribusi : 1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi. 2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi. 4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif. 5. Mewujudkan pertambahan prinsipal baru, menambah principal baru (2 prinsipal @ 30 M). 6. Menambah jumlah outlet Pelanggan.

•

Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik 1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif (Sentralisasi Pengadaan).

106 2. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas SDM. 3. Melakukan

pengembangan

sistem

dalam

rangka

meningkatkan/meyempurnakan efektifitas dan efisiensi. 4. Merencanakan

pengembangan

arsitektur

system

dan

alur

komunikasi data dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas. 5. Menerapkan system : reward & punishment, carier planning.


Kebijakan Trading 1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh kantor pusat. 2. Penjualan

institusi

dilajalankan

dengan

penuh

ketelitian,

kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat. 3. Insentif penjualan dirancang untuk memotivasi Kepala Cabang untuk meningkatkan kontribusi laba. •

Kebijakan Distribusi 1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk. 2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi biaya distribusi.

107 3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat dengan system IT yang terintegrasi. 4. Pengangkatan sub director ditetapkan oleh pusat.

•

Kebijakan Logistik 1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali dipegang oleh pusat. 2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat.

•

Kebijakan Keuangan & IT 1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD. 2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD. 3. Implementasi keseluruh cabang system informasi yang terintegrasi dan sentralisasi.

•

Kebijakan SDM/Organisasi 1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistic. 2. Penyelessaian status SDM tidak tetap sesuai dengan PKB dan kebijakan Direksi, sesuai dengan hasil audit tiap-tiap Cabang.


Finansial 1. Meningkatkan Penjualan/Distribusi. 2. Efisiensi dan efektifitas biaya operasi.

108 3. Memepertahankan penjualan institusi. •

Pelanggan 1. Mempertahankan pelanggan/principal KFTD yang ada. 2. Menambah pelanggan/principal baru. 3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu 4. Memberikan

dan

terus

meningkatkan

pelayanan

kepada

pelanggan KFTD •

Proses Bisnis 1. Menambah jumlah outlet 2. Meningkatkan produktifitas karyawan 3. Meningkatkan pelayanan/hantaran 4. Menambah jumlah produk 5. Memperbaiki Turn over Persediaan. 6. Memperbaiki Turn over Piutang.

•

Pertumbuhan & Pembelajaran 1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan. 2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan. 3. Implementasi IT system yang terintegrasi. 4. Meningkatkan Ketaatan dan kedisiplinan cabang pada SOP. 5. Memperbaiki masalah pada Turn over Karyawan.

109 o Pencapaian Kinerja Pada tahun 2008, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Program Kerja yang telah dilaksanakan •

Pembinaan

Cabang.

Pada

tahun

2004

telah

dibuka

cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang dan Gorontalo, pada tahun 2007 tidak ada penambahan cabang, Sedangkan pada tahun 2008, tidak dilakukan penambahan cabang baru, hanya melakukan pembinaan terhadap cabangcabang baru tersebut. •

Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk meningkatkan penjualan regular.

•


Tabel 3.8 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2008 PT Kimia Farma Trading and Distribution. Outlet Yang

Tahun

Prog

Dilayani

2007

2008

407

427

20

10.002

11.002

1000


+/-

/ Din.Kes Apotek

110 Apotek KF

359

412

53

Rumah Sakit

2.186

2.513

327

Toko Obat

9.221

10.604

1383

Supermarket

861

863

2

Grosir

417

417

PBF

791

791

26.168

4.854

Total

23.036

Sumber : RKAP 2008

•

Telah dilakukan penambahan

Salesman

sebanyak 18 orang,

diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah

salesman pada akhir tahun 2008

menjadi 270 orang. •

Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Juli 2008. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabangcabang.

•


111 Tabel 3.9 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun 2008 PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Posisi

Jenis

Posisi

Tahun

Kendaraan

1-12-2007

2008

31-12-2008

Roda 4

236

4

240

Roda 2

373

10

383


Pengembangan SDM Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi SDM, antara lain : o Telah dilakukan work shop manajemen Sales oleh Sales Manager, kepada seluruh cabang dan jajaran Sales cabang. o Telah dilakukan Training Sistem “Aplikasi Perekrutan Karyawan“ yang dipimpin oleh Support Manager. o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala cabang dan salesman terbaik tahun 2007.

•

Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyekproyek potensial dengan dukungan dari Principal Manager.

•

Mengembangkan sistim informasi tetang potensi pembangunan untuk investasi baru.

112 •

Mendorong terjadinya konsolidasi kebijakan/peraturan dalam penanganan Obat-obatan Farmasi oleh instansi pusat.

•

Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyekproyek potensial terutama dengan instansi-instansi pemerintah salah satunya adalah Dinkes.

2. Realisasi Anggaran Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2008 sebesar Rp.18.519 juta atau hanya 61,51 % dari anggarannya (Rp.30.107 juta) dan naik 12% dari realisasi tahun 2007 (Rp. Rp. 16.535 juta).

3. Investasi dan Pembiayaan Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada tahun 2008 mencapai Rp.4.434 juta atau 57,7% dari anggarannya (Rp. 7.684 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan jenis kegiatan. Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya (masih dalam progress) investasi untuk pengembangan program IT.

4. Sumber Daya Manusia (SDM) Pada awal tahun 2008 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading & Distribution berjumlah 877 orang dan dilakukan pengurangan sebanyak 15 orang dan dilakukan pernambahan sebanyak 10 orang,

113 sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2007 diperkirakan berjumlah 872 orang.

Tabel 3.10 Jenjang Pendidikan pada tahun 2008 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

No.

Jenjang Pendidikan

Jumlah

1

Pasca Sarjana

3

2

Sarjana Apoteker

44

3

Sarjana Lainnya

93

4

D3

74

5

SAA

97

6

Analis

1

7

SLTA

443

8

SLTP

62

9

SD

55

Jumlah

872

Sumber : RKAP 2008

114 3.2.4 Tahun 2009

o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution a. Visi Distributor pilihan utama bagi principal

b. Misi Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders


Penjualan total Rp.1.722.669 juta

•

Pertumbuhan penjualan 15% yang terdiri dari :



2009

Rp.776.777 Rp.854.445 juta juta

Tumbuh 10%

2008

Trading/Tender

Jumlah Pelanggan

2009

Tumbuh

Tumbuh

8,00%

21,05%

Rp.805.466 Rp.869.903 Juta juta

Sumber : RKAP 2009

115 Tabel 3.12 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2009 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Cakupan

2008

Tumbuh 2009

Pasar

(Realisasi)

Apotek

9,250

9,400

101.62

RS/Inst

1,790

1,800

100.55

Toko Obat

8,002

9,125

114.03

Supermarket

1,781

2,505

140.65

Grosir

436

445

102.06

PBF

1168

1450

124.14

3,037

3,452

113.66

25,463

28,117

110.42

%



Laba setelah dikenakan pajak Rp.27.298.7 juta. Tumbuh sebesar 30% dibanding tahun 2008 yaitu sebesar Rp. 20.999,45 juta

•

Return Of Investment sebesar 8%

•

ROE = 8,00%

•


•

Likuiditas Ratio = 207.58%

116 •


•


•


•



Strategi Umum :

•

Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar

Strategi Bidang Trading : 1. Meningkatkan Efektifitas Trading. 2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi pada trading. 3. Mengembangkan kerja sama dengan lembaga terkait. 4. Meningkatkan dan memantapkan rencana kerja.

•

Strategi Bidang Distribusi : 1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi. 2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi. 4. Menerapkan Strategi distribusi yang efektif. 5. Menambah jumlah outlet Pelanggan. 6. Mengembangkan system insentif dalam rangka menigkatkan kualitas dan cakupan Pelayanan.

•

Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik

117 1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif (Sentralisasi Pengadaan). 2. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas SDM. 3. Melakukan

pengembangan

sistem

dalam

rangka

meningkatkan/meyempurnakan efektifitas dan efisiensi. 4. Merencanakan

pengembangan

arsitektur

system

dan

alur

komunikasi data dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas. 5. Menerapkan system : reward & punishment, carier planning. 6. Mempercepat penyempurnaan SOP untuk unit Logistik. 7. Meningkatkan kapasitas manajemen.


