BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Gambar 3.1 Gedung Perusahaan PT. Supra Engineering
37
38
PT. Supra Engineering didirikan pada tahun 1993 sebagai salah satu anak perusahaan dari Supra Group. Perusahaan ini menitikberatkan bisnisnya pada desain dan sistem produksi dalam bidang industri dan penjualan produk – produk teknis untuk otomatisasi. Perusahaan ini memiliki kerja sama dengan beberapa perusahaan asing sekaligus menjadi distributor produk merek – merek ternama seperti Bosch, Rexroth, Keyence, Kubler, Moog, dan Schidt Feintechnik dengan berbagai macam fungsi dan kategori. Salah satunya adalah alat sensor untuk mendeteksi kerusakan pada sistem pemasangan tutup botol secara otomatis. PT.
Supra
Engineering
memiliki
ruang
pameran
dan
fasilitas
pergudangan yang berada di pusat bisnis Jakarta. Pelayanan pelanggan merupakan titik fokus utama dari ahli – ahli mesin yang berpengalaman, yang menyalurkan kebutuhan pelanggan dengan harga yang kompetitif, dengan dukungan secara teknis dan kualitas produk yang tinggi, serta pelayanan dalam memperbaiki pemasangan dan perbaikan produk yang memuaskan.
39
3.1.2 Struktur Organisasi
Direktur Utama Finance Manager
IT Support
Project Manager
Purchase Manager
Project Staff
Accounting Support Adm
Technical Support
Sales Manager
Sales Area
Sales Support Adm
Telemarketing / Operator
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Supra Engineering
40
3.1.3 Tugas dan Wewenang Fungsi dan tugas masing – masing bagian dalam struktur organisasi PT. Supra Engineering adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama ¾ Direktur
Utama
merupakan
kekuasaan
tertinggi
didalam
perusahaan ¾ Berhak dalam membuat keputusan dan menentukan kebijakan perusahaan ¾ Melakukan evaluasi terhadap kinerja para manager didalam perusahaan 2.
Manager Keuangan ( Finance Manager ) ¾ Memiliki tanggung jawab dalam menangani masalah keuangan perusahaan seperti pemberian komisi, biaya operasional ¾ Membuat keputusan yang menyangkut masalah keuangan ¾ Bertanggung jawab pada perusahaan dalam mengevaluasi dan memonitor kegiatan pada bagian keuangan
41
3. Manager Penjualan ( Sales Manager ) ¾ Bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Manager Keuangan ¾ Bertanggung jawab terhadap promosi produk dan menyebarkan alat – alat demo produk ¾ Membuat rencana dan menetapkan strategi untuk meningkatkan penjualan ¾ Memonitor dan melakukan pengawasan semua aktifitas staff penjualan diseluruh wilayah 4. Manager Pembelian ( Purchase Manager ) ¾ Bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Manager Keuangan ¾ Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang perusahaan ¾ Melakukan pengawasan terhadap ketersediaan barang yang ada di perusahaan 5. Manager Proyek ( Manager Project ) ¾ Bertanggung jawab kepada Direktur Umum dan Manager Keuangan
42
¾ Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek yang masuk dan keluar ¾ Mengevaluasi rugi atau laba yang diterima pada proyek yang dilaksanakan 6. Pendukung IT ( IT Support ) ¾ Bertanggung jawab pada masalah teknik dan penyampaian informasi yang dilaporkan pada Direktur Utama dan pada saat rapat pemegang saham ¾ Memantau perkembangan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan ¾ Mengatur dan mengendalikan pengimplementasian teknologi dan sistem informasi ¾ Bertugas
mengevaluasi
sistem
yang
berjalan
sekaligus
merencanakan pengembangan sistem lebih lanjut di masa depan sesuai dengan kebutuhan informasi di perusahaan 7. Staff Proyek ( Project Staff ) ¾ Bertanggung jawab kepada Manager Proyek ¾ Melakukan kegiatan operasional proyek seperti membuat gambar susunan kegiatan, melakukan perhitungan sistematika
43
8. Dukungan Teknisi ( Technician Support ) ¾ Bertanggung jawab kepada Staff Proyek ¾ Melakukan semua kegiatan yang bersifat teknis dalam proyek 9. Akunting ( Acounting Support Administration ) ¾ Bertanggung jawab pada Manager Pembelian ¾ Mencatat barang yang masuk (pembelian) dan keluar (penjualan) ¾ Mencatat semua aktivitas perusahaan dalam bidang keuangan 10. Admin Penjualan ( Sales Support Administration ) ¾ Bertanggung jawab pada Akunting ¾ Menerima pemesanan barang dari pelanggan ¾ Menghubungi supplier secara rutin untuk memperoleh informasi dan melakukan pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan pelanggan ataupun kebutuhan perusahaan sendiri ¾ Membuat perjanjian dengan pelanggan 11. Telemarketing / Operator ¾ Bertanggung jawab pada Admin Penjualan ¾ Melakukang kegiatan penagihan pada pelanggan
44
¾ Memonitor dan mengevaluasi market customer database di Indonesia 12. Sales engineering ¾ Bertanggung jawab kepada Manager Penjualan ¾ Melakukan kegiatan penjualan dan promosi kepada pelanggan berdasarkan pada pembagian wilayahnya ¾ Bertanggung jawab terhadap pengiriman barang sampai pada tujuan
3.1.4
Visi dan Misi •
Visi PT. Supra Engineering Menjadi salah satu perusahaan terbaik yang bergerak di bidang distributor peralatan industri dan otomatisasi di Indonesia dalam aspek profitabilitas dan penjualan serta memberikan pelayanan dan kualitas produk yang baik bagi pasar Indonesia yang terus berkembang.
