Bab 2 Tinjauan Pustaka
2.1. Pendahuluan Proses industri harus dipandang sebagai suatu perbaikan terus menerus (continous improvement), yang dimulai dari sederet siklus sejak adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, pengembangan produk, proses produksi, sampai distribusi kepada konsumen. Seterusnya, berdasarkan informasi sebagai umpan balik yang dikumpulkan dari pengguna produk (pelanggan) itu kita dapat mengembangkan ide-ide untuk menciptakan produk baru atau memperbaiki produk lama beserta proses produksi yang ada saat ini. Pengembangan suatu industri manufacturing memerlukan perbaikan reformasi bisnis modern yang mencakup keseluruhan sistem industri dari kedatangan material sampai distribusi kepada konsumen dan desain ulang produk untuk masa mendatang. Industri manufaktur di Indonesia masih banyak mempraktekkan sistem manajemen tradisional yang banyak diterapkan contohnya seperti sistem penentuan jadwal induk produksi (MPS). Sistem manajemen industri tradisional memperlakukan departemen pemasaran sebagai departemen yang bertugas sekedar menjual produk dan mengelola administrasi penjualan. Kondisi ini diperparah lagi dengan departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang berfungsi sekedar untuk menyetujui dan mengeluarkan pesanan produksi, tanpa berpesan penting dalam peningkatan efisiensi, kualitas, daya saing dan lain-lainya, sehingga tampak adanya kesenjangan komunikasi yang bertanggung jawab memberikan informasi yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu dalam tuntutan era globalisasi saat ini sangat diperlukan profesionalisme dalam manajemen industri manufaktur diatas, dimana pada tulisan ini difokuskan pada sistem JIP secara khususnya pada sistem informasi perencanaan terutama terhadap bahan baku langsung dari suatu produk.
4
5
Sistem
panjadwalan
induk
produksi
merupakan
rencana
tertulis
yang
memperlihatkan beberapa banyak masing-masing jenis produk untuk dibuat dalam setiap periode waktu yang akan datang. Meskipun demikian pada kenyataannya jadwal induk biasanya diubah suatu waktu selama waktu berjalan untuk menanggapi perubahan kondisi. Jadi dalam perancangan jadwal induk produksi ini memerlukan beberapa sistem komputerisasi yang bisa melakukan perancangan dengan metode perhitungan seperti peramalan, perencanaan produksi agregat, disagregasi (MPS) dan RCCP. Sehingga dalam perencanaan produksi kedepan akan tercapai suatu sistem pengendalian aktifitas produksi yang lebih baik. 2.2. Sistem Produksi Sistem merupakan kumpulan dari berbagai macam komponen yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan produksi adalah suatu proses pengolahan input menjadi output. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem produksi adalah kumpulan dari manusia, mesin, uang, material dan metode pada suatu proses produksi untuk menghasilkan barang dan jasa. Fungsi-fungsi dari Sistem Produksi antara lain: a.
Bussiness Planning
b.
Product Design and Engineering
c.
Manufacturing Engineering
d.
Supervision
e.
Production Planning
f.
Purchasing
g.
Production
h.
Production Control
i.
Quality Control
j.
Receiving, Shipping dan Inventory Control
Faktor penentu keberhasilan Sistem Produksi diantaranya: a.
Kedekatan hubungan antara pekerja dan sistemnya.
b.
Adanya sistem perencanaan dan pengendalian yang baik
6
Aspek Perusahaan dalam Perencanaan dan Pengendalian Produksi: Perkembangan industri dewasa ini ditandai dengan terjadinya perubahanperubahan yang sangat cepat. Implikasi dari perubahan-perubahan ini adalah di satu pihak masyarakt sebagai konsumen mempunyai pilihan yang semakin banyak dan di lain pihak perusahaan industri sebagai produsen didorong secara terus menerus untuk mengikuti arah perubahan kebutuhan masyarakat tersebut. Secara umum misi perusahaan industri adalah memenuhi kebutuhan masyarakat (konsumen) dengan memproduksi barang-barang yang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Untuk dapat memerankan misi tersebut, perusahaan industri perlu mengintegrasikan setiap aktivitas baik kegiatan produksi maupun pendukung. Secara umum misi perusahaan industri adalah memenuhi kebutuhan masyarakat konsumen dengan memproduksi barang yang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Untuk
dapat
memerankan
misi
tersebut,
perusahan
industri
perlu
mengintegrasikan setiap akitivitas baik kegiatan produksi maupun pendukung. Kunci keberhasilan perusahaan industri terletak pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi kepuasan konsumen (customer satisfaction). Apabila kepuasan konsumen dapat dijabarkan lebih lanjut, maka faktor kunci keberhasilan perusahaan industri pada dasarnya mencakup: a.
Kualitas (Quality)
b.
Biaya (Cost)
c.
Waktu Penyerahan (Delivery Time)
2.3. Rencana Produksi Aggregate (RPA) Perencanaan produksi Aggregate merupakan bagian dari rencana strategis perusahaan dan dibuat secara harmonis dengan rencana bisnis (business planning). Perencanaan produksi dapat diartikan menentukan tingkat atau rate produksi pabrik yang dinyatakan secara Aggregate. Perencanaan Aggregate dalam kegiatannya juga menentukan strategi untuk memenuhi perubahan demand sehingga dapat meminimasi total ongkos dan tujuan perusahaan dapat terpenuhi.
7
Metode perencanaan Aggregate secara umum dapat dikelompokkan menjadi dua strategi, yaitu: Strategi tradisional Top Down, yang menggunakan konsep rata-
rata atau komposit dari produk untuk memformulasikan rencana keseluruhan. Produk komposit kemudian didisagregasi untuk memperoleh perencanaan yang lebih rinci. Strategi
Requirement
pendekatan
Planning,
Bottom
dimana
Up
paerencanaan
atau
disebut
Aggregate
Capacity keseluruhan
dievaluasi dengan memperhatikan ketersedian kapasitas. Dalam memproduksi tentu adakalanya demandnya tidak menentu maka strategi untuk menghadapi demand yang tidak menentu atau berpola musiman Dalam menghadapi demand yang berfluktuasi, strategi metode perencanaan produksi Aggregate yang menghadapi meliputi: 1.
Produksi bervariasi mengikuti tingkat demand yang terjadi, yaitu: a.
Dengan menambah atau mengurangi tenaga kerja, atau mengubah jumlah shift.
b. 2.
Dengan melakukan lembur atau mengurangi jumlah tenaga kerja. Produksi pada tingkat konstan, yaitu:
a.
Dengan menumpuk jumlah tenaga kerja, tetapi melakukan lembur atau mengurangi jumlah tenaga kerja.
b. 3.
Dengan menambah atau mengurangi Sub kontrak. Kombinasi strategi-strategi diatas.
Metode program linier (transportasi). Perencanaan produksi adalah penentu tingkat kecepatan produksi pabrik yang dinyatakan secara Aggregate atau definisi lainnya yaitu merupakan bagian dari rencana strategis perusahaan dan dibuat secara harmonis dengan rencana bisnis (Bussiness Planning) dan rencana pemasaran (Marketing Planning). Perencanaan produksi dapat diartikan untuk menyesuaikan permintaan yang berasal dari peramalan dengan seluruh kemampuan yang ada pada perusahaan.
8
2.2.1. Tipe Perusahaan Manufaktur 2.2.1.1. Make To Stock Make To Stock adalah tipe industri yang membuat produk akhir untuk disimpan dimana kebutuhan konsumen diambil dari persedian digudang. Rencana produksi disusun berdasarkan jumlah peramalan untuk horison waktu yang direncanakan ditambah dengan selisih antara target inventory akhir dan inventory awal. Pernyataan ini dinyatakan dengan persamaan dibawah ini: PP = Peramalan + ( target inventory akhir - inventory awal) Karakteristik Make To Stock adalah:
Standar item, high volume.
Terus-menerus dibuat lalu disimpan.
Harga wajar.
Pengiriman dapat dilakukan segera.
Customer tidak mau menunggu.
Perlu adanya safety stock untuk mengatasi fluktuasi demand.
Contoh dari perusahaan make to stock adalah perusahaan makanan/ minuman seperti perusahaan minum aqua atau makanan roti. 2.2.1.2. Make To Order Make To Order adalah tipe industri yang membuat produk hanya untuk memenuhi pesanan. Rencana produksi disusun berdasarkan jumlah peramalan untuk horison waktu yang direncanakan dikurangi selisih antara target akhir backlog dan backlog awal. Pernyataan ini dinyatakan dengan persamaan dibawah ini: PP = Peramalan + (target backlog akhir – backlog awal) Karakteristik Make To Order adalah:
Inputnya bahan baku
Biasanya untuk supply item dengan banyak jenis
Harga cukup mahal
Perlu keahlian khusus
Komponen biasanya dibeli untuk persediaan
9
Biasanya perusahaan yang berdasarkan order adalah perusahaan garment atau pabrik tekstil. 2.2.1.3. Assembly To Order Assembly To Order
adalah tipe industri yang membuat produk dengan cara
assembling hanya untuk memenuhi pesanan. Karakteristik Assembly To Order adalah:
Inputnya Komponen.
Untuk supply item dengan banyak jenis.
Harganya cukup mahal.
Lead time ditetapkan oleh konsumen.
Contohnya perusahaan motor atau mobil yang membutuhkan perakitan terlebih dahulu. 2.2.1.4. Engineer To Order Engineer To Order adalah tipe industri yang membuat produk untuk memenuhi pesanan khusus dimulai dari perancangan produk sampai pengiriman produk. Karakteristik Engineer To Order adalah:
Produk sangat spesifik
Lead time panjang
Harganya mahal
Contohnya perusahaan yang membuat pesawat terbang untuk pribadi. 2.2.2. Metode Perencanaan Aggregate Aggregate adalah perencanaan dibuat untuk seluruh produk yang menggunakan sumber yang sama, tanpa dirinci masing-masing produk yang berbeda (end item).
10
Metode-metode dalam perencanaan Aggregate dapat dikatagorikan sebagai berikut: 1. Kualitatif, termasuk dalam metode ini adalah konensus kelompok dan rasio inventory. 2. Kuantitatif, metode yang termasuk dalam katagori ini adalah metode heuristik, matematis dan simulasi. 2.2.3. Langkah Pelaksanaan Rencana Produksi a.
Tentukan batasan perencanaan produksi yang akan dilakukan. Cari informasi mengenai data yang dibutuhkan.
b.
Tentukan standar satuan yang akan digunakan dalam perencanaan produksi.
c.
