BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Sejarah Perusahaan PT. Astrido Mitra merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan pembelian motor, suku cadang motor, dan oli Honda serta melakukan jasa servis pada motor Honda. Perusahaan yang berlokasi di Jl. Sisingamangaraja no.78 gedong air, Bandar Lampung didirikan oleh Bapak Ropileo dengan pengesahan akte no.22 oleh notaris Ny. Veronica Indrawati, SH. pada tanggal 11 Februari 2002 dan memiliki nomor SIUP 0021/1122/PK/V/2002. Perusahaan ini berdiri pertama kali dengan nama CV.Astrido Motor pada tahun 1993. Dengan berjalannya waktu dan berkembangnya perusahaan yang sangat pesat, maka Bapak Ropileo membuka PT. Astrido Mitra pada tahun 2002 untuk memperluas usahanya, walaupun secara hukum tidak tergabung dalam satu grup namun ada kesamaan kepemilikannya di antara kedua perusahaan tersebut. Usaha yang di jalankannya sampai saat ini berjalan dengan mulus, oleh karena ketekunan dan kegigihannya, ia berhasil menjangkau pasar di kota-kota besar di Sumatra.
27
28
3.2
Struktur Perusahaan PT.Astrido Mitra adalah perusahaan perorangan yang berkedudukan di Lampung, PT.Astrido Mitra memiliki struktur organisasi sebagai berikut :
Direktur
Manager
Kepala Mekanik
Kepala Bagian Gudang
Staff Mekanik
Staff Gudang
Kepala Bagian Keuangan
Staff Penjualan
Gambar 3.1 Struktur Perusahaan
Staff Pembelian
29
3.3
Pembagian Tugas dan Wewenang Pada PT.Astrido Mitra terdapat tingkatan jabatan yang sudah terstruktur. 1.Direktur Direktur memiliki kekuasaan yang paling tinggi, disini direktur berhak mengawasi pekerjaan dari seluruh pegawainya seperti: manager, kepala bagian dan staff-staffnya. Direktur juga memberi pengarahan dan bimbingan agar seluruh anggota bagian dari perusahaan dapat bekerja dengan baik. Direktur berhak atas semua laporan yang diberikan kepada manager agar direktur mengetahui perkembangan perusahaannya. 2.Manager Manager memiliki kekuasaan atas kepala bagian dan staff. Manager memiliki tugas untuk mengawasi bawahannya dan memberi bimbingan kepada mereka, selain itu dalam kegiatan transaksi manager berhak mengetahui pengeluaran dan pemasukan baik barang maupun biaya yang di laporkan oleh kepala bagian gudang dan kepala bagian keuangan. Manager juga bertugas untuk menentukan strategi bisnis agar perusahaan tersebut dapat berjalan dengan lancar dan meng-update harga barang yang akan di jual.
30
3. Kepala Bagian Gudang Kepala bagian gudang berhak mengetahui barang-barang yang masuk dan keluar, barang-barang tersebut seperti: motor, suku cadang, dan oli. Kepala bagian gudang bertanggung jawab atas keamanan barang-barang dan data barang yang ada di gudang. 4. Kepala Bagian Keuangan Kepala bagian keuangan memiliki tugas untuk mencatat dan mengontrol segala masalah keuangan dan akan membuat laporan keuangan yang nantinya akan di serahkan kepada manager. Selain itu juga mencatat dan menangani segala macam penagihan maupun tagihan dalam hal ini disebut utang dan piutang. Kepala bagian keuangan juga bertugas merundingkan jatuh tempo waktu pembayaran penagihan yang di terima pelanggan dan pembayaran kepada perusahaan. Kepala bagian keuangan juga harus mempertanggung jawabkan pemasukan dan pengeluaran keuangan sehingga tidak terjadi perbedaan antara penerimaan dan pengeluaran. Selain itu kepala bagian keuangan bertanggung jawab atas data-data keuangan dan data-data transaksi penjualan dan pembelian perusahaan. Kepala Bagian keuangan juga bertugas mengatur semua masalah pembayaran pada pihak internal, yaitu sistem penggajian pegawai pada PT. Astrido Mitra. Dalam pelaksanaannya kepala bagian keuangan di bantu oleh dua orang staff, yaitu: staff penjualan dan staff pembelian.
31
5. Staff Penjualan Staff penjualan bertugas
melalukan transaksi penjualan, menerima
pesanan dari pembeli, serta membuat dan memberikan laporan transaksi penjualan dan perhitungan jasa servis mekanik kepada kepala bagian keuangan. Staff penjualan memiliki tanggung jawab atas data-data barang yang terjual. 6. Staff Pembelian Staff pembelian bertugas memenuhi kebutuhan permintaan untuk kegiatan penjualan. Staff pembelian juga berhak mencari dan memilih supplier serta memeriksa dan membandingkan harga-harga barang yang di tawarkan supplier, membuat Purchase Order yang telah di setujui oleh manager dan kepala bagian keuangan. Staff pembelian bertugas atas pembuatan laporan transasksi pembelian kepada kepala bagian keuangan. Staff pembelian memilki tanggung jawab atas barang yang telah di beli. 7. Staff Gudang Staff gudang bertugas melalukan pengecekan persediaan barang, dan membuat laporan persediaan barang yang nantinya akan diserahkan kepada kepala bagian gudang. Staff gudang memiliki tanggung jawab atas masuk dan keluar barang.
32
8. Kepala Mekanik Kepala Mekanik bertugas mengawasi mekanik-mekaniknya, serta memberi pengarahan dan bimbingan kepada mekanik agar dapat bekerja lebih baik. Kepala Mekanik juga wajib untuk mengikuti event yang diadakan Honda untuk menambah kualitas mekanik pada PT. Astrido Mitra, selain itu Kepala mekanik juga bertanggung jawab atas pekerjaan mekanik-mekaniknya dalam melakukan servis, serta mencatat jasa servis yang nantinya dilaporkan pada staff penjualan. 9. Mekanik Mekanik bertugas dalam perbaikan motor-motor yang di servis dan bertanggung jawab atas kendaraan yang diperbaikinya.
3.4
Kegiatan yang dilakukan Organisasi Berikut adalah kegiatan intern yang ada di dalam PT. Astrido Mitra. A. Kegiatan Direktur ‐
Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) kepada manager.
‐
Menerima semua laporan dari manager.
‐
Memberikan ijin kerja sama dengan supplier yang telah di cari.
33
B. Kegiatan Manager ‐
Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) kepada kepala mekanik, kepala bagian keuangan, dan kepala bagian gudang.
‐
Menerima
laporan persediaan barang dan keungan dari kepala bagian
gudang dan kepala bagian keuangan dan menentukan strategi bisnis. ‐
Membuat laporan keuangan, persediaan barang, dan tingkat kerja pegawai yang nantinya diserahkan kepada direktur.
‐
Membuat surat ijin kepada direktur untuk bekerja sama dengan supplier lain.
‐
Membuat proposal kerja sama dengan supplier yang telah dicari oleh staff pembelian atas ijin direktur.
C. Kegiatan Kepala Bagian Gudang ‐
Membuat SPK(Surat Perintah kerja) kepada staff gudang.
‐
Membuat laporan persediaan barang kepada manager.
D. Kegiatan Kepala Bagian Keuangan ‐
Membuat SPK(Surat Perintah kerja) kepada staff pembelian dan staff penjualan.
‐
Menerima pembayaran dari bagian penjualan.
‐
Menerima salinan puchase order dari bagian pembelian.
34
‐
Melakukan pembayaran pembelian.