Kebijakan Trading 1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh kantor pusat. 2. Penjualan

institusi

dilajalankan

dengan

penuh

ketelitian,

kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat. 3. Insentif penjualan dirancang untuk memotivasi Kepala Cabang untuk meningkatkan kontribusi laba. 4. Evaluasi kebijakan Trading oleh kantor pusat. •

Kebijakan Distribusi

118 1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan untuk meningkatkan penjualan dan fokus pada produk. 2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi biaya distribusi. 3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat dengan system IT yang terintegrasi. 4. Pengangkatan sub director ditetapkan oleh pusat. 5. Menerbitkan peraturan-peraturan baru yang dirumuskan bersama dengan kantor pusat. •

Kebijakan Logistik 1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali dipegang oleh pusat. 2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat. 3. Pengadaan barang untuk tender dilakukan hanya di daerah. 4. Pengendalian dilakukan oleh pusat dengan system informasi yang terintegrasi.

•

Kebijakan Keuangan & IT 1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD. 2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD. 3. Implementasi

keseluruh

cabang

system

informasi

yang

terintegrasi dan sentralisasi. 4. Semua hasil penagihan dikirim ke pusat KFTD. •

Kebijakan SDM/Organisasi

119 1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistik KFTD. 2. Penyelesaian status SDM tidak tetap sesuai dengan PKB dan kebijakan Direksi, sesuai dengan hasil audit tiap-tiap Cabang. 3. Training, pengangkatan karyawan baru maupun konsultan harus melalui prosedur baru yang ditetapkan oleh pusat.


Finansial 1. Meningkatkan Penjualan/Distribusi. 2. Efisiensi dan efektifitas biaya operasi. 3. Memepertahankan penjualan institusi. 4. Meningkatkan dan memantapkan rencana kerja. 5. Mengembangkan formulasi peningkatan fungsi serta peran Salesman dalam peningkatan penjualan KFTD.

•

Pelanggan 1. Mempertahankan pelanggan/principal KFTD yang ada. 2. Menambah pelanggan/principal baru. 3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu 4. Memberikan

dan

terus

meningkatkan

pelayanan

kepada

pelanggan KFTD •

Proses Bisnis 1. Menambah jumlah outlet

120 2. Meningkatkan produktifitas karyawan 3. Meningkatkan pelayanan/hantaran 4. Menambah jumlah produk 5. Memperbaiki Turn over Piutang. 6. Melakukan perbaikan standar pelayanan kepada principal. •

Pertumbuhan & Pembelajaran 1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan. 2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan. 3. Implementasi IT system yang terintegrasi. 4. Meningkatkan Ketaatan dan kedisiplinan cabang pada SOP. 5. Memperbaiki Turn over Karyawan. 6. Meningkatkan, memantapkan penilaian kinerja pada KFTD.

o Pencapaian Kinerja Pada tahun 2009, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Program Kerja yang telah dilaksanakan •

Penambahan Cabang. Pada tahun 2007 tidak ada penambahan cabang,

Sedangkan

pada

tahun

2008,

tidak

dilakukan

penambahan cabang baru, dan pada tahun 2009 telah dilakukan pembukaan cabang pada Pangkal Pinang, Bengkulu, dan Batam.

121 •

Telah dilakukan kerjasama dengan beberapa Perusahaan yaitu, PT.United Dico Citas (Distributor Farmasi) , PT.Sawah Besar Farma (Produk alat kesehatan) , PT.Yarindo Farmatama (Bahan Farmasi) yang dimana bertujuan untuk mencapai tujuan, sasaran yang ingin dicapai dan memperluas hubungan dengan principal.

•

Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk meningkatkan penjualan reguler.

•


122 Tabel 3.13 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2009 PT Kimia Farma Trading and Distribution. Outlet Yang

Tahun

Prog

Dilayani

2008

2009

427

482

55

Apotek

11.002

13.752

2.750

Apotek KF

412

453

41

Rumah Sakit

2.513

3.141

628

Toko Obat

10.604

15.906

5.302

Supermarket

863

868

5

Grosir

417

10

427

PBF

791

792

1

Sub Total

27.029

35.404

9.209


+/-

/ Din.Kes

Sumber : RKAP 2009

•

Telah dilakukan penambahan Salesman

sebanyak 25 orang,

diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah


menjadi 295 orang.

123 •

Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Juni 2009. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabangcabang.

•


Tabel 3.14 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada

tahun

2009 PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Jenis Kendaraan

Posisi

Tahun

1-12-2008

Posisi

2009

31-12-2009

Roda 4

240

6

246

Roda 2

383

10

393


Pengembangan SDM Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi SDM, antara lain : o Telah dilakukan training for trainers oleh konsultan, dengan materi “Pelatihan Praktis bagi Salesman” kepada kepala cabang dan supervisor penjualan tertentu. o Telah diterapkan system pembinaan insentif khusus berdasar perolehan laba masing-masing cabang kepada

124 para kepala cabang dan manajer, sebagai pengganti jasa produksi. o Telah dilakukan work shop manajemen logistik oleh manajer logistic, kepada seluruh cabang dan jajaran logistic cabang. o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala cabang dan salesman terbaik tahun 2008.

2. Realisasi Anggaran Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2009 sebesar Rp.25.926 juta atau hanya 74.48 % dari anggarannya (Rp.34.623 juta) dan naik 40% dari realisasi tahun 2008 (Rp. Rp. 18.519 juta).

3. Investasi dan Pembiayaan Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada tahun 2009 mencapai Rp.7.094 juta atau 80,2% dari anggarannya (Rp. 8.836 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan jenis kegiatan. Terciptanya realisasi investasi ini disebabkan karena sudah selesainya investasi untuk pengembangan program IT. 4. Sumber Daya Manusia (SDM) Pada awal tahun 2009 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading & Distribution berjumlah 872 orang dan dilakukan pengurangan

125 sebanyak 10 orang, dan dilakukan penambahan sebanyak 15 orang sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2008 diperkirakan berjumlah 877 orang. Tabel 3.15 Jenjang Pendidikan pada tahun 2009 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

No.

Jenjang Pendidikan

Jumlah

1

Pasca Sarjana

5

2

Sarjana Apoteker

54

3

Sarjana Lainnya

96

4

D3

74

5

SAA

97

6

Analis

1

7

SLTA

433

8

SLTP

62

9

SD

55

Jumlah

877

Sumber : RKAP 2009

126 3.2.5 Perbandingan kinerja tahun 2007, 2008, dan 2009 •

Peta Strategi

127 PERSPEKTIF

PETA STRATEGI

SASARAN

Maximize Shareholder Value

Menjaga kecukupan likuiditas

Finansial Improve Operating Efficiency

Grow Profitable Revenue

Manage Cost Relative to Growth

untuk

menjaga

terlaksanakannya operasi

Managing Expenses

kegiatan

perusahaan

secara

efektif dan efisien Memberikan

Pelanggan

tetap

pelayanan

terbaik bagi pelanggan KFTD Competitive Prices

Partnership/Re lationship

dengan menyediakan produk dan

Professional Service

sesuai

kebutuhan

Understanding Customers Needs

Proses Bisnis Internal Develop Supplier Relations

pelayanan

Manage Risk

Perbaikan

dan

peningkatan

proses

internal

yang

menunjang efisiensi biaya dan Distribute to Customers

peningkatan

kualitas

pelayanan/hantaran

Meningkatkan

Pertumbuhan dan Pembelajaran

dan Good Quality in Management/Process Improvement

kemampuan

memperluas

tingkat

partisipasi karyawan sehingga mampu bekerja lebih efektif dan efisien dalam mencapai

Culture for Continous Improvement

Technology That Facilities Process Improvement

target kerja yang ditetapkan.

Gambar 3.22 Peta Strategi pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Hasil Penelitian dan PT.Kimia Farma Trading And Distribution

128 •

Skala Pengukuran Berikut adalah skala ordinal pengukuran yang digunakan dalam evaluasi kinerja pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution : •

85% - 100%

= kinerja sangat baik

•

70% - 84 %

= kinerja baik

•

55% - 69%

= kinerja cukup baik

•

< 54%

= kinerja kurang baik (belum

berhasil)

1.

Balanced Scorecard tahun 2007 Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk tahun 2007 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan bobot yang ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai dengan 4 perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.