Tentukan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam kurun perencanaan dengan kriteria ongkos minimum, dengan menggunakan alternatif 1 (tenaga kerja tetap), alternatif 2 (tenaga kerja sesuai demand), alternatif 3 (tenaga kerja mix strategy) dan alternatif 4
(transportasi).
d.
Rencana jumlah produksi dalam Aggregate.
e.
Jika item > 1, lakukan proses disagregasi sesuai dengan faktor konversinya.
Karakter dari perencanaan produksi biasanya tidak rinci, rencana dibuat untuk family atau kelompok produk. Dan satuan yang digunakan dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, seperti ton, gallon waktu produksi standar, satuang uang, dan lain-lain. Namun, hal ini juga tergantung pada tipe bisnis apakah Make to Order atau Make to Stock. MTO Rencana Produksi = Pemesanan konsumen + Backlog akhir – Backlog awal
MTS Rencana Produksi = Ramalan + Persediaan akhir yang dikehendaki – Persediaan awal
2.2.4. Strategi Menghadapi demand yang Tidak Tetap
11
Untuk menghadi
demand yang tidak tetap atau musiman dapat digunakan
beberapa strategi yaitu: 1.
Produksi pada tingkat konstan (tenaga kerja tetap) Produksi pada tingkat konstan artinya dengan tenaga kerja tetap kemungkinan yang terjadi adalah dengan menumpuk atau menggunakan persediaan, atau menembahkan dan mengurangi backlog atau dengan menambah atau mengurangi Sub kontrak. Dalam perhitungan strategi ini biasanya disebut sebagai alternatif 1 atau strategi 1. Tabel Perhitungan untuk alternatif 1
Tenaga Kerja = .......... orang Tabel 2.1. Produksi untuk tenaga kerja tetap Periode T
Hari Kerja
demand
UPRT
UPOT
SK
Hiring
Lay Off
(unit)
(unit)
(unit)
(unit)
(orang)
(orang)
Inv. Akhir (unit)
Total
Keterangan: = Periode
HK
= Hari Kerja
D
= demand
SK
= Sub Kontrak
H
= Hiring
IA
= Inventory Akhir
2.
P
Produksi bervariasi mengikuti tingkat demand yang terjadi ( tenaga kerja berubah sesuai demand), yaitu: Produksi mengikuti demand artinya bahwa kapasitas yang akan diproduksi tergantung dari permintaan. Kemungkinan yang terjadi dengan menambah atau mengurangi tenaga kerj, atau merubah jumlah shift, dan dengan mengurangi jumlah waktu kerja.Dalam perhitungan ini biasanya disebut sebagai alternatif 2 atau strategi 2.
12
Langkah-langkah penyelesaian untuk alternatif 2 adalah sebagai berikut: 1. Tentukan Rencana Produksi untuk periode waktu tertentu 2. Tentukan Kebutuhan Jam orang untuk periode waktu tertentu 3. Tentukan Kebutuhan Tenaga Kerja untuk perioda waktu tertentu 4. Lakukan Perencanaan untuk periode waktu tertentu (lakukan perhitungn secara rinci untuk tiap periode / bulan)
Hitung jumlah unit yang dapat diproduksi pada Regular Time.
Hitung jumlah unit yang terjadi diproduksi Over Time (jika diperlukan).
Nilai UPOT ada jika melebihi besarnya kapasitas (tabel kapasitas), maka yang dimasukkan besarnya nilai kapasitas dan untuk sisanya dimasukkan ke Sub kontrak.
Hitung jumlah unit yang dapat diproduksi pada Sub kontrak (jika diperlukan).
Sub kontrak ada jika nilai UPOT melebihi nilai kapasitas (yang ada dalam tabel kapasitas), maka sisanya dapat dimasukkan ke Sub kontrak.
Hitung Inventory Akhir pada tiap perioda/bulan.
Hitung semua Ongkos yang terjadi (Total Cost).
Tabel yang digunakan: Untuk Alternatif 2
Tabel Perhitungan untuk Alternatif 2 Tabel 2.2. Produksi untuk tenaga kerja sesuai demand
Periode
Hari
demand
Tk yang
TK
T
Kerja
(unit)
diperlukan
terpakai
Total
Keterangan: P
= Periode
UPRT UPOT
Hiring
(unit)
(orang) (orang)
(unit)
Lay Off
Inv. Akhir (unit)
13
HK
= Hari kerja
TK
= Tenaga kerja
TK (D)
= Tenaga kerja yang diperlukan
TK (T)
= Tenaga kerja yang terpakai
UPRT
= Unit Production Regular Time
a.
Mix Strategi atau Kombinasi strategi-strategi diatas. Produksi gabungan artinya produksi (demand) disatukan anatara demand dari strategi tenaga kerja tetap (setengah dari demand 1-n peiode) dengan demand strategi sesuai demand (setengah dari demand n-sn periode).
Langkah-langkah penyelesaian untuk alternatif 1 dan 2 dipakai dalam perhitungan strategi yang ke 3 (mix strategi). Artinya, gabungan dari kedua alternatif yang telah dipakai seperti pada perhitungan strategi tenaga kerja tetap dan perhitungan strategi tenaga kerja sesuai demand. Tabel 2.3. Produksi untuk mix strategy Periode Hari Demand t
TK
RMH
Kerja (unit) (jam orang)
yang diperlukan
TK yang UPRT UPOT Hiring Lay Off Inv. Akhir terpakai (unit) (unit) (orang) (orang)
Total
Keterangan: P
= Periode
HK
= Hari kerja
D
= demand
TK (D)
= Tenaga kerja yang diperlukan
TK (T)
= Tenaga kerja yang terpakai
SK
= Sub Kontrak (Unit)
H
= Hirring (Orang)
IA
= Inventory Akhir (Unit)
(unit)
14
b.
Metode Program Linier (Transportasi) Tabel 2.4. Kapasitas Periode
demand
RT
OT
SC
Capacity
Capacity
Capacity
Total Tabel 2.5. Alternatif 4
Periode
Periode 1 2
Capacit 3
4
…
y
RT 1 OT SC RT 2 OT SC RT … OT SC deman d Tabel 2.6. Summary
Periode
RT
OT
SC
Prod Prod Prod
Total Suppl y
deman
Ending
d
Inventory
Total Persoalan transportasi merupakan masalah pendistribusian suatu komoditas atau produk dari sejumlah sumber (supply) kepada sejumlah tujuan (destination, demand), dengan tujuan meminimumkan ongkos pengangkutan yang terjadi. Ciri-ciri khusus persoalan transportasi ini adalah: 1.
Terdapat sejumlah sumber dan jumlah tujuan tertentu.
15
2.
Kuantitas komoditas atau barang yang didistribusikan dari setiap sumber daya yang diminta oleh setiap tujuan, besarnya tertentu.
3.
Komoditas yang dikirim atau diangkut dari suatu sumber ke suatu tujuan, besarnya sesuai dengan permintaan dan atau kapasitas sumber.
4.
Ongkos pengangkutan komoditas dari suatu sumber ke suatu tujuan besarnya tertentu.
o
Keseimbangan Model Transportasi
Suatu model transportasi dikatakan seimbang apabila total supply (sumber) sama dengan total demand (tujuan), dengan kata lain: m n ∑a i = ∑ b j i=1 j=1 Dalam persoalan yang sebenarnya, batasan ini tidak selau terpenuhi, atau dengan kata lain, jumlah supply yang tersedia mungkin lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang diminta. Jika hal ini terjadi, maka model persoalannya disebut sebagai model yang tidak seimbang (unbalanced). Batasan diatas dikemukakan hanya karena ia menjadi dasar dalam pengembangan teknik transportasi. Namun setiap persoalan transportasi dapat dibuat seimbang dengan cara memasukan variabel artifisial (semu), jika jumlah demand melebihi jumlah supply, maka dibuat sumber dummy yang akan men-supply kekurangan yaitu sebanyak:
∑j b j −∑i a i Sebaliknya jika jumlah supply melebihi jumlah demand, maka dibuat suatu tujuan dummy untuk menyerap kelebihan tersebut, yaitu sebanyak: ∑i a i −∑j b j
Ongkos transportasi perunit (Cij) dari sumber dummy ke seluruh tujuan adalah nol. Hal ini dapat dipahami karena pada kenyataannya dari sumber dummy tidak terjadi pengiriman. Begitu pula dengan ongkos transportasi perunit (Cij) dari semua sumber ke tujuan dummy adalah nol.
16
Jika persoalan transportasi dinyatakan bahwa sumber ke k tidak dilakukan atau tidak boleh terjadi pengiriman ke tujuan l, maka nyatakanlah Ck 1 dengan suatu harga M yang besarnya tidak terhingga. Hal ini dilakukan agar dari k ke 1 itu benar-benar tidak terjadi pendistribusian komoditas. o
Format ongkos-ongkos yang terjadi Tabel 2.7. Tabel Format Ongkos-ongkos yang Terjadi
Periode
Produksi
Produksi
Produksi
Total
RT
OT
SK
Supply
demand
Inventory Akhir
∑ Menggunakan aturan-aturan tertentu untuk memperoleh solusi yang baik tidak ada jaminan bahwa solusi itu optimum. Yang termasuk kedalam metode ini adalah: • Model koefisien manajemen • Model parametric • Searth decision rules • Metoda Matematis • Model programa linier • Model transportasi • Model programa integer campuran • Linier decision rule Rumus-rumus yang digunakan dalam perencanaan Aggregate: • Rencana Produksi = ∑ Ramalan + Inv - Invawal • Kebutuhan Jam Orang = Rencana Produksi x Waktu Baku • Kebutuhan Tenaga Kerja = • Jam Kerja =
KebutuhanJamKerja ∑ HK × JK/hari
∑ Demand × WB ∑ HK × JK
• RMH = TK × HK t × JK RMH • Regular Time = Kebutuhan Jam Orang/Unit
17
• Inventory Akhir = UPRT – Demand + Inventoryt-1 • Kolom tenaga kerja yang diperlukan=
Kebutuhan Jam Orang HK t × JK/Hari
• Total Supply = ∑ UPRT + ∑ UPOT + ∑ UPCS • Ending Inventory = Total Supply – Demand + Inventoryt-1 2.2.5. Perencanaan Produksi dengan Metoda Heuristik Langkah-langkah penyelesaian untuk alternatif 1 adalah sebagai berikut: 1.
Tentukan Rencana Produksi untuk periode waktu tertentu Rencana Produksi = Ramalan Demand – Inv. Awal
2.
Tentukan Kebutuhan Jam orang untuk periode waktu tertentu Kebutuhan Jam Orang = RP x Waktu Baku
3.