•
Misi PT. Supra Engineering Perusahaan terus berusaha mengembangkan diri dan semakin mandiri, dengan mengadakan program training untuk para sales
45
mengenai produk – produk yang dijual serta cara berkomunikasi yang baik dan efektif dalam rangka menyediakan barang dan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. Disamping itu perusahaan juga memiliki bengkel untuk menunjang aktivitas – aktivitasnya.
•
Tujuan PT. Supra Engineering Untuk memberikan pelayanan terbaik seta kepuasan maksimal bagi pelanggan, dengan hanya menghadirkan produk – produk berkualitas tinggi dan pelayanan purna jual yang prima.
3.2
Analisis Sistem Pemasaran pada PT.Supra Engineering 3.2.1
Analisis Sistem yang Berjalan PT. Supra Engineering merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi
peralatan industri dan alat-alat otomatisasi
pabrik. Sebagai sebuah perusahaan distribusi, promosi dan pemasaran merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam kelangsungan jalannya PT. Supra Engineering. Karena itulah saat ini perusahaan berusaha mengembangkan cara-cara baru dalam memasarkan produknya. Hal ini sangat penting sekali melihat perusahaan saat ini masih menggunakan cara konvensional yaitu dengan cara memasarkan produk
46
melalui sales engineering yang dibagi dalam area-area pemasaran. Setiap sales engineering bertanggung jawab untuk me-manage pelanggan yang berada di dalam area pemasaran mereka dalam arti sales engineering-lah yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Ketika pelanggan memesan barang, maka sales engineering akan menghubungi sales admin yang akan mencatat pemesanan dan meneruskan pemesanan tersebut ke produsen.
Tabel 3.1 Tabel Bagian-bagian yang Menangani Penjualan
Nama
Posisi
Ir. Ricky
Sales Engineering area Jakarta
Bapak Samuji
Sales Engineering area BekasiSerang-Bandung-Bogor
Bapak Bong Yulianto
Sales Engineering area Tengerang-Banten
Bapak Eka Winata
Manager Project Engineering
Ir. Lukman
Sales Manager
Ibu Mariana
Sales supprot Administration
47
Perusahaan menyadari bahwa seluruh sales engineering-nya merupakan ujung tombak yang sangat penting bagi kelangsungan perusahaan dalam memasarkan produknya. Oleh karena itu perusahaan selalu berusaha untuk melatih dan memberikan pengetahuan-pengetahuan kepada para sales engineering-nya dalam hal cara berkomunikasi dengan baik, cara memasarkan produk dan juga dalam hal memberikan layanan purna jual yang baik. Karena pentingnya peran seorang sales engineering sebagai pemasar dari produk-produk yang ditawarkan perusahaan, maka perusahaan juga membekali sales engineering dengan beberapa buku katalog produk. Buku katalog ini memuat informasi-informasi tentang semua produk yang dipasarkan oleh perusahaan. Setiap sales engineering hanya dibekali dengan beberapa buah buku katalog produk dikarenakan biaya pencetakan buku katalog ini cukup mahal. Buku katalog ini selanjutnya akan diberikan kepada pelanggan yang dinilai cukup berpotensi dalam membeli produk yang didistribusikan oleh perusahaan.
48
Gambar 3.3 Contoh Buku Katalog yang Diterbitkan Perusahaan Selain katalog, perusahaan juga memiliki website yang ditujukan untuk menawarkan produk. Walaupun menampilkan beragam produk, saat ini belum bisa dilakukan pemesanan secara online. Situs perusahaan dapat di akses di www.supra-engineering.com.