Tabel 3.16 Balanced Scorecard pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

129

(Dalam Satuan Persen) PROGRAM PERSPEKTI

PETA

F

STRATEGI

SASARAN/TARGET

KERJA

INDIKATOR

•

Prognosa

pencapaian

laba

•

Pertumbuhan

Rp.16.535 juta atau hanya 60,41

Penjualan

•

juta) •

Menjaga

Finansial


kecukupan

likuiditas untuk menjaga tetap

terlaksanakannya

kegiatan

•


Distribusi

efisien dan

Meningkatkan

efektif •

Reguler

juta

biaya operasi.

•

penjualan

Pencapaian

Institusi

Perusahaan

pada tahun 2007 sebesar

T (T)

ASI (R)

(B)

T)

60,40

25

15,10

Memacu

anggarannya (Rp.6.986 juta) ROI

((RxB)/

Memacu penjualan

dari

BOBOT

secara

efektifitas

55,2%

REALIS

anggaran

tahun 2007 mencapai Rp.3.856 atau

SKOR TARGE

Penggunaan

Efisiensi dan

•

100

Menghemat pengeluaran

operasi

kas melalui

perusahaan secara efektif dan efisien

•

•

/

Penjualan

Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada

Improve Operating Efficiency

Meningkatkan

setelah pajak tahun 2007 sebesar

% dari anggarannya (Rp.27.370

INISIATIF

ROI

cost

reduction dan pengendalia

Managing Expenses

ROI

. 16.535.000.000 . 3.856.000.000.

n penambaha n investasi hanya yang berdampak langsung

130

ROI Rp.4.288.000.000

pada peningkatan

•

ROE = 7,84%

kualitas

•


sekaligus

•


penurunan

•


biaya

•


•


•


131

•

Competitive Prices

Memberikan


pelayanan

•

Partnership/Rela tionship

•

Survey

kan

terhadap

supermarket, grosir, PBF, lain-

Pelanggan/Pri

kebutuhan

lain (selain TO) dengan subtotal

ncipal KFTD

pangsa

mencapai 24,823, tumbuh

yang ada

pasar

Menambah

pelanggan

•

Pelanggan/Pri

2006 yaitu sebesar 21,403

dengan

menyediakan produk dan pelayanan

Mempertahan

apotek, RS/institusi, toko obat,

115,97% dari subtotal tahun

terbaik bagi pelanggan KFTD

Cakupan pasar pada sektor

•

sesuai

kebutuhan

•

dan

Melakukan

ncipal KFTD

penyempur

yang baru

naan dalam

Pengantaran/

SOP

Delivery yang

pelayanan/s

cepat

ervice

dan

100

55,57

30

16,67

tepat waktu

Pelanggan

•


Memberikan dan

terus

meningkatkan pelayanan kepada pelanggan KFTD

•

•

Perbaikan

Bisnis

peningkatan

dan proses

•

•

Meningkatk an efisiensi

Memperbaiki

dan

Januari 2007 dan cabang

produktifitas

efektifitas

Jayapura

karyawan

dalam

akan mulai beroperasi per

Proses

Menambah jumlah outlet

PT.MUP di cabang Jambi yang

Develop Supplier Relations

Distribute to

Pembukaan perwakilan cabang

Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan

•

•

Distribusi

Meningkatkan pelayanan/han

•

Menerapka

132

Internal

Customers

internal yang menunjang

implementasi “Blue Print

efisiensi

KFTD” ke seluruh cabang untuk

biaya

peningkatan

Manage Risk

dan

meningkatkan penjualan regular

kualitas •

pelayanan/hantaran

•

taran

n

Menambah

distribusi

•

•

45,89

25

55,65

20

11,47

Meningkatk

roda 2 dan 4 yaitu sebanyak 8

an

dan 24 buah. Terjadi kenaikan

Efektifitas

dari tahun 2006 roda 2 sebanyak

Trading •

365 dan roda 4 sebanyak 210,

100

yang efektif

jumlah produk

Penambahan armada/kendaraan

Startegi

Melakukan

maka pada tahun 2007 menjadi

Evaluasi,Pe

373 dan 236 buah

nyempurna

Jumlah outlet yang disediakan

an

pada tahun 2007 adalah 23.036

continue

tumbuh -/+ 3.713 outlet

dan

secara

pembuatan SOP untuk Trading •

Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif

•

Telah

dilakukan

penambahan

•

evaluasi,Pe nyempurna

karyawan

an secara

Meningkatkan

continue


suasana yang

dan

menjadi 252 orang

kondusif bagi

pembuatan

karyawan

SOP untuk

akan

ditambah

salesman,

kemampuan

dan

memperluas

tingkat

•

Melakukan

ihan pada

sebanyak 29 orang,

diharapkan sampai akhir tahun

Meningkatkan

•

Training/pelat

Salesman

Good Quality in Management/Pr ocess

Melakukan

Telah

lagi

sehingga

dilakukan

jumlah jumlah

mutasi

&

•

133

Pertumbuh

Improvement

an dan Pembelajar an


•

Trading

karyawan

promosi kepala cabang pada

sehingga mampu bekerja

bulan Mei 2007. Mutasi ini

IT system

lebih efektif dan efisien

diharapkan akan meningkatkan

yang

pelatihan

dalam mencapai target

motivasi para kepala cabang,

terintegrasi

yang sesuai

kerja yang ditetapkan.

sehingga dapat meningkatkan

untuk

kinerja cabang-cabang

peningkatan

Telah dilakukan implementasi

kualitas

partisipasi

•

Implementasi •

One

didampingi

para

sales

•

pengemban

penjualan,

kepala

gan sisten

sampai

dalam

cabang,Supervisor

rangka

Salesman •

Telah

dilakukan

manajemen

training

meningkatk

oleh

an/menyem

piutang

konsultan kepada supervisor TU

purnakan

dan

efektifitas

tenaga

cabang,

inkaso

terbagi

seluruh

menjadi

dan

4

efisiensi

gelombang •

Telah dilakukan penilaian dan

•

Menerapka

kepala

n suatu

cabang dan salesman terbaik

system

tahun 2006

hardware

penghargaan

•

Melakukan

manager kepada seluruh jajaran mulai

Adanya

11,13

SDM

Blue Print oleh Konsultan Force


100

Melakukan

kepada

penambahan

dan

dan

pada

software ke

PT.Kimia Farma Trading and

dalam suatu

Distribution yaitu sebesar 5 dan

system

10 orang, sehingga pada akhir

yang

tahun

terintegrasi

pengurangan

2007

karyawan

diperkirakan

berjumlah 877 orang

134

•

Telah diterbitkan system baru komisi penjualan, berlaku per agustus 2006, yang diharapkan akan lebih merangsang bagi tenaga lapangan

TOTAL

100

54,37

Sumber : Hasil Penelitian

135 Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada balanced score card yang menghasilkan skor 54,37 dimana pada ukuran evaluasi kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution skor tersebut berada pada tingkatan cukup baik. Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada dan skor total pada tahun 2007. Skor 4 Perspektif Tahun 2007 Tabel 3.17 Skor 4 Perspektif pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution. No.

Perspektif

Skor

1

Finansial

15,10

2

Pelanggan

16,67

3

Proses Bisnis Internal

11,47

4


11,13

Total

54,37

Sumber : Hasil Penelitian Selanjutnya kita akan melakukan pengukuran yang sama dengan menggunakan metode Balanced Scorecard untuk

136 mengukur kinerja dari PT.Kimia Farma Trading and Distribution pada tahun 2008 sebagai perbandingan. 2.