‐
Mendapatkan faktur pembelian asli dari supplier.
‐
Memberikan laporan keuangan kepada manager.
E. Kegiatan Staff Penjualan ‐
Menerima order barang dari pelanggan.
‐
Menerima order servis dari pelanggan dan menyerahkannya kepada kepala mekanik.
‐
Memberikan salinan nota pesanan ke kepala bagian keuangan untuk di olah menjadi SPK staff pembelian.
‐
Membuat nota transaksi penjualan kepada pelanggan.
‐
Melakukan penagihan kepada pelanggan.
‐
Menerima pembayaran dari pelanggan dan meyerahkannya ke kepala bagian keuangan.
‐
Memberikan laporan penjualan kepada kepala bagian keuangan.
F. Kegiatan Staff Pembelian ‐
Memilih dan mencari supplier.
‐
Memeriksa dan membandingkan harga beli antara supplier.
‐
Membuat purchase order yang telah disetujui manager kepada supplier.
35
‐
Memberikan Salinan purchase order dan laporan pembelian kepada kepala bagian keuangan.
G. Kegiatan Staff Gudang ‐
Mencatat masuk dan keluar barang.
‐
Menyerahkan barang yang diminta.
‐
Melakukan pengecekan persediaan barang.
‐
Memberikan laporan persediaan kepada kepala bagian gudang.
H. Kegiatan Kepala Mekanik ‐
Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) kepada mekaniknya.
‐
Menerima order servis yang nantinya di serahkan kepada mekanikya.
‐
Mencatat jasa servis yang nantinya di laporkan kepada staff penjualan.
‐
Mencatat berapa lama waktu mekanik-mekaniknya menyelesaikan servis yang nantinya akan di serahkan kepada manager.
‐
Mengikuti event Honda repairing yang berguna untuk menambah kualitas servis perusahaan.
I. Kegiatan Mekanik ‐
Menerima order servis dari kepala mekanik.
‐
Melakukan servis pada kendaraan yang pada order servis.
36
3.5
Prosedur yang sedang berjalan Pada PT.Astrido Mitra, sistem yang berjalan masih menggunakan cara konvensional. Yang dimaksud konvesional disini adalah dengan cara mengunakan pembukuan secara manual dalam mendaftarkan penjualan, pembelian, dan persediaan barang mereka. Contoh prosedur yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Jika pelanggan akan melakukan servis, maka pelanggan pertama datang ke bagian penjualan, kemudian bagian penjualan melaporkannya kepada kepala mekanik dan kepala mekanik akan mengecek kendaraan yang akan di service. Setelah mengetahui masalah dari kendaraan tersebut kepala mekanik melaporkannya kepada bagian penjualan yang nantinya akan menjadi nota pembayaran ke pelanggan. 2. Bagian penjualan memberikan nota sesuai barang-barang yang di butuhnya kepada pelanggan dan menawarkan kepada pelanggan setuju atau tidak. 3. Setelah pelanggan setuju bagian penjualan akan menerbitkan formulir administrasi perintah kerja kepada kepala mekanik berdasarkan spesifikasi yang tertulis dan di setujui pelanggan. 4. Ketika kepala bagian gudang dalam pengecekan stok dan mengetahui barang yang di jual berkurang, maka bagian gudang akan melaporkan kepada kepala bagian keuangan yang nantinya akan dibuat SPK(Surat Perintah Kerja) kepada bagian pembelian.
37
5. Setelah bagian pembelian menerima SPK(Surat Perintah Kerja) dari kepala bagian keuangan, kemudian bagian pembelian memesan barang kepada supplier dan memberi salinan nota barang yang di order kepada kepala bag ian keuangan. 6. Kemudian barang yang masuk dari supplier masuk ke gudang dan dari kepala bagian gudang melaporkan barang yang masuk kepada kepala bagian keuangan.
3.6
Diagram Aliran Dokumen 3.6.1 Diagram Aliran Dokumen Pembelian
Sistem Pembelian Bagian Gudang
Bagian Pembelian Supplier
Bagian Keuangan
38 Mulai
2
1
Memeriksa persediaan
Membuat surat permitaan penawaran harga
Membuat penawaran harga
tidak
Surat permintaan penawaran harga
ya
9
3 10
Tidak ada transaksi
4
2 5
Melakukan pembayaran
Surat penawaran harga
1
Stok ada?
8
N
6
3
Membandingkan faktur penjualan dan bukti recieve
Membuat purchase order
Membuat bukti receive dan Mengirimkan barang
Bukti Receive 6
Isi dokumen sesuai?
ya 7 Terima Barang
Tidak
7
Faktur pembelian
Tidak terima barang
Membuat tagihan pembelian
4 5
Membuat tagihan pembayaran pembelian
8 9
Pembayaran Lunas
Tidak
Bukti Pembayaran
Ya Faktur Pembelian Asli
10
10
39
Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Pembelian Penjelasan tentang DAD pembeliannya adalah sebagai berikut : 1. Bagian gudang melaporkan dan memeriksa persediaan barang yang ada di gudang. 2. Bagian pembelian memuat surat permintaan penawaran harga untuk diberikan kepada supplier. 3. Supplier memberikan surat penawaran harga ke bagian pembelian. 4. Bagian Pembelian membuat Purchase Order 2 rangkap untuk diberikan kepada supplier dan bagian gudang. 5. Bagian gudang mengecek suratnya jika sesuai maka bagian gudang menerima barang dan supplier segera membuat surat tagihan pembelian dan jika tidak sesuai maka transaksi dibatalkan. 6. Setelah itu bagian keuangan segera melakukan pembayaran dan jika sudah lunas maka diserahkan faktur pembayaran asli dan jika tidak diserahkan bukti pembayaran kepada bagian keuangan.
40
3.6.2 Diagram Aliran Dokumen Penjualan Sistem Penjualan Customer
Bagian Penjualan
Bagian Keuangan
1
6
Mulai
Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga
Memeriksa Persediaan
Tersedia Surat Permintaan Penawaran Harga
Ya
Tidak Tidak ada Transaksi
Membuat Tagihan Pembayaran Penjualan
Surat Tagihan Pembayaran Penjualan
Bagian Gudang
4 Membuat Bukti Delivery dan mengirimkan Barang
Bukti Delivery
Membuat Surat Penawaran Harga
7
1 Surat Penawaran Harga
2
5
41 2
3
Membuat Purchase Order
Membuat Faktur Penjualan
8
Pembayaran Lunas?
Tidak
Bukti Pembayaran
ya Faktur Penjualan Purchase Order
4 3
Faktur Penjualan Asli
9
5 Bandingkan Bukti Deliverydengan PO
Isi dokumen sesuai?
Tidak
ya Terima Barang
6 7 Melakukan Pembayaran
8 9
N
Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Penjualan
9
42
Penjelasan tentang DAD penjualannya adalah sebagai berikut : 1. Customer akan menanyakan harga barang yang akan dibeli ke bagian penjualan. 2. Bagian penjualan memeriksa persediaan barang, jika barang tersedia maka bagian penjualan akan membuat surat penawaran harga. Jika barang tidak tersedia maka bagian penjualan akan melaporkannya kembali ke customer. 3. Customer akan membuat purchase order. 4. Bagian penjualan akan membuat faktur penjualan. 5. Bagian gudang akan membuat bukti pengiriman barang kepada customer. 6. Kemudian customer akan membandingkan bukti pengiriman barang dengan purchase order jika sesuai maka barang akan diterima, jika belum sesuai maka akan dilakukan pengecekan kembali. 7. Setelah itu bagian keuangan akan membuat surat tagihan pembayaran penjualan. 8. Customer melakukan pembayaran. 9. Jika pembayaran sudah lunas, maka bagian keuangan akan menerima faktur penjualan asli. Jika belum lunas bagian gudang hanya menerima bukti pembayaran.