Gambar 3.4 Tampilan Halaman Utama Situs Perusahaan
49
Communication Project initiation Requirements Gathering Planning Estimating Scheduling Tracking Modeling Analysis Design
Construction Code test
Deployment Delivery Support feedback
Gambar 3.5 Tahapan Model Proses Waterfall 3.2.2
Analisis Data (Communication) Pada tahap ini kami melakukan aktivitas komunikasi langsung kepada user untuk mengumpulkan data tentang apa yang dibutuhkan oleh user sehingga kami dapat merencanakan software yang sesuai dengan kebutuhan. Untuk mendapatkan data-data yang diperlukan, kami juga melakukan pengumpulan data yang dilakukan dengan dua cara, yaitu melalui kuisioner dan wawancara. Pengumpulan data ini bertujuan untuk menentukan user requirement dan system requirement.
50
1. Kuisioner Untuk mengetahui jenis informasi yang dibutuhkan oleh pengguna / pelanggan, maka dilakukan identifikasi dengan cara menyebarkan kuisioner kepada sejumlah responden dari perusahaan yang bekerjasama dengan PT. Supra Engineering. Kuisioner
disebarkan
kepada
sejumlah
responden
dari
perusahaan-perusahaan yang berkerjasama dengan PT. Supra Engineering dan mempunyai kemampuan / kapabilitas dalam menjawab kuesioner ini. Jumlah responden sebanyak 50 responden. Penyebaran kuesioner ini dibantu oleh sales engineering PT. Supra Engineering pada saat bertemu dengan pelanggan / klien antara tanggal 5 November 2007 – 7 November 2007. Hasil kuisioner dari responden tersebut akan ditampilkan sebagai berikut: Tabel 3.2 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 1 No 1.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Dari orang lain
36 responden
40 %
b. Iklan di media cetak
14 responden
16 %
c. Brosur
22 responden
24 %
d. Situs
9 responden
10%
e. Lainnya...
9 responden
10%
Dari mana anda mengetahui PT.Supra Engineering
51
Diagram lingkaran tentang media yang dipakai untuk mengetahui PT. Supra Engineering Lainnya, 9, 10% Dari oranglain (keluarga, teman, relasi, dll) , 36, 40%
Situs, 9, 10%
Brosur, 22, 24% Iklan di media cetak, 14, 16%
Gambar 3.6 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 1 Pada Gambar 3.6, dapat dilihat bahwa 40% (36 responden) mengetahui PT. Supra Engineering dari orang lain (keluarga, teman, relasi, dll). Sebanyak 16% (14 responden) mengetahui PT. Supra Engineering dari iklan di media cetak. Sebanyak 24% (22 responden) mengetahui PT. Supra Engineering dari brosur. Sebanyak 10% (9 responden) mengetahui PT. Supra Engineering dari Situs, dan sisanya 10% (9 responden) mengetahui dari lainnya.
52
Tabel 3.3 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 2 No 2.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
f. Produk
22 responden
44 %
g. Perusahaan
15 responden
30 %
h. Kegiatan
5 responden
10 %
i. Keberhasilan
8 responden
16 %
Informasi apa yang anda butuhkan mengenai PT. Supra Engineering ?
Diagram lingkaran tentang informasi yang dibutuhkan mengenai PT. Supra Engineering Keberhasilan, 8, 16% Kegiatan, 5, 10%
Produk, 22, 44%
Perusahaan, 15, 30%
Gambar 3.7 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 2 Pada Gambar 3.7, dapat dilihat bahwa 44% (22 responden) membutuhkan informasi tentang produk PT. Supra Engineering. Sebanyak 30% (15 responden) membutuhkan informasi tentang PT. Supra Engineering sendiri. Sebanyak 10% (5 responden) membutuhkan informasi tentang kegiatan PT. Supra Engineering, dan sisanya sebanyak
53
16% (8 responden) membutuhkan informasi tentang keberhasilan PT. Supra Engineering. Tabel 3.4 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 3 No 3.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Telepon
19 responden
38 %
b. Datang langsung
10 responden
20 %
c. Bertanya pada orang lain yang terlebih
14 responden
28 %
7 responden
14 %
Bagaimana cara anda mendapatkan informasi diatas?
dahulu mengetahui d. Lainnya,...