Tentukan Kebutuhan Tenaga Kerja untuk perioda waktu tertentu ∑ Tenaga Kerja =
4.
Keb. Jam Orang RP × Waktu baku = ∑ HK × Jam Kerja ∑ HK × Jam Kerja
Lakukan Perencanaan untuk periode waktu tertentu (lakukan perhitungn secara rinci untuk tiap periode / bulan)
Hitung jumlah unit yang dapat diproduksi pada Regular Time UPRT =
TK × HK × JK Waktu baku Hitung jumlah unit yang terjadi diproduksi Over Time (jika
diperlukan).
Nilai UPOT ada jika melebihi besarnya kapasitas (tabel
kapasitas), maka yang dimasukkan besarnya nilai kapasitas dan untuk sisanya dimasukkan ke Sub kontrak.
Hitung jumlah unit yang dapat diproduksi pada Sub kontrak (jika diperlukan).
Sub kontrak ada jika nilai UPOT melebihi nilai kapasitas (yang ada dalam tabel kapasitas), maka sisanya dapat dimasukkan ke Sub kontrak. Hitung Inventory Akhir pada tiap perioda/bulan Inv.Akhir = UPRT − Demand + Inv.Awal
18
Hitung semua Ongkos yang terjadi (Total Cost) Total Cost = (UPRT x Cost UPRT) + (UPOT x Cost UPOT) + (SK x Cost SK) + (HR x Cost HR) + (Lat Off x Cost Lay Off) + (Inv. Akhir x Cost Inv. Akhir)
Dalam menghadapi demand yang berfluktuasi, strategi metode perencanaan produksi Aggregatee yang menghadapi meliputi: 1.
Produksi bervariasi mengikuti tingkat demand yang terjadi, yaitu: a.
Dengan menambah atau mengurangi tenaga kerja, atau mengubah jumlah shift.
b. 2.
Dengan melakukan lembur atau mengurangi jumlah tenaga kerja. produksi pada tingkat konstan, yaitu:
a.
Dengan menumpuk jumlah tenaga kerja, tetapi melakukan lembur atau mengurangi jumlah tenaga kerja.
b. 3.
Dengan menambah atau mengurangi Sub kontrak. Kombinasi strategi-strategi diatas.
Metode program linier (transportasi). Tujuan dari perencanaan produksi adalah: 1.
Mengatur strategi produh. •
Memproduksi sesuai demand.
•
Memproduksi pada tingkat konstan.
2.
Menentukan kebutuhan sumber daya, meliputi: •
Tenaga kerja
•
Material
•
Fasilitas
•
Peralatan
•
Dana
3. Menjadi langkah awal bagi seluruh kegiatan produksi. Dalam memproduksi tentu adakalanya demand-nya tidak menentu maka strategi untuk menghadapi demand yang tidak menentu atau berpola musiman dapat
19
digunakan beberapa strategi. Produksi pada tingkat konstan artinya dengan tenaga kerja tetap. Kemungkinan yang terjadi adalah dengan menumpuk atau menggunakan persediaan, atau menambah dan mengurangi backlog atau dengan menambah atau mengurangi sub kontrak. Dalam perhitungan strategi ini biasanya disebut dengan alternatif 1 atau strategi 1. Produksi mengikuti demand artinya bahwa kapasitas yang akan diproduksi tergantung dari permintaan. Kemungkinan yang terjadi dengan menambah atau mengurangi tenaga kerja, atau merubah jumlah shift. Dalam perhitungan strategi ini biasanya disebut sebagai alternatif 2 atau strategi 2. Menggunakan aturan-aturan tertentu untuk memperoleh solusi yang baik tidak ada jaminan bahwa solusi itu optimum. Karakter dari perencanaan produksi biasanya tidak rinci, rencana dibuat untuk family atau kelompok produk. Dan satuan yang digunakan dapat berbeda anatara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, seperti ton, galon waktu produksi standar, satuan uang dan lain-lain. Namun, hal ini juga tergantung pada tipe bisnis apakah make to order atau make to stock. Peramalan diperlukan disamping untuk memperkirakan apa yanga akan terjadi dimasa yang akan datang juga para pengambil keputusan perlu untuk membuat planing, disamping itu didalam suatu manufakturing ada yang dinamakan dengan Lead time atau pembagian waktu dalam membuat suatu rencana produksi. Oleh sebab itu pembahasan peramalan dalam suatu manufacturing banyak berkisar dalam konteks peramalan kebutuhan, peramalan penjualan dan lain–lain. Dalam suatu manufacturing peramalan merupakan langkah awal dalam penyusunan Production Inventory Management, Manufacturing and Planning Control, dan Manufacturing Resource Planning, dimana objek yang diramalkan adalah kebutuhan. Pada industri yang menganut sistem Make To Stock Peramalan merupakan input utama, sedangkan pada industri yang menganut Make To Order peramalan hanya merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan kebutuhan mesin. Selain itu ada beberapa informasi yang penting yang bisa didapat dari
20
peramalan yaitu informasi penjadwalan produksi, transportasi, personal, maupun informasi tentang rencana perluasan usaha baik jumlah atau sumber daya. Ditinjau dari segi poyeksi, peramalan secara teknis di kualifikasikan dalam dua cara yaitu peramalan Kualitatif Dan Kuantitatif. Pada praktikum perencanaan produksi Aggregate menggunakan periode demand hasil dari metode triple exponential smoothing. UPRT adalah unit produksi pada jam kerja reguler atau normal. UPOT adalah unit produksi pada jam kerja lembur dan sub kontrak adalah unit produksi pada kontrak. Layoff adalah pengurangan tenaga kerja dari tenaga kerja awal sedangkan Hiring adalah penambahan tenaga kerja dalam memproduksi suatu produk. Inventory adalah persediaan yang tersedia pada periode tertentu dan total biaya adalah total keseluruhan biaya untuk rencana produksi. 2.4. Jadwal Induk Produksi (MPS) Merupakan suatu rencana produksi yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan dengan waktu penyediaannya. Secara garis besar pembuatan suatu MPS biasanya dilakukan atas tahapan-tahapan sebagai berikut: a.
Identifikasi sumber permintaan dan jumlahnya, sehingga dapat diketahui besarnya permintaan produk akhir setiap periodanya.
b.
Menentukan besarnya kapasitas produksi dan kecepatan operasi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan yang telah diidentifikasikan, perencanaan ini biasanya dilakukan pada tingkat agregat, sehingga masih merupakan perencanaan global.
c.
Menyusun rencana rinci dari setiap produk akhir yang akan dibuat. Tahap ini merupakan penjabaran dari rencana agregat (global) sehingga akan didapat rencana produksi setiap produk akhir yang dibuat dan perioda waktu pembuatannya.
d.
Hal penting yang diperhatikan dalam menyusun MPS adalah menentukan panjang horison waktu perencanaan (Planning Horison), yaitu banyaknya perioda waktu yang ingin diliput dalam penjadwalan.
21
Sebagai suatu aktivitas proses, penjadwalan produksi induk (MPS) memerlukan lima input utama: Data Permintaan Total merupakan salah satu sumber data bagi proses penjadwalan produksi induk. Data permintaan total berkaitan dengan ramalan penjualan (sales forecast) dan pesanan-pesanan (order). Status Inventory berkaitan dengan informasi tentang on-hand inventory, stock yang dialokasikan untuk penggunaan tertentu (allocated stock), pesananpesanan produksi dan pembelian yang dikeluarkan (released production and purchase orders), dan firm planned orders. MPS harus mengetahui secara akurat berapa banyak inventory yang tersedia dan menentukan berapa banyak yang harus dipesan. Rencana Produksi memberikan sekumpulan batasan kepada MPS. MPS harus menjumlahkannya untuk menentukan tingkat produksi, inventory, dan sumber-sumber daya lain dalam rencana produksi itu. Data Perencanaan berkaitan dengan aturan-aturan tentang lot sizing yang harus digunakan, shrinkage factor, stock pengaman (safety stock), dan waktu tunggu (lead time), dari masing-masing item yang biasanya tersedia dalam file induk dalam item (Item Master File). Informasi
dari
RCCP
berupa
kebutuhan
kapasitas
untuk
mengimplementasikan MPS menjadi salah satu input bagi MPS. RCCP menentukan kebutuhan kapasitas untuk mengimplementasikan MPS, menguji kelayakan dari MPS, dan memberika umpan balik kepada perencana atau penyusun jadwal memproduksi induk (Master Scheduler) untuk mengambil tindakan perbaikan apabila ditemukan adanya ketidaksesuaian antara penjadwalan produksi induk dan kapasitas yang tersedia. Metode-metode dalam penentuan MPS: a. Pendekatan Hax and Meal Hax and Meal membagi produk kedalam tiga tingkatan: 1. Item •
Produk akhir yang digunakan konsumen
22
•
Tingkat terendah dalam struktur produk
•
Suatu jenis produksi mungkin terdiri atas banyak item yang dibedakan dari warna, kemasan, etiket, merk, dan lain-lain.
2. Keluarga (Family) Yaitu sekelompok item yang menaggung secara bersama ongkos setup bila suatu mesin sudah disiapkan untuk membuat suatu item dari suatu keluarga yang sama dapat diproduksi, dengan melakukan perubahan kecil pada saat setup. 3.
Tipe Yaitu kelompok beberapa Family yang memiliki ongkos produksi persatuan yang sama. -
Ongkos buruh langsung
-
Ongkos simpan
-
Jumlah produk per satuan waktu dan sebagainya.
b. Pendekatan Britian and Hax Prosedur disagregasi Britian and Hax 1. Memilih family produk yang akan diproduksi pada periode yang bersangkutan. Suatu family i produk akan diproduksi bila salah satu item j dari family i tersebut, memenuhi syarat berikut: Iij = t-1 – Dijt ≤ SSijt dimana: I ij −1 = Tingkat persediaan pada akhir periode t-1 dari item j family i D ijt = Permintaan item j family i pada periode t SS ij = Cadangan pengaman item j dalam family i. 2.
Menentukan jumlah yang akan diproduksi dari family yang terpilih dengan model Knapsack. MinZ = ∑
Hi.Xi Si + .∑ K ⋅ D ij ijt 2 χi
Dimana: Hi = Holding cost untuk item j dalam family i
23
χi = Jumlah unit family i yang diproduksi Si = Ongkos setup untuk family i Xi = Faktor konversi untuk item j dalam family i terhadap unit produk aggregate. Dij = Demand untuk item j dalam family i selama masa produk t Z = Set dari family yang akan diproduksi Batas bawah: LBi =
∑ MAX[ D ⋅ K ( D ij
∀JEi
ijt −1
+ SS ij )
]
Batas bawah bila dikehendaki ada safety stock. Batas atas: UBi =
n −1 K ∑ ij ∑ D ij ⋅ t tk − I ijt −1 + SS ij ∀JEi k =0
Batas atas → bila tidak diinginkan, akumulasi inventory terlalu banyak. Batas atas dan batas bawah bisa diabaikan bila tak dikehendaki atau tak sesuai rencana produksi. Bila dikehendaki ada batas.