43
3.7
Diagram Aliran data
3.7.1 Diagram Konteks
Manager
Menerima Laporan
Bagian Gudang
Meminta Laporan
Membuat Laporan Persediaan
Menerima Barang
Sistem Penjualan dan Pembelian Barang Pada Pt. Astrido Mitra
Order Pembelian
Faktur Pembelian
Bagian Pembelian
Gambar 3.4 Diagram Konteks
Order Barang
Faktur Penjualan
Bagian Penjualan
44
Penjelasan tentang diagram konteks adalah sebagai berikut : 1. Tugas manager pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Astrido adalah manager menerima laporan pembelian dan laporan penjualan dari sistem penjualan dan pembelian barang lalu membuat laporan keuangan kepada Direktur perusahaan. 2. Tugas bagian Pembelian pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Astrido adalah menerima order pembelian yang dibuyat oleh bagian gudang dan membuat faktur pembelian untuk diserahkan kepada Manager. 3. Tugas bagian Penjualan pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Astrido adalah memberikan order barang pelanggan serta menerima faktur penjualan untuk diserahkan pada Manager. 4. Tugas bagian Persediaan menerima dan mengecek barang dalam gudang dan membuat laporan persediaan untuk diserahkan kepada Manager.
45
3.7.2 Diagram Nol Bagian Penjualan
Pemesanan
Laporan Penjualan
Faktur Penjualan
Sistem Penjualan
Bagian Persediaan
Laporan Persediaan Manager
Memeriksa Minimum Stok
Sistem Persediaan
Pemesanan Pembelian Laporan pembelian
Sistem Pembelian
Order Pembelian
Faktur Pembelian Bagian Pembelian
Gambar 3.5 Diagram Nol
46
Penjelasan tentang diagram nol adalah sebagai berikut : 1. Sistem persediaan melakukan pengecekan terhadapan stok barang kemudian melakukan pemesan pembelian kepada sistem pembelian. 2. Kemudian sistem pembelian akan mengirim order pembelian ke bagian pembelian dan kemudian bagian pembelian akan menyerahkan barang kepada bagian persediaan. Setelah selesai , maka sistem pembelian akan memberikan laporan pembelian kepada manager. 3. Bagian Penjualan akan mengecek dan memesan barang kepada sistem penjualan, kemudian bagian persediaan akan mengirimkan barang lalu bagian penjualan akan membuat faktur penjualan. 4. Setelelah itu sistem penjualan juga akan membuat laporan penjualan yang nantinya akan diserahkan kepada manager.
47
3.7.3
Data Flow Diagram Level 0 Faktur Penjualan
Customer Order
Surat Jalan Customer Order Surat Jalan Customer F a k t u r P e n j u a l a n
Penjualan
Karyawan
Faktur Penjualan
Bukti pembayaran pembelian
B u k Bukti t pembayaran i Membuat penjualan Laporan P e m Faktur b Pembelian a y Laporan r a Manager n
Bukti pembayaran penjualan
Pembayaran Pembelian dan Pembayaran
Pembayaran pembelian
P e m b a y a r a n
Supplier
F a k t u r
R e c e i v P e e O m r b d e e l r i a n
Bukti pembayaran pembelian
Pembayaran penjualan Bukti pembayaran Pembayaran penjualan penjualan
P u r c h a s e
Pembelian
Purchase Order Pengiriman Pembelian
Gambar 3.6 DFD Level 0
48
Penjelasan tentang data flow diagram level 0 adalah sebagai berikut : 1. Customer melakukan order pada bagian penjualan, kemudian bagian penjualan akan mengirim customer order tersebut ke karyawan. 2. Karyawan membuat purchase order dan faktur pembelian kepada bagian pembelian, kemudian bagian pembelian mengirim purchase order tersebut kepada supplier. 3. Supplier mengirim barang melalui bagian pembelian dan menyerahkan bukti pembayaran barang yang di beli kepada sistem pembayaran pembelian untuk dibayar atas barang yang di beli perusahaan. 4. Setelah bagian pembelian menerima barang, barang di berikan kepada karyawan, kemudian karyawan akan menerima bukti pembayaran pembelian dari sistem pembayaran pembelian, setelah itu karyawan akan membuat faktur pembelian yang nantinya di serahkan kepada bagian pembelian dan bagian pembelian membuat laporan pembelian tersebut untuk diserahkan kepada manager. 5. Barang yang telah di terima karyawan akan di serahkan kepada bagian penjualan beserta dengan surat jalan, kemudian barang dan surat jalan di kirim kepada customer melalui bagian penjualan. 6. Setelah customer menerima barang, customer melakukan pembayaran kepada sistem pembayaran penjualan, kemudian bukti pembayaran penjualan tersebut di berikan kepada karyawan untuk di buat faktur penjualan yang nantinya di serahkan kepada bagian penjualan dan bagian penjualan memberikannya kepada customer.
49
7. Faktur penjualan yang di terima bagian penjualan juga digunnakan sebagai pembuatan laporan penjualan yang nantinya akan di serahkan kepada manager.
3.7.4
Data Flow Diagram Level 1 3.7.4.1 DFD Level 1 Penjualan
Customer
Customer Order F a k t u r
S u r a t
P e n j u a l a n
J a l a n
Customer Order
Mengirim Order Pembelian
Karyawan Customer Order
Membuat Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
Mengirim Barang
Surat Jalan
Gambar 3.7 DFD Level 1 Penjualan
Membuat Surat Jalan
50
Penjelasan tentang data flow diagram level 1 adalah sebagai berikut : 1. Customer akan melakukan customer order kepada karyawan. 2. Setelah pengiriman customer order sampai kepada karyawan, karyawan akan membuat faktur penjualan dari customer order tersebut. 3. Karyawan juga memiliki kewajiban untuk membuat surat jalan, surat jalan ditunjukkan pada bagian gudang untuk mengirimkan barang. 4. Setelah surat jalan dan faktur penjualan terbuat maka barang akan dikirim kepada customer.
51
3.7.4.2 DFD Level 1 Pembelian
Membuat Faktur Pembelian
Faktur Pembelian
Bagian Pembelian
Order Barang
Mengirim Purchase Order
Purchase Order R e c e i v e
Mengirim Barang
Bagian Pembelian
Barang
Gambar 3.8 DFD Level 1 Pembelian
Faktur Pembelian
52
Penjelasan tentang DFD level 1 pembelian adalah sebagai berikut : 1. Bagain Pembelian melakukan order pembelian. 2. Bagian Pembelian menerima barang yang di pesan. 3. Bagian Pembelian membuat faktur pembelian.
