BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA Dalam upaya mencapai tujuan dari penelitian ini yaitu pengembangan framework post-project sistem ERP maka perlu dilakukan studi terhadap literatur yang membahas tentang sistem ERP dan implementasinya, bagaimana tahapan dalam implementasi sistem ERP, apa yang disebut dengan post-project sistem ERP, proses apa yang terjadi pada post-project sistem ERP. Studi yang mendalam terhadap hasil penelitian sebelumnya menjadi dasar dalam membangun framework awal yang digunakan dalam penelitian ini. 2.1.
Enterprise Resource Planning System
2.1.1. Definisi Menurut Klaus et al., (2000) Enterprise Resource Planning diartikan sebagai berikut: Comprehensive Packaged software solutions seek to integrate the complete range of a business's processes and functions in order to present a holistic view of the business from a single information and IT architecture Pengertian sistem ERP lainnya dikemukakan oleh Esteves dan Pastor (2000) yaitu : An Enterprise Resource Planning system (ERP) is an integrated software package composed by a set of standard functional modules (production, sales, human resources, finance, etc.) developed or integrated by the vendor, that can be adapted to the specific needs of each customer. Dari kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem ERP adalah suatu tools berupa perangkat lunak yang terdiri dari modul-modul yang merupakan fungsi standard dari proses bisnis (produksi, penjualan, sumber daya manusia, finansial, dll) yang terintegrasi dengan satu arsitektur teknologi informasi sehingga bisa memberikan informasi tentang bagaimana bisnis dijalankan oleh organisasi secara menyeluruh untuk memenuhi tuntutan bisnis. 4
5
2.1.2. Mengapa ERP Sistem ERP sudah digunakan secara luas di seluruh dunia. Alasan-alasan yang melatarbelakangi implementasi sistem ERP oleh banyak perusahaan antara lain adalah : (Light, 2004 ) 1. Keinginan untuk melakukan standarisasi. Daya tarik standardarisasi merupakan alasan utama mengapa paket ERP dibeli. 2. Untuk menyelesaikan permasalahan Legacy Information system Permasalahan yag berkaiatan dengan bagaimana membuat is dapat berfungsi seringkali dicirikan dengan Legacy sistem: lama,ketinggalan teknologi, dan seuda mengalami modifikasi, degradasi, dan kurangnya perhatian selama bertahun-tahun (Bennet dalam Light, 2004). Sementara paket ERP sebagaimana banyak dikutip merupakan solusi bagi permasalahan tersebut. Keuntungan dari paket ERP antara lain adalah terstruktur dengan baik, memungkinkan
perawatan dan pengembangan di waktu mendatang
dioutsource ke vendor (Butler dalam Light, 2004). 3. Untuk menyelesaikan Application Backlog Disarankan
bagi organisasi bahwa menghadapi application backlog yang
menyebabkan naiknya biaya pengembangan perangkat lunak, serta kebutuhan untuk pengembangan sistem baru yang cepat dan dapat mengikuti perkembangan strategi. 4. Peran penjualan Penjualan yang mungkin terjadi melalui saluran komunikasi media massa atau melalui pengaruh dorongan penawaran dari perubahan usaha agen promosi. Oliver and Romm dalam Light (2004), menyatakan bahwa paket belum tentu menjadi solusi bagi organisasi, hanya karena pengaruh dari cara vendor memasarkan produknya. 5. Biaya Dalam suatu studi disebutkan bahwa 46% dari responden menyatakan bahwa biaya akan lebih rendah daripada pengembangan kustomisasi
merupakan
alasan untuk mengadopsi system ERP (Price Waterhouse dalam Light, 2004)
6
6. Persepsi dari produk ‘Tried and Tested’ Hal yang menarik dari paket ERP bagi banyak organisasi berhubungan dengan persepsi bahwa keuntungan relative dari implementasi system ERP dipandang sebagai solusi yang ‘tried and tested (Chau dalam Light, 2004). 7. Memperoleh Best Practice Keinginan untuk beralih kepada sistem ERP adalah karena ingin mengadopsi best practice. Hal utama yang menunjukkan keuntungan mengadopsi sistem ERP dibandingkan mengembangkan software sendiri adalah kemampuan untuk membeli best practice, best process, best functionality, yang dituliskan kedalam perangkat lunak (Klaus et al., 2000). 2.2.
Implementasi Sistem ERP Organisasi-organisasi di dunia baik publik maupun swasta telah beralih
dari mengembangkan sistem informasi di dalam perusahaan kepada penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) system dan paket sistem informasi lainnya (Chang, 2004).