Balanced Scorecard tahun 2008 Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk tahun 2008 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan bobot yang ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai dengan 4 perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan


137 (Dalam Satuan Persen) PROGRAM KERJA PERSPEKTIF

PETA STRATEGI

SASARAN/TARGET

INDIKATOR

INISIATIF

TARGET (T)

•

Prognosa pencapaian laba setelah pajak

tahun

2008

•

Penjualan Distribusi

Finansial

Menjaga

Prognosa kegiatan investasi rutin

operasi.

tetap

terlaksanakannya

kegiatan


operasi

•

•

(B)

65,79

30

Penggunaan

dan efektif dan

•

Mempertahankan

Memacu penjualan

biaya

Reguler •

Memacu penjualan

penjualan institusi

Institusi •

(Rp. 7.684 juta)

SI (R)

((RxB)/T)

secara efisien

/

juta atau 57,7% dari anggarannya

kecukupan

likuiditas untuk menjaga

Efisiensi efektifitas

tahun 2008 mencapai Rp.4.434


•

tahun 2007 (Rp. Rp. 16.535 juta)

SKOR

BOBOT

anggaran

Pertumbuhan

% dari anggarannya (Rp.30.107

(dana internal perusahaan) pada

•

Meningkatkan

Rp.18.519 juta atau hanya 61,51

juta) dan naik 12% dari realisasi


•

sebesar

REALISA

100

19,73

Menghemat

Pencapaian ROI Perusahaan pada

pengeluaran

tahun 2008 sebesar

kas

melalui

cost

perusahaan secara efektif

reduction dan

dan efisien ROI

pengendalian

penambahan investasi

Managing Expenses

hanya ROI

. 18.519.000.000 . 4.434.000.000.

yang

berdampak langsung pada peningkatan kualitas sekaligus

138

ROI Rp.4.177.000.000

penurunan biaya

Competitive Prices

•

ROE = 7,95%

•


•


•


•


•


•


•


terhadap

KFTD yang ada

kebutuhan

Menambah

pangsa pasar

Pelanggan/Principal

dan

KFTD yang baru

pelanggan

mencapai 25,463, tumbuh

terbaik

pelanggan

102,57% dari subtotal tahun 2007 yaitu sebesar 24,823

dengan

•

•

menyediakan produk dan

Partnership/Relati onship

pelayanan

Survey

Pelanggan/Principal

pelayanan

bagi

•

supermarket, grosir, PBF, lain-

Memberikan

KFTD

Pelanggan

Mempertahankan

apotek, RS/institusi, toko obat,

lain (selain TO) dengan subtotal


•

100

Pengantaran/Deliver

72,59

18,14

25

y yang cepat dan

sesuai

tepat waktu •

kebutuhan

Memberikan

dan

terus meningkatkan pelayanan


Proses Bisnis

kepada

pelanggan KFTD

•

Bersama konsultan Force One

•

Menambah

jumlah

•

Mewujudkan

139

outlet

pertambahan

Meningkatkan

prinsipal

ke seluruh cabang untuk

produktifitas

baru,

meningkatkan penjualan regular

karyawan

menambah

Meningkatkan

principal

pelayanan/hantaran

baru

(2

Menambah

prinsipal

@

telah dilakukan sosialisasi dan

Internal

implementasi “Blue Print KFTD”

Develop Supplier Relations

•

Penambahan armada/kendaraan

•

•

roda 2 dan 4 yaitu sebanyak 10 dan 4 buah. Terjadi kenaikan dari

•

tahun 2007 roda 2 sebanyak 373

Distribute to Customers

Perbaikan

dan

peningkatan

dan roda 4 sebanyak 236, maka

proses

efisiensi

Manage Risk

peningkatan

biaya

dan

•

pada tahun 2008 menjadi 383 dan

internal yang menunjang

•

240 buah •

kualitas

pelayanan/hantaran •

Jumlah outlet yang disediakan

30 M) •

Menambah

over Persediaan

jumlah outlet

Memperbaiki Turn

Pelanggan

over Piutang

•

tumbuh -/+ 3.993 outlet

persediaan

Mengembangkan

yang efisien

mekanisme

promosi investasi bagi proyek-

dan

proyek

dengan

(Sentralisasi

Principal

Pengadaan)

potensial dari

•

konsolidasi kebijakan/peraturan

distribusi

dalam penanganan Obat-obatan

yang efektif Meningkatka

Mengembangkan mekanisme

n

promosi investasi bagi proyek-

dan

proyek potensial terutama

efektifitas

dengan instansi-instansi

dalam

efisiensi

Distribusi

pemerintah salah satunya adalah Dinkes

100

Menerapkan Startegi

•

12,03

20

efektif

Mendorong terjadinya

Farmasi oleh instansi pusat

60,15

Melakukan Manajemen

Manager.

•

Memperbaiki Turn

pada tahun 2008 adalah 27.029

dukungan

•

jumlah

produk

•

Meningkatka n Efektifitas

140

Trading

•

Telah

dilakukan

penambahan

•

pelatihan yang sesuai

Meningkatkan

untuk

jumlah

suasana yang

peningkatan


kondusif bagi

kualitas SDM

akan

Culture for Continous Improvement Pertumbuha

dan

memperluas partisipasi

tingkat karyawan

n

lagi

sehingga

jumlah

•

menjadi 270 orang •

Telah

karyawan

dilakukan

mutasi

&

•

Melakukan pengembanga

promosi kepala cabang pada

system yang

n sistem

lebih efektif dan efisien

bulan Juli 2008. Mutasi ini

terintegrasi

dalam rangka

dalam

diharapkan akan meningkatkan

mencapai

target

kerja yang ditetapkan.

•

Meningkatkan

meningkatka

motivasi para kepala cabang,

Ketaatan dan

n/meyempurn

sehingga

kedisiplinan cabang

akan

pada SOP

efektifitas

Memperbaiki

dan efisiensi

dapat

meningkatkan

kinerja cabang-cabang


•

Implementasi IT

sehingga mampu bekerja

n dan Pembelajara

ditambah

salesman,

kemampuan

Melakukan

pada karyawan

sebanyak 18 orang,

diharapkan sampai akhir tahun

Meningkatkan

•

Training/pelatihan

Salesman

Good Quality in Management/Proc ess Improvement

Melakukan

•

Adanya

penambahan

pengurangan

karyawan

dan pada

PT.Kimia Farma Trading and

over Karyawan

•

n pengembanga n arsitektur

tahun

system dan

2007

diperkirakan

Telah

dilakukan Sales

13,44

25

Merencanaka

15 orang, sehingga pada akhir

manajemen

•

masalah pada Turn

Distribution yaitu sebesar 10 dan

alur

berjumlah 872 orang •

•

53,79 100

work

shop

komunikasi

oleh

Sales

data dalam

Manager, kepada seluruh cabang

rangka

dan jajaran Sales cabang

peningkatan

Telah dilakukan Training Sistem

efisiensi dan

“aplikasi Perekrutan karyawan“

efektifitas

141

yang

dipimpin

oleh

Support

Manager •

•

•

Menerapkan system :

Telah dilakukan penilaian dan

reward &

penghargaan

punishment,

kepada

kepala

cabang dan salesman terbaik

carier

tahun 2007

planning

Mengembangkan informasi pembangunan

tetang untuk

sistim potensi investasi

baru

TOTAL

100

63,34


142 Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada balanced score card yang menghasilkan skor 63,34 dimana pada ukuran evaluasi kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution skor tersebut berada pada tingkatan cukup baik.Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada dan skor total pada tahun 2008. Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada. Skor 4 Perspektif Tahun 2008 Tabel 3.19 Skor 4 Perspektif pada tahun 2008 PT Kimia Farma Trading and Distribution. No.

Perspektif

Skor

1

Finansial

19,73

2

Pelanggan

18,14

3


12,03

4


13,44

Total

63,34


143 Selanjutnya kita akan melakukan pengukuran yang sama dengan menggunakan metode Balanced Scorecard untuk mengukur kinerja dari PT.Kimia Farma Trading and Distribution pada tahun 2009 sebagai perbandingan. 3.

Balanced Scorecard tahun 2009 Berikut ini akan disajikan Balanced

Scorecard

untuk

tahun 2009 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan bobot yang ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai dengan 4 perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan


144

(Dalam Satuan Persen) PROGRAM KERJA

PERSPEKTI PETA STRATEGI

SASARAN/TARGET

INDIKATOR

INISIATIF

F

•


Prognosa pencapaian laba

Pertumbuhan

sebesar

juta

Penjualan

atau hanya 74.48 % dari

Distribusi

Rp.25.926

(Rp.34.623

•

Efisiensi

juta) dan naik 40% dari

efektifitas

realisasi tahun 2008 (Rp.

operasi. •

Rp. 18.519 juta)

Finansial

•

Prognosa

kegiatan

•

Meningkatkan

setelah pajak tahun 2009

anggarannya


•


untuk

menjaga

terlaksanakannya operasi

Managing Expenses

perusahaan

rutin

(dana

•

REALISA

BOBOT

(T)

SI (R)

(B)

75,76

30

SKOR ((RxB)/T)

Penggunaan anggaran

/

secara efisien dan efektif

dan

•

biaya

Memacu penjualan Reguler

Mempertahankan

•

Memacu

penjualan institusi

penjualan

Meningkatkan dan

Institusi

Menjaga kecukupan likuiditas investasi

TARGET

100 22,72

tetap •

internal perusahaan) pada

memantapkan

tahun

rencana kerja

pengeluaran

Mengembangkan

kas

formulasi

cost

peningkatan fungsi

reduction dan

serta

peran

pengendalian

dirinci berdasarkan jenis

Salesman

dalam

penambahan

kegiatan

peningkatan

Menghemat

kegiatan 2009

mencapai

secara Rp.7.094 juta atau 80,2%

•

melalui

efektif dan efisien dari

anggarannya

8.836 kegiatan

juta).