Diagram lingkaran tentang bagaimana cara klien mendapatkan informasi yang diinginkan
Lainnya, 7, 14% Telepon, 19, 38%
Bertanya pada orang yangterlebih dahulu mengetahui, 14, 28% Datanglangsung, 10, 20%
Gambar 3.8 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 3 Pada gambar 3.8, dapat dilihat bahwa 38% (19 responden) menggunakan telepon untuk mendapat informasi yang dibutuhkannya.
54
Sebanyak 20% (10 responden) datang langsung untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya. Sebanyak 28% (14 responden) bertanya ke orang lain yang lebih dulu mengetahuinya, dan sisanya 14% (7 responden) dari lainnya. Tabel 3.5 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 4 No 4.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Sangat puas
5 responden
10 %
b. Puas
8 responden
16 %
c. Cukup puas
12 responden
24 %
d. Tidak puas
15 responden
30 %
e. Sangat tidak puas
10 responden
20 %
Apakah anda puas dengan pelayanan informasi tersebut?
Diagram lingkaran tingkat kepuasan terhadap pelayanan informasi sangat tidak puas, 10, 20%
sangat puas, 5, 10% puas, 8, 16%
tidak puas, 15, 30%
cukup puas, 12, 24%
Gambar 3.9 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 4
55
Pada gambar 3.9, dapat dilihat bahwa 10% (5 responden) sangat puas terhadap pelayanan informasi dari PT. Supra Engineering. Sebanyak 16% (8 responden) puas terhadap pelayanan informasi dari PT. Supra Engineering. Sebanyak 24% (12 responden) cukup puas terhadap pelayanan informasi dari PT. Supra Engineering. Sebanyak 30% (15 responden) tidak puas terhadap pelayanan informasi dari PT. Supra Engineering, dan sebanyak 20% (10 responden) sangat tidak puas terhadap pelayanan informasi dari PT. Supra Engineering. Tabel 3.6 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 5 No 5
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Sangat jelas
7 responden
14 %
b. Jelas
14 responden
28 %
c. Tidak jelas
20 responden
40 %
d. Sangat tidak jelas
9 responden
18 %
Apakah anda mengetahui dengan jelas produkproduk PT. Supra Engineering?
Diagram lingkaran tingkat kejelasan terhadap produk PT. Supra Engineering Sangat tidak jelas, 9, 18%
Sangat jelas, 7, 14%
Jelas, 14, 28% Tidak jelas, 20, 40%
56
Gambar 3.10 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 5 Pada gambar 3.10, dapat dilihat bahwa 14% (7 responden) sangat jelas terhadap produk dari PT. Supra Engineering . Sebanyak 28% (14 responden) mengetahui produk PT. Supra Engineering dengan jelas. Sebanyak 40% (20 responden) tidak jelas terhadap produk dari PT. Supra Engineering, dan sebanyak 18% (9 responden) sangat tidak jelas terhadap produk PT. Supra Engineering. Tabel 3.7 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 6 No 6.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Sangat sulit
25 responden
50 %
b. Sulit
18 responden
36 %
c. Sedikit sulit
5 responden
10 %
d. Tidak sulit
2 responden
4%
Apakah selama ini anda kesulitan untuk mencari informasi tentang produk-produk dari PT. Supra Engineering?
Diagram lingkaran tingkat kesulitan klien dalam mencari informasi produk PT.Supra Engineering Sedikit sulit, 5, 10%
Tidak sulit, 2, 4%
Sangat sulit, 25, 50% Sulit, 18, 36%
57
Gambar 3.11 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 6 Pada gambar 3.11 dapat dilihat bahwa 50% (25 responden) sangat sulit dalam mendapat informasi tentang produk PT. Supra Engineering. Sebanyak 36% (18 responden) sulit mendapatkan informasi tentang produk PT. Supra Engineering juga. Sebanyak 10% (5 responden) merasa sedikit sulit dalam mendapatkan informasi tentang produk PT. Supra Engineering, dan sebanyak 4% (2 responden) tidak sulit dalam mendapatkan informasi tentang produk PT. Supra Engineering. Tabel 3.8 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 7 No 7.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Sudah
13 responden
26 %
b. Belum
37 responden
74 %
Apakah informasi mengenai produk-produk PT. Supra Engineering yang sekarang ini anda dapatkan sudah memadai?
Diagram lingkaran tentang informasi produk yang didapatkan sudah memadai
Sudah, 13, 26%
Belum, 37, 74%
58
Gambar 3.12 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 7 Pada gambar 3.12 dapat dilihat bahwa 26% (13 responden) merasa informasi mengenai produk PT. Supra Engineering sudah memadai, dan 74% (37 responden) merasa belum memadai.