Alasan utama mengapa ERP banyak digunakan adalah
kemampuannya untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
seluruh
departemen dan fungsi-fungsi organisasi secara lintas fungsional dengan satu sistem komputer terpadu (Lee, 2000). Sistem ERP didefinisikan sebagai paket software solusi yang komprehensif,
yang berupaya untuk mengintegrasikan
cakupan yang lengkap dari proses bisnis dan fungsi-fungsi dengan tujuan memberikan pandangan menyeluruh terhadap proses bisnis dengan satu arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi (Klaus et al., 2000). Menurut Davenport dalam Nicolaou (2004) disebutkan bahwa keunggulan utama aplikasi sistem ERP adalah menjanjikan integrasi yang seamless dari semua informasi yang mengalir dalam perusahaan baik itu informasi akuntansi dan keuangan, informasi sumber daya manusia, informasi rantai pasok, bahkan informasi pelanggan. Davenport (1998) menyebutkan bahwa implementasi ERP mendorong perusahaan kepada proses standard ERP meskipun kustomisasi dapat dilakukan sebagai suatu sumber keunggulan kompetitif. Akan tetapi kustomisasi sistem ERP yang telalu kompleks terhadap proses bisnis perusahaan akan
7
memerlukan biaya yang besar dan ketidakkompatibelan saat sistem di upgrade dan pada saat adanya pengembangan sistem ERP terbaru. Berchet et al. (2005) menyebutkan, implementasi sistem ERP di Alcatel, Annecy, Perancis memberikan beberapa keunggulan pada perusahaan yaitu: 1. Kesamaan data dan aplikasi yang terpusat, keamanan, dengan adanya pengaturan akses pada semua modul sistem informasi 2. Pendekatan proses dengan adaptasi sistem terhadap evolusi organsisasi perusahaan. 3. Ketatnya kontrol terhadap proses fisik, proses informasi, proses keputusan dan proses keuangan. 4. Data yang koheren dan andal 5. Keunikan dan ketersediaan informasi pada waktu yang sama untuk semua pengguna 6. Informasi yang layak berkaitan dengan data yang terintegrasi diantara fungsi-fungsi organisasi yang berbeda dan sumber data. 7. Akses informasi yang cepat dan mudah 8. Analisis informasi yang komprehensif 9. Manajemen yang rigour 10. Visi bisnis yang sama dan terkonsolidasi pada waktunya. 2.3.
Tahapan dalam Implementasi Sistem ERP Ehie (2005) membagi proses implementasi ERP kedalam 5 tahapan
utama. Tahapan-tahapan ini diawali oleh kajian secara kritis terhadap arsitektur strategi
perusahaan,
manajemen
perubahan
serta
komponen-komponen
pembangun bisnis. Arsitektur strategi enterprise menganalisa motif yang mendorong implementasi sistem ERP, sedangkan manajemen perubahan dan pengembangan bisnis lebih melihat pada pengintegrasian dimensi sumber daya manusia dan koordinasi pada operasi harian dengan rancangan proses bisnis yang baru. Pada tahap pertama, yaitu project preparation, dilakukan proses perencanaan yang komprehensif dengan melibatkan orang-orang yang berperan sebagai leader, menetapkan target anggaran, serta menetapkan rencana proyek
8
(project plan) untuk dikerjakan. Pada tahap kedua, business blueprint, dilakukan analisis terhadap proses bisnis saat ini sebagai latar belakang untuk pemilihan sistem sebelum pendidikan dan pelatihan lebih lanjut pada fungsi-fungsi dan konfigurasi ERP diberikan kepada tim proyek yang memerlukan pandangan pada peta proses bisnis yang baru. Kerangka manajemen proyek yang berhasil merupakan prasyarat yang signifikan untuk mencapai kesuksesan sistem ERP secara menyeluruh. Tahapan ketiga, realization, fokus pada pengembangan landasan teknis yaitu pada saat pengujian tiap-tiap perancangan proses pada conference room pilot. Tahapan keempat, final preparation,
yaitu integrasi keseluruhan
perancangan proses diuji dengan seluruh data dan situasi yang ekstrim. Secara simultan, orang-orang yang terlibat dalam penggunaan sistem akan dididik dan dilatih untuk memahami bagaimana data mengalir melalui sistem dan bagaimana sistem beroperasi. Yang terakhir adalah tahap kelima, go live and support. Tahap ini menekankan pada optimisasi dan ekspansi sistem secara kontinyu untuk meningkatkan keunggulan kompetitif yang baru. Kelima tahapan diatas diringkaskan pada Gambar 2-1. Tahapan Implementasi ERP lainnya dikemukakan oleh beberapa peneliti dalam model proses implementasi ERP yang diperlihatkan pada Tabel 2-1. Menurut Besson dan Rowe dalam Chang dan Vichita (2002), implementasi ERP dilihat dari sudut pandang proses akan
berguna bagi organisasi untuk
memperoleh isu-isu penting dan dapat memahami serta mengidentifikasi dengan lebih baik lagi faktor-faktor kritis dalam proyek yang dinamis sehingga bisa menentukan apakah proyek tersebut dinilai berhasil atau gagal.