(Rp.

Prognosa

investasi

ini

investasi

145

•

Pencapaian Perusahaan

ROI pada

tahun

penjualan

PT.

hanya

KFTD

yang

berdampak

2008 sebesar

langsung pada peningkatan

ROI

kualitas

sekaligus penurunan biaya

ROI

. 25.926.000.000 . 7.094.000.000.

•

Meningkatka n

dan

memantapka n

ROI Rp.3.655.000.000

rencana

kerja •

ROE = 8,00%

•


•

Likuiditas

Ratio

=

207.58% •


•


•

Total Asset Turn Over =

146

3,00 •


•

Competitive Prices


Survey terhadap

Memberikan pelayanan terbaik

obat, supermarket, grosir,

KFTD yang ada

kebutuhan

bagi pelanggan KFTD dengan

PBF, lain-lain (selain TO)

Menambah

pangsa pasar

menyediakan

dengan subtotal mencapai

Pelanggan/Principal

dan

27,504, tumbuh 108,01%

KFTD yang baru

pelanggan

produk

dan

pelayanan sesuai kebutuhan

•

•

•

Pengantaran/Delive

•

Mengembang

yaitu sebesar 25,463

ry yang cepat dan

kan

Telah dilakukan kerjasama

tepat waktu

sama dengan

dengan beberapa


•

Pelanggan/Principal

dari subtotal tahun 2007

Partnership/Relati onship

Mempertahankan

apotek, RS/institusi, toko

Pelanggan Professional Service

•

•

Memberikan

terus meningkatkan

PT.United Dico Citas

pelayanan

(Distributor Farmasi) ,

pelanggan KFTD

kepada

80,30

30

24,09

kerja

lembaga

dan

Perusahaan yaitu,

100

terkait •

Mengembang kan

kerja

PT.Sawah Besar Farma

sama dengan

(Produk alat kesehatan) ,

lembaga

PT.Yarindo Farmatama

terkait

147

(Bahan Farmasi) yang dimana bertujuan untuk mencapai tujuan, sasaran yang ingin dicapai dan memperluas hubungan dengan principal

•

Penambahan Cabang. Pada

•

tahun 2007 tidak ada penambahan cabang, Perbaikan

Develop Supplier Relations Proses Bisnis Internal

dan

peningkatan

•

Menambah jumlah

•

Menambah

outlet

jumlah outlet

Meningkatkan

Pelanggan •

Sedangkan pada tahun

produktifitas

proses internal yang menunjang

2008, tidak dilakukan

karyawan

Startegi

efisiensi biaya dan peningkatan

penambahan cabang baru,

Meningkatkan

distribusi

kualitas pelayanan/hantaran

dan pada tahun 2009 telah

pelayanan/hantaran

yang efektif

Distribute to Customers

dilakukan pembukaan

•

•

cabang pada Pangkal Pinang, Bengkulu, dan

Manage Risk

•

Batam •

Penambahan

•

Menambah jumlah

Meningkatka

produk

n

Memperbaiki Turn

dan

over Piutang

efektifitas

Melakukan

dalam

armada/kendaraan roda 2

perbaikan

standar

dan 4 yaitu sebanyak 10

pelayanan

kepada

dan 6 buah. Terjadi

principal

kenaikan dari tahun 2008

•

Menerapkan

efisiensi

Distribusi •

100 68,38

20

13,67

Meningkatka n Efektifitas Trading

148

•

roda 2 sebanyak 383 dan

•

Melakukan

roda 4 sebanyak 240,

Manajemen

maka pada tahun 2009

persediaan

menjadi 393 dan 246 buah

yang efisien

Jumlah outlet yang

dan

disediakan pada tahun

(Sentralisasi

2009 adalah 34.506

Pengadaan)

efektif

tumbuh -/+ 7.477 outlet •

Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk meningkatkan penjualan regular

•

Telah

dilakukan

penambahan

Salesman

sebanyak

25

orang,

diharapkan sampai akhir

Pertumbuha

Good Quality in Management/Proc

•

•

Melakukan

•

Penyempurna

Training/pelatihan

an dan

pada karyawan

evaluasi,impl

Meningkatkan

ementasi

Meningkatkan kemampuan dan

tahun akan ditambah lagi

suasana yang

struktur

memperluas tingkat partisipasi

jumlah salesman, sehingga

kondusif bagi

organisasi

100

57,55

20

149

n dan

ess Improvement

Pembelajara n


karyawan

sehingga

mampu

jumlah

salesman

pada

karyawan •

pada trading •

bekerja lebih efektif dan efisien

akhir tahun 2009 menjadi

dalam mencapai target kerja

295 orang

system yang

n dan

Telah dilakukan mutasi &

terintegrasi

memantapka

Meningkatkan

n rencana

pada bulan Juni 2009.

Ketaatan dan

kerja

Mutasi

kedisiplinan cabang

yang ditetapkan.

•

promosi


kepala

ini

cabang

diharapkan

akan

meningkatkan

motivasi

para

kepala

cabang,

sehingga

dapat

Mengembang kan sistem

Memperbaiki

insentif

masalah pada Turn

dalam rangka

Over Karyawan

menigkatkan

Meningkatkan,

kualitas dan

Adanya penambahan dan

memantapkan

cakupan

pengurangan

penilaian kinerja

Pelayanan

pada

•

kinerja •

cabang-cabang

•

•

Meningkatka

pada SOP

meningkatkan

•

•

Implementasi IT

karyawan

PT.Kimia

Farma

pada KFTD

•

Melakukan

Trading and Distribution

pelatihan

yaitu sebesar 15 dan 10

yang sesuai

orang, sehingga pada akhir

untuk

tahun 2008 diperkirakan

peningkatan

berjumlah 877 orang

kualitas

Telah dilakukan training

SDM

for trainers oleh konsultan, dengan materi “Pelatihan

•

11,51

Melakukan pengembang

150

Praktis

•

bagi

Salesman”

kepada kepala cabang dan

dalam rangka

supervisor

meningkatka

penjualan

tertentu

n/meyempur

Telah diterapkan system

nakan

pembinaan insentif khusus

efektifitas

berdasar perolehan laba

dan efisiensi

masing-masing

•

•

an sistem

cabang

•

Merencanaka

kepada para kepala cabang

n

dan

pengembang

manager,

sebagai

pengganti jasa produksi

an arsitektur

Telah

system dan

dilakukan

work

shop manajemen logistik

alur

oleh

komunikasi

manajer

logistic,

kepada seluruh cabang dan

data dalam

jajaran logistic cabang

rangka

Telah dilakukan penilaian

peningkatan

dan penghargaan kepada

efisiensi dan

kepala

cabang

dan

efektifitas

salesman

terbaik

tahun

2008

•

Menerapkan system : reward & punishment,

151

carier planning •

Mempercepat penyempurna an SOP untuk unit Logistik

•

Meningkatka n kapasitas manajemen

TOTAL

100

71,99

Sumber : Hasil Penelitian.

152 Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada balanced score card yang menghasilkan skor 71,99 dimana pada ukuran evaluasi kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution skor tersebut berada pada tingkatan baik. Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada dan skor total pada tahun 2009 Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada. Skor 4 Perspektif Tahun 2009 Tabel 3.21 Skor 4 Perspektif pada tahun 2009 PT Kimia Farma Trading and Distribution. No.

Perspektif

Skor

1

Finansial

22,72

2

Pelanggan

24,09

3


13,67

4


11,51

Total

71,99


153 Grafik Perbandingan kinerja tah hun 2007, 20008 dan 2009 Setelahh mendapatkkan informassi mengenai pencapaiann pada 2 dan 20009, selanjuttnya akan diitampilkan grafik g tahhun 2007, 2008 peerbandingan kinerja darii 3 periode tersebut denngan 4 persppektif yaang sama, yaitu y Finanssial, Pelanggan, Prosess Bisnis Inteernal, seerta Pembelaj ajaran dan Peertumbuhan.