Tabel 3.9 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 8 No 8.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Ya
38 responden
76 %
b. Tidak
12 responden
24 %
Apakah anda setuju kalau katalog produk PT. Supra Engineering dirancang ke dalam bentuk software atau CD interaktif ?
Diagram lingkaran Perlunya CD interaktif
Tidak, 12, 24%
Perlu, 38, 76%
Gambar 3.13 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 8
59
Pada gambar 3.13 dapat dilihat bahwa 76% (38 responden) setuju jika buku catalog produk Pt. Supra Engineering di rancang dalam CD interaktif, dan hanya 24% (12 responden) yang tidak setuju. Tabel 3.10 Tabel Hasil Kuisioner Nomor 9 No 9.
Pertanyaan
Hasil
Persentase
a. Tentang perusahaan
18 responden
23 %
b. Tentang produk
39 responden
50 %
c. Tentang keberhasilan
13 responden
17 %
d. Lainnya, ...
8 responden
10 %
Informasi-informasi apa saja yang anda butuhkan dalam CD interaktif? (boleh lebih dari 1)
Diagram lingkaran informasi apa saja yang perlu dimasukkan ke CD intraktif Tentangperusahaan, 18, 23%
Lainnya, 8, 10% Tentangkeberhasilan, 13, 17%
TentangProduk, 39, 50%
Gambar 3.14 Gambar Hasil Kuisioner Nomor 9
60
Pada gambar 3.14 dapat dilihat bahwa 23% (18 responden) merasa bahwa informasi tentang perusahaan menjadi prioritas utama. Sebanyak 50% (39 responden) merasa bahwa informasi tentang produk menjadi prioritas utama. Sebanyak 16% (13 responden) merasa bahwa informasi tentang keberhasilan perusahaan menjadi prioritas utama. Dan sebanyak 10.25% (8 responden) merasa bahwa informasi lainnya menjadi prioritas utama.
2. Wawancara Untuk mengetahui rancangan aplikasi / sistem yang dibutuhkan oleh PT. Supra Engineering, maka dilakukan wawancara langsung terhadap sales engineering PT. Supra Engineering. Hasil dari wawancara akan ditampilkan sebagai berikut : Tanya: Bagaimana cara anda menawarkan produk-produk PT. Supra Engineering? Jawab:
Kebanyakan dari klien saya merupakan pelanggan tetap PT. Supra Engineering. Tinggal bagaimana cara saya dalam membina hubungan yang baik dengan klien saya. Biasanya ketika ada produk baru yang berhubungan dengan kebutuhan klien, saya langsung mengabarkannya kepada mereka. Ada juga
61
beberapa calon pembeli potensial yang harus di-follow up terus menerus. Untuk calon pembeli tersebut, saya biasanya datang langsung ke tempatnya membawa katalog produk dan brosurbrosur untuk kemudian melakukan presentasi. Kemudian saya akan dengan rutin mengabarkan padanya tentang produk-produk baru yang dipasarkan oleh perusahaan.
Tanya: Menurut anda, bagaimana peranan buku katalog produk yang diterbitkan oleh perusahaan? Jawab: Peranan buku katalog sangat penting karena dari sanalah pedoman
saya
dalam
memasarkan
produk.
PT.
Supra
Engineering menjual ribuan produk sehingga tentu saja tidak mungkin bagi saya untuk menghapal setiap produk yang dipasarkan. Buku katalog merupakan alat bantu saya yang utama dalam menjelaskan produk terutama dalam hal spesifikasi.
Tanya: Apa kendala yang anda alami dalam memasarkan produk-produk PT. Supra Engineering? Jawab: kendala yang saya alami adalah saya harus membawa buku katalog produk yang cukup tebal untuk menunjukkan kepada
62
pelanggan. Dan jika ada pruduk baru saya harus membuat catatan tersendiri lagi karena buku katalog tidak selalu di update jika terjadi penambahan produk.
Tanya: Apakah klien anda sudah puas dalam menerima informasi mengenai produk-produk PT. Supra Engineering? Jawab: Terkadang ada beberapa dari mereka tidak puas dengan informasi yang saya berikan dan mereka kemudian menhubungi perusahaan secara langsung untuk mengetahui informasi lebih lanjut. Memang untuk memasarkan produk yang beragam dan berjumlah ribuan agak sulit. Kadang ada hal-hal kecil yang terlewat dan lupa disampaikan kepada klien apalagi kalau kita tidak membawa buku katalog.