9
Gambar 2-1. Lima Tahap Proses Implementasi ERP ( Ehie, 2005 )
10
Tabel 2-1. Taxonomi Model Proses ERP (Chang dan Vichita, 2002)
Model Proses ERP
Fase
Model Bancroft,
1. Focus
Seip dan Sprengel (1998)
2. Create the As is Picture 3. Create the to be design 4. Construction and Testing 5. Actual Implementation
Model Markus dan Tanis (1999)
1. Chartering 2. Project 3. Shakedown 4. onward and upward
Model Ross dan Vitale (2000)
1. Design 2. Implementation 3. Stabilization 4. Continuous Improvement 5. Transformation
Model Parr dan Shanks (2000)
1. Planning 2. Project 3. Enhancement
Tahapan Implementasi ERP lainnya dapat dilihat pada framework interorganizational ERP yang dikemukan oleh Chang dan Vichita (2002). Kerangka tersebut dapat dilihat pada Gambar 2-2.
11
Gambar 2-2. Framework Inter-Organizational ERP (Chang dan Vichita, 2002)
Dari Gambar 2-2 terlihat bahwa tahapan implementasi ERP terdiri dari 3 fase yaitu Planning, Project dan Post Implementation. Adanya perbedaan tahapan dalam implementasi ERP dikemukakan juga oleh Nolan dan Norton dalam Hawking (2004) dimana mereka mengelompokkan implementasi ke dalam tingkat kedewasaan (maturity). Alasannya adalah ketika perusahaan mengevaluasi biaya implementasi ERP, pengalaman perusahaan pada implementasi ERP sebelumnya harus dipertimbangkan. Nolan dan Norton mengklasifikasikan tingkat kedewasaan sebagai berikut:
Beginning – implementasi SAP dalam 12 bulan terakhir
12
Consolidating – implementasi SAP antara 1 sampai 3 tahun
Mature – implementasi SAP lebih dari 3 tahun Motwani et al. (2005) mengemukakan suatu framework (Gambar 2-3) yang
menunjukkan faktor-faktor kritis yang diperlukan untuk kesuksesan implementasi ERP pada tiga fase yaitu: fase pre-implementation atau setting-up phase, fase implementation, dan fase post-implementation atau evaluation phase.
Gambar 2-3. Framework Implementasi ERP ( Motwani et al., 2005)
Tahapan dalam implementasi system ERP dapat juga dilihat pada framework siklus hidup ERP (Gambar 2-4) yang dikemukakan oleh Esteves and Pastor (1999). (1) Adoption Decision
2) Acquisition
(3) Implementation
(4) Use and Maintenance
(5) Evolution
(6) Retirement
Gambar 2-4. Model Siklus Hidup ERP ( Esteves dan Pastor, 1999)
Siklus ini terdiri dari tujuh tahapan yaitu adoption decision, acquisition, implementation, use and maintenance, evolution, dan retirement.
13
Pada fase 1 yaitu Adoption Decision Phase, para manajer harus benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan terhadap sistem ERP yang baru terutama ketika memilih pendekatan sistem informasi yang paling sesuai dengan tantangan bisnis dan mampu meningkatkan strategi organisasi. Termasuk dalam fase ini adalah pendefinisian kebutuhan sistem, tujuan dan manfaatnya serta analisis terhadap dampak sistem ERP pada bisnis dan tingkatan organisasi. Fase 2 adalah Acquisition Phase, pada fase ini dilakukan pemilihan produk yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk meminimasi adanya kustomisasi. Pada fase ini juga dilakukan pemilihan perusahaan konsultan yang akan membantu dalam fase berikutnya, terutama pada fase implementasi. Faktor-faktor seperti fungsi, harga, pelatihan dan layanan perawatan dianalisa dan didefinisikan dalam kesepakatan kontrak. Hal yang penting juga dalam fase ini adalah melakukan analisa ROI (Return on Investment) terhadap produk ERP yang dipilih. Fase 3 adalah Implementation Phase. Fase ini berkaitan dengan kustomisasi atau parameterisasi dan adaptasi dari paket ERP yang diinginkan. Untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Biasanya pada fase ini bantuan dari konsultan sangat berperan terutama dalam memberikan metodologi implementasi, know-how, serta pelatihan. Meskipun pelatihan diperlukan pada semua fase akan tetapi pada fase inilah porsinya yang paling besar. Fase berikutnya adalah use and maintenace Phase. Fase ini berisikan penggunaan produk dengan harapan memberikan manfaat yang diinginkan dan meminimasi gangguan. Fungsi, penggunaan dan adequacy sistem terhadap proses bisnis dan organisasi menjadi fokus selama fase ini. Sekali sistem diimplementasikan maka perawatan juga harus dilakukan karena malfunction harus diatasi, permintaan optimisasi khusus harus
dipenuhi
dan
peningkatan
fungsi
sistem
secara
umum
harus
diimplementasikan. Fase yang kelima adalah Evolution phase. Pada fase ini tambahan kemampuan diintegrasikan kedalam sistem ERP untuk mendapatkan manfaat tambahan. Ekstensi atau perluasan kemampuan ini dapat dikategorikan kepada dua jenis yaitu:
14
• Evolution "upwards".