∑ LBi ≤ X* ≤ ∑ UBi
∀iEZ
∀iEZ
3. Rencana yang lebih tinggi menjadi pembatas atau kendala bagi rencana tingkat rendah. 4. Aggregate taktis (operasional). Tabel 2.8. Format MPS Item No:
Description:
Lead Time:
Safety Stock:
Order qty :
DTF
:
PTF Period Forecast A Order PAB ATP MS PO
Keterangan:
1
2
: 3
4
5
...
...
n
24
o
Forecast (ramalan kebutuhan) Berupa estimasi terhadap kuantitas end item yang akan terjual pada setiap periodanya. Informasi datang dari bagian pemasaran.
o
Actual order (pesanan konsumen) Merupakan pesanan-pesanan yang diterima dan bersifat pasti (Certain). Dalam konsep manajemen permintaan yang telah dibahas dalam bab 3, semua pesanan yang bersifat pasti ini dikelompokkan kedalam aktivitas order service, sedangkan
sales
forecast
dikategorikan
kedalam
aktivitas
peramalan
(Forecasting).
o
Project available balance (proyeksi persediaan/ on hand) Merupakan proyeksi on-hand inventory dari waktu-kewaktu selama horizon perencanaan MPS, yang menunjukan status inventory yang diproyeksikan pada akhir dari setiap periode waktu dalam horizon perencanaan MPS.
o
Available to promise (jumlah yang bisa dijanjikan) Merupakan informasi yang sangat berguna bagi departement pemasaran untuk mampu memberikan jawaban yang tepat pernyataan pelanggan tentang: “kapan anda dapat mengirimkan item yang telah dipesan itu ?”
o
Master schedule (jadwal produksi) Berupa keputusan tentang kuantitas yang akan diproduksi dan saat diproduksi itu memasuki stock. Ditentukan dengan memperlihatkan ketersediaan material dan kapasitas. Total dari master schedule untuk setiap individual part harus sama dengan total yang dinyatakan dalam rencana produksi.
2.5. Rought Cut Capacity Planning (RCCP)
25
Merupakan perencanaan prioritas kapasitas yang berperan dalam pengembangan MPS. RCCP melakukan validasi terhadap MPS, guna menetapkan sumber-sumber spesifik tertentu khususnya yang diperkirakan akan menjadi hambatan potensial adalah cukup untuk melaksanakan MPS (Gaspersz, 2002). Perhitungan RCCP digunakan tiga metode (Fogarty. Dkk, 1991):
Capacity Planning using Overall Factors (CPOF)
Metode yang menggunakan data masa lalu untuk menentukan presentase jam produksi total pada stasiun kerja. Presentase ini digunakan untuk memperkirakan kapasitas kerja pada setiap stasiun kerja untuk setiap waktu jadwal induk produksi. CPOF membutuhkan tiga masukan yaitu MPS, waktu total yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk dan proporsi waktu penggunaan sumber.
Bill of Labor Approach (BOLA)
Metode yang menggunakan pendekatan daftar tenaga kerja menggunakan rincian data pada waktu standar untuk setiap produk pada stasiun kerja. Jumlah kebutuhan kapasitas yang diperlukan diperoleh dengan mengkalikan waktu tiap komponen yang tercantum pada daftar tenaga kerja dengan jumlah produk dari MPS. Jika perusahaan mempunyai lebih dari satu produk lead time tiap bagian harus ditentukan jumlah produk per-statsiun kerja.
Resources profile approach (RPA)
Pendekatan metode ini terdapat perbedaan dengan kedua metode di atas yaitu terletak pada alokasi jam-jam produksi mingguan pada stasiun kerja individual. Load profile sebagai tampilan dari kebutuhan kapasitas mendatang berdasarkan pesanan-pesanan yang direncanakan dan dikeluarkan sepanjang suatu periode waktu tertentu. Perhitungan sumberdaya kritis adalah penggunaan jam mesin untuk membuat laporan kebutuhan kapasitas waktu dari proses produksi berdasarkan analisis RCCP untuk uji kelayakan jadwal induk produksi. Load Levelling
26
Selanjutnya hasil–hasil dari Rough Cut Capacity Planning (RCCP) ditampilkan dalam suatu diagram yang dikenal sebagai load profile. Load Profile merupakan metode yang umum dpergunakan untuk menggambarkan kapasitas yang dibutuhkan versus kapasitas yang tersedia. Dengan demikian load profile didefinisikan sebagai tampilan dari kebutuhan kapasitas diwaktu mendatang berdasarkan pesanan–pesanan yang direncanakan dan dikeluarkan sepanjang suatu periode waktu tertentu. Load Leveling disini berupa grafik perbandingan antara kapasitas yang dibutuhkan dengan kapasitas yang tersedia. Rough Cut Capacity Planning menetapkan kapasitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan Master Schedule atau MS. Perencanaan ini lebih spesifik bila dibandingkan dengan informasi dari Resource Planning, karena Master Schedule memerlukan penjadwalan yang lebih spesisifik bagi setiap end itemnya, dimana productian planning telah dihitung berdasarkan product families. Rough Cut Capacity Planinng memperlihatkan bagaimana operator dan jam mesin ditetapkan bagi setiap departemen atau work center setiap periodenya. Perencanaan ini lebih spesifik bila dibandingkan dengan informasi resource planning, karena MPS memerlukan penjadwalan yang lebih spesifik bagi setiap end item, dimana production planning telah dihitung berdasarkan product families. RCCP memperlihatkan bagaimana operator dan jam mesin ditetapkan bagi setiap department atau work center setiap periodenya. Standard Hours = RT + LS ST
RCCP = MS x Std.Hours Output dari RCCP yaitu dimana kita mendapatkan jumlah kapasitas yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk, yang kemudian akan dibuat suatu Load Leveling yaitu merupakan perbandingan dari kapasitas yang dibutuhkan dengan kapasitas yang tersedia dalam bentuk grafik. Tabel 2.9. Perbedaan Antara Rencana Produksi dan MPS
27
NO 1
Description Definisi Item yang
2
direncanakan (BOM)
3
Horizon perencanaan
4
Batasan -batasan
5
Hubungan
Rencana produksi Tingkat produksi berdasarkan kelompok atau family
Jadwal Induk Produksi (MPS) Anticipated build schedule
Tingkat produksi berdasarkan
Produk akhir atau item
family atau kelompok produk
spesifikasi dalam bill of material
Sumber daya dengan waktu
Waktu
tunggu terpanjang (longest lead
(cumulatif
time) Kapasitas peralatan dan pabrik
komponen
dan material Agregasi MPS
tunggu lead
kumulatif time)
untuk
Rencana produksi, kapasitas Disagregasi rencana produksi
Dalam membuat RCCP kita harus memiliki data-data yang berhubungan dengan pembuatan RCCP itu sendiri. Dari informasi-informasi yang ada, barulah kita dapat membuatnya. Informasi-informasi tersebut salah satunya yang paling mempengaruhi yaitu informasi dari MPS. 2.6. Sistem Informasi 2.6.1. Konsep informasi Secara umum informasi diartikan sebagai pengetahuan mengenai sesuatu atau seseorang, informasi digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan mengenai tindakan apa yang akan dilakukan pada sesuatu atau seseorang itu. Secara alami setiap manusia bertindak berdasarkan persepsi mereka mengenai objek yang dihadapinya. 2.6.2. Informasi dan komunikasi Ketika kita membahas konsep informasi maka tidak terlepas dari konsep komunikasi. Informasi mungkin dihasilkan dan digunakan secara internal oleh seseorang, namun itu hanya terjadi dalam kehidupan pribadi, dalam industry atau perusahaan informasi lebih sering digunakan secara bersama oleh kelompok kerja, informasi ditransmisikan dari pengirim kepenerima melalui suatu transmisi. Sistem komunikasi bertujuan untuk memproduksi ulang ditempat tujuan pesanpesan yang dipilih dari sumber.
28
2.6.3. Kualitas dan dimensi informasi Dimensi informasi merupakan faktor yang menentukan derajat kualitas informasi untuk mencapai nilai manfaat yang dikandungnya. Raymondd McLeod Jr. dan George Sshell (2001) menyebutkan bahwa kualitas informasi memiliki empat dimensi yaitu: 1. Relevansi, suatu informasi memiliki relevansi jika dengan masalah yang dihadapi. Pengguna harus bisa memilih informasi yang bermanfaat bagi pengambilan keputusan dari banyak informasi yang tersedia, dengan demikian dapat dihindari waktu terbuang untuk menganalisis informasiinformasi yang tidak berguna. 2. Akurasi, informasi harus terbebas dari kesalahan dan tidak bisa dari maksud yang dikandungnya. Akurasi ini semakin tinggi jika transmisi informasi
dapat
menghindari
interferensi
yang
menyebabkan
penyimpangan ketika sampai penerima. 3. Ketepatan waktu, berarti informasi diterima pada saat informasi itu dibutuhkan, tidak lebih cepat atau lebih lambat. Waktu penerimaan informasi yang tidak sesuai mengakibatkan nilai manfaat dari informasi tidak maksimal, informasi yang diterima sebelum waktunya belum memiliki nilai yang cukup akibatnya sering diabaikan dan ketika dibutuhkan informasi tersebut tidak dapat ditemukan dan pengirim harus mentransmisikan ulang informasi yang sama, ini berarti terjadi pemborosan. 4. Kelengkapan, informasi harus memberikan gambaran yang lengkap dari suatu masalah, tetapi tidak menenggelamkan pengguna kedalam lautan informasi,
informasi
berlebih
(information
overload)
justru
membahayakan karena menyulitkan proses pengambilan keputusan. Pendapat yang lebih rinci mengenai dimensi informasi dikemukakan oleh Wang dan Strong (1996) yaitu meliputi: 1. Kualitas interistik: Akurasi, objektivitas, daya kepercayaan (believability), reputasi.