Tanya: Menurut anda, bagaimana informasi yang disajikan dalam buku katalog PT. Supra Engineering? Jawab: Informasi di dalam buku katalog perusahaan sangat lengkap dan terperinci terutama untuk spesifikasi-spesifikasi mesin yang sulit untuk diingat. Karena itulah buku katalog ini sangat penting peranannya dalam menyampaikan informasi kepada klien.
63
Tanya: Menurut anda, bagaimana jika buku katalog produk PT. Supra Engineering digantikan dengan sebuah CD Interaktif? Jawab: Selama ini saya memang merasakan bahwa melakukan presentasi dengan buku katalog agak kurang praktis dan memang banyak diantara para sales engineering mengeluhkan tentang tebal dan beratnya buku katalog ini. Untuk itu saya bisa berharap banyak tentang rencana CD interaktif ini walaupun menurut saya akan dibutuhkan banyak penyesuaian baik oleh para sales engineering maupun para pelanggan.
3.2.3
Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil kuisioner dan wawancara dapat disimpulkan bahwa perusahaan masih menggunakan cara konvensional dalam memasarkan produknya melalui para sales engineering yang dibekali dengan bukubuku katalog. Cara konvensional ini memiliki beberapa kendala yaitu diantaranya: 1. Walaupun telah mendapatkan pelatihan dan training, setiap sales engineering merupakan individu yang berbeda sehingga tidak menutup kemungkinan informasi produk yang disampaikan oleh seorang sales engineering berbeda dengan sales engineering yang
64
lainnya. Faktor human error ini sangat penting karena dapat mempengaruhi informasi yang diterima oleh konsumen. 2.
Karena menggunakan banyak sales engineering, biaya yang terpakai untuk pemasaran produk juga sangat besar terutama biaya upah dan juga biaya yang digunakan untuk pelatihan atau training para sales engineering.
3.
Setiap sales engineering dibekali dengan beberapa buku katalog produk dimana buku katalog ini cukup tebal karena memuat ribuan produk. Karena terlalu tebal buku katalog ini tidak terlalu praktis dalam pemasaran produk.
4.
Buku katalog produk
yang diberikan kepada sales engineering
dalam memasarkan produk dicetak dalam format full-color. Sehingga buku katalog produk ini biaya pencetakannya cukup mahal sehingga hanya dapat dibagikan kepada sebagian kecil dari konsumen. Hal ini menyebabkan banyak konsumen potensial yang tidak mengetahui dengan jelas produk-produk yang dipasarkan oleh perusahaan. 5.
Karena menggunakan sistem buku katalog, maka setiap ada produk baru yang dipasarkan, perusahaan harus mencetak buku katalog yang baru untuk meng-update. Kendala dalam peng-update-an informasi ini akan menyulitkan perusahaan dalam memasarkan produk-produk baru.
65
3.2.4 Usulan Pemecahan Masalah Melihat masalah yang dihadapi oleh PT Supra Engineering diatas, maka kami mengusulkan sebuah perangkat marketing berupa CD katalog produk. Katalog produk dalam bentuk CD ini berisi tentang produk produk yang dipasarkan oleh PT. Supra Engineering. Dalam pembuatan CD katalog ini penulis berusaha untuk tetap menjalankan delapan aturan emas yang telah disampaikan oleh Shneiderman(1998, p74). Adapun keunggulan yang ditawarkan oleh CD katalog ini adalah: 1.
Katalog dalam bentuk CD ini sangat ringan jika dibandingkan dengan katalog dalam bentuk buku sehingga sangat praktis untuk dibawa.
2. Biaya pembuatan katalog dalam bentuk CD jauh lebih murah jika dibandingkan dengan katalog buku. 3. Karena biaya pembuatan yang murah, maka CD katalog ini dapat dibagikan secara merata kepada seluruh konsumen PT. Supra Engineering. 4. CD katalog produk ini juga lebih mudah untuk di-update sehingga informasi tentang produk baru dapat samapi kepada konsumen lebih cepat.