Fungsi diorientasikan pada aplikasi pengambilan
keputusan seperti perencanaan dan penjadwalan lanjut, data warehouse dan sistem bisnis intelijen. • Evolution “outward” pada lingkungan sistem, dengan aplikasi seperti customer relationship management, supply-chain management, interorganizational workflow, dan electronic commerce. • Fase yang keenam adalah Retirement Phase. Pada fase ini muncul teknologi baru, atau ketika sistem ERP ternyata tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis, dan manajer memutuskan untuk mengganti sistem informasi yang ada dengan yang lebih sesuai dengan kebutuhan organisasi saat itu. Beberapa organisasi telah melewati fase ini untuk alasan-alasan seperti perubahan strategi, hilangnya kepercayaan kepada vendor ERP atau rekanan ERP ataupun pengalaman yang buruk saat pengimplementasian ERP. Dalam studi yang dilakukan di Alcatel, Berchet et al. (2005) mengemukakan siklus hidup proyek ERP yang terdiri dari lima tahapan yaitu: 1. Selection of the vendor and software,yaitu tahap dihasilkan keputusan software apa yang akan digunakan dan siapa vendornya yang kemudian di tindak lanjuti dengan melakukan kontrak. Keputusan tersebut harus berdasarkan pada kebutuhan dan spesifikasi yang dideskripsikan dengan jelas, termasuk kebutuhan anggaran yang diuraikan secara detail. 2. Deployment and integration, yaitu tahap implementasi sistem. Tahap ini terdiri dari beberapa langkah utama yaitu: - General design - Detailed design, realisation, and prototype validation - Implementation of solution - Starting preparation - User training - Operational starting with production 3. Stabilization. Pada tahap ini, user memahamai, berasimilasi dengan sistem. 4. Progression. Pada tahap ini user dapat mendeteksi dengan jelas adanya peningkatan (improvement) pada proses-proses utama. Pada Tahap ini
15
juga dilakukan enhancement project atau delta project
yaitu ketika
potensial modifikasi dimulai 5. Evolution. Pada tahap ini key user mengendalikan tools dengan keahlian mereka berkaitan dengan telah teridentifikasinya
keunggulan dan
kelemahan sistem ERP. Mereka mengajukan evolusi berupa perubahan pada spesifikasi khusus dalam rangka mengoptimalkan sistem tersebut. Dari uraian beberapa peneliti diatas dapat diringkaskan bahwa terdapat beberapa fase dalam implementasi sistem ERP yang diperlihatkan pada Tabel 2-2.
Tabel 2-2. Fase dalam implementasi Sistem ERP Menurut Beberapa Peneliti
Peneliti Ehie (2005)
Fase 1. Project Preparation 2. Business blueprint 3. Realization 4. Final Preparation 5. Go live and Support
Chang dan Vichita (2002).
1. Planning 2. Project 3. Post Implementation
Nolan dan Norton
1. Begin
dalam Hawking (2004)
2. Consolidation 3. Mature
Motwani et al. (2005)
1. Pre-implementation (setting-Up) 2. Implementation 3. Post-Implementation (Evaluation)
16
Tabel 2-2. (Lanjutan)
Peneliti
Fase
Esteves dan Pastor (1999)
1. Adoption Decision 2. Acquisition 3. Implementation 4. Use and Maintenace 5. Evolution 6. Retirement
Berchet et al. (2005)
1. Selection of the vendor and software 2. Deployment and integration 3. Stabilization 4. Progression 5. Evolution
2.4.