GRAF FIK PERB BANDINGA AN KINER RJA 2007,, 2008, 20 009 Finansial 25 20 15 10 Pertumbuhan n dan n Pembelajaran

2007

5 0

Peelanggan

2008 2009

Proses Bisnis P Internal

G Gambar

3.223

Grafik Perbandingaan Kinerja

pada PT.K Kimia

Faarma Tradinng and Distriibution, Sum mber : Hasil Penelitian Dari grafik g diatas kita dapat menyimpulk m an, bahwa teerjadi Peeningkatan yang signiifikan padaa kinerja PT.Kimia P F Farma

154 Trading and Distribution dari tahun 2007 ke 2008 terdapat peningkatan skor Balanced score card sebesar 8,97 dan peningkatan skor terjadi kembali dari tahun 2008 ke 2009 sebesar 8,65.Tetapi pada tahun 2009 terjadi penurunan pada perspektif pembelajaran dan pertumbuhan yaitu sebesar 1,93. 3.3 Knowledge Goals Knowledge goals PT. Kimia Farma Trading and Distribution didapat berdasarkan penelitian terhadap strategic objective yang telah dijalankan. Penentuan knowledge goals dibagi menjadi tiga bagian yaitu normative knowledge goals, strategic knowledge goals, serta operational knowledge goals.

• Normative 1. Mengembangkan budaya self-learning pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution. 2. Membangun budaya workteam dengan cara menyediakan wadah sharing informasi bagi tiap individu pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution

agar dapat dengan

leluasa memberikan ide, pemikiran, dan aspirasi mereka. • Strategic 1. Membuat

pendokumentasian

tentang

informasi

dan

Knowledge di dalam PT.Kimia Farma Trading and

Distribution yang dimana nantinya akan sangat berguna

155 untuk menghadapi masalah-masalah yang sama di kemudian hari dan dapat dijadikan suatu media pembelajaran bagi karyawan.

2. Memaksimalkan penggunaan seluruh knowledge yang ada pada yang dimana dapat digunakan untuk mendukung program-program kerja, pengmabilan keputusan, dan penentuan strategi kedepan pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution. • Operational 1. Memfasilitasi pengumpulan Knowledge secara digital agar mempermudah pencarian Knowledge pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution. 2. Mempermudah

dalam

pemantauan

perkembangan

pekerjaan yang dilakukan agar performa karyawan PT.Kimia Farma Trading and Distribution.dapat mencapai target yang telah ditetapkan. 3. Menyediakan sarana dalam peningkatan komunikasi dan kompetensi

pada

PT.Kimia

Farma

Trading

and

Distribution.

156 3.4 Knowledge Identification Berikut ini adalah Identifikasi knowledge pada KFTD

diidentifikasi

berdasarkan tiap jabatan yang ada. dan knowledge apa saja yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut. Identifikasi knowledge ini dibagi menjadi 2 yaitu Explicit dan Tacit. mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua divisi tersebut.. Divisi Sales Manager Berdasarkan struktur divisi Sales Manager


penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi Sales Manager adalah sebagai berikut : Tabel 3.22 Knowledge Identification pada Divisi Sales PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Jabatan

1.

Sales Manager

Explicit Knowledge

1.

2.

3.

Dokumentasi mengenai Laporan Kinerja Cabang Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Hutang dan Piutang Dokumentasi

Tacit Knowledge

1.

2.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep

157

4.

5.

mengenai Laporan Mutasi Distribusi Produk Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Dokumentasi mengenai Laporan Administrasi Tenaga Kerja Perusahaan

3.

4.

5.

2.

Supervisor Penjualan Reguler

1.

2.

Dokumentasi mengenai Laporan penjualan reguler Dokumentasi mengenai Laporan Sesuai format BluePrint

akuntansi secara keseluruhan (keuangan dan perpajakan) Penguasaan yang sangat baik mengenai produkproduk yang akan dijual Pemahaman dan punya kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam menyusun RKAP. Pemahaman yang baik mengenai konsep inventory dan logistik.

1.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.

2.

Penguasaan yang sangat baik konsep penjualan penjualan reguler dan konsep Blue Print.

3.

Penguasaan yang sangat baik mengenai produkproduk yang akan dijual

4.

Memiliki keterampilan pendekatan dan mempengaruhi orang (personal approach)

5.

Memiliki pemahaman bisnis ritel, kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam meningkatkan sales.

158 3.

Supervisor Penjualan Institusi/Tender

1.

2.

4.

Supervisor Usaha

Dokumentasi mengenai Laporan kegiatan dan penjualan Institusi Dokumentasi mengenai Laporan perkembangan penyelesaian proyek pusat

Tata 1. Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan

1.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.

2.

Memiliki Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep penjualan institusi termasuk perundangundangannya.

3.

Penguasaan yang sangat baik mengenai produkproduk yang akan dijual

4.

Penguasaan perpajakan yang baik.

5.

Pemahaman dan mempupunyai kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam meningkatkan sales

1.

Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet.

2.

Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep akuntansi.

3.

Penguasaan yang sangat baik mengenai perpajakan

2. Dokumentasi mengenai Laporan Pajak 3. Dokumentasi mengenai Laporan manajerial 4. Dokumentasi mengenai Laporan Hutang Piutang 5. Dokumentasi mengenai Laporan Komposisi pegawai 6. Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan

159 5.

Fakturis

1.

Dokumentasi mengenai pencatatan, pencetakan, dan entry data

1.

2.

6.

Kasir

1.

2.

7.

Penagih

1.

2.

8.

9.

Petugas Inkaso

Petugas Kas Bank

1.

Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan Dokumentasi mengenai Tingkat keamanan penyimpanan uang perusahaan Dokumentasi mengenai Tercapainya target umur piutang yang telah ditetapkan perusahaan Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran Penagihan sesuai dengan SOP Penagihan Dokumentasi mengenai Tingkat Keamanan menyimpan faktur asli

2.

Dokumentasi mengenai Tingkat Fungsi Kontrol penagihan piutang

3.

Dokumentasi mengenai Tingkat pendistribusian dan penerimaan kembali dokumen alat tagih dari dan ke Penagih.

1.

Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran bukti kas/bank. Dokumentasi mengenai Tingkat ketepatan hasil

2.

1.

2.

1.

2.

1.

2.

1.

2.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang regulasi surat-surat Memiliki pemahaman mengenai akuntansi dan financial Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Memiliki pemahaman mengenai financial Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet

Memiliki pemahaman mengenai financial Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet

Memiliki pemahaman mengenai financial Menguasai program Windows Office ( MS

160

3.

10. Petugas Pajak

1.

2.

3.

11. Salesman Reguler

1.

2.

12. Salesman Tender

1.

2.

3.

entry kas/bank Dokumentasi mengenai Tingkat keamanan arsip kas/bank

Dokumentasi mengenai Tingkat ketepatan pelaporan Pajak Dokumentasi mengenai Tingkat kecepatan Pelaporan Pajak Dokumentasi mengenai Tingkat mematuhi aturan Perpajakan Dokumentasi mengenai Laporan (Rencana Kunjungan (bulanan,harian), laporan Kunjungan harian, Customer Card, laporan penjualan per outlet dan produk) Dokumentasi mengenai Laporan Ratio Outlet Aktif,Ratio Produk Aktif, Produktifitas per outlet (omzet dan SKU)

Dokumentasi mengenai Laporan Penjualan Produk keagenan Dokumentasi mengenai Laporan (Rencana Kunjungan (bulanan,harian), laporan Kunjungan harian, laporan penjualan per institusi dan produk)

Word, Excel ) dan Internet

1.

2.

1.

2.

3.

4.

1.

2.

3.

4.