29
2. Kualitas kontekstual: Relevansi, nilai tambah (value added), ketepatan waktu, kelengkapan, jumlah informasi. 3. Kualitas
representasi:
Daya
interpretasi
(interpretability),
mudah
dipahami, kejelasan, konsistensi. 4. Kualitas aksebilitas: Daya akses (accessibility), keamanan akses. William dan Sawyer (2007) mengemukakan kualitas informasi meliputi: 1. Benar dan bisa dibuktikan 2. Lengkap dan padat 3. Efektif biaya 4. Terbaru 5. Bisa diakses 2.6.4. Nilai informasi Dimensi informasi menentukan kualitas informasi tetapi tidak menentukan nilai informasi. Secara umum informasi dapat dinilai dengan membandingkan manfaat informasi dangan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi itu, jika nilainya positif maka informasi memiliki nilai. 2.6.5. Konsep sistem Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani “sustema” yang berarti gabungan, kini istilah sistem mengacu pada terintegrasi beberapa elemen yang memiliki tujuan yang sama. Integrasi elemen-elemen itu menghasilkan suatu sifat yang berbeda dari sifat yang berbeda dari sifat elemen-elemen pembentukan, Daelenbach (1995) menyebut sifat baru itu sebagai emerging properties, yaitu sifat yang muncul dari sinergitas interaksi khusus antar elemen-elemen dalam sistem. Sinergi ini menjadi alasan utama setiap komponen berinteraksi dikenal dengan kalimat “the whole being greater than the sum of its parts”.
2.6.6. Model sistem
30
Untuk mempermudah pengertian mengenai sistem digunakan model sistem seperti pada gambar berikut : In p u t
P ro se s
O u tp u t
Gambar 2.1 Model Umum Sistem 1
Model umum diatas menggambarkan sebuah sistem yang paling sederhana, model itu dapat dielaborasi menjadi model yang lebih representatip, seperti gambar berikut: L in g k u n g a n
In p u t
S is te m
P ro se s
O u tp u t
B a ta s S is te m
S u b s is te m 2
In te rfa c e
Gambar 2.2. Model Umum Sistem 2
2.6.7. Elemen sistem Secara umum elemen-elemen yang membentuk suatu sistem dapat dikelompokan menjadi : 1. Input, adalah semua sumber daya dari lingkungan yang digunakan dalam sistem, mempengaruhi kinerja sistem tetapi tidak secara langsung dipengaruhi oleh sistem, input sistem meliputi input yang diolah menjadi output dan input yang mengolah disebut maintenance input, input sinyal berupa pemasukan data melalui piranti input seperti keyboard, mouse, dll. Sedangkan pemeliharaan meliputi CPU dan memori. 2. Output, adalah semua hasil dari proses yang yang terjadi di dalam sistem yang akan disalurkan ke lingkungan,output meliputi hasil yang diinginkan dan tidak diinginkan, yang direncanakan maupun tidak direncanakan. Output sistem dipengaruhi oleh sistem tetapi tidak secara langsung mempengaruhi sistem tersebut. Output sistem informasi adalah informasi melalui berbagai piranti output seperti monitor dan printer.
31
3. Proses, adalah semua aktivitas yang terjadi akibat interaksi dari dua atau lebih input sistem, dalam proses terjadi transformasi input kedalam bentuk berbeda. Proses sistem bisa dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil, setiap proses mempengaruhi sistem dan dipengaruhi oleh sistem, dalam sistem fisik proses bisa berupa transformasi fisik atau kimia sedangkan
dalam
sistem
informasi
proses
berupa
transformasi
representasi, kalkulasi, dan distribusi. 4. Tujuan dan sasaran (Goal and Objectivies), tujuan sistem adalah suatu kondisi yang ingin dicapai oleh output sistem dibagi menjadi beberapa sasaran yang lebih terjangkau, tujuan bersifat kualitatif dan berjangka panjang sedangkan sasaran bersifat kuantitatif dan berjangka pendek. Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang dapat mengubah keputusan, sedangkan sasarannya bisa dalam jumlah informasi, waktu penyediaan informasi, dan akurasi informasi. 5. Batas (Boundary), suatu sistem dibatasi dari lingkungannya, batas bisa berupa batas fisik atau batas konseptual. Batas fisik mengacu pada pembatas lokasi misalnya tembok sebagai batas sistem gedung, pagar sebagai batas sistem rumah, dan lain sebagainya, sedangkan batas konseptual mengacu pada pembatas fungsional, misalnya sistem belajar mengajar di kelas dibatasi oelh fungsi elemen-elemennya seperti guru, siswa, fasilitas, dan materi, bukan hanya dibatasi oleh dinding kelas tersebut. 6. Lingkungan, lingkungan adalah semua yang berada diluar sistem, sebagai penyedia input dan penerima output, lingkungan memiliki kemampuan mempengaruhi kinerja sistem melalui interferensi pada input, proses, dan output. Lingkungan sistem informasi adalah tempat dimana sistem itu diperuntukan, sistem informasi dibangun dan digunakan oleh lingkungan.
32
7. Antarmuka (Interface), antar muka adalah segala jenis media yang digunakan untuk menginterkasi antara lingkungan dengan sistem, sistem dengan sistem lain, atau antara subsistem-subsistem dalam suatu sistem. Input yang berasal dari lingkungan masuk kedalam sistem melalui antarmuka seperti supplier berhubungan dengan bagian pembelian suatu perusahaan, atau konsumen berhubungan dengan bagian penjualan. Interface sistem informasi biasanya berupa tampilan dilayar, susunan tombol pada keyboard, atau suatu software yang menghubungan pengguna dengan hardware. 8. Umpan balik (feedback), unpan balik adalah
suatu mekanisme
pengendalian yang muncul pada sistem lingkaran tertutup, berasal dari output menuju input dengan tujuan memberikan informasi pengendalian bagi siklus sistem berikutnya. 2.6.8. Management Manajer adalah seorang yang bertanggung jawab untuk menggunakan sumber daya yang ada seperti orang, material/peralatan, tanah, informasi, uang untuk mencapai tujuan dari organisasi. Manajer mempunyai 5 fungsi spesifik untuk mencapai tujuannya: 1. Planning, merupakan orientasi kedepan dari pengembangan yang akan dilakukan untuk tujuan jangka pendek atau jangka panjang dari organisasi. 2. Staffing, adalah penyusunan dan training ke personel untuk mencapai tujuan. 3. Organizing, penyediaan sumber daya dan struktur yang mana setiap personel bertanggung jawab dan dapat dihandalkan untuk bekerja agar tercapainya suatu tujuan. 4. Directing, memberikan keteladanan/memimpin dalam mengarahkan personel, dan dapat berkomunikasi serta mempunyai inovasi. 5. Controlling
resources, melibatkan
pengembangan
prosedur untuk
mengukur kinerja dalam mencapai tujuan dan dapat membuat penyesuaian yang dirasakan perlu untuk mengarahkan organisassi dapat bergerak mencapai tujuan.
33
Manajemen dibagi kedalam 3 level dasar, yaitu: 1. Strategic (top level) manajer 2. Tactical (middle level) manajer 3. Operational (low level) manajer 1 2 3 Gambar 2.3. Level management
1. Strategic (top level) manajer •
Strategi pengambilan keputusan berjangka waktu panjang
•
Informasi lalu dan sekarang yang diringkas
•
Future projections (perencanaan kedepan)
•
Penggunaan sumber informasi internal dan eksternal: -
Internal: situasi yang ada dalam perusahaan/organisasi.
-
Eksternal: evaluasi trend industry, trend ekonomi dunia, regulasi pemerintah.
2. Tactical (middle level) manajer •
Jangka pendek strategi keputusannya
•
Informasi lalu dan sekarang didapatkan dengan terperinci
•
Informasi internal dan eksternal menjadi sumber utama
Banyak dari perusahaan yang telah menggunakan komputerisasi menekan jumlah tactical manajer untuk memotong anggaran mereka. 3. Operational (low level) manajer •
Operasi keputusan dilakukan dengan segera
•
Informasi yang didapat difokuskan dari bahasan yang spesifik dan detail
•
Hanya berdasarkan informasi dari internal saja
34
2.6.9. Klasifikasi sistem informasi Sistem Informasi dapat Diklasifikasikan dengan cara berbeda, bisa berdasarkan struktur organisasi, area fungsional, ketersediaan dukungan, dan arsitektur sistem.
Klasifikasi Struktur Organisasi
Klasifikasi berdasarkan struktur organisasi yang bersangkutan, organisasi tradisional biasanya memiliki struktur hirarki dengan membagi perusahaan menjadi beberapa departemen yang menjalankan fungsi-fungsi utama organisasi, organisasi-organisasi yang lebih modern sering mengembangkan struktur organisasinya meelalui proses reengineering dan menghasilkan struktur organisasi yang inovatif seperti struktur matriks, struktur jaringan, dll. Secara umum klasifikasi berdasarkan struktur organisasi adalah: 1. Sistem Informasi Departemen (Departemental Information System), seringkali organisasi membagi program aplikasi berdasarkan satu fungsi departemen, aplikasi dirancang umtuk melakukan fungsi yang spesifik langsung untuk pengguna tertentu. Setiap departemen bisa memiliki program berdiri sendiri tidak memiliki integrasi dengan sistem lain yang biasa disebut dengan istilah sistem informasi departemen tunggal, namun bisa juga sistem dikembangkan dengan integrasi antar departemen dengan membaginya kedalam subsistem-subsistem aplikasi. 2. Sistem Informasi Perusahaan (Enterprise_Information System/ EntIS), sistem informasi ini menghimpun dan menggabungkan semua aplikasi departemen dalam suatu integrasi penuh. Salah satu aplikasi sistem informasi perusahaan yang paling terkenal adalah Enterprise Resources Planning (ERP). Sistem ERP merupakan sistem yang memungkinkan perusahaan mengganti sistem yang ada dengan sistem tunggal terintegrasi, proses
ini
melibatkan
perencanaan
dan
manajemen
sumberdaya
keseluruhan perusahaan. 3. Sistem Informasi Interorganisasi ( Interorganizational Information System/ IOS),
sistem
ini
menghubungkan
beberapa
organisasi,
seperti
35
menggabungkan sistem reservasi penerbangan dunia yang menyatakan beberapa sisteem yang dimiliki maskapai berbeda. IOS juga digunakan untuk perusahaan multinasonal yang beroprasi di dua atau lebih negara, juga memegang peranan penting didalam sistem e-commerce, dan mendukung manajemen rantai pasok.