Post- Project Sistem ERP Post-project sistem ERP dapat diartikan sebagai tahapan setelah sistem
ERP diimplementasikan (Chang dan Vichita, 2002). Tahapan ini oleh Motwani et al. (2005) disebut sebagai fase post-implementasi. Dari Tabel 2-1 dan Tabel 2-2 dapat dilihat bahwa beberapa peneliti mempunyai pandangan yang berbeda mengenai tahapan dalam implementasi sistem ERP dan menggunakan istilah yang berbeda-beda juga. Peneliti yang menunjukkan adanya tahapan post-project pada framework yang mereka kemukakan adalah Markus dan Tanis (1999) yaitu onward and upward phase, Ross dan Vitale (2000) yaitu Stabilization, Continuous Improvement, Tranformation phase. Parr dan Shanks (2000) yaitu Enhancement phase, Chang dan Vichita (2002) dan Motwani et al. (2005) yaitu post-implementation phase, Esteves and Pastor (1999) yaitu Use and Maintenace, Evolution dan Retirement dan
Berchet et al. (2005) yaitu, stabilization,
progression dan evolution. Dalam laporan Benchmarking Partner
yang dikutip oleh Nicolaou (2004),
disebutkan bahwa aktivitas pada fase post-project proyek ERP dapat dikategorikan kedalam 3 tahap yaitu:
17
Tahap I, pada 3 sampai 6 bulan pertama perusahaan mengalami penurunan produktivitas. Penurunan
ini disebabkan oleh adanya pendeskripsian ulang
pekerjaan, pengenalan prosedur baru, fine-tuning software ERP, dan pengaturan aliran informasi baru yang dihasilkan oleh sistem ERP. Tahap II, antara 6 sampai 18 bulan, mencakup pengembangan keterampilan, perubahan struktural, integrasi proses, dan penambahan teknologi karena adanya perluasan fungsi ERP Tahap III, membutuhkan rata-rata antara 1 hingga 2 tahun, mencakup transformasi bisnis. Pada tahap ini sinergi antara orang, proses, dan teknologi mencapai puncaknya. Deloitte dalam Hawking (2004) menyebutkan bahwa post-project sistem ERP merupakan
second wave implementation yaitu tahapan dimana dilakukan
proses-proses untuk mencapai manfaat tambahan dari implementasi sistem ERP. Deloitte meyakini bahwa terdapat sejumlah tahapan yang terjadi pada fase postproject yaitu stabilize, synthesize dan synergize. Fase ini ditunjukkan pada Gambar 2-5.
Gambar 2-5. Fase Post-project ERP (Deloitte dalam Hawking, 2004)
Pada fase stabilize, perusahaan berusaha beradaptasi dengan sistem ERP yang dijalankan dan mengatasi perubahan yang terjadi. Pada fase Synthesize, perusahaan berusaha melakukan perbaikan dengan menerapkan perbaikan proses
18
bisnis, menambah solusi pelengkap dan memotivasi sumber daya manusia untuk mendukung perubahan. Sedangkan fase yang terakhir yaitu Synergize adalah fase ketika optimisasi proses dicapai dan menghasilkan transformasi bisnis. Berchet et al. (2005) memandang fase post-project sebagai fase dimana resiko dan kegagalan (disfungsi) dari penerapan sistem ERP paling dirasakan yaitu pada tahapan stabilization, progression and evolution. Hal ini diringkaskan dalam Tabel 2-3.
Tabel 2-3. Resiko dan Disfungsi Penerapan Sistem ERP (Berchet et al, 2005)
Tahapan pada post-
Resiko dan disfungsi yang terjadi
project fERP Stabilization
1. Key User tidak dapat merespon semua permintaan/ kebutuhan pengguna hal ini berakibat pada penggunaan kembali sistem yang lama. 2. Dikembangkan melengkapi
program
integrasi
tambahan
sistem
ERP,
khusus
untuk
hal
dapat
ini
memunculkan gap misalnya data pada sistem ERP menggunakan ACCESS sedangkan pada program tambahan menggunakan EXCELL. 3. User tidak nyaman bahkan tidak memahami sistem ERP yang baru, akibatnya user menggunakan cara lama dalam bekerja sehingga manfaat dari sistem ERP tidak diperoleh misalnya data yang tidak andal Progression
Sistem informasi hanya menjamin bekerjanya fungsi pelaporan. Akibatnya peran ERP hanya bersifat statis bukannya dinamis sebagai alat bantu pengambilan keputusan.
Evolution
Dikembangkan beberapa program tambahan khusus sebagai solusi dari kesenjangan fungsi pada integrasi sistem ERP berakibat pada beratnya perawatan yang harus dilakukan dan mahalnya biaya yang harus ditanggung perusahaan ketika sistem harus di upgrade (beralih ke versi baru ERP)
19
Penelitian yang dilakukan oleh Botta-Genoulaz et al. (2005) terhadap 217 perusahaan di perancis menunjukkan adanya trap yang muncul setelah proyek ERP go live. Salah satu trap yang muncul adalah karena kurangnya perencanaan setelah sistem erp go-live yaitu sebanyak 13%, ini juga termasuk adanya gap dalam tahapan stabilisasi. Trap tersebut diringkaskan pada Tabel 2-4. Tabel 2-4. Trap yang Muncul setelah Proyek ERP Go- live Botta-Genoulaz et al. (2005)
Traps
%
Lack of re-engineering before ERP Project
40
Lack of Project planning
30
Gap in the requirement definition
30
Under-estimation of the importance of the choice ERP
23
Spesific sofware development, too much customisation
20
Lack of training
19
Lack of planning post-go-live, gap in stabilisation 13 phase management Lack of communication and implication of the 13 management Under-estimation of data-migration risk
13