53
3.7.4.3 DFD Level 1 Pembayaran Penjualan dan Pembelian
Pembayaran Penjualan
Pembayaran Pembelian
Pembayaran Penjualan
Pembayaran Pembelian
Karyawan Bukti Pembayaran Penjualan
Pembayaran Penjualan Bukti Pembayaran Penjualan Customer
Bukti Pembayaran Pembelian
Bukti Pembayaran Penjualan
Bukti Pembayaran Pembelian
Pembayaran Pembelian Bukti Pembayaran Pembelian
Supplier
Gambar 3.9 DFD Level 1 Pembayaran Penjualan dan Pembelian
54
Penjelasan tentang DFD Level 1 pembayaran penjualan dan pembelian adalah sebagai berikut : 1. Customer melakukan pembayaran penjualan kepada bagian pembayaran penjualan, kemudian bagian pembayaran memberikan pembayaran penjualan tersebut kepada karyawan. 2. Setelah karyawan menerima pembayaran penjualan, karyawan membuat faktur penjualan, kemudian menyerahkannya kepada bagian pembayaran penjualan. 3. Setelah bagian pembayaran penjualan menerima faktur penjualan, bagian pembayaran penjualan membuat bukti pembayaran yang nantinya di kirim kepada customer. 4. Bagian pembayaran pembelian melakukan pembayaran pembelian kepada supplier, kemudian bagian pembayaran pembelian kempada karyawan. 5. Setelah karyawan karyawan menerima pembayaran pembelian, karyawan membuat faktur pembelian yang nantinya akan di serahkan kepada bagian pembayaran pembelian. 6. Setalah pembayaran pembelian menerima faktur pembelian, bagian pembayaran pembelian membuat bukti pembayaran pembelian yang nantinya di kirim kepada supplier.
55
3.7.4.4 DFD Level 1 Laporan
Faktur Penjualan
Membuat Laporan Penjualan
Bukti Pembayaran Penjualan
Membuat Laporan Pembayaran Penjualan
Bukti Pembayaran Pembelian
Faktur Pembelian
Membuat Laporan Pembayaran
Membuat Laporan Pembelian
Laporan Pembayaran Pembelian
Laporan Pembayaran Penjualan Laporan Penjualan
Laporan Pembelian
Manager
Gambar 3.10 DFD Level 1 Laporan
56
Penjelasan tentang DFD level 1 Laporan adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pejualan menerima faktur penjualan, kemudian membuat laporan penjualan yang akan diberikan kepada manager. 2. Bagian Penjualan bukti pembayaran penjualan, kemudian membuat laporan pembayaran penjualan yang akan diberikan kepada manager. 3. Bagian Pembelian bukti pembayaran pembelian, kemudian membuat laporan pembayaran pembelian yang akan diberikan kepada manager. 4. Bagian Pembelian faktur pembelian, kemudian membuat laporan pembelian yang akan diberikan kepada manager.
57
3.7.5
Data Flow Diagram Level 2 3.7.5.1 DFD Level 2 Pembayaran Penjualan
Customer Tagihan Pembayaran Penjualan Pembayaran Penjualan
3.2 Membuat Tagihan Pembayaran Penjualann
3.1 Membuat Tagihan Pembayaran Penjualan
Tagihan Pembayaran Penjualan Pembayaran Penjualan
Karyawan
Bukti Pembayaran Penjualan Bukti Pembayaran Penjualan
Bukti Pembayaran Penjualan
3.3 Mengirim Bukti Pembayaran Penjualan
Gambar 3.11 DFD Level 2 Pembayaran Penjualan
58
Penjelasan tentang DFD Level 2 pembayaran penjualan adalah sebagai berikut : 1. Karyawan membuat tagihan pembayaran penjualan, kemudian tagihan pembayaran penjualan tersebut diberikan kepada customer. 2. Setelah customer menerima tagihan pembayaran penjualan, customer melakukan pembayaran penjualan. 3. Setelah customer membayar tagihan pembayaran penjualan kepada karyawan, karyawan membuat bukti pembayaran penjualan dan mengirim bukti pembayaran penjualan kepada customer.
59
3.7.5.2 DFD Level 2 Pembayaran Pembelian
Pembayaran Pembelian
3.1 Membuat Tagihan Pembayaran Pembelian
Karyawan
Tagihan Pembayaran Pembelian 3.1 Membuat Tagihan Pembayaran Pembelian
Pembayaran Pembelian Tagihan Pembayaran Pembelian
Supplier
Bukti Pembayaran Pembelian Bukti Pembayaran Pembelian
Bukti Pembayaran Pembelian
3.1 MEngirim Bukti Pembayaran Pembelian
Gambar 3.12 DFD Level 2 Pembayaran Pembelian
60
Penjelasan tentang DFD Level 2 pembayaran pembelian adalah sebagai berikut : 1. Supplier membuat tagihan pembayaran pembelian, kemudian tagihan pembayaran pembelian tersebut dikirim kepada karyawan. 2. Setelah karyawan menerima pengiriman tagihan pembayaran pembelian dari supplier, karyawan melakukan pembayaran pembelian. 3. Setelah karyawan membayar tagihan pembayaran pembelian kepada supplier, supplier membuat bukti pembayaran pembelian dan mengirim bukti pembayaran pembelian kepada karyawan.
61
3.8 Rancangan Layar 3.8.1 Rancangan Layar Login
Header
LOGO
Nama
Text box nama
Password
Text box password
MASUK
KELUAR
Gambar 3.13 Rancangan Layar Login Pada layar ini menmpilkan halaman login user, user diminta untuk memasukkan username dan password dalam textbox yang telah disediakan, dimana username menentukan hak akses ke aplikasi yang akan dijalankan. Tombol masuk digunakan untuk mengecek apakah username dan password benar atau tidak. Jika tidak akan muncul pesan error dan user diminta untuk memasukkan username dan password yang benar. Tombol keluar digunakan untuk membatalkan login dan keluar dari program.
62
3.8.2
Rancangan Layar Menu Utama
Header System Master Transaksi
Laporan
Utility
LOGO
User : (USER)
LOGO
Alamat Perusahaan PT.XXX Jl.XXXX no XX Tlp XXX‐XXXXXX
Footer
Gambar 3.14 Rancangan Layar Menu Utama Pada layar ini menampilkan menu utama yang berisi meu-menu yang dapat diakses setelah user melakukan login. Layar ini menyediakan menu-menu seperti System, Master, Transaksi, Laporan, dan Utility yang akan dijelaskan secara rinci pada penjelasan tampilan layar masing-masing.
63
3.8.3
Rancangan Layar Master Ruang
Header Kode
Nama
Lokasi
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Refresh
New
Hapus
Keluar
Gambar 3.15 Rancangan Layar Master Ruang Pada layar ini menampilkan Ruang yang digunakan dalam proses penyimpanan barang dalam gudang di PT.Astrido Mitra (pusat perusahaan) atau di cabang lainnya. Terdapat pula menu refresh yang digunakan untuk memperbaharui data ruangan, bila ada data ruangan baru yang dimasukkan atau ada data yang dihapus. Menu new untuk membuat data ruang baru. Menu hapus untuk menghapus data ruang yang telah dibuat. Menu keluar untuk dari tampilan
64
3.8.4
Rancangan Layar Look Up Barang
Header
Pilih
Nama
Nomor
Filter Nama
Qty Tersedia
Nama Parts
Harga Jual
Keluar
Gambar 3.16 Rancangan Layar Look Up Barang
Pada layar ini menampilkan Look Up yang digunakan untuk proses pencarian barang digudang berdasarkan data inputan seperti nama part atau nomor,juga dapat menampilkan jumlah yang tersedia beserta harga jual satuan.
65
3.8.5
Rancangan Layar Master Spare Part
Header No.Part
New
Nama Part
Edit
Valid
Type
Jenis
Invalid
Harga Jual
Disc
Ppn
Keluar
Nomor Part Nama Part
Gambar 3.17 Rancangan Layar Spare Part Pada layar ini menampilkan data spare part yang ada sesuai dengan No Part, Nama Part, Type, Jenis, Harga Jual. Pencarian dapat dilakukan dengan memasukkan Nomor Part atau Nama Part. Terdapat pula menu Valid dan Invalid untuk mencari tahu apakah ada stok barang digudang atau tidak. Menu new untuk membuat data spare part baru. Menu hapus untuk menghapus data spare part yang telah dibuat. Menu keluar untuk dari tampilan spare part.