Memiliki pemahaman mengenai financial dan perpajakan Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet

Penguasaan dan pemahaman mengenai internet Pengetahuan dan pemahaman mengenai kunjungan/visit ke outlet dan RS Pengetahuan dan pemahaman mengenai penjualan sebuah produk Pengetahuan dan pemahaman di segi finansial

Penguasaan dan pemahaman mengenai internet Pengetahuan dan pemahaman mengenai negoisiasi mengenai proyek Pengetahuan dan pemahaman yang baik dalam berkomunikasi Pengetahuan dan pemahaman di segi finansial

Dokumentasi mengenai Laporan Ratio biaya operasional,

161 propaganda dan tender terhadap omset

Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution

162 Divisi Support Manager Berdasarkan struktur divisi Support Manager pada Gambar 3.3, maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi Support Manager adalah sebagai berikut : Tabel 3.23 Knowledge Identification pada Divisi Support PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Jabatan

1.

Support Manager

Explicit Knowledge

1. Dokumentasi mengenai Surat Kuasa 2. Dokumentasi mengenai Perjanjian Kerja Bersama 3. Dokumentasi mengenai SK Kepegawaian 4. Dokumentasi mengenai IKS / MOU 5. Dokumentasi mengenai Database Asset 6. Dokumentasi mengenai Database SDM 7. Dokumentasi mengenai Surat Keputusan Direksi

Tacit Knowledge

1.

2.

3.

4.

5. 6.

7. 8. 9.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet. Penguasaan yang sangat baik mengenai managemen SDM Penguasaan yang baik mengenai Sistem Informasi SDM Penguasaan peraturan dan perundangan ketenagakerjaan Managemen Audit SDM Perencanaan dan pengembangan karir Coaching & Coseling Skill Managemen Konflik Reward & Punishment

163 Management 10. Penguasaan yang baik mengenai peraturan, perundangan, hukum dan ketentuan lainnya yang terkait operasional perusahaan. 2.

Asman IT

1. 2.

3.

4. 5.

6.

Data Analisa Dokumentasi Perancangan Sofware Dokumentasi Perancangan database Back-up data Manual Book sistem informasi Laporan Inventarisasi hardware

1.

2.

3.

4.

5.

3.

Asman SDM

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Dokumentasi mengenai SK kepegawaian, kesejahteraan dll Dokumentasi mengenai Risalah Rapat Direksi khusus kepegawaian Dokumentasi mengenai Analisa Usulan Kenaikan Pangkat & Kebutuhan Pegawai Dokumentasi mengenai Draft Surat keluar khusus Kepegawaian Dokumentasi mengenai Sisdur Kepegawaian Dokumentasi mengenai Sistem Jalur Karir Dokumentasi

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Minimaal pengalaman kerja 5 tahun di bidang IT Penguasaan TI : development system, datebase system, network system. Kemampuan yang baik melakukan analisa data dan bisnis retail. Kemampuan mentranfer knowledge Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Kemampuan dalam melakukan analisa data kuantitatif Penguasaan yang sangat baik mengenai manajemen SDM berbasis kompetensi secara Komprehensif Penguasaan yang baik mengenai sistem informasi SDM Penguasaan peraturan dan perundangan ketenagakerjaan Manajemen Audit SDM

164 mengenaiJob Description, dll

7. 8. 9.

10. 11. 12.

13.

4.

5.

Manager Kerja

CSM

Unit 1. Dokumentasi mengenai Laporan Surat Keputusan Direksi 2. Dokumentasi mengenai Laporan Surat Kenaikan Pangkat karyawan 3. Dokumentasi mengenai Laporan Tunjangan Karyawan 1.

Dokumentasi mengenai Pengolahan database beserta laporannya

1.

2.

1.

2.

6.

Pengelola Database

1.

2.

3.

4.

Dokumentasi mengenai Mapping barang debitur Dokumentasi mengenai Laporan bulanan penjualan Dokumentasi mengenai data Managerial Dokumentasi mengenai Laporan data yang masuk

1.

2.

Compensation Management Design Training Program Perencanaan & Pengembangan Karir Coaching & Conselling Skill Manajemen Konflik Reward & Punishment Management Sistem Manajemen Kinerja

Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep SDM

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang jaringan dan infrastruktur IT Memiliki pemahaman mengenai Database Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet

165 7.

Technical Support

1.

Dokumentasi mengenai masalah yang terjadi pada IT

1.

2.

8.

Analis IT

1.

Dokumentasi mengenai Data dan kebutuhan system

1.

2.

3.

9.

Programmer

1.

2.

Dokumentasi mengenai Laporan Data kebutuhan user Dokumentasi mengenai Laporan aplikasi yang ada di KFTD

1.

2.

3.

10. Konsolidasi data dan Verifikasi Data

1.

2.

3.

4.

Dokumentasi mengenai Laporan Email cabang Dokumentasi mengenai Laporan data barang dan debitur Dokumentasi mengenai Laporan data penjualan bulanan Dokumentasi mengenai Laporan penerimaan data

1.

2.

Memiliki pemahaman mengenai infrastruktur IT dan sistem Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet Memiliki pemahaman mengenai kebutuhan user Menguasai skill perancangan program Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet Memiliki Skill mengenai Programming Memiliki pemahaman mengenai Database dan IT sytem Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet Memiliki pemahaman mengenai financial Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet

Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution.

166 Divisi Account/Finance Manager Berdasarkan struktur divisi Account/Finance Manager

pada

Gambar 3.4, maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi Account/Finance Manager adalah sebagai berikut : Tabel 3.24 Knowledge Identification pada Divisi Account/Finance PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Jabatan

1.

Account / Finance Manager

Explicit Knowledge

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Dokumentasi mengenai Laporan Akuntansi dan keuangan Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan Dokumentasi mengenai Konsep Akuntansi dan Keuangan Dokumentasi mengenai Draft Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan Dokumentasi mengenai laporan Cash Flow Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Keuangan Dokumentasi mengnai Laporan Penyelesaian

Tacit Knowledge

1.

2.

3.

4.

5.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet. Mempunyai pemahaman mengenai accounting ,tax dan finance Mempunyai Penguasaan yang baik mengenai regulasi Perpajakan Mempunyai Pemahaman yang baik mengenai kebijakan bisnis perusahaan Pemahaman yang baik mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan)

167 draft perpajakan

2.

Asman Keuangan

1.

2.

3.

4.

5.

Dokumentasi mengenai Draft Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan Dokumentasi mengenai laporan Cash Flow Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Keuangan Dokumentasi mengnai Laporan Penyelesaian draft perpajakan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

3.

Asman Akuntansi dan Perpajakan

1.

2.

3.

Dokumentasi mengenai Laporan Akuntansi dan keuangan Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan Dokumentasi mengenai Konsep Akuntansi dan Keuangan

1.

2.

3.

4.

5.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Penguasaan yang baik mengenai manajemen akuntansi Penguasaan yang baik mengenai manajemen keuangan Penguasaan yang baik mengenai regulasi Perpajakan Pemahaman yang baik mengenai proses bisnis perusahaan Pemahaman yang baik mengenai kebijakan bisnis perusahaan Pemahaman yang baik mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan) Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Penguasaan mengenai sistem, standar dan prosedur akuntansi Penguasaan mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan) Penguasaan mengenai regulasi perpajakan Pemahaman mengenai peraturan G7BAPEPAM

168 4.

Supervisor

1.

2.

3.

5.

Pelaksana Kegiatan

1.

Dokumentasi mengenai Laporan Pembayaran Piutang Dokumentasi mengenai Laporan Pembayaran Dokumentasi mengenai Laporan Kas Bon

1.

Dokumentasi mengenai Pengeluaran dan Pengaturan Uang Muka

1.

2.

2.

6.

7.

Pembuat Gaji

Daftar

Bendaharawan

1.

1.

2.

8.

Supervisor TU

1.

2.

3.

4.

9.

Tata Usaha

1.

2.

Dokumentasi mengenai Pengeluaran dan Pengaturan Uang Gaji

1.

Dokumentasi mengenai Laporan keuangan Dokumentasi mengenai Pengeluaran Uang

1.

Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan Dokumentasi mengenai Laporan Pajak Dokumentasi mengenai Laporan manajerial Dokumentasi mengenai Laporan Hutang Piutang

1.

Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan Dokumentasi mengenai Laporan Hutang Piutang

1.

2.

2.

2.

3.

2.

3.

Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep Keuangan Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang Finance Memiliki pemahaman mengenai Finance Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Memiliki pemahaman mengenai Account dan Finance Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep akuntansi. Penguasaan yang sangat baik mengenai perpajakan Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep akuntansi. Penguasaan yang sangat baik mengenai perpajakan Menguasai program Windows Office ( MS

169 Word, Excel ) dan Internet

10. Kasir

1.