2.4.1. Pengembangan Framework awal Post-project Sistem ERP Pada bagian ini dikembangkan framework awal
mengenai fase post-
project sistem ERP yang terdiri dari fase-fase dan aktivitas-aktivitas yang ada pada tiap fase. Berdasarkan
uraian sebelumnya diketahui bahwa adanya
pandangan yang berbeda terhadap fase post-project sistem ERP seperti evaluation (Motwani, et al. 2005; Chang dan Vichita (2002)), onward and upward phase (Markus dan Tanis, 1999), Stabilization, Continuous Improvement, Tranformation phase (Ross dan Vitale, 2000), Enhancement phase (Parr dan Shanks, 2000), Esteves and Pastor (1999) yaitu Use and Maintenance, Evolution dan Retirement dan Berchet et al. (2005) yaitu, stabilization, progression dan evolution. Dengan
20
melakukan studi literatur terhadap masing-masing tahap dan melihat adanya kesamaan maksud pada beberapa fase maka dapat dirumuskan bahwa: Proposisi 1: Pada Fase Post-project sistem ERP terdapat tiga proses besar yaitu Stabilisasi, Evaluasi dan Enchancement Fase stabilization adalah fase awal setelah sistem ERP diterapkan, dimana pengguna diharapkan mulai memahami dan berinteraksi dengan sistem serta memberikan respon terhadap tools-tools baru yang disediakan oleh sistem ERP (Berchet et al., 2005; Ross and Vitale, 2000; Delloite dalam Hawking, 2004). Dengan demikian manfaat ERP, sebagai sistem yang terintegrasi dengan data yang andal dapat diperoleh. Hal yang sama juga dikemukakan oleh Delloite dalam Hawking (2004), selain itu disinggung juga tentang bagaimana mengatasi perubahan-perubahan dalam mengintegrasikan sistem ERP, yang harus dilakukan pada fase ini. Ross dan Vitale (2000) menyebutkan periode stabilisasi adalah periode setelah implementasi pertama kurang lebih empat sampai 12 bulan. Aktivitas yang terdapat pada fase ini adalah mastering the change, user understand, assimilate and appropriate their new tools (Berchet et al., 2005; Delloite dalam Hawking, 2004; Ross and Vitale, 2000).
Proposisi 2: Aktivitas yang perlu dilakukan pada fase stabilisasi adalah aktivitas yang mendukung proses mastering the change, user understand, assimilate and appropriate their new tools Fase post-project dipandang juga sebagai tahapan dimana evaluasi dilakukan terhadap sistem ERP yang telah dijalankan (Motwani et al., 2005). Pada Framework yang
ditunjukkan pada Gambar 2-3, Motwani et al. (2005)
mengemukakan beberapa faktor kritis pada fase post-project yaitu post implementation
audit,
documentation
and
advertising
ERP
success
(correspondence success, process success, interaction success, expectation success), benchmarking. Sementara menurut Chang dan Vichita (2002), faktor-
21
faktor kritis yang harus diperhatikan dalam fase post-project sistem ERP adalah change management, knowledge management, system audit, software migration, business strategy and model. Adanya kesamaan aktivitas yaitu system audit pada model Chang dan Vichita (2002) dengan aktivitas post-implementation audit pada model Motwani et al., (2005) menjadi dasar diklasifikasikannya aktivitas pada kedua model tersebut sebagai aktivitas pada fase evaluasi.
Proposisi 3: Aktivitas yang perlu dilakukan pada fase evaluasi adalah post implementation advertising
audit
(system
audit),
documentation
and
ERP success (correspondence success, process
success, interaction success, expectation success), benchmarking, change
management,
knowledge
management,
software
migration, business strategy and model. Selain itu Fase post-project adalah saat yang tepat untuk melakukan enhancement sistem ERP yang telah diimplementasikan
terutama untuk
menjawab kebutuhan organisasi yang terus berkembang (Markus dan Tanis, 1999; Ross dan Vitale, 2000; Parr dan Shanks, 2000;Berchet, 2005) . Menurut Parr dan Shanks (2000), fase enhancement bisa memerlukan waktu beberapa tahun termasuk didalamnya tahapan perbaikan sistem, perluasan serta transformasi (system repair, extension and transformation). Beberapa aktivitas utama yang dapat dilakukan pada fase ini yaitu Planning for upgrades and migration later releases/ versions of ERP software, Adoption of additional modules/packages and integration with ERP, Business decision making based on data provided by the ERP system, Continuous improvement of users’ IT skills, Continuous business process improvement in order to achieve better business results, Reconfiguration of current release/ version.
Proposisi 4: Aktivitas yang perlu dilakukan pada fase enhancement adalah Planning for upgrades and migration later releases/ versions of ERP software, Adoption of additional modules/packages and
22
integration with ERP, Business decision making based on data provided by the ERP system, Continuous improvement of users’ IT skills, Continuous business process improvement in order to achieve better business results, Reconfiguration of current release/ version. Berdasarkan proposisi diatas maka dikembangkan framework awal post-project sistem ERP yang ditunjukkan pada Gambar 2-6.