66
3.8.6
Rancangan Layar New Spare Part
Header Nomor Part Nama Type Jenis Harga Discount % Ppn
Yes/No
Simpan
Keluar
Gambar 3.18 Rancangan Layar New Spare Part Pada layar ini menampilkan add spare part untuk menambahkan barang dalam gudang, sesuai dengan No Part, Nama Part, Type, Jenis, Harga Jual. Penambahan barang dilakukan dengan memasukkan Nomor Part, Nama Part, Type Part, Jenis, Harga, Discount, Ppn. Terdapat pula menu simpan untuk menambahkan barang yang telah terisi datanya secara lengkap.
67
3.8.7
Rancangan Layar Work Order Header
3.8.8 Status
Nama Mekanik
Nomor WO
Waktu Diterima
Nomor Polisi
Waktu Dikerjakan
Nama
Waktu Selesai
KiloMeter
Selesai Dikrejakan
Keluhan
NO
Jasa
Kode
Nama
Qty
Harga
Jumlah
+ Jasa + Barang
-Brg/Jasa
Tambah
Hapus
Simpan
Keluar
Cetak T.Terima
Total
Gambar 3.19 Rancangan Layar Work Order Pada layar ini menampilkan work order untuk pelayanan jasa servis motor Honda. Layar ini membutuhkan masukan, seperti: nomor WO, nomor polisi kendaraan, nama pelanggan, kilometer kendaraan, keluhan pelanggan, nama mekanik, waktu masuk, waktu pengerjaan, waktu selesai, dan status. Setelah data terisi, lalu bagian kasir mengisi data jasa dan barang yang dibutuhkan dalam proses servis. Terdapat pula menu
68
tambah yang digunakan untuk membuat work order baru, hal ini di gunakan untuk membuat work order baru bila ada pelanggan lain yang datang. Menu hapus untuk menghapus transaksi yang telah dibatalkan. Menu simpan untuk menyimpan data transaksi jasa servis kedalam database dan mencetak work order. Menu cetak tanda terima untuk mencetak surat tanda terima kendaraan yang akan di servis dan di serahkan kepada pelanggan, apabila pelanggan setuju dengan work order yang di berikan, maka pelanggan akan menandatangani surat tanda terima tersebut dan surat tersebut akan di berikan kepada mekanik yang akan mengerjakan kendaraan tersebut. Dalam layar ini juga tersedia tombol “+ Barang” dan “+ Jasa”, apabila menekan tombol “+ barang”, maka akan muncul layar tambah barang.
69
3.8.8
Rancangan Layar Kwitansi
3.8.9
Header
Nomor Kwitansi
Nomor WO
Nomor Polisi
Nama
Waktu Terima WO
Total Item WO
Nama Mekanik
Waktu Selesai WO No
Kode
Nama
Qty
Harga
Jumlah
Total Tambah Barang
Tambah Jasa Discount
No
Cara Bayar
No Credit Card
Jumlah
Netto Total Bayar
Bayar
Hapus Bayar
Simpan & Cetak
Keluar
Jumlah Uang Jumlah Kembali
Gambar 3.20 Rancangan Layar Kwitansi Pada layar ini menampilkan kwitansi dari work order yang dibuat sebelumnya pada kendaraan yang servis. Pada layar ini perlu di isi nomor polisi, maka akan secara otomatis memunculkan semua data yang di buat pada wo sebelumnya. Pada layar ini juga menyediakan menu tambah barang dan tambah jasa, apabila di klik maka akan mucul tampilan seperti gambar 4.44, 4.23, 4.45, dan 4.46. sedangkan menu hapus untuk
70
menghapus barang atau jasa yang di tambah pada layar kwitansi. Layar kwitansi ini juga menampilkan Total, discount barang, netto, total bayar, jumlah uang, dan jumlah kembali yang akan mucul bila setelah menggunakan menu bayar.
3.8.10 Rancangan Layar Pembelian 3.8.11
Header
No.Pembelian Tanggal Kode supplier No. PO TOP (Hari)
No
Tambah
No Part
Hapus
Quantity
Simpan
harga
Clear
Disc
Nilai Disc
Keluar
Jumlah
Total Nilai Disc Disc % Nilai Ppn Ppn
Yes/No Netto
Gambar 3.21 Rancangan Layar Pembelian
71
Pada layar ini menampilkan barang yang sudah di beli pada bagian pembelian. Data yang harus di isi adalah seperti: No.pembelian, tanggal, No.PO, dan top hari. Pada layar ini dapat menambah barang yang akan di beli sesuai purchase order yang diberikan. Dan bila menu simpan di klik maka akan secara otomatis purchase order yang sesuai no.po status-nya akan menjadi close. Tampilan menu tambah pada layar ini adalah seperti pada gambar 4.52.
3.8.9
Rancangan Layar Add Pelanggan Header
3.8.10 Type
Nomor Polisi Nama
Warna
Alamat Rumah
Nomor Rangka
Kota Rumah
Nomor Mesin
Telepon Rumah
Tahun Motor Nama Dealer
Nomor HP Kota Dealer Alamat Kantor Kota Kantor Telepon Kantor
Simpan
Keluar
Gambar 3.22 Rancangan Layar Add Pelanggan
72
Pada layar ini menampilkan layar untuk menambahkan pelanggan dengan memasukkan nama, alamat rumah, kota rumah, telepon rumah, no HP, alamat kantor, kota kantor, telepon kantor, warna dan jenis motor, nomor rangka, nomor mesin, tahun motor, nama dan kota dealer.
3.9 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi pada PT.Astrido Mitra adalah sebagai berikut : 1. Sistem penjualan, pembelian dan persediaan tidak terorganisir dengan baik, karena akan memakan banyak halaman di tiap-tiap lembarnya dalam laporan kepada kepala bagian keuangan dan manager. 2. Sistem penjualan barang dan perhitungan jasa servis yang masih menggunakan cara manual, yaitu dengan cara pencatatan di nota-nota untuk pelanggan dan pencatatan di buku untuk penyimpanan data penjualan untuk perusahaan. 3. Dalam pembelian barang, staff pembelian masih mencatat semua barang yang akan di beli dalam sebuah buku. Dengan cara ini menyebabkan tingkat kesalahan yang tinggi, dan juga akan memakan waktu yang lama dan tidak efisien. 4. Pemilik perusahaan atau direktur sangat kesulitan saat melihat laporan penjualan, pembelian, dan persediaan barang karena banyaknya halaman dalam setiap laporan. 5. Pencarian barang sangat sulit karena dengan sistem halaman, pencarian barang menjadi memakan waktu yang lama dan perlu ketelitian yang tinggi.
73
6. Dalam Masalah ini karyawan atau staf-staff bersangkutan akan terpaksa kerja lembur untuk memasukkan data-data persedian dan memeriksa kesalahankesalahan yang terjadi pada laporan penjualan dan pembelian barang. 7. Perusahaan harus memberikan pengeluaran lebih, karena adanya kerja lembur yang terus-menerus untuk menangani hal pemasukkan dan pemeriksaan data.