66
5. Dengan tambahan animasi dan unsur-unsur multimedia, CD katalog ini menjadi menarik dan interaktif.
3.3
Perencanaan (Planning) Setelah mendapatkan data yang dibutuhkan, penulis mulai menentukan suatu perencanaan mulai dari tugas-tugas teknis sampai dengan sumber daya yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek software ini. 3.3.1
Tugas-tugas Teknis Untuk menyelesaikan software ini, ada beberapa tugas-tugas teknis yang harus dilakukan, diantaranya 1. Pengumpulan data dengan kuisioner 2. Melakukan wawancara dengan user 3. Perencanaan jadwal kerja 4. Perancangan model dan desain awal 5. Perancangan software 6. Pengetesan terhadap software yang telah dibuat 7. Implementasi software kepada user
67
3.3.2
Kemungkinan Resiko yang akan dihadapi Resiko-resiko yang akan dihadapi dalam perancangan software ini antara lain: 1. Spesifikasi user requirement yang berubah-ubah. Hal ini menyebabkan penulis selalu menyesuaikan diri dengan keinginan user 2. Spesifikasi sistem yang berbeda untuk setiap user atau spesifikasi perangkat keras dari user tidak memiliki spesifikasi yang sesuai dalam menjalankan software. 3. Jumlah database yang besar membuat perancangan database dan entry data membutuhkan tambahan waktu.
3.3.3
Sumber Daya yang Dibutuhkan Sumber daya yang dibutuhkan dalam perancangan software diantaranya: 1. Komputer dengan jaringan internet 2. Software Macromedia Flash MX 2004 3. Macromedia Dreamweaver
68
4. XAMPP Database 5. Adobe Photoshop CS2 6. Acrobat Reader
3.4
Perancangan Sistem (Modelling) Pada tahap ini penulis mulai menganalisis apa yang diperlukan dan apa yang tidak diperlukan dalam perancangan CD interaktif. Selanjutnya penulis mulai mendesain sebuah model yang menggambarkan informasi yang ingin disampaikan, arsitektur dan fungsi dari software. Analisis user requirement dari perusahaan: •
Back End menggunakan PhpMyadmin (MySql)
•
Aplikasi berfokus pada produk
•
Aplikasi harus mempunyai fitur pencarian produk
•
Aplikasi harus disertai dengan detail dan spesifikasi produk
69
3.4.1 Struktur menu CD Interaktif
Gambar 3.15 Diagram Struktur Menu CD Interaktif
70
3.4.2
State Transition Diagram (STD) 1. STD Halaman Pembuka
Gambar 3.16 Diagram STD Halaman Pembuka
2. STD Halaman Menu Utama
Gambar 3.17 Diagram STD Halaman Menu Utama
71
3. STD Halaman Company Profile
Gambar 3.18 Diagram STD Halaman Company Profile
72
4.
STD Halaman Produk Catalog
Gambar 3.19 Diagram STD Halaman Product Catalog
73
5. STD Halaman Tentang Keyence
Gambar 3.20 Diagram STD Halaman Tentang Keyence
74
6. STD Produk Keyence
Gambar 3.21 Diagram STD Halaman Produk Keyence
7. STD Halaman Tentang Bosch
Gambar 3.22 Diagram STD Halaman Tentang Bosch
75
8. STD Halaman Produk Bosch
Gambar 3.23 Diagram STD Halaman Produk Bosch
76
3.4.3
Rancangan Layar 1. Rancangan Layar Pembuka
Gambar 3.24 Rancangan Layar Pembuka Spesifikasi Proses Layar Pembuka : Tampilkan layar pembuka Jalankan Animasi Flash Jika tombol Click Here” ditekan Tutup layar pembuka Panggil modul Menu Utama
77
2. Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 3.25 Rancangan Layar Menu Utama Spesifikasi Proses Layar Menu Utama : Tampilkan layar Menu Utama Jalankan animasi Flash Jika tombol “Company Profile” ditekan Panggil modul Company Profile Akhir jika Jika tombol “Product Catalog” ditekan Panggil modul product catalog
78
3. Rancangan Layar Company Profile
Gambar 3.26 Rancangan Layar Company Profile Spesifikasi Proses Layar Company Profile : Tampilkan layar Company Profile Jalankan animasi Flash Jika tombol “Location Map” ditekan Panggil modul Location Map Akhir jika Jika tombol “Contact Us” ditekan
79
Panggil modul Contact Us Akhir jika Jika tombol “Visi & Misi” ditekan Panggil modul Visi & Misi Akhir jika Jika tombol “Back” ditekan Panggil modul Menu Utama
80
4. Rancangan Layar Location Map
Gambar 3.27 Rancangan layar Locatioan Map Spesifikasi Proses Layar Location map : Tampilkan layar Location Map Jalankan animasi Flash Jika tombol “Back” ditekan Panggil modul Menu Utama