POST-PROJECT SISTEM ERP Fase Stabilisasi
Fase Evaluasi
Fase Enhancement
Aktivitas-Aktivitas: - Mastering the Change
Aktivitas-Aktivitas: - Post implementation audit (system audit)
- User understand, asssimilate and appropriate their new tools
- Documentation and advertising ERP success (correspondence success, process success, interaction success, expectation success)
Aktivitas-Aktivitas: - Planning for upgrades and migration later releases/ versions of ERP software
- Benchmarking
- Adoption of additional modules/packages and integration with ERP - Business decision making based on data provided by the ERP system
- Change management - Knowledge management
- Continuous improvement of users’ IT skill
- Software migration - Business model.
strategy
and
- Continuous business process improvement in order to achieve better business results - Reconfiguration of current release / version.
Gambar 2-6. Framework Awal Post-Project Sistem ERP
Pada Gambar 2-6 dapat dilihat bahwa post-project sistem ERP terdiri dari tiga proses utama yaitu stabilisasi, evaluasi dan enhancement. Yang dimaksud dengan mastering the change pada fase stabilisasi adalah bahwa perusahaan berupaya agar proses bisnis dan data yang ada pada organisasi bisa disesuaikan dengan proses bisnis dan format data yang ada pada sistem yang baru. Upayaupaya yang dapat dilakukan antara lain: • Cleaning up data dan parameter • Menyediakan pelatihan tambahan bagi user baru • Bekerja sama dengan vendor dan konsultan dalam mengatasi bugs yang ada pada perangkat lunak (Ross dan Vitale, 2000). Aktivitas kedua pada fase stabilisasi adalah user understand, assimilate and appropriate their new tool. Aktivitas ini didefinisikan oleh Clark, jr et al.(2006), sebagai users develop strategies for using the system and perceptions about the system that are critical to continued usage. Pada fase evaluasi, aktivitas yang dapat dilakukan adalah postimplementation audit (system audit) yaitu evaluasi terhadap proses implementasi sistem setelah proyek implementasi selesai dan sistem dapat digunakan untuk operasionalisasi
perusahaan
(Nicolaou,
2004).
Aktivitas
kedua
adalah
Documentation and advertising ERP success. Klaus et al. (2000) menyatakan bahwa
comprehensive
functionality
of
ERP
requires
corresponding
documentation. Documentation and advertising ERP success mencakup:
Correspondence success,
Process success,
Interaction success,
Expectation success
Aktivitas lainnya adalah change management yaitu proses yang digunakan untuk mengembangkan pendekatan yang terencana terhadap aspek manusia dalam organisasi karena adanya perubahan teknologi baru pada organisasi (Change management Toolbook, 2005). Hal yang perlu diperhatikan dalam aktivitas change management pada fase evaluasi ini adalah: 23
24
Proses change management mengikuti metodologi terstruktur. Rancangan dan eksekusi Program change management oleh tim proyek. Komitmen manajemen terhadap perubahan Resistansi terhadap perubahan Aktivitas
berikutnya
adalah
Knowledge
management.
Pengertian
Knowledge management disini dijelaskan oleh Broadbent (1997) dan Quintas et al., (1997) sebagai berikut:
Knowledge management emphasizes those aspects of information management that require the corporate memory of an enterprise be captured within the framework of a knowledge culture and in such a way that knowledge builds upon an organized database infrastructure directed to enhance decision making and planning Aspek-aspek yang berkaitan dengan knowledge management dalam hal ini adalah:
Pengetahuan apa yang perlu disimpan pada memory perusahaan setelah sistem ERP go live
Knowledge sharing dalam departemen
Knowledge sharing antar departemen
Infrastruktur KM yang perlu ada
Benchmarking pada fase evaluasi diperlukan untuk membandingkan dan mengukur operasi sistem ERP di perusahaan dengan operasional sistem ERP dari perusahaan yang telah diketahui bahwa sistem ERP berkinerja terbaik. Faktorfaktor yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan benchmark pada fase postproject antara lain adalah:
Proses Bisnis
Respon terhadap masalah
Ketrampilan User dalam hal IT
Tingkat penggunaan sistem ERP
Persentase UserID.
Sofware Migration pada fase evaluasi dilakukan untuk mengkaji peralihan dari sistem lama ke sistem ERP. Hal ini terutama karena Migrasi perangkat lunak
25
lama kepada sistem ERP berpotensi menimbulkan inkonsistensi data karena perbedaan format data dan adanya potensi resistansi organisasi karena ada gap antara proses bisnis sekarang dengan proses yang built in pada sistem ERP (Fu Ho, 2004). Beberapa hal yang perlu ditinjau dalam Software migration adalah :
Standarisasi input data
Bagaimana mengatasi gap antara proses bisnis yang ada dengan proses bisnis pada sistem ERP.