3.10 Usulan Pemecahan Masalah yang dihadapi Dengan adanya permasalahan seperti diatas, di antaranya tidak efisien, tingkat kesalahan yang tinggi, tidak terorganisir dan lain-lain. Maka usulan pemecahan masalah yang paling baik adalah menggunakan sistem aplikasi client/server, dimana komputer disini berperan sebagai penolong untuk memeriksa kesalahan, sehingga tingkat kesalahan yang terjadi berkurang. Dengan sistem ini data-data persediaan barang juga lebih terorganisir lebih baik sehingga pemilik perusahaan atau direktur dapat melihat langsung data-data yang dimiliki oleh PT.Astrido Mitra menjadi lebih mudah. Selain itu dengan menggunakan sistem aplikasi client/server, dapat menghemat waktu karena datadata penjualan, pembelian, dan persediaan barang dapat terlihat dengan jelas. Dengan cara ini proses pencarian barang dapat secara otomatis terdeteksi oleh komputer dengan menginput nama atau kode barang yang diinginkan. Ditambah lagi, ini akan memudahkan staff dalam bekerja, sehingga tidak terjadi kerja lembur dalam pemasukan data dan pemeriksaan data. Oleh karena adanya sistem ini pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat dan efisien, selain itu pengeluaran perusahaan untuk biaya kerja lembur menjadi berkurang.
74
3.11
Perancangan Database Tabel: m_barang Primary key: kd_barang Tabel ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data barang dalam proses penjualan dan pembelian.
Tabel 3.1 Tabel m_barang NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
kd_barang
Char (15)
KETERANGAN Mencatat kode barang dan menjadi PK dalam tabel m_barang.
2
nama_barang
Varchar (50)
Mencatat nama barang.
3
kd_type
Char (15)
Mencatat tipe motor dari table m_type dan menjadi FK
4
kd_jenis
Char (10)
mencatat jenis dari barang dari tabel m_jenis dan menjadi FK
5
hrg_beli
Float (8)
Mencatat harga beli barang
6
hrg_jual
Float (8)
Mencatat harga jual barang
7
discount
Float (8)
Mencatat nilai discount pada suatu barang
8
ppn
Bit
Menentukan status barang terkena ppn atau tidak
9
user
Varchar (15)
Menampilkan user yang meng-edit
75
atau menambah data barang dan menjadi FK 10
barang_valid
Bit
Menentukan
barang
valid
atau
invalid
Tabel: m_jasa Primary key: kd_jasa Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data jasa-jasa yang tersedia dalam proses servis
Tabel 3.2 Tabel m_jasa NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
kd_jasa
Char (15)
KETERANGAN Mencatat kode jasa dan menjadi PK dalam tabel m_jasa.
2
nama_jasa
Varchar(50)
Mencatat
kode
produk
(dalam
program cms, digunakan sebagai pengganti PK pada sistem). 3
kd_jenis
Char (10)
mencatat jenis dari barang dari tabel m_jenis dan menjadi FK.
4
hrg_jasa
Float (8)
Mencatat harga jasa
5
jasa_valid
Bit
Menentukan jasa valid atu tidak valid
76
6
user
Varchar (15)
Menampilkan user yang meng-edit atau menambah data barang dan menjadi FK
Tabel: m_pelanggan Primary key: no_pol Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data pelanggan yang pernah melakukan servis dan pembelian.
Tabel 3.3 Tabel m_pelanggan NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
no_pol
Char (15)
Mencatat kode polisi pelanggan.
2
nama_pel
Varchar (30)
Mencatat nama pelanggan.
3
alamat_rmh_pel
Varchar (50)
Mencatat alamat rumah pelanggan.
4
kota_rmh_pel
Varchar (30)
Mencatat kota pelanggan.
5
nomor_hp_pel
Varchar (20)
Mencatat
no
handphone
dari
pelanggan 6
alamat_ktr_pel
Varchar (50)
Mencatat
no
telp
kantor
dari
pelanggan. 7
kota_ktr_pel
Varchar (30)
Mencatat dimana kantor tempat pelanggan berada.
8
notel_ktr_pel
Varchar(20)
Mencatat no telp kantor pelanggan.
77
9
kd_type
Char(15)
Mencatat type kendaraan pelanggan dan menjadi FK.
10
kd_warna
Char(10)
Mencatat
warna
kendaraan
pelanggan dan menjadi FK. 11
no_rangka
Varchar
Mencatat no rangka kendaraan.
12
no_mesin
Varchar
Mencatat no mesin kendaraan.
13
tahun_motor
Int(4)
Mencatat tahun pembuatan motor.
14
user
Varchar(15)
Menampilkan user yang meng-edit atau menambah data barang dan menjadi FK
15
valid_pel
Bit
Menampilkan data pelanggan yang masih tersedia.
Tabel: m_user Primary key: user Table ini digunakan untuk menyimpan data-data user seperti password. Tabel 3.4 Tabel m_user NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
user
Varchar (15)
Mencatat kode polisi pelanggan.
2
password
Varchar (10)
Mencatat nama pelanggan.
3
kd_group
Char (5)
Mencatat alamat rumah pelanggan dan menjadi FK.
78
Tabel: m_group Primary key:kd_group Table ini digunakan untuk menyimpan data-data group untuk kebutuhan user.
Tabel 3.5 Tabel m_group NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
kd_group
Char (5)
Mencatat kode group.
2
nama_group
Varchar (20)
Mencatat nama group.
3
group_valid
Bit
Mencatat kevalid-an dari group.
Tabel: m_type Primary key: kd_type Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data type-type motor.
Tabel 3.6 Tabel m_type NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
kd_type
Char (15)
Mencatat kode type motor.
2
nama_type
Varchar (25)
Mencatat nama type motor.
3
type_valid
Bit
Mencatat kevalid-an dari type motor.
79
Tabel: m_warna Primary key: kd_warna Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data warna-warna dari kendaraan bermotor.
Tabel 3.7 Tabel m_warna NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
kd_warna
Char (10)
Mencatat kode warna motor.
2
nama_warna
Varchar (25)
Mencatat nama warna motor.
Tabel: m_jenis Primary key: kd_jenis Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data jenis jasa dan barang.
Tabel 3.8 Tabel m_jenis NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
kd_jenis
Char (10)
KETERANGAN Mencatat kode jenis barang atau jasa.
2
nama_jenis
Varchar (30)
Mencatat nama jenis baeang atau jasa
80
Tabel: m_cara_bayar Primary key: kd_cara Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data cara-cara pembayaran.
Tabel 3.9 Tabel m_cara_bayar NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
kd_cara
Char (2)
Mencatat kode cara pembayaran.
2
cara_bayar
Varchar (15)
Mencatat nama cara pembayaran.
Tabel: pendapatan_harian Primary key: no_kwitansi Table ini digunakan untuk menampilkan data pendapatan harian dari proses penjualan.
Tabel 3.10 Tabel pendapatan_harian NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
no_kwitansi
Char (15)
KETERANGAN Menampilkan nomor kwitansi dan menjadi PK dan FK.
2
tgl_entry
Varchar (20)
Menampilkan dimasukkan.
tanggal
yang
81
3
kd_bayar
Char (2)
Menampilan
kode
bayar
dan
menjadi FK. 4
cara_bayar
Varchar (15)
Menampilkan cara pembayaran.
5
user
Varchar (15)
Menampilkan nama user.
6
jumlah
Float(8)
Menampilkan jumlah pendapatan.
Tabel: kwitansi Primary key: no_kwitansi Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data pembuatan kwitansi.
Tabel 3.11 Tabel kwitansi NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
no_kwitansi
Char (15)
Mencatat nomor kwitansi.
2
tgl_entry
Datetime(8)
Mencatat
tanggal
pembuatan
kwitansi. 3
no_wo
Char (15)
Mencatat nomor work order dan menjadi FK.
4
total_tagih
Float (8)
Mencatat total tagihan.