Klasifikasi Area Fungsional
Klasifikasi berdasarkan area fungsional membagi sistem informasi berdasarkan fungsi-fungsi utama yang dijalankan oleh departemen-departemen dalam suatu organisasi, pada umumnya meliputi: 1. Sistem Informasi Penjualan dan Marketing, adalah sistem informasi pada area fungsionaal penjualan dan marketing, singkatnya disebut sistem informasi marketing (Marketing Information System/ MKIS) meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan promosi dan penjualan produk atau jasa. Transaksi yang dicatat antara lain order penjualan, order promosi, dan lainnya. Aktivitas pengendalian operasional meliputi perekrutan dan pelatihan tenaga marketing, jadwal harian penjualan dan promosi. Informasi untuk manajerial meliputi data konsumen, pesaing, produk pesaing, dan kebutuhan tenaga penjualan. 2. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan, akuntansi dan keuangan merupakan fungsi yang terpisah tetapi berhubungan erat sehingga sering digambarkan sebagai satu kesatuan. Sistem Informasi keuangan (Finance Information System/ FIS) bertanggung jawab untuk menjamin kecukupan danaorganisasi dengan minimasi biaya serendah mungkin tetapi tetap mencapai tujuan yang telah ditentukan. 3. Sistem Informasi Manufaktur (Manufacturing Information System/ MFIS) meliputi fungsi perancangan produk, perencanaan fasilitas produksi, penjadwalan dan operasi fasilitas produksi, penerimaan, dan pelatihan tenaga kerja produksi, serta inspeksi dan pengendalian kualitas. Pengendalian operasional menghasilkan laporan rinci perbandingan antara
36
kinerja actual dan jadawal produksi dan mengidentifikasi dimana terjadi bottleneck. 4. Sistem Informasi Personalia (Human Resources Information System/ HRIS) meliputi penerimaan, pelatihan, pencatatan prestasi, penggajian, dan pemberhentian pegawai. Pengedalian operasional meliputi prosedur penerimaan, pelatihan, pemberhentian, perubahan gaji, dan masalah pension. 5. Sistem Informasi Logistik (Logistic Information System/ LIS), fungsi logistic meliputi pengadaan, penerimaan,pengendalian persediaan, dan distribusi. Transaksi yang diproses oleh sistem informasi ini meliputi rekuisisi pembelian, order pengiriman, dan daftar barang yang dikirim. Fungsi pengendalian operasional menggunakan informasi yang tersedia dalam laporan pembelian sebelumnya, pengiriman ke pelanggan sebelumnya. 6. Sistem
Informasi
Sumberdaya
Informasi
(Information
Resources
Information System/ IRIS), fungsi sumberdaya informasi bertanggung jawab menjamin bahwa fungsi-fungsi lain mendapatkan jasa dan sumberdaya informasi yang diutuhkannya. transaksi umum yang ditangani meliputi permintaan pemrosesan informasi, perbaikan atau perubahan data program, laporan kinerja hardware dan software, dan proposal-proposal proyek. 7. Sistem Informasi Eksekutif (Excecutive Information System/ EIS), sistem informasi eksekutif biasanya terpisah dari sistem informasi area fungsional,
biasanya
menghasilkan
informasi
utnuk
mendukung
pengambilan keputusan. Transaksi sistem ini meliputi permintaan informasi dari dokumen-dokumen sistem informasi fungsional untuk keperluan pengambilan keputusan, dengan melakukan akses pada database kemudian diproses oleh model keputusan.
37
Klasifikasi Dukungan teknologi
Klasifikasi ketiga membagi tipe sistem informasi berdasarkan ketersediaan dukungan terhadap area fungsional, dukungan yang disediakan oleh sistem informasi sangat tergantung pada teknologi sistem yang digunakan, dapat dibagi menjadi: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transation Processing System/ TPS). Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan. Fokus utama sistem ini adalah pada data transaksi.
Sistem
menyimpan,
dan
informasi memproses
ini
digunakan
data
transaksi
untuk serta
menghimpun, sering
kali
mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. 2. Sistem Informasi Manajemen (Manajemen Information System/ MIS). Sistem Informasi Menajemen adalah sistem informasi yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengembalian keputusan dalam sebuah organisasi. SIM menghasilkan informasi yang memantau kinerja sistem dengan membandingkan hasil actual dengan target atau standar yang ditetapkan. Macam-macam laporan yang dihasilkanoleh SIM berupa laporan periodic, laporan ikhtisar, laporan pengecualian, dan laporan perbandingan. 3. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System/ KMS), adalah sistem yang dirancang secara spesifik untuk aktivitas pofesional dan
manajerial
yang
berfokus
pada
penciptaan,
pengumpulan,
pengorganisasian, dan diseminasi pengetahuan perusahaan sebagai pembanding data dan informasi. 4. Sistem Pendukung Keputusan (Decicion Support System) adalah sistem Informasi interaktif yang menyediakan informasi, permodelan, dan manipulasi data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Alter, 2002).
38
5. Kantor Virtual (Virtual Office), disebut juga sistem otomasi perkantoran (Office Automation System/ OAS) atau sistem informasi perkantoran (Office Information System/ OIS) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. 6. Sistem Pakar (Expert System/ ES), sistem ini berhubungan dengan artificial intelegent (AI) yaitu perograman komputer untuk simbolisasi cara berpikir dan pemecahan masalah. Sistem pakar menyediakan tempat penyimpanan pengetahuan dari para pakar dan non pakar, sehingga dikemudian hari dapat digunakan dalam pemecahan masalah.
Klasifikasi Berdasarkan Arsitektur Sistem
Organisasi sistem informasi tergantung pada yang ingin didukungnya, sehingga sebelum merancang suatu sistem informasi, diawali dengan tugas kunci untuk melakukan konseptualitas kebutuhan informasi dari inti bisnis organisasi itu, termasuk cara bagaimana memenuhinya. Konseptualitas ini dikenal dengan sebutan arsitektur informasi. Arsitektur da infrastruktur adalah aspek yang saling berkaitan dengan perancangan sistem informasi. Paling tidak ada tiga tipe dasar arsitetur sistem : 1.
Sistem berbasis mainframe (A mainframe-Based System), adalah sistem yang menggunakan sebuah mainframe sebagai pusat pengendali sistem, database dan program disimpan dalam komputer utama, dan informasi ditampilkan di komputer stasiun kerja. Contohnya sistem perbankan yang memiliki mainframe untuk menyimpan data rekening nasabah, dan data ini dapat diakses di ATM yang menggunakan stasiun kerjanya.
2.
Sistem komputer pribadi berdiri sendiri ( a Standalone Personal Computer), adalah arsitektur yang paling sederhana, cocok untuk perusahaan kecil dengan fungsi organisasi sederhana, seperti di mini market,perusahaan rental mobil, percetakan kecil, dan sejenisnya.
39
3.
Sistem terdistribusi (a distributed system), disebut juga sistem jaringan, menggunakan lebih dari sati komputer, Banyak variasi yang dapat diimplementasikan sesuai dengan karakteristik organisasi.
2.6.10. Pengertian sistem informasi Secara umum informasi diartikan sebagai pengetahuan mengenai sesuatu atau seseorang, informasi digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan mengenai tindakan apa yang akan dilakukan pada sesuatu atau seseorang itu. Gordon B. Davis dan Margarethe H. Olson (1985) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses kedalam bentuk yang bermanfaat bagi penerima dan diperkirakan atau sebenar-benarnya bernilai untuk keputusan atau tindakan sekarang atau dimasa yang akan datang. Pengertian secara umum, sistem informasi merupakan kumpulan komponen atau elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Romney dan Steinbart, 2000). Sistem memerlukan sumber daya yang akan mengubah input menjadi output. Sistem informasi merupakan suatu susunan dari komponenkomponen berhubungan yang saling berinteraksi untuk mendukung kegiatan, manajemen informasi dan pengambilan informasi yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Komponen-komponen sistem informasi terdapat di dalam fasilitas sistem informasi, terdiri dari: 1.
Perangakat keras (hardware), meliputi mesin, media, perlengkapan fisik yang
digunakan
untuk
mengumpulkan
dan
memproses
data
serta
menghasilkan informasi. 2.
Perangkat lunak (software), adalah program dan prosedur yang berkaitan dengan operasi sistem informasi.
3.
Basis data (database), kumpulan terpadu dari data logis yang saling berhubungan yang merupakan catatan sumber daya fisik dan transakasi terhadapnya.
40
4.
Spesialis Informasi (Programer), adalah tenaga kerja yang mendesain, mengimplementasi, dan memelihara sistem informasi sehingga mampu menyediakan informasi bagi para pengguna (users).
5.
Informasi, adalah data yang dapat digunakan pengguna untuk mengambil keputusan
6.
Pengguna (users), manajer dan beragam kategori pegawai yang membutuhkan informasi untuk membantu pengambilan keputusan. Interaksi diantara sumber daya informasi digambarkan oleh McLeod seperti terlihat pada Gambar 2.1.
P eran g k a t L unak
P era n g k at L unak
P e ra n g k a t L unak
S p e s ia lis In fo rm a si
In fo rm a si U ser
Gambar 2.4. Interaksi di Antara Sumberdaya Informasi Sumber:
Raymond
McLeood
Jr.
dan
Gerdo
shell
dalam,
Sistem
Informasi
Manajemen(terjemahan), 8/E (New jersey, Prentice Hall, 2001) hal.18.
2.6.11. Sistem Informasi Jadwal Induk Produksi Berdasarkan pengertian diatas jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan jadwal induk produksi merupakan sistem informasi berdasarkan fungsional yang termasuk kedalam sistem pendukung keputusan (decition support system) yang artinya sistem Informasi interaktif yang menyediakan informasi, permodelan, dan manipulasi data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada perancangan jadwal induk produksi perusahaan.
41
2.7. Perancangan Sistem Perancangan sistem atau desain sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Tahap perancangan berisi spesifikasi yang dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai input, proses, dan Output dari sistem yang diusulkan. Perancangan sistem dapat juga diartikan sebagai : 1.
Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
2.
Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional.
3.
Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
4.
Menggambarkan
bagaimana
suatu
sistem
dibentuk,
berupa
penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. 5.
Konfigurasi komponen software dan hardware sistem.
Tujuan tahap perancangan sistem yaitu memenuhi kebutuhan pemakai sistem, kemudian memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap untuk pemrogram dan ahli-ahli teknik yang terlibat. Kemudian sasaran yang harus dicapai yaitu desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan, data harus mudah ditangkap, metode harus mudah diterapkan, informasi mudah dihasilkan dan mudah pula dipahami., harus efisien, dan efektif dalam mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen pembuatan keputusan. Desain sistem juga harus memberikan komponen sistem informasi secara rinci, meliputi data, informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan, sumber daya manusia yang dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendaliannya. Beberapa tekanan desain (design forces) yang harus diperhatikan: 1.
Integrasi sistem
2.
Jalur pemakai/ sistem (user interface: query, desain layar, umpan balik, bantuan, pengendalian kesalahan, desain workstation).
3.