Bagaimana mengatasi resistansi yang mungkin timbul Business strategy and model pada fase evaluasi
menurut Motwani et
al.(2005) a clear business model of how the organization should operate behind the implementation effort. Beberapa hal yang perlu dilihat dalam hal ini adalah: (Somers, 2004) • Improving Productivity • Providing Competitive advantage • Satisfying customer demands Pada Fase Enhancement yaitu fase dimana pengembangan dari sistem ERP perlu dilakukan, terdapat beberapa aktivitas yang perlu direncanakan. Aktivitas tersebut sudah ditunjukkan pada Gambar 2-6. Aktivitas extension pada fase enhancement dapat dilakukan untuk menambah perangkat lunak diluar modul inti ERP yang masih diintegrasikan kedalam sistem ERP. Ross dan Vitale (2000) menyebutkan bahwa contoh dari ERP extension adalah SCM, CRM, dsb. Transformation merupakan aktivitas dimana bisnis ditansformasikan berturut-turut terhadap perbaikan yang berkelanjutan (Parr dan Sh.anks, 2000). Menurut Ross dan Vitale (2000) transformasi akan mencakup perubahan batasbatas organisasi, terutama yang terkait kepada sistem. Parr dan Shanks (2000) menyatakan bahwa transformasi yang mungkin terjadi adalah transformasi proses bisnis ataupun transformasi organisasi. Planning for upgrades and Migration to other release/ versions of hardware and ERP Software adalah aktivitas dimana organisasi perlu merencanakan serangkaian proses upgrade sistem dalam rangka mencapai benefit dari proses bisnis yang tidak mungkin diperoleh tanpa release yang terbaru
26
(Markus et al., 2000). Beberapa hal yang terkait dengan perencanaan upgrade ini adalah: Updating of the ERP software to new releases (Stefanou, 2001) Consider proposals from the system vendor to upgrade Aktivitas Adoption of additional modules /packages and Integration with ERP adalah aktivitas yang perlu dilakukan dengan mempertimbangkan pemilihan modul-modul ERP ataupun penambahan aplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis yang vital (Stefanou, 2001). Modul-modul ataupun aplikasi yang dapat ditambahkan seperti CRM, SCM, dll. Aktivitas Business decision making based on data provided by the ERP system adalah aktivitas yang berkaitan dengan penggunaan data yang dikumpulkan oleh sistem oleh para manager atau para pengambil keputusan dengan tujuan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan dapat dipakai dalam menyusun perencanaan perbaikan pada proses bisnis (Markus et al., 2000). Beberapa hal yang perlu dilihat pada bagian ini adalah: Data visibility Information available to the manager Data Access Decision produced Continuous improvement of users IT Skills adalah aktivitas yang berkaitan dengan peningkatan kemampuan IT user secara berkelanjutan. Menurut Scott and Vessey
(2000)
perusahaan
memerlukan
kemampuan
IT
untuk
mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem ERP. Sedangkan Markus et al.( 2000) menyebutkan bahwa user perlu mempelajari bagaimana menggunakan atau menjalankan sistem dengan baik. Untuk itu pada aktivitas ini terdapat beberapa hal yang perlu ditinjau yaitu: (Botta-genoulaz, 2005) Mengadakan pelatihan tambahan bagi user Memberdayakan user pada tugas dan wewenangnya Menciptakan competence centre Meningkatkan kedisiplinan user terhadap sistem.
27
Continuous business process improvement in order to achieve better business results adalah aktivitas yang berkaitan dengan upaya perbaikan berkelanjutan pada proses bisnis. Markus et al. (2000) menyebutkan bahwa perubahan-perubahan tambahan dapat dilakukan pada proses bisnis, dan sebagainya.Menurut Botta-genoulaz(2005) Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melalui pengembangan Business Intelligence System. Aktivitas yang terakhir pada fase enhancement adalah Reconfiguration of current release/version yaitu konfigurasi ulang terhadap release yang digunakan pada perusahaan. Menurut Markus et al. (2000) terdapat perubahan-perubahan tambahan yang dibuat pada konfigurasi perangkat lunak. Menurut Markus dan Tanis ( 2000) konfigurasi perangkat lunak termasuk mengadaptasi fungsi-fungsi umum yang ada pada sistem configuration involves adapting terhadap kebutuhan khusus organisasi. 2.4.2. Keberhasilan pada Post-project Sistem ERP Keberhasilan pada fase post-project ERP ditandai dengan realisasi benefit yang dirasakan oleh organisasi (Sammon et al., 2003). Benefit ini dibedakan kepada intangible benefit
dan
tangible benefit. Intangible benefit
berupa
terjadinya integrasi internal, perbaikan proses bisnis dan informasi serta peningkatan pelayanan kepada pelanggan. Sedangkan tangible benefit antara lain: pengurangan persediaan, personil, biaya pembelian dan waktu yang dibutuhkan untuk tutup buku, manajemen cash, manajemen order dan peningkatan profitabilitas
(Nicolaou,
2004).
