BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masi dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu (Rangkuti, 1995). 2.1 Teori Persediaan 2.1.1 Definisi Persediaan Persediaan merupakan sumberdaya yang disimpan yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan pada saat ini atau masa depan. Salah satu persoalan manejemen yang potensial adalah persediaan. Persediaan terdiri dari empat jenis, yaitu persediaan bahan mentah, persediaan dalam proses, persediaan barang pemeliharaan, dan persediaan barang jadi. Fungsi dari persediaan adalah untuk menjaga keseimbangan permintaan dengan penyediaan bahan baku dan waktu proses diperlukannya persediaan, menghindari inflasi dan perubahan harga, menghindari kekurangan stok karena cuaca, kekurangan pemasok, masalah mutu, dan pengiriman, serta menjaga operasi agar berjalan lancar (Susanto, 2009). Persediaan diterjemahkan dari kata “inventory” yang merupakan timbunan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir, dll) yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung. Untuk lebih jelasnya mengenai persediaan, maka akan dipaparkan pengertian persediaan. Pengertian persediaan akan dijelaskan dari beberapa defenisi berikut:
7
1. Persediaan adalah sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam bentuk buku perusahaan (Richardus dan Richardus, 2003). 2. Persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu (Rangkuti, 1995). 3. Persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Baroto dalam Riggs, 1976). Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang disimpan dalam suatu tempat atau gudang dimana barang tersebut menunggu untuk diproses atau diproduksi lebih lanjut.
2.1.2 Penyebab Persediaan Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Menurut (Baroto, 2002) mengatakan bahwa penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut: 1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelummya. Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan. 2. Keinginan untuk meredam ketidakpastian Ketidakpastian terjadi akibat permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan.
8
3. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga di masa mendatang.
2.1.3 Jenis-Jenis Persediaan Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. (Rangkuti, 1995) memaparkan persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. 1. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang digunakan dalam proses produksi. 2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk. 3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barangbarang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. 5. Persediaaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.
2.1.4 Fungsi-Fungsi Persediaan Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan/pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para pelanggan atau konsumen. Ada empat faktor yang dijadikan fungsi dari persediaan, yaitu (Yamit, 1999):
9
1. Faktor waktu, menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen. 2. Faktor ketidakpastian waktu datang dari supplier, menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen. 3. Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan, disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat dan berbagai aspek lainnya. 4. Faktor ekonomis, adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis. Adapun fungsi-fungsi persediaan oleh suatu perusahaan/pabrik adalah sebagai berikut (Rangkuti, 1995): 1. Fungsi Decoupling Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock. 2. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan biaya- biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).
10
3. Fungsi Antisipasi Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
2.2 Pengertian Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan (Inventory Control) adalah penentuan suatu kebijakan pemesanan dalam antrian, kapan bahan itu dipesan dan berapa banyak yang dipesan secara optimal untuk dapat memenuhi permintaan, atau dengan kata lain, pengendalian persediaan adalah suatu usaha atau kegiatan untuk menentukan tingkat optimal dengan biaya persediaan yang minimum sehingga perusahaan dapat berjalan lancar. Pengendalian persediaan adalah kegiatan untuk mendapatkan laba yang maksimum, serta adanya kontinuitas dan kelancaran dalam menjalankan usahanya. Baik perusahaan jasa, perdagangan, ataupun perusahaan manufaktur selalu memerlukan persediaan. Persediaan merupakan salah satu aspek keputusan yang sangat riskan dalam manajemen logistik. Terlalu besarnya persediaan akan membebani perusahaan dengan biaya simpan (carrying cost) yang tinggi. Jika persediaan tidak diimbangi dengan permintaan, maka dapat menurunkan kualitas barang yang disimpan karena terlalu lama. Sebaliknya, jika terlalu sedikit persediaan akan memperbesar kemungkinan terjadinya kekurangan stok (stock out). Hal ini akan menurunkan pelayanan terhadap konsumen, karena tidak dapat memenuhi keinginan dari konsumen itu sendiri. Pengendalian persediaan barang juga dapat mempengaruhi keberhasilan dari suatu perusahaan untuk bertahan dan bersaing (Setiawan et al, 2014). Dalam persediaan dikenal berbagai macam biaya yang berkaitan dengan pengadaan persediaan, diantaranya adalah: 1.