2.

11. Inkaso

1.

2.

3.

12. Penagih

1.

2.

13. Pemohon

1.

Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan Dokumentasi mengenai Tingkat keamanan penyimpanan uang perusahaan Dokumentasi mengenai Tingkat Keamanan menyimpan faktur asli Dokumentasi mengenai Tingkat Fungsi Kontrol penagihan piutang Dokumentasi mengenai Tingkat pendistribusian dan penerimaan kembali dokumen alat tagih dari dan ke Penagih.

1.

Dokumentasi mengenai Tercapainya target umur piutang yang telah ditetapkan perusahaan Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran Penagihan sesuai dengan SOP Penagihan Dokumentasi mengenai Wewenang Uang

1.

2.

1.

2.

2.

1.

2.

Memiliki pemahaman mengenai akuntansi dan financial Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Memiliki pemahaman mengenai financial Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet



Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distributio

170 Divisi Logistic Manager Berdasarkan struktur Divisi Logistic Manager pada Gambar 3.5, maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi Logistic Manager adalah sebagai berikut : Tabel 3.25 Knowledge Identification pada Divisi Logistic PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Jabatan

1.

Logistic Manager

Explicit Knowledge

1.

2.

3.

4.

5.

2.

Asman Pengadaan

1.

Tacit Knowledge

Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Narkotika dan Psikotropika Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Penarikan Barang Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan Dokumentasi mengani keseluruhan Laporan pengiriman barang Dokumentasi keseluruhan mengenai Laporan Faktur

1.

Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota

1.

2.

3.

4.

5.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet. Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik. Memamhami konsep Pergudangan, Pengiriman, dan Pengawasan mutu produk

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel)

171 2.

3.

4.

Dokumentasi tentang Laporan barang yang masuk Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang akan dikirim Dokumentasi SOP Logistik

2.

3.

4.

5.

3.

Supervisor Pengadaan

1.

2.

3. 4.

Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika dan Psikotropika Dokumentasi mengenai Laporan Penarikan Barang Dokumentasi SOP Logistik Dokumentasi Laporan Standart mutu

1.

2.

3.

4.

5.

4.

Supervisor Penjualan

1.

2.

3.

4.

Dokumentasi mengenai Laporan Penjualan Dokumentasi Narkotika dan Psikotropika Dokumentasi mengenai Laporan Pengadaan Barang reguler Dokumentasi SOP Logistik

1.

2.

3.

4.

5.

dan Internet. Penguasaan yang baik mengenai Pergudangan Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Penguasaan yang baik mengenai Pergudangan Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik. Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet. Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik. Memahami dengan baik konsep Pergudangan dan

172 Sales

5.

Kabag Pengadaan

1.

2.

6.

Kepala Gudang

1.

2.

3.

7.

Operator Komputer Pengadaan Barang

1.

Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota Dokumentasi Laporan mengenai barang yang masuk

1.

Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota Dokumentasi Laporan mengenai barang yang masuk Dokumentasi Laporan mengenai Stock barang Dokumentasi mengenai Laporan Barang Masuk

1.

2.

2.

1.

2.

8.

Petugas Pengadaan

1.

2.

9.

Operator Pengolahan Logistik

1. Data

2.

Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang masuk Dokumentasi Laporan mengenai Faktur Tagihan

Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang aka di release Dokumentasi Laporan mengenai data Suplier dari KFTD

1.

2.

1.

2.

3.

Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang Pergudangan Memiliki pemahaman mengenai Pergudangan Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet Memiliki pemahaman mengenai Alur kerja Pengadaan Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep Pergudangan Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet Memiliki pemahaman mengenai Produk Memiliki pemahaman yang baik mengenai rekan/supplier dari KFTD Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet

173 Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution

3.4.1 Struktural 3.4.1.1 Explicit Knowledge SOP atau prosedur karyawan yang mencakup tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas dan kewajibannya. 3.4.1.2 Tacit Knowledge knowledge karyawan pada saat menghadapi suatu masalah, terutama mengenai knowledge penugasan dari atasan kepada bawahan. Interaksi yang terjadi antara atasan dan bawahan merupakan suatu knowledge secara struktural. 3.4.2

Functional 3.4.2.1 Explicit Knowledge Dokumen-dokumen dari hasil proses kerja entah itu dari laporan, hasill meeting dan rapat. Yang berisi berbagai masalah yang dihadapi dan solusinya. 3.4.2.2 Tacit Knowledge Pengetahuan karyawan dan pengalaman dalam melakukan pekerjaan, knowledge ini sangat penting bagi perusahaan dan dapat menjadi asset jangka panjang yang bernilai bagi perusahaan.

174 3.4.3

Behavioural a) Meeting antar supervisor diadakan minimal 5 bulan sekali. Topic yang dibahas dalam meeting ini biasanya sesuai dengan masalah yang sedang terjadi. b)

Meeting antara supervisor dan pelaksana diadakan minimal 3 bulan sekali. Topic yang dibahas dalam meeting ini adalah efektifnya komunikasi dan koordinasi antara pelaksana dan supervisor, tidak hanya itu pada meeting ini juga dibahas mengenai bermacam-macam hal dan masalah yang terjadi.

c)

Meeting antar kepala cabang yang dilakukan minimal 6 bulan sekali yang memastikan divisi berjalan sesuai dengan funsi,kewajiban dan tanggung jawabnya.

175 3.5 Analisis Permasalahan Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang berhubungan dengan Knowledge Management adalah: 1. Knowledge yang ada di dalam KFTD belum terdokumentasi dengan baik, dikarenakan media penyimpanan sebagian besar masih berupa kertas yang disimpan. Jadi jika seseorang membutuhkan informasi / file maka harus diduplikasikan terlebih dahulu atau saling bergantian , hal ini akan menjadi sangat tidak efisien, dan media penyimpanan seperti kertas dapat dengan mudah terselip. 2. Tingginya turn over karyawan yang menyebabkan knowledge walkout yang artinya knowledge akan hilang setelah karyawan itu pindah dari KFTD ke prusahaan lain, dan belum tentu penggantinya akan dapat menggantikan posisi karyawan yang pindah dengan maksimal. 3. Belum tersedianya media yang dipergunakan karyawan untuk sharing knowledge dan informasi, dimana media

sharing dapat

berfungsi sebagai wadah bagi karyawan yang ingin sharing tentang knowledge yang ia miliki. 4. Sulitnya mencari informasi jika suatu perusahaan mempunyai permasalahan yang sama. Dimana mereka harus membuka informasi secara manual, terkadang informasi yang akan diakses tesebar pada masing-masing divisi yang mengakibatkan waktu dan tenaga akan terbuang secara percuma, belum lagi jika informasi tersebut terselip, hal ini sangatlah tidak efisien.

176 Berikut contoh informasi yang diperlukan oleh setiap divisi : 1. Divisi Sales Manager •

Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor

•

Dokumentasi mengenai Laporan Administrasi Tenaga Kerja Perusahaan

2. Divisi Support Manager •

Dokumentasi mengenai Perjanjian Kerja Bersama, yaitu :

•

Dokumentasi mengenai SK Kepegawaian

3. Divisi Account/Finance Manager •

Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan

•

Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget

4. Divisi Logistics Manager •

Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan

•

Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Penarikan Barang

177 3.6 Usulan Penyelesaian Masalah Dari permasalahan yang terjadi, maka dirancang suatu sistem berbasis web yang diharapkan dapat membantu PT. Kimia Farma Trading and Distribution dalam pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan penggunaan kembali, serta penyebaran Knowledge internalnya. Meliputi : 1.

Perancangan sistem pendokumentasian Knowledge pada KFTD dimana knowledge yang dimiliki karyawan dapat tersimpan dengan baik secara digital dan menghindari terjadinya knowledge walk out.

2.

Sistem yang dapat membagi, menyebarkan, dan menyimpan knowledge yang dimiliki karyawan. Pengetahuan karyawan dan pengalaman dalam melakukan pekerjaan, terutama mengenai masalah yang sering terjadi merupakan knowledge bagi karyawan tersebut. Dan knowledge ini merupakan aset bagi perusahaan.

3.

Sistem yang dapat mengembangkan Knowledge

yang dimiliki

karyawan, agar didapatkan penyelesaian masalah yang lebih efektif dan efisien.

178

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003

Recommend Documents