Tekanan dan persaingan.
42
4.
Kualitas dan kegunaan informasi (tepat waktu, tepat guna, relevan).
5.
Kebutuhan sistem (keandalan, ketersediaan, keluwesan, skedul, instalasi, berguna sesuai pertumbuhan organisasi, kemudahan pemeliharaan).
6.
Kebutuhan pengolahan data (volume, hambatan waktu pengolahan, permintaan perhitungan).
7.
Faktor-faktor organisasi (sifat organisasi, tipe, ukuran, struktur organisasi, gaya manajemen).
8.
Kebutuhan-kebutuhan biaya efektifitas.
9.
Faktor-faktor manusia.
10.
Kebutuhan dan kelayakan (kelayakan dari segi teknik, ekonomi, hukum, operasi, dan kelayakan skedul).
2.7.1. Bagan Alir Dokumen (Flowmap) Flow map yaitu bagan alir dokumen yang menunjukan arus laporan dari formulir yang dipergunakan, juga merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang sudah ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
Tabel 2.10. Simbol-simbol dalam Flow Map No
Simbol
Nama
Keterangan
1
Dokumen
Menunjukan dokumen sebagai masukan/ keluaran baik secara manual/ melalui komputer.
2
Proses Manual
Menunjukan proses yang dikerjakan secara manual.
3
Operasi Komputerisasi
Menunjukan proses yang dikerjakan oleh komputer.
43
4
Manual Input
Menunjukan operasi input secara manual melalui keyboard.
5
Magnetic Disk
Menujukan (Database).
6
Penyimpanan Dokumen
Digunakan untuk penyimpanan data sebagai arsip secara manual.
7
Penyimpanan Dokumen
Digunakan sebagi penghubung kedalam halaman berbeda.
8
Aliran Data
penyimpanan
data
dalam
Menunjukan aliran data antar proses.
2.7.2. Diagram Konteks Diagram konteks (context diagram) adalah digram tingkat atas, merupakan diagram dari sebuah sistem yang menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar dari sistem juga yang masuk dan keluar dari entitas luar. Diagram konteks menggambarkan suatu sistem informasi secara global, termasuk aliran data dari masukan (input) ke proses kegiatan (sistem) dan dari keluaran (output) menjadi sebuah informasi yang terpadu. Hal yang harus diperhatikan : 1.
memberikan gambaran tentang seluruh sistem.
2.
Terminal yang memberikan masukan ke sistem disebut Source.
3.
Terminal yang menerima keluaran disebut Sink.
4.
Hanya adda satu proses.
5.
Tidak boleh ada data store.
2.7.3. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual
hardisk
44
maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. 2.7.4. Komponen Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 2.5. Simbol-simbol yang Digunakan Pada DFD
1. Komponen Terminator / Entitas Luar Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terdapat dua jenis terminator : a. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi sumber. b. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem.
45
Gambar 2.6. Komponen Terminator
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. 2.
Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek), seperti Menghitung Gaji, Mencetak KRS, Menghitung Jumlah SKS. Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan dengan input dan output :
Gambar 2.7. Proses
3.
Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak, misalnya Mahasiswa. Data store ini
46
biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah, jika suatu paket data/informasi berpindah dari data store ke suatu proses. Sebaliknya pada pengertian kedua data store berubah sebagai hasil alur yang memasuki data store. Dengan kata lain, proses alur data bertanggung jawab terhadap perubahan yang terjadi pada data store.
Gambar 2.8. Implementasi data store
4.
Komponen Data Flow (Alur Data)
Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Alur data juga dapat merepresentasikan data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda, contohnya Laporan Penjualan. 2.7.5. Bentuk Data Flow Diagram (DFD) Terdapat dua bentuk DFD, yaitu Diagram Alur Data Fisik, dan Diagram Alur data Logika. Diagram alur data fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari
47
sistem diterapkan, sedangkan diagram alur data logika lebih menekankan prosesproses apa yang terdapat di sistem. 1. Diagram Alur Data Fisik (DADF) DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana prosesproses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual. Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang ada diterapkan, DADF harus memuat : 1.
Proses-proses manual juga digambarkan.
2.
Nama dari alur data harus memuat keterangan yang cukup terinci untuk menunjukkan bagaimana pemakai sistem memahami kerja sistem.
3.
Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer.
4.
Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah secara
manual
atau
komputerisasi.
Secara
manual
misalnya
dapat
menunjukkan buku catatat, meja pekerja. Sedang cara komputerisasi misalnya menunjukkan file urut, file database. 5.
Proses harus menunjukkan nama dari pemroses, yaitu orang, departemen, sistem komputer, atau nama program komputer yang mengakses proses tersebut.
2. Diagram Alur Data Logika (DADL) DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.
48
Gambar 2.9. DADF dan DADL
2.7.6. Syarat-syarat pembuatan Data Flow Diagram (DFD) Syarat pembuatan DFD ini akan menolong profesional sistem untuk menghindari pembentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidak lengkap atau tidak konsisten secara logika. Beberapa syarat pembutan DFD dapat menolong profesional sistem untuk membentuk DFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibaca oleh pemakai. Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah : 1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD 2. Pemberian nomor pada komponen proses 3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat 4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit 5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika 2.7.7. Kamus Data
49
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore. Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem. Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD. Alur data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DFD.
Form Kamus Data
Suatu sistem dapat diuraikan ke dalam 4 form kamus data yang menerangkan isi database sistem dalam bentuk hirarki seperti yang digambarkan sebagai berikut : Data Flow Dictionary Entry Data Store Dictionary Entry Data Structure Dictionary Entry Data Element Dictionary Entry Gambar 2.10. Hirarki dari Form Kamus Data
Dari gambar di atas tampak bahwa data flow dan data store ada pada level tertinggi. Di sini lebih baik menganggap data flow dan data store sebagai file dari data. Selanjutnya struktur data yang ada pada data flow dan data store terletak pada level kedua atau middle level. Pada level ini struktur data dianggap sebagai record data. Level terakhir adalah data element yang terletak pada level terendah, karena data element merupakan bagian dari struktur data. Di sini data element dianggap sebagai field.
Pendefinisian Data Elemen Dalam Kamus Data
Kamus data mendefinisikan data elemen dengan cara :
50
-
Menguraikan arti dari alur data dan data store dalam DFD
-
Menguraikan komposisi paket data pada alur data ke dalam alur yang lebih elementary (kecil) contoh : alamat langganan yang terdiri dari nama jalan, kota dan kode pos.
-
Menguraikan komposisi paket data dalam data store.
-
Menspesifikasikan nilai dan unit informasi dalam alur data dan data store.
-
Menguraikan hubungan yang terinci antara data strore dalam suatu entity relationship diagram (ERD).
Notasi Kamus Data
Kamus data menggunakan beberapa notasi. Notasi itu adalah : Tabel 2.11. Notasi dalam Kamus Data
NOTASI
ARTI
=
terdiri dari, terbentuk dari, sama dengan
+ () {}
dan optional iterasi/ pengulangan, misal : 1 { ... } 10
[]
pilih satu dari beberapa alternatif (pilihan) misal : [AIBICID]
** @ I Alias
komentar identifier suatu data store pemisah dalam bentuk [ ] nama lain untuk suatu data
Implementasi Kamus Data
Kamus data dapat diimplementasikan dengan menggunakan beberapa pendekatan, diantaranya : 1. Automatisasi kamus data 2. Manual kamus data. 3. Hybrid kamus data. 1. Automatisasi kamus data Pembuatan
kamus
data
dapat
dilakukan
secara
automatissasi
dengan
menggunakan program kamus data prosessor, yang berfungsi : Menerima definisi sebagai input yang mendukung alur data, elemen data, file-file, proses dan memberikan format dan prosedur definisi
51
2. Manual Kamus Data Kamus data ini dibuat secara manual atau dengan kata lain pembuatan kamus data ini dilakukan dengan :
Membuat kartu indeks untuk masing-masing item yang didefinisikan
Menulis nama item tersebut dan tingkatannya.
Menulis definisi dengan menggunakan operator-operator.
Menggunkan bagian belakang dari kartu untuk membuat catatan tentang karakteristik fisik
Membuat masing-masing satu kartu untuk suatu nama alias
Membuat satu entry untuk masing-masing satu istilah
Membuat entry secara berurutan.
3. Hybrid Kamus Data Cara lain dalam membuat kamus data adalah dengan mengembangkan kamus data yang dibuat secara manual dengan menggunakan tool-tool yang sederhana. 2.7.8. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu : a.
Entiti Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b.
Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
52
c.
Hubungan / Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) : 1). Satu ke satu (One to one) Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. 2). Satu ke banyak (One to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. 3). Banyak ke banyak (Many to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Tabel 2.12. Contoh Reletionship Antar Entitas
mahasiswa
mahasiswa
dosen
mata_kuliah
ruang
-
n:1
m:n
-
-
1:n
-
-
1:1
dosen mata_kuliah ruang Hubungan: •
ruang digunakan untuk mata_kuliah: • Tabel utama: ruang • Tabel kedua: mata_kuliah • Relationship: One-to-one (1:1) • Attribute penghubung: kode_ruang (FK kode_ruang di mata_kuliah)
•
dosen mengajar mata_kuliah: • Tabel utama: dosen • Tabel kedua: mata_kuliah • Relationship: One-to-many (1:n) • Attribute penghubung: nip (FK nip di mata_kuliah)
•
mahasiswa mengambil mata_kuliah:
-
53
• • • • •
Tabel utama: mahasiswa, mata_kuliah Tabel kedua: mhs_ambil_mk Relationship: Many-to-many (m:n) Attribute penghubung: nim, kode_mk (FK nim, kode_mk di mhs_ambil_mk)
dosen membimbing mahasiswa: • Tabel utama: dosen • Tabel kedua: mahasiswa • Relationship: One-to-many (1:n) • Attribute penghubung: nip (FK nip di mahasiswa) nama_mk
nama_mhs nim
kode_mk
alamat_mhs
mengambil
mahasiswa
deskripsi_mk
mata_kuliah
membimbin g
digunakan untuk
mengajar
dosen
nip
ruang
alamat_dosen kode_ruang
kapasitas_ruan g
nama_dosen lokasi_ruan g
Gambar 2.11. Entity Relationship Diagram
2.7.9. Pengertian Database Sebelum memahami database kita perlu memahami dulu apa yang dimaksud dengan data. Data adalah fakta-fakta dari sesuatu, seseorang atau kejadian yang merupakan kumpulan simbol-simbol yang bukan acak. Data diklasifikasikan menjadi beberapa tipe yaitu : 1.
Alphabetik yaitu datayang berkaitan dengan huruf.