Biaya pembelian. Ini merupakan harga pembelian jika barang dibeli atau biaya produksi jika barang dibuat sendiri. Untuk barang yang dibeli, biaya total adalah harga barang ditambah biaya pengangkutan, pajak, bea, dan lain-lain.
11
2.
Biaya pemesanan. Ini merupakan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali memesan barang ke supplier, atau biaya setup yang terjadi setiap kali ada pergantian proses produksi dari satu produk ke produk lainnya.
3.
Biaya penyimpanan. Ini adalah biaya yang harus dikeluarkan karena harus menyimpan barang untuk suatu periode tertentu. Biaya-biaya yang termasuk kelompok ini misalnya listrik, pajak, premi asuransi, biaya tenaga kerja yang mengawasi persediaan, dan lain-lain yang berhubungan dengan penyimpanan satu-satuan barang dalam persediaan untuk suatu periode waktu, dan biaya kehabisan stok yang mencerminkan konsekuensi ekonomi atas kehabisan stok. Masalah penentuan besarnya persediaan merupakan masalah yang penting
bagi perusahaan. Karena persediaan mempunyai efek yang langsung terhadap keuntungan perusahaan. Adanya persediaan bahan baku yang terlalu besar dibandingkan kebutuhan perusahaan akan menambah beban bunga, biaya penyimpanan dan pemeliharaan dalam gudang, serta kemungkinan penyusutan dan kualitas yang tidak bisa dipertahankan, sehingga akan mengurangi keuntungan perusahaan. Sebaliknya persediaan bahan yang terlalu kecil akan mengakibatkan kemacetan dalam produksi, sehingga perusahaan akan mengalami kerugian juga. Apabila persediaan bahan terlalu besar atau penentuan tingkat persediaan yang salah dapat berakibat buruk dan menimbulkan perusahaan antara lain disebabkan oleh: 1. Penimbunan persediaan mengakibatkan modal tertanam terlalu besar. 2. Keputusan memesan atau membeli barang berulang-ulang dalam jumlah kecil mengakibatkan biaya pemesanan menjadi besar. 3. Kekurangan persediaan yang mengakibatkan terhambatnya kegiatan produksi. Dan faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan bahan baku adalah: 1. Perkiraan pemakaian. 2. Harga bahan baku. 3. Biaya-biaya dari persediaan, yang meliputi biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
12
4. Pemakaian senyatanya, artinya pemakaian yang real yang sesuai dengan data perusahaan. 5. Waktu tunggu (lead time), yaitu waktu yang diperlukan untuk memesan barang sampai barang tersebut tiba. Waktu tunggu ini tidak selamanya konstan, cenderung bervariasi karena tergantung dari jumlah barang yang dipesan dan waktu pemesanan.
2.3 Formulasi Matematika Model Persediaan EOQ (Economic Order Quantity) Metode EOQ (Economic Order Quantity) adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh denganbiaya yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Ada dua keputusan dasar dalam EOQ (Agustian et al, 2014), yaitu: a. Berapa jumlah bahan baku yang harus dipesan pada saat bahan baku tersebut perlu dibeli kembali (Replenisment Cyle). b. Kapan perlu dilakukan pembeliaan kembali (Reorder point). Metode EOQ diperkenalkan oleh Ford W. Harris (1915), menyeimbangkan biaya pemesanan sebuah item dengan biaya penyimpanan persediaan untuk item. Diketahui tingkat permintaan dikenal dari kebutuhan tahunan, perusahaan harus menyeimbangkan biaya jika memesan jumlah yang lebih kecil lebih sering untuk meminimalkan biaya penyimpanan, terhadap biaya pembuatan sejumlah kecil pembelian yang lebih besar-kuantitas untuk meminimalkan pemesanan biaya. EOQ menentukan kuantitas pesanan optimal yang meminimalkan biaya gabungan pemesanan dan memegang persediaan (Zinn dan Charnes, 2005). Model persediaan EOQ untuk kerusakan barang konstan dengan tingkat permintaan yang konstan, fungsi linier dan kuadrat waktu dan waktu tergantung biaya penyimpanan. Tujuan utama dari ini Model adalah untuk meminimalkan total biaya tanpa kekurangan (Rangarajan dan Karthikeyan, 2015). Model EOQ sederhana adalah yang paling mendasar dari semua model persediaan. diasumsikan bahwa biaya pemesan dan tingkat permintaan konstan (Kotb et al, 2011).