81
5. Rancangan Layar Contact Us
Gambar 3.28 Rancangan Layar Contact Us Spesifikasi Proses Layar Contact Us : Tampilkan layar Contact Us Jalankan animasi Flash Jika tombol “Back” ditekan Panggil modul Menu Utama
82
6. Rancangan layar Visi dan Misi
Gambar 3.29 Rancangan layar Visi dan Misi Spesifikasi Proses Layar Visi dan Misi : Tampilkan layar Visi dan Misi Jalankan animasi Flash Jika tombol “Back” ditekan Panggil modul Menu Utama
83
7. Rancangan Layar Product Catalog
Gambar 3.30 Rancangan layar Product Catalog Spesifikasi Proses Layar Product Catalog : Tampilkan layar Product Catalog Jalankan animasi Flash Jika tombol “Keyence” ditekan Panggil modul Tentang Keyence Akhir jika Jika tombol “Bosch” ditekan
84
Panggil modul Tentang Bosch Jika tombol “Back” ditekan Panggil modul Menu Utama Akhir jika Jika tombol “X” ditekan Keluar dari proram
8. Rancangan Layar Tentang Keyence
Gambar 3.31 Rancangan layar Tentang Keyence
85
Spesifikasi Proses Layar Tentang Keyence : Tampilkan layar Tentang Keyence Jalankan animasi Flash Jika tombol “Click Here” ditekan Panggil modul “Product Keyence” Jika tombol “Back” ditekan Panggil modul Tentang Keyence Akhir jika Jika tombol “X” ditekan Keluar dari program
86
9. Rancangan Layar Produk Keyence
Gambar 3.32 Rancangan layar Produk Keyence Spesifikasi Proses Layar Product Keyence : Tampilkan layar Product Keyence Jalankan animasi Flash Jika tombol “nama produk” ditekan Panggil modul Detail Produk Akhir jika Jika tombol “Back to Keyence Product” ditekan Panggil modul Tentang Keyence
87
10. Rancangan Layar Detail Produk Keyence
Gambar 3.33 Rancangan layar Detail Produk Keyence Spesifikasi Proses Layar Detail Produk Keyence : Jika tombol “Back” ditekan Panggil ke modul produk Keyence Akhir jika Jika tombol “X” ditekan Keluar dari program
88
11. Rancangan Layar Tentang Bosch
Gambar 3.34 Rancangan layar Tentang Bosch Spesifikasi Proses Layar Tentang Bosch : Jika tombol “Back” ditekan Panggil ke modul produk catalog Akhir jika Jika tombol “X” ditekan Keluar dari program
89
12. Rancangan Layar Produk Bosch
Gambar 3.35 Rancangan layar Produk Bosch Spesifikasi Proses Layar Product Bosch : Tampilkan layar Product Bosch Jalankan animasi Flash Jika tombol “nama produk” ditekan Panggil modul Detail Produk Jika tombol “Back to Bosch Product” ditekan Panggil modul Tentang Bosch Akhir jika
90
Jika tombol “X” ditekan Keluar dari program
13. Rancangan Layar Detail Produk Bosch
Gambar 3.36 Rancangan layar Detail Produk Bosch Spesifikasi Proses Layar Detail Produk Bosch : Jika tombol “Back” ditekan Panggil ke modul produk Bosch Akhir jika
91
Jika tombol “X” ditekan Keluar dari program
14. Rancangan Layar Search
Gambar 3.37 Rancangan layar search
Spesifikasi Proses layar search: Tampilkan layar search Pilih pada pilihan textfield produk
92
Masukkan kata kunci pada textfield nama barang Jika tombol “search” ditekan Panggil modul pencarian produk Jika tombol “detail” ditekan Tampilkan detail produk Jika tombol “back” ditekan Panggil modul layar sebelumnya Akhir jika Jika tombol “X” ditekan Keluar dari Program
93
3.4.4
Rancangan Database Nama Database : Supraeng Nama tabel: Produk_Keyence Primary Key: Kodebrg Tabel 3.11 Tabel Produk Keyence
Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Deskripsi
Kodebrg_Key
int
11
Kode barang
Namabrg_Key
varchar
255
Nama barang
Ket_Key
mediumtext
~
Keterangan
Foto_Key
varchar
255
Foto barang
URL_Key
varchar
50
Detail produk
94
Nama tabel: Produk_Keyence Primary Key: Kodebrg Tabel 3.12 Tabel Produk Bosch Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Deskripsi
Kodebrg_Bosch
Int
11
Kode barang
Namabrg_Bosch
Varchar
255
Nama barang
Ket_Bosch
Mediumtext
~
Keterangan
Foto_Bosch
varchar
255
Foto barang
URL_Bosch
varchar
50
Detil barang
*catatan:
KodeBrg merupakan kode yang sudah ditentukan oleh perusahaan baik dari segi penamaan maupun ukuran