2.
Numerik yaitu data yang berkaitan dengan angka.
3.
Boolean yaitu yang berkaitan dengan benar (True) atau salah (False).
4.
Gambar yaitu data yang berkaitan dengan gambar.
54
5.
Audio yaitu data yang berkaitan dengan suara.
6.
Video yaitu data yang berkaitan dengan gabungan antara gambar dan suara.
Data yang telah diidentifikasi biasanya dicatat atau disimpan dalam tempat penyimpanan data, manusia menyimpan data pada memori otaknya sedangkan perusahaan menyimpan data pada berbagai media, bisa dalam media manual berupa kertas atau film yang kemudian disimpan dalam map yang dimasukan kedalam lemari arsip, atau dalam media elektronik menggunakan database yang disimpan didalam harddisk sebuah komputer. Database bisa dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang tersimpan dan diatur atau diorganisasikan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien. Sebagai contoh sederhana dari database adalah buku telepon. Software atau aplikasi yang bertugas untuk mengatur, menyimpan, memodifikasi data disebut dengan software database engine dan lebih resminya disebut dengan DBMS (Database Management System). Ada banyak sekali aplikasi DBMS ini mulai yang berjalan di komputer personal (PC) sampai ke komputer skala mainframe. Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti : 1.
SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
2.
MS Access, dibuat oleh Microsoft.
3.
Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
4.
MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
5.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
6.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
7.
DB2, dibuat oleh IBM.
Masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Aplikasi yang menggunakan database banyak sekali, beberapa diantaranya adalah : 1.
Sistem perpustakaan yang berbasis komputer, pasti membutuhkan database yang besar untuk merawat data buku yang dimilikinya.
55
2.
Sistem ATM (Automatic Teller Machine), pasti membutuhkan database yang besar untuk mengambil dan meng-update data saldo uang misalnya.
3.
Sistem reservasi tiket pesawat, pasti membutuhkan database untuk menyimpan data reservasi tiket.
4.
Sistem inventory, pasti membutuhkan database untuk menyimpan data inventory termasuk updating data stok barang dan lain sebagainya.
Menurut pengaksesannya, basis data dibedakan menjadi empat jenis, yaitu : 1. Basis data individual Basis data individual adalah basis data yang digunakan oleh perseorangan. Biasanya basis data seperti ini banyak dijumpai dilingkungan PC. Visual dBASE, Corel Paradox, dan Filemaker Pro merupakan contoh perangkat lunak yang biasa digunakan untuk mengelola basis data untuk kepentingan pribadi. 2. Basis data perusahaan Basis data perusahaan adalah basis data yang dimaksudkan untuk diakses oleh sejumlah pegawai dalam sebuah perusahaan dalam sebuah lokasi. Basis data seperti ini disimpan dalam sebuah server dan para pemakai dapat mengakses dari masing-masing komputer yang berkedudukan sebagai client. 3. Basis data terdistribusi Basis data terdistribusi adalah basis data yang disimpan pada sejumlah komputer yang terletak pada beberapa lokasi. Model seperti ini banyak digunakan bank yang memiliki sejumlah cabang di pelbagai kota dan melayani transaksi perbankan yang bersifat online. 4. Basis data publik Basis data publik adalah basis data yang dapat diakses oleh siapa saja (publik). Sebagai contoh, banyak situs web (misalnya yahoo dan about.com) yang menyediakan data yang bersifat publik dan dapat diambil siapa saja secara gratis. (Sumber: http://blog.re.or.id/jenis-basis-data-database.htm)
56
2.7.10. Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel yang menunjukan entitas relasinya. Tujuan dari normalisasi agar didapat sebuah basis data yang benar-benar efektif dan efisien. a. First Normal Form (1NF) • Domain disebut atomic bila elemen yang ada di dalamnya tidak dapat dibagi menjadi unit yang lebih kecil (indivisible) • Nilai non-atomic membuat penyimpanan data menjadi rumit dan dapat mendorong terjadinya redundansi data. b. Second Normal Form (2NF) Sebuah relasi berada dalam kondisi 2NF jika dan hanya jika relasi tersebut : – Berada dalam kondisi 1NF – Tidak ada atribut nonkey yang tergantung secara parsial dengan relasi dalam skema tersebut. c. Third Normal Form (3NF) • Sebuah relasi berada dalam kondisi 3NF jika dan hanya jika : – Berada dalam kondisi 2NF – Setiap atribut nonkey bersifat nontransitively dependent pada primary key • 3NF mengasumsikan relasi hanya mempunyai satu candidate key • 3NF tidak cukup memecahkan persoalan pada kasus di mana sebuah relasi : – Mempunyai dua atau lebih candidate key, di mana – Candidate key tersebut komposit dan Terdapat overlap. 2.8. Implementasi Implementasi merupakan tahap penerapan hasil desain kedalam bentuk file komputer. Sistem informasi ini tentu saja yang sudah terlebih dahulu dilakukan proses analisis sistem dan proses perancangan sistem. Tujuan dari pemberlakuan proses ini adalah agar penerapan sistem yang baru ini sesuai dengan tujuan dan sasaran pengadaannya. Pada tahap implementasi ini perangkat lunak yang digunakan yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai pembuat aplikasi yang dituju,
57
sedangkan dalam perancangan basis data yaitu dengan menggunakan Microsoft Access dengan proses koneksi Data Environment. 2.9. Sekilas Tentang Visual Basic Microsoft Visual Basic adalah sebuah bahasa pemrograman komputer yang menjadi sarana untuk menghasilkan program–program aplikasi yang berbasis windows. Kelebihan perancangan database dengan visual basic, yaitu: 1.
Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi basis data yang berkemampuan tinggi.
2.
Tambahan control-control baru lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa visual basic.
3.
Visual Basic memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya.
Beberapa kemampuan Visual Basic adalah membuat apalikasi berbasis Windows yang mandiri (executable), menguji program (debugging), sersta membuat obyek-obyek pembantu seperti : ActieX, Help, dan lainnya. Sama seperti program aplikasi berbasis Windows lainnya, Interface Visual Basic terdiri dari Menu Bar, Toolbars, ToolBox, dan beberapa panel lainnya seperti Properties, Project, dan Form Layout. Posisi komponen pada interface Visual Basic dapat di atur sedemikian rupa, seperti menutup panel, membuatnya terapung (floating), atau tetap pada tempatnya (dockable). Berikut ini perjalanan Visual Basic ( VB 1.0 sampai VB 10 ) yaitu : 1.
Proyek “ Thunder” dirintis.
2.
Visual Basic 1.0 ( Mei 1991 ) di rilis untuk windows pada Comdex / Windows Wordltrade yang dipertunjukkan di Atlanta, Georgia.
3.
Visual Basic 1.0 untuk DOS di rilis pada bulan September 1992. Bahasa ini kompatibel dengan Visual Basic For Windows. VB 1.0 for DOS ini pada kenyataannya merupakan versi kelanjutan dari compiler BASIC, Quick Basic dan BASIC Professional Development System
58
4.
Visual Basic 2.0 di rilis pada November 1992, cakupan pemrogramannya cukup mudah untuk digunakan dan kecepatannya juga telah di modifikasi.
5.
Visual Basic 3.0 di rilis pada musim panas 1993 dan dibagi menjadi versi standard an professional. VB 3 memasukan Versi 1.1 dari Microsoft Jet Data base Engine yang dapat membaca serta menulis database Jet ( atau Access ) 1.x.
6.
Visual Basic 4.0 ( Agustus 1995 ) merupakan versi pertama yang dapat membuat windows program 32 bit sebaik versi 16 bit nya. VB 4 juga memperkenalkan kemampuan untuk menulis non-GUI class pada Visual Basic.
7.
Visual Basic 5.0 ( Februari 1997 ), Microsoft merilis secara ekslusif Visual Basic untuk versi windows 32 bit.
8.
Visual Basic 6.0 ( pertengahan 1999), memperbaiki beberapa cakupan, termasuk kemampuannya untuk membuat Aplikasi Web-based. Visual Basic 6 di jadwalkan akan memasuki Microsoft “ fasa non Supported “ dimulai pada Maret 2008.
9.
Visual Basic NET ( VB 7 ), di rilis pada tahun 2002, beberapa yang mencoba pada versi pertama. NET ini mengemukakan bahwa bahasa ini sangat powerful tapi bahasa yang digunakan sangat berbeda dengan bahasa sebelumnya, dengan kekurangan diberbagai area, termasuk run time-nya yang 10 kali lebih besar dari paket runtime VB 6 serta peningkatan pengguna memory.
10.
Visual Basic NET 2003 ( VB 7.1 ¬), di rilis dengan menggunakan NET framework versi 1.1
11.
Visual Basic 2005 ( VB 8.0 ), merupakan iterasi selanjutnya dari Visual Basic NET dan Microsoft memutuskan untuk menghilangkan kata – kata NET pada judulnya. Pada rilis ini Microsoft memasukan beberapa fitur baru diantaranya : o
Edit and Continue, mungkin inilah kekurangan fitur terbesar dari VB NET pada VB 2005 ini kita diperbolehkan melakuakan perubahan kode pada saat program sedang dijalankan.
59
o
Perbaikan pada Konversi dari VB ke VB NET 12 Visual Basic NET 2003 ( VB 7.1 ), di rilis dengan menggunakan NET framework versi 1.1
12. Is Not Patent, merupakan salah satu fitur dari Visual Basic 20005 merupakan konversi If Not X Is Not Y. 13. Visual Basic 2005 Express, merupakan bagian dari Product Visual Studio. Microsoft membuat Visual Studio 2005 Express edition untuk pemula dan yang gemar dengan VB, salah satu produknya adalah Visual Basic 2005 Express yang merupakan produk gratis dari Microsoft. 14. Visual Basic “ Orcas “ ( VB 9.0 ), dijadwalkan akan di rilis pada tahun 2007 dan dibangun diatas NET 3.5. Pada rilis ini, Microsoft menambahkan beberapa fitur diantaranya : o
True Tenary operator, yaitu fungsi If ( boolean, value, value ) yang digunakan untuk mengganti fungsi IF.
15.
o
LINQ Support.
o
Ekspresi Lambada.
o
XML Literals.
o
Nullable Type.
o
Type Inference. Visual Basic “VB X” ( VB 10.0 ), Visual Basic 10 yang juga dikenal
dengan nama VB X akan menawarkan dukungan untuk Dynamic Language Runtime. VB 10 direncanakan akan menjadi bagian dari Silver Light 11 Sumber:www.CianjurCyberCity.COM\sekilas-tentang-visual-basic-60-vb 3c.3c.htm