13
Economic Order Quantity (kuantitas pesanan yang ekonomis) klasik memberikan bentuk analisis persediaan paling mendasar dan fundamental. Modelmodel ini memberikan sarana untuk menentukan berapa jumlah yang harus dipesan (kuantitas pesanan) dan kapan pemesanan harus dilakukan sehingga biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dapat diminimalisir. Asumsi dasar atas model-model ini adalah bahwa permintaan diketahui dengan pasti dan bersifat konstan ( Limansyah, 2011). Dengan demikian, secara matematika biaya total persediaan dapat dinyatakansebagai berikut : Biaya Total Persediaan = Biaya Pembelian + Biaya Pemesanan +Biaya Penyimpanan + Biaya Kekurangan
(2.1)
Misalkan permintaan akan suatu barang adalah konstan sepanjang waktu dengan tingkat D unit pertahun, biaya yang dikeluarkan ketika sebuah pesanan diajukan adalah P, biayapenyimpanan perunit barang pertahun adalah S, harga beli perunit barang adalah H, dantingkat persediaan tertinggi terjadi ketika jumlah
ࢇ࢟ࢇ
pesanan Q unit dikirim.
ܶ)ܽݕܾܽ݅ ݈ܽݐݐ( ܥܫ
ܳ
ܳ ܵ (ܾ݅ܽ)݊ܽ݉݅ݏ ܽݕ 2
ܦ ܲ (ܾ݅ܽ)݊ܽݏ݁ ܽݕ ܳ
ࡶ࢛ࢇࢎ ࢋࢋ࢙ࢇࢇ
Gambar 2.1.Biaya Persediaan. Sumber: (Rangkuti, 1995)
14
Karena dalam model persediaan barang EOQ diasumsikan tidak terjadi kekurangan barang dan biaya pembelian tidak berpengaruh seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.1, maka persamaan (2.1) menjadi
Biaya Total Persediaan = Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan
(2.2)
Biaya pemesanan adalah biaya yang dikeluarkan ketika sebuah pesanan diajukan, sehingga besarnya biaya pemesanan selama setahun adalah Biaya pemesanan = ܲ × =
Keterangan:
ܲܦ ܳ
ொ
(2.3)
P
: Biaya pembelian
ொ
: Frekuensi pemesanan dalam setahun
D
: Tingkat permintaan (demand) perhorizon waktu perencanaan
Q
: Jumlah pemesanan ekonimis
Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan barang selama barang tersebut disimpan, sehingga besarnya biaya penyimpanan selama setahun adalah Biaya penyimpanan
=ܵ× =
ܵܳ 2
ொ ଶ
Keterangan: S
ொ
: Biaya penyimpanan perunit barang
ଶ
: Rata-rata banyaknya barang yang disimpan
Q
: Jumlah pemesanan ekonimis
(2.4)
15
Dengan mensubstitusikan persamaan (2.3) dan (2.4) ke dalam persamaan (2.2), maka diperoleh biaya total persediaan untuk model persediaan barang EOQ adalah ܶ= ܥܫ
ܲܳܵ ܦ + 2 ܳ
(2.5)
Selanjutnya untuk mencari nilai Q sehingga diperoleh biaya total persediaan yang minimum, maka haruslah
ௗ்ூ ௗொ
= 0. Diperoleh ݀ܶܥܫ =0 ݀ܳ
݀ܶܥܫ ݀ ܲܦ ݀ ܳܵ = ൬ ൰+ ൬ ൰=0 ݀ܳ ݀ܳ ܳ ݀ܳ 2 −
ܲܵ ܦ + =0 ܳଶ 2
ܵ ܲܦ = ଶ 2 ܳ
2ܲܳ = ܦଶ ܵ ܳଶ =
2ܲܦ ܵ
(2.6)
Jadi agar biaya total persediaan menjadi minimum, maka jumlah pesanan yang harus diajukan perusahaan adalah ܳ=ට
ଶ ௌ
unit.