5
discount
Float (8)
Mencatat jumlah discount.
6
netto
Float (8)
Mencatat
harga
bersih
dipotong discount. 7
total_bayar
Float (8)
Mencatat total pembayaran.
setelah
82
8
kd_bayar
Char (2)
Menampilkan
kode
cara
pembayaran dan menjadi FK. 9
cara_bayar
Varchar(15)
Mencatat cara pembayaran.
10
kembali
Float (8)
Mencatat jumlah uang kembalian.
11
kd_barang
Char(15)
Mencatat kode barang dan menjadi FK.
12
nama_barang
Varchar(50)
Mencatat nama barang.
13
hrg_jual
Float(8)
Mencatat harga jual barang.
14
quantity
Int(4)
Mencatat banyaknya barang.
5
kd_jasa
Char(15)
Menampilkan
kode
jasa
dan
menjadi FK 16
nama_jasa
Varchar(50)
Menampilkan nama jasa
17
hrg_jasa
Float (8)
Menampilkan harga barang.
18
jumlah
Float (8)
Menampilkan jumlah harga barang.
19
user
Varchar(15)
Menampilkan
nama
user
dan
menjadi FK.
Tabel: work_order Primary key: no_wo Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data hasil dari work order.
83
Tabel 3.12 Tabel work_order NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
no_wo
Char (15)
Mencatat nomor work order.
2
no_pol
Char(10)
Mencatat nomor polisi pelanggan dan menjadi FK.
3
nama_pel
Varchar (30)
Mencatat nama pelanggan.
4
kd_mekanik
Char(10)
Mencatat
kode
mekanik
dan
menjadi FK. 5
kilometer
Float (8)
Mencatat
angka
kilometer
kendaraan pelanggan. 6
keluhan1
Varchar(50)
Mencatat keluhan pelanggan.
7
keluhan2
Varchar(50)
Mencatat keluhan pelanggan.
8
waktu_diterima
Datetime(8)
Mencatat
waktu
penerimaan
kendaraan pelanggan. 9
waktu_dikerjakan Datetime(8)
Mencatat
waktu
pengerjaan
kendaraan pelanggan. 10
waktu_selesai
Datetime(8)
Mencatat waktu selesai pengerjaan kendaraan pelanggan.
11
user
Varchar(15)
Mencatat nama user dan menjadi FK.
12
kd_barang
Char(15)
Mencatat kode barang dan menjadi
84
FK. 13
nama_barang
Varchar(50)
Mencatat nama barang.
14
hrg_jual
Float(8)
Menampilkan harga jual barang.
15
quantity
Int(4)
Menampilkan banyaknya barang.
16
jumlah
Float (8)
Menampilkan jumlah harga barang
17
status
Char(5)
Menampilkan
status
pengerjaan
kendaraan pelanggan. 18
kd_jasa
Char (15)
Menampilkan
kode
jasa
dan
menjadi FK. 19
nama_jasa
Varchar(50)
Menampilkan nama jasa.
20
harga_jasa
Float(8)
Menampilkan harga jasa
Tabel: m_mekanik Primary key: kd_mekanik Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data nama-nama mekanik.
Tabel 3.13 Tabel m_mekanik NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
kd_mekanik
Char (10)
KETERANGAN Mencatat
kode
mekanik
dan
menjadi FK. 2
nama_mekanik
Varchar (20)
Mencatat nama mekanik.
3
alamat_mekanik
Varchar (30)
Mencatat alamat rumah mekanik.
85
4
kota_mekanik
Varchar (20)
Mencatat
kota
tempat
tinggal
mekanik. 5
notelp_mekanik
Varchar (20)
Mencatat nomor telepon mekanik.
6
mekanik_valid
Bit
Mencatat ke-validan mekanik.
7
user
Varchar (15)
Mencatat nama user dan menjadi FK.
Tabel: m_stock Primary key: tgl_stock Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data nama-nama mekanik.
Tabel 3.14 Tabel m_stok NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
tgl_stok
Datetime (8)
Mencatat tanggal stok barang.
2
kd_barang
Char (15)
Mencatat kode barang dan menjadi FK.
3
stock_awal
Float(8)
Mencatat stok awal.
4
stock_masuk
Float(8)
Mencatat stok barang yang masuk.
5
stock_keluar
Float(8)
Mencatat stok barang yang keluar.
6
stock_akhir
Float(8)
Mencatat stok akhir barang.
86
Tabel: m_lokasi Primary key: kd_lokasi Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data nama-nama mekanik. Tabel 3.15 Tabel m_lokasi NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
kd_lokasi
Char (10)
KETERANGAN Mencatat kode lokasi penyimpanan barang.
1
lokasi
Varchar (10)
Mencatat nama lokasi penyimpanan barang.
2
kd_barang
Char(15)
Mencatat kode barang dan menjadi FK.
3
nama_barang
Varchar(50)
Mencatat nama barang.
Tabel: m_ruang Primary key: kd_ruang Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data ruang penyimpanan barang. Tabel 3.16 Tabel m_ruang NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
kd_ruang
Char (15)
KETERANGAN Mencatat kode ruang penyimpanan barang.
87
2
nama_ruang
Varchar (15)
Mencatat nama ruang penyimpanan.
3
lokasi
Varchar (10)
Mencatat
lokasi
penyimpanan
barang.
Tabel:stock_ruang Primary key: kd_barang, kd_ruang Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data nama-nama mekanik.
Tabel 3.17 Tabel stock_ruang NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
1
kd_barang
Char (15)
KETERANGAN Mencatat kode barang dan menjadi PK dan FK.
2
kd_ruang
Char(15)
Mencatat kode ruang penyimpanan barang dan menjadi PK dan FK.
3
nama_barang
Varchar(50)
Mencatat nama barang.
4
nama_ruang
Varchar(15)
Mencatat nama ruang penyimpanan barang.
5
tgl_stock
Datetime (8)
Mencatat tanggal stok barang dan menjadi FK.
6
stock_akhir
Float(8)
Mencatat stok akhir barang.
7
tgl_entry
Datetime(8)
Mencatat tanggal yang dimasukkan.
88
8
kd_lokasi
Char (10)
Mencatat kode lokasi penyimpanan dan menjadi FK.
9
lokasi
Varchar(10)
Mencatat
lokasi
penyimpanan
barang
Tabel:m_supplier Primary key: kd_supplier Table ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data-data supplier.
Tabel 3.18 Tabel m_supplier NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
kd_supplier
Char (10)
Mencatat kode supplier.
2
nama_supplier
Varchar(30)
Mencatat nama supplier.
3
alamat_supplier
Varchar(50)
Mencatat alamat rumah supplier.
4
kota_supplier
Varchar(25)
Mencatat
kota
tempat
tinggal
supplier. 5
kontak_person
Varchar(15)
Mencatat nama orang yang bias dihubungi.
6
notelp_supplier
Varchar(20)
Mencatat nomor telepon supplier.
7
nofax_supplier
Varchar(20)
Mencatat no fax supplier.
8
user
Varchar(15)
Mencatat nama user dan menjadi FK.
89
9
supplier_valid
Bit
Mencatat kevalid-an supplier.
Tabel : purchase_order Primary key : no_po Tabel ini berfungsi untuk mencatat data dari purchase order
Tabel 3.19 Tabel purchase_order NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
no_po
Char (15)
Mencatat nomor purchase order
2
tgl_po
Datetime (8)
Mencatat
tanggal
pembuatan
purchase order. 3
kd_supplier
Char (10)
Mencatat
kode
supplier
dan
menjadi FK. 4
top
Int (4)
Mencatat batas berlaku purchase order.