2.3.1 Menentukan Jumlah Pemesanan yang Ekonomis (EOQ) Metode EOQ mengasumsikan permintaan secara pasti dengan pemesanan yang dibuat secara konstan serta tidak adanya kekurangan persediaan (Rangkuti, 1995). Adapun asumsi yang harus dipenuhi dalam metode EOQ, yaitu: 1.
Tingkat permintaan datang secara konstan, berulang-ulang dan diketahui.
2.
Tidak diperbolehkan terjadinya kehabisan persediaan.
3.
Bahan yang dipesan dan diproduksi pada satu waktu.
4.
Biaya pemesanan setiap unit adalah konstan.
16
5.
Barang yang dipesan tunggal. Tetapi dalam kenyataannya asumsi-asumsi di atas tidak dapat dipenuhi
semuanya, karena kondisi dan keadaan yang terkadang bisa terjadi tiba-tiba. Oleh karena itu metode EOQ mengalami pengembangan yang disesuaikan dengan kondisi dan keadaan dari perusahaan itu sendiri. Secara umum metode EOQ dapat dirumuskan sebagai berikut: = )ܳ(ܱܳܧඨ
2ܲܦ ܵ
Keterangan: P
: biaya setiap kali memesan
D
: tingkat permintaan (demand) perhorizon waktu perencanaan
S
: biaya penyimpanan perhorizon waktu perencanaan
Gambar 2.2 Flowchart untuk pemesanan ekonomis (EOQ)
17
2.3.2 Menentukan Jumlah Persediaan Pengaman (Safety Stock) Pengertian persediaan pengaman (Safety Stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out) (Rangkuti, 1995). Secara umum dapat di rumuskan sebagai berikut: ܼ=
ௌௌ ఙ
atau ܵܵ = ܼߪ
Keterangan: Z
= Safety factor yang digunakan oleh perusahaan
ܵܵ
= Standar deviasi permintaan
ߪ
= Persediaan pengaman
Gambar 2.3 Flowchart untuk safety stock (SS)
(2.7)
18
2.3.3 Menentukan Saat Pemesanan Kembali (Reorder Point) Reorder Point ialah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu tepat pada waktu dimana persediaan diatas safety stock sama dengan nol (Riyanto, 1996). Dalam menentukan saat pemesanan kembali dapat ditentukan dengan cara sebagai berikut:
ܴܱܲ = ( )ܮ ݔ ܦ+ ܵܵ
Keterangan: ܴܱܲ ܦ
ܮ
ܵܵ
= Reorder Point = Jumlah permintaan (per unit) dalam waktu yang ditentukan = Lead time = Persediaan pengaman
Gambar 2.4 Flowchart untuk reoder point (ROP)
(2.8)
19
2.3.4 Menentukan Persediaan Maksimal Besarnya persediaan maksimal tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut (Fitriani et al, 2014).
ܵܵ = ܫܯ+ ܱܳܧ
(2.9)
Keterangan: ܫܯ
= Maximum Inventory
ܱܳܧ
= Economic Order Quantity
ܵܵ
= Persediaan pengaman
2.3.5 Menentukan Total Biaya Persediaan Dan untuk mendapatkan total biaya persediaan (Rangkuti, 1995) merumuskan.
ொ
ܶ = ܥܫቀொ × ܲቁ + ቀ ଶ × ܵቁ Keterangan: ܶܥܫ ܦ
ܳ
ܲ
ܵ
= Biaya total persediaan = Jumlah permintaan (per unit) dalam waktu yang ditentukan = Economic Order Quantity = Biaya pemesanan dalam sekali pemesanan dilakukan = Biaya penyimpanan dalam waktu yang ditentukan