5
kd_barang
Char (15)
Mencatat kode barang dan menjadi FK.
6
nama_barang
Varchar (50)
Mencatat nama barang.
7
hrg_beli
Float (8)
Mencatat harga beli barang.
8
quantity
Int (4)
Mencatat banyaknya barang.
9
total
Float (8)
Mencatat total pembayaran.
90
10
nilai_discount
Float (8)
Mencatat nilai discount.
11
netto
Float (8)
Mencatat
harga
bersih
setelah
dipotong discount. 12
jumlah
Float (8)
Mencatat jumlah harga barang.
13
status
Char (5)
Mencatat status purchase order.
14
user
Varchar(15)
Mencatat nama user dan menjadi FK.
Tabel : pembelian Primary key : no_pembelian Tabel ini berfungsi untuk mencatat data dari pembelian
Tabel 3.20 Tabel pembelian NO
NAMA FIELD
TIPE DATA
KETERANGAN
1
no_pembelian
Char (15)
Mencatat nomor pembelian.
2
tgl_pembelian
Datetime (8)
Mencatat tanggal pembelian.
3
no_po
Char (15)
Mencatat nomor purchase order dan menjadi FK.
4
kd_supplier
Char (10)
Mencatat
kode
supplier
dan
menjadi FK. 5
top
Int (4)
Mencatat batas berlaku purchase order.
91
6
kd_barang
Char (15)
Mencatat kode barang dan menjadi FK.
7
nama_barang
Varchar (50)
Mencatat nama barang.
8
hrg_beli
Float (8)
Mencatat harga beli.
9
quantity
Int (4)
Mencatat banyaknya barang.
10
total
Float (8)
Mencatat total pembayaran.
11
niali_discount
Float (8)
Mencatat nilai discount.
12
netto
Float (8)
Mencatat
harga
bersih
barang
setelah dipotong discount. 13
jumlah
Float (8)
Mencatat jumlah harga barang.
14
status
Char (5)
Mencatat status purchase order.
15
user
Varchar (15)
Mencatat nama user dan menjadi FK.
Tabel : transaksi_kwitansi Primary key : no_kwitansi Tabel ini berfungsi untuk menampilkan data transaksi kwitansi.
Tabel 3.21 Tabel transaksi_kwitansi NO
NAMA FIELD
1
no_kwitansi
TIPE DATA Char (15)
KETERANGAN Mencatat
nomor
kwitansi
dan
92
menjadi PK dan FK. 2
no_wo
Char (15)
Mencatat nomor work order dan menjadi FK.
2
tgl_entry
Datetime (8)
Mencatat tanggal yang dimasukkan.
3
kd_barang
Char (15)
Mencatat kode barang dan menjadi FK.
4
nama_barang
Varchar (50)
Mencatat nama barang.
5
hrg_jual
Float (8)
Mencatat harga jual.
6
quantity
Int (4)
Mencatat banyaknya barang.
7
kd_jasa
Char (15)
Mencatat kode jasa dan menjadi FK.
8
nama_jasa
Varchar (50)
Mencatat nama jasa.
9
hrg_jasa
Float (8)
Mencatat harga jasa.
10
jumlah
Float (8)
Mencatat jumlah harga.
11
sub_total
Float (8)
Mencatat total jumlah pembayaran.
13
user
Varchar (15)
Mencatat nama user dan menjadi FK.
93
3.12 Entity Relationship Diagram m_pelanggan no_mekanik
purchase_order PK PK
PK
tgl_po kd_supplier top kd_barang nama_barang hrg_beli quantity total nilai_discount netto jumlah status user
FK1 FK2
FK3 1 …*
nama_pel alamat_ktr_pel kota_ktr_pel notel_ktr_pel kota_rmh_pel alamat_rmh_pel nomor_hp_pel kd_type kd_warna no_rangka no_mesin tahun_motor user valid_pel
1 …*
FK1 FK2
FK3
1 …1
FK2
nama_jasa kd_jenis hrg_jasa jasa_valid user
1 …1
1 …*
FK1
1 …*
kd_jasa
1 …1
1 …* 1 …1
m_user
1 …1
user
1 …*
1 …*
PK
1 …*
m_supplier
FK1
FK3 1 …*
password kd_group
kd_supplier
1 …*
FK1 FK2 FK3
FK4
tgl_pembelian no_po kd_supplier top kd_barang nama_barang hrg_beli quantity total nilai_discount netto jumlah status user
1 …*
FK4 FK5
nama_supplier alamat_supplier kota_supplier kontak_person notelp_supplier nofax_supplier user tgl_entry supplier_valid
PK
FK3
kd_jenis nama_jenis
1 …*
1 …*
m_group 1 …*
PK
1 …*
PK
1 …1
nama_group group_valid 1 …*
FK3 1 …*
FK1 FK2
nama_barang kd_jenis kd_type hrg_beli hrg_jual discount ppn barang_valid user
FK1 FK2
1 …1
1 …*
1 …*
1…*
FK3
1 …1
FK4
m_type 1 …1
lokasi kd_barang nama_barang
1 …* 1 …*
1 …*
kwitansi
kd_barang
kd_group
1 …1
FK1
kd_cara cara_bayar
m_barang
m_lokasi kd_lokasi
PK
1 …*
no_kwitansi
PK
1 …1
PK
kd_type FK5
nama_type type_valid
no_kwitansi tgl_entry no_wo kd_cara cara_bayar total_tagih discount netto total_bayar kembali kd_barang nama_barang hrg_jual quantity kd_jasa nama_jasa hrg_jasa jumlah user
1 …1
1 …1
1 …*
1 …*
1 …1
transaksi_kwitansi
1 …*
1 …* 1 …1
PK,FK1
stock_ruang 1 …1 1 …*
m_stock PK
kd_barang nama_barang stock_awal stock_masuk stock_keluar stock_akhir
PK,FK1 PK,FK2
kd_ruang kd_barang
m_ruang
m_warna
tgl_stock 1 …1
FK1
1 …*
m_cara_bayar 1 …*
1 ..1
pendapatan_harian
FK2
1 …*
1 …1
PK
tgl_entry cara_bayar kd_cara cara_bayar jumlah user
1 …*
m_jenis
1 …1
PK,FK1
1 …*
1 …1 1 …*
no_pol nama_pel kilometer keluhan1 keluhan2 waktu_diterima waktu_dikerjakan waktu_selesai kd_barang nama_barang hrg_jual quantity status kd_jasa nama_jasa hrg_jasa user kd_mekanik
FK2
1 …*
PK
FK1
1 …*
1 …*
no_pembelian
no_wo
1 …*
1 …1
1 …*
PK
PK
1 …1
1 …*
pembelian
PK
nama_mekanik alamat_mekanik kota_mekanik notelp_mekanik mekanik_valid user 1 …1
work_order
1 …*
kd_mekanik
FK1
1 …*
1 …1
1 …*
m_jasa
no_pol
no_po
PK
kd_warna
1 …1
FK5 nama_warna 1 …*
1 …*
FK3 FK4
nama_ruang nama_barang tgl_stock stock_akhir tgl_entry kd_lokasi lokasi user
1 …*
PK
kd_ruang
FK1
nama_ruang kd_lokasi lokasi
1 …*
FK2 FK3
FK4
FK5
no_kwitansi tgl_entry no_wo kd_barang nama_barang quantity hrg_jual kd_jasa nama_jasa hrg_jasa jumlah sub_total user
94
Gambar 3.23 Entity Relationship Diagram